Ada beberapa metoda yang biasa digunakan dalam perencanaan agregat antara lain : 1. Metoda Tabel dan Grafik ( Graphical and Charting methods ). Metoda ini populer karena mudah dimengerti dan gampang penggunaannya sehingga mudah dilaksanakan oleh staf. Pendekatannya dilakukan dengan cara Trial and Error tetapi metoda ini belum menjamin diperoleh perencanaan produksi yang optimal. Ada 6 tahapan yang harus dilakukan dalam metoda Tabel dan Grafik yaitu :
Menentukan tingkat permintaan pada setiap periode.
Menentukan kapasitas, waktu normal, lembur, dan sub kontrak pada setiap periode.
Menentukan biaya tenaga kerja, biaya penambahan dan pengurangan tenaga kerja, biaya penyimpanan persediaan dan biaya kekurangan persediaan.
Menentukan kebijakan perusahaan terhadap tenaga kerja dan tingkat persediaan.
Mengembangkan rencana alternatif dan menguji total biayanya.
Pilih alternatif yang total biayanya terendah.
Contoh : PT. Gemah Ripah dalam periode Januari-Juni memiliki prakiraan permintaan dan data-data produksi sbb :
Bulan
Prakiraan Permintaan
Jumlah Hari Kerja
Januari
900
22
Februari
700
18
Maret
800
21
April
1200
21
Mei
1500
22
Juni
1100
20
Jumlah
6200
124
Biaya tenaga kerja per orang / hari : Rp 20.000,00
Biaya penyimpanan persediaan per unit / bulan : Rp 1.000,00
Biaya sub kontrak : Rp 5.000,00 / unit
Biaya tambahan tenaga kerja : Rp 50.000,00 / orang
Biaya pengurangan tenaga kerja : Rp 100.000,00 / orang
Jam kerja : 8 jam / hari
Rata-rata waktu produksi : 1,6 jam / unit / orang
Persediaan awal : 0
Ada 3 alternatif strategi yang akan dipilih manajemen, yaitu :
1) Melakukan variasi tingkat persediaan. Dengan cara mempertahankan rata-rata tingkat produksi yang tetap, kelebihan produksi disimpan untuk digunakan saat kekurangan produksi. Dalam alternatif ini tidak ada lembur, penambahan/ pengurangan tenaga kerja atau sub kontrak dengan pihak lain. 2) Melakukan variasi jumlah tenaga kerja. Dengan cara menambah/mengurangi jumlah tenaga kerja sesuai kebutuhan. Alternatif ini membatasi diri untuk tidak lembur dan melakukan sub kontrak. 3) Mempertahankan jumlah tenaga kerja. Mempertahankan jumlah tenaga kerja pada tingkat permintaan terendah dan memenuhi kebutuhan permintaan selebihnya dengan sub kontrak. Alternatif ini juga tidak ada lembur dan kerja paruh waktu (part time). Pertanyaan : Tentukan alternatif strategi yang mesti dipilih oleh manajemen PT. Gemah Ripah tersebut ! Pembahasan: Alternatif 1. Variasi tingkat persediaan Produksi rata-rata / hari = 6200 / 124 = 50 unit/hari, 1 unit produk perlu waktu 1,6 jam, sedang jam kerja per hari 8 jam, sehingga 1 karyawan menghasilkan produk 8 / 1,6 = 5 unit/hari, sehingga untuk menghasilkan 50 unit/hari perlu tenaga kerja 50 / 5 = 10 orang. Jumlah produksi yang dihasilkan dapat dihitung seperti tabel berikut :
Bulan
Prakiraan permintaan
Jumlah hari kerja
Jumlah Produksi
Perubahan persediaan
Akumulasi persediaan
Jan
900
22
1100
200
200
Feb
700
18
900
200
400
Maret
800
21
1050
250
650
April
1200
21
1050
-150
500
Mei
1500
22
1100
-400
100
Juni
1100
20
1000
-100
Jumlah
6200
124
6200
1850
Biaya yang timbul :
a. Biaya Tenaga Kerja = 10 X 124 X Rp 20.000,00 = Rp 24.800.000,00 b. Biaya Persediaan = 1.850 X Rp 1.000,00 = Rp1.850.000,0 Jumlah = Rp 26.650.000,00 Alternatif 2. Variasi Jumlah Tenaga Kerja Asumsinya pada awal periode jumlah tenaga kerja = 10 orang, sehingga jumlah tenaga kerja yang diperlukan pada bulan Januari = 900 / 22 / 5 = 8 orang. Biaya tenaga kerja = 22 X 8 X Rp 20.000,00 = Rp 3.520.000,00 dan seterusnya. Perhitungan lengkap alternatif ini sebagai berikut :
Bulan
Prakiraan permintaan
Jumlah hari kerja
Kebutuhan TK Biaya TK
Tambahan TK Pengurangan TK
Jan
900
22
3.520.000
Feb
700
18
2.880.000
Maret
800
21
3.360.000
April
1200
21
11
4.620.000
Mei
1500
22
14
6.160.000
Juni
1100
20
11
4.400.000
Jumlah
6200
124
60
26.400.000
Biaya yang timbul :
a. Biaya Tenaga Kerja = Rp 26.400.000,00 b. Biaya Tambahan TK = 6 X Rp 50.000,00 = Rp300.000,00 c. Biaya Pengurangan TK = 5 X Rp 100.000,00 = Rp500.000,00 Jumlah = Rp 27.200.000,00 Alternatif 3. Strategi Sub Kontrak Tenaga kerja ditetapkan sesuai permintaan terendah yaitu permintaan bulan Februari = 700, rata-rata produksi per hari = 700 / 18 = 38,8 unit = 39 unit. Tenaga kerja yang diperlukan = 39 / 5 = 7,8 orang = 8 orang. Jumlah tenaga kerja selama Januari-Juni dipertahankan tetap 8 orang. Perhitungan lengkap strategi ini sebagai berikut :
Bulan
Prakiraan permintaan
Jumlah hari kerja
Jumlah Produksi
Persediaan
Jumlah SubKontrak
Jan
900
22
880
20
Feb
700
18
720
20
Maret
800
21
840
40
April
1200
21
840
360
Mei
1500
22
880
620
Juni
1100
20
800
300
Jumlah
6200
124
4960
60
1300
Jumlah produksi per bulan diperoleh dari perkalian antara jumlah hari kerja dengan jumlah tenaga kerja dengan rata-rata produksi TK / hari. Contoh jumlah produksi bulan Januari = 22 X 8 X 5 = 880 unit dan seterusnya. Kekurangan produksi 20 unit dipenuhi dengan Sub kontrak. Biaya yang timbul : a. Biaya Tenaga Kerja = 8 X 124 X Rp 20.000,00 = Rp 19.840.000,00 b. Biaya Persediaan = 60 X Rp 1.000,00 = Rp 60.000,00 c. Biaya Sub kontrak = 1300 X Rp 5.000,00 = Rp 6.500.000,00 Jumlah = Rp 26.400.000,00
