[ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Vigoncia: Oct-2013 OFICINA DE COORDINACION REGIONAL SUR I Version: 1.00 tt oC LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA GUIA PARA LA ORGANIZACION Y ELABORACION DE | PAPELES DE TRABAJO EN LA EJECUCION DE EXAMENES ESPECIALES Nombres y Apellidos a Cargo rau Fecha Ehborado por | CPC. Jose A Arredondo Cristobal | Jefe de OC1GRA 43/40] 2013 Revisador por: | bog. Yulemi Valladares Diaz | Supervisor CRS Ni 48 110, 2013 ‘Aprobedo po: ( Ing, Guillermo Uribe Cordova | Gerente(e) RS 28/10/2013Qo LA. CONTRALORIA (OFICNA DE COORDINACION REGIONAL SUR GUIA PARA LA ORGANIZACION Y ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO EN LA EJECUCION DE EXAMENES ESPECIALES Oficina de Coordinacién Regional Sur- Arequipa 4. FINALIDAD Fortalecer el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las Normas de Auditoria Gubemamental y modifcatorias, Manual de Auditoria Gubernamental y su Guia de Papeles de Trabajo, asi como de los lineamientos intemos emitidos por el Organo Rector del Sistema Nacional de Control, con relacién a la organizacin y elaboracién de los Papeles de Trabajo que sustentan la ejecucion y desarrollo de los Exémenes Especiales. Tomando en consideracion que los papeles de trabajo son la evidencia documental del trabajo del auditor y estan consituidos por el conjunto de cédulas y documentos que contienen informacion obtenida y elaborada por el auditor, desde la etapa de planficacion hasta la emision del informe de auditor, puesto que en fos papeles de trabajo se muestran los métodos y procedimientos que ha seguido, para anibar a las conclusiones correspondientes. Asimismo, dichos papeles contienen la base para su informe, la evidencia del alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad profesional respectiva 2. OBJETIVOS 2.1, Establecer disposiciones intemas que permitan estandarizar la organizacion y elaboracion de los Papeles de Trabajo desarollados en los Examenes Especiales ejecutados por las diversas unidades orgénicas y érganos de control institucional bajo el Ambito de la Oficina de Coordinacién Regional Sur de la Contraloria General de la Repiblca, con lafinalidad de hacer eficiente las labores de revision y supervision de los mismos, disposiciones que coadyuvaran al aseguramiento de la calidad en el desarrollo de las diversas etapas de los Examenes Especiales 2.2. Establecer disposiciones intemas que constituyan la base técnica que aplicarén los auditores integrantes de las unidades organicas y érganos de control institucional bajo el ambito de la Oficina de Coordinacién Regional Sut de la Contraloria General de la Republica, para uniformizar y estandarizar criterios en la elaboracién, organizacion referenciacién, asi como en la revision y supervision de los papeles de trabajo durante el proceso de auditor. 2.3. Elevar la calidad en las diversas etapas del desarrollo de los Examenes Especiales en ‘concordancia con las Nomas de Auditoria Gubemamental 1.60 ~ Control de Calidad. 3. ALCANCE Las disposiciones de la presente "Guia para la Organizacién y Elaboracién de Papeles de Trabajo en la Ejecucién de Exémenes Especiales” son de aplicacion obligatoria a las acciones. de control que se inicien a partir del dia siguiente de notiicada la presente guia y a las que se estén ejecutando en lo que sea aplicable, por parte de todas las lineas de produccién operativa Dacenio de as Parsons con Dincapacidad ono Peni” "AMO DE LA INVERSION PARA EL DEBARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA"Q once eee) (Orica de Coonomacion ReGiual SUR GGUIA PARA LA ORGANIZACION Y ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO EN LA EJECUGION EXAMENES ESPECIALES Pagina 200 bajo el 2mbito de competencia de la Oficina de Coordinacién Regional Sur de la Contraloria General de la Repiblica, las mismas que se detallan a continuacion: cor: © Oficina de Coordinacion Regional Sur y todas las Oficinas Regionales de Control bajo su ambito ORGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL: © Todos los Organos de Control institucional bajo el ambito de Oficina de Coordinacion Regional Sur y de todas las Oficinas Regionales de Control bajo el ambito de esta, 4, SIGLAS SNC: _ Sistema Nacional de Control OCR: Oficina de Coordinacién Regional Sur ORC: Oficina Regional de Control OCI: Organo de Control institucional NAGU: Normas de Aucitoria Guberiamental MAGU: Manual de Aucitoria Gubermamental GUIA: Guia de Papeles de Trabajo ROF: — Reglamento de Organizacion y Funciones PIT: Papeles de Trabajo 5. BASE LEGAL 5.1. Normas de Auditoria Gubemamental y modificatorias, aprobadas mediante las R.C. n.° 162-95-CG de 22 de setiembre de 1995, R.C. n.° 141-99-CG de 25 de noviembre de 1999, R.C. n.* 259-2000-CG de 7 de diciembre de 2000, R.C. n.* 012-2002-CG de 21 de enero de 2002, R.C. n.* 089-2002-CG de 9 de mayo de 2002 y R.C. n.° 309-2011-CG de 28 de octubre de 2011. 5.2. Manual de Auditoria Gubernamental y modificatorias, aprobados mediante R.C n.* 182.98- CG publicada el 23 de diciembre de 1998 y RC. n.° 141-99-CG publicada el 29 de noviembre de 1999. 5.3. Ley n.° 27785, Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Repiblica publicada el 23 de julio de 2002. 5.4. Reglamento de Organizacion y Funciones de la Contraloria General de la Republica de RC. n.° 363-2013-CG del 29 de setiembre de 2013, 5.5. Reglamento de Organos de Control de Insitucional y modificatorias, aprobados mediante RC. n.* 459-2008-CG publicada el 1 de noviembre de 2008, RC. n.* 099-2010-CG ublicada el 23 de abril de 2010 y R.C. n.* 220-2011-CG de 19 de agosto de 2011, 5.6. Lineamiento n.* 004-2012-CG/GCAL 6. DISPOSICIONES GENERALES 6.4. Los PIT constityen el vinculo entre la etapa de Planeamiento, Ejecucion y la de Elaboracion del informe de Control. 6.2. Los P/T son la evidencia dacumental del trabajo de la Comision de Auditora y estén constituides por el conjunto de archivos que contienen las cédulas y documentos que contienen informacién obtenida y elaborada por los auditores, desde la planficacion hasta la de elaboracién y emision del (los) Informe(s) de Control “Deco de las Persnas eon Dscapactad eno Pen? “AIO DELA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIVENTARIAT(Fic D€ CooRONACION REGIONAL SUR LGUIA PARA.LA ORGANIZACION Y ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO EN LA EJECUCION EXAMENES ESPECIALES Pagina 3305 6.3. Los PT constituyen el soporte y respaldo de la ejecucién de! Examen Especial, por lo tanto son la fuente primordial para la elaboracion del Plan de Auditoria, Hallazgos, Observaciones y del (los) Informe(s) de Control 64. 7 ecnaas y codificacion de los Archivos de P/T estan definidas en la GUIA de la 65. La caracteristicas de la identificacion de las tapas y contratapas de los archivos de PIT estén defnidas en la GUIA de la MAGU, las mismas que para el caso de las unidades organnicas de la CGR existen de manera pre impresa y su uso se mantendra en vigencia. 8.6. El indice para organizar el contenido de fos archivos de P/T estan definidas en la GUIA de la MAGL, las mismas que de acuerdo a la naturaleza de la entidad y/o particularidades del Examen Especial, pueden requetir la necesidad de contemplar otro tipo de informacion adicional, las mismas que deberan de ser consideradas en el indice de manera correlativa al final de los conoeptos pre establecidos en a GUIA. 6.7. Con la finalidad que los archivos de P/T no sean voluminosos, conilevando al posible deterioro de la documentacién que alberga y que diffculten su manipulacion tanto para la Comision de Aucitora, asi como para las labores de revision y aprobacién, se establece que la altura maxima de documentacién que un volumen (lomo) de archivo de P/T Contemple, sera de 20 centimetros aproximadamente, siendo que al alcance de dicha medida, se dé inicio ala elaboracién del siguiente volumen (tomo). 6.8. La foliacion general de cada volumen (tomo) se efectuaré de abajo hacia arriba, en lo posible mediante un medio mecénico (fliador) 6 con letra legible, iniciando en cada tomo desde el numero 1 6.9. Para el caso del Archivo Resumen y del iltimo volumen (tomo) del Archivo de Correspondencia Recibida, se efectuara ia foliacién general solo cuando se culmine en su integridad el Examen Especial, es decit se encuentren aprobados todos los Informes de Control (para el caso de la CGR), 0 se hallan remitido los mismos a las instancias correspondientes (para el caso de los OCI), la misma que se efectuara bajo las mismas ‘condiciones y caracteristicas sefialadas en el numeral 6.8 7. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 7.1. De las cédulas de trabajo: a) Las cédulas de trabajo deberén contemplar como minimo la siguiente informacién: En la parte Superior lzquierda (a manera de encabezamiento) ‘Logo institucional, para el caso de las unidades orgénicas de la CGR; o logo de la Entidad, para el caso de los OCI. ‘+ Organo del SNC responsable de la ejecucién del Examen Especial ‘= Denominacién del Examen Especial Ejemplo CGR: Examen Especial a la Municipalidad Distrital de XXX Ejemplo OC: Examen Especial ala Gerencia de Obras, ‘= Alcance del Examen Especial Ejemplo: Periodo: 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2011 En la parte central «Titulo o denominacion de la cédula En la parte Inferior lzquierda (en concordancia con el Lineamiento n.* 004-2012- CGIGCAL) ‘* Deberd de contemplar tres recuadros, en el siguiente orden de izquierda a derecha: “Deca de ls Peranas con Oscapaciad on ol Pei? “ANODE LA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIAYQD LA SONTRALORIA (Oca de CooRomACION REGIONAL SUR [GUIA PARAL ORGANIZACION Y ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO EN LA EJECUCION EXAMENES ESPECIALES b) Pagina 4d65 ‘© ter Recuadro ‘Titulo: ELABORADO POR Cuatro en blanco para sefialar las iniciales de! auditor que elaboré dicha cédula ‘* Cuatro en blanco para sefialr la fecha que se finalizé con la elaboracién de la Ccédula y se remitié la misma al auditor encargado (© 2do Recuadro = Titulo: REVISADO POR * Cuadro en bianco para sefialar las iniciales del Auditor Encargado, el mismo ue tiene la funcién de revisar la cédula de trabajo. = Cuadro en blanco para sefialar la fecha que se finaliz6 con la revision de la cédula y se remitié la misma al Supervisor de la commision. (© Ser Recuadro = Titulo: SUPERVISADO POR = Cuadto en blanco para sefialar las iniciales de! Supervisor de la comisiOn, el mismo que tiene la funcion de supervisar la cédula de trabajo. = Cuadro en blanco para sefialar la fecha que se finaliz6 con la supervision de la cédula, En la parte Inferior Derecha ‘= Deberd de sefialar la codificacion correspondiente a través de un sello mecénico, el ‘mismo que debera ser impreso con tnta de color rojo. Para evitar confusion en la referenciacion y foliacion al archivar los P/T, se debe utilizar una cédula de trabajo por cada asunto, y deberan ser llenados solo por el anverso de la hoa Las cédulas de trabajo deben de contemplar el uso de referenciacion cruzada con otras cédulas © papeles de trabajo relacionados con su contenido, fa misma que interrelaciona y facilita la ubicacion de documentacion que sustente 0 evidencie los requerimientos de informacion, la atencién de requermientos, el andlsis de informacién, entre otros. Una efectiva referencia cruzada disminuye la necesidad de muiticopiar documentacion en diversos procedimientos yio archivos de PIT. De considerarse el uso de cuadros en el andiisis de la informacién ylo desarrollo de procedimientos de auditoria, éstas deberén contar con un titulo en la parte central del imismo, asi como en la parte inferior, sefialar, la fuente de informacion correspondiente, para el caso que la fuente de informacion provenga del acceso a un aplicativo informatica de acceso piblico (SIAF consulta amigable, SEACE, Consulta RUC, SNIP, Colegios Profesionales, etc), debera sefialarse adicionalmente la fecha de la consulta respectiva Ejemplo: Fuente: Const amgate MEF (www:ne gob pe) a 3 de seer de 2013 ‘De conformidad con las “Fichas de Revision de Trabajo de Campo” establecidas en ef Lineamiento n.* 004-2012-CGIGCAL, la estructura que deberan tener las c&dulas de “Decenio de as Personas con Dcapaciad en el Pei” “AKIODE LA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARUATQO LA SONTRALORIA ‘Oricma oe CooROIACON REGIONAL SUR GGUIA PARA LA ORGANIZACION Y ELABORAGION DE PAPELES DE TRABAUO EN LA EJECUCION EXAMENES ESPECIALES 72. 73, TA, Pagina 5069 trabajo para el desarrollo de procedimientos de auditoria contemplara minimamente la informacion sefialada en el modelo establecido en el Anexo n.° 01. ) El Auditor Encargado deberd de efectuar revisiones selectivas y periédicas de las cédulas de trabajo, a fin de guiar, principalmente, el planteamiento y enfoque del desarrollo de los procedimientos, asi como la organizacién y elaboracién de los mismos, con la finalidad de garantizar que al término del desarrollo de los procedimientos se cuente con la evidencia suficiente, competente y relevante que respalde las debilidades de control interio advertidas, asi como los hechos observables determinados, 9) Una vez concluido el desarrollo de las cédulas de trabajo que alberga el desarrollo de los procedimientos y el establecimiento de las conolusiones correspondientes, el auditor deberd de consignar, en el recuadro respectivo, sus iniciales y fecha de remision de la cédula al Auditor Encargado para la revision correspondiente. Se considera que una cédula de trabajo esta terminada, cuando podamos afirmar que de su revisién, no surgiran interrogantes 0 que el andlisis correspondiente no requiera de indagaciones adicionales. Finalmente una vez concluido el desarrollo de las cédules de trabajo que albergan el desarrollo de procedimientes, el Auditor Encargado efectuara la revision integral de los PIT de Auditor (cédulas de trabajo y documentacion sustentatoia del andlisis efectuado ‘en cada procedimiento) debiendo de consignar obiigatoriamente sus iniciales y la fecha de termino de la revision, y entregérselo al supervisor de la comisin para los fines correspondientes. el Archivo Permanente (P} Considerando el tipo de documentacion que alberga este archivo de PIT, la GUIA de la MAGU, establece los items a ser considerados en el indice respectivo, véase modelo establecido en el Anexo n.° 02-A. ‘Asimismo, tomando en cuenta la variedad y temporalidad de vigencia de la documentacion que alberga este archivo de PIT, es necesario elaborar sub indices que permitan detallar la informacion de cada uno de los items contemplados en el indice que establece la GUIA de la MAGU, tal como se sefialada en el modelo establecido en el Anexo n.° 02- B. Del Archivo Planificacion (L) Considerando el tipo de documentacién que alberga este archivo de P/T, es necesario elaborar sub indices que permitan detallar la informacion de cada uno de los item ccontemplados en el indice que establece la GUIA de la MAGU, véase modelo establecido fen el Anexo n.° 03, los cuales, de ser el caso, se elaborardn bajo la misma lagica establecida en el Anexo N.° 02-B para el archivo permanente, Del Archivo Correspondencia Emiida (C1): a) Por cada Examen Especial se generaré un nuevo correlativo de correspondencia que iniciara con el nimero 1 -Deceni de as Personas con Discapeciad onl Pon? “ANODE LA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA®GQ *A.SONTRALORIA (Or1cmA DE CoORDWACION REGIONAL SUR [GUIA PARA LA ORGANIZAGION Y ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO EW LA EJECUCION EXAMENES ESPECIALES Pagina 6069 ) Con la inalidad de identificar la correspondencia emitida por cada Examen Especial, la ‘numeracion de la correspondencia debera contemplar la siguiente estructura Ejemplos para el caso de la CGR: Oficio n* 1-2013-CGICRS-EEMDSJ Ofico .* 1-2013-CGIORPU-EEMDS) Donde Oficio Tipo de documento 1 [Namero correlatvo que nici en el nimero 1 por cada Examen Especial 2013 Aio de emisién del documento cs. Contraloria General de la Repablica (CRS y ORC : Unidad orgénica que ejcuta el Examen Especial (Oficina de Coordinacion Regional Sur - Ofcina Regional de Control Puno, ete) EEMDSJ ‘Siglas del examen especial (Examen Especial a la Municipalidad Distrital de Suarez Juarez), procrar srl mas resumido Ejemplos para el caso de la OCI: Oficion.* 1-2013-OC-MPA-EESGO Oficion.* 1-2013-OCLMPC-EELPO0S Ofcio .* 4 XXXXXXXXXXXXXXX-EELPOOS Donde : Ofcio Tipo de documento 1 Numero corretatvo que inicia en el nimero 1 por cada Examen Especial 2013 ‘Ao de emisién del documento ‘OCEMPA OCLMPC _: OCIa cargo deta ejecucién del Examen Especial YOOKHOKXX: De ser el caso utilizar el formato conforme lo establecido por la entidad, sector, te EESGO = Siglas del Examen Especial (Examen Especial ala sub gerencia de obras proourar ser fo mas resumido EELPOO4 —: Siglas del Examen Especial (Examen Especial al proceso de seleccién de Licitacién Péblican.* 004-2012-CE-MPC), procurar ser lo mas resumido ©) Dada las caracteristicas de la dinamica del Archivo de Corespondencia Emitida, se ‘considera levar un Registro, mas no asi un indice. 4) El Registro de correspondencia Emitda, ayudaré a controlar la emisiin de la correspondencia de la Comision de Auditoria y a efectuar el seguimiento de atencién de los mismos, debiendo de contemplar mirimamente la informacin sefialada en el modelo establecido en el Anexo n.° 04. 7.5. Del Archivo Correspondencia Recibida (C2): a) Dada las caracteristicas de la dinémica del Archivo de Correspondencia Recibida, se considera levar un Registro, mas no asi un indice. “ ) De merituarse que la documentacién alcanzada debiera de ser considerada como sustento de algin procedimiento de auditoria, deberé de dejarse copia simple del documento de remision de la misma en el Archivo de Correspondencia Recibida, debiendo de indicar de manera expresa en la parte inferior de dicha copia la ubicacion “Deceni do as Parsons con Discapaccad en el Peni* NO DE LA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIAYGQ LA CONTRALORIA (OFA DE CoORDWACION REGIONAL SUR [GUIA PARA.LA ORGANIZACION Y ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO EW LA EJECUCION EXAMENES ESPECIALES Pagina 7308 del ejempiar original (digo de referencia del procedimiento) y las siglas del Auditor responsable del desarrollo del mismo. ©) El Registro de correspondencia recibida, ayudara a efectuar el seguimiento y control 4e atencién de ls requerimiantos de informacion efectuados, debiendo de contemplar minimamente la informaci6n sefialada en el modelo establecido en el Anexo n.° 05. 7.6. Del Archivo Corriente de Examen Especial (E): a) La codificacion del Archivo Corriente de Examen Especial estara sujeta a las areas materia de evaluacion, tal como se sefiala a continuacién: EA ‘Abastecimiento EB Personal EC Tesoreria £D Contabildad EE: Presupuestos cF : Obras y Proyectos EG Comercializacion EH ‘Seguros él Denuncias eB Por lo tanto se elaborarén tantos indices como areas materia de evaluacion se determinen en los objetivos especificos del Plan de Auditoria dol Examen Especial, tal ‘como se sefiala en los modelos sefialados en los Anexos n.°* 06-A, 06-B y 06-C ) Considerandio el tipo de documentacion que alberga este archivo de PIT, es necesario establecer la responsabilidad de la elaboracion de cada uno de items conterplados en el indice, el mismo que se detalia en el Anexo n.° 06-D. ©) Con la finalidad de estandarizar la codificacion de las cédulas de trabajo para el desarrollo de los procedimientos asignados a cada Auditor, se presenta, a continuacién, el esquema basico de codificacion: 1N'de Auditor, solo sise designa a my ‘ms de uno por objetivo De manera referencial se ha planteado casuistica especifica al respecto, la misma que se detala en el Anexo n.° O6-, “Deceno deus Personas con Discapactadenel Pent "AMO DE LA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIAYGQ ee teaat een acer el ‘OFA DE CoORONACION REGIONAL SUR GUIA PARA.LA ORGANZAGION Y ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO ENLA EJECUCION EXAMENES ESPECLES. Pagina Bde 4) Las cédulas de andlisis y la documentacién adjunta a las cédulas de trabajo que avalen el desarrollo de los procedimientos de auditoria, sOlo sera la que corresponda al sustento de las debilidades, deficiencias yio iregularidades detectadas producto del desarrollo del procedimiento. 7.7. Del Archivo de Comunicacién de Hallazgos (OC): a) Para la Comunicacion de Hallazgos se generara un nuevo correlativo de oficios que iniciaré con et numero 1, debiendo contemplar para su numeracion la misma estructura de la Correspondencia Emitida, incorporando al final de la misma las siglas CH, tal ‘como se sefila a continuacion: Ejemplos para el caso de la CGR: Oficio n.* 1-2013-CGICRS-EEMDSJ.CH fico n.* 1-2013-CGIORPU-EEMDSJ-CH Ejemplos para el caso de la OCI: Ofico n° 1-2013-OCLMPA-EESGO-CH Oficio n° 1-2013-OCLMPC-EELPOO4-CH Oficio n° 1 XXXXXXXXXXXXXX-EELPOO-CH b) La comunicacién de hallazgos se efectuara a través de un oficio independiente por cada hallazgo comunicado, aun cuando un mismo participe sea pasible de ‘comunicacién de miltiples hallazgos. La referenciacién de cada oficio de Comunicacién de Hallazgos iniciara con el codigo OC seguido del nimero de! Hallazgo a que corresponda, tal como se sefiala a ccontinuacion: Oficios de comunicacién del Hallazgo n.* 1 fii n*1-2019-0G/CRS-EEMDSI-CH oot. fii n* 2.2013-CGICRS-EEMDS\-CH oc.12 fii n.* 3:2013-CG/CRS-EEMDS)-CH 00.13 Oficios de comunicacién del Hallazgo n.° 2 Of n* 42013-06108 EEMOSICH oc21 Ofeion” §2013-CGI0RS-EEMOSL.CH 0622 Ofeion” 6 2013-CGICRS EEMOSL.CH 0623 d) Dada las caracteristicas de la dinamica del Archivo de Comunicacion de Hallazgos, se considera llevar un Registro, mas no asi un indice. e) EI Registro de Comunicacién de Hallazgos, ayudara a efectuar el seguimiento y control de plazos establecidos para la remisién de los Descargos ylo Comentarios por los participes en los hechos comunicados, para cuyo efecto se deberé actualzar pperiédicamente la referenciacion cruzada correspondiente con el Archivo de Descargos Recibidos, debiendo de contemplar minimamente la informacion sefialada en el modelo establecido en el Anexo n.° 07. “Docni eas Pertonas con Discapacad en el Peri? “ARO DE LA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALMENTARIAYOo “ASLNTBALQRA (Fina de CooKomacion ReGional SUR {GUIA PARA LA ORGANLZAGION Y ELABORAGION DE PAPELES DE TRABAJO EN LA EJECUCION EXAMENES ESPECIALES 78. 79, Pagina 965 Del Archivo de Descargos Recibidos (DR): a) Dada las caracteristias de la dindmica del Archivo de Descargos Recibidos, se ‘considera levar un Registro, més no asi un indice, b) El registo de la documentacion a través de la cual se alcancen los descargos y/o ‘comentarios se efectuaré de acuerdo al nimero de Hallazgo al que corresponda ©) El Registro de Descargos Recibidos, ayudara a efectuar el seguimiento y control del ccumplimiento en la remision de los Descargas ylo Comentarios por los participes en Jos hechos comunicados, para cuyo efecto se debera actualizar periédicamente la referenciacion cruzada correspondiente con el Archivo de Comunicacién de Hallazgo, debiendo de contemplar_minimamente la informacién sefialada en el modelo establecido en el Anexo n.° 08 Del Archivo Resumen (R): a) Eneste archivo se incliré los PIT y documentacién referida a temas claves o aspectos importantes ocurridos durante la ejecucién del examen especial, por lo que se hace necesario elaborar el indice contemplados en el indice que establece la GUIA de la MAGU, tal como se sefialada en el modelo establecido en el Anexo n.° 09, y de coresponder, los sub indices respects, tal como se seftalada en el modelo establecido en el Anexo n.° 02-8. b) Se codificara este archivo con la letra R, y los documentos contenidos se codificaran ap opep}josuoy Rod OOSRETS sapepliqesuodsey ep odl) jap uoioeuiuuaiad 0d sauoielejoy ep ugisenjeal 00Z'V3. W soBzee}y ep UOIDEDIUNWOD OLR eyoypny ep seqanig Za ensonui e} ep ugio0ejag A ugioeueeg L'ya euoypny ap eweiBory Iva sosiniedng A opebieoug soupny jap ugioenjeng ej eied sauoiveniesqg ep uawnsay VA souoiepuawiosay A sauoisnjou0g Wa. 1 TWINTTST OaINSINOD THO STHVISG "7. NOOTg}OIdSa ONISTEO SOINSIWIDS1SVav 30 Vauy IV SINSIGNOdSauuOo. WidadSa NAWVXa 30 SINSIMHOS OAIHOUV Tad SOIGN 1-90 0'U oxouyQW) LA COMTSALO RIA LOFICINA DE COORDINAGION REGIONAL SUR TEXAMEN ESPECL ALAMO. SUAREZ UAREZ erode gene 2003 ce cmb e211 Anexo n.° 06-E Caso 1 CASUISTICA DE CEDULAS DE TRABAJO DEL ARCHIVO CORRIENTE CASON? 4: Area a ser auditada Objetivos Especificos planteados Auditores designados por objetivo especifico Para auditor CPC Juan Pérez: Codigo 2: Pruebas de Auditoria Abastecimientos N° 1 —contempla 17 procedimientos N° 2—contempla 7 procedimientos. DE EXAMEN ESPECIAL CPC Juan Pérez - Obj. Especifico n.° 1 CPC Julio Borja - Obj. Especttico n." 2 ‘Area: A - Abastecimiento k. Cédigo de archivo: E — Examen Especial Para auditor CPC Julio Borja: No es necesario consignar, al haberse asignado Gnicamente al CPC Juan Pérez para el desarrollo de los 17 procedimientos planteados, Objetivo Especifico n. 1 1N? de procedimiento No es necesario consignar, al haberse asignado unicamente al CPC Julio Borja para el desarrollo de los 17 procedimientos planteados, Objetivo Especitico n° 2Anexo n.° 06-E Caso 1 Sub Indice — EA2.1 EXAMEN ESPECIAL ALAMO, SUAREZ DUAREZ Peso enero 62010 de lore ge 2011 EA2.1 - PRUEBAS DE AUDITORIA OBJ. ESPECIFICO N° 1 OBJETIVO ESPECIFICO Determinar si el sustento técnico y legal que avalé las exoneraciones para la contratacion de la ejecucion y supervision de la obra: ‘construccién de infraestructura y equipamiento de la institucion educativa primaria mixto publico n.° 38541 del centro poblado de Arizona’, cuentan con la justificacién correspondiente y si éstas se ajustan a la normativa aplicable Incluido _—_—Foliacién General copiso DETALLE DEL CONTENIDO SoriNarn an Dal al EA2.1.1_ Procedimiento n.* 1 el EA2.1.2. Procedimiento n.° 2 EA2.1.3 Procedimiento n.° 3 si EA2.1.4 Procedimiento n.° 4 = EA2.1.5 Procedimiento n.* 5 es EA2.1.6 Procedimiento n.° 6 st EA2.1.7 Procedimiento n.*7 st EA2.1.8 Procedimiento n.” 8 a EA2.1.9 Procedimiento n.* 9 aI EA2.1.10 Procedimienton.° 10 eu EA21.11 Procedimiento n.° 11 s EA2.1.12. Procedimiento n.* 12 ea EA2.1.13. Procedimiento n.° 13 s! EA2.1.14 Procedimiento n° 14 s! EA2.1.18 Procedimiento n° 15 st EA2.1.16 Procedimiento n.° 16 si EA2.1.17 Procedimiento n.° 17 8 [ ELAGORAGG FOR: | REVISADO POR" ~SUPERVSADS a —— EA2.1EXAMEM ESPECIAL ALA MLD. SUAREZ DUAREZ” Perec ae eer gn 2010311 Ge deb e211 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO N° 1 Anexo n.° 06-E Caso 1 Procedimiento— EA2.1.1 ign 1004 OBJETIVO ESPECIFICON®1 Determiner si el sustento tecnico y legal. que avald las ‘obra: “constuocién de infraestructura.y equipamiento da poblado de Arizona’, cuentan con lajusificaiin cor Para la contratacin de la ejecucién y supervsn de la ‘educativa primaria isto publico 1. 38541. del centro y si éstas9¢ ajstan ala normativa apicable PROCEDIMIENTO N° 1 Zi 22 wz LITE Li Zi ZI Zi aa ZZ ZL TLLILDIIDIDIUDIIDIDIE2. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO [REF. PT DOCUMENTOS EMITIDOS — — Mediante Oficion.° C1.38 Mediante Ofcio n 1.58 = _ | DOCUMENTOS RECIBIDOS - : Con Cartan.* 02.78 Con Oficion* 2,92 ‘ANALISIS DE LA INFORMACION - FARIA EA2IA2 FA2AA | canis | CONCLUSIONES — - — 1 ‘CONTROL INTERNO: Producto del desarroio del presente procedimiento de audioriano sé han Wentifcado las ‘ebilidades de contol interno. HECHO(S) OBSERVABLE(S): Producio del desarrollo del presente procedimiento de auditoria se han | determinado los hechos observables siguientes: ‘SUPERVISADO POR:QC) Anexo n.° 06-E LA CONTRALORIA Caso 1 COF|ONA DE COORDINACION REGIONAL SUR ice — -EXAMEN ESPECIAL A LA M.D. SUAREZ DUAREZ Sub indice - BA2.2 rad: de enero de 01031 de ons 08t EA2.2 - PRUEBAS DE AUDITORIA OBJ. ESPECIFICO N° 2 OBJETIVO ESPECIFICO Determinar si las contrataciones via exoneracion de procesos de seleccién, para la ejecucion y supervision de la obra, permitiran superar de manera inmediata la situacion de emergencia sobrevenida copiso DETALLE DEL CONTEMIDO Include Faliaclén General coniso DETALLE DEL CONTEMIDO (SDA, Del al A221. Procedimienton.* 1 si A222. Procedimiento n° 2 si EA22.3. Procedimiento n° 3 si A224 Procedimienton.* 4 si £A22.5. Procedimienton” 5 si EAZ26_Procedimienton.*6 si EA2.2.7 Procedimiento n.°7 Me ] REVIGADO POR” | — SUPERVIADO —Anexo n.° 06-E QD Caso 2 LA CONTRALORIA COFICINA DE COORDINAGION REGIONAL SUR ‘EXAMEN ESPECIAL ALA M.D, SUAREZ DUAREZ Poti: enero de 201031 de diciembre de 2011 CASON’ Area a ser auditada Objetivos Especificos planteados ‘Abastecimientos, Obras y consistencia de Denuncias varias ‘Abastecimiento N° 1 contempla 11 procedimientos Obras N° 2 - contempla 17 procedimientos Denuncias N° 3—contempia 13 procedimientos Auditores designados : GPC Romina Roman - Obj. Especifico n.° 1 por objetivo especifico : GPG Patricia Paitan ~ Obj. Especifico n.* 2 CPC Ana Ancassi ~ Obj. Especifico n.° 3 Para auditor CPC Romina Roman: ef tT [z efAl2 (el f ETA]? (4) fo efal2 [4 [1 “Te}_ N° de procedimiento (del 1 hasta el 11) Ciédigo 2: Prucbas de Anditoria_[*— No es necesario consignar, al_haberse = asignado dnicamente al CPC. Romina Romin tee seen aD ote +} para el desarrollo de los 11 procedimientos Cédigo de archivo: E ~ Examen Planteados Especiat ¥ Objetive Especifico n.° 1 Para auditor CPC Patricia Paita | N° de procedimiento (del I hasta el 17) Cédigo 2: Pruebas de Auditoria No es necesario consignar, al haberse Area: F~Obras y Proyectos |g ___] asignado unicamente al CPC. Patricia Patan >) para el desarrollo de los 17 procedimientos i Cédigo de archivo: E ~ Examen planteados. Especial i aaa 4 Objetivo Especifico n.° 2 2 Para auditor CPC Ana Ancassi t | 3. 42. 'N? de procedimiento (del | hasta el 13) Lani ‘i Cédige 2: Pruebas de Auditoria No es necesario consignar, al haberse ea: I ~ Denuncias — asignado Gnicamente al CPC Ana Ancassi L_,| para el desarrollo de los 13 procedimientos Cédigo de archivo: E ~ Examen Especial — planteados. Objetivo Especifico n.°34 Anexo n.° 06-E LA CONTRALORIA Caso 2 ‘OFICNA DE COORDINAGION REGIONAL SUR indice — EXAMEN ESPECUL ALAMO. SUAREZ DUAREZ Sub Indice — EA2.1 edo ds nee de 201131 de Senbrege 2011 EA2.1 - PRUEBAS DE AUDITORIA OBJ. ESPECIFICO N° 4 OBJETIVO ESPECIFICO Determinar si las contrataciones efectuadas durante el periodo de alcance se desarrollaron conforme a las disposiciones normativas establecidas y si éstas se ejecutaron en términos de eficiencia, eficacia y economia cODIGo: DETALLE DEL CONTENIDO Incluido Es eral opiso DETALLE DEL CONTENIDO ‘SiiWA) Del Al EA2.1.1 Procedimiento n.” 4 st EA2.1.2. Procedimienton.° 2 i! EA2.1.3 Procedimiento n.° 3 ou EA2.1.4 Procedimiento n.” 4 = EA2.1.5 Procedimienton.° 5 eu EA2.1.6 Procedimiento n.° 6 = EA2.1.7 Procedimienton.° 7 el EA2.1.8 Procedimiento n.° 8 el EA2.1.9 Procedimiento n.° 9 et Procedimiento n.* 10 el Procedimiento n.° 11 O ‘SUPERVSADOPOR]EXAMEN ESPECIAL ALAM, SUAREZ DUAREZ ated enero 62010131 Se lone se 2011 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO N° 14 Anexo n.° 06-E Caso 2 Procedimiento~ EA2.1.1 Pégina to 1 ‘OBJETIVO ESPECIFICO N° 1 i fi Determinar si el sustento tonic y legal que aval fas pra a contralacén de la sjecution y supervision de la ‘obra: “construceién de infraestuctura y equipamiento | educatva primar mixto piblio n.° 38541 del centro ‘poblado de Arizona’, cuentan con lajustficacién cor i éstas se austen ata normative apcable PROCEDIMIENTO N°1 OLEATE LOLIDL 202 ZILTELUDIOIDIDE ZZ TLE 22 OIL ZL z Zi LTD aad z DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO a [REF Pr DOCUMENTOS EMITIDOS _— _—— Mediante Oficio n= | 136 | | Mediante Ofcio n? A DOCUMENTOS RECIBIDOS =| Con Cartan. 2.78 Con Oficion” 2.92 ‘ANALSIS DE LAIWFORMACION EALAAA EA2AA2 | eaatas EA2AA4 CONCLUSIONES z 1 L__ _ ‘CONTROL INTERNO: Producto del desarol dal presente procediniento de auioria no se han Weniicado Tas | deblidades de contol interno. HECHO(S) OBSERVABLE(S): Producio del desarrollo del presente procedimiento de auditoria se han! determinado los hechos observables siguientes: —— EA2.1.1«& Anexo n.° 06-E LA CONTRALORIA Caso 2 concn 5 cobcondciSn eelonas sum — an ehcon Aca SOARED DUE Sub indice — EF2.2 pelea it casement EF2.2 - PRUEBAS DE AUDITORIA OBJ. ESPECIFICO N° 2 OBJETIVO ESPECIFICO Determinar si la ejecucién de obras por administracion directa se desarrollaron dentro de los limites presupuestales y plazos establecidos, y si éstas fueron ejecutadas en inmuebles de propiedad de la entidad y cuentan con el saneamiento legal correspondiente copiso DETALLE DEL CONTENIDO Incluido _Follacién General conico (shiva) Det Al EF2.2.1 Procedimienton.* 1 st EF2.2.2 Procedimiento n.* 2 st EF2.2.3 Procedimienton." 3 el EF2.2.4 Procedimiento n.° 4 o EF2.2.8 Procedimiento n.” 5 = EF2.2.6 Procedimiento n.” 6 bad EF2.27 Procedimienton.°7 bad EF2.2.8 Procedimiento n.° 8 bad EF2.2.9 Procedimiento n.* 9 bad EF2.2.10 Procedimiento n.° 10 a EF2.2.11 Procedimiento n.° 11 7 EF2.2.12 Procedimiento n.* 12 EF2.2.13 Procedimiento n.* 13 i EF2.2.14 Procedimiento n.* 14 2 EF2.2.15 Procedimiento n.* 15 2 Procedimiento n.* 16 cs Procedimiento n.* 17 = REVSADO POR: | SUPERVISROOAnexo n.° 06-E LA CONTRALORIA Caso 2 ‘OFICWA DE COORDINACION REGIONAL SUR Sub indice — E12.3 TXAMCN ESPECIAL ALAM, SUAREZ DUAREZ Parad: eee ge 2010311 ae dere e211 E12.3 - PRUEBAS DE AUDITORIA OBJ. ESPECIFICO N° 2 OBJETIVO ESPECIFICO N' Determinar la consistencia de las denuncias recibidas de la ciudadania, autoridades y congresistas de la repoblica conigo DETALLE DEL CONTENIDO include Follacién General gonico (sbiwa) Del Al Procedimiento n.* 1 s! Procedimiento n.* 2 st Procedimiento n.° 3 st Procedimiento n.° 4 st Procedimiento n.° 5 st Procedimiento n.° 6 SI Procedimiento n.° 7 SI Procedimiento n.* 8 sl Procedimiento n.* 9 si Procedimiento n.° 10 sI 12.311 Procedimiento n.° 11 st E12.3.12 Procedimiento n° 12 sI E12.3.13 Procedimiento n.° 13 si TELABORADO POR: | REVEADOPOR! | — SUPERVISADOQQ LA CONTRALORIA ‘OFIGINA DE COORDINACION REGIONAL SUR Anexo n.° 07 ‘St. XXYY ZZ Troe |e AR BB CO [ TEx gerente de Adminisiracin | NO 22-08 _|0R12| OC.1.2 woct | cPC.CCGGFF sub gerente de Contabiidad | Si zeoa | PRT OC.1.3 Ty ae = i 4 [oct [Se XKYYZZ 06.2.1 & [iret [Ue aneace ‘Ex gerenie ge Adminisvacion | NO | _22-0et 06.2.2 6 [trot | cPC.cCGGFF | sub gerente de Contabiidad si aoc |PR?3| 06.2.3 HALLAZGO NS Tree 3 [or Tarot [suxxvvzz ‘Alcalgo Ts | 200 Jonas] 0C.34 [Te Tiron [le ane co ‘Adminsiacn | NO | 22-0e 06.3.2 9 [iret [cpc. cocorr st! 2eoct_ | R33 | OC.3.3Gal Anexo n.° 08 LA CONTRALORIA. ‘OFICINA DE COORDINACION REGIONAL SUR 'XAMEM ESPECIAL ALA MD. SUAREZ DUAREZ Dn eer ge 201091 ge deb 211 REGISTRO DE DESCARGOS RECIBIDOS Documenta de va Fecmae | Rot | Ro Remision : Recgpcién | OC | PIT HALLAZGON" 106.1) [cara sia PC. CC GG FF sub gorente de Cortabiiaaa | S2¥6H@ AMPIBCON | +o [00.13| DR.A1 Rilo n" 004-2015: i AA BB CO Ex gerente de Administacion | gerserta, zo |06.12| DR.1.2 Carta sin PC. CCGG FF subgerente de Contabiidad | resents 2s-0c | 00.13| DR.1.3 20a [0023] DR.24 zo |oc2s| DR22 ‘sub gerente de Contabildad Carta sin (CPC. CC GGFF Carta sin PC, CCGG FF ‘sub gerente de Contabiided a3 = zi ee CPC. ce 66 FF sub gerete de Contabiae | SH AmBt=SEN | ot0@ Toca] DRA Carta sin PC. CCGG FF sub gerente de Contabindad | gpmeenta | aso [oc33| DR.3.2 Ganan= 0182013 | Se XX YW ZZ ‘Alcalde amen _|_z60e [oc] DR.3.3 [—REVSADOPOR: | -SUPERVSADO! oO ALA CONTRALORIA QD Anexo n.° 09 ‘OFICINA DE COORDINACION REGIONAL SUR [HAMEN ESPECIAL ALA MO. SUAREZ DUAREZ rod: 3 nee de 010131 de entre de 2011 govico RI R2 R3 R4 RS RE R7 RB R9 R10 INDICE DEL ARCHIVO RESUMEN DETALLE DEL CONTENIDO. incliide Folios Puntos Pendientes Superados Informe de Auditoria ‘Memorandum de Control Interno Resumen de los Acontecimientos significativos durante la ejecucion de la auditoria Comentarios a las modificaciones sobre alcances y objetivos del examen Carta de Representacion Carta de Abogados Puntos de Atencién ‘Comentarios sobre hechos subsecuentes Lista de verificacién de conclusiones