Ruslan (dalam Ardianto, 2009:103-104) mengemukakan, bahwa

untuk menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (special

events), humas tersebut harus mampu menarik perhatian dari
publik terhadap perusahaan atau produk tertentu, yang ingin
ditampilkan melalui aktivitas special events itu sendiri. Dalam
hal ini, maka kegiatan special events dari Humas/PR tersebut
akan mampu memuaskan bagi pihak-pihak lain yang terlibat
atau terkait untuk berperan-serta dalam suatu kesempatan pada
acara khusus Humas, baik untuk meningkatkan pengetahuan
(knowledge), Kesadaran (awareness), upaya pemenuhan selera
(pleasure), dan menarik simpati atau empati sehingga mampu
menumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak. Pada
akhirnya, kegiatan ini dapat menciptakan citra (image) positif
dari masyarakat atau publik sebagai target sasarannya.
Pengertian special events, pengertian dari special events
menurut kalangan pakar komunikasi/Humas (Ardianto,
2009:104) :
A Special events is an event of which usually produce to gain
favourable attention in media for your client, your company or
your product. It may also designed to convey a specific message
about your company: for example the fact of your company
provides equal employment opportunity, is a good place to
work, is a sociality responsible corporate citizen, is good
neighbor, is interested in progress for woman, manufactures fine
products, or is as substansial taxprayers in community. A
special event might also be product launch or a product
publicity event.
Maka, pengertian dari peristiwa khusus (special events) adalah
suatu kegiatan public relations, yang cukup penting dalam
upaya memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu
kesempatan memenuhi selera/kesenangan, serta upaya menarik
perhatian bagi publiknya.
Arti special events menurut istilahnya (Ardianto, 2009:104) :
[if !supportLists]a. [endif]Special, atau spesial berarti Sesutu
yang istimewa, pengeculalian (khas), dan tidak umum.
[if !supportLists]b. [endif]Event, sesuatu kejadian penting

atau peristiwa khusus, baik yang terjadi secara internal, lokal,

maupun nasional, bahkan berkaitan dengan suatu peristiwa
(event) secara internasional.
Jadi, special events tersebut merupakan suatu peristiwa istimewa
atau khas yang tengah berlangsung, dan dirancang secara khusus
dalam program acara kehumasan, yang dikaitkan dengan event
tertentu (specials event PR programme).
Ciri-ciri khas dari fungsi Humas menurut Center dan Canfield
(dalam Ardianto, 2009:104) yaitu:
[if !supportLists]1. [endif]Menunjang kegiatan manajemen
dalam pencapaian tujuan organisasi dan menciptakan citra dan
kepercayaan.
[if !supportLists]2. [endif]Membina hubungan yang harmonis
antara organisasi dengan publiknya (publik eksternal dan
internal).
[if !supportLists]3. [endif]Menciptakan komunikasi dua arah
timbal balik, yaitu menyebarluaskan informasi melalui berbagai
macam program acara dari organisasi kepada publik, dan
menyalurkan opini public kepada organisasi.
[if !supportLists]4. [endif]Melayani keinginan publiknya, dan
mampu menasihatkan pimpinan organisasi demi tercapainya
tujuan kebaikan bersama.
Sehubung dengan penjelasan fungsi PR atau kehumasan tersebut
di atas, dan jika dikaitkan dengan kegiatan kehumasan dalam
special events tersebut, maka fungsinya adalah sebagai berikut:
[if !supportLists]1. [endif]Untuk memberikan informasi
secara langsung (bertatap muka), dan mendapatkan hubungan
timbal balik yang positif dengan publiknya melalui program
kerja atau acara-acara yang sengaja dirancang, dan dikaitkan
dengan event (peristiwa khusus) dalam kegiatan serta program
kerja kehumasan tertentu.
[if !supportLists]2. [endif]Sebagai media komunikasi dan
sekaligus publikasi, dan pada akhirnya masyarakat atau publik
sebagai target sasarannya akan memperoleh pengenalan ,
pengetahuan, dan pengertian yang mendalam. Diharapkan dari
acara khusus tersebut dapat tercipta citra positif terhadap

perusahaan/lembaga, atau produk yang diwakilinya.

Bentuk special events, biasanya, manajemen harus melihat acara
kalender tahunan, melihat pada tahun (calendar of event) dari
tahun tertentu, kemudian menyusun rencana kerja suatu acaraacara program khususnya (special event), baik menyangkut
perusahaan, maupun produk yang ingin dipublikasikan dengan
teknik atau pendekatan jurnalistik (press relationship), dan
promosi periklanan yang dikaitkan dengan peristiwa-peristiwa
khusus (event) tertentu, yang secara sengaja dirancang atau
ditentukan terlebih dahulu sesuai dengan perencanaan dan
program/acara Humas yaitu, regular and special events of PR
programme.
Misalnya, bulan agustus tanggal 17 merupakan peristiwa khusus
untuk menyambut hari nasional, yang berkaitan dengan
peringatan hari proklamasi RI. Acara tersebut diperingatkan
secara periodik oleh Negara Indonesia. Begitu seterusnya
menjelang akhir tahun, aka nada pula event tertentu, misalnya
untuk menyambut Hari Natal dan Tahun Baru, serta menyambut
Bulan Suci Ramadhan (bulan puasa), dan akan diikuti kegiatan
keagamaan hari Lebaran untuk umat islam.
Rencana atau aktivitas kerja Humas dimulai dari menentukan
suatu daftar acara tahunan tertentu (regular of yearly event),
yang kemudian dikaitkan dengan peristiwa-peristiwa khusus
(special events) yang akan terjadi berulang-ulang, dan sepanjang
pergantian tahun dan secara periodik, secara konstan. Misalnya,
bentuk-bentuk special events yang telah dikenal sebagai berikut
(Ardianto, 2009:106) :
[if !supportLists]a. [endif]Festival
[if !supportLists]b. [endif]Parade
[if !supportLists]c. [endif]Fair
[if !supportLists]d. [endif]Seminar
[if !supportLists]e. [endif]Open house
Events (acara/peristiwa) yang dikenal dalam aktivitas
kehumasan (Ardianto, 2009:106). Misalnya:
[if !supportLists]1. [endif]Calendar of events, yaitu acara
rutin (regular events) yang dilaksanakan pada hari, bulan, tahun

tertentu secara periodik, dan berulang-ulang (rutin)

diselenggarakan sepanjang tahun kalender.
[if !supportLists]2. [endif]Momentum events, yaitu acara yang
sifatnya khusus yang dilaksanakan pada momen-momen tertentu
di luar acara rutin tersebut. Misalnya, peluncuran produk
barang/jasa pelayanan tertentu, pembukaan kantor baru, ulang
tahun perusahaan, dan sebagainya, yang dianggap sebagai
momen oleh pihak lembaga atau Humas untuk mengadakan
suatu acara istimewa, yang perlu diperingatkan dan
dipublikasikan.
Kategori Special events (Ardianto, 2009:106) tersebut secara
garis besar ada tiga jenis, yakni:
[if !supportLists]a. [endif]Acara suatu peresmian
[if !supportLists]b. [endif]Acara peringatan tertentu
[if !supportLists]c. [endif]Acara komersial (Profit Making)
atau non komersial (Social Community Relations)
Hal lain sebagai pendukung keberhasilan dalam pelaksanaan
(action Planning) special events tersebut terkait dengan
(Ardianto, 2009:107) :
[if !supportLists]1. [endif]Penyusunan jadwal, mulai dari
persiapan, pelaksanaan atau kegiatan dari special events itu
sendiri, dukungan dana (budget), fasilitas, personel
(manajemen), serta kemudian evaluasinya.
[if !supportLists]2. [endif]Personel yang terkait, bagaimana
(how) kesiapan dari pengisi tim acara atau penuntut acara
(master of ceremony). Siapa (who) pengunjung yang hadir, dan
apakah terdiri dari para pembeli undangan, pejabat tinggi, atau
eksekutif. Mungkin, masyarakat umum, yang tanpa melalui
undangan resmi atau cukup melalui pengumuman tertentu, juga
datang. Pihak sponsor, rekanan, atau business relations dari
lembaga atau instansi tertentu yang dirangkul untuk kerja sama.
Kalangan donatur, dermawan, dan perorangan yang disesuaikan
dengan apa, mengapa, dan bagaimana (What, Why, dan How)
dari tujuan, maksud, dn tema dari special events itu
diselanggarakan oleh pihak humas dan pejabat humas tersebut.
[if !supportLists]3. [endif]Tujuan dari special events adalah :
[if !supportLists]
[endif]Pengenalan (awareness) dan

meningkatkan pengetahuan (knowledge) terhadap lembaga /

perusahaan dan produk, yang ingin ditampilkan.
[if !supportLists]
[endif]Proses publikasi melalui
komunikasi timbal balik, yang pada akhirnya memperoleh
publisitas yang positif.
[if !supportLists]
[endif]Memperlihatkan itikad baik dari
lembaga, yaitu produk yang diwakilinya, dan sekaligus
memberikn kesan atau citra positif terhadap masyarakat sebagai
publik sasarannya.
[if !supportLists]
[endif]Upaya mempertahankan
penerimaan masyarakat
[if !supportLists]
[endif]Memperoleh rekanan atau
pelanggan baru melalui acara special events yng dirancang
secara menarik, informatif, dan kreatif.
Sumber:
Ardianto, Elvinaro. (2009). Public Relations Praktis.
Bandung : Widjaya Padjajaran.