Anda di halaman 1dari 4

13.

12
Alden, Inc telah mempekerjakan Anda untuk meninjau kontrol internal untuk pembelian,
penerimaan, penyimpanan, dan penerbitan bahan bak . Anda mengamati berikut :

Bahan baku, yang terutama terdiri dari komponen elektronik biaya tinggi, disimpan
dalam gudang yang terkunci. Personil gudang termasuk pengawas dan empat
pegawai. Semua yang terlatih, kompeten, dan cukup terikat. Bahan baku dikeluarkan
dari gudang hanya atas tertulis atau lisan otorisasi oleh seorang supervisor produksi.
Tidak ada catatan persediaan perpetual disimpan; maka, pegawai gudang tidak
menyimpan catatan untuk barang yang diterima atau dikeluarkan. Untuk kompensasi,
pegawai gudang melakukan inventarisasi fisik menghitung setiap bulan.
Setelah perhitungan fisik, pengawas gudang sesuai dengan jumlah di tangan terhadap
tingkat pemesanan ulang yang telah ditentukan. Jika dihitung adalah di bawah tingkat
pemesanan ulang, supervisor memasuki nomor bagian pada daftar bahan permintaan
yang dikirim ke rekening petugas hutang. Rekening Petugas hutang mempersiapkan
pesanan pembelian untuk setiap item pada daftar dan mail ke pemasok dari siapa
bagian terakhir yang dibeli.
Para pegawai gudang menerima bahan memerintahkan setelah kedatangan mereka.
Pegawai menghitung semua item dan memverifikasi bahwa jumlah setuju dengan
kuantitas pada bill of lading. Bill of lading kemudian diparaf, tanggal, dan diajukan
dalam gudang untuk melayani sebagai laporan penerimaan.

a;

Jelaskan kelemahan yang ada dalam siklus pengeluaran Alden itu .

b;

Sarankan prosedur pengendalian untuk mengatasi kelemahan dicatat dalam bagian .

Kelemahan
Perbaikan Rekomendasi
Bahan baku dapat dihapus dari gudangBahan baku harus dihapus dari gudang
setelah otorisasi lisan dari salah satuhanya atas izin tertulis dari mandor
mandor produksi.

produksi resmi.
Bentuk otorisasi harus diberi nomor
sebelumnya dan dicatat untuk daftar
kuantitas dan pekerjaan atau nomor
produksi, dan ditandatangani serta diberi

tanggal.
Praktik Alden tentang jumlah persediaanSebuah sistem persediaan perpetual harus
fisik

bulanan

tidak

mengimbangidibentuk di bawah kendali orang lain

kurangnya sistem persediaan perpetual.selain pemilik toko. Sistem ini harus


Kuantitas di tangan pada akhir satu bulanmencakup jumlah dan nilai-nilai untuk
mungkin tidak cukup untuk bertahansetiap item bahan baku.

sampai

hitungan

bulan

depan.

JikaTotal nilai persediaan per catatan abadi

perusahaan telah mengambil ke rekeningharus disepakati ke buku besar pada


dalam membangun tingkat pemesananinterval yang wajar.
ulang, maka membawa terlalu besarKetika penghitungan fisik digunakan,
investasi dalam persediaan.

mereka harus membandingkan dengan


catatan perpetual. Dimana mereka harus
menyelidiki perbedaan yang terjadi.
Jika

terjadi

perpetual

kesalahan

mereka

pada

harus

catatan

melakukan

penyesuaian.
Pengendalian harus ditetapkan lebih dari
Bahan

baku

dibeli

pada

keusangan bahan yang disimpan.


tingkatPermintaan untuk pembelian bahan baku

pemesanan yang telah ditentukan danharus berasal dari departemen manajemen


dalam jumlah yang telah ditentukan. produksi dan didasarkan pada jadwal
Karena tingkat produksi mungkin seringproduksi dan jumlah di tangan per catatan
bervariasi sepanjang tahun, jumlah yangperpetual.
dipesan mungkin terlalu kecil atau terlalu
besar untuk kebutuhan produksi saat ini.
Petugas akun hutang menangani keduaFungsi
fungsi
tagihan.

pembelian

dan

pembelian

harus

terpusat

di

pembayarandepartemen terpisah.
Pesanan
sebelumnya

pembelian
harus

diberi
berasal

nomor
dari

dan

dikendalikan oleh departemen ini.


Salinan pesanan pembelian harus dikirim
ke departemen akuntansi dan penerimaan.
Bahan baku selalu dibeli dari vendor yang Departemen
pembelian
harus
sama

mendapatkan tawaran yang kompetitif


pada semua pembelian di atas jumlah
tertentu.

Tidak ada departemen penerima atauSebuah departemen yang menerima harus


laporan penerimaan. Untuk pemisahanditetapkan. Personil di departemen ini
tugas yang tepat, individu-individu yangharus menghitung atau menimbang semua
bertanggung jawab untuk menerima harusbarang yang diterima dan menyiapkan
terpisah dari pegawai gudang.

laporan

penerimaan

diberi

nomor

sebelumnya.
Salinan

laporan

disertakan

pada

ditransfer

ke

penerimaan

harus

persediaan

ketika

penyimpanan

dan

ditandatangani oleh staf persediaan.


Salinan yang ditandatangani oleh personel
penyimpanan harus dikirim ke Utang
Usaha untuk menunjukkan bahwa barang
telah diterima dan ditempatkan ke dalam
persediaan.
Tidak ada pemeriksaan barang diterima.Barang harus diperiksa untuk standar
Karena komponen elektronik biaya tinggikualitas setelah di terima.
biasanya harus memenuhi spesifikasi
tertentu,

mereka

harus

diuji

untuk

persyaratan ini saat diterima.


c;

Diskusikan

bagaimana

diimplementasikan

prosedur

dalam

sistem

pengendalian
ERP

mereka

terintegrasi

akan

dengan

lebih

baik

menggunakan

perkembangan terbaru di bidang TI.

Sistem ini dapat dikonfigurasi untuk membatasi akses hanya ke informasi yang
dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi yang ditugaskan. Sebagai contoh,
karyawan yang menerima tidak akan mampu menciptakan pesanan pembelian, atau
melihat kuantitas pesanan.

Sistem secara otomatis dapat menetapkan nomor untuk semua dokumen dan melacak
mereka untuk mengidentifikasi perintah. Cek urutan secara otomatis dapat dilakukan
pada semua dokumen elektronik diberi nomor oleh sistem.

Penghapusan persediaan dari gudang dapat didokumentasikan dengan memiliki


karyawan menghapus persediaan menggesek atau ID nya badge ( atau secara manual
dengan memasukkan user ID dan password via terminal ).

Sistem secara otomatis dapat mempertahankan catatan persediaan perpetual.


Penghitungan fisik periodik persediaan akan terus diperlukan dan setiap perbedaan
dengan jumlah tercatat diselidiki.

Perusahaan harus mengadopsi baik MRP atau persediaan JIT untuk meningkatkan
efisiensi memesan persediaan.

Tanda tangan digital dan perangko waktu digital dapat digunakan untuk
memverifikasi keaslian semua dokumen elektronik.

EDI dan internet dapat digunakan untuk meminta dan menerima tawaran bersaing.

Pemasok harus diminta untuk bar code atau RFID tag - semua item sehingga
penerima yang dapat menggunakan IT untuk check-in semua pengiriman.

Komentar oleh inspektur harus dimasukkan melalui on-line terminal.