Repere bibliografice teoretice i practic

Sisteme de informare - sisteme de regsire a informaiei

conf. univ. dr. Doina Banciu
lector univ. Rodica Mandeal
Principala funcie a oricrui sistem de informare este aceea de a aciona ca intermediar
ntre o anumit comunitate a utilizatorilor i universul resurselor de informare sub form tiprit
sau sub alte forme.
Comunitatea utilizatorilor este definit, de regul, de o arie geografic, apartenena la o
instituie, domeniul de interes sau o combinaie a acestora. De exemplu, ntr-un sistem naional
de informare, comunitatea utilizatorilor o formeaz oamenii de tiin i ali specialiti care
lucreaz n ar.
Cellalt univers tratat este cel al resurselor. Cel mai important tip de resurs pentru
majoritatea centrelor de informare este documentul, utilizat n sensul su cel mai larg.
Rolul unui serviciu de informare este de a intermedia (interfaa) ct mai eficient i
economic posibil aceste dou populaii.
Cu alte cuvinte aceasta implic un rol pasiv i anume s asigure ca orice document sau
informaie de care are nevoie un membru al comunitii poate fi pus la dispoziie i, dac este
posibil, n momentul n care acesta are nevoie.
ntr-un rol mai activ serviciul de informare aduce n atenia utilizatorului, la cerere,
documentele sau datele necesare pentru a satisface nevoile de informare ale membrilor
comunitii pentru rezolvarea unei probleme sau pentru luarea unei decizii i cercetri (cercetri
retrospective ale literaturii) i notific n mod continuu noua literatur publicat ntr-un anumit
domeniu de interes al utilizatorului (informare curent).
Pentru a ndeplini rolul de interfa un serviciu de informare este angajat n trei activiti
majore:
- achiziionarea i depozitarea documentelor (folosim acest termen n sensul cel mai larg,
considernd principala resurs de informare);
- organizarea i controlul acestora;
- distribuia informaiilor referitoare la acestea prin intermediul unor servicii diferite:
circulaie, cercetarea literaturii, copierea etc.
Un serviciu de informare modern trebuie s garanteze c orice eventual document sau
orice dat coninut de acesta din universul literaturii disponibile poate fi accesibil oricrui
membru al comunitii. Acest lucru implic faptul c "universul resurselor documentare" trebuie s
fie pus la dispoziia utilizatorilor la diferite nivele de accesibilitate. Deoarece un centru de
informare nu poate avea n proprietate totul este important ca documentele pe care le adaug
coleciilor s fie de oarecare valoare pentru utilizatorii proprii. Este de asemenea important ca
orice centru de informare s poat dobndi ct mai rapid posibil orice document necesar
comunitii prin: cumprare, fotocopiere sau mprumut. Mai mult, n propriile colecii documentele
trebuie organizate n concordan cu nivelul ateptat (preconizat) al cererilor: cele care par a fi
mai utilizate trebuie s fie cele mai accesibile.
O clasificare a documentelor dup nivelele de accesibilitate ar putea fi n ordine
descrescnd urmtoarea:
documente din coleciile centrului pe rafturi cu acces deschis (liber);
documente din coleciile centrului pe rafturi cu acces controlat;
documente n zonele de depozitare ale centrului la distan de acesta;
documente care nu sunt n coleciile centrului.
Tipuri de nevoi de informare

Principalele nevoi i cereri ale utilizatorilor de servicii de informare se situeaz de regul n

dou mari categorii:
a) nevoia de a localiza i obine o copie dup un anumit document, al crui autor sau titlu
este cunoscut;
b) nevoia de a localiza documente care trateaz un anumit subiect sau care pot rspunde
la o anumit ntrebare (cerere).
Prima se mai numete "nevoia pentru un articol cunoscut", a doua, "nevoia privind un
subiect".
Abilitatea unui centru de informare de a furniza articole cunoscute se mai numete i
"capacitatea sa de a furniza documente".
Abilitatea unui centru de informare de a regsi documente privind un anumit subiect sau de
a furniza rspunsul la o anumit cerere este "capacitatea sa de a regsi informaia".
Aceste dou funcii (furnizarea de documente i regsirea informaiei) sunt principalele
activiti n care sunt angajate serviciile de informare. Ele sunt foarte strns legate deoarece
multe cereri pentru documente cunoscute deriv direct din activiti de regsire a informaiei
desfurate ntr-o faz anterioar.
Nevoile privind un anumit subiect, la rndul lor pot fi mprite n dou mari categorii:
a) nevoia de informaii pentru rezolvarea unei anumite probleme sau pentru a facilita luarea
unei decizii;
b) nevoia de informaii privind noile dezvoltri ntr-un anumit domeniu de specializare.
La aceasta din urm ne referim de regul ca la "o nevoie de informare curent".
Pentru prima nu exist un singur termen care s fie general acceptat pentru a o defini. La
ea ne referim de regul ca la "o nevoie pentru rezolvarea unei probleme". n practic acest tip de
nevoie este de regul satisfcut printr-o cercetare a literaturii deja aprute efectuat de un
serviciu de informare la cererea expres a utilizatorului. Acest tip de cercetare se numete de
regul "cercetare retrospectiv" sau uneori "cercetare la cerere".
Cercetrile privind rezolvarea unei probleme i cele privind informarea curent difer n
cteva privine. Prima este orientat spre scop, utilizatorul trebuie s aib iniiativa. n cazul celei
de a doua serviciul de informare are iniiativa:
- este mai specific
- acoper un volum mai mare al literaturii (merge n urm muli ani)
- rezultatele sunt judecate mai strict (sever) de ctre utilizator.
Revenind la nevoile de informare pentru rezolvarea unei probleme acestea pot fi de mai
multe tipuri:
Nevoia pentru un singur rspuns privind un articol cu date faptice. Aceasta este o cerere
de tip "referin rapid". Dei de regul pentru a satisface acest tip de cerere sunt implicate
documente, utilizatorul nu trebuie neaprat s primeasc un document - rspunsul la ntrebare
poate fi dat prin telefon.
Nevoia de a avea unul sau mai multe documente asupra unui anumit subiect dar nu
ntreaga literatur publicat sau accesibil de la un centru de informare. De exemplu, o situaie
tipic n acest caz este o cerere privind cele mai recente articole tratnd problema sudurii cu
ultrasunete. O categorie special este acel tip de nevoie care este satisfcut cnd se gsete
primul document de un anumit tip. De exemplu, un examinator de brevete are nevoie de un
singur caz de cerere anterioar pentru a respinge cererea de brevetare.
Nevoia pentru o cercetare cuprinztoare, care s regseasc ct mai mult posibil din
literatura publicat asupra unui anumit subiect ntr-o anumit perioad de timp. De exemplu,
acest gen de nevoie poate s o aib cineva care scrie o carte sau o sintez (o trecere n revist)
sau un om de tiin care ncepe un nou proiect de cercetare.
O categorie special este nevoia de confirmare c nu exist nimic publicat asupra unui
anumit subiect. De exemplu, cazul unui inventator care dorete s confirme brevetabilitatea
inveniei sale.
Principalele activiti ale multor tipuri de sisteme de informare sunt:
1. Achiziia surselor de informare se face n baza anumitor criterii i politici de selecie care,
la rndul lor, implic cunoaterea precis i detaliat a nevoilor de informare ale comunitii care
urmeaz a fi deservit. Cel mai evident criteriu care guverneaz selecia documentelor l
constituie subiectul, dar i alte criterii, cum ar fi limba sau tipul documentului sunt importante. n

cazul sistemelor de informare care au ca surs periodicele, criteriul de selecie se aplic, de

regul, revistei i nu articolelor: unele titluri sunt prelucrate integral i altele deloc. De ndat ce
documentele sunt achiziionate, acestea trebuie s fie "organizate i controlate" astfel ca s
poat fi identificate i localizate ca rspuns la diferitele tipuri de cereri ale utilizatorilor.
2. Organizarea i controlul includ clasificarea, catalogarea, indexarea pe subiecte i
referarea. Procesul de indexare implic dou etape intelectuale complet distincte i anume:
a) "analiza conceptual" - pe care am putea-o denumi "analiza coninutului documentului"
b) "traducerea" analizei conceptuale ntr-un vocabular specific.
Sunt rare cazurile n care cele dou etape sunt clar distincte. Este pcat deoarece fiecare
etap ofer restricii diferite i face apel la factori diferii care influeneaz rezultatele sistemului.
Pentru o analiz conceptual eficient, indexatorul trebuie s cunoasc att ceea ce trateaz
documentul, adic s aib o anumit nelegere a subiectului tratat, ct i o bun cunoatere a
nevoilor utilizatorilor sistemului.
Cea de-a doua etap n procesul de indexare este traducerea analizei conceptuale ntr-un
anumit vocabular sau "limbaj de indexare". n majoritatea sistemelor, aceasta implic folosirea
unui "vocabular controlat", adic o mulime limitat de termeni care sunt folosii pentru a
reprezenta subiectul care este tratat de document. Un astfel de vocabular poate fi o list de
subiecte faetate, o schem de clasificare, un tezaur de cuvinte sau pur i simplu o list de
cuvinte cheie acceptate sau de propoziiuni. Un "vocabular necontrolat" este evident c nu
impune nici o restricie asupra termenilor care pot fi folosii de indexator. Vocabularul necontrolat
implic de regul folosirea cuvintelor sau propoziiunilor care apar n documentul care este
indexat. Termenii care sunt folosii de indexator pentru a reprezenta coninutul documentelor,
indiferent c aparin unui vocabular controlat sau necontrolat, sunt denumii sub termenul generic
de "termeni de indexare".
3. Inmagazinarea documentelor si informatiilor. Imediat ce procesul de indexare a fost
ncheiat, documentele sunt trimise ctre o anumit zon de nmagazinare a documentelor (baz
de date a documentelor) iar nregistrrile indexate merg n cea de-a doua baz de date, unde
sunt organizate astfel ca s fie uor regsite ca rspuns la diferitele cereri. Baza de date a
nregistrrilor indexate sau a "reprezentrilor documentelor" poate fi denumit "indexul"
depozitului de documente.
Etapele implicate n partea de ieire a sistemului sunt de fapt foarte asemntoare celor
din zona de intrare a sistemului. Populaia utilizatorilor care este deservit de sistem nainteaz
diferite cereri ctre centrul de informare unde se pregtesc strategiile de cutare. i pregtirea
acestor strategii de cutare poate fi considerat ca fiind format din dou etape: cea de analiz
conceptual i de traducere. Prima etap implic analiza cererii pentru a determina ceea ce
caut n realitate utilizatorul iar cea de-a doua implic traducerea analizei conceptuale n
vocabularul sistemului. Analiza conceptual a cererii, tradus n limbajul sistemului, constituie
"strategia de cutare" care poate fi considerat ca fiind o "reprezentare a cererii" n acelai mod
n care nregistrarea indexat poate fi considerat ca fiind reprezentarea documentului. Singura
diferen real ntre cele dou este c prima conine de regul o "logic", adic exprim o
mulime de relaii logice ntre termenii de indexare care sunt specificate; cea din urm nu are de
regul un coninut logic, adic nu sunt enunate n mod explicit relaiile logice ntre termenii de
indexare.
De ndat ce strategia de cutare a fost pregtit, este comparat cu baza de date a
reprezentrilor documentelor. Aceasta poate implica o cercetare a coleciei de fie, a indexurilor
tiprite, a microfilmelor sau a benzilor i discurilor magnetice. Reprezentrile de documente care
rspund strategiei de cutare alese, deci satisfac cerinele logice ale cercetrii, sunt extrase din
baza de date i puse la dispoziia solicitantului. Procesul, care poate fi iterativ, este ncheiat
atunci cnd cel care a fcut cererea este satisfcut de rezultatele cutrii ceea ce poate
nsemna, n unele cazuri, c este satisfcut de faptul c nimic din baza de date nu este relevant
pentru nevoile sale.
Etapele tipice pentru "cutarea delegat", situaie n care persoana care are nevoie de
informare deleg responsabilitatea cutrii n baza de date unui specialist n informare. n situaia
"cutrii nedelegate", procesul este n oarecare msur simplificat de faptul c utilizatorul
consult direct baza de date. Chiar i ntr-o astfel de situaie, utilizatorul trebuie s-i analizeze
conceptual propria sa nevoie de informare i s-i traduc analiza n limbajul sistemului. Desigur

c cercetnd diferite tipuri de sisteme, strategia de cutare nu este construit n afara bazei de
date i separat de nsi operaia de cercetare. La cercetarea unui catalog de fie, a unui index
tiprit sau a unui sistem automatizat on-line, este posibil ca strategia de cutare s fie elaborat
interactiv i euristic; adic activitile de analiz conceptual i de traducere sunt mai mult sau
mai puin concurente cu activitile de cercetare a coleciei.
Desigur c unele dintre cererile naintate serviciului de informare sunt legate de anumite
documente specifice, ale cror autori i titluri sunt cunoscute i nu cereri care se refer la
informaii sau documente legate de un anumit subiect specific. n cazul acestor cereri de articole
cunoscute, cererea este fcut depozitului de documente prin punctele de acces la titluri sau
autori din indexuri sau colecia de cataloage sau, posibil, printr-un alt procedeu, aa cum este
numrul raportului sau numrul brevetului de invenie. Capacitatea unui centru de informare de a
pune la dispoziie documente cunoscute de utilizator se mai numete i capacitatea de a furniza
documente.
Sisteme de regsire a informaiilor
Componentele sistemelor de regsire a informaiilor
Principalele componente ale unui sistem de regsire a informaiilor sunt:
Subsistemul de selecie a documentelor
Subsistemul de indexare
Subsistemul vocabularului
Subsistemul de cutare
Subsistemul de interaciune ntre utilizator i sistem (interfaa utilizator-sistem)
Subsistemul de comparare, adic subsistemul care compar n realitate reprezentrile
documentelor fa de reprezentrile cererilor.
n anumite privine, subsistemul de comparare poate fi considerat cel mai puin important
dintre cele ase subsisteme deoarece nu are o influen direct asupra eficienei sistemului
respectiv, asupra capacitii de regsirea a documentelor care satisfac nevoile de informare ale
utilizatorilor. Cu toate acestea, eficiena subsistemului de comparare exercit o influen relativ
ridicat asupra aspectelor economice ale sistemului i asupra eficienei generale a sistemului,
msurate spre exemplu, n timpul de rspuns. n cadrul unui sistem automatizat, calculatorul
contribuie direct numai la operaia de comparare: acioneaz ca un uria dispozitiv de comparare.
Dar, cel puin n majoritatea sistemelor, aceasta nu contribuie n mod direct la selectarea
documentelor, la controlul seleciei, la indexarea i cutarea documentelor, la pregtirea
strategiilor de cutare sau la interaciunea cu utilizatorii sistemului - cum ar fi spre exemplu, n
cazul "negocierii cererii". Acestea sunt toate activiti intelectuale, efectuate de fiina uman n
majoritatea sistemelor existente iar aceste activiti intelectuale determin eficiena sistemului.
Factorii cei mai importani care determin eficiena unui sistem de regsire a informaiilor
pot fi mprii n dou grupe principale:
- Factori legai de baza de date
- Factori legai de exploatarea bazei de date
Principalii factori legai de baza de date, care pot fi considerai de asemenea ca "factori de
intrare" sunt:
- Ce documente sunt incluse
- Ct de complet i precis este recunoscut i reprezentat n operaia de indexare coninutul
acestor documente
- Ct de adecvat este vocabularul sistemului pentru a reprezenta subiectele tratate de
aceste documente.
Exist de asemenea trei factori de ieire sau de "exploatare":
- Ct de bine este n stare personalul centrului de informare s neleag nevoile de
informare ale utilizatorilor (interaciune utilizator-sistem).
- Ct de bine poate acest personal s transforme aceste nevoi n strategii de cutare.
- Ct de adecvat este vocabularul sistemului pentru a reprezenta interesele asupra
subiectelor ale utilizatorilor sistemului.
Toi aceti factori contribuie direct la eficiena sistemelor de regsire a informaiilor. De
asemenea ei sunt definitorii ntr-o anumit msur i pentru sistemele de informare propriu-zise.

De aceea, de multe ori, n literatura de specialitate sistemele de regsire sunt considerate ca

"motorul" sistemelor de informare.