Anda di halaman 1dari 31

1

BAB I
SURA T BISNIS SEDERHANA DAN KOMPLEKS

PENDAHULUAN
Buku ini disusun untuk melengkapi bahan kuliah dan menambah
referensi materi pengajaran mata kuliah Bahasa Inggris Niaga
pada fakultas-fakultas di lingkungan Universitas Syiah Kuala.
Materi buku ini disajikan untuk mahasiswa yang mengambil
mata kuliah ''Bahasa Inggris Niaga" atau mereka yang ingin
mempelajari surat-menyurat Bahasa Inggris. Diharapkan materi
ini dapat membantu

mahasiswa menulis surat yang baik dan

berkesan. Materi buku ini mencakup bentuk-bentuk umum surat


bisnis, cara membuat surat, pengembangan gaya, dan sikap
penulis dalam surat.

SURAT BISNIS YANG SEDERHANA


Tujuan utama sebuah surat bisnis adalah untuk menyampaikan
pesan

kepada

seseorang.

Pesan

tersebut

dapat

berupa

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

pertanyaan, informasi, atau permintaan untuk melakukan


suatu tindakan oleh si penerima surat. Oleh karena itu, setiap
surat bisnis harus mudah dipahami. Apabila sebuah surat
bisnis tidak jelas, pembaca kadangkala salah mengerti tentang
pesan yang disampaikan. Akibatnya, penerima pesan akan
menerima informasi

yang

salah,

sehingga

dilanjutkan

dengan tindakan yang salah pula. Hal ini dapat berakibat


lebih

buruk

lagi terhadap

perusahaan

Anda.

Bila ini

terjadi,

siapakah

yang salah? Dengan demikian, jelaslah

bahwa

kesalahan

ini terjadi disebabkan

oleh kesalahan

penulis.
Menulis surat bisnis merupakan
dengan biaya tinggi. Selain biaya
perangko,

ada biaya-biaya

dipahami

sebuah

kertas, amplop, dan

lain seperti upah orang yang

menulis, mengetik, mengarsipkan,


penulisan

proses yang beresiko

dan sebagainya.

surat yang tidak jelas

oleh sipenerima

Jadi,

atau tak dapat

dapat merugikan

Anda dan

perusahaan anda.
Kesalahan

penulisan

terhadap hal-hal

surat bisnis

lain. Misalnya

terlambat atau tidak

sampai,

dapat juga

berakibat

pengiriman

barang

yang

pembatalan

order

oleh

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

konsumen.

Bahkan, mereka

(pesaing),

terhentinya

beralih

produksi karena

ke lawan bisnis
tidak

ada suplai

material, dsb. Ini merupakan beberapa


kasus

yang diakibatkan oleh kesalahan komunikasi. Sebuah

surat

yang

menyebabkan salah pengertian dapat

mengakibatkan

kerugian

perusahaan.

Sebagai

konsekuwensinya,

Anda (penulis) dapat saja dipecat dari

perusahaan.
Sebuah

surat

bisnis

yang

efektif,

di samping

harus

memenuhi kriteria mudah dipahami dan jelas, juga harus


dibuat (layout) dengan baik. Ini dimaksudkan
tersebut

agar surat

dapat memberikan kesan atau image yang baik bagi

dunia bisnis.
Pentingnya

penyajian

sebuah

surat

dapat

digambarkan sebagai berikut. Seorang kepala kantor (Office


Manager) pada sebuah perusahaan asing menerima sepucuk
surat dari seorang bekas mahasiswi
Wanita

salah satu universitas.

ini melamar untuk menjadi seorang sekretaris pada

perusahaan tersebut. Sayangnya,


langsung
Alasannya,

lamaran

si pelamar

saja dijadikan sampah oleh manajer perusahaan.


surat lamaran tersebut ditulis dengan tangan

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

pada sehelai kertas bekas buku latihan anak sekolah. Surat


lamaran

itu sendiri ditulis dalam bahasa

baik,

tetapi

sang

manajer

tidak

menerimanya

Inggris

mengambil keputusan

semata-mata

yang
untuk

karena

Penampilan (appearance) surat itu. Si manajer memberi alasan


bahwa:
1. Seorang calon sekretaris yang tidak mampu mengetik surat
lamarannya

dengan baik, tidak tepat menjadi sekretaris

perusahaan.
2. Seseorang yang menggunakan

kertas bergaris untuk surat

bisnis berarti ia tidak mengerti bisnis.


3. Sangat tidak layak menulis surat bisnis pada kertas yang
kotor apalagi sobek.
Manajer perusahaan
pelamar

ini

asing

tidak

itu
cocok

perusahaannya. Dalam contoh


benar. Sebaliknya, wanita
juga akan

diberikan kesempatan.
itu semata-mata

menjadi

bahwa si
sekretaris

kasus ini, manajer mungkin

yang

menjadi sekretaris

menyimpulkan

melamar
yang

itu

mungkin

baik

bila

Alasan si manajer menolak wanita

karena

kesalahan dan

kecerobohan

si

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

pelamar

dalam

menulis

surat,

bukan karena

kemampuannya.

BENTUK SURAT BISNIS


Surat bisnis

mempunyai

pola dasar yang

sarna diseluruh

dunia walaupun ada variasinya. Pola dasar tersebut adalah


sebagai berikut:
Companys Letterhead
Reference
Number

Date

Inside
Address
Greeting
Body of letter
Ending
Keterangan:

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

Company Letterhead (kop surat perusahaan)


perusahaan,

alamat

yang diperlukan

perusahaan,

seperti

nomor

dan

telepon,

berisi nama

informasi
alamat

lain

kawat/

faksimili, nama direktur, dan sebagainya.


Referance Number (nomor rujukan) adalah sistem pengarsipan
orang/perusahaan pengirim,dan

juga sistem

pengarsipan

orang/ perusahaan penerima.


Inside Address (alamat dalam surat) biasanya sarna dengan
yang tertulis di amplop. Alamat ini bermanfaat

bagi si

penerima apabila amplopnya terbuang atau hilang setelah


surat itu dibuka.
Greeting atau Salutation (salam pembuka) adalah ungkapan
seperti Dear Sir, Dear Mr. Ramli.
Body of the letter (isi surat) merupakan teks yang berisikan
pesan pengirim surat.

lSI SURAT BISNIS


Anggaplah Anda
perusahaan

seorang

kecil. Pimpinan

manajer
Anda,

kantor pada
General

sebuah
Manager

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

(Manajer

Umum),

baru

tentang mesin fotokopi


dimuat

di dalam

saja membaca

sebuah

iklan

yang baru dipasarkan. lklan itu

majalah

Gatra.

Manajer

Umum

memnerintahkan agar anda menulis surat kepada perusahaan


penjual mesin fotokopi tersebut untuk meminta katalog yang
diberikan secara cuma- cuma. Bagaimana kira-kira surat
yang harus Anda tulis?
Pertama,

yang harus Anda

lakukan

alamat penjual me sin fetokopi.

adalah

menentukan

Ini cukup mudah karena

alamatnya dapat dilihat di dalam majalah yang memuat iklan


dimaksud. Kemudian, Anda tinggal menulis alamat tersebut
pada posisi 'inside address.'

Kedua,

penentuan

pihak

penerima surat. Dalam hal ini yang menjadi penerima surat


adalah perusahaan fotokopi.

Biasanya,

salam pembuka

(greeting/salutation) yang digunakan adalah Dear Sir, (catatan


huruf kapital D, kapital S dan 'koma' setelah Sir).
Langkah

berikutnya

adalah membuat

yang

lakukan
yang

mengeluarkan iklan. supaya ia dapat mengirimkan

sebuah

untuk

Anda. Surat

kepada

Anda
orang

katalog

permohonan

harus

permintaan

itu tidak

perlu

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

bertele-tele,

cukup Anda meminta katalog.

Surat itu hams

singkat, tepat, dan mengena sasaran. Lihat contoh berikut ini.

Company Letterhead
Advertiser's
Address
Date
Dear Sir,
In June issue of a local magazine you advertised a
free catalogue on photocopiers. Would you please send me
a copy of this catalogue as soon as possible.
Thank you for your assistance
Yours faithfully,
Muzailin
Office Manager
Catatan:
1. Sebaiknya nama dan tanggal majalah disebutkan. Hal ini dapat
membantu mencegah atau menghindari kebingungan, karena,

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

bisa,

saja

perusahaan

itu mengiklankan banyak produk di

dalam majalah lainnya. Dengan

meminta

khusus

katalog

mesin fotokopi dapat mempermudah si penerima memahami


pesan/permintaan Anda, Perusahaan yang Anda alamatkan itu
dapat mengirimkan atau membalas permintaan Anda sesuai
dengan yang Anda minta.
2. Penekanan Anda bahwa permintaan tersebut bersifat
mendesak
dapat diungkapkan dengan frase 'as soon as
possible'.
Ingat kembali
bahwa
pimpinan
Anda
menginginkan katalog itu dengan segera, dan mungkin saja
ia tidak mentoleransi Anda apabila terjadi penundaan yang
disebabkan tidak memberi penekanan.
3. Sebenarnya,
kalimat terakhir
' Thank you for your
assistance' boleh ditiadakan. Akan tetapi, perlu dicatat
bahwa kalimat ini menunjukkan penampilan Anda yang
sopan dalam mengakhiri surat, dan kesopanan membantu
memberikan kesan yang baik.
4. Ungkapan 'Yours faithfully' merupakan penutup (ending)
surat Anda.
Catatan huruf kapital Y, huruf kecil f dan
'kama'.
5. Dengan menulis nama dan jabatan Anda di bawah tanda
tangan dapat memperjelas kepada 'siapa' katalog yang
diminta harus dialamatkan

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

Surat

di atas

merupakan

contoh

surat

bisnis

10

yang

sederhana, dan surat ini dapat menjadi model untuk suratsurat bisnis lainnya.Sebenarnya, perbedaan surat-surat bisnis
yang sederhana dengan surat-surat bisnis yang kompleks hanya
bergantung pada panjang atau pendeknya isi surat.
Catatan penting lainnya yang perlu Anda ingat bahwa katakata
atau ungkapan-ungkapan
atau
keteranganketerangan yang tidak perlu harus dihilangkan. Anda hanya
perlu menulis hal-hal yang harus disampaikan, dan jangan
lebih dari itu! Ini merupakan prinsip yang harus Anda ikuti
dalam menulis surat bisnis. Buatlah sebuah surat bisnis
sejelas mungkin, dan langsung ke masalah yang Anda
maksudkan!
Orang bisnis adalah orang sibuk, dan
mereka tidak menghendaki
waktu mereka
terbuang
percuma dengan membaca keterangan- keterangan yang
tidak perlu.

Salam Pembuka atau Sapaan (The Greeting)


Ungkapan

ini

'the salutation'.

kadang-kadang
Dear

juga

Sir, Dear

disebut

Madam,

dengan

Dear

Arifin ... merupakan gaya (sty/e) dasar dari salam pembuka.

Mr.

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

11

Greeting harus diketik disebelah kiri margin, tiga baris


di bawah inside address. Greeting ini harus sesuai dengan titel
si penerima. Apabila Anda telah mengenalnya dengan baik,
atau jabatan

Anda

kira-kira

boleh menggunakan
gunakanlah

Dear

Dear Sir.

saja Dear Sir.

Jika

sejajar
Mr
Anda

...

dengannya,

Anda

Apabila

tidak,

ragu-ragu,

gunakan

Ini merupakan cara mengawali surat yang

baku. Begitu juga surat


yang

ditujukan

kepada

digunakan adalah Dear Mrs

wanita,

greeting

yang

... atau Dear Miss

... atau

Dear Madam. Jangan gunakan Dear Sir or Madam.


Anda ragu

apakah yang dituju pria atau wanita,

Bila

gunakan

ungkapan Dear Sir.


Greeting berikut ini adalah contoh greeting yang digunakan
untuk orang-orang terkemuka dan bergelar.
The Queen
The Prime Minister
A Goverment Minister
A Member Of Parliament
An Admiral
An Army Colonel

Your Majesty
DearPrime Minister
Dear Minister
Dear Sir
Dear Admiral
Dear Colonel

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

Perlu

diketahui

bahwa

adat/kebiasaan

mengalamatkan menteri-menteri
(Government

Ministers)

untuk

pemerintah

dan petinggi-petinggi negara di

berbagai negara bisa berbeda-beda. Sebaiknya,


surat perlu

12

mengetahui

terlebih

digunakan oleh negara setempat.

penulis

dahulu kebiasaan yang


Walaupun demikian, jika

Anda ragu, gunakanlah Sir or Madam.


Bilamana

Anda

menulis

surat

kepada

perusahaan,

sedangkan nama individu yang Anda tuju tidak diketahui,


Anda boleh mengalamatkan

surat

itu

kepada

jabatan

pekerjaannya, misalnya, The Chairman, The Sales Manager,


dll.

Di sini, sapaan yang Anda gunakan adalah Dear Sir.

Bilamana Anda tidak


surat

itu

tahu

kepada

harus dialamatkan,

mengalamatkannya
Sons; Muzailin

'individu

mana'

Anda

boleh

kepada perusahaan (Messrs Yusri &

& Nizam Ltd.). Dalam hal ini Anda boleh

menggunakan sapaan Dear Sirs.


Catatan:

Messrs

(dibaca

untuk mengalamatkan
berbentuk partnership,

mezers)
surat

bukan

berbentuk Limited Companies

hanya

kepada
untuk
(LTD).

digunakan
perusahaan

perusahaan
Juga

yang
jangan

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

gunakan Messrs

13

untuk perusahaan berbentuk partnership

yang nama perusahaannya


diawali dengan artikel the, atau nama orang yang bergelar,
misalnya:
Messrs Sarah & Ormar

benar

tetapi tidak
Messrs The Aceh Barat Company Ltd
Messrs Sir Johnson David & Company

Alinea Pembuka
Contoh surat bisnis sederhana di atas terdiri atas satu
alinea utama dan satu alinea pendek, yakni kalimat terakhir.
Akan tetapi, kalau isi suratnya panjang Anda hams
membaginya ke dalam beberapa alinea yang sesuai.
Biasanya alinea pembuka (opening paragraph) pendek.
Kita sering melihat surat bisnis yang alinea pembukanya
terdiri atas kalimat tunggal.
Alinea
pembuka
mengisyaratkan
subyek surat, dan menentukan sifat dan
nada alinea berikutnya.
Jadi, kita hams memilih alinea
pembuka secara saksama dan teliti sehingga kesan yang baik
sudah tercermin di awal surat.
Dalam semua surat bisnis, sifat alinea pembuka haruslah
tepat sasaran, praktis, sederhana, jelas, dan sesuai dengan

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

14

keadaan. Berikut ini beberapa contoh alinea pembuka yang


lazim digunakan.
Dear Sir,
Thank you for your letter of ... (date) ...
Dear Sir,
Thank you for your letter in reply to ours of ...
(date) ... 'Ours' disini berarti our letter (surat kami)
yang

sudah .dikirimkan sebelumnya kepada orang yang sedang


Anda surati sekarang.
Dear Sir,
In reply your letter of ... (date)... here are the answers to your
questions.
Dear Sir,
Further

to our recent telephone conversation, here is the

additional information I promised.

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

15

Berikut ini ada dua contoh alinea pembuka yang dapat Anda
gunakan apabila menulis surat kepada seseorang untuk
pertama kalinya.
Dear Sir,
I am writing to you about ... Kemudian Anda sebutkan topik
tentang yang Anda maksudkan. Pada alinea kedua baru Anda
mulai menyampaikan atau rincikan secara lebih mendalam topik
tersebut.

Dear Sir,
1 am writing to you to aks for your help. lni penting sekali
apabila Anda menginginkan

seseorang

melakukan

sesuatu

yang khusus buat Anda.


Kadangkala, pimpinan

Anda meminta

Anda membalas

atau menulis surat untuk menyampaikan

informasi tertentu

kepada seseorang.

Contoh

alinea

pembuka

dapat menjadi pedoman atau rujukan bagi Anda.


Dear Sir,

berikut

ini

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

16

Mr. Razali has asked me to reply your letter of ... (date) ...
Dear Sir,
Mr. Zubir has asked me to send you
(katalog, informasi,
sebutkan

daftar

harga,

apa saja yang diminta

sampel,

the following ...


dsb.).

Anda

oleh pimpinan

Anda

untuk disampaikan.
Di

samping

contoh-contoh

masih banyak lagi alinea-alinea


dapat Anda baca

dan pelajari

alinea

pembuka

pembuka
dalam

di atas

lainnya yang

berbagai

literatur,

khususnya di dalam buku-buku Bahasa Inggris Niaga. Perlu


dicatatat bahwa alinea pertama/pembuka

tidak selalu harus

singkat. Kadang-kadang dirasa lebih mudah dan luwes bila


alinea pertama ditulis agak lebih panjang tetapi langsung
berisi subyek masalah.

Penutup
Ada dua penutup (ending) surat bisnis yang sudah baku,
yakni:

Yours faithfully (hurufkapital Y dan hurufkecil f)

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

17

Yours sincerely (huruf kapital Y dan huruf kecil s)


Yours

sincerely

lebih

bersifat

pribadi

dan

lebih

lazim digunakan. Dalam praktik biasanya Yours sincerely


digunakan apabila
dan

greeting

Yours faithfully

surat Anda,

dipakai

apabila

Dear Mr. ... ,


greeting

surat

Anda selain dari greeting di atas.


Di samping itu, ada penutup surat lain yang dapat Anda
gunakan,

tetapi

kedua

penutup

di atas

sudah

cukup

memadai untuk semua surat bisnis. Untuk surat pribadi, tentu


saja Anda boleh memakai penutup apa saja yang lazim bagi
Anda.
Ada beberapa penutup surat yang dianggap

sudah kuno,

dan saat sekarang sudah jarang sekali dipakai, yakni:


Your obedient servant
Your obediently
Yours truly
Penting

diperhatikan

bahwa

penutup dapat mempengarnhi

alinea

pembuka

sikap pembaca.

dan

Janganlah

kita berkesimpulan bahwa sebuah pernyataan pendek tidak

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

mengandung

arti

tingkat kepentingan
panjang pendeknya
ukuran efektivitasnya.

yang

penting.

18

Sebenarnya,

sebuah alinea bukan terletak pada


alinea,

tetapi

lebih

ditentukan

oleh

Jadi, Anda hams mempertimbangkan

dengan baik dan teliti isi suatu pernyataan.


Di

samping

itu,

Anda

juga

dapat

menggunakan

kalimat terakhir surat untuk meminta tindak lanjut, atau


memperkuat masalah yang telah Anda ungkapkan di dalam
badan surat (body of letter). Berikut beberapa contoh kalimat
penutup (concluding sentences).
I look forward to hearing from you again shortly.
Yours faithfully,
I await your reply with interest
Yours faithfully,
Please let me have your
points as soon as possible.
Yours faithfully,

reaction

to the above

I trust all your questions are now fully answered


Yours faithfully,

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

19

Ada sisipan lain di dalam surat bisnis yang sering kita


lihat, yakni inisial P.S. di bawah tanda tangan.

Inisial P.S.

adalah singkatan dari Post Script. P.S. diketik di sebelah kiri


margin surat. Pesannya dimulai pada baris yang sarna. P.S.
digunakan untuk
surat.

memberikan

informasi

tambahan

pada

Akan tetapi, sebaiknya tidak perlu Anda gunakan P.S.

di dalam surat bisnis.


tertinggal

Jika memang ada informasi yang

atau informasi tambahan yang hendak Anda

sampaikan, sebaiknya Anda tulis kembali dalam badan surat


sehingga
sampaikan

semua

pesan atau

tercakup

hal

yang

hendak

di dalam badan surat.

Anda

Walaupun

demikian, kita sering juga melihat P.S. digunakan dalam


surat-surat

penjualan

(sales

letter). Biasanya,

ini

dilakukan apabila penulis ingin memberikan


penekanan

pada

penulis hendak
kepada

hal-hal

tertentu.

menyampaikan

Kedua,
pesan-pesan

apabila
pribadi

si penerima dengan tulisan tangan, tidak diketik.

Ini dilakukan jika si penulis sudah mengenal dengan baik si


penerima surat. Untuk surat bisnis biasa, sebaiknya tidak
menggunakan inisial P.S.

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

20

Menandatangani Surat
Setiap

surat

bisnis

hams

ditandatangani,

dan

nama

pengirim surat hams diketik di bawah tandatangan, misalnya:


Yours faithfully,

Iskandar Zulkarnain
Advertising Manager
Kadangkala, Anda diminta untuk menandatangani
atas nama

orang

lain.

adalah menandatangani
hurufp.p.

di samping

Cara yang

lazim

surat

digunakan

nama Anda sendiri dan sisipkan


sebelah

kiri

nama

diketik di dalam surat, contohnya:


Yours faithfully,

p.p. WUdan
Selection Coordinator

yang

21

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

p.p. (singkatan dati per procurationem) menunjukkan bahwa


Anda menandatangani surat atas nama orang lain, dalam hal ini
Pak Wildan.

Penutup lainnya
Sebagian perusahaan mempunyai gaya (sty/e) tersendiri yang
sudah baku dalam menutup sebuah surat bisnis.
perusahaan
menggunakan

Anda

memilikinya,

gaya itu.

sebaiknya

Anda

Jika
tetap

Berikut ini beberapa contoh gaya

penutup surat tersendiri.


Yours faithfully,
CITRA AGUNG UTAMA LTD.
H. JODiYoesoef
President Director
For and on behalf of
CITRA AGUNG UTAMA LTD.
Yours faithfully,

B. Yuia
GeDenl MaDager

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

Jika

perusahaan

Anda

tidak

tertentu, gunakanlah gaya penutup


Youn faithfully atau
keterangan

gaya

yang disarankan

YDUn sincerely

seperti

sesuai

dengan

di atas. Selanjutnya, banyak wariita menambah

Mn atau Miss dalarn tanda


bilamana

mempunyai

22

kurung

setelah

namanya

mereka

menandatangani

surat bisnis.

Penambahan

ini merupakan

hal yang baik karena dapat menunjukkan identitasnya secara


jelas. Penambahan

ini bermanfaat

bagi si penerima

surat

dalam menyapa wanita tersebut ketika menjawab suratnya,


misalnya:
Yours faithfully,

s. Pamela (Miss)
Executive Secretary

LATIHAN 1
Anggaplah Anda bekerja pada perusahaan PT. Cita Agung
Utama sebagai Assistant General Manager. Anda melihat
sebuah buku berjudul Personnel Management, karya Dereck
Torington, yang diiklankan di dalam majalah Gadis,

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

23

edisi April. Menurut iklan ini jika Anda ingin membeli


buku itu, silakan menghubungi atau menyurati toko buku
berikut:
Penerbit SaRici
Jalan Rawasakti Timur No. 1
Banda Aceh
Harga buku tersebut Rp. 150.000 ditambah Rp. 5000.untuk biaya paket dan ongkos kirim.

Tugas Anda:
Coba Anda buat sebuah surat yang dialamatkan kepada
alamat tersebut di atas untuk memesan buku dimaksud.
Anda harns mencantumkan alamat perusahaan Anda, PT.
Citra Agung Utama, dan jangan lupa, surat itu harns
rapi, dan teliti, mencakup semua informasi yang diperlukan.

Selamat bekerja

SURAT

BISNIS YANG LEBIH

PANJANG

(KOMPLEKS)
Kebanyakan surat bisnis yang sering kita lihat lebih
panjang dari contoh yang telah disajikan sebelumnya. Ada

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

24

kalanya, Anda dituntut mencantumkan informasi yang lebih


banyak di dalam surat. Sebenarya, membangun sebuah surat
yang lebih panjang tidaklah begitu sukar, Anda hanya
menambah alineanya saja. Setiap alinea hanya berisi satu
ide, sehingga tidak membuat bingung baik si pembaca
maupun Anda sendiri. Berikut ini sebuah contoh surat
yang lebih panjang dan dialamatkan kepada toko perabot.
Dear Sir,
In the past I have bought many articles of forniture
from your shop. I have always found them of good
quality, but I am now sorry to tell you that I have a
complaint.
Three months ago I bought one of your Acehnese-Style
chairs made by Mutiara Jaya, Ltd. The back of this
chair came loose last week, and looks as though it was
never properly fixed at the factory.
Could you please arrange for the chair
collected and mended as soon as possible?

Yours faithfully,
Catatan:

to be

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

1. Walaupun

surat

im

berisikan

keluhan,

25

tetapi

nadanya tidak kasar. Hal yang diungkapkan oleh si penulis


merupakan fakta, dan tidak berlebih- lebihan.
2. Alinea pembuka (perhatikan lebih pamang dari contoh
surat

bisnis

sederhana

pada

bagian

pertama)

mengisyaratkan kepada pembaca bahwa surat itu berasal


dari

seorang pelanggan yang baik, tetapi kurang puas

dengan produk yang ia beli. Ini merupakan

pembukaan

yang baik untuk mengembangkan badan utama surat.


3. Alinea tengah (kedua) menjelaskan keluhan yang bersifat
khusus.

Cara pengungkapannya jelas dan tepat, tidak

bertele-tele.
4. Alinea
terkhir

(ketiga)

penulis dengan sopan

menjelaskan kepada pemilik toko perabot tindakan yang


diharapkan oleh si pelanggan. Pemyataannya juga jelas
dan tepat, tidak bertele-tele.

Secara keseluruhan, surat di atas merupakan contoh surat yang


baik dan tepat sasaran.

Penerima surat sudah seharusnya

melayani keluhan pelanggan dengan segera dan berusaha


untuk

rnernberikan

kepuasan

dengan baik. Bagairnanapun,

kepada

pelanggan

pelanggannya

rnerupakan orang

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

26

penting. Apa pun resikonya, kita harus berusaha rnernbuat


pelanggan senang dan puas.

Dengan dernikian, pelanggan

senantiasa terus rnelakukan

hubungan

bisnis dengan

perusahaan kita.
Berdasarkan
akan rnarnpu
serinci

konsep

dan

rnernbuat

pnnsip
surat

yang Anda inginkan.

surat

bisnis

di atas

Anda

sepanjang

dan

Untuk lebih rnernperhalus

prinsip tersebut, sebaiknya setiap ide utama diberikan nornor


1,2,3

dst., atau a, b, c.

Teknik

ini rnernudahkan Anda

rnenulis surat dan rnudah pula dipaharni oleh si penerirna.


Untuk

rnenggarnbarkan

teknik

penornoran

ini dan

rnelihat betapa pentingnya alinea di dalarn surat, berikut ini


disajikan dua buah contoh

surat.

Sebenamya,

kedua

surat ini sarna. Bedanya, surat pertarna terdiri dari satu alinea
yang rnencakup sernua ide surat, sedangkan surat kedua setiap
ide utarnanya dipisahkan di dalarn beberapa alinea,
Contoh

surat berikut

Pelayanan Konsurnen
photocopy kepada
rnenjelaskan tentang

ini berasal
sebuah

seorang

dari Kepala

perusahaan
pelanggan.

penjual
lsi

Bagian
rnesin

surat

ini

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

kualitas cetak mesin photocopy

27

yang dimiliki atau dibeli

oleh pelanggannya beberapa waktu yang lalu. Coba

Anda

perhatikan dan pelajari kedua surat ini dengan saksama!


Surat Pertama
Dear Sir,
Following my visit to your print room yesterday, I am reporting
the cause of the problem to you as you requested. I was most
disturbed to hear your comments about the quality of printing that
you are obtaining from our photocopy machine. I agree with you
that it should be much better than it has been recently.
After
examining the machine carefully I traced the trouble to the ink
being used by the operator.
This was a lower grade than
recommended and was the direct cause of the poor quality printing.
May I therefore, draw your attention to the following points? It is
important to use the quality of ink recommended
by the
manufacturers
for
each machine.
Cheaper inks are usually
unsuitable.
In the long run they often prove
to be more
expensive, because they cause a waste of paper, operator's
time, and give a poorer result. It is advisable to buy all your
supplies from one source.
This makes the tracing of faults
easier. Otherwise we find that different manufacturers
blame
each other. For instance, the ink manufacturer can blame the paper
supplier and the paper supplier can blame the machine.
In
addition to making the machine, my company also makes a full
range of printing supplies. We can supply you with the right grade
of ink, paper
and other materials for
each of our
machines.Consequently,
I have asked my colleague in the
sales department to contact you.
You will be hearingfrom
him
shortly. During my visit I cleaned out the machine that had been
causing the trouble, and put the correct grade of ink. I also left a
small supply of the correct ink with your operator. Before I left
the machine was running perfectly and giving good quality prints.
You should have no further problems with this machine if you
follow
my recommendations.
I hope everything
is
nowsatisfactory.
Yours faithfully,

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

28

Surat Kedua
Dear Sir,
Following my visit to your print room yesterday, I am reporting the cause
of the problem to you as you requested.
I was most disturbed to hear your comments about the quality of
printing that you are obtaining from our photocopy machine. I agree with
you that it should be much better than it has been recently.
After examining the machine carefully I traced the trouble to the ink
being used by the operator. This was a lower grade than recommended
and was the direct cause of the poor quality printing. May I therefore,
draw your attention to the following points?
1.
2.
3.

4.

It is important to use the quality of ink recommended by the


manufacturers for each machine.
Cheaper inks are usually unsuitable. In the long run they often prove to
be more expensive, because they. cause a waste of paper, operator's
time, and give a poorer result.
It is advisable to buy all your supplies from one source. This makes
the tracing offaults
easier.
Otherwise
wefind
that different
manufacturers blame each other. For instance, the ink manufacturer
can blame the paper supplier and the paper supplier can blame the
machine.
In addition to making the machine, my company also makes a full
range of printing supplies. We can supply you with the right grade
of ink, paper and other materials for each of our machines.
Consequently, I have asked my colleague in the sales department to
contact you. You will be hearingfrom him shortly.

During my visit I cleaned out the machine that had been causing the trouble,
and put the correct grade of ink. I also left a small supply of the correct ink
with your operator.
Before I left the machine was running perfectly
and giving good quality prints.
You should have no further problems
with this machine ifyoufollow my recommendations.
I hope everything is now satisfactory.
Yours faithfully,,

Nizamuddin
Chief Service Engineer

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

29

dituju. Kemudian kirimkan dalam amp lop yang terpisah,


dan ke alamat yang sesuai.

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

Contoh

surat

kedua

alinea pendek.
setiap

menunjukkan

Alinea-alinea

pentingnya
tnt

30

alinea-

memperjelas

ide. Penggabungan beberapa ide yang berbeda ke

dalam satu atau dua alinea yang panjang merupakan suatu


kekeliruan.

Lihat contoh surat pertama.

Diharapkan

Anda

serupa. Gunakan

tidak

cara

yang

mengandung satu ide saja.

melakukan
kedua,

yaitu

kesalahan
tiap

alinea

Ini dapat membuat surat Anda

lebih menarik dan mudah dipahami.


Bila

Anda

hendak

menulis

tentang hal yang berbeda,

surat

kepada

perusahaan

buat masing-masing

surat

dengan subyek atau perihal yang berbeda secara terpisah.


Jangan Anda mencoba

menggabungkan

semua hal yang

berbeda di dalam satu surat yang panjang. Misalnya, Anda


perlu membuat surat kepada
laporan

keuangan,

bagian

dan kepada

keuangan
bagian

mengenai
transportasi

mengenai pengiriman barang, dan kepada bagian penjualan


mengenai pesanan barang.

Anda dapat membayangkan

betapa panjang dan rumitnya


tulis dalam satu surat.

surat tersebut bila saja Anda

Oleh karena itu, buatlah masing-

Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks

masing

31

surat dengan subyek atau perihal yang berbeda

sesuai dengan keperluan dan alamat yang hendak


LATIHAN 2
Surat berikut ini mengandung

beberapa

ide yang tidak

dipisahkan ke dalam beberapa alinea yang sesuai sehingga


kelihatannya tidak profesional.
tersebut

dengan

beberapa alinea.

Coba Anda tulis kembali surat

memisahkan
Buatlah

surat

ide-idenya
ini sehingga

ke

dalam

kelihatan

rapi dan profesional.


To:

Afr. A.E. Benn, Team Leader. DL\1 Consortium.


Canadian Consulting Engineers
Jalan Mata Ie. No. I Banda Aceh

From: Mr. Robin, Sales Manager


Bima Utama & Co.Ltd ..
Lin. P. Polem No. 10, Banda Aceh
Date:

25 November 1997

REFERENCE WPQiB3

I refer to our recent meeting in which we discussed the complaint which


you made about the poor condition of the cooling system which my firm
recently installed in your office, I have reponed this to my head office and
am pleased to be able to let you know that our service department will be
visiting you on Wednesday 2tt' November 1997 at 9:00 hours, to make a
full investigation.
May 1apologize for the inconvenience you have
obviously suffered as a result of the faulty cooling system? Our service is
second to none and we pride ourselves on the quality of our materials.
However. things can occasionally go wrong and we hope that you will
allow us to remedy the fault completely under the terms of your guarantee.
I shall call round to see if there is any further help that I can give you and
look forward to seeing you. In the mean time. ma:v I thank you for your
patience and assure you that the problem will soon be dealt with
to your satisfaction.