APLIKASI SISTEM INFORMASI PELAYANAN PERPUSTAKAAN PADA STIKes

MUHAMMADIYAH PRINGSEWU LAMPUNG

Prilian Ayu Minarni1
Jurusan Sistem Informasi STMIK Pringsewu Lampung
Jl. Wisma Rini No. 09 pringsewu Lampung
Telp. (0729) 22240 website: www.stmikpringsewu.ac.id
E-mail : prilianayuminarni@gmail.com
ABSTRAK
STIKes Muhammadiyah Pringsewu Lampung merupakan satu Perguruan Tinggi Swasta yang memanfaatkan
teknologi informasi dan memiliki fasilitas lengkap untuk mendukung pembelajaran mahasiswa. Namun
disamping fasilitas yang lengkap dan pemanfaatan teknologi informasi, STIKes Muhammadiyah Pringsewu
Lampung memiliki kelemahan yang cukup kompleks dalam pengolahan data dalam perpustakaan.Pengolahan
data yang perpustakaan yang akurat akan menentukan mutu dan hasil pelayanan kepada anggota perpustakaan.
Namun sistem yang berjalan saat ini membuat pustakawan akan mengalami kesulitan dalam pengolahan data
koleksi, data anggota perpustakaan, data peminjaman koleksi dan pengembalian koleksi beserta perhitungan
denda bagi setiap anggota yang terlambat mengembalikan koleksi. Untuk mengatasi permasalahan tersebut
diperlukan sebuah sistem perpustakaan perguruan tinggi berbasis web sebagai penunjang informasi bagi
anggota. Pada sistem berbasis web, anggota perpustakaan dapat mencari koleksi lebih cepat.
Kata Kunci : Pegolahan Data, Perpustakaan, Koleksi
1.

PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Dalam era
globalisasi sekarang ini
perkembangan dunia informasi sangat cepat
ditunjang dengan perkembangan teknologi yang
semakin canggih. Komputer merupakan alat
penunjang perkembangan teknologi informasi. Oleh
sebab itu suatu lembaga akan mempunyai nilai lebih
jika menggunakan komputer dalam mengelola
sistem informasinya daripada secara manual. Dapat
dikatakan sistem informasi yang menggunakan
komputer
akan
menunjang
efisiensi
dan
produktivitas yang tinggi.
STIKes Muhammadiyah Pringsewu Lampung
adalah Perguruan Tinggi Swasta dengan konsentrasi
bidang kesehatan. Bentuk Pelayanan untuk
mahasiswa, dosen dan karyawan di STIKes
Muhammadiyah Pringsewu salah satunya adalah
pelayanan perpustakaan. Perpustakaan STIKes
Muhammadiyah Pringsewu sendiri sudah memiliki
E-Library yang menyajikan informasi tentang
perpustakaan itu sendiri meliputi judul-judul koleksi
yang tersedia.
Melihat sistem informasi yang sudah ada namun
untuk pelayanan bagi beminjam belum tercakup di
dalamnya, maka dipandang perlu disediakan aplikasi
system informasi pelayanan yang meliputi proses
pendaftaran
anggota,
peminjaman
buku,
pemgembalian buku dan pembayaran denda. Seiring
dengan perkembangan teknologi saat ini dengan
menggunakan alat bantu software dan database akan
lebih mudah dalam membuat suatu aplikasi sistem
informasi pelayanan Perpustakaan dan sangat
membantu membantu mengatasi permasalahan yang
ada. Sehingga seluruh proses yang ada dapat
berjalan lebih cepat dan meminimalkan kesalahan-

kesalahan akibat human error, serta pelayanan

kepada mahasiswa, dosen dan karyawan.
1.2. Rumusan Masalah
Rumusan masalah penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Bagaimana
mengetahui
proses
pendaftaran anggota Perpustakaan?
2. Bagaimana
mengetahui
proses
peminjaman
koleksi
dan
pengembaliannya?
3. Bagaimana mengetahui jumlah denda
apabila pengembalian koleksi terlambat
dari waktu yang ditentukan.
1.3. Batasan Masalah
Masalah yang akan dibahas dalam
penelitian ini adalah proses pelayanan
Perpustakaan untuk mahasiswa, dosen, dan
karyawan. Proses Pelayanan tersebut
meliputi Pendaftaran anggota, peminjaman,
pengembalian koleksi dan pembayaran
denda.
1.4. Tujuan
Tujuan dari pelaksanaan penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1. Mendesain
dan
mengembangkan
system yang telah ada serta mengatasi
permasalahan-permasalahan yang ada
pada sitem informasi Pelayanan
Perpustakaan
di
STIKes
Muhammadiyah Pringsewu Lampung
2. Mengurangi human error pada saat
dokumentasi proses peminjaman
1.5. Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh adalah
sebagai berikut:
1. Bagi
STIKes
Muhammadiyah
Pringsewu Lampung:

a.

2.

Mempermudah dalam pengolahan

data terutama dalam pengolahan
pendaftaran anggota Perpustakaan
dan proses peminjaman koleksi di
Perpustakaan.
b. Peyimpanan data lebih akurat dan
aman sehingga tingkat kesalahan
dapat diminimalisasi
Bagi mahasiswa
a. Sebagai sarana penerapan disiplin
ilmu yang diperoleh selama di
bangku kuliah
b. Memperluas ilmu dan wawasan
dalam menghadapi dunia kerja di
era teknologi yang semakin
berkembang pesat.

2. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut (Jogiyanto, 2005) Sistem (System)
dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan
dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan
prosedur, system dapat didefinisikan sebagai
kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai
tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan
dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem
akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai
kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas,
pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku
besar. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat
didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang
saling berhubungan satu dengan yang lainnya
membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan
tertentu. Contoh sistem ini didefinisikan dengan
pendekatan ini misalnya adalah sistem komputer
yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat
keras dan perangkat lunak.
2.2 Karakteristik Sistem
Suatu
sistem
mempunyai
karakteristik.
Karakteristik sistem adalah sebagai berikut:
1. Komponen Sistem (components system)
2. Batas Sistem (boundary system)
3. Lingkungan Luar Sistem (environments
system)
4. Penghubung Sistem (interface system)
5. Masukan Sistem (input system)
6. Keluaran Sistem (output system)
7. Pengolah Sistem (process system)
8. Sasaran Sistem (objective system)
2.3 Konsep Informasi
Menurut
(Mcfadden,
dkk
1999)
mendefinisikan informasi sebagai data yang telah
diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan
pengetahuan seseorang yang digunakan data
tersebut. Shanon dan Weaver, dua orang insinyur
listerik, melakukan pendekatan secara matematis
untuk mendefinisikan informasi (Kroenke, 1992).
Menurut mereka, informasi adalah jumlah
ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan
diterima. Artinya, dengan adanya informasi, tingkat

kepastian tidak meningkat. Menurut (Davis, 1999)

informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini
atau saat mendatang.
2.4 Sistem Informasi Perpustakaan
2.4.1. Pengertian Perpustakaan
Sistem Informasi Perpustakaan menurut (Davis
2003) Sistem Informasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan data harian, penunjang
kegiatan dalam penyimpanan data, dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
Sistem Informasi Perpustakaan merupakan
perangkat lunak yang didesain khusus untuk
mempermudah pendataan koleksi perpustakaan,
katalog , data anggota/ peminjam, transaksi dan
sirkulasi
koleksi
perpustakaan
berdasarkan
(SIPERPUS, 2009)
2.4.2. Jenis-jenis Perpustakaan
Berdasarkan (Keputusan Mendikbud, 2009)
tentang pokok-pokok kebijakan pembinaan dan
pengembangan perpustakaan di Indonesia ada
beberapa jenis perpustakaan antara lain:
1. Perpustakaan Nasional
2. Perpustakaan Wilayah
3. Perpustakaan Umum
4. Perpustakaan Sekolah
5. Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.4.3. Fungsi Perpustakaan
Perpustakaan sebagai salah satu lembaga yang
berperan aktif dalam peningkatan sumber informasi
dan peningkatan sumber daya alam, sangatlah
penting artinya dalam usaha mencerdaskan
kepentingan bangsa.
Perpustakaan dilambangkan sebagai tempat
bertanya dalam sumber informasi tentang ilmu
pengetahuan yang sifatnya khusus maupun umum.
Jadi secara umum tujuan perpustakaan pada waktu
sekarang ini ialah agar setiap orang yang dating ke
perpustakaan mencari informasi dan kebutuhankebutuhan ilmu pengetahuan tidak akan pulang
dengan tangan hampa, tetapi pasti akan mendapat
segala apa yang dibutuhkan.
2.5 Analisis Sistem
Menurut (Mulyadi, 2001) analisis sistem adalah
suatu proses yang membantu pemakai informasi
dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan
oleh pemakai dalam melaksanakan pekerjaannya.
Menurut (Bodnar dan Hopwood, 2001) analisis
sistem adalah suatu formulasi dan evaluasi solusisolusi dari masalah sistem, penekanan dalam analisis
sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem.
2.6 Algoritma atau Program
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart)
yang menunjukan alir (flow) di dalam program atau
prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan
terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk
dokumentasi menurut (FitzGerald dan Waren

D.Stalling, 1981). Untuk merancang bagan alir pada

sistem ini digunakan bagan alir sistem
Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini
sangat membantu sekali di dalam komunikasi
dengan pemakai sistem untuk memahami sistem
secara logika. Diagram yang menggunkan notasi
notasi ini untuk menggambarkan arus dari data
sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus
data (data flow diagram atau DFD) menurut (Gane
dan Sarson, 1979)
Data Flow Diagram (DFD) sering
digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang
telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan
dengan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir
(misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau
lingkungan fisik dimana data tersebut akan
disimpan.
3. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1 Identifikasi Masalah
Dalam pengelolaannya dalam memberikan
pelayanan Perpustakaan pada STIKes
Muhammadiyah Pringsewu Lampung masih banyak
masalah yang harus diatasi, penulis menemukan
beberapa permasalahan antara lain :
1. Pendaftaran
Anggota
Perpustakaan
membutuhkan waktu yang cukup lama dan
sering terjadi kesalahan dalam input data
anggota
perpustakaan
oleh
petugas
Perpustakaan
2. Pencarian nama anggota untuk mengetahui
koleksi yang dipinjam dan banyaknya tidak
dapat dilakukan secara otomatis
3. Dalam mengetahui jumlah koleksi yang
tersedia tidak bisa dilakukan dengan cepat.
4. Perhitungan jumlah denda jika terjadi
keterlambatan pengembalian koleksi tidak
akurat dan prosesnya tidak cepat
5. Dalam pengarsipan yang berbentuk dokumen
tertulis membutuhkan ruang dan biaya lebih
banyak.
3.2

Analisis Kelemahan Sitem

Tujuan utama analisis sistem ini adalah untuk
mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang
dihadapi, dalam hal ini sistem sirkulasi perpustakaan
STIKes Muhammadiyah Pringsewu Lampung. Hal
ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui
permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan
organisasi dan juga untuk mengetahui kelemahan
yang ada pada sistem yang baru.
3.3 Analisis Kinerja (Performance)
Adalah kemampuan atau peningkatan
terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru
sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari
Troughput dan Response Time. Troughput adalah
jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat
tertentu. Jadi ini berhubungan dengan seberapa
maksimal pekerjaan yang dapat dilakukan oleh
petugas perpustakaan STIKes Muhammadiyah

Pringsewu Lampung pada saat proses peminjaman,

pengembalian atau pencarian data buku itu berjalan.
3.4 Analisis Informasi (Information)
Informasi merupakan elemen yang sangat
penting, sebab informasi merupakan titik awal untuk
mengoreksi keadaan dalam organisasi.
3.5 Analisis Ekonomi (Economy)
Dalam aspek ekonomi menjadi motivasi paling
utama bagi suatu proyek. Biaya menjadi
acuan yang sangat penting dalam pembuatan sistem
informasi perpustakaan terkomputerisasi karena
tak sedikit biaya yang dikeluarkan oleh pihak
sekolah namun informasi yang akurat dan tepat
waktu untuk pengambilan keputusan tak sebanding
yang dikeluarkan.
3.6 Analisis Pengendalian (Control)
Analisis kontrol merupakan peningkatan
terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan
terjadi. Pengendalian atau control dalam sebuah
sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk
menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap
penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk
menjamin keamanan data atau informasi.
3.7 Analisis Efisiensi (Efficiency)
Sumber daya yang ada mempunyai hubungan
dengan efisiensi, dengan kata lain bila sumber
daya yang digunakan tidak boros maka akan lebih
efisien.
3.8 Analisis Pelayanan (Services)
Pelayanan dari segi informasi, mempunyai
sasaran baik bagi pihak institusi, mahasiswa ataupun
karyawan. Koordinasi yang belum teratur pengenai
pengolahan data, penyimpanan laporan serta
dokumentasi perpustakaan akan menurunkan
kualitas pelayanan yang nantinya akan membuat
kerja dari staff pengelola perpustakaan tersebut
lamban sehingga membuat minat baca untuk
keperpustakaan akan berkurang.
3.9 Analisis Kebutuhan Informasi
Informasi yang ada dalam sistem informasi data
sirkulasi perpustakaan masih kurang dikarenakan
pengolahan data yang masih manual, sehingga
proses penyajian informasi lambat, serta informasi
kurang akurat dimana data-data yang tidak tercatat
yang dibutuhkan dalam laporan.
3.10

Analisis Kebutuhan Teknologi

Perancangan dan pengembagan suatu sistem
memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi
yang lebih cepat, tepat dan berkualitas.
3.11 Analisis Kelayakan
Studi
kelayakan
merupakan
proses
mempelajari dan menganalisa masalah yang telah
ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus
dicapai.

4. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI

4.1 Perancangan Sistem
Rancangan sistem secara umum dilakukan
dengan maksud untuk memberikan gambaran
umum kepada user tentang sistem baru atau sistem
yang diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasikan
komponen-komponen sistem informasi yang akan
dirancang secara rinci.
4.2 Perancangan Basis Data

4.3

DFD Level 0
Penerbit
Data koleksi

Informasi Diri Anggota

Informasi Review
Informasi Pinjam
Informasi Koleksi

Informasi Berita
Informasi Data Diri
Informasi Data Anggota
Informasi Koleksi
Informasi Pinjam

kd_penulis
email
kd_kategori

alamat

Sistem Informasi
Perpustakaan

\\
Anggota

penulis

Pustakawan

deskripsi

kategori

deskripsi
kd_penerbit
Kategori

Penulis

jenis_buku

Data Berita
Data Diri
Validasi Data Anggota
Validasi Data Koleksi
Validasi Data Pinjam

Data Diri Anggota

Data Review
Data Pinjam

penerbit
kd_jenis

deskripsi

Gambar 3.2
Diagram Level 0

telp

memiliki

memiliki

alamat

Jenis
Penerbit

email

memiliki

memiliki

4.4

DFD Level I
1.1
Pengolah
an Data
Pustakaw
an

deskripsi
tbl_admin

Buku
id_pinjam
no_buku
kd_jenis

judul

meminjam
tgl_pinja
m

isbn
kota

bts_kemb
ali

kd_penulis

tgl_kemb
ali

kd_penerbit

admin

thn_terbit
Anggota

Validasi Data
Anggota

Validasi Data
Pinjam
Informasi Pnjam
Informasi Data Diri
Anggota

status

seri
deskripsi
nama

email

jns_kelamin

password

tgl_entry

Informasi
Koleksi

Informasi Berita
Pinjam

Pustakawan

Validasi Data
koleksi

denda

kondisi

1.2
Pengolaha
n Data
Beritan

Informasi
Data Diri

Data Koleksi

tgl_entry
gambar

edisi

Data Diri

Data Berita

kd_kategori

jml_buku

Penerbit

tbl_berita

tbl_anggota
1.5
Pengolah
an Data
koleksi

1.4
Pengolahan
Data
Anggota

Informasi
Koleksi

tbl_pinjam

Data Diri Informasi Data Diri

Anggota
Anggota
tbl_buku

Gambar 3.1
ERD Diagram

Data Pinjam

Anggota

informasi
Pinjsm
Informasi
Berita
Data Review

Informasi Review

1.5
Pengolah
an Data
Review

Gambar 3.3
Diagram Level 1

tbl_review

1.3
Pengolah
an Data
Pnjam

4.5

Implementasi Sistem
Setelah melakukan perancangan sistem yang
telah dibahas, maka untuk tahap selanjutnya yaitu
implementasi sistem. Pada tahapan implementasi
sistem, kita akan melakukan beberapa kegiatan yang
mendukung dalam pembuatan sistem yang telah
dirancangsebelumnya.

5. PENUTUP
5.1 KESIMPULAN
Dari hasil penelitian dan analisis yang telah
lakukan di STIKes Muhammadiyah Pringsewu
Lampung pada sistem informasi pengelolaan
perpusatakaan, maka dapat diambil kesimpulan
sebagai berikut:
1. Sistem informasi yang diimplementasikan
pada STIKes Muhammadiyah Pringsewu
Lampung berupa layanan sistem informasi
perpusatakaan untuk mengatur segala
resource koleksi yang ada di perpusatakaan.
Dengan rancangan tampilan yang diatur
sedemikian
rupa
sehingga
mudah
dimengerti,
bentuk
output
dibuat
sedemikian rupa sehingga sesuai dengan
kebutuhan, mudah diterima, mudah dibaca
dan dapat dilihat isinya dengan cepat.
2. Adanya basis data sebagai tempat
penyimpanan data, menjadikan segala
aktivitas dapat dengan cepat direview
kembali jika dibutuhkan. Pengguna hanya
dengan sedikit bekerja tetapi menghasilkan
output yang banyak dan bermanfaat.
5.2 SARAN
1.

2.

Dengan sistem informasi yang baru,

pengguna disarankan untuk memperahtikan
kekurangan dan kelemahan sistem agar
dapat segera dicari pemecahan masalahnya
dan segera dapat diperbaiki.
Agar kegiatan yang dilakukan hasilnya
maksimum perlu ditingkatkan ketelitian
personil untuk menghindari kesalahan. Dan
perlu adanya tenaga ahli yang menguasai
bidang komputer untuk mengolah data
Sirkulasi melalui sistem komputer yang
telah dikembangkan.

3.

Mengingat sering diberbagai instansi atau

institusi
telah
melakukan
sistem
komputerisasi dengan sarana dan prasarana
yang sudah memadai maka penyusun
menyarankan
kepada
STIKes
Muhammadiyah Pringsdewu Lampung
perlu mengoptimalkan suatu pekerjaan
dengan
cara
menerapkan
sistem
yangterkomputerisasi dengan mengadakan
pelatihan
SDM
bagi
karyawan
perpustakaan untuk penguasaan sistem
yang baru.
Sistem yang dirancang hanya dapat digunakan untuk
pengolahan data koleksi termasuk proses
peminjaman koleksi dan menghasilkan laporanlaporan mengenai sirkulasi perpustakaan, sistem ini
diharapkan nantinya dapat dikembangkan lagi
sehingga menghasilkan informasi yang lengkap.

DAFTAR PUSTAKA
FitzGerald, Jerry., Ardra F. FitzGerald & Waren
D.Stalling, Jr.(1981) Fundamentals of sistems
Analysis. New York: John Willey & Sons. Edisi
Kedua Hal 278
Gane,Chris & Trish Sarson.(1979) Structured Sistem
Analysis: Tools and Techniques. Englewood
Cliffs, NJ:Prectice-Hall. Hal 25
http://i-sofmedia.blogspot.com/2010/08/sisteminformasi-perpustakaan-siperpus.html. Diakses
pada tanggal 15 Agustus 2013
Jogiyanto HM. (2005) Sistem Teknologi Informasi.
Yogayakarta: Andi Offset
Keputusan Mendikbud no. 0103/0/1981 tanggal 11
maret 1981