KULIAH KE-2

PENGADAAN (1)

Pengertian dan
Pentingnya
Pengadaan
Analisis Pekerjaan
Evaluasi,
Penyederhanaan,
Pengayaan, dan
Persyaratan
Pekerjaan.
1

PENGADAAN (1)
Pengadaan adalah proses penarikan

(rekrutmen), seleksi-seleksi, penempatan,

orientasi, dan induksi untuk mendapatkan
karyawan yang efektif dan efisien guna
tercapainya tujuan perusahaan.
Merupakan langkah pertama yang
mencerminkan berhasil/tidaknya suatu
perusahaan mencapai tujuan.
2

PENGADAAN (2)
Pengadaan karyawan merupakan

masalah penting, sulit dan kompleks

karena untuk mendapatkan dan
menempatkan orang yang tepat tidak
semudah mesin
Karyawan merupakan aset utama yang
merupakan perencana dan pelaku aktif
dari setiap organisasi
3

KARYAWAN (1)
Karyawan bukan mesin/uang/material (pasif), tapi

manusia yang mempunyai pikiran, perasaan

keinginan, status, pendidikan, usia, jenis kelamin
dan berbagai sifat lain yang berbeda-beda yang
dapat mewarnai organisasi
Mereka yang cakap, mampu dan trampil belum
menjamin produktivitas kerja baik, kalau moral
dan disiplin rendah.
Tapi karyawan yang tidak cakap, apalagi
berperilaku buruk, pasti mengganggu.
4

KARYAWAN (2)
Kualitas dan kuantitas karyawan harus

sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Penempatan diusahakan sesuai dengan
keinginan dan ketrampilannya
Pengadaan karyawan didasarkan apa
(job description) baru siapa (job
specification). Bila terbalik akan
menimbulkan mis-manajemen.
5

Prinsip-prinsip Pengadaan CPNS

1. Transparan, dalam arti proses pelamaran, pendaftaran,
pelaksanaan tes, pengolahan hasil tes serta
pengumuman
hasil kelulusan dilaksanakan secara
terbuka.
2. Obyektif, dalam arti dalam proses pendaftaran, seleksi dan
penentuan kelulusan didasarkan pada persyaratan dan
hasil tes/tes sesuai keadaan yang sesungguhnya.
3. Kompetitif, dalam arti semua pelamar bersaing secara sehat
dan penentuan hasil seleksi didasarkan pada passing
grade yang telah ditetapkan dan atau nilai tertinggi dari
peserta.

Prinsip-prinsip Pengadaan CPNS

4. Bebas KKN, dalam arti seluruh proses pengadaan
CPNS harus terhindar dari unsur korupsi, kolusi dan
nepotisme.
5. Tidak diskriminatif, dalam arti dalam proses pengadaan
CPNS tidak boleh membedakan pelamar
berdasar suku, ras, agama, jenis kelamin dan golongan.
6. Tidak dipungut biaya, dalam arti pelamar tidak
dibebankan biaya apapun dalam proses pengadaan
CPNS
meliputi
pengumuman,
pelamaran,
penyaringan, pemberkasan, dan pengangkatan
CPNS sampai dengan pengangkatan menjadi PNS.
7

SYARATSYARAT ADMINSTRASI
PENGADAAN PEGAWAI
1. Warga Negera Republik Indonesia yang dibuktikan
dengan kartu tanda penduduk;
2. Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggitingginya 40 tahun;
3. Tidak pernah dihukum penjara dan atau kurungan
berdasarkan keputusan pengadilan yang telah memiliki
kekuatan hukum tetap ;
4. Tidak pernah terlibat dalam gerakan yang menentang
Pancasila,UUD 1945, Negara dan Pemerintah;
5. Tidak pernah diberhentikan tidak dengan hormat
sebagai pegawai suatu instansi, baik Pemerintah
maupun Swasta;
8

SYARATSYARAT ADMINSTRASI
PENGADAAN PEGAWAI
6. Tidak berkedudukan sebagai Pegawai Negeri atau Calon
Pegawai Negeri Sipil/calon Anggota TNI dan atau anggota
POLRI;
7. Mempunyai Pendidikan, kecakapan atau keahlian yang
diperlukan;
8. Berkelakuan baik yang dibuktikan dengan surat
keterangan dari POLRI setempat;
9. Berbadan sehat yang dibuktikan dengan surat
ketarangan dokter;
10. Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah Negara
Republik Indonesia;
11. Syarat-syarat lain yang disesuaikan dengan
peraturan perundang-undangan dan kebutuhan
instansi
9

TES CALON PNS

a. Tes kompetensi dasar; (Setiap Calon

Pegawai Negeri Sipil wajib lulus tes kompetensi dasar
Pegawai Negeri Sipil sebelum test berikutnya.)

b. Tes kompetensi bidang. ( Tes

kompetensi bidang dilakukan sesuai dengan kebutuhan
dan tuntutan jabatan.)

C. Tes Psikologi, kesehatan dll

10

DASAR PENGADAAN
Analisis pekerjaan (job analysis)
Uraian pekerjaan (job description)
Spesifikasi pekerjaan (job specification)
Syarat pekerjaan (job requirement)
Evaluasi pekerjaan (job evaluation)
Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment)
Perluasan pekerjaan (job enlargement))
Penyederhanaan (job simplification)
11

JOB REQUIREMENT
JOB EVALUATION

JOB
ANALYSIS

JOB DESCRIPTION
AND
JOB SPESIFICATION

JOB ENRICHMENT

JOB ENLARGEMENT

JOB SIMPLIFICATION

12

RECRUITMENT
PERFORMANCE
APPRAISAL
JOB
ANALYSIS

JOB DESCRIPTION
AND
JOB SPESIFICATION
COMPENSATION

TRAINING
REQUIREMENT

13

ANALISIS PEKERJAAN (1)

Analisis Pekerjaan adalah kegiatan menganalisis

dan mendesain pekerjaan apa yang harus

dikerjakan, bagaimana mengerjakan, dan mengapa
pekerjaan itu harus dikerjakan
Memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan, evaluasi pekerjaan, bahkan
dapat dipakai memperkirakan pemerkayaan
pekerjaan, perluasan pekerjaan dan
penyederhanan di masa dating
Merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan
apa saja yang akan dikerjakan
14

ANALISIS PEKERJAAN (2)

Informasi tersebut mencakup aktivitas

pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan,

persyaratan personalia, perilaku manusia, dan
alat yang dipakai.
Analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak
atau motion study (mempelajari gerakan2 yang
paling efisien dan efektif untuk melakukan suatu
pekerjaan)
Tambahan penjelasan ada di buku 1 (V. Rivai)
halaman 105-136.
15

Alasan Pelaksanaan Analisis

Jabatan
Analisis jabatan dilakukan karena suatu
informasi dapat menjadi landasan untuk
mencocokkan pekerjaan dengan
petugas, beban kerja yang dilakukan,
hambatan-hambatan yang ditemui oleh
pelaksana, dan landasan dalam
pelaksanaan keseluruhan kegiatan
MSDM untuk memenuhi fungsinya.
16

DESAIN
ORGANISASI

KEBUTUHAN
PERAMALAN

EVALUASI
PEKERJAAN

ANALISIS
PEKERJAAN

SELEKSI
KARYAWAN

PERENCANAAN
KARIR

KINERJA
PERENCANAAN
& UMPAN BALIK

PERENCANAAN &
PENGEMBANGAN
MANAJEMEN

PENDIDIKAN
DAN
PENGEMBANGAN

17

Analisis Jabatan sebagai Perangkat

Dasar Manajemen SDM

B
e
d
a
J
o
b
a
n
a
l
y
s
i
M
o
t
i
o
n
s
t
u
d
y
TujuanM
egpaekm
b
e
r
i
k
a
n
e
m
p
e
r
b
a
i
k
i
a
a
n
m
t
o
d
k
e
r
j
a
e
r
j
R
u
a
n
g
M
n
y
e
l
u
r
u
h
M
e
m
p
e
r
b
a
i
k
i
ikentgekliuaptnK
lT
g
r
a
k
a
n
urang Sangtelit
JOB ANALYSIS >< MOTION STUDY (1)

19

B
e
d
a
J
o
b
a
n
a
l
y
s
i
s
M
o
t
i
o
n
s
t
u
d
y
O
rganissiD
lpaergsik
ib
u
k
n
O
l
e
h
a
n
i
n
d
u
s
t
r
i
a
l
o
a
l
i
a
e
g
i
n
e
s
T
eknik O
b
e
r
v
s
,
O
b
s
r
v
a
i
,
w
a
w
a
n
c
a
r
a
f
o
t
o
g
f
d
a
n
k
u
e
s
i
o
e
s
p
w
a
t
c
h
K
egunanPngadanStandrisasi
JOB ANALYSIS >< MOTION STUDY (2)

20

LANGKAH ANALISIS
PEKERJAAN (1)
1. Menentukan penggunaan hasil

informasi analisis pekerjaan

2. Mengumpulkan informasi latar
belakang
3. Menyeleksi wakil jabatan yang akan
dianalisis
4. Mengumpulkan informasi analisis
pekerjaan
21

LANGKAH ANALISIS
PEKERJAAN (2)
5. Meninjau informasi dengan pihak-

pihak yang berkepentingan

6. Menyusun uraian pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan
7. Meramalkan/mempertimbangkan
perkembangan perusahaan

22

PENGGUNAAN ANPEK (1)

Analisis pekerjaan selain menghasilkan URA-

PEK (job description), SPES-PEK (job

specification), dan EVAL-PEK (job evaluation),
juga berguna untuk hal-hal berikut :
1. Uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia
yang diperlukan dapat dimanfaatkan untuk
rekrutmen dan seleksi
2. Informasi tentang pendidikan, usia dan
pengalaman dapat dipakai mengukur pemberian
kompensasi
23

PENGGUNAAN ANPEK (2)

3. Berat ringannya pekerjaan dapat dipakai untuk
evaluasi pekerjaan
4. Pembandingan antara harapan dan kenyataan
dapat dipakai untuk penilaian prestasi
5. Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis
ketrampilan pekerja digunakan sebagai bahan
program pelatihan
6. Dapat membantu menentukan promosi atau
pemindahan karyawan
24

PENGGUNAAN ANPEK (3)

7. Informasi yang diperoleh dapat mengindikasikan
organisasi perlu diperbaiki
perlu reorganisasi
8. Informasi analisis pekerjaan dapat digunakan
untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan
tertentu
9. Informasi dapat digunakan untuk
penyederhanaan pekerjaan spesialisasi
Produktivitas vs Spesialisasi (buku 3 hal 37-38)
25

PENGGUNAAN ANPEK (4)

10. Juga dapat dimanfaatkan untuk penempatan
the right man on the right place
11. Dapat dimanfaatkan untuk peramalan kebutuhan dan perekrutan di
kemudian hari
12. Juga dapat digunakan untuk
orientasi dan induksi bagi karyawan
baru mengenai sejarah perusahaan,
hak dan kewajibannya.
26

KEGUNAAN INFORMASI ANALISIS JABATAN

Rekrutmen dan Seleksi
Kompensasi
Evaluasi Jabatan
Penilaian Prestasi Kerja
Program Latihan dan Pengembangan
Promosi dan Mutasi
Petunjuk untuk perbaikan organisasi
Pemerkayaan Pekerjaan
Penyederhanaan Pekerjaan
Penempatan Karyawan
Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja
Orientasi Karyawan Baru
27

URAIAN PEKERJAAN ?
Uraian pekerjaan adalah informasi

tertulis yang menguraikan tugas dan

tanggung jawab, kondisi pekerjaan,
hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu
dalam organisasi.

28

URAIAN PEKERJAAN (1)

Memberikan ketegasan dan standar tugas

yang harus dicapai oleh pekerjaan

tersebut.
Dapat menjadi dasar untuk menetapkan
spesifikasi dan evaluasi jabatan
Bila kurang jelas dapat mengakibatkan
pekerjaan kurang beres atau pejabat
overacting
29

URAIAN PEKERJAAN (2)

Uraian pekerjaan (job description)

biasanya digunakan untuk tenaga

operasional
Uraian jabatan (job position) untuk tenaga
kerja manajerial biasanya lebih lengkap,
karena mencakup tugas dan wewenang
memimpin agar tujuan perusahaan dapat
tercapai
30

CONTOH URA-PEK
Mencakup nama jabatan (rektor,

dekan, dll.)
Fungsi
Tugas-tugas
Wewenang
Tanggung-jawab
Hubungan lini
Kondisi kerja
Rekam jejak (track record), dll
31

MANAJER LATBANG (1)

Fungsi.
Dibawah supervisi Ka ROPEG mengembangkan,
menyelenggarakan, dan mengevaluasi program
latihan on the job dan off the job
Bertindak sebagai penasehat bagi manajemen
operasional dalam pelaksanaan latihan
Di BPS: Ka Pusdiklat di bawah Sestama
langsung (bukan di bawah Ka Ropeg)
32

MANAJER LATBANG (2)

Tugas
Bersama dengan manajer lainnya
menetapkan kebutuhan pelatihan
Dengan persetujuan Ka ROPEG
mengembangkan struktur program
pelatihan.
Menentukan riset metode pelatihan yang
cocok
33

MANAJER LATBANG (3)

Mempersiapkan bahan pelatihan
Mengembangkan prosedur evaluasi

pelatihan
Menjelaskan kepada manajer lainnya
tentang teknik pelatihan efektif
Dapat bertindak selaku instruktur
pelatihan
34

MANAJER LATBANG (4)

Wewenang
Menentukan instruktur dan para
pelaksana program pelatihan
Mengusulkan program pelatihan yang
perlu
Meminta fasilitas pelatihan
Dengan persetujuan Ka ROPEG
menentukan jadwal pelatihan
35

MANAJER LATBANG (5)

Tanggung jawab
Bertanggung jawab atas kelancaran
program pelatihan
Bertanggung jawab atas biaya-biaya
yang dikeluarkan

36

MANAJER LATBANG (6)

Hubungan lini
Atasan langsung Ka ROPEG
Bawahan langsung instruktur dan
Kepala Bagian Adm. Pelatihan
Kondisi kerja
Kantor yang nyaman (pakai AC)
waktu kerja jam 07.30-16.00
37

SPES-PEK ?
SPES-PEK adalah Uraian persyaratan

minimum orang yg bisa diterima agar dapat

menjalankan suatu jabatan dengan baik dan
kompeten.
Mencakup :
- pendidikan
- pengalaman
- persyaratan mental
- supervisi, dan
- kondisi kerja
- Persyaratan kepribadian
- Persyaratan kecerdasan

38

CONTOH SPES-PEK
Nama : Kepala Bagian Riset Kimia

(Kabarik)
Kode Jab : E-456
Tanggal : Maret 1999
Penyusun : T. Harnowo
Departemen : Produk Plastik
Lokasi : Laboratorium
39

SYARAT KABARIK (1)

Pendidikan
Sarjana teknik kimia; menguasai
kimia organik, fisika, dan kimia
murni; mempunyai ketrampilan
dalam menggunakan komputer dan
analisis statistik matematik

40

SYARAT KABARIK (2)

Pengalaman
5 (lima) tahun bekerja di bidang
industri atau penelitian plastik
Persyaratan fisik
Sehat fisik, tak buta warna, mampu
melakukan perjalanan dan tugas berat
siap untuk seminar, konsultasi, dsb
41

SYARAT KABARIK (3)

Persyaratan mental
Inisiatip dan kreatif dapat mengambil
keputusan cepat, mampu menganalisis
dan membuat sintesa berbagai informasi
Supervisi
Akan mengendalikan 6-10 sarjana
Mampu berkomuniasi secara lisan dan
tertulis
42

SYARAT KABARIK (4)

Kondisi kerja
Baik.
80 persen duduk diatas kursi yang
nyaman, tenang dan dalam ruangan
yang ber AC

43

SYARAT KABARIK (5)

Persyaratan Kepribadian
1. Mampu bergaul
2. Mampu berbicara secara terbuka
3. Mempunyai penampilan diri yang
menyenangkan
4. Berkepribadian hangat
5. Bersikap penuh pengertian dan sabar
6. Mempunyai pandangan yang obyektif

SYARAT KABARIK (6)

Persyaratan Kecerdasan
1. Mampu menganalisa dan
2.
3.
4.
5.

menginterpretasikan data
Mampu mengorganisasi dan
melaksanakan rencana kerja
Mampu memahami dan
menggunakan kata-kata secara
efektif
Mampu menulis uraian jabatan
secara jelas dan tepat
Mampu bekerja mandiri

SYARAT KABARIK (7)

Catatan
Syarat dapat ditambah dengan jenis
kelamin, umur pekerja, status
perkawinan (kawin/tidak), minat
bekerja (dapat bekerja sendiri),
emosi dan temperamen (sabar), dan
sebagainya.
46

PERSYARATAN
PEKERJAAN
Persyaratan pekerjaan adalah hal-hal

yang terkait dengan berbagai ketentuan

tentang ketrampilan yang dikehendaki
untuk suatu pekerjaan.
Misal, untuk pekerjaan pencacah survei
konsumsi syaratnya: mahasiswi atau ibu
rumahtangga, penduduk setempat
(kelurahan), ijazah minimal SLA
(SMU/SMK), teliti, jujur, dll.
47

ANALISIS JABATAN BPS

Dilakukan BPS sejak Nopember 1989 dan

diterbitkan Agustus 1991

Mencakup seluruh non jabatan dibawah
eselon IV, eselon II, III dan IV di pusat maupun
daerah
Untuk daerah dipilih DKI Jakarta, Jawa Barat
dan Lampung
Selalu dilakukan pemutakhiran (updating)
menjelang reorganisasi.
48

URAIAN JABATAN BPS

Nama jabatan, rumusan tugas, rincian

tugas (termasuk yang belum

dilaksanakan dan tugas tambahan),
bahan kerja, peralatan kerja, hasil
kerja, langkah-langkah kerja,
tanggung jawab, wewenang,
hubungan kerja, sifat jabatan syarat
jabatan dll.
49

EVALUASI PEKERJAAN
Menilai berat/ringan dan resiko

pekerjaan yang dapat dimanfaatkan

untuk pemberian kompensasi
Makin berat/berisiko makin tinggi
gajinya.
Jabatan yang tepat dapat memberikan
kebanggaan dan kerja keras atas
status yang diterima
50

PENYEDERHANAAN
PEKERJAAN
Yaitu mencari penggunaan yang paling ekonomis

dari usaha manusia, materi, mesin2, waktu, dan

ruangan agar cara2 yang paling baik dan paling
mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat
digunakan
Dengan kemajuan teknologi dan komunikasi
dimungkinkan dilakukan evaluasi yang dapat
mengusahakan pekerjaan menjadi makin
sederhana efektif dan efisien
51

PEMERKAYAAN
PEKERJAAN
Perluasan pekerjaan dan tanggung

jawab yang akan dikerjakan seorang

pejabat dalam jabatannya
Menambahkan variasi pekerjaan yang
memiliki ketrampilan yang lebih
Memberikan kesempatan kepada
karyawan untuk mengembangkan
pribadinya
52