16. Bl auditor deberd realizar un check list del cumplimiento del Manual de Auditoria para cada proyecto, garantizindose de esta forma el cumplimiento de cada uno de los puntos seffalados y el mismo se documentard en la carpeta de Administracién. 17. Una vez que se tiene documentado todo el trabajo y el mismo se ha concluido, el proyecto se finaliza en el Team Mate. 7. Hallazgos, Observaciones y Recomendaciones La forma de documentar hallazgos u observaciones, seré mediante la creacién de incidencias en el Team Mate, estas incidencias deben estar sustentadas debidamente en los papeles de trabajo y deben contener toda la informacién solicitada en el mismo y los responsables y contactos deben ser tinicamente los responsables directos indirectos, los colaboradores solicitados por la Direecién que coresponde y la Direccién que corresponde. a. Definiciones Hallazgo Se denomina hallazgo de auditoria al resultado de Ia comparacién que se realiza entre un criterio y la situacién actual observada durante el examen a un Area, actividad u operacién. Es toda informacién que a juicio del auditor le permite identificar hechos 0 circunstancias importantes que inciden en la gestién de la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe, dado que representan debilidades graves sobre 1a aplicacién de las Politicas Corporativas o faltas en controles internos. Observacién La observacién es una situacién determinada en Ia realizacién de una auditoria, que no necesariamente representa debilidades graves sobre la aplicacién de las Politicas Corporativas © faltas en controles internos, de procesos operacionales 0 administrativos que se ofrecen para la consideracién de la Administracién. Consecuentemente es de menos relevancia que un hallazgo. Recomendacién La recomendacién constituye la(s)_medida(s) emitida(s) por el auditor a la administracién para la superacién del(os) hallazgo(s) u observacién(es) identificada(s). Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer la adopcién de medidas correctivas y estar encaminadas a superar la condicién, las causas y los efectos de los problemas identificados. La recomendacién debe ser puntual para solucionar la causa que provoca la situacién observada, por lo que no se deben emitir recomendaciones de tipo general, en las que no se da una definicién precisa a la administracién para corregir el problema detectadoPara efectos pricticos y teniendo en cuenta lo que significa la observacién y la recomendacién de auditoria, nos concentraremos en el desarrollo del concepto de hallazgo, dado lo que representa en los informes de auditoria, Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoria son: © Debe ser significativo. © Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo. © Debe ser objetivo. © Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditoria, b. Factores que afectan el desarrollo de hallazgos Al definir que una deteccién se transformara en un hallazgo de auditoria, debe tenerse en cuenta lo siguiente: © Estar referidos a asuntos significativos y que incluyen inform: competente relacionada con la evaluacién efectuada a la gestién de la er asi como tespecto del uso de los recursos, en términos de efectividad, eficiencia y economi © Incluir la informacién necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su comprensién © Estar referidos a cualquier situacién deficiente que se determine como relevante para la aplicacién de procedimientos de auditori c. _ Elementos del Hallazgo de Auditoria Los elementos del hallazgo de auditoria son: © Condicién © Criterio © Efecto © Causa Condicién Comprende la situacién actual encontrada por el auditor al examinar un érea, actividad u transaceién. La condicién, entendida como lo que es, refleja la manera en que el criterio est siendo logrado. Es importante que la condicién haga referencia directa al criterio, en vista que ‘su propésito es describir el comportamiento de Ia entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios. La condicién puede adoptar tres formas: © Los criterios no vienen logréndose en forma satisfactoria; © Los criterios no se logran; © Los criterios se estén logrando parcialmente.Las pruebas de auditoria deben ser suficientes como para evidenciar si es probable que la ‘"condicién' vuelva a ocurtir. En tal caso, el auditor debe recomendar que el propio auditado adopte las acciones correctivas correspondientes para establecer la dimensién total de la deficiencia; después de lo cual la labor de auditoria consistird en verificar en forma sucesiva si los esfuerzos desarrollados han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma apropiada. Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia especifica, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza, magnitud o riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe de auditorfa. Una condicién negativa detectada en un dad, que recién inicia sus operaciones, puede no estar muy difundida, sin embargo, podria tener implicaciones mayores si no se corrige oportunamente. Criterio ‘Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicién (Véase Fase de Planeamiento de Ja Auditoria). Es también la meta que la Unidad 0 Dependencia est tratando de alcanzar 0 representa la unidad de medida que permite la evaluacién de la condicidn actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma de cardcter legal-operativo o de control que regula el accionar del Auditado. El programa de auditoria debe seffalar los criterios que se van a utilizar. El auditor tiene la responsabilidad de seleccionar criterios que sean razonables, factibles y aplicables a las cuestiones sometidas a examen. Si alguno de los criterios fijados durante la fase de planeamiento ha sido reformulado, el auditor debe efectuar las coordinaciones del caso con la administracién de la entidad, antes de utilizarlo en el examen, En ciertos casos, el criterio puede no estar disponible y debe ser desarrollado por el auditor. Por ello, en ausencia de normas u otros criterios efectivos con que evaluar y comparar la condicién, el auditor puede considerar aspectos como efectuar, andlisis comparativo, uso de estadisticas 0 normas técnicas apropiadas; u opinién de expertos independientes. Comparacién de la condicién con el criterio La mayoria de hallazgos de auditoria son originados como resultado de la comparacién de la Condicién y el Critetio. Cuando el auditor identifica una diferencia entre los dos, ha dado el primer paso para el desarrollo de un hallazgo. Un hallazgo especifico denota la existencia de un problema y, resulta ser necesario para convencer al funcionario de la entidad auditada sobre la necesidad de adoptar una accién correctiva. El hecho de que no exista alguna diferencia entre "lo que es" y "lo que debe ser", muestra la presencia de un hallazgo positivo, en especial, cuando se evalia e informa en torno a la eficacia de un programa o actividad,Efecto Constituye el resultado adverso o potencial de la condicién encontrada. Generalmente, representa la pérdida en términos monetarios originada por el incumplimiento en el logro de la meta. La identificacién del efecto es un factor importante al auditor, por cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar una accién correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Cuando sea posible, e] auditor debe incluir en cada observacién, su efecto cuantificado en dinero u otra unidad de medida. El efecto puede tener dos significados que guardan relacién con los objetivos de Ia auditoria, los que se describen seguidamente: Relacién Efecto y Objetivos de la Auditoria ide Tas] Cuando los objetivos de Ia auditoria incluyen la] El efecto mi identificacién de las consecuencias reales de una condicién _| consecuencias Cuando los objetivos de la auditoria comprenden 1a | El efecto mide el impacto en estimacién del impacto provocado en los beneficiarios de la | la poblacién objetivo [Unidad Dependencia auditada. Los efectos pueden tener las siguientes caracterfsticas: Uso antieconémico o ineficiente de los recursos humanos, materiales 0 financieros, Pérdida de ingresos potenciales Transgresién de la normativa aplicable a la entidad Gastos indebidos Control deficiente de actividades o recursos Informes financieros inexactos 0 sin significacién Cuando el informe del auditor no incluye informacién sobre el efecto potencial del hallazgo, el auditado puede concluir que la aparente falta de preocupacin del auditor, determina que el hallazgo no sea realmente importante. Si el efecto del hallazgo es insignificante, el auditor no debe incluirlo en su informe. Causa Representa la razén basica (o las razones) por la cual ocurrié la condicién o también el motivo del incumplimiento del critetio o norma. La simple expresién en el informe de que el problema existe, porque alguien no cumplié apropiadamente con las normas, es insuficiente para convencer al usuario del informe. Su identificacién requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendacién constructiva que prevenga la recurrencia de la condicién.Puesto que pueden surgir problemas debido a una serie de factores, la recomendacién seré més persuasiva si el auditor puede demostrar y explicar con evidencia y razonamiento, la conexién entre los problemas y el factor o factores identificados como causa, En algunos casos, puede ser necesario que el auditor explique la forma en que aisl6 la causa 0 causas de otros factores posibles; esto no es un requisito para demostrar la existencia de una relacién causal, sino una condicién para que los argumentos planteados resulten razonables y convincentes. Dentro de las causas posibles identificadas pueden detallarse las siguientes: Inadecuada segregacién de funciones. Normas internas inadecuadas, inexistentes u obsoletas. Incumplimiento de normas y politicas corporativas, Carencia de personal o de recursos financieros o materiales. Indicios de irregularidades Insuficiente capacitacién de personal clav Falta de conocimiento de las normas Negligencia o descuido en el desarrollo de tareas. Insuficiente supervisién del trabajo. Ejemplos de hallazgos en los que se incorporan lo elementos que hemos comentado: Ejemplo N° Condicién: La Gerencia de Compras ha adquirido bienes durante el periodo 200X, sin realizar una efectiva evaluacién de ofertas de proveedores locales. Criterio: La Gerencia de Compras tiene la responsabilidad de realizar el proceso de compra de bienes que requieren las diferentes Areas de la entidad, mediante la seleccién de proveedores representatives, a fin de obtener la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, al menor costo y en la oportunidad debida, Causa: La entidad no dispone de un Reglamento de Adquisiciones que regule, entre otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economia en su ejecucién, Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los ofertados por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en $ 525.000. Ejemplo N°2 Condicién: Se ha detectado en los meses de enero, junio y septiembre de 200X, errores en la aplicacién de deducciones de planilla del personal de la entidad, QCriterio: Segin las normas internas de la entidad, los especialistas que tienen bajo su responsabilidad el desarrollo de tas actividades en el Area de Personal, deben reunir los Conocimientos y experiencia acreditada para el cumplimiento de las funciones encomendadas, Causa: El personal que reemplaza a los empleados que elaboran la planilla cuando éstos salen de vacaciones, no tiene suficiente conocimiento ni experiencia en Ia aplicacién de los procedimientos administrativos establecidos en el Area de Personal Efecto: Se efectuaron deducciones no justficadas en la planilla de empleados por un monto de $ 50.000. a. Evaluacién de la importancia de los hallazgos de auditoria Un aspecto a considerar es la evaluacién sobre si la situacién negativa detectada es un caso aislado o se observa con frecuencia, La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos, sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida de lo posible, eben exponerse en términos monetarios, fisicos o en nlimero de transaeciones. Y si fuera posible en términos de impacto sobre la poblacién objetivo. BI auditor, por ejemplo, debe identificar y explicar las razones por las cuales existe un desvio en el sistema de control interno. Cuando se tiene una idea clara respecto de por qué sucedié el problema, puede set més ficil identificar Ia causa y prevenir su reiteracién en el futuro, Es Fportante ademas, que en todos los casos exista una relacién logica entre la causa detectada y la recomendacién que formule el auditor.