BAB I

DESKRIPSI PERUSAHAAN
Pembentukan perusahaan Sosro bermula sejak tahun 1940 oleh keluarga Sosrodjojo
di kota Slawi, Jawa Tengah yang menciptakan teh botol dengan merek Teh Cap Botol.
Tahun 1953, teh cap botol diperkenalkan di daerah Jakarta dengan cara membagikan
kepada orang-orang yang ada di pasar dan penjualan masih menggunakan gelas minum.
Gagasan muncul pada tahun 1969 yaitu menjual teh siap minum dalam kemasan botol dan
pada tahun 1974 didirikan PT Sinar Sosro.
1.1

SUMBER DANA
Sumber pendanaan awal PT Sinar Sosro di dapat dari investasi awal oleh Bpk.

Sosrodjoyo sekaligus sebagai pendiri PT Sinar Sosro. Untuk pendanaan selanjutnya PT

Sinar Sosro berasal dari penerbitan saham dan pinjaman dari pihak eksternal perusahaan.
Hal ini didasarkan pada laporan posisi keuangan PT Sinar Sosro pada tahun 2014
(lampiran 1). Laporan posisi keuangan menunjukkan modal PT Sinar Sosro sebesar Rp
2.991.729.101.712. Sedangkan jumlah kewajiban adalah sebesar 5.234.655.914.665 yang
terbagi atas kewajiban lancar sebesar Rp. 1.924.434.119.144 dan kewajiban jangka
panjang sebesar Rp. 3.310.221.795.521.
Berdasarkan rincian komposisi sumber pendanaan PT Sinar Sosro lebih banyak
dari pihak eksternal daripada berasal dari saham yang dikeluarkan oleh perusahaan,
dikarenakan perusahaan mempertimbangkan efisiensi dan efektivitas kredit daripada
menerbitkan saham, sehingga perusahaan tidak harus membayar dividen pada investor
melainkan hanya membayar bunga saja.
1.2 PRODUK
Produk minuman PT. Sinar Sosro ada sembilan macam produk antara lain, teh
botol sosro, fruit tea sosro, sosro joy green tea, teh celup sosro, happy jus, country choice,
tebs, stee, air minum prim-a. the botol sosro merupakan produk unggulan dari PT. Sinar
Sosro daripada produk-produk lainnya. Lebih rincinya mengenai produk dari PT. Sinar
Sosro telah kami lampirkan di lampiran No. 2.
1.3

PASAR
Produk PT Sinar Sosro dijual pada semua kalangan dan lapisan masyarakat. Ada

beberapa jenis produk yang diproduksi untuk kalangan usia tertentu. Meskipun demikian
sebagian besar produk dapat dikonsumsi untuk semua usia. Berdasarkan karakteristik
produk PT Sinar Sosro yaitu minuman ringan maka daerah pemasaran PT. Sinar Sosro

meliputi seluruh Indonesia serta luar negeri. Daerah pemasaran yang volume penjualannya
lebih tinggi dibandingkan daerah pemasaran yang lain adalah wilayah pulau Jawa dan
Sumatera, dan memperluas wilayah pemasaran ke luar negeri antara lain Malaysia,
Singapura, Brunei Darussalam, sebagian Timur Tengah, Afrika, Australia, State of
Queensland, State of New South , Vietnam dan Amerika.
1.4

KONDISI PERUSAHAAN
Kompetitor perusahaan PT Sinar Sosro di Indonesia untuk perusahaan sejenis

cukup banyak, antara lain Cocacola Company, PT. Erindo Mandiri, PT. Sari Wangi AEA.
Untuk jenis minuman PT Sinar Sosro mengandalkan merek Teh Botol Sosro, sedangkan
untuk jenis minuman ringan mereka mengandalkan merek Fruit Tea Sosro. Di dua jenis
minuman ini PT. Sinar Sosro mengklaim dari salah satu produk minuman tersebut sebagai
market leader. Meskipun makin banyak pesaing PT Sinar Sosro masih mampu bertahan
dengan slogannya Apapun makanannya, minumnya teh botol sosro. Hal ini tentu
menjadi kekuatan bagi PT Sinar Sosro menguasai pasar dengan slogan tersebut yang
meyakinkan masyarakat untuk mengkonsumsi produk dari Perusahaan ini.
1.5

STRUKTUR ORGANISASI
Perusahaan dikelola oleh Dewan Direksi, dibawah pengawasan Dewan Komisaris

yang anggotanya diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham.Struktur organisasi PT.
Sinar Sosro berbentuk gabungan lini dan fungsional dimana kebijakan dan wewenang
diberikan oleh pimpinan kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing. Pimpinan setiap departemen dapat memberikan perintah kepada semua
staf dan anggota yang ada sesuai dengan bidang kerjanya.Pembagian pekerjaan pada PT.
Sinar Sosro dibagi menurut fungsi yang telah ditetapkan.Setiap personil diberikan tugas
dan tanggung jawab sesuai dengan dasar kualifikasinya. Adapun bagan struktur organisasi,
tugas serta wewenang di PT. Sinar Sosro dapat dilihat pada lampiran 3.
BAB II
PEST ANALYSIS
2.1

POLITIC RISK
Adanya regulasi baru yaitu Peraturan Menteri Perindustrian No. 2 Tahun 2014

tentang tata cara pemberian izin usaha kawasan Industri dan Izin perluasan kawasan
Industri. Hal ini mengakibatkan perusahaan-perusahaan industri termasuk juga PT. Sinar
Sosro tidak secara mudah bisa memperluas kawasan industry dikarenakan izin perluasan
usaha lebih ketat dibandingkan dengan sebelum pemberlakuan peraturan tersebut.

Tidak hanya kebijakan larangan impor, namun kebijakan pemerintah yang lain
yaitu dengan menaikkan UMR (Upah Minimum Regional) mulai tahun 2014
menyebabkan beban gaji yang ditanggung oleh perusahaan meningkat sehingga untuk
menutupi beban tersebut perusahaan menaikkan harga jual produknya.
Untuk menaanti Peraturan Pemerintah No. 47 Tahun 2012 tentang Tanggung Jawab
sosial dan Lingkungan Perseroan Terbatas, maka PT. Sinar Sosro diwajibkan
melaksanakan CSR serta melaporkan sebagai laporan tahunan CSR. Untuk merealisasikan
peraturan tersebut maka diperlukan biaya tinggi dalam kegiatannya sehingga beban
perusahaan naik serta laba perusahaan menjadi turun.
2.2

ECONOMY RISK
Menguatnya Dolar pada mulai awal tahun 2014 berkisar di Rp 11.000 per Dolar

AS menyebabkan PT. Sinar Sosro lebih membatasi impor gula yang berasal dari Thailand.
Kondisi demikian membuat perusahaan tidak maksimal dalam produksi sehingga PT. Sinar
Sosro melakukan alternative lain yaitu mencampur gula Impor dengan gula lokal untuk
meminimumkan biaya impor serta biaya kurs.
Tingkat inflasi yang meningkat sebesar 8,38% tahun 2013 mengakibatkan PT.
Sinar Sosro menambah margin keuntungan atas harga pokok penjualan untuk mencegah
timbulnya kerugian atas inflasi di Indonesia. Kondisi ini mengakibatkan penurunan tingkat
pembelanjaan konsumen yang berdampak negatif terhadap pendapatan PT Sinar Sosro.
Tingkat BI rate yang naik menjadi 7,5% mengakibatkan beban bunga obligasi
maupun beban bunga utang jangka panjang lainnya meningkat sehingga membuat PT.
Sinar Sosro mempertimbangkan beban bunga jika ingin menambah utang perusahaan.
2.3

SOCIAL RISK
Gaya hidup masyarakat saat ini yang menginginkan berbagai hal yang instan dan

praktis, mendorong PT Sinar Sosro melakukan inovasi-inovasi pada produknya. Sebagai

contoh, pada awalnya PT Sinar Sosro hanya memproduksi minuman teh dalam kemasan
botol kaca, namun jika hal ini diterapkan dalam kehidupan sekarang, maka tidak lagi
efisien dan tidak praktis bagi konsumen. Sehingga PT Sinar Sosro melakukan diferensiasi
produk dengan cara memproduksi teh dalam kemasan botol plastik.
Tidak hanya mengenai gaya hidup, bertambahnya jumlah pengangguran saat ini
juga mengakibatkan PT Sinar Sosro melakukan terobosan dengan membuka divisi-divisi
baru untuk membuka lapangan pekerjaan, salah satunya adalah divisi pengolahan limbah.
Pendapatan masyarakat Indonesia yang rata-rata menengah kebawah membuat
mereka lebih memilih untuk membeli makanan maupun minuman ringan dengan harga

yang terjangkau seperti halnya produk-produk PT. Sinar Sosro sehingga kondisi ini dapat
menyebabkan permintaan produk meningkat.
2.4

TECHNOLOGY RISK
Media sosial merupakan salah satu produk perkembangan teknologi. Berbagai jenis

media sosial berkembang misalnya facebook, twitter dan lain sebagainya. Adanya media
sosial dapat membantu PT Sinar Sosro untuk melakukan promosi. Oleh karena itu PT
Sinar Sosro harus memiliki media sosial perusahaan. Melalui media sosial pula PT Sinar
Sosro dapat mempublikasikan setiap kunjungan dari pihak luar perusahaan. Hal ini akan
menunjukkan PT Sinar Sosro menghargai setiap pihak yang berkepentingan dengan PT
Sinar Sosro sehingga meningkatkan citra yang positif bagi perusahaan.
Perkembangan teknologi pada saat ini semakin cepat, teknologi telah menjangkau
hampir semua aspek kehidupan. Berbagai penemuan mesin-mesin canggih baik di dalam
dan luar negeri berpengaruh terhadap perusahaan-perusahaan yang memanfaatkan
teknologi dalam proses operasionalnya. Dalam hal ini, PT Sinar Sosro sebagai perusahaan
teh yang selama ini memanfaatkan tenaga manusia dituntut untuk memanfaatkan teknologi
mesin sehingga bermanfaat untuk efisiensi dan meningkatkan tingkat produksi. Mesinmesin tersebut antara lain mesin pengangkut krat (tempat penampung botol), alat deteksi
kotoran dalam botol dan teknologi canggih untuk mengolah limbah.
Banyak penemuan-penemuan alat pengolahan limbah, mendorong PT. Sinar Sosro
untuk lebih mendaya gunakan limbah dari bahan baku teh untuk meningkatkan pendapatan
lain-lain perusahaan. Limbah sisa penyeduhan teh tersebut kemudian diolah dengan alatalat pengolah limbah untuk menyaring teh dengan air yang selanjutnya dikeringkan
menjadi pupuk kompos yang kemudian dijual untuk meningkatkan pendapatan lain-lain
perusahaan.
BAB III
SWOT ANALYSIS
Kami melakukan analisis Strenght, Weakness, Oppurtunity, Threat (SWOT) untuk
menilai kelemahan dan kelebihan perusahaan dari segi internal dan eksternal. Berikut hasil
analisis kami:
3.1

STRENGHT

1.

Kredibilitas perusahaan

Kredibilitas perusahaan selama bertahun menjadi dasar terbentuknya trust (kepercayaan)

dari para stakeholder.
2.

Harga yang cukup terjangkau

Dengan harga yang cukup terjangkau, mampu menjangkau masyarakat kelas menengah ke
bawah.
3.

Pengolahan menggunakan mesin modern

Dalam produksi PT. Sinar Sosro menggunakan mesin paling modern dari Jerman yang
dilakukan untuk menghasilkan produk terbaik dengan standar kualitas terjaga.
4.

High Quality control

Pengendalian mutu produk yang sangat diperhatikan dan dijaga baik dengan
memperkerjakan staf ahli dibidangnya.
5.

Membantu Perekonomian Petani Indonesia.

Dengan berbahan baku utama teh dan gula maka PT. Sinar Sosro juga membantu
meningkatkan kesejahteraan Petani Indonesia khususnya petani teh dan tebu.
3.2 WEAKNESSESS
1.

Kurang Promosi

Merasa menjadi brand yang lama sosro kurang gencar melakukan promosi baik iklan
media visual maupun cetak.
2.

Kurang Inovasi Diferensial

PT. Sinar Sosro memiliki sedikit

varian produk sebab hanya berkutat pada produk

minuman.
3.

Kemasan Produk yang kurang variatif

PT. Sinar Sosro kurang melakukan inovasi-inovasi dalam kemasan sehingga hal ini dapat
menyebabkan konsumen bosan.
4.

Terkadang tidak semua daun teh bisa terpakai

Dikarenakan mengedepankan kualitas produk, PT. Sinar Sosro melakukan kualifikasi

terhadap bahan baku terutama teh yang akan diproduksi, sehingga terdapat bahan baku
yang tidak lolos kualifikasi mutu dan tidak terpakai.
3.3 OPPORTUNITIES
1.

Gaya hidup yang serba praktis

Semakin banyaknya kesibukan maka semakin banyak orang menginginkan hal yang
praktis.Produk-produk PT. Sinar Sosro menjawab permintaan jaman dengan memproduksi
produk dengan kemasan yang praktis dan mudah dibawa kemana-mana.
2.

Tingginya permintaan akibat Gobal Warming

Tingginya tingkat kerusakan lingkungan atau global warming menyebabkan suhu panas
sehingga banyak yang membutuhkan minuman segar seperti produk-produk dari PT. Sinar
Sosro.

3.

Saat ini banyak masyarakat penggemar produk teh siap saji yang ingin mencoba

variasi rasa baru dari produk teh tersebut. Hal ini tentunya akan membuka peluang
yang lebih besar bagi Sosro dibandingkan dengan perusahaan minumanteh siap saji
lainnya, untuk melakukan inovasi produk dalam hal rasa. Dengandemikian

peluang

pangsa pasar Sosro akan lebih besar dibandingkan denganperusahaan minuman siap
saji lainnya.
3.4 THREATS
1.

Global Warming

Kerusakan Lingkungan atau global warming dapat mengganggu produktifitas bahan baku.
hal ini dikarenakan cuaca yang tidak menentu membuat produktifitas teh tidak stabil dan
bahkan bisa terancam gagal panen akibat kemarau panjang.
2.

Pesaing baru yang semakin banyak

Banyaknya perusahaan-perusahaan baru yang sejenis dengan PT. Sinar Sosro dan lebih
kreatif membuat pangsa pasar PT. Sinar Sosro berkurang sehingga penjualan menurun.
3.

Tingkat urbanisasi yang tinggi

Meningkatnya urbanisasi megakibatkan jumlah petani teh semakin menurun yang

memberikan dampak kekurangan tenaga petani serta menurunkannya pasokan bahan baku.
4.

Pengaruh kondisi perekonomian yang tidak stabil saat ini, dimana harga-harga

bahan baku di pasaran meningkat. Hal tersebut akan menjadi ancaman bagi PT. SINAR
SOSRO dimana daya beli masyarakat akan menurun, karena dengan masyarakat akan
cenderung lebih memilih untuk membeli produk lain yang lebih berguna bagi
kelangsungan hidup mereka, misalnya seperti sembako.
BAB IV
PROGRAM AUDIT
Berikut beberapa langkah yang terdapat dalam program audit, namun untuk lebih
lengkapnya kami lampirkan di lampiran No. 3.
1.

Dapatkan SOP (Standar Operasional Prosedure) Perawatan Inventaris dan

Pengadaan Barang
Berdasarkan permasalahan di survey pendahuluan mengenai kerusakan CCTV
sebesar 65%, kami mengindikasikan bahwa penyebabnya karena kurangnya perawatan
inventaris atau karena mekanisme seleksi vendor yang kurang baik. Maka langkah kami
yang pertama sebelum melakukan prosedur audit lainnya yaitu mendapatkan SOP (Standar
Operasional Prosedur) perawatan inventaris PT. Sinar Sosro. Jika perusahaan mempunyai

SOP inventaris maka kami akan mempelajari SOP tersebut terutama operasional perawatan
barang. Jika perusahaan tidak mempunyai SOP maka hal ini mengindikasikan bahwa
perusahaan tidak memperhatikan pentingnya SOP untuk mengatur langkah-langkah kerja
dan sistematika kerja yang jelas dalam sebuah perusahaan sehingga perawatan tidak
dijalankan dengan baik dan teratur.
Untuk mendukung temuan pada SOP perawatan inventaris maka kami juga
memerlukan SOP pengadaan barang. Kami selanjutnya juga mempelajari SOP pengadaan
barang yang mencakup; kebijakan umum dalam pengadaan barang; etika pengadaan;
kualifikasi, tugas pokok, dan tanggung jawab personil bidang pengadaan; persyaratan
penyedia barang; serta mekanisme pengadaan barang. Hal ini kami butuhkan apakah
permasalahan yang kami temukan dalam survey pendahuluan mengenai kerusakan CCTV
tersebut disebabkan karena ketidakpatuhan atau ketidaksesuaian prosedur di lapangan
dengan SOP pengadaan barang.
Untuk mendukung dalam temuan kami setelah mempelajari SOP maka kami juga
melakukan langkah prosedur audit lainnya yang pertama yaitu observasi terhadap kegiatan
perawatan inventaris. Observasi dengan cara mengamati langsung kami gunakan untuk
mengetahui bagaimana kegiatan-kegiatan dijalankan apakah sudah sesuai dengan SOP atau
tidak. SOP dapat dijadikan dasar dalam pengujian tingkat kesalahan dan kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas dengan
menggunakan observasi serta wawancara dalam pengujiannya.
Dalam obervasi kami juga sekaligus melakukan wawancara terhadap karyawan
juga untuk mendukung temuan dari observasi dan setelah mempelajari SOP. Kami
melakukan wawancara karyawan yang melakukan perawatan inventaris. Selain wawancara
dengan karyawan yang melaksanakan perawatan inventaris, kami juga melakukan
wawancara dengan karyawan bagian pengadaan. Kami menyiapkan ceklist untuk setiap
interview dan observasi sehingga kami dapat menjalankan tugas dengan efektif, selain itu
kami menggunakan job description pegawai bagian pengadaan barang untuk mengetahui
tugas dan wewenang yang dijalankan oleh karyawan tersebut.
2.

Bandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian

bahan baku
Berdasarkan informasi dari hasil observasi di survey pendahuluan yaitu adanya
kekurangan persediaan bahan baku di Gudang akibat bagian pemesanan bahan baku sering
meretur bahan baku, maka untuk menemukan penyebab pastinya langkah pertama kami
memeriksa terlebih dahulu formulir pemesanan bahan baku yang mengalami retur. Setelah

itu kami membandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian. Hal
tersebut untuk mengetahui apakah formulir pemesanan bahan baku telah sesuai dengan
faktur pembelian baik spesifikasi bahan baku, harga serta jumlahnya.
Mekanisme kegiatan pemesanan bahan baku yang telah kami pelajari dalam
pedoman pemesanan bahan baku, proses pemesanan didahului dengan adanya permintaan
bahan baku dalam bentuk formulir permintaan bahan baku oleh Fungsi Pengguna yaitu
fungsi produksi yang selanjutnya permintaan bahan baku tersebut diteruskan di bagian
pemesanan bahan baku di fungsi pembelian untuk selanjutnya diproses dan dikirm ke
Pemasok. Maka untuk mengetahui keefektifan kami membandingkan apakah jumlah dan
spesifikasi dari pemesanan bahan baku sesuai juga dengan permintaan bahan baku serta
membandingkan rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan dari fungsi
produksi untuk menghitung kuantitas bahan baku. Input untuk perhitungan rasio tersebut
diambil dari jumlah bahan baku yang terdapat di formulir permintaan dan formulir
pemesanan bahan baku. Jika konfirmasi hanya sebagian maka mencari tahu alasan-alasan
atas pengkonfirmasian sebagian tersebut dengan melakukan wawancara karyawan bagian
pemesanan barang.
Adanya retur pembelian bisa saja disebabkan karena bagian permintaan barang atau
pemesanan barang atau pemasok melakukan kesalahan penjumlahan barang ataupun harga.
Maka untuk mendukung temuan, kami melakukan perhitungan ulang juga pada formulir
pemesanan barang, formulir permintaan bahan baku dan faktur pembelian yang telah
masuk di arsip bagian pembelian. Perhitungan ini kami lakukan untuk memastikan bahwa
jumlah yang tertulis di 3 dokumen tersebut telah benar.
3.

Periksa apakah pengadaan dilakukan dengan cara penawaran harga atau

lelang
Berdasarkan masalah pada survey pendahuluan pengenai kerusakan CCTV dalam
waktu kurang setahun maka kami mengindikasikan bahwa terdapat kesalahan atau
ketidakpatuhan terhadap pedoman pengadaan barang, maka perlu pemeriksaan terhadap
mekanisme pengadaan. Pada bagian ini kami memeriksa

apakah perusahaan dalam

melakukan pengadaan dilakukan dengan cara penawaran harga/lelang atau tidak. Untuk
mengetahui hal tersebut maka kami mencari laporan seleksi vendor pada bagian
pengadaan. Jika laporan seleksi vendor kami dapatkan maka perusahaan tersebut
melakukan penawaran harga/lelang dalam mengadakan barang. Apabila tidak didapatkan
maka perusahaan dalam melakukan pengadaan barang bisa saja melakukan pemilihan
sendiri terhadap vendor yang telah tersedia di pasar. Untuk mengetahui alasan-alasan serta

bagaimana pengadaan barang dilakukan jika perusahaan tidak melakukan penawaran

harga/lelang maka kami melakukan wawancara dengan staf pengadaan.
Namun apabila pengadaan dilakukan dengan penawaran harga, maka langkah
selanjutnya jika pengadaan dilakukan dengan cara penawaran harga atau lelang maka perlu
memeriksa apakah perusahaan telah berpedoman pada tata cara atau kriteria yang
ditetapkan dalam kebijakan perusahaan dengan melakukan observasi terhadap bagian
pengadaan.
Untuk mendukung temuan-temuan kami juga melakukan pemeriksaan pada
prosedur

seleksi

vendor

untuk

mengetahui

apakah

mekanisme

seleksi

telah

memperhitungkan harga serta kualitas barang yang dipilih oleh bagian pengadaan barang.
Kami juga memeriksa dengan wawancara bagaimana perusahaan menentukan kriteria
vendor yang dibutuhkan sehingga bisa menetapkan persyaratan dalam hal kualitas dan
faktor relevan lainnya.
Kami juga membaca dan memeriksa terhadap daftar vendor-vendor yang pernah
memenangkan tender pengadaan barang untuk mengetahui apakah pengadaan CCTV
dimenangkan oleh vendor yang pernah memenangkan tender di pengadaan barang lain.
Hal ini kami lakukan untuk mengetahui apakah vendor yang memenangkan beberapa
tender tersebut apakah menjalankan mekanisme resmi dari perusahaaan.
BAB V
TAHAP-TAHAP AUDIT
5.1 SURVEY PENDAHULUAN
Kami telah melaksanakan survey pendahuluan pada PT Sinar Sosro, langkah awal
kami memahami bisnis dan industri klien, kami dapat menilai risiko bisnis klien. Pertama,
dilihat dari lingkungan eksternal bahwa masyarakat menginginkan produk minuman yang
sehat dan bebas bahan aditif minuman. Namun produk-produk dari PT. Sinar Sosro
menggunakan beberapa bahan aditif untuk beberapa jenis produk yang tidak baik
dikonsumsi secara terus menerus. Sehingga hal ini dapat menyebabkan permintaan teh
botol mengalami penurunan. Kedua, dilihat dari internal perusahaan, dalam pengadaan
persediaan bahan baku PT Sinar Sosro menjadikan PT. Gunung Selamet sebagai supplier
tunggal dari mulai berdirinya PT. Sinar Sosro hingga saat ini. Sehingga kebijakan tersebut
menyebabkan PT. Sinar Sosro tergantung penuh dengan PT. Gunung Selamet atas
persediaan bahan baku.

Selanjutnya kami melakukan pertemuan awal dengan Manajer Umum yakni Bapak
Alex Sosrodjoyo. Kami memperoleh informasi yang salah satunya berhubungan dengan
Pengelolaan persediaan. Informasi tersebut kami gunakan sebagai dasar dalam menyusun
tahap-tahap audit berikutnya serta mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi. Selain
informasi mengenai pembelian bahan baku, kami juga mendapatkan informasi bahwa di
PT. Sinar Sosro pada bulan November tahun 2012 melakukan pengadaan barang berupa
CCTV yang berjumlah 320 buah, namun pada bulan Oktober tahun 2013, 65% dari jumlah
CCTV yang telah dipasang mengalami kerusakan. Alasan pengadaan tersebut karena pada
24 Juli tahun 2012, bagian Kasir mengalami kehilangan uang kas perusahaan senilai Rp
150.000.000 dan belum diketahui tersangkanya karena kurangnya fasilitas keamanan,
sehingga pada bulan November tahun 2012 diadakannya CCTV. Berita tersebut kami
temukan juga di Koran Bisnis dan Ekonomi edisi 12 tanggal 25 Juli 2012.
Informasi dari Manajer umum mengenai kerusakan CCTV tersebut kami
bandingkan dengan cara observasi ke bagian monitoring CCTV, memang benar bahwa
hampir seluruhnya CCTV tidak berfungsi dengan baik.
Berikutnya mengenai pengelolaan persediaan kami melihat laporan tahunan
(annual report) yang kami lihat bahwa rasio perputaran persediaan pada tahun 2012 adalah
34

hari dan pada tahun 2013 adalah 63 hari. Perhitungan perputaran persediaan kami

lampirkan pada lampiran No 4. Hal ini menunjukkan penurunan perputaran persediaan pada

perusahaan. Selain itu kami juga telah melakukan observasi ke gudang persediaan bahan
baku dan persediaan produk jadi. Berdasarkan obervasi gudang persediaan produk jadi
kami mendapati penumpukan produk. Sedangkan berdasarkan informasi dari Kepala
Gudang Bahan Baku, bahan baku sering terjadi kekurangan persediaan bahan baku. Hal
ini dikarenakan bahan baku sering mengalami retur dikarenakan tidak sesuai dengan
permintaan dari Fungsi Produksi sehingga membutuhkan proses pemesanan bahan baku
kembali.
Selain wawancara dengan manajer, melihat laporan keuangan, Observasi ke
Gudang dan ruang monitoring CCTV, kami menemukan informasi bahwa dalam Koran
Tempo 25 November 2013, kemarau panjang selama tahun 2013 mengakibatkan hasilhasil bumi termasuk dalam hal ini teh mengalami penurunan hasil panen tahun 2013.
Kami telah melakukan penentuan risiko (Risk Assessment) untuk menilai risiko
bisnis Klien terutama fungsi pembelian. Berdasarkan fungsi penentuan risiko dapat
diperoleh skor risiko 80 dengan rating tinggi.Untuk perhitungan selengkapnya mengenai
Risk Assessment dapat dilihat di lampiran No. 5.

Kami juga telah melakukan SWOT dan PEST analysis , PEST analisis kami bahas
pada bab II . SWOT analisis kami bahas pada bab III.
Berdasarkan pembahasan kami di atas tujuan audit kami adalah pada fungsi
Pembelian kami memfokuskan ruang lingkup audit yaitu

Pengadaan

Pemesanan bahan baku

5.2

PERENCANAAN AUDIT

5.2.1 Jadwal pelaksanaan audit

Pelaksanaan audit PT. Sinar Sosro membutuhkan waktu 3 bulan mulai 11 Januari
2014 hingga 11 April 2014 dengan rincian sebagai berikut:
1. Pembentukan tim auditor satu minggu sebelum pemeriksaan lapangan yaitu tanggal 8
Januari 2014 . Rapat awal pelaksanaan audit tanggal 10 Januari 2014

dengan

mengahadirkan semua tim audit untuk menjelaskan tugas masing-masing anggota tim.
2. Pengumpulan dokumen terkait pembelian kami laksanakan pada 11 Januari 2014
sampai 15 Februari 2014 untuk mengetahui informasi dasar mengenai kegiatan yang
diperiksa. Dokumen-dokumen yang kami kumpulkan meliputi SOP Pembelian bahan
baku, formulir pengadaan barang, rencana kebutuhan barang , anggaran pembelian
perusahaan, dokumen seleksi vendor, daftar vendor-vendor, laporan pengadaan,
formulir pemesanan pembelian, faktur pembelian, kuesioner, formulir permintaan
pembelian dan laporan hasil pemesanan barang
3. Survey lapangan kami lakukan pada tanggal 18 Februari 2014 sampai dengan 20
Februari 2014 . Dalam survey lapangan ini kami mengamati kegiatan mengenai
pengadaan barang dan pemesanan bahan baku. Setelah dokumen terkumpul, kami
melakukan wawancara dengan pihak terkait fungsi pembelian antara lain Kepala
Bagian pembelian, supervisor, dan karyawan bagian pembelian

pada tanggal 26

Februari 2014 sampai 5 Maret 2014 . Observasi terhadap kinerja karyawan bagian
pembelian kami lakukan pada tanggal 9 Maret 2014 sampai 12 Maret 2014 .
4. Pada tanggal 18 Maret 2014 sampai 28 Maret 2014 kami melakukan penyusunan
program audit. Program audit tersebut berisi mengenai tujuan audit dan ruang lingkup
audit, prosedur audit, auditor yang bertanggung jawab dalam prosedur audit dan
tanggal pelaksanaan prosedur audit. Program audit kami kerjakan di Bab IV ,
selengkapnya kami lampirkan di Lampiran No. 3.

5. Evaluasi terhadap hasil audit kami lakukan tanggal 30 Maret 2014 hingga 6 April
2014. Pada tanggal 7 April 2014 sampai 9 April 2014 , kami menyusun laporan audit
berdasarkan bukti-bukti yang telah kami temukan dalam Bagian Pembelian.
6. Pada tanggal 11 April 2014 kami melakukan penyampaian laporan audit manajemen
atas fungsi pembelian PT. Sinar Sosro serta memberikan rekomendasi atas laporan
hasil audit. Laporan audit akan kami serahkan kepada Manajer Umum, Kepala Bagian
Pembelian serta kepada Penanggungjawab Audit.
5.2.2. Pengorganisasian kegiatan audit
Kami menugaskan 5 orang auditor untuk mengaudit fungsi pembelian pada PT.
Sinar Sosro, dengan susunan tugas Penanggungjawab

tim auditor yakni Nurul

Wahyunitasari, SE., MM., Ak. CPA., Ketua Pelaksana Audit yakni Reni Rahmawati. SE.
Ak., MSi., Anggota Tim audit yaitu Firlyna Ramadhani. SE., MM., Risky Wahyu Suci
Hargiana. SE. Ak., Ria Yanuari Pramono. SE. Ak.
5.2.3. Instrumen Audit
Instrumen yang pertama yaitu dokumentasi untuk menelusuri dan mempelajari
dokumen-dokumen perusahaan yang terkait dengan kegiatan pembelian. Dokumentasi
tersebut berupa SOP Pemesanan Bahan Baku untuk mengetahui standar dan kebijakan
dalam pemesanan bahan baku. Selain itu dokumen berupa formulir pengadaan barang,
rencana kebutuhan barang , anggaran pembelian perusahaan, dokumen seleksi vendor,
daftar vendor-vendor dan laporan pengadaan untuk mengetahui mekanisme pengadaan
barang serta dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pengadaan barang.
Instrumen kedua yakni penyebaran kuesioner pembelian kepada para staf
pembelian untuk mengetahui informasi-informasi tambahan dari karyawan bagian
pemesanan bahan bahan baku.
Instrumen selanjutnya yaitu wawancara, kami melakukan wawancara secara tertulis
dengan Kepala Bagian pembelian

dan Manajer Umum untuk mengetahui kebijakan

pembelian yang telah dilakukan dalam kegiatan pembelian barang baik pengadaan barang
maupaun pembelian bahan baku. Kami juga melakukan wawancara dengan karyawan
bagian pembelian , dengan tujuan untuk mengetahui kesulitan-kesulitan yang dihadapi
pegawai dalam proses pembelian
Kami juga melakukan observasi langsung terhadap pelaksanaan proses pembelian ,
untuk mengetahui apakah Pembelian dilaksanakan sesuai kebijakan dan prosedur.

5.3 PENGUMPULAN BUKTI

Kami melakukan pengumpulan bukti pertama yaitu bukti dokumen. Setelah
menjalankan prosedur audit dalam program audit kami menemukan bahwa bagian
pengadaan barang tidak memiliki SOP. Hal ini mengakibatkan perusahaan tidak memiliki
petunjuk bagaimana kegiatan pengadaan barang sebaiknya dijalankan dan dapat
mengakibatkan kegiatan operasional tidak konsisten, tidak efektif, efisien serta ekonomis.
Selain itu berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa karyawan pengadaan,
kami menemukan bahwa barang serta vendor dipilih sesuai dengan keinginan Kepala
Pengadaan dikarenakan tidak ada SOP yang mengatur mekanisme serta kententuan
pengadaan barang. Dikarenakan pengadaan barang dilakukan berdasarkan panduan dari
kepala staf pengadaan, maka kualitas barang tidak diseleksi dengan ketat sehingga rawan
kerusakan selama pemakain barang.
Sedangkan mengenai perawatan inventaris, kami tidak menemukan kesalahan
maupun fraud. Temuan postif tersebut kami buktikan dengan mempelajari SOP perawatan
inventaris serta membandingkan SOP dengan observasi dan wawancara. Kegiatan
perawatan telah sesuai dengan SOP perawatan inventaris.
Antara formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian yang telah kami
perbandingkan, kami tidak menemukan perbedaan baik dalam hal spesifikasi bahan baku,
harga serta kuantitas bahan baku. Namun, kami menemukan perbedaan setelah kami
membandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan formulir permintaan bahan baku,
pada formulir permintaan bagian kolom spesifikasi bahan baku diisi dengan lengkap oleh
Bagian Produksi akan tetapi tidak halnya dengan formulir pemesanan bahan baku,
spesifikasi bahan baku kurang lengkap dan tidak sespesifik formulir permintaan bahan
baku. Sebagai akibatnya perusahaan harus mengembalikan barang yang telah dikirim oleh
pemasok dan mengganti spesifikasi barang yang akan dipesan. Hal ini mengganggu
kegiatan operasi perusahaan dan dapat menunda kegiatan produksi.
Perhitungan ulang atas formulir pemesanan bahan baku, formulir permintaan bahan
baku dan faktur pembelian yang telah kami laksanakan di program audit, kami tidak
menemukan kesalahan dalam perhitungan baik jumlah bahan baku maupun perhitungan
harganya.
Observasi kami lakukan juga dan kami menemukan bahwa kegiatan pengelolaan
pemasok, pemesanan bahan baku, penerimaan barang serta pengelolaan gudang dilakukan
oleh orang yang sama yaitu General Affair. Kondisi demikian mengakibatkan kegiatan
penerimaan dan pembelian tidak dapat berjalan dengan efisien dikarenakan tidak ada

kejelasan antara siapa yang mengelola pembelian dan siapa yang mengelola penerimaan
barang. Terdapat kemungkinan karyawan lalai dalam mendata dan melakukan pengecekan
atas barang yang diterima dari pemasok hal ini karena disaat yang bersamaan dengan
kemungkinan orang yang sama melakukan dua tugas yaitu mengelola pembelian dan
penerimaan barang. Selain itu juga dapat menimbulkan fraud karena bagian pembelian dan
penerimaan barang dilakukan oleh orang yang sama, akhirnya tedapat kemungkinan
melakukan kecurangan dengan memanipulasi dokumen-dokumen.
5.4

ANALISIS DAN PENYIDIKAN DEVIASI

Setelah mempelajari pengumpulan bukti sebagai bahan audit fungsi pembelian,

kami membuat analisis dan penyelidikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang

terjadi untuk fungsi pembelian PT Sinar Sosro:
a. Kriteria

: Barang yang dipesan spesifikasinya harus jelas dan sesuai dengan

kebutuhan perusahaan baik dalam jumlah barang, jenis, kegunaan dan tipe barang.
Kondisi

: Barang yang diterima dari pemasok sudah sesuai dengan pemesanan akan

tetapi pada saat diserahkan ke bagian produksi meminta untuk meretur karena tidak
sesuai dengan kebutuhan
Sebab

: Proses pembelian bahan baku menggunakan formulir dan dokumen-

dokumen sebagai acuan pemesanan, namun tidak ada spesifikasi bahan baku.
Akibat

: Perusahaan harus mengembalikan barang yang telah dikirim oleh

pemasok dan mengganti spesifikasi barang yang akan dipesan. Hal ini mengganggu
kegiatan operasi perusahaan dan dapat menunda kegiatan produksi.
Rekomendasi : Bagian pemesanan bahan baku sebaiknya melakukan pengecekan
kembali atas permintaan pembelian yang masuk dengan menghubungi bagian
produksi untuk meminta konfirmasi dan pengecekan langsung terhadap spesifikasi
barang yang tercantum dalam pemesanan bahan baku apakah sudah sesuai dengan
kebutuhan bagian produksi.
b. Kriteria

: Bagian pengadaan barang harus memiliki SOP sebagai kebijakan dan

panduan formal untuk menjalankan kegiatan operasinya

Kondisi : CCTV 65% rusak dalam kurun waktu setahun karena kualitas yang buruk
Sebab

: perusahaan tidak memiliki SOP sehingga dalam melakukan pengadaan

barang tidak melalui penawaran harga/lelang. Perusahaan melakukan kegiatan

pengadaan barang dengan panduan secara lisan dari Kepala staf pengadaan, dan
beranggapan kegiatan operasional yang dilakukan sekarang tanpa panduan tertulis
sudah berjalan dengan baik dan efektif.

Akibat

: Perusahaan tidak memiliki petunjuk bagaimana kegiatan pengadaan

barang sebaiknya dijalankan dan dapat mengakibatkan kegiatan operasional tidak

konsisten, tidak efektif, efisien serta ekonomis.

Dikarenakan pengadaan barang

dilakukan berdasarkan panduan dari kepala staf pengadaan, maka kualitas barang
tidak diseleksi dengan ketat sehingga rawan kerusakan selama pemakain barang.
Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan membuat SOP pengadaan barang yang mengatur
proses pengadaan barang dan harus disetujui oleh pihak-pihak yang berwenang.
Dalam hal ini mengatur tentang mekanisme pengadaan barang, pemilihan vendor,
pengujian kualitas barang serta ketentuan pasca pembelian dilakukan.
c. Kriteria

: Seharusnya ada pemisahan tugas yang jelas antara bagian penerimaan dan

bagian pembelian. Bagian pembelian seharusnya bertugas menjalankan prosedur yang

bersangkutan dengan pembelian, sedangkan penerimaan barang dilakukan oleh bagian
penerimaan barang atau bagian gudang
Kondisi

: Bagian General Affair melaksanakan tugas meliputi penawaran harga.

pengelolaan pemasok, pemesanan bahan baku, penerimaan barang serta pengelolaan

gudang.
Sebab

: Bagian General Affair melakukan kegiatan pembelian, penerimaan barang

dan pengelolaan gudang, perusahaan beranggapan karena bagian GA mengetahui

spesifikasi barang dan pemasok
Akibat

: Kegiatan penerimaan dan pembelian tidak dapat berjalan dengan efisien

dikarenakan tidak ada kejelasan antara siapa yang mengelola pembelian dan siapa
yang mengelola penerimaan barang. Terdapat kemungkinan karyawan lalai dalam
mendata dan melakukan pengecekan atas barang yang diterima dari pemasok hal ini
karena disaat yang bersamaan dengan kemungkinan orang yang sama melakukan dua
tugas yaitu mengelola pembelian dan penerimaan barang. Selain itu juga dapat
menimbulkan fraud karena bagian pembelian dan penerimaan barang dilakukan oleh
orang yang sama, akhirnya tedapat kemungkinan melakukan kecurangan dengan
memanipulasi dokumen-dokumen
Rekomendasi: Memperjelas struktur perusahaan terutama bagian General Affair
dengan memisahkan bagian dan individu yang melakukan pembelian dan penerimaan
barang. Karyawan yang melakukan pembelian bertugas untuk mengurus segala
prosedur pembelian dan pemesanan barang yang kemudian diberikan kepada bagian
penerima untuk melakukan verifikasi atas barang yang diterima dari pemasok untuk
mencocokan antara pemesanan barang dengan barang yang telah terkirim.