Anda di halaman 1dari 43

ANALISIS PENYIMPANAN DAN

PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI


RUMAH SAKIT Dr. SUYOTO PUSREHAB
KEMHAN
SIDANG PROPOSAL TESIS
RENDI FIRMONO
NPM 12052038
PEMBIMBNG 1 :
FRESLEY HUTAPEA SH, MARS, MH
PEMBIMBING 2 :
SOEDARTO SOEPANGAT, MARS

LATAR BELAKANG

1. Terbatasnya ruang penyimpanan


berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas
RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru
tidak seimbang dengan penyusutan
berkas in-aktif

LATAR BELAKANG
4. Kurangnya tenaga khusus untuk
pemeliharaan / pengelolaan berkas RM
in-aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan
kehilangan informasi medis / kesehatan
Penyusutan & Pemusnahan
berkas RM

PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian pada latar belakang
masalah yang dihadapi di RS dr. Suyoto
Pusrehab Kemhan adalah sejauh mana
belum terlaksananya pemusnahan
berkas rekam medis inaktif, hal ini
ditandai dengan menumpuknya berkas
rekam medis inaktif tersebut di gudang
penyimpanan.

PERTANYAAN PENELITIAN
Bagaimana sistem tata kelola
penyimpanan dan pemusnahan berkas
rekam medis di RS dr. Suyoto Pusrehab
Kemhan?
Bagaimana kesiapan sarana, prasarana
dan prosedur untuk tata kelola
penyimpanan dan pemusnahan berkas
rekam medis tersebut?

Bagaimana kemampuan sumber daya


manusia dalam mengelola penyimpanan
dan pemusnahan berkas rekam medis di
RS dr. Suyoto Pusrehab Kemhan?

TUJUAN PENELITIAN
TUJUAN UMUM
Mengetahui pengelolaan
penyimpanan dan pemusnahan
berkas rekam medis di RS dr. Suyoto
Pusrehab kemhan

TUJUAN KHUSUS
Dieketahuinya pengelolaan penyimpanan
berkas rekam medis
Diketahuinya faktor-faktor penghambat
terlaksananya pemusnahan berkas rekam
medis
Diketahuinya beban retensi ruang rekam medis
Diketahuinya keterbatasan ruang rekam medis
Diketahuinya kesiapan SDM dan sarana serta
prasarana unit rekam medis

MANFAAT PENELITIAN
BAGI RS DR. SUYOTO
Diharapkan hasil penelitian ini dapat dijadikan
masukan bagi pihak RS dr. Suyoto agar dapat
memudahkan pengelolaan penyimpanan dan
pemusnahan berkas rekam medis
BAGI PENELITI
Mendapatkan pengetahuan yang lengkap dan
jelas mengenai retensi rekam medis dan
mempraktekan dalam menghadapi masalah
retensi rekam medis yang tepat di rumah sakit.

BAGI PROGRAM MANAJEMEN


ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
Menambah pengetahuan, wawasan dan
informasi bagi perkembangan imu
pengetahuan. Dapat dijadikan sebagai
tambahan pustaka dan referensi.
Menjadi bahan masukan untuk evaluasi
pendidikan serta hasil penelitian ini
dapat dipakai sebagai masukan
informasi dalam rangka pengembangan
proses belajar mengajar.

CARA PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

1. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan cara penyimpanan
rekam medis seorang pasien dalam satu
kesatuan baik catatan-catatan kunjungan
poliklinik maupun catatan-catatan selama
seorang pasien dirawat

Kelebihan dan Kekurangan


Cara Penyimpanan Sentralisasi

1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan


dan penyimpanan berkas rekam medis.
2. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk
peralatan dan ruangan.
3. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan
pencatatan medis mudah distandarisasi.
4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan.
5. Mudah untuk menerapkan unit record.

Kelebihan dan Kekurangan


Cara Penyimpanan Sentralisasi

Kekurangan
1. Petugas menjadi lebih sibuk, krn harus
menangani unit rawat jalan dan unit
rawat inap.
2. Tempat Penerimaan Pasien harus
bertugas selama 24 jam.

CARA PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

2. Desentralisasi
Cara penyimpanan rekam medis pasien
pada tempat penyimpanan yang
terpisah antara rekam medis poliklinik
dengan rekam medis penderita yang
dirawat.

Kelebihan dan Kekurangan


Cara Penyimpanan Desentralisasi

Kelebihan
1. Efisiensi waktu, sehingga pasien
mendapat pelayanan lebih cepat.
2. Beban kerja yang dilaksanakan
petugas lebih ringan

Kelebihan dan Kekurangan


Cara Penyimpanan Desentralisasi
Kekurangan
1.
2.

Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam


medis.
Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan
ruangan lebih banyak.

PENYUSUTAN / RETENSI :

Adalah pengurangan jumlah formulir yang


terdapat di dalam berkas RM dengan cara
memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

PEMUSNAHAN :
Adalah proses penghancuran formulirformulir yang terdapat di dalam berkas
RM yang sudah tidak mengandung nilai
guna .

NILAI GUNA RM
( A-L-F-R-E-D )

A dministration = Administrasi
L egal
= Hukum
F inancial = Keuangan
R esearch = Penelitian
E ducation
= Pendidikan
D ocumentation= Dokumentasi

TUJUAN RETENSI :
Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM
aktif
Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
Menjaga informasi medis yang masih aktif
( yg masih mengandung nilai guna )
Mengurangi beban kerja petugas dalam
penanganan berkas Aktif & In-aktif

DASAR HUKUM :
1. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/
III/2008 : tentang MEDICAL
RECORD

Pasal 7 ayat 1 :
Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya
untuk jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir
pasien berkunjung .

Pasal 7 ayat 2 :
Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan halhal khusus, dapat diterapkan sendiri .

Pasal 8 ayat 1 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7
dilampoi, dapat dimusnahkan .

Pasal 8 ayat 2 :
Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 ,
ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .

2. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/


tahun 1991 :
Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah
Sakit .
3. Surat Edaran DIRJEN Yanmed
No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar
dan
Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
4. Surat Edaran DIRJEN Yanmed
no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar
dan
Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

ISI SURAT EDARAN


Arsip RM : Berkas yg berisikan catatan-catatan
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain .
Arsip RM in-aktif : Berkas yg telah disimpan 5 tahun
tgl terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah
pasien meninggal dunia .
Tim RM adalah Tim yg dibentuk Kep.Dir.RS
Arsip yg bersifat khusus

Jadual Retensi Rekam Medis


RS harus membuat ketentuan sendiri bila
retensinya lebih lama dari ketentuan umum
yang ada, antara lain untuk :
Berkas rekam medis berdasarkan penggolongan
penyakit
Riset dan edukasi
Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun
setelah ada ketetapan hukum

Jadual Retensi Rekam Medis

Untuk kepentingan tertentu :

Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta


Mata
Perkosaan
HIV
Penyesuaian kelamin
Pasien orang asing
Kasus adopsi
Bayi tabung
Cangkok organ
Plastik rekontruksi

Retensi berdasarkan diagnosa masing-masing RS berdasarkan


keputusan Komite RM / Komite Medisdengan pertimbangan nilai
guna

PERSIAPAN - PERSIAPAN
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa
retensi akan dilakukan .

Rawat jalan : 2008 + 5 tahun = Tahun 2013


Rawat Inap : 2008 + 5 tahun = Tahun 2013

2. Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi

Ka.Rekam Medis
Perawat Senior
Petugas terkait

- Panitia Rekam Medis


- Komite Medik

3.

Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi


Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian
terkait .

4.

Disiapkan form pertelaan :

NO.

NO.RM

TAHUN

JANGKA
WAKTU

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

DIAGNOSIS
AKHIR

PENILAIAN REKAM MEDIS


Tata cara pemindahan RM aktif menjadi
in aktif
Dilihat dari tanggal kunjungan tertakhir
Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir
tersebut berkas dipisahkan di ruang lain
Berkas RM inaktif dikelompokan sesuai
dengan tahun terakhir kunjungan

Berkas rekam medis yang dinilai adalah


yang telah 2 tahun inaktif

Alur Proses Peyusutan dan


Pemusnahan RM
PEMINDAHAN

RM AKTIF

RM INAKTIF

DINILAI
PENYUSUTAN
RM

RM ADA NILAI
GUNA

RM RUSAK

RM
TERTENTU

RM TIDAK
ADA NILAI
GUNA

DIMUSNAHKAN

DILESTARIKAN

BERITA ACARA PENYUSUTAN


SK.// 2006
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2006 bertempat
di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di
Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan
dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis
pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 10.000 RM
( dengan perincian terlampir ) .
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih .
TTd Direksi

Tim Penilai

Tim Pemusnah

Saksi : 1 2. 3..

Berita acara pemusnahan Rekam Medis


yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke
2 dikirim pada pemilik pelayanan kesehatan
(Depkes, Pemda (dinkes), yayasan)
Khusus untuk rekam medis yang sudah
rusak /tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan
dengan
terlebih
dahulu
membuat pernyataan di atas kertas segel
oleh Direktur

Pelaksanaan pemusnahan, dapat


dilakukan dengan cara :
Dibakar menggunakan incenerator atau
dibakar biasa
Dicacah, dibuat bubur
Pihak ke Tiga disaksikan Tim pemusnah

Formulir rekam medis yang dilestarikan


diantaranya yaitu :

Ringkasan masuk dan keluar


Resume
Lembar operasi
Identifikasi bayi
Lembar persetujuan medis
Lembar kematian
Dan rekam medis sisanya dan rekam
medis rusak tidak terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan,

MEDIA RETENSI
MANUAL

SCANING

MIKROFILM

KOMPUTER

Form dikeluarkan
dari berkas induk

Form disiapkan untuk


di scaning / copy

Formulir difoto

Dibuat program
aplikasi retensi

Form disimpan
dalam dus-dus

Disimpan dalam hard


disk / CD / Disket

Disimpan dalam
negatif film

Data-data
dimasukkan dlm
komputer

Perlu tempat untuk


menyimpan dusdus .

Tidak perlu tempat


khusus

Perlu berapa alat


untuk prosesnya

Tidak perlu tempat


khusus

Susah pencarian
jika dibutuhkan

Mudah dlm retrievel


jika dibutuhkan .
Bentuk form asli

Lama retrivel, krn


harus dicuci &
dicetak .

Hanya informasi saja


yg keluar dan bukan
FORM

Perlu banyak
tenaga.

Mudah dioperasikan

Perlu training
khusus

Mudah dioperasikan

Rp

Rp. ..

Rp.

Rp. .

KERANGKA KONSEP

METODE PENELITIAN
DESAIN PENELITIAN
Melihat dari tujuan, penelitian ini termasuk dalam
penelitian deskriptif kualitatif dengan cara
wawancara mendalam (indepth interview) dengan
menggunakan pedoman wawancara sehingga
diharapkan dapat menggali secara mendalam
tentang hal-hal yang mempengaruhi pelaksanaan
pemusnahan berkas rekam medis inaktif di RS dr.
Suyoto Pusrehab Kemhan. Untuk menilai hal
tersebut, dilakukan wawancara mendalam dan
telaah dokumen rekam medis sejak RS ini berdiri.

LOKASI PENELITIAN
Untuk pengumpulan data sekunder dilakukan di
bagian unit rekam medis dan ruang manajemen
RS dr. Suyoto. Adapun pelaksanaan wawancara
dilakukan di ruang rekam medis dan ruang
penyimpanan rekam medis.
WAKTU PENELITIAN
Penelitian dilakukan pada bulan Mei 2015 sampai
dengan bulan Juni 2015 setiap hari senin s/d
jumat pukul 13.00 s/d 16.00 agar tidak
mengganggu aktifitas Rumah sakit.

PEMILIHAN SUMBER INFORMAN


Dilakukan
secara
purposif
(purposiv
sampling) dengan memperhatikan prinsip
kesesuaian (apropiatnes) dan kecukupan
(adequacy)
artinya
informan
dipilih
berdasarkan spesifikasi yang sesuai
dengan masalah dan tujuan penelitian,
jumlah informan cukup menggambar kan
seluruh fenomena yang berhubungan
dengan topik yang sedang dilteliti ( Hadi
EN-Depkes RI , 2007)

PENGUMPULAN DATA
Sumber data penelitian ini adalah data primer
yaitu
data
yang
dukumpulkan
melalui
wawancara
mendalam
terhadap
informan
penelitian. Sedangkan data sekunder diperoleh
dengan telaah dokumen berkas rekam medis
menggunakan check list terhadap berkas rekam
medis yang digunakan
VALIDITAS DATA
Dalam penelitian ini, guna menjaga agar validitas
data terjaga perlu dilakukan beberapa strategi.
Uji validitas ini disebut triangulasi ( Hadi NE,
2007).

PENGOLAHAN DATA
Data hasil wawancara mendalam diolah
secara manual. Langkah-langkah
pengolahan data antara lain :
menumpulkan semua data yang diperoleh dari
berbagai sumber baik wawancara mendalam
maupun telaah dokumen
membuat transkrip dan intisari jawaban
informan
melakukan pengkategorian data yang sesuai.
Membuat matriks atau diagram untuk
mempermudah analisis

ANALISIS DATA
Digunakan data kualitatif berupa content
analisis (kajian isi) yaitu teknik untuk
menarik kesimpulan melalui usaha
dengan menemukan karakteristik pesan
yang dilakukan secara obyektif dan
sistematis dalam bentuk narasi dan
matriks hasil dari wawancara dengan
seluruh informan terpilih.