LAMPIRAN E

TATACARA PENYENGGARAAN DAN

PENYESUAIAN BUKU VOT

KANDUNGAN

PERKARA

MUKA SURAT

1.
TUJUAN
1

2.

TAKRIFAN
1

3.
VOT

TATACARA PENYENGGARAAN BUKU

3

3.1

Definisi Buku Vot

3.2

Tujuan Buku Vot

3.3

Format Buku Vot

3.4

Penyenggaraan Buku Vot

3.5

Tanggungjawab Pegawai Yang Memperaku Waran

Dan Baucar
3.6

Cara Merekod Urusniaga Di Dalam Buku Vot

4.

TATACARA PENYESUAIAN BUKU

VOT
11
4.1

Penyesuaian Buku Vot

11

4.2

Penyata Penyesuaian

4.3

Laporan Terperinci Perbelanjaan

11

4.4

Sebab Perbezaan Di Antara Buku Vot Dan Laporan

12

Terperinci Perbelanjaan
4.5

Kepentingan Penyesuaian Buku Vot

13

4.6

Format Penyata Penyesuaian

13

4.7

Prosedur Dan Tatacara Penyesuaian Buku Vot

4.8

Penyerahan Penyata Penyesuaian

14
16

TATACARA PENYENGGARAAN DAN

PENYESUAIAN BUKU VOT
1.

TUJUAN
Garis panduan ini bertujuan untuk memberi panduan kepada Kementerian/
Jabatan/Pejabat Perakaunan berkaitan dengan tatacara penyenggaraan dan
penyesuaian buku vot.

2.

TAKRIFAN
2.1

Debit
Apa-apa amaun atau kenaan yang mengurangkan baki peruntukan
di bawah sesuatu vot perbelanjaan.
2.2 Kredit
Apa-apa amaun yang menambah baki peruntukan di bawah sesuatu vot
perbelanjaan.

2.3

Maksud Perbelanjaan
Apa-apa kebenaran atau kuasa yang diberi oleh Parlimen yang menyatakan
amaun dan maksud-maksud bagi mana perbelanjaan boleh dilakukan semasa
tahun kewangan.

2.4

Objek Perbelanjaan
Suatu penjenisan perbelanjaan berbagai mengikut S.O.D.O.

2.5

Pegawai Pengawal
Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atau Menteri Besar atau Ketua
Menteri di bawah Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61) bagi
setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan bagi mana-mana tahun
kewangan dalam anggaran, bagi mengawal, tertakluk kepada sebarang arahan
yang ditujukan oleh pihak penguatkuasa kewangan, perbelanjaan yang
dikuatkuasakan di bawah tujuan itu, dan termasuk semua tanggungjawab
Pegawai Perakaunan.

2.6

Pemegang Waran
Sesiapa yang diberi kuasa dan dinamakan di dalam sesuatu waran untuk
mengawal peruntukan yang dinyatakan di dalam waran tersebut.

2.7

Penyata
Satu senarai yang disediakan oleh pemegang waran Perbelanjaan Bulanan
peruntukan atau pemegang waran peruntukan kecil yang menunjukkan
perbelanjaan yang dibuat olehnya dalam sesuatu tempoh masa.

2.8

Perbelanjaan
Apa-apa bayaran yang dibuat untuk bekalan barang-barang, perkhidmatan
yang diberi atau kerja-kerja yang dijalankan.

2.9

Peruntukan
Amaun yang dibenarkan untuk dibelanjakan dalam tahun kewangan berkenaan.

2.10 S.O.D.O
Singkatan untuk Objek Sebagai/Objek Lanjut (Standard Object/ Detailed
Object).
2.11 Tanggungan
Apa-apa bayaran yang perlu dilakukan dari segi undang-undang oleh manamana Kementerian/ Jabatan selepas sesuatu pesanan dibuat, kontrak
ditandatangani dan urusniaga seumpamanya dilaksanakan dalam sesuatu
tempoh masa, yang mengkehendaki bayarannya di dalam tahun kewangan
yang sama atau pada suatu masa hadapan.
2.12 Vot-Masuk-Akaun
Sesuatu amaun perbelanjaan yang dinyatakan di dalam Anggaran dan boleh
dipertanggungkan walaupun Undang-undang Perbekalan belum sempat
diluluskan pada awal tahun kewangan.
2.13 Waran
Satu kebenaran bertulis untuk membelanjakan wang awam.
3.

TATACARA PENYENGGARAAN BUKU VOT

3.1

Definisi Buku Vot

Buku Vot adalah satu rekod kewangan yang perlu disimpan oleh
Kementerian/Jabatan mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan (AP) 95
untuk mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-perubahan kepada
peruntukan.

3.2

Tujuan Buku Vot

3.2.1 Mengawal dan memastikan bahawa perbelanjaan dan tanggungan tidak
melebihi peruntukan yang diluluskan.
3.2.2 Sebagai suatu punca maklumat untuk menyediakan laporan-laporan
berkenaan dengan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan.
Contoh format Buku Vot manual adalah seperti di Lampiran 1.

3.3

Format Buku Vot

3.3.1 Setiap Buku Vot terdiri daripada dua muka surat iaitu muka surat di
sebelah kiri dan muka surat di sebelah kanan seperti di Lampiran 2.
3.3.2 Buku Vot boleh dibahagikan kepada tiga bahagian seperti berikut:

3.4

(a)

Bahagian I dan II di muka surat atas di sebelah kiri bertujuan untuk

merekod maklumat berkenaan dengan vot dan peruntukan seperti di
dalam Anggaran.

(b)

Bahagian II di muka surat atas di sebelah kanan bertujuan untuk

merekod maklumat berkenaan dengan bahagian peruntukan yang
diluluskan untuk dibelanja.

(c)

Bahagian III yang merentasi muka surat di sebelah kiri dan di

sebelah kanan dengan sebelas (11) ruangannya bertujuan untuk
mencatat maklumat terperinci berkenaan dengan setiap urusniaga
yang direkodkan.

Penyenggaraan Buku Vot

3.4.1 Peruntukan adalah diberi mengikut Maksud Perbelanjaan yang berlainan
jenis seperti berikut :(a)

Perbelanjaan Mengurus yang dikenali sebagai Vot B (Bekalan) dan

Vot T (Tanggungan) di dalam Anggaran.

(b)

Perbelanjaan Pembangunan yang dilkenali sebagai Vot P di dalam

Anggaran.

3.4.2 Di bawah setiap vot, peruntukan adalah dibahagikan mengikut

program/aktiviti atau projek. Peruntukan di bawah setiap program/aktiviti
atau projek pula adalah diagihkan mengikut objek perbelanjaan seperti
yang ditunjukkan di rajah di bawah:
3.4.3 Bagi tujuan mengawal peruntukan yang diagihkan, Buku Vot hendaklah
disenggara seperti berikut:

3.5

(a)

Setiap Vot (B, T dan P) perlu mempunyai Buku Vot masing-masing.

(b)

Setiap vot diasing-asingkan walaupun disimpan di dalam Buku Vot

yang sama jika tidak banyak memakai ruang.

(c)

Di bawah setiap Vot disimpan secara berasingan setiap

aktiviti atau projek.

(d)

Di bawah setiap program/ aktiviti atau projek disimpan secara

berasingan setiap objek perbelanjaan (Objek Sebagai).

(e)

Setiap muka surat Buku Vot hendaklah diberi nombor mengikut siri
dan bilangan muka surat secukupnya serta disediakan untuk setiap
objek perbelanjaan. Satu indeks rujukan kepada muka surat
berkaitan untuk setiap objek perbelanjaan di bawah sesuatu
program/ aktiviti hendaklah disediakan di dalam Buku Vot supaya
mudah dirujuk.

program/

Tanggungjawab Pegawai Yang Memperaku Waran Dan Baucar

Setiap pegawai yang bertanggungjawab menerima dan mengeluarkan waran,
memperaku baucar untuk bayaran dan jurnal untuk pelarasan hendaklah
menyemak supaya catatan yang dibuat dalam buku vot itu tepat sebelum
menandatangan ringkas catatan tersebut. Bagi Buku Vot Elektronik, Pegawai
penyemak hendaklah sekurang-kurangnya gred 41 ke atas atau pegawai yang
terkanan di pejabat berkenaan dengan mencatatkan nama dan jawatan.

3.6

Cara Merekod Urusniaga Di Dalam Buku Vot

3.6.1 Contoh-contoh catatan dilakukan adalah seperti di Lampiran 3. Setiap
catatan ini juga ditunjuk secara terperinci di Lampiran 3 (a-i) iaitu berkaitan
:
(a)

Penerimaan Peruntukan

(b)

(c)

(i)

Waran Peruntukan Asal

(ii)

Waran Peruntukan Tambahan

Pengurangan peruntukan
(i)

Notis Penyekatan Peruntukan

(ii)

Waran tarik balik

Peruntukan Kecil
Sesuatu peruntukan kecil yang diberi kepada mana-mana Pemegang
Peruntukan Kecil hendaklah dianggap sebagai suatu urusniaga debit
oleh Pemegang Waran Peruntukan.

(d)

Pindah Peruntukan (Viremen)

(i)

Viremen ialah satu proses pemindahan peruntukan dari satu

objek perbelanjaan kepada satu objek perbelanjaan yang lain
atau pemindahan dari satu program/aktiviti kepada satu
program/aktiviti yang lain di bawah satu vot yang sama.

(ii)

Terdapat dua (2) aspek berkaitan dengan proses merekod

sesuatu viremen seperti berikut:

Objek perbelanjaan atau program/aktiviti dari mana

peruntukan dikeluarkan adalah direkod sebagai viremen
keluar.

Objek perbelanjaan atau program/aktiviti kepada

mana peruntukan diberi adalah direkod sebagai viremen
masuk.

Contoh catatan urusniaga (a) hingga (d) adalah seperti di Lampiran

3(a).
(e)

Tanggungan Untuk Perbelanjaan [Lampiran 3 (b), 3(b)(i) dan 3(b)(ii)]

(i)

Apabila sesuatu pesanan tempatan dikeluarkan (seperti inden

kerja, inden petrol dan waran perjalanan) atau sesuatu
kontrak/perjanjian/surat kebenaran ditandatangani untuk
pembekalan barang-barang dan perkhidmatan pada masa
hadapan di dalam tahun kewangan yang sama, urusniaga ini

akan direkodkan sebagai satu tanggungan di dalam Buku Vot.

(f)

(ii)

Konsep tanggungan bertujuan untuk merekodkan segala

tanggungan yang dikenakan dalam tahun kewangan semasa
supaya pemegang peruntukan dapat mengetahui baki
peruntukan semasa sebelum komitmen lain dibuat olehnya.

(iii)

Bagi kontrak/perjanjian yang berkuatkuasa lebih daripada

setahun, amaun tanggungan yang direkod ke dalam Buku Vot
hendaklah dihadkan kepada amaun yang berkaitan dengan
tahun semasa itu sahaja.

Membatalkan Tanggungan [Lampiran 3) (c)]

(i)

(g)

Berlaku apabila sesuatu pesanan telah dikeluarkan atau

kontrak/perjanjian/surat kebenaran yang telah ditandatangani
dan kemudiannya telah dibatalkan. Oleh itu catatan yang
dimasukkan terlebih dahulu sebagai tanggungan di dalam Buku
Vot hendaklah diselaraskan.

Perbelanjaan [Lampiran 3 (d)]

(i)

Biasanya setiap keperluan perkhidmatan atau barangan bagi

agensi diuruskan melalui pesanan tempatan. Tanggungan ini
akan direkodkan setiap kali pesanan dikeluarkan.

(ii)

Bentuk catatan yang berlainan mungkin perlu dibuat apabila

baucar bayaran atau jurnal pelarasan disediakan untuk
menjelaskan tanggungan, bergantung kepada keadaan berikut :

Bayaran sama dengan amaun tanggungan yang

dicatatkan dahulu.

Bayaran melebihi tanggungan yang dicatatkan

dahulu.

Bayaran kurang
dicatatkan dahulu.

daripada

Pembayaran sebahagian.

tanggungan

yang

(h)

Kredit Perbelanjaan
(i)

Bayaran perbelanjaan yang diterima balik adalah dianggap

sebagai kredit perbelanjaan. Sesuatu kredit perbelanjaan
mungkin memerlukan ataupun tidak memerlukan apa-apa
bayaran pada suatu masa hadapan dan catatan ke dalam Buku
Vot adalah berbeza bergantung kepada setiap keadaan.

(ii)

Tindakan yang perlu dilaksanakan bagi kredit perbelanjaan

yang memerlukan bayaran balik pada masa hadapan seperti
berikut:

(iii)

(i)

Amaun tanggungan belum selesai ini hendaklah

dibandingkan dengan amaun bayaran terakhir dan
direkodkan ke dalam Buku Vot.

PTJ tidak perlu merekodkan ke dalam Buku Vot

apabila cek diterima untuk dibatalkan.

Pejabat Perakaunan hendaklah mengkreditkan cek

atau pindahan dana elektronik terbatal ke dalam akaun
amanah khas iaitu Akaun Deposit Pelarasan Cek Terbatal
atau Akaun Pindahan Dana Elektronik Terbatal seperti
yang diterangkan pada AP 118.

Tindakan yang perlu dilaksanakan oleh PTJ bagi kredit

perbelanjaan yang tidak memerlukan bayaran balik pada masa
hadapan seperti di Lampiran 3 (e).

Pembayaran Dalam Tempoh Akaun Kena Bayar (AKB)

Semua pembayaran untuk bekalan atau perkhidmatan yang diterima
sehingga 31 Disember tahun kewangan sebelumnya hendaklah
dibuat dalam bulan Januari tahun berikutnya iaitu dalam tempoh
Akaun Kena Bayar (AKB) dan diakaunkan sebagai perbelanjaan
tahun sebelumnya.

(j)

Catatan Pelarasan [Lampiran 3 (f)]

(i)

Jika terdapat sebarang kesilapan semasa merekod butir-butir

atau amaun ke dalam Buku Vot, catatan yang tersalah rekod ini
hendaklah digariskan dengan dakwat dan digantikan dengan
satu catatan baru dengan dakwat merah serta ditandatangan

ringkas.
(ii)

Semua catatan di dalam Buku Vot tidak boleh dipadam sama

ada dengan menggunakan pemadam getah atau apa-apa jenis
pemadam.

(iii)

Catatan pelarasan adalah catatan yang dibuat kerana tertinggal

catatan atau kesalahan catatan. Catatan pelarasan hendaklah
dibuat seperti berikut:

Catatan yang tertinggal hendaklah direkodkan

mengikut tatacara biasa seperti catatan untuk penerimaan
atau pengurangan peruntukan, viremen, perbelanjaan,
tanggungan dan sebagainya.

Catatan yang salah hendaklah dibetulkan dengan

membuat dua (2) catatan. Catatan pertama untuk
membatalkan catatan yang salah dan catatan kedua
adalah untuk merekodkan catatan yang betul.

Contoh kesalahan dan catatan pembetulannya

adalah seperti berikut:

Satu catatan perbelanjaan yang salah perlu

dibatalkan oleh satu catatan Kredit Perbelanjaan dan
sebaliknya.

Satu catatan melakukan tanggungan yang salah

perlu dibatalkan oleh satu catatan membatalkan
tanggungan dan sebaliknya.

Satu catatan penerimaan peruntukan yang silap

perlu dibatalkan oleh satu catatan pengurangan
peruntukan dan sebaliknya.

Satu catatan viremen keluar yang silap perlu

dibatalkan oleh satu catatan viremen masuk dan
sebaliknya.
Merekod catatan yang betul

Setelah catatan pembatalan telah dilakukan, catatan

kedua yang menunjukkan butir-butir catatan yang betul

hendaklah direkodkan ke dalam Buku Vot.
3.6.2 Mengemaskini Buku Vot melalui Penyata Perbelanjaan Bulanan
(a)

Setiap Pegawai Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan/

Pemegang Waran Peruntukan Kecil hendaklah mengakaunkan
semua peruntukan di bawah kawalan mereka (termasuk yang
diperuntukkan kepada PTJ).

(b)

Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan boleh memindahkan

peruntukan menerusi waran sebahagian daripada peruntukan di
bawah kawalannya untuk digunakan oleh PTJ lain.

(c)

Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan hendaklah mengakaunkan

ke dalam Buku Vot mereka perbelanjaan yang dilakukan oleh PTJ
lain. Untuk membolehkan perbelanjaan tersebut diakaunkan,
Pegawai Pengawal/Pegawai Pemegang Waran Peruntukan
hendaklah meminta PTJ lain tersebut mengemukakan penyata
perbelanjaan bulanan pada setiap akhir bulan.

(d)

Contoh merekodkan waran peruntukan yang dikeluarkan ke dalam

akaun vot berasingan, mengemaskini Buku Vot menerusi Penyata
Perbelanjaan Bulanan dan merekodkan baki peruntukan ditarik balik
adalah seperti di Lampiran 3 (g).

3.6.3 Catatan Penutup [Lampiran 3 (h-i)]

(a)

Disebabkan oleh amalan perakaunan tunai ubahsuai (modified cash

accounting), catatan penutup untuk satu tahun biasanya dibuat pada
31 Januari tahun berikutnya.

(b)

Pegawai Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan boleh menarik

balik baki peruntukan. Sekiranya Baki Peruntukan ditarik balik,
waran dikeluarkan dan direkodkan ke dalam Buku Vot Pegawai
Pengawal/ Pemegang Waran Peruntukan.

(c)

Apa-apa tanggungan yang belum selesai bagi tahun tersebut

selepas catatan di atas dan catatan pelarasan dibuat, hendaklah di
bawa ke tahun berikutnya dengan menanda selesai butiran
tanggungan di dalam Buku Vot tahun lama dan merekod setiap
butiran tanggungan belum selesai tersebut ke dalam Buku Vot tahun
baru.

3.6.4 Ringkasan Catatan

(a)

Secara ringkas catatan-catatan di dalam Buku Vot boleh

dibahagikan kepada:

Debit

Kredit

Pengurangan
peruntukan
Peruntukan
keluar

Tidak Melibatkan
Debit/Kredit

Penerimaan
peruntukan

Melakukan
tanggungan

kecil Peruntukan
masuk

kecil Melakukan
tanggungan

Viremen keluar

Viremen masuk

Catatan
tanggungan
dibawa
kehadapan

Kredit perbelanjaan Catatan pelarasan

Perbelanjaan
Notis penyekatan Catatan pelarasan
peruntukan

Catatan pelarasan

(b)

Menyemak Ketepatan
(i)

Buku Vot mempunyai satu formula menyemak sendiri. Baki

bagi tiga (3) ruangan terakhir di Bahagian III Buku vot iaitu
Tanggungan Belum Selesai [ruangan (9)], Perbelanjaan
Bersih [ruangan (10)], dan Baki Masih Ada, [ruangan (11)],
apabila dijumlahkan hendaklah sama dengan baki terakhir
Jumlah hingga tarikh (jumlah peruntukan) di Bahagian II muka
surat atas di sebelah kanan.

(ii)

4.

Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memeriksa dari

semasa ke semasa untuk memastikan bahawa semua kiraan
tambah dan tolak serta catatan-catatan amaun telah dibuat
dengan tepat.

TATACARA PENYESUAIAN BUKU VOT

4.1

Penyesuaian Buku Vot

Penyesuaian Buku Vot adalah satu proses untuk menyemak ketepatan semua
bayaran dan pungutan yang direkod di dalam sesuatu Laporan Terperinci
Perbelanjaan dengan Buku Vot bagi bulan berkenaan dan bulan sebelumnya.
Penyesuaian ini bertujuan:
4.1.1 Mengesahkan perbelanjaan yang ditunjukkan di dalam laporan tersebut
adalah benar
4.1.2 Menunjukkan sebarang perbezaan rekod antara Buku Vot dan Laporan
Terperinci Perbelanjaan.

4.2

Penyata Penyesuaian
Penyata Penyesuaian adalah satu laporan yang disediakan oleh pemegang
waran untuk menunjukkan dan menjelaskan perbezaan yang didapati di antara
Laporan Terperinci Perbelanjaan dan Buku Vot. Penyata Penyesuaian
hendaklah disediakan secara berasingan bagi setiap objek perbelanjaan di
bawah setiap Program/Aktiviti atau Projek.

4.3

Laporan Terperinci Perbelanjaan

Laporan Terperinci Perbelanjaan adalah satu rekod yang disediakan oleh
JANM atau Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) yang menyenaraikan semua
bayaran dan pungutan yang dibuat oleh Kementerian/Jabatan.
4.3.1 Laporan Terperinci Perbelanjaan merangkumi Laporan Terperinci untuk
ketiga-tiga vot perbelanjaan dan Laporan Terperinci Amanah seperti
berikut:
(a)

Laporan C230
Tertanggung

Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot

(b)

Laporan C231B
. (Tahun)

Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Bekalan

(c)

Laporan C232P
Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot
Pembangunan . (Tahun)
* berdasarkan kepada sistem perakaunan pada masa ini.

Sebagai contoh format Laporan C231 Laporan Terperinci Perbelanjaan

Vot Bekalan 2012 seperti di Lampiran 4.
4.4

Sebab Perbezaan Di Antara Buku Vot Dan Laporan Terperinci

Perbelanjaan.
4.4.1 Kaedah catatan yang berbeza
Buku Vot adalah disediakan untuk merekod semua penerimaan,
pembayaran dan tanggungan. Laporan Terperinci Perbelanjaan adalah
disediakan untuk merekod penerimaan tunai dan pembayaran yang
dilakukan sahaja . Perbezaan asas seperti yang dijelaskan ini telah
mengakibatkan perbezaan di antara baki peruntukan yang masih ada
pada kedua - dua rekod yang berkenaan.
4.4.2 Perbezaan dan kesilapan catatan
(a)

Catatan - catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan

Terperinci Perbelanjaan
(i)

Bayaran direkodkan di dalam Buku Vot pada masa baucar

bayaran disediakan tetapi belum direkodkan di Laporan
Terperinci Perbelanjaan kerana perbezaan masa bayaran
dibuat oleh Pejabat Perakaunan.

(ii)

Salah catatan dalam Buku Vot di mana catatan untuk sesuatu

objek perbelanjaan, program/aktiviti, projek atau akaun amanah
mungkin tersalah catat di bawah objek perbelanjaan,
Program/Aktiviti atau projek yang lain.

(iii)

Salah catatan mengenakan sesuatu perbelanjaan kepada objek

perbelanjaan, Program/Aktiviti, projek atau akaun amanah lain
atau tersilap mengenakan perbelanjaan agensi lain oleh

Pejabat Perakaunan.
(b)

4.5

Catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di

Buku Vot
(i)

Bayaran bagi agensi yang dibuat secara langsung oleh Pejabat

Perakaunan tetapi masih belum direkodkan di dalam Buku Vot
agensi kerana agensi berkenaan belum lagi diberitahu tentang
pembayaran itu. Contohnya bayaran yang dibuat melalui
sistem bayaran pukal, pembayaran gaji atau catatan jurnal.

(ii)

Salah catatan mengenakan sesuatu perbelanjaan kepada

objek perbelanjaan, Program/Aktiviti, projek atau akaun
amanah lain atau tersilap mengenakan perbelanjaan agensi
lain oleh Pejabat Perakaunan.

(iii)

Perbelanjaan tidak dicatat dalam Buku Vot tetapi baucar

bayaran dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan.

Kepentingan Penyesuaian Buku Vot

4.5.1 Mengesan bayaran yang tidak dibenarkan seperti baucar bayaran yang
tidak sah/palsu.
4.5.2 Kesilapan mengakaun pada peringkat Pejabat Perakaunan atau peringkat
agensi dapat dikesan bagi memastikan semua perbelanjaan direkodkan
dengan betul dan lengkap ke dalam Buku Vot dan Laporan Terperinci
Perbelanjaan serta semua peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan
dapat dikawal dan diuruskan dengan berkesan.
4.5.3 Laporan pengurusan ke atas peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan
yang disediakan daripada Buku Vot oleh agensi adalah tepat dan lengkap
untuk membantu proses membuat keputusan oleh agensi dan
Perbendaharaan.
4.5.4 Penyata Kewangan yang disediakan oleh JANM menggambarkan
perbelanjaan Kerajaan dengan tepat dan lengkap.

4.6

Format Penyata Penyesuaian

4.6.1 Penyata Penyesuaian (Format A) hendaklah dilampirkan dengan
dokumen sokongan iaitu:

(a)

Format A1 - Senarai baucar yang belum dibayar oleh Pejabat

Pembayar.

(b)

Format A2 - Senarai catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di

Laporan Terperinci Perbelanjaan.

(c)

Format A3 - Senarai catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan

yang tidak terdapat di Buku Vot.

4.6.2 Contoh Format A, A1, A2, dan A3 untuk Vot Perbelanjaan Mengurus
ditunjukkan di Lampiran 5 (a-d). Format tersebut boleh juga digunakan
untuk penyesuaian perbelanjaan pembangunan.
4.7

Prosedur Dan Tatacara Penyesuaian Buku Vot

4.7.1 Penyesuaian Buku Vot hendaklah dibuat mengikut tatacara berikut:
(a)

Menyemak Laporan Terperinci Perbelanjaan dengan Buku Vot

(i)

Semak catatan di dalam Laporan Terperinci Perbelanjaan

dengan catatan yang terdapat di bawah ruangan (6) Debit dan
ruangan (7) Kredit Buku Vot bagi bulan berkenaan dan
sebelumnya.

(ii)

Sekiranya baki peruntukan dan catatan yang ditunjukkan dalam

kedua-dua rekod adalah sama, Laporan Terperinci
Perbelanjaan boleh disahkan betul. Jika tidak, penyata
penyesuaian Vot hendaklah disediakan mengikut tatacara
seperti di para (b) sehingga (e) di bawah.

(b)

Semak catatan yang hanya terdapat di satu set rekod sama ada di
dalam Laporan Terperinci Perbelanjaan atau di dalam Buku Vot bagi
bulan yang berkenaan dan sebelumnya. Semak urusniaga bayaran
yang tidak dibenarkan, catatan salah atau catatan yang tertinggal.

(c)

Laporkan kepada Pejabat Perakaunan dengan segera bagi

urusniaga bayaran yang tidak dibenarkan.

(d)

Sediakan Penyata Penyesuaian Vot

(i)

Catatan yang tiada di dalam Laporan Terperinci Perbelanjaan

dan di bawah ruangan Debit dan Kredit Buku Vot bagi bulan
berkenaan dan bulan sebelumnya hendaklah dimasukkan ke
dalam penyata penyesuaian vot seperti berikut:

Catatan di Format A
Masukkan baki peruntukan yang masih ada seperti
Laporan Terperinci Perbelanjaan.
o

Catatan di Format A1
Senaraikan baucar yang belum dibayar oleh Pejabat
Perakaunan baucar bagi bulan berkenaan dan
sebelumnya). Catatkan jumlah amaun keseluruhan
baucar berkenaan ke dalam Format A.

Catatan di Format A2
Senaraikan urusniaga debit dan kredit yang lain
di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci
Perbelanjaan
bagi
bulan
berkenaan
dan
sebelumnya (selain baucar bayaran) dan hanya
jumlahnya dicatat ke dalam Format A di ruangan
berkenaan.

Tanggungan belum selesai di Buku Vot

Masukkan amaun yang ditunjukkan di bawah
ruangan Tanggungan Belum Selesai Buku Vot
seperti pada akhir bulan berkenaan dan sebelumnya
di Format A.

Catatan di Format A3
Senaraikan urusniaga debit dan kredit di Laporan
Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku
Vot bulan berkenaan dan sebelumnya dan hanya
jumlahnya dicatat ke dalam Format A di ruangan
berkenaan.

(ii)

Baki peruntukan masih ada seperti di Buku Vot

Amaun yang ditunjukkan di Format A (selepas semua
penambahan dan pengurangan kepada baki peruntukan seperti
di Laporan Terperinci Perbelanjaan) hendaklah bersamaan
dengan baki peruntukan masih ada yang ditunjukkan di Buku
Vot pada akhir bulan berkenaan. Jika baki Buku Vot tidak sama,
buat semakan semula mengikut para (d).

(e)

Merekod catatan pelarasan penyesuaian ke dalam Buku Vot

(i)

Buku Vot hendaklah dikemaskini sekiranya terdapat sebarang

kesalahan dan catatan yang tertinggal seperti berikut:

Pembetulan kesalahan di Buku Vot

Sebarang kesalahan catatan di dalam Buku Vot
hendaklah dikemaskini melalui catatan pelarasan bagi
butiran yang sama seperti di Laporan Terperinci
Perbelanjaan.

Merekod catatan yang tertinggal daripada Buku Vot

Sebarang catatan yang tertinggal di dalam Buku Vot
hendaklah direkodkan dengan segera ke dalam Buku Vot
seperti berikut:

(f)

Catatan kredit di Laporan Terperinci

Perbelanjaan (contohnya pungutan gaji yang terlebih
dibayar dalam tahun yang sama melalui potongan
gaji dan sebagainya) hendaklah direkodkan ke
dalam Buku Vot melalui catatan pelarasan.

Catatan debit di Laporan Terperinci Perbelanjaan

(contohnya pelarasan jurnal gaji dan pukal)
hendaklah direkodkan ke dalam Buku Vot melalui
catatan pelarasan. Sekiranya catatan debit ini tidak
dapat disahkan, urusniaga ini tidak boleh direkodkan
ke dalam Buku Vot dan maklumkan Pejabat
Perakaunan dengan segera untuk mendapat
penjelasan.

Contoh Penyenggaraan Dan Penyesuaian Buku Vot

Contoh lengkap mengenai penyenggaraan dan penyesuaian Buku
Vot ditunjukkan dengan terperinci seperti di Lampiran 6 (a-k).

4.8

Penyerahan Penyata Penyesuaian

4.8.1 Pengeluaran Laporan Terperinci Perbelanjaan

Pejabat Perakaunan hendaklah memastikan Laporan Terperinci

Perbelanjaan dikeluarkan tidak lewat daripada 10 haribulan bulan
berikutnya. PTJ hendaklah memastikan laporan tersebut diperolehi dan
dicetak dalam tempoh tersebut.
4.8.2 Penyerahan Penyata Penyesuaian
Semua penyata penyesuaian dan dokumen sokongan hendaklah
ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab dan dikemukakan
kepada JANM sebelum 20 haribulan bulan berikutnya.