I.

Administracin
del tiempo

ADMINISTRACIN

Segn
Idalberto
Chiavenato,
la
administracin es "el proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos para lograr los objetivos
organizacionales"

EFICIENCIA

Segn
Idalberto
Chiavenato,
eficiencia
"significa utilizacin correcta de los recursos
(medios de produccin) disponibles.
Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el
logro de las metas con la menor cantidad de
recursos"

EFICACIA

Segn Idalberto Chiavenato, la

eficacia "es una medida del logro
de resultados".
Para Koontz y Weihrich, la
eficacia es "el cumplimiento de
objetivos"

ADMINISTRACIN DEL
TIEMPO

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de

las personas y de las sociedades.
La
administracin del tiempo es la administracin
de s mismo; el manejo adecuado de los recursos
en todo orden, ya que no hay una sola realidad
que se sustraiga al tiempo

EFICAZ O EFICIENTE

A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da

el mismo significado; y la realidad es que existe una gran
diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.

Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se

hacen 100 unidades de un determinado producto. Ahora, se
mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en slo 10
horas. O se aumenta a eficiencia si en 10 horas se hacen 120
unidades. Aqu vemos que se hace un uso eficiente de un
recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120
productos)

Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un

edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos
la meta.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia

hace referencia en la mejor utilizacin de los recursos, en tanto
que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un
objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de
los recursos.
Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin
ser eficientes. Lo ideal sera ser eficaces y a la vez ser eficientes.
Se puede dar el caso que se alcanz la meta de construir una
autopista en un semana tal como se haba previsto (fuimos
eficaces), pero para poder construir la autopista, se utilizaron ms
recursos de lo normal (no fuimos eficientes).

EFICAZ O EFICIENTE

Caso contrario, se utilizaron un 10% menos de los

recursos previstos para construir la autopista pero no
se logr terminar en una semana (fuimos eficientes
pero no eficaces).
Lo ideal sera construir la autopista en una semana y
utilizar no ms del 100% de los recursos previstos. En
este caso seriamos tanto eficaces como eficientes.

MS RAPIDEZ

tiempo de sobra
bajo presin se cometen errores
no: pensar, planificar y

reflexionar
tiempo personal desaparece
TRABAJAR MS
juicio es menos claro
no mente fresca
Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son
estrategias pobres. no importa cunto hagan, siempre
hay ms por hacer, y deben tomar duras decisiones de
prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones
con acciones.

URGENTE O IMPORTANTE

Cuando no se cuenta
con una visin de largo
plazo, las prioridades de
la organizacin pueden
perder
el
rumbo
integrador,
es
decir,
provocar la dispersin
de metas y prioridades
de manera que cada
quien
oriente
sus
acciones por diferentes
caminos.

Mitos y enemigos del

tiempo

Hay demasiado por hacer . No puedo ocuparme de

todo.
Hay Tiempo Suficiente . Puedo hacerlo ms tarde.
En este momento estoy ms ocupado que de
costumbre. Por lo cual, tiene sentido dejar algunas
tareas para mas adelante.
Cambiar algo ms tarde , es retrasarse.
Esta pequea tarea no es importante.
VIDEO

PLANEACIN DEL
TIEMPO

Que motiva a planear el

tiempo

Realmente no sabemos qu tenemos que hacer, no

tenemos una idea clara de nuestros objetivos a lograr.
La urgencia de los encargos de nuestros mandos
superiores, o el tpico, "lo quiero para ayer".
El miedo al no, al anteponer las necesidades y
requerimientos de los dems a las actividades y tiempos
propios.
La falta de planeacin a nuestra agenda de trabajo.
El temor o paternalismo a la delegacin de tareas.
La mala gestin del tiempo en nuestros compaeros de
trabajo.

Herramientas de la
planeacin del
tiempo

Agenda ejecutiva.

Es un documento de carcter interno que debe confeccionarse para cada

uno de los participantes y organizadores.
Lo que se espera de los protagonistas del acto, exposicin o evento, de
acuerdo a lo pactado tanto por escrito como lo acordado verbalmente.
Debe detallar con precisin la localizacin de las acciones, la divisin del
trabajo de los distintos actores.
Los criterios tcnicos de cada accin, los plazos de ejecucin, los plazos de
aportacin econmica para las distintas fases y los plazos de ingreso previo
El seguimiento de cada accin.
Los procedimientos internos, para el centro, y externos, para los actores,
de justificacin de cuentas.

LOS 4 CUADRANTES DE
STEPHEN COVEY

Stephen Covey, es el autor del best seller Los 7 Hbitos

de la Gente altamente Efectiva en el que describe un
modelo de 4 Cuadrantes para administrar el tiempo.

El cuadrante I

Es el de lo IMPORTANTE y URGENTE, es en el que

nos movemos cada da, donde producimos,
aplicamos nuestra experiencia. Son asuntos que
reclaman nuestra atencin inmediata. Algunas
actividades son importantes, pero las hemos ido
postergando tanto, o no las hemos planificado lo
suficiente, que se han convertido ya en urgentes,
surgiendo as una crisis. Es el cuadrante del estrs
y del agotamiento.

El cuadrante II es el
IMPORTANTE y NO

URGENTE,

El cuadrante de la calidad, donde planificamos a

largo plazo, nos anticipamos y prevenimos los
problemas, incrementamos nuestras habilidades
y nos proporciona un desarrollo continuo. En l
invertimos en escuchar y en nuestras relaciones
con los dems, permitindonos incrementar
nuestras capacidades de ejecucin. Es el
cuadrante del liderazgo personal, de la previsin
y preparacin.

El cuadrante III es el
URGENTE y NO

IMPORTANTE

El cuadrante del engao. Aqu pasamos la mayor

parte
del
tiempo
(a
veces
creyendo
equivocadamente que se trata de actividades
del cuadrante I), suelen ser actividades que
sirven para satisfacer las prioridades y
expectativas de los dems. Aqu estn las
llamadas, interrupciones, reuniones, correos,
informes.

El cuadrante IV es el
NO URGENTE y NO

IMPORTANTE,
Es el cuadrante de la prdida de tiempo, a donde
nos solemos escapar para huir del agobio que nos
produce el cuadrante I y III. Implica un deterioro
sin consistencia, no vale ni aporta nada: tareas
triviales como le correo spam, publicidad, caf,
pausas, conversaciones intrascendentes.

Cmo medir la
urgencia

La tarea menos urgente posible es aquella que se hace

instantneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito
(lo que en el mundo real significa: no hay fecha lmite).
Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:

De esto deducimos que todas las tareas estarn entre 0 y 1 significando

cada uno:
0: No es urgente ni lo ser nunca
1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea.
Pero qu pasa si me da que la urgencia es ms de 1? Eso querra decir
que el tiempo que te lleva la tarea es ms que el que te queda. Como
resulta evidente, ya es una tarea imposible.
No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados, o
por el contrario, negocia ampliar la fecha lmite.

Planificador del
uso del Tiempo

Planificacin del tiempo.-Es el proceso de

establecer objetivos para alcanzar a cubrir
dichas actividades o metas en una duracin de
tiempo determinado.

Definir los objetivos.

Dividir los objetivos en tareas manejables.
Fijar prioridades.
Administrar las tareas en el tiempo.


Pensemos que en este ejemplo se desea planear
seis tareas:
1. Hacer tu planificacin diaria.
2. Llamar a tu fotgrafo que se llama Juan.
3. Revisar los documentos XYZ.
4. Buscar un regalo para tu esposa(o).
5. Cumplir con unas lecturas para la maestra.
6. Llamar para revisar un contrato que tienes
pendiente con la Sra. Sara.


Una vez registradas estas actividades es
importante llevar a cabo su priorizacin de la
siguiente forma.
1. Revisar o identificar los eventos de cada
da: algunos de los smbolos y significados que
se pueden utilizar por ejemplo los siguientes:


2. Valorar cada tarea / evento (A, B, C) segn
tus valores.
A = Vital
B = Importante
C = Opcional
3. Ordenar cada tarea / evento (1, 2, 3) segn
tus prioridades.
1 = Alta prioridad
2 = Media
3 = Baja

A continuacin se deben incluir las actividades especficas

que se realizarn en el da. Por ejemplo:
Una junta con el equipo de ventas a las 9 am para tratar
la estrategia de ventas.
Comentar un contrato de consultora con Juan Prez,
tienes cita a las 11 am durante una hora.
La presentacin de resultados del mes a las 12 del
medioda con duracin de hora y media.
La comida con el gerente a la 1:30 pm.
A las 3 pm te vas a encerrar a hacer la planeacin anual y
quieres dedicarle 2 horas.
Dedicas unos minutos a las 6 pm a cerrar el da y planear
el da siguiente.

Los colores en la redaccin ayudan a resaltar la

cita y el asunto (no hay una regla especfica).

Al final de cada da o semana se debe hacer la

revisin del avance o cumplimiento de cada
actividad planeada, tal y como se muestra en la
siguiente imagen.

Diagrama de Gantt

Es un diagrama de barras, en l se muestran las

fechas de comienzo y finalizacin de las
actividades y las duraciones estimadas.

PERT (PROGRAM
EVALUATION
AND

REVIEW TECHNIQUE)
Tcnica de evaluacin y revisin de un programa

Para poder realizar ste diagrama se requiere

enumerar las actividades que se necesitan hacer
para llevar a cabo un proyecto y calcular el
tiempo que se necesita para llevar a cabo cada
una.

Se dibuja una cadena de relaciones entre todas

las actividades. El nmero de actividad se
muestra en un circulo y el tiempo que se requiere
para hacerla se muestra en la lnea que conecta
con el siguiente.

Con el propsito de presentar la secuencia

correcta se muestran las actividades segn su
orden de realizacin. Lo que debe realizarse al
mismo tiempo se muestra en lneas diferentes.

Ejemplo
OBJETIVO: Editar un plan de trabajo y revisar el manual para
el 31 de mayo.
ACCIONES A SEGUIR POR TIEMPOS:
1. Hacer el borrador
15 das
2. Mecanografiar el borrador 10 das
3. Leer y corregir el borrador 5 das
4. Disear la portada
5 das
5. Mecanografiado
10 das.
6. Leer el texto definitivo
3 das.
7. Corregir errores
2 das.
8. Dibujar las figuras
5 das.
9. Reproducir
15 das
10. Entregar libros