Request for services

Serba Susu
Request for informations system service
Lembang
Date of request service
Request for departements
31 maret 2015
Revenue, expenses, production, hr and
payroll, general ledger
Submitted by
Yoshie Elsa Casanovi
120110120019
M.Fadhil Assyidiq
120110120026
Andhika P G
120110120028
Rynaldo Jeremy
120110120030
Type of service
Type of service requested :
Business process analysis
New application development
Brief statement of problem , opportunity, or directive :
Permasalahan yang ada di serba susu adalah tidak adanya sistem yang terkomputerisasi dan
semua kegiatan di lakukkan dengan manual. Serta sumber daya modal yang terbatas terlebih
lagi keterbatasan sumber daya manusia terutama yang ahli.
Brief statement of expected solution :
Pembuatan sistem baru yang terkomputerisasi dan adanya otorisasi yang tertata dengan baik
serta diusulkannya kepada management untuk memperbnaharhui teknologi komputer serba
susu
Action :
Biaya yang di perkirakan adalah mencapai 100.000.000
Authorizaron signature

Yoshie Elsa C
Jeremy

M. fadhil A

Andhika P G

Rynaldo

Siklus Pendapatan

NO

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Pernyataan
Singkat
Masalah,
Kesempatan,
atau Perintah
Terdapat
Kesalahan
dalam Entri
Pesanan dari
Pelanggan
Terdapat
Kesalahan
pengiriman
Pesanan
kepada
Pelanggan
Perbedaan
pencatatan
pendapatan
antara toko
pusat dan
cabang
Kesalahan
nilai
penagihan
yang
diberikan
kepada
pelanggan
Terdapat
kesulitan
dalam
Penagihan
piutang
Pelanggan
Terdapat Data
Penjualan dari
Pelanggan
yang hilang

Urgensi

Visibilitas

Keuntungan
Tahunan

3 bulan

Medium

23 juta

Prioritas
atau
Kedudukan
2

Solusi
Diusulkan

6 bulan

Tinggi

20 juta

Pengembangan
sistem baru

3 bulan

Medium

27 juta

Perbaikan
sistem

3 bulan

Rendah

25 juta

Perbaikan
sistem yang
ada

6 bulan

Tinggi

10 juta

Pengembangan
sistem baru

Urgensi

Tinggi

40 juta

Perbaikan atas
sistem yang
sudah ada atau
membuat
sistem baru

Pembuatan
sistem baru

Matriks Siklus pendapatan

Project

: Revenue Cycle

Project Manajer: Andhika P G

Created by

: Rynaldo Jeremy

Last updated: Andhika P G

Date created : 28 Maret 2015

NO

Date last update: 30 Maret 2015

Analisis sebab dan akibat

Tujuan tujuan perbaikan sistem

Masalah atau

Tujuan sistem

Batasan sistem

Sebab dan akibat

kesempatan
1.

Terdapat

1. Kurangnya tenaga

1. Mengurangi

Kesalahan

ahli dalam entri

kesalahan

karyawan

dalam Entri

pesanan dalam

dalam entri

terbatas di

Pesanan dari

pelanggan

pesanan dari

dalam setiap

pelanggan

bagian

Pelanggan

2. Tidak ada shift kerja

Jumlah

dalam tugas
sehingga over job.
2.

Terdapat

1. Tidak adanya

1. Mengurangi

Tidak adanya

Kesalahan

dokumen pendukung

kesalahan

bagian

pengiriman

yang

dalam

otorisasi

Pesanan kepada

mengkonfirmasi

pengiriman

sebelum

Pelanggan

pesanan sesuai

pesanan

melakukan

dengan permintaan
pelanggan
2. Karena terdapat

2. Membuat

pengiriman

standar
operasional

kesalahan dalam

Prosedur

bagian entri pesanan

dalam

pelanggan sehinnga

pengiriman

memungkinkan

pelanggan

adanya kesalahan
pengiriman
3. Tidak ada standar
operating prosedur
dalam pengiriman
terhadap pelanggan
3.

Perbedaan

1. Sistem yang ada di

1. Menciptakan

Tidak

pencatatan

dalam perusahaan

keselarasan

memiliki

pendapatan

belum merujuk pada

antara

sistem

antara toko

sistem yang

pencatatan

database

pusat dan

terkomputerisasi

pendapatan

yang

antara pusat

terintegrasi

cabang

2. Proses pemberian
data yang dilakukan

dan cabang

hanya pada saat

jumlah stok habis di
cabang.
4.

Kesalahan nilai

1. Tidak no pemesanan 1. Membuat

Budaya

penagihan yang

yang diberikan pada

bentuk

perusahaan

diberikan

saat pemesanan dari

dokumen

yang tidak

kepada

pelanggan

yang

memiliki

memiliki

number entry

pelanggan

2. Human error dalam

membaca pesanan

number entry.

dari pelanggan
5.

Terdapat

1. Terciptanya

Tidak ada

kesulitan dalam

penyesuaian dalam

suatu sistem

daftar list

Penagihan

daftar piutang

dalam

history

piutang

pelanggan

pemilihan

pembayaran

pelanggan

pelanggan.

Pelanggan

6.

1. Tidak adanya

Terdapat Data

2. Tidak selektifnya
dalam menerima

dan

pesnan dari

penyesuaian

pelanggan

piutang.

1. Tidak adanya

1. Terciptanya

Memiliki

Penjualan dari

pengarsipan secara

sistem

keterbatasan

Pelanggan yang

berkala terhadap

dokumentasi

dana dalam

hilang

dokumen

data yang

pembaharuan

pemesanan dari

baik.

sistem

pelanggan
2. Tidak adanya prenumber dalam
dokumen

pemesanan dari
pelanggan

DEKOMPOSISI DIAGRAM

CONTEXT DIAGRAM

DFD LEVEL 1

DFD LEVEL 2

Metadata REVENUE CYCLE

Name
Id_konsumen

Tipe
Integer

Length
10

minimum
1

Maximum
9

Nama
konsumen
Alamat
konsumen
Nomor telefon

VARCHAR

45

VARCHAR

45

VARCHAR

45

Id_customer
order

Integer

10

Tanggal order

VARCHAR

45

Tanggal
order

Tanggal
pengiriman
barang yang
diinginkan
Jumlah harga
yang harus di
bayar
Spesifikasi
produk
Harga per unit

VARCHAR

45

Tanggal
yang
diinginkan

Sumber
Konsumen
master file
Konsumen
master file
Konsumen
master file
Konsumen
master file
Konsumen
order
master file
Konsumen
order
master file
Konsumen
order
master file

VARCHAR

45

Harga yang
diinginkan

Produk
master file

VARCHAR

45

VARCHAR

45

Speksifikasi
produk
Harga

Id_produk susu

INTEGER

10

Produk quality

VARCHAR

45

Id_produk
susu
Quality

Produk
spesifikasi
Harga per unit
barang
Id_pengiriman
barang
Tanggal
pengiriman
barang
Id_invoice

VARCHAR

45

Spesifikasi

VARCHAR

45

Integer

10

VARCHAR

45

Integer

10

Harga per
unit
Pengiriman
barang
Tanggal
pengiriman
barang
Invoice

Produk
master file
Produk
master file
Produk
master file
Produk
master file
Produk
master file
Produk
master file
Delivery
master file
Delivery
master file

Order number

VARCHAR

45

Order

Tanggal invoice

VARCHAR

45

Tanggal
pemesanan
barang

VARCHAR

45

Tanggal
ivoice
Tanggal
pemesanan
barang

Deskripsi
Id
konsumen
Nama
konsumen
Alamat
konsumen
Nomor
konsumen
Id_Customer
order

Invoice
master file
Invoice
master file
Invoice
master file
Invoice
master file

Total tagihan
VARCHAR
barang
Id_pembayaran Integer

45

Jumlah
pembayaran
Tanggal
pembayaran
Id_deposit slip

VARCHAR

45

VARCHAR

45

Integer

10

Jumlah deposit
slip
Tanggal
pembuatan
deposit slip

VARCHAR

45

VARCHAR

45

10

Tagihan
barang
Pembayaran

Jumlah
pembayaran
Tanggal
pembayaran
Deposit slip
Jumlah
deposit slip
Tanggal
pembuatan
deposit slip

Invoice
master file
Pembayaran
master file
Pembayaran
master file
Pembayaran
master file
Deposit slip
master file
Deposit slip
master file
Deposit slip
master file

MATRIKS ATAS BUSINESS FUNCTION REVENUE CYCLE

Entity

Business
function
Sales order
Persetujuan
kredit
Melihat
ketersediaan
persediaan
Pengepakkan
barang
Shipping
Billing
Cash
collection

Pelanggan Customer Sales

order
order

Persediaan Delivery Deposit

order
slip

v
v

v
v

v
v
v
v

Customer
master
file

v
v
v

v
v
v

ERD REVENUE CYCLE

Penerimaan Pesanan barang

Penerimaan Pembayaran

Siklus pembelian
Pernyataan singkat
masalah, kesempatan,
atau perintah
1. Lalai tidak membayar
hutang
2. Salah membeli barang
yang tidak dibutuhkan

Urgensi

Visibilitas

6 Bulan

Sedang

Segera

3. Membeli barang yang

harganya terlalu mahal
4. Hilangnya bukti
pembelian

Keuntungan
bulanan

Prioritas

Solusi Diusulkan

Rp 17.000.000

Tinggi

Rp 17.000.000

6 Bulan

Sedang

Rp 16.000.000

3 Bulan

Tinggi

Rp 18.000.000

Membuat
database hutang
Membuat list
barang yang
dibutuhkan
Mencari
alternatif vendor
Melakukan
pengarsipan
dokumen

Matriks siklus Expenditure

Project

: Expenditure

Project Manajer : M.fadhil

Created by

: Yoshie Elsa C

Last updated: M.fadhil

Date created : 29 Maret 2015

Date last update: 30 Maret 2015

Analisis Sebab dan Akibat

Tujuan Tujuan Perbaikan Sistem

Masalah atau

Sebab dan Akibat

Tujuan Sistem

Batasan Sistem

1.Lalai tidak

Pengarsipan dokumen

Meningkatkan

Kurangnya modal

membayar

yang kurang baik

ketepatan dalam

untuk membuat

pembayaran hutang

sistem database

Kesempatan

hutang

dan mengurangi
risiko adanya
tuntutan hukum
2.Salah membeli

Tidak membuat list

Membuat database

Belum

barang yang

barang yang dibutuhkan

bahan baku dan

terkomputerisasi dan

peralatan

terintegrasi antar

tidak

bagian

dibutuhkan
3.Membeli

Tidak adanya daftar

Memberikan list

Sitem belum

barang yang

harga vendor

harga vendor yang

terintegrasi dengan

relevan dan akurat

vendor - vendor

Mengamankan bukti

Kurangnya modal

harganya terlalu
mahal
4.Hilangnya

Pengarsipan dokumen

bukti pembelian

yang kurang baik

- bukti pembelian

untuk membuat
sistem database

DECOMPOSITION DIAGRAM

EXPENDITURE
CYCLE

1.0
PESAN
BARANG

2.0
TERIMA &
SIMPAN
BARANG

3.0
MEMBAYAR
BARANG

2.1
TERIMA
KIRIMAN

3.1
SETUJU FAKTUR
PENJUALAN
DARI VENDOR

2.2
HITUNG &
PERIKSA
BARANG

3.2
BAYAR FAKTUR
PENJUALAN
DARI VENDOR

DFD LEVEL 0 (CONTEXT DIAGRAM)

BARANG DAN JASA

SIKLUS PENDAPATAN

PEMESANAN KEMBALI

FAKTUR PENJUALAN
PENERIMAAN BARANG

SUPPLIER

PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
KEBUTUHAN PEMBELIAN
PESANAN PEMBELIAN

PEMBAYARAN

PENERIMAAN BARANG

SIKLUS
PENGELUARAN
KEBUTUHAN PEMBELIAN
PENERIMAAN BARANG

BERBAGAI
DEPARTEMEN

DATA PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN

KEBUTUHAN BAHAN BAKU

BUKU BESAR DAN

SISTEM PELAPORAN

PENERIMAAN BARANG

SIKLUS PRODUKSI

DFD LEVEL 1
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN

BERBAGAI
DEPARTEMEN

SALINAN PESANAN PEMBELIAN

1.0
PESAN BARANG

PESANAN PEMBELIAN

BUKA PESANAN
PEMBELIAN

PERSEDIAAN

SUPPLIES

SLIP PENGEPAKAN
DAN BARANG

PEMASOK

SALINAN
PESANAN
PEMBELIAN

SIKLUS PRODUKSI

2.0
TERIMA DAN
SIMPAN BARANG

SIKLUS
PENDAPATAN

BUKA PESANAN
PEMBELIAN

FAKTUR PENJUALAN

PEMBAYARAN

UTANG USAHA

3.0
MEMBAYAR
BARANG

TEMPAT
PERSEDIAAN
(GUDANG)

SALINAN PESANAN
PEMBELIAN

DFD LEVEL 2

BUKA PESANAN
PEMBELIAN

2.1
TERIMA KIRIMAN

SUPPLIER

SLIP PENERIMAAN
BARANG

2.2
HITUNG DAN
PERIKSA BARANG

SUPPLIER

PERSEDIAAN

LAPORAN PENERIMAAN
BARANG

TEMPAT PERSEDIAAN

Matrix Expenditure Cycle

Entity
Business function
Memesan barang
Menerima & simpan
barang
Membayar barang

Purchase
requisition

Purchase
order

Kary
awan

Supplier

Invoice

Inventory

Bukti
pembayaran

Account
payable

Metadata
Entity type : Purchase Order
Attrubute
Id_Purchase order
Tgl_order
Barang_order
Jumlah_order
Supplier_id_supplier
Purchase_request_id_purchase

Type
Integer
Varchar
Varchar
Varchar
Integer
Integer

Length
45
45
45
45
45
45

Description
PK

Entity type : Karyawan

Attribute
Id_karyawan
Nama_karyawan
Alamat_karyawan

Type
Integer
Varchar
Varchar

Length
45
45
45

Description
PK

Entity type : Supplier

Attribute
Id_supplier
Nama_supplier
Alamat_supplier

Type
Integer
Varchar
Varchar

Length
45
45
45

Description
PK

Entity type : Invoice

Attribute
id_invoice
Tgl_invoice
Supplier
Harga_barang
Jumlah_tagihan
Purchase_order_id_purchase

Type
Integer
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Integer

Length
45
45
45
45
45
45

Description
PK

FK
FK

FK

Entity type : Bukti_pembayaran

Attribute
no_bukti
Jumlah_karyawan
Id_karyawan
Tgl_pembayaran
Invoice_id_invoice
Karyawan_id_karyawan

Type
Integer
Varchar
Varchar
Varchar
Integer
Integer

Length
45
45
45
45
45
45

Description
PK

Entity type : Account payable

Attribute
Id_payable
no_bukti
Invoice
Invoice_Id_invoice
Bukti_pembayaran_no_bukti

Type
Integer
Varchar
Varchar
Integer
Integer

Length
45
45
45
45
45

Description
PK

Entity type : Purchase requisation

Attribute
Id_purchase requisation
Barang_request
Jumlah_requset
Id_karyawan
Tgl_request
Karyawan_Id_karyawan

Type
Integer
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Integer

Length
45
45
45
45
45
45

Description
PK

Entity type : Inventory

Attribute
Id_inventory
Barang_ditagih
Harga_ditagih
Invoice_id_invoice

Type
Integer
Varchar
Varchar
Integer

Length
45
45
45
45

Description
PK

FK
FK

FK
FK

FK

FK

ERD Expenditure
1.Pemesanan Barang

2.Menerima & Menyimpan baran

3.Membayar barang

Siklus Produksi

Pernyataan singkat
masalah, kesempatan,
atau perintah

Urgensi

Visibilitas

Keuntungan
bulanan

Prioritas
Solusi Diusulkan
/
Kedudu
kan
3
Mengawetkan bahan
baku dengan
disimpan di lemari es

1. Bahan baku susu murni

tidak mampu bertahan
lama

6 Bulan

Sedang

Rp 18.000.000

2. Belum bisa
memproduksi susu
murni sendiri

Segera

Tinggi

Rp 27.000.000

Mulai membangun
peternakan sendiri

3. Peralatan yang
digunakan belum
berteknologi canggih

3 Bulan

Tinggi

Rp 22.000.000

Menerapkan
teknologi yang lebih
canggih

4. Tidak memiliki
persediaan cadangan
seandainya terjadi
permintaan yang
melonjak dari biasanya

12 Bulan

Rendah

Rp 17.000.000

Menerapkan
kapasitas minimum
(EOQ)

5. Keterlambatan supplier
dalam mengirim
kemasan

3 Bulan

Tinggi

Rp 19.000.000

Mencari alternatif
supplier

Matriks siklus produksi

Project

: Production cycle

Project Manajer: Yoshie Elsa C

Created by

: Andhika P G

Last updated: Yoshie Elsa C

Date created : 26 Maret 2015

Date last update: 27 Maret 2015

Analisis Sebab dan Akibat

Tujuan Tujuan Perbaikan Sistem

Masalah atau

Sebab dan Akibat

Tujuan Sistem

Batasan Sistem

1. Bahan baku

Tidak memiliki

Mengawetkan bahan

Dana yang terbatas

susu murni tidak

teknologi/ bahan

baku susu murni

mampu bertahan

pengawetan susu murni,

lama

sehingga bahan baku

Kesempatan

susu murni tidak mampu

bertahan lama
2. Belum bisa

Tidak memiliki

Membuat ERP

Belum di

memproduksi

peternakan sapi sendiri,

(Enterprise resource

terapkannya sistem

susu murni

sehingga belum bisa

Planning)

terkomputerisasi

sendiri

memproduksi susu murni

sendiri

3. Peralatan yang

1.Belum memiliki sdm

1. Membuat sitem

Sedikitnya vendor

digunakan belum

yang ahli dalam

training sdm

leasing untuk industri

berteknologi

menggunakan teknologi

2.Membuat sistem

susu

canggih

cangih, sehingga

tender leasing

peralatan yang
digunakan belum
canggih
2. Kurangnya modal
untuk membeli peralatan
canggih
4. Tidak memiliki Tidak menerapkan

Menerapkan EOQ

Belum diterapkannya

persediaan

kapasitas minimum,

sistem

cadangan

sehingga tidak memiliki

terkomputerisasi

seandainya

persediaan cadangan

terjadi

permintaan yang
melonjak dari
biasanya
5. Keterlambatan

1. Perusahaan hanya

Membuat ERP

Sistem belum

supplier dalam

bergantung pada satu

(Enterprise resource

terintegrasi dengan

mengirim

supplier

Planning)

vendor-vendor

kemasan

2. Perusahaan tidak
memproduksi kemasan
sendiri

 Decomposition diagram

Context diagram

Dfd level 1

 Dfd level 2

 Matrix Business function

Entity
Business Function
Product design
Planning and
scheduling
Production
operation
Cost accounting

Bill of
Material
V
V

Work order

Labor

Product

v
v

Metadata
Work order
Field Name
Field Size
Tanggal
12
Pusat_kerja
30
Kode_proses
12
Jam_mulai
4
Jam_selesai
4
Nama_Pegawai 30
Bill of material
Field Name
Nama_bahan_baku
Kode_bahan_baku
Deskripsi_bahan_baku
Kuantitas_per_batch

Field Type
Date
Varchar
Varchar
Time
Time
Varchar

Field Size
30
12
45
12

Index
FK
FK
PK
FK
FK
FK

Field Type
Varchar
Varchar
Varchar
Int

COGM

Null
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null

Index
FK
PK
FK
FK

Labor
Field Name
Nama_karyawan
Kode_karyawan
Telpon_karyawan
Alamat_karyawan
Jumlah_jam_kerja

Field Size
30
12
12
40
12

Field Type
Char
Varchar
Num
Varchar
Int

Index
FK
PK
FK
FK
FK

Null
Not Null
Not Null
Yes
Not Null
Yes

Upah_karyawan

12

Int

FK

Yes

Golongan

12

Varchar

FK

Not Null

Null
Not Nul
Not Nul
Not Null
Not Null

 Cost of Goods Manufacture

Field Name
Field Size
Prenumber
12
Tanggal
12
Account_Name
20
Account_Balances 20
Account_Notes
100
Product
Field Name
Nama_Produk
Kode_Produk
Harga_Produk

Field Size
30
12
12

ERD
Planning and scheduling

Production operation

Cost accounting

Field Type
Varchar
Date
Varchar
Int
Varchar

Field Type
Varchar
Varchar
Int

Index
PK
FK
FK
FK
FK

Index
FK
PK
FK

Null
Not Nul
Not Nul
Not Nul
Not Nul
Not Nul

Null
Not Null
Not Null
Not Null

Human Resource

NO

1.

2.

3.

4.

5.

Pernyataan
Singkat
Masalah,
Kesempatan,
atau Perintah
Tidak terdapat
standar dalam
perekrutan
karyawan
Kekurangan
tenaga
karyawan
yang ahli
Ketidakpastian
Sistem
penggajian,
karena di
sesuaikan
dengan tingkat
penjualan
Tidak ada
training
karyawan

Sistem
penggajian
yang manual

Urgensi

Visibilitas

Keuntungan
Tahunan

Segera

Tinggi

30 juta

Prioritas
atau
Kedudukan
1

Solusi
Diusulkan

3 bulan

Mediuam

20 juta

6 bulan

Tinggi

25 juta

Membuat
sistem
baru

3 bulan

Rendah

27 juta

3 bulan

Medium

20 juta

Membuat
SOP dan
pelatihan
bagi
karyawan
Pembuatan
sistem
baru

Pembuatan
sistem
perekrutan
baru
Merekrut
karyawan
ahli

Matriks siklus human resource

Project

: HR and Payroll Information

Project Manajer: Rynaldo Jeremy

: M. Fadhil

Last updated: Rynaldo Jeremy

sytem
Created by

Date created : 27 Maret 2015

NO

Date last update: 29 Maret 2015

Analisis sebab dan akibat

Tujuan tujuan perbaikan sistem

Masalah atau

Tujuan sistem

Sebab dan akibat

Batasan sistem

kesempatan
7.

Tidak terdapat

1. Tidak adanya

1. Mendapatkan

Tidak ada

standar operating

karyawan yang

bagian yang

perekrutan

Prosedur dalam

sesuai kebutuhan

pasti untuk

karyawan

proses perekrutan

dan berkualitas

perekrutan

baik

karyawan

standar dalam

2. Proses perekrutan
dilakukan oleh

perusahaan

orang yang
berbeda
8.

Kekurangan

1. Terbatasnya dana

1. Mendapatkan

Dana yang

dalam perekrutan

karyawan tenaga

terbatas dalam

karyawan yang

karyawan yang

ahli untuk

perekrutan

ahli

bertenaga ahli

melancarkan

tenaga ahli

proses bisnis

karyawan

tenaga

perusahaan
9.

Ketidakpastian

1. Mendapatkan

Budaya

yang masih

standar

perusahaan yang

bersifat

penggajian yang

belum mengarah

karena di

kekeluargaan

sesuai dengan

kedalam asa

sesuaikan

sehingga batasan

kotribusi dari

profesionalisme

dengan tingkat

kepemilikan yang

karyawan

Sistem
penggajian,

penjualan
10.

1. Sistem perusahaan

Tidak ada
training
karyawan

belum jelas
1. Kekurangan dana

1. Mengembangkan

Tingkat

dalam

kemampuan

produksi yang

pengembangan

karyawan untuk

padat, serta

11.

Sistem
penggajian yang
manual

perusahaan

memenuhi

keterbatasan

2. Waktu produksi

kebutuhan

dana perusahaan

yang padat

perusahaan,

dalam

sehingga tidak

sehingga dapat

mengembangka

memiliki waktu

menghemat dana

n perusahaan

training

dari perusahaan

1. Belum adanya

1. Menciptakan

Keterbatasan

database karyawan

sistem penggajian

database yang

yang

yang tepat waktu

terkomputerisasi

terkomputerisasi

dan

serta sistem

meminimalisir

pendukung

karyawan yang

terjadinya fraud

dalam

tidak memiliki

dalam penggajian

melakukan

buku tabungan

karyawan

pengganjian

perusahaan

melalui sistem

2. Keterbatasan

Decomposition Diagram

Context Diagram

Data Flow Diagram Level 1

Data Flow Diagram Level 2 Proses 1

Data Flow Diagram Level 2 Proses 2

Data Flow Diagram Level 2 Proses 3

Data Flow Diagram Level 2 Proses 4

Matriks Business Function-Entity

Entity/
Business Function

Departement Position

Employee

Tax
Rate

Update payroll
master data

Cek

Cek

Cek

Validation
Attendace Data

Cek

Cek

Payrol Atte
l
nda
nce

Cek

Prepare Payroll

Cek

Payroll
Dirsbursement

Cek
Cek

Cek
Cek

Cek

Cek

Cek

Cek

Metadata
Entity type : Departement
Attribute
ID_Departement
Nama_
Departement
Entity type : Employee
Attribute
ID_ Employee
Nama_ Employee
ID_Position
Alamat
Tanggal_lahir
No telepon
ID_ Departement
Entity type : Position
Attribute

Payroll
Dirsbursement

Type
Varchar
Varchar

Lenght
10
45

Description
PK

Type
Varchar
Verchar
Varchar
Varchar
Date
Varchar
Varchar

Lenght
10
45
10
100

Description
PK

45
10

FK

Type

Lenght

Description

FK

ID_ Position
Varchar
Nama_ Position
Varchar
Gaji pokok
Numeric
Tunjangan
Numeric
Entity type : Tax Rate
Attribute
Type
Kode_Tax
Varchar
Nilai pendapatan
Numeric
Tax Rate
Decimal
Entity type : Attendance
Attribute
Type
No_ Attendance
Varchar
Tanggal
Date
ID_Employee
Varchar
Keterangan
Varchar
Entity type :Payroll
Attribute
Type
No_ Payroll
Varchar
Tgl_ Payroll
Date
ID_Employee
Varchar
ID_Position
Varchar
Kode_Tax
Varchar
Total
Numeric
Entity type :Dirsbursement Payroll
Attribute
Type
No_ Dirsbursement
Varchar
Payroll
Tgl_ Dirsbursement
Date
Payroll
No_ Dirsbursement
Varchar
Payroll
Total
Numeric

10
45

Lenght
10

PK

Description
PK

3
Lenght
10

Description
PK

10
45

FK

Lenght
10

Description
PK

10
10
10

FK
FK
FK

Lenght
10

Description
PK

10

FK

Entity Relationship Diagram

1. Update Master Data File Payroll

2. Validation Attendance time Data

3. Prepare Payroll

4. Dirsbursement Payroll

Siklus General Ledger

Project

: General Ledger Cycle

Project Manajer: Rynaldo Jeremy,

Andhika P G , M.Fadhil, Yoshie Elsa C

Created by

: Rynaldo Jeremy, Andhika P

Last updated: Rynaldo Jeremy,

G , M.Fadhil, Yoshie Elsa C

Andhika P G , M.Fadhil, Yoshie Elsa C

Date created : 27 Maret 2015

Date last update: 29 Maret 2015

Pernyataan
Singkat
NO

Masalah,

Urgensi

Visibilitas Keuntungan

Kesempatan,

bulanan

atau

Prioritas

Solusi

atau

Diusulkan

Kedudukan

Perintah
1

Tidak

Urgensi

Tinggi

10.000.000

sinkronnya

Pembaharuan
sistem baru

antara
general
ledger
dengan
jumlah di
faktur
2

Jumlah dan

3 bulan

Sedang

5.000.000

jurnal tidak

Sistem baru di
kembangkan

di posting
semua
3

Pencatatan
otomatis dari
semua siklus

3 bulan

Sedang

7.000.000

Pembuatan
sistem baru

Matriks general ledger

NO

Analisis sebab dan akibat

Tujuan tujuan perbaikan system

Masalah atau

Tujuan sistem

Batasan system

Keterbatasan

Sebab dan akibat

kesempatan
1

Tidak sinkronnya

Faktur yang di terbitkan

Mengurangi

antara general

tidak langsung di catat

ketidaktercatatan dalam karyawan

ledger dengan

faktur ke ledger

ahli

jumlah di faktur
2

Jumlah dan jurnal

Tidak adanya otorisasi

Mengurangi

Keterbatasan

tidak di posting

pencatatan

kesalahan dalam

dalam sumber

posting jurnal

daya manusia

semua

sebesar 40%
3

Pencatatan

Dengan adanya

Meningkatkan

Keterbatasan

otomatis dari

pencatatan otomatis

ketepatan dan

dana

semua siklus

maka akan ada ketepatan

real time dari

dalam jumlah yang

ledger

tercatat di ledger

 Matrix Business function

Update GL
Post adjusting enties
Prepare financial statement

coa
v
v
v

Metadata
Chart of account
Field name
Field size
kode
6
akun
50
Kondisi
10
Kode_sub_jenis 20

Jurnal
Field name
kode
tanggal
Akun_debit
Debit
Akun_kredit
Kredit
Penjelasan

Field size
5
10
100
10
100
10
300

jurnal
v
v
v

Field type
Int
Varchar
Varchar
Varchar

Coa_sub_kat Coa_kat

Index
PK
FK
FK
FK

Null
Not null
Not null
Not null
Not null

Field type
Varchar
Varchar
Varchar
Int
Varchar
Int
Varchar

Index
PK
FK
FK
FK
FK
FK
FK

Null
Not null
Not null
Not null
Not null
Not null
Not null
Not null

Chart of account of sub category

Field name
Field size
Kode_sub_jenis 20
Nama_sub_jenis 40
Kode_jenis
50
Kode_kat
20
Kode
6

Field type
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Int

Index
PK
FK
FK
PK
PK

Null
Not null
Not null
Not null
Not null
Not null

Chart of account category

Field name
Field size
Kode_kat
20
Nama_kat
40

Field type
Varchar
Varchar

Index
PK
FK

Null
Not null
Not null

 ERD
Update GL

Post adjusting

Prepare financial statement