PEMISAHAN DAN PENILAIAN

FAIL DAN REKOD

1

DEFINISI PEMISAHAN
TINDAKAN MENGASINGKAN REKOD MENGIKUT NILAI
SATU TINDAKAN MENGASING DAN MENGALIHKAN
SATU KUMPULAN REKOD DARI SATU LOKASI KE
LOKASI YANG LAIN BERDASARKAN YANG MANA KITA
PERLUKAN.

TINDAKAN SEBELUM PEMISAHAN

KAJIAN DAN PENILAIAN
2

OBJEKTIF PEMISAHAN REKOD

MENGENALPASTI REKOD BERNILAI
KEKAL/SEMENTARA/TIDAK BERNILAI
MEMASTIKAN PENGGUNAAN RUANG SECARA
EKONOMIK

LANGKAH-LANGKAH PEMISAHAN
PENGASINGAN
PENILAIAN
PENYIMPANAN
KEKAL
SEMENTARA
PEMUSNAHAN
4

DEFINISI PENILAIAN
PENGANALISAAN, PENGKAJIAN,
PENTAFSIRAN DAN PENENTUAN KUALITI
MAKLUMAT YANG TERDAPAT DI DALAM
REKOD

OBJEKTIF PENILAIAN REKOD:

MENGHASILKAN TEMPOH SIMPANAN REKOD YANG
MUNASABAH DITERIMA
MENGENALPASTI REKOD TIDAK BERNILAI DAN BOLEH
DIMUSNAHKAN SEGERA
MENGENALPASTI REKOD YANG BOLEH DIPINDAHKAN
PUSAT REKOD
BILIK REKOD DI JABATAN
ARKIB NEGARA

REKOD AKTIF/SEMASA
REKOD-REKOD YANG MASIH DIGUNAKAN
UNTUK PENTADBIRAN HARIAN
JABATAN /AGENSI KERAJAAN

REKOD SEPARUH AKTIF/SEPARUH SEMASA

REKOD-REKOD YANG TIDAK DIGUNAKAN
UNTUK PENTADBIRAN HARIAN/AGENSI
KERAJAAN TETAPI MASIH PERLU DIRUJUK
DARI SEMASA KE SEMASA
8

REKOD TIDAK AKTIF/TIDAK SEMASA

REKOD-REKOD YANG TIDAK DIGUNAKAN UNTUK
PENTADBIRAN HARIAN JABATAN/AGENSI
KERAJAAN DAN TIDAK DIPERLUKAN UNTUK
RUJUKAN PENTADBIRAN
9

SOALAN SEMASA MENILAI REKOD

KENAPA?
SIMPAN
MUSNAH
BERAPA LAMA?
UNTUK SIAPA?
10

APA YANG HENDAK DIKAJI?

GUNANYA
PRIMARY (UTAMA) KEPADA PENGWUJUD
SECONDARY (KEDUA) KEPADA ORANG LAIN

11

NILAI UTAMA (PRIMARY VALUE)

PENTADBIRAN
KEWANGAN
PERUNDANGAN
KEGUNAAN AM
DARI SUDUT PANDANGAN AGENSI PEWUJUD
12

NILAI KEDUA (SECONDARY VALUE)

NILAI KEKAL/BERTERUSAN
SEJARAH
PENYELIDIKAN
PERUNDANGAN
HAK INDIVIDU
DARI SUDUT PANDANGAN ARKIB
13

KEPUTUSAN LEMBAGA PENASIHAT

SEMUA REKOD BERTARIKH PADA DAN
SEBELUM 31 DIS 1948 DISIMPAN KEKAL

14

NILAI PENTADBIRAN

AKTIVITI HARIAN
RUJUKAN SEMASA
KEKUKUHAN (consistency)
KESINAMBUNGAN (Continuity)

POLISI
MAKLUMAT RANCANGAN JABATAN
MINIT MESYARAT
JAWATANKUASA
15

NILAI KEWANGAN

DASAR KEWANGAN JABATAN

PUNGUTAN HASIL DAN PERBELANJAAN
ANGGARAN BELANJAWAN
BELANJAWAN PROJEK PEMBANGUNAN PENTING
LAPORAN EKONOMI
BUDGET

16

NILAI PERUNDANGAN

HAK/KEWAJIPAN (obligation) KERAJAAN

KEPUTUSAN PERUNDANGAN
PERJANJIAN
KONTRAK ANTARABANGSA
PEMILIKAN HARTABENDA
HAK INDIVIDU
AKTA/ORDINAN/ARAHAN
17

NILAI SEJARAH DAN PENYELIDIKAN

PERISTIWA BERSEJARAH
PERANG DUNIA
MERDEKA
DARURAT

SEJARAH
BANGUNAN
JABATAN

BIODATA
PERIBADI/PERKHIDMATAN
PERCONTOHAN
18

REKOD YANG BOLEH DIPINDAH

REKOD DIWUJUD PADA ATAU SEBELUM TAHUN 1948
REKOD BERNILAI KEKAL
REKOD TIDAK AKTIF
REKOD DIPERSETUJUI MENGIKUT JPR
REKOD DIPERSETUJUI OLEH KP ANM
REKOD TERPERINGKAT YANG BERNILAI KEKAL DAN TELAH
DIKELASKAN SEMULA

19

REKOD YANG TIDAK BOLEH DIPINDAH

REKOD AKTIF/SEPARA AKTIF

BELUM 5 TAHUN DARIPADA TARIKH PENUTUPANNYA

REKOD YANG MASIH DIPERLUKAN OLEH JABATAN
OPERASI
PENTADBIRAN
PERUNDANGAN

REKOD TERPERINGKAT YANG BELUM DIKELASKAN

SEMULA

20

CONTOH REKOD DICADANG SIMPAN KEKAL

NILAI PENTADBIRAN

FAIL PERIBADI DAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN

PERLANTIKAN, PENGESAHAN JAWATAN, PERTUKARAN, KENAIKAN
PANGKAT, PERSARAAN DAN TINDAKAN TATATERTIB
PELAN BANGUNAN, HAK MILIK TANAH DAN BANGUNAN
AKTA, PINDAAN AKTA JABATAN
DASAR JABATAN MELIPUTI CADANGAN/KOMEN/PENGESAHAN
SURAT PEKELILING PENTADBIRAN, ARAHAN JABATAN/AGENSI
PUSAT
AGENDA/MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA
PERWAKILAN KUASA DAN TANGGUNGJAWAB
PROJEK PEMBANGUNAN
TERBITAN YANG DISEDIAKAN

21

CONTOH REKOD DICADANG SIMPAN KEKAL

NILAI KEWANGAN

LAPORAN/PENYATA BELANJAWAN TAHUNAN

ANGGARAN BELANJAWAN TAHUNAN
LAPORAN/PENYATA AUDIT
POLISI KEWANGAN
SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN/ARAHAN/PERATURAN
KEWANGAN
KONTRAK DAN PERJANJIAN PROJEK PEMBANGUNAN PENTING

22

CONTOH REKOD DICADANG SIMPAN KEKAL

NILAI PERUNDANGAN
PERJANJIAN
PAJAKAN TANAH
HAKMILIK HARTA
KEPUTUSAN PERUNDANGAN BERKAIT PENTADBIRAN

23

CONTOH REKOD DICADANG MUSNAH

PEMBELIAN KENDERAAN, CUTI, KURSUS
PESANAN TEMPATAN, TUNTUTAN PERJALANAN
ALATULIS, KAD PERAKAM WAKTU, BIASISWA,
PERABUT, KANTIN, SUKAN, KEBAJIKAN, DLL..

24

FAEDAH PENILAIAN REKOD

REKOD BERNILAI KEKAL ADALAH:
WARISAN NEGARA
MENGANDUNGI MAKLUMAT PENTING MENGENAI
PENTADBIRAN DAN SEJARAH NEGARA
SUMBER RUJUKAN UTAMA
MAKLUMAT HAK KERAJAAN DAN INDIVIDU
MENGANDUNGI ILMU PENGETAHUAN DAPAT MENIMBULKAN
KESEDARAN KEBANGSAAN DAN PEMBENTUKAN
MASYARAKAT YANG BERSATUPADU
LAHIRKAN GENERASI YANG CINTAKAN BANGSA, NEGARA
DAN WARISAN SEJARAHNYA

SEKIRANYA DIMUSNAHKAN PASTI TIADA GANTI

25

CARA PENILAIAN

SENARAI PELUPUSAN REKOD

INVENTORI REKOD
JADUAL PELUPUSAN REKOD
SEMUA SIRI
SEMUA REKOD JABATAN/AGENSI
26

SENARAI PELUPUSAN REKOD

SENARAI TERPERINCI YANG MENGANDUNGI

MAKLUMAT MENGENAI SETIAP UNIT/ITEM FAIL
YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN/
AGENSI KERAJAAN

27

TUJUAN SENARAI PELUPUSAN REKOD

BUKTI PEMINDAHAN
PERKHIDMATAN RUJUKAN
MENGENALPASTI SETIAP UNIT/ITEM FAIL
ULANGKAJI SENARAI DAN
ULANGKAJI FIZIKAL

28

APA DIA INVENTORI REKOD

MAKLUMAT TERPERINCI MENGENAI SIRISIRI REKOD YANG DIWUJUDKAN OLEH
SESEBUAH JABATAN/AGENSI KERAJAAN

29

TUJUAN INVENTORI REKOD

MENGENALPASTI SIRI REKOD (NILAI)
MENGETAHUI JUMLAH REKOD
MENGETAHUI ALAT KELENGKAPAN
DIGUNAKAN
MENYEDIAKAN JADUAL PELUPUSAN REKOD
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
HOMOGENEOUS
30

APA KANDUNGAN INVENTORI REKOD

MAKLUMAT TERPERINCI MENGENAI SIRI
REKOD
DESKRIPSI LENGKAP
KANDUNGAN/MAKLUMAT
BENTUK/SIFAT/CIRI
KEGUNAANNYA (NILAI)
FUNGSI REKOD
LOKASI
KELENGKAPAN DIGUNAKAN
JUMLAH REKOD
31

LIPUTAN INVENTORI
SEMUA REKOD HOUSEKEEPING DAN FUNCTIONAL:
TERPERINGKAT ATAU TERBUKA
AKTIF/SEMI AKTIF/TIDAK AKTIF
SEMUA BENTUK/JENIS REKOD
FAIL
BORANG
PETA/PELAN/LUKISAN
GAMBAR
PITA RAKAMAN/DATA KOMPUTER
MIKROFILEM
DLL.
32

APA ITU SIRI

UNIT-UNIT FAIL/DOKUMEN YANG
DIWUJUDKAN MENGIKUT SESUATU SKIM
DAN DIBERI NOMBOR KOD KHAS ATAU
DISUSUN IKUT SISTEM ATAU BENTUK
SERUPA HASIL DARI PEWUJUDAN,
PENERIMAAN DAN PENGGUNAAN

33

JADUAL PELUPUSAN REKOD

SATU JADUAL YANG MENUNJUKKAN

TEMPOH SIMPANAN SIRI-SIRI REKOD DI
SESEBUAH JABATAN/AGENSI KERAJAAN
DAN TINDAKAN PEMISAHAN YANG
DIPUTUSKAN

34

OBJEKTIF JADUAL PELUPUSAN REKOD

MEMASTIKAN REKOD-REKOD YANG BERNILAI
YANG DIWUJUDKAN OLEH JABATAN/AGENSI
KERAJAAN AKAN TERPELIHARA
REKOD-REKOD YANG TIDAK BERNILAI DAPAT
DIMUSNAHKAN SECARA SISTEMATIK

35

PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD

MELANTIK PEGAWAI REKOD JABATAN

MENDAPAT NASIHAT ANM
MENUBUHKAN JAWATANKUASA JPR
MENGUMPUL MAKLUMAT
MENGENALPASTI JENIS REKOD
PENYEDIAAN INVENTORI REKOD. 3 SALINAN
KE ANM
MENGKAJI REKOD UTK. MENENTUKAN NILAI
CADANGAN TEMPOH SIMPANAN
PENGESAHAN KETUA JABATAN/AGENSI
MENGEDARKAN JPR DILULUSKAN SETELAH
OLEH ANM
MENGKAJI SEMULA JPR SETIAP 5 TAHUN
36

HASIL PENILAIAN

SIMPAN
KEKAL
SEMENTARA
MUSNAH
RICIH
JUAL
TANAM
BAKAR

37

APAKAH TINDAKAN YANG EKONOMIK DAN EFISYEN

PILIHAN:
SIMPAN DI JABATAN
SIMPAN DI BILIK REKOD
SIMPAN KEKAL DI ANM
MUSNAH

38

KESAN PEMISAHAN DAN PENILAIAN

REKOD BERNILAI TERPELIHARA

MUDAH KESAN MAKLUMAT
LICINKAN PROSES PENTADBIRAN
KURANG SESAK RUANG
KURANG KOS SIMPANAN
TAMBAH HASIL

39

SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB

KETUA-KETUA JABATAN
KETUA PENGARAH ARKIB
KETUA SETIAUSAHA
PERBENDAHARAAN/BENDA
HARI NEGERI
KETUA PEGAWAI
KESELAMATAN KERAJAAN
JPM
PEGUAM NEGARA
40

41