BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Institusi

Tinjaun institusi berisikan sejarah dan struktur organisasi dan fungsinya.
Institusi yang menjadi objek observasi penulis adalah SMP YPI Al Huda
Tasikmalaya. SMP YPI Al Huda merupakan salah satu SMP Swasta yang terdapat di
Kota Tasikmalaya.
3.1.1. Sejarah Institusi
SMP YPI Al-Huda Peundeuy Tasikmalaya merupakan salah satu institusi
pendidikan sekolah tingkat menengah pertama yang didirikan pada tanggal 19 Januari
1975 oleh Drs. Muhammad Yahya Hasyim. Waktu itu beliau adalah Kepala SMP YPI
Al-Huda Peundeuy Tasikmalaya yang pertama dan Wakilnya adalah Drs. Iskandar
Yahya.
Sekolah tersebut terletak di Jalan Situ Gede, Kampung Peundeuy, Desa
Linggajaya Kecamatan Mangkubumi, Kodya Tasikmalaya, Jawa Barat. Keberadaanya
cukup jauh dari pusat keramaian, seperti terminal dan pasar. Sebagai institusi
pendidikan formal, sekolah tersebut ditunjang oleh sarana dan fasilitas yang cukup
kumplit dengan keseluruhan bangunan dikelilingi oleh pagar pembatas yang
permanen.

Perkembangan SMP YPI Al-Huda sejak masa pendiriannya hingga sekarang

cukup pesat, perlengkapan sarana prasarananyapun semakin lengkap sehingga jumlah
siswa SMP YPI Al-Huda kini mulai meningkat. tiap tahun ajaran baru, jumlah calon
siswa yang mendaftar sebanyak 70 hingga 80 orang. meskipun letak SMP YPI AlHuda diapit oleh dua SMP Negeri, tetapi SMP YPI Al-Huda sudah mulai dapat
bersaing.
3.1.2. Stuktur Organisasi dan Fungsi
KEPALA SEKOLAH

WAKASEK
KESISWAAN

WAKASEK
KURIKULUM

TATA USAHA

UNIT-UNIT

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

Sumber : SMP YPI Al Huda (2015)

Gambar III.1.
Struktur Organisasi SMP YPI Al Huda

Uraian tugas dari struktur organisasi SMP YPI Al Huda sebagai berikut:
1.

Kepala Sekolah mempunyai tugas:

Menyusun perencanaan, mengorganisasikan kegiatan, mengarahkan atau
mengendalikan
pengawasan,

kegiatan,
menentukan

mengkoordinasikan
kebijaksanaan,

kegiatan,

mengadakan

melaksanakan

rapat

mengambil

keputusan, mengatur proses belajar mengajar, dan mengatur administrasi

Ketatausahaan, Kesiswaan, Ketenagaan, Sarana prasarana, Keuangan.
2.

Wakasek Kurikulum mempunyai tugas:

Menyusun dan menjabarkan Kalender Pendidikan, menyusun Pembagian Tugas
Guru dan Jadwal Pelajaran, mengatur pelaksanaan program perbaikan dan
pengayaanMengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar, mengatur
Pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran, mengatur Mutasi Siswa,
melaksanakan supervisi administrasi dan akademis dan menyusun Laporan.

3.

Wakasek Kesiswaan mempunyai tugas:

Mengatur pelaksanaan Bimbingan Konseling, mengatur dan mengkoordinasikan
pelaksanaan 7K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan,
Kesehatan dan Kerindangan), mengatur dan membina program kegiatan OSIS
meliputi: Kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah
Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli Keamanan Sekolah
(PKS) Paskibra, mengatur pelaksanaan Kurikuler dan Ekstra Kurikuler,
menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah,
menyelenggarakan Cerdas Cermat, Olah Raga Prestasi, menyeleksi calon untuk
diusulkan mendapat beasiswa.

4.

Kepala Pustakawan Sekolah mempunyai tugas:

Perencanaan pengadaan buku/bahan pustaka/media elektronik, pengurusan
pelayanan

perpustakaan,

perencanaan

pengembangan

perpustakaan,

pemeliharaan dan perbaikan buku-buku/bahan pustaka/media elektronika,

iventarisasi dan pengadministrasian buku-buku/bahan pustaka/media elektronika,
melakukan layanan bagi siswa, guru dan tenaga kependidikan lainnya, serta
masyarakat, penyimpanan buku perpustakaan/media elektronika, menyusun Tata
tertib perpustakaan, menyusun Laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan
secara berkala.
5.

Laboran
Perencanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium, menyusun jadwal dan tata
tertib penggunaan laboratorium, mengatur penyimpanan, pemeliharaan, dan
perbaikan alat-alat laboratorium, membuat dan menyusun daftar alat-alat
laboratorium, inventarisasi dan pengadministrasian alat-alat laboratorium,
menyusun laporan pelaksanaan kegiatan laboratorium secara berkala.

6.

Humas mempunyai tugas:

Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan dewan sekolah,
membina hubungan antara sekolah dengan wali murid, membina pengembangan
antar sekolah dengan lembaga pemerintah, dunia usaha, dan lembaga sosial
lainnya, membuat dan menyusun program semua kebutuhan sekolah, melakukan
koordinasi dengan semua staf dan bertanggung jawab untuk mewujudkan 9 K,
dan menyusun laporan secara berkala.

7.

Staff Tata Usaha mempunyai tugas:

Penyusunan program kerja tata usaha sekolah, pengelolaan dan pengarsipan

surat-surat masuk dan keluar, pengurusan dan pelaksanaan administrasi sekolah,
pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah, penyusunan
administrasi sekolah meliputi kurikulum, kesiswaan dan ketenagaan, penyusunan
dan penyajian data/statistik sekolah secara keseluruhan, Mengkoordinasikan dan
melaksanakan 9 K, dan penyusunan laporan pelaksanaan secara berkala
8.

Guru Mata Pelajaran mempunyai tugas:

Membuat Perangkat Pembelajaran, melaksanakan kegiatan pembelajaran,
melaksanakan kegiatan Penilaian Proses Belajar, Ulangan Harian, Ulangan
Umum, Ujian Akhir, melaksanakan analisis hasil ulangan harian, menyusun dan
melaksanakan program perbaikan dan pengayaan, mengisi daftar nilai siswa,
melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan) kepada guru
lain dalam proses kegiatan belajar mengajar.

9.

Wali Kelas mempunyai tugas:

Pengelolaan kelas, penyelenggaraan administrasi kelas meliputi : Denah tempat
duduk siswa, Papan absensi siswa, Daftar pelajaran kelas, Daftar piket
kelas,Buku absensi siswa, Buku kegiatan pembelajaran/buku kelas, Tata tertib
siswa, pembuatan statistik bulanan siswa, pengisian daftar kumpulan nilai
(legger), pembuatan catatan khusus tentang siswa, pencatatan mutasi siswa,
pengisian buku laporan penilaian hasil belajar, dan pembagian buku laporan hasil
belajar.

3.2. Analisa Kebutuhan

Kebutuhan akan sebuah sistem informasi perpustakaan pada saat ini menjadi
optional yang patut dipertimbangkan karena dengan adanya sistem informasi
perpustakaan maka:
1.

Perhitungan denda menjadi lebih efektif karena perhitungan menggunakan

komputer yang mempunyai keakuratan yang tinggi.

2.

Pengelolaan data transaksi peminjaman dan pengembalian menjadi lebih aman

karena data transaksi bisa di back-up.

3.3.

Perancangan Perangkat Lunak

3.3.1. Rancangan Antar Muka

1.

Rancangan Antar Muka Home

Gambar III.2. Halaman Utama

2.

Rancangan Antar Muka Tambah Data Petugas

Gambar III.3. Rancangan Halaman Tambah Data Petugas

3.

Rancangan Antar Muka Tambah Data Anggota

Gambar III.4. Rancangan Halaman Tambah Data Anggota

4.

Rancangan Antar Muka Tambah Data Penerbit

Gambar III.5. Rancangan Halaman Tambah Data Penerbit

5.

Rancangan Antar Muka Data Jenis Buku

Gambar III.6. Rancangan Halaman Tambah Data Jenis Buku

6.

Rancangan Antar Muka Tambah Data Buku

Gambar III.7. Rancangan Halaman Tambah Data Buku

7.

Rancangan Antar Muka Data Peminjaman

Gambar III.8. Rancangan Halaman Data Peminjaman

8.

Rancangan Antar Muka Data Pengembalian

Gambar III.9. Rancangan Halaman Data Pengembalian

3.3.2. Perancangan Basis Data

A. Entity Relationship Diagram

Gambar III.10. Entity Relationship Diagram

B. Logical Relational Structure(LRS)

Gambar III.11. Logical Relational Structure

C. Spesifikasi File
1.

Spesifikasi File Petugas

Nama Database : perpustakaan
Nama File

: Petugas

Akronim

: petugas.frm

Fungsi

: untuk menyimpan data petugas perpustakaan

Tipe File

: File Master

Organisasi File

: Indexed sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang record

: 143

Kunci Field

: id_petugas

Software

: Mysql
Tabel III.1.
Spesifikasi File Petugas

No
1
2
3
4
5
6
7
2.

Elemen Data
ID Petugas
Nama Lengkap
Alamat Petugas
Telepon petugas
Nama petugas
Kata sandi
Level Petugas

Nama Field
id_petugas
nama_lengkap
Text
telepon_petugas
nama_petugas
Password
level_petugas

Tipe
Int
Varchar
Date
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar

Size
11
64

Keterangan
Primary Key

12
12
32
12

Spesifikasi File Anggota

Nama Database : perpustakaan
Nama File

: Anggota

Akronim

: anggota.frm

Fungsi

: untuk menyimpan data anggota perpustakaan

Tipe File

: File Master

Organisasi File

: Indexed sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang record

: 87

Kunci Field

: kode_anggota

Software

: Mysql

Tabel III.2.
Spesifikasi File Anggota
No
1
2
3
4
5
6
3.

Elemen Data
Kode Anggota
Nama Anggota
Alamat Anggota
Telepon Anggota
Tanggal daftar
Tanggal expired

Nama Field
kode_anggota
nama_anggota
Alamat
telepon_anggota
tgl_daftar
tgl_expired

Tipe
Int
Varchar
Text
Varchar
Date
Date

Size
11
64

Keterangan
Primary Key

12

Spesifikasi File Penerbit

Nama Database : perpustakaan
Nama File

: Penerbit

Akronim

: penerbit.frm

Fungsi

: untuk menyimpan data penerbit

Tipe File

: File Master

Organisasi File

: Indexed sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang record

: 36

Kunci Field

: kode_penerbit

Software

: Mysql

Tabel III.3.
Spesifikasi File Penerbit
No
Elemen Data
1
Kode Penerbit
2
Nama Penerbit

Nama Field
Tipe
Kode_penerbit Int
Nama_penerbit Varchar

Size
4
32

Keterangan
Primary Key

4.

Spesifikasi File Jenis Buku

Nama Database : perpustakaan
Nama File

: Jenis Buku

Akronim

: jenis_buku.frm

Fungsi

: untuk menyimpan data jenis buku

Tipe File

: File Master

Organisasi File

: Indexed sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang record

: 18

Kunci Field

: no_jenis_buku

Software

: Mysql
Tabel III.4.
Spesifikasi File Jenis Buku

No
1
2
3
5.

Elemen Data
Nama Field
No Jenis Buku
no_jenis_buku
Jenis Buku
jenis_buku
Rak
Rak
Spesifikasi File Buku

Tipe
Int
Varchar
Int

Size
3
12
3

Keterangan
Primary Key

Nama Database : perpustakaan

Nama File

: Buku

Akronim

: buku.frm

Fungsi

: untuk menyimpan data buku-buku perpustakaan

Tipe File

: File Master

Organisasi File

: Indexed sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang record

: 140

Kunci Field

: kode_buku

Software

: Mysql
Tabel III.5.
Spesifikasi File Buku

No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
6.

Elemen Data
Kode Buku
No Urut
Judul Buku
Isbn
Pengarang
Kode Penerbit
Tahun Terbit
Persediaan
No Jenis Buku

Nama Field
kode_buku
no_urut
judul_buku
Isbn
Pengarang
kode_penerbit
tahun_terbit
Persediaan
no_jenis_buku

Tipe
Varchar
Int
Varchar
Varchar
Varchar
Int
Int
Int
Int

Size
12
3
64
16
32
4
4
2
3

Keterangan
Primary Key

Spesifikasi File Peminjaman

Nama Database : perpustakaan
Nama File

: Peminjaman

Akronim

: peminjaman.frm

Fungsi

: untuk menyimpan data peminjaman buku oleh anggota

Tipe File

: File Master

Organisasi File

: Indexed sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang record

: 34

Kunci Field

: id_pinjam

Software

: Mysql

Tabel III.6.
Spesifikasi File Peminjaman
No
1
2
3
4
5
6
7.

Elemen Data
Id Pinjam
Tanggal Pinjam
Tanggal Kembali
Total Pinjam
Kode Anggota
Id Petugas

Nama Field
id_pinjam
tgl_pinjam
tgl_kembali
total_pinjam
kode_anggota
id_petugas

Tipe
Varchar
Date
Date
Double
Int
Int

Size
12

Keterangan
Primary Key

11
11

Spesifikasi File Detail Peminjaman

Nama Database : perpustakaan
Nama File

: Detail Peminjaman

Akronim

: detail_peminjaman.frm

Fungsi

: untuk menyimpan data peminjaman secara lebih detail

Organisasi File

: Indexed sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang record

: 26

Software

: Mysql

Tabel III.7.
Spesifikasi File Detail Peminjaman

No
Elemen Data
1
Id Pinjam
2
Kode Buku
3
Jumlah Pinjam
8.

Nama Field
Tipe
id_pinjam
Varchar
kode_buku
Varchar
jumlah_pinjam Int

Size
12
12
2

Keterangan

Spesifikasi File Pengembalian

Database

: perpustakaan

Nama File

: Pengembalian

Akronim

: pengembalian.frm

Fungsi

: untuk menyimpan data pengembalian buku oleh anggota

Tipe File

: File Master

Organisasi File

: Indexed sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang record

: 46

Kunci Field

: id_kembali

Software

: Mysql

Tabel III.8.
Spesifikasi File Pengembalian
No
1
2
3
4
5
6
7

Elemen Data
Id Kembali
Tanggal Kembali
Aktual Kembali
Total Denda
Id Pinjam
Kode Anggota
Id Petugas

Nama Field
id_kembali
tgl_kembali
aktual_kembali
total_denda
id_pinjam
kode_anggota
id_petugas

Tipe
Varchar
Date
Date
Double
Varchar
Int
Int

Size
12

12
11
11

Keterangan
Primary Key