AUDIT MUTU INTERNAL

Tujuan
1.

Untuk memastikan bahwa kegiatan sistem mutu telah sesuai

dengan ketentuan persyaratan / standar yang dijadikan acuan.
2.
Untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan baik berupa
barang/material ataupun jasa/pelayanan yang diberikan telah sesuai
dengan standar yang telah disepakati.
3.
Untuk melakukan perbaikan perbaikan yang diperlukan.
4.
Manfaat Audit Mutu Internal
5.
Manfaat bagi Pimpinan
Hasil audit mutu internal dapat menjadi masukan berharga untuk
referensi dalam membuat keputusan atau mengambil/mengubah
kebijakan mutu sehingga pengelolaan mutu dapat berjalan sesuai dengan
yang ditetapkan.
Manfaat bagi unit kerja dalam organisasi
Audit mutu membantu pegawai yang terlibat dalam menghasilkan produk
barang atau jasa/layanan di unit kerja tersebut, untuk mengidentifikasi
permasalahan yang dihadapi sehingga dapat mengambil langkah
langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang diperlukan sesuai
masukan dan rekomendasi auditor.
Manfaat bagi Auditor
Audit Mutu bagi Auditor (Tim Pengendali Mutu) merupakan proses
pembelajaran dan pertumbuhan, dimana interaksi antara Tim Pengendali
Mutu dengan Auditee pada berbagai fungsi dan kegiatan dan
pengungkapan permasalahan dan pembahasan solusinya merupakan
proses pengkaderan dan pematangan auditor sebagai tenaga professional.
Manfaat bagi Pelanggan
Audit Mutu bagi pelanggan adalah proses pendeteksian segala
kemungkinan yang dapat menciptakan ketidakpuasan pelanggan dan
dilanjutkan dengan tindakan perbaikan serta pencegahan sehingga
komitmen institusi diklat untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan
dapat benar benar tercapai.

Manfaat bagi instansi yang bekerja sama

Audit Mutu, bagi instansi yang bekerja sama dapat memberikanumpan
balik terhadap kinerja yang telah dilakukan, sehingga menjamin
terpenuhinya hak dan kewajiban dari masing masing instansi yang
bekerja sama.
Manfaat Audit Mutu bagi Pemasok
Audit Mutu bagi pemasok dapat memberikan umpan balik terhadap
pemasok dari sudut pandang institusi diklat yang berkepentingan untuk
menjamin barang yang dipasok memenuhi semua persyaratan.
Ketentuan Audit Mutu Internal
1.

Audit mutu dilaksanakan oleh tenaga/personil independent

terhadap tanggung jawab atas produk atau aktivitas yang diaudit.
2.
Audit harus bersifat komprehensif, meliputi seluruh operasional
organisasi yang diaudit.
3.
Audit harus dijadwalkan berdasarkan penentuan prioritas produk
atau aktifitas yang diaudit.
4.
Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang
terdokumentasi.
5.
Hasil audit perlu didokumentasikan dan menjadi perhatian
manajemen yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan
koreksi/perbaikan.
6.
Auditor tidak bertanggung jawab untuk mengambil tindakan
koreksi.
7.
Tim Audit Mutu Internal
8.
Susunan Tim Audit Mutu terdiri dari:
Ketua Tim:
Ketua Tim bertugas: memimpin / mengkoordinir kegiatan tim. Oleh
karena itu ketua tim dituntut mampu:
1.

Mengarahkan diskusi anggota tim agar pelaksanaan audit dapat

berjalan efektif dan objektif.

2.

Menyusun rencana audit, melatih anggota tim, mengkoordinir

penyusunan instrument audit.
3.
Memimpin pelaksanaan audit mutu
4.
Mengarahkan penyusunan laporan hasil audit
Sebaiknya ketua tim telah berpengalaman dalam pekerjaan yang akan
menjadi tanggung jawabnya dan telah mengikuti pelatihan audit mutu.
Anggota
Anggota bertugas:
Mengembangkan dan membahas persiapan, pelaksanaan dan pelaporan
hasil audit. Jumlah anggota tim audit tergantung dari besarnya organisasi
yang akan diaudit.
Anggota dipilih berdasarkan keahlian dan penguasaannya terhadap
pelayanan yang akan diaudit. Selama pelaksanaan audit, anggota
hendaknya dibebaskan dari tugas / pekerjaan sehari hari.
Tugas Tim Audit

Menentukan sasaran, cakupan, metode audit, rencana kerja dan

jadwal pelaksanaan audit. Rencana ini harus lengkap, meliputi :

unit/bagian yang akan ditinjau, jadwal peninjauan, kegiatan yang
ditinjau/diaudit, serta tanggal pelaporan;
Mengembangkan checklist dan questioner serta standar penilaian

yang akan digunakan dalam audit;

Untuk kegiatan ini, tim harus mempelajari organisasi yang diaudit, sifat
unit yang diaudit, standar dan prosedur yang berlaku, hasil audit mutu
yang lalu, program mutu yang dijalankan di organisasi tersebut, dan lain
lain.

Melakukan pemeriksaan / sudit secara objektif ke unit kerja

tersebut, mereviewpelaksanaan prosedur, kebijakan mutu dan uraian
tugas yang digunakan, melakukan wawancara dan pengamatan kepada
staf/karyawan untuk pembuktian / verifikasi;

Melakukan peninjauan ke masing masing unit yang diambil

untuk langkah pembuktian/verifikasi;
Menyusun laporan hasil audit dan saran perbaikannya.

Pada pelaksanaan audit mutu internal di Badan Diklat Provinsi Jawa

Tengah disebutKomite Penjamin Mutu Diklat. Bertugas mengawasi
dan meluruskan atau menindaklanjuti penerapan teknis kediklatan baik
yang ditemukan pada saat melakukan kegiatan atau berdasarkan temuan
hasil audit. Sehingga diharapkan pelaksanaan kediklatan sesuai dengan
ketentuan, prosedur atau standar yang telah ditentukan. Komite diklat
menangani hal hal yang berhubungan dengan pelaksanaan pada
komponen pelayanan diklat.
Peran Manajemen dalam Organisasi
Karena audit mutu merupakan suatu bentuk audit manajemen, maka
kegiatan audit ini harus diprakarsai oleh manajemen puncak.
Dalam hal ini manajemen puncak mempunyai peran:

Memberi dukungan moril maupun materil;

Menerapkan perubahan perubahan yang telah disepakati;
Mereview laporan audit yang mengarah pada rencana perbaikan;
Memantau pelaksanaan perbaikan.

Siklus Audit Mutu Internal

Siklus audit mutu atau disebut juga dengan audit life cycle adalah suatu
rangkaian aktivitas dan merupakan guide line pelaksanaan audit.
Siklus ini dibagi dalam empat (4) tahap yaitu :
1.
2.
3.
4.

Perencanaan Audit;
Pelaksanaan Audit;
Analisis hasil Audit;
Laporan dan tindakan perbaikan / koreksi.