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COMO APRENDER

MICROSOFT EXCEL
CON COMPUCLUB

Con el respaldo acadmico de:


1

TABLA DE CONTENIDO
MDULO 1 .............................................................................. 10
Generalidades ........................................................................ 10
Introduccin a las hojas de clculo ................................................................................................................ 10
Conceptos Bsicos ..................................................................................................................................... 10
Ambiente de trabajo ................................................................................................................................. 11
Cinta de opciones ...................................................................................................................................... 12
Descripcin de las fichas ........................................................................................................................... 13
Agregar Fichas a la cinta de opciones........................................................................................................ 16
Barra de herramientas de acceso rpido .................................................................................................. 18
La cinta de opciones .................................................................................................................................. 19
Minimizar la cinta de opciones.................................................................................................................. 20
Mtodos abreviados de teclado ................................................................................................................ 20
Interfaz de usuario .................................................................................................................................... 21
Hojas de clculo......................................................................................................................................... 21
Compatibilidad con versiones anteriores de Excel .................................................................................... 22
Mejoras en la impresin ............................................................................................................................ 24
Formatos de archivo .................................................................................................................................. 24
Formato de archivo basado en XML .......................................................................................................... 26
Entrada a Excel .......................................................................................................................................... 27
Desde el cuadro buscar archivos y programas .......................................................................................... 28
Definiciones ................................................................................................................................................... 29
Qu es Excel? ........................................................................................................................................... 29
Qu es una hoja de clculo? .................................................................................................................... 29
Qu es una columna? .............................................................................................................................. 29
Qu es una fila? ....................................................................................................................................... 30
Qu es una celda?................................................................................................................................... 30
Rango......................................................................................................................................................... 30
Libros ......................................................................................................................................................... 30
Hojas .......................................................................................................................................................... 32
Tipos de datos ........................................................................................................................................... 32
Desplazamientos del cursor ........................................................................................................................... 32
Utilizando el teclado .................................................................................................................................. 32
Utilizando el Mouse................................................................................................................................... 34
Punteros de Mouse ................................................................................................................................... 34
Seleccin.................................................................................................................................................... 35
Seleccin filas ............................................................................................................................................ 35
Seleccin de columnas .............................................................................................................................. 36
Seleccin de celdas.................................................................................................................................... 36
Ejemplo de seleccin discontinua: ............................................................................................................ 37
Seleccin hojas de clculo ......................................................................................................................... 38
Operaciones de edicin (copiar, cortar, pegar, deshacer)............................................................................. 39
Pasos para cortar y pegar .......................................................................................................................... 40
Pasos para copiar y pegar ......................................................................................................................... 40
Opciones de rellenar ................................................................................................................................. 43
Ejemplo 1: Informacin de tipo fecha ....................................................................................................... 44
Ejemplo 2: Informacin de tipo nmero ................................................................................................... 45
Ejemplo 3: Informacin de tipo texto ....................................................................................................... 46

Listas personalizadas ..................................................................................................................................... 47


Crear listas personalizadas ........................................................................................................................ 48

Administracin de hojas de clculo ..................................... 50


Trabajar con hojas de clculo ........................................................................................................................ 50
Insertar hojas............................................................................................................................................. 50
Desde la cinta de opciones ........................................................................................................................ 50
Con el Men contextual ............................................................................................................................ 50
Botn Insertar hoja de clculo ................................................................................................................. 51
Eliminar hojas ............................................................................................................................................ 51
Desde la cinta de opciones ........................................................................................................................ 51
Con el Men contextual ............................................................................................................................ 51
Cambiar nombre hoja................................................................................................................................ 52
Mover hojas............................................................................................................................................... 52
Ocultar hojas ............................................................................................................................................. 53
Mostrar hojas ............................................................................................................................................ 54
Otra forma de seleccionar una hoja de clculo es oprimir las teclas ........................................................ 55
Color de etiqueta ....................................................................................................................................... 55
Cambiar el Alto de la fila ........................................................................................................................... 56
Ancho de columna ..................................................................................................................................... 57
Ocultar filas ............................................................................................................................................... 57
Ocultar columnas ...................................................................................................................................... 58
Ocultar columnas ...................................................................................................................................... 59
Ocultar filas ............................................................................................................................................... 59
Mostrar columnas ..................................................................................................................................... 59
Mostrar filas .............................................................................................................................................. 59
Manejo de archivos ....................................................................................................................................... 59
Abrir........................................................................................................................................................... 59
Cerrar Libros .............................................................................................................................................. 62
Guardar ..................................................................................................................................................... 63
Mejorar la presentacin con formatos .......................................................................................................... 64
Formatos ................................................................................................................................................... 64
Grupo Fuente ............................................................................................................................................ 64
Fuente ....................................................................................................................................................... 65
Tamao de fuente ..................................................................................................................................... 66
Aumentar o disminuir tamao de la fuente .............................................................................................. 67
Color de fuente.......................................................................................................................................... 68
Negrilla, Cursiva y Subrayado ................................................................................................................... 68
Bordes ....................................................................................................................................................... 69
Dibujar cuadrculas de borde .................................................................................................................... 70
Color de relleno ......................................................................................................................................... 70
Grupo Alineacin ....................................................................................................................................... 71
Alineacin de texto.................................................................................................................................... 72
Ajuste de texto .......................................................................................................................................... 73
Combinar y centrar.................................................................................................................................... 74
Grupo nmero ............................................................................................................................................... 75
Formato de moneda .................................................................................................................................. 75
Estilo millares, aumentar reducir decimales ............................................................................................. 76
Vista Preliminar, Configuracin e Impresin ................................................................................................. 77
Ficha Diseo de pgina .............................................................................................................................. 80
Grupo Configurar pgina ........................................................................................................................... 80
Configuracin de impresin ...................................................................................................................... 85

rea de impresin ..................................................................................................................................... 85


Imprimir ttulos.......................................................................................................................................... 85
Frmulas ........................................................................................................................................................ 87
Crear frmulas ........................................................................................................................................... 87
Editar frmula ........................................................................................................................................... 87
Copiar frmula........................................................................................................................................... 87
Eliminar frmula ........................................................................................................................................ 88
Posiciones relativas y absolutas ................................................................................................................ 88

MDULO 2 .............................................................................. 91
Estructura de datos ............................................................... 91
Conceptos bsicos de bases de datos ............................................................................................................ 91
Componentes de las bases de datos ......................................................................................................... 91
Crear frmulas ............................................................................................................................................... 96
Editar frmula ........................................................................................................................................... 96
Copiar frmula........................................................................................................................................... 96
Eliminar frmula ........................................................................................................................................ 97
Posiciones relativas y absolutas ................................................................................................................ 97
Operaciones Matemticas: ....................................................................................................................... 98
Operaciones entre libros: .......................................................................................................................... 99

Funciones ............................................................................. 100


Bibliotecas Comunes.................................................................................................................................... 100
Caja de dilogo Insertar Funcin ................................................................................................................. 103
Categora de la funcin ........................................................................................................................... 103
Nombre de la funcin .............................................................................................................................. 103
Escribir funciones directamente en la celda ........................................................................................... 104
Ejemplo 1 ................................................................................................................................................. 106
Ejemplo 2 ................................................................................................................................................. 107
Ejemplo 3 ................................................................................................................................................. 107
Funciones de Texto ...................................................................................................................................... 109
MAYUSC................................................................................................................................................... 109
MINUSC ................................................................................................................................................... 109
NOMPROPIO............................................................................................................................................ 110
CONCATENAR .......................................................................................................................................... 110
LARGO ..................................................................................................................................................... 111
Funciones Es ............................................................................................................................................ 111
ESBLANCO ............................................................................................................................................... 112
ESERR ....................................................................................................................................................... 112
ESERROR .................................................................................................................................................. 112
ESNUMERO .............................................................................................................................................. 112
ESREF ....................................................................................................................................................... 112
Funciones Financieras .................................................................................................................................. 112
Funcin VA .............................................................................................................................................. 112
Funcin VF ............................................................................................................................................... 114
Funcin PAGO.......................................................................................................................................... 115
Funcin TASA ........................................................................................................................................... 116
Funcin NPER .......................................................................................................................................... 117
Formatos de Tabla ....................................................................................................................................... 118
Seleccionar un estilo de tabla.................................................................................................................. 118
Crear un estilo de tabla personal ............................................................................................................ 120

Quitar estilo de tabla ............................................................................................................................... 122

MDULO 3 ............................................................................ 125


Integridad de Datos .............................................................. 125
Administrador de Nombres ......................................................................................................................... 125
Concepto General.................................................................................................................................... 125
Asignar nombre a una celda o rango....................................................................................................... 125
Nombres desde seleccin........................................................................................................................ 127
Utilizar nombres ...................................................................................................................................... 127
Administrador de nombres ..................................................................................................................... 129
Eliminar un nombre de un rango ............................................................................................................ 130
Validacin de datos...................................................................................................................................... 130
Configuracin .......................................................................................................................................... 131
Nmero entero ........................................................................................................................................ 132
Decimal .................................................................................................................................................... 132
Lista ......................................................................................................................................................... 133
Fecha ....................................................................................................................................................... 134
Hora ......................................................................................................................................................... 134
Longitud de texto .................................................................................................................................... 135
Personalizada .......................................................................................................................................... 136
Mensaje de entrada ................................................................................................................................ 136
Mensaje de error ..................................................................................................................................... 137
Detener.................................................................................................................................................... 138
Advertencia ............................................................................................................................................. 138
Informacin ............................................................................................................................................. 139
Editar celda con validacin ...................................................................................................................... 139
Buscar celdas con validacin ................................................................................................................... 139
Modificar validacin de una celda........................................................................................................... 140
Eliminar una validacin ........................................................................................................................... 140

Funciones Lgicas ............................................................... 141


Funcin SI..................................................................................................................................................... 141
Prueba lgica ........................................................................................................................................... 142
Valor SI Verdadero .................................................................................................................................. 142
Valor SI Falso ........................................................................................................................................... 142
Ejemplos 1 ............................................................................................................................................... 144
Funcin SI anidado....................................................................................................................................... 145
Estructura Si anidado .............................................................................................................................. 145
Funcin SI con Y - O ..................................................................................................................................... 147
Estructura Si con Y O ............................................................................................................................ 148
Ejemplos 1 ............................................................................................................................................... 148
Funciones de bsqueda ............................................................................................................................... 149
Funcin consultar .................................................................................................................................... 149
Estructura de la funcin consultar .......................................................................................................... 150
Proteger Informacin .................................................................................................................................. 153
Proteger Archivo ..................................................................................................................................... 153
Proteger Libro.......................................................................................................................................... 154
Proteger Libros compartidos ................................................................................................................... 155
Proteger Hoja .......................................................................................................................................... 156
Proteger celdas especficas en la hoja de clculo.................................................................................... 157

MDULO 4 ............................................................................ 158


Anlisis de informacin ....................................................... 158
Ordenamiento de informacin .................................................................................................................... 158
Formato condicional................................................................................................................................ 160
Formato condicional avanzado ............................................................................................................... 162
Estilo de formato ..................................................................................................................................... 164
Estilo de icono ......................................................................................................................................... 164
Icono ........................................................................................................................................................ 165
Filtros Automtico y Avanzado ................................................................................................................. 165
Autofiltros ............................................................................................................................................... 165
Tipos de Autofiltros ................................................................................................................................. 167
Ejemplo 1 ................................................................................................................................................. 167
Ejemplo 2 ................................................................................................................................................. 168
Ejemplo 3 ................................................................................................................................................. 170
Quitar filtros ............................................................................................................................................ 170
Filtro por color ......................................................................................................................................... 171
Por criterios ............................................................................................................................................. 172
Por fechas ................................................................................................................................................ 174
Filtros avanzados ..................................................................................................................................... 176
Criterio ......................................................................................................................................................... 176
Definicin de un solo criterio .................................................................................................................. 176
Filtros avanzados con operadores lgicos (y-o) ...................................................................................... 179
Dos criterios conectados con Y ............................................................................................................... 179
Dos criterios conectados con O ................................................................................................................... 179
Utilizando el operador O y el operador Y .............................................................................................. 179
Resumiendo informacin con Subtotales .................................................................................................... 181
Subtotales................................................................................................................................................ 181
Subtotales anidados ................................................................................................................................ 184
Quitar subtotales ..................................................................................................................................... 185
Tablas de resumen ....................................................................................................................................... 185

Creacin de grficos ............................................................ 187


Pasos para crear un grfico.......................................................................................................................... 188
Tipos de grficos .......................................................................................................................................... 189
Grficos en Columnas .............................................................................................................................. 189
Grficos en Lneas ................................................................................................................................... 190
Grfico Circular ........................................................................................................................................ 190
Grfico en Barra ...................................................................................................................................... 190
Grfico en rea........................................................................................................................................ 190
Grfico Dispersin ................................................................................................................................... 191
Partes de un grfico ..................................................................................................................................... 191
Formato al eje ......................................................................................................................................... 193
Cinta de opciones del grfico .................................................................................................................. 193
Ficha Presentacin .................................................................................................................................. 195
Ficha Formato.......................................................................................................................................... 195

MDULO 5 ............................................................................ 196


Herramientas Gerenciales ................................................... 196
Tablas dinmicas .......................................................................................................................................... 196

Componentes de las tablas dinmicas .................................................................................................... 196


Objetivo de una tabla dinmica .............................................................................................................. 197
Crear una tabla dinmica ........................................................................................................................ 197
Configuracin de campo ......................................................................................................................... 203
Subtotales................................................................................................................................................ 204
Diseo e impresin .................................................................................................................................. 205
Para campos de Valores .......................................................................................................................... 206
Definir campos en trminos de % ........................................................................................................... 207
Ejercicio 1 ................................................................................................................................................ 208
Agrupar y desagrupar datos ........................................................................................................................ 209
Agrupar elementos numricos ................................................................................................................ 209
Agrupar fechas u horas ........................................................................................................................... 209
Agrupar elementos seleccionados .......................................................................................................... 210
Ejemplo 1 ................................................................................................................................................. 211
Desagrupar elementos................................................................................................................................. 211
Desagrupar celdas ................................................................................................................................... 212
Mostrar u ocultar los detalles de un informe .......................................................................................... 213

Formatos de tabla dinmica ................................................ 214


Ordenar campos en tablas dinmicas ..................................................................................................... 215
Actualizar ................................................................................................................................................. 216
Cambiar origen de datos ......................................................................................................................... 216
Acciones en la tabla dinmica ................................................................................................................. 218
Elementos y campos calculados en tablas dinmicas.................................................................................. 218
Elemento Calculado................................................................................................................................. 218
Campos Calculados.................................................................................................................................. 219
Para crear un elemento calculado a un campo ...................................................................................... 219
Para crear un campo calculado a un campo............................................................................................ 220
Grficos Dinmicos ...................................................................................................................................... 222
Consolidacin............................................................................................................................................... 224

MDULO 6 ............................................................................ 228


Consultas Externas .............................................................. 228
Datos externos ............................................................................................................................................. 228
Tablas Dinmicas de Consolidacin Mltiple .............................................................................................. 230
Consultas Access .......................................................................................................................................... 233
Consultas Query ........................................................................................................................................... 236
Crear consultas con MS Query ................................................................................................................ 239
Consultas desde la Web ............................................................................................................................... 241
Conexiones desde Excel a Datos de Word ................................................................................................... 242
Quitar conexin de datos ........................................................................................................................ 243
Importar Archivos de texto ..................................................................................................................... 243
Obtener datos externos .......................................................................................................................... 244
Conexiones de Microsoft Excel con Microsoft Outlook ............................................................................... 244
Guardar libros como WEB............................................................................................................................ 244
PowerPivot................................................................................................................................................... 245
Segmentacin de datos vertical y horizontal............................................................................................... 255
Filtro de Informe ..................................................................................................................................... 256
Etiquetas de columna .............................................................................................................................. 256
Etiquetas de Fila ...................................................................................................................................... 256
Valores ..................................................................................................................................................... 256

Realizar un grfico dinmico ................................................................................................................... 256

MDULO 7 ............................................................................ 258


Soluciones dinmicas ......................................................... 258
Buscar Objetivo ............................................................................................................................................ 258
Utilizar Buscar Objetivo ........................................................................................................................... 259
Escenarios .................................................................................................................................................... 260
Crear un escenario .................................................................................................................................. 261
Mostrar escenarios .................................................................................................................................. 263
Modificar o eliminar escenarios .............................................................................................................. 263
Resumen Escenarios ................................................................................................................................ 264
Solver ........................................................................................................................................................... 265
Habilitar Solver ........................................................................................................................................ 265
Utilizar Solver .......................................................................................................................................... 267
Ejemplo 1 ................................................................................................................................................. 267
Cambiando las celdas de variables: ......................................................................................................... 269

MDULO 8 ............................................................................ 273


Automatizacin .................................................................... 273
Grabadora de macros .................................................................................................................................. 273
Nombre de la macro .................................................................................................................................... 274
Teclas de mtodo abreviado ....................................................................................................................... 274
Guardar macro ............................................................................................................................................. 274
Pasos para crear una macro ........................................................................................................................ 275
Pasos para ver macros ................................................................................................................................. 275
Ver el cdigo macro ..................................................................................................................................... 276
Pasos para eliminar una macro ................................................................................................................... 277
Ejecutar y asignar macros ............................................................................................................................ 277
Ejecutar mediante Objetos grficos ............................................................................................................ 278
Creando un botn en la Barra de acceso rpido ......................................................................................... 279
Seguridad ..................................................................................................................................................... 281
Configuracin de la seguridad de macros ............................................................................................... 282
Deshabilitar todas las macros sin notificacin ........................................................................................ 283
Deshabilitar todas las macros con notificacin ....................................................................................... 283
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente .......................................................... 283

MDULO 9 ............................................................................ 285


Visual Basic para Aplicaciones .......................................... 285
Introduccin al editor de Visual Basic .......................................................................................................... 285
Activar el editor de Visual Basic ................................................................................................................... 285
Entorno del Editor de Visual Basic ............................................................................................................... 285
Ventanas del editor de Visual Basic ............................................................................................................. 286
Barra de Herramientas Estndar (A) ............................................................................................................ 287
Trabajar con el Explorador de Proyectos (B) .............................................................................................. 289
Ventana de Propiedades (C) ........................................................................................................................ 291
Adicionar, Eliminar, Exportar e importar un mdulo .................................................................................. 296
Procedimientos o Macros ............................................................................................................................ 301
Objetos de Excel .......................................................................................................................................... 306
Objetos comunes dentro de Excel ............................................................................................................... 310

Range, Active Cell, Selection y Cells ............................................................................................................. 312


Propiedades y mtodos ms comunes ........................................................................................................ 315
Movimientos absolutos y relativos .............................................................................................................. 344

MDULO 10 .......................................................................... 347


Cdigo de programacin ..................................................... 347
Comandos de entrada y salida de datos ...................................................................................................... 347
Variables ...................................................................................................................................................... 353
Estructuras de Programacin ...................................................................................................................... 361
Deteccin de errores y depuracin de programas ...................................................................................... 375
Saltos y finalizacin ...................................................................................................................................... 381

MDULO 11 .......................................................................... 385


Diseo de formularios ......................................................... 385
Formularios VBA .......................................................................................................................................... 385
Controles y propiedades .............................................................................................................................. 389
Controles activex ......................................................................................................................................... 392
Formulario ................................................................................................................................................... 392
Etiqueta o label ............................................................................................................................................ 395
Cuadro de texto ........................................................................................................................................... 397
Botn de comando ...................................................................................................................................... 400
Cuadro combinado ...................................................................................................................................... 402
Cuadro de lista ............................................................................................................................................. 405
Casilla de verificacin .................................................................................................................................. 407
Botn de opcin .......................................................................................................................................... 408
Marco........................................................................................................................................................... 409
Imagen ......................................................................................................................................................... 410
RefEdit ......................................................................................................................................................... 412

MDULO 12 .......................................................................... 414


Acceso y Seguridad ............................................................. 414
Seguridad avanzada ..................................................................................................................................... 414
Proteger cdigo VBA .................................................................................................................................... 414
Seguridad en Macros ................................................................................................................................... 416
Certificado digital ......................................................................................................................................... 417

MDULO 1
Generalidades
Introduccin a las hojas de clculo
Conceptos Bsicos
En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft Office
Excel 2010, proporciona herramientas y funciones eficaces que puede utilizar
para analizar compartir y administrar los datos con facilidad. Una de las
aplicaciones informticas ms frecuentemente utilizadas en las empresas son las
hojas de clculo, que permiten al usuario emplear cualquier informacin y
administrarla segn a sus necesidades empresariales.
Una hoja de clculo es una matriz distribuida en filas y columnas. La interseccin
entre ellas forma una celda.
Cada uno de los datos se ingresa en una celda. Los datos pueden ser de tipo
numrico o alfanumrico; se pueden tambin crear frmulas calculando un nuevo
valor, a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de clculo, de otra
hoja de clculo del mismo libro, o de otro libro.
El objetivo bsico de las hojas de clculo, es proporcionar un entorno simple y
uniforme, para generar tablas de nmeros, y a partir de ellos obtener nuevos
valores mediante frmulas y/o funciones. Las hojas de clculo permiten a los
usuarios manipular grandes bases de datos de forma sencilla y eficiente,
permitiendo clculos financieros, estadsticos, matemticos y de desarrollo, a
travs de, Aplicaciones Visual Basic.
El rea de aplicacin ms importante, ha sido hasta ahora el anlisis profesional
para desarrollar modelos de gestin, entre los que se puede citar la planificacin y
el anlisis financiero, el anlisis contable, el control de balances, la gestin de
personal, etc. En cualquier caso, los lmites de este tipo de aplicaciones dependen
de la imaginacin del usuario.
Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las
necesidades Particulares. El usuario puede decidir lo que desea hacer
aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de clculo, con lo que se
convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial inters para
economistas, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.
Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el anlisis que
se desea est compuesto por clculos sistemticos. ste suele ser el caso del
10

anlisis financiero y contable, donde se repiten cada mes, trimestre o ao, los
mismos clculos y las mismas relaciones entre sus elementos.
Ambiente de trabajo
La nueva apariencia de Microsoft Office Excel 2010, se basa en la siguiente
apariencia:
1

9
2

3
4
5
7

10

14

1.

2.
3.
4.

11

15

11

12

13

Barra de herramientas de acceso rpido: Aparece de forma


predeterminada en la parte superior, a la izquierda de la barra de ttulo y
proporciona un acceso rpido a las herramientas y a los comandos.
Cinta de Opciones: Est compuesta por fichas, grupos, comandos y el
men archivo.
Cuadro de nombres: Muestra el nombre de la celda activa y permite ir a
una posicin especfica de la hoja.
Barra de frmulas: En ella se muestra la informacin que se ha registrado
en cada celda, en la medida en que se desplace el cursor. Desde la barra
de frmulas se puede editar cualquier informacin que se registre, no
solamente frmulas.

5.

6.

7.
8.

9.

10.
11.
12.

13.

14.

15.

Columnas: Son ordenamientos en sentido vertical en una hoja de clculo,


se identifican con letras y permiten organizar los campos de una base de
datos.
Filas: Son ordenamientos en sentido horizontal en una hoja de clculo, se
identifican con nmeros ordenados y permiten organizar los registros de
una base de datos.
Celdas: Es la interseccin entre una columna y una fila. Las celdas se
identifican por el nombre de la columna y la fila a la que pertenece.
Etiquetas de hojas: Cada hoja est formada por una matriz organizada en
las columnas y filas que ya se han definido. Un libro puede estar formado
por una o ms hojas de clculo, de forma predeterminada el libro tiene 3.
Libro: Son los archivos que se crean con Microsoft Excel 2010. Un libro
puede estar formado por una o ms hojas, como ya se dijo de forma
predeterminada el libro inserta 3 hojas.
Barra de desplazamiento vertical: Permite un rpido desplazamiento
entre filas.
Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rpido desplazamiento
entre columnas.
Vistas: Los comandos de las vistas permiten acceder rpidamente a 3
vistas: la vista normal, que es la vista predeterminada; la vista de diseo de
pgina, que muestra cmo quedara la impresin de la hoja; y la vista de
salto de pgina, para mostrar y manipular manualmente los saltos de
pginas entre columnas y entre filas.
Zoom: Permite visualizar la hoja en un porcentaje mayor o menor, para
tener un acercamiento de la ventana, o en caso contrario, alejar la imagen
para tener mayor cobertura de visualizacin.
Botones de desplazamiento: Los botones que se encuentran al lado
izquierdo de la barra en donde se identifican las hojas, permiten deslizar la
misma, para poder activar una hoja que se desea utilizar y que no se est
visualizando. Esto ocurre cuando se han insertado ms hojas en el libro y
su vista no es completa.
Barra de estado: Es la ltima barra de la ventana de Excel, en donde se
presenta una lnea de ayuda sobre el comando o botn seleccionado.
Adems, presenta el clculo establecido por defecto para la opcin
expandida de autosuma, y una serie de indicadores que le ayudan a
identificar el estado de algunas teclas y funciones especficas utilizadas en
Excel.

Cinta de opciones
La cinta de opciones, fue diseada para encontrar rpidamente las herramientas
que en versiones como Excel 2003 y anteriores, se encontraban en las barras de
herramientas, o en la barra de men. La cinta de opciones de Microsoft Excel
2010 est compuesta por 4 elementos bsicos:

12

2
1
4

1. Men Archivo: Se encuentra ubicado a la izquierda de la cinta de opciones. Al


dar un clic sobre el men archivo se despliega Vista Backstage, permitiendo
administrar archivos y configurar el programa.
2. Fichas de programa: Las fichas agrupan las herramientas segn temticas
(grupos) relacionadas con una tarea especfica. Contiene botones de comando
organizados por grupos permitiendo acceder rpidamente y fcilmente a las
herramientas que ofrece Microsoft Excel 2010.
3. Grupos de comando: Los grupos dentro de cada ficha dividen una tarea en
subtareas. Cada grupo contiene herramientas (botones de comando)
asociados a l.
4. Botones de comando: Son las herramientas que ejecutan tareas especficas,
por ejemplo; copiar, cambiar tamao de letra, color de letra, etc.
Se debe tener en cuenta que hay fichas que se activan solo si se est usando una
herramienta que requiera de proceso que no est en las fichas predeterminadas.
Por ejemplo, si se est insertando un grfico, se activan las fichas Agrupadas en
Herramientas de grfico, de manera que ellas permiten tener caractersticas
concretas para el grfico seleccionado.

Descripcin de las fichas


Ficha Inicio: En la parte inferior aparecen nombrados los siguientes
grupos:

13

Portapapeles: cortar, copiar, copiar formato y pegar.


Fuente: tipo, tamao, color y estilo de fuente, sombreado, bordes.
Alineacin: alineacin de texto, sangra, ajustar texto, combinar y centrar.
Nmero: formato nmero, moneda, porcentual, aumentar y disminuir
decimales.
Estilos: formato condicional, formato de tabla, estilos de celda.
Celdas: insertar, eliminar, celdas.
Modificar: funciones, series, ordenar, filtrar y buscar y reemplazar.

Ficha insertar: Se encuentran los siguientes grupos:

Tablas: contiene referencia de tablas y grficos dinmicos y tablas.


Ilustraciones: contiene elementos como imgenes formas y Smartart.
Grficos: contiene referencia de formatos estilos y diseos de grficos,
Minigrficos (contiene comandos como lnea, columna, ganancia o
prdida),
Filtro: Segmentacin de datos.
Vnculos: Hipervnculos.
Texto: Cuadro de texto, encabezado y pie de pgina entre otros.

Ficha diseo de pgina: Encuentra los siguientes grupos:

14

Temas: Hace referencia a colores, fuentes y efectos.


Configurar pgina: Hace referencia a mrgenes, orientacin e impresin.
Ajustar rea de impresin: Hace referencia a los ajustes de la hoja, ancho
y alto.
Opciones de la hoja: Hace referencia a lneas de cuadrcula y
encabezados.
Organizar: Hace referencia al manejo de objetos.

Ficha frmulas: Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas


herramientas complemento:

Biblioteca de funciones: Hace referencia a las funciones lgicas,


financieras, texto entre otras.
Nombres definidos: Hace referencia a la administracin de nombres de
rango y seleccin.
Auditora de frmulas:
Soluciones:

Ficha datos: Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y
administracin de bases de datos:
Grupo Obtener Datos externos: Se refiere a la importacin de datos de
otras fuentes.
Grupo Conexiones: Hace referencia al manejo de vnculos de libros.
Grupo ordenar y filtrar: Hace referencia a organizar y depurar base de
datos.
Grupo herramientas de datos: Hace referencia al manejo de la
informacin texto a columnas, quitar duplicados validacin, consolidacin y
anlisis.
Grupo Esquema: Hace referencia al manejo de subtotalizar datos y
agrupar.

15

Ficha revisar: Esta ficha contiene los grupos y botones de verificacin,


variaciones y notas.
Revisin: Hace referencia a ortografa, sinnimos.
Idioma: Para realizar traducciones)
Comentarios: Hace referencia a notas y propiedades de la misma.
Cambios: Hace referencia a Proteccin de hojas, libros y control de
cambios.

Ficha vista:
Vistas del libro: Hace referencia a las diferentes formas de observar la
hoja y sus caractersticas.
Zoom: Hace referencia a las formas de acercar y alejar la informacin de la
hoja de clculo.
Ventana: Hace referencia al manejo de
paneles.

ventanas, reas de trabajo y

Macros: Hace referencia al manejo de aplicaciones y desarrollo de tareas


automticas.

Agregar Fichas a la cinta de opciones


La versin 2010 de Microsoft Excel permite adicionar nuevas fichas y grupos a la
cinta de opciones as como modificar el orden preestablecido para tener a la
mano los comandos usados frecuentemente.
Pasos:
1. Clic en el men Archivo.
16

2. Seleccionar Opciones del men


3. En la ventana Opciones de Excel seleccionar Personalizar lista
4. A la derecha de la ventana Opciones de Excel muestra el listado de Fichas
principales. El signo ms y menos permite expandir o contraer los
elementos de la ficha o grupo. Dar clic al botn Nueva Pestaa. Se crea
una nueva ficha con nombre Nueva pestaa (personalizada) y contiene un
grupo llamado nuevo grupo (personalizada).
5. Cambiar el nombre de la ficha dando clic en el botn Cambiar nombre.
Escribir el nombre de la ficha y clic en Aceptar. Cambiar nombre de la
misma manera para el grupo.
6. Agregar comandos al grupo. Seleccionar el comando de comandos
disponibles y dar clic en el botn agregar.
7. Si se quiere cambiar el orden de los comandos o fichas, seleccionarlo y clic
en los botones bajar o subir segn sea el caso.
8. Clic en el botn Aceptar.
NOTA: No es posible modificar los comandos de cada una de las fichas
preestablecidas por esta razn lo muestra inactivo (gris); es decir, Microsoft Excel,
permite agregar grupos a una ficha nueva o existente y agregar comandos a dicho
grupo pero no permite modificar un grupo predeterminado de Excel.

5
2

17

Barra de herramientas de acceso rpido


Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rpido, se debe
1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra
2. Hacer clic sobre el botn ms comandos.
3. Seleccionar de la lista la opcin Barra de herramientas de acceso rpido
4. Seleccionar un comando de la lista y hacer clic en agregar, repetir la
accin tantas veces se necesite.
5. Hacer clic en Aceptar.
De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos
disponibles y personalizar el ambiente de trabajo.

18

3
4

2
5

Tambin podemos cambiar la posicin de la barra de herramientas de acceso


rpido, para ello tengamos en cuenta los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra
2. Seleccionar la opcin Mostrar debajo de la cinta de opciones
1

La cinta de opciones
19

La cinta de Opciones se puede mostrar minimizada o expandida, segn la


necesidad del usuario.
Minimizar la cinta de opciones
1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas para activar el men
contextual con una lista de opciones.
2. Seleccionar minimizar la cinta.

Nota: Esta opcin puede estar activa o inactiva. Tambin se puede activar o
desactivar esta opcin con la combinacin de teclas <CTRL> + <F1>
Mtodos abreviados de teclado
Si se quieren activar las fichas y comandos por medio del teclado se oprime la
tecla ALT y se presentan unos cuadros de letras que no es ms que el mtodo
abreviado para activar cada una de las fichas.

Al activar la ficha se activarn los mtodos abreviados de cada comando


correspondiente a dicha ficha como se ve en el grfico siguiente.

20

Interfaz de usuario
La interfaz de usuario de Excel 2010 as como en la versin 2007 desplaza las
barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva versin,
orientada a tareas que contienen grupos lgicos de comandos, pero incluyeron el
men Archivo que contiene las opciones para la administracin de archivos.
Muchos cuadros de dilogo fueron reemplazados por galeras desplegables que
muestran las opciones disponibles, adems se ofrece informacin descriptiva
sobre herramientas y vistas previas de ejemplo.
Tambin en algunos grupos a la derecha de l aparecen unos lanzadores que
activan las cajas de dilogo como se mostraban en las versiones 2003 y
anteriores.

1. Lanzador
2. Galera desplegable

Hojas de clculo
Microsoft Excel 2010 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de
clculo, ofrecindole mayor capacidad de manejo en bases de datos y volumen
de informacin. Para visualizar la ltima celda de una hoja siga os siguientes
pasos:
1. Ubicarse en cualquier celda de una hoja sin datos
21

2. Presionar las teclas<FIN> + <>


3. Presionar las teclas <FIN> + <>

Compatibilidad con versiones anteriores de Excel


Se puede comprobar un libro de Office Excel 2010 para ver si contiene funciones
o formatos que no son compatibles con una versin anterior de Excel y poder
llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor compatibilidad con
versiones anteriores. En versiones anteriores de Excel, se pueden instalar
actualizaciones y convertidores que le ayudarn a abrir un libro de Office Excel
2010 para poder modificarlo, guardarlo y abrirlo de nuevo en Office Excel 2007 sin
perder ninguna funcionalidad o funcin especficas de Office Excel 2007.
Para comprobar que un libro de la versin 2010 no tiene problemas de
compatibilidad se puede ejecutar el comprobador de compatibilidad, si encuentra
posibles problemas de compatibilidad l entrega un informe para resolverlo.
1. Abrir el libro que se quiere comprobar.
2. Activar el Men Archivo
3. Seleccionar la categora Informacin
4. Clic en Comprobar si hay problemas y seleccionar la opcin Comprobar
compatibilidad.

22

Si no se han encontrado problemas de compatibilidad Microsoft Excel lo mostrar


en una caja de dilogo como se muestra a continuacin.

Si encuentra problemas de compatibilidad los muestra en un mensaje como este

23

Mejoras en la impresin
Vista Diseo de pgina: Adems de las vistas Normal y Saltos de pgina,
Office Excel 2007 proporciona una vista Diseo de pgina, se puede utilizar esta
vista para crear una hoja de clculo mientras se observa el aspecto que tendr
cuando se imprima. En esta vista se puede trabajar con la configuracin de
encabezados de pgina, pies de pgina y mrgenes directamente en la hoja de
clculo, adems de colocar objetos como grficos o formas exactamente en el
lugar que se desee. Tambin puede obtener acceso a todas las opciones de
configuracin de pgina en la ficha Diseo de pgina de la nueva interfaz de
usuario para poder especificar rpidamente opciones como la orientacin de
pgina. Es muy fcil ver lo que se imprimir en cada pgina y as se evitar tener
que realizar varios intentos de impresin y obtener copias impresas con los datos
truncados.
Guardar en formatos PDF y XPS Podr guardar como un archivo PDF o XPS de
un programa 2007 Microsoft Office system nicamente despus de instalar un
complemento. Para obtener ms informacin, ver Habilitar la compatibilidad con
otros formatos de archivo como PDF y XPS.
Formatos de archivo
Para mostrar los nuevos formatos de archivo, se deben seguir los siguientes
pasos:
24

Hacer clic en el men Archivo, seleccionar la opcin Guardar o Guardar como.


Se activa la caja de dilogo Guardar como, En guardar como tipo seleccionar la
flecha desplegable. Excel muestra el listado de todos los tipos de libros en que se
puede guardar el archivo.

A continuacin se describirn algunos de los tipos de libros que se pueden


guardar con su descripcin.

25

Formato / Extensin

Descripcin

Libro de Excel (xlsx)

Formato de archivo basado en XML predeterminado Office Excel 2007.

Formato de archivo de Office Excel 2007 basado en XML y habilitado


para macros.
Libro de Excel binario (xlsb)
Formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel 2007.
Formato de archivo de Office Excel 2007 predeterminado para una
Plantilla (xltx)
plantilla de Excel.
Formato de archivo habilitado para macros de Office Excel 2007 para
Plantilla (xltm)
una plantilla de Excel.
Libro de Excel 97-Excel 2003 (xls)
El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003.
Hoja de clculo XML 2003 (xml)
Formato de archivo de hoja de clculo XML 2003 (XMLSS).
Datos XML (xml)
Formato de datos XML.
Formato de Lotus delimitado por espacios. Guarda nicamente la hoja
Texto con formato (delimitado por espacios, prn)
activa.
Libro de Excel (xlsm)

Texto (delimitado por tabulaciones, txt)

Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones


para su uso en otro sistema operativo Microsoft Windows y garantiza
que los caracteres de tabulacin, los saltos de lnea y otros caracteres
se interpreten correctamente. Guarda nicamente la hoja activa.

CSV (delimitado por comas, csv)

Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para


su uso en otro sistema operativo Windows y garantiza que los
caracteres de tabulacin, los saltos de lnea y otros caracteres se
interpreten correctamente. Guarda nicamente la hoja activa.

Formato de archivo basado en XML


En 2007 Microsoft Office System, Microsoft presenta nuevos formatos de archivo
para Word, Excel y PowerPoint, que se denominan formatos XML abiertos de
Microsoft Office. Estos nuevos formatos de archivo facilitan la integracin con
orgenes de datos externos a la vez que reducen los tamaos de archivo y
mejoran la recuperacin de datos. En Office Excel 2010, el formato
predeterminado de un libro de Excel es el formato de archivo basado en XML de
Office Excel 2010 (.xlsx). Otros formatos basados en XML disponibles son el
formato de archivo basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2007
(.xlsm), el formato de archivo para una plantilla de Excel de Office Excel 2010
(.xltx) y el formato de archivo habilitado para macros para una plantilla de Excel
de Office Excel 2007 (.xltm).
Formato de archivo binario de Office Excel 2010: Adems de los nuevos formatos
de archivo basados en XML, Office Excel 2010 incluye tambin una versin
binaria del formato de archivo comprimido segmentado para libros grandes o
complejos. Este formato de archivo, el formato de archivo binario (o BIFF12) de
Office Excel 2010 (.xls), se puede utilizar para obtener un rendimiento ptimo as
como compatibilidad con versiones anteriores.

26

Entrada a Excel

1. Abrir el men inicio


2. Dar clic en Todos los programas
3. Seleccionar Microsoft Office
4. Seleccionar Microsoft Office 2010

Una vez seleccionado el icono de Microsoft Excel 2010, se abre la ventana


mientras se carga el programa. Esperar hasta que termine de cargar.

27

Desde el cuadro buscar archivos y programas

1. Abrir el men inicio


2. En el cuadro buscar archivos y programas, escribir el nombre de la
aplicacin (Excel)., Cada vez que se escribe un caracter Windows 7 se
encargar de buscar todas las aplicaciones que comiencen por E o que
comiencen por la cadena de caracteres ingresada en el cuadro de texto,
hasta encontrar la aplicacin que se quiere abrir.
3. Seleccionar Microsoft Excel 2010 de la lista.

28

Definiciones
Qu es Excel?
Es un programa creado por Microsoft. El libro de trabajo de Excel contiene hojas
de clculo que le permiten al usuario organizar informacin. La extensin del libro
o archivo de Excel es .xlsx.

Qu es una hoja de clculo?


Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le permiten
al usuario ingresar informacin ordenadamente. Cada libro tiene de forma
predeterminada 3 hojas de clculo y es posible insertar hasta 255 hojas.

Qu es una columna?
Se reconocen de forma vertical en la hoja de clculo, se
identifican con letras que van desde A hasta XFD, para
un total de 16384 columnas,

29

Fila

Qu es una fila?
Se reconocen de forma
horizontal en la hoja de clculo,
se identifican con nmeros que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.

Qu es una celda?
Es la interseccin entre una columna y una fila
utilizada para registrar informacin. Cada celda
tiene una identificacin dada por combinacin
de la letra de columna y el nmero de fila en
donde se encuentra.
Rango
Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente.
Con frecuencia, se escogen rangos de informacin cuando se desea aplicar una
operacin (por ejemplo, cambiar el tipo de letra, obtener un resultado mediante
una funcin: suma, promedio), la cual afecta el conjunto de celdas seleccionadas.
Cuando se selecciona un rango, la celda inicial del mismo, queda en blanco.
Libros
Los Archivos de Excel se denominan libros, quin se guarda en un espacio del
disco duro, estos nuevos archivos tendrn una extensin .xlsx, a diferencia de las
versiones anteriores, esta nueva versin soporta las extensiones de los archivos
anteriores y sus formatos, mas no al contrario; Se nombrarn algunas
caractersticas de un libro.
El libro para que sea compatible debe guardarse en un formato compatible
para que en versiones anteriores se abran los archivos especficos.
Un libro est compuesto por una o ms hojas de clculo
Se pueden trabajar varios libros de forma simultnea siempre y cuando no
exceda la memoria disponible.
Para crear nuevos libros se deben seguir los siguientes pasos:
1. Activar el men Archivo
2. Dar clic en la opcin Nuevo
3. Se activa un listado de plantillas guardadas en el equipo en el grupo
plantillas disponibles y un listado de plantillas que se cargan en lnea en el
grupo Plantillas de office.com para crear libros con modelos especficos.
Seleccionar Libro en blanco.
4. Clic en el botn Crear.
30

31

Hojas
Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro.
La hoja activa es la hoja en donde se est trabajando y aparece con el nombre en
negrita. Para activar una hoja basta con hacer clic en etiqueta. De forma
predeterminada Excel abre 3 hojas pero, se pueden insertar ms hojas siempre y
cuando no exceda la memoria que est disponible. Para crear nuevas hojas basta
con dar clic sobre el botn que se encuentra al lado derecho de la hoja 3.

Tipos de datos
Numrica: Corresponde a cualquier nmero. Este tipo de informacin
puede ser utilizado para realizar clculos.
Carcter: Corresponde a las letras o smbolos. No puede ser utilizada en
clculos.
Fecha / Hora: Corresponde a la informacin donde se deba ingresar horas,
minutos y segundos y da, mes y ao.

Desplazamientos del cursor


Mover el cursor dentro de la hoja de clculo a sitios estratgicos de la misma, es
posible si se utiliza el mtodo correcto.
En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a los
extremos de la hoja en forma rpida o ir a una celda especfica, esto se puede
hacer:

Utilizando el teclado

32

Cada tecla realiza el desplazamiento celda por celda segn su direccin.

La combinacin de estas teclas realiza el desplazamiento a la ltima columna de


la fila actual.
Ctrl

La combinacin de estas teclas realiza el desplazamiento a la primera columna de


la fila actual.
Ctrl

Inicio

La combinacin de estas teclas realiza el desplazamiento a la ltima fila de la


columna actual.
Ctrl

La combinacin de estas teclas realiza el desplazamiento a la primera fila de la


columna actual.
Ctrl

Desplaza el cursor a la celda A1.


Ctrl

Inicio

Desplaza el cursor a la celda especificada. Digitar la celda en el campo


Referencia.
F5

El cursor est ubicado en la lnea de referencia en la que el usuario escribe la


direccin de la celda a la cual quiere llegar. Luego hacer clic al botn Aceptar.

33

El botn Especial, permite hacer localizaciones en celdas que contienen datos


especiales como comentarios o frmulas y se explicar ms adelante cuando se
explique el tema correspondiente.
Utilizando el Mouse
Otra forma de desplazamiento dentro de la hoja de clculo es haciendo clic en las
barras de desplazamiento (vertical u horizontal), ubicadas en la parte derecha e
inferior de la hoja.

2
4

1.
2.
3.
4.

Flecha que desplaza la pantalla hacia arriba


Flecha que desplaza la pantalla hacia abajo
Flecha que desplaza la pantalla hacia la derecha
Flecha que desplaza la pantalla hacia la izquierda

Punteros de Mouse
Dependiendo de la posicin en que se encuentre el Mouse se presentan
diferentes formas de punteros as:
Para activar una celda diferente a la actual, iniciar una seleccin de rango o
para seleccionar toda la hoja de clculo. Esta presentacin se muestra en la hoja
de clculo.
Para seleccionar completamente Columnas.
Para seleccionar completamente Filas.
34

Para Mover el contenido de la celda a otra celda. El puntero aparece sobre


el borde de la celda activa.
Para Copiar el contenido de la celda sobre las siguientes celdas ubicadas en
cualquier direccin de la celda(a la derecha, a la izquierda, arriba o abajo de la
celda activa). Esta cruz aparece si se ubica el puntero del mouse en la parte
inferior derecha de la celda activa.

Para ampliar o reducir el ancho de una Columna. Aparece cuando se ubica


el Mouse en la lnea de divisin entre Columnas.
Para ampliar o reducir el ancho de una Fila. Aparece cuando se ubica el
Mouse en la lnea de divisin entre Filas.
El puntero de texto se muestra en la celda que se est editando, o sobre la
barra de frmulas para hacer cambios o modificacin en la informacin.
Seleccin
Excel permite seleccionar filas, columnas, hojas de 2 formas Mouse y teclado, las
filas se identifican con nmeros, las columnas se identifican con letras.
Seleccin filas
1. Ubicarse sobre la celda A1
2. Haga clic sobre el encabezado de la fila, es decir, sobre el nmero y se
observar que se seleccionar todo ese registro.
Otra forma de seleccionar, es oprimiendo las teclas <SHIFT> + Barra
espaciadora. Se seleccionar la fila de la celda activa.

35

Seleccin de columnas
Excel posee 16384 columnas, va hasta la columna XFD
1. Hacer clic sobre la celda B1
2. Hacer clic sobre el encabezado de las columnas (letras) para seleccionar toda
la columna.
Otra forma de seleccionar es oprimiendo las teclas <CTRL> + Barra espaciadora,
se seleccionar la columna de la celda activa.

Si se quiere seleccionar filas y columnas simultneamente, se debe oprimir la


tecla <CTRL>y sin soltar, hacer clic sobre las filas y las columnas y de esa forma
se selecciona de forma aleatoria.
Seleccin de celdas
Para la seleccin de celdas puede realizarlo haciendo clic sobre un rango de
celdas, por ejemplo:
1. Ubicarse en la hoja1
2. Hacer clic sobre la celda A5
3. Con el puntero del Mouse, hacer clic sostenido y seleccionar en sentido
vertical y horizontal hasta marcar el rea A5:G14.

36

Formas de seleccin

oprimiendo la tecla <Shift> + flechas de desplazamiento de teclado

Otra de las formas para seleccionar es con la tecla <F8>, esta tecla almacena
seleccin

oprimiendo la tecla funcional <F8> + flechas de desplazamiento de teclado

Oprimir de nuevo con la tecla <F8> para cancelar el rea de seleccin


Ejemplo de seleccin discontinua:
Si se quiere seleccionar varias celdas en forma no continua, se deben realizar los
siguientes pasos:
1. Seleccionar el rea A5:B10
2. Oprimir la tecla <Shift> + <F8>
3. Con las flechas del teclado desplazarse hasta la celda a12 y seleccionar el
rango C12:E18
4. Oprimir las teclas <Shift> + <F8>
De esta forma se seleccionaron varias celdas en forma no continua

37

Seleccin hojas de clculo


Se pueden seleccionar hojas de clculo de 2 formas:
1. Ubicarse en la celda A1
2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila nmero 1, se
encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.

38

Operaciones de edicin (copiar, cortar, pegar,


deshacer)

Cortar
Con esta operacin el usuario puede trasladar informacin bien
sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
Copiar
Con esta operacin el usuario puede duplicar informacin bien
sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
Nota: Para duplicar un rango de informacin o el contenido de una sola
celda dentro de una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en
el extremo inferior derecho de la celda se visualizar una cruz, se debe
hacer clic sostenido y el contenido de la celda se copiar en el rango
marcado.

39

Pegar
Con esta operacin el usuario puede colocar informacin en
una hoja de clculo, en un libro, o en otro archivo
Pasos para cortar y pegar
1.
2.
3.
4.

Seleccionar el rango de celdas que desea cortar (mover)


En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.
Ubicarse en la celda a donde se mover.
De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

3
1

Pasos para copiar y pegar


1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.
2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.
3. Ubicarse en la celda.
40

4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.


5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.

Copiar formato: Con esta operacin se copian los formatos de una o ms celdas
a otras que no lo tienen.
El proceso a seguir es:
1. Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.

2. Hacer clic al botn Copiar formato


3. El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un formato,
se debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda
a la cual se le quiere pegar el formato.

41

Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el portapapeles,


puede pegarse directamente con el botn Pegar, o establecer opciones
adicionales con el comando Pegado especial del men contextual sobre una
celda, o del men Edicin.

De esta caja de dilogo pueden establecerse cinco partes plenamente


identificables:

42

El cuadro Pegar contiene siete botones de seleccin, de los cuales debe


seleccionarse el que se adapte a los datos que se desean pegar, dependiendo si
son formatos, valores, frmulas, u otras caractersticas del rango seleccionado.
El cuadro Operacin es el que permite efectuar operaciones entre el rango fuente
y el rango destino, teniendo en cuenta que los datos quedarn en el rango sobre
el cual se est pegando la informacin, reemplazando los anteriores.
La casilla de verificacin Saltar blancos permite ignorar las celdas en blanco que
hayan sido copiadas del rango original. Si esta casilla est en blanco, las celdas
destino sern reemplazadas por las del rango origen, incluso si se encuentran en
blanco.
La casilla Transponer hace que el rango original sea transpuesto en el rango
destino, es decir, que las filas se conviertan en columnas, y viceversa.
El botn Pegar vnculos establece un vnculo entre el rango origen y el destino,
de tal forma que si el rango original es actualizado, los cambios se reflejan en el
rango destino, sin importar que este ltimo se encuentre en otra hoja u otro libro.
Si el origen no proviene de un rango de una hoja de Excel, la caja de dilogo que
se presenta, vara de acuerdo con la aplicacin servidora de los datos. Por
ejemplo, si los datos provienen de un documento de Word, la caja de dilogo
presentar opciones para pegar como objeto de Word, como imagen o texto,
mientras que si el origen es un recorte de Paint, se tienen las opciones para pegar
como objeto de Paint, como imagen o como mapa de bits.
Opciones de rellenar
Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de una
hoja de clculo. Tambin se puede configurar Excel para que contine
automticamente una serie de nmeros, combinaciones de nmeros y texto,
fechas o perodos de tiempo, en funcin de un modelo establecido.
Sin embargo, para rellenar rpidamente varios tipos de series de datos,
seleccionar las celdas y arrastrar el controlador de relleno.
Microsoft Excel identifica los datos que se han introducido en la celda. Si son de
tipo fecha, l permite trabajar series de fecha, si es informacin de tipo numricos
se activan las series Para datos de tipo numrico de la misma manera con la
informacin de tipo texto se activan otras series de datos. Ver los siguientes
ejemplos:

43

Ejemplo 1: Informacin de tipo fecha


1. Ubicarse en la Hoja2 en la celda A1
2. Ingresarla fecha 05/02/2007
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vrtice inferior derecho,
cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la
direccin deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la seleccin, dar un clic sobre ella y muestra
las siguientes opciones
Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato de la
celda origen.
Serie de relleno: Rellena las celdas con fechas incrementadas de un da en un
da.
Rellenar formatos solo: Copia en las celdas destino el formato de la celda
inicialmente seleccionada.
Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda origen.
Rellenar das: Auto rellena segn das laborales y no laborales.
Rellenar das de la semana: Auto rellena solo das laborales.
Rellenar meses: Auto-rellena en meses del ao.
Rellenar-aos: Auto-rellena en aos.

44

Ejemplo 2: Informacin de tipo nmero


1. Ubicarse en la Hoja3 en la celda A1
2. Ingresar la fecha 1250000
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vrtice inferior derecho,
cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la
direccin deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la seleccin, dar un clic sobre ella y muestra
las siguientes opciones
Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y el mismo formato de la
celda origen.
Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la ltima celda
seleccionada.

45

Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a


las celdas destino.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato.

Ejemplo 3: Informacin de tipo texto


1. Ubicarse en la Hoja4 en la celda A1.
2. Ingresar el texto Lunes.
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vrtice inferior derecho,
cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la
direccin deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la seleccin, dar un clic sobre ella y muestra
las siguientes opciones.
Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y el mismo formato de la
celda origen.
Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la ltima celda
seleccionada.

46

Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a


las celdas destino.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato.
Rellenar das: Auto rellena segn das laborales y no laborales es decir de lunes
a domingo.
Rellenar das de la semana: Auto rellena solo das laborales es decir de lunes a
viernes.

Para la informacin de tipo texto solo existen series de datos para los das de la
semana y los meses del ao. Si se quieren crear series con otro tipo de
informacin se deben crear listas personalizadas.

Listas personalizadas
Las listas personalizadas son utilizadas para rellenar celdas con informacin de
tipo texto en un orden definido por el usuario. Al realizar la instalacin de Excel se
guardan listas con los das de la semana y los meses del ao pero tambin
permite crear nuevas listas segn las necesidades del usuario.
Las listas personalizadas se guardan en la aplicacin, luego pueden ser utilizadas
en cualquier libro

47

Crear listas personalizadas


Para crear una lista personalizada se deben tener en cuenta los siguientes pasos.
1. Activar el Men Archivo.
2. Seleccionar del men Opciones
3. Seleccionar la categora Avanzadas
4. En el panel derecho de la ventana dar clic en el botn Modificar listas
personalizadas que se encuentra en el extremo inferior del panel.
5. Clic en Aceptar.

Se abre la caja de dilogo Listas personalizadas. En el panel izquierdo se muestra


el listado de listas existentes en Microsoft Excel.
6. Seleccionar la opcin Nueva lista del panel Izquierdo.
7. En el panel derecho escribir la informacin que se quieren como serie de
datos, uno debajo del otro o separados por coma.
8. Dar clic en el botn Agregar para que la informacin pase al panel
izquierdo.
9. Clic en el botn Aceptar.

48

Una vez creada la lista personalizada ingresar en una celda cualquier dato de
la lista, con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vrtice inferior
derecho de la celda, cuando cambie este a una cruz delgada , hacer clic
sostenido arrastrar en la direccin deseada.

49

Administracin de hojas de clculo


Trabajar con hojas de clculo
Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojas
nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, Protegerlas y darles un
color de etiqueta como lo muestra para dar una vista diferente.
Para realizar cada una de estas acciones, se deben seguir los siguientes pasos:
Insertar hojas
Se pueden insertar hojas de varias formas. Por la cinta de opciones, con el men
contextual o con el botn Insertar Hoja de clculo.
Desde la cinta de opciones
1. Seleccionar la ficha Inicio
2. En el grupo Celdas seleccionar la opcin Insertar
3. Seleccionar la opcin Insertar hoja
1

Con el Men contextual


1.
2.
3.
4.

50

Sobre la etiqueta de la hoja de clculo, hacer clic derecho del Mouse.


Hacer clic en insertar.
En la pestaa general, hacer clic en hoja de clculo.
Hacer clic en aceptar.

Botn Insertar hoja de clculo


1. Dar clic en el botn Insertar hoja de clculo que se encuentra a la derecha
Mayusc
de las etiquetas de las hojas o presionar el mtodo abreviado
+
F11
1

Eliminar hojas
Desde la cinta de opciones
1. Seleccionar la ficha Inicio
2. En el grupo Celdas seleccionar la opcin Eliminar
3. Seleccionar la opcin Eliminar hoja

Con el Men contextual


1. Sobre la etiqueta de la hoja de clculo, hacer clic derecho del Mouse.
2. Hacer clic en Eliminar.

51

3. Si la hoja de clculo contiene informacin se presentar un mensaje de


confirmacin. Clic en Eliminar

Cambiar nombre hoja


Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello,
se hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

Mover hojas
Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo se debe:
1. Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja que se quiere mover
2. Arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecer un tringulo
que indica dnde se va a insertar la hoja.Una vez en la posicin deseada,
se suelta el botn del ratn, con lo cual la hoja se mover a la nueva
posicin.

Se puede mover ms de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrndolas a


la posicin deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la
nueva posicin sern insertadas una al lado de la otra. Tener en cuenta los
siguientes pasos:

52

1. Seleccionar varias hojas manteniendo la tecla <Ctrl> clic derecho del Mouse
sobre la etiqueta y seleccionar mover o copiar.
2. Seleccionar de la caja de dilogo mover o copiar El libro al que se movern
las hojas. Definir en qu posicin del libro se mover seleccionando la hoja en
el listado de a ventana Antes de la hoja haciendo clic a donde se desee
mover.
3. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Nota: Si se quieren copiar hojas se siguen los mismos pasos activando la casilla
de verificacin

Ocultar hojas
Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma:
1. Si se quiere ocultar una hoja, hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta
de la hoja que se desee ocultar, pero si se quieren ocultar varias hojas
simultneamente se deben seleccionar (oprimiendo la tecla <Ctrl> mantenido)
todas las hojas a ocultar y hacer clic con el botn derecho del Mouse.
2. En el men contextual, seleccionar Ocultar.

53

Desde la cinta de opciones tambin podemos ocultar hojas.


1. Seleccionar la hoja o las hojas a ocultar.
2. Dar activar la ficha inicio.
3. En el grupo celdas, dar clic a la lista desplegable de la opcin Formato.
4. En el grupo visibilidad seleccionar la opcin Ocultar y mostrar.
5. Dar clic en la opcin Ocultar.
6. Hoja.

Mostrar hojas
Al ocultar hojas se activa la opcin Mostrar hoja. Se pueden mostrar todas las
hojas de un libro, una a una y no de forma simultnea. Para realizarlo se deben
seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la ficha inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botn
formato.
3. Del Men desplegable seleccionar ocultar y mostrar, del grupo Visibilidad
4. l mostrar un submen, hacer clic sobre la opcin mostrar hoja.
5. Se activa una caja de dilogo Mostar, seleccionar la hoja que se quiere
mostrar
54

6. Hacer clic en Aceptar.


Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las
etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.

Otra forma de seleccionar una hoja de clculo es oprimir las teclas


<Ctrl> + <Shift>+<Barra espaciadora>
Color de etiqueta
Se puede aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla <Ctrl>
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.
2. Seleccionar del men contextual color de etiqueta y seleccionar el color de la
paleta de colores.

55

Desde la cinta de opciones:


1. Hacer clic en la ficha de inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botn
formato.
3. Del Men desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrar un
submen, hacer clic sobre un color de ellos.
Cambiar el Alto de la fila
Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del Mouse o por
el grupo celdas.
1. Seleccionar las filas a las que se les modificar el alto.

2. En la ficha de inicio,
3. Grupo celdas, hacer clic sobre el botn formato,
4. Aparecer un men desplegable, seleccionar alto de la fila.
5. En la caja de dilogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor
correspondiente.

56

Ancho de columna
1.
2.
3.
4.
5.

Seleccionar las filas a las que se les modificar el alto.


En la ficha de inicio.
Grupo celdas, hacer clic sobre el botn formato,
Aparecer un men desplegable, seleccionar alto de la fila.
En la caja de dilogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor
correspondiente.

Ocultar filas
1. Seleccionar las filas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar filas continuas
o discontinuas. Para seleccionar filas discontinuas se debe hacer la seleccin
de la primera fila, presionar la tecla <Ctrl> y seleccionar las otras filas.
2. Activar la ficha de inicio
57

3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botn formato.


4. En el men, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar filas.

Ocultar columnas
1. Seleccionar las columnas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar columnas
continuas o discontinuas. Para seleccionar columnas discontinuas se debe
hacer la seleccin de la primera columna, presionar la tecla <Ctrl> y
seleccionar las otras columnas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botn formato.
4. En el men, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar columnas.

Existen mtodos abreviados para la administracin de la hoja de clculo as:

58

Ocultar columnas
1. Seleccionar la o las columnas a ocultar
2. <CTRL> + 0
Ocultar filas
1. Seleccionar la o las filas a ocultar
2. <CTRL> + 9
Mostrar columnas
1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.
2. <CTRL> + May + )
Mostrar filas
1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.
2. <CTRL> + May + (

Manejo de archivos
Abrir
Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo
original para su modificacin, abrir una copia o abrir el archivo en modo de slo
lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre.
Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Activar el men Archivo
2. Seleccionar la opcin Abrir
3. Se abre la caja de dilogo Abrir. Seleccionar del panel izquierdo la
ubicacin del archivo. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:, Red,
Documentos, etc.
4. Seleccionar la carpeta si el archivo est dentro de una carpeta especfica y
abrirla con doble clic.
5. Seleccionar el archivo que se quiere abrir
6. Clic al botn Abrir.
59

Nota: Se puede mostrar el cuadro de dilogo abrir oprimiendo las teclas <Ctrl>
+A
Descripcin caja de dialogo Abrir

60

1. Atrs: Est activo si se ha cambiado de carpeta de bsqueda permitiendo


ir a la anterior.
2. Adelante: Est activo solo si se ha utilizado el botn atrs y permite volver
a la carpeta de bsqueda siguiente.
3. Ruta: Permite ver la ubicacin actual o cambiar de ubicacin.
4. Filtro de bsqueda: Permite buscar el listado de los archivos o carpetas
segn una cadena de caracteres.
5. Panel de navegacin: Permite seleccionar posiciones especficas del Pc
activando as otra ruta de archivos.
6. Panel de contenido: muestra el listado de archivos y carpetas segn la
carpeta o unidad de disco seleccionada en el panel de navegacin.
Tambin puede mostrar el listado de archivos o carpetas especificados en
la bsqueda.
7. Nombre del archivo: Aqu se puede escribir el nombre del archivo,
despus de indicar su ubicacin en la unidad de disco. Al seleccionar un
archivo del panel de contenido se muestra en esta caja de texto.
8. Todos los archivos de Excel: Esta opcin despliega una lista de los tipos
de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el deseado y
automticamente mostrar los archivos que existen de ese tipo.

9. Herramientas: Permite conectarse a unidades de red, o de sitios web


para usarlo como almacn de informacin.

61

10. Abrir: Este botn permite abrir el libro seleccionado.

11. Cancelar: Cierra la caja de dilogo Abrir.

Nueva carpeta
el que se est ubicado.

Crea una carpeta o un directorio nuevo en el lugar en

Vistas: Permite ver el listado de archivos y carpetas del panel de contenido de


varias maneras.

Panel Vista previa:


permite activar o desactivar el panel de vista previa
permitiendo ver el contenido del archivo seleccionado.

Cerrar Libros

62

Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por ltima vez y no se
desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningn contratiempo. Es
recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar ms, ya que si
permanece abierto se puede desaprovechar memoria innecesariamente.

Guardar
Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarn los formatos
y las caractersticas exclusivas de Microsoft Office Excel 2010; De forma
predeterminada, algunos formatos de archivo guardan nicamente la hoja activa y
algunos formatos de archivo (como el formato de pgina Web) guardan todas las
hojas de clculo del libro. Si se desea guardar slo hojas de clculo especficas,
se puede ocultar las hojas de clculo que no se desean guardar.
Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Activar el men Archivo
2. Seleccionar la opcin Guardar
3. Se abre la caja de dilogo Guardar. Seleccionar en el panel izquierdo la
carpeta en donde se va a guardar. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:,
Red, Documentos, etc. Seleccionar la carpeta especfica en la que se
guardar el archivo. Seleccionarla del panel de contenido.
4. Dar nombre al archivo
5. Definir el tipo de archivo con el que se quiere guardar. La opcin
predeterminada Libro Excel lo guardar en la versin 2010.
6. Clic al botn Guardar.

63

Mejorar la presentacin con formatos


Formatos
En la cinta de opciones en la ficha inicio existen 3 grupos orientados
exclusivamente para darle formato a un conjunto de celdas seleccionadas el
grupo Fuente, Alineacin y Nmero.
Una caracterstica de Excel 2010 es la vista previa de los formatos sobre la hoja
de clculo. A medida que vamos por las distintas opciones de formato sugeridos
en la herramienta se va mostrando en la hoja de clculo. Los formatos se pueden
aplicar antes o despus de ingresar la informacin.
Grupo Fuente

1. Fuente
2. Tamao de fuente
64

3. Aumentar tamao
4. Disminuir tamao
5. Negrita
6. Cursiva
7. Subrayado
8. Bordes
9. Color de relleno
10.
Color de fuente

Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las que
se les va a aplicar. Se mostrarn algunos ejemplos prcticos para asignar
formatos.
Fuente

Se puede cambiar el estilo de la letra en el rango de celdas o palabras


seleccionadas.
1. Seleccionar las celdas a las que se le quiere cambiar el estilo de la letra
2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo fuente, seleccionar flecha desplegable del botn fuente Calibri
4. Seleccionar de la lista el estilo de la letra.

65

A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse


exactamente en el borde inferior del botn fuente con un clic sostenido izquierdo
puede variar el tamao de ese desplegable.

Tamao de fuente
Se puede Cambiar el tamao de la letra, en el rango de celdas o palabras
seleccionadas:
1.
2.
3.
4.

Seleccionar las celdas a las que se les cambiar el tamao de la letra


Hacer clic en la ficha de inicio
En el grupo fuente, seleccionar la flecha desplegable tamao de fuente.
Seleccionar de la lista el tamao deseado.

A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse


exactamente en el borde inferior del botn tamao de fuente con un clic sostenido
izquierdo puede variar el tamao de ese desplegable.

66

Aumentar o disminuir tamao de la fuente

Aumentar el tamao de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos, mostrando el


tamao que se desea. Ejemplo:
1. Seleccionar las celdas a las que se quiere cambiar el tamao de la fuente.
2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo fuente, de nuevo hacer doble clic en el botn Aumentar tamao
de la fuente
4. Hacer clic en el botn Disminuir tamao de la fuente

67

Color de fuente
El color de la fuente en Excel 2010 al igual que el color de relleno basta con pasar
el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores, y
automticamente lo actualiza en la seleccin. Ejemplo:
1. De nuevo Seleccionar las celdas a las que se les modificar el color.
2. Clic en la ficha de inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botn color de fuente
y dar clic en la
lista desplegable.
4. Esperar que despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero del
Mouse lentamente por una fila de colores. Se mostrar la vista previa en la
hoja de clculo segn el color. Seleccionar el color deseado.

Negrilla, Cursiva y Subrayado

Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos


seleccionados. Ejemplo:
1. Seleccionarlas celdas a quienes se aplicar el formato.
68

2. Hacer clic en la ficha de inicio, en el grupo fuente, hacer clic sobre los botones:
Negrilla
Cursiva
Subrayado
Tambin se pueden realizar utilizando los mtodos abreviados:
Negrilla
Cursiva
Subrayado

<ctrl> + <N>
<ctrl> + <K>
<ctrl> +<S>

Bordes

En la lista desplegable de bordes aparece una serie de modelos que se aplicarn


a las celdas seleccionadas.
1. Seleccionar Las celdas a las que se les quiere aplicar borde.
2. Activar la ficha inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botn bordes y activar la lista desplegable.
4. Seleccionar el modelo de bordes segn el modelo deseado.

69

Es posible dibujar los bordes. Dibujar bordes, permite al usuario la rapidez de


aplicar bordes en un rango de celdas.
Dibujar cuadrculas de borde
1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botn bordes.
2. Abrir la flecha desplegable, seleccionar el estilo y grosor de la lnea.
3. En las mismas opciones de borde hacer clic en la opcin dibujar cuadrcula de
borde.
4. El puntero del Mouse cambia a un lpiz, seleccionar un rango de celdas
5. Oprimir la tecla <Esc> para deshabilitar el modo lpiz de la hoja de clculo.
Con la opcin dibujar borde solo se dibuja un borde externo.
Para aplicar diferentes estilos de bordes, se deben seguir los siguientes pasos:
1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botn bordes.
2. Desplegar la flecha desplegable y hacer clic en dibujar estilo de la lnea.
3. El puntero del Mouse cambia a un lpiz, de nuevo seleccionar un rango de
celdas.
4. Oprimir la tecla <Esc> para deshabilitar el modo lpiz de la hoja de clculo.
Color de relleno
70

El color de relleno en Excel 2010 a diferencia de las versiones anteriores, aplicaba


el color despus de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar el puntero del
Mouse por cualquier color en la paleta de colores.
1.
2.
3.
4.

Seleccionar Las celdas a las que se aplicar el color de relleno.


Activar la ficha inicio.
En el grupo fuente, dar clic en la lista desplegable del botn color de relleno.
En la paleta de colores desplazar el puntero del Mouse lentamente por una fila
de colores. Seleccionar el color deseado como color de fondo.

Se puede agregar este botn

a la barra de herramientas de acceso rpido


dando un clic derecho del Mouse sobre l.

Grupo Alineacin

71

1.
2.
3.
4.

Alinear en la parte superior


Alinear en el medio
Alinear en la parte inferior
Orientacin

5.
6.
7.
8.
9.

Alinear texto a la izquierda


Alinear texto a la derecha
Alinear texto a la derecha
Disminuir sangra
Aumentar sangra

10.

Ajustar texto

11.

Combinar y centrar

Alineacin con respecto al alto de la fila.

Alineacin con respecto al ancho de la


columna
Formatos utilizados en informacin
alineada a la izquierda. Aumenta o
disminuye el espacio entre el borde de la
celda y el texto

Convierte un conjunto de celdas

Alineacin de texto
La alineacin de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustndolo en la celda:

Seleccionar las celdas a las que se les quiere cambiar la alineacin.


Hacer clic sobre la ficha inicio
En el grupo alineacin, seleccionar el botn correspondiente alinear en el
medio

En la misma ficha de inicio, grupo alineacin, botn centrar

La alineacin se puede realizar de la siguiente forma:


Alinear en la parte superior

72

coloca el texto en la parte superior de la celda

Alinear en el medio

coloca el texto en la parte central de la celda

Alinear en la parte Inferior

coloca el texto en la parte inferior de la celda

Alinear el texto a la izquierda

Desplaza el texto hacia la izquierda de la celda

centrar

Desplaza el texto hacia el centro de la celda

Alinear el texto a la derecha

Desplaza el texto hacia la derecha de la celda

Ajuste de texto

Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la celda al ancho de


columna y al alto de la celda. Ejemplo:
1. Seleccionar la celda que se quiere ajustar.
2. Hacer clic en la ficha de inicio.
3. En el grupo alineacin, dar clic en el botn ajustar texto.

73

Se observa que ahora el texto se adapta a lo alto y a lo ancho de la celda dando


una mejor apariencia a la informacin que se adapta a la base de datos:
Otra forma de realizarlo es con las teclas <Alt> + <Enter>
Combinar y centrar
Es un botn de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas formando una
sola celda con mayor tamao y centrando el contenido.
1. Seleccionar las celdas que se quieren combinar y centrar.
2. Hacer clic en la ficha de inicio.
3. En el grupo alineacin, dar clic en el botn Combinar y centrar.

Ejemplo:
1. Ubicarse en la celda A1
2. Oprimir los botones <Shift> + <Barra espaciadora> (para Seleccionar una fila)
3. Oprimir los botones <Ctrl> + <+> (para insertar una fila)
74

4. De nuevo ubicarse en la celda a1, escribir Lista de contactos


5. Seleccionar las celdas A1:H1
6. En la flecha Inicio, grupo alineacin, hacer clic sobre el botn combinar y
centrar.

Grupo nmero

Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje, moneda,


fecha y hora etc.
Formato de moneda
1. Seleccionar el rango de celdas a las que se le asignar el formato moneda.
2. Hacer clic en la ficha Inicio.
3. En el grupo Nmero, dar clic en el botn Combinar y centrar.
4. En la ficha de inicio, grupo nmero, hacer clic sobre el botn
nmero, seleccionar moneda.

75

formato

Estilo millares, aumentar reducir decimales


Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:
1. Seleccionar el rango de celdas a las que se les aplicar el formato Millares.
2. En la ficha de inicio.
3. En el grupo nmero, hacer clic sobre el botn estilo millares.
4. Hacer tantos clic sobre el botn aumentar decimales
quiera
5. Hacer tantos clic sobre el botn reducir decimales
quiera.

76

como decimales

como decimales

Vista Preliminar, Configuracin e Impresin


Antes de imprimir un documento hay que establecer una serie elementos que
afectan la presentacin de las hojas impresas. La versin de Excel 2010 ha
incluido en una sola pantalla la posibilidad de Configurar la pgina, la vista
preliminar y la impresin.
Para activar las opciones de impresin se puede realizar de dos maneras.
1. En el men Archivo se escoge la opcin Imprimir.
2. Mediante el teclado utilizando la combinacin de las teclas <Ctrl> + <P>

77

1. La seccin impresin permite definir qu es lo que se quiere imprimir, si


todo el libro o si alguna parte de l, como hojas, celdas, etc.
2. La Configuracin de pginas. Permite establecer las hojas a imprimir,
seleccionando de la lista si se imprimir todo el libro, las hojas activas o
una seleccin de celdas. Adems permite establecer el tamao de papel, la
orientacin, escalar la impresin para ajustar el contenido de hojas de
clculo optimizando as la presentacin de las tablas al ser impresas.
3. La vista preliminar muestra a la derecha de la ventana cmo quedara la
impresin con esas caractersticas en la configuracin de pgina.
Microsoft Excel tiene 3 formas bsicas de visualizar una hoja de clculo. La vista
normal, la vista de diseo de pgina y la vista de salto de pgina. Para 9cambiar
de vista se puede activar el botn de la parte inferior derecha de la ventana.

1. Vista Normal: Es la vista predeterminada. Permite ver el contenido de la


hoja es un solo espacio de trabajo.
78

2. Vista Diseo de pgina: esta vista permite ver los saltos de pgina, los
mrgenes, los encabezados y pie de pgina controlando as los espacios
de trabajo.
3. Vista Salto de pgina: Permite ver los saltos de pgina pero tambin
ajustarlos segn las necesidades del usuario.

La Vista Diseo de pgina muestra el espacio que se ha determinado en todos


los mrgenes, permitiendo su modificacin rpida desde all. As, podemos ver
que existen varias maneras de modificar los mrgenes de una manera muy
eficiente.

79

De la misma manera permite la creacin de los encabezados y pies de pgina


activando la seccin con un solo clic.
Nota: Las reglas se pueden ocultar desactivando la casilla de verificacin Regla
que se encuentra en el grupo mostrar u ocultar de la ficha Vista.

Ficha Diseo de pgina


En esta ficha podemos Configurar pgina, Ajustar rea de impresin y mostrar la
hoja o la impresin de formas diferentes. A continuacin se detallarn estas
opciones de la ficha.
Grupo Configurar pgina
En este grupo se podr modificar las mrgenes, la orientacin del papel, el
tamao el rea de impresin saltos, fondos, imprimir ttulos.
El comando mrgenes permite establecer unas mrgenes sugeridas por el
sistema simplemente con dar clic en el comando se mostrarn varios estilos con
las medidas correspondientes.

80

Si las mrgenes no corresponden a las necesidades del usuario se pueden


personalizar dando clic al botn mrgenes personalizadas. Se abre una caja de
dilogo para establecer el margen que cubra necesidades especficas.

81

Basta con aumentar el valor para cada margen escribindolo en el cuadro de


texto correspondiente o bien aumentar lo o disminuirlo dando clic en las flechas
dirigidas hacia arriba (para aumentar) o hacia abajo (para disminuir) el tamao del
margen.
Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, Microsoft 2010 permite indicar a
cuantos centmetros del borde del papel quiere mostrarse con las opciones
margen de encabezado y margen de pe de pgina.
Para centrar la impresin horizontal y verticalmente con respecto a la hoja se
puede hacer automticamente activando la casilla de verificacin Centrar en la
pgina horizontalmente y verticalmente.
Como vemos, hay varias maneras de establecer los mrgenes en una hoja de
clculo.
1. Activar la ficha Diseo de pgina.
2. En la vista Diseo de pgina, ubicar el puntero del mouse en el borde del
margen a cambiar hasta que se convierta en una flecha doble, con clic
sostenido definir el tamao.
3. Desde la opcin de Impresin en el Men Archivo.

El comando Orientacin permite establecer la orientacin del papel


seleccionando de la lista si es vertical u horizontal como se muestra en la imagen.

El comando Tamao permite definir el tamao de papel en el que se imprimir.


Seleccionar de la lista desplegable o establecer uno personalizado si ninguno de
la lista cumple sus expectativas.

82

rea de impresin permite definir un rango para que slo la seleccin se


imprima. Para esto se debe seleccionar las celdas que se quieren imprimir y luego
dar clic en el comando rea de impresin y luego seleccionar la opcin
Establecer rea de impresin.

Si se quiere eliminar el rea de impresin basta con entrar nuevamente al


comando rea de impresin y seleccionar la opcin Borrar rea de impresin.

83

El comando Saltos, permite realizar saltos de pgina manuales y se insertarn


siempre a la izquierda y encima de la posicin del cursor. Para insertar saltos de
pgina primero se debe ubicar el cursor en la posicin en donde se quiere insertar
la pgina y luego dar clic en el comando Saltos y seleccionar la opcin Insertar
salto de pgina.

Si se quiere quitar el salto de pgina se puede hacer de 2 maneras. Ubicarse en


la celda en la que se insert el salto de pgina (solo borrar el salto de la celda
activa) y dar clic a la opcin Quitar salto de pgina del comando Saltos, o bien
seleccionar la opcin Restablecer todos los saltos de pgina para que vuelvan
las pginas predeterminados.
Fondo permite seleccionar una imagen que mostrar como fondo de la hoja de
clculo. Se repetir la imagen en toda la hoja de clculo. Para agregar un fondo,
Seleccionar el comando Fondo de la ficha Diseo de pgina, y hacer clic sobre
la opcin Agregar Fondo. Buscar luego el archivo, seleccionarlo y clic en
Aceptar.

84

Configuracin de impresin
Existen varias formas de configurar las hojas para ser impresas.
rea de impresin
Esta opcin permite seleccionar un rea para realizar una impresin especfica,
para realizar una nueva impresin primero debe borrar rea de impresin actual y
seguir los pasos siguientes:
1.
2.
3.
4.

Seleccionar el rango de celdas que ser impreso.


Clic en la Ficha Diseo de pgina.
Seleccionar el comando rea de Impresin.
Clic a la opcin Establecer rea de impresin.

El rea de impresin permanece definida en el momento de enviar un trabajo de


impresin al dispositivo seleccionado, y es nica para cada hoja del libro sobre el
cual se est trabajando.
Imprimir ttulos
Si se desea imprimir los ttulos en todas las pginas, filas y/o columnas fijas para
todas las hojas, se debe escribir en el cuadro repetir filas en parte superior las
referencias de dichos ttulos (rango). Si los ttulos se encuentran en la parte
izquierda de la hoja, entonces en la opcin repetir columnas a la izquierda se
marca la columna que se tomar como ttulo o se introduce la referencia de celda.
Si se desea que aparezcan las lneas de divisin de celdas se debe activar la
opcin Lneas de divisin. Si se tiene una impresora a color y se quiere imprimir
en blanco y negro se debe activar la opcin Blanco y Negro, esto permite
mejorar la calidad de impresin. Para que en la impresin aparezcan las notas de
celda (estas aparecen en pginas adicionales) se activa la opcin Comentarios.

85

Si se desea que en la impresin aparezcan los ttulos de filas y columnas se


activa la opcin Encabezados de filas y columnas.
Para reducir el tiempo de impresin se activa la opcin Calidad de borrador. Se
imprimen menos grficos y se suprime la impresin de las lneas de divisin de
celdas.
Si se quiere controlar el orden en que se enumerarn e imprimirn los datos
cuando no caben en una sola pgina se debe indicar el orden a seguir:
Para enumerar e imprimir las pginas en un orden descendente y luego a la
derecha, se debe activar la opcin Abajo, luego hacia la derecha. Si en cambio
se desea enumerar las pginas de izquierda a derecha y luego hacia abajo, se
activa la opcin derecha luego hacia abajo.

86

Frmulas
Crear frmulas
Una frmula permite operar matemticamente entre dos o ms celdas. Para crear
una frmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuacin:

Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

Digitar el signo igual.

Hacer clic al primer valor o componente de la frmula, Excel insertar la


direccin de la celda. Ejemplo: B11.

Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).

Hacer clic al segundo valor o componente de la frmula y pulsar <Enter>.

Al crear frmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:


1. Parntesis ( )
2. Exponencial ^
3. Multiplicacin y divisin *, /
4. Suma y resta +, Nota: Se deben utilizar parntesis para asociar operaciones en caso de construir
una frmula que as lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.
Editar frmula
Para Editar Frmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a
varias Opciones:
Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de funcin <F2>.
Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecer el cursor o puntero de texto
dentro de la celda.
Hacer clic en la barra de frmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botn modificar frmula de la barra de frmulas.
Copiar frmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una
frmula, un valor o texto, se presenta una pequea cruz, que permite copiar la
informacin que contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del
Mouse en la direccin de copiado que se desee, y con clic sostenido se debe
arrastrar hasta donde se quiera llenar. Si se trata de una frmula o funcin que
se puede generar automticamente para un rango de valores con doble clic Excel

87

llenar las celdas con la frmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la
izquierda.
Si por el contrario la frmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar dentro de la
hoja o del archivo se debe realizar esta operacin utilizando la opcin Pegado
especial que se explic anteriormente.
Eliminar frmula
Una frmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una
celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la tecla
<Supr>.
Posiciones relativas y absolutas
Una referencia identifica una celda dentro de una frmula; dicha referencia puede
ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la operacin de
copiar y/o mover.
Posiciones relativas: Forman parte de una frmula y cuando sta es copiada se
ajusta de acuerdo con la nueva posicin, es decir, que la posicin cambia de
acuerdo con la fila o columna en donde se copie. Ejemplo:
Si la celda D1 contiene la frmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la frmula
quedar (B2*C2).
Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda
referenciada dentro de una frmula, no vare en el momento de copiarla. Se
indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del nmero referencial de la
celda. Puede hacerse que sea constante slo la fila, slo la columna o ambos
segn sea el caso.

Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.
(B1*$C1) = Permanece constante slo la columna C en el momento de copiar la
frmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la frmula en forma
horizontal y variando la columna C.
88

En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante, se


presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel inserta en
forma automtica el signo $ para fijar completamente la columna y la fila. Debe
presionarse varias veces si se desea convertir slo la fila o slo la columna en
constante.
Ejemplo:
En la figura se puede observar un tpico caso del uso de referencias absolutas y
relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda F8, para calcular el valor
del Descuento (columna F), se debe multiplicar el total (columna E).
Ubicar el puntero del mouse en el extremo inferior derecho de la celda F8 y dar
clic sostenido hacia abajo para hallar el descuento de todas las ventas.
La celda E8 por ser relativa variar de celda en celda al ser copiada, de manera
que mostrar el total de cada producto vendido. La celda $B$5 por ser absoluta
permanecer constante al ser copiada.

En la celda F8 se puede crear una frmula as: =F4*B1. Sin embargo, al copiar
esta frmula la celda G5, tendr la frmula =F5*B2, la frmula cambiar las
posiciones. Si se analiza, la posicin G5 corresponde al subtotal y B2 est en
blanco. Entonces es necesario mantener absoluta la celda del % IVA, para que al
copiar la frmula todos los subtotales se multipliquen por B1.
89

90

MDULO 2
Estructura de datos
Conceptos bsicos de bases de datos
Las bases de datos permiten organizar, administrar y recuperar informacin. Al
crear una base de datos se deben seguir las instrucciones:
Componentes de las bases de datos
Campo: Cada columna de una base de datos es un campo individual y
cada una de las celdas de una columna es un campo. Los elementos de un
campo pueden ser texto, nmeros, fechas, frmulas o funciones.
Registro: Es una fila individual de una base de datos.
Nombre de campo: Es un nombre que identifica los datos guardados en
l. La fila superior de una base de datos debe contener los nombres de
campo, cada columna debe tener un nombre de campo.
Campo calculado: Corresponde a los campos que contienen frmulas o
funciones Estas son algunas consideraciones a tener cuando se elabora
una base de datos
Tamao de la base de datos: Puede ocupar toda la hoja de clculo.
Ubicacin de los nombres de los campos: La primera fila deber
contener los nombres de los campos o tambin se denominan
Encabezados de columnas.
Valores permitidos en los nombres de los campos: Deben ser valores
de tipo texto.
Longitud de nombre de campo: Pueden contener un mximo de 255
caracteres.
Registros: Cada registro deber tener los mismos campos, pero no es
necesario insertar datos en cada campo.

91

Uso de Maysculas: Se puede usar maysculas o minsculas y cualquier


tipo de formato.
De esta forma se identifican las bases de datos en hojas de clculo y
posteriormente en programas para bases de datos.

Para el manejo de Base de Datos es necesario tener en cuenta varios factores y


parmetros que influyen en el momento de realizar operaciones entre ellas.
Los problemas ms comunes que podemos encontrar en una base de datos son:

Espacios en los nombres de los campos.


Los datos de los campos no son uniformes y/o contienen espacios.
Los tipos de datos (fecha, nmeros, textos) no son uniformes.
Celdas combinadas.
Campos repetidos.

Cuando hablamos de los tipos de datos encontramos que dentro de una hoja de
clculo se pueden manejas datos de tipo nmero, texto, fecha y hora.
92

La mayora de tipo de datos depende de la configuracin de cada mquina, es


decir los tipos de datos numricos cuando se manejan decimales, depende del
separador de lista que este en la configuracin de la mquina que puede ser
coma o punto y coma. Esta configuracin se puede personalizar desde el panel
de control, configuracin regional y personalizar.

En esta ventana es posible establecer el formato de fecha que se empleara y este


cambio se ver reflejado en programas como Excel.

93

Al hacer clic en configuracin adicional aparece una caja de dilogo que permite
establecer las opciones para los tipos de datos numricos, como por ejemplo el
separador de lista, el smbolo decimal y el formato de nmeros negativos entre
otros.

94

Tipo de Dato Numrico: Es importante tener en cuenta que los datos


numricos cuando se ingresan a Excel, estos deben quedar alineados a la
derecha, es decir si se ingresa 0,5 en una celda y este queda hacia la
izquierda de la celda, significa que el numero lo est tomando como texto y
no funcionar para operaciones matemticas, para esto es mejor siempre
utilizar el punto del teclado numrico el cual est configurado como
nmero. Recuerde que puede ser coma (,) o punto (.), recuerde tambin
que los nmeros se ingresan en Excel sin puntos ni comas para separar
millares a no ser que se necesiten los decimales.
Tipo de Dato Fecha/hora: Las fechas enExcelse deben ingresar da, mes
y ao, teniendo en cuenta que esto puede variar dependiendo de la
configuracin regional, mencionada anteriormente. Las fechas dentro de
las funciones como la funcin Si es necesario digitarlas dentro de la funcin
fecha, es decir se debe digitar =fecha(ao;mes;da) pero si las fechas las
vamos a utilizar para operaciones matemticas interactuando entre las
celdas no es necesario ingresarlas como funcin. Cuando se ingresan las
fechas o las horas dentro de una celda de Excel estas tambin deben
quedar alineadas a la derecha, de lo contrario no se podrn operar con
ellas; si se necesita restar dos fechas es necesarias ingresarlas entre
comillas ejemplo en la celda C8 est escrito 02/02/2010 y necesitamos
95

saber cuntos das hay de diferencia entre el 1 de Julio del 2010 y la fecha
de la celda C8, se debe digitar entre de lo contrario el signo / lo toma
como dividido Ejemplo ="01/07/2010"-C8.

Crear frmulas
Una frmula permite operar matemticamente entre dos o ms celdas. Para crear
una frmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuacin:
Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

Digitar el signo igual.

Hacer clic al primer valor o componente de la frmula, Excel insertar la


direccin de la celda. Ejemplo: B11.

Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).

Hacer clic al segundo valor o componente de la frmula y pulsar <ENTER>.

Al crear frmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:


Parntesis ( )
Exponencial ^
Multiplicacin y divisin *, /
Suma y resta +, Nota: Se deben utilizar parntesis para asociar operaciones en caso de construir
una frmula que as lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.
Editar frmula
Para Editar Frmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a
varias Opciones:
Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de funcin <F2>.
Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecer el cursor o puntero de texto
dentro de la celda.
Hacer clic en la barra de frmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botn modificar frmula de la barra de frmulas.
Copiar frmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una
frmula, un valor o texto, se presenta una pequea cruz, que permite copiar la
informacin que contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del
Mouse en la direccin de copiado que se desee, y con clic sostenido se debe
96

arrastrar hasta donde se quiera llenar. Si se trata de una frmula o funcin que se
puede generar automticamente para un rango de valores con doble clic Excel
llenar las celdas con la frmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la
izquierda.
Si por el contrario la frmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar dentro de la
hoja o del archivo se debe realizar esta operacin utilizando la opcin Pegado
especial que se explic anteriormente.
Eliminar frmula
Una frmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una
celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la tecla
<Supr>.
Posiciones relativas y absolutas
Una referencia identifica una celda dentro de una frmula; dicha referencia puede
ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la operacin de
copiar y/o mover.
Posiciones relativas: Forman parte de una frmula y cuando sta es copiada se
ajusta de acuerdo con la nueva posicin, es decir, que la posicin cambia de
acuerdo con la fila o columna en donde se copie. Ejemplo:
Si la celda D1 contiene la frmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la frmula
quedar (B2*C2).
Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda
referenciada dentro de una frmula, no vare en el momento de copiarla. Se
indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del nmero referencial de la
celda. Puede hacerse que sea constante slo la fila, slo la columna o ambos
segn sea el caso.
Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.
(B1*$C1) = Permanece constante slo la columna C en el momento de copiar la
frmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la frmula en forma
horizontal y variando la columna C.
En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante, se
presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel inserta en
forma automtica el signo $ para fijar completamente la columna y la fila. Debe
97

presionarse varias veces si se desea convertir slo la fila o slo la columna en


constante.
Ejemplo:
En la figura se puede observar un tpico caso del uso de referencias absolutas y
relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda g4, para calcular el valor
IVA (columna G), se debe multiplicar el total (columna F) por el % IVA (celda B1).

En la celda G4 se puede crear una frmula as: =F4*B1. Sin embargo, al copiar
esta frmula la celda G5, tendr la frmula =F5*B2, la frmula cambiar las
posiciones. Si se analiza, la posicin G5 corresponde al subtotal y B2 est en
blanco. Entonces es necesario mantener absoluta la celda del % IVA, para que al
copiar la frmula todos los subtotales se multipliquen por B1.
Operaciones Matemticas:
En Excel es posible trabajar operaciones bsicas como son sumas, restas,
multiplicaciones y divisiones, operaciones entre celdas, por ejemplo al sumar:
A1+A2+A3-A4 y el resultado es 19.
Cuando se trabajan operaciones bsicas entre celdas es necesario tener cuidado
con el uso de parntesis es decir si necesitamos sumar y restar entre celdas el
uso o no de parntesis no afectara la formula pero entre multiplicaciones y
divisiones debemos tener cuidado en usarlos o sino la formula nos dar un valor
que no corresponde al real.
Por ejemplo al sumar A1+A2+A3 Y dividirlo por A4 el resultado es 21.8

98

Pero al hacer la misma operacin pero encerrando entre parntesis la suma el


resultado es 2.9

En el primer caso la celda A4 est dividiendo solamente el ultimo valor es decir la


ltima celda seleccionada en este caso A4, en el segundo ejemplo al encerrar
entre parntesis la suma de las tres celdas obliga a que internamente se realice la
suma y el resultado completo de esa operacin la divida entre 10 que es el valor
que se encuentra en la celda A4.
Tambin es posible realizar estas operaciones o las funciones entre hojas o entre
libros hay que tener en cuenta que cualquier cambio que se haga en las celdas
dependientes este se ve reflejado automticamente en las celdas resultado que
dependan de ella.
Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en la celda A1 de la Hoja1
+ el valor de la celda E5 de la Hoja2 y este resultado se ubicara en la celda B2 de
la Hoja3. La sintaxis de la formula queda:

Operaciones entre libros:


Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en Libro1 de la celda A1 de
la Hoja1 + el valor del Libro2 de la celda E5 de la Hoja2 y este resultado se
ubicara en la celda B2 de la Hoja3. La sintaxis de la formula queda:

99

Funciones
Una funcin consiste en el desarrollo de frmulas abreviadas que posee Excel
para solucionar aplicaciones de orden estadstico, financiero, matemtico, lgico,
de bsqueda, etc.
La funcin permite al usuario obtener resultados con slo definir parmetros en la
misma.
Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o utilizar las
bibliotecas comunes, que se encuentran en la ficha formulas.

Bibliotecas Comunes
Con las bibliotecas el usuario puede utilizar la funcin requerida en una forma fcil
y con la posibilidad de detectar errores. En l se encuentra un gran nmero de
funciones organizadas por categoras: Insertar Funcin, Autosuma, Recientes,
Financieras, Lgicas, Texto, fecha y hora, Bsquedas y referencias, Matemticas
y trigonomtricas y ms funciones.
Cada categora presenta una lista con las funciones relacionadas a ese tema, al
ubicar o desplazar el mouse sobre cada una de ellas muestra la sintaxis y una
pequea definicin o ayuda de lo que realiza esa funcin, en el momento de
detectar cual es la funcin que necesitamos o nos sirve para desarrollar n
planteamiento hacemos clic en ella para que abra una caja de dialogo solicitando
los parmetros para utilizar esa funcin.
Por ejemplo en este caso seleccionamos de las bibliotecas de funciones la
categora Lgicas y la funcin si, al ubicarnos encima de esta nos presenta la
sintaxis que se debe emplear y la definicin de la funcin lgica si, al hacer clic
sobre ella, aparecer una ventana pequea solicitando los valores para cada
parmetro y as completar la funcin de acuerdo a lo que se necesite.

100

El botn Insertar Funcin


funciones de Excel.

101

abre una caja de dialogo que contiene las

En esta caja de dialogo es posible buscar una funcin o seleccionar una


categora, en la parte inferior de la ventana donde muestra la sintaxis y la
definicin de la funcin.
Otra manera de acceder a las funciones es haciendo clic en el icono de Insertar
funcin que se encuentra en la barra de funciones
clic aparece la misma caja de dialogo mencionada anteriormente.

102

y al hacer

Caja de dilogo Insertar Funcin


Categora de la funcin
Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles. Si
selecciona Todas en el cuadro Categoras de funciones, se presentar una lista
de todas las funciones disponibles. Si se selecciona cualquier otra categora, se
presentarn slo aquellas que pertenecen a la misma.
Las funciones personalizadas que se definan se incluirn bajo sus categoras
asignadas, o en la categora Definidas por el usuario si no se asignan otras
categoras.
Nombre de la funcin
Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que estn
disponibles en la categora seleccionada. As mismo, enumera las funciones de
macros incorporadas y personalizadas si una hoja de macros est activa. El rea
de presentacin describe la funcin seleccionada.

103

Aceptar: Al aceptar la funcin seleccionada se activa la ventana correspondiente


al siguiente paso que consiste en establecer los parmetros o argumentos de la
funcin.
Cancelar: Cierra el cuadro de dilogo Asistente para funciones sin realizar
ninguna introduccin en la barra de frmulas ni en la celda seleccionada.

Este cuadro de dilogo cambia de acuerdo con la funcin que se seleccione en el


paso anterior. Cada lnea de argumento tiene al lado derecho un botn
que
permite ocultar temporalmente la ventana de la funcin para seleccionar el valor
correspondiente si ste se encuentra en la hoja de clculo.
Despus de haber introducido los valores para cada uno de los argumentos
requeridos, el valor calculado para la funcin aparece al final de los argumentos
de la funcin en la lnea Resultado de la Frmula =.
Escribir funciones directamente en la celda
Para escribir una funcin en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda donde se
desea obtener el resultado, a continuacin se escribe el nombre de la funcin
anteponiendo el carcter =, y entre parntesis se escriben los parmetros
respectivos separados por coma.
=funcin(parmetro1,parmetro2,parmetro n)
ENTERO: Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
El parmetro de la funcin es:
104

=ENTERO(nmero)
PRODUCTO: Multiplica todos los nmeros que son argumentos y devuelve
el producto.
=PRODUCTO(nmero1,nmero2...)
Ejemplo:

FORMULA
=PROMEDIO(C2:C6)

RESULTADO
4,2

=ENTERO(PROMEDIO(C2:C6)

EL PROMEDIO ES
DE 4,2
REDONDEA EL
PROMEDIO A 4

SUMAR.SI: Suma un conjunto de valores de acuerdo a la condicin


especificada.
PROMEDIO.SI: Promedia un conjunto de valores de acuerdo a la condicin
especificada.
Los parmetros de estas dos funciones son los mismos.
=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango de la suma)
=PROMEDIO.SI(Rango;Criterio;Rango del promedio)
Rango: Seleccionar el rango de celdas que se evaluarn. (Rango del
criterio).
Criterio: Definir la condicin para determinar qu celdas se sumarn. Los
criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si incluyen
operadores de comparacin.

105

Rango de la suma: Definir el rango de celdas que se sumarn. Si se omite


este parmetro quiere decir que el rango del criterio ser el mismo rango
de la suma.
Rango del promedio: Definir el rango de celdas que se promediarn. Si se
omite este parmetro quiere decir que el rango del criterio ser el mismo
rango del promedio.
Ejemplo 1

Por ejemplo, se necesita sumar los totales de las cantidades mayores a 4, la


frmula que se debe ingresar es:
=SUMAR.SI(C2:C6;">4";D2:D6) y el resultado es 245.000
Si se necesita el promedio de los totales cuyas cantidades sean mayores a 4 la
frmula que se debe ingresar es:
=PROMEDIO.SI(C2:C6;">4";D2:D6) y el resultado es: 122.500
CONTAR.SI: Cuenta el nmero de celdas que cumplen una condicin
especificada.
Los parmetros de esta funcin son.
=CONTAR.SI(Rango;Criterio)
Rango: Seleccionar el rango de celdas que se contarn.
Criterio: Definir la condicin para determinar qu celdas se contarn. Los criterios
deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si incluyen operadores de
comparacin.

106

Ejemplo 2
Se necesita contar cuantos productos vendieron ms de 2 unidades, la sintaxis de
la formula seria de la siguiente manera:
=CONTAR.SI(D2:D6;">=2")
SUMAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a ms de una
condicin.
PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Promedia un conjunto de valores de acuerdo a la
condicin especificada.
Los parmetros de estas dos funciones son los mismos.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Rango2_criterio;
Criterio2; Rango3_criterio;Criterio3)
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Rango2_crit
erio;Criterio2;Rango3_criterio;Criterio3)
Rango_Suma: Seleccionar el rango de celdas que se sumarn.
Rango_Promedio: Seleccionar el rango de celdas que se promediarn.
Rango1_Criterio: Seleccionar el rango del primer criterio.
Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio
Rango2_Criterio: Seleccionar el rango del segundo criterio.
Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio
Ejemplo 3
Se necesita hallar el total de los artculos que empiezan por la letra T de
aquellos en donde la cantidad sea mayor o igual a 2.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")
El resultado es $ 285.000,00.
Promedio del total de ventas de los artculos que empiezan por la letra

107

T con cantidad vendida mayor o igual a 2


=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")
El resultado es $ 142.500,00 .
CONTAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a ms de una
condicin.
Los parmetros de la funcin es:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterio1;Criterio1;
Rango_criterio2;Criterio2; Rango_criterio3;Criterio3)
Nmero de registro de ventas realizadas de Renault 9 Gts con cantidades
mayores o iguales a 1.
Utilizando el asistente para funciones tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor donde se quiere el resultado de la funcin.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin

3. Seleccionar la categora de la funcin as:


CATEGORIA
Matemticas y trigonomtricas.
Matemticas y trigonomtricas.
Estadsticas.
Estadsticas.
Estadsticas.
Estadsticas.

FUNCIN
Sumar.si
Sumar.si.conjunto
Promedio.si
Promedio.si.conjunto
Contar.si
Contar.si.conjunto

Seleccionar la funcin deseada. Para el ejemplo se hallar el promedio de ventas


realizadas de los artculos que comienzan por la letra Tde las cantidades
mayores o iguales a 2.
4. Seleccionar la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
5. Se abre una ventana para ingresar los argumentos de la funcin.

108

6. Clic en Aceptar.

Funciones de Texto
MAYUSC
Permite cambiar a mayscula el texto existente en una celda.
Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar la informacin convertida en
maysculas.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Texto.
4. Marcar la funcin Mayscy Aceptar.
5. Marcar la celda donde est la informacin que se cambiar a mayscula y
Aceptar.
MINUSC
Permite cambiar a minscula el texto existente en determinada celda.
Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos a
continuacin:
109

1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar la informacin convertida en


minsculas.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Texto.
4. Marcar la funcin Minuscy Aceptar.
5. Marcar la celda donde est la informacin que se cambiar a minscula y
Aceptar.
NOMPROPIO
Permite cambiar una cadena de caracteres donde la primera letra de cada palabra
quedar en mayscula y las dems en minscula.
Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar la informacin con la primera letra
de cada palabra en mayscula y las dems en minscula.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Texto.
4. Marcar la funcin Nompropioy Aceptar.
5. Marcar la celda donde est la informacin y Aceptar.
CONCATENAR
Permite unir el contenido de varias celdas en una sola.
Para utilizar esta funcin se deben seguir los pasos a continuacin:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar unida la informacin.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Texto.
4. Marcar la funcin Concatenar y Aceptar.
5. Ingresar en los parmetros el contenido de cada una de las celdas y/o cadenas
de texto a concatenar y Aceptar.

110

Nota: Para generar espacios o caracteres especiales entre el contenido es


necesario digitar el espacio o el carcter especial entre comillas.
LARGO
Permite contar el nmero de caracteres de una cadena de texto.
Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar el valor numrico de la cantidad de
caracteres existente en una celda.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Texto.
4. Marcar la funcin Largo y Aceptar.
5. Marcar la celda donde est la informacin y Aceptar.

Funciones Es
Permiten comprobar el valor del argumento para determinar si el resultado es
VERDADERO O FALSO.
La estructura de las funciones Es =Nombre_de_Funcin(valor)

111

ESBLANCO
Permite establecer si el valor de la referencia contiene una celda vaca o no.
ESERR
Permite identificar los valores con error #N/A.
ESERROR
Permite identificar valores con cualquier tipo de error #REF!,#VALOR!;#DIV/0!,
#NUM!, #NOMBRE?, #NULO!, #N/A.
ESLOGICO
Permite determinar si el valor se refiere a un valor lgico es decir verdadero o
falso.
ESTEXTO
Determina si el valor del argumento es texto.
ESNOTEXTO
Determina si el valor del argumento no es texto.
ESNUMERO
Determina si el valor del argumento es nmero.

ESREF
Determina si el valor del argumento es una referencia.

Funciones Financieras
Funcin VA

112

Se utiliza para hallar el valor presente o valor actual de un pago futuro o una serie
de pagos futuros.
Para utilizar esta funcin, hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el valor actual.
2. Presionar clic en el icono insertar funcin
3. Elegir la categora Financieras.
4. Marcar la funcin VA y Aceptar
5. Ingresar en los parmetros, los valores conocidos para hallar el resultado del
valor actual y Aceptar.
El parmetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por anticipado o
vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor vencido y 1 para
anticipado.
Ejemplo 1
Roberto Fernndez est proyectando pagar su primer semestre de carrera en la
universidad. Comenzar a ahorrar en una entidad que le ofrece una tasa de
inters del 23% anual. Cunto debe depositar hoy por una sola vez para
alcanzar la suma de $5.400.000 dentro 3 aos?
Respuesta: Aplicando la funcin VA e ingresando en los parmetros los valores
conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que el seor Roberto
Fernndez debe depositar hoy en la cuenta de ahorros es de $ -2.901.873,16. El
valor aparecer en Excel en color rojo y con signo negativo porque representa el
egreso que el seor Roberto Fernndez debe realizar para obtener el ahorro que
necesita.

113

Funcin VF
Se utiliza para hallar el valor futuro de una suma presente o una serie de cuotas
uniformes.
Para utilizar esta funcin, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el valor actual.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Financieras.
4. Marcar la funcin Vfy Aceptar.
5. Ingresar en los parmetros los valores conocidos para hallar el resultado del
valor futuro y Aceptar.
El parmetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por anticipado o
vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor vencido y 1 para
anticipado.
Ejemplo
Suponer que se invierten $800.000 en una cuenta de ahorros que produce el 22%
anual. Si no se retira ninguna cantidad cunto se tendr ahorrado dentro de 4
aos?
Respuesta: Aplicando la funcin VF e ingresando en los parmetros los valores
conocidos en el problema (TASA, NPER, VA), el valor que se obtendr en la
114

cuenta dentro de 4 aos es de $1.772.268. Para este caso en el parmetro Va se


antepone el signo y el valor futuro quedar positivo.

Funcin PAGO
Se utiliza para hallar la cuota o pago de una suma presente o una suma futura.
Para utilizar esta funcin, se deben realizar los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el valor actual.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Financieras.
4. Marcar la funcin Pago y Aceptar.
5. Ingresar en los parmetros los valores conocidos para hallar el resultado del
pago y Aceptar.
El parmetro tipo es necesario cuando la cuota se va a pagar por anticipado o
vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor vencido y 1 para
anticipado.
Ejemplo:
Cunto debe ahorrar mensualmente una persona si desea retirar dentro de 36
meses $3.500.000 y la cuenta le reconoce una tasa de inters del 3% mensual?
115

Respuesta: Aplicando la funcin PAGO e ingresando en los parmetros los


valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que se debe
ahorrar mensualmente para retirar dentro de 36 meses la suma de $3.500.000 es
de $ -55.313,28.

Funcin TASA
Se utiliza para hallar la tasa o porcentaje de inters pagado por periodo de un
prstamo o de una inversin.
Para utilizar esta funcin, se deben seguir los pasos descritos a continuacin:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr la tasa.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Financieras.
4. Marcar la funcin Tasa y Aceptar.
5. Ingresar en los parmetros, los valores conocidos para hallar el resultado de la
tasa y Aceptar.
El parmetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por anticipado o
vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor vencido y 1 para
anticipado.
116

Ejemplo:
Si una persona ahorra $80.000 mensuales durante 24 meses y retira $2.300.000
el ltimo mes A qu tasa de inters ahorr?
Respuesta: Aplicando la funcin TASA e ingresando en los parmetros los
valores conocidos en el problema (NPER, VF, PAGO), el porcentaje al que se
ahorr mensualmente es de 1,53%.

Funcin NPER
Se utiliza para hallar el nmero de pagos realizados en una inversin.
Para utilizar esta funcin, hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el nmero de periodos.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Financieras.
4. Marcar la funcin Npery Aceptar.
5. Ingresar en los parmetros los valores conocidos para hallar el resultado del
nmero de periodos y Aceptar.

117

El parmetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por anticipado o


vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor vencido y 1 para
anticipado.
Ejemplo:
Si se desea retirar de una cuenta de ahorros, la suma de $70.000 despus de
haber depositado por una sola vez $10.000 a una tasa de 2.5% mensual. Cunto
se debe esperar?
Respuesta: Aplicando la funcin NPER e ingresando en los parmetros los
valores conocidos en el problema (TASA, VA, VF), el tiempo que se debe esperar
para retirar de la cuenta $70.000, despus de haber depositado $10.000 a una
tasa del 2,5% mensual son 78, 8 meses.

Formatos de Tabla
Permite dar formato de manera rpida a un conjunto de celdas convirtindolo en
una tabla con un estilo predefinido, estilos rpidos.
Estos estilos es posible personalizarlos para las tablas, encabezados de filas y
totales, la primera y ltima columna, y las filas y columnas con bandas.
Seleccionar un estilo de tabla

118

Dentro de la hoja de clculo se debe seleccionar el rango al que se necesita


aplicar el formato de tabla; la tabla puede contener informacin o estar el rango en
blanco.
Primero es necesario seleccionar el rango o estar dentro de la tabla que contiene
los datos que deseamos convertir a tabla.
En la ficha Inicio Grupo de Estilos Dar Formato como tabla.

119

Al hacer clic despliega una serie de estilos marcados como Claro, Medio u
Oscuro.
Al escoger el estilo aparece una venta confirmando el rango de la tabla, si
corresponde al rango que habamos seleccionado hacemos clic en Aceptar y si la
tabla contiene encabezados se habilita la casilla de verificacin.

Y la apariencia del rango en la hoja de clculo ser de la siguiente manera.

Crear un estilo de tabla personal


Se puede personalizar un estilo aunque este estilo solo se podr usar para el
libro actual, es decir si se abre otro archivo o libro este estilo no aparecer.
Dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio, hacer clic en la opcin Dar Formato
como Tabla.
En la parte inferior de las opciones aparece un botn Nuevo estilo de tabla

120

Aparece una caja de dialogo que permitir crear el nuevo estilo, en Nombre
digitar el nombre del estilo a crear y en la parte inferior de la ventana seleccionar
cada elemento que conforma la tabla, seleccionar el elemento y clic en formato,
de esa manera se personaliza, por ejemplo hemos creado un estilo llamado
Elegante para ese estilo necesitamos que este resaltado el relleno de la primera
franja de columnas y de filas de color rosado, y la primera columna de color de
color gris en el relleno.
Se puede seleccionar un color para la fuente, el borde o el relleno.

La ventana ira mostrando una vista previa del estilo antes de aplicarlo,
permitiendo borrar o modificar.

121

Al hacer clic en la Ficha Inicio dentro de las opciones Dar formato como tabla
ya aparece el nuevo Estilo Elegante dentro de los estilos personalizados.

Para eliminar el estilo personalizado con el botn derecho del mouse clic en
Eliminar.
Quitar estilo de tabla
Ubicar el cursor dentro la tabla que tiene el estilo, en la cinta de opciones se
activa una ficha Diseo dentro de las opciones Herramientas de tabla, en el
grupo de Estilo de tablas en el botn Ms

122

Clic en Borrar
Dentro de esta ficha es posible tambin establecer opciones de estilo de tabla,
que permite establecer formatos especiales para los encabezados y/o totales de
las tablas.

123

124

MDULO 3
Integridad de Datos
Excel trabaja con diferentes tipos de datos como nmeros, fechas y textos y es
importante para una base de datos mantener los datos confiables para que de
esta manera los reportes se puedan ejecutar de forma rpida y segura.

Administrador de Nombres
Concepto General
Es posible asignar un nombre a celdas o rangos de celdas. Esta opcin permite
crear frmulas o utilizar herramientas de datos de una forma segura y rpida.
El siguiente ejemplo ilustra una frmula que utiliza referencias de nombre y no de
celdas.

La referencia $B$1 tiene como


nombre interes, en la frmula
se utiliza el nombre y no la
referencia $B$1

<

Asignar nombre a una celda o rango


1. Seleccionar la celda o rango
2. Ir a la ficha formulas, grupo Nombres definidos y elegir la opcin Asignar
nombre

125

3. En el cuadro de dialogo Nombre nuevo:


a. Nombre: El nombre que tomara el rango teniendo en cuenta
El primer carcter de un nombre deber ser una letra o un
carcter de subrayado. Los dems caracteres del nombre
pueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres de subrayado.
Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda,
como A1 o A$1.
Un nombre debe ser nico en la hoja de clculo.
Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios.
Puede utilizarse caracteres de subrayado y puntos como
separadores.
Un nombre puede contener 255 caracteres como mximo.
b. mbito: Define el lugar del archivo en el que se puede utilizar la
referencia.
La opcin Libro permite que la referencia de nombre pueda ser
usada en cualquier parte del archivo
Si se elige una hoja en particular, el nombre solo podr ser usado
en dicha hoja.
c. Comentario: es posible digitar alguna nota sobre el contenido de la
celda y posteriormente ser consultado.
d. Hace referencia a: Muestra la hoja y celda a la que har referencia
el nombre.

4. Una vez creado el nombre, se puede ver en la barra de frmulas al


seleccionar la celda.

126

5. Tambin es posible seleccionar la celda o rango y digitar el nombre


directamente en la barra de frmulas. (el mbito por defecto es libro)

Nombres desde seleccin


Se utiliza esta opcin para asignar el nombre de la columna izquierda, derecha,
inferior o derecha a una seleccin de varios datos.
1. Seleccionar el rango al que se desee asignar un nombre, incluidos los rtulos
de fila o de columna.
2. En la ficha Frmulas, en el grupo Nombres definidos, hacer clic en Crear
desde la seleccin.
3. En el cuadro Crear nombres a partir de la seleccin, designar la ubicacin
que contiene los rtulos, activando las casillas de verificacin Fila superior,
Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha.

Cada una de las celdas numricas adquiere el nombre de la celda de la izquierda.


Utilizar nombres
Al momento de utilizar la referencia de nombre Excel asocia el nombre al
contenido de la celda:

127

Para utilizar el nombre de una referencia en una formula o funcin se pude


realizar alguna de las siguientes acciones:
1. Digitar el nombre de forma directa en la formula.

Al digitar el nombre de una celda Excel muestra una lista para elegir.
2. Ir a la ficha formulas, grupo nombres definidos y la opcin: Utilizar en la
formula

3. Pulsar la tecla F3

128

Administrador de nombres
Use el cuadro de dilogo Administrador de nombres para modificar, eliminar o
examinar comentarios de todos los nombres definidos en el libro.
Para abrir el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en el grupo
Nombres definidos de la ficha Frmulas, hacer clic en Administrador de
nombres.

El cuadro de dilogo Administrador de nombres, permite visualizar los nombres


definidos, el valor de la celda o rango, la referencia del nombre, el mbito y el
129

comentario. Si se desea ajustar el tamao de las columnas en este cuadro de


dilogo, hacer doble clic en la parte derecha del encabezado de la columna y para
ordenar la lista de nombres en orden ascendente o descendente, hacer clic
alternativamente en el encabezado de la columna.
Utilizar los comandos de lista desplegable Filtro para que se muestre enseguida
un subconjunto de nombres. Al seleccionar cada comando, se activa o desactiva
la operacin de filtrado, lo que facilita combinar o quitar distintas operaciones de
filtrado con el fin de obtener los resultados deseados.
Para cambiar un nombre a un rango, seleccionar el nombre y dar clic en el botn
Editar. Cambiar algunas de las opciones en el cuadro Editar Nombre. Si se
cambia un nombre definido o de tabla, tambin se cambian todos los usos de ese
nombre en el libro.
Tambin es posible hacer doble clic en un nombre para editarlo.
Eliminar un nombre de un rango
Seleccionar el nombre y dar clic en la opcin Eliminar. Confirmar la eliminacin.
Tambin se puede presionar la tecla <Supr>.
Ejemplo:

El rango de los totales se le asign el nombre Total.


Posteriormente para hallar el subtotal se realiza una funcin de suma y se inserta
el nombre del rango que se quiere sumar.

Validacin de datos

130

La validacin de datos permite crear una restriccin de entrada de datos a una


celda, la principal funcin de la validacin de datos es evitar errores al momento
de introducir los datos, esta opcin permite tener informacin ms confiable en las
organizaciones.

Es posible crear una validacin de datos a un rango de celdas vacas o un rango


de celdas con datos y detectar posteriormente los datos que no cumplen la
condicin
Para crear una validacin de datos se debe definir el tipo de dato y el criterio que
debe cumplir al momento de introducir informacin
1. Seleccionar las celdas a validar.
2. En la ficha datos en el grupo herramientas de datos, hacer clic en el botn
validacin de datos
3. Muestra la ventana de dilogo Validacin de datos en la que se configura
de la siguiente forma:
Configuracin
En esta opcin se define el tipo de dato y criterios que debe cumplir el usuario al
momento de ingresar la informacin.

131

Nmero entero
Permite introducir nmeros enteros nicamente, una vez seleccionada la opcin
Nmero entero Excel muestra la opcin datos en la que es posible configurar la
condicin que debe cumplir el nmero digitado.

Decimal
Permite introducir nmeros enteros y decimales.

132

Lista
Crea una lista de opciones para que el usuario pueda elegir, en la opcin origen
se puede introducir la lista de dos formas.

1. De forma directa separando cada opcin con punto y coma ( o el separador


de lista del computador)

2. Desde un nombre de rango definido previamente, para es necesario


anteponer el signo igual y el nombre del rango pulsar f3 y elegirlo.

133

Fecha
Valida que el dato introducido sea una fecha, tambin es posible configurar
restricciones.
Hora
Configura restriccin para horas, el formato de horas es hora:minutos:segundos
ejemplos : 10:45:20 - 13:50:00 - 1:30:45 pm

134

Longitud de texto
Permite ingresar un nmero determinado de caracteres en la celda.

135

Personalizada
Permite introducir valores en la celda dependiendo del contenido de otra. En el
siguiente ejemplo solo se permite ingresar un ahorro voluntario para ingresos
mayores a $5.000.000

Mensaje de entrada
Esta opcin permite crear un mensaje para indicar al usuario las restricciones
existentes como debe introducir los datos.
El mensaje de entrada tiene un ttulo y un mensaje.

136

Mensaje de error
Esta opcin permite definir y personalizar un mensaje de respuesta para cuando
el usuario introduce datos con error.

Los mensajes de error pueden ser de tres tipos:

137

Detener
nicamente acepta los datos de la validacin.
Advertencia
Genera un error pero proporciona la opcin de aceptar el dato, la integridad de los
datos para esta opcin queda condicionada a la persona que ingresa la
informacin.

138

Informacin
Genera un error para informar al usuario pero introduce el dato en la celda.

Editar celda con validacin


Es posible cambiar, eliminar o buscar celdas con validacin
Buscar celdas con validacin

139

1. Hacer clic en la ficha inicio, grupo modificar y la opcin buscar y


seleccionar y a continuacin Ir a o directamente con la tecla <F5>
2. Pulsar el botn especial del cuadro de dilogo Ir a
3. Seleccionar la opcin Celdas con validacin de datos (es posible elegir
todas o las similares a la validacin de la celda actual)

Modificar validacin de una celda


1. Seleccionar la celda con validacin.
2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuacin Validacin de
datos.
3. Cambiar la validacin actual.
4. Para aplicar el cambio a otras celdas con la misma validacin, seleccionar la
opcin Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma validacin en la
pestaa configuracin.

Eliminar una validacin


1. Seleccionar la celda con validacin
2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuacin Validacin de datos.
140

3. Pulsar el botn Borrar todos de la pestaa configuracin

Funciones Lgicas
Las funciones lgicas permiten obtener resultados de forma segura, estas
funciones son ideales para crear tablas con datos seguros.

Funcin SI
La funcin si evala una condicin y devuelve un valor verdadero si la condicin
se cumple o un valor falso si no se cumple.
Ejemplo: Generar un bono de 50.000 para todas las cantidades mayores a 300,
para el resto de valores 0.

En este ejemplo la condicin es que la cantidad sea mayor a 300, el valor


verdadero es 50000 que corresponde al valor que se utiliza para las cantidades
mayores a 300, el valor falso es 0 que ser el valor utilizado cuando no se cumple
la condicin.
Estructura de la funcin si.

141

Prueba lgica
Es la condicin que debe cumplir el dato evaluado para asignar el valor
verdadero, ejemplo: las cantidades mayores a 300.
La prueba lgica determina el valor que se le asigna a la celda de respuesta
dependiendo si la condicin se cumple o no.
La prueba lgica tiene tres componentes:

Dato(d3): Es el dato que se desea evaluar


Operador de relacin (>): Es el operador que permite condicionar el
dato ( > mayor que; < menor que; <> diferente de; = Igual a; >=
mayor o igual que; <= menor o igual que.
Comparacin (300): el valor contra el cual se compara el dato.

Valor SI Verdadero
Es el valor asignado por Excel para los casos en que se cumpla la condicin de la
prueba lgica. El valor puede ser el resultado de una frmula un valor digitado
por usuario (si el valor verdadero es texto, se debe utilizar comillas)

Valor SI Falso

142

Es el valor asignado por Excel para cuando no se cumpla la condicin de la


prueba lgica. El valor puede ser el resultado de una frmula un valor digitado
por usuario.(si el valor falso es texto, se debe utilizar comillas)
Asistente de Funciones
Para utilizar la funcin SI desde el asistente de funciones se debe realizar:
1. Hacer clic en la ficha formulas, a continuacin grupo Biblioteca de
funciones, elegir la librera Lgicas y pulsar en SI

2. Completar la prueba lgica, valor verdadero y valor falso segn


corresponda. El asistente no requiere que el usuario ponga parntesis,
comillas o separador de lista.

143

Ejemplos 1
1. Si la cantidad es mayor a 50 entonces, al subtotal aplicar el porcentaje de
descuento sino, cero

2. Si la fecha de pago es mayor al 10 de junio de 2010 entonces el 1,5% del


valor sino cero. (cuando la fecha se debe poner en la funcin debe
introducirse con la funcin fecha)

3. La categora para los tipos A, es Principal, para el resto es General

144

Funcin SI anidado
Si anidado permite evaluar ms de una condicin dentro de la misma funcin, se
usa para casos en los que el resultado final dependa de varias condiciones.
Ejemplo: Se define el rea responsable de acuerdo a la Identificacin de
inventario de la siguiente forma:
Si es R-2, entonces Seguridad si es R-3, entonces Sistemas, si es R-4 entonces
Logstica, si es R-5 entonces Administrativo, si no Error.

Estructura Si anidado
=si(prueba lgica1;verdadero1;si(prueba lgica2;verdadeo2;falso))
1. Se inicia con un Si normal en el que se genera la primera condicin
prueba lgica,
2. Poner el separador de lista (;)
3. Crear el valor que le corresponde si se cumple la primera condicin.
4. Poner el separador de lista (;)
5. Se inicia otro SI sin cerrar el parntesis del anterior.
6. Indicar la condicin dos prueba lgica.
7. Poner el separador de lista (;)
8. Crear el valor que le corresponde si se cumple la segunda condicin.
145

9. Repetir el ciclo hasta mximo 8 condiciones.


10. Al final de la ltima condicin se pone el valor falso que Excel usar
cuando no se cumpla ninguna de las condiciones.
11. Cerrar un parntesis por cada SI que se utiliz.

Si anidado desde el asistente de funciones


1. Hacer clic en la ficha formulas, a continuacin grupo Biblioteca de
funciones, elegir la librera Lgicas y pulsar en SI

2.
3.
4.
5.

Crear la condicin uno prueba lgica


Crear el valor que le corresponde si se cumple la primera condicin
Hacer clic en la opcin Valor si Falso del asistente.
Seleccionar del cuadro de nombres (barra de frmulas) la funcin SI para
indicar al asistente que se realizar un nuevo SI dentro del actual.
6. El asistente queda vaco pero en la barra de frmulas se construye el SI
anidado.

146

7. Repetir el ciclo hasta mximo 8 condiciones.


8. Al final de la ltima condicin se pone el valor falso que Excel usar
cuando no se cumpla ninguna de las condiciones.

Funcin SI con Y - O
La funcin SI con Y-O permite evaluar dos o ms condiciones al mismo tiempo.
Se usa para casos en los que el resultado final depende de 2 o ms criterios.
Ejemplo:
Crear un descuento del 3% del Valor, si la sucursal es Norte y la Cantidad es
mayor a 10, para el resto cero.

Para este caso es necesario cumplir 2 condiciones, que la sucursal sea Norte y
que la cantidad sea mayor a 10, si una de estas condiciones se deja de cumplir
toda la respuesta es falsa.

147

Estructura Si con Y O
=si(Y(Valor lgico1; Valor lgico2);Verdadero;Falso)

La funcin SI con Y puede evaluar ms de dos condiciones al mismo tiempo y se


deben cumplir todas para que la respuesta sea verdadera, si no se cumple
ninguna condicin o se deja de cumplir alguna la respuesta es falsa.
=si(O(Valor lgico1; Valor lgico2);Verdadero;Falso)

La funcin SI con O puede evaluar ms de dos condiciones al mismo tiempo y se


puede cumplir cualquiera para que la respuesta sea verdadera.
Ejemplos 1
Funcin si para calcular el tipo de peso segn la masa corporal.

148

Funciones de bsqueda
Funcin consultar
La funcin de consultar permite buscar un dato en comn dentro de un rango de
datos para devuelve una informacin especfica

La funcin consultar es efectiva a la hora de comparar rangos de datos o


ubicacin de valores dentro de grandes matrices.
Existen dos opciones para consultar segn la ubicacin de los datos en el rango
de bsqueda
La consulta puede ser V (vertical) o puede ser H (Horizontal) dependiendo del
rango de datos en el que Excel busca la informacin

CONSULTAV: Para rangos en los que los datos estn en columna

149

CONSULTAH: Para rangos en los que los datos estn en fila

Estructura de la funcin consultar

1 - Valor Buscado: Corresponde al dato en comn, un dato para que Excel lo


pueda ubicar dentro de un rango.
2 - Matriz buscar en: Es el rango nombre del rango en el cual Excel buscar el
dato en comn valor buscado, es importante saber que el valor buscado
siempre se realiza por la primera columna del rango seleccionado.

150

3 - Indicador: Permite ubicar dentro del rango seleccionado la informacin que


devuelve la funcin, el indicador debe ser un nmero de fila o columna de la
siguiente forma:
Si la funcin es ConsultarV: Indicador_Columna, es porque los datos estn en
columna dentro del rango seleccionado, se debe contar el nmero de columnas
seleccionadas y digitar el nmero de la columna de la cual se necesita obtener la
informacin.

En ejemplo se pretende buscar el saldo del proveedor de acuerdo al cdigo, el


rango de datos en el que se est buscando tiene tres columnas, como es el saldo
lo que se busca se digitara en la funcin el nmero 3 que corresponde al nmero
de columna con la informacin que se necesita.
151

Si la funcin es ConsultarH: Indicador_Fila, es porque los datos estn en fila


dentro del rango seleccionado, se debe contar el nmero de filas seleccionadas y
digitar el nmero de la columna de la cual se necesita obtener la informacin.

En ejemplo se pretende buscar el Valor del gasto de acuerdo al mes, el rango de


datos en el que se est buscando tiene siete filas, como es educacin lo que se
busca se digitara en la funcin el nmero 4 que corresponde al nmero de fila
con la informacin que se necesita.
4 - Ordenado: Esta opcin permite obtener informacin exacta o aproxima
dependiendo la informacin de la columna 1.
En el siguiente ejemplo se muestra una consulta de sucursal por Id Oficina, esta
consulta debe tener un grado de coincidencia exacta puesto que cada sucursal
depende de un Id exacto como 10, 20 etc., por otro lado cada cliente se le asigna
una categora de acuerdo al saldo, en la tabla de categoras existen valores que
van desde 0 a 2000000 de 2000000 hasta 5000000 de 5000000 hasta 10000000
y mayores de 10000000, esta consulta debe tener un grado de coincidencia
aproximada para que segn el valor del saldo le asigne la categora
correspondiente.

152

Cuando en la columna de Id Oficina existe un valor inexacto la funcin marca


#N/A por que debe ser exacto.
Cuando en la columna saldo existe un valor que est entre 0 y 2000000 le asigna
Bsico que es el ms prximo, si el valor est entre 2000000 y 5000000 le asigna
Junior y as sucesivamente segn se ajuste el valor.

Proteger Informacin
Proteger la informacin puede resultar til para mantener la integridad de los
datos o restringir el acceso a datos archivos importantes.
Es posible proteger el archivo, la estructura del libro, hojas o celdas.
Proteger Archivo
Si se restringe mediante contrasea, se dar entrada al archivo slo si tiene una
clave de acceso, as slo el usuario con la contrasea podr ver o modificar el
libro protegindolo de accesos no autorizados.
La proteccin de un archivo tiene 2 contraseas como opcin, una de apertura en
la que se accede al archivo solo con esa clave, y otra de escritura que permite
que el usuario ingrese al archivo pero no pueda guardar los cambios.
153

Asignar una contrasea al archivo:


1.

Clic en la ficha inicio y seleccionar la opcin guardar como

2.

Clic la opcin Herramientas que se encuentra en el extremo inferior de la


ventana Guardar como.
Seleccionar la opcin Opciones generales

3.

4.
5.
6.

7.

Definir la contrasea de apertura para proteger el archivo de accesos no


autorizados.
Definir contrasea de escritura si se desea que los usuarios abran el archivo
como slo lectura, tendr acceso a modificaciones si conoce la contrasea
Activar la casilla de verificacin Recomendado de slo lectura si se desea
mostrar al usuario que puede abrir el archivo como, slo lectura, cuando
abra el libro
Dar clic en el botn Aceptar. Es posible que Excel pida reemplazar el
archivo.

Al momento de volver a abrir el archivo Excel pedir la contrasea.


Para quitar la contrasea a un libro se deben realizar los pasos anteriores y
eliminar la contrasea actual.

Proteger Libro
Proteger el libro significa que el usuario no puede realizar ninguna operacin con
hijas como insertar, Mover, ocultar, mostrar etc., es ideal para mantener una
estructura del archivo y evitar perdida de datos.
Tambin es posible proteger la opcin de manejo de ventanas como organizar,
minimizar, etc.
154

Asignar una contrasea al libro:


1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuacin en
proteger libro.

2. Activar la opcin Proteger estructura y ventanas.


3. Escribir la contrasea si se desea que esta proteccin, no la quite cualquier
usuario.
4. Dar clic en el botn Aceptar.
Proteger Libros compartidos
Antes de protegerlo se debe cancelar el uso de libro compartido (desactive la
casilla de verificacin Permitir modificacin por varios usuarios a la vez desde el la
opcin Compartir libro que se encuentra en la ficha del grupo Cambios).
1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuacin en
Proteger libro compartido.

155

2. Activar la casilla de verificacin Compartir con control de cambios.


3. Digitar la contrasea si se desea que otros usuarios no desactiven el uso
de libro compartido, dar clic en el botn Aceptar.
4. Volver a escribir la contrasea y dar clic en Aceptar.
Proteger Hoja
Una hoja de Excel se protege para que el usuario no ingrese o modifique
informacin en las celdas, no obstante es posible asignar permisos al usuario as
como permitir que ingrese o modifique datos en algunas celdas.

1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuacin en


Proteger hoja.

156

2. Digitar la contrasea para desproteger la hoja.


Activar desactivar las casillas de verificacin de acuerdo a lo que se quiera
permitir al usuario.
Proteger celdas especficas en la hoja de clculo
Al proteger la hoja Excel mantiene por defecto todas las celdas bloqueadas, para
los casos en que el usuario deba modificar unas celdas y otras no, se debe
realizar lo siguiente:
1. Seleccionar las celdas que se pueden editar una vez protegida la hoja.
2. Seleccionar la ficha Inicio, grupo celdas y la opcin Formato de celda clic
derecho en una de las celdas seleccionadas y elegir la opcin formato de celdas.
3. En la ficha proteger, desactivar la casilla de verificacin Bloqueada.
4. Activar la casilla de verificacin Oculta si no se desea mostrar la frmula en
esas celdas y dar clic en Aceptar.
5. Proteger la hoja.

157

MDULO 4
Anlisis de informacin
Analice grficamente y eficientemente informacin mediante el uso de las
siguientes herramientas:

Ordenamiento de informacin
Excel 2010 permite ordenar los datos por color y por ms de 3 niveles (hasta un
mximo de 64). Tambin se puede filtrar los datos por color o por fechas, mostrar
ms de 1000 elementos en la lista desplegable Autofiltro.
La opcin de ordenar se encuentra ubicada en dos sitios:
1. En la ficha Datos en el grupo Insertar

2. En la ficha Inicio en el grupo Modificar

Para ordenar de forma ascendente por varios campos a la vez, por ejemplo
nombre, apellidos, artculos, cantidad y valor de forma descendente, siga los
siguientes pasos:
1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos.
2. Ubicarse en la ficha datos, hacer clic en el botn ordenar.
3. Hacer clic sobre el botn agregar nivel para ir adicionando cada uno de
los campos que se necesita para ordenar.
4. En los campos luego por ir colocando los campos por los cuales se va a
ordenar.
158

5. El campo Ordenar segn, permite ordenar:


por color de la celda
color de la fuente
icono de la celda

ordena por el color de fondo


ordena por el color del texto
ordena por objetos grficos

6. El campo criterio de ordenacin permite escoger si se ordena de forma


Ascendente (A-Z) o de forma descendente (Z-A).

A Continuacin se describen cada uno de los botones de la ventana ordenar:

1.
2.
3.
4.
5.
159

Agrega nuevos niveles para ordenar la informacin.


Elimina niveles de ordenamiento agregados.
Copia los niveles de ordenamiento y sus criterios.
Sube o baja niveles de ordenamiento en la base de datos.
Hace distinguir entre maysculas y minsculas en los niveles.

6. Si la base de datos posee nombres de columna y se quiere que no incluya


el ordenamiento de ellas mismas.
Cuando solo se desea ordenar por un campo se pueden utilizar los botones de
ordenar

ordenar ascendente u

ordenar descendente.

Para utilizar esta siga los pasos que se describen a continuacin:


1. Ubicarse en una celda del campo por el cual se desea ordenar
2. Dar clic sobre el botn de ordenar segn se desee

Formato condicional
Se puede utilizar el formato condicional para visualizar fines analticos de
presentacin. Puede implementar y administrar varias reglas de formatos
condicionales en forma de degradados de color, barras de datos y conjuntos de
iconos a los datos que cumplan dichas reglas, puede cumplir un mximo de
setenta y cuatro (74) condiciones, las versiones anteriores solo puede utilizar
hasta tres (3). Los intervalos de formato condicional de las celdas se pueden
superponer.
1. Seleccionar un rango de celdas a las cuales se les va a colocar el formato
condicional.
2. Hacer clic en la ficha inicio en el grupo estilos.
3. Hacer clic en la flecha de Formato condicional, esperar a que se
despliegue un men y seleccionar uno de los tems de la Barra de datos.

160

El formato condicional se aplica de acuerdo al campo que se seleccione, hay


formatos condicionales para texto, fecha y nmero.
Para aplicar formato a celdas de texto o fecha utilice los formatos que se
encuentran en la opcin Resaltar reglas de celdas.

161

Formato condicional avanzado


Permite definir reglas (condiciones) asignando as uno o ms formatos para una
misma celda o conjunto de celdas.
1. Seleccionar un rango de celdas.
2. Hacer clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos, dar clic en el botn
Formato condicional.
3. Seleccionar el formato a aplicar.
4. Dar clic en Ms reglas.

162

5. Aparece la ventana Nueva regla de formato en la cual se crea la regla a


aplicar.
6. El primer paso es seleccionar le tipo de regla a aplicar.
7. Luego se debe editar la descripcin de la regla. Dependiendo de la regla
seleccionada, la descripcin cambia, para el ejemplo se utiliz los estilos
en iconos.

163

Los campos en Editar una descripcin de regla son:

Estilo de formato

Se encuentran los diferentes estilos que se pueden colocar a la celda como son:

Escala de 2 colores
Escala de 3 colores
Barra de Datos
Conjunto de iconos

Dependiendo del estilo de formato las opciones cambian, como se escogi la


opcin de Conjunto de iconos, se deben seleccionar las dems opciones
correspondientes a la regla.
Estilo de icono

164

Se encuentran los diferentes iconos que se pueden aplicar a la regla.


Icono
En esta opcin se encuentran las opciones para configurar cada uno de los iconos
de la regla.
Puede colocar iconos diferentes, colocar el valor y el tipo para cada icono.

Luego de configurar la regla se da clic en el botn Aceptar.

Filtros Automtico y Avanzado


Esta Herramienta permite al usuario mostrar los registros que cumplen un
determinado criterio, entendiendo como criterio, una condicin que se especifica
de acuerdo a los valores contenidos en un campo.
Los Filtros se pueden clasificar en Autofiltros y Filtros Avanzados.

Autofiltros
Existen dos formas para activar los autofiltros, las cuales se describen a
continuacin:
165

1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos, en la ficha Inicio, en el


grupo Modificar dar clic sobre el botn Ordenar y filtrar, en el men
desplegable seleccionar la opcin Filtro.

Al activar los filtros se activa unas flechas


en el encabezado de cada columna.
Al dar clic en la flecha de la columna de acuerdo al tipo de datos que se tenga, se
activan opciones de filtrado diferente y opciones de ordenamiento.

Se pueden activar varios autofiltros y la informacin se basa en el filtro anterior,


reduciendo la cantidad de registros visibles.

166

Es posible crear tipos de autofiltros: por una lista de valores, por un formato, por
criterios, por fechas. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada
rango de celdas o tabla de columna. Es decir que no se puede filtrar por dos tipos
de autofiltro al tiempo.
Tipos de Autofiltros
Por una lista de Valores: Cuando la columna del autofiltro contiene valores
numricos se deben activar o desactivar las casillas de acuerdo al criterio, como
mximo soporta 10.000 entradas. Si la lista en muy grande se debe desactivar la
opcin Seleccionar todo de la parte superior, y seleccionar solamente los valores
a mostrar.
Ejemplo 1
Mostrar todas las categoras que son Caf:
1. En la flecha desplegable de categoras, deshabilitar el cuadro de chequeo
seleccionar todo.
2. Seleccionar la opcin Caf.
3. Hacer clic en Aceptar.

Dependiendo del campo en el cual se hace el filtro se puede aplicar filtros con
rangos de comparacin, filtros de Fecha, filtros de texto y filtros de nmero.
167

Por ejemplo:
Dar clic en el filtro del campo Precio unidad y luego dar clic en la opcin Filtros de
Numero, se despliega un men con ms opciones de comparacin para nmeros.

Ejemplo 2
Identificar todas las cantidades que estn entre 30 y 40:
1. Hacer clic sobre la flecha desplegable de cantidad, seleccionar filtros de
nmero y del nuevo submen seleccionar el operador entre.

168

A continuacin en la ventana de Autofiltro personalizado en el cuadro de texto


es mayor o igual a escribir 30 y en el segundo cuadro de texto es menor o igual
a escribir 40.

Si se desea mostrar los valores ms altos o bajos de un rango se debe


seleccionar la opcin Diez mejores.

169

Ejemplo 3
Mostrar los productos que ms cantidad tienen:
En la flecha desplegable del campo cantidad seleccionar filtros por nmero y a
continuacin Diez mejores.

Del nuevo cuadro desplegable seleccionar superiores 10.

Superiores: Muestra el valor superior de un rango de celdas numrico.


Inferiores: Muestra el valor inferior de un rango de celdas numrico.

Quitar filtros
170

Los campos en los cuales se activ el filtro se identifican porque el icono de la


columna tiene un embudo
para quitarlo se da clic en el icono y se
selecciona la opcin Borrar filtro de Categora.

Filtro por color


Para aplicar filtros por color primero se debe colocar un formato condicional a las
celdas.
Luego se debe escoger el campo por el cual se va a aplicar el filtro, por ejemplo
se va a aplicar un filtro por color al campo Categora.
En la flecha desplegable de categora, habilitar la opcin filtro por color, se escoge
la opcin por la cual se va a aplicar el filtro, por color de celda o por color de
fuente.

171

Por criterios
Cuando los datos a filtrar son de tipo texto, los criterios varan y se presentan
diferentes alternativas de Filtros por Texto en la opcin Filtro Personalizado.

172

Al activar la opcin Filtro personalizado, Excel 2010 muestra una caja de dilogo
que permite seleccionar hasta dos condiciones utilizando el operador lgico Y y
el operador lgico O.

En la lista desplegable izquierda, seleccionar el operador de comparacin (es


igual a, no es igual a, comienza por, no comienza por, etc.) y en la lista
desplegable derecha seleccionar el valor.

173

Por fechas
Si la lista presenta valores de tipo fecha, el Men cuenta con la opcin Filtros por
Fecha con diferentes posibilidades para el manejo de tiempos. De manera
predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se
agrupan por jerarquas de aos, meses y das. Si se activa un nivel se desactivan
los otros niveles.

En el men aparece la opcin Filtro Personalizado, adems de aplicar filtros


con los operadores de comparacin, es posible aplicar operadores lgicos (Y, O),
para obtener registros que cumplan condiciones al tiempo.
174

Los autofiltros pueden ser activados oprimiendo las teclas CTRL + SHIFT + L.
Cuando se presentan celdas en blanco se activa una casilla de verificacin
Vacas, en el cuadro de filtro, que al activarla muestra los registros cuyo criterio
para ese campo es vaco. Para volver a mostrar todos los registros se activa la
opcin Borrar Filtro
Filtrar por seleccin: Tambin es posible activar los autofiltros dando clic
derecho en la celda a filtrar, seleccionar la opcin filtrar y de acuerdo al tipo de
datos seleccionar:
Para filtrar por texto, nmero o fecha y hora, hacer clic en Filtrar por valor de la
celda seleccionada.
Para filtrar por color de celda, hacer clic en Filtrar por color de la celda
seleccionada.
Para filtrar por color de fuente, hacer clic en Filtrar por color de fuente de la
celda seleccionada.
Para filtrar por icono, hacer clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.

175

Filtros avanzados
Los filtros avanzados muestran los registros que cumplen determinados criterios,
y a diferencia de los autofiltros permiten copiar la informacin filtrada a otro lugar,
admite ms criterios y especificarla informacin de los campos filtrados.

Criterio
Un criterio es una condicin que se debe establecer para seleccionar registros de
la lista o base de datos. Los criterios pueden ser de tipo texto, nmero, fecha,
hora.
El rea de datos corresponde a la informacin que se evaluar con respecto al
ttulo del criterio, es decir, la condicin que debe cumplir el criterio o criterios
seleccionados.
Los criterios se utilizan para realizar consultas fuera de la base de datos, y
pueden estar compuestos por uno o varios campos, el cual puede tener conector
lgico Y, O.
Definicin de un solo criterio
Se usa cuando la consulta debe cumplir una condicin. Para definir un Criterio
sencillo, es decir con un solo campo se debe:

Copiar el Ttulo del campo que ser el criterio.


Desplazar el cursor una celda hacia abajo y escribir la condicin que debe
cumplir el campo.

Las condiciones en los criterios de tipo numrico y fecha deben tener un operador
que permita comparar (>, <, >=, <=, <>). El signo igual se omite.
Por ejemplo:

Dar clic en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones
avanzadas.
176

Si se desea que el filtro Oculte las filas que no cumplen los criterios, se debe
hacer clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. (El resultado se muestra
como en Autofiltros, dentro de la misma base de datos)

Para filtrar los registros copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de
la hoja de clculo, a otra hoja de clculo a otro archivo, se debe activar la
opcin Copiar a otro lugar.
1. En la casilla Rango de la lista se debe seleccionar el rango de los datos de
la base de datos, incluyendo los ttulos de las columnas, colocar el
nombre que se le haya dado a la base de datos, al presionar la tecla
F3aparece una ventana en la cual se selecciona el nombre que se le dio a
la base de datos.
Para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras
se selecciona un rango, se hace clic en el botn Contraer dilogo
y
presionar Expandir dilogo , para retornar al cuadro presionar la tecla
<Enter>.
2. En el Rango de criterios seleccionar las celdas correspondientes a los
criterios incluidos los rtulos de criterios. Es decir las celdas:

177

3. Para copiar la informacin a otro lugar se debe activar la opcin Copiar a


otro lugar, para que se habilita la casilla Copiar a donde se debe
seleccionar la celda en la cual quedarn los datos del filtro. Al seleccionar
una celda en blanco, se copian todos los campos y los registros que
cumplan la condicin dada.

1
2
3

Si solo se desea copiar algunos campos de la base de datos, se copian


previamente los encabezados de los campos que se desean y en el cuadro
Copiar a se debe seleccionar este rango.
Si se requiere ubicar los datos filtrados en otra hoja o en otro libro, el rango de
criterios se debe ubicar en la hoja donde se mostraran los registros filtrados y
desde all se debe empezar a realizar el filtro avanzado.
Ejemplo:
Crear un filtro avanzado que muestre el listado de los registros de Envigado.
1. Primero se asignar un nombre a la base de datos, oprimir las teclas CTRL
+ * estando en una celda dentro de la base de datos para seleccionarla.
2. Asignar un nombre a la base de datos.
3. Crear el criterio de lo que se va a filtrar, colocar en la celda K1 Municipio;
en la celda K2 Envigado.
4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, hacer clic en el botn
avanzadas.
5. Clic en el cuadro rango de lista y seleccionar la base de datos u oprimir la
tecla F3 para seleccionar el nombre de la base de datos.
6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y seleccionark1:k2.
7. Seleccionar el botn Copiar a otro lugar y en el cuadro de texto copiar a,
hacer clic sobre la celda k8.
8. Clic en el botn Aceptar.

178

Filtros avanzados con operadores lgicos (y-o)


Las condiciones en los criterios de tipo numrico y fecha deben tener un operador
que permita comparar (>, <, >=, <=, <>). El signo igual se omite.
Dos criterios conectados con Y
Trae la informacin de los que son del municipio
Envigado y que tengan un salario mayor a 1000000.
Dos criterios conectados con O

Trae los registros que son del municipio de Envigado o Copacabana.


Utilizando el operador O y el operador Y

179

Trae los registros que son de Envigado o Copacabana con un salario mayor a
1000000.

Operadores
Trae los registros que son diferentes a envigado y que
tengan un salario mayor a 1500000.

Ejemplo:
Crear un filtro avanzado que muestre el cdigo, nombre, apellido y cargo de los
empleados del municipio de Copacabana.
1. Darle nombre a la base de datos. Oprimir las teclas <Ctrl> + <*> estando
en una celda de la base de datos para seleccionarla, asignarle el nombre
de base.
2. Colocar en la celda k5municipio; en la celda k6Copacabana. Asignarle a
esas 2 celdas el nombre criterios.
3. Copiar los nombres de los campos Cdigo, Nombre, Apellido y Cargo a
partir de la celda k9. Asignarle a esas 3 celdas el nombre resultados.

4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, dar clic en el botn


avanzadas.
5. Clic en el cuadro rango de lista y escribir el nombre de la base de datos o
seleccionarla oprimiendo la tecla F3.
6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y escribir el nombre del
criterio o seleccionarlo oprimiendo la tecla F3.

180

7. Seleccionar el botn de opcin copiar a otro lugar y en el cuadro de texto


copiar a, escribir el nombre de la salida o seleccionarlo oprimiendo F3.
La caja de dilogo Filtro Avanzado, quedar como se muestra en el siguiente
grfico.

Clic en el botn Aceptar.


Nota: Si la base de datos tiene registros idnticos, al activar la casilla de
verificacin Slo registros nicos, Excel 2010 traer solo uno de cada registro que
se encuentre duplicado.

Resumiendo informacin con Subtotales


Subtotales
Al utilizar la herramienta de subtotales en bases de datos se pueden aplicar varias
frmulas (suma, promedio, mnimo, mximo, contar, contara, producto, varianza,
desviacin estndar) para analizar la informacin dependiendo del campo.
Para aplicar los subtotales, en primer lugar se debe ordenar la base por el campo
que se va a sacar el subtotal.
Una vez se encuentra ordenada la base y que se encuentre ubicado en una celda
dentro de la base dar clic en la ficha Datos, en el Grupo Esquema dar clic en la
opcin de Subtotal.

181

En la lista desplegable Para cada cambio en, se debe seleccionar el campo por
el cual fue ordenada la base de datos.
En la lista desplegable Usar funcin, hacer clic en la funcin de resumen que se
desee utilizar para calcular los subtotales.
En el cuadro de lista Agregar subtotal a, activar la casilla de verificacin
correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales se
deseen calcular.
La opcin de Reemplazar Subtotales actuales, se utiliza para sobrescribir los
subtotales existentes. Si se desea conservar los subtotales que se vallan
generando se debe desactivar esta casilla.
La opcin Salto de pgina entre grupos, se aplica cuando se desea imprimir
cada grupo en una pgina independiente.
Si el total se desea agregar en la parte inferior de la columna se debe activar la
casilla de Verificacin Resumen debajo de los datos, de lo contrario el total se
ver reflejado al comienzo de la columna.
Ejemplo:
Calcular el total del salario por municipios.
1. Ordenar la base de datos por municipio, en la ficha datos, grupo
esquema, hacer clic sobre el botn subtotal.
2. Aparecer un cuadro de dilogo, de subtotales.

3. Seleccionar de la primera lista desplegable para cada cambio en la


palabra municipio.
4. Seleccionar de la segunda lista desplegable usar funcin, la palabra
suma.
5. Seleccionar del cuadro de lista, el cuadro de chequeo salario.
6. Dar clic sobre el botn Aceptar.

182

Cuando se aplican los subtotales, en la parte izquierda de la hoja de clculo se


activan unos smbolos de esquema
que aparecen junto a los nmeros de
fila. Los smbolos
y
permiten mostrar u ocultar las filas de detalle de los
subtotales.

183

Subtotales anidados
Tambin es posible agregar Subtotales con diferentes funciones hasta 7 veces
repitiendo los procedimientos descritos anteriormente y desactivando la casilla de
verificacin de Reemplazar Subtotales Actuales, para evitar que se
sobrescriban los subtotales existentes.
Los Subtotales se calculan con una funcin de resumen, el primer argumento es
un nmero de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto
valores ocultos) y el segundo argumento corresponde a los rangos o referencias
para los cuales desea calcular el subtotal, que pueden ser de 1 a 254. Los
nmeros de las funciones de resumen se describen en la siguiente tabla:

Nmero_funcin
(incluye valores ocultos)

184

Nmero_funcin
(pasa por alto valores ocultos)

Funcin

101

PROMEDIO

102

CONTAR

103

CONTARA

104

MAX

105

MIN

106

PRODUCTO

107

DESVEST

Quitar subtotales
1. En la ficha datos, grupo esquema, hacer clic sobre el botn subtotal.
Aparecer un cuadro de dilogo, de subtotales.
2. Dar clic sobre el botn quitar todos.
3. Dar clic en Aceptar.

Tablas de resumen
185

Las tablas de resumen permite analizar informacin de bases datos utilizando


funciones de base de datos y tablas de datos.
Para crear las tablas de resumen siga los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.

Se debe crear la lista del campo al cual se va a crear la tabla de resumen.


Colocar el campo que se va a analizar en la formula de base de datos.
Crear la formula de base de datos para analizar la informacin.
Crear la tabla de datos con una sola variable.

Ejemplo:
Crear una tabla de resumen donde se analicen el total de los salarios y los
salarios por cada uno de los municipios.
1. Crear el listado de los municipios.
2. Colocar en una celda el campo que se va a analizar, para el ejemplo va a
ser el campo salario bsico.
3. Colocar la frmula para analizar los datos de la tabla de entrada, para el
ejemplo se utilizo la frmula BDSUMA, para sumar el salario de los datos
de la base de datos.

2
1

4. Crear la tabla de datos de los municipios, seleccionar desde b4:c16, dar


clic en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos dar clic en
Anlisis Y si, seleccionar Tabla de datos, en el cuadro de texto Celda de
entrada (columna) dar clic en la celda b4, dar clic en Aceptar.

186

Los municipios tendrn el consolidado de los datos de acuerdo a la frmula que


se utiliz.

Creacin de grficos
Esta herramienta permite mostrar la informacin de forma grfica para ser
analizada.

187

Los grficos pueden crearse directamente en las hojas de clculo o en hojas


nuevas de forma predeterminada con el nombre de grfico y un nmero
(grfico1).
La informacin de la base de datos y del grfico est directamente vinculada.

Pasos para crear un grfico


1. Ubicarse en una celda dentro del grfico.
2. Dar clic en la ficha Insertar, en el grupo de grficos, dar clic sobre alguna
de las categoras de los grficos.

3. Seleccionar el subtipo de grfico que desea crear, para el ejemplo se


selecciona en Columna y Columna agrupada 3D, de una vez el grfico
aparece en la hoja.

188

Tipos de grficos
Grficos en Columnas
Los grficos en columnas se utilizan para comparar valores de categoras.

189

Grficos en Lneas
Los grficos en lneas se utilizan para mostrar las tendencias a lo largo del
tiempo.

Grfico Circular
Muestra el tamao proporcional de los elementos que conforma una serie de
datos.

Grfico en Barra
Los grficos en barra se utilizan para comparar varios valores

Grfico en rea
Destaca la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

190

Grfico Dispersin
Este grfico compara pares de valores

Partes de un grfico
Un grfico est compuesto de diferentes partes entre los cuales estn:
1
4

9
8

6
1.

Ttulo del Grfico


Texto descriptivo alienado en la parte superior de los grficos.
Al dar doble clic sobre el ttulo del grfico se habilita la ventana para dar
Formato a los ttulos del grfico.

191

Relleno: Permite colocar un color de fondo, degradado, imagen, textura o


trama, al ttulo del grfico.
Color de borde: Permite aplicar un color al borde del ttulo.
Estilos de borde: Permite aplicar un estilo de borde al ttulo.
Sombra: Permite aplicar diferentes tipos de sombras.
Iluminado y bordes suaves: Permite aplicar efectos de iluminacin a los
bordes.
Formato 3D: Efectos que se aplican en los bordes interior y exterior de
imgenes, textos editando profundidad, contorno y superficies.
Alineacin: Permite aplicar una orientacin al texto que puede ser de tipo
vertical y horizontal.
2.

Leyenda
Smbolos que muestran las tramas y colores asignados a la serie de
datos. Se puede ubicar en la parte izquierda, derecha, centro del grfico,
con colores, fuentes, estilos y efectos.

3.

4.

192

Series de datos
Puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico, que tienen
relacin con la informacin a graficar. Permite colocar fondos, colores de
lnea, formatos y efectos 3D sobre las mismas.
rea del grfico

Es el rea que delimita el grfico, se ubica en el fondo del grfico. Se


puede aplicar un formato al borde, color borde, estilos de borde, sombra,
iluminado y bordes suaves, formato 3D, Giro 3D, etc.
5.

Eje vertical lneas de divisin verticales


Permite dar formato a las lneas de divisin del grfico, en cuanto al color,
estilo de la lnea, sombra, iluminado y bordes suaves.

6.

Plano posterior o lateral


Permite dar formato al fondo del grafico en cuanto al relleno, color, estilos
de borde, sombra, etc.

Formato al eje
Permite dar formato a los ejes (Vertical y horizontal), lnea que rodea el rea de
trazado, utiliza un marco como referencia para delimitar los planos.
7. Eje horizontal (Categoras)
8. Titulo eje horizontal
9. Eje Vertical (Valor)
10. Titulo eje vertical
Cinta de opciones del grfico
Ficha Diseo
Permite mediante los 5 grupos que posee cambiar el diseo que se aplica al
grfico.

Cambiar tipo de grfico: Da la opcin de cambiar del tipo de grfico que


se aplic.
Guardar como plantilla: Permite crear una plantilla de algn diseo que
se halla creado para un grfico y despus poderlo aplicar a los dems
grficos que se creen.
193

Cambiar entre filas y columnas: Da la posibilidad de intercambiar los


datos del grafico entre filas y columnas.
Seleccionar Datos: Permite seleccionar o cambiar el rango de los datos
que se tomaron para graficar.
Diseos de grficos: Permite cambiar el diseo que tiene el grafico,
existen 10 diseos para aplicar al grfico, por ejemplo un diseo que
coloca los ttulos al grfico, cambia de posicin la leyenda, diseo con la
tabla de datos, etc.

Estilos de grfico: Teniendo presente los tipos de grficos, se puede


cambiar de una forma gil el estilo de un grfico, colores de barras con
fondos negros entre otros.

194

Ficha Presentacin
En la ficha presentacin, cada grupo permite dar formato adicional a cada una de
las partes del grfico, ejes, ttulo del grfico, etiquetas, fondos, anlisis.

Ficha Formato
La ficha formato con 5 grupos permite seleccionar cada parte del grfico para
aplicar formato, estilos de forma, estilos de wordart, manejo y edicin de textos, y
tamao.

195

MDULO 5
Herramientas Gerenciales
Tablas dinmicas
Los informes de tablas dinmicas permiten al usuario resumir la informacin por
categoras y subcategoras, totalizar los valores para facilitar la toma de
decisiones y analizar los datos desde diferentes puntos de vista, permiten
manipular grandes cantidades de datos y agregar nuevos campos con frmulas
personalizadas. Es muy gil el manejo de los formatos para presentar
comparaciones, facilitan la organizacin y el resumen de datos en bases de
datos.
Componentes de las tablas dinmicas
1. Campos de filas: Son los campos de base de datos que estn ubicados
en el rea de Filas, representan las categoras por las cuales se resume la
informacin.
2. Campos de columnas: Son los campos de la base de datos ubicados en
el rea de Columnas, representan las categoras por las cuales se resume
la informacin.
3. Campos de pgina: Son los campos de la base de datos ubicados en el
rea de Pgina, que permiten mostrar los registros que cumplen un
determinado criterio, muy similar al manejo de autofiltros.
4. Campo de datos: Es el campo de la base de datos ubicado en el rea de
Datos que se va a totalizar, con las funciones para realizar totales.
Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, pero tambin
puede contener texto. Los valores numricos de forma predeterminada
utilizan la funcin de SUMA y los valores texto tienen como funcin
predeterminada CONTAR.
5. Campos calculados: Corresponden a los campos que se crean en el
rea de datos con frmulas, estos campos tambin los puede crear el
usuario.

196

3
2

5
Objetivo de una tabla dinmica
El objetivo de la tabla dinmica, es aplicar herramientas de anlisis para la toma
de decisiones (costos, presupuestos, inventarios, ventas) en bases de datos
robustas, grandes o complejas donde la manipulacin y administracin de la
informacin es compleja.
Crear una tabla dinmica
Al crear un informe de tabla o grfico dinmico, se conecta con un origen de
datos y luego se especifica la ubicacin del informe.
1. Seleccionar una celda de la base de datos.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, hacer clic en Tabla dinmica y, a
continuacin, seleccionar Tabla dinmica.

3. En la opcin Seleccione una tabla o rango; si estaba ubicado en una celda


de la base de datos, el rango se visualiza en este cuadro, si la ubicacin es
una celda vaca se debe seleccionar el rango de celdas o la referencia del
nombre de tabla.

197

4. Si los datos de origen se encuentran en otro archivo en una fuente de


conexin externa:

198

Seleccione Utilice una fuente de datos externa, luego dar clic en


Elegir conexin.

Se mostrar el cuadro de dilogo Conexiones existentes.

Seleccionar en la lista desplegable Mostrar, de la parte superior del


cuadro de dilogo una de las categoras de conexiones existentes o,
Todas las conexiones existentes (que es el valor predeterminado).

Seleccionar una conexin del cuadro de lista Seleccionar una conexin


y hacer clic en Abrir.

5. En la parte inferior permite activar la ubicacin de la tabla dinmica.

Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva


que empiece por la celda A1, hacer clic en Nueva hoja de clculo.

Para ubicar el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo


existente, seleccionar Hoja de clculo existente y, a continuacin,
escribir la primera celda del rango de celdas donde se desea situar el
informe de tabla dinmica.

6. Dar clic en Aceptar.


Excel crea una tabla dinmica en blanco para insertar los campos en las
diferentes ubicaciones.

199

Para comenzar a crear la tabla dinmica se deben colocar los campos a analizar.
Para ubicar los campos en la tabla dinmica se puede arrastrar los Encabezados
de las columnas situados en la Lista de Campos de tabla dinmica con clic
sostenido al rea de diseo donde aparecen los campos de rtulos de fila,
columna, o datos, dependiendo de la informacin requerida o dar clic en el
cuadro de seleccin del campo que se va a agregar.
1. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo Departamento a rtulos
de fila parte inferior.
2. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo Delegacin a rtulos de
columna.
3. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo Sueldo a valores.

200

El botn Lista de Campos


permite cambiar la forma de visualizacin de los
campos y las reas de la tabla dinmica.

201

Para organizar los campos una vez elaborada la tabla dinmica se puede dar clic
derecho en el nombre de campo en una de las reas y, a continuacin,
seleccionar la opcin Mover y elegir una de las opciones de mover.

202

Configuracin de campo
Para cambiar el nombre de un campo se debe situar sobre el rea de diseo y
en la celda del ttulo del campo y escribir el nuevo nombre.
Al dar clic en alguno de los campos que se encuentran en la lista de campos se
encuentra la opcin Configuracin de campo; la cual permite controlar las
diversas configuraciones de formato, impresin, subtotales y filtros de los
campos de un informe de tabla dinmica. Tambin se puede encontrar en la
ficha Opciones de la barra Herramientas de tabla dinmica.

El cuadro Configuracin de campo cambia su aspecto dependiendo de la


ubicacin del campo en el diseo de la tabla dinmica.
Para campos de Fila, Columna o Pgina son los siguientes:
Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el informe de
tabla dinmica o el nombre del origen si no hay ningn nombre personalizado.

203

Subtotales
Automticos: Utiliza la funcin predeterminada para el campo.
Ninguno: Muestra el campo sin ningn subtotal.
Personalizados: Habilita la seleccin de una de las funciones siguientes
como subtotal.

Funcin

Descripcin

Suma

La suma de los valores. Es la funcin predeterminada de los


valores numricos.

Contar

Cuenta las celdas que tengan un valor ya sea numrico o texto

Promedio

El promedio de los valores.

Mx

El valor mximo.

Mn

El valor mnimo.

Producto

El producto de los valores.

Contar
nmeros

Cuenta las celdas que tengan un valor numrico.

DesvEst

Un clculo de la desviacin estndar de una poblacin, donde


la muestra es un subconjunto de toda la poblacin.

Filtros: La opcin Incluir nuevos elementos en el filtro manual, al activar o


desactivar esta casilla de verificacin se incluyen o excluyen nuevos elementos
en un informe de tabla dinmica con un filtro aplicado.

204

Diseo e impresin
Mostrar etiquetas de elementos en formato de esquema: Activar esta
casilla de verificacin para ver los elementos de los campos en formato de
esquema.
Mostrar elementos del campo siguiente en la misma columna (forma
compacta): Activar o desactivar esta casilla de verificacin para mostrar u
ocultar los rtulos del campo siguiente en la misma columna de forma
compacta.
Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo: Si se habilita
esta casilla de verificacin permite mostrar los subtotales en la parte
superior de cada grupo.
Mostrar etiquetas de elementos en formato tabular: Active esta casilla
de verificacin para ver los elementos de los campos en formato tabular.
Esta configuracin slo afecta a los campos situados en el rea de rtulos
de fila.
Insertar lnea en blanco despus de cada elemento: Activar esta casilla
de verificacin para insertar una lnea en blanco a continuacin de cada
elemento y aumentar el espaciado de elementos como los subtotales.

205

Mostrar elementos sin datos: Al activar esta casilla de verificacin


muestra los elementos que no contengan datos.

Para campos de Valores


Nombre de origen: Indicar el nombre del campo en el origen de datos.
Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el
informe de tabla dinmica, o el nombre del origen si no hay ningn
nombre personalizado.
Resumir Por muestra: Representa la funcin utilizada para el resumen
de los datos en los campos de valor, si se desea modificar, se debe
seleccionar nuevamente la funcin.

206

Definir campos en trminos de %


Funcin

Resultado

Diferencia de

Muestra los valores como la diferencia del valor de Elemento


base en Campo base.

% de
% de la
diferencia de

Muestra los valores como un porcentaje del valor de


Elemento base en Campo base.
Muestra los valores como la diferencia de porcentaje del
valor de Elemento base en Campo base.

Total en

Muestra los valores de elementos sucesivos en Campo base


como un total.

% de la fila

Muestra el valor de cada fila o categora como un porcentaje


del total de la fila o categora.

% de la
columna

Muestra todos los valores de cada columna serie como un


porcentaje del total de la columna serie.

% del total

Muestra los valores como un porcentaje del total general de


todos los valores o puntos de datos en el informe.

ndice

Calcula los valores como se indica a continuacin:


((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma
total de fila) x (Suma total de columna))

207

Ejercicio 1
Determinar en trminos de %, las ventas por delegacin, para cada
Departamento.
1. En la tabla dinmica sobre el campo cantidad que se encuentra en la lista de
campos dar clic sobre la flecha desplegable.
2. Del men contextual seleccionar configuracin del campo valor.
3. En la ventana configuracin del campo valor, hacer clic sobre la pestaa
mostrar valores como.
4. De la lista desplegable seleccionar % de la fila

5. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

208

Agrupar y desagrupar datos


Esta opcin permite agrupar por nmeros o textos una seccin de la tabla
dinmica.
Agrupar elementos numricos
1. Seleccionar el campo numrico en el informe de tabla dinmica que se desea
agrupar.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar campos.
3. En el cuadro Comenzar en, escribir el primer elemento que se desee agrupar.
4. En el cuadro Terminar en, escribir el ltimo elemento que se desee agrupar.
5. En el cuadro Por, escribir un nmero que represente el intervalo incluido en
cada grupo.

Agrupar fechas u horas


1. Seleccionar el campo de fecha u hora en el informe de tabla dinmica que se
desea agrupar.
2. Dar clic derecho en el campo de fechas de la tabla dinmica o en el campo de
la lista de campos dar clic en el botn desplegable del campo, dar clic en la
opcin Agrupar campos.

209

3. En los campos Comenzar en y Terminar en, escribir la fecha por la que se


desee agrupar.
4. En el cuadro Por, hacer clic en uno o ms perodos de tiempo para los grupos.
La opcin de das en la parte inferior permite determinar el nmero exacto.

Agrupar elementos seleccionados


Seleccionar los elementos del informe de tabla dinmica que se deseen agrupar.
En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar seleccin.

210

Ejemplo 1
1. En la tabla dinmica seleccionar los 4 primeros vendedores que aparecen.
2. Hacer clic derecho del mouse y seleccionar Agrupar, o en la ficha Opciones
dar clic en el grupo de opciones Agrupar y seleccionar Agrupar Seleccin.

3. Se crea un nuevo campo a la parte superior llamado Grupo1. Cambiar el


rtulo Grupo1 por Zona Norte, ubicarse en la celda con el rtulo y escribir el
nombre.

Desagrupar elementos
Seleccionar los elementos que se deseen desagrupar.
211

En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar.


Tambin estas opciones de agrupamiento se pueden realizar dando clic derecho
sobre el campo que se encuentra agrupado y seleccionar la opcin desagrupar.
Desagrupar celdas
1. Seleccionar todo el rango de celdas o clic en el rtulo del campo que este
agrupado.
2. Hacer clic derecho del mouse y seleccionar del men desagrupar o en la
ficha Opciones dar clic en Desagrupar que se encuentra en el grupo de
opciones Agrupar.

Se pueden agrupar los elementos de los campos para generar nuevos


subconjuntos de valores de resumen adicionales. Los niveles de agrupamiento
varan de acuerdo con el tipo de datos que se utiliza:

212

Mostrar u ocultar los detalles de un informe


Cuando existen diferentes categoras en los campos de fila o en los campos de
columna, es posible expandir o contraer hasta cualquier nivel de detalle de los
datos e incluso todos los niveles en una sola operacin. Si solo se tiene un
campo, la opcin Expandir, permite activar nuevos campos en el rea
correspondiente.

Para expandir o contraer un campo se puede ubicar en la Ficha Opciones de


Tablas Dinmicas, en el Grupo Campo Activo y seleccionar la opcin
Expandir todo el Campo o Contraer todo el campo segn corresponda.
Tambin es viable si se da doble clic sobre la categora del elemento situado en
el rea de fila o columna o utilizando el clic derecho del mouse sobre el elemento
y seleccionar la opcin Expandir/Contraer con las siguientes alternativas:
Para ver los detalles del elemento actual, hacer clic en Expandir.
Para ocultar los detalles del elemento actual, hacer clic en Contraer.
Para ver los detalles de todos los elementos de un campo, hacer clic en
Expandir todo el campo.

213

Para ocultar los detalles de todos los elementos de un campo, hacer clic en
Contraer todo el campo.

Formatos de tabla dinmica


Si desea aplicar un formato a la tabla dinmica, se debe ubicar en una celda
dentro de la tabla dinmica, dar clic en la ficha Inicio, en el grupo Estilos
seleccionar la opcin Dar formato como tabla y seleccionar uno de los estilos.

Para dar un formato al rea de valores siga uno de los siguientes pasos:
1. Utilizar el cuadro Configuracin de Campo en el campo Valores dar clic en
el botn y seleccionar Configuracin de Campo, dar clic en el botn
Formato de nmero, y seleccionar el formato de nmero que se va a aplicar
a las celdas.

2. Tambin es posible seleccionar las celdas a las que se les va a dar el


formato, en la ficha Inicio en el grupo Estilos, seleccionar la opcin Estilos
de Celdas.

214

Ordenar campos en tablas dinmicas


La opcin ordenar, permite organizar la informacin de acuerdo al tipo de datos
del campo, ubicado en cualquier rea de la tabla dinmica. As mismo la opcin
Ordenar activa un cuadro de dilogo que permite organizar los elementos de un
nivel en una forma que sean fciles de entender.

En la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, realizar uno de los siguientes


procedimientos:
Se debe ubicar sobre el rea a organizar, luego dar clic en los conos Orden
ascendente
u Orden descendente
para ordenar un campo de la tabla
dinmica. De acuerdo al tipo de datos se organizan los datos en la tabla.

215

Actualizar
Esta opcin permite actualizar el contenido de la tabla dinmica para que refleje
los cambios en los datos de origen correspondiente. Si la tabla dinmica est
basada en datos externos, al actualizarla se ejecutar la consulta para recuperar
los datos nuevos o los que se hayan cambiado.

Con el teclado se pueden presionar las teclas <Alt>+<F5> para actualizar los
datos.
Cambiar origen de datos
Si se aumentan registros o eliminan registros en la base de datos que origina la
tabla dinmica, se debe volver a seleccionar el origen de datos.

Para modificar el rango de origen de los datos se debe:


- En la ficha Opciones, en el grupo Datos, hacer clic en Cambiar origen de
datos y luego en Cambiar origen de datos. Aparecer el cuadro de dilogo
Cambiar origen de datos de tabla dinmica.

216

Para usar una tabla o rango de celdas diferente de Microsoft Office Excel, hacer
clic en Seleccione una tabla o rango y luego especificar la primera celda en el
cuadro de texto Tabla o rango.
- Para usar una conexin diferente, hacer clic en Utilice una fuente de datos
externa y luego en Elegir conexin.
- Se mostrar el cuadro de dilogo Conexiones existentes.
- En la lista desplegable Mostrar, situada en la parte superior del cuadro de
dilogo, seleccionar la categora de conexiones para la que desea elegir una
conexin o seleccionar Todas las conexiones existentes (opcin
predeterminada).
- Seleccionar una conexin del cuadro de lista Seleccione una conexin y, a
continuacin, hacer clic en Abrir.

217

Acciones en la tabla dinmica


Si se requiere quitar todos los campos ubicados en el diseo de la tabla
dinmica, se debe dar clic en la ficha Opciones, en el grupo Acciones, en la
opcin Borrar Todo. Si en el campo de pgina hay filtros activos la opcin
Borrar Filtros del Grupo Acciones en la ficha Opciones, quita los filtros
mostrando nuevamente todos los registros en el informe de tabla dinmica.

Para seleccionar informacin de una tabla dinmica se debe:

Situar el puntero del mouse en la esquina superior del campo hasta que
cambie a una flecha descendente y, a continuacin, hacer clic.

En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, hacer clic en Seleccionar y, a


continuacin, hacer clic en lo que se desee seleccionar:
Etiquetas y datos
Datos
Etiquetas

para seleccionar ambos.

para seleccionar slo los valores de los elementos.


para seleccionar slo los rtulos de los elementos.

Si se desea cambiar la posicin de la tabla dinmica se debe activar la Ficha


Opciones en el Grupo Acciones y opcin Mover Tabla dinmica, en el cuadro
de dilogo se puede cambiar la celda de inicio de la tabla dinmica si se quiere
ubicar en la misma hoja, o seleccionar la opcin Hoja nueva, para insertar una
nueva hoja con la tabla dinmica.

Elementos y campos calculados en tablas


dinmicas
Elemento Calculado
Es una categora adicional de un campo de una tabla dinmica, situado en el
rea de filas o columnas que utiliza una frmula creada por el usuario.

218

Campos Calculados
Es un campo ubicado en el rea de datos en la tabla dinmica que utiliza una
frmula creada por l usuario. Los campos calculados pueden ejecutar clculos
utilizando el contenido de otros campos de la tabla dinmica.

Para crear un elemento calculado a un campo


1. Si los elementos del campo estn agrupados, en la ficha Opciones, en el
grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar.
2. Hacer clic en el campo donde se desee agregar el elemento calculado.
3. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Frmulas y,
seleccionar la opcin Elemento calculado.
4. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el elemento calculado.
5. En el cuadro Frmula, escribir la frmula para el elemento, en la cual se
pueden utilizar operadores y expresiones como en la hoja de clculo
iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a los datos
de la tabla dinmica (elementos), pero no pueden utilizarse referencias de
celda o nombres, posteriormente hacer clic en Agregar.

219

Para crear un campo calculado a un campo


1. Hacer clic sobre un campo en el rea de datos del informe de tabla dinmica.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Frmulas y, a
continuacin, hacer clic en Campo calculado.
3. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el campo.
4. En el cuadro Frmula, escribir la frmula para el campo, en las cuales se
pueden utilizar operadores y expresiones como en la hoja de clculo
iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a los datos
de la tabla dinmica (elementos), pero no pueden utilizarse referencias de
celda nombres.
5. Hacer clic en Agregar.

220

Para mostrar una lista de todas las frmulas utilizadas en el informe de tabla
dinmica actual.
En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Clculos
seleccionar Campos, elementos y conjuntos a continuacin hacer clic en
Crear lista de frmulas.

En la ficha Opciones de Tabla dinmica el ltimo grupo Mostrar permite activar


o desactivar la lista de campos, los botones para expandir o contraer elementos
y los encabezados de los campos.

221

Grficos Dinmicos
Los grficos dinmicos se pueden basar sobre tablas dinmicas para observar
los informes de una manera diferente, ms clara y concisa.
1. Ubicarse en la tabla dinmica.
2. En la ficha Opciones de la tabla dinmica, en el grupo Herramientas,
seleccionar Grfico dinmico.

3. Seleccionar el grfico y dar clic en Aceptar.

222

4. Se crea el grfico con los datos que se encuentran en la tabla dinmica, al


actualizar o hacer cambio a la tabla dinmica, automticamente se actualiza
el grfico.

223

Consolidacin

Esta opcin combina valores de varios rangos de celda en un nuevo rango,


puede resumir y registrar resultados de hojas de clculo; la opcin de consolidar
se encuentra en el Herramientas de datos.
Se pueden consolidar datos de las siguientes formas: Utilizando por posicin, por
categoras y frmula. En este captulo se presentar el mtodo por posicin, es
decir, cuando los datos de todas las reas de origen se organizan en idntico
orden y localizacin; por ejemplo, para combinar los datos de una serie de hojas
de clculo creadas desde la misma plantilla.
Si se tienen rangos numricos en una o ms hojas de clculo, se puede obtener
un total de stos.
Por ejemplo, si se tienen las ventas de tres aos consecutivos clasificadas por
trimestres segn artculos, es posible realizar operaciones acumuladas como
suma, promedio etc.; y as poder analizar sobre un total acumulado o promediar
utilizando consolidacin.
Copiar el siguiente escenario en Excel a partir de la celda A1
224

Para consolidar por aos se debe realizar lo siguiente:


1. Insertar una nueva hoja de clculo, asignarle como nombre a la hoja de
clculo consolidado.
2. Hacer clic sobre la ficha de Datos, en el grupo Herramientas de datos,
Consolidar.

3. En el campo Funcin, seleccionar la funcin que se desea para consolidar.

225

4. En el cuadro de texto de referencia existe un cuadro que permite seleccionar


celdas o rangos
seleccionar de la hoja ao 2005 el rango de celdas de la
tabla y hacer clic sobre el botn Agregar.
5. En el cuadro de texto de referencia
seleccionar de la hoja ao 2006 el
rango de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botn Agregar.
6. En el cuadro de texto de referencia
seleccionar de la hoja ao 2007 el
rango de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botn Agregar.
7. Seleccionar los cuadros de chequeo fila superior y columna izquierda.
(Estos se deben seleccionar si las referencias fueron agregadas incluyendo
los ttulos de filas y columnas, para el ejemplo si se incluyeron los artculos
(columna izquierda) y los meses (fila superior).
8. Seleccionar el cuadro de chequeo crear vnculos con los datos de origen.

Se pueden utilizar las funciones: suma, promedio, max, min, contar nmeros,
desvestp, desvest, var varp.

226

Permite mostrar el detalle de un grupo de celdas.


Permite ocultar el detalle de un grupo de celdas.
Si la hoja de clculo se encuentra en otro libro, hacer clic en Examinar para
buscar el archivo y, a continuacin, hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro
de dilogo Examinar.

227

MDULO 6
Consultas Externas
Datos externos
Normalmente, la BD tiene una gran cantidad de informacin que no siempre es
necesaria tenerla toda al tiempo, sino que con algunos de los campos de la BD es
suficiente, o con solo algunos de los registros, se puede obtener los resultados
que se requieren. Sin embargo, cuando se requiere un mejor manejo de la
informacin, Excel nos ofrece una posibilidad de generar nuevas BD y nuevas
consultas utilizando MS Query, una herramienta de Office. Al conectarse a datos
externos se puede hacer un anlisis de los datos sin tener que tener la
informacin en Excel. Es necesario tener habilitada la conexin de datos en el
centro de Confianza, o ubicar el archivo en un centro de confianza. Ubicacin de
Confianza Una ubicacin de confianza no es ms que un espacio en el disco
duro, una carpeta o un recurso de red, si un archivo est en una ubicacin o
centro de confianza este puede abrirse sin que Excel lo compruebe. Crear
Ubicaciones de confianza Clic en el Men Archivo Clic en Opciones. Clic en la
categora Centros de confianza. Clic en configuracin de centros de
confianza y luego en Ubicaciones de confianza.

Clic en Agregar nueva ubicacin.


228

En el cuadro Ruta de acceso, buscar la carpeta que se usar como centro de


confianza con el botn examinar.

Si se quiere que las subcarpetas tambin sean centros de confianza se debe


activar la casilla de verificacin Las subcarpetas de esta ubicacin tambin
229

son de confianza. Clic en Aceptar.

Tablas Dinmicas de Consolidacin Mltiple


Para el manejo de las tablas dinmicas de consolidacin mltiple es necesario
primer activar el icono del Asistente para tablas y grficos dinmicos, en el men
Archivo opciones y clic en Barra de herramientas de acceso rpido.
Dentro de las opciones de Comandos disponibles en: se debe seleccionar
Todos los comandos y dentro de la lista desplegable buscar el icono de
Asistente para tablas y grficos dinmicos, Agregar y Aceptar.

Las tablas dinmicas consolidadas nos permiten generar un tipo de informe


dinmico con rangos de celdas que no se encuentran dentro de una base de
datos. En el asistente se debe marcar la opcin Rangos de consolidacin
mltiples y Tabla Dinmica Siguiente.

230

En el paso 2 del asistente se especifica el nmero de campos de pgina que se


necesite, Crear un solo campo de pgina o Campos de pgina
personalizados y Siguiente.

En el paso 3 se agregan los rangos de hojas de clculo que se desea consolidar,


los rangos pueden estar en la misma hoja, en diferentes hojas o en diferentes
libros haciendo clic en Examinar, una vez se han seleccionados los rangos se
hace clic en Agregar o Eliminar segn el caso y Siguiente.

231

En este ltimo paso se da la ubicacin de la tabla dinmica, en una hoja de


clculo nueva o en una existente y Finalizar.

232

En la opcin de pgina muestra las opciones de Elemento1 que corresponde a la


primera referencia de rango y Elemento2 a la segunda referencia que en este
caso se encuentra en otra hoja y es posible visualizar todo el consolidado o
elemento por elemento.

Consultas Access
Esta herramienta permite recuperar en Excel la informacin de una tabla o
consulta de un archivo de Access permitiendo el anlisis de la informacin
peridicamente sin tener que importarlos nuevamente de Access. Pasos para
realizar conexiones: Ubicarse en la celda donde se quieren dejar los datos que se
traern de Access.
Clic en la opcin Desde Access, que se encuentra en la ficha datos grupo
Obtener datos externos.

Seleccionar el archivo de Access del que se desean importar los datos.

233

Seleccionar la tabla o consulta que se desea importar y clic en Aceptar.


Se activa el cuadro de dilogo Importar datos, presentando tres opciones:

Tabla: Trae la informacin como una tabla. Informe de tabla dinmica: Si se


quiere resumir la informacin. Informe de grfico y tabla dinmicos: Si se
quiere crear la tabla dinmica y un grfico dinmico para resumir informacin.
Definir Dnde desea situar los datos?, seleccionar Hoja de clculo existente
y seleccionar la celda a partir de la cual se quiere la informacin o, seleccionar la
opcin Nueva hoja de clculo. Clic en Aceptar.
Conexin a Datos externos Clic a conexiones existentes que se encuentra en la
ficha Datos grupo obtener datos externos.

234

Se activa el cuadro de dilogo conexiones existentes.

En la lista desplegable Mostrar presenta 4 opciones: Todas las conexiones,


Conexiones en este libro (si se quiere el listado de las conexiones utilizadas
recientemente), Archivos de conexin en la Red (para mostrar solamente las
conexiones disponibles de un archivo de conexin que solo se accede desde la
red), Archivos de conexin en este equipo. Seleccionar la conexin y dar clic
en Abrir. Se activa el cuadro de dilogo Importar datos presentando 3 opciones:

235

Tabla: Trae la informacin como una tabla. Informe de tabla dinmica: Si se


quiere resumir la informacin. Informe de grfico y tabla dinmicos: Si se
quiere crear la tabla dinmica y un grfico dinmico para resumir informacin.
Definir en dnde desea situar los datos, Seleccionar Hoja de clculo existente y
seleccionar la celda a partir de la cual se quiere la informacin o, seleccionar la
opcin Nueva hoja de clculo. Clic en Aceptar.

Consultas Query
Microsoft Query permite traer informacin de bases de datos relacionales
permitiendo tener actualizada la informacin en Excel si se ha actualizado en la
base de datos de origen. Microsoft Query permite obtener datos de bases de
datos como Microsoft Access, Microsoft SQL, FoxPro, Oracle, Archivos de texto, o
de Microsoft Excel. Crear Conexiones a Bases de datos Seleccionar la opcin
de otras fuentes que se encuentra en el grupo Obtener Datos externos de la
ficha Datos. Seleccionar la opcin Desde Microsoft Query.

236

Presenta una caja de dilogo Elegir Origen de datos.

Seleccionar la opcin Nuevo origen de datos. En el cuadro de dilogo Crear


Nuevo Origen de datos, escribir un nombre para identificar el origen de datos y
luego seleccionar un controlador de la lista desplegable y luego dar clic en
Conectar.

237

Especificar qu se har con la base de datos, seleccionar para abrir, Crear,


Reparar o compactar la base de datos. Al dar clic en Seleccionar se abre la caja
de dilogo seleccionar base de datos, seleccionar el archivo y clic en Aceptar.

Si se quiere que una tabla o consulta aparezca automticamente seleccionarla en


238

el paso 4 del cuadro de dilogo nuevo Origen de datos. Dar clic en Aceptar. El
nombre del origen aparecer en el cuadro de dilogo Elegir Origen.
Crear consultas con MS Query
Ms Query permite realizar consultas de una o ms tablas permitiendo seleccionar
uno o ms campos de cada una de las tablas seleccionadas y adems
permitiendo definir criterios para extraer un conjunto de registros teniendo en
cuenta la condicin. Cuando se consulta informacin de dos tablas o ms, las
tablas deben tener un campo coincidente para poderlas relacionar. Un campo
coincidente es un campo idntico en las tablas. El asistente es capaz de
reconocer el campo de relacin es decir un campo con el mismo nombre en otra
tabla. Seleccionar la opcin de otras fuentes que se encuentra en el grupo
Obtener Datos externos de la ficha Datos.
Seleccionar la opcin Desde Microsoft Query. Presenta una caja de dilogo
Elegir Origen de datos (para usar el asistente activar la casilla de verificacin
Usar el Asistente para crear consultas o modificar consultas. Seleccionar el
origen de datos y Aceptar.
Presenta el listado de tablas que pertenecen a la base de datos seleccionada.
Seleccionar las tablas y/o campos que se quieran para las consultas (recordar
que las tablas deben tener una relacin) y llevarlos al campo Columnas en la
consulta, por medio del botn y clic al paso siguiente.

Si se desea filtrar los registros seleccionar el campo y definir el criterio en la


239

seccin derecha de la pantalla. Si no se quiere filtrar clic en siguiente.

Si se quiere ordenar seleccionar el campo y clic en Siguiente.

Definir qu se desea hacer Devolver datos a Microsoft Office Excel, o Ver


datos o modificar consulta en Microsoft Query y clic en Finalizar.

240

Consultas desde la Web


Las consultas Web son utilizadas para traer informacin de una pgina Web
organizada en tablas a un documento de Excel y ser actualizados segn los
cambios que surjan en la pgina Web o bien mantener la informacin sin cambios.
Para obtener datos de una pgina Web se puede realizar de dos formas:
Copiando y pegando de una pgina web a una hoja de Excel. Con las opciones
de pegado se puede hacer que la informacin se actualice o que permanezca
igual. Clic con el botn derecho del Mouse y seleccionar la opcin Exportar a
Microsoft Excel. Se abre un nuevo libro en Excel con la informacin de la tabla.
Crear una consulta Web Dar clic al comando Desde la Web que se encuentra
en el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos. En el cuadro de dilogo
Nueva consulta Web escribir la direccin de la que se desean recuperar los
datos.

241

Clic en Ir.
Modificar una consulta Web Hacer clic al comando conexiones que se
encuentra en el grupo Conexiones de la ficha Datos. En el cuadro de dilogo
Conexiones del libro seleccionar la consulta Web. Dar clic al botn
propiedades, se abre un cuadro de dilogo Propiedades de conexin. En la
ficha Definicin dar clic en Modificar Consulta.
Clic en Editar consulta. En el cuadro de dilogo Modificar consulta, seleccionar
una nueva pgina web o seleccionar las tablas que se quieren importar dando clic
al recuadro amarillo que aparece en el extremo superior izquierdo de cada tabla
de la pgina y luego dar clic en el Botn Importar.
Clic en Aceptar y luego en Cerrar.

Conexiones desde Excel a Datos de Word


242

Esta herramienta permite recuperar en Excel la informacin de una tabla de Word


insertndola o incrustndola, si una tabla es incrustada los datos de la tabla
destino se cambiarn si se cambian en el origen. Se pueden traer tambin tablas
copiando los datos de Word y pegndolos a Excel.
Pasos para realizar conexiones a Microsoft Word:
Seleccionar la tabla en Word y seleccionar el comando Copiar para llevar la
informacin al Visor de portapapeles.
En Excel, Ubicar el cursor en la celda, a partir del cual se quiere insertar la tabla.
Dar clic a Pegado especial que se encuentra en la ficha Inicio del grupo
portapapeles.
Si se quiere vincular el archivo, dar clic en pegar vnculos para que se actualicen
los datos del destino (tabla en Excel) cada vez que se hagan cambios en el origen
(tabla de Word).
Seleccionar Texto Unicode o Texto para pegarlo como una tabla.
Clic en Aceptar.
Quitar conexin de datos
Al quitarla conexin los datos vinculados se convertirn en valores. Para quitar la
conexin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
Dar clic en el comando Editar vnculo que se encuentra en la ficha Datos del
grupo conexiones.
En la caja de dilogo Modificar vnculos dar clic en Romper vnculo.
Se activa una ventana advirtiendo la ruptura de vnculo y que ellos sern
convertidos en valores. Dar clic en Romper Vnculos.

Importar Archivos de texto


Para importar archivos de texto, Microsoft Excel utiliza un asistente quien se
encarga de analizar el documento para traer la informacin correctamente. Para
esto se deben tener en cuenta los siguientes pasos.
243

Clic al comando Desde texto que se encuentra en la ficha Datos del grupo.

Obtener datos externos


Seleccionar el archivo que se importar y dar clic a importar.
Se activa el asistente para importacin de archivos de texto. El paso 1 permite
definir el tipo de archivo. Si el archivo contiene informacin separada por coma,
punto y coma, tabulaciones, etc. O si los campos estn alineados en columnas.
Dar clic en Siguiente.
El paso 2 permite seleccionar el caracter que separa las columnas del archivo de
texto. Activar la casilla de verificacin Considerar separadores consecutivos
como uno solo, si los datos contienen varios caracteres entre campos como
delimitador. Dar clic al paso siguiente.
El paso 3 permite definir el formato o tipo de datos de cada una de las columnas y
adems permite no importar una columna si se activa la casilla de verificacin No
importar columna (saltar).
Clic al botn Finalizar.
Definir en dnde quedarn los datos si en la hoja de clculo actual o en una
nueva hoja de clculo. Clic en Aceptar.

Conexiones de Microsoft Excel con Microsoft


Outlook
Si el libro que est trabajando debe ser remitido a un usuario a travs del correo,
Excel nos permite enviarlo directamente a travs de la opcin Enviar a, que se
encuentra en el botn de Office.
Al seleccionar la opcin se abre la ficha Mensaje con el archivo adjunto, listo para
seleccionar el destinatario de correo y enviar el mensaje.

Guardar libros como WEB


Es posible publicar cualquier hoja o libro de Excel en la pgina WEB, poniendo los
datos en la WEB para que cualquier usuario los pueda ver:
Llamar la opcin guardar como, del botn de office.
244

En el tipo de archivo seleccionar Pgina Web (*htm;*html). Se activan dos


botones, Cambiar ttulo, para asignar un ttulo a la pgina y Publicar, para
publicar el archivo.
Definir si se publicar todo el libro o solo una hoja del libro activando los botones
de opcin.
Dar clic en Cambiar ttulo. Se abre la ventana establecer ttulo de la pgina. En
el cuadro de texto escribir el ttulo y dar clic a Aceptar.
Dar clic en publicar. Seleccionar el elemento a publicar y clic en Publicar. Si se
ha activado la casilla de verificacin Abrir la pgina en el explorador Web, se
abre el archivo publicado.

PowerPivot
Microsoft PowerPivot es un complemento adicional de Excel que se puede
manejar a nivel de cliente (PowerPivot para Excel) o de servidor (PowerPivot para
SharePoint), este complemento se puede descargar gratis desde la web en
http://powerpivot.com

Cuando se abre Microsoft Excel por primera vez despus de la instalacin, abre
una ficha nueva llamada PowerPivot, dentro de esta ventana se puede crear un
modelo relacional.
PowerPivot puede importar datos de varios tipos: Access, oracle, Sybase,
Informix, DB2, Teradata y otros. Este proceso para importar datos de cada uno de
245

estos orgenes es muy parecido.


Para crear una conexin a una base de datos de SQL Server:
1. Desde la ventana de Excel en la ficha de PowerPivot clic en Ventana de
PowerPivot.
2. En la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, clic en Desde base de
datos y seleccione De SQL Server. Excel abrir un Asistente importar la
tablas.
3. En el campo Nombre descriptivo de la conexin, escriba ContosoDB
desde SQL Server.
4. A continuacin digite el nombre del servidor donde se encuentra instalado
el SQL server y seleccionar Usar autenticacin de Windows.
5. En el campo Base de datos, haga clic en la flecha abajo para recuperar
una lista de bases de datos en el servidor. Seleccione ContosoRetailDW,
pruebe la conexin y, a continuacin, haga clic en Siguiente.
6. Para seleccionar una lista de tablas y vistas debe hacer clic en Siguiente
para mostrar una lista de todas las tablas de origen dentro de la base de
datos.
7. Active la casilla para las siguientes tablas: DimChannel, DimDate,
DimEntity, DimProduct, DimProductCategory, DimProductSubcategory y
FactSales.
A continuacin daremos un ejemplo de cmo utilizar PowerPivot con una base de
datos de Microsoft Access. Para utilizar Powerpivot con una base de datos de
Access hacer clic en el icono Ventana de PowerPivot.

En esta ventana es necesario definir qu base de datos se desea usar, De SQL


server, De Access, De Analysis Services o PowerPivot. En esta oportunidad
trabajaremos De Access, haciendo un clic en esta opcin aparece la siguiente
ventana.

246

Es un asistente para conectar a una base de datos de Microsoft Access, si


conocemos el nombre y la ruta del archivo lo digitamos de lo contrario hacemos
un clic en Examinar

247

En esta ventana selecciona la ruta y el archivo y Abrir.

248

En esta ventana se especifica la ruta y el archivo y Abrir. El asistente muestra un


aviso de espera mientras se conecta al origen de datos; en este caso a la base de
datos Access Nomina XYZ.

El siguiente paso es especificar cmo se importaran los datos desde una tabla o a
travs de consultas con SQl, en este caso se escoge la opcin Listas de tablas y
vistas para que importe las tablas y consultas de la base de datos.

249

En el siguiente paso del asistente se activan las tablas y vistas que se desean
importar para la elaboracin del PowerPivot, adems se puede tener una vista
preliminar y se puede filtrar en caso que solo se desee informacin especfica de
uno o varios campos.

Esta es la vista preliminar de la tabla seleccionada en donde se puede filtrar los


campos con informacin especfica.

250

Una vez se definen las tablas y la informacin que se desea importar hacemos clic
en Aceptar para que inicie el proceso de importar el cual puede tardar algunos
minutos en realizarlo presentando un informe de anlisis indicando el nmero de
registros o filas que se han importado. Durante el proceso de importar es posible
detener este proceso haciendo clic en Detener importacin.

251

Al finalizar este proceso aparece una ventana con la informacin que import de la
base de datos de Access y en cada hoja presenta las tablas que conforman la base
de datos.

252

Una vez se tiene la informacin necesaria se puede realizar el PivotTable haciendo

clic en el icono

253

y PivotTable nuevamente.

Al hacer clic en la opcin de Pivottable tenemos que definir la ubicacin de la tabla


si es en una hoja de clculo nueva o en una existente, de ser en una existente, se
define la ubicacin de la hoja y de la celda.

La apariencia es similar a la de una Tabla dinmica, pero esta presenta las tablas
importadas de Access brindando la posibilidad de expandir cada tabla y escoger un
campo de cada tabla ubicndolo dentro del diseo en la posicin deseada.

254

Segmentacin de datos vertical y horizontal


Las segmentaciones generan controles que permiten filtrar y personalizar los datos
de una tabla o grafico dinmico. Esta segmentacin permite cambiar de criterios y
ver esos cambios al instante proporcionando una vista interactiva de los datos. La
segmentacin se agrega como un control adicional a la tabla o al grfico y permite
seleccionar rpidamente un criterio y muestra los cambios al instante; las
segmentaciones no agregan filas adicionales solo proporciona una vista interactiva
de los datos.
Para agregar campos a las segmentaciones se debe arrastrar el campo hasta el
rea de segmentacin de datos verticales o segmentacin de datos horizontales
segn la posicin y comodidad en la lectura de la tabla.
Se pueden agregar varios campos a la segmentacin de datos presionando la tecla
<Ctrl> mientras se seleccionan cada uno, para borrar la segmentacin y mostrar
todos los datos se debe hacer clic en el botn de borrar en la esquina superior
derecha de la segmentacin. En este ejemplo los campos de segmentacin son
EPS y Estado Civil.

255

Filtro de Informe
Muestra una lista desplegable del control del filtro, aparece encima de la tabla
dinmica o grafico dinmico, permite seleccionar uno o varios elementos de la base
a travs de ese campo.
Etiquetas de columna
Muestra los campos en columnas.
Etiquetas de Fila
Muestra los campos como filas en el informe.
Valores
En esta opcin se debe ubicar el o los campos sobre quien recaer la funcin.
Realizar un grfico dinmico
Desde la ventana de PowerPivot hacer clic en el icono de Pivottable, seguido de un
clic en dos grficos (horizontales), como es el caso mostrado en la siguiente
ventana.
256

Esta es la presentacin de un grfico dinmico utilizando el PowerPivot, se puede


utilizar el tipo de grfico que ms se ajuste a sus necesidades.

257

MDULO 7
Soluciones dinmicas
Soluciones dinmicas pretende u herramientas basadas en anlisis de
sensibilidad para optimizar la toma de decisiones, el anlisis de datos, la
comparacin de informacin con el objetivo de encontrar mejores resultados.

Buscar Objetivo
Buscar objetivo permite que un valor de una celda cambie a un valor exacto
modificando otro valor.
Ejemplo: En este modelo se realiz una funcin financiera (Pago) para hallar el
valor de la cuota de un prstamo.
La intencin es poder definir el valor de la cuota en 400.000 (es un valor exacto),
pero esto es posible alterando otro valor que para el ejemplo puede ser el Monto,
Plazo o Inters.

Cambiando el monto el resultado sera:

258

Utilizar Buscar Objetivo


Crear una tabla con la valores que al cambiar afecten el resultado de las
formulas o simplemente un tabla donde cambien los valores.
Antes de utilizar buscar objetivo es importante saber que la celda objetivo debe
estar formulada con otras para que de esta manera Excel pueda realizarlo

1. Seleccionar la celda con el valor a cambiar. Para el ejemplo la celda donde


esta 569.757.48 que es la celda que tendr el valor exacto de 400.000
2. Hacer clic en la ficha datos, grupo herramientas de datos opcin Anlisis y
si y buscar objetivo.
3. En las opciones de Buscar objetivo se encuentra:
a. Definir celda: Es la celda con el valor a cambiar.
b. Con el valor: Es el valor exacto para ajustarse.
c. Para cambiar la celda: Es una celda que ajustara su valor para que
la celda objetivo se cumpla. Para el ejemplo es el monto 15.000.000

259

Al pulsar Aceptar Excel genera un reporte indicando en cuanto quedo el valor


del objetivo, si el usuario pulsa aceptar los cambio se realizan directamente
para evitar que los cambio se realicen, pulsar Cancelar.

Escenarios
Los escenarios en Excel permiten guardar un conjunto de datos y volver a
cargarlo de forma automtica, se utiliza para comparar valores utilizando una
misma tabla.
El siguiente ilustra una cotizacin con tres proveedores utilizando la misma tabla
para determinar la mejor opcin.
Excel guarda los valores por unidad de cada producto y el nombre del proveedor,
la tabla contiene las formulas y totaliza a medida que el valor cambia.
260

Crear un escenario
1. Crear una tabla con la valores que al cambiar afecten el resultado de las
formulas simplemente un tabla donde cambien los valores.

Al cambiar las celdas con valores diferentes, se modifica el resultado.


2. Hacer clic en la ficha datos, grupo herramientas, anlisis y si y a
continuacin Administrador de escenarios.

3. Hacer clic en botn Agregar.

261

Nombre del escenario: Definir el nombre que identifique los datos actuales.
Celdas Cambiantes: Se deben seleccionar las celdas que contienen los valores
que cambian para cada caso.
4. Pulsar Aceptar y Excel muestra una ventana con la referencia de las
celdas cambiantes y sus valores actuales.

En este ejemplo no muestra referencias de celdas sino el nombre de cada


producto, esto se debe a que cada celda cambiante se nombr como el producto
de la izquierda.

262

5. Una vez agregado el escenario pulsar cerrar.


6. modificar las celdas cambiantes con valores nuevos.
7. Realizar todo el procedimiento para agregar otros escenarios
Mostrar escenarios
Una vez se han creado varios escenarios, es posible cargar los valores de cada
uno utilizando la misma tabla de Excel.

1. Hacer clic en la ficha datos, grupo herramientas de datos y a


continuacin
Anlisis y Si, elegir la opcin administrador de
escenarios.
2. Seleccionar el escenario que desea pre visualizar y pulsar el botn
mostrar 2 clic sobre el nombre del escenario.
3. Excel muestra directamente en la tabla los datos del escenario.

Modificar o eliminar escenarios


Es posible modificar los valores de un escenario o eliminar escenarios por
completo.
263

1. Ingresar al administrador de escenarios.


2. Seleccionar el escenario y pulsar el botn eliminar, el escenario
desaparece de la lista y no existe forma de recuperarlo.
3. Para modificar los datos se debe seleccionar el escenario
4. Pulsar el botn modificar
5. Seleccionar las nuevas celdas o pulsar aceptar para modificar los
valores de forma manual.
Resumen Escenarios
Excel puede generar un resumen automtico en el que compara todas las tablas
una lectura fcil y rpida.
1. Seleccionar la celda con el resultado que se va a comparar o analizar.
2. Ingresar al administrador de escenarios.
3. Pulsar el botn Resumen.

4. Elegir el tipo de informe, el tipo resumen muestra una tabla en la que


compara todos los escenarios incluyendo detalles mientras que el
informe de tabla dinmica compara los valores nicamente.
5. Elegir Resumen y pulsar Aceptar.

264

Solver
Es una herramienta que permite en una celda con frmula buscar un valor
ptimo segn un grupo de celdas relacionadas con la frmula, de esta forma se
halla la mejor solucin a un problema mediante restricciones. Solver entonces
ajusta las celdas cambiantes para dar el resultado especificado en el valor
objetivo, teniendo en cuenta todas sus restricciones.
Antes de utilizar solver
complemento

es necesario para algunos computadores instalar el

Habilitar Solver
Solver es un programa que est disponible cuando instala Microsoft Office o
Excel. Sin embargo, para ser utilizado en Excel primero se debe cargar.
Para ello, seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre la ficha Archivo y luego clic en el botn opciones.

2. Hacer clic en Complementos, en el cuadro Administrar, seleccionar


Complementos de Excel.

265

3. Hacer clic en Ir.

266

4. En el cuadro Complementos disponibles, activar la casilla de verificacin


Complemento Solver, a continuacin, hacer clic en Aceptar.
5. La opcin Solver aparecen en la ficha datos, grupo Anlisis y solver.

Utilizar Solver
Para utilizar Solver es necesario tener un problema planteado y conectado con
frmulas para que Excel lo pueda resolver:
Ejemplo 1

267

Este es un consolidado de ventas de un almacn que mantiene el mismo


promedio de ventas para los ltimos tres meses, la empresa necesita aumentar
sus utilidades a 100.000.000 para lo cual pide un plan de accin.
Los planteamientos para resolver el problema pueden ser varios:

Disminuir Costos Mercanca.


Disminuir Gastos Administrativos.
Aumentar las unidades vendidas o el valor unitario.
Todos en diferentes proporciones.

Para resolver este problema y hacer que la utilidad sea de 100.000.000


utilizamos solver de la siguiente manera:
1. Es necesario tener un esquema de frmulas en las que se relacionan
todos los valores que pueden cambiar y un valor objetivo.

2. Ingresar a la herramienta Solver (Ficha datos Grupo Anlisis Solver)

268

Establecer Objetivo: Especificar una celda con frmula a la que se desee


calcular el mnimo valor, el mximo valor o un valor especfico.
Valor de: Activar el botn de opcin de acuerdo al objetivo, si se desea calcular
un valor especfico, digitarlo en el cuadro de texto.
Cambiando las celdas de variables:
Son los valores que Excel puede cambiar para lograr el objetivo final.
Estas celdas deben estar relacionadas directa o indirectamente en la frmula de
la celda objetivo, y deben ser celdas sin frmulas.
269

Sujeto a las restricciones: Muestra el listado de las restricciones agregadas.


Para agregarlas, dar clic en el botn Agregar y especificar la restriccin.

Agregar: En Referencia de la celda, definir la celda a la que se va a aplicar la


restriccin, a continuacin definir el operador de comparacin, <=, =, >= y
especificar la restriccin en el cuadro, ya sea una celda o un valor.
Para cambiar una condicin, se debe seleccionar y dar clic en el botn cambiar,
y de la misma manera, seleccionar una restriccin y dar clic en el botn eliminar,
si se desea quitar una restriccin.
Resolver:Pulsar este botn una vez esten definidos los parametros del
problema.

Conservar Solucin de Solver: Al dar clic en Aceptar con ese botn de opcin
270

activo, Solver modificar los valores en la hoja de clculo sin poder deshacerse.
Restaurar valores originales: Solver mantiene los valores iniciales en la hoja
de clculo.
Guardar escenario: Los nuevos valores sugeridos por solver sern guardados
como escenario, de manera que puedan ser analizados ms adelante.
Informes: Existen tres tipos de informe, informe de respuesta, sensibilidad y
lmite. Para el informe de respuesta, solver crea una nueva hoja mostrando
los valores originales y los valores con la solucin tanto para celdas
cambiantes como para la celda objetivo. En el informe de Sensibilidad
solver muestra los nuevos valores de las celdas cambiantes. Informe de
lmites muestra al usuario los valores nuevos de la celda cambiante y de la
celda objetivo, y adems, muestra el valor del lmite inferior y lmite superior
de cada celda cambiante y cul sera en tal caso, el valor objetivo.

271

272

MDULO 8
Automatizacin
En todo proceso de manejo de informacin en Excel, es muy comn repetir
acciones y comandos en forma continua. Igualmente, es fundamental, facilitar
que otros usuarios utilicen los modelos desarrollados y las soluciones ya creadas
de una manera sencilla y sin necesidad de conocer a fondo el manejo de la hoja
de clculo. Microsoft, tiene una herramienta de programacin muy poderosa
llamada Visual Basic, la cual viene en todas las herramientas de productividad
de esta casa de software y a la cual se tiene acceso a travs de las diferentes
herramientas de Office. Sin embargo, como el problema de manejo de la
informacin no debe estar limitado a los expertos de sistemas, Excel facilita la
creacin de pequeos programas que automatizan los modelos desarrollados y
que facilitan la interaccin de otros usuarios con estos desarrollos.
Toda macro tiene unos pasos bsicos: Se crea, se graba, se detiene, se ejecuta.

Grabadora de macros
Para crear una macro se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Plantear el objetivo.
2. Definir el tipo de macro, si es absoluta o relativa. Ms adelante se ver un
dar un ejemplo, en donde se utilizar este concepto y se ver la
importancia en la creacin de las macros.
3. Dar clic al comando Macros que se encuentra en la ficha Vista.
4. En la lista desplegable dar clic al comando Grabar Macro

273

5. Se abre la ventana Grabar macro


a. Dar nombre a la macro
b. Definir el mtodo Abreviado
c. Definir en dnde se guardar y dar clic al botn Aceptar.
6. Realizar una a una las tareas ordenadamente para cumplir el objetivo
propuesto y de la manera ms eficiente.
7. Y por ltimo se debe Detener grabacin.

Nombre de la macro
Para definir el nombre de una macro se deben tener en cuenta los siguientes
puntos:
El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres
siguientes pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se
permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de
subrayado como separador de palabras. Si utiliza un nombre de macro que
tambin es una referencia de celda, una funcin, o un objeto puede aparecer un
mensaje indicando que el nombre de la macro no es vlido.

Teclas de mtodo abreviado


Se puede utilizar cualquier letra, sea en maysculas o en minsculas apoyado
sobre la tecla CTRL. Es importante tener en cuenta no utilizar mtodos
abreviados que ejecuten tareas de Excel porque sern anulados. Por ejemplo, si
el mtodo abreviado que se utiliza para una macro es <Ctrl> + <c>, este
comando ya no servir sino para ejecutar la nueva macro y ya no servir como
comando para copiar.

Guardar macro
Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccionar
Libro de macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal,
Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si no existe
todava, guarda la macro en este libro. En Microsoft Windows XP, este libro se
guarda en una carpeta diferente a la de Windows Vista para que se pueda cargar
automticamente cada vez que se inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este
libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\Datos de
programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si se desea que se ejecute automticamente
una macro del libro de macros personal en otro libro, tambin debe guardar ese
libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie
Excel.
En el momento de dar aceptar, aparece un botn parar
274

en la barra de

estado que indica que las acciones que se ejecuten a partir de ese momento,
quedarn grabadas dentro de la macro que se indic anteriormente. Una vez se
haya terminado las acciones a realizar, se debe oprimir el botn de parar.

Pasos para crear una macro


1. Ubicarse en una celda dentro de una base de datos.
2. En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de
macros y seleccionar grabar una macro.
3. En el cuadro de texto de nombre de la macro: escribir Operaciones
4. Verificar que el cuadro de lista desplegable guardar macro en est
seleccionado este libro.
5. En Mtodo abreviado asignar Mays + S
6. Oprimir la tecla <Enter> o clic en el botn Aceptar
7. En la celda E12 escriba =Suma(H2:h11)
8. Oprimir la tecla <Enter>
9. En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de
macros y seleccionar Detener grabacin o seleccionar el botn parar macro
de la barra de estado.

Pasos para ver macros


1. En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de
macros y seleccionar ver Macros.

275

Ver el cdigo macro

En la ficha Vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de


macros y hacer clic sobre el botn Ver Macros y a continuacin cliv en el
botn paso a paso.

Sub macro_suma()
'
' macro_suma Macro
Range("E12").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(total)"
Range("H13").Select
End Sub
Si se desea cerrar el editor de visual Basic, hacer clic en cerrar, si aparece un
mensaje de este comando detendr el depurador habilitar Aceptar (si no
aparece este mensaje, simplemente la ventana se ha cerrado).

276

Pasos para eliminar una macro


En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de macros y
seleccionar ver Macros.
Seleccionar la macro que se cre y hacer clic sobre el botn Eliminar.

Hacer clic sobre el botn Si.

Ejecutar y asignar macros


Una de las labores finales dentro de la automatizacin de procesos en Excel es
ejecutar procedimientos (macros) de una manera fcil y amigable.
Hasta este punto se han visto dos formas para ejecutar una macro como son: El
cuadro de dilogo Macro y la combinacin de teclas que se asignan a una
macro cuando sta se graba. El primer mtodo de ejecucin implica que el
usuario debe conocer el nombre exacto de la macro y las rutinas que esta realiza.
En el segundo mtodo el usuario debe tener una lista de combinaciones de teclas
para poder ejecutar la macro.
Existen otras formas de asignacin y ejecucin de macros donde el usuario puede
interactuar con elementos grficos, en los cuales lo nico que se debe hacer, es
dar clic sobre el icono o botn al que se le asign la macro, dichas formas de
ejecucin se describen a continuacin:
277

A travs de elementos u objetos grficos.


Mediante un botn de la Barras de Herramientas de acceso rpido.
Ejecutando la macro automticamente al abrir un libro.

Ejecutar mediante Objetos grficos


Las Ilustraciones proporcionan un mecanismo que puede ser utilizado para
asignar y ejecutar una macro de manera rpida y sencilla. Cualquier elemento del
grupo Ilustraciones (una imagen, una imagen prediseada, una forma o un
SmartArt) se pueden emplear para asignar una macro.

Es importante tener en cuenta que cuando una macro es asignada a un objeto


grfico, esta slo puede ser ejecutada desde la hoja de clculo en donde se
coloc el objeto.
Para asignar la macro Bordes creada anteriormente a un objeto grfico, se deben
seguir los siguientes pasos:
Dibujar sobre la hoja de clculo el objeto al cual se asignar la macro.
Sobre el objeto, dar clic derecho y seleccionar la opcin Asignar Macro.

En el cuadro de dilogo Asignar Macro, seleccionar la macro Bordes.

278

Dar clic en Aceptar.

Creando un botn en la Barra de acceso rpido


La forma ms comn para ejecutar una macro es mediante un botn en la barra
de herramientas de acceso rpido. Las Barras de Herramientas son elementos
dentro de Excel que se pueden ocultar fcilmente sin que estas lleguen a interferir
con los datos dentro de una hoja de clculo.
Cuando una macro es asignada a un botn de la Barra de acceso rpido, esta
puede ser ejecutada desde cualquier libro de Excel, siempre y cuando se tenga la
configuracin de seguridad adecuada. Por defecto la Barra quedar configurada
para la aplicacin de Excel.
Para asignar la macro Bordes a un botn de la Barra de Herramientas, se
deben seguir los siguientes pasos:
Dar clic en el botn Opciones de Excel que se encuentra en el Men Archivo.
Seleccionar de la lista la opcin Barra de herramientas de acceso rpido.
De la lista Comandos Disponibles que se encuentra en el panel central de la
ventana, seleccionar Macros.
279

Seleccionar la macro a agregar.


Dar clic en Agregar, para pasar esta opcin a la lista del costado derecho de la
ventana.

Si se quiere representar la macro con un cono especfico se selecciona la macro


del costado derecho de la ventana y dar clic en Modificar.

280

Dar clic en Aceptar.


El botn se agrega a la barra de acceso rpido.
El botn Ver macros se agrega a la barra de acceso rpido.

Al ejecutar si se est en un archivo diferente al que contiene la macro, la opcin


Todos los libros abiertos mostrar el listado de todas las macros de los libros
abiertos, se puede seleccionar la macro y ejecutarla para el archivo activo.

Seguridad
Una de las situaciones de mayor relevancia en Excel es la de poder o no ejecutar
una macro. Esto va de la mano con la posibilidad de proteger los archivos de
posibles virus que pueden venir de libros con macros, de ah que Excel establece
unos niveles de seguridad que permiten definir si las macros de un libro pueden
ejecutarse o no.
En ocasiones cuando se abre un libro de Excel con macros, estas aparecen
deshabilitadas por el nivel de seguridad aplicado a ese computador mostrando un
cuadro de dilogo como el de la siguiente figura.

281

Si los libros de Microsoft Excel contienen macros, los antivirus instalados en la


mquina se encargan de analizarlos, as si se encuentran virus el libro no podr
abrirse.
Este mensaje es tpico de un entorno de Excel 2010, ya que en esta versin el
nivel de seguridad configurado de manera predeterminada es Deshabilitar todas
las macros con notificacin. Si estos niveles de seguridad no son cambiados las
macros de un libro de Excel no se ejecutarn a menos de que estas sean
reconocidas como seguras por Excel
Configuracin de la seguridad de macros
Para cambiar la configuracin de la seguridad de macros se deben tener en
cuenta los siguientes pasos:
Clic en el botn Opciones de Excel que se encuentra en el Men Archivo.
Seleccionar de la lista Centros de confianza que se encuentra al lado izquierdo
de la ventana, y a la derecha seleccionar el botn Configuracin del centro de
confianza.

282

Se presenta una ventana Centro de confianza, con varias opciones:

Deshabilitar todas las macros sin notificacin


Esta opcin si est activa deshabilitar todas las macros contenidas en los
documentos, y no se ejecutarn a menos de que el archivo est en una ubicacin
de confianza. Adems no presentar avisos informativos indicando que las
macros se encuentran deshabilitadas.
Deshabilitar todas las macros con notificacin
Esta opcin si est activa deshabilitar todas las macros contenidas en los
documentos presentando los avisos si el libro contiene macros
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente
Esta opcin si est activa deshabilitar todas las macros contenidas en los
documentos sin notificacin, excepto si el libro contiene macros que tengan
Firmas digitales. Una firma digital certifica la autenticidad de la macro es decir
indica que no ha sido cambiada y que ha sido creada y/o modificada por quien
firma.
Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse cdigo
posiblemente peligroso): Si esta opcin est activa se permite la ejecucin de
todas las macros.
283

Clic en Aceptar.

284

MDULO 9
Visual Basic para Aplicaciones
Este Mdulo permite conocer el cdigo de programacin de VBA, sus estructuras
y objetos permitiendo modificar macros creadas por grabadora de macros o crear
nuevas tareas.

Introduccin al editor de Visual Basic


El Editor de Visual Basic es una aplicacin en la que el usuario puede crear
cdigo de programacin para realizar diferentes tareas, en el editor de Visual
Basic es posible crear formularios y mdulos los cuales interactan con la hoja de
clculo Excel.
Las macros que se realizan con la grabadora de macros slo sirven para ejecutar
tareas repetitivas, por lo cual, se hace necesario utilizar Visual Basic para crear
procedimientos ms complejos en los cuales se pueda tomar decisiones.

Activar el editor de Visual Basic


El Editor de Visual Basic es una aplicacin en la que el usuario puede crear
cdigo de programacin para realizar diferentes tareas, en el editor de Visual
Basic es posible crear formularios y mdulos los cuales interactan con la hoja de
clculo Excel.
Las macros que se realizan con la grabadora de macros slo sirven para ejecutar
tareas repetitivas, por lo cual, se hace necesario utilizar Visual Basic para crear
procedimientos ms complejos en los cuales se pueda tomar decisiones.

Entorno del Editor de Visual Basic


El primer paso en el desarrollo de aplicaciones con VBA, es conocer el entorno de
programacin, ya que este permitir no solo observar el cdigo generado por la
grabadora de macros, si no tambin hacer procesos de correccin y depuracin
de cada una de las rutinas que la aplicacin contenga.
Existen dos formas para acceder al Editor de Visual Basic:

285

Ir a la ficha Programador, Grupo Cdigo, Opcin Visual Basic.

Usar el mtodo abreviado <Alt> + <F11>.

Ventanas del editor de Visual Basic


Las ventanas del editor son:
El explorador de proyectos: Esta ventana permite ver el listado de proyectos
abiertos y su contenido.
Ventana de propiedades: Ventana utilizada para configurar y/o modificar las
propiedades de cualquier objeto o formulario dentro del proyecto de VBA.
Ventana de cdigo: Permite crear lneas de cdigo de programacin para los
objetos y/o formularios dentro de un proyecto Visual Basic.

286

Barra de Herramientas Estndar (A)


Contiene los iconos con los comandos ms usados dentro del Editor, entre los
cuales se destacan los que permiten activar las ventanas de propiedades y el
explorador de proyectos.

Icono

Explicacin
Permite alternar entre el Editor de Visual Basic y la aplicacin
de Excel. Al dar clic en este botn Excel ser activado.
Habilita un men de opciones para insertar uno de los objetos
tales como mdulos, formularios, procedimientos, etc., dentro
del proyecto actual.

287

Icono

Explicacin

El objeto por defecto es un formulario. Pero este cambiar


segn el ltimo objeto agregado.
Guarda el libro actual de Excel, incluidos el proyecto y todos
sus componentes como formularios y mdulos.
Permiten hacer procesos de edicin como cortar, copiar y
pegar respectivamente.
Abre el cuadro de dilogo Buscar para encontrar un texto
dentro del cdigo.

Utilizados para hacer procesos de edicin como Deshacer y


Rehacer respectivamente.
Permite ejecutar un procedimiento si el cursor est dentro de
l, un formulario si el userform est activo o, una macro del
proyecto si no est activo un procedimiento o formulario.
Permite interrumpir o pausar la ejecucin de la aplicacin.
Detener la ejecucin de la aplicacin.
Activa y desactiva el modo diseo.
Abre la ventana Explorador de Proyectos, explicada ms
adelante.
Abre la ventana de Propiedades, explicada ms adelante.
Abre el Examinador de Objetos, que presenta una lista de
objetos, tipos, clases, mtodos, propiedades, y eventos que se
pueden utilizar dentro del cdigo.
288

Icono

Explicacin
Activa y desactiva el cuadro de herramientas que contiene los
controles que se pueden adicionar sobre un formulario.

Trabajar con el Explorador de Proyectos (B)


Muestra todos los elementos contenidos en un proyecto o archivo, permite
seleccionar cualquier elemento de Excel o Visual Basic para ser posteriormente
modificado.
La ventana Explorador de Proyectos muestra una lista jerrquica de los proyectos
que se estn trabajando en Visual Basic y cada uno de los componentes que lo
conforman.

Cada proyecto es identificado por un nombre, el cual est conformado por dos
elementos: Primero el nombre del proyecto que por defecto es VBAProject y
segundo por el nombre del libro de Excel al que se asocia dicho proyecto. El
nombre de un proyecto se puede cambiar a travs de la propiedad Name de la
Ventana de Propiedades. Un ejemplo de nombre de proyecto es VBAProject
(Libro1.xls).
Un proyecto a su vez est conformado por los siguientes componentes:

289

Microsoft Excel Objetos

Bajo este componente hay un nodo que representa cada una de las hojas
de clculo que existen dentro del libro de Excel, adems de un nodo
especial llamado ThisWorkBook el cual representa el libro de Excel.

Mdulos
Bajo este componente se encuentran cada uno de los mdulos que
contienen los procedimientos o macros que pertenecen a un proyecto.
Cada vez que se abre el libro y se utiliza la grabadora de macros, los
procedimientos son guardados en un mdulo diferente.

Formularios
Bajo este componente se encuentran cada uno de los formularios creados
con elementos ActiveX (Botones y Cuadros de Controles), que pertenecen
a un proyecto.

Partes del explorador de proyectos


Desde la ventana explorador de proyectos se pueden identificar los siguientes
elementos:

Ver Cdigo (1)


Este botn muestra la ventana cdigo para que se pueda escribir y/o editar
el cdigo asociado al componente seleccionado dentro del proyecto.

Ver Objeto (2)


Este botn muestra el objeto correspondiente al componente seleccionado
dentro del proyecto. Si est seleccionado un objeto formulario, se mostrar

290

la interfaz grfica del mismo, si est seleccionado un objeto hoja, se


mostrar la hoja de clculo dentro del libro de Excel.

Alternar Carpetas (3):


Este botn permite mostrar u ocultar las carpetas de objetos a la vez que
muestran cada uno de los elementos contenidos en dichas carpetas.

Proyectos (4):
Identifican cada uno de los proyectos que actualmente estn en uso, al
igual que la jerarqua de cada uno de los componentes o elementos que lo
conforman.

Mdulos (5):
Identifican cada uno de los mdulos que hacen parte de un proyecto.
Permiten escribir, mostrar y/o editar el cdigo Visual Basic de los
procedimientos o macros.

UserForms (6):
Identifican cada uno de los formularios o cuadros de dilogo que crea el
usuario y que hacen parte de la aplicacin. A este grupo pertenecen todos
los archivos cuya extensin es frm.

Ventana de Propiedades (C)


Ventana utilizada para configurar y/o modificar las propiedades de cualquier
objeto o formulario dentro del proyecto de VBA.

291

La ventana Propiedades enumera las caractersticas y valores actuales


asociados a un objeto o a un grupo de objetos seleccionados, permitiendo
adems cambiar los valores de dichas propiedades.
Desde esta ventana se configuran las propiedades en tiempo de diseo de cada
uno de los objetos, es decir, configurar las propiedades iniciales o por defecto que
van a tener los elementos cuando un usuario ejecute la aplicacin.
Cuando un mdulo es seleccionado desde el Explorador de Proyectos, la nica
propiedad que aparece en la ventana Propiedades es el nombre del mdulo,
mientras que al seleccionar un libro, hoja o formulario, la ventana Propiedades
despliega muchas de las propiedades asociadas a dicho objeto.
Al seleccionar varios objetos o controles simultneamente, la ventana
Propiedades muestra una lista de propiedades comunes a todos los objetos
seleccionados.

Partes de la ventana de propiedades


En el siguiente grfico se presentan, los principales elementos de la ventana
propiedades, con un ejemplo aplicado al color de fondo en un formulario:

Ventana Propiedades (1): Detalla el ttulo Propiedades y el nombre del


objeto que se tiene seleccionado para modificar sus propiedades.

Cuadro Objeto (2): Presenta el objeto seleccionado actualmente para


modificar sus propiedades. Si se seleccionan mltiples objetos, las
propiedades comunes a los objetos y su valor, pertenecen al primero de los
objetos seleccionados. De igual forma presenta una lista de otros objetos
para ver sus propiedades.

292

Ficha Alfabtica (3): Relaciona alfabticamente todas las propiedades del


objeto seleccionado; puede cambiar el valor de la propiedad seleccionando
el nombre de la propiedad y escribiendo o seleccionando el nuevo valor.

Ficha Por categoras (4): Enumera todas las propiedades del objeto
seleccionado por categora. Por ejemplo, Backcolor, Caption y Forecolor
estn en la categora Apariencia. Puede contraer la lista para que pueda
ver las categoras o expandir una categora para ver las propiedades.
Cuando expande o contrae la lista, ver un icono con el signo ms (+) o
menos (-) situado a la izquierda del nombre de la categora.

Propiedad (5): Caracterstica o cualidad del elemento seleccionado, en el


ejemplo utilizado, BackColor, se refiere al color de fondo.

Valor (6): Se refiere al valor de la propiedad seleccionada, en el ejemplo


utilizado, se refiere al cdigo del color usado, para el color de fondo del
formulario.

Ventana de Cdigo (D)


Permite crear lneas de cdigo de programacin para los objetos y/o formularios
dentro de un proyecto Visual Basic. Cada elemento de un proyecto tiene asociada
una ventana de cdigo, la cual se activa dando doble clic sobre el objeto desde la
ventana Explorador de Proyectos.
La ventana cdigo es utilizada para mostrar, escribir y/o modificar el cdigo Visual
Basic generado por la grabadora de macros o escrito manualmente por el usuario.
293

Para abrir esta ventana se pueden seguir cualquiera de los siguientes pasos:
Desde el Explorador de Proyectos, seleccionar el mdulo o formulario y dar clic
en el botn Ver Cdigo.
Desde la ventana Userform, dar doble clic sobre el control o formulario.
Desde el Men Ver, Cdigo o presionando la tecla de funcin <F7>.
Nota: Se pueden abrir tantas ventanas de Cdigo como se deseen, por lo que
puede ver fcilmente el cdigo de diferentes mdulos y copiar y pegar informacin
entre ellos.
En la siguiente figura se muestra cada uno de los elementos que conforman la
ventana de Cdigo.

294

Lista de objetos (1): Men desplegable que muestra el nombre del objeto
seleccionado. De igual forma, desde all se puede seleccionar cualquier
otro objeto asociado a un formulario u objeto hoja.

Lista de procedimientos o eventos (2): Men desplegable que presenta


una relacin de todos los eventos reconocidos por Visual Basic para un
formulario, un objeto hoja u objeto libro.
La ventana cdigo para un mdulo, presenta una lista de todas las
declaraciones y/o procedimientos que existen dentro de ese mdulo. Esta
lista aparece en orden alfabtico para poder seleccionar y ubicar un
procedimiento fcilmente.

Barra indicadora de vista: Generalmente un mdulo de cdigo contiene


ms de un procedimiento, por lo que el entorno de Visual Basic, ofrece la
opcin de seleccionar entre dos vistas posibles. Esta barra se encuentra
situada en la parte inferior izquierda de la ventana de Cdigo y, en la que
se muestran los siguientes indicadores de mrgenes:
Icono

Explicacin
Ver Procedimiento: Permite observar el procedimiento
seleccionado ocultando los dems procedimientos. Por lo que
slo se ve un procedimiento a la vez.
Ver mdulo completo: Permite observar todos los
procedimientos de un mdulo al mismo tiempo, cada uno
separados por una lnea horizontal que va de lado a lado de la
ventana. Esta es la opcin por defecto.

Barra de divisin: Opcin que permite dividir la ventana de cdigo en dos


paneles horizontales, cada uno con sus propias barras de desplazamiento.
Es til para ver dos partes diferentes de cdigo al mismo tiempo.
Para crear la divisin de la ventana, se debe arrastrar el indicador hacia
abajo. Para cerrar o quitar la divisin slo hay que arrastrar hacia la parte
superior o inferior de la ventana o simplemente dar doble clic sobre la lnea
de divisin.

295

Adicionar, Eliminar, Exportar e importar un mdulo


La ventana Explorador de Proyectos muestra una lista jerrquica de los proyectos
que se estn trabajando en Visual Basic y cada uno de los componentes que lo
conforman. Adems de agregar objetos es posible compartir objetos de un
proyecto a otro, exportndolos o importndolos de un libro a otro.
Adicionar Objetos: Es posible crear uno o ms mdulos, mdulos de clase o
formularios de dos maneras.
Ubicarse en el proyecto en el que se quiere agregar un objeto. En el men
Insertar seleccionar el objeto a insertar. UserForm, Mdulo o Mdulo de clase.

Tambin es posible dar clic con el botn derecho del mouse sobre el
explorador de proyectos, seleccionar la opcin Insertar del men
contextual y a continuacin, seleccionar el objeto a insertar.

296

Eliminar objetos
Para eliminar objetos es posible hacerlo desde la barra de men o desde el
explorador de proyectos as:
Seleccionar el objeto a eliminar y en el men Archivo seleccionar la opcin
Quitar NombreDelObjeto.

Seleccionar el objeto y activar el men contextual con el botn derecho, luego


seleccionar la opcin Quitar NombreDelObjeto.

297

Exportar objetos
Para exportar un objeto se debe seleccionar el objeto a exportar seleccionar la
opcin del men Archivo y luego Exportar Archivo o bien activando el men
contextual en el objeto a exportar y seleccionar la opcin Exportar Archivo.

Se abre una caja de dilogo Exportar archivo, seleccionar la ubicacin y el


nombre del archivo que se crear. Segn sea el objeto seleccionado se crear el
archivo con la extensin que lo representa.
Si se exporta un mdulo, se crea un archivo con la extensin .bas

298

Si se exporta un formulario, se crea un archivo con la extensin .frm

Si se exporta una clase, se crea un archivo con la extensin .cls

299

Importar Objeto
Al importar un objeto a un proyecto, se copiar tl cdigo de Visual Basic para
importacin de mdulos o clases y se importar el formulario si es el objeto
seleccionado
Para Exportar un objeto se debe seleccionar lo que se importar, la opcin del
men Archivo y luego importar archivo o bien activando el men contextual en
el objeto a importar y seleccionar la opcin Importar Archivo.

Seleccionar el objeto a importar y luego dar clic en el botn Abrir.


300

Procedimientos o Macros
Declarar un procedimiento
Un procedimiento es bsicamente un conjunto de instrucciones en lenguaje Visual
Basic que realizan una accin o tarea especfica.
Un procedimiento puede ser ejecutado como una macro de Excel, desde un
formulario de VBA o desde cualquier otro procedimiento.

Crear Procedimientos
Todas las instrucciones de un programa de VBA deben estar dentro de un
procedimiento, por lo que es importante definir la manera de cmo se puede crear
un procedimiento.
Se pueden identificar dos formas de crear un procedimiento:
Elegir la opcin Procedimiento en el men Insertar
Escribir la estructura del procedimiento en la ventana de cdigo.
Desde el Men Insertar.

Al utilizar este mtodo, el Editor de Visual Basic automticamente crea la


estructura del procedimiento basado en una informacin ingresada en un cuadro
de dilogo.
Los siguientes pasos definen la forma de crear un procedimiento desde el men
Insertar.
Abrir el editor de Visual Basic
301

Desde la ventana Explorador de Proyectos, dar doble clic sobre un mdulo


cualquiera.
Si no existe un mdulo dentro del proyecto, dar clic en el men Insertar, Mdulo.
Esto es necesario, ya que en un mdulo se alojarn los procedimientos o macros
generales para el proyecto con su correspondiente cdigo Visual Basic.

Ubicarse al final del mdulo.


Seleccionar el men Insertar, Procedimiento. Aparecer un cuadro de dilogo
como el de la figura siguiente:

Ingresar nombre, tipo y mbito para el procedimiento.


Nombre: En esta seccin digitar el nombre para el procedimiento o macro.
Recordar que no puede llevar espacios.
Tipo: Seleccionar la opcin Procedimiento.

302

mbito: Seleccionar el mbito del procedimiento. Pblico si se desea que el


procedimiento est disponible para cualquier parte dentro del proyecto. Escoger
Privado si se desea que el procedimiento solo pueda ser utilizado desde el
mdulo que se declar.
Hacer clic en el botn Aceptar y revisar que el cdigo aparece de manera
automtica en la interfaz del editor.
Nota: Si el nombre asignado al procedimiento ya existe, el Editor de Visual Basic
mostrar un mensaje informando de dicho error.

Desde la ventana de cdigo


Este mtodo para crear un procedimiento, tambin se denomina forma manual, ya
que es el usuario quien estructura de manera completa el procedimiento.
Los pasos siguientes son utilizados para definir un procedimiento dentro de la
ventana de cdigo:
Abrir el Editor de Visual Basic.
Desde la ventana Explorador de Proyectos, dar doble clic a un mdulo.
Si no existe un mdulo dentro del proyecto, seguir los pasos explicados en el
mtodo anterior.
Ubicarse al final del mdulo.
Digitar la sentencia: Public Sub o Sub para determinar un procedimiento de
mbito pblico. O digitar Private Sub para determinar un mbito privado.
Despus de la palabra Sub, digitar el nombre del procedimiento, siguiendo las
reglas definidas al comienzo en la sintaxis de un procedimiento.
Presionar la tecla <Enter>, lo que automticamente cerrar el procedimiento con
la sentencia End Sub.
Dentro de las sentencias Sub y End Sub, escribir las lneas de cdigo o tareas
que debe realizar el procedimiento.

303

El anterior ejemplo protege la hoja activa de un libro y puede ser ejecutado


usando las opciones de ejecucin de macros como se explic anteriormente.

Estructura bsica de un procedimiento


Un procedimiento dentro de cualquier estructura de programacin debe seguir
ciertos criterios o reglas. Estas definen la sintaxis de cmo se debe declarar un
procedimiento. A continuacin se presenta la forma general de un procedimiento:
Public Sub NombreProcedimiento
Instrucciones
.. (Cdigo Visual Basic)
End Sub
Como es de notar, un procedimiento tiene un comienzo y un fin. El comienzo est
definido por las palabras Public Sub o Sub simplemente, mientras que el final del
mismo est definido por las palabras End Sub. Dentro de estas dos sentencias
comienzo fin, se escribe todo el cdigo asociado a las rutinas o tareas que debe
realizar el procedimiento o macro.
Todo procedimiento debe llevar un nombre que lo identifique dentro de la
aplicacin y ste al igual debe cumplir con las siguientes especificaciones:
No debe contener espacios.
El nico smbolo permitido es el underscore ( _ ).
El nombre debe ser nico dependiendo el alcance o mbito del mismo.
Al utilizar la grabadora de macros desde Excel, esta crea de manera
predeterminada un procedimiento Sub, que define cada uno de los pasos que
realiz desde dicha interfaz. Un ejemplo sencillo, se presentara de la siguiente
manera:
304

El anterior procedimiento llamado Ocultar, selecciona la columna F, para luego


ocultarla de manera automtica. Al realizar el procedimiento con la grabadora de
macros, sta crea lneas de comentarios al inicio del procedimiento que describen
una breve resea, la fecha y la autora de la macro.

mbito de un procedimiento
Un procedimiento puede ser declarado en muchos sitios, en un mdulo en una
hoja, en el objeto ThisWorkBook o en mdulos de clase, as el mbito del
procedimiento es el acceso que se tiene al procedimiento desde un sitio del
proyecto. Si es llamado desde el mismo sitio o si es llamado desde otro objeto o
desde otro procedimiento.
Private: si se ha declarado como private un procedimiento quiere decir que solo
en ese mdulo o en ese objeto es posible utilizar el procedimiento.
Public: el procedimiento public se puede llamar desde cualquier parte del
proyecto es decir es de mbito pblico. Si no indicamos el mbito el
procedimiento es pblico. Es el mbito por defecto

Invocar un procedimiento
En los distintos mdulos de visual basic que se creen, unos procedimientos
pueden invocar a otros, es decir hacer referencia a un Sub para ejecutar las
instrucciones que contenga el procedimiento invocado.
305

Para invocar un procedimiento se indica el nombre como una instruccin del


procedimiento.
Por ejemplo:
Sub ejemplo 1()
Msgbox(Hola mundo)
End sub
Sub ejemplo2()
ejemplo1
End sub

Procedimiento
invocado

El procedimiento ejemplo2 est invocando al procedimiento ejemplo1, as en el


momento de ejecutar ejemplo2 tendr que ir hasta el procedimiento ejemplo1,
ejecutar sus instrucciones y volver al procedimiento ejemplo2.

Objetos de Excel
Uno de los principales aspectos en el desarrollo de aplicaciones con Excel, es
entender el modelo de objetos del mismo, ya que este emula cada uno de los
componentes de la interfaz grfica de Excel. Es decir, las celdas, las hojas, los
libros y la misma aplicacin entre otros tienen su representacin dentro del
lenguaje VBA. Es por eso que este captulo da una introduccin a los objetos ms
relevantes con los que se trabajar comnmente.
Pero, antes de comenzar a hablar del modelo de objetos, es importante definir
unos conceptos claves que permitirn entender mejor el flujo de este mdulo.

Definicin de objeto
Si se habla en trminos de Excel, se puede decir que un objeto es la
representacin a nivel de programacin de un elemento dentro de la misma
aplicacin de Excel. En otras palabras se dice que un grfico (Chart), una tabla
dinmica (PivotTable), una hoja (WorkSheet), etc. se conocen como objetos. Si se
hace la analoga con el mundo real se puede decir que un reloj, un carro e
inclusive una persona son objetos.

Definicin de propiedades, mtodos y eventos


Las propiedades son caractersticas que definen a un objeto y que de alguna
manera lo diferencia de los dems. Por ejemplo: el color, el tamao, el peso son
propiedades que definen al objeto reloj. Si se compara con objetos de Excel, se
puede mencionar que el nombre (Name), el tipo de grfico (ChartType), el color
306

de fondo (Color) son propiedades del objeto grfico. Otros ejemplos son: el color
de fondo (Interio.Color), el color de letra (Font.Color), el contenido (Value) entre
otras son propiedades del objeto Celda (Range); el color de fondo (BackColor), el
nombre (Name), el titulo (Caption) son propiedades del objeto Formulario (Form).
Nota: Una de las propiedades ms importantes dentro del desarrollo de
aplicaciones para cualquier objeto es la propiedad Nombre (Name), ya que
mediante esta se accede al objeto para modificar otras propiedades o invocar sus
mtodos.
Los mtodos son acciones o comportamientos que pueden realizar los objetos.
Por ejemplo: el objeto carro se puede prender, se puede mover; el objeto persona
puede hablar, caminar, correr, rer, llorar, etc. Dentro del modelo de objetos de
Excel, cada uno de los objetos tiene mtodos que permiten realizar acciones
sobre ellos, es as que el objeto Hoja (WorkSheet) tiene mtodos como: eliminar
(Delete), mover (Move), seleccionar (Select), proteger (Protect) y, el objeto
Celda (Range) tiene mtodos como copiar (Copy), pegar (Paste), etc.
Los eventos son seales que un objeto recibe desde diferentes elementos, como
el mouse, el teclado, o cualquier otro con el que un usuario interacte dentro de la
aplicacin y que ejecutan una serie de rutinas establecidas por el desarrollador
segn las necesidades que este defina. Por ejemplo, si se menciona un evento
del objeto reloj, se puede referir el evento Alarma, que reproduce un sonido
cuando llega a la hora determinada por el usuario.
Si hablamos de eventos a nivel de objetos de Excel, se puede decir que el objeto
hoja (WorkSheet) tiene eventos como: Cambiar (Change) que sucede cuando
una celda dentro de la hoja de clculo es modificada por el usuario y que podra
definirse como accin guardar el libro cada vez que algo cambie dentro de la hoja
de clculo. De la misma manera se podra hablar del evento Activar (Activate)
que sucede cuando el usuario selecciona una hoja de clculo dentro del libro y
que podra desencadenar una serie de rutinas como por ejemplo, solicitar una
contrasea para verificar si el usuario puede o no realizar cambios sobre ella.
Como es de notar, a este nivel, el desarrollador juega un rol muy importante ya
que es l quien define qu comportamiento tendr la aplicacin segn los eventos
y las acciones que establezca dentro de la aplicacin.

Jerarqua de los objetos Application, Workbook, Worksheet , Range,


cell
Como se ha venido mencionando anteriormente, Excel proporciona una serie de
objetos con los que el usuario puede interactuar dentro del desarrollo de
aplicaciones y de los cuales se destacan los cuatro (4) ms importantes como
son:

307

Application
WorkBook
WorkSheet
Range

Al estudiar el modelo de objetos, se puede definir que este tiene una forma de
rbol jerrquico, en el que el objeto Application est en el nivel superior de la
jerarqua, seguido del objeto WorkBook, luego el objeto WorkSheet y para
terminar el objeto Range.
Application
WorkBook
WorkSheet
Range

Entendiendo esta estructura, se puede calificar completamente el objeto dentro


del cdigo VBA, siguiendo toda la ruta de la jerarqua. Por ejemplo si se quiere
hacer referencia a la Celda A2 de la Hoja Inventarios del Libro Modelo de objetos
de Excel.xls, se podr utilizar el siguiente cdigo:
Application.Workbooks("Modelo de
Objetos.xls").Worksheets("Inventarios").Range("A2").Value = 12
308

En realidad NO es necesario calificar la ruta completa, es decir, se puede obviar


el objeto Application de la lnea de cdigo anterior y se obtendr el mismo
resultado, por ejemplo:
Workbooks("Modelo de
Objetos.xls").Worksheets("Inventarios").Range("A2").Value = 12
Este cdigo puede hacerse an ms simple, si se est considerando que el valor
de la Celda A2 a modificar es el de la Hoja activa del Libro activo, por lo tanto el
cdigo quedar expresado como:
Range("A2").Value = 12
Ahora bien, se pregunta el porqu de esta explicacin, sencillamente se debe
considerar el caso en el que se desee hacer referencia a la celda B5 de la Hoja
Ventas que existe en dos Libros diferentes. El cdigo que se deber implementar
dentro la macro que se est realizando debera ser como el siguiente:
Workbooks("Libro1.xls").Worksheets("Ventas").Range("B5").Value
InputBox(Ingrese valor porcentual)
Workbooks("Libro2.xls").Worksheets("Ventas
").Range("B5").Value
InputBox(Ingrese cantidad deseada)

=
=

Colecciones
En los ejemplos anteriores se habr notado que se habla de WorkBooks y
WorkSheets, elementos que son totalmente diferentes a WorkBook y
WorkSheet que se han venido mencionando. En este punto es importante
entender la diferencia y cmo estos elementos se aplican en el lenguaje VBA.
Hay que partir de que WorkBook hace referencia a un Libro, mientras que
WorkBooks hace referencia a un grupo de Libros, de igual manera sucede con
WorkSheet que hace referencia a una Hoja y WorkSheets a un grupo de Hojas.
Por lo tanto se puede decir que una coleccin es un grupo o conjunto de
objetos del mismo tipo.
El Libro Libro1.xls es un objeto de la coleccin de WorkBooks y la Hoja
Ventas es un objeto de la coleccin WorkSheets. El siguiente ejemplo muestra
la manera de cmo ocultar la Hoja Ventas mediante cdigo haciendo uso de la
coleccin WorkSheets y el objeto WorkSheet.

309

Las dos macros anteriores cumplen la misma funcionalidad. En cuanto a lneas de


cdigo se puede evidenciar que es ms corta la primera macro que la segunda,
pero en escritura de cdigo resulta ms til la segunda debido a que sta ayuda al
programador mostrando una lista de las propiedades y los mtodos del objeto en
cuestin, algo que no sucede si se utiliza el esquema de la primera macro.

Nota: Dentro de VBA existe la coleccin Sheets que tambin hace referencia a un
grupo de hojas como lo hace la coleccin WorkSheets, por lo que se est en la
autonoma de utilizar cualquiera de las dos colecciones ya que tienen el mismo
funcionamiento.

Objetos comunes dentro de Excel


Trabajando con los Objetos dentro del cdigo VBA
Una de las cosas que posiblemente se ha notado durante el desarrollo de este
libro, es la manera de cmo hacer uso de los objetos, propiedades y mtodos
dentro del lenguaje VBA, de no ser as, aqu se reafirmar y se comprender el
uso de los mismos.
310

Cuando se trabaja con objetos, es importante identificar el mismo de manera


nica, de ah como se mencion anteriormente cada objeto tiene un Nombre el
cul es usado para referenciarlo dentro del cdigo VBA. Ahora, el nombre del
objeto por s solo no cumple ninguna funcionalidad, por lo que debe emplear las
propiedades o mtodos del mismo.
Para establecer las propiedades de un objeto, emplear la siguiente sintaxis:
NombreObjeto.Propiedad = Valor
Donde el nombre del objeto se encuentra separado de la propiedad por un punto
(.) y esta se iguala a un valor dependiendo del tipo de dato que esta requiera.
Si lo que se desea, es obtener el valor de la propiedad, tener en cuenta la
siguiente sintaxis:
NombreVariable = NombreObjeto.Propiedad
Los mtodos de un objeto tambin tienen su sintaxis para ser invocados:
NombreObjeto.Metodo ([Argumentos])
Donde el nombre del objeto se encuentra separado del mtodo por un punto (.) y
se especifican los argumentos que ste necesite entre parntesis.

Nota: Los argumentos en algunas ocasiones son necesarios y en otras son


opcionales, por eso la palabra Argumentos en la sintaxis anterior se encuentra
entre parntesis cuadrados.

311

Range, Active Cell, Selection y Cells


Objeto Range (Rango o Celda)
El objeto Range representa una Celda, un Rango de Celdas (contiguas o no), una
Fila y/o una Columna. Este es el objeto con el que ms se trabaja dentro del
desarrollo de aplicaciones VBA y por ende es el que mejor se debera conocer.

ActiveCell y Selection
Cuando se crea una Macro utilizando la Grabadora de Macros, se habr notado
que Excel automticamente hace referencia a una celda o un conjunto de celdas
con alguno de estos dos comandos.

ActiveCell significa celda activa y sta representa una sola celda de la seleccin
actual, mientras que Selection que significa seleccin, puede contener ms de
una celda, pero slo una de ellas es la activa. El siguiente ejemplo aclara la
diferencia entre ActiveCell y Selection, en el que Selection referencia todo el
rango de A1 hasta D10, mientras que ActiveCell solo referencia la primera celda
del rango en este caso la celda de la esquina superior izquierda.

Objeto WorkSheet (Hoja de Clculo)

312

El objeto WorkSheet representa una hoja de clculo dentro de un libro de Excel.


Este objeto es un elemento dentro de la coleccin WorkSheets, que como ya se
haba mencionado en temas anteriores, se refiere al grupo total de hojas
presentes en un libro.

Para acceder a una hoja de clculo, se usa WorkSheets(ndice), donde el ndice


representa el nmero o el nombre de la hoja que se desea seleccionar. Si se
decide utilizar el nmero, hay que tener en cuenta que este se define por la
posicin en la que se encuentre la hoja dentro del libro, empezando de izquierda
a derecha, por ejemplo si se tiene tres hojas llamadas Nomina, Inventarios y
Facturacin estas estaran numeradas como uno (1), dos (2) y tres (3)
respectivamente, por lo que si se quiere ubicar en la hoja Facturacin se podra
utilizar cualquiera de las dos siguientes lneas de cdigo:
WorkSheets(Facturacin).Select WorkSheets(3).Select
Algo importante de anotar es que generalmente se utiliza el nombre de la hoja en
lugar del nmero, ya que se pueden mover las hojas de la manera ms adecuada
a las necesidades, lo que implicara que posiblemente la hoja tres (3) ya no sea la
hoja Facturacin y por ende la macro no funcione adecuadamente.
Nota: Dentro de VBA existe la coleccin Sheets que tambin hace referencia a un
grupo de hojas como lo hace la coleccin WorkSheets, por lo que se est en la
autonoma de utilizar cualquiera de las dos colecciones ya que tienen el mismo
funcionamiento.

ActiveSheet
Como ya se sabe, dentro de un libro pueden existir una gran cantidad de hojas,
pero solo una de ellas podr ser la hoja activa. Para hacer referencia a esta hoja
se podr utilizar la opcin ActiveSheet. Por ejemplo, suponer que se desea
imprimir la hoja de clculo Inventarios, la cual es la hoja activa en ese momento.
Las siguientes lneas de cdigo pueden ser usadas para realizar dicha labor:
313

WorkSheets(Inventarios).PrintOut ActiveSheet.PrintOut

Objeto Workbook (Libro de Excel)


El objeto WorkBook representa un nico libro de Microsoft Excel. Este objeto es
un elemento dentro de la coleccin WorkBooks, el cual contiene una coleccin
de todos los libros abiertos que actualmente se tienen en Excel.
Para acceder a un objeto WorkBook, se usa WorkBooks (ndice), donde el
ndice representa el nmero o el nombre del libro al que se desea acceder. El
nmero de ndice est dado por el orden en el que se abrieron los libros, por
ejemplo WorkBooks(1) hace referencia al primer libro que se abri y WorkBooks
(WorkBooks.Count) hace referencia al ltimo libro abierto dentro de la aplicacin.

Anteriormente se mostraron las opciones del men Ventana con una lista de los
libros que en ese momento se encontraban abiertos. Es importante saber que el
orden que se ve en esta lista es diferente al orden que se est hablando cuando
se trabaja con macros en VBA, es decir, en el entorno de Excel, el libro Modelo
de Objetos que est marcado como nmero 3, realmente fue el primer libro que
se abri y por ende cuando se programa, el ndice sera el nmero 1. De igual
forma el libro Informacin Compuclub que en Excel est marcado como nmero
1, fue el ltimo libro que se abri por lo que en programacin este se referenciara
con el ndice 3. Por lo tanto, si se desea ubicar en el libro Informacin
Compuclub se podr hacer de cualquiera de las dos formas siguientes:
WorkBooks(Informacin Compuclub).Activate WorkBooks(3).Activate
Nota: Para ubicarse en un libro especfico se debe utilizar el mtodo Activate, ya
que el mtodo Select no funciona para el objeto WorkBook.

ActiveWorkBook

314

Este objeto como su nombre lo indica, representa el libro activo dentro de la


Aplicacin de Excel. Si no existe ningn libro abierto, este objeto adquiere un
valor de Nothing (Nada). Suponer que se desea guardar el libro con el que se
est trabajando, el cdigo VBA para realizar esta operacin podra ser:
WorkBooks(Modelo de Objetos).Save o ActiveWorkbook.Save

Objeto Application (Aplicacin de Excel)


El objeto Application es el objeto que se encuentra en el nivel superior dentro del
Modelo de Objetos de Excel y este representa la misma aplicacin y todos los
hijos que existen dentro de este. Con la implementacin del objeto Application se
tiene acceso a valores y opciones de toda la aplicacin como son las que se
encuentran desde el Men Herramientas, Opciones, as como otras que son
muy tiles al momento de desarrollar las aplicaciones.

Propiedades y mtodos ms comunes


Propiedades comunes del objeto range
Value - Formula - FormulaR1C1: Estas tres (3) propiedades del objeto Range
permiten asignar u obtener el contenido de una celda o seleccin de Excel. Para
comenzar es importante aclarar que cada una de ellas cumple una funcionalidad
diferente, dependiendo del contenido a mostrar de la celda.
La macro MostrarContenido, especificada en el ejemplo, se posiciona en la celda
D12 que contiene una sumatoria de los sueldos entre las celdas D6 y D10 y,
despliega en un cuadro de mensaje el resultado y la diferencia de llamar las tres
propiedades anteriores.

End: Esta propiedad permite ubicarse o desplazarse entre los lmites finales de
una regin o seleccin. Esto es equivalente a presionar las teclas <Ctrl> +
<Flecha Arriba> o <Ctrl> + <Flecha Abajo> o <Ctrl> + <Flecha Derecha> o <Ctrl>
+ <Flecha Izquierda>, por lo que se deber especificar la direccin que se debe
tomar. Esta direccin se especifica con las sentencias xlUp, xlDown, xlToRight y
xlToLeft respectivamente.

315

En el siguiente ejemplo la macro UbicarseAlFinal permite realizar los cuatro


diferentes desplazamientos entre los lmites finales de una tabla, para hacer esto,
primero se ubica en la celda A5 y luego busca el final hacia abajo ubicndose en
la celda A12, despus busca el final hacia la derecha para ubicarse en la celda
D12, posteriormente busca el final hacia arriba ubicndose en la celda D5 y para
terminar busca el final hacia la derecha para volver a la celda A5.

De igual forma con esta propiedad, se puede seleccionar un rango completo. Esto
es equivalente a presionar las teclas <Shift> + <Ctrl> + <Flecha Arriba> o <Shift>
+ <Ctrl> + <Flecha Abajo> o <Shift> + <Ctrl> + <Flecha Derecha> o <Shift> +
<Ctrl> + <flecha izquierda>.
La macro SeleccionarRango permite seleccionar toda la tabla buscando los
extremos finales de la misma. Hay que tener en cuenta que la macro funciona
satisfactoriamente si se ubica en la esquina superior izquierda de la tabla, por eso
esta macro se posiciona en la celda A5 para luego seleccionar el rango de A5
hasta D5 presionando <Shift> + <Ctrl> + <Flecha Derecha> y por ltimo presionar
<Shift> + <Ctrl> + <Flecha Abajo> para terminar de seleccionar todo el rango de
A5 hasta D12.

CurrentRegion: La propiedad CurrentRegion le permite seleccionar la regin


actual de una tabla dentro de Excel. El rango seleccionado est demarcado por
los lmites de la tabla, es decir, por filas y columnas totalmente vacas alrededor
de la misma. Esta propiedad es equivalente al <CTRL> + <*> dentro de Excel.
La caracterstica de esta propiedad es que para seleccionar toda la tabla, se
puede estar ubicado en cualquier lugar dentro de sta. El siguiente ejemplo
316

selecciona la tabla asumiendo que se est en cualquier celda dentro del rango de
A5 hasta D12 y luego se presiona <Ctrl> + <*>.

Offset: Esta propiedad permite realizar desplazamientos relativos entre las celdas
de la hoja de clculo, por lo que se necesitan especificar dos parmetros
importantes que son el nmero de filas y el nmero de columnas a desplazar.
Borders: Como su nombre lo indica esta propiedad es utilizada para aplicar
bordes a una celda o a un rango de celdas seleccionadas. Pero esta propiedad no
funciona sola, deben especificarse otras propiedades o sub-propiedades para
especificar cada uno de los valores deseados. La siguiente tabla muestra algunas
de las propiedades complementarias para la propiedad Borders.
Propiedad

Explicacin

LineStyle

Permite especificar el tipo de lnea a aplicar. Esta propiedad


puede adoptar uno de los siguientes valores: xlContinuous,
xlDash, xlDashDot, xlDashDotDot, xlDot, xlDouble,
xlSlantDashDot o xlLineStyleNone.
Ejemplo: Selection.Borders.LineStyle = xlContinuous

Weight

Para especificar el grosor de la lnea. Esta propiedad puede


recibir cualquiera de los siguientes valores: xlHairline, xlThin,
xlMedium o xlThick.
Ejemplo: Selection.Borders.Weight = xlThin

ColorIndex

Propiedad para asignar el color a los Bordes. El valor asignado a


esta propiedad es un valor numrico entre 1 y 56.
Ejemplo: Selection.Borders.ColorIndex = 43
El siguiente cdigo le permite ver cada uno de los colores
permitidos sobre las celdas de Excel.

317

Propiedad

Color

Explicacin

Al igual que la propiedad ColorIndex, permite asignar el color de


los bordes, con la caracterstica de poder utilizar la funcin:
RGB(CantidadRojo, CantidadVerde, CantidadAzul)
El valor permitido para cada cantidad de color esta entre 0 y 255.
Por ejemplo si se quiere obtener el color verde, la funcin debera
ser RGB(0,255,0) donde se est expresando que quiere 0 de
tonalidad Roja, 255 de tonalidad Verde y 0 de tonalidad Azul.
Otros colores pueden ser los siguientes:
Funcin RGB()
Color
RGB(255,0,0)
Rojo
RGB(0,0,255)
Azul
RGB(255,255,0)
Amarillo
RGB(0,255,255)
Agua Marina
RGB(255,255,255)
Blanco
RGB(0,0,0)
Negro
RGB(228,228,228)
Gris Claro
Nota: Se puede hacer cualquier combinacin de colores.

La macro AplicarBordes muestra el cdigo usado para colocar los bordes de una
tabla. Esta macro primero se ubica en la celda A5 y luego realiza una seleccin de
la regin actual. Sobre la seleccin aplica un borde continuo y delgado de color
verde lima a toda la tabla, para despus solo seleccionar el borde inferior y aplicar
un borde doble y grueso de color anaranjado.

318

Interior: Esta propiedad permite asignar un color de fondo y una trama para las
celdas seleccionadas. Al igual que la propiedad anterior necesita de otras
propiedades.
Propiedad

Explicacin

ColorIndex

Asignar u obtener el color de fondo de la celda. El


valor asignado a esta propiedad es un valor
numrico entre 1 y 56.
Ejemplo: Selection.Interior.ColorIndex = 25

Color

Asignar el color de fondo utilizando la funcin


RGB(0,0,0)
Ejemplo: Selection.Interior.Color = RGB(255,255,0)

Pattern

Propiedad para especificar la trama a la celda.


Esta puede adoptar uno
de los siguientes
valores: xlSolid,
xlGray75, xlGray50,
xlGray25, xlGray16,
xlGray8, xlHorizontal, xlVertical, xlDown, xlUp,
xlChecker, xlSemiGray75, xlLightHorizontal,
xlLightVertical, xlLightDown, xlLightUp, xlGrid,
xlCrissCross.
Ejemplo: Selection.Interior.Pattern = xlVertical

PatternColorIndex

Propiedad para indicar el color de la trama. Ejemplo:


Selection.Interior.PatternColorIndex = 29

El siguiente ejemplo aplica color de fondo y de trama a la fila de encabezamiento


de la tabla. Para ello se ubica en la celda A5 y hace una seleccin desde esa
celda hasta el final hacia la derecha usando <Shift> + <Ctrl> + <Flecha Derecha>.
Despus aplica un color de fondo turquesa claro y una trama tipo grilla de color
amarillo.
319

Font: Esta propiedad permite especificar propiedades de fuente como nombre,


tamao, color, etc. al objeto seleccionado, en este caso a la celda o rango de
celdas. La siguiente tabla muestra las propiedades adicionales.
Propiedad

Explicacin

Name

Propiedad para especificar entre comillas el nombre del tipo


de fuente a aplicar.
Ejemplo: Selection.Font.Name = "Trebuchet MS"

FontStyle

Para definir el estilo de fuente como Normal, Cursiva, Negrita


y Negrita Cursiva.
Ejemplo: Selection.Font.FontStyle = "Cursiva".
Otra forma de especificar estos tipos de estilos puede ser
utilizando las propiedades Bold e Italic.
Ejemplo: Selection.Font.Bold =True y Selection.Font.Italic
=True.

Size

Propiedad para establecer el tamao de la fuente.


Ejemplo: Selection.Font.Size = 11

ColorIndex

Utilizada para definir el color de la fuente.


Ejemplo: Selection.Font.ColorIndex = 12

La macro AplicarFuente permite configurar las opciones de fuente para la fila de


encabezamiento de la tabla tal como se ve en la figura. Esta macro primero se
ubica en la celda A5 y luego selecciona buscando el final hacia la derecha
utilizando <Shift> + <Ctrl> + <Flecha Derecha>; una vez esta seleccionado el
rango, se establece el tipo de fuente en Trebuchet MS con estilo negrita de
tamao 11 y color rojo oscuro.

320

Address: Esta propiedad devuelve una cadena de caracteres que contiene la


referencia de la celda o rango de celdas seleccionado. La referencia puede estar
expresada como $A$1 si se est ubicado en una celda o como $A$1:$D$10 si
hay seleccionado un rango.
Es de notar que el lenguaje VBA devuelve dicha referencia en forma de posicin
absoluta, por lo que implica que esta propiedad consta de parmetros que
permiten definir si se desea en forma absoluta o relativa. Estos parmetros se
llaman RowAbsolute y ColumnAbsolute, los cuales tienen un valor de Verdadero
de manera predeterminada, as que no es necesario establecerlos si se desea la
referencia de manera absoluta.
El ejemplo siguiente busca determinar cul es la referencia en la que se
encuentran los sueldos de la tabla, los cuales estn ubicados en la ltima
columna de la misma. Para esto, la macro ObtenerReferencia se posiciona en la
celda A5 y se desplaza buscando el final de la tabla hacia la derecha, utilizando
<Ctrl> + <Flecha Derecha> ubicndose en la celda D5. Despus selecciona el
rango desde la celda activa hasta el final de la tabla hacia abajo con <Shift> +
<Ctrl> + <Flecha Abajo>. El resultado mostrar en un cuadro de mensaje
originado por el MsgBox la referencia de forma absoluta como $D$5: $D$12,
luego en otro cuadro de mensaje la referencia de forma relativa como D5:D12.

Name: Esta propiedad es utilizada para asignar o devolver el nombre de una


celda o rango de celdas dentro de Excel.

321

En el ejemplo siguiente, la macro AsignarNombre permite establecer el nombre de


Nomina al rango de celdas comprendido entre A5 y D10.

Una de las caractersticas fundamentales de Excel, es que se puede utilizar el


nombre para referir o seleccionar una celda o rango de celdas, es decir, la
sentencia Range (A5:D10).Select es equivalente a decir Range
(Nomina).Select.
Count: Esta propiedad devuelve un valor numrico indicando la cantidad de
objetos ya sean celdas, filas o columnas de un rango seleccionado.
El siguiente ejemplo define una macro que permite determinar la cantidad de
celdas, filas y columnas que conforman una tabla. La macro se ubica en la celda
A5 y selecciona la regin actual, luego en la celda C1 coloca la cantidad de
celdas, en la celda C2 coloca la cantidad de Filas y en la celda C3 la cantidad de
columnas contenidas dentro del rango seleccionado.

Mtodos comunes del objeto range


Select: Mtodo que permite seleccionar una celda o rango de celdas.
ClearContents: Este mtodo del objeto Range permite borrar o eliminar el
contenido de la celda o rango de celdas seleccionadas. Este mtodo es el
equivalente a presionar la tecla <Supr> o <Delete>.
Clear: A diferencia del mtodo anterior, este permite no solo borrar el contenido
de la celda o rango de celdas, sino tambin cualquier tipo de formato que haya
sido aplicado sobre estas. Esta funcionalidad es la equivalente a seleccionar el
men Edicin, Borrar, Todo.

322

La macro Borrar del siguiente ejemplo selecciona el rango de celdas de A5 hasta


D6 y borra el contenido de las celdas conservando los formatos que sobre estas
estn aplicados. Luego selecciona el rango de celdas entre A9 y D10 y elimina
todo lo que se encuentre dentro del mismo.

Copy: Como su nombre lo indica, este mtodo permite copiar el contenido y/o
formatos de la celda o rango de celdas seleccionadas en el portapapeles o en un
rango especfico. Este mtodo por defecto copia la informacin al portapapeles, lo
que indica que despus de copiar debe seleccionar el destino y luego seleccionar
la opcin de pegar tal cual como ya se conoce.
La macro CopiarDatos sigue esas especificaciones. Primero se ubica en la hoja
Nomina en la celda A5, luego llama al mtodo copiar el cual copia la informacin
al portapapeles. Despus selecciona la hoja Inventarios y se ubica en la celda C2
para all pegar la informacin.

Ahora bien, si se desea se puede obviar los pasos anteriores y especificar en el


mtodo copiar el nuevo rango en donde se copiarn los datos especificados. El
siguiente ejemplo selecciona en la hoja Nomina el rango de celdas de A5 a B10 y
los copia en la hoja Inventarios a partir de la celda A2.

Cut: El mtodo cortar del objeto Range tiene el mismo funcionamiento que el
mtodo copiar visto anteriormente.
323

PasteSpecial: Este mtodo del objeto Range, permite realizar un proceso de


pegado especial sobre la celda o rango de celdas de la hoja de clculo. Al
ejecutar este mtodo la informacin a pegar es trada del Portapapeles, por lo que
previamente debi existir un proceso de copiar o cortar como se explic
anteriormente.

El mtodo PasteSpecial es el equivalente a la opcin Pegado especial del men


Edicin en Excel, el cual activa un cuadro de dilogo para especificar las opciones
que se deben cumplir al momento de realizar el pegado. Por tal motivo este
mtodo tiene una serie de parmetros que definen cada una de esas opciones
presentes en el cuadro de dilogo y las cuales se explican en la siguiente tabla:

324

Parmetro

Explicacin

Paste

El parmetro paste define qu es lo que se quiere


pegar, es decir, si es todo o nicamente los valores
o todo excepto los bordes, etc. Este parmetro
puede recibir cualquiera de los siguientes valores:
xlPasteAll,
xlPasteFormulas,
xlPasteValues,
xlPasteFormats,
xlPasteComments,
xlPasteValidation,
xlPasteAllExceptBorders,
xlPasteColumnWidths,
xlPasteFormulasAndNumberFormats,
xlPasteValuesAndNumberFormats
Ejemplo:
Selection.PasteSpecial
(
Paste:=xlPasteValues )

Operation

El valor del parmetro Operation, permite establecer


si se desea realizar alguna operacin con los datos
a pegar y los datos que existan en las celdas
destino. Los valores permitidos son los siguientes:

Parmetro

Explicacin
xlNone, xlAdd, xlSubtract, xlMultiply, xlDivide.
Ejemplo: Selection.PasteSpecial ( Operation :=xlAdd
)

SkipBlanks

Este parmetro es utilizado cuando se desea evitar


el reemplazo de celdas vacas del rea copiada en
el rea de pegado. Este parmetro recibe un valor
de True o False, si no se especifica este es False
por defecto.
Ejemplo: Selection.PasteSpecial (SkipBlanks :=True
)

Transpose

Permite cambiar las filas de datos copiadas a


columnas y viceversa. Recibe un valor de True o
False, si no se define es False por defecto.
Ejemplo: Selection.PasteSpecial (Transpose :=True )

El ejemplo siguiente muestra la macro PegadoEspecial, en la cual se selecciona


el rango de celdas de A15 a A18 y se copia. Despus se ubica en la celda A21 y
hace un pegado especial estableciendo las opciones de pegar solo valores y
transponer.

Find: Este mtodo busca informacin especfica dentro de un rango y se ubica en


la primera celda que cumpla con la condicin dada. Para realizar este proceso el
mtodo cuenta con unos parmetros que se describen en la siguiente tabla.

325

Parmetro

Explicacin

What

Con este parmetro se especifica el valor a buscar


dentro de las celdas del rango seleccionado. Este
valor puede ser una cadena de caracteres o
cualquier otro dato de Excel.
Ejemplo: Selection.Find ( What :=Juan Martinez )

After

Permite determinar la celda a partir desde la cual se


debe empezar a buscar la informacin.

Parmetro

Explicacin
Generalmente est representada por la celda
activa, si no se especifica, la bsqueda inicia a
partir de la celda de la esquina superior izquierda
del rango.
Ejemplo: Selection.Find ( Alter :=ActiveCell )

LookIn

El valor de este parmetro permite establecer la


opcin Buscar dentro de Es decir, si el valor a
encontrar se debe buscar entre las frmulas, los
valores o los comentarios. Estas opciones se
definen como xlFormulas, xlValues o xlComments
respectivamente.
Ejemplo: Selection.Find ( LookIn :=xlValues)

LookAt

Parmetro para establecer si el valor buscado debe


coincidir exactamente con el contenido de la celda o
si el valor puede ser parte del contenido ya sea al
comienzo o final de la misma. Los valores posibles
son xlWhole o xlPart respectivamente.
Ejemplo: Selection.Find ( LookAt :=xlWhole)

SearchOrder

Permite establecer el orden en el que se efecta la


bsqueda, el cul puede ser por filas o por
columnas. Las opciones son xlByRows o
xlByColumns respectivamente.
Ejemplo: Selection.Find ( SearchOrder :=xlByRows)

MatchCase

Este parmetro acepta un valor de True


(Verdadero) para que se distingan entre
maysculas y minsculas. Si no se especifica el
valor por defecto es False (Falso).
Ejemplo: Selection.Find ( MatchCase :=False)

En el ejemplo siguiente la macro BuscarRegistro selecciona la regin actual y


busca dentro del rango la primera celda que contenga la palabra Lin para luego
aplicar un color de letra rojo.

326

Insert: Este mtodo permite insertar celdas, filas o columnas en la hoja de


clculo, dependiendo del rango que previamente se haya seleccionado y la
direccin en la que se desplazarn las celdas. La direccin define si el
desplazamiento se har hacia la derecha para insertar columnas o hacia abajo
para insertar filas. Por lo tanto, el mtodo insertar puede tener un parmetro que
establece dicha direccin utilizando los valores de xlShiftToRight para columnas
y xlShiftDown para filas; si este parmetro se omite la accin tomada por Excel
depender de la forma del rango que se haya seleccionado.
La siguiente tabla, muestra diferentes formas en las que se pueden insertar filas,
columnas o celdas.
Para

Cdigo

Insertar Filas

Para insertar filas se puede utilizar dos formas diferentes:


La primera es seleccionar la fila en donde se desea insertar y
luego llamar el mtodo Insert del objeto Range. Por ejemplo:
Rows("17:17").Select
Selection.Insert (xlDown)
La segunda es seleccionar la fila en donde se desea insertar y
utilizar la propiedad EntireRow del objeto Range. Por ejemplo:
Rows("17:17").Select
Selection.EntireRow.Insert

Insertar
Columnas

Para insertar columnas se puede utilizar las mismas opciones


que para insertar filas pero cambiando la direccin.
La primera es seleccionar la columna en donde se desea
insertar y luego llamar el mtodo Insert del objeto Range. Por
ejemplo:
Rows("D:D").Select
Selection.Insert (xlToRight)
La segunda es seleccionar la columna en donde se desea
insertar y utilizar la propiedad EntireColumn del objeto Range.
Por ejemplo:
Rows("D:D").Select
Selection. EntireColumn.Insert

Insertar
Celdas

Para insertar celdas se debe


seleccionar el rango deseado y
luego indicar el tipo de direccin
para determinar si estas se
desplazan hacia la derecha o
hacia abajo. Esto es equivalente
a dar clic derecho sobre una
celda y escoger la opcin
Insertar. El cdigo sera algo

327

Para

Cdigo
como:
Rows("B5:B10").Select
Selection.Insert (xlToRight)

La macro InsertarColumnasFilas del ejemplo siguiente, selecciona la hoja


Nomina, luego selecciona las columnas D y E para insertar dos columnas
haciendo el desplazamiento hacia la derecha. Despus selecciona las filas 10 y
11 para insertar dos filas complets.

Delete: El mtodo delete permite eliminar celdas, filas o columnas dentro de la


hoja de clculo. Este mtodo tiene el mismo funcionamiento como el mtodo
Insert, lo nico que vara son los valores que indican la direccin de
desplazamiento para las celdas. Estos valores son xlToLeft para eliminar
columnas y xlUp para eliminar filas.

Propiedades Comunes del Objeto WorkSheet


Name: La propiedad Name del objeto WorkSheet permite obtener o establecer el
nombre de una hoja dentro de un libro de Excel.
El siguiente ejemplo muestra una macro para obtener el nombre de la hoja activa
dentro del Libro de Excel.

Este otro ejemplo define una macro llamada CambiarNombre la cual pregunta al
usuario si realmente desea cambiar el nombre de la hoja y, de ser as, solicita el
nuevo nombre a travs de InputBox.

328

Visible: Esta propiedad permite ocultar o mostrar una hoja de clculo. Puede
adoptar dos valores posibles: False si se desea ocultar la hoja o True si se desea
mostrar la hoja. Esta propiedad es equivalente a cuando selecciona el men
Formato, Hoja, Ocultar o men Formato, Hoja, Mostrar dentro de Microsoft
Excel.
La siguiente macro describe el cdigo para ocultar la hoja Nomina dentro del
actual libro de Microsoft Excel.

Nota: Es importante tener en cuenta, que no se pueden ocultar todas las hojas de
un libro, este debe tener siempre por lo menos una hoja visible.
Count: Devuelve el nmero total de hojas presentes en el actual libro de Excel,
as hayan hojas ocultas. Esta propiedad es de slo lectura.

Mtodos comunes del objeto WorkSheet


Select: Mtodo que permite seleccionar una hoja de clculo dentro del libro de
Excel.
Add: El mtodo Add permite adicionar o insertar una hoja de clculo dentro del
libro activo. Este tiene el mismo funcionamiento a la opcin del men Insertar,
Hoja de Clculo en Excel.
Delete: Utilizar este mtodo para eliminar una hoja de clculo. Tener en cuenta
que este mtodo muestra un cuadro de dilogo que solicita confirmacin para
eliminar la hoja, si se selecciona el botn Eliminar se eliminar definitivamente la
hoja, si se presiona el botn Cancelar la eliminacin no se efectuar.
329

El ejemplo siguiente muestra una macro que permite adicionar una nueva hoja de
clculo en el libro activo y, solicita al usuario que ingrese el nombre para la misma
mediante un InputBox. De igual forma elimina la hoja llamada Taller tambin del
libro activo.

Copy: El mtodo copiar permite obtener un duplicado de la hoja de clculo en el


mismo libro donde sta se encuentra o en un libro diferente. Este mtodo consta
de dos parmetros opcionales como son Before y After. El parmetro Before
define que la hoja copiada debe colocarse antes de la hoja establecida en este
parmetro, mientras que el parmetro After define que la hoja copiada debe
colocarse despus de la hoja establecida por este parmetro.
Es importante anotar que estos parmetros no se pueden definir al mismo tiempo,
es decir, si utiliza el parmetro After no puede definir el parmetro Before y
viceversa.
Nota: Si ninguno de los parmetros es definido, la hoja se copiar en un libro
nuevo.
Un ejemplo de este mtodo es obtener una copia de la hoja Inventario y
colocarla despus de la hoja Taller tal como se muestra en la macro CopiarHoja.

Move: Este mtodo permite mover una hoja de clculo a un lugar dentro del
mismo libro o a un libro diferente. Este mtodo tiene el mismo funcionamiento
como el mtodo Copy.
La macro llamada MoverHoja, mueve la hoja Facturacin y la coloca como
ltima hoja del libro activo.

330

Paste: Mtodo utilizado para pegar el contenido del portapapeles en la hoja y en


la celda o rango de celdas seleccionado.
Protect: Utilizar este mtodo si se desea proteger la hoja de clculo de cualquier
modificacin. Este mtodo utiliza una lista de parmetros los cuales se explican
en la siguiente tabla:
Parmetro

Explicacin

Password

Define la contrasea de proteccin. Este parmetro es


opcional, por lo que si se omite se podr desproteger la
hoja con facilidad.
Hay que tener en cuenta que se distinguen maysculas de
minsculas, es decir, contrasea es diferente de
CONTRASEA.
Ejemplo: Activesheet.Protect ( Password :=Macros)

DrawingObjects

Este parmetro puede adoptar dos valores posibles True o


False. Si se define como True se protegern las figuras o
formas que existan en la hoja de clculo. El valor
predeterminado es False.
Ejemplo: Activesheet.Protect (DrawingObjects := True)

Contents

Permite proteger el contenido de la hoja de clculo


incluyendo no solo las celdas bloqueadas sino tambin los
grficos. Los valores de este parmetro son True o False,
donde True es el valor por defecto.
Ejemplo: Activesheet.Protect (Contents := True)

Scenarios

Asigne un valor de True para proteger los escenarios que


existan en la hoja de clculo. Este valor es por defecto.
Ejemplo: Activesheet.Protect (Scenarios := True)

El siguiente ejemplo muestra una macro para proteger la hoja Nomina en la cual
se da una contrasea, habilita la proteccin de objetos o figuras, el contenido y los
escenarios.

331

Unprotect: Este mtodo remueve la proteccin de la hoja de clculo. Consta de


un parmetro llamado Password que permite definir la contrasea utilizada para
proteger la hoja, si este se omite y exista una contrasea, Excel mostrar un
cuadro de dilogo para que el usuario ingrese la contrasea.
La siguiente macro permite desproteger la hoja Nomina cuya contrasea era la
cadena Macros.

PrintOut: El mtodo PrintOut es utilizado para imprimir una hoja de clculo. Este
consta de varios parmetros opcionales como se describen en la siguiente tabla:
Parmetro

Explicacin

From

Este parmetro opcional establece el nmero de la pgina


desde donde se debe empezar a imprimir. Si se omite, la
impresin comienza desde la primera pgina.
Ejemplo: Activesheet.PrintOut( From :=1)

To

Parmetro opcional que indica el nmero de la pgina hasta


donde se desea imprimir. Si se omite, se imprime hasta la
ltima pgina.
Ejemplo: Activesheet.PrintOut( To :=1)

Copies

Permite establecer el nmero de copias a imprimir. Este valor


por defecto es 1.
Ejemplo: Activesheet.PrintOut( Copies :=3)

Preview

Utilizado para ver una vista previa de los datos antes de que
estos sean impresos. Asignar un valor de True o False. El
valor por defecto es False.
Ejemplo: Activesheet.PrintOut( Preview := True)

Nota: Para imprimir una seleccin utilice el comando Selection.PrintOut.


332

A continuacin se muestra un ejemplo que permite imprimir 4 copias de la hoja


Facturacin.

SetBackgroundPicture: Este mtodo permite establecer una imagen de fondo


para la hoja de clculo. Esto es equivalente a seleccionar el men Formato, Hoja,
Fondo. Se debe indicar la imagen a travs del parmetro FileName.
En la siguiente figura se muestran dos macros: la primera EstablecerFondo la cual
coloca de fondo la imagen Paisaje.jpg que est en el disco duro y la segunda
EliminarFondo la cual quita la imagen de fondo para lo hoja activa.

ShowDataForm: Utilizar este mtodo para desplegar un formulario de datos


asociados a una tabla en la hoja de clculo. Para que este funcione
correctamente, Excel debe ser capaz de determinar la seleccin actual como
parte de una lista, tabla o base de datos. Este mtodo aplica la funcionalidad del
men Datos, Formulario en Excel.
El siguiente ejemplo tiene una macro llamada ActivarFormulario la cual primero se
ubica o selecciona el rango cuyo nombre es Facturas y luego activa el formulario
de datos tal como se ve en la figura.

333

Propiedades Comunes del Objeto WorkBook


Name Path - FullName: Estas tres propiedades permiten obtener informacin
acerca del libro como son su nombre y ubicacin. La propiedad Name devuelve el
nombre del libro, mientras que la propiedad Path retorna la ubicacin en disco de
ese archivo. La propiedad FullName es una combinacin de las dos anteriores,
en la que retorna tanto la ruta como el nombre del archivo.
Las tres propiedades son de solo lectura, lo que indica que si se desea cambiar el
nombre del libro no se puede utilizar la propiedad Name como se haca con otros
objetos, para esto, se debe utilizar el mtodo SaveAs del objeto WorkBook.
La siguiente macro coloca el nombre, la ruta y el nombre completo del libro actual
a partir de la celda A1.

Count: Esta propiedad devuelve el nmero de libros actualmente abiertos dentro


Excel.
El funcionamiento de sta, es similar a la propiedad Count del objeto
WorkSheets.
Password WritePassword: Estas dos propiedades permiten establecer las
contraseas para apertura y modificacin de un libro de Excel. La propiedad
Password devuelve o establece la contrasea para abrir el libro especificado,
mientras que la propiedad WritePassword devuelve o estable la contrasea de
escritura del libro especificado.

334

La macro ProtegerGuardar del ejemplo siguiente, establece la contrasea de


apertura en 123 y la contrasea de escritura en 456, para luego guardar el
libro.

ReadOnly: Devuelve un valor Verdadero o True indicando que el libro fue abierto
de solo lectura, lo que indica que no puede guardar cambios efectuados sobre
este libro.
ProtectStructure: Propiedad que devuelve un valor de Verdadero o True
indicando que se encuentra protegida la estructura del libro, es decir, que no se
pueden insertar, eliminar o mover hojas de clculo en ese libro.
Saved: Esta propiedad es utilizada para saber si se han efectuado cambios ya
sea de contenido o de estructura en un libro. Si el libro a sufrido cambios, esta
propiedad adquiere un valor de False, lo que indica que al cerrar el libro Excel
muestra un mensaje en el que puede decidir guardar el libro.
Al establecer el valor de True a esta propiedad mediante el cdigo, se estara
indicando que cualquier cambio efectuado desde la ltima vez que se guard no
debe ser tomado en cuenta, por lo que Excel sencillamente no solicitar guardar
el libro.

Mtodos Comunes del Objeto WorkBook


Activate: Mtodo que permite activar un libro dentro del Aplicativo de Excel. Es
importante que al utilizar este mtodo el libro debe estar abierto, de no ser as,
ocurrir un error y la macro dejar de funcionar.
Add: Utilizado nicamente con la coleccin WorkBooks y permite crear o
adicionar un nuevo libro. El nuevo libro ser el libro activo.
El siguiente ejemplo se activa el libro Modelo de Objetos.xls y se selecciona la
hoja Taller, luego se resalta el rango de celdas comprendido entre A1 y C3 para
copiar los datos all presentes. Despus adiciona un nuevo libro y sobre la celda
A1 pega los datos.
335

Open: Al igual que el mtodo anterior, solamente puede ser utilizado con la
coleccin WorkBooks, y permite abrir un libro de Excel existente. Este mtodo
tiene un parmetro cuyo valor define la ruta y nombre del archivo a abrir, este
parmetro se llama FileName.
Save: Este mtodo permite guardar el libro especificado. Es el equivalente a
seleccionar men Archivo, Guardar desde el entorno de Excel. No tiene
parmetros definidos.
SaveAs: Utilizado para guardar los cambios de un libro con un nombre diferente o
con opciones diferentes al original. Es el equivalente a seleccionar men Archivo,
Guardar como. Este mtodo tiene unos parmetros entre los cuales se destaca
el FileName, el cual se utiliza para definir el nombre del archivo con el que se
desea guardar el libro.
La siguiente macro muestra un ejemplo de la utilizacin de los 3 mtodos
anteriores. Primero, se abre un archivo llamado VentasCali.xls y se selecciona el
rango cuyo nombre es Facturas para copiar sus datos. Segundo, se adiciona un
nuevo libro y all se pegan los datos. Por ltimo se guarda el libro con el nombre
de Historial.xls, luego se cierra este libro y para terminar se guarda el libro
VentasCali.xls.

Close: Utilizado para cerrar un libro de Excel. Este mtodo tiene tres parmetros
que se pueden definir o no, tal cual se explican en la siguiente tabla:

336

Parmetro

Explicacin

SaveChanges

Este parmetro opcional es utilizado para guardar los


cambios efectuados en el libro antes de cerrarlo.
Si el libro no ha sufrido cambios este parmetro se ignora, en
caso contrario actuar segn el valor que se asigne a este
parmetro.
Valor
Explicacin
True
Guardar los cambios. Si el libro se guarda por
primera vez el nombre del libro ser el que se
especifique en el parmetro FileName; si no
existe este parmetro, Excel pedir que ingrese
el nombre a utilizar. Pero si el libro ya haba sido
guardado utiliza el mismo nombre que tiene
asignado.
False
No guarda los cambios.
Omitido Si no se especifica este parmetro y el libro ha
sufrido cambios Excel mostrar un cuadro de
dilogo preguntando si se desean guardar los
cambios
Ejemplo: ActiveWorkBook.Close SaveChanges:=True

FileName

Utilizado para definir el nombre del libro con el que ser


guardado.
Ejemplo:
ActiveWorkBook.Close
FileName
:=
C:\Compuclub\Archivo.xls

Nota: Si se utiliza el mtodo Close con la coleccin WorkBooks como por


ejemplo WorkBooks.Close, Excel cerrar todos los libros abiertos, preguntando
si se desean guardar los cambios para cada uno de ellos.
Protect: Utilizar este mtodo si se desea proteger el libro de Excel de cualquier
modificacin ya sea a nivel de estructura o de ventanas. Este es el equivalente a
seleccionar el men Herramientas, Proteger, Proteger Libro. Este mtodo
utiliza una lista de parmetros los cuales se explican en la siguiente tabla:
Parmetro

Explicacin

Password

Define la contrasea de proteccin. Este parmetro es


opcional, por lo que si se omite se podr desproteger el libro
con facilidad.
Hay que tener en cuenta que se distinguen maysculas de
minsculas, es decir, contrasea es diferente de
CONTRASEA.
Ejemplo: ActiveWorkBook.Protect ( Password :=Contrasea)

337

Parmetro

Explicacin

Structure

Este parmetro puede adoptar dos valores posibles True o


False. Si se define como True se proteger la estructura del
libro impidiendo insertar, eliminar y mover hojas. El valor
predeterminado es False.
Ejemplo: ActiveWorkBook.Protect (Structure := True)

Windows

Permite proteger la estructura de las ventanas del libro,


impidiendo que estas se pueden minimizar o restaurar, de
igual forma no permite generar nuevas ventanas del mismo
libro, ni crear divisiones, en pocas palabras deshabilita la gran
mayora de opciones del men Ventana.
Ejemplo: ActiveWorkBook.Protect (Windows := True)

El siguiente ejemplo crea una macro que protege la estructura y el diseo de


ventanas del libro activo antes de cerrarlo.

Unprotect: Este mtodo remueve la proteccin del libro. Consta de un parmetro


llamado Password que permite definir la contrasea utilizada para proteger el
libro, si este se omite y exista una contrasea, Excel mostrar un cuadro de
dilogo para que el usuario ingrese la contrasea.
PrintOut: El mtodo PrintOut del objeto WorkBook es utilizado para imprimir
todas las hojas de clculo del libro especificado, es el equivalente a seleccionar el
Men Archivo, Imprimir, Todo el libro. Este mtodo tiene el mismo
funcionamiento que el mtodo PrintOut del objeto WorkSheet.

Propiedades Comunes del Objeto Application


Cursor: Propiedad para definir la apariencia del puntero del Mouse dentro de
Microsoft Excel. Esta propiedad puede adoptar cualquiera de los siguientes
valores:
xlDefault
xlBeam
338

Establece el puntero predeterminado de


Excel.
Establece el puntero de texto que
generalmente es en forma de I.

xlWait
xlNorthWestArrow

Establece el puntero de ocupado, conocido


como el Reloj de Arena.
Establece
el
puntero
de
seleccin
representado por una flecha mirando hacia el
noroeste.

Nota: Se debe tener en cuenta que si se cambia el puntero del Mouse este no se
restablece solo, se deber volver a su estado normal asignando el valor de
xlDefault.
El siguiente ejemplo muestra una macro que realiza una serie de actividades o
procesos dentro de Excel, lo importante a notar es que antes de iniciar dichos
procesos el puntero del Mouse se coloca en forma ocupado, indicando al usuario
que se est realizando alguna tarea y que debera esperar hasta que este
termine. Antes de finalizar la macro, el puntero del Mouse se devuelve a su
estado normal.

Interactive: Permite establecer si el usuario puede o no puede interactuar con la


aplicacin ya sea con el teclado o con el Mouse. Esta propiedad recibe el valor de
True o False, en donde el valor de False impide al usuario de trabajar con Excel
hasta que esta vuelva a recibir el valor de True.
Esta propiedad es til para evitar que el usuario interfiera con la ejecucin de una
macro, modificando, movindose o seleccionando objetos que pueden alterar el
correcto funcionamiento de la misma.
Nota: No olvidar establecer esta propiedad a True una vez que se haya finalizado
la macro, ya que de no ser as, el usuario no podr trabajar sobre Excel.
El siguiente ejemplo modifica la macro anterior colocando en False la propiedad
Interactive antes de iniciar los procesos de la macro y al finalizar la restaura a su
estado normal colocndola en true.

339

ScreenUpdating: Esta propiedad permite desactivar la actualizacin de pantalla


evitando que se vean los saltos o brincos entre celdas, hojas o libros, haciendo la
ejecucin de la macro ms rpida. Asignar un valor de False para desactivar la
actualizacin y un valor de True para restaurarla.
Nota: No olvidar colocar en True esta propiedad al finalizar la ejecucin de la
macro.
La siguiente macro realiza una serie de rutinas en las que se hacen saltos entre
celdas y hojas para recrear o simular un ambiente donde debera utilizarse la
propiedad ScreenUpdating. Para comprender la diferencia en la implementacin o
no de esta propiedad, habilitar e inhabilitar la primera lnea de cdigo de la macro
y ejecutarla, se notar la diferencia y la rapidez con que se realizan los procesos.

DisplayAlerts: La propiedad DisplayAlerts, es utilizada para definir si se deben o


no mostrar mensajes de advertencia o alerta durante la ejecucin de una macro.
Entendindose como mensajes de advertencia, aquellos que Excel muestra
cuando el usuario debe tomar ciertas acciones, por ejemplo, cuando se cierra un
libro que ha sufrido cambios Excel preguntar al usuario si desea guardar los
cambios o no, este y otros tipos de mensajes pueden deshabilitarse asignando un
valor de False a esta propiedad.

340

En el siguiente ejemplo se muestra una macro que deshabilita los mensajes de


alerta cuando se desea guardar un libro con un nombre de archivo ya existente,
por lo que Excel automticamente sobrescribir el archivo sin preguntar al usuario
si desea sobrescribirlo o no.

WindowState: Propiedad para definir los tres estados diferentes que puede tener
una ventana, como son: Maximizada, Minimizada y Normal. Los valores que se
pueden asignar a esta propiedad son xlMaximized, xlMinimized y xlNormal.
La siguiente macro establece que se debe maximizar la aplicacin de Excel cada
vez que se abra el archivo Modelo de Objetos.xls.

WorksheetFunction: Dentro del desarrollo de aplicaciones con VBA, las


funciones de Microsoft Excel pueden utilizarse o ejecutarse mediante el uso de
esta propiedad. Por ejemplo, funciones como BuscarV( ), Max( ), Min( ),
Promedio( ), entre otras, son ofrecidas por WorksheetFunction.

341

La siguiente macro usa la funcin Max( ) para obtener el mayor valor de un rango
especificado. Primero se declara una variable de tipo Range y se le establece el
rango de A2 hasta D6. En otra variable llamada Respuesta se almacena el
resultado de aplicar la funcin Max( ). Por ltimo, el valor de respuesta se muestra
en un cuadro de mensaje.

Mtodos Comunes del Objeto Application


GetOpenFilename: Este mtodo despliega el cuadro de dilogo Abrir y devuelve
el nombre y ruta del archivo que se selecciona sin abrir el libro. Si el usuario
cancela la operacin este devuelve un valor de Falso. Este mtodo consta de
parmetros que configuran desde que tipos de archivos puede abrir hasta el ttulo
del cuadro de dilogo.
Parmetro

Explicacin

FileFilter

Define los tipos de archivos que el cuadro de dilogo debe


buscar para abrir. Es decir, si se desea abrir nicamente
archivos de texto, se puede configurar este parmetro como
Archivos de texto | *.txt.
Si se omite este parmetro se tomar el valor por defecto que
es Todos los archivos, *.
Ejemplo: Application.GetOpenFileName ( FileFilter := _
Archivos de Excel, *.xls , Archivos de Texto,
*.txt)

FilterIndex

Establece cul de los tipos de archivos definidos en el


parmetro FileFilter es el predeterminado. Este parmetro
recibe un valor numrico indicando la posicin del filtro, es
decir, para que el cuadro de dilogo muestre por defecto los
archivos de texto, el valor del parmetro FilterIndex debe ser
de 2.
Si se omite escoge el primer filtro como el predeterminado.
Ejemplo: Application.GetOpenFileName ( FileIndex := 2 )

Title

Permite establecer el ttulo para el cuadro de dilogo, si se


omite por defecto es Abrir
Ejemplo: Application.GetOpenFileName ( Title := Archivos

342

Parmetro

Explicacin
planos )

El siguiente ejemplo muestra la macro AbrirArchivos la cual despliega el cuadro


de dilogo Abrir configurando los tipos de archivos a Archivos Excel,*.xls
Archivos Texto,*.txt. Despus pregunta si la variable strArchivo es diferente de
False por si el usuario dio cancelar en el cuadro de dilogo, para abrir el archivo
utilizando el mtodo Open de la coleccin WorkBooks.

GetSaveAsFilename: Mtodo utilizado para desplegar el cuadro de dilogo


Guardar. Este comando es el equivalente a seleccionar el men Archivo,
Guardar Como desde el entorno de Excel y al igual que el mtodo anterior tiene
parmetros que describen el comportamiento de este cuadro de dilogo, por lo
que el funcionamiento de este mtodo es igual al mtodo GetOpenFilename.
Quit: Permite cerrar Microsoft Excel, independientemente del nmero de libros
que estn abiertos y si estos han sido guardados o no. Al invocar este mtodo si
algn libro no se ha guardado, Excel mostrar el cuadro de dilogo Guardar. Pero
si la propiedad DisplayAlerts est configurada como False, Excel saldr de la
aplicacin sin preguntar al usuario y sin guardar los cambios efectuados sobre
cada uno de los libros.
El ejemplo muestra una macro que antes de cerrar Excel recorre cada uno de los
libros abiertos y los guarda. Este procedimiento primero crea una variable de tipo
WorkBook que representar cada libro, para luego recorrerlos dentro de la
coleccin WorkBooks y llamar el mtodo Save. Por ltimo cierra la aplicacin de
Excel.

343

Movimientos absolutos y relativos


Desplazamiento absoluto
El objeto Range representa una Celda, un Rango de Celdas (contiguas o no), una
Fila y/o una Columna. Este es el objeto con el que ms se trabaja dentro del
desarrollo de aplicaciones VBA y por ende es el que mejor se debera conocer.
Para comenzar, aprender a seleccionar cada uno de los elementos a que hace
referencia el objeto Range.
Cdigo

Explicacin

Range( B5 ).Select

Seleccionar la celda especificada entre las


comillas, en este caso la celda B5

Range( A1:D10 ).Select

Seleccionar el rango de celdas desde A1


Range( A1 , D10 hasta D10.
).Select
Range( B5,
).Select

C10,

E7 Seleccionar las celdas B5, C10 Y E7


respectivamente

Range(
"C22:E27
G28:I31" ).Select

, Seleccionar los rangos de celdas no


contiguos C22 hasta E27 y G28 hasta I31

Range( "5: 5" ).Select


Rows( "5: 5" ).Select

Seleccionar la Fila 5

Range( "C: C" ).Select


Columns( "C: C" ).Select

Seleccionar la Columna C.

Desplazamiento relativo
Offset: Esta propiedad permite realizar desplazamientos relativos entre las celdas
de la hoja de clculo, por lo que se necesitan especificar dos parmetros
importantes que son el nmero de filas y el nmero de columnas a desplazar.
Estos parmetros son conocidos como RowOffset y ColumnOffset
respectivamente.
344

RowOffset representa un valor numrico que puede ser positivo o negativo,


dependiendo del tipo de desplazamiento que se quiera hacer. Si el valor es
positivo indica un desplazamiento hacia abajo, mientras que si es negativo el
desplazamiento se har hacia arriba.
De igual forma, ColumnOffset representa un valor numrico positivo o negativo. Si
este es positivo indica un desplazamiento hacia la derecha, mientras que si es
negativo indica un desplazamiento hacia la izquierda.
El siguiente ejemplo muestra una macro llamada DesplazamientoOffset que
busca realizar unos movimientos sobre la hoja de clculo siguiendo las posiciones
marcadas con los nmeros 1, 2, 3 y 4 respectivamente. El ejercicio inicia
ubicndose en la celda A2 y desde all realiza un desplazamiento de 3 filas hacia
abajo y 2 columnas hacia la derecha para encontrar la posicin 2 que est
representada por la celda C5. Luego realiza un desplazamiento de 5 filas hacia
abajo y 0 columnas por encontrarse en la misma columna de la posicin inicial
para encontrar la posicin 3 representada por la celda C10. Para terminar realiza
un desplazamiento de -3 filas hacia arriba y de -2 columnas hacia la derecha para
encontrar la posicin 4 representada por la celda A7.

Otro ejemplo un poco ms complejo, busca realizar una tabla que coloque sobre
las celdas de la hoja de clculo los nmeros del 1 hasta un nmero definido por el
usuario en bloques de 10 tal cual se ve en la figura. Esta macro llamada
DesplazamientosRelativos, realiza este procedimiento solicitando al usuario que
ingrese el nmero lmite y dentro del ciclo va colocando uno a uno los nmeros
haciendo un desplazamiento de 1 fila hacia abajo y 0 columnas. Por otra parte,
dentro del ciclo existe un condicional que va verificando si el nmero es un
mltiplo de 10 para pasar a la siguiente columna haciendo un desplazamiento de 10 filas hacia arriba y de 1 columna hacia la derecha para continuar colocando los
nmeros restantes hasta llegar al lmite especificado por el usuario.

345

346

MDULO 10
Cdigo de programacin
Este mdulo tiene por objeto ampliar los conocimientos en cdigo de Visual Basic
y aplicarlo para la creacin de tareas nuevas en Excel.

Comandos de entrada y salida de datos


Comando Msgbox
Los cuadros de mensajes o Msgbox, son utilizados para mostrar una determinada
informacin, aviso, o pregunta al usuario para que este tenga conocimiento de ella
y pueda actuar segn las necesidades del programa. Estos son utilizados por
Excel para mostrar cualquier informacin de las acciones que se estn realizando
sobre la aplicacin. Por ejemplo, cuando se intenta modificar una celda sobre una
hoja que est protegida, Excel mostrar un mensaje como el de la figura, eso es
un Msgbox.

Dentro del desarrollo de aplicaciones con VBA, se pueden mostrar cuadros de


mensaje mediante la utilizacin del comando Msgbox. Estos pueden ser usados
para realizar cualquiera de las siguientes tareas:
Para mostrar mensajes sencillos.
Para hacer preguntas sobre las decisiones que debe realizar un usuario durante la
ejecucin de un procedimiento o macro.
Para establecer una comunicacin directa entre el usuario y la aplicacin.

Estructura de un Msgbox
Un cuadro de mensaje est conformado por cuatro partes fundamentales como
son: el mensaje, los botones, el icono y un ttulo.

347

Teniendo estos componentes como base, la sintaxis del comando Msgbox es la


siguiente:
Msgbox Prompt, Buttons + Icons, Title
Prompt: Elemento obligatorio que representa el mensaje a mostrar dentro del
comando Msgbox. Este valor debe ir entre comillas.
Buttons: Elemento utilizado para determinar los botones que deben aparecer
dentro del cuadro de mensaje. Por ejemplo los botones Aceptar y Cancelar.
Si este elemento no se define, el botn Aceptar aparece de manera
predeterminada.
Icons: Elemento para definir el icono a mostrar dentro del cuadro de mensaje. Si
no se establece el cuadro de mensaje aparecer sin un icono representativo.
Title: Representa el texto que debe aparecer como ttulo del cuadro de mensaje.
Por defecto siempre aparece el texto Microsoft Excel. Para cambiar la opcin por
defecto escriba el texto entre comillas del ttulo deseado.

Si se digita en la celda activa el nmero 123, entonces se mostrar un cuadro de


mensaje con el texto Clave Acertada, sino se cumple la condicin, se mostrar
un mensaje con el texto Clave Errada, aunque no se est configurando algn
nivel de proteccin o de seguridad en la aplicacin, se trata de un ejercicio
didctico que muestra la utilidad de la funcin Msgbox.

Botones dentro de un Msgbox

348

Como se mencion anteriormente, los cuadros de mensajes tambin pueden ser


utilizados para hacer preguntas al usuario y que este tome una decisin con
respecto al procedimiento que se est ejecutando. Por ejemplo, se puede
preguntar si desea continuar o no con la ejecucin de una macro , preguntar si
realmente se desea salir o no de la aplicacin que se est utilizando.
Esta caracterstica se puede implementar con la utilizacin de botones dentro del
cuadro de mensaje. Dependiendo de las opciones que se quieran ofrecer, puede
escoger entre botones como Aceptar, Cancelar, Si, No, entre otros. La siguiente
tabla muestra los posibles botones a utilizar, los valores y las combinaciones que
este permite.
Botones

Ejemplo

Cdigo

Aceptar

VbOKOnly

Aceptar;
Cancelar

VbOKCancel

Anular,
Reintentar,
Omitir

VbAbortRetryIgnore

Si,
No,
Cancelar

VbYesNoCancel

Si, No

VbYesNo

Reintentar;
Cancelar

VbRetryCancel

En el siguiente ejemplo se muestra un procedimiento que valida una clave, si esta


es correcta, el procedimiento muestra un cuadro de mensaje en el cual se solicita
al usuario si desea continuar o no con la creacin de la pgina Web, ya que esto
es un proceso demorado. Si el usuario escoge SI, se abrir la ventana del Internet

349

Explorer y mostrar la informacin como pgina Web. Si el usuario escoge NO, el


proceso no se realizar y se saldr del procedimiento.
En caso de que la clave no sea la correcta se mostrar un mensaje indicando el
error y que la pgina Web no ser mostrada.

Se debe revisar que en este caso se defini una variable denominada Rta con
tipo de datos Variant, la cual almacenar la respuesta que el usuario seleccione
del cuadro de mensaje. Esto se determina al encerrar el contenido del cuadro de
mensaje entre parntesis; lo cual solo se debe hacer cuando se demanda
almacenar la respuesta por parte del usuario en una variable. Por lo tanto, para
almacenar la respuesta de un Msgbox, esta se debe asignar a una variable para
ser usada posteriormente. Dentro del procedimiento se debe estructurar como:
NombreVariable = MsgBox ( "Prompt", VbBotones + vbEstilo, "Title" )

Iconos dentro de un Msgbox


En un cuadro de mensaje se pueden mostrar cuatro tipos de iconos diferentes,
entre los cuales el usuario puede seleccionar dependiendo del mensaje que quiera
expresar.
La siguiente tabla muestra los posibles iconos que se pueden mostrar y sus
valores correspondientes.
Iconos Cdigo

350

Explicacin

vbCritical

Este icono puede ser utilizado cuando se


quiera representar mensajes de Error.

vbQuestion

Este icono puede ser utilizado cuando se


quiera representar mensajes de Pregunta.

vbExclamation

Este icono puede ser utilizado cuando se


quiera
representar
mensajes
de
Advertencia.

Iconos Cdigo
VbInformation

Explicacin
Este icono puede ser utilizado cuando se
quiera
representar
mensajes
de
Informacin.

Comando InputBox
Los cuadros de entrada o Inputbox, son utilizados para solicitar informacin al
usuario que pueda ser necesaria para la aplicacin o el procedimiento. Un ejemplo
tpico de este tipo de comando, es cuando Excel solicita ingresar la contrasea
para desproteger una hoja de clculo que est protegida.

Dentro del desarrollo de aplicaciones con VBA, se pueden utilizar los comandos
de entrada para realizar cualquiera de las siguientes tareas:
Para solicitar contraseas de ejecucin de algn procedimiento.
Para solicitar valores numricos o porcentuales que puedan ser utilizados en
operaciones dentro de un procedimiento o macro.

Estructura de un Inputbox
Un cuadro de entrada est conformado por tres partes fundamentales como son:
el mensaje, el ttulo y un valor por defecto.

351

Teniendo estos componentes como base, la sintaxis del comando Inputbox es la


siguiente:
Inputbox ( Prompt, Title, Default )
Prompt: Elemento requerido que representa el mensaje a mostrar en el cuadro de
dilogo. Este valor debe ir entre comillas y puede tener una longitud mxima de
aproximadamente 1024 caracteres.
Title: Representa el texto que debe aparecer como ttulo del cuadro de entrada.
Por defecto siempre aparece el texto Microsoft Excel. Para cambiar la opcin por
defecto, se debe escribir el texto entre comillas del ttulo deseado.
Default: Elemento opcional que permite establecer un valor por defecto como
respuesta si el usuario no ingresa nada.

El procedimiento de la figura anterior, solicita al usuario que ingrese una clave a


travs de un cuadro de entrada. El valor ingresado se almacena en una variable
llamada Clave de tipo String, para luego evaluarla a travs de un condicional. Si
el valor es correcto, se lanza un mensaje de texto con la frase Clave Acertada,
sino, se lanza otro mensaje con el texto Clave Errada.
Se puede usar el mensaje de entrada para alimentar ciertas variables y con estas
realizar algn tipo de operacin numrica usando los datos introducidos, muy
similar al ejemplo que se us en el ejercicio anterior pero en este caso se mostrar
el resultado consecuencia de los valores y su correspondiente operacin.

352

Al finalizar la operacin se mostrar en un cuadro de mensaje el resultado de la


operacin, en este caso de la suma efectuada:

Los procedimientos que demandan introducir datos o alimentar una variable a


travs de mensajes de entrada (InputBox), pueden ejecutarse de una mejor
manera, si estos se alojan dentro de un formulario. Los formularios, su uso y su
correspondiente aplicacin se explicarn ms adelante.

Variables
Una variable se puede definir como un lugar de almacenamiento en la memoria,
con un nombre especfico y que puede guardar informacin de un tipo de dato
especfico. El nombre variable significa que el valor almacenado puede ser
modificado en cualquier momento durante la ejecucin del programa.
En trminos prcticos se puede decir que una variable es un nombre (sin
espacios) al que se le asigna a un dato para utilizarlo en cualquier momento de la
ejecucin del programa. Por ejemplo, en un programa que manipula informacin
de los estudiantes de un centro escolar existirn diferentes variables para poder
introducir los datos de los alumnos. Estas variables pueden hacer referencia a
informacin especfica tal como:

353

Nombre.
Primer Apellido.
Segundo Apellido.
Direccin.
Telfono.
Documento de Identidad.
Valor Matrcula.
Fecha de Nacimiento.

La variable Nombre, tomar valores distintos segn se vaya introduciendo los


datos de los alumnos. Es posible, que a lo largo de la ejecucin del programa, la
variable Nombre tome los siguientes valores:
Jos.
Pedro.
Mara.
Luis.
La variable Primer Apellido tambin tomar distintos valores, en la medida que el
programa sea alimentado y as sucesivamente con las otras variables:

Surez.
Mrmol.
Calle.
Aragons.

Definicin de una Variable


La sentencia DIM permite declarar una variable con un tipo de dato especfico
(dimensiona el espacio en memoria requerido para el tipo de dato dado). Esta
declaracin puede hacerse dentro de un Procedimiento, una Funcin, un
Formulario o un Mdulo, dependiendo de la finalidad y alcance que se quiera dar a
la variable.
La sintaxis general para declarar una variable es:
Dim NombreVariable As TipoDato
El primer punto en la declaracin de una variable, es establecer el nombre que va
a tener dentro de la aplicacin. Por lo tanto, antes de asignar un nombre debe
tenerse en cuenta los siguientes criterios:

354

El nombre debe comenzar con un caracter alfabtico, es decir, una letra.


El nombre NO puede contener Espacios.
El nico signo permitido es el underscore o subrayado ( _ ).
El nombre NO puede exceder los 255 caracteres.
El nombre debe ser nico dentro del mismo mbito o alcance en donde
se haya declarado.

El segundo punto es determinar el tipo de dato, que la variable puede aceptar, es


decir, definir si sta va a recibir valores numricos, cadenas de texto, fechas, entre
otros.
Algunos ejemplos de declaracin de variables son los siguientes:

Dim NombreProducto as String.


Dim Edad as Integer.
Dim Precio_Producto as Currency.
Dim Fecha_Ingreso as Date.
Dim Promedio1 as Double.
Dim Promedio2 as Double.

Nota: Al declarar una variable con la sentencia DIM, no podr usarse fuera del
lugar donde fue creada, por eso se indica que es Privada.

Tipos de Datos
Como se vio anteriormente al declarar una variable es importante asignarle
tambin el tipo de dato que la acompaar. Al definir el tipo de dato el sistema
reserva slo el espacio en memoria necesario para el tipo de informacin que se
va a almacenar. Tomando el ejemplo del programa para un centro escolar, visto
anteriormente, se determinar los tipos de datos de cada una las variables a usar,
de la siguiente manera:

Dim Nombre as String.


Dim PrimerApellido as String.
Dim Segundo_Apellido as String.
Dim Documento_de_Identidad as Integer.
Dim ValorMatricula as Currency.
Dim Fecha_Nacimiento as Date.

Como se puede apreciar en el ejemplo la mayora de variables se han declarado


como Tipo String, es decir, que se deben alimentar con datos de tipo texto, siendo
estos: nmeros, letras o signos. Para la variable valor de la matrcula es utilizado
otro tipo de dato denominado Currency, que identifica la variable con el valor
moneda. Para la fecha de nacimiento se us el tipo Date.
Como conclusin, se puede indicar que es recomendable asignar con precisin el
tipo de dato que usar cada variable, pues de esta manera se garantizar la
eficiente aplicacin del programa a desarrollar.

355

En la siguiente tabla se presentan los tipos de datos que se puede establecer en el


lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, as como sus caractersticas ms
relevantes:

Tipo

Tamao
Almacenamiento

de

Boolean

2 Bytes

Slo admite 2 valores TRUE o FALSE

Byte

1 Byte

Admite valores entre 0 y 255

Currency

8 Bytes

Vlido para valores de tipo moneda

Date

8 Bytes

Fechas, permite operar con ellas

Double

8 Bytes

Admite valores decimales de doble


precisin

Integer

2 Bytes

Admite valores entre -32768 y 32767

Long

4 Bytes

Admite valores entre -2.147.483.648 y


2.147.483.647

Single

4 Bytes

Admite
valores
precisin simple

String

10 Bytes + longitud de la
Cadenas de caracteres
cadena de texto

Type

Segn nmero requerido Definido por el usuario


de elementos
requerido por los elementos

Variant
(Con
Caracteres)

22 Bytes + longitud de la
cadena
22 Bytes + longitud de la cadena

Variant
(Con
Nmeros)

16 Bytes, Cualquier valor


16 Bytes, Cualquier valor numrico
numrico
hasta
el
hasta el intervalo de un tipo Double
intervalo de un tipo Double

Definicin

decimales

con

Nmero

Error Tpico
Un error tpico en la programacin para aplicaciones con Visual Basic, es realizar
la siguiente declaracin:
Dim Variable1, Variable2, Variable3, Variable4 As String
Esta declaracin indica que la nica variable de tipo String es la variable llamada
Variable4, las tres primeras toman por defecto el tipo de dato Variant. Este error se
produce al asumir que tan solo se necesita declarar el tipo de dato, al final de la
lnea de cdigo. De otra forma, si se requiere que cada variable tenga asignado un
tipo de dato especfico, se debe asignar a cada una de ellas, su respectivo tipo de
dato. Un ejemplo sencillo de esto sera el siguiente:

356

Dim Variable1 As Date, Variable2 As Currency, Variable3 As Boolean, Variable 4


As String.

Declarar variables
Cuando se declara una variable se est indicando al programa que se har uso de
ellas, aunque en VBA no es obligatorio declararlas, s es aconsejable porque entre
otras cosas permite agilizar la ejecucin de los programas.
Si una variable no es definida, ella se crear como de tipo variant. Una variable de
tipo variant puede desaprovechar memoria si lo que se almacena es un valor
pequeo. Por ejemplo si se quiere almacenar un nmero pequeo, menor a 255 si
se asigna tipo de datos Byte este reserva 8 celdillas de memoria en disco mientras
que si define la variable de tipo variant se reservan 128 celdillas.
Para declarar variables existen dos formas de hacerlo:
1. Declaracin implcita: esta declaracin tcnicamente no existe porque consiste
en utilizar directamente una variable sin definir el tipo de datos que almacenar
razn por la cual su tipo de datos ser Variant
Por ejemplo: Variable1=Texto
Variable2=100
La variable1 y variable2 permiten almacenar cualquier tipo de datos por ser
de tipo variant. La Variable1 contiene una cadena de texto y la Variable2
contiene un nmero.
2. Declaracin explcita: Antes de usarla se indica la existencia de la variable y el
tipo de datos que permitir almacenar. Para declarar una variable
explcitamente se debe anteponer al nombre la expresin Dim. Es obligatorio
adems utilizas la expresin As para definir el tipo de datos.
Por ejemplo:

Dim variable1 As String


Dim variable2 As Byte
Dim variable3 As Variant
Dim variable4
Si no se indica el tipo de datos l automticamente lo definir como de tipo
variant, la variable3 y variable4 sern de tipo Variant

Declarar constantes
A diferencia de las variables, la declaracin de las constantes debe ser explcita
antes de usarla para hacerlo debemos anteponer al nombre de la constante la
expresin Const y debe estar seguida de la expresin As para la definicin del tipo
de datos y adems debe tener su contenido.

357

Por ejemplo: Const Constante1 As String =Texto


Const Constante2 As Byte = 100
Const Constante4 As Variant =250.6
Const Constante3 = 250.6
Si no se indica el tipo de datos l automticamente definir la constante de tipo
Variant, la Constante3 y Constante4 sern de tipo Variant.

Asignar
Asignar variables significa darle un valor. Una asignacin no provoca salida por
pantalla. Para asignar valor a una variable basta ejecutar una sentencia as:
NombreVariable=expresin
Siendo el signo = el signo de asignacin. El orden en la asignacin es importante,
no es lo mismo definirla como Expresin = Variable pues no es una ecuacin
matemtica.
La asignacin consiste en evaluar y despejar la expresin que est a la derecha
del signo igual para almacenarlo en la variable. Es posible asignar valor a una
variable cuantas veces se quiera, pero la variable solo recuerda el ltimo valor
asignado.

Utilizar
Una vez la variable ha sido declarada, se puede utilizar asignndole un valor o
simplemente nombrndola para hacer parte de una expresin matemtica como
se muestra en el ejemplo siguiente:
Dim variable1 as Integer
Dim variable2 as Byte
Dim variable3 as Integer
Variable1= 5500
Variable2=1500
Variable3=Variable1+Variable2
Para utilizar la variable basta con escribir el nombre de la variable en la expresin.

mbito o Alcance de una Variable


Se entiende como mbito el lugar de la aplicacin en donde la variable es
accesible o utilizable. El programador debe definir el mbito de la variable antes
de comenzar a trabajar con ella pues esto garantiza la efectiva aplicacin de los
procedimientos a utilizar, se distinguen por esto dos mbitos generales:
Alcance Global
Alcance Local

Alcance Global

358

Corresponde a una variable que es pblica para el proyecto y que puede ser
utilizada en cualquier parte dentro de este. Es decir, dentro de un procedimiento,
un formulario o un mdulo.
Para declarar una variable con alcance global debe utilizar los modificadores
Public o Global. El modificador Public puede ser utilizado en la seccin de
declaraciones ya sea de un mdulo o un formulario, mientras que el modificador
Global nicamente puede ser utilizado en la seccin de declaraciones de un
mdulo.

Alcance Local
Una variable Local es propia o exclusiva de un programa, mdulo, formulario,
funcin o procedimiento, donde ste se declara e inicializa.

Para declarar una variable con alcance local se debe utilizar los
modificadores Dim o Private
El modificador Dim puede ser utilizado en la seccin de declaraciones de un
mdulo o formulario y dentro de un procedimiento o funcin, mientras que el
modificador Private nicamente puede ser utilizado en la seccin de declaraciones
de un mdulo o formulario.

359

Una caracterstica de este tipo de variables, es que el valor de la variable solo


existe mientras se ejecuta el procedimiento o funcin quien la declara. Es decir, la
variable salario, declarada en la figura anterior, existe nicamente mientras se
ejecuta el procedimiento CalcularNomina y en ningn otro lugar puede ser
utilizada.

En un Mdulo
Al declarar una variable como Privada, no podr usarse en otro mdulo de la
aplicacin.
Al declarar una variable como Pblica, podr usarse en todo el programa.

En un Formulario
Si se declara Privada, esa variable se puede utilizar en todo el formulario, es
decir, por todos los procedimientos de todos los controles del formulario y
adicionalmente por los procedimientos que se puedan insertar en un futuro dentro
del formulario.
Si se declara como Pblica, esa variable puede moverse por todo el formulario,
de la misma forma que lo hara al declararla como Privada, pero adems puede
ser usada desde otro Formulario o Mdulo, citndola por el nombre del Formulario,
acompaado del nombre de la variable: Formulario.Variable

Variables Estticas
Las variables estticas son variables locales dentro de un procedimiento con la
caracterstica de que estas no pierden su valor al terminar de ejecutar la rutina, es
decir, conservan su valor cada vez que se invoca o ejecuta el procedimiento.

360

El modificador de acceso Static, es utilizado para declarar este tipo de variables.


Es importante anotar que estas variables slo se pueden declarar a nivel de
procedimiento, no son vlidas a nivel de mdulo o formulario. Adems de que solo
las puede utilizar el procedimiento que las declar.

Nota: Existe algn nivel de prevencin en cuanto a utilizar nombres largos para
las variables pues se cree que pueden ocupar demasiado espacio en memoria o
que pueden llegar a ser de difcil recordacin. Esto no debe ser problema, en
primer lugar los nombres de las variables no ocupan espacio en memoria. Y en
segundo aspecto, los nombres de las variables pueden invocarse de manera
rpida cuando al digitar el nombre de una ellas se use el comando <Ctrl> + Barra
espaciadora; lo cual mostrar un listado de las variables ms cercanas al nombre
que se introdujo para que seleccione el adecuado.

Estructuras de Programacin
Las estructuras de control son probablemente la parte ms til e importante dentro
de una aplicacin, ya que estas pueden afectar el flujo del programa o la ruta de
ejecucin del mismo dentro del lenguaje VBA.
Estas se pueden clasificar en dos grandes grupos:
Estructuras Condicionales.
Estructuras de Repeticin o Ciclos.

Estructuras Condicionales
El lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, permite argumentar diversas
instrucciones que cumplen el objetivo de evaluar los datos y sobre estos realizar
determinadas acciones slo, si se cumplen ciertas condiciones. A esto se
denomina: Sentencias para toma de decisiones. VBA cuenta con las estructuras
condicionales tpicas de cualquier lenguaje de programacin como son:
Sentencia IF
Sentencia Select Case

Sentencias IF
361

Se llaman sentencias condicionales IF a aquellas que se realizan slo si se


cumple una determinada condicin. Son las sentencias bsicas para toma de
decisiones en un procedimiento o macro. Los usuarios de Microsoft Excel pueden
entender esto en una forma clara, si lo relacionan con la funcin Si Lgico y su
correspondiente sintaxis.

Sentencia IF Sencilla

Lo descrito anteriormente toma la siguiente forma en el cdigo Visual Basic:


If condicin Then
Instrucciones
Else
Otras instrucciones
End If
Un ejemplo sencillo de lo anterior se puede aplicar en un escenario clsico de
ventas de una empresa comercial: Si el empleado ejecuta ventas superiores a
$2000.000 entonces recibe una comisin del 10%, sino, recibe una comisin del
5% sobre el valor vendido. Usando un diagrama de flujo se puede argumentar lo
siguiente:

362

El procedimiento de la figura, evala la celda activa y si esta contiene un valor


superior a 500, aplica un formato de color rojo a la fuente, sino se cumple la
condicin, aplica el color azul a la fuente respectiva. La desventaja es que solo se
puede aplicar una celda a la vez. En ese caso se puede mejorar el procedimiento
utilizando una sentencia de bucle la cual se explicar ms adelante.

Sentencia IF Anidada
Cuando se requiere evaluar ms de una condicin dentro un mismo If, se debe
usar la estructura del denominado If Anidado, el cual indica que, en el caso de no
cumplirse la primera condicin, se abre un abanico de dos o ms posibilidades. La
sentencia If condicional presentar la siguiente forma:

363

Lo descrito anteriormente toma la siguiente forma en el cdigo Visual Basic:


If Condicin1 Then
Instrucciones
ElseIf Condicin 2 Then
Instrucciones
ElseIf Condicin 3 Then
Instrucciones
Else
Instrucciones
End If
La siguiente tabla describe cada uno de los componentes de la sentencia IF:
Instruccin

Significado

If

Es el nombre de la funcin y significa SI.

Prueba lgica Es la sentencia o condicin que se va a evaluar.

364

Then

Significa entonces y le da paso a las acciones que se


realizarn en caso de que la prueba lgica sea
verdadera.

Else

Significa si no y le da paso a las acciones que se


deben realizar en caso de que la prueba lgica sea
falsa.

Instruccin

Significado

ElseIf

Significa si no si o en caso contrario y da paso a


evaluar una nueva condicin.

End If

Se utiliza para cerrar el IF

Un ejemplo de la aplicacin del If Anidado, es el siguiente:

Si la celda activa contiene un valor menor o igual a 500, aplica un formato de color
rojo a la fuente, si el valor de la celda es menor o igual a 1000 aplica color verde,
si el valor de la celda es menor o igual a 1500 aplica color amarillo, si no se
cumplen las anteriores condiciones aplica color azul al dato contenido en la celda.

Sentencia IF con Operadores Lgicos


Cada vez que deseamos evaluar ms condiciones, la creacin de funciones
condicionales anidadas, se torna mucho ms difcil de crear y entender. Esto
puede simplificarse un poco, utilizando operadores lgicos.
Los operadores se utilizan para evaluar varias condiciones al mismo tiempo,
entregando como resultado VERDADERO o FALSO.
El siguiente procedimiento evala la celda activa y si sta contiene un valor menor
o igual a 500, aplica un formato de color rojo a la fuente, la siguiente condicin
establece que si el valor es mayor o igual a 1000 y menor o igual a 1500 aplica
color verde, la siguiente condicin indica que si el valor de la celda es igual a 1700
el valor es igual a 1900 aplica color amarillo, y por ltimo, sino no se cumplen las
anteriores condiciones aplica color azul al dato contenido en la celda.

365

Sentencia Select Case


Selecciona, dependiendo del caso, un determinado juego de instrucciones. Esta
funcin permite evaluar un dato y ejecutar unas instrucciones cuando se cumpla
una condicin, la funcin Select Case, evala un dato almacenado en una
variable, lo compara con un listado de constantes y cuando la variable sea igual a
la constante ejecuta las acciones del caso indicado.
La estructura general de una sentencia Select Case es:
Select Case variable
Case const1
Accin(es)
Case const2
Accin(es)
Case const3
Accin(es)
Case Else
Accin(es);
End Select
Un ejemplo de la aplicacin del Select Case, usando el mismo ejercicio anterior
para evaluar celdas, se argumentara de la siguiente manera:

366

El primer caso evala si la celda activa contiene un valor menor o igual a 500 y
aplica un formato de color rojo a la fuente, el segundo caso establece que si el
valor de la celda es menor o igual a 1000 aplica color verde, el tercer caso indica
que si el valor de la celda es menor o igual a 1500 aplica color amarillo, y el ltimo
caso aplica color azul al dato contenido en la celda. Este procedimiento resulta
mucho ms sencillo y rpido que las sentencias IfThenElse, explicadas
anteriormente, cuando el margen de eleccin sea mayor que 2.

Sentencia Select Case con operadores lgicos


Una variacin ms compleja es anidar o unir los valores a evaluar con operadores
lgicos de tipo Y o O. Esto permite hacer ms efectiva la validacin de los datos lo
que hace la sentencia ms funcional. Se presenta un ejemplo a continuacin:

El primer caso evala si la celda activa contiene un valor igual a 1000 1500
2000, este se argumenta separando los valores por comas, y aplica un formato de
color rojo a la fuente, el segundo caso establece que si el valor de la celda es
menor que 1500 aplica color verde, el tercer caso indica que si el valor de la celda

367

esta entre 1500 y 2000, (se usa la instruccin TO para indicar esto) aplica color
amarillo a la fuente, y el ltimo caso (Case Else) aplica color azul al dato contenido
en la celda, de no cumplirse ninguna de las anteriores condiciones.

Estructuras de repeticin o ciclos


Son tambin conocidas como estructuras de bucle permitiendo la repeticin de
determinadas acciones. Una manera sencilla de entender esto es pensar en una
tarea tpica dentro del ambiente laboral como es la de repetir nmeros dentro de
un listado; el usuario siempre preferir ahorrar tiempo en esta actividad y la mejor
solucin es que el programa se ocupe de esto, sobre todo cuando son bastantes
nmeros los que hay que digitar. Para esto se usar una sentencia denominada
For Next para realizar esta accin, la cual se explicar ms adelante. Otro caso
que se puede presentar, es el de realizar una accin mientras se cumpla una
condicin o mientras no se cumpla una condicin, para esto se usarn las
sentencias de bucle: Do WhileLoop y Do UntilLoop.
Un escenario tpico de lo anterior, es el de buscar ciertos nmeros dentro de una
base de datos y eliminarlos o resaltarlos de alguna manera. El usuario puede
programar el momento en que el proceso debe detenerse, simplemente
introduciendo en el cdigo una condicin especfica para que lo haga. Esta
condicin puede ser que la accin se detendr al completar 1000 nmeros o
cuando aparezca una celda que se encuentra vaca o cuando aparezca cierta
palabra.
Es por esto que las estructuras de control son tan importantes, pues permiten
programar con anticipacin ciertas tareas que aunque son rutinarias consumen
mucho tiempo.

Do Until Loop
Es un ciclo que permite ejecutar una serie de acciones hasta que una
condicin sea Verdadera. De ah que este tipo de ciclo se denomina Haga
Hasta Que
En los ciclos Do Until hay que tener en cuenta los siguientes criterios:
El ciclo se repite si la condicin da un valor de Falso.
El ciclo finaliza cuando la condicin da un valor de Verdadero.
La estructura general de un ciclo Hasta que es:
Do Until prueba lgica
Accin(es)
Loop

368

En la figura anterior, se define una macro con el ciclo Do Until. En esta macro se
ejecutarn una serie de instrucciones hasta que la celda actual contenga un valor
mayor o igual a 8000. Si la celda activa es menor que 5000 aplica un formato al
interior de la celda color rojo con letra amarilla, sino, aplica un fondo de color azul
con letra blanca. Luego se desplaza una celda hacia abajo.
Los ciclos como cualquier otra estructura VBA, se pueden combinar con otras
estructuras. La siguiente figura muestra una macro con el ciclo Do Until combinada
con la sentencia Select Case.

Las acciones de la macro anterior se ejecutarn hasta que encuentre una celda
con el valor mayor o igual a 1900.

369

Do While Loop
Es un ciclo que permite ejecutar una serie de acciones mientras que una
condicin sea Verdadera. De ah que este tipo de ciclo se denomina Haga
Mientras Que
En los ciclos Do While hay que tener en cuenta los siguientes criterios:
El ciclo se repite si la condicin da un valor de Verdadero.
El ciclo finaliza cuando la condicin da un valor de Falso.
La estructura general de un ciclo Mientras que es:
Do While Condicin
Accin(es)
Loop

En la figura anterior, se define una macro con el ciclo Do While. Esta macro
ejecutar una serie de instrucciones mientras que la celda activa sea diferente de
vaco (representado por doble comilla). Si la celda activa es menor que 5000
aplica un formato al interior de la celda color Cian con letra negra, sino, aplica un
fondo color amarillo con letra roja. Luego se desplaza una celda hacia abajo sobre
la misma columna, y repite la secuencia mientras se cumpla la condicin. Es decir
se detendr cuando encuentre una celda vaca.

370

La siguiente figura muestra una macro con el ciclo Do While combinado con la
sentencia Select Case.

Aunque el procedimiento contiene varias lneas de cdigo, es fcil determinar su


aplicacin. La primera accin ubica el cursor en la celda B2, luego se indica que la
macro solo se ejecutar mientras la celda sea diferente de vaco, si esto se
cumple pasa a determinar con la sentencia Select Case (Seleccione el Caso)
distintos valores numricos; esto es, si la celda contiene un dato menor o igual que
1300, aplicar color rojo a la fuente, si es menor o igual que 1700, aplicar color
azul y si es mayor que 1700 enviar un mensaje de caja con el texto Dato
Excedido del Presupuesto, finaliza la seleccin del caso y se ubica una celda
debajo de la seleccin all termina la accin.

For Next
El ciclo For, tambin conocido como el ciclo Para, es un ciclo que permite ejecutar
una serie de instrucciones o acciones un nmero determinado de veces. A
diferencia de los ciclos anteriores, este es utilizado cuando se sabe de antemano
cuantas veces deben repetirse las lneas de cdigo que estn dentro del ciclo.
En los ciclos Para, hay que tener en cuenta los siguientes criterios:
Se debe definir una variable contador, quien controlar la cantidad de veces
que se repetir el ciclo.
Se debe especificar un lmite inferior o un valor inicial, quien definir desde
qu valor iniciar a contar el ciclo.
Se debe especificar un lmite superior o valor final, quien definir hasta qu
valor se repetir el ciclo.

371

Se puede especificar un valor de incremento, quien definir el valor que debe


aumentar la variable contador para llegar al valor final. Si esta no se define,
se toma un valor de uno por defecto.
La estructura general de un ciclo Para es:
FOR contador = ValorInicial TO ValorFinal [STEP incremento]
Accin(es)
NEXT Contador

En la figura anterior, se crea una macro con un ciclo For que rellenar las celdas
con los nmeros del uno hasta el diez. Los siguientes son los criterios que se
definen dentro del ciclo For:
Dentro del ciclo, se define una variable contador llamada i.
Esta variable contador tomar un valor inicial de 1 y un valor final de 10. Por lo
que el ciclo se repetir 10 veces.
No existe valor de incremento por lo que supone que aumentar de uno en uno.
Cada vez que se ejecute el ciclo, colocar en la celda activa el valor de la variable
contador y se desplazar un celda hacia abajo.
En el siguiente ejemplo se realiza un proceso similar al anterior, pero esta vez
colocando los nmeros de dos en dos. Los criterios que se siguen son los
siguientes:
Dentro del ciclo, se define una variable contador llamada i.
Esta variable contador tomar un valor inicial de 2 y un valor final de 20.
Se define un valor de incremento de 2 mediante la sentencia Step. Por lo que el
ciclo se repetir 10 veces.

372

Cada vez que se ejecute el ciclo, colocar en la celda activa el valor de la variable
contador y se desplazar un celda hacia abajo.

Con las estructuras de control, el desarrollador de aplicaciones para Excel puede


realizar un sin nmero de tareas que comnmente no se pueden hacer utilizando
la grabadora de macros. De ah nace la importancia de tener claro cada una de las
estructuras que se pueden usar y como estas se implementan dentro del cdigo
VBA.
Al utilizar dichas estructuras de manera individual o manera combinada, se
pueden ejecutar procedimientos con tareas especficas, segn las necesidades de
la aplicacin o del usuario.
La siguiente figura, muestra un ejemplo claro de un procedimiento en el que se
hace uso de las estructuras de control como son sentencias For, sentencias While
y sentencias If. Este procedimiento sigue las siguientes pautas:
Las tareas definidas dentro de este procedimiento, se realizarn mientras que la
celda activa sea diferente de vaco.
Si la condicin anterior se cumple, se evala el valor de la celda activa. Si esta
tiene un valor de cero, la fila completa ser eliminada, mostrando un mensaje
informando de la eliminacin.
Despus se desplaza una celda hacia abajo.
Al llegar al final de la columna, dada por la condicin del ciclo While, se ubica en la
siguiente columna hacia la derecha.
Estas tareas se ejecutarn cuatro veces, tal como se define en el ciclo For al
comienzo del procedimiento.

373

El siguiente ejemplo, es otra aplicacin prctica que permite convertir cualquier


cadena de caracteres o texto que est en minsculas a su correspondiente
cadena en maysculas. Este caso muestra tambin una combinacin de las
estructuras de control For, While e If.

En este procedimiento se definen las siguientes pautas:


Se establece un ciclo For que tendr un contador de 1 hasta 2, es decir que se
aplicar a dos columnas. Esto se puede modificar segn el nmero de columnas a
evaluar.
El proceso se realizar por columna mientras que la celda activa sea diferente de
vaco.
La variable dato, se define como el valor de la celda activa.

374

Si el dato es una cadena de caracteres (es el valor tipo vbString) entonces se


cambiar por letra mayscula (UpperCase). En el caso que se demande cambiar a
letra minscula, se debe usar LCase (dato). Es decir, LowerCase.
Al final, el procedimiento ubicar el cursor de manera automtica en la columna de
la derecha y repetir este proceso, tantas veces como se haya indicado en la
sentencia For.
El proceso se cierra con un cuadro de mensaje (msgbox) que le indica al usuario
el xito de la macro.

Deteccin de errores y depuracin de programas


Durante el desarrollo y ejecucin de aplicaciones VBA, es muy probable que se
presenten errores en el cdigo, ya sea en tiempo de diseo (mientras se construye la
aplicacin) y/o en tiempo de ejecucin (cuando el usuario final est utilizando la
aplicacin).
El Editor de Visual Basic ofrece varias herramientas llamadas Herramientas de
Depuracin, que permitirn manejar esas dos modalidades de errores, evitando
que la aplicacin falle y realice procesos inesperados.

Tipos de Errores
En el entorno de Visual Basic se pueden presentar diferentes tipos de errores, los
cuales se pueden clasificar en: Errores Lgicos, Errores de Sintaxis y Errores en
Tiempo de Ejecucin. Dependiendo del tipo de error que se haya presentado, este
se puede corregir de una manera fcil, ya que el Editor de Visual Basic mediante
el compilador, indica al usuario el tipo de error y se ubica en la lnea de cdigo
donde ste se gener.

Errores lgicos
Se producen cuando la aplicacin muestra resultados que no son los esperados
por el usuario. Estos errores resultan difciles de corregir debido a que hay que
buscar la causa por la que se est generando el error.

Errores de Sintaxis o Compilacin


Estos errores aparecen mientras se escribe el cdigo (fase de diseo), por lo que
el Editor de Visual Basic va comprobando cada instruccin a medida que se
escribe y avisa de los errores que detecta cuando el compilador no reconoce la
lnea a ejecutar.

375

Este tipo de error es el ms comn dentro del desarrollo de un proyecto y se


produce cuando el cdigo no cumple con las normas del lenguaje VBA, es decir,
si se presenta cualquiera de las siguientes situaciones:
Se hace el llamado a funciones que NO existen.
Al ingresar ms parmetros de los que requiere una funcin.
Al no especificar todos los parmetros necesarios que requiere una funcin.
Al NO cerrar correctamente una estructura de control.
Al digitar mal las lneas de cdigo por errores de ortografa u omitir letras.
La siguiente figura muestra un ejemplo clsico, en el que se invoca o llama a un
procedimiento que no se ha creado dentro del proyecto VBA.

376

El siguiente ejemplo muestra una macro que permite encontrar los nmeros pares
entre 0 y 10, pero presenta un error de compilacin al no cerrar correctamente la
estructura del ciclo FOR.

Nota: Algunos errores de sintaxis o compilacin se detectan fcilmente ya que


estos se representan con una lnea de color rojo dentro del Editor de Visual Basic.
Para que el Editor de Visual Basic compruebe los Errores de Sintaxis debe estar
activa la opcin Comprobacin automtica de sintaxis del men Herramientas,
Opciones ficha Editor.

Errores en tiempo de ejecucin

377

Como su nombre lo indica, son errores que se producen cuando el usuario ya est
utilizando la aplicacin (Tiempo de Ejecucin) y ocurren cuando el compilador intenta
ejecutar una lnea de comando que no es correcta. Algunos ejemplos clsicos de este
tipo de errores se dan cuando el usuario declara variables de tipo Integer y captura
valores de tipo String, lo que producir un error en tiempo de ejecucin. Otro ejemplo
es cuando el usuario intenta guardar un archivo en la unidad de disco de 3 y no se
ha insertado un disquete.
Al presentar un error de este tipo se mostrar una ventana mostrando una breve
descripcin del tipo de error que se produjo y los botones Finalizar y Depurar.
Con el botn Finalizar, el procedimiento terminar abruptamente sin hacer todas
las tareas que debera realizar. Con el botn Depurar, el usuario ser ubicado en
la lnea de cdigo que produjo el error, para que se puedan hacer las
modificaciones necesarias.

Herramientas de Depuracin
Las Herramientas de Depuracin ofrecen opciones al usuario para que no solo se
puedan manejar los errores que se presentan dentro de una aplicacin, si no
tambin, permiten revisar y comprender la lgica desarrollada dentro de una
macro, revisando cada lnea de cdigo dentro de ella, con opciones como paso a
paso por instrucciones o paso a paso por procedimientos entre otras.
Las opciones ofrecidas por las Herramientas de Depuracin, se pueden activar ya
sea desde el men Depuracin o desde la Barra de Herramientas Depuracin.

378

Desde este men no solo se ven las opciones de Depuracin, sino tambin las
teclas de acceso directo a cada una de esas opciones.
La Barra de Herramientas Depuracin contiene botones que dan la posibilidad al
usuario de corregir errores que se pueden presentar en el momento de la
ejecucin del cdigo. Para ver esta Barra de Herramientas, se debe dar clic en el
men Ver, Barras de Herramientas, Depuracin.

A continuacin se da una breve descripcin de la funcionalidad de cada uno de los


iconos de la Barra de Herramientas de Depuracin.
Icono

Explicacin
Modo de diseo: Habilita o deshabilita el modo diseo.
Ejecutar Sub/UserForm: Ejecuta un procedimiento o un
mdulo si el cursor est ubicado sobre l. Tambin ejecuta un
formulario si est previamente seleccionado.
Interrumpir: Detiene la ejecucin del procedimiento o mdulo.
Restablecer: Reinicia las variables del mdulo o procedimiento.
Alternar punto de interrupcin: Permite marcar o desmarcar
lneas de cdigo donde el programa debe detenerse cuando se
ejecute.
Paso a paso por instrucciones: Ejecuta el cdigo de un
procedimiento lnea por lnea.

379

Icono

Explicacin
Paso a paso por procedimientos: Ejecuta el cdigo
procedimiento por procedimiento.
Paso a paso para salir: Ejecuta las lneas de cdigo que se
encuentran ubicadas despus de la posicin del cursor.
Ventana Locales: Permite mostrar u ocultar la ventana locales,
donde aparecern las variables o procedimientos que se estn
ejecutando.
Ventana Inmediato: Permite mostrar la ventana inmediato,
donde se pueden escribir lneas de cdigo que van a ser
comprobadas antes de ejecutar el procedimiento completo. Es
necesario ubicar el cursor despus de la lnea de cdigo y
presionar <ENTER> para ejecutarla.
Ventana Inspeccin: Se utiliza para hacer una revisin
detallada de expresiones del procedimiento.
Inspeccin rpida: Se utiliza para ver en una pequea ventana
el mdulo donde est creada la lnea de cdigo, la expresin y
el valor.
Pila de llamadas: Se utiliza para mostrar la lista de los
procedimientos que estn en uso en la aplicacin.

Pas a Paso por Instrucciones <F8>


Una vez el programador est ubicado en cualquier lnea de cdigo dentro de un
procedimiento y presiona la tecla <F8> o elige la opcin paso a paso por
instrucciones del men Depuracin, el procedimiento se empezar a ejecutar
lnea por lnea. La lnea a ejecutar estar representada por una franja de color
amarillo que ir cambiando a medida que se presiona la opcin paso a paso por
instrucciones.
En la figura siguiente, se puede apreciar un ejemplo de ejecucin paso a paso por
instrucciones, en donde a la derecha aparece el Editor de Visual Basic con el
cdigo del procedimiento y en la parte izquierda la ventana de Excel con las
celdas e informacin que se est enviando desde el procedimiento. En el Editor
aparece una lnea de cdigo resaltada, producto de la ejecucin paso a paso por
instrucciones, adems del valor que contiene la variable respuesta cuando se
acerca el puntero del Mouse sobre la variable.

380

Paso a Paso por Procedimientos <Shift> + <F8>


Paso a paso por procedimientos es similar al paso a paso por instrucciones,
excepto si la actual lnea de cdigo a ejecutar es un llamado a otro procedimiento
y no se desea entrar al detalle del mismo. Esto es til si se sabe que el
procedimiento no contiene errores y no se quiere ejecutar lnea por lnea el cdigo.

Ejecutar hasta el cursor <Ctrl> + <F8>


Cuando el Editor de Visual Basic est en modo interrupcin, se puede ejecutar
varias lneas de cdigo al mismo tiempo usando la opcin Ejecutar hasta el
Cursor. Simplemente hay que colocar el cursor sobre la lnea de cdigo siguiente
a la ltima lnea que se desea ejecutar y presionar <Ctrl> + <F8>.

Saltos y finalizacin
Goto
La Instruccin GoTo salta la ejecucin del programa a una lnea especificada
dentro del mismo procedimiento.

381

En el ejemplo la instruccin si Num1 es mayor a Num2 se ejecutar la instruccin


GoTo Mayor quin est obligando al programa a ir a la instruccin Mayor:
ejecutar sus instrucciones y devolverse al punto de partida
Sub EjemploGoTO()
Dim Num1 as integer
Dim Num2 as Integer
Num1=inputbox(Ingrese el primer Nmero)
Num2=inputbox(Ingrese el segundo Nmero)
If Num1 > Num2 then
GoTo Mayor
Else
Msgbox(El nmero es menor)
End If
Mayor:
Msgbox(El nmero es mayor)
End Sub

Pasar de un procedimiento a otro


Es posible invocar un procedimiento dentro de otro, es decir hacer referencia a
otro procedimiento de manera que se ejecutarn las instrucciones del
procedimiento invocado.
Para llamar a un procedimiento simplemente se especifica el nombre del
procedimiento a invocar como una ms de las instrucciones del procedimiento
activo
Por ejemplo:
Sub Procedimiento1()
Dim Num1 As Integer
Dim Num2 As Integer

382

Dim Result As Integer


Num1=Inputbox(Digite el primer nmero)
Num2=Inputbox(Digite el segundo nmero)
Result=Num1+Num2
End Sub
Sub Procedimiento2()
Msgbox(Bienvenidos al programa)
Procedimiento1

Nombre del procedimiento

Msgbox(Fin del programa)


End Sub
Exit sub
Sale inmediatamente del procedimiento Sub en el que aparece esta instruccin. Si
no se han llamado otros procedimientos simplemente termina el programa de lo
contrario si se han llamado otros procedimientos la ejecucin contina con la
instruccin que sigue a la instruccin que llam al procedimiento Sub.
Sub EjemploGoTO()
Dim Num1 As Integer
Dim Num2 As Integer
Num1 = InputBox("Ingrese el primer Nmero")
Num2 = InputBox("Ingrese el segundo Nmero")
If Num1 > Num2 Then
GoTo Mayor
Else
MsgBox ("El nmero es menor")
End If
MsgBox ("fin del programa")
GoTo ultima

383

Mayor:
MsgBox ("El nmero es mayor")
GoTo ultima
ultima:
Exit Sub
End Sub
Nota: La instruccin Exit sub obliga a terminar el programa llamando esta
instruccin la instruccin GoTo ultima.

End
La instruccin End se puede incluir en cualquier parte de un procedimiento y es
utilizado para forzar la detencin de la ejecucin de toda la aplicacin, si se han
llamado procedimientos tampoco se ejecutarn. Esta instruccin permite cerrar los
archivos abiertos y borra todas las variables de la aplicacin.

384

MDULO 11
Diseo de formularios
Formularios VBA
La hoja de clculo de Excel ofrece al usuario una interfaz de filas y columnas para
ingresar, modificar y eliminar informacin, esta forma resulta en muchas
oportunidades montona. Por eso el programador puede utilizar el editor de Visual
Basic para crear los formularios, que son la interfaz grfica donde el programador
disea cuadros de dilogo utilizando controles ActiveX.

Crear formularios
Los formularios o UserForms como se conocen dentro del entorno Visual Basic, se
pueden crear utilizando ya sea la Barra de Mens o la Barra de Herramientas.
Utilizando la Barra de Mens, dar clic en el Men Insertar, UserForm.
Utilizando la Barra de Herramientas Estndar, dar clic en el icono insertar
Userform.

385

Una vez se ha adicionado un formulario al proyecto, se activa el Cuadro de


Herramientas, el cual contiene los controles ms comunes para disear la interfaz
grfica deseada por el usuario. Este cuadro de Herramientas se puede activar o
desactivar dando clic en el icono Cuadro de Herramientas de la Barra de
Herramientas Estndar, como se muestra en la figura.

Para construir la interfaz grfica, basta con arrastrar el control deseado desde el
Cuadro de Herramientas hacia el Formulario o con dar doble clic sobre el control y
luego dar clic sobre el formulario en la posicin en la que se desea quede el
control.
En la siguiente tabla se describe brevemente la funcionalidad de cada uno de los
controles presentes en el Cuadro de Herramientas:

386

Icono

Explicacin
Seleccionar Objetos: Para mover objetos, duplicarlos,
cambiarles el tamao, las propiedades, es necesario que este
control est activado
Etiqueta: Se utilizan para crear ttulos, leyendas, comentarios.
Una etiqueta no se utiliza para alimentar datos de origen, es un
objeto independiente y al ejecutar el formulario mostrar
siempre la misma informacin
Cuadro de texto: Le permite al usuario escribir informacin
para alimentar un origen de datos, al desplazarse entre los
registros del origen de datos el control cambiar la informacin.
Cuadro combinado: Se utiliza para crear una lista de valores y
mostrarla en el evento de presionar clic en la flecha que
muestra este control.
Cuadro de lista: Muestra una ventana con una lista de valores,
de las cuales el usuario tiene la posibilidad de elegir uno o
varios de esos valores.
Casilla de verificacin: Le permite al usuario elegir entre 2
valores
que
pueden
ser:
Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado, Si/No. Si el usuario selecciona la casilla
de verificacin mostrar
y el valor almacenado ser Si o
Verdadero o Activado. Al crear varias casillas de verificacin
dentro de un grupo, el usuario podr marcar varias opciones.
Botn de Opcin: Permite elegir entre 2 valores:
Verdadero/Falso, Activado/Desactivado, Si/No. Si el botn est
marcado almacenar un Si, o verdadero o activado. Al crear
varios botones de opcin dentro de un marco, el usuario podr
elegir slo una de las alternativas propuestas.
Botn de Alternar: Este control al igual que la casilla de
verificacin
almacena
2
valores:
Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado, Si/No.
Si el botn est marcado
almacenar un Si, o Verdadero, o Activado. En un marco,
suceder lo mismo de las casillas de verificacin, el usuario
podr marcar varios botones de alternar.
Marco: Permite crear un grupo de casillas de verificacin, o un
grupo de botones de opcin o un grupo de botones de alternar
Botn de comando: Ejecuta una serie de acciones en el
evento de hacer clic sobre l. Resulta importante dibujar
botones de comando en los formularios, ya que para la
ejecucin de los procedimientos este es el control que ms se
utiliza.

387

Icono

Explicacin
Barra de tabulaciones: Se utiliza para agrupar un conjunto de
controles, que pueden ser vistos desde tabuladores diferentes.
El usuario visualizar los mismos controles en todas las fichas
Pgina
mltiple:
Permite
insertar
varias
pginas
independientes y en cada pgina crear un grupo de controles.
A diferencia de la barra de tabulaciones el usuario visualizar
mltiples fichas o pginas, cada una con controles diferentes.
Barra de desplazamiento: Es un objeto que se puede crear en
el formulario de forma horizontal o vertical, para crear barras
que den la posibilidad de realizar desplazamientos dentro del
formulario.
Botn de nmero: Permite modificar otro objeto del formulario,
aumentando o disminuyendo mediante el control botn de
nmero. Ejemplo: Se puede aumentar o reducir el tamao de
un objeto y aumentar o disminuir la hora con el botn de
nmero.
Imagen: Permite mostrar una imagen dentro de un formulario.
Si la imagen requiere cambios se debe utilizar un editor de
imgenes. Los formatos de imagen que se pueden trabajar en
este control son: .bmp, .cur, .gif, .ico, .jpg.
RefEdit: Permite seleccionar un rango de celdas dentro de la
hoja de clculo.

Los formularios y cada uno de los elementos del cuadro de herramientas poseen
unas propiedades para especificar atributos y caractersticas especiales a dichos
objetos. Cuando el programador crea un nuevo formulario debe revisar que la
ventana del Editor de Visual Basic muestre la ventana de propiedades. Si esta
ventana no aparece se debe presionar clic en el icono ventana de propiedades de
la barra de herramientas estndar

388

Importar y exportar formularios


Los programadores pueden utilizar formularios o mdulos desarrollados en otros
archivos mediante la herramienta importar archivo. Para llevar formularios o
mdulos a otros archivos se utiliza la opcin exportar archivo.
Para acceder a esta opcin se debe presionar clic derecho sobre el formulario o
mdulo ubicado en la ventana Explorador de Proyectos o, tambin entrando por
el men Archivo.

Controles y propiedades
Propiedades Comunes de los Controles

389

Cada control del Cuadro de Herramientas tiene una serie de propiedades que
permiten modificar la apariencia de los mismos. Algunas de estas propiedades son
comunes para todos los controles, ya que cumplen la misma funcionalidad en
cada uno de ellos.
Name: Se utiliza para identificar un control. El nombre especificado no puede
llevar espacios en blanco y debe ser nico en cada formulario. Todos los controles
del cuadro de herramientas poseen esta propiedad.

BackColor: Permite especificar el color de fondo de un objeto. Todos los controles


tienen esta propiedad excepto pgina mltiple. Ofrece 2 paneles para elegir un
color de la paleta o un color del sistema. A nivel mundial los colores que ms se
eligen para crear formularios son los de sistema porque estn definidos como
estndar para el desarrollo de aplicaciones.

ForeColor: Se utiliza para especificar el color de texto de un objeto. Todos los


controles tienen esta propiedad excepto imagen y pgina mltiple.

390

Font: Permite especificar la fuente de un objeto, con la posibilidad de cambiar el


tipo de letra, tamao y estilo. Todos los controles tienen esta propiedad excepto
pgina mltiple, barra de desplazamiento, botn de nmero e imagen.

Width: Permite especificar el ancho o distancia de un objeto, tomando como


referencia que la medida comienza en el extremo de la parte superior izquierda
hasta el extremo de la parte superior derecha. Todos los controles tienen esta
propiedad excepto pgina mltiple.
Height: Permite especificar el alto o distancia de un objeto, tomando como
referencia que la medida comienza en el extremo de la parte superior izquierda
hasta el extremo de la parte inferior izquierda. Todos los controles tienen esta
propiedad excepto pgina mltiple.
Visible: Se utiliza para determinar si un objeto esta visible u oculto. Esta
propiedad se aplica en todos los controles, excepto en el formulario.
Enabled: Permite determinar si un objeto puede o no, recibir el enfoque
presionando clic con el mouse y responder a eventos generados por el usuario.
Esta propiedad se puede especificar en todos los controles.

391

TabIndex: Permite especificar el orden que tomar cada objeto dentro de un


formulario cuando el usuario presione la tecla Tabulador <Tab>. Esta propiedad se
puede aplicar en todos los objetos excepto pgina mltiple, imagen y formularios.

TabStop: Permite determinar si un objeto recibe o no el enfoque al presionar la


tecla Tabulador <Tab>, para que el objeto reciba el enfoque la propiedad debe
estar en True. Esta propiedad se puede aplicar en todos los objetos excepto
pgina mltiple, imagen y formularios.

Controles activex
Disear y programar formularios es una tarea fcil, agradable y rpida para el
programador debido a los elementos ActiveX que estos formularios poseen, a
continuacin se har una explicacin de los controles ms importantes y sus
respectivas propiedades.

Formulario
Es el objeto que ofrece la interfaz grfica entre el usuario e informacin de la hoja
de clculo de Excel.

Propiedades ms comunes del formulario

392

Caption: Permite especificar el ttulo del formulario. Adems de aplicarla en los


formularios tambin se puede aplicar en etiquetas, casillas de verificacin, botn
de opcin, botn de alternar, marco, botn de comando. Para el formulario el ttulo
aparecer en la barra azul de la parte superior de la ventana.

Picture: Permite insertar una imagen en el fondo del formulario. Los objetos que
pueden tener la imagen son: etiqueta, casilla de verificacin, botn de opcin,
botn de alternar, marco, botn de comando, pgina mltiple e Imagen.

ScrollBars: Se puede aplicar en formularios, cuadros de texto, marcos, pgina


mltiple. Permite definir si los controles tendrn barra de desplazamiento
horizontal, vertical, ambas o no tendrn barras de desplazamiento.
StartUpPosition: Slo se puede aplicar en los formularios. Se utiliza para
establecer la posicin donde se ubicar el formulario dentro de la pantalla una vez
sea ejecutado.
Manual y predeterminado de Windows muestran el formulario en la esquina
superior izquierda de la pantalla, mientras que las opciones Centrar en

393

propietario y centrar en pantalla muestran el formulario en el centro de la


pantalla.

Mtodos ms comunes del formulario


Show: Se utiliza para mostrar un formulario.

Hide: Se utiliza para ocultar un formulario. Se debe considerar que el formulario


no se descarga.

Eventos ms Comunes del Formulario

394

Los eventos de cualquier control se habilitan dando doble clic sobre este. En la
Ventana de Cdigo se puede seleccionar el Evento deseado, dando clic sobre el
men desplegable procedimiento/evento tal como se muestra en la figura.

Activate: Se utiliza para ejecutar lneas de cdigo cuando el formulario pasa a ser
la ventana activa. Este evento se produce slo si el formulario est visible. Para
hacer visible el formulario se puede utilizar el mtodo Show.
Deactivate: Permite ejecutar un procedimiento cuando la ventana deja de ser la
activa. Este no se produce cuando se descarga el formulario.
Initialize: Este evento se produce despus de cargar el formulario y antes de
mostrarse. Se utiliza normalmente para preparar la asignacin de valores a
variables, tambin para cargar valores que deben ser vistos una vez cargue el
formulario en los controles.
Terminate: Este evento se produce despus de descargarse el formulario, ocurre
cuando se quitan de la memoria las referencias de una instancia.

Etiqueta o label
Este objeto muestra informacin descriptiva o ttulos en un formulario. Este control
no almacena, ni muestra informacin de campos de tablas de origen.

Propiedades ms Comunes del Label


Autosize: Permite especificar si un objeto cambia de tamao de acuerdo a la
informacin que va a ser mostrada en el objeto. Almacena True o False. Con True
el objeto cambia el tamao automticamente, mostrando todo su contenido. Con
False mantiene fijo el tamao que haya especificado el programador. Esta
propiedad se puede aplicar en todos los objetos, excepto en el cuadro de lista,
marco, barra de tabulaciones, pgina mltiple, barra de desplazamiento, botn de
nmero.
Caption: En un Label esta propiedad permite especificar la informacin que se
escribir dentro del objeto.

395

TextAlign: Permite alinear el texto dentro del label. Esta propiedad se puede
aplicar en todos los objetos, excepto en el marco, botn de comando, barra de
tabulaciones, pgina mltiple, barra de desplazamiento, botn de nmero, imagen.

SpecialEffect: Se utiliza para modificar la apariencia de un objeto, mostrando el


label hundido, con altorrelieve, con borde en el contorno. Esta propiedad se puede
aplicar en todos los controles, excepto en el botn de alternar, botn de comando,
barra de tabulaciones, pgina mltiple, barra de desplazamiento, botn de
nmero.

396

Eventos ms comunes del label


Clic: Permite que se ejecuten las instrucciones o acciones del procedimiento al
presionar clic sobre el Label.

Cuadro de texto
Le permite al usuario escribir informacin para alimentar un origen de datos, al
desplazarse entre los registros del origen de datos el control cambiar la
informacin.

Propiedades ms Comunes del Cuadro de Texto


Text: Se utiliza para asignar o devolver el texto del cuadro de texto y del cuadro
combinado.
MaxLength: Se utiliza para especificar el mximo nmero de caracteres que el
cuadro de texto puede recibir. Esta propiedad tambin se puede aplicar en
cuadros combinados y objetos RefEdit.
PasswordChar: Se utiliza para especificar el caracter que ocultar por razones de
seguridad la informacin a ingresar en el cuadro de texto. Es til para definir
cuadros de texto en donde se deben ingresar contraseas. Esta propiedad
tambin se puede aplicar en objetos RefEdit.
TextAlign: Permite definir la alineacin del texto dentro del Cuadro de Texto.
Puede adoptar cualquiera de los valores normales de alineacin como: Izquierda,
Derecha y Centrado.
TextLenght: Propiedad que devuelve un valor numrico que identifica la longitud
de la cadena contenida en la propiedad Text.
Multiline: Permite que el cuadro de texto muestre o no, mltiples lneas de texto.
La opcin True admitir mltiples lneas, la opcin False slo admitir una lnea.
Adems del cuadro de texto, tambin es posible aplicar esta propiedad en objetos
RefEdit.

397

WordWrap: Se utiliza para que la informacin a ingresar en el cuadro de texto se


ajuste en varios renglones, slo funciona si la propiedad MultiLine es verdadera.
Tiene los estados True y False. Esta propiedad tambin se puede aplicar en otros
objetos tales como: etiqueta, casilla de verificacin, botn de opcin, botn de
comando, RefEdit, botn de alternar.
SelectionMargin: Deja un pequeo espacio en el margen izquierdo del objeto
para que el usuario pueda seleccionar la informacin del objeto con el puntero del
Mouse. Adems de aplicar esta propiedad en cuadros de texto, tambin se puede
aplicar en cuadros combinados y objetos RefEdit.
Locked: Permite especificar si un cuadro de texto puede o no recibir informacin.
Puede estar en estado True y el cuadro de texto queda bloqueado para no recibir
informacin, en estado False el cuadro de texto puede ser modificado e ingresar
informacin.

Mtodos comunes del cuadro de texto


SetFocus: Permite que el cuadro de texto reciba el enfoque. El cursor quedar
ubicado en el cuadro de texto una vez realice este mtodo.

Eventos comunes del cuadro de texto


Change: Este evento se disparar cada vez que el usuario modifique el contenido
de un cuadro de texto.
AfterUpDate: Este evento se produce despus que el usuario actualiza la
informacin del cuadro de texto.
Enter: Este evento se produce antes que el objeto reciba el enfoque. Se puede
utilizar para seleccionar el texto que se encuentra actualmente sobre el cuadro de
texto cuando el usuario seleccione el control, tal como se ve en la figura.

398

Exit: Este evento se produce despus de que un objeto pierde el enfoque. Se


puede utilizar para hacer procesos de validacin sobre la informacin que el
usuario ha ingresado sobre el control.
KeyPress: Este evento se produce cuando el usuario presiona cualquier tecla que
genere un caracter imprimible, exceptuando las teclas <Tab>, <Enter> y cualquier
flecha de direccin.

399

Botn de comando
Es el que ms usa el programador, este objeto puede ser dibujado en un
formulario y aplicarle el evento clic, para que al ejecutarlo realice cada
accin de acuerdo a lo indicado en el procedimiento.

Propiedades Comunes del Botn de Comando


Caption: Se utiliza para especificar el ttulo del botn de comando.
Accelerator: Esta propiedad se utiliza para especificar una tecla de acceso directo
para el botn de comando. Al presionar <Alt> + letra, ejecutar las lneas de
cdigo definidas dentro del evento clic.

AutoSize: Permite definir que el tamao del botn de comando se ajuste


automticamente al texto del botn, especificado en la propiedad Caption.

400

BackStyle: Esta propiedad permite determinar si un control es transparente u


opaco. Si es transparente, el control asume el mismo color de fondo del formulario.
Si es opaco el control asume el color de fondo definido en la propiedad BackColor.
Controltiptext: Permite escribir el mensaje que mostrar el formulario cuando sea
ejecutado y cuando el usuario acerque el puntero del Mouse sobre el botn. En la
parte derecha de la figura que se muestra a continuacin se observa el aviso
informativo que se genera una vez ejecutado el formulario. Esta propiedad se
puede aplicar en todos los controles.

Picture: Permite insertar una imagen en el fondo del botn.

Mtodos ms comunes del botn de comando


Move: Permite que al ejecutar el formulario y el botn de comando, ste cambie
de acuerdo a los parmetros establecidos en el mtodo Move. Los parmetros de
este mtodo son Left, Top, Width, Heigh, Layout.
Parmetro

Explicacin

Left

Permite especificar la coordenada del borde izquierdo del


botn.

Top

Permite especificar la coordenada vertical del borde superior


del botn.

Width

Se debe especificar un valor que indicar el ancho del botn.

Height

Se debe especificar un valor que indicar el alto del botn.

401

Eventos ms comunes del botn de comando


Click: Es un mtodo muy comn en el botn de comando debido a que en los
formularios se disean botones para ser ejecutados con clic.
DblClick: Este mtodo permite ejecutar el botn de comando al presionar doble
clic sobre este.
MouseMove: Este evento se produce cuando el usuario pasa el puntero del
Mouse sobre el control.

Cuadro combinado
Permite elegir un elemento de una lista desplegable.

Propiedades ms comunes del cuadro combinado


RowSource: Se utiliza para especificar el origen que contiene los valores que se
mostrarn en la lista desplegable. Resulta muy fcil cargar una lista de datos, si en

402

Excel se crea la lista y se le asigna un nombre. Despus en la propiedad


RowSource se escribe el nombre asignado a dicha lista.
En la siguiente figura se observa un rango de datos en Excel al cual se le asign el
nombre productos, para luego escribirlo en la propiedad RowSource y as
visualizar un cuadro combinado con la lista de productos una vez se ejecute la
aplicacin.

ColumnCount: Se utiliza para determinar el nmero de columnas que se


mostrarn en un cuadro combinado o un cuadro de lista. Slo es posible aplicar
esta propiedad en cuadros combinados y cuadros de lista.
BoundColumn: Se utiliza para determinar el nmero de la columna que identifica
el elemento a almacenar como valor del control. Es decir, siguiendo el ejemplo de
la lista de productos, si el valor de esta propiedad es 2 (segunda columna) y el
usuario selecciona la opcin p-13, se almacenar como valor del control el
nombre del producto que en este caso sera Impresora.
ListRows: Se utiliza para especificar el mximo nmero de filas que puede tener
un cuadro combinado. Esta propiedad se puede aplicar nicamente en cuadros
combinados.
Si el nmero de elementos es mayor que el valor de la propiedad ListRows, se
mostrar una barra de desplazamiento al lado derecho del cuadro combinado.

403

Text: Se utiliza para definir u obtener el texto en un control cuadro de texto o


cuadro combinado.
Value: Permite recuperar el valor de la propiedad BoundColumn del elemento
seleccionado actualmente dentro del control. Por ejemplo, al seleccionar de la lista
la opcin p-14, la propiedad Text almacenar el cdigo del producto, mientras que
la propiedad Value almacenar el nombre del producto. Esto si la propiedad
BoundColumn est configurada a 2.

Mtodos ms comunes del cuadro combinado


AddItem: Este mtodo permite agregar un elemento a un cuadro combinado o a
un cuadro de lista en tiempo de ejecucin.

Eventos ms comunes del cuadro combinado


Change: Este evento se produce cuando se cambia el valor de la propiedad
Value, sin importar que el cambio se genere por ejecucin de cdigo o una accin
del usuario a travs de la interfaz de usuario.

404

DropButtonClick: Este se produce cada vez que el usuario muestra u oculta una
lista desplegable.
Click: El evento clic se genera siempre que el usuario selecciona una opcin de la
lista de valores con el mouse.

Cuadro de lista
Este control es muy similar al cuadro combinado, la diferencia es que este muestra
varios valores a la vez, mientras que el cuadro combinado muestra un solo valor.
Por lo tanto varias de las propiedades son comunes para los dos controles, entre
las que se pueden mencionar RowSource, BoundColumn entre otras.

Propiedades ms comunes del cuadro de lista


MultiSelect: Permite que en una lista se pueda seleccionar uno o ms elementos
de la lista. Esta propiedad slo se puede aplicar en cuadros de lista.

405

Los valores que se pueden utilizar son:


Valor

Explicacin

0 - fmMultiSelectSingle

Es el valor predeterminado de la propiedad y


permite que en la lista slo se pueda elegir un
elemento.

1 - fmMultiSelectMulti

Permite que al presionar clic en varios


elementos de la lista estos queden
seleccionados.
Tambin
se
pueden
desactivar los elementos presionando otro
clic sobre el elemento o pulsando la barra
espaciadora.

2 - fmMultiSelectExtended

Se utiliza para marcar varios elementos de la


lista. Se pueden seleccionar con ayuda de la
tecla <Ctrl> o <Shift> sostenido ms clic.

MatchEntry: Permite encontrar elementos de la lista de acuerdo a la informacin


digitada por el usuario, es posible digitar la primera letra de un elemento de la lista
para que automticamente aparezca el elemento completo. Adems del cuadro de
lista, tambin se puede aplicar en cuadros combinados.
Los valores que se pueden utilizar son:
Valor

Explicacin

0 fmMatchEntryFirstLetter

Cuando el usuario ingrese el primer carcter de


un elemento de la lista automticamente lo
encontrar. El usuario slo podr ingresar un
caracter.

1 - fmMatchEntryComplete

Cuando el usuario necesite encontrar un


elemento de la lista, puede escribir la cadena de
caracteres del elemento y automticamente lo
encontrar.

406

Valor

Explicacin

2 - fmMatchEntryNone

No permite que el usuario encuentre un valor de


la lista digitando la primera o primeras letras del
elemento.

Mtodos ms comunes del cuadro de lista


AddItem: Este mtodo permite agregar un elemento a un cuadro combinado o a
un cuadro de lista en tiempo de ejecucin.

Eventos ms comunes del cuadro de lista


Change: Este se genera cuando el usuario cambia la informacin del cuadro de
lista. Ejecuta todas las acciones del procedimiento en el evento de cambiar la
informacin del cuadro de lista.
Click: El evento clic se genera siempre que el usuario selecciona una opcin de la
lista de valores con el Mouse.

Casilla de verificacin
Le permite al usuario elegir entre 2 valores que pueden ser: Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado, Si/No. Si el usuario selecciona la casilla de verificacin
mostrar
y el valor almacenado ser Si o Verdadero o Activado. Al crear varias
casillas de verificacin dentro de un grupo, el usuario podr marcar varias
opciones.

407

Propiedades ms comunes de la casilla de verificacin


Accelerator: Permite asignar una letra de acceso directo para seleccionar la
opcin mediante la combinacin de teclas <Alt> + letra, de forma similar al llamado
que se le hacen a los mens desde la hoja de clculo. Esta propiedad tambin se
puede utilizar en etiquetas, botones de opcin, botones de alternar, Botones de
comando, pginas mltiples.
Caption: Permite especificar la informacin o el texto que se escribir dentro del
control.
Value: Propiedad que almacena el estado del control. Este valor es True si la
casilla de verificacin esta seleccionada, es False si la casilla de verificacin no
est seleccionada.
GroupName: Se utiliza para crear grupos de controles que se excluyan
mutuamente. Con esta propiedad no hay necesidad de usar el control marco, que
es el que permite crear grupos de casillas de verificacin y grupos de botones de
opcin.

Eventos ms comunes de la casilla de verificacin


Change: Este evento se produce cuando se cambia el valor de la propiedad
Value, sin importar que el cambio se genere por ejecucin de cdigo o una accin
del usuario a travs de la interfaz de usuario.
Click: El evento clic se genera siempre que el usuario selecciona este control para
activar o desactivar la opcin.

Botn de opcin
Permite elegir entre 2 valores: Verdadero/Falso, Activado/Desactivado, Si/No. Si el
botn est marcado almacenar un Si, o verdadero o activado. Al crear varios
botones de opcin dentro de un marco, el usuario podr elegir slo una de las
alternativas propuestas.

408

Este control asume las mismas propiedades y eventos que el control Casilla de
Verificacin.

Marco
Permite crear un grupo de casillas de verificacin, o un grupo de botones de
opcin o un grupo de botones de alternar.

Propiedades ms comunes del marco


ScrollBars: Se utiliza para mostrar o no, las barras de desplazamiento dentro del
marco. Para que funcione se deben especificar las dos siguientes propiedades.
ScrollHeight: Permite especificar el alto del rea total que puede tener un marco
cuando se utilizan las barras de desplazamiento.
ScrollWidth: Permite especificar el ancho del rea total que puede tener un marco
cuando se utilizan las barras de desplazamiento.

409

Imagen
Propiedades ms comunes del objeto imagen
Picture: Propiedad para establecer la imagen a mostrar sobre el control.

PictureAlignment: Permite especificar la ubicacin de la imagen en el fondo del


objeto. Esta propiedad puede adoptar cualquiera de los valores definidos en la
siguiente tabla:
Valor

Explicacin

0 fmPictureAlignmentTopLeft

Ubica la imagen en la esquina superior


izquierda del objeto.

1 - fmPictureAlignmentTopRight

Ubica la imagen en la esquina superior


derecha del objeto.

2 - fmPictureAlignmentCenter

Ubica la imagen en el centro del objeto.

3 - fmPictureAlignmentBottomLeft

Ubica la imagen en la esquina inferior


izquierda del objeto.

4 - fmPictureAlignmentBottomRight

Ubica la imagen en la esquina inferior

410

Valor

Explicacin
derecha del objeto.

PictureSizeMode: Ajusta la imagen en el fondo del objeto. Esta propiedad puede


adoptar cualquiera de los valores definidos en la siguiente tabla:
Valor

Explicacin

0 fmPictureSizeModeClip

Recorta cualquier parte de la imagen que


sea ms grande que el control.

1 - fmPictureSizeModeStretch

Estira la imagen para llenar el control, pero


deforma la imagen tanto en direccin
horizontal como vertical.

2 - fmPictureSizeModeZoom

Ampla la imagen, pero no la deforma.

PictureTiling: Permite mostrar la imagen en mosaico en el fondo del objeto,


cuando la propiedad est activa como True.

Mtodos ms comunes del objeto imagen


Move: Permite desplazar o redimensionar las medidas del control de acuerdo a
los parmetros establecidos por el mtodo Move. Los parmetros de este mtodo
son Left, Top, Width, Heigh, Layout.
Parmetro

Explicacin

Left

Permite especificar la coordenada del borde izquierdo del


control.

Top

Permite especificar la coordenada vertical del borde


superior del control.

Width

Se debe especificar un valor que indicar el ancho del control.

411

Parmetro

Explicacin

Height

Se debe especificar un valor que indicar el alto del control.

RefEdit
Permite seleccionar un rango de celdas dentro de la hoja de clculo.

Propiedades ms comunes del objeto RefEdit


Multiline: Permite que el objeto RefEdit muestre o no, mltiples lneas de texto. La
opcin True admitir mltiples lneas, la opcin False slo admitir una lnea.
Autosize: Permite especificar si un objeto cambia de tamao de acuerdo a la
informacin que va a ser mostrada en el objeto. Almacena True o False. Con True
el objeto cambia el tamao automticamente, mostrando todo su contenido. Con
False mantiene fijo el tamao que haya especificado el programador.
Value: Propiedad que establece el rango de celdas seleccionadas mediante este
control.

412

413

MDULO 12
Acceso y Seguridad
Seguridad avanzada
Para proteger a los usuarios de Office contra virus, no es permitido en esta versin
2010 cdigos de macro en un documento docx de Word. El cdigo debe guardarse
en un documento de Word docm que son los documentos habilitados para macros.
Sin embargo, al intentar abrir el archivo de macros puede no permitir la ejecucin
de la macro, notificndolo o no, Esto depender del centro de confianza de las
aplicaciones Office 2010. La configuracin predeterminada deshabilita la ejecucin
de las macros presentando un mensaje de advertencia mostrando que las macros
han sido deshabilitadas dando la opcin de activarlas.

Para habilitar las macros, se da clic al botn Opciones de la Advertencia de


seguridad y luego activar la opcin Habilitar el contenido. Dar clic en Aceptar.

Proteger cdigo VBA

414

Una de las caractersticas que ofrece el Editor de Visual Basic, es la posibilidad de


proteger mediante una contrasea, las macros y funciones asociadas al libro de
Excel, para que estas no puedan ser consultadas ni modificadas por el usuario
final de la aplicacin. Esto permite asegurar que la aplicacin trabaje
adecuadamente, porque el usuario no podr ni alterar ni eliminar una macro que
est dentro del libro de Excel, adems de proteger los derechos de autor de las
mismas.
Para proteger el cdigo VBA se deben seguir los siguientes pasos:
Abrir el Editor de Visual Basic
Ingresar a las Propiedades del Proyecto. Este paso se puede hacer de dos formas
posibles:
Seleccionar el men Herramientas, Propiedades de VBAProject
Dar clic derecho al nombre del proyecto desde la ventana Explorador de Proyectos
y seleccionar Propiedades de VBAProject.

Aparece el cuadro de dilogo Propiedades del Proyecto.


Seleccionar la ficha Proteccin.

415

Activar la casilla de verificacin Bloquear proyecto para visualizacin.


Asignar una contrasea y confirmar la contrasea.
Dar clic en el botn Aceptar.
Nota: Para que los cambios tomen efecto, se debe guardar, cerrar y volver a abrir
el libro de Excel.
Ahora las macros estn protegidas. La prxima vez que se quiera tener acceso a
los mdulos que contienen las macros, Excel solicitar la contrasea.

Seguridad en Macros
Como se mencion anteriormente en este manual, una de las cosas ms
importantes, es proteger la informacin de posibles virus que puedan venir de
libros de Excel con macros malintencionadas. Por eso es que los niveles de
seguridad juegan un rol primordial en la proteccin de dicha informacin.
Nivel
Seguridad
Bajo

Medio

de

Firmado

De
confianza

Accin tomada por Excel

SI/NO

SI/NO

Habilitar las macros para ese


Libro de manera automtica

SI

SI

Habilitar las macros para ese


Libro de manera automtica

NO

Preguntar si se confa en la
fuente para habilitar las macros de
ese Libro

SI
NO

416

Preguntar si se habilitan o no las

Nivel
Seguridad

de

Firmado

De
confianza

Accin tomada por Excel


macros.

SI
Alto

SI

SI

Habilitar las macros para ese


Libro de manera automtica

NO

Preguntar si se confa en la
fuente para habilitar las macros de
ese Libro
No habilitar las macros para ese
Libro.

NO

Muy Alto

SI

SI

Habilitar las macros para ese


Libro de manera automtica

SI

NO

No habilitar las macros para ese


Libro.

NO

No habilitar las macros para ese


Libro.

Es recomendado configurar el nivel de seguridad a un nivel Alto o Muy Alto. Pero


esto implica que las macros de un libro de Excel deben estar firmadas, adems de
pertenecer a una fuente de confianza para que se puedan ejecutar sin ningn
problema. Aqu hay que entender dos conceptos importantes: Firma Digital y
Fuentes o Editores de Confianza.
Firma Digital: Es un cdigo que se puede asociar a un documento o mensaje y
que permite identificar de manera nica al creador o editor de dicho documento o
mensaje. Al igual que las firmas comunes en papel, las firmas digitales buscan
garantizar que la persona quien crea el documento es realmente quien dice ser.
Fuente o Editor de Confianza: Es una lista de firmas en las que Excel confa
plenamente y de las cuales puede abrir libros de Excel con macros sin necesidad
de preguntar si debe habilitarlas o no.
La siguiente tabla muestra el comportamiento de Excel con respecto a los libros con
macros, segn el nivel de seguridad configurado y las opciones de firma digital y
editores de confianza existentes.

Certificado digital
Crear certificados digitales

417

Para poder firmar un proyecto, primero debe existir un certificado digital. Los
certificados digitales se pueden obtener de una autoridad certificadora como
VerigSign Inc., o de una autoridad certificadora creada dentro de la organizacin
por el administrador de la red de la compaa. O bien se puede crear un certificado
personal utilizando la herramienta de Microsoft Office llamada SelfCert.exe.
Nota: Es importante definir, que los certificados digitales creados por el usuario,
no son emitidos por una entidad certificadora oficial. Lo que quiere decir, que los
proyectos de Visual Basic firmados con este tipo de certificados, nicamente
funcionarn sobre la mquina que los ha creado. Si el libro se enva a otro usuario
ya sea va e-mail o a travs de un disquete, esa otra mquina debe tener
configurado un nivel de seguridad medio, para que pueda utilizar las macros de
ese libro, de no ser as, las macros no se pueden habilitar debido a que no se
podra agregar como fuente de confianza.
Para crear un certificado personal se deben seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el men Inicio, Todos los Programas, Microsoft Office,
Herramientas de Microsoft Office y dar clic en la opcin Certificado digital para
proyectos de VBA.
Desde el cuadro de dilogo Crear Certificado Digital, escribir el nombre con el
cual debe quedar el certificado personal.

Dar clic en el botn Aceptar.


Aparecer un cuadro de dilogo, indicando que se ha creado correctamente un
nuevo certificado.
Dar clic en el botn Aceptar.

Adicionar una firma al proyecto VBA

418

Una vez se ha creado un certificado digital, se puede firmar un proyecto de VBA.


Al firmar digitalmente un proyecto, se garantiza que las macros presentes en ese
proyecto son seguras y que un usuario puede confiar o no en ellas. Para firmar un
proyecto de VBA, se deben seguir los siguientes pasos:
Abrir el Editor de Visual Basic.
Desde el Explorador de Proyectos, seleccionar el proyecto a firmar.
Ir al men Herramientas, Firma Digital.
Aparece el cuadro de dilogo Firma Digital.

Dar clic en el botn Elegir.


Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar Certificado, mostrando una lista de
certificados presentes en la mquina.

Una vez se haya seleccionado el certificado, dar clic en el botn Aceptar.


Para terminar, dar clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Firma Digital.

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Nota: La firma se aplica nicamente al proyecto VBA, no a los datos del libro de
Excel, por lo que se puede cambiar la informacin contenida en las hojas de
clculo sin importar que exista firma o no.

Adicionar editores o fuentes de confianza


Como se mencion anteriormente, los editores de confianza permiten establecer
una lista de personas o firmas digitales, en las que Excel confiar plenamente para
la ejecucin de las macros de manera automtica.
Estos editores de confianza se agregan a la lista nicamente abriendo proyectos
de VBA que estn firmados. Por lo que se debe seguir los siguientes pasos:
Abrir el Libro de Excel que contenga macros y estn firmadas.
Si el nivel de seguridad est configurado a Medio, Alto o Muy Alto, aparecer el
cuadro de dilogo Advertencia de Seguridad, en el que se podr decidir si se
confa o no en la persona quien firma las macros.

Activar la casilla de verificacin Confiar siempre en las macros de este Editor.


Dar clic en el botn Habilitar Macros.
Al agregar un editor de confianza, de ah en adelante, cada vez que se abra un
libro con macros firmadas por ese editor, se habilitarn de manera automtica sin
mostrar el cuadro de dilogo Advertencia de Seguridad.
Para verificar o eliminar un editor de confianza dentro de Excel, se debe ir al men
Herramientas, Macro, Seguridad y seleccionar la ficha Editores de Confianza.

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