SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan

suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan
perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh
suatuperusahaan (organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan
pengoprasian perusahaan.

Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh
Henry Simamora (1997 : 90) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia
sebagai berikut : Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) adalah prosedur
sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan
memvalidasi datayang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya
manusia, aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit
organisasinya.
Pengertian sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh
Raymond McLeod, Jr yang telah diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004 : 475)
dalam buku Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut : Sistem Informasi sumber
daya manusia adalah sistem yang menunjang manajemen untuk mempermudah
dalam proses pengambilan keputusan yang meliputi aktivitas merencanakan,
menerima, menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau
merawat sumber daya manusia atau anggota perusahaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sumber
dayamanusia merupakan suatu proses sistematik yang memiliki kemampuan lebih
dari sekedar laporan komputer mengenai informasi pegawai, menganalisa,
memelihara dan mengendalikan informasi keseluruhan mengenai sumber daya
manusia agar dapatdipakai oleh semua pihak yang membutuhkan.
Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam bukunya Manajemen Sumber
Daya Manusia mengungkapkan bahwa : Sebuah sistem informasi sumber daya
manusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi yang :
1.
2.
3.
4.
5. Lengkap.

Tepat

waktu,
Akurat,
Ringkas,
Relevan,

Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas

diuraikan secara
singkat sebagai berikut :
1

1. Tepat Waktu, Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan

baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan
tepat waktu.
2. Akurat, Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi
atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan
material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.

3. Ringkas, Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam

situasi tertentu.

4. Relevan, Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam

situasi ter-tentu.

5. Lengkap, Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak

terpotong-potong.

Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif,
memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir
khusus dan kuisioner kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi
keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry
Simamora (1997 :94) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai
berikut :

Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber

Daya Manusia adalah
sebagai berikut :
1.

Blangko-blangko lamaran
Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi
yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini
mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan.
Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta
informasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia

2. Evaluasi-evaluasi penting
2

Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian

Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya.
Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuatkeputusan-keputusan
perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi
promosi

3. Maklumat-maklumat perubahan personalia

Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat
perubahan
personalia
(personal
change
notice),
dimana
penyedia
dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

4. Tindakan-tindakan pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan
dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan
formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya
manusia.

5. Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat
gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan
setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat
menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang
dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya
Manusia adalah :
a.Fungsi Masukan,
b.Fungsi Pemrosesan,
c.Fungsi Keluaran.

Secara singkat komponen fungsional utama dalam

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut dapat
diuraikan sebagai berikut :

a. Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia
kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa
yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan
dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual,
informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan
informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam
sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumendokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan
dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca
secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam
sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang
dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung
dengan komputer).

b.Fungsi Pemrosesan
Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan
databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data
baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi,
karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen
dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip arsip.
Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c.Fungsi Keluaran
Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakaipemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses
keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu
memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.
Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun
statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi
melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan
menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang
diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan
subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.
Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Subsistem Input
Kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelejen.
4

Subsistem ini terdiri dari :

a.
b.

c.

Sistem Informasi Data Personil

Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang
berupa non keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai, jenis
kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.
Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :
penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.

d.

Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya Manusia
(SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini
meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja, masyarakat global, dan sebagainya.

2.

Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :
a. Isi Database
Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat
pendidikan, dan lain-lain.
Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di
lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat
kerja, serta pemerintahan.

b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada
komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus
seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.
c. Perangkat Lunak Manajemen Database
Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.

3. Subsistem Output
Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil
perusahaan, yang meliputi :
5

a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk
mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan
organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.

b. Subsistem Perekutan
Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran
pelamaran dan pencarian internal.

c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi, realokasi,
keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.

d. Subsistem Kompesasi
Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa
terhadap
apa
yang
telah
dikerjakan
oleh
karyawan,
meliputi
peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.

e. Subsistem benefit
Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang
karyawan dan masa kerjanya.

Salah satu hal yang dipersepsi oleh karyawan adalah rancangan pekerjaan
yang didalam-nya termasuk peralatan dan perangkat serta cara kerja yang
berhubungan langsung dengan peker-jaan mereka. Peralatan atau perangkat yang
dimaksud adalah SISDM itu sendiri. SISDM sebagai perangkat untuk mendukung
kerja memiliki kriteria kriteria dalam setiap aspeknya baik subsistem input,
pemrosesan ataupun output. Kriteria kriteria yang dimak-sud adalah tepat
waktu,akurat, ringkas, relevan dan lengkap. Kriteria- kriteria inilah yang akan
dipersepsi oleh karyawan apakah sesuai dengan harapan dan kebutuhan karyawan
ataukah tidak.

Bagaimana karyawan mempersepsi SISDM berkaitan dengan harapan dan

kebutuhan karyawan tersebut terhadap karakteristik SISDM yang sedang digunakan.
Ketika data SISDM dipersepsi tidak dapat memberikan data secara tepat waktu,
tidak memberikan data yang akurat dan bebas kesalahan, tidak banyak informasi
6

yang diperoleh melalui SISDM secara tepat dan lengkap, maka SISDM dipersepsi
tidak sesuai dengan harapan karyawan.

Data SISDM yang dipersepsi tidak dapat memberikan informasi yang tepat
waktu, akan mengakibatkan karyawan menghayati bahwa SISDM tidak dapat
membantunya dalam menyelesaikan pekerjaan secara cepat, sehingga muncul
penghayatan time urgency yang mendesak karyawan untuk bekerja secara terburu
buru. Begitu pula ketika data SISDM dipersepsi tidak tampil secara mudah
danringkas, maka karyawan akan menghayati data SISDM merupakan data mentah
yang masih harus diproses secara manual sehingga semakin mendesak pekerjaan
karyawan.

Hal ini juga akan membuat pekerjaan menjadi semakin banyak dan sulit,
sehingga karyawan menghayati work overload (pekerjaan yang berlebihan) yang bila
dibiarkan dapat menjadi frustasi karena karyawan tidak dapat menyesuaikan diri
terhadappekerjaannya. Data SISDM yang dipersepsi tidak memberikan informasi
yang bebaskesalahan dan tidak dapat diandalkan akan dimaknakan tidak akurat,
tidak relevan dan tidak lengkap yang kemudian akan mempengaruhi prosedur kerja
karyawan untuk menjadi dihayati semakin sulit.
Kondisi kondisi time urgency yang mendesak, prosedur kerja yang sulit,
jumlah pekerjaan yang berlebihan (work overload) hingga berakhir menjadi
frustasimerupakan aspek aspek yang mempengaruhi beban kerja karyawan.
Kondisi kondisi seperti ini dapat menjadi faktor penekan bagi karyawan sehingga
harusmenggunakan energi lebih banyak. Penggunaan energi yang secara terus
menerusmengakibatkan timbulnya kelelahan (fatigue). AM. Sugeng. Budiono
(2003:87) mengatakan kelelahan kerja ditandai dengan melemahnya tenaga kerja
melakukan pekerjaan/kegiatan, sehingga akan meningkatkan kesalahan dalam
melakukan pekerjaan. Selain itu, kondisi kondisi seperti time urgency yang
mendesak,work overload dan frustasi dapat menjadi faktor psikis dalam
mempengaruhi beban kerja. Faktor psikis ini akan berakibat pada kelelahan psikis
yang berkaitan dengan kelelahan emosional (emotional exhaustion) yang ditandai
dengan hilangnya perhatian, kepercayaan, minat dan semangat dalam bekerja (Ray
& Miller, 1994).
Ketika seorang pekerja telah menghayati pekerjaannya dengan sebuah
penghayatan bahwa lingkungan fisik ataupun psikis merupakan sebuah penekan
bagidirinya dan pekerja tidak dapat beradaptasi terhadap tuntutan pekerjaannya
maka halini dapat berpengaruh pada tingkah lakunya dalam bekerja yaitu hilangnya
minat dan semangat bekerja yang tampak dalam tingkah laku mangkir, sering
terlambat, lambatdalam menyelesaikan tugas.

Referensi
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
http://dewin221106.blogspot.com/2010/05/dampak-negatif-sistem-informasi.html
7

http://kaltarabloggers.aimoo.com/Category/Topic-11221860.htmlhttp://id.wikipedia.org/wik