Anda di halaman 1dari 11

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi,

baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada

dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian

yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan

pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi

perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan

administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi

dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu

pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan

organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka

harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai

dengan penyusutan. Seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi yang terus

bergerak dinamis, penanganan dan pengelolaan kearsipan masih harus

ditumbuhkembangkan. Selama ini pengelola bidang tersebut di hampir sebagian

besar lembaga pemerintah nyaris tidak tertangani. Dalam kurun waktu lima tahun

terakhir tenaga-tenaga pengelola bidang tersebut semakin langka, kurang menarik

dan kadang masih dianggap remeh. etiap kali mendengar kata kearsipan atau

pengamanan asset adalah suatu tugas yang tidak menarik, membosankan, kurang

1
prospektif bahkan dianggap kurang prestise sehingga kurang menumbuhkan

kepeminatan bagi generasi muda. Generasi muda lebih menyukai bidang-bidang

yang dilakukan secara komputerisasi yang lebih canggih dan tidak membosankan.

Untuk itu menurutnya perlu penyegaran tenaga-tenaga muda yang terampil,

handal, punya minat yang tinggi untuk mengelola bidang kearsipan, pengamanan

obyek vital, serta pencegahan kebakaran. Pada hakekatnya pengelolaan kearsipan

sudah dirintis dengan sarana-sarana yang terkomputerisasi

1.2 Tujuan

1. Untuk mengetahui fungsi dan peran arsip dalam kehidupan sehari – hari

2. Untuk mengikuti lomba karya tulis kearsipan.

3. Untuk mengetahui dampak positif perkembangan teknologi komputerisasi

dalam bidang kearsipan.

1.3 Metode

Metode yang digunakan adalah metode deskriptif, untuk memaparkan

permasalahan yang dinilai layak untuk ditampilkan. Adapun data yang digunakan

di dapat dari buku-buku dan internet.

2
BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN ARSIP

Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang

direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh

suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan

Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam

UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche

yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti

bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti

kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian

tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu

sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur

kemunculannya.

Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya

membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga

kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat

dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.

3
Arsip adalah kumpulan dokumen, misalnya surat-surat yng biasanya

bernilai sejarah, yang disusun secara sistematis sehingga berhuungan satu dengan

yang lain dan disimpan untuk digunakan sewaktu-waktu

2.2 FUNGSI ARSIP

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu

arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita

mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis

adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau

aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau

dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang

dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-

fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan

penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan

(continuing value).

Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan

menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif

berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan

dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis

4
inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk

penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika

tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal

Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai

bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini

tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai

gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat

dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali

dalam satu tahun.

Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu

sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga

informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang

tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan

demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang

proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta

dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses

manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.

2.3 PERAN ARSIP

Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi

pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.

Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:

5
- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari

memori kolektif instansi

- pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan

- sarana peningkatan efisiensi operasional instansi

- memenuhi ketentuan hukum yang berlaku

- bukti eksistensi instansi

Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:

- bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional

- rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan

prestasi intelektual bangsa

- bukti sejarah

A. PERAN ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis

pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai

sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak

berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi.

Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi

mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan

adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah

bahwa memory can fail, but what is recorded will remain.. Beberapa alasan

mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan

ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu

6
pengetahuan. Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau

korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah

organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an

information based organization). Arsip sebagai recorded information jelas

menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan

dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan,

pelaksanaan, dan pengawasan.

B. PERAN ARSIP DALAM BIDANG ADMINISTRASI

Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah

mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai

bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.

a. Proses

- Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari

pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.

- Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada

fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:

o Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa

digunakan untuk kepentingan operasional intansi/korporasi

secara fungsional

o Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan

dalam unit-unit informasi secara spesifik agar dapat

7
diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang,

dan tepat guna, serta dalam waktu yang secepat mungkin.

2.5 PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DAN DAMPAKNYA PADA ARSIP

Dengan kemajuan teknologi penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan

komputer maupun microfilm. komputer mempunyai banyak sekali kelebihan

dalam mengelola data-data yang berhubungan dengan arsip. Dengan komputer,

kertas dapat dihemat, tidak diperlukan adanya tempat penyimpanan yang sangat

besar karena data-data arsip dapat dimasukkan kedalam memori komputer. Selain

itu data tersebut juga mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara

mendesak. Selain itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar

sehingga satu komputer dapat menyimpan ribuan arsip. Oleh karena itu, pada

zaman sekarang hampir setiap instansi menggunakan komputer untuk

mempermudah penyimpanan arsip serta data-data penting lainnya. Tidak hanya di

memori (hardisk) komputer, tetapi computer juga dapat menyimpan data tersebut

ke dalam format digital lainnya sehingga data tersebut mudah diperbanyak dan

mudah untuk disimpan dan dibawa,sepeti dalam bentuk cd dan lainnya. Dengan

komputer, pengelolaan data arsip dalam bentuk apapun akan mudah untuk

ditambah dan diolah kembali.

8
BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Kemajuan teknologi terutama komputerisasi membawa banyak sekali

kemajuan yang berdampak positif bagi dunia kearsipan. Dengan komputer, kertas

dapat dihemat, tidak diperlukan adanya tempat penyimpanan yang sangat besar

karena data-data arsip dapat dimasukkan kedalam memori komputer. Selain itu

data tersebut juga mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara

mendesak. Selain itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar

sehingga satu komputer dapat menyimpan ribuan arsip.

3.2 Saran

Adapun saran yangdapat saya berikan mengenai dampak teknologi

komputerisasi dalam bidang kearsipan adalah :

1. Perlu adanya kalangan terutama generasi muda yang dilatih dan

mempunyai keterampilan dalam mengelola kearsipan, mengingat

sangat pentingnya arsip dalam kehidupan sehari-hari. Pelatihan ini

dapat dilakukan dengan pengadaa program-program pelatihan

keterampilan tentang kearsipan terutama dengan menggunakan

kemajuan teknologi yang ada seperti komputer.

2. Perlu adanya peningkatan minat para generasi mida untuk

mengetahui tentang manfaat arsip, cara menggunakan dan

memeliiharanya, karena sangat minim sekali generasi muda yang

paham mengenai manfaat dan penggunaan karsip.

9
DAFTAR PUSTAKA

Arsip dan Sejarah. 1980. Jakarta: ANRI

Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. 1998. Records Management, A Guide

to Corporate Record Keeping. Melbourne: Longman

Mykland, Liv. 1992. Protection and identity: The Archivist’s Identity and

Professionalism. Montreal:ICA

Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. . 1992.

Records Management Handbook. Vermont: Ashgate Publish.

Ricks, Betty, et.al. . 1992. Information and Image Management: a

Records System Approach. South Western Publishing Co. Cincinnati

Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. 1987.Maedke, Information

and Record Managemen. Los Angeles: California State University

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami

dan mengelola Informasi dan Dokume., Jakarta: Gramedia

Wallace, Patricia E., et.al.. 1992. Records Management Intregated

Information Systems. New Jersey: Prentice Hall Inc.

Walne, Peter, eds. 1988. Dictionary of Archival Terminology, Munchen:

KG. Saur,

Sumber lainnya:

www.yahoo.com

www.google.com

http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil

10
11