Anda di halaman 1dari 16

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PEMINJAMAN RUANGAN

Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Dosen Pengampu : Dr. Margaretha Ari Anggorowati

Oleh:
1. Rivan Destyanugraha (12.7351)
2. Rizki Ramadhani A. T (12.7357)
Kelas: 3KS1
SEKOLAH TINGGI ILMU STATISTIK
JAKARTA, 2015

4.1 Analisis Masalah


a. Workflow

b. Business Process

Proses
P.01
P.02
P.03

P.04

P.05

P.06a
P.06b

Input
Daftar ruangan
terpakai
Tujuan peminjaman
ruangan kosong
Surat izin peminjaman
ruang

Surat izin yang ditanda


tangani Kasubbag
Kemahasiswaan
Surat izin yang telah
disetujui oleh kampus

Salinan surat yang


telah disetujui
Salinan surat yang
telah disetujui

Output
Ruangan kosong yang
akan dipinjam
Surat izin peminjaman
ruang
Surat izin yang telah
ditanda tangani dan
disetujui Kasubbag
Kemahasiswaan
Surat izin diparaf
Kasubbag Urusan
Rumah Tangga
Salinan surat izin yang
akan disebarkan

Persetujuan dari CS
Persetujuan dari satpam

Keterangan
Menentukan ruang yang
akan dipinjam
Membuat surat izin
peminjaman
Entry data peminjaman
ruang ke sistem BAAK

Persetujuan dari BAU

Memperbanyak surat
izin sebagai arsip dan
pemberitahuan untuk CS
dan Satpam
Pemberian salinan
kepada CS kampus
Pemberian salinan
kepada satpam kampus

c. Fishbone diagram

d. Problem Statement
Penjelasan singkat
mengenai masalah,
kesempatan, dan arahan
1. Petugas yang
bersangkutan kadang tidak
berada di tempat, dan sulit
ditemui
2. Dokumen (surat
peminjaman) terlalu
banyak berpindah tangan,
sehingga kadang sulit
dilacak keberadaan surat
terakhir
3. Terkadang terjadi kasus
'peminjam ganda' di suatu
ruang
4. Seluruh rangkaian
proses masih sangat
manual dan tidak
terotomatisasi
5. Persetujuan kurang
terpusat dan masih
terpecah di bagian-bagian
yang berbeda

Urgensi

Visibilitas

Prioritas

Solusi yang ditawarkan

<1
bulan

Sedang

Otomatisasi pemberitahuan,
menggunakan sistem baru/sms
gateway

2 bulan

Sedang

Pengembangan sistem untuk


mengurangi penggunaan paper
sebagai dokumen

1 bulan

Tinggi

2 bulan

Tinggi

3 bulan

Tinggi

Perbaikan validasi dan akses


daftar ruang kosong yang bisa
diakses oleh mahasiswa
Lakukan pengembangan sistem
atau buat sistem aplikasi terpadu
untuk mengatur peminjaman
ruangan
Menggunakan sistem aplikasi
terpadu untuk memusatkan
proses

4.2 Analisis Kebutuhan Sistem


a. Tabel PIECES
Tabel PIECES Mekanisme Peminjaman yang Sudah Ada
Performance Surat peminjaman diproses dalam waktu yang lama
Waktu yang diperlukan hingga ruangan dapat digunakan sangat lama
Alur pengurusan surat peminjaman sangat panjang
Information Sulit diketahui ruangan mana yang dapat dipinjam
Pemberitahuan surat peminjaman telah selesai diurus dari BAAK tidak ada
Ruangan yang telah dipinjam dalam waktu yang lama tidak ditampilkan
Ruangan yang telah dipinjam hanya bisa dilihat di LCD kampus
CS dan Satpam mengetahui peminjaman hanya setelah diberikan surat
Economics Boros tinta dan kertas untuk pembuatan surat
Control
Sulit diketahui dimana surat terakhir berada
Tidak ada petugas yang benar-benar bertanggungjawab terhadap surat
Efficiency
Pengurusan surat tidak terpusat
Tembusan ke CS dan satpam yang banyak dan satu per satu
Service
Dokumentasi tidak diketahui ada atau tidak
Pihak-pihak terkait pengurusan surat seringkali sulit ditemui
Sistem yang telah digunakan hanya untuk mencatat dan menampilkan jadwal
Dokumentasi diperlukan terutama terkait kondisi fasilitas ruangan

Tabel PIECES Sistem yang Akan Dibuat


Performance Surat peminjaman diproses dalam waktu singkat
Waktu yang diperlukan untuk konfirmasi penggunaan ruangan dapat dipangkas
Alur pengurusan oleh peminjam hanya ke sistem
Information Pemberitahuan surat selesai diproses melalui sistem
CS dan satpam mendapat pemberitahuan melalui sistem
Daftar ruangan tersedia dapat dilihat dengan mengakses ke sistem
Economics Penggunaan kertas dihilangkan dengan mengotomatisasi seluruh proses
Control
Peminjam dapat memantau proses surat
Sistem dijaga keamanannya oleh administrator
Efficiency
Pengurusan surat terpusat
Tembusan ke CS dan satpam langsung dikirim dari sistem
Service
Dokumentasi penggunaan ruangan ada
Dokumentasi kondisi fasilitas ruangan sebelum dan sesudah penggunaaan terpantau
Penanggung jawab BAAK dan BAU tidak perlu berada di kampus untuk persetujuan
Sistem dapat dimaksimalkan untuk proses permohonan ruangan

b. Candidate Matrix
Karakteristik
Deskripsi

Kandidat 1
Membuat aplikasi yang mampu
menghandle seluruh alur proses
Persetujuan dari BAAK dan BAU
serta pemberitahuan pada CS dan
satpam akan diintegrasikan dalam
program aplikasi yang dibuat oleh
programmer

Kandidat 2
Memperbaiki kebijakan yang ada
dan sedang berjalan
otomatisasi bagian persetujuan dari
BAAK dan BAU, menggunakan
kemudahan sms gateway untuk
memberitahukan CS dan satpam

Input dan Output

Otomatisasi sistem sehingga tidak


ada dokumen, semua telah
terpapar dalam fungsi-fungsi
aplikasi

sama seperti kandidat 1

Bahasa

Menggunakan bahasa yang sering


digunakan saat perkuliahan, yaitu
Java

sama seperti kandidat 1

Bagian sistem yang


dikomputerisasi

Software yang
diperlukan
Interface

Keuntungan

Netbeans, dan Java untuk membuat sama seperti kandidat 1


sistem, gadget yang sesuai untuk
mengakses program
Program aplikasi buatan yang
mengintegrasikan alur proses
peminjaman ruang

Mengkombinasikan aplikasi
sederhana penampil jadwal ruang
kosong, dan sms gateway

Meningkatkan efektivitas dari alur


proses, sehingga aktivitas seluruh
pihak yang membutuhkan dapat
terbantu

sama seperti kandidat 1

c. Feasibility Matrix
kriteria kelayakan

kelayakan
operasional

kelayakan teknis

kelayakan efisiensi

kelayakan jadwal
Ranking

bobot

40%

45%

5%

10%
100%

kandidat 1

kandidat 2

Mendukung dan membantu


sepenuhnya dalam
mempermudah akses dan
penyaluran informasi bagi
mahasiswa

Tidak sepenuhnya
membantu akses namun
menyediakan penyaluran
informasi seoptimal mungkin

Skor: 90 (40%x90=36)

Skor: 85 (40%x85=34)

1. Seluruh petugas yang


terkait harus memiliki
gadget yang dapat
mengakses aplikasi
pendukung yang akan
dibuat oleh programmer

1. Petugas BAAK dan BAU


harus memiliki akses
terhadap aplikasi kapanpun,
terutama jam kerja, CS dan
satpam harus memiliki akses
sms

2. Programmer
menggunakan program dan
bahasa pemrograman yang
telah diajarkan saat
perkuliahan untuk
mempermudah konsul
dengan dosen apabila
terjadi kesulitan

2. Programmer
menggunakan program dan
bahasa pemrograman yang
telah diajarkan saat
perkuliahan untuk
mempermudah konsul
dengan dosen apabila terjadi
kesulitan

Skor: 90 (45%x90=40,5)

Skor: 90 (45%x90=40,5)

meningkatkan kemudahan
akses mahasiswa sehingga
peminjaman dapat
dilakukan kapanpun

kemudahan akses
semaksimal mungkin
sehingga peminjaman ruang
dapat dilakukan di jam-jam
kerja

Skor: 90 (5%x90=4,5)
<3 bulan
Skor: 80 (10%x80=8)
89

Skor: 85 (5%x85=4,25)
4-5 bulan
Skor: 70 (10%x70=7)
85,75

4.3 Perancangan Sistem Usulan


a. Workflow

b. Business Process

c. DFD, Use Case diagram, Activity diagram


DFD

Use Case

Activity diagram

d. ERD, tabel Struktur Data


ERD

Tabel Struktur Data

PERMOHONAN BARU =
ID PERMOHONAN +
ID RUANG +
WAKTU +
KEPERLUAN
CEK KETERSEDIAAN =
ID RUANG +
KETERSEDIAAN +
WAKTU
PEMBERITAHUAN =
ID PERMOHONAN +
ID RUANG +
ID PEMINJAM +
WAKTU +
KEPERLUAN
PERSETUJUAN =
ID PERMOHONAN +
STATUS
UPDATE =
ID RUANG +
WAKTU +
KETERSEDIAAN
PEMBERITAHUAN PERSETUJUAN =
ID PERMOHONAN +
STATUS

e. Perancangan interface input dan output


GUI Input

GUI Output