ARHiNET Korisnicke Upute

Korisnike upute za rad
u arhivskom informacijskom sustavu ARHiNET
Prijava u sustav i evidentiranje dokumentacije

stvaratelja arhivskog i registraturnog gradiva
Upute pripremljene za ARHiNET v. 2.0.
HDA, Zagreb, veljaa 2011.
Sadraj
1. Uvod...............................................................................................................................3
1.1 O ARHiNETU ..........................................................................................................3
1.2 Dostava popisa gradiva arhivu...................................................................................4
2. Pristup sustavu i administracija .......................................................................................6
2.1 Pristup ARHINETU..................................................................................................6
2.2 Pokretanje ARHINETA ............................................................................................7
2.3 Registracija ...............................................................................................................9
2.4 Prijava za rad u sustavu...........................................................................................12
2.5 Moj profil ...............................................................................................................14
2.6 Promjena zaporke....................................................................................................15
2.7 Zaboravljena zaporka..............................................................................................16
3. Popisivanje registraturnog gradiva ................................................................................18
3.1 Moja ustanova.........................................................................................................18
3.2 Unos registraturnog gradiva ....................................................................................18
3.3 Dodavanje nove dokumentacijske cjeline fonda ili zbirke.....................................20
3.4 Unos osnovnih podataka .........................................................................................21
3.5 Unos ostalih podataka .............................................................................................21
3.6 Dodavanje dokumentacijskih skupina niih razina (serija, dosje,)........................28
3.7 Izmjene i auriranje podataka..................................................................................33
3.8 Brisanje podataka....................................................................................................36
3.9 Preseljenje po hijerarhiji..........................................................................................37
3.10 Ispis registraturnog gradiva ...................................................................................37
4. Knjiga primljenog gradiva u pismohranu ......................................................................39
5. Popisivanje tehnikih jedinica gradiva ..........................................................................42
5.1 Unos tehnikih jedinica...........................................................................................42
5.2 Pojedinano dodavanje tehnikih jedinica na niim razinama gradiva .....................45
5.3 Povezivanje tehnikih jedinica s drugim zapisima u sustavu....................................46
5.4 Skupno pridruivanje tehnikih jedinica..................................................................49
6. Popisivanje spreminih jedinica ....................................................................................50
6.1 Unos objekata (Razina 1) ........................................................................................50
6.2. Upis nove prostorije u objektu imatelja (Razina 2) .................................................53
6.3 Upis spremine jedinice imatelja (Razina 3) ............................................................55
6.4 Upis nove topografske jedinice imatelja (Razina 4) .................................................57
7. Akti i posebni popisi s rokovima uvanja ......................................................................59
7.1 Unos posebnih popisa s rokovima uvanja ..............................................................59
7.2 Unos akata ..............................................................................................................64
8. Praenje rada i izvjetavanje .........................................................................................68
8.1 Izvjea u ARHiNETU............................................................................................68
8.2 Pregled i ispis izvjetaja ..........................................................................................69
9. Kontakt.........................................................................................................................73
2
http://arhinet.arhiv.hr
1. Uvod
1.1 O ARHiNETU
Hrvatski dravni arhiv kao sredinja nacionalna arhivska ustanova brine o razvojnim i
matinim poslovima arhivske slube, odnosno planiranju i unapreivanju arhivske djelatnosti
i usklaivanju strunog rada arhiva. Ti poslovi podrazumijevaju sustavni rad na prikupljanju,
obradi i prezentaciji podataka o arhivskom gradivu u Republici Hrvatskoj te njegovim
stvarateljima i imateljima, odnosno stvaranje jedinstvenog nacionalnog arhivskog sustava.
Preduvjet za izgradnju nacionalne arhivske mree u suvremenom okruenju je informatizacija
slube te povezivanje i usklaivanje svih njezinih dijelova dravnih arhiva, drugih
batinskih ustanova u kojima se uva arhivsko gradivo, svih stvaratelja i imatelja arhivskoga
gradiva te segmenta upravljanja slubom.
U drugoj polovici 2006. Hrvatski dravni arhiv pokrenuo je izradu arhivskog informacijskoevidencijskog sustava nazvanog ARHiNET. Osmiljen je kao mreno programsko rjeenje
koje obuhvaa sve funkcije arhiva: uvanje, zatitu, obradu i koritenje arhivskoga gradiva.
Registar arhivskih fondova i zbirki RH, sredinja evidencija arhivskoga gradiva u Hrvatskoj,
koja je sastavni dio sustava omoguuje on-line pristup podacima o arhivskim fondovima i
zbirkama koji su uvaju u dravnim i drugim arhivima te kod drugih imatelja arhivskog
gradiva.
Tehnike karakteristike ovog informacijskoga sustava ukljuuju web programsko rjeenje s
MS SQL serverom kao bazom te programskim jezikom C#. Prednosti takvoga rjeenja su
stvaranje jedinstvene baze i jedinstvenoga sustava zatite podataka uz minimalne trokove.
Sustav je osmiljen po modularnom principu, to omoguuje izradu i implementaciju
pojedinih modula kao zasebnih projekata i njihovo kontinuirano povezivanje u jedinstveni
sustav.
ARHiNET programsko rjeenje omoguuje ukljuivanje svih imatelja i stvaratelja arhivskoga
gradiva u jedinstveni sustav evidentiranja, obrade i koritenja arhivskoga gradiva, to
predstavlja veliku prekretnicu u radu dravnih arhiva i imatelja arhivskoga gradiva.
Stvarateljima i imateljima gradiva u nadlenosti arhiva ARHiNET olakava popisivanje
cjelina gradiva u njihovu posjedu, odnosno prua podrku za voenje evidencija u
pismohranama koje su obavezni voditi sukladno arhivskim propisima. Sustav takoer
omoguuje obradu gradiva te pojednostavljuje i automatizira dostavu podataka nadlenom
arhivu. Time se pridonosi integriranju arhivske djelatnosti te standardizaciji i ujednaavanju
rada svih dijelova nacionalne arhivske slube.
3
Zahvaljujui dosada postignutim rezultatima u razvoju i implementaciji sustava Ministarstvo

kulture RH podralo ga i prihvatilo kao nacionalni projekt. Od 2008. ARHiNET je dio
Operativnog plana provedbe programa e-Hrvatska, a na Microsoftovoj konferenciji Windays
2008. u travnju u Opatiji predstavljen je kao jedan od vodeih projekata u regiji. Programsko
rjeenje ARHiNET koristi se za upravljanje arhivskim gradivom kod brojnih javnih i
privatnih ustanova, a pilot projekte ovoga sustava preuzeli su i dravni arhivi susjednih
zemalja. U veljai 2009. javnosti je predstavljena i u operativni rad putena verzija 2.0, a na
natjeaju za najbolja europska rjeenja iz podruja elektronike uprave European
eGovernment Awards 2009. Europska je komisija ARHINET sustavu dodjelila priznanje
Good Practice Label i uvrstila ga u katalog zapaenih projekata ePractice.eu.
1.2 Dostava popisa gradiva arhivu

Meu obvezama stvaratelja i imatelja propisanima Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima
(NN 105/97) u lanku 7 navodi se i dostava popisa gradiva dravnom arhivu, detaljnije
razraena Pravilnikom o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva (NN 63/2004). U
grupi Organizacija i evidentiranje gradiva propisana je dunost imatelja dostave popisa svih
dokumentacijskih cjelina koje posjeduje nadlenom arhivu. Takav popis mora sadravati
naziv, stvaratelja, vrijeme nastanka i koliinu gradiva, medij i vrstu zapisa, opis sadraja, te
popis manjih skupina na koje je dokumentacijska cjelina podijeljena.
Za svaku pojedinu dokumentacijsku cjelinu imatelji su obvezni voditi popis arhivskoga
gradiva. Taj popis sadri podatke o dokumentacijskim skupinama na koje je cjelina
podijeljena i arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini. Opis
dokumentacijske skupine u popisu arhivskoga gradiva obuhvaa redni broj, identifikacijsku
oznaku cjeline, naziv, sadraj (opis dokumentacije u cjelini, predmeta ili djelatnosti na koji se
odnosi), medij, vrstu i koliinu zapisa, tehnike jedinice, vrijeme nastanka i dodatne
napomene. Popis arhivskih jedinica u dokumentacijskoj skupini sadri podatke o rednom
broju, oznaci, nazivu, vrsti, vremenu nastanka, roku uvanja i tehnikim jedinicama.
Obaveza je imatelja jednom godinje dostaviti nadlenome arhivu popise arhivskog gradiva
dokumentacijskih zbirki ili cjelina sa stanjem na zadnji dan prethodne godine. Pravilnikom o
dopunama Pravilnika o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN
106/2007) odreeno je da se navedeni popisi dostavljaju u elektronikom obliku, bilo putem
obrasca koji utvrdi Hrvatski dravni arhiv, bilo izravnim upisom u evidenciju
4
dokumentacijskih zbirki imatelja koju vodi nadleni arhiv. Dravni arhivi u Republici
Hrvatskoj za ovu se svrhu koriste upravo arhivskim informacijskim sustavom ARHiNET.
5
2. Pristup sustavu i administracija

2.1 Pristup ARHINETU
Kako je ve navedeno u uvodu, ARHiNET je mrena aplikacija. Prednost mrenog pristupa je
u injenici da nema potrebe za instalacijom: za koritenje aplikacije dovoljno je raunalo s
pristupom Internetu.
ARHiNETU se pristupa na adresi http://arhinet.arhiv.hr, a veza (link) nalazi se i na glavnoj
stranici Hrvatskog dravnog arhiva (http://www.arhiv.hr).
Slika 1 Poveznica za ARHiNET na glavnoj stranici Hrvatskog dravnog arhiva
Za koritenje ARHiNETA mogue je koristiti bilo koji mreni preglednik (web browser), npr.
Internet Explorer, Mozilla Firefox ili Opera.
6
2.2 Pokretanje ARHINETA

Odlaskom na adresu http://arhinet.arhiv.hr u nekom od web preglednika (npr. Internet
Explorer) otvara se poetna stranica kao na sljedeoj ilustraciji:
Slika 2 ARHiNET - poetna stranica
Ovo je poetna stranica vanjskog dijela sustava. Vanjski je dio prije svega namijenjen
pretraivanju podataka o javno dostupnom arhivskom gradivu koje se nalazi u nekom od
dravnih arhiva u RH ili u nekoj od brojnih drugih ustanova koje uvaju arhivsko gradivo.
Napominjemo da je ova javna baza potpuno odvojena od baze u koju imatelji i stvaratelji
gradiva unose podatke o arhivskom i registraturnom gradivu svojih ustanova. Podaci o tom
gradivu vidljivi su samo registriranim korisnicima ARHiNETA unutar pojedine ustanove,
osobama u nadlenom dravnom arhivu koje savjetom pomau u strukturiranju popisa te
7
administratorima sustava radi uklanjanja potekoa na koje korisnici naiu u radu sa

sustavom.
U vanjskom dijelu sustava nalaze se i odreeni sadraji koji mogu biti korisni stvarateljima i
imateljima arhivskog gradiva, kao to su npr. podaci o arhivskoj sluni, arhivski propisi i
standardi te informacije o upravljanju dokumentacijom.
Ovi podaci dostupni su s izbornika "Stvaratelji" ili klikom na poveznicu "Ulaz za imatelje".
Slika 3 Poveznica "Ulaz za imatelje"
Prijavi u sustav pristupa se klikom na poveznicu (link) "Prijava u aplikaciju" s desne strane:
Slika 4 Poveznica za prijavu
Nakon klika na ovu poveznicu otvara se stranica za prijavu registriranih korisnika u sustav s
koje je mogue pokrenuti i registraciju novih korisnika:
Slika 5 Stranica za prijavu i registraciju
8
2.3 Registracija
Da bi se moglo pristupiti zatienom, korisnikom dijelu sustava, u kojem se unose podaci o
gradivu, potrebno je za svakog korisnika jednom provesti postupak registracije.
Na stranici za prijavu kliknite na "Registriraj se". Pristup stranici za prijavu opisan je u
prethodnom odjeljku.
Slika 6 Poveznica za registraciju
Nakon klika otvara se obrazac za registraciju:
Slika 7 Obrazac za registraciju
Podaci koji se upisuju pri registraciji opisani su u nastavku teksta. Svi podaci osim titule
obvezno se unose:
Titula je titula korisnika. Bira se s padajueg izbornika.
Ime je osobno ime korisnika.
Prezime je prezime korisnika.
Imatelj je naziv ustanove o ijem gradivu korisnik u ARHiNET upisuje podatke. U pravilu je
to ustanova zaposlenja korisnika. Ustanova se bira s padajueg izbornika, a radi lakeg izbora
mogue je upisati prvih nekoliko slova naziva.
9
Jezik je jezik na kojemu korisnik eli koristiti sustav. Bira se s padajueg izbornika.
Korisniko ime je ime koje e korisnik upisivati prigodom prijave u sustav. Preporuujemo
kombiniranje imena i prezimena (ili njihovih dijelova). Tako bi korisnica Vinja Horvat
mogla imati neko od sljedeih korisnikih imena: Vinja Horvat, visnja.horvat, visnjahorvat,
vhorvat i sl.
U sustavu ne mogu biti registrirana dva korisnika s istim korisnikim imenom, pa e biti
odbijeni zahtjevi za "zauzetim" korisnikim imenima.
Zaporka se mora sastojati od najmanje 7 znakova, od kojih bar jedan znak nije ni brojka ni
slovo, nego neki od posebnih znakova (npr. . , + - * # ). Posebni znak moe se nalaziti na
bilo kojem mjestu (na poetku, u sredini ili na kraju). Pri unosu zaporke potrebno je paziti na
veliko i malo slovo (ako se veliko slovo upie pri registraciji, mora se upisati i kod svakog
prijavljivanja za rad u sustavu).
Zaporku korisnik moe promijeniti kad god smatra da je to potrebno (vidi poglavlje
Promjena zaporke).
U polje Potvrdi zaporku zaporka upisana u prethodno polje unosi se jo jednom. To je
dodatna kontrola ispravnosti unosa, jer su znakovi zaporke kod unosa "maskirani" (svi se
pojavljuju kao znak "").
E-mail je ispravna adresa elektronike pote korisnika. Vano je unijeti ispravnu adresu jer
ete, ako zaboravite svoju zaporku, na tu adresu elektronikom potom dobiti novu.
Kontrolno pitanje i kontrolni odgovor unose se zato da bi, u sluaju izdavanja nove
zaporke, sustav imao dodatni nain provjere trai li novu zaporku doista onaj korisnik koji se i
registrirao. Pitanje nije podsjetnik na zaporku (kontrolno pitanje i odgovor se uostalom, za
razliku od zaporke, ne mogu mijenjati) i naelno je sigurnije da na zaporku ne podsjea.
Detaljnije upute o postupku u sluaju zaboravljanja zaporke nalaze se u zasebnom odjeljku.
U polje Unesite sigurnosni kod prepiite brojke sa slike koja se nalazi neposredno ispod
okvira za unos. U ovdje prikazanom primjeru to je "04914".
Slika 8 Sigurnosni kod
Ako je neka od znamenki sigurnosnog koda neitka, novi kod moete dobiti klikom na
.
Klikom u kvadrati na dnu obrasca potvruje se prihvaanje uvjeta koritenja.
10
Slika 9 Potvrda prihvaanja uvjeta koritenja
Ako korisniku uvjeti koritenja nisu poznati, moe ih prije prihvaanja proitati tako da klikne
na poveznicu. Tekst s uvjetima koritenja otvara se u novom prozoru.
Nakon ispunjavanja obrasca za registraciju i klika na

sustav
e korisnika obavijestiti o uspjenoj registraciji. Nakon registracije potrebno je obavijestiti
administratore sustava u nadlenom dravnom arhivu o novoregistriranim korisnicima, da bi
mogli autorizirati korisniki raun. Dok administrator sustava ne autorizira korisniki raun,
novi korisnik ne moe pristupiti aplikaciji, odnosno pri pokuaju prijave dobit e poruku
"Uneeni podaci o korisniku su neispravni".
Slika 10 Podaci potrebni za registraciju primjer ispunjenog obrasca
11
2.4 Prijava za rad u sustavu

Na stranici za prijavu i registraciju s lijeve se strane nalazi poveznica za prijavu s tekstom
"Prijavi se":
Slika 10 Poveznica za prijavu
Nakon klika na poveznicu otvara se sljedei obrazac za prijavu:
Slika 11 Obrazac za prijavu za rad u sustavu
U za to predviena polja potrebno je unijeti korisniko ime i zaporku koji su odabrani

prigodom registracije te sigurnosni kod, koji se prepisuje sa slike koja se nalazi neposredno
ispod okvira za unos. Na prethodnoj ilustraciji to je "28985".
Ako je neka od znamenki sigurnosnog koda neitka, novi kod mogue je dobiti klikom na
.
Ponovno napominjemo da je pri unosu zaporke potrebno paziti na velika i mala slova.
Ako se kod prijave unese krivo korisniko ime ili zaporka, sustav e poslati poruku
upozorenja s tekstom "Uneeni podaci o korisniku su neispravni." Ako je neispravno upisan
sigurnosni kod, poruka e glasiti "Uneeni kod je pogrean".
Ako neki od traenih podataka uope niste unijeli, nakon klika na
za unos pojavit e se tekst "obavezno polje" kao na ilustraciji:
uz okvir
12
Slika 12 Pokuaj prijave bez unosa korisnikog imena i zaporke
Ako isti korisnik krivu zaporku unese tri puta za redom, sustav e zakljuati korisniki raun
pa se taj korisnik vie nee moi prijaviti za rad u sustavu niti s ispravnom zaporkom, a sustav
e pri svakom pokuaju prijave davati poruku "Uneeni podaci o korisniku su neispravni." U
tom se sluaju treba javiti administratoru sustava (npr. elektronikom potom na adresu
arhinet@arhiv.hr) koji e otkljuati korisniki raun.
Nakon unosa korisnikog imena, zaporke i sigurnosnog koda u predviena polja, klikom na
korisnik ulazi u zatieni dio sustava, odnosno nalazi se na njegovoj
poetnoj stranici, vidljivoj na sljedeoj ilustraciji:
Slika 13 Poetna stranica nakon prijavljivanja korisnika
Povratak na ovu poetnu stranicu mogu je u svakom trenutku klikom na

izborniku u gornjem dijelu zaslona.
na
Nakon prijave u sustav, u gornjem desnom kutu mogue je vidjeti ime i prezime trenutno
prijavljenog korisnika (onako kako ih je korisnik unio pri registraciji) kao i trenutno aktivnog
13
imatelja koji se nalazi u zagradama. Ispod tog podatka nalazi se i poveznica za odjavu iz
sustava s tekstom "Odjavi se":
Slika 14 Podatak o prijavljenom korisniku i poveznica za odjavu
Klikom na ovu poveznicu na kraju rada odjavljujemo se iz sustava.

Osim odjave klikom na "Odjavi se" postoji i automatska odjava: sustav e automatski odjaviti
korisnika koji je neaktivan u razdoblju od 15 minuta. Iz tog razloga savjetujemo svim
korisnicima da prije svakog prekida rada na unosu podataka spreme promjene.
2.5 Moj profil

Svaki registrirani korisnik sustava moe pregledavati i ureivati svoje kontakt podatke u
rubrici Moj profil.
U Moj profil ulazi se klikom na prvu ikonu u nizu u kartici
Slika 16 Moj profil obrazac za pregled i promjena kontakt podataka
Otvara se obrazac za pregled i ureivanje podataka o korisniku te promjenu zaporke s

nekoliko podruja:
Podruje identifikacije imatelj, titula, ime i prezime, spol, mjesto roenja, datum roenja,
jezik
Privatni kontakt podaci mjesto stanovanja, adresa stanovanja, privatni telefon
Slubeni kontakt podaci slubena adresa, slubeni telefon, slubeni mobitel, slubeni email
Ostali podaci struna sprema, zanimanja, dodijeljene ustanove, radno mjesto
Podruje napomene - napomena
14
Slika 17 Pregled detalja obrasca Moj profil
Korisnici mogu ureivati sve svoje podatke osim korisnikog imena i ustanova iz koje su
registrirani, jer su ti podaci zadani registracijom. Na korisniku je da odlui koja e polja
ispuniti, no presudno je ispuniti i redovito aurirati slubenu e-mail adresu budui da je ona
poveznica sustava sa korisnikom.
Svojim podacima u rubrici Moj profil moe pristupiti iskljuivo korisnik na kojeg se
odnose, a slubeni kontakt podaci slue iskljuivo administratora sustava u sluaju potrebe
kontaktiranja pojedinog korisnika.
2.6 Promjena zaporke

Zaporku je u bilo kojem trenutku mogue promijeniti rubrici Moj profil opisanoj u
prethodnom odjeljku.
Opcija za promjenu zaporke nalazi se lijevo od pregleda podataka:
Slika 18 Pregled osobnih podataka u rubrici Moj profil
15
Klikom na
otvara se sljedei obrazac za promjenu zaporke u
koji se jednom unosi trenutnu (staru) zaporku, a nakon toga dvaput nova. Nakon klika na
"Potvrdi" sustav daje obavijest o uspjenoj promjeni zaporke i nakon toga je prijava u sustav
mogua iskljuivo uz koritenje nove zaporke.
Slika 19 Obrazac za promjenu zaporke
Pri svakoj promjeni zaporke vrijede pravila navedena u poglavlju o registraciji: zaporka mora
imati najmanje 7 znakova, od kojih barem jedan nije ni brojka ni slovo.
2.7 Zaboravljena zaporka

Ako korisnik zaboravi zaporku, novu je mogue dobiti klikom na poveznicu "Zaboravljena
zaporka" na stranici za prijavu u sustav:
Slika 20 Poveznica "Zaboravljena zaporka"
Otvara se sljedei obrazac u koji korisnik unosi svoje korisniko ime:
Slika 21 Zaboravljena zaporka prvi obrazac
Ako je korisnik zaboravio i korisniko ime, treba se javiti administratoru sustava. Kontaktni
podaci takoer se nalaze na stranici za prijavu u sustav. Administrator ni na koji nain ne
moe saznati vau zaporku.
16
Nakon unosa korisnikog imena te klika na "Potvrdi" otvara se novi obrazac, u koji je
potrebno upisati odgovor na kontrolno pitanje, isti koji je upisan i prigodom registracije.
Slika 22 Zaboravljena zaporka - drugi obrazac
Ako je odgovor na kontrolno pitanje toan, nakon klika na "Potvrdi" sustav e na adresu
elektronike pote, takoer upisanu prigodom registracije, poslati novu zaporku. S obzirom na
to da ovu zaporku raunalo stvara automatski, vrlo ju je teko pamtiti (u pravilu neto poput:
FayNGi|MIPr7+v), pa svim korisnicima koji zatrae novu zaporku savjetujemo da je pri prvoj
prijavi u sustav promijene.
Ako je korisniki raun prethodno bio zakljuan zbog viekratnog unosa krive zaporke, nee
biti automatski otkljuan izdavanjem nove zaporke, ve se treba javiti administratoru sustava
radi otkljuavanja rauna.
Ukoliko se korisnik ne moe prijaviti u sustav zaporkom dobivenom elektronikom potom,
takoer se treba javiti administratoru sustava koji e otkljuati zakljuani raun.
17
3. Popisivanje registraturnog gradiva

3.1 Moja ustanova
Moja Ustanova, otvara se stranica na kojoj se
Klikom na drugu rubriku u kartici
nalaze podaci o ustanovi koji su u sustav uneseni iz evidencija dravnih arhiva. Ukoliko
korisnik uvidom u podatke o svojoj ustanovi (imatelj gradiva) primijeti da ih je potrebno
aurirati, molimo da se obrati nadlenom dravnom arhivu ili administratoru sustava.
U pregledu detalja o ustanovi osim uvida u osnovne podatke mogue je s lijeve strane iz niza
modula odabrati funkciju s kojom elimo dodavati i ureivati zapise. Prva u nizu opcija je
dodavanje arhivskog gradiva a zatim i nie opisan nain unosa registraturnog gradiva. U
modulu topografija omoguen je unos objekata i izrada topografskog inventara. U
posljednjem modulu akti, takoer opisanom u ovom priruniku, unosimo akte i posebne
popise s rokovima uvanja.
3.2 Unos registraturnog gradiva

Za unos podataka o registraturnom gradivu potrebno je na poetnoj stranici korisnikog
dijela sustava u kartici
kliknuti na drugu rubriku u nizu - Moja ustanova:
Slika 23 Poveznica za pregled detalja o ustanovi
S unosom registraturnog gradiva poinje se klikom na Registraturno gradivo koje se nalazi

s lijeve strane pregleda podataka u modulu Registraturno gradivo:
18
Slika 24 Pregled detalja o ustanovi
Javlja se zaslon s popisom dokumentacijskih cjelina koje je opisao pojedini imatelj:
Slika 25 Popis registraturnog gradiva
Ako se kod nekog imatelja tek poinje s unosom podataka o gradivu, zaslon e izgledati kao
na sljedeoj ilustraciji:
19
Slika 26 Poetni izgled popisa registarturnog gradiva
Gornji dio zaslona, pretraiva, u ovom sluaju nee koristiti, jer jo nema gradiva unutar
kojeg bi pretraivanje bilo provedeno.
3.3 Dodavanje nove dokumentacijske cjeline fonda ili zbirke

Novu dokumentacijsku cjelinu mogue je dodati klikom na
pri vrhu zaslona.
Otvara se obrazac za unos osnovnih podataka o gradivu kao na sljedeoj ilustraciji:
Slika 27 Obrazac za unos osnovnih podataka o cjelini dokumentacije
Opis podataka koji se unose u obrazac nalazi se u nastavku.
Klikom na
zapis e se dodati u sustav, a klikom na
dodavanje zapisa u sustav.
.ponitava se
20
3.4 Unos osnovnih podataka

U polje Naziv unosi se naziv dokumentacijske cjeline. Na ovoj razini on je u pravilu identian
nazivu ustanove ijom je djelatnou gradivo nastalo. Ako se u ustanovi uva i gradivo
prednika, za svakog od prednika unosi se po jedna dokumentacijska cjelina iji je naziv
ujedno i naziv dokumentacijske cjeline. Unos naziva dokumentacijske cjeline je obvezan.
S padajueg izbornika Vrsta odabire se "Fond" ili Zbirka.
Signatura je cijeli broj. Ako imatelj posjeduje osnovnu dokumentacijsku cjelinu (to je
najee sluaj), dobit e broj 1. Ako ih ima vie (npr. ako imatelj uva i gradivo prednik)
svaka e dokumentacijska cjelina dobiti svoj broj. U ovo polje mogue je unijeti samo brojke.
Uneseni podaci o gradivu u bazu se pohranjuju klikom na
nakon ega se
pokazuju dodatni opisni podaci: Podruje identifikacije, Podruje dopunskih podataka i
Podruje napomene i kontrole:
Slika 28 Podaci o identifikaciji nakon snimanja osnovnog zapisa
Sada je mogue nastaviti s unosom podataka o dokumentacijskoj cjelini.
3.5 Unos ostalih podataka

Nakon spremanja osnovnog zapisa, ostale podatke o gradivu unosi se klikom na ikonu
odgovarajueg podruja opisa gradiva. Opisni podaci su navedeni u nastavku
ovog poglavlja, podijeljeni na podruja na isti nain kao i u sustavu.
Podruje identifikacije
Nakon klika na
u Podruju identifikacije mogue je ispraviti ili dopuniti podatke
opisane u prethodnom odjeljku.
21
Slika 29 Podruje identifikacije
Podatak Barcode ima funkciju u sluaju da su za dokumentacijsku cjelinu popisane tehnike

jedinice i iz sustava ispisane odgovarajue naljepnice za njih, a polje Druge oznake, s
obzirom na to da na razini fonda, odnosno dokumentacijske cjeline, takvih oznaka obino
nema, je zajedno s nainom unosa podataka opisno u iduem odjeljku.
Razdoblje od i Razdoblje do su poetna i zavrna godina nastanka gradiva u cjelini koja se
opisuje. Iako je mogu i unos datuma, najee se unose godine. U tom sluaju prvo se
odabire stavka "Godina" s padajueg izbornika:
Slika 30 Odabir vrste razdoblja
Nakon toga mogue je unijeti i godinu. U polja za unos godina takoer je mogue unijeti
samo brojke.
Slika 31 Uneseni podaci o razdoblju nastanka gradiva
22
Podatke o smjetaju gradiva mogue je opisno unijeti u polje Smjetaj (npr. I. kat, soba 2 ili
spremite 2/1, polica 2).
U polju Sadraj jedinice na ovoj je razini mogue dati openiti pregled sadraja cjeline
dokumentacije.
Unos, odnosno ispravak podataka potvruje se klikom na
odustaje klikom na
, a od promjena se
Podruje dopunskih podataka

Prvi podatak u ovom podruju je podatak o Odgovornosti, gdje se cjelina dokumentacije
povezuje sa stvarateljem. Nakon klika na
stvaratelja cjeline gradiva, kao na sljedeoj ilustraciji:
otvara se obrazac za odabir
Slika 32 Obrazac za unos podataka o stvaratelju
Stvaratelja se odabire s padajueg izbornika koji sadri nazive stvaratelja koji su upisani u
bazu podataka o stvarateljima. Izbor je mogue olakati unosom poetka naziva kao na
sljedeoj ilustraciji:
Slika 33 Popis stvaratelja nakon unosa poetka naziva
Nakon odabira stvaratelja, u polju Uloga odabire se uloga "stvaratelj". Zapis se pohranjuje
klikom na
23
Pri opisu stvaratelja mogue je unijeti i Razdoblje u kojem se navodi razdoblje u kojem je
stvaratelj stvorio cjelinu gradiva ukoliko to nije bilo za cijelo vrijeme njegova djelovanja, te
Napomena za dodatna pojanjenja. Ova dva polja nisu obavezna.
Na isti nain unose se podaci i u polje Stvaratelji RG, a jedina razlika u ovom obrascu je
izostanak polja Razdoblje.
Slika 34 Stvaratelji - RG
Koliina dokumentacije iskazuje se na dva razliita naina: u dunim metrima (d/m) i u broju
fizikih, odnosno tehnikih jedinica. Ako se koliina iskazuje u dunim metrima, potrebno je
kliknuti na
u polju Koliina gradiva, ime se otvara sljedei obrazac:
Slika 35 Obrazac za unos koliine gradiva
Unutar padajueg izbornika Mjerna jedinica odabire se potrebna jedinica (npr. metar,
komad, minuta, snimka). Pri opisu cjelina dokumentacije u konvencionalnom obliku (na
papiru), najvjerojatnije e jedinica biti "metar". U polje Koliina unosi se broj (mogue je
unijeti i decimalni broj, npr 0,22). Klikom na
podatak.
sprema se uneseni
Slika 36 Uneseni podatak o koliini
Uz zapis se nalazi i ikona sa znakom x
, pomou koje je mogue obrisati pogreno uneseni
podatak i ikona s olovkom

za ureivanje i ispravak unesenog podatka. Svako brisanje
prethodno se potvruje klikom na "OK", a od brisanja se odustaje klikom na "Cancel":
24
Slika 37 Potvrda brisanja
Ako se koliina iskazuje u tehnikim jedinicama (kutijama, registratorima, fasciklima,

knjigama,...), nakon klika na
za unos:
u polju Tehnike jedinice otvara se obrazac
Slika 38 Obrazac za unos podataka o tehnikim (fizikim) jedinicama
Pod Vrsta se otvara padajui izbornik za izbor vrste tehnike jedinice (npr. fascikl, registrator
i sl.). Pod Koliina se upisuje broj odabranih jedinica.
Napominjemo da podaci o broju tehnikih jedinica moda nee biti poznati na razini cjeline
dokumentacije (fonda), pa ih u tom sluaju na ovoj razini nije nuno unositi.
Mogue je unijeti onoliko vrsta tehnikih jedinica koliko je potrebno. Dok god dodajemo
nove vrste tehnikih jedinica, moe se koristiti
jedinica potvruje se klikom na
, a unos zadnje vrste tehnikih

:
Slika 39 Koliine gradiva iskazane u fizikim jedinicama
Vrste medija odreuju se klikom na

potom odabire s padajueg izbornika:
u odgovarajuem polju. Vrsta se
25
Slika 40 Obrazac za unos vrste medija
I kod Vrste medija mogue je dodati onoliko vrsta koliko je potrebno:
Slika 41 Unesene vrste medija
i izborom vrste gradiva s

Vrste gradiva takoer se upisuju klikom na
popisa. I ovdje je mogue unijeti onoliko vrsta gradiva koliko je potrebno. Podatke je uvijek
mogue obrisati klikom na ikonu s crvenim kriiem
ikonu sa zelenom olovkom
uz potvrdu, a ispraviti klikom na
Slika 42 Unesene vrste gradiva
Unos podataka u ovom podruju zakljuuje se klikom na
Podruje napomene i kontrole

U polju Napomena mogue je upisati bilo koji vani podatak o gradivu koji nije sadran u
ostalim opisnim poljima.
Unoenje napomene potvruje se klikom na
njega se odustaje.
, a klikom na
od
Priloene datoteke
U Podruju priloene datoteke klikom na
korisnik moe priloiti jednu ili
vie datoteka. Mogue je dodati sliku i tekstualne datoteke, a neki od podranih formata su
26
.doc, .pdf, .jpg, .xls, .gif. Ukoliko imate skenirane datoteke, tekstualni prilog ili tablicu koju
elite dodati, u obrascu za upload nove datoteke potrebno je kliknuti na ikonu
Slika 43 Obrazac za upload datoteke
Nakon klika na
otvara se mogunost unosa datoteke s raunala preko ikone
Slika 44 Traenje datoteke
Nakon odabrane datoteke unos potvrujemo klikom na
, a cijeli obrazac zatvaramo
ako dodajemo nove datoteke ili

klikom na
zavrili s dodavanjem datoteka.
Zatvaranje Podruja Priloene datoteke potvruje se klikom na
ako smo
Sada su vidljivi svi uneseni podaci, to moe izgledati kao u primjeru na sljedeoj ilustraciji:
Slika 45 Uneseni podaci o dokumentacijskoj cjelini (fondu)
Napomenimo da je u ovom pregledu signatura prikazana da nain razliit o onog pri

unoenju. Pri upisu se unosi samo broj (u ovom sluaju 1), a sustav je u prikazu automatski
dodao oznaku drave (HR) i ustanove (HDA).
27
U pregledu je vidljiv i podatak o vlasniku zapisa, koji pri unosu nije bio vidljiv.
Nakon unosa ovih podataka, odabirom obrasca "Moja ustanova" s poetne stranice
korisnikog dijela sustava te "Registraturno gradivo" otvara se popis dokumentacijskih
cjelina, na kojem je sada vidljiva i upravo unesena cjelina dokumentacije (fond) kao na
Slika 46 Popis gradiva nakon dodavanja cjeline dokumentacije (fonda)
U odgovarajuim stupcima vidljivi su podaci o nazivu dokumentacijske cjeline, signaturi,

razdoblju i vrsti. Klikom na ikonu s povealom sasvim lijevo
koja se nalazi uz naziv
dokumentacijske cjeline ponovno se otvara obrazac za pregled i ureivanje podataka o cjelini
dokumentacije, kao to je prikazano na gornjoj slici.
3.6 Dodavanje dokumentacijskih skupina niih razina (serija, dosje,)

Nakon unoenja podataka o dokumentacijskoj cjelini (fondu), moemo zapoeti s unosom
niih razina.
Preko poveznice
registraturne jedinice.
koja se nalazi s lijeve strane pregleda detalja
28
Slika 47 Pregled detalja registraturne jedinice
Nakon klika na
gradiva na niim razinama, za sada prazan:
na lijevoj strani otvara se hijerarhijski popis
Slika 48 Prazan popis na drugoj razini
S lijeve je strane, ispod teksta "Popis registraturnog gradiva", naziv cjeline dokumentacije, u
ovom primjeru "Hrvatski dravni arhiv", a desna je strana zaslona trenutno prazna.
Nova skupina dokumentacije dodaje se klikom na
Otvara se novi obrazac za unos podataka o dokumentacijskoj jedinici, gotovo identian onom
za opis cjeline dokumentacije na razini fonda/zbirke.
29
Slika 49 Obrazac za unos osnovnih podataka o dokumentacijskoj skupini
Kao i kod opisa dokumentacijske cjelinu, prvo je potrebno upisati osnovne podatke da bi se
novi zapis mogao dodati u bazu.
Naziv je naziv dokumentacijske skupine. Obino je to naziv koji najbolje opisuje gradivo koje
se u njoj nalazi. To moe biti npr. "Opi i administrativni poslovi", "Financijskoraunovodstveni poslovi", a na niim razinama npr. "Izlazni rauni" ili "Ugovori o radu".
U polju Vrsta odreuje se razina dokumentacijske cjeline koja se opisuje. Razinu je
primjerice mogue odrediti tako da se za svaku sljedeu razinu odabere sljedea stavka s
padajueg izbornika (u tom bi se sluaju na prvoj razini odabralo podfond, zatim serija, pa
podserija itd.).
Izbor u ovom polju ujedno je i najvea razlika u odnosu na obrazac za opis dokumentacijske
cjelina (fonda):
Slika 50 zbor razine opisa
Signatura na svakoj razini, unutar svake dokumentacijske skupine, ponovno poinje od broja
1, a zavrava brojem posljednjeg zapisa u skupini.
Osnovni podaci spremaju se klikom na

, nakon ega je, kao i za
dokumentacijsku cjelinu, mogue dodavanje ostalih podataka o skupini dokumentacije.
30
Dodavanje ostalih podataka obavlja se na nain ve opisan u prethodnom poglavlju, klikom

na
za ono podruje u kojem treba dodati ili urediti podatke.
Ako se za neku skupinu dokumentacije uobiajeno koristi neka oznaka (to npr. moe biti
klasifikacijska oznaka, urudbeni broj ili neto drugo), taj je podatak mogue dodati u polju
Druge oznake. Nakon klika na
otvara se sljedei obrazac:
Slika 51 Obrazac za unos drugih oznaka
Na ovom obrascu potrebno je prvo odabrati vrstu oznake s padajueg izbornika. Ponuene su
mogunosti: Stara signatura, Izvorna uredska oznaka Klasa, Izvorna uredska oznaka
Urudbeni broj, Registraturna oznaka i Inventarni broj, a u sluaju potrebe uvoenja nove
vrste oznaka, korisnik moe kontaktirati administratora sustava za njeno dodavanje u
izbornik.
U polje Naziv upisuje se sama oznaka, a rijetko kad e se javiti potreba za ispunjavanjem
polja Ustanova i Oznaka sustava. Ustanova je ona ustanova koja je definirala koriteni
sustav oznaavanja, a Oznaka sustava je kratica ili neka druga oznaka pod kojom je taj
sustav poznat. Ako je potrebno, o oznaci se moe upisati i Napomena.
Podatak o drugim oznakama sprema se klikom na
, odnosno na
ako za istu skupinu dokumentacije postoji vie oznaka.

Podaci o razdoblju unose se na nain koji je ve opisan kod dokumentacijskih cjelina, a isto
vrijedi i za podatak o smjetaju.
Sadraj jedinice moe se smatrati dopunom naziva skupine dokumentacije; ovdje se unose
podaci o vrstama dokumenata koji se nalaze unutar pojedine skupine, pogotovo ako se radi o
"osnovnoj" razini, odnosno onoj koja se nee dalje dijeliti na podskupine. Tako se na primjer
za skupinu "Personalni dosjei" moe upisati da sadri radne knjiice, ugovore o radu, rjeenja
31
o godinjim odmorima i sl. Poeljno je i opisati nain na koji je odgovarajua dokumentacija

sloena, npr. Dosjei su sloeni kronoloki prema godinama, a unutar godine abecedno.
Promijenjeni podaci u Podruju identifikacije pohranjuju se klikom na
toga mogue je ureivanje podataka u ostalim podrujima.
. Nakon
Podruje dopunskih podataka

Svi podaci u Podruju dopunskih podataka identini su onima koji su ve opisani u
prethodnom poglavlju.
Dodatno napominjemo da podatak o Stvaratelju nije potrebno upisivati na niim razinama,
jer je ve upisan na razini dokumentacijske cjeline (fonda).
Podruje napomene i kontrole
Kao i na razini dokumentacijske cjeline (fonda), u polje Napomena mogue je upisati bilo
koji podatak o skupini dokumentacije koji nije obuhvaen ostalim opisnim poljima.
Nakon unosa podataka, klikom na
sustav nas vraa na hijerarhijski popis
gradiva, na kojemu je sada vidljiva i novoupisana skupina dokumentacije, kao na sljedeoj
ilustraciji:
Slika 52 Hijerarhijski popis gradiva nakon dodavanja prve skupine dokumentacije
Daljnji rad na unosu podataka mogu je bilo unosom nove skupine dokumentacije na istoj
razini (ponovni klik na
) ili daljnjom podjelom upisane skupine na podskupine. U
tom je sluaju potrebno na lijevoj strani prvo oznaiti upravo upisanu skupinu (u ovom
sluaju to je "Organizacija i upravljanje"). Kada nam sustav s desne strane pokae sadraj te
32
skupine (zasada prazno, kao na sljedeoj ilustraciji), klikom na

novu podskupinu unutar ove skupine.
mogue je dodati
Slika 53 Prikaz sadraja prve upisane skupine dokumentacije prije njene daljnje razrade
3.7 Izmjene i auriranje podataka

Svi registrirani korisnici sustava mogu pregledati popis gradiva svoje ustanove, ali mijenjati i
brisati podatke moe samo vlasnik zapisa. Vlasnik je osoba koja je podatke o odreenoj
skupini dokumentacije unijela u sustav ili ona osoba kojoj je administrator te podatke prenio u
vlasnitvo.
Podatak o vlasnitvu nad zapisom vidljiv je u opisu cjeline ili skupine dokumentacije u
Podruju napomene i kontrole, pod Vlasnik zapisa, kao na sljedeoj ilustraciji:
Slika 54 Podatak o vlasniku zapisa
Da bi se pristupilo izmjeni i auriranju podataka, prvo je potrebno doi do eljenog zapisa.

Popis dokumentacijskih cjelina opisanih unutar ustanove dobiva se odabirom rubrici Moja
ustanova na poetnoj stranici sustava pa klikom na Registraturno gradivo. Na sljedeoj
ilustraciji moete vidjeti dokumentacijsku cjelinu "Hrvatski dravni arhiv", unesenu u jednom
od prethodno opisanih koraka (vidi poglavlje Dodavanje nove dokumentacijske cjeline).
33
Slika 55 Prikaz unesenih dokumentacijskih cjelina
Lijevo od naziva dokumentacijske cjeline (u ovom sluaju to je "Hrvatski dravni arhiv")

nalazi se ikona s povealom , pomou koje je podatke mogue pregledavati i ureivati.
Nakon klika na ovu ikonu otvara se obrazac identian onome u kojem su podaci prethodno
uneseni:
Slika 56 Obrazac s upisanim podacima o dokumentacijskoj cjelini
Bilo koji od prikazanih podataka mogue je izmijeniti, obrisati ili dopuniti klikom na
za odgovarajue podruje. Ako ovog znaka nema, prijavljeni korisnik nije vlasnik
zapisa.
Ako je potrebno aurirati podatke o nekoj od skupina dokumentacije upisanih na niim
razinama, na stranici s opisom dokumentacijske cjeline (prikazanoj na gornjoj slici) prvo
treba kliknuti na
lijevo od opisa cjeline.
Sustav e dati hijerarhijski prikaz strukture dokumentacijske cjeline u obliku stabla kao na
34
Slika 57 Hijerarhijski prikaz strukture
Kretanje kroz strukturu odvija se na sljedei nain: klikom na

mogu se vidjeti podskupine
na koje je pojedina dokumentacijska skupina eventualno podijeljena, a podatke o pojedinim
dokumentacijskim skupinama moe se pregledati i urediti nakon oznaavanja neposredno
nadreene dokumentacijske skupine, odnosno cjeline
Tako se npr. odabirom stavke "Pravni i opi poslovi" s prethodne ilustracije pored stabla
prikazuje sadraj, odnosno stavke iz te dokumentacijske cjeline, kao to je prikazano na
sljedeem zaslonu:
Slika 58 Prikaz sadraja pojedine skupine dokumentacije
Unesene podatke o svakoj od skupina prikazanih u tablici na desnoj strani zaslona moe se
pregledavati i ureivati klikom na ikonu s povealom
Nakon toga, kako je gore ve opisano, treba kliknuti na

podruja, to omoguuje izmjenu podataka.
kod odgovarajueg
Podaci u poljima za unos teksta jednostavno se mijenjaju unosom novog teksta, a oni uneseni
izborom vrijednosti s izbornika odabirom druge vrijednosti s istoga izbornika.
Podatke dodane klikom na
moe se obrisati klikom na ikonu za brisanje
uz potvrdu brisanja, a mijenjati klikom na ikonu za ureivanje
35
Izmjene podataka potvruju se klikom na
, a od izmjena se odustaje klikom na
.
Napominjemo da klik na "Otkai" nee vratiti podatke prethodno obrisane klikom na
potvrdom brisanja.
Nakon provoenja svih eljenih promjena, nakon klika na
prikazati stranicu s hijerarhijskim prikazom strukture popisa gradiva.
sustav e ponovno
3.8 Brisanje podataka

Na bilo kojoj razini popisa, vlasnik zapisa moe brisati opis dokumentacijske skupine i
jedinice. Za brisanje dokumentacijskih skupina i drugih zapisa potrebno je ui u pregled
detalja jedinice klikom na ikonu s povealom
te u gornjem lijevom kutu odabrati "Brii".
Slika 59 Brisanje zapisa
Nakon klika na "Brii", sustav e zatraiti potvrdu brisanja:
Slika 60 Potvrda brisanja
Nakon potvrde brisanja klikom na "OK" dokumentacijska skupina ili jedinica bit e obrisana
iz baze bez mogunosti povrata. Ako je zapis obrisan grekom, mogue ga je jedino unijeti
ponovno.
Od brisanja zapisa odustaje se klikom na "Cancel".
36
3.9 Preseljenje po hijerarhiji

U sluaju pogrenog unosa signatura ili razina dokumentacije, mogue je napraviti izmjene u
hijerarhiji pomou funkcije "Preseli koja se nalazi na vrhu popisa registraturnog gradiva.
Klikom na
popis niih razina gradiva se prikazuje s ikonom Uredi (
) ispred
svakog zapisa na svakoj razini. Promjenu signatura i razina mogue je napraviti klikom na
nakon ega se odabrani zapis prikazuje s poljem za unos nove signature i s padajuim
izbornikom za promjenu razine.
Slika 61 Preseljenje po hijerarhiji
Nakon unesenih izmjena zapis spremamo klikom na
a od spremanja odustajemo klikom
na . Navigacijom kroz hijerarhijsku strukturu ( , stablo) moemo odabrati bilo koju razinu
te u nju unositi eljene izmjene.
Za povratak na popis i zatvaranje mogunosti preseljenja po hijerarhiji potrebno je kliknuti
.
3.10 Ispis registraturnog gradiva

Funkcionalnost ispisa registraturnog gradiva nalazi se s lijeve strane opisa arhivske jedinice u
Modulu Ope funkcije.
37
Slika 62 Podaci o identifikaciji nakon snimanja osnovnog zapisa
Klikom na poveznicu
formatu koji se moe ispisati i ili spremiti.
dobiva se ispis fonda/zbirke u PDF
Slika 63 Popis fonda/zbirke registriranog gradiva pripremljen za ispis
38
4. Knjiga primljenog gradiva u pismohranu

Za voenje knjige primljenog gradiva potrebno je u pregledu detalja moje ustanove odabrati
etvrtu poveznicu u Modulu Registraturno gradivo
Slika 64 Knjiga primljenog gradiva poveznica
Klikom na poveznicu otvara se popis dokumentacijskih cjelina preuzetih u pismohranu.

Ukoliko nema upisanih cjelina popis e biti prazan:
Slika 65 Evidencija primljenog gradiva
Za stvaranje novog upisa u knjigu primljenog gradiva potrebno je kliknuti na ikonu

ime se otvara obrazac za novi upis:
39
Slika 66 Obrazac za upis u knjigu primljenog gradiva u pismohranu pojedinog imatelja
U obrazac je mogue unijeti podatke u polja redni broj, datum primitka i organizacijska
jedinica.
Klikom na
pismohranu:
otvara se pregled detalja dokumentacijske cjeline primljene u
Slika 67 Pregled detalja dokumentacijske cjeline primljene u pismohranu
U pregledu detalja mogue je ureivati podatke u Podruju identifikacije i Podruju opisa. U

Podruju identifikacije moemo ureivati podatke koje smo unijeli putem obrasca:
40
U Podruju opisa podaci se unose u sljedea polja: stara signatura, osnova preuzimanja,
razdoblje od, razdoblje do, graa, koliine arh. jedinica, koliine teh. jedinica (za
posljednja tri podaci se unose u obrascu koji se otvara klikom na
),
sadraj, smjetaj, stvaratelji, PDF (mogunost dodavanja PDF datoteke, odnosno
dokumenta vezanog uz preuzimanje) i napomena.
Slika 69 Podruje opisa
Unos, odnosno ispravnost podataka potvruje se klikom na

odustaje klikom na
, a od promjena se
Na popis unesenih knjiga vraamo se klikom na
Slika 70 Evidencija primljenog gradiva
41
5. Popisivanje tehnikih jedinica gradiva

Opis dokumentacijskih cjelina uz sumarne podatke o koliini tehnikih jedinica, moe
sadravati i njihov analitiki popis koji je mogue izraditi i urediti u Modulu tehnike
jedinice.
5.1 Unos tehnikih jedinica

Za dodavanje tehnikih jedinica potrebno je s lijeve strane opisa jedinice gradiva (arhivskog
ili registraturnog) u Modulu Ope funkcije odabrati "Tehnike jedinice".
Slika 71 Tehnike jedinice poveznica
Klikom na poveznicu
otvara se stranica s popisom tehnikih
jedinica odabrane dokumentacijske cjeline (fonda, serije ili drugih). Ako prvi put dodajemo
nove jedinice, stranica e biti prazna i izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:
42
Slika 72 Popis tehnikih jedinica
Za upis nove tehnike jedinice potrebno je kliknuti na poveznicu

otvara obrazac za skupno dodavanje tehnikih jedinica:
ime se
Slika 73 Obrazac za dodavanje tehnikih jedinica
S padajueg izbornika Vrsta odabire se vrsta tehnike jedinice a u rubrike Redni broj od i
Redni broj do upisuje se broj tehnikih jedinica:
Slika 74 Odabir vrste tehnikih jedinica
Ispunjeni obrazac trebao bi izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:
43
Slika 75 Ispunjeni obrazac za dodavanje tehnikih jedinica
, a nakon toga klikom na

Unos potvrujemo klikom na
Na zaslonu bi se trebao prikazati popis unesenih tehnikih jedinica:
Za ureivanje podataka o tehnikoj jedinici potrebno je klikom na ikonu Detalji ( ) otvoriti

pregled detalja fizikih jedinica. Na ovoj razini mogue je ureivati i nadopunjavati podatke
unesene kroz obrazac za dodavanje tehnikih jedinica. Za ureivanje jednog od ponuenih
podruja potrebno je s desne strane kliknuti na
mogunou unosa.
ime se otvara podruje s
U Podruju identifikacije mogue je promijeniti i nadopuniti podatke u poljima Vrsta,

Poloaj, Stara oznaka i Napomena ispis.
44

odustaje klikom na
, a od promjena se
5.2 Pojedinano dodavanje tehnikih jedinica na niim razinama gradiva

Nakon upisa tehnikih jedinica mogue je iste dodati na niim razinama registraturnog
gradiva u Podruju Tehnike jedinice.
otvara se podruje s mogunou dodavanja novog zapisa klikom na
Klikom na
:
Slika 78 Podruje Tehnike jedinice
Prikazuje se sljedei obrazac:
Slika 79 Obrazac za dodavanje tehnike jedinice
Klikom na
dobivamo sljedei prikaz:
Slika 80 Odabir tehnike jedinice
45
U mogunosti odabira tehnike jedinice prikazuju se sve unesene tehnike jedinice koje
moemo pregledati upisom traenog broja u polje za pretraivanje ili listanjem stranica ( ) s
ponuenim tehnikim jedinicama. Traenu jedinicu dodajemo klikom na
Dok god dodajemo nove jedinice moe se koristiti
potvruje se klikom na
a unos posljednje jedinice

odustaje klikom na
, a od promjena se
Slika 81 Opis nie jedince gradiva s dodanom tehnikom jedinicom
5.3 Povezivanje tehnikih jedinica s drugim zapisima u sustavu

Povezivanje tehnike jedinice sa spreminom lokacijom
U Podruju smjetaja mogue je dodati podatke u poljima Redni broj, Topografska jedinica
i Napomena.
Slika 82 Podruje Smjetaja
Kada se u polju Topografska jedinica klikne

na zaslonu se prikazuje popis
spreminih jedinica u obliku stabla, kao na slijedeoj ilustraciji:
46
Slika 83 Hijerarhijski popis spreminih jedinica (od objekta do police)
Na popisu je potrebno oznaiti topografsku jedinicu na kojoj je smjetana tehnika jedinica

koju opisujemo (npr. spremite M101, polica P-01, lokacija A-1) nakon ega se za potvrdu
unosa odabire
a odustaje se klikom na
Ukoliko u Modulu Objekti nema nikakvih zapisa, obrazac za dodavanje topografskih jedinica
e biti prazan.
, a od promjena se
nakon ega bi upisani podatak trebao izgledati kao na
odustaje klikom na
Slika 84 Podatak o smjetaju tehnike jedinice u prikazu
Povezivanje tehnike jedinice s cjelinama registraturnog gradiva

U Podruju Registraturne jedinice poveznica s fondom se automatski uspostavlja a mogue ju
je izmijeniti klikom na Uredi (
) ime se otvara obrazac za ureivanje ili izbrisati klikom na
Brii ( ). Za dodavanje nove jedinice gradiva potrebno je kliknuti na

ine se otvara obrazac za upis nove jedinice.
Slika 85 Podruje Registraturne jedinice
47
Kada se u polju Registraturna jedinica klikne

na zaslonu se prikazuje popis
registraturnih jedinica fonda u obliku stabla, kao na slijedeoj ilustraciji:
Slika 86 Hijerarhijski popis registraturnih jedinica fonda
Na popisu je potrebno oznaiti jedinicu gradiva kojoj pripada tehnika jedinica koju
opisujemo (npr. podserija "Pravni poslovi") nakon ega se za potvrdu unosa odabire
, a odustaje se klikom na

odustaje klikom na
, a od promjena se
nakon ega bi upisani podatak trebao izgledati kao na
Slika 87 Podatak o vezi tehnike jedinice s odabranom jedinicom gradiva
Dok god dodajemo nove jedinice moe se koristiti

potvruje se klikom na
a unos posljednje jedinice
48
5.4 Skupno pridruivanje tehnikih jedinica

Svakoj upisanoj registraturnoj jedinici mogue je pridruiti nove tehnike jedinice preko
poveznice
. Klikom na poveznicu otvara se obrazac u koji unosimo
Vrstu, Redni broj od i Redni broj do.
Slika 88 Obrazac za skupno pridruivanje tehnikih jedinica
a nakon toga klikom na
Na zaslonu bi se trebao prikazati popis unesenih i pridruenih tehnikih jedinica:
49
6. Popisivanje spreminih jedinica

Za kreiranje topografskih inventara i praenje kretanja gradiva u sustavu potrebno je prvo
popisati objekte, spremita, spremine jedinice (npr. polica, ormar, ladiar) i topografske
jedinice (npr. mjesto na polici) to se radi u Modulu Objekti. Potrebno je krenuti s unosom
najvie razine (objekt) te ju razraivati do unosa topografske jedinice.
6.1 Unos objekata (Razina 1)

Za unos objekata potrebno je s lijeve strane opisa registraturne jedinice u Modulu Topografija
odabrati "Objekti":
Slika 90 Poveznica za unos objekata
Klikom na poveznicu
unosimo objekte.
otvara se prazna stranica na kojoj
Klikom na
otvara se obrazac za unos novog objekta koji se sastoji od sljedeih
polja za opis: Naziv, Oznaka i Status objekta.
50
Slika 91 Obrazac za unos objekta
ime smo objekt uspjeno upisali te se na zaslonu

prikazuje pregled detalja objekta, prostorija, spremita i topografskih jedinica imatelja.
Nakon spremanja osnovnog zapisa, ostali podaci o objektu unose se klikom na
odgovarajuem podruju opisa.
U Podruju identifikacije mogue je ispraviti ili dopuniti podatke upisane u obrazac za unos
osnovnih podataka o objektu, odnosno moemo promijeniti naziv, oznaka i status objekta.

odustaje klikom na
, a od promjena se
Podruje opisa
U Podruje opisa upisujemo ope podatke o objektu a polja za unos su sljedea: Mjesto,
Adresa, Telefon, Povrina(B), Povrina(N), Povrina(NK), Broj prostorija, Vlasnitvo i
Napomena o vlasnitvu. Od tekstualnih polja za unos u ovom podruju razlikuje se samo
polje vlasnitvo za koje se podaci odabiru s padajueg izbornika.
51

odustaje klikom na
, a od promjena se
Podruje zatite
Podruje zatite slui za opis sustava sigurnosti u objektu.
Za unos podataka koristimo sljedea polja i padajue izbornike: Vatrodojava (djelomino,
nema, potpuno, nepoznato), PP oprema (aktivni sustav, mijeano, nema, nepoznato, runi
ureaji), Napomena o PPZ, Nadzor ulaska (biometrijski sustav, identifikacijska kartica, na
poziv, na poziv video nadzor, nepoznato, ostalo, vratar), Nadzor kretanja (biometrijski
sustav, identifikacijska kartica, nepoznato, video nadzor), uvarska sluba (cjelodnevno,
izvan radnog vremena, nema, nepoznato, u radnom vremenu), Napomena o sigurnosti.
Slika 94 Podruje zatite

odustaje klikom na
, a od promjena se
52
Na popis unesenih objekata vraamo se klikom na

. Kroz popis unesenih
objekata kreemo se klikom na ime se pregledava hijerarhijsko stablo koje se nalazi na
lijevoj strani zaslona.
6.2. Upis nove prostorije u objektu imatelja (Razina 2)

Za unos nove prostorije u objektu imatelja potrebno je u hijerarhijskom stablu oznaiti objekt
koji smo prethodno unijeli (
) te kliknuti na ikonu
Slika 95 Popis objekata imatelja
Nakon klika na
otvara se obrazac za upis nove prostorije u objektu imatelja u
kojem unosimo polja Namjenu, Naziv i Oznaka.
Slika 96 Upis nove prostorije u objektu imatelja
53
Nakon to smo unijeli potrebne podatke u obrazac, unos potvrujemo klikom na

ime se otvara s stranica s pregledom detalja prostorija objekta imatelja.
Slika 97 Pregled detalja prostorija objekta imatelja
Podruja za opis slina su kao na razini objekta. U Podruju identifikacije nalaze se podaci
koje smo unijeli putem obrasca:
Podruje opisa i Podruje zatite na ovoj su razini saetiji nego kod opisa objekta:
54
Slika 100 Podruje zatite

odustaje klikom na
, a od promjena se
6.3 Upis spremine jedinice imatelja (Razina 3)

Za unos nove spremine jedinice u prostoriju potrebno je u hijerarhijskom stablu oznaiti
prostoriju koji smo prethodno unijeli (
Slika 101 Popis objekata sa prostorijama imatelja
Nakon klika na
otvara se obrazac za upis spremine jedinice imatelja u koji
unosimo podatke o vrsti i nazivu:
55
Slika 102 Upis spremine jedinice imatelja
dolazimo na pregled detalja spremine jedinice na kojoj je mogue

Klikom na
ureivati podruje identifikacije i podruje opisa:

odustaje klikom na
, a od promjena se
56
6.4 Upis nove topografske jedinice imatelja (Razina 4)

Za unos nove topografske jedinice potrebno je u hijerarhijskom stablu oznaiti spreminu
jedinicu koju smo prethodno unijeli (
Slika 105 Popis objekata sa prostorijama i spreminim jedinicama imatelja
Nakon klika na
otvara se obrazac za upis nove topografske jedinice imatelja u
koji unosimo podatke o oznaci i poziciji:
Slika 106 Upis nove topografske jedinice imatelja
U pregledu detalja o topografskoj jedinici moemo ureivati samo Podruje identifikacije:
57

odustaje klikom na
, a od promjena se
Nakon to smo razradili sve razine u objektima imatelja moemo poeti s izradom
topografskog inventara.
Slika 108 Topografski inventar - Poveznica
58
7. Akti i posebni popisi s rokovima uvanja

7.1 Unos posebnih popisa s rokovima uvanja
Za unos Posebnih popisa s rokovima uvanja potrebno je u pregledu detalja "Moje ustanove"
u Modulu Akti i izvjetaji kliknuti na "Posebni popisi s rokovima uvanja":
Slika 109 Posebni popisi s rokovima uvanja poveznica
Nakon klika na poveznicu otvara se stranica s posebnim popisima s rokovima uvanja. Ako
nijedan popis nije unesen, stranica e izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:
Slika 110 Posebni popisi
Za upis novog popisa potrebno je kliknuti na

obrazac za unos novog popisa:
na vrhu zaslona ime se otvara
59
Slika 111 Obrazac za upis Pravilnika sa posebnim popisima imatelja
Klikom na
uvanja:
otvara se stranica s pregledom detalja Posebnog popisa s rokovima
Slika 112 Pregled detalja Posebnog popisa s rokovima uvanja
Klikom na
koji se nalazi s desne strane Podruja identifikacije i Podruja
odobrenja posebnog popisa moemo mijenjati i nadopunjavati podatke.
U Podruju identifikacije nalaze se podaci koje smo unijeli putem obrasca za upis novog akta
a moe se mijenjati unos u poljima Naziv, Datum, Klasa, Urudbeni broj, Opis, Zahtjev,
Posebni popis. Polja Zahtjev i Posebni popis slue za prilaganje zahtjeva za odobrenje i
odobrenja u digitalnom obliku. Oni se uitavaju kao datoteka s raunala na nain opisan kod
unosa PDF datoteka u poglavlju Unos akata.
60

odustaje klikom na
, a od promjena se
U Podruju odobrenja posebnog popisa moe se mijenjati unos u poljima za oznaavanje

Pravilnik odobren i Popis odobren, Datum, Klasa, Urudbeni broj i polje za uitavanje
datoteke Odobrenje.
Slika 114 Podruje odobrenja posebnog popisa

odustaje klikom na
, a od promjena se
Za povratak na poseban popis s rokovima uvanja potrebno je kliknuti

ega bi pregled posebnih popisa trebao izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:
nakon
Slika 115 Posebni popisi s rokovima uvanja
61
Za dodavanje novih stavki u Poseban popis s rokovima uvanja potrebno je sa stranice

pregleda kliknuti na strelicu
uz naziv posebnog popisa koji elimo urediti ime se otvara
popis unesenih stavki jednak pregledu niih razina kod registraturnog gradiva.
Slika 116 Popis stavki Posebnog popisa
Stavka se dodaje putem poveznice

rokom uvanja:
ime se otvara obrazac za unos novog zapisa s
Slika 117 Obrazac za unos
Klikom na
uvanja:
otvara se stranica s pregledom detalja posebnog popisa s rokovima
62
Slika 118 Opis stavke posebnog popisa s rokovima uvanja pregled detalja
koji se
Za izmjenu podataka u Podruju identifikacije potrebno je kliknuti na
nalazi na desnoj strani. Polja u kojima moemo mijenjati unos su Odobren po, Storniran po,
Naziv, ifra, Rok uvanja i Postupak.

odustaje klikom na
, a od promjena se
Za povratak na poseban popis s rokovima uvanja potrebno je kliknuti

ega bi pregled posebnih popisa trebao izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:
nakon
Slika 120 Popis stavki Posebnog popisa s rokovima uvanja
63
Kod ovakvog pregleda unesenih stavku popisa mogue je u sluaju pogreke unijeti i ispravke
klikom na
Uredi (
. U tom se sluaju pored zapisa umjesto Detalji (
). Klikom na
) pojavljuje ikona
mogue je unijeti promjenu naziva, ifre, roka uvanja, i postupka.
Slika 121 Ureivanje podataka pomou opcije Preseli
Promjene se spremaju klikom na
a od promjena se odustaje klikom na
Za povratak na posebne popise potrebno je ii na
koji se nalazi pri vrhu zaslona.
7.2 Unos akata

Za upis akata potrebno je u pregledu detalja "Moje ustanove" odabrati "Akti" u posljednjem
Podmodulu Akti i izvjetaji s lijeve strane.
64
Slika 122 Poveznica za unos akata
Klikom na "Akti" u Modulu Akti i izvjetaji otvara se stranica s popisom akata i opcijom
dodavanja novih zapisa. Ako jo nema unesenih akata stranica e izgledati kao na slijedeoj
ilustraciji:
Slika 123 Popis akata imatelja
Za upis novog akta potrebno je kliknuti na

na vrhu zaslona ime se otvara obrazac
za unos novog akta s podacima o njegovoj vrsti, nazivu i valjanosti:
65
Slika 124 Obrazac za unos novog akta
Klikom na
otvara se stranica s pregledom detalja pravnog akta imatelja:
Slika 125 Pregled detalja pravnog akta imatelja
Klikom na
koji se nalazi s desne strane Podruja identifikacije i Podruja
dopunskih podataka moemo mijenjati i nadopunjavati podatke.
U Podruju identifikacije nalaze se podaci koje smo unijeli putem obrasca za upis novog akta
a moe se mijenjati unos u poljima Vrsta akta, Naziv i polje za oznaavanje Akt je vaei.

odustaje klikom na
, a od promjena se
66
U Podruju dopunskih podataka moemo unijeti podatke o Datumu, Klasi, Urudbenom

broju i Napomenu te uitati PDF akta. PDF se dodaje klikom na Odaberi Browse
Upload.
Slika 127 Podruje dopunskih podataka

odustaje klikom na
, a od promjena se
Za povratak na popis akata potrebno je kliknuti

nakon ega bi popis pravnih
akata imatelja gradiva trebao izgledati kao na slijedeoj ilustraciji:
Slika 128 Popis pravnih akata imatelja gradiva
67
8. Praenje rada i izvjetavanje

8.1 Izvjea u ARHiNETU
Sustav omoguuje generiranje izvjetaja o statusu i koliini zapisa unesenih od strane
djelatnika ustanova. Djelatnici koji rade na unosu podataka u ARHiNET, a ija je uloga u
sustavu Imatelj/Operater nemaju korisnika prava na uvid u izvjetaje. Korisnici s ulogom
Imatelj/Administrator imaju uvid u izvjetaje o registraturnom gradivu u svojoj ustanovi.
U ARHiNETU su dostupni sljedei izvjetaji:
- Arhivsko gradivo (fondovi i zbirke) - Pregled po statusima zapisa
- Arhivsko gradivo (nie arhivske jedinice) - Pregled po statusima zapisa
- Obavijesna pomagala - Analitiki pregled
- Stvaratelji arhivskog gradiva - Analitiki pregled
- Registrirani korisnici sustava
- Registraturna pomagala - Analitiki pregled
- Imatelji arhivskog gradiva - Analitiki pregled
- Imatelji arhivskog gradiva - Pregled po statusima zapisa
- Stvaratelji arhivskog gradiva - Pregled po statusima zapisa
- Registraturno gradivo (fondovi i zbirke) - Pregled po statusima zapisa
- Registraturno gradivo (nie arhivske jedinice) - Pregled po statusima zapisa
- Matine knjige - Pregled po statusima zapisa
- Registraturna pomagala - Pregled po statusima zapisa
- Obavijesna pomagala - Pregled po statusima zapisa
- Tekstualni zapisi Analitiki pregled
- Elektroniki zapisi Analitiki pregled
- Grafike Analitiki pregled
- Fotografije Analitiki pregled
- Arhivsko gradivo (posebne vrste gradiva) - Pregled po statusima zapisa
- Matine knjige - Analitiki pregled
- Pismohrane pod nadzorom - Analitiki pregled
- Pismohrane pod nadzorom - Popis
- Obavijesna pomagala - Popis
- Imatelji arhivskog gradiva - Opi inventar
- Pismohrane pod nadzorom - Kategorizacija
- Posebne vrste gradiva - Tekstualni zapisi - Popis
- Posebne vrste gradiva - Grafike - Popis
- Posebne vrste gradiva - Kartografsko gradivo - Popis
- Posebne vrste gradiva - Fotografije - Popis
- Posebne vrste gradiva - Planovi i nacrti - Popis
68
Posebne vrste gradiva - Pokretne slike - Popis

Posebne vrste gradiva - Zvuni zapisi - Popis
Posebne vrste gradiva - Elektroniki zapisi - Popis
Posebne vrste gradiva - Muzikalije - Popis
Posebne vrste gradiva - Objekti - Popis
Aktivnost korisnika
Imatelji posebni popisi
8.2 Pregled i ispis izvjetaja

Na poetnoj stranici korisnikog djela sustava, u kartici
rubriku "ARM Sustav (Izvjea).
potrebno je kliknuti na
Slika 129 Pristup Izvjetajima preko poetne stranice sustava
Slika 130 Poveznica za pristup izvjetajima
Klikom na "ARM Sustav (Izvjea) otvara se stranica s popisom vrsta izvjetaja na kojoj se
odabire eljeni izvjetaj, npr. Aktivnosti korisnika Pregled radnog vremena ukoliko se eli
pogledati podatke o utroenom vremenu koje su djelatnici proveli u radu u ARHiNETU.
69
Slika 131 Popis izvjetaja s kojeg se ulazi u pojedini izvjetaj
Klikom na Aktivnosti korisnika Pregled radnog vremena na zaslonu se prikazuju tri

padajua izbornika od kojih je prvi Imatelj ve unaprijed odabran, s drugog padajueg
izbornika odabire se svoje ime za vlastite podatke ili --- za pregled svih podataka o
djelatnicima svoje ustanove te godina za koju se ele pregledavati podaci. Pregled podataka
prikazuje se kronoloki prema mjesecima unutar odabrane godine.
Slika 132 Popunjavanje izbornika
Nakon unosa potrebnih podataka u izbornike, klikom na oznaku

se na zaslonu
prikazuje izvjetaj s mogunou generiranja (exporta) kao na slijedeoj ilustraciji:
Slika 133 Prikaz izvjetaja
70
Izvjetaj je zatim mogue ispisati u Excelu ili PDF dokumentu odabirom jedne od opcija s
padajueg izbornika i klikom na
Slika 134 Odabir formata za export izvjetaja
Do Izvjetaja o upisanom registraturnom gradivu imatelja dolazi se takoer klikom na "ARM

Sustav (Izvjea) na kojoj je u ovom sluaju s popisa vrsta izvjetaja potrebno odabrati
Registraturno gradivo (fondovi i zbirke) - Pregled po statusima zapisa:
Slika 135 Popis izvjetaja
Klikom na Registraturno gradivo (fondovi i zbirke) - Pregled po statusima zapisa na zaslonu

se prikazuju dva padajua izbornika od kojih je prvi Imatelj ve unaprijed odabran, dok se s
drugog padajueg izbornika Djelatnik odabire ime djelatnika iji se broj zapisa eli vidjeti:
Slika 136 Izbor djelatnika
Nakon odabira djelatnika kliknemo na prikai

nakon ega bi se na zaslonu trebao
prikazati izvjetaj s mogunou exporta kao na slijedeoj ilustraciji:
71
Slika 137 Izvjetaj
Izvjetaj je zatim mogue ispisati u Excelu ili PDF dokumentu odabirom jedne od opcija s
padajueg izbornika i klikom na
72
9. Kontakt
Za dodatne informacije moete se obratiti:
- administratorima sustava ARHiNET elektronikom potom na adresu
arhinet@arhiv.hr ili na telefon 01/4801-928;
- djelatnicima arhiva zaduenima za kontakt s Vaom ustanovom;
- Odsjeku za gradivo izvan arhiva HDA na telefon 01/4801-926;
- Odsjeku za matinu, razvojnu i dokumentacijsku slubu HDA elektronikom potom
na adresu maticnasluzba@arhiv.hr ili na telefon 01/4801-954.
73

ARHiNET Korisnicke Upute

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

ARHiNET Korisnicke Upute

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Korisnike upute za rad

u arhivskom informacijskom sustavu ARHiNET

Prijava u sustav i evidentiranje dokumentacije

Upute pripremljene za ARHiNET v. 2.0.

HDA, Zagreb, veljaa 2011.

Zahvaljujui dosada postignutim rezultatima u razvoju i implementaciji sustava Ministarstvo

1.2 Dostava popisa gradiva arhivu

2. Pristup sustavu i administracija

Slika 1 Poveznica za ARHiNET na glavnoj stranici Hrvatskog dravnog arhiva

2.2 Pokretanje ARHINETA

Slika 2 ARHiNET - poetna stranica

administratorima sustava radi uklanjanja potekoa na koje korisnici naiu u radu sa

Slika 3 Poveznica "Ulaz za imatelje"

Slika 4 Poveznica za prijavu

Slika 5 Stranica za prijavu i registraciju

Slika 6 Poveznica za registraciju

Nakon klika otvara se obrazac za registraciju:

Slika 7 Obrazac za registraciju

Slika 8 Sigurnosni kod

Slika 9 Potvrda prihvaanja uvjeta koritenja

Nakon ispunjavanja obrasca za registraciju i klika na

Slika 10 Podaci potrebni za registraciju primjer ispunjenog obrasca

2.4 Prijava za rad u sustavu

Slika 10 Poveznica za prijavu

Nakon klika na poveznicu otvara se sljedei obrazac za prijavu:

Slika 11 Obrazac za prijavu za rad u sustavu

U za to predviena polja potrebno je unijeti korisniko ime i zaporku koji su odabrani

Slika 12 Pokuaj prijave bez unosa korisnikog imena i zaporke

Slika 13 Poetna stranica nakon prijavljivanja korisnika

Povratak na ovu poetnu stranicu mogu je u svakom trenutku klikom na

Slika 14 Podatak o prijavljenom korisniku i poveznica za odjavu

Klikom na ovu poveznicu na kraju rada odjavljujemo se iz sustava.

2.5 Moj profil

Slika 16 Moj profil obrazac za pregled i promjena kontakt podataka

Otvara se obrazac za pregled i ureivanje podataka o korisniku te promjenu zaporke s

Slika 17 Pregled detalja obrasca Moj profil

2.6 Promjena zaporke

Slika 18 Pregled osobnih podataka u rubrici Moj profil

Slika 19 Obrazac za promjenu zaporke

2.7 Zaboravljena zaporka

Slika 20 Poveznica "Zaboravljena zaporka"

Otvara se sljedei obrazac u koji korisnik unosi svoje korisniko ime:

Slika 21 Zaboravljena zaporka prvi obrazac

Slika 22 Zaboravljena zaporka - drugi obrazac

3. Popisivanje registraturnog gradiva

3.2 Unos registraturnog gradiva

kliknuti na drugu rubriku u nizu - Moja ustanova:

Slika 23 Poveznica za pregled detalja o ustanovi

S unosom registraturnog gradiva poinje se klikom na Registraturno gradivo koje se nalazi

Slika 24 Pregled detalja o ustanovi

Javlja se zaslon s popisom dokumentacijskih cjelina koje je opisao pojedini imatelj:

Slika 25 Popis registraturnog gradiva

Slika 26 Poetni izgled popisa registarturnog gradiva

3.3 Dodavanje nove dokumentacijske cjeline fonda ili zbirke

Slika 27 Obrazac za unos osnovnih podataka o cjelini dokumentacije

Opis podataka koji se unose u obrazac nalazi se u nastavku.

3.4 Unos osnovnih podataka

Slika 28 Podaci o identifikaciji nakon snimanja osnovnog zapisa

Sada je mogue nastaviti s unosom podataka o dokumentacijskoj cjelini.

3.5 Unos ostalih podataka

Slika 29 Podruje identifikacije

Podatak Barcode ima funkciju u sluaju da su za dokumentacijsku cjelinu popisane tehnike

Slika 30 Odabir vrste razdoblja