PROSEDUR PENERIMAAN,

PENYIMPANAN,
PENGAWASAN
PERSEDIAAN,
PEMBUKUAN SERTA
INVENTARISASI
Presented By:
PERSEDIAAN
ANDINA NARUMDANA (1101002010003)
NANDA KHALISA (1101002010005)
MIFTAHUL RIZMI (1101002010012)
MIRZA IRWANDA (0901002010077)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PEMASARAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SYIAH KUALA

1. Prosedur Penerimaan
Persediaan
Prosedur
penerimaan
persediaan
dilakukan oleh fungsi penerimaan.
Prosedur
yang
dilakukan
oleh
fungsi
Memeriksa jenis, kualitas, mutu brg
penerimaan yaitu:

Dokumen yang berkaitan dengan

persediaan:
1. tembusan surat order pembelian
2. laporan penerimaan barang.

penerimaan

Laporan penerimaan barang terdiri dari :

. Laporan penerimaan asli, akan dikirim ke fungsi
pembelian.
. Tembusan pertama, akan dikirim kepada fungsi
gudang dikirim bersama barang kedalam gudang.
. Tembusan kedua, dikirim kepada fungsi akuntansi
untuk dicatat dalam kartu persediaan.
. Tembusan ketiga sebagai arsip fungsi penerimaan.

contoh surat laporan penerimaan barang

Prosedur Penerimaan yang memenuhi aturan

Penerimaan barang dilakukan oleh fungsi
penerimaan
Barang yang diterima oleh fungsi penerimaan
harus sesuai dengan surat order pembelian
Adanya laporan penerimaan barang sebagai
bukti
barang
telah
diterima
fungsi
penerimaan.
Laporan penerimaan didistribusikan kebagian
pembelian,
bagian
gudang,dan
bagian
akuntansi.

Setiap barang yang diterima dari

departemen
penerimaan
barang,
harus dihitung dan diperiksa kembali,
apakah barang yang diterima sudah
sesuai dengan laporan penerimaan
barang dan mencatat ke dalam kartu
gudang, kemudian barang disimpan
digudang berdasarkan nama, jenis dan
spesifikasi barang.

Contoh Kartu Gudang

2. Prosedur Penyimpanan
Persediaan
yang bertugas pada tahap
penyimpanan adalah bagian gudang.
Menerima laporan Penerimaan Barang
Proses nya:

Dalam
kegiatan
penerimaan
barang ada 3 kemungkinan yang
dihadapi :
1. Menerima barang dalam jumlah
berbeda dengan jumlah yang
dipesan.
2. Menerima barang yang rusak.
3.
Menerima
barang
dengan
kuantitas rendah.

Prosedur Penyimpanan yang

Memenuhi aturan
Penyimpanan
dilakukan
oleh
fungsi
gudang. Fungsi gudang terpisah dari fungsi
penerimaan.
Barang yang disimpan sesuai dengan
laporan penerimaan persediaaan.
Barang
disimpan
dan
dikelompokan
menurut jenis,ukuran,sifat persediaan yang
dimiliki perusahaan.
Barang yang masuk dicatat dalam kartu
gudang dan dilakukan oleh fungsi gudang.

3. Prosedur Pengawasan
Persediaan
Perusahaanharusdapatmempertahankansuatujumlahp
ersediaanyangoptimal
Pengadaan dan Penyimpanan untuk memenuhi kebutuhan
dalam kuantitas dan kualitas
Memininumkan penanaman modal/investasi bahan
Terjaminnya barang yang diterima sesuai dengan
spesifikasi pesanan pembelian
Terlindung dari pencurian, kerusakan dan kerusakan mutu
Dapat melayani produksi dengan bahan-bahan yang
dibutuhkan pada waktu, tempat serta mencegah penyalah
gunaan dan penyelewengan
Pencatatan persediaan yang akurat tentang barang masuk,
keluar dan penggunaannya.

Syarat-syaratdalamsistem
pengawasanpersediaan
Gudangyang luas
Sentralisasikekuasaaandantanggungjawabdiba
gian gudang
Sistempencatatandanpemeriksaanatas
penerimaanbarang
Pencatatan jumlah barang yang dipesan, barang
keluar dan sisa barang
Perencanaan untuk mengganti barang yang
keluar, rusak,usang dan barang lama (out of date)
Pengecekan untuk menjamin efektivitas kegiatan
rutin

Tujuan Pengawasan Persediaan

Menjaga agar persediaan selalu ada,

sehingga kegiatan produksi tidak
terhenti
Pembentukan persediaan tidak
besar, sehingga biaya yang timbul
juga tidak besar.

4. Pembukuan dan Inventarisasi

Persediaan
A.Proses Pembukuan Persediaan
Sistem Pembukuan Persediaan ada 2, yaitu:
1. Sistem Persediaan Periodik (Periodic inventory system)
pada sistem ini perhitungan persediaan barang dagangan akan
dilakukan pada akhir periode berjalan. Contoh pada toko kelontong
atau warung tradisional, dimana perusahaan seperti SOSRO dan PT.
Coca Cola Company melakukan sistem persediaan periodik pada
warung-warung tradisional.
2. Sistem Persediaan Perpetual (Perpetual Inventory system)
Pada sistem pencatatan perpetual ini, perhitungan persediaan
barang dagangan dilakukan setiap saat terjadi perubahan persediaan
barang dagangan. Contoh sistem check out terkomputerisasi dengan
laser scanner di supermarket. Dengan sistem ini, scanner akan
membaca barcode product pada kemasan produk, dan transaksi
dicatat secara langsung dan tingkat persediaan diperbaharui.

Inventarisasi Persediaan
Inventarisasi persediaan merupakan
kegiatan untuk memperoleh data atas
seluruh persediaan yang dimiliki oleh
sebuah perusahaan guna mendukung
proses pengendalian dan pengawasan
persediaan,
serta
mendukung
efektivitas dan efisiensi dalam upaya
pencapaian tujuan perusahaan.

Manfaat Inventarisasi
Persediaan
1. Memberikan
informasi/
keterangan
bagi
yang
membacanya
2. Menjamin Keamanan Persediaan
3. Memberikan
masukan
untuk
pengambilan keputusan dalam
manajemen persediaan
4. Sebagai
alat
pertanggung
jawaban

Klasifikasi, nomor kode barang,

dan nomor inventaris barang
Untuk mempermudah dalam pengelompokan barangbarang persediaan perusahaan, persediaan tersebut
terlebih dahulu dibedakan atas barang habis pakai (tidak
tahan lama) dan barang tahan lama.
Barang habis pakai adalah barang berwujud, biasanya
habis dikonsumsi dalam satu atau beberapa kali
pemakaian, atau umur ekonomisnya kurang dari satu
tahun. Contoh : Kertas, tinta, gula, garam, minyak makan
Barang tahan lama adalah barang berwujud biasanya
bisa bertahan lama dengan banyak pemakaian ataupun
umur ekonomisnya untuk pemakaian normal adalah satu
tahun atau lebih. Contoh: kulkas, meja, kursi, piring,
mesin.

Proses Inventarisasi

Berdasarkan tabel, dapat dituliskan nomor kode masing-masing barang, dan

sebagai contoh untuk sprei nomor kode barangnya adalah 01.02 dan selimut kode
barangnya adalah 01.03. untuk contoh tersebut, nomor 01 menunjukkan nomor
jenis barang, sedangkan 02 dan 03 menunjukkan pada nomor kelompok barang.
No Jenis barang

Jenis barang

Nomor Kelompok

Kelompok barang

01

Barang Perawatan

01
02
03
04
05

Kain
Seprei
Selimut
Sarung bantal
Kain lap

02

Alat rumah tangga

01
02
03
04
05

Alat makan
Alat minum
Alat dapur
Alat olah raga
Alat kerja

03

Alat tulis dan kantor

01
02
03
04

Buku pendaftaran
Kuitansi
Nota pelayanan
Buku/ formulir

Teknik Inventarisasi Barang

dengan Kartu Barang
teknik inventarisasi barang dengan
kartu barang adalah cara pencatatan
barang dengan menggunakan kartu
barang. Kartu barang adalah suatu
lembaran atau formulir yang berisi
informasi suatu barang, dibuat dari
kertas yang lebih tebal.

Contoh Kartu Barang

Teknik Inventarisasi untuk Barang Habis Pakai

dan Barang Tahan Lama

Setiap satu jenis barang, dibuatkan satu kartu barang

Kartu barang disimpan didalam file khusus, dan diurutkan secara alfabetis
sesuai dengan nama barang.
Setiap ada perubahan jumlah persediaan, harus secepatnya dicatat.
Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang pada
saat itu.
Untuk unit pemakai barang, setiap ada pemasukan barang harus disertai
bukti penerimaan barang yang berupa bon pengeluaran barang atau surat
penyerahan barang atau bon gudang.
Untuk unit penggudangan dan distribusi, setiap ada barang yang masuk,
harus disertai bukti pemasukan barang yang dapat berupa kwitansi, nota,,
surat pengantar barang, ataupun tanda terima. penting juga dicatat
tanggal masuk barang, sumber, jumlah dan total persediaan. Sementara
untuk pengeluaran barang, harus juga disertai bukti pengeluaran barang
yang dapat berupa surat penyerahan barang atau bon gudang.
Setiap bukti pemasukan barang maupun bukti pengeluaran barang harus
diberi nomor kode yang diurutkan berdasarkan urutan kronologis transaksi
maupun pengeluaran barang guna mempermudah untuk pengecekan
barang.
Bukti pemasukan barang disimpan pada suatu tempat khusus yang berisi
bukti penerimaan persediaan.

Buku Induk Barang Inventaris, dan Buku

Golongan Barang Inventaris

Buku induk barang inventaris

merupakan buku yang dipakai untuk
mencatat semua barang inventaris tak
Pengadaan/ Pembelian
habis pakai menurut tanggal
penerimaannya.
Proses Inventarisasi :

Buku Induk Barang

Inventaris
No.
urut

Tgl
Pmb
uku
an

Kod
e
brg

Na
ma
Brg

Spe
sifik
asi
brg

Na
ma
satu
an

jlh

Thn
pem
bua
tan

Asal
brg

Tgl
pen
yera
han

Kea
daa
n
brg

har
ga

Ket
era
nga
n

Buku golongan barang inventaris

adalah
buku
pembantu
tempat
mencatat barang inventaris menurut
golongan
barang
yang
telah
ditentukan.
Data
buku
golongan
inventaris diambil dari buku induk
barang inventaris.
Contoh buku golongan inventaris
No
urut

No
urut
bk
indu
k

Kode
brg

Nam
a
Bara
ng

Spesi
fikasi
bara
ng

Nam
a
Satu
an

Jlh

Thn
pem
buat
an

Asal
bara
ng

Kead
aan
bara
ng

harg
a

lokas
i

ket