MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT AJK ENGLISH LANGUAGE CAMP 2013

BIL 1 TAHUN 2013
Tarikh
Masa
Tempat

: 05 April 2013
: 10.00 pagi
: Cafetaria Hostel IPGM Kampus Darulaman

KEHADIRAN (10/16)
Pengarah Projek

: Muhammad Nor Aiman b. Tugimin

Timb. Pengarah Projek

: Noorzatul Iffah bt. Badrul Khairi

Ketua Setiausaha

: Wong Sze Ling

Naib Setiausaha

: Eslia bt. Mohd Rozhi

Bendahari

: Nandini A/P Indiran

Ketua-ketua Jawatankuasa
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)

JK Pembukaan, Penutup, Teks Ucapan: Ang Bin Jun

JK Keselamatan dan Kebajikan: Amzari Rafhan b. Mohd Ramli
JK Persiapan Tempat / Dewan: Tavamani Thiagarajan (TH)
JK Kebersihan: Ummi Khaltum bt. Mahyuddin (TH)
JK Fotografi dan Dokumentasi: Nurul Wahidah bt. Nordin (TH)
JK Pendaftaran dan Sambutan: Low Su Chin (TH)
JK Makanan: Zafira binti Zulkifli
JK Cenderahati dan Sijil: Amirah Zayanah bt. Asmadi
JK Pengangkutan: Muhammad Azri b. Johari (TH)
JK Aktiviti dan Buku Program: Wan Alisa Hanis bt. Wan Abdul Halim
JK Siaraya: Zaki Hafini b. Mohd Hafini (TH)

HADIR BERSAMA
(tiada)

I.

PERUTUSAN Y. BHG. PENGERUSI

Pengerusi (saudara Aiman) menyatakan bahawa mesyuarat ini diadakan untuk
memaklumkan kepada semua ahli jawatankuasa tentang tanggungjawab
masing-masing untuk ELC 2013.

II.

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

(tiada)

III.

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
(tiada)

IV. PERBINCANGAN
JAWATAN
Setiausaha

Bendahari

JK Pembukaan, Penutup & Teks

Ucapan

JK Pendaftaran & Sambutan

JK Aktiviti & Buku Program

JK Persiapan Tempat/Dewan

TANGGUNGJAWAB
Senarai nama sekolah dan
nama pengetua sekolah.
Menyiapkan surat jemputan
sekolah.
Kumpulkan senarai inventori
setiap jawatankuasa.
Mengutip RM5 dari semua
pelajar B. Ed TESL Cohort 1.
Mengesahkan jumlah kehadiran
VIP dan bukan VIP.
Menyemak tentatif program.
Melantik pengerusi majlis.
Mengambil senarai nama
peserta daripada setiausaha.
Cari beberapa orang pembantu
(3-4 orang)
Usher & door gift.
Membuat draf buku program.
Berbincang dengan JK
Pembukaan tentang majlis
pembukaan dan penutup.
Berbincang tentang senarai
aktiviti pada hari tersebut.
Menetapkan nama penjaga
stesen.
1 urus setia untuk 1 stesen
Mereka muka depan buku
program
Pengesahan tempat yang akan
digunakan dan laporkan kepada
setiausaha.
Untuk setiap tempat yang akan


JK Makanan

JK Fotografi & Dokumentasi

JK Siaraya

JK Keselamatan & Kebajikan

digunakan, buat inventori dan

plan asal tempat dan susun
balik tempat mengikut plan asal.
Jika memerlukan PA System,
sila beritahu pengawai yang
bertanggungjawab.
Mendapatkan invoice daripada
Angah.
Memilih menu.
Memastikan makanan telah
disediakan pada masanya.
Melakukan pembayaran melalui
LO.
Meminta sumbangan ihsan
daripada pihak sekolah (TBC)
Senarai inventori. Contohnya:
jumlah fail, CD, video kamera,
tripod etc. yang diperlukan.
Senaraikan nama photographer.
Menyediakan dokumentasi
secara terperinci setelah
tamatnya program.
Membuat laporan post-mortem.
Membuat anggaran jumlah
speaker yang diperlukan
Menyenaraikan inventori.
Memastikan system PA dan AV
mesti berfungsi dengan baik
terutama semasa majlis
pembukaan dan penutup.
Memohon sama ada boleh
menggunakan bilik sakit di blok
Kolej Kediaman P2 dan L1.
Menyediakan peralatan bantuan
kecemasan.
Menyediakan bilik atau ruang
simpanan untuk menyimpan
barang-barang peribadi.
Menyediakan bilik rehat untuk
guru-guru pengiring
Mengenalpasti tempat
berkumpul (assembly point)
serta laluan selamat sekiranya
berlaku hujan.

JK Kebersihan

JK Cenderahati & Sijil

JK Pengangkutan

Membantu JK makanan.
Memastikan semua pelajar
meletakkan peralatan makanan
dalam besen yang disediakan.
Memastikan kebersihan semua
tempat yang digunakan.
Menyediakan sijil dan
cenderahati.
Sijil akan diberikan semasa
majlis penutup.
Melakukan tinjauan harga badge
button.
Menyediakan troli dan dulang
Memastikan tempat letak
kenderaan disediakan (mudah
diakses)
Menyediakan ahli yang akan
membawa peserta ke tempat
aktiviti/assembly point.
Sedia untuk mengangkut
barang/menghantar peserta.

V. HAL-HAL LAIN
a. Baju korporat untuk majlis pembukaan dan penutup.
b. Sumbangan dari pensyarah Jabatan Bahasa.
c. Pindaan tarikh aktiviti ke hujung minggu (TBC).
VI PENUTUP
Mesyuarat tamat pukul 11.00 pagi
Tarikh
10 April 2013
Disediakan oleh,
Wong Sze Ling
Setiausaha
ELC 2013