Anda di halaman 1dari 15

Ada sedikit tips dan trik yang akan saya share di postingan kali ini yaitu mengenai tips

di Ms. Excel. Mudahmudahan bermanfaat bagi juragan semua. Dan saya yakin ini akan sangat bermanfaat sekali bagi juraganjuragan yang notabene nya bekerja menggunakan ERP system.
Pengalaman saya sendiri, ketika mendownload data dari ERP system, kadang ada beberapa karakter yang
sebenarnya merupakan format numerik/number ketika di download ke dalam excel oleh si excel ini
diangaap sebagai format text. Sehingga kalau kita mau tahu detail kode atau angka itu dengan memakai
formula misalnya Lookup ataupun formula lainya, maka hasilnya akan menjadi error karena cell yang kita
terapkan formula itu adalah text buka numerik.
Berikut contohnya gan
Data Download :

Nah Kita lihat coba Colum Kode barang di pinggir kiri atas ana tanda hijaukan kalau kita klik, maka itu
adalah angka tapi formatnya adalah format text. Misalkan Saya mau mngisi nama barang dengan melookup
Kode Barang maka apabila formula lookup kita enter, masilnya adalah error padahal master data telah cocok
misal master datanya :

Kita Lihat Hasil Lookup nya :

Teru
s Apa yang harus kita lakukan supaya tidak error?
Ada dua solusi :
1. Pada tiap-tiap cell di Kolom Kode Produk misalkan Cell B3, Kita tekan F2 terus tekan Enter, maka
otomatis kolom Nama Produk akan menjadi tidak error. Tapi masalahnya bagaiman jika kolom kode produk
itu beratus-ratus atau beribu-ribu baris apakah kuragan mau Nekan F2 ama Enter terus menerus? Jawabanya
adalah tangan pasti kriting deh gan. hahahaha. Maka solusi yang kedua yang paling gampang dan cepat.
hanya butuh waktu 20 detik saja itu data jadi benar semuanya. Ini solusinya,

2. Ketik angka 1 (satu) di sembarang cell asalkan jangan di kolom ketas kerja. Misalnya di cell H2. Setelah
itu sorot cell yang ada angka 1 itu terus copy. arahkan pointer ke kode produk , Blok semuanya dari Cell
B4 sampai Cell B29. Setelah keblok semuanya, klik kanan, Paste Special, Values nya di centang, Multiply nya
di centang, Tekan OK / Enter. Dan liat hasilnya semua data sudah benar karena yang tadinya format Kode
Produk yang awalnya format text telah menjadi Numerik.

Subhanallah, cuaca hari ini terasa panas sekali. Gerah!! Udah gitu, ngantuk lagi. Hoam.. Tapi daripada
ngantuk ga jelas mending berbagi Tips dalam Ms. Excel aja deh. kali ini saya akan mencoba membagi tips di
excel yang berjudul Mengisi Fill yang Kosong Dalam Ms. Excel. Apa ini ada gunanya??? Tentu saja ada dong.
Yuk kita lihat contoh.
Pernah liat data bentuknya kayak gini ga gan?

Misalkan saja kita diminta untuk mengisi kolom yang berwarna Coklat sesuai dengan jenis barangnya. kalau
misla datanya cuman segitu sih gampang kan, tinggal cel buah-buhan copy, paste untuk mengisi group buat
mangga dan melon dan begitu juga selanjutnya. Masalahnya, kalau misalkan datanya ampe 2.000 row ke
bawah dengan data selang seling gitu ke bawah apa juragan-juragan rela tuh tangan kriting buat copas??
hahahaha.. mau butuh waktu berapa jam gan??? hehehe pissss!!!
Nah gini gan ternyata itu ada triknya.
1. Blok kolom dari mulai cell Group ampe kolom coklat yang do samping kiri cell matematika.

2. Tekan Ctrl+G (Go to Menu)


3. Pilih special
4. Centang field Blank
5. Masukan Formula = terus Tekan panah atas. Tekan Ctrl+Enter
6. Jadi Deh.. Tinggal di value kan. caranya blok lagi, copy, paste special, value, enter.
Hasilnya :

mengubah tanggal format SAP ke format Excel


Pertanyaan:
"Hai XL-mania! Saya baru ikut XL-mania nih. Ternyata Excel seru juga ya. Saya ada problem. Mungkin gampang
buat kalian, tapi susah buat saya. Saya sering download data dari SAP, format tanggalnya adalah teks yang dipisah
titik. Nah saya pengen ubah ke format Excel. Selama ini saya manual. Ada ga sih rumus gampangnya?" - Olga yang
lagi "belajar excel", Surabaya.

Jawab:
Hai Olga! Jawaban atas pertanyaan ini sebenarnya ada dua macam, tergantung setting angka di system Olga. Kalau
setting Indonesia, cukup di C3 pakai formula: =DATEVALUE(SUBSTITUTE(B3;".";"/")) , kemudian dicopy ke range
C4:C11. Tapi kalau setting English, di C3 pakai formula=DATE(RIGHT(B3,4),MID(B3,4,2),LEFT(B3,2)) , kemudian
dicopy ke range C4:C11. [perhatikan, kedua formula ini menggunakan tanda pemisah yang berbeda, yaitu koma ( , )
untuk setting english dan titik koma ( ; ) untuk setting Indonesia] Setting ini dapat dilihat di control panel, regional and
language options, regional option.
Penjelasan metode 1:
1.
...SUBSTITUTE(B3;".";"/")... berfungsi untuk mengubah titik ( . ) pada tanggal menjadi slash ( / ). Dengan
demikian, tanggal dalam format teks seperti 12.08.2007 akan menjadi 12/08/2007. Tapi sampai tahap ini
tanggal masih berformat teks.
2.
=DATEVALUE(...) berfungsi untuk mengubah tanggal hasil langkah pertama dari format teks menjadi format
tanggal.
Penjelasan metode 2:
1.
...RIGHT(B3,4)... berfungsi untuk mengambil 4 karakter paling kanan dari cell B3. Artinya dari 12.08.2007
akan terambil "2007".
2.
...MID(B3,4,2)... berfungsi untuk mengambil karakter dari cell B3, mulai karakter ke 4, sebanyak 2 karakter.
Artinya dari 12.08.2007 akan terambil "08".
3.
...LEFT(B3,2)... berfungsi untuk mengambil 2 karakter paling kiri dari B3. Artinya dari 12.08.2007 akan
terambil "12".
4.
=DATE(...) berfungsi untuk mengeluarkan data berupa tanggal sesuai tahun, bulan, dan tanggal yang
dimasukkan secara berurutan.

vlookup yang bisa nengok ke kiri


Pertanyaan:
"Hai XL-mania! Saya baru belajar Excel nih. Kemaren baru kenal sama yang namanya VLOOKUP nih. Tapi kok saya
coba aplikasi di kasus di bawah ini nggak bisa ya? Apa yang salah? Saya maunya range F3:F5 itu bisa langsung
keisi sesuai tabel B2:C12. Masalahnya, kolom hasilnya ada di sebelah kiri." - Soesilo Bambang, Jakarta.

Jawab:
Memang benar, VLOOKUP tidak dapat "menengok" ke kiri. Untuk mengambil data di sebelah kiri, kita dapat
menggunakan kombinasi INDEX dan MATCH. Caranya dengan mengetikkan
formula:=INDEX($B$3:$B$12,MATCH(E3,$C$3:$C$12,0)) di cell F3, kemudian mengcopynya ke range F4 dan F5.
Penjelasan:
1.
...MATCH(E3,$C$3:$C$12,0)... berfungsi untuk mencari pada baris ke berapa di range C3 dan C12
ditemukan data sesuai E3. Angka 0 menunjukkan bahwa hasil pencarian harus sama persis dengan yang
dicari.
2.
=INDEX($B$3:$B$12,...) berfungsi untuk memberikan nilai pada baris yang ditunjuk.

menjumlah berdasar banyak kriteria tanpa SUMIFS


Pertanyaan:
"Halo Excel expert! Saya punya masalah nih. Saya ingin menjumlahkan berdasarkan banyak kriteria. Kasusnya
seperti terlampir. Ceritanya saya ingin menjumlahkan berdasarkan syarat1 dan syarat2. Saya ingin yang syarat1-nya
"bbb" dan syarat2-nya "222". Jadi yang akan dijumlahkan adalah D4, D6, dan D9. Kalau datanya sedikit sih
gampang. Tapi ini datanya banyak buaaannnggeettt. Kata temen saya kalau pakai Excel 2007, tinggal tulis di G6:
=SUMIFS(D3:D9,B3:B9,G3,C3:C9,G4). Tapi saya nggak punya Excel 2007. Ada ga cara lain biar ga usah pakai
SUMIFS?" -Sandra Dewiana, Jakarta.

Jawab:
Hai Sandra, sepertinya ini nyambung dengan postingan saya tentangfungsi baru di Excel 2007. Sebenarnya ada kok
cara lain untuk menjumlah berdasarkan beberapa kriteria / banyak kriteria. Misalnya pada posisi data dan syarat
seperti kasus Sandra, di G6 saya tinggal tulis=SUMPRODUCT((B3:B9=G3)*(C3:C9=G4)*D3:D9).

Penjelasan:
1.
=SUMPRODUCT(... berfungsi untuk mencari hasil kali dua buah array.
...(B3:B9=G3)... memberikan hasil TRUE jika hasilnya sama dengan G3, FALSE jika tidak sama.
2.

...(C3:C9=G4)... memberikan hasil TRUE jika hasilnya sama dengan G4, FALSE jika tidak sama.

3.

...D3:D9... adalah nilai yang akan dijumlahkan

membuat tabel data unik tanpa pivot table


Pertanyaan:
"Halo guru Excel! Saya sedang belajar Excel nih, tolong bantuan rumus ajaibnya yah. Saya ingin membuat tabel
seperti yang biasa dibuat dengan pivot table. Tujuannya sih untuk memfilter data unik, kemudian menentukan
jumlahnya. Kalau untuk jumlahnya saya sudah tahu caranya. Kalau di data saya ini
pakai =COUNTIF($B$3:$B$15,D3). Masalahnya bagaimana cara membuat item unik di kolom D itu dengan formula?
Pasti ada kan caranya? Tujuan saya pakai formula agar tabel itu selalu update, tidak seperti pivot table yang harus
selalu di-refresh." - Sarah Azharia, Jakarta.

Jawab:
Hai Sarah, tanpa basa basi ya... formula ajaibnya bisa ditulis di
D3=INDEX($B$3:$B$15,MATCH(0,COUNTIF($D$2:D2,$B$3:$B$15),0)), akhiri dengan menekan tombol
Ctrl+Shift+Enter sehingga keluar tanda {...} yang mengapit formula tersebut. Formulanya akan
menjadi{=INDEX($B$3:$B$15,MATCH(0,COUNTIF($D$2:D2,$B$3:$B$15),0))}.Kemudian copy dari D3 ke range
D4:D10.
Penjelasan:
1.
{...} adalah tanda bahwa formula tersebut adalah formula array
2.
...COUNTIF($D$2:D2,$B$3:$B$15)... adalah akan mencari apakah data di atasnya sudah pernah muncul
lebih dari sekali, jika belum pernah muncul akan memberi hasil 0.
3.
Dari COUNTIF di atas, formula ...MATCH(0, ... ,0)... akan mencari, pada baris ke berapa akan muncul
angka 0 pertama kali.
4.
...=INDEX(...,xxx) adalah fungsi untuk mencari data dari suatu array pada urutan ke xxx. Pada rangkaian ini,
hasil dari MATCH di atas akan menjadi xxx yang dicari.

menjabarkan data sesuai jumlah yang ditentukan


Pertanyaan:
"Hai semuaaaaaa... Saya lagi belajar Excel nih. Kemaren liat-liat arsip XL-mania. Keren banget yang filteran data
unik pake rumusnya. Penasaran aja, kalo misalnya kebalikannya bisa ga? Jadi ada data, di kanannya ada
jumlahnya. Dari dua kolom ini bisa muncul satu kolom lagi, isinya daftar dari data pertama tadi, tapi udah sesuai
jumlah di kanannya. Kalo bingung coba deh liat attachmentnya. Thanx yaaaaa..... Kalo ga bisa ga papa kok... Tapi
kalo bisa... Ntar ada
hadiahnya!" - Mulan Mei, Medan.

Jawab:
Uhm... Kirim aja hadiahnya! Hehehe.... Di E3 tulis:=IF(E2="item",$B$3,OFFSET($B$2,-(COUNTIF($E2:E$3,E2)=ROUND(VLOOKUP(E2,$B$3:$C$9,2,FALSE),0))+MATCH(E2,$B$3:$B$9,0),,,)), kemudian
copy ke range E4 dan E15.

Penjelasan:
1.
=IF(E2="item",$B$3... berfungsi melihat apakah cell tersebut adalah cell teratas, jika ya maka dikeluarkan
data paling atas, yaitu $B$3, jika tidak ke langkah ke-2.
2.
...(COUNTIF($E2:E$3,E2)... berfungsi untuk melihat sudah berapa kali data di atas cell yang bersangkutan
muncul.
3.
...VLOOKUP(E2,$B$3:$C$9,2,FALSE)... berfungsi untuk melihat berapa kali data ini ingin ditampilkan
sesuai tabel pertama.
4.
...ROUND(...,0)... berfungsi untuk berjaga-jaga seandainya nilai pada kolom C bukan integer. Fungsi ini
dapat dihilangkan jika semua angka pada kolom C adalah integer (tidak mengandung desimal atau
pecahan).
5.
...COUNTIF(...)=ROUND(...)... berfungsi untuk melihat berapa banyak data yang sudah teraktualisasi di
kolom E. Jika sudah sesuai dengan yang diinginkan pada langkah 3, maka akan menghasilkan nilai TRUE,
jika belum akan menghasilkan FALSE.
6.
...MATCH(E2,$B$3:$B$9,0)... berfungsi untuk mencari urutan ke berapakah data E pada kolom B.
7.
...--... mengubah logika TRUE menjadi 1 dan FALSE menjadi 0.
8.

Artinya jika langkah 5 sudah menghasilkan TRUE, maka dia akan menambahkan angka yang dihasilkan
pada langkah 6, sehingga data yang ditampilkan berikutnya bergeser 1 baris dari hasil langkah 6. Cara
menggesernya adalah dengan fungsi pada langkah ke-9.
9.
...OFFSET($B$2,x,)... berfungsi untuk menampilkan data pada x baris setelah $B$2, dimana x sendiri
merupakan operasi

lookup dengan banyak kriteria


Pertanyaan:
"Tempat belajar excel paling OK ya XL-maniaaa... Gitu kata orang-orang! Langsung tanya nih boss, gimana ya
caranya cari data berdasarkan banyak kriteria atau lookup berdasarkan banyak kriteria? Umumnya sih saya sering
cari data berdasarkan dua kriteria, tapi sekarang saya perlu rumus untuk cari data berdasar 3 kriteria. Lagi pusingpusing mikir, temen saya tanya, gimana caranya lookup berdasarkan 4 kriteria... Pusing... Pusing... Pusing... Contoh
data terlampir." - Obama Mc Cain, Amerika.

Jawab:
Pertanyaan: "lookup berdasar banyak kriteria" dan "mencari data berdasar banyak kriteria" adalah salah satu topik
yang cukup populer di XL-mania. Pertanyaan ini sering muncul lebih dari 3kali per minggu sehingga terkadang perlu
difilter. Anyway, mulai sekarang member XL-mania dapat menemukan artikelnya di sini :) hehehe... Untuk contoh
data seperti terlampir, formula yang dapat digunakan di F14 adalah:
{=INDEX($F$3:$F$11,MATCH(B14&C14&D14&E14,$B$3:$B$11&$C$3:$C$11&$D$3:$D$11&$E$3:$E$11))}
kemudian dicopy ke range F15:F16. Formula ini adalah formula array sehingga untuk mengakhirinya harus menekan
Ctrl+Shift+Enter.
Penjelasan:
1.
Dasar formula ini sama dengan formula "vlookup yang bisa nengok ke kiri"
2.
=INDEX($F$3:$F$11,...) berfungsi untuk memberikan nilai pada baris yang ditunjuk.
3.
Sedangkan ...MATCH(...,...))... berfungsi untuk mencari pada baris berapa data yang sesuai

4.
Pada fungsi MATCH, data yang dicari adalah gabungan dari kolom B, C, D, dan E, sehingga data yang
dicari dituliskan sebagai...B14&C14&D14&E14...
5.
Formula ini bukanlah satu-satunya cara, masih banyak cara lain disini

lookup data dengan sebagian kata kunci


Pertanyaan:
"Hai oom abimono, saya di kantor sering banget tuh harus lookup data dari tabel lain yang dibuat oleh orang lain.
Masalahnya, tabel referensinya sering kacau. Misalkan harusnya nama itemnya adalah 'apel malang', yang sering
dijadikan referensi adalah 'apel' saja. Bulan depannya boro-boro sama apel malang. Bisa jadi ditulisnya 'apel
malanggg'. Nah, akhirnya yang dipakai keywordnya aja deh, yaitu 'apel'. Gimana dong caranya? Kayaknya sih kalau
pakai vlookup kata kuncinya harus sama kan ya? Bingung nih. Tolong dibantu ya oom. Pecas ndahe." - Gadis penikmat
"hujan meteor", Jakarta.

Jawab:
Hai penikmat hujan meteor, langsung saja ya, lookup dengan kata kuci tentu saja bisa, tapi dengan syarat bahwa
satu kata kunci hanya boleh merefer ke satu kata juga di file tujuan. Kalau tidak hasilnya tidak sesuai. Contohnya
pada kasus di atas, kata-kata yang berwarna merah di kolom B adalah kata kuncinya. Yang dicari adalah harga di
kolom C dengan kata kunci di kolom E. Rumus yang digunakan di F3 adalah:
=LOOKUP(9^9,SEARCH(E3,$B$3:$B$12),$C$3:$C$12), kemudian copy ke range F4 sampai F12.
Penjelasan:
1.
...SEARCH(E3,$B$3:$B$12)... berfungsi untuk mencari apakah kata kunci ada di salah satu dari array yang
dicari, dalam hal ini B3:B12. Jika ada dia akan memberikan angka.
2.
=LOOKUP(9^9, [hasil search], ...) akan menunjukkan letak cell yang memberikan angka terdekat dengan
9^9. Dalam hal ini, jika kata kunci yang dicari adalah unik, maka baris dengan kata kunci itu adalah satusatunya yang memberi hasil angka akibat fungsi SEARCH, sisanya akan memberikan hasil #VALUE!.
3.
angka pada langkah kedua ini akan menunjukkan satu posisi pada array tujuan. Dengan
formula =LOOKUP( [posisi yang ditunjuk], [array tujuan] ), maka akan diambil salah satu anggota array
tujuan.

menghilangkan tanda #N/A hasil lookup


Pertanyaan:
"Gimana caranya menghilangkan tanda NA() hasil vlookup?" - Enda Nasution, dunia maya.

Jawab:
Dear XL-maniawan dan XL-maniawati, saya coba jawab pertanyaan Anda di sini satu per satu, tapi harap bersabar
ya, kalau mau cepat, bisa ditanya langsung ke milis :)
Hai Enda Nasution, menjawab pertanyaan di sini, saya koreksi sedikit kalau boleh, harusnya #N/A, bukan N/A( ).
Sebenarnya tanda #N/A itu tidak salah apa-apa, karena artinya "not available". Tapi banyak orang yang ingin
menghilangkannya, bahasa Jawa nya "error handler". Caranya cukup mudah, yaitu dengan menuliskan rumus
aslinya ke dalam template:
=IF(ISNA( [rumus aslinya] ),"", [rumus aslinya]) di cell F3, kemudian mengcopynya ke range F4 sampai F8. Untuk
kondisi lain, misalkan yang ingin dihilangkan adalah error jenis lain seperti #DIV/0!, #NAME?, #NUM!, dan lain-lain,
ISNA dapat diganti dengan ISERROR. Begitu pula tanda "" dapat diganti dengan bentuk lain seperti "data tidak ada"

Penjelasan:
1.
...ISNA(VLOOKUP(E3,$B$3:$C$8,2,FALSE))... berfungsi untuk mencari apakah rumus vlookup
menghasilkan #N/A.
2.
=IF(kondisi, hasil 1, hasil 2) berfungsi untuk memberikan hasil 1 jika nilai kondisi adalah TRUE, pada kasus
ini jika nilai dalam ISNA( ) adalah #N/A, maka hasilnya adalah TRUE.