Housekeeping Department Handbook

Housekeepi
ng
Manageme
nt
Handbook for
Professional
Saepudin
HOUSEKEEPING DEPARTMENT
I.
PENGERTIAN DAN FUNGSI DEPARTMENT HOUSEKEEPING
Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti house berarti rumah,
wisma , tempat menginap atau hotel, sedangkan keeping adalah menjaga ,
merawat , mengatur , memelihara. Housekeeping dalam bahasa indonesia
disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata tata berarti menjaga ,
merawat , mengatur , memelihara, sedangkan graha adalah bangunan , rumah,
wisma , hotel. Definisi tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen
yang bertanggung jawab mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan
dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan dekorasi dengan tujuan agar
hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi
penghuninya.
Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting disamping
mejaga kebersihan dan kenyamanan serta memperbaiki kerusakan dan
memberikan sentuhan dekorasi pada suatu ruangan, Housekeeping juga
diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang dalam
rangka mengatur penggantian furniture atau perlengkapan lainnya seperti
vacum cleaner , brushing mesin dll.
Fungsi management secara umum planning, organizing, staffing, leading and
controlling harus diterapkan secara konsisten, demikian pula dimensi dimensi
Total Quality Management dan Total Quality Service di aplikasikan sebagai alat
untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan tersebut.
Housekeeping Department merupakan organisasi dalam hotel yang memiliki
struktur organisasi yang unik
dalam operasional systemmnya karena
dipengaruhi besar kecilnya hotel tersebut.semakin besar atau luas hotel tersebut
maka semakin unik pula sistem organisasi operasionalnya.
Management Housekeeping
Bapak Management Ilmiah Frederick Winslow Taylor yang mencetuskan
tentang studi waktu kerja yang dikenal dengan times and motion studies yang
dalam perkembangannya
merupakan sebagai
metode sistem upah
differensiasi .Taylor meyakini karyawan harus dipilh dan dilatih dengan cermat
agar mereka sebagai karyawan, mampu melakukan pekerjaannya dengan baik
sesuai dengan minat dan keahliannya. ( the right man on the right place ).
Do the right things and do the things right yang dikemukakan oleh Bapak
Management Modern Peter Drucker, sebagai landasan konsep effective dan
efficiency, sangat tepat untuk diaplikasikan dalam pengembangan perusahaan.
Dengan karya karya ilmiahnya tentang management peter drucker telah
memberikan kontribusi yang besar
dalam mengelola suatu management
modern.
2
Kedua tokoh bapak management diatas yang telah mengemukakan teori-teori

managementnya
bisa dijadikan referensi sebagai tata kelola management
pada umumnya dan Housekeeping department khususnya.
Housekeeping Department memiliki karyawan yang cukup banyak, bahkan
mungkin merupakan karyawan
terbanyak juka deibandingkan dengan
department department lainnya , sehingga sangat cocok menerapkan kedua
teori bapak management tersebut diatas, mengapa demikian ?
Housekeeping Department yang dipimpin oleh manager housekeeping atau
familiar disebut dengan Executive Housekeeper
dituntut memiliki kecakapan berorganisasi
Do the right
yang mumpuni , Executive housekeeper harus
mampu mengendalikan roda bisnis hotel dalam
things , Do the
bidang kenyamanan, Kebersihan graha untuk
things right
setiap tamu baik yang akan menginap atau
hanya menikmati fasilitas fasilitas hotel
lainnya seperti restaurant, bar atau spa
centernya.
Teori peter drucker do the right things and do the things right ini dapat
dijadikan sebagai dasar untuk seorang pemimpin dalam mewujudkan effective
dan efficiency kinerja , sedangakan teori Frederick W taylor inidainggap penting
sebagai alat untuk memotivasi karyawan karyawannya untuk bisa bekerja
mengembangkan keahlian atau skillnya dalam mencapai good career , yang
tentunya meningkatkan upah dan tingkat kesejahteraan yang diharapkan.
Dengan mengapplikasikan system management yang baik
diharapkan
housekeeping department dapat memberikan kontribusi yang positive dalam
mencapai tujuan perusahaan yaitu guest satisfaction dan employee satisfaction
serta profit oriented, apabila dilihat dari segi revenue keseluruhan sebuah
hotel,room revenue merupakan revenue andalan dalam pendapatan utamanya,
disamping department F&B dan outlet lainnya seperti spa misalnya.
Tingkat hunian atau biasa disebut Occupancy, pada umumnya menjadi acuan
untuk revenue.
Struktur Management Housekeeping
Struktur organisasi management housekeeping pada umumnya menggunakan
diagram hirarki.Diagram chartnya dapat digambarkan sebagai berikut :
Executive
Housekeeper
Assistant
Executive
Housekeeper
3
Floor
Supervisor
Public Area
Supervisor
Order taker
Linen
Supervisor
Horticulture
supervisor
Organization chart Housekeeping department
Ada hal yang menarik dalam Housekeeping Department untuk section minibar,
beberapa hotel untuk section minibar menempatkannya ada dibawah t F&B
departmentetapi ada juga yang menempatkan section minibar ini dibawah
naungan Housekeeping Department,hal ini didasarkan pada kebijakan
management
hotel itu sendiri yang tentunya telah
disesuaikan dengan
operation system yang digunakannya.
Begitu pula dengan section swimming pool, pada hotel resort section ini
tentunya dibawah naungan leisure department, akan tetapi untuk hotel yang
berkategori bisnis hotel area swimming pool menempatkan induk organisasinya
pada front office department, atau Spa department ,akan tetapi ada juga
beberapa
pengelolaan swimming pool ini
dibebankan pada F&B department, hal ini dilakukan
dengan alasan bahwa
di area swimming pool
terdapat pool bar.Sekali lagi hal ini hanyalah bagian
dari kebijakan management hotel itu sendiri yang
tentunya dengan berdasarkan effektif dan effisien
operasionalnya.
Section dalam Housekeeping
Sebagai department yang memiliki ruang lingkup
kerja yang luas, ruang lingkup yang dimaksudkan
adalah begitu luas dan banyak area atau ruangan
ruangan
yang
harus
dibersihkan,
ditata
kenyamanannya, dirawat furniture-furniturenya dan
difungsikan
sesuai
dengan
fungsinya.
Housekeeping tentunya harus memiliki team yang
sesuai dengan kebutuhan system operasional untuk
menjalankan tugasnya dengan baik.
Le Meridien Al Aqah
Beach Resort
Source; own collection
Area atau ruangan-ruangan yang merupakan ruang lingkup housekeeping

dikelompokan sebagai berikut;
-
Public Area meliputi lobby area , Rest room, staircase, terrace, elevator,
Musholla, pool area, linen, uniform room,lockers room,basement corridor,
area parking dll.
F&B outlet seperti restaurant, bar, meeting room, function room ,

ballroom.
4
A&G office seperti General Manager , Assistant executive Manager , F&B

director , Finance Director, Director of sales and Marketing, Public Relation
Manager dan ruangan executive officer lainnya.
Back Office area seperti Human Resourches

, Training center ,
Enggineering , Purchasing, Accounting, Cost Control.
Floor area seperti guest room, executive launch, pantry area / station floor
, corridor , guest landing.
Area - area yang dikelompokan di atas
tersebut merupakan area yang harus
dirawat,dijaga kebersihannya, ditata untuk
kenyamanannya dan
mengikuti kaidah
GCG
( good corporate governance ) ,
AMDAL
( analisis mengenai dampak
lingkungan ) dan CSR ( corporate social
responsibility ).
Dalam
konteks
kebersihan
ruangan
sebaiknya
mengikuti aturan standard
Royal Carribean Cruiseship
kebersihan
international
yang
tidak
Source; www.royalcarriben.com
sekedar
bersih
tapi
sanitasi
dan
higienisnya harus terjaga, adapun system
atau standard yang dimaksud misalnya penerapan HACCP system atau Good
Clinic Practice.
Housekeeping department yang sangat luas dengan area kerjanya , agar
fungsinya berjalan dengan baik maka diperlukan suatu system operasional yang
baik, birokrasi yang tepat dan team yang solid.System management yang baik
dapat dilakukan dengan
system operasional
yang dilaksanakan dengan
komitment yang di patuhi dari management puncak sampai bawah.Komitment
Ini sangat penting sebagai fondasi dari suatu system management, faktor
kepemimpinan juga sangat besar pengaruhnya dalam merealisasikan system
management yang sesuai dengan company goal yang diusung.Birokrasi yang
tepat ini merupakan faktor untuk mempermudah menjadikan system kerja yang
effektif dan effisien untuk melayani kebutuhan pelayanan pelanggan / tamu
.Tidak sedikit dalam beberapa hotel system birokrasi sangat rumit dan berbelit
belit sehingga terkadang kebutuhan untuk pelayanan terhadap tamu terabaikan,
akan tetapi keuntungan dengan birokrasi yang rumit dan berbelit-belit dapat
menekan tingkat pemborosan bahkan mencegah penyalahgunaan cost atau
adanya mark up cost.dalam birokrasi yang tepat ini bukan berarti harus
mengesampingkan faktor-faktor yang membuka peluang pemborosan atau
penyalahgunaan cost, akan tetapi birokrasi yang tepat ini adalah system
birokrasi yang bukan pula harus dimudah mudahkan tetapi birokrasi yang tepat
ini harus tetap menjaga keseimbangan cost dengan mengutamakan kualitas
pelayanan untuk tamu.
Team yang solid dalam housekeeping department merupakan garda yang paling
depan , oleh karenanya dalam membuat suatu team yang solid harus merancang
dan membagi area tugas dengan fair, oleh karenanya dalam housekeeping
department pembagian section yang secara umum dapat dilihat dari diagram
model management yang telah di kemukakan diatas.
5
Section section dalam housekeeping dapat di kelompokan seperti di bawah ini

:
A. Floor section
Diatas telah sedikit diuraikan area area mana saja yang harus di jaga
kebersihannya, ditata kenyamanannya, dirawat furniturenya dan difungsikan
sesuai dengan fungsi semestinya.
Mainly dalam floor section ini adalah
guest room, tentunya dengan tidak
mengesampingkan
area
lainnya
seperti corridor , guest landing,
executive launch dan pantry area
atau station floor.
Guest Room
Guest room adalah element yang
paling
penting
dalam
usaha
penginapan, apartment , hotel atau
sejenisnya.Kebersihan,
penataan,
penggunaan
jenis
furniture
harus
Khaleej Suite deluxe room
disesuaikan
dengan
kebutuhan
agar
www.emiratespalace.com
dapat
memberikan
kenyamanan
kepada para tamu yang menginap dan menikmati segala fasilitas yang terdapat
dalam kamar khususnya ataupun fasilitas-fasilitas lain diluar kamar sebagai
faktor pendukung untuk memberikan kepuasan kepada tamu demi memberikan
kesan bahwa hotel tempat dia menginap dapat dijadikan sebagai rumah kedua
baginya ( guest ) .
Hal ini tentunya tidak mudah untuk memberikan kesan bahwa hotel tempat dia
( guest )menginap adalah sebagai rumah kedua baginya, oleh karenanya
dibutuhkan kerja keras yang cerdas, kerjasama antar department yang solid,
yang paling penting adalah komitment dari seluruh lapisan dari
level
management sampai dengan karyawan level bawah sekalipun, yang harus
dipatuhinya.
Sebelum kita melanjutkan pembahasan tentang fasilitas yang ada dala kamar
tamu, alangkah baiknya kita mengetahui type type kamar yang kita ketahui di
hotel hotel atau kapal pesiar atau sejenisnya,
Type type tersebut adalah Deluxe atau clasic ini merupakan kamar standard
yang artinya fasilitasnya dengan standard, suite , executive suite, club suite, dan
president suite atau penthouse. Akan tetapi istilah deluxe , suite, executive suite
di dalam apartement biasa disebut dengan istilah studio 1, studio 2 atau bed
room 1, atau bed room 2, atau mereka memberi istilah type 1, type 2 dsb.akan
tetapi untuk standard kelengkapannya sama dengan hotel, hanya saja di
apartement biasanya dilengkapi dengan kitchen dan perlengkapannya.
Dalam sebuah kamar hotel ( guest room ) tentunya fasilitas fasilitas yang
paling dominan dan
merupakan kebutuhan primer dan merupakan standard
penginapan untuk seorang tamu seperti fasilitas Bed ( tempat tidur )yang
tentunya dilengkapi dengan bantal ( pillow ), selimut ( blanket ), sprei ( bed
sheet )duvet atau bed cover ,fasilitas living room yang dilengkapi dengan alat
elektronic seperti TV dan telephone, kemudian fasilitas kamar mandi ( bath
room ) tentunya untuk kelengkapannya disesuaikan dengan kategori penginapan
itu sendiri, karena tidak menutup kemungkinan fasilitas bath room ini akan
berbeda cara penataan atau kelengkapannya disesuaikan dengan prestigous dan
kategori hotel tsb.
6
Kita ambil contoh fasilitas hotel bertarap bintang lima, setiap hotel yang
mengkategorikan hotel berbintang lima, seharusnya dalam pengadaan supplies
bath room selain toilet dan shower cabin fasilitas lainnya yang merupakan
standard harus menyediakan berbagai macam Towels ( handuk ) dan
kelengkapan body care .
Mari kita uraikan kelengkapan kelengkapan fasilitas tersebut diatas ;
- Fasilitas tempat tidur ( bed facilities )
Bed facilities yang terdapat pada hotel bintang lima mengharuskan mengikuti
standard .
Ukuran tempat tidur setiap negara biasanya berbeda-beda, untuk hal ini kita
ambil contoh ukuran yang dipakai pada umumnya di United States America dan
negara kita ( indonesia ) .
Ukuran tempat tidur di USA dan Indonesia
Size
USA
Indonesia
Twin / Single
39 X 75 inch / 97 X 191
cm
100X200 cm
Queen
60 X 75 inch / 152 X 191

cm
160X200 cm
Double
54 X 75 inch / 137 X 191

cm
180X200 cm
King size
76 X 80 inch
203 cm
200X200 cm
193 X
Untuk ukuran bed sheet nya ( sprei ), selimut ( blanket )

pada umumnya
dilebihkan panjang dan lebarnya 70-90 cm dari setiap ukuran tempat tidurnya .
Untuk kelengkapan fasilitas tempat tidur dilengapi dengan duvee atau bed
cover .
- Fasilitas living room
Fasilitas living room ini yang selain tersedianya satu set meja dan kursi untuk
bekerja ( business hotel )lengkap dengan internet connection , lemari pakaian
yang didalamnya dilengkapi dengan gantungan baju juga safe devosit box
( SDB ), kemudian fasilitas lainnya seperti tempat untuk menyimpan barang atau
koper ( luggage rack ), television, telephone, pensil atau ballpoint, memo pad
dan penerangan atau lampu yang cukup dan persedian candle lengkap dengan
matches .
Untuk fasilitas living room ini akan disesuaiken dengan type kamarnya.
- Fasilitas kamar mandi (bathroom )
7
Dalam fasilitas kamar mandi ( bathroom ) yang meliputi toilet , shower cabin,
wash basin dan bath tub , harus dilengkapi dengan handuk ( towels ), toilet
paper dan tissue paper.
Sebagaimana kita ketahui berbagai macam dan ukuran serta kegunaannya
handuk ( towel ) yang disediakan dalam kamar tamu.
Dibawah ini merupakan ukuran towels ;
Jenis
Ukuran
Bath towel
75 x 150 cm
Hand towel
30 x 60 cm
Face towel
30 x 30 cm
Selain towels tersebut diatas bath robe dan bath mat pun tersedia.
Kelengkapan lainnya yang di tata dalam kamar mandi ialah kelengkapan
peralatan tubuh ( body care). Kelengkapan body care ini yang disediakan seperti
bath gel, shampoo,conditioner, hand soap, body lotion , cotton bud, tooth brush,
shaving kit, shower cap dan sewing kit serta complimentary mineral water dan
tea , coffee sachet.
Selain kelengkapan kamar mandi harus diperhatikan pula kelengkapan lainnya
seperti hotel dictionary, candle and mathes, door knob dan flyer flyer informasi,
atau signage Dont Disturb, Please Make up the room jika masih memakai manual
yang di gantungkan di balik pintu.
Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam menata kamar tamu adalah curtain
dan black out, ini terkadang terlupakan dalam menata dan memperhatikan
kebersihannya.buatlah record setiap kali curtain dan black out di cuci.Apabila
kamar tamu memiliki balcon maka furniture furniturenya harus di perhatikan.
Floor Corridor / gang way
Corridor / gang way harus di perhatikan dalam kebersihannya, jika lantainya
beralaskan karpet maka kegiatan vacuuming harus dilakukan dengan frequensi
yang intensif, buatlah record saat carpet treatment, bisa dengan cara shampoing
untuk menjaga dan merawat karpet tsb, apabila lantai nya menggunakan
marmer atau granit maka lakukanlah moping dan lakukan polishing treatment
untuk granit atau marmer dan buatlah recordnya .Sepanjang corridor biasanya
dihiasi dengan lukisan lukisan yang di tempelkan pada dinding kamar , maka
lakukankahkegiatan dusting dengan intensif, melakukan pengecekan lampu
lampu coridor,jika menemukan salah satu lampu corridor mati maka segeralah
8
laporkan ke bagian enggineering dengan mencatatkannya melalui order taker

housekeeping.satu hal yang sering banyak ditemui dalam corridor adalah
terdapatnya room service equipment yang dikeluarkan tamu dengan sendiri
yang diletakan di depan atau disamping pintu kamar, jika melihat hal itu maka
segeralah telepone staff room service untuk merapikannya atau bisa di
kumpulkan terlebih dahulu di pantry untuk di clear up oleh room service staff.
Guest landing area

Lorong corridor tempat menunggu lift atau elevator dalam setiap floor corridor
yang biasanya di lengkapi dengan set meja kursi yang ditata sedemikian rupa
untuk memberikan kenyamanan pada tamu yang sedang menunggu lift. Tamu
hotel bisa dengan nyaman menunggu lift dengan nyaman dan relax tidak perlu
berdiri,oleh karenanya penataan guest landing harus ditata sedemikian rupa
agar memberikan kesan nyaman, letakanlah pada set meja flower arrangement
dan dilengkapi pot bunga di sudut ruangan untuk memberikan sentuhan segar
pada area nya juga dapat menempelkan lukisan pada dinding kamar. Perlu
diketahui bahwa guest landing area ini selalu tersedia dalam suatu hotel , hal ini
tergantung pada design arsitektur buildingnya.
Executive lounge
Corridor
Source; www.fotosearch.com
Pada hotel yang memiliki dan mengutamakan prestigous executive lounge

dirancang dan design di salah satu floor yang dinilai sangat ekslusif dengan
kesan elegance, luxury,
tentunya semua itu bertujuan agar tamu hotel
merasakan kenyamanan yang luar biasa.Executive lounge ini biasanya di
peruntukan hanya untuk tamu tamu yang berkantong tebal .Executive lounge
atau biasa disebut club floor yang menawarkan ekslusif service dari buttler
servicenya, fasilitas yang serba WAH diperuntukan tamu-tamu special atau
vip.Fasilitas yang ekslusif ini sudah semestinya dirawat dengan sebaik baiknya,
mulai dari furniture, wood art, lukisan , penataan floristnya serta kebersihannya
harus diperhatikan dengan intensif.Executive lounge sudah tentu dilengkapi
dengan meeting room, counter mini buffet , counter bar self service, dan rest
room, oleh karenanya pada saat happy hour tempatkanlah seorang staff untuk
incharge di executive lounge , agar kualitas pelayanan kebersihan tetap terjaga.
Selain personal service, fasilitas lainnya tersedia seperti meeting room, internet
room, business center, dll. Sebagai tamu yang menginap di club floor
mendapatkan keistimewaan seperti cocktail party dan buttler service.
Pantry / Floor Station

Pantry yang dimaksud disini adalah
ruangan
untuk
Housekeeping
menyimpan, mengatur , menata ,
menyusun trolly chart dalam
membersihkan kamar tamu.Pantry
ini berfungsi sebagai store linen
dimana semua kelengkapan kamar
tamu, mulai dari fasilitas tempat
tidur,
fasilitas
kamar
mandi,
fasilitas
living
room
dan
kelengkapan kelengkapan lainnya
Al Majelis lounge
disimpan dan disusun sesuai
Source;www.lemeridienalaqah.com
dengan stock.Kebersihan pantry
harus
dijaga
dengan
sebaik
mungkin, setiap pantry dilengkapi dengan staff toilet.jagalah kebersihannya.
B. Public Area Section
Di atas telah di sebutkan beberapa ruangan yang termasuk kategori publi area,
dapat dikatakan seluruh ruangan yang ada di suatu gedung merupakan public
area.Tapi disini yang dimaksud area yaitu suatu ruangan yang intensitas di
kunjungi oleh tamu atau staff sangat tinngi. Beberapa ruangan tersebut akan di
uraikan dibawah ini ;
Lobby area
10
Lobby area ini adalah suatu ruangan yang tingkat kunjungan tamunya sangat
tinggi, bahkan hampir semua tamu yang akan menginap di hotel akan melewati
lobby terdahulu.karena di lobby inilah proses transaksi check- in check out
berlangsung pada umumnya.Front office atau front desk sudah tentu di posisikan
di lobby area.Oleh karenanya lobby area ini sangat luas karena lobby ini
gerbangnya suatu hotel untuk menampilkan kesan elegance dan WAH nya.Di
lobby area untuk mengeffesienkan dan mengeffektikan ruangan tersebut
menjadi suatu ruangan yang bisa memberikan nilai lebih dalam atri profit, maka
management hotel biasanya lobby tempat yang merupakan pusat kegiatan para
tamu hotel management / owner membuat suatu lounge demi kenyamanan para
tamu dan akan dikelola oleh F&B department .
Sebuah lobby dalam hotel berbintang merupakan refresentatif dari keunikan,
luxury, elegance, dan pelayanan servicenya untuk setiap tamu yang berkunjung
atau menginap.
Penataan , decoration lobby area yang syarat dengan kesan elegance, unik,
merupakan tanggung jawab Housekeeping department secara umum,
management hotel akan menrauh besar perhatian pada setiap keindahan,
kenyamanan lobby area. Lantai yang harus selalu bersih dan harus selalu terlihat
mengkilap untuk lantai yang terbuat dari marmer yang berkualitas, lampu-lampu
kristal yang berkilauan, lukisan lukisan yang bernilai artistik tinggi, furniture
yang begitu lux, show case barang barng antik pun melengkapi
kemewahannya.
Semua itu harus terjaga, terawat dengan baik, housekeeping department
menempatkan public area attendantnya in charge untuk lobby yang bertugas
mejaga keberseihannya setiap saat.
Dengan equpiment yang
elegance , unik , lux, diatas
dimaksudkan bahwa lobby
yang merupakan gerbang
untuk
memperkenalkan
kepada
tamu
tentang
kenyamanan,
keindahan
hotel
tersebut.Lobby
merupakan unsur untuk
membuat first impression
dalam rangka membuat
rapport customers
yang
berkunjung. Oleh sebab itu
Lobby LMAA
tampilan,
perawatan,
Source; www.lemeridienalaqah.com
penataan
lobby hotel
menjadi sangat penting
untuk diperhatikan.
Restaurant
11
Outlet outlet F&B merupakan fasilitas

pendukung dalam suatu hotel,
penataan, lay out, dekorasi adalah sepenuhnya kewajiban F&B department,
namun dalam perawatan furniture, kebersihan sanitasi yang higienis adalah
tugas dan kewajiban housekeeping.
Housekeeping tidak bertanggung jawab dengan segala peralatan restaurant
seperti crokeries,chinaware dll.
Kewajiban housekeeping untuk restaurant adalah perawatan furniture,
kebersihan restaurant.
Yang harus diperhatikan dalam merawat dan menjaga kebersihan restaurant
dengan membuat record saat melakukan special project misalnya, polishing
furniture, shampoing karpet, brushing pantry service area, polishing granit.
Function room
Function room yang meliputi
beberapa meeting room yang
digunakan
sebagai
fasiltas
pendukung pada umumnya adalah
dibawah naungan f&B department
akan tetapi untuk perawatan
furniture
adalah
kewajiban
housekeeping. Function room ini
berbeda dengan ukuran luasnya,
mulai dari kapasitas untuk rapat
10 orang sampai bisa menampung
Taste Restaurant LMAA
ribuan orang.untuk acara wedding
Source ; Own collection
ceremony
atau
acara
yang
melibatkan lebih banyak orang maka ballroom yang tepat di gunakan.
Tuigas Housekeeping dalam menjaga dan merawat fasilitas ini misalnya gunakan
metode record yang untuk melakukan kegiatan brushing, polishing or
shampoing.
Lockers room
Lockers room merupakan bagian
terprnting dalam tanggung jawab
housekepping.Ruangan
locker
ini
adalah
merupakan
ruang
ganti
karyawan untuk mempersiapkan diri
sebelum
melakukan
aktifitas
pekerjaan.
Selain kebersihan lockers ini yang
harus
diutamakan,
kenyamanan,
sanitasi
dan
higienisnya,
perlu
Ballroom Terrace for gala dinner
diperhatikan.Pada
umumnya
lockers
room baik male atau female harus
menyediakan fasilitas toilet, shower
cabin, wash basin dan changing room. Pest control harus dilakukan dengan
frequensi yang tepat demi menjaga kebersihan dan tetap higienis.Begitu pula
12
dengan lemari yang disediakan harus di tata penempatannya mengikuti kaidah

kaidah good clinic practice.
Kegiatan brushing, cleaning, treament harus di buat record,begitu pula untuk
setiap kelengkapan lockers rusak dan harus sesegera mungkin di tangani.hal
yang sering terjadi kerusakan dalam housekeeping seperti toilet tersumbat, wash
basin tersumbat, drainase tidak berfungsi sempurna, supply air panas yang
sering bermasalah, dan tidak sedap. Masalah masalah tersebut harus di
tangani dengan sesegera mungkin untyuk menghindari efek yang tidak baik
pada kesehatan karyawan.
Selain ruangan ruangan tersebut diatas masih banyak lagi ruangan yang harus
di jaga kebersihannya, seperti Offices , mushola, parking area dll. Akan tetapi
yang paling penting adalah komitment bersama sama untuk menjaga dan
merawat fasiltas tersebut.
C. Order Taker Desk Section
Order taker desk ini merupakan section yang terdapat di dalam ruangan atau
office Housekeeping department. Order taker desk terlihat simple dalam
tugasnya hanya duduk di belakang meja mengangkat dan menerima order lewat
telepone akan tetapi order taker memiliki tanggung jawab yang besar dalam
memberikan informasi tentang status kamar tamu dan tamu VIP yang on board.
Pencatatan setiap order harus details, dan terrecord dengan system administrasi
file yang rapi.Kegiatan order taker memang banyak melibatkan alat elektronik
komputer dan tetelpone, membuat log book setiap transaksi kegiatan
operasional.Hal paling penting untuk dikuasai sebagai order taker officer harus
memiliki kecakapan memilih tingkat urgency dan mempunyai jiwa leadership
dalam memutuskan sesuatu case, jika terjadi banyak order pelayanan yang
overload. Officer order taker harus mampu melihat kondisi urgency tersebut.
Selain kegiatan melakukan pencatatan setiap order , order taker officer juga
melakukan kegiatan yang berkaitan dengan lost and found procedure , oleh
karena itu seorang order taker officer harus secara intensif melakukan
pengecekan terhadap setiap recorded Lost & Found.
Setiap barang barang Lost and found memiliki kadar luasa yang harus
dikeluarkan jika sang pemilik ( tamu hotel ) tidak mengklaim barang-barangya
yang tertinggal tersebut dan ditemukan oleh karyawan sesuai dengan policy
batas lama penyimpanannya. Tentunya saat melakukan pengecekan dan
memberitahukan kepada executive housekeeper untuk barang-barang lost and
found yang telah kadaluarsa masa penyimpanannya, executive housekeeper
yang akan memutuskan untuk di keluarkan dan menjadi hak milik karywan yang
menemukannya.
D. Linen and Uniform Section

Section ini merupakan section yang hubungan kerjanya erat dengan laundry
department,
Linen and uniform section
dalam ruang lingkup kerjanya
berhubungan dengan bahan bahan tekstil yang merupakan kelengkapan
13
sarana kegiatan housekeeping department.Kita mengetahui section linen ini

bertanggung jawab dengan segala kebutuhan linen baik untuk memenuhi
kebutuhan dalam melakukan kegiatan floor section, public area section, F&B
operation dan department lainnya yang membutuhkan supporting dari segi
kebutuhan linen. Yang nampak jelas adalah semua karyawan pasti sangat
berhubungan dengan section ini dalam penyediaan uniform.
Floor section membutuhkan stock seperti bed sheet, pillow case,blanket ,
curtain , bed cover, duvet, guest towels, rug ,
service towel dll.sementara public area section
membutuhkan linen seperti out of service bed
sheet, out of service guest towels, service
towels dll, dalam rangka kelengkapan kegiatan
proces cleaning, polishing dll, untuk F&B
operation linen section harus memenuhi
kebutuhan linennya seperti table cloth, table
runner, service towel, glass cloth dll.
Perlu di highlight dalam section linen and
uniform ini faktor data inventory sangat
penting, karena semua pemakaian dan stock
dalam gudang serta frequensi pembelian
Uniform
dapat terkontrol dengan baik.
System in out, check details, dalam recorded
atau log book harus valid.
E. Horticulture Section
Section ini berperan dalam memberikan kesan indah, peduli lingkungan, hijau
dan artistik. Peran horticulture memberikan rasa nyaman kepada para tamu,
sentuhan artistik seorang florist dalam merangkai sebuah flower arrangement
bisa mempengaruhi tingkat kenyamanan tamu.
Taman yang hijau, pemilihan tanaman yang bisa memberikan efek relax,
pemilihan
tanaman
yang
memberikan efek positive akibat
dampak
rumah
kaca,
merupakan salah satu kewajiban
section horticulture.
Ruang lingkup horticulture ini
sangat luas, menjangkau hampir
semua department dalam hotel
tsb.
Untuk
melakukan
kegiatan
horticulture,
pada
umumnya
Mini Garden
management hotel lebih memilih
Source ; Rotana al Fujairah/own collection
out sourching company sebagai
pengelolanya tetapi masih dalam
tanggung jawab Housekeeping department, Florist section yang akan bertindak
sebagai
coordinator kegiatan horticulture
dalam setiap perencanaa dan
pelaksanaan kegiatannya.
14
Kegiatan
perawatan, penataan tanaman diluar gedung pada umumnya
dipercayakan pada rekanan perusahaan akan tetapi penataan flower
arrangement yang bersipat artistik untuk kebutuhan internal hotel dilakukan
oleh florist attendant .
F. Minibar section
Untuk struktur organisasi section minibar section pada umumnya berada di
bawah naungan housekeeping department tetapi ada juga yang berada dibawah
naungan Food and beverage department,
akan tetapi yang penting untuk dipahami
yaitu cara kerjanya. Entah itu berada di
wilayah Housekeeping atau F&B procedure
kerjanya dalam melakukan kegiatannya
sama.
Minibar attendant bertugas mensupply
segala bentuk jenis minuman yang
beralkohol ataupun non alkohol yang
dikemas dalam bentuk botol atau kaleng
berukuran mini, begitu jpula dengan
Set Minibar
makanan
kecil
(
snack
).Mininbar
attendant dalam tugas ke sehariannya
selain melakukan pengecekan apakah ada minuman atau makanan kecil yang
tersdeia di dalam kamar di consume atau tidak saat tamu hotel akan melakukan
transaksi check out. Front desk attendant akan menghubungi minibar attendant
pada saat tamu sedang dalam process checking out.Dalam melakukan kegiatan
inventory seorang minibar attendant selain mensesuaikan stock harus
melakukan system FIFO untuk menghidari expired product yang berlebihan yang
tidak terjual.
II.
TEAM
WORK
HOUSEKEEPING
DEPARTMENT LAIN
DEPARTMENT
DENGAN
Keberhasilan dan kesuksesan suatu bisnis usaha tidak ditentukan oleh suatu
department saja, akan tetapi kerjasama antar department yang solid, kompak
dan bertanggung jawab.
Pada umumnya setiap department saling memiliki keterikatan hubungan kerja
satu sama lainnya, mereka saling membutuhkan, oleh karenanya membentuk
suatu team yang solid, kompak dan bertanggung jawab bukan hal yang
mudah.Pada realita nya sering terjadi konflik antar department, hal ini adalah
sesuatu yang wajar dalam dinamika psikologis pekerjaan. Setiap kepala
department ingin membuktikan kemampuannya masing-masing dalam
mengelola departmentnya, menunjukan prestasi yang mengagumkan dalam
bidang pengelolaan cost ataupun menekan budget dan meningkatkan revenue
atau prestigous dalam menganalisa guest comment.Konflik semacam diatas
selama dalam persaingan yang sehat itu sangat baik dalam meningkatkan
produktivitas demi meningkatkan profit.
15
Housekeeping department dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari

dukungan dari department lainnya. Sebagaimana Housekeeping department
merupakan department central yang memiliki access hampir dengan semua
department yang ada didalam organisasi, baik itu department yang
berhubungan dengan operasional ataupun department yang berhubungan
dengan administrasi misalnya finance dan human resources.
Secara struktur organisasi perusahaan ( hotel ), Housekeeping department
berada di bawah naungan Room Division Department bersama dengan front
office department.
Dalam team work Room Divison setiap department erat sekali keterkaitannya ini
bagaikan mata rantai.kenapa demikian ? jika salah satu mata rantai terputus
maka kegiatan bisnis akan terhambat dengan sendirinya kualitas pelayanan
akan mengalami penurunan , yang tentunya akan berakibat pada proses
produktivitas.
Dibawah ini adalah department yang erat hubungan kerjanya dengan
Housekeeping department;
Front office department
Hubungan
housekeeping
department
dengan front office departmentmemiliki
hubungan emosiaonal bagaikan dua sisi
mata uang, saling membutuhkan, saling
keterkaitan satu sama lain tetapi tidak
sering pula terjadi konflik.
Housekeeping department berkewajiban
membersihkan, menata, memprsiapkan
kamar tamu, dan Front office department
menjualnya.
Oleh karenanya hubungan keduanya
harus sinergi, memiliki kesamaan visi,
Front office Attendant
semangat yang sama, dalam tehnik kerja
Source; www.wikipedia.com
membangun kesamaan maka agar tidak
terjadi missed communication, bentuk
kesamaan inin bisa di tunjukan dengan
contohnya dalam penggunaan istilah dalam system mengenai up dated status
kamar tamu.Istilah istilah laporan status kamar tamu yangmerupkan
abreviation in harus pahami oleh kedua department tsb.
Adapun istilah istilah itu misalnya Vacant Clean (VC), Vacant Clean Inspection
(VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of
Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND )
16
Dibawah ini istilah istilah yang biasa digunakan ;

Istilah
Vacant Clean
Abreviation
VC
Status Kamar
Kamar siap jual
Vacant Clean Inspection
VCI
Kamar siap jual akan tetapi masih

dalam keadaan inspeksi/pengecekan
lebih lanjut
Vacant Dirty
VD
Kamar yang siap jual tetapi masih

dalam keadaan belum dibersihkan.
Sleep Out
SO
Kamar yang sudah di tempati

( terjual ) akan tetapi tamunya tidak
menempatinya,
dan
status
kamarnya masih occupied
Occupied
Occ
Kamar yang sudah terjual
Occupied no luggage
ONL
Kamar yang sudah terjual dan ada

penghuninya akan tetapi tidak
membawa barang barangnya
Out of service
OS
Kamar yang untuk sementara tidak

untuk dijual
Out of Order
OOO
Kamar yang masih dalam keadaan

perbaikan (maintenance )
Dont Disturb
DND
Kamar
yang
occupied
yang
penghuninya tidak ingin diganggu
selain
ada
permintaan
dari
penghuninya
Expected Arrival
EA
Kamar yang sudah di

dengan status confirm.
Expected Departure
ED
Kamar yang sudah confirm check

out.
booking
Demikian diantaranya istilah istilah yang biasa di pakai dalam hubungan

keduanya, adapun untuk kategory VIP pada umumnya management hotel
menyusunya dengan kategory kategory yang dikondisikan dengan market
tamu-tamunya.Pada umumnya kategory VIP memiliki tingkatan yang berbedabeda dalam memberikan extra service nya.
Selain istilah istilah room status juga type kamar juga harus dipahami kedua
department tsb, misalnya untuk kamar yang memiliki tempat tidur single mereka
memakai kode TWN, untuk kamar yang menggunakan tempat tidur type queen
17
memakai kode QWN, untuk kamar yang memiliki tempat tidur double mereka
menggunaka kode KING, begitu pula dengan type kamarnya mulai dari standard
room atau classic diberi kode misalnya STD atau DLX,
untuk Suite atau
Executive diberi kode SUT 1, SUT2 atau EXC1, EXC2 sampai dengan type
president suite atau penthouse.
Untuk kode kode tersebut bukan merupakan hal yang baku, management hotel
menentukan kode-kode tersebut untuk di install dalam system.
Daily task yang melibatkan keduanya misalnya dalam membuat laporan status
kamar ;
Housekeeping Department, Order Taker officer akan membuat dan melaporkan
kepada front desk attendant mengenai status kamar sesuai dengan Keadaan
yang sebenarnya berdasarkan laporan dari setiap floor supervisor. Hal ini
penting supaya front desk attendant bisa mengetahui status Kamar-kamar yang
akan dijual. System pelaporan ini sudah bisa diakses lewat system komputer
dengan cara menggunakan kode-kode tertentu sesuai dengan kecanggihan
system yang dipakai.sebagai referensi system yang biasa di pakai adalah MYOH,
FIDELIO dan OPERA.
Dari Front Desk attendant akan melakukan kegiatan yang meliputi hal-hal
berikut :
- Mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi kepada F&B outlet dan
Housekeeping atau department lain yang berkaitan dan memiliki
kepentingan kerja.
- Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi
tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).
- Memberitahukan kepada Housekeeping Department mengenai kamarkamar yang tamunya sudah check out dan statusnya EA.
- Memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain
jika terjadi perpindahan kamar.
Pada dasarnya Housekeeping department memiliki data tersebut baik secara
manual atau akses dari system hanya saja akan lebih baik hal ini dilakukan
untuk mengurangi kecerobohan.apabila terjadi room discrepancy maka
sebaiknya dilakukan investigasi oleh kedua departement tsb.
Selain Front Office department, Sales & Marketing department juga dalam
hubungan kerja memilki kedekatan, hanya saja sales & marketing department
akan mendapat kan informasi tentang kamar-kamar yang siap jual melalui front
office department, dan semua pembookingan kamar yang dilakukan oleh sales &
marketing department akan melalui dan mekanisme Front office Department
yang akan diteruskan ke housekeeping department.
Laundry Department
Laundry department adalah tetangga terdekat
,
secara psikologis
managementnya hampir memiliki kesamaan , hanya saja ruang lingkup kerja
laundry department tidak seluas housekeeping department.
Corridor kerja kedua department ini bagaikan adik dan kakak dalam sebuah
keluarga, secara design lokasi housekeeping office selalu berdekatan dengan
18
laundry office, bahkan ada pula sebagian hotel yang menyatukan housekeeping
dengan laundry dibawah satu atap housekeeping department.
Hubungan kerja erat yang tampak jelas housekeeping dengan laundry salah
satunya supply linen untuk kebutuhan floor section,public area section, guest
laundry, uniform karyawan, kelengkapan lainnya sebagai tools dalam kegiatan
cleaning process.
Engineering Department
Hubungan kerja antara Housekeeping department dengan engineering
department merupakan partner kerja yang tidak akan pernah putus
hubungannya.Kerkaitan
Housekeeping
department
dengan
Engineering
department sudah merupakan hal yang mutlak, dalam bahasa gurau sudah
kutukan bahwa engineering department akan selalu disibukan oleh pekerjaan
housekeeping department yang begitu tide.
Hubungan kerja dapat dilihat diantaranya sebagai Berikut :
- Perbaikan dan pemeliharaan equipments menyangkut operasional seperti
AC, Supply air bersih, listrik .
- Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di fasilitas floor section
atau fasilitas public area .
- Mengerjakan work order dari housekeeping dengan tingkat urgency .
- Menginformasikan kepada housekeeping department dan front office
department tentang perbaikan yang memerlukan jangka waktu lama,
sehingga status kamar dibuat menjadi Out of order, dan akan
menginformasikan kembali jika sudah selesai dalam maintenance.
- Melakukan program perawatan secara berkala untuk menjaga kondisi
furniture, seperti painting, maintenance AC dll.
Dengan demikian dapat dilihat bahwa antara Housekeeping department dengan
engineering department
sangatlah erat. Jika peralatan operasional
Housekeeping rusak, secara otomatis pekerjaan housekeeping akan terganggu.
Oleh karenanya housekeeping department akan selalu memerlukan engineering
department.
Food and Beverage Department
F&B department merupakan object paling demandings dalam pelayanan
kebersihan, perawatan peralatan, akan tetapi sudah barang tentu permintaan
pelayanan kebersihan ini adalah wajib hukumnya. Tidak ada kata tidak bisa ,
tidak ada staff , atau tidak mungkin semua argument argument itu harus
di hilangkan. Housekeeping department yang merupakan pertahanan terdepan
dalam menjaga dan merawat agar peralatan peralatan tetap dalam kualitas
baik dan sesuai dengan umur perlatan tsb harus dapat menunaikan kwajiban itu.
Outlet outlet F&B seperti restaurant, bar, dan meeting room merupakan
ruangan ruangan yang kebersihannya, perawatan furniturenya mutlak harus di
jaga dan dirawat.
Tehnik tehnik perawatan seperti polishing, brooming, brushing dll. Dalam
memenuhi rangka menjaga dan merawat harus dilakukan secara intensif dan
terrecorded.
19
Kegiatan housekeeping selain daily task cleaning, seperti melakukan kegiatan

special project ini dimaksudkan agar memilki schedule khusus perawatan
sehingga peralatan atau furniture terawat dengan baik.
Public area section merupakan yang paling dominan hubungan dalam kegiatan
pekerjaannya, begitu pula floor section , linen and uniform section serta florist
section terlibat dalam kegiatan pemenuhan permintaan pelayanan F&B outlet.
Accounting Department section Purchasing
Purchasing section yang di kepalai oleh purchasing manager yaitu merupakan
section dalam acoounting department yang yang sering kali berhubungan
dengan Housekeeping Department tentu dalam kegiatan operasionalnya akan
selalu membutuhkan equipment equipment yang bersipat jangka panjang atu
jangka pendek ( umur equipment). Kebutuhan operation setiap section. Floor
section pasti membutuhkan supply linen, furniture yang memadai dan sesuia
dengan kebutuhan operation, Section public area tentunya membutuhkan
chemical yang berkualitas yang low budget high impact, juga kebutuhan mesin
cleaning seperti vacuum cleaner, mop, broom , cloth, sponge, carpet sweeper
dll, untuk linen section kebutuhan linen stock dan semua perlengkapan kamar,
uniform karyawan, alat alat taylor serta kelengkapannya, order taker desk
tentu membutuhkan paper, buku untuk log book, Work order pad, PR ( purchase
Requets ) pad dll. Begitu juga dengan florist membutuhkan aneka ragam bunga,
tanaman, pot bunga dll. Kesemua permintaan kebutuhan itu tidak serta merta
dating dengan sederhana tanpa mekanisme yang benar. Purchasing department
merupakan sarana untuk mengakomodir permintaan tersebut. Order taker officer
akan mengakomodir segala kebutuhan operational ini dengan mengirimkan PR
( purchase request ) ke Purchesing officer. Sebaiknya dalam membuat PR ini
data stock in out nya serta stock harus valid berdasarkan inventory yang
updated, hal ini untuk mencegah ( avoid ) penumpukan barang yang useless.
Kecenderungan dilapangan yang terjadi pada saat operational yaitu
keterlambatan datangnya barang yang di minta merupakan problem yang biasa
di hadapi pada setiap perusahaan, oleh karena itu sebagai tips agar dalam
pemenuhan kebutuhan operational berjalan lancar, kunci utamanya setiap
section harus mempunyai jadwal yang konsisten dalam inventory dan memiliki
estimasi yang benar dalam menentukan barang yang mau di pesan ( order ).
Sering kali pada saat melakukan order barang supervisor section hanya melihat
stock yang ada dan assumsi. Pada saat melakukan Purchase Request selain
mencantumkan item yang akan di beli, kuota nya, alangkah baiknya juka kita
mengetahui supplier atau company penyedia atau distributornya hal ini
dilakukan agar dala pemesanan bias effektif dan effisien, ini hanya dilakukan
untuk pemesanan barang yang baru atau mengganti kualitas barang dengan
supplier baru.
Purchasing officer akan merasa terbantu jika dalam order suatu barang hari ini
minta hari ini ada, boleh saja dilakukan dengan tingkat pengecualian dan harus
melalui approval GM. Barang rang yang di peasan Housekeeping department
setelah melalui mekanisme dan birokrasi yang tepat pada umumnya akan di
distribute ke store, maka Housekeeping staff hanya boleh mengambil setiap
purchase melalui store. Mengapa Demikian ? Setiap barang yang masuk dan
keluar yang digunakan untuk kebutuhan operasional harus terrecord dalam
administrasi yang baik dengan memiliki catatan fisik berupa log book manual,
dan secara komputerisasi ( system ). Hal ini sangat penting agar management
20
puncak khususnya Finance department bias mengopntrol keuangan atau

expenses.
Di era sekarang system purchase request sudah lebih maju dengan
menggunakan system computer agar menghemat waktu birokrasi, tetapi perlu di
ingat bahwa hal yang manualpun seperti membuat purchase request harus
tetap dilakukan, hal ini di peruntukan mencegah discrepancy dan
penyalahgunaan wewenang.
Accounting Department cost and revenue section.
Perlu diingat bahwa housekeeping adalah salah satu department yang dalam
kegiatan bisnisnya merupakan penyumbang revenue yang cukup tinggi,akan
tetapi housekeeping juga merupakan cost center .selain karyawan yang cukup
banyak juga kebutuhan akan peralatan peralatannya cost nya tinggi.oleh
karenanya seorang executive housekeeper harus pandai membaca profit and
loss statement. Dengan mencermati setiap nilai angka yang tertera pada P&L
statement tersebut dengan teliti lalu di sesuaikan data tersebut dengan yang
dimiliki internal sendiri, apabila terjadi perbedaan, sebaiknya clarified terlebih
dahulu dengan chief accountant. Yang pada umumnya terjadi adalah kesalahan
pada postingan Purchase request kebutuhan operational Housekeeping
Department dengan kebutuhan operational engineering department atau
department lainnya.
Accounting department akan memberikan profit and loss statementnya setiap
bulan, tentunya berdasarkan data yang didapat dari purchase department untuk
cost utilitiesnya, dan cost of employee dari Human Resourcesnya serta
department lainnya yang terkait.
Selain purchasing, cost and revenue center section section lainnya seperti
receiving, store juga kerap kali berhubungan dengan housekeeping department.
Security Departement
Security Department berkewajiban menjaga keamanan secara keseluruhan atas
asset- asset
company, Bukan hanya housekeeping department saja yang
berkepentingan semua department sangat berkepentingan dengan security
department.akan tetapi yang akan kita bahas adalah sekitar kegiatan
housekeeping yang kerap kali berhubungan denga security department. Bentuk
kegiatan itu diantaranya dilibatkannya sebagian besar atau seluruh karyawan
housekeeping dan fire team khususnya bagian evakuasi tamu, kemudian
prosedur loss and found yang harus melibatkan security dan front office
department.
Menurut data statistic beberapa hotel yang saya dapatkan , case untuk
housekeeping jauh lebih sedikit dibanding F&B department, akan tetapi case nya
walau kecil tapi dalam penyelesain cukup rumit.
Tentunya security department sudah memiliki mekanisme dan system yang tepat
untuk menyelesaikan setiap case yang muncul.
Selain department department yang telah di uraikan Housekeeping department
juga secara langsung atau tidak langsung memiliki keterikatannya dengan
department lainnya yang tidak diuraikan diatas seperti Sales and Marketing,
Public Relation dan Human Resources.
III.
JOB DESCRIPTION
21
Penjelasan tugas atau Job description merupakan hal yang perlu dipahami
dalam organisasi housekeeping department. Job Description merupakan
rangkaian atau tugas tugas pekerjaan apa saja yang harus dilakasanakan
sesuai dengan posisinya dan terhadap siapa harus bertanggung jawab.
Struktur organisasi yang tersusun yang disesuaikan dengan factor psikologisnya
dan fisiologisnya diharapkan akan memberikan kesan posistif dalam
berorganisasi
demi
mencapai
tujuan.
Penyusunan job description yang baik dan tepat merupakan salah satu kunci
dalam mencapai kesuksesan. Job Description yang teralalu berbelit penuh
dengan birokrasi akan menyulitkan dan akan menghambat pada kegiatan
operasional. Job Description ini dimaksudkan agar karyawan atau staff
memahami urutan kerja secara benar, karena job description ini juga yang akan
mengukur kualitas pekerjaan itu sendiri . oleh karenanya setiap karyawan atau
staff diwajibkan memahami apa yang menjadi tugas dan kewajibannya.
Baiklah, kita urutkan job description masing masing posisi secara phyramid.
Executive Housekeeper
Secara struktur organisasi, Executive Housekeeper adalah orang nomor satu
dalam organisasi housekeeping, wilayah pekerjaannya tentu sangat luas meliputi
aspek operational dan administrasi.
Seorang Executive Housekeeper dituntut untuk dapat menganalisa,
memprediksi, membuat estimasi yang benar dan execute yang tepat sasaran.
Tanggung jawab yang di embannya sangat besar, reporting langsung kepada
Room Division Manager atau Executive Assistant Manager atau dapat juga
langsung kepada General Manager, hal ini disesuaiken dengan struktur
organisasi yang dibuat management.
Berikut adalah beberapa tugas dan kewajiban pokok seorang executive
housekeeper secara garis besar ;
1. Mengkoordinir
seluruh
section
housekeeping department.
yang
berada
dalam
organisasi
2. Membuat planning strategy perubahan atau penggantian, penambahan

asset untuk semua section yang tentunya disesuaikan dengan budget
yang ditentukan.
3. Membuat dan mengajukan ilustrasi budget.
4.
Melakukan
evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru
mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk
mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
5. Melakukan obeservasi dan melakukan purchase request untuk kebutuhan

barang-barang (alat-alat) keperluan housekeeping.
6. Melakukan kontrol dalam segi managing cost / penghematan tanpa
mengurangi kualitas pelayanan.
7. Melakukan inspeksi dengan metode on the spot cheking.
22
8. Supervisi yang details dan critism terhadap semua kegiatan operational .

9. Analisa terhadap segala bentuk keluhan
memberikan solusi yang baik.
dan action yang tepat dengan
10.Coaching, Training untuk semua staff housekeeping.

11.Melakukan internal meeting yang rutin untuk evaluasi
solving problem yang timbul.
hasil kerja dan
12.Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang

kebutuhan di department houskeeping.
Selain tugas - tugas dan kewajiban yang tertera diatas adapula pekerjaan
pekerjaan yang merupakan tugas dan kewajiban tambahan sebagai seorang
executive housekeeper. Tugas itu diantaranya ;
1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada
kaitannya dengan housekeeping.
2. Melakukan penilaian dan monitoring penampilan kerja assistant dan
semua karyawan
3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
4. Negosiasi dengan supplier.
Assistant Executive Housekeeper
Pada Umumnya tugas dan jabatan assistant executive housekeeper yaitu
membantu tugas yang di embankan kepada Executive housekeeper.Wilayah
tugasnya adalah hampir sama dengan tugas dan kewajiban executive
haousekeeper.Posisi yang berhubungan dan merupakan staffnya langsung yaitu
semua supervisor section.adapun seorang assistant executive housekeeper
bertanggung jawab dan reporting kepada Executive Housekeeper.
Adapun tugas dan kewajiban pokoknya secara garis besar adalah sbb ;
1. Menerima laporan atau room status dari Front Office department.
2. Membuat perencanaan , General cleaning, maintenance, special project ,
tata ruang dll.
3. Mengevaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai
sistem kerja.
4. Mengusulkan dan mengusahakan pengadaan alat alat kerja yang effektif
dan effisien dalam kegiatan housekeeping.
5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset,
gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy
dan pengendaliannya.
6. Melakukan controlling dalam segi penghematan / Managing cost.
23
7. Random checking di semua wilayah kegiatan housekeeping dan dengan

metode on the spot checking
8. Mengawasi dengan details setiap pekerjaan yang dilakukan bawahannya
dengan tujuan membangun kualitas kerja yang baik.
9.
Menampung, menganalisa setiap keluhan dari karyawan ataupun tamu

dan melakukan tindakan tindakan untuk solving problemnya.
10.Menyelenggarakan training , coaching dan menthoring untuk semua staff

housekeeping.
11.Menyelenggarakan internal meeting dalam rangka evaluasi kerja.
12.Membuat schedule dan log inventory peralatan housekeeping secara
periodeik guna melakukan analisa tentang pemakaian barang-barang
kebutuhan di department houskeeping.
Selain tugas dan kewajiban diatas, seorang assistant executive housekeeper
harus dapat ;
- Membantu kelancaran operasional.
-
Melakukan penilaian / appraisal penampilan kerja bawahan langsung.
Monitoring masalah produktivitas kerja.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
Menyelenggarakan briefing dan meeting.
Housekeeping Floor Supervisor

Untuk posisi supervisor pada umumnya tugas dan kewajibannya yaitu sama
dengan yang memikul tanggung jawab di public area, floor, Linen, dan florist.
Yaitu Melaksanakan seluruh kegiatan operasional , Membuat administrasi yang
baik dan benar, Melakukan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan,
penataan, kelengkapan semua section baik floor, public area,sampai dengan
station atau linen room.
Floor supervisor tugas dan kewajibannya adalah ;
1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA, ED,
atau status lainnya yang di distribusikan ke roomboy atau room maid.
2. Melakukan double check untuk kamar-kamar yang telah dibersihkan dan
akan siap jual.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai Missing Article, damages serta
hasil perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada
roomboy and room maid .
5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap
purchase request untuk setiap Material Requisition
24
6. bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan

semua storage.
7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
8. Menghandle Lost and Found.
9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies.
10.Membuat laporan tentang lost , damage report.
11.Membuat time schedule .
12. Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function .
13.Mengatur schedule annual leave karyawan.
14.Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.
15.Bila terjadi hal yang tidak semestinya,
kewenangannya maka diharuskan report
housekeeper atau executive housekeeper.
dan bukan merupakan

ke assistant executive
Selain tugas tugas diatas tsb, seorang supervisor diwajibkan membina

kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lainnya, melakukan penilaian penampilan kerja staff, menciptakan
dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua perintah
atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.
Public Area Supervisor
Tugas dan kewajibannya hampir sama dengan floor supervisor, selain tugas
pokok publia area supervisor juga berkewajiban untuk menciptakan
keharmonisan kekompakan kerja, penilaian, internal meeting dll.Adapun yang
sedikit membedakannya adalah ;
1. Menerima Laporan event berupa function sheet dari F&B department dan
di distribusikan ke houseman.
2. Melakukan double check untuk
outlet yang telah dibersihkan.
ruangan ruangan meeting atau F&B

hasil perbaikannya.
houseman.
purchase request untuk setiap Material Requisition
6. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan
semua storage.
25

9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies.
12. Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function .
14.Memerikan perhatian khusus untuk function atau event event VIP.
dan bukan merupakan

Linen Supervisor
Begitu pula dengan posisi atau jabatan linen supervisor tugas dan kewajibannya
sama dengan floor supervisor atau public area supervisor. Urutan pekerjaannya
sebagai berikut ;
1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA, ED,
atau status lainnya yang di distribusikan ke linen attendant .
2. Melakukan double check dan menerima permintaan untuk uniform, linen,
towels bersih yang akan digunakan.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai , uniform , linen atau towels damages
serta hasil perbaikannya.
linen attendant.
purchase request untuk setiap Material linen.
6. Bertanggungjawab atas persediaan Linen Supplies beserta stock, juga
uniform karyawan.
8. Membuat log inventory linen, uniform .
9. Membuat laporan tentang lost , damage report.
11. Mengatur schedule annual leave karyawan.
26
12.Memberikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.

dan bukan merupakan

Selain tugas tugas diatas tsb, seorang linen supervisor diwajibakan membina
kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lainnya terutama laundry ,memberikan service terbaik dalam
pelayanan uniform untuk karyawan, melakukan penilaian penampilan kerja staff,
menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua
perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.
Florist Supervisor
Untuk penataan, decoration untuk F&B outlet dan guest room yang merupakan
tugas dan kewajiban section Horticulture.
Section yang bertanggung jawab ini disebut dengan posisi florist supervisor yang
membawahi staffnya florist attendant.Seorang florist supervisor di tuntut
memiliki keahlian dalam seni menata ruangan, keahlian membuat flower
arrangement.
Dibawah ini merupakan beberapa job description untuk seorang florist ;
1. Menerima Laporan event berupa function sheet dari F&B department dan
laporan status kamar.
2. Melakukan pengecekan tanaman atau flower arrangement kamar tamu
atau meeting room dan F&B outlet.
florist attendant.
4. Membuat
tanaman.
purchase
request untuk setiap kebutuhan berbagai jenis
5. Bertanggungjawab atas pembuatan mini garden dalam special event.

6. Menerima laporan kerusakan equipment dan membuat work order.
7. Membuat log stock flower dan equipment .
8. Membuat time schedule .
9. Leading set-up pembuatan mini garden berdasarkan order function sheet .
11.Memerikan perhatian khusus untuk function atau event event VIP.
dan bukan merupakan

27
Order Taker Officer

Order taker section merupakan section dengan Tugas dan kewajiban secara garis
besarnya adalah sbb ;
1. Menerima Laporan Room status dari Front office department , event
function sheet dari F&B department dan di distribusikan kepada setiap
supervisor setiap section.
hasil perbaikannya.
3. Menerima setiap order yang memalui dengan sambungan telepon atau
direct, untuk diteruskan atau di follow up.
4. Mengelola administrasi dengan baik .
5. Membuat setiap purchase request untuk setiap Material Requisition
6. Bertanggungjawab atas persediaan peralatan administrasi ( office ).
9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dalam
system.
11.Memberikan perhatian khusus untuk function atau event event VIP.
Room boy
Room boy yaitu suatu posisi atau jabatan yang dalam bertanggung jawab dalam
kebersihan dan kenyaman khususnya kamar tamu.
Pada umumnya job descriptionnya sbb ;
1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan mengisinya pada
Room Boy Sheet dengan kode yang ditentukan sesuai dengan status nya .
2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan
perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan
lain-lain.
3. Mengontrol inventory, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di
flornya masing-masing.
4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi kelengkapan tempat tidur,
bath toom, living room sesuai dengan standard yang ditentukan.
5. Making bed dengan technik yang benar.
6. Mengganti linen atau towel yang kotor di setiap kamar.
28
7. Melakukan moping, vacuum cleaning dan shampoing carpet.

8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, atau kejadian yang tidak layak
kepada floor supervisor.
9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang
dilaundrykan.
10.Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.
11.Merapikan kembali
linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning
supplies, cleaning equipment ke Station Floor/ pantry masing-masing.
12.Membersihkan atau mengatur kembali trolley chart.
13.Menerima dan melaksanakan tugas yang diperintahkan Floor Supervisor.
14.Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan
Department lainnya.
Public Area Attendant
Staff atau karyawan yang bertanggung jawab atas kebersihan, kelengkapan ,
kenyamanan ruangan yang meliputi banyak orang dan kebersihan kantor
kantor disebut dengan posisi Public area attendant.
Dibawah ini beberapa job description seorang public area attendant;
1. Membersihkan seluruh Public Area seperti Office, lobby, restaurant, pub
atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya.
2. Membersihkan dan melakukan pemeliharaan furniture, lantai, karpet,
kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray
yang ada di Public Area.
3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk
bekerja.
4. In charge pada ruangan yang sednag digunakan untuk kegiatan / event
function, meeting, party dan lain-lain.
5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray
pada tempatnya.
6. Merawat pot tanaman dan membersihkannya dari sampah-sampah di
sekelilingnya.
7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak
sesuai lagi.
8. Membersihkan parkir area.
9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak
semestinya kepada HK Supervisor.
29
10.Melaksanakan general cleaning sesuai dengan schedule .

11.Merencanakan dan melaksanakan Pest Control
12.Menerima dan
supervisor.
melaksankaan tugas yang diperintahkan public area
13.Bekerjasama dengan baik dengan rekan kerja department lainnya.

IV.
EQUIPMENT DAN CARA PENGERJAANNYA
Dalam melakukan kegiatannya Housekeeping department identik dengan

perlatan-peralatan kebersihan berupa mesin ataupun manual.Faktor kualitas
kebersihan tidak hanya ditentukan dengan kecanggihan mesin mesin yang
modern akan tetapi yang paling penting yaitu faktor Sumber daya manusia,
kualitas skill karyawan housekeeping dalam melaksakan job descriptionnya.Oleh
karenanya Training skill dan knowledge setiap karyawan merupakan faktor yang
sangat penting. Konsistensi training dan modul-modul training yang effektif dan
effisien salah satu pendukung mengasah ketrampilan dan menjaga kualitas
pelayanan. Training skill setiap technik dalam kegiatan housekeeping harus
diutamakan, dan secara konsisten dilakukan dengan time schedule yang tepat.
Terkadang dalam keadaan full house terkadang untuk training skill ini terkadang
terabaikan peneyelenggaraannya, adalah hal classic yang beralasan bahwa,
kamar penuh, function banyak, staff libur, dan berbagai alasan lainnya.oleh
karenanya jiwa leadership seorang pimpinan harus memiliki sikap tegas.
Dalam kegiatannya housekeeping department akan selalu identik kegiatan yang
menguras energi, oleh karenanya technik technik kegiatan housekeeping yang
benar. Penggunaan Technik yang benar dalam kegiatan housekeeping ini sangat
penting menyangkut efek baik atau buruk kesehatan karyawan housekeeping
tersebut. Mengapa demikian ? Tentu hal ini sangat penting mengingat perlatan
yang digunakan dalam kegiatan housekeeping
kerap kali menggunakan
peralatan yang berhubungan dengan electricity dan memiliki beban berat yang
lumayan.Pengetahuan dan penguasaan technik yang benar dalam setiap
penggunaan peralatan adalah modal dasar sebagai karyawan housekeeping,
dengan pengetahuan dan penguasaan technik yang benar akan menunjang
kualitas pekerjaan itu sendiri.
Selain berpengaruh pada kualitas pekerjaan, dengan penghetahuan dan
penguasaan peralatan yang baik dan benar akan berdampak pada usia peralatan
tersebut.Sebaliknya bila seorang karyawan housekeeping tidak dengan baik
menguasai
dan
memilki
pengetahuan
tentang
pemakaian,
technik
pengerjaannya maka kualitas pekerjaan akan buruk serta tidak menutup
kemungkinan usia peralatan tersebut akan dengan cepat mengalami kerusakan.
Jika peralatan dengan cepat akan mengalami kerusakan tentu akan berpengaruh
sekali dengan operasional
dan berpengaruh pada expenses housekeeping
department.
Beberapa pekerjaan dalam kegiatan housekeeping yang populer atau yang
paling sering dilakukan oleh karyawan house keeping department diantaranya ;
Making Bed
30
Dalam technik making bed merupakan modal utama untuk seorang room boy
atau room maid akan tetapi sebaiknya setiap karyawan yang berada di bawah
naungan Housekeeping Department harus bisa melakukan
making bed
,penguasaan technik making bed bukan hal yang sulit, melelahkan dan
menyeramkan asalkan saja jika dilakukan dengan penguasaan technik yang
benar.
Memang benar dalam kegiatan making bed jika dilakukan dalam intensitas yang
tinggi akan berefek pada kesehatan, misalnya back pain.
Akan tetapi apabila kegiatan making bed dilakukan dengan baik dan benar bisa
mengurangi dampak negative seperti back pain tersebut.
Ada berbagai technik making bed yang dilakukan, hal ini disesuaikan dengan
standard yang di tentukan. Sebagai ilustrasi making bed pada umumnya
menggunakan bed cover dan duvee.
Tahap tahap dalam technik making bed menggunakan bed cover ;
- Kenali jenis bed yang di gunakan ( telah diuraikan berbagai ukuran bed
dalam bab Room Facilities )
- Pilih bed sheet yang sesuai dengan ukuran bed tersebut.
- Check seluruh bagian kasur ( matrass ) untuk memastikan bahwa matrass
dalam keadaan kering, tidak ada bagian yang robek, dan pastikan matras
bebas dari bug
- Pastikan matrass tertutup dengan bed pad .
- Untuk memudahkan proses making bed, dorong dahulu bed ke depan.
Sheet pertama di tebar dengan menggunakan technik menjaring seperti
menggunakan jala. Sheet pertama harus menutupi selutuh bagian matras
dengan posisi bagian jahitan sheet yang terdapat pada seluruh sisi bed
sheet harus menutup ke bawah.
- Rapihkan bed sheet pertama dengan memasukan semua sisi bed sheet
diantara sisi matras.
- Tebarkan bed sheet kedua dengan menggunakan technik menjala dengan
posisi bed sheet jahitannya terbuka ke atas.
- Setelah sheet kedua, kemudian tebarkan blanket menutupi bagian bed
dengan sisi yang sama, berikan
jarak 40 cm pada bagian atas
matras.perlu diperhatikan cap
blanket di simpan di ujung paling
bawah.
- Kemudian tutup blanket dengan
top sheet dengan posisi jahitan
linen tertutup ke bawah.
- Kemudian lipatkan bed sheet
kedua
bagian
atas
untuk
Making Bed Process
menutupi blanket dan top sheet,
masukan semua sisi kiri dan
kanan bagian depan matras terlebih dahuku dengan maksimal sampai
sikut sebagai patokannya pada saat memasukkan bed sheet yang masih
terurai, untuk mengencangkan. Hal yang perlu diperhatikan pada saat
jongkok dalam merapihkan bed sheet gunakan lutut sebagai penyangga
tubuh jangan berjongkok dengan membungkuk
31
Kemudian bagian belakang dirapihkan terlebih dahulu kemudian kedua

sampingnya agar membentuk segitiga dengan sudut 45 o atau 90o.
Kemudian kencangkan semua sisi bagian sampai terlihat kencang dan
rapi.
Tutupkan bed cover mulai dari bagian bawah dengan secara teratur setiap
sisinya
Pada saat meletakan pillow kedua sisi yang terbuka harus diletakan
berhadap-hadapan.
Tutupkan kedua pillow tsb dengan bed cover.
Setelah selesai proses menutup dan merapikan bed cover untuk mempercantik
bisa di hias dengan peletakan cussion diatasnya.
Making bed menggunakan duveet
Pada umumnya techniknya sama dengan technik making bed.
Brushing
Dalam technik brushing ada dua macam cara yaitu technik brushing manual dan
brushing dengan menggunakan mesin. Dalam bahasa indonesia brushing itu
artinya menyikat.
Technik brushing pada umumnya dilakukan untuk public area section, kegiatan
ini dilakukan sebagai special project misalnya untuk brushing lantai corridor
basement, employee toilet, locker room dan ruangan-ruangan lainnya.
Tools yang digunakan dalam technique brushing ini disesuaikan dengan luas
area, kondisi area, seberapa kotor ( kita bisa memperkirakannya ), setelah kita
melakukan steps diatas kemudian kita memutuskan dengan cara apa yang
sesuai manual atau memakai mesin brushing dan menentukan chemical yang
semestinya digunakan.
Tools yang diperlukan diantaranya sikat ( hand brush ), mesin sikat,
chemical,sprayer, service towel.
Polishing
Polishing
ialah
kegiatan
yang
dilakukan
selain
membersihkan bertujuan juga untuk membuat benda
kelihatan kinclong serta yang paling utama dengan
polishing menjaga dan mempertahankan kualitas benda
itu sendiri menjadi lebih tahan lama.Kegiatan polishing
biasanya dilakukan untuk benda benda furniture,
stainless steel, benda yang berlapis emas, perak dan
perunggu, bisa juga lantai granit.Sama halnya polishing
juga bisa dilakukan manual atau menggunakan mesin
polishing.
Tools yang digunakan untuk kegiatan polishing
diantaranya chemical yang semestinya, service towel,
sprayer , mesin polishing.
Towel &
Sponge
Shampoing
32
Kegiatan shampoing dilakukan untuk membersihkan noda pada lantai

berkarpet.Kegiatan ini sama dengan kegiatan brushing hanya saja dilakukan
untuk material berkarpet.Hal ini bertujuan untuk menghilangkan noda pada
lantai berkarpet dan menjadiakn karpet lebih bersih dan wangi.
Tools yang digunakan pada saat kegiatan shampoing diantaranya mesin untuk
shampoing, chemical , service towel,sponge, blower , signage cleaning process.
Sebelum melakukan kegiatan shampoing carpet sebaiknya carpet dibersihkan
terlebih dahulu dengan vacum cleaner atu dapat
juga dapat menggunakan carpet sweeper.
Mop
Coating
Process coating melakukan kelanjutan dari process
brushing floor.kegiatan ini di peruntukan melapisi lapisan permukaan lantai
dengan special chemical coating process.
Hal ini merupakan rangkain special project dalam kegiatan public area, pada
umumnya dilakukan untuk night shift work. Area atau ruangan pada saat
dilakukan process coating harus bebas dari lalu lalang hal ini sangat
berpengaruh pada kualitas process tsb.
Coating process akan menghabiskan waktu minimal 3-4 jam, semakin lama
process pengeringan maka hasilnya akan lebih baik. Setelah benar-benar kering
alangkah baiknya area yang di coating agar lebih kinclong lakukan kegiatan
dengan floor cleaning.
Tools yang di gunakan diantaranya mesin brushing, wiping cloth, set of moping,
chemical brushing, chemical coating, service towel.
Technique coating step-stepnya sebagai berikut ;
- Berikan signage ( coating process ) untuk area yang dalam proses coating
- Lakukan kegiatan brushing untuk area yang akan di lakukan coating.
- Kemudian bersihkan dengan lakukan kegiatan moping yang sempurna.
- Setelah area kering lakukan process coating dengan memberikan lapisan
chemicalnya dengan rata pada seluruh area lantai, untuk meratakan
cairan chemical coatingnya bisa menggunakan glass washer cloth.
- Keringkan area coating minimal 3-4 jam dan Jangan Gunakan Blower.
Moping
Kegiatan moping merupakan kegiatan yang paling sering di gunakan dalam
kegiatan kebersihan.Pada kegiatan ini perlu diperhatikan dalam kegiatannya
yaitu penggantian air dan mop towelnya.
Gunakan technik mundur pada saat kegiatan moping .
Tools yang digunakan ember, mop towel, service towel, chemical.
33
Sebelum melakukan mopping sebaiknya lantai di bersihkan dahulu dari sampah

sampahnya.
Dusting
Kegiatan
dusting
merupakan
kegiatan
simple
dalam
housekeeping.Dusting process hanya menggunakan service towel.
kegiatan
Brooming
Kegiatan brooming pada umumnya dilakukan untuk kegiatan housekeeping baik
didalam ataupun di luar gedung seperti parking area, taman diluar gedung.
Wiping
Begitu pula dengan wiping, kegiatan ini sudah tentu akan dilakukan oleh setiap
karyawan housekeeping.
Vacuming
Kegiatan vacuming sama dengan kegiatan dusting, sweeping hanya saja
kegiatan ini menggunakan alat penghisap debu yang disebut vacum cleaner.
Pada saat menggunakan vacum cleaner, sering seringlah cek filter dan kantung
debunya yang ada dalam mesin.hal ini dilakukan agar vacum cleaner digunakan
secara maksimal.
V.
SERVICE QUALITY HOUSEKEEPING
Kualitas pelayanan atau service quality merupakan

kekuatan
dalam
mencapai
keunggulan
dalam
persaingan untuk merebut hati pelanggan. Kulaitas
pelayanan yang dimaksud bukan hany sekedar
pelayanan jasa yang telah di gariskan dan merupakan
standard kerja akan tetapi hakikatnya kualitas
pelayanan itu sendiri harus bisa memberikan pelayanan
Broom & Towel
yang extraordinary dan bersifat low budget high
impact.
Industri jasa
perhotelan khususnya sangat mendewakan dengan
service quality tersebut. Oleh karenanya setiap
management hotel baik lokal ataupun international
pasti memiliki secret weapon tersendiri dalam
melakukan service quality nya.
Management management perusahaan jasa
seperti hotel atau restaurant selalu menekankan
kualitas pelayanan
dalam kegiatan bisnisnya,
karena faktor inilah merupakan faktor utama yang
akan menjalankan roda bisnisnya.Selain service of
quality yang menjadi faktor penentu, faktor quality
managementpun penting untuk dilakukan.
Vacum Cleaner
34
Tokoh tokoh management seperti Zeitham mengidentifikasikan 5 dimensi

dalam kualitas pelayanan. Lima dimensi tersebut merupakan dasar dari kualitas
pelayanan.
Dimensi kulaitas pelayanan menurut zeitham ini adalah ;
1. Reliability
Reliability dalam pelayanan didefinisikan kemampuan mwujudkan pelayanan
yang dijanjikan secara akurat dan terpercaya.
2. Responsiveness
Responsiveness merupakan keinginan dari karyawan untuk membantu customer
dengan cepat.
3. Assurance
Pengetahuan , kompetensi dan kesopanan karyawan untuk memebrikan
pelayanan yang jujur kepada customer.
4. Emphaty
Empathy di definisikan sebagai kepedulian, perhatian yang diberiakn karyawan
kepada customernya.
5. Tangibles
Didefinisikan sebagai bukti fisik fasilaitas yang disediakan oleh perusahaan untuk
memberikan refresentsi fisik atau citra jati diri kepada setiap customernya.
Kelima dimensi kualitas pelayanan secara umum yang bisa di aplikasikan bukan
hanya untuk perusahan hotel industry saja akan tetapi bisa juga untuk
perusahaan manufaktur.
Apa hubungannya 5 dimensi kualitas pelayanan
dengan housekeeping department ?
Disadari atau tidak bahwa semua dimensi
diatas tersebut sangat erat kaitannya dengan
housekeeping department bahkan seluruh
department dalam perusahaan.
Konsep 5 dimensi yang dikemukakan oleh
zeitham, mari kita lihat kaitannya setiap
dimensi pada kegiatan housekeeping.
5 Dimensi Kualitas
Pelayanan :
1. Reliability
2. Responsivene
ss
3. Assurance
1. Reliability
Secara umum memiliki arti adalah kehandalan.
4. Emphaty
Di atas didefinisikan kemampuan untuk
mewujudkan pelayanan yang dijanjikan secara
5. Tangibles
akurat dan terpercaya.
Dalam
organisasi
housekeeping
setiap
karyawan harus memiliki kehandalan, kecakapan, keterampilan dan kesigapan
yang matang.Department housekeeping yang identik dalam setiap pekerjannnya
90 % menggunakan energi harus handal dalam menjalankan tugas dan
keajibannya.
Seorang executive housekeeper misalnya tidak hanya duduk dibelakang meja
dan hanya menunjukan telunjuk saja ke setiap karyawan akan tetapi dia harus
turun kelapangan melihat , mengawasi bahkan membatu karyawannya apabila
membutuhkan bantuan dalam menyelesaikan pekerjaannya.Begitu pula dengan
assistant executive housekeeper dan supervisor supervisor lainnya harus dapat
melakukan hal tersebut.umpamakan saja pada situasi yang rush hour semua
35
unsur management housekeeping tidak memiliki kecakapan, ketrampilan dalam

melakukan kegiatan housekeeping, sementara setiap karyawan sangatlah sibuk
dengan pekerjaannya masing masing dalam melakukan pelayanan kepada para
tamunya, sementara diantara para tamu ada yang dilayani secara cepat dan
personal, apabila dalam keadaan tersebut element managemnet housekeeping
tidak dapat melakukakannya betapa embarassing nya. Oleh karenanya dimensi
Kehandalan ini penting untuk dimiliki oleh setiap karyawan.
2. Responsiveness
Responsiveness merupakan bentuk anticipate karyawan housekeeping dalam
menberikan pelayana yang cepat, sehingga tamu tidak menunggu lama akan
pemenuhan kebutuhannya. Misalnya yang seorang tamu kamar meminta extra
amenities untuk ditambahkan didalam kamarnya. Maka dengan sigap seorang
roomboy atau room maid akan dengan cepat memenuhinya.
Reaksi cepat tanggap ini bukan hanya melayani setiap permintaan tamu akan
tetapi dalam setiap menyigapi setiap keluhan tamu dengan solusi yang tepat.
3. Assurance
Yang dimaksud dengan assurance ini adalah Pengetahuan , kompetensi dan
kesopanan karyawan untuk memberikan pelayanan yang jujur kepada customer,
Ini merupakan harapan setiap tamu yang berkunjung.
Product knowledge tentang housekeeping khususnya dan hotel pada umumnya
harus di maintain setiap saat, dengan menonjolkan keterampilan yang
kompetensi akan memberikan kesan yang sangat positif pada setiap tamu ini
disebut building rapport.
Dalam process build rapport selain handal, respons, dan kompetensi adalah hal
yang paling penting adalah Attitude.
Attitude merupakan faktor yang paling penting dalam setiap bisnis apapun.
Albert Einstein dalam salah satu quotes nya "Weakness of attitude becomes
weakness of character."
Apabila build rapport sudah terbentuk dengan attitude yang baik pada setiap
tamu maka secara automatic roda bisnis telah berjalan dan profitpun akan di
capai.
4. Emphaty
Definisi Empathy dalam kegiatan housekeeping adalah
sebagai bentuk
kepedulian, perhatian yang diberikan karyawan kepada setiap tamu dalam
melayani kebutuhan pelayanan yang berhubungan dengan tata graha.Sikap
empathy tidak mudah untuk dijabarkan karena hal ini sangat erat hubungannya
dengan ketulusan karyawan dalam memberikan perasaan pedulinya terhadap
tamunya.
5. Tangibles
Didefinisikan sebagai bukti fisik fasilitas public area, guest room , F&B outlet ,
swimming pool dan fasilitas lainnya seperti gym , spa , salon dan shoping arcade
yang disediakan untuk memberikan refresentasi fisik atau citra jati diri / profile
company nya kepada setiap tamu.
Fasilitas yang terawat, tertata, terjaga kebersihannya, decorasi yang
memberikan kenyamanan kepada setiap tamu merupakan tugas utama sebagai
karyawan housekeeping.
36
Luxury, elegance bisa memberikan value added tersendiri untuk setiap hotel
menurut kelasnya.
Selain 5 dimensi kualitas pelayanan atau biasa disebut dengan SERVQUAL,
sureshchandar mengidentifikasi 12 dimensi penting dalam kualitas pelayanan
yang merupakan quality management ( TQM ) dari persefektif management.
Dimensi ini merupakan kerangka kerja yang terintegrasi dalam mewujudkan goal
company.
Dimensi dimensi SERVQUAL tersebut adalah ;
1. Komitment management puncak dan kepemimpinan visioner
2. Management sumber daya manusia
3. Sistem tehnik
4. Sistem informasi dan system analisis
5. Benchmarking
6. Perbaikan terus menerus dan berkesinambungan
7. Focus pada pelanggan
8. Intervensi nserikat pekerja
9. Tanggung jawab social
10.Kepuasan karyawan
11.Service scapes
12.Budaya pelayanan
Kedua belas system ini yang merupakan kerangka kerja umum dalam sebuah
system management, akan tetapi kedua belas dimensi tersebut di aplikasikan
secara sederhana dalam organisasi housekeeping di yakinkan housekeeping
department salah satu department yang kontribusi pelayanannya memiliki
kualitas yang baik.Akan tetapi dalam dalam system management faktor
keberhasilan adalah ditunjukan dari semua department.
Kedua belas dimensi TQS atau TQM, saya akan uraikan dengan ruang lingkup
sederhana, mulai dari executive housekeeper sampai dengan karyawan.
1. Komitment management puncak dan kepemimpinan visioner
Dimulai dari Executive Housekeeper harus memiliki visi, mengembangkan
housekeeping department adalah department merupakan salah satu department
yang perlu dibanggakan. Kualitas kerja setiap karyawannya sangat
baik.Pengetahuan, kompetensi nya juga tidak diragukan.
Visi yang dirancang seorang executive housekeeper harus di ketahui dan diikuti
oleh assistant executive housekeeper, supervisor semua section sampai tingkat
staff lower level.
37
Oleh karenanya Housekeeping department memulai merancang visi,misinya

secara umum.ini merupakan langkah awal goal setting of organization. Ide ide
cemerlang
yang
dituangkan
dalam
merancang visi dan misi salah satu tahap
A
manager
is
melakukan , perencanaan, strategic, mental
responsible
for
the
dan spiritual dalam organisasi.Peter drucker
application
and
sebagai
Bapak Management Modern

performance
of
mengatakan A manager is responsible for
knowledge
the
application
and
performance
of
Peter drucker
knowledge
2. Management sumber daya manusia
Peranan Human Resources dengan housekeeping department begitu erat,
perekrutan, pelatihan, rewarding merupakan bentuk kerangka kerja dalam
peningkatan kualitas pelayanan.Konsep the right man on the right place yang
dicetuskan oleh Frederick W Taylor, merupakan landasan dalam perekrutan
karyawan housekeeping department, Human resources department sebagai
gerbang untuk perekrutan berhak menyaring, menerima karyawan yang sudah
sesuai denga kriteria yang ditetapkan. Hoousekeeping management berhak
menentukan kriteria tersebut disesuaikan dengan kebutuhan operasional. Selain
dalam hubungan kerja perekrutan karyawan, pelatihan karywan juga perlu,
training department yang dibawah naungan human resources department
berkewajiban menyelenggarakan training yang bersifat improving product
knowledge dan juga training yang bersifat improving skill. Selain perekrutan ,
pelatihan karyawan, rewarding dipandang perlu dalam mengapresiasi setiap
kesuksesan karyawan yang telah bekerja keras
dan kontribusinya terhadap perusahaan. Pada
housekeeping
department
executive
Weakness of
housekeeper,
beserta
assistant
attitude becomes
exc.Housekeeper
dan
seluruh
section
supervisor merancang suatu system rewarding
weakness of
yang professional, hal ini dmaksudkan
character
merangsang professional karywan dalam
Albert Einstein
meningkatkan kualitas pekerjaannya. Setelah
system rewarding telah dirancang langkah
selanjutnay ajukan propfosal tersebut ke pihak
Human Resources untuk diproses validitasnya.
Suatu contoh mengambil di sebuah hotel international berbintang lima, dalam
rangka penerapan quality service, dalam tahap rewarding setelah melakukan
reserch dan diskusi dengan seluruh team membuat suatu system kompetisi the
best person in the housekeeping, mereka menamakannya
Housekeeping
Star of the month hal ini adalah sebuah kompetisi untuk meningkatkan kualitas
pelayanan dalam ruang lingkup housekeeping department. System yang
digunakan sangat symple yaitu dengan cara menghitung jumlah terbanyak
Guest comment yang namanya tercantum. Pemenangnya ialah yang paling
banyak mendapatkan guest comment dengan comment yang positif.
38
Alhasil system ini berhasil meningkatkan kualitas daripada karyawan itu sendiri,
yang secara otomatis membawa prestigous housekeeping mendapatkan tempat
yang baik dan profit pun berpengaruh positive.
3. Sistem tehnik
System tehnik yang meliputi management proses seperti prosedur, system, dan
teknologi yang dibutuhkan untuk mempersingkat pelayanan sehingga setiap
tamu mendapatkan pelayanan tanpa adanya keluhan. Dalam kegiatan
housekeeping system tehnologi yang modern seiring dengan kemajuan jaman,
hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan housekeeping, misal
dalam penyediaan peralatan kebersihan untuk sebuah vacum cleaner ,pada saat
ini banyak sekali model dan kecanggihannya yang berbeda-beda, begitu pula
dengan mesin mesin cleaning modern lainnya. Prosedur kerja yang
professional, system management yang benar merupakan rangkaian kerja yang
saling terkait.
4. Sistem informasi dan system analisis
Pelayanan tidak sama dengan perusahaan manufacture yang mempunyai
persediaan barang yang memiliki persediaan yang apabila terjadi permintaan
melonjak dapat dengan mudah memnuhi permintaannya dengan stock yang
tersedia. Akan tetapi untuk untuk perusahaan jasa pelayanan apabila terjadi
permintaan melonjak ada kemungkinan pelayanan tidak akan terpenuhi, namun
dapat di lakukan dengan cara lain yaitu dengan memberikan informasi yang
jujur.
Begitu pula dalam kegiatan housekeeping apabila occupancy / tingkat hunian
kamar sedang full house kemungkinan besar akan terjadi banyak permintaan
yang bervariasi,oleh sebab itu housekeeping management harus merancang
system informasi yang tepat untuk mengantisipasi permintaan yang melonjak.
5. Benchmarking
Benchmarking merupakan perbandingan standard yang berisi produk atau jasa
dan proses yang dimiliki perusahaan yang terbaik, yang kemudian
menggunakannya untuk melakukan analisis memperbaiki produk atau jasa
pelayanannya. Dalam kegiatan housekeeping khususnya hotel industry setiap
hotel akan selalu berusaha memberikan yang terbaik dalam setiap
pelayanannya. Service yang memiliki ciri khas yang unik , kesan elegance
merupakan secret weaponnya.
6. Perbaikan terus menerus dan berkesinambungan
Perbaikan kualitas yang dilakukan secara terus menerus bukan merupakan
target. Sekecil apapun perbaikan yang dilakukan akan berdampak positif pada
kegiatan pelayanan housekeeping. Setiap keluhan atau complaint harus dianalisa
39
sebaik mungkin agar perbaikan demi perbaikan untuk mewujudkan kualitas

pelayanan yang bagus bisa terrealisasi.
Bukan hanya keluhan dari tamu saja yang harus dianalisis akan tetapi keluhan
keluhan dari karyawan dalam melakukan pekerjannya harus di analaisa pula.agar
terjadi keseimbangan dalam solving problemnya.
7. Focus pada pelanggan

Focus pada setiap tamu merupakan sasaran dari quality service, dengan
memfokuskan pada pelanggan maka housekeeping department dapat memenuhi
kebutuhan dan harapan setiap tamu yang pada akhirnya dapat memenangkan
persaingan
dan
dapat
mendorong
peningkatan
kinerja
perusahaan
tersebut.Kepuasan tamu merupakan konsep jangka pendek akan tetapi tanggung
jawab management untuk menjamin bahwa kepuasan tamu akan mendorong
untuk peningkatan komitment jangka panjang.
Dengan membuat setiap tamu nyaman untuk tinggal di hotel tersebut , tentunya
dengan melaksanakan focus pada setiapa tamu diharapkan satu langkah untuk
membuat Build rapport. Dengan build rapport yang sudah di tanamkan akan
terwujudlah apa yang disebut dengan loyal customer,
langkah selanjutnya
adalah mempertahankannya.
8. Intervensi serikat pekerja
Dengan adanya an organization wide approach keberhasilan penerapan
qualitas pelayanan akan berpengaruh.Hubungan antar karyawan secara
psikologis management akan berpengaruh pada system pelayanan yang telah di
rancang. Menjadikan partner serikat pekerja merupakan salah satu yang baik
untuk mendorong keberhasilan tersebut.
Housekeeping department merupakan salah satu department yang terbanyak
karyawannya dibanding department lainnya. Karyawan yang solid, kompak,
kompeten, merupakan dambaan setiap perusahaan.
9. Tanggung jawab social
Perusahaan tidak hanya mengejar keuntungan semata , akan tetapi harus
mampu mewujudkan keprcayaan yang kokoh dalam tanggung jawab
korporasinya
terhadap masyarakat atau bentuk kewajiban yang harus
dipenuhinya lazim disebut dengan Corporate Social Responsibility CSR ).
Bentuk CSR perusahaan dapat berupa kepedualian terhadap lingkungan sekitar
perusahaan berupa aksi social, bentuk kepedualian lingkungan misalnya dengan
kegiatan penghijauan.
40
Housekeeping department yang membawahi section horticulture secara tidak

langsung memberikan kontribusi terhadap
bentuk CSR dengan kegiatan penghijauan
Kebutuhan Dasar
dilingkungan hotel.
10.Kepuasan karyawan
Manusia
1.Fisiologi
2.Keamanan
3.Social
4.Penghargaan
5.Aktualisasi
Kepuasan karyawan merupakan konsep yang

multidimensional yang didefinisikan sebagai
suatu tingkat karyawan dalam organisasi ,
bahwa kebutuhan dan keinginan mereka
secara
terus
menerus
dan
Abraham
berkesinambungan
dipuaskan
oleh
Maslow
perusahaan. Karyawan merasa puas maka
mereka akan memberikan pelayanan yang
terbaik untuk setiap tamu.
Kebutuhan dasar menurut abraham maslow dapat dijadikan referensi untuk
perusahaan dalam memenuhi kepuasan karyawannya.
Kebutuhan dasar itu adalah ;

1. Kebutuhan fisiologi yang meliputi kebutuhan sandang, pangan dan papan.
2. Kebutuhan keamanan dan keselamatan yang meliputi bebas dari
ancaman, bebas dari penjajahan , kesehatan dll.
3. Kebutuhan social yang meliputi kegiatan berteman, memilki keluarga,
cinta dll.
4. Kebutuhan penghargaan meliputi tanda jasa, pujian, piagam , reward,
hadiah dll
5. Kebutuhan aktualisasi yaitu kebutuhan dan keinginan untuk bertindak
sesuai dengan bakat dan minatnya.
11.Servicescapes
Factor seperti psikologis, emosional, sosiologi, dan kognitif yang membuat
organisasi jasa menjadi intangibles juga berpengaruh pada kegaiatn service
quality. Management housekeeping perlu memperhatikan servicescapes ini
sebagai bagian keranka kerja unyuk mewujudkan service quality yang baik.
12.Budaya pelayanan
Karyawan adalah pelanggan bagi
karyawan lainnya, mereka saling
membutuhkan satu sama lainnya dalam wilayah pekerjaan ataupun wilayah
social lainnya. Maka budayakanlah budaya pelayanan ini untuk seluruh personil
baik management atau karyawan.
Housekeeping department yang dalam setiap kegiatannya akan selalu melayani
karyawan lainnya baik berupa pelayanan kebersihan lingkungan kerjanya,
ataupun untuk kebutuhan perlengkapan kerja pribadinya seperti pelayanan
uniform.
41
DAFTAR PUSTAKA
Robert J Martin Professional Management Housekeeping Operations 3rd wiley,
1998
Dorothea Wahyu Ariani Management Kualitas edisi 1, January 2008
Rambat Lupiyoadi Pemasaran jasa edisi 1, April 2007
Mortimer R Feiberg, Robert Tanofsky, John Tarrant Psikologi Management
cetakan ketiga , 1996
www.wikipidea.com/housekeeping
sarticles good housekeeping darnius tarigan , www.tatagraha.com
42

Housekeeping Department Handbook

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Housekeeping Department Handbook

Judul Asli:

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Housekeepi

Kedua tokoh bapak management diatas yang telah mengemukakan teori-teori

Organization chart Housekeeping department

Area atau ruangan-ruangan yang merupakan ruang lingkup housekeeping

F&B outlet seperti restaurant, bar, meeting room, function room ,

A&G office seperti General Manager , Assistant executive Manager , F&B

Back Office area seperti Human Resourches

Section section dalam housekeeping dapat di kelompokan seperti di bawah ini

60 X 75 inch / 152 X 191

54 X 75 inch / 137 X 191

Untuk ukuran bed sheet nya ( sprei ), selimut ( blanket )

laporkan ke bagian enggineering dengan mencatatkannya melalui order taker

Guest landing area

Pada hotel yang memiliki dan mengutamakan prestigous executive lounge

Pantry / Floor Station

Outlet outlet F&B merupakan fasilitas

dengan lemari yang disediakan harus di tata penempatannya mengikuti kaidah

D. Linen and Uniform Section

sarana kegiatan housekeeping department.Kita mengetahui section linen ini

Housekeeping department dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari

Dibawah ini istilah istilah yang biasa digunakan ;

Vacant Clean Inspection

Kamar siap jual akan tetapi masih

Kamar yang siap jual tetapi masih

Kamar yang sudah di tempati

Kamar yang sudah terjual

Kamar yang sudah terjual dan ada

Kamar yang untuk sementara tidak

Kamar yang masih dalam keadaan

Kamar yang sudah di

Kamar yang sudah confirm check

Demikian diantaranya istilah istilah yang biasa di pakai dalam hubungan

Kegiatan housekeeping selain daily task cleaning, seperti melakukan kegiatan

puncak khususnya Finance department bias mengopntrol keuangan atau

2. Membuat planning strategy perubahan atau penggantian, penambahan

5. Melakukan obeservasi dan melakukan purchase request untuk kebutuhan

8. Supervisi yang details dan critism terhadap semua kegiatan operational .

dan action yang tepat dengan

10.Coaching, Training untuk semua staff housekeeping.

hasil kerja dan

12.Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang

7. Random checking di semua wilayah kegiatan housekeeping dan dengan

Menampung, menganalisa setiap keluhan dari karyawan ataupun tamu

10.Menyelenggarakan training , coaching dan menthoring untuk semua staff

Melakukan penilaian / appraisal penampilan kerja bawahan langsung.

Monitoring masalah produktivitas kerja.

Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

Menyelenggarakan briefing dan meeting.

Housekeeping Floor Supervisor

6. bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan

dan bukan merupakan

Selain tugas tugas diatas tsb, seorang supervisor diwajibkan membina

ruangan ruangan meeting atau F&B

3. Mencatat dan melaporkan mengenai Missing Article, damages serta

7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.

dan bukan merupakan

12.Memberikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.

dan bukan merupakan

request untuk setiap kebutuhan berbagai jenis

5. Bertanggungjawab atas pembuatan mini garden dalam special event.

dan bukan merupakan

Order Taker Officer