22 JANUARI 2015 ( KHAMIS )

DEWAN SEMINAR SEMARAK

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KLUANG

CERTIFIED TO ISO 9001:2008

CERT. NO. : AR4166

CERTIFIED TO ISO 9001:2008

CERT. NO. : AR4166

ELEMEN BARU

Kitaran Demming-Stewart

g
in am
t
R a ogr
r
r
a
St B P
em ian
t
Sis hag
Ba ras
Te

ISU-ISU BERULANG DALAM PENGURUSAN

SPK

NCR SIRIM

MINIT
MESYUARAT
KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
PPD KLUANG
BIL.1/2014

HASIL DAPATAN AUDIT DALAMAN 2014 JPN

JOHOR

AUDIT DALAMAN
SEKSYEN 8.2.2

JPN
PULAU
PINANG
4.2.3

SEKSY
JPN PERAK
EN
4.2.3

Bil

PPD
BPS
JEMPOL
BIL
H
JELEBU
4.2.4
4.2.4

PPD
KLUANG

4.1

4.2.3

4.2.4

4.2.3

4.2.3

4.2.4

4.2.4

5.1 MAJOR

5.2

5.5.3

5.2

5.2

5.6.3

5.1

5.5.1

5.4.2
MAJOR

5.5.1

5.4.2

5.6

5.2

5.2

5.6

5.5.1

5.5

5.6.3

6.2.2 d

6.3

6.3

6.3

6.3

6.2.2

6.3

6.3

7.1

7.1

7.5.1

7.1

7.1

7.1

7.1

7.1

7.4.2 a

7.4.1

7.5.1

7.4.1

7.4.1

7.5.2 d

7.4.2

7.5.1

7.5.1

7.5.1

8.2.2

8.2.3

8.2.3

8.2.3

8.2.3

8.2.3

8.5.2

8.2.4

8.2.4

8.2.4
8.4

JPN
PPD HULU
PPD
PERLIS
PERAK
BACHOK

8.2.4

8.4

8.4

8.4

8.5.2

8.5.2

8.5.2 f

14

12

13.75%

18

22.50%

10.00%

18

22.50%

8.2.3

8.2.3

8.2.1

8.4

8.4

8.5.2

8.5.2

25

31.25%

80

100.00
%

10

11

13

10

BI
L

JPN/PPD

NCR

OFI

JPN JOHOR

JOHOR BAHRU

PONTIAN

BATU PAHAT

MERSING

KOTA TINGGI

SEGAMAT

MUAR

KLUANG

10

10

PASIR GUDANG

11

KULAI

JPN JOHOR
ANALISIS AUDIT DALAMAN 2014

PPD
SEKSYE
PPD BATU
PPD
JPN JOHOR
MERSIN
N
PAHAT
SEGAMAT
G

PPD
PONTIAN

PPD
JOHOR
BAHRU

4
5.6.2

6.3

7.1

6.3

7.1

8.2.3

4.2.4

4.2

20.
8

16.
7

20.
8

37.
5

6.3

7.1

8.5.2 8.2.3 8.2.3 8.5.2

BILANGA
N

5.6.3

6.3 b

Bil

5.6.2

5.6.3

6
7

5.1

PPD
KLUANG

7.5.1

7.1

8.3

8.2.3

8.5.2

8.4

24

Proses audit dilaksanakan secara menyeluruh

bagi mengenalpasti tindakan
penambahbaikan yang perlu dilaksanakan
sebagai persediaan pengauditan oleh pihak
SIRIM.
Tindakan susulan daripada dapatan audit
telah dilaksanakan pada 25 Mei 2014.
Penutupan bagi 5 NCR telah dibuat pada 16
dan 17 Oktober 2014 .
Tindakan bagi status teguran yang bersifat
OFI (sebanyak 7 OFI) telah dibincangkan
dalam mesyuarat tindakan
pembetulan,pencegahan dan
penambahbaikan pada .

Audit Dalam
dilaksanakan secara
menyeluruh oleh
juruaudit
berpengalaman

Psukan Audit Dalam

telah diketuai Oleh
Ketuan Juruaudit BPSH
( Pengurus Kualiti
Kebangsaan )

STATUS TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM JPN 2014

TINDAKAN PENCEGAHAN

ANALISIS MAKLUM BALAS PELANGGAN

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM 2014

BIL
1
2
3

4
5
6
7
8

Item
Kemahiran Pegawai
Menyelesaikan Masalah
Kesungguhan pegawai
menyelesaikan masalah
Kemudahan , keceriaan pejabat,
ruang menunggu dan kawasan
sekitar
Layanan perkhidmatan semasa
berurusan di kaunter
Penerangan yang jelas dan
mudah difahami
Masa menunggu mendapatkan
perkhidmatan
Risalah / maklumat yang
diperolehi
Kualiti perkhidmatan
keseluruhan
PURATA

BULAN
PURAT
APRI
JULA A
JAN FEB MAC
MEI JUN
L
I
4.43 4.41 3.66 4.58 4.85 4.33 4.29

4.36

4.57 4.35 3.71 4.66 4.85 4.00 4.57 4.39

4.50 4.41 3.90 4.66 4.85 4.67 4.57 4.51
4.50 4.41 3.71 5.00 4.85 5.00 4.71 4.60
4.50 4.41 3.71 4.83 4.85 5.00 4.43 4.53
4.42 4.35 3.76 4.33 4.28 4.33 4.14 4.23
4.50 4.05 3.66 4.75 4.42 4.67 4.14 4.31
4.50 4.47 3.80 4.41 4.85 5.00 4.57 4.51
4.49 4.36 3.74 4.65 4.73 4.63 4.43 4.43

PRESTASI PROSES DAN KEAKURAN PERKHIDMATAN

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

JUMLAH
KESELURUHAN

869

PENCAPAIAN PRESTASI
CAPAI
TIDAK CAPAI
BIL

869 100

BIL

JUMLAH
KESELURUHAN

4988

PENCAPAIAN PRESTASI
CAPAI
TIDAK CAPAI
BIL

BIL

389 7.80% 4599 92.20%

JUMLAH
KESELURUHAN

416

PENCAPAIAN PRESTASI
CAPAI
TIDAK CAPAI
BIL

BIL

387

93.03%

29

6.97%

JUMLAH
KESELURUHAN

189

PENCAPAIAN PRESTASI
CAPAI
TIDAK CAPAI
BIL

BIL

175

92.59%

14

7.41%

JUMLAH
KESELURUHAN

136

PENCAPAIAN PRESTASI
CAPAI
TIDAK CAPAI
BIL

BIL

127

93.38%

6.62%

JUMLAH
KESELURUHAN

PENCAPAIAN PRESTASI
CAPAI
TIDAK CAPAI
BIL

BIL

75

25

JUMLAH
KESELURUHAN

PENCAPAIAN PRESTASI
LAKSANA
BELUM LAKSANA
BIL

BIL

50

50

PENCAPAIAN PRESTASI
JUMLAH
KESELURUHAN

CAPAI
BIL

TIDAK CAPAI
%

BIL

PEGAWAI
(118)

63 53.4 55 46.6

AKP (347)

130 37.5 216 62.5

Mesyuarat JK Penilaian Prestasi Kontraktor

Perkhidmatan JPNJ Bil 1/2014 pada 13
Oktober 2014. (Bilangan 2/2014 Disember)
JUMLAH
KESELURUHAN

PENCAPAIAN PRESTASI
LAKSANA
BELUM LAKSANA
BIL

BIL

50

50

JUMLAH
KESELURUHAN

PENCAPAIAN PRESTASI
CAPAI
TIDAK CAPAI
BIL

BIL

100

PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA SISTEM

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH

KLUANG
HASIL DAPATAN AUDIT DALAM 2014

LAPORAN AUDIT SIRIM BPSH KPM TAHUN 2014

PENEMUAN AUDIT ( NCR Major ) :
Klausa 7.4.1
-Pemantauan terhadap perkhidmatanyang disumber luarkan ( outsources ) tidak
dilaksanakan sepenuhnya
-Keputusan penilaian prestasi pembekal tidak dilaksanakan mengikut kontrak yang
diberi sama ada peringkat sekolah PPD atau JPN. Ada pembekal melanggar syarat
kontrak serta akta yang ditetapkan ( Akta makanan 1983, Akta Agensi Prsendirian 1971
dan AktaAlam Sekeliling 1974)
- Tiada eviden menunjukkan pihak sekolah dan/atau PPD telah melaksanakan tindakan
berhubung dengan penamatanperkhidmatan terhadap ketidakpatuhan kontraktor
seperti yang diperlukan
BUKTI PPD Samarahan, JPN Perak, JPN Sarawak, JPN Sabah, PPD Nabawan , PPD
Kuala Kangsar

LAPORAN AUDIT SIRIM BPSH KPM TAHUN 2014

Klausa 7.5 .1
- Tidak terdapat eviden yang pemantauan dan bimbingan ( Coaching

and Mentoring ) telah dilaksanakan seperti SKT JPN Perak

Bukti Penemuan : SKT JPN Perak Tahun 2014 Bahagian A item no.5

Klausa 7.5.1 ( PK 18 Pemantauan Program )

-

Pemantauan KEDAP ( Kelas Dewasa Ibu Bapa Murid Orang asli dan
Pribumi tidak dilaksanakan. Jadual Pemantauan tidak dilaksanakan
dan staf berkenaan tidak tahu status pemantauan secara mudah

Bukti Penemuan:
- JPN Perak
- - SK Chenein
- - SK RPS Banun
- - PPD Nabawan pemantauan menggunakan Borang Usang

LAPORAN AUDIT SIRIM BPSH KPM TAHUN 2014

Klausa 7.5 .1 (e )
Pemantauan pengurusan dan perlaksanaan Program Sekolah Satu Malaysia
( PS1M ) 2014 secara keseluruhanberdasarkan keprluan Prosedur PK03 dan
PK18 katasa Jabatan Pendidikan Negeri yang telah dipantau tidak dapat
disahkan.
Bukti Penemuan :
1.Dapatan Pemantauan Pelaksanaan PS1M
Perak : SK Sg Samak, SK Sg Rusa, SJKT Barathi
Kelantan : SJKC Chung Hwa
2. Borang Rumusan Dapatan Pemantauan :
Perak : SK Sg Samak, SK Sg Rusa, SJKT Barathi
3. Borang Maklum Balas Dapatan Pemantauan
Labuan: SK Inanam, Kuantan : SK RTP Bukit Goh, SK Pekan 2,
Sabah : SJKC Chen Sin

LAPORAN AUDIT SIRIM BPSH KPM TAHUN 2014

Klausa 5.1 ( PK 18 - Pengurusan Program )
-

Pihak pengurusan tidak menunjukkan Komitmen terhadap pembangunan dan

pelaksanaan program supaya KPI yang ditetapkan dicapai

Bukti Penemuan:
1. BPSH Tiada tindakan diambil untuk meningkatkan peratusan penglibatan ibu bapa
dalam aktiviti peringkat sekolah. ( Data e-sarana kehadiran dalam 6 aktiviti sehingga
1 Ogos 2014 peringkat PPD dan JPN
2. JPN Perak
- Program tidak disediakan supaya KPI dapat dicapai untuk penglibatan ibu bapa
3. PPD Kerian
- Program belum diwujudkan
4. PPD Nabawan
- Tiada data sebagai bukti penglibatan ibu bapa
5. JPN Sabah
- Maklumbalas terhadapa tindakan yang harus diambil untuk mengatasi penglibatan
ibu bapa yang rendah

LAPORAN AUDIT SIRIM BPSH KPM TAHUN 2014

Klausa 4.1 ( Keperluan Am) (PK18 Pengurusan Program )

-

Pengurusan Inisiatif tidak dijalankan secara sistematik dan efektif supaya

objektif yang ditetapkan dapat dicapai

Bukti Penemuan:
-Merujuk kepada insiatif SISC+ dan SIP+:
1. Tiada program terperinci dari Task Force member Bahagia BPG/IAB/BPSM
2. Tiada eviden menunjukkan tanggungjawan Task Force telah disenaraikan
3. Mesyuarat Task Force tidak dijalankan untuk bulan September 2014. Tiada
eviden secara rasmi menunjukkan penangguhan lawatan Master Trainer telah
diluluskan oleh pihak pengurusan atasan BPSH dan tiada Fall Back Plan untuk
tindakan penangguhan.
4. Keputusan mengguh lawatan Master Trainer tidak dilaporkan dalam Laporan
Kemajuan Minggu 45 ( disediakan Oleh PADU)

LAPORAN AUDIT SIRIM BPSH KPM TAHUN 2014

Klausa 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk:
Penemuan:
- Berdasarkan PK18 ada menyatakan perlaksanaan dan pengukuran harus dibuat
iaitu:
a) Perlaksanaan Program b) Pencapaian KPI
Bukti Penemuan:
1. Tiada bukti pemantauan aktiviti/program Peningkatan Kualiti guru dan
Kecemerlangan Daerah, Program Pemantapan Pembelajaran dan Pengajaran
Tarikh : 25 September 2014 ( PPD Betong Sarawak )
2. Tiada Bukti pemantauan aktiviti/program Program Jiwa Murni PIBG Sekolah
bertarikh 18 Mac 2014 ( PPD Lubuk Antu )
3. Tiada bukti pementauan aktiviti/program Taklimat dan Bengkel Perlaksanaan
PLC. Tarikh 27 Januari 2014 ( PPD Lundu, Sarawak )
4. Tiada bukti pemantauan aktiviti/program Program Perkongsian Teknik Latih
Tubi Efektif (Inovasi) bertarikh 22 Mei 2014 ( PPD Kota Belud )
5. Tiada bukti pemantauan aktiviti / program Program Outreach Pemulihan Khas
Negeri Perlis 2014 Bertarikh 16 17 April 2014 ( JPN Perlis )

LAPORAN AUDIT SIRIM BPSH KPM TAHUN 2014

Klausa 7.5.1 (a)

- Pemantauan dan pelaksanaan Program Sekolah satu
Malaysia, PS1M 2014 secara keseluruahan berdasarkan
keperluan PK03 (Pengurusan Pemantauan) dan PK18
( Pengurusan Program ) tidak dipantau
Bukti Penemuan:
-SK Sg Samak, SK Sungai Rusa, SJKT Barathi ( Perak )
- SJKC Chung Hwa ( Kelantan )

LAPORAN AUDIT SIRIM BPSH KPM TAHUN 2014

Klausa 8.5.2 (d) (e) (f)
- Tiada Butki Tindakan Pembetulan telah diambil dalam masa
yang ditetapkan ketas ketakakuran yang ditemui dalam audit
dalaman yang telah dilaksanakan:
- JPN Perak,
- JPN Pulau Pinang,
- JPN Negeri Sembilan,
- PPD Kluang,
- PPD Hulu Perak,
- BPSH

CADANGAN-CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM

2014

HAL-HAL LAIN

UCAPAN
PENANGGUHAN