1

BAB 1

PENGENALAN

1.1 Pendahuluan

Perancangan boleh ditakrifkan sebagai satu proses pemikiran untuk

melaksanakan sesuatu perkara pada masa hadapan. Dalam projek binaan,
perancangan ialah suatu proses pemikiran tentang pemilihan kaedah binaan yang
sesuai dan urutan kerja-kerja yang akan diikuti bagi pembinaan dan penyiapan projek
tersebut. Kesesuaian kaedah dan urutan kerja di pilih bertujuan untuk memastikan
supaya projek tersebut dapat disiapkan dengan kos yang paling ekonomik dalam
masa yang ditentukan dan memenuhi kehendak penstrukturan teknikal yang
dikehendaki. Berbagai kaedah dan alat perancangan digunakan seperti Carta Bar,
Kaedah Laluan Genting, Kaedah Garisan Imbas, Primavera, Microsoft Project dan
sebagainya.
Ramai beranggapan perancangan projek memerlukan masa yang panjang
dalam merancang dan menguruskan sesuatu projek, lebih-lebih lagi yang melibatkan
pasukan perancangan pengurusan projek. Ini adalah kerana perancangan ini
digambarkan sebagai sesuatu projek itu terlalu besar, rumit dan memerlukan masa
yang lama. Realitinya, pengurusan projek hanyalah lebih kepada perancangan dan
pengurusan aktiviti (tasks), sumber (resources) dan kos (cost) yang effisen. Sistem

2
perancangan yang baik dan sempurna akan meningkatkan kecekapan komunikasi dan
kerjasama serta secara langsung mengurangkan jumlah masa yang akan digunakan
dalam pengurusan projek.
Perisian perancangan berkomputer telah menjadi alternatif yang terbaik bagi
mana-mana agensi dalam merangka perancangan mereka. Dalam industri pembinaan
penggunaan perisian perancangan telah diutamakan dan mendapat sokongan
daripada pelbagai agensi kerajaan seperti JKR, JPS dan sebagainya. Memandangkan
teknologi ini masih baru dikalangan kontraktor tempatan, kontraktor terpaksa
mendapatkan tenaga mahir yang berkaitan untuk merealisasikan perancangan kerja
mereka. Dengan menggunakan perisian perancangan, pihak pemilik, kontraktor dan
juga perunding dapat mengawal dan melaksanakan sesuatu projek (binaan) dengan
lebih efektif dan berkesan.
Hasil daripada kajian yang dijalankan, diharapkan penggunaan perisian
perancangan akan lebih giat digunakan oleh kontraktor-kontraktor untuk
menghasilkan satu konsep perancangan dan pembinaan yang cepat, ekonomi dan
berkualiti.

1.2

Kenyataan Masalah

Kenyataan masalah dalam kajian ini adalah seperti di bawah ;

Bagaimana untuk meningkatkan penggunaan perisian perancangan projek
dalam industri pembinaan bangunan konkrit bertetulang.

3
1.3

Matlamat Dan Objektif Kajian

Matlamat utama kajian ini adalah seperti di bawah;

a)

Untuk mengenalpasti jumlah penggunaan perisian perancangan berkomputer

oleh kontraktor dari pelbagai kelas/gred pembinaan.

b) Untuk mengenalpasti faktor-faktor yang menyebabkan perisian perancangan

projek tidak digunakan oleh sebahagian kontraktor.
c)

Untuk mencadangkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk

mempertingkatkan penggunaan perisian perancangan projek oleh kontraktor.

1.4

Skop Kajian

Skop kajian ini bertumpu kepada keadaan berikut :a)

Perisian perancangan projek ialah Microsoft Project

b) Tumpuan kepada kontraktor di Negeri Pantai Timur

c)

Hanya diberi penekanan kepada perancangan projek dalam industri

pembinaan bangunan konkrit bertetulang seperti pembinaan sekolah dan
kuarters.

1.5

Kepentingan Kajian

Hasil daripada kajian ini diharap dapat mempertingkatkan penggunaan

perisian perancangan projek dalam sektor pembinaan bangunan konkrit bertetulang

4
di Pantai Timur khasnya dan secara tidak langsung ini dapat menambahkan
produktiviti, meningkatkan kemahiran perancangan dan perlaksanaan pentadbiran
ditapak bina serta pengawasan beterusan diperingkat pengarah projek dan Pengawai
Penguasa (P P).

BAB II

KAJIAN LITERATUR

2.1

Perancangan Pengurusan Projek

Perancangan memainkan peranan yang penting dalam sektor pembinaan.

Kesesuaian kaedah dan urutan kerja yang dipilih bertujuan untuk memastikan supaya
projek tersebut dapat disiapkan dengan kos yang paling ekonomi,tetapi pada masa
ditetapkan dan memenuhi kehendak-kehendak teknikal. (Abdul Hakim Mohammad,
1990)
Bagi melaksanakan sesuatu projek, masa yang diambil di antara keputusan
untuk membina sehingga siap projek biasanya memakan masa bertahun lamanya.
Dalam tempoh tersebut, hanya satu pertiga masa yang dihabiskan untuk pembinaan
fizikal. Selebihnya digunakan untuk merancang dan mendapatkan kelulusan
pembangunan. Oleh yang demikian, amatlah perlu untuk merancang jumlah tempoh
masa projek tersebut. (A.D Austern,1994)
Kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi banyak bergantung kepada
kualiti pengurusan. Kesilapan dalam membuat keputusan mahupun jangkaan
pastinya akan membawa padah dan kerugian yang bukan sedikit kepada sesebuah
organisasi. Industri pembinaan kini sedang mengharungi angin perubahan dan

6
persaingan yang semakin sengit. Maka adalah penting bagi seseorang pengurus
projek yang bertanggungjawab penuh di atas kejayaan atau kegagalan sesebuah
organisasi melengkapkan diri dengan ilmu pengetahuan semasa.
Industri binaan sudah banyak berubah baik dari segi tekologi binaan dan
pengurusannya berbanding sepuluh atau dua puluh tahun yang lalu. Pada masa
dahulu, tempoh persiapan projek agak panjang dan tidak begitu merumitkan. Kini
dengan kos pembinaan yang semakin tinggi, adalah amat perlu dipercepatkan tarikh
penyiapan projek bagi mendapat pulangan modal secepat mungkin.
Pihak pengurusan binaan pada masa-masa yang lalu banyak membuat
keputusan hanya berdasarkan kepada pengalaman dan anggaran sahaja iaitu Rule Of
Thumb. Pendekatan secara Trial And Error untuk membuat sebarang keputusan
adalah tidak wajar terutama yang melibatkan projek-projek besar,kompleks dan kos
pembiayaan yang tinggi.
Sebarang kesilapan dalam membuat keputusan akan memberikan kesan yang
amat buruk dan merugikan semua pihak yang terbabit dalam projek tersebut. Atas
dasar inilah, maka satu kaedah atau teknik perancangan dirasai amat perlu untuk
mengatasi masalah ini. Sesuatu perancangan itu dimulai daripada cetusan idea atau
konsep sebelum dibentangkan dalam bentuk pelan atau rajah bagi menjelaskan
perancangan tersebut dengan lebih teratur.
Keperincian sesuatu perancangan itu bergantung kepada saiz kompleksiti
projek dan kecekapan pengurusan itu sendiri. Dari sini jelaslah bahawa adalah amat
penting bagi seseorang pengurus projek melengkapkan diri dengan ilmu pengetahuan
yang berkaitan dengan teknik-teknik perancangan projek bagi menyahut cabaran
masa kini.
Perancangan pengurusan projek adalah keseimbangan dalam merancang
bidang kerja, penjadualan kerja dan sumber. Secara umumnya perancangan ini
bermaksud merancang, menjalankan dan mengawas sesuatu aktiviti dengan
mengenalpasti serta menjadualkan sumber untuk aktiviti tersebut dengan kaedah

7
perancangan perisian yang tertentu. Bidang tugas ini bertujuan mencapai matlamat
perancangan projek dengan berkesan.
Perancangan menunjukkan masa dan turutan aktiviti bagi setiap bidang kerja,
juga tempoh cadangan siap projek. Sumber adalah tenaga kerja dan peralatan yang
diperlukan bagi sesuatu bidang kerja yang berkenaan. Sumber pada asasnya
mempunyai kos, gaji, perbelanjaan operasi yang mana perlu ditumpukan. Apabila
bidang kerja penjadualan dan sumber berada dalam keseimbangan, kita hanya perlu
mengawal jumlah sumber yang berkaitan dengan aktiviti pada atau sebelum tempoh
siap sesuatu projek. Apabila seseorang pengurus menguruskan sesuatu projek, apa
yang ingin dipastikan ialah projek tersebut mencapai matlamat yang efisen sebaik
mungkin.
Perancangan pengurusan projek yang bagus membantu kejayaan seseorang
pengurus projek. Setiap orang didalam pasukan akan dapat meningkatkan mutu
kerjasama dan perhubungan. Ini boleh menghasilkan satu pasukan yang cekap dan
mantap, dan memberikan satu perasaan yang terjamin kerana segalanya dibawah
kawalan dan pengurusan yang sempurna.

2.2

Definisi Projek

Pada peringkat ini, pihak atasan akan menentukan bentuk projek yang akan
dijalankan dan sebagai perancang pengurusan, keputusan yang diambil
mengambarkan keseluruhan projek dan pada peringkat ini pihak perancang
pengurusan memerlukan beberapa perkara.
a) Mendefinisikan bidang/tujuan projek
-

apakah matlamat (goals) yang hendak dicapai, yang mana tugas utama
dan berapa banyak tugas (task) yang diperlukan untuk mencapai
matlamatnya.

b) Menentukan sumber-sumber
-

apakah sumber-sumbernya , perincian , tenaga kerja dan peralatan tidak

mencukupi untuk menolong mencapai matlamat sesuatu projek tersebut.

c)

Menentukan had penjadualan perancangan (schedule limits)

-

iaitu berapa lama masa diperlukan , apakah projek miletones dan

deadlines?

Sebaik sahaja matlamat dan rangka kasar projek ditentukan, perancang

mestilah mengumpas data-data dengan merancang projek tersebut.

2.3

Perancangan Projek

Perancangan projek adalah nadi kepada satu sistem pengurusan projek.

Perancangan ini menggabungkan bidang kerja (skop), sumber-sumber (resources)
dan penjadualan (schedules) ditempat yang satu. Ini membenarkan kita menyimpan
semua faktor-faktor tersebut dengan seimbang. Perancangan projek meluahkan
faktor-faktor dengan tepat seperti berapa banyak dan apa aktiviti yang hendak
dilakukan, siapa yang akan menjalankan setiap aktiviti, anggaran kos setiap tugas
dan serta kos keseluruhan projek serta tempoh keseluruhan jangkaan siap projek.

Pelbagai takrifan mengenai PERANCANGAN telah dikemukakan oleh ahli

ahli cendekiawan. Antaranya ialah :a) Perancangan adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang akan dibuat,
bagaimana cara untuk membuatnya dan siapa yang membuatnya.
Perancangan adalah suatu proses penentuan arah dan tindakan-tindakan yang

9
akan diambil pada masa hadapan berdasarkan kepada tujuan, fakta dan
pertimbangan yang wajar. (Richter,Irv & Roy S.Mitchell,1982).
b) Perancangan adalah suatu aktiviti yang kreatif bagi menentukan apakah yang
dibuat, bila dan oleh siapa. (Andrew N.Baldwin,1993).
c) Perancangan adalah satu proses pemikiran untuk melaksanakan sesuatu
perkara pada masa hadapan. (Abdul Hakim Mohammad,1990).
d) Perancangan adalah satu proses mengenal pasti masalah-masalah yang
mungkin berlaku hasil terjadinya sesuatu peristiwa terhadap sesuatu aktiviti
kerja yang sedang dijalankan, disamping cuba mengawal sifat arah tuju
perubahan serta menentukan tindakan-tindakan yang difikirkan wajar bagi
memastikan objektif tercapai. (David Cormican,1985)
Berdasarkan kepada takrifan-takrifan yang telah dikemukakan itu, bolehlah
disimpulkan bahawa PERANCANGAN dalam konteks binaan adalah :Perancangan Projek adalah suatu proses pemikiran mengenai pemilihan kaedah
binaan yang paling sesuai dan urutan kerja-kerja yang akan diikuti bagi pembinaan
dan penyiapan projek tersebut dengan kos yang paling ekonomik, dalam masa yang
telah ditentukan serta memenuhi keperluan penentuan teknikal atau spesifikasi
kerja.
Untuk mendapat perancangan projek yang efektif, seseorang perancang
mestilah mempertimbangkan perkara-perkara di bawah ;
a) Mengenalpasti skop projek dan siapa atau apa yang perlu dilakukan
b) Mendapatkan anggaran masa dan kerja bagi setiap aktiviti terutama maklumat
yang diperlukan diperolehi daripada individu yang bertanggungjawab
terhadap aktiviti tertentu.

10
c) Megenalpasti kebebasan aktiviti sebagai contoh aktivitiA tidak boleh
dimulakan selagi aktiviti B tidak disiapkan atau sebahagian aktiviti perlu
disiapkan dalam tempoh yang sama dan sebagainya.
d) Menyenaraikan aktiviti dan permasalahan seperti menentukan sesuatu aktiviti
bermula pada tarikh yang ditetapkan.
Lebih tepat maklumat yang ada, lebih tepat perancangan yang dihasilkan.
Apabila sesuatu projek bermula , perancangan projek menjadi faktor yang sangat
bernilai dalam membantu sesuatu projek dengan menyenaraikan perincian
perancangan supaya seseorang pengurus projek dapat memahami perkara-perkara di
bawah:
a) Menentukan kemajuan projek, membandingkan data sebenar dengan
anggaran awalan
b) emakan kepada sumber, skop dan faktor penjadualan supaya memberi
keseimbangan kepada kepentingan projek.
c) Dapat mengenalpasti masalah yang akan mengakibatkan projek tidak
menepati jadual.
d) Menganalisa keperluan sumber sepanjang projek dijalankan
e) Dapat melakukan perubahan semasa pembinaan untuk membantu projek
dapat disiapkan lebih awal.
Dengan adanya sistem perancangan projek, seseorang pengurus projek akan
dapat menganalisa perjalanan sesuatu projek samada ianya menepati penjadualan
atau tidak semasa projek dijalankan.
Sebaik sahaja pengurus projek mencapai matlamat projek dan memenuhi
semua kriteria yang menunjukkan projek tamat, itulah masanya bagi penamatan
projek.

11

Penamatan projek sama pentingnya dengan permulaan projek, pada peringkat

ini, seseorang pengurus projek akan dapat melakukan perkara-perkara di bawah :
a) Membuat perbandingan masa sebenar siap dengan tempoh yang
dirancang
b) Analisa masalah-masalah dan mengenalpasti perancang untuk
pembaharuan kepada projek seterusnya.
c) Penyimpan fail projek.

2.4

Kepentingan Perancangan

Disiplin merupakan salah satu aspek perancangan yang sangat penting, tetapi
pada kebiasaannya sikap disiplin diabaikan oleh pihak-pihak yang terlibat. Tanpa
disiplin, mana-mana perancangan yang baik sekali pun tidak akan berjaya kerana
perancangan juga melibatkan hubungan kemanusiaan.
Oleh yang demikian,bagi memastikan perancangan itu berjaya pasti ianya
memerlukan komitmen, usaha dan tindakan yang bersungguh-sungguh dari semua
pihak yang terlibat. Perancangan binaan kini semakin penting. Ini disebabkan oleh
faktor-faktor seperti yang berikut :)a Saiz projek semakin besar dan kompleks
Pada kebiasaannya semakin besar dan kompleks sesuatu projek
binaan, semakin perlulah sesuatu perancangan itu dilakukan
memandangkan ini melibatkan banyak aktiviti dan pihak-pihak yang
perlu diselaraskan.

12
)b Jangkamasa penyiapan yang terhad
Majikan atau klien mahu mengurangkan beban pinjaman dan
seterusnya mahu mendapat pulangan dengan kadar segera.
)c Peruntukkan kos yang telah ditetapkan
Sebarang kelewatan atau pembaziran semasa projek sedang dijalankan
sebolehbolehnya dielakkan supaya kos keseluruhan projek tidak
melebihi jumlah yang ditetapkan dalam kontrak.

2.5

Objektif-objektif perancangan projek

Objektif-objektif perancangan projek adalah seperti :a)

Menyatakan dengan jelas bagaimana sesuatu kerja atau aktiviti itu akan
dijalankan.

b)

Mengenalpasti strategi dan tindakan susulan bagi mengatasi masalahmasalah yang mungkin timbul pada atau semasa projek sedang
dijalankan.

c)

Penjadualan dan penyusunan semula sumber-sumber sedia ada

(Contohnya bahan-bahan binaan seperti simen, pasir, besi dan buruh)
Scheduling Of Resources.

d)

Koordinasi dan kawalan dari segi tarikh,tempoh dan penjadualan

aktiviti kerja termasuk kos.

e)

Pengumpulan data dari segi tempoh pelaksanaan setiap aktiviti kerja,

bilangan buruh dan sebagainya. Tujuannya adalah untuk digunakan

13
sebagai asas rujukan atau garis panduan untuk projek-projek pada
masa-masa yang akan datang.

2.6

Masalah-masalah Perancangan Dan Pengawalan Projek Pembinaan

Masalah-masalah perancangan dan pengawalan projek pembinaan bukan

sahaja bermula semasa perlaksanaan projek, tetapi sebelum dari itu lagi. Masalahmasalah yang biasanya dihadapi oleh seorang pengurus projek adalah seperti
berikut :
a)

Merancang, merangka dan menyiapkan projek dalam masa yang ditentukan

seperti dalam kontrak.

b) Sentiasa mengawasi tindakan-tindakan yang diambil oleh pegawai teknikal

setiap kali terlibat dalam projek-projek yang baru.
c) Memastikan bilangan tenaga buruh, loji dan peralatan sentiasa ada dan
digunakan semaksimum yang mungkin untuk mengelakkan syarikat atau
organisasi tersebut mengalami kerugian baik dari segi masa mahupun
kewangan.
d) Selain daripada itu, pengurus projek juga sering menghadapi masalah dengan
perekabentuk dan klien yang sering berubah-ubah pelan dan objek projek
dari masa ke semasa.
e) Pengurus projek juga sering menghadapi masalah kesuntukkan masa untuk
membuat perancangan dengan lebih teliti selepas ditawarkan kontrak.

14
2.7

Masalah Semasa Perlaksanaan Projek

Masalah-masalah lain yang sering dialami oleh pengurus projek semasa

perlaksanaan projek adalah seperti berikut;
a. Faktor-faktor Dalaman
i.

Kelewatan penghantaran bahan-bahan binaan seperti simen, pasir,

besi dan kayu-kayan oleh pembekal-pembekal ke tapak binaan
pada masa-masa yang telah ditetapkan.

ii.

Bahan-bahan binaan yang dihantar tidak memenuhi syarat-syarat

kualiti yang sepatutnya.

iii.

Kerosakan pada logi dan peralatan.

iv.

Maklumat-maklumat terperinci yang diperlukan tidak dinyatakan

dengan jelas.

v.

Kerjasama dari semua pihak yang terlibat dalam projek

pembinaan.

b. Faktor-faktor Luaran
i.

Perubahan dan pindaan baik dari segi pelan atau keputusan dari
masa ke semasa oleh pihak klien dan penguasa.

ii.

Kelewatan perjalanan projek mungkin disebabkan oleh cuaca dan

sebagainya.

iii.

Kurang kerjasama daripada pihak Penguasa atau Kerajaan

Tempatan.

Teknik-teknik perancangan tidak dapat menyelesaikan masalah-masalah ini.

Apa yang diperlukan adalah untuk menggunakan program atau perancangan tersebut

15
sebagai panduan untuk membandingkan kerja yang dirancang dengan kerja yang
telah dilaksanakan. Dengan ini, tindakan-tindakan semakan boleh dilakukan secepat
mungkin.

2.8

Kriteria-kriteria yang perlu difikirkan dalam kajian perancangan

projek

Persoalan-persoalan yang perlu difikirkan dalam kajian perancangan projek adalah

seperti yang berikut :a)

Siapakah yang memerlukan perancangan?

b) Kenapa merancang?
c)

Apakah jenis-jenis perancangan yang diperlukan?

d) Siapakah yang membuat perancangan?

e)

Apakah yang diperlukan dalam system perancangan?

f)

Bagaimanakah sesuatu kitaran perancangan berfungsi?

g) Apakah teknik-teknik perancangan yang digunakan?

h) Apakah factor-faktor yang menentukan kejayaan perancangan?
Sesiapa pun yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dengan projek
sedikit sebanyak memerlukan maklumat-maklumat tentang perancangan organisasi,
tidak kira pada peringkat mana sekali pun. Tahap keperluan maklumat seseorang
individu itu bergantung kepada kedudukan atau posisi seseorang itu dalam organisasi
dan juga peringkat pembinaan projek yang telah dicapai.

16
2.9

Siapa yang merancang?

Persoalan sama ada perlu atau tidak perlunya seorang perancang dalam
sesebuah organisasi binaan banyak bergantung kepada saiz dan kompleksiti struktur
organisasi tersebut. Pada kebiasaannya,bagi projek-projek yang besar dan kompleks
(Projek Mega), seorang pengurus projek akan dilantik untuk menjadi perancang
utama projek tersebut.
Begitulah sebaliknya untuk organisasi kecil dan sederhana,pemilik itu sendiri
serta dibantu oleh ahli-ahli yang lain yang akan mengendalikan projek tersebut. Perlu
juga ditegaskan di sini bahawa keberkesanan sesuatu perancangan projek binaan
bukan hanya bergantung kepada seseorang perancang sahaja,tetapi melibatkan usaha
dan kerjasama setiap pekerja yang terlibat dalam industri ini.

2.10

Ciri-ciri Perancangan Projek Yang Baik

Sesuatu perancangan projek dikatakan baik sekiranya ianya merangkumi ciriciri seperti yang berikut :a)

Objektif mudah, jelas dan mudah untuk dilaksanakan.

b) Anjal pada sebarang perubahan. Ini penting untuk tujuan-tujuan

mengemaskinikan maklumat.
c)

Kayu pengukur sebagai asas piawaian kawalan projek.

d) Memaksimakan penggunaan bahan dan buruh sedia ada pada masa dan
tempat yang ditentukan.
e) Menunjukkan dengan jelas susunan, masa (phasing) dan interaksi antara
aktivit-aktiviti kerja yang berkaitan.
f)

Dapat membandingkan kemajuan kerja yang dirancang (Planned) dengan

kemajuan yang sebenar (Actual progress).

g) Sebagai Sistem Kawalan Projek.

17

2.11

Kebaikan-kebaikan Perancangan

Perancangan yang berkesan memberikan kelebihan dan kebaikan kepada

semua pihak yang terlibat dengan industri pembinaan seperti berikut :
a)

Kontraktor

i. Kontraktor dapat mengetahui dengan lebih jelas mengenai kerja-kerja yang

akan dijalankan. Ini dapat dilihat dari segi perubahan dan peningkatan hasil
kerja dengan bantuan system organisasi projek yang berkesan.
ii. Satu perancangan kerja yang telah disediakan dengan baik disamping
mengambil kira kawalan kos projek dapat mengurangkan kerugian kewangan
kepada kontraktor. Berpandukan kepada maklumat-maklumat yang diperolehi
daripada perancangan kerja tersebut,pihak kontraktor dapat mengetahui secara
lebih awal bila tambahan kewangan diperlukan.
iii. Jumlah bilangan tenaga buruh yang diperlukan dari minggu ke minggu bagi
setiap aktiviti kerja dapat ditentukan dengan lebih jitu sekiranya sesuatu
program kerja dapat disediakan.
iv. Pelbagai jenis penjadualan (bahan-bahan binaan,loji dan peralatan serta
tenaga buruh) dapat dihasilkan daripada program kerja tersebut. Ini adalah
untuk memudahkan bahan-bahan binaan, peralatan serta buruh dapat dihantar
ke tapak bina pada masa dan tempat dengan kadar yang telah ditetapkan
v. Rekod-rekod kemajuan kerja bagi kerja-kerja yang telah dijalankan itu perlu
dicatatkan. Maklumat-maklumat ini penting untuk mengendalikan projekprojek yang akan datang.

18

vi. Sesuatu program kerja yang disedikan itu dapat memudahkan koordinasi kerja
diantara sub-kontraktor. Adalah penting bagi pihak-pihak kontraktor untuk
mengikutinya.
vii. Program kerja yang telah disediakan itu akan dapat dijadikan kayu pengukur
(Yardstick) atau piawaian di mana sebarang aktiviti kerja sebenar (Actual
Work) yang telah dijalankan itu dapat dibandingkan dengan yang dirancang
(Planned Work).
b) Klien
Klien dapat mengetahui secaralebih tepat tempoh masa pembinaan projek.
Pada masa yang sama juga, modal kewangan klien tidaklah sebegitu
produktif selagi terikat dengan kos pembiayaan projek.
c)

Arkitek / Jurutera
i. Program pada kebiasaannya disediakan oleh pihak kontraktor dengan
bantuan dan bimbingan arkitek.

ii. Melalui program kerja ini,arkitek atau jurutera dapat menjangka kadar
kemajuan kerja binaan dan ini secara tidak langsung memudahkan Bayaran
Kemajuan (Progress Payment) berdasarkan kepada tahap kemajuan kerja
yang telah disiapkan.
d) Pihak-pihak Yang Lain
Program kerja membantu pihak-pihak yang lain terlibat seperti subkontraktor, konsultan, pembekal dan pihak berkuasa untuk bertindak
mengikut tugas-tugas dan tanggungjawab masing-masing.

19
TEKNIK-TEKNIK PERANCANGAN
(Gantt Chart,Network Analysis,Line Of Balance

2.12

Proses Perancangan Projek

PERANCANGAN
- (Merancang
melalui pemikiran)
Proses perancangan projek dapat dilihat sepertimana dalam Rajah 3.1 di

bawah ini. Daripada Rajah 3.1 adalah jelas bahawa sesuatu perancangan itu harus
bermula secara Pintasan fikiran atau idea sebelum dipamirkan dalam bentuk pelan,
laporan dan sebagainya.
PERINGKAT PERANCANGAN

TE
K
NI
KTE
K
NI
K
PE
R
A
N
C
A
N
G
A
N
(G
ant
t
Ch
art,
Ne
tw
ork
An
ala
lys
is,
Li
ne
Of
Ba
lan
ce)

PERINGKAT
PERLAKSANAAN
PROJEK

Rajah 3.1 : Proses-Proses Perancangan Projek

DATA DARI
OUTPUT
KONTRAK
PERANCANGAN
DOKUMEN
-Laporan
Maklumat-maklumat yang diperolehi daripada kontrak dokumen dan lawatan
-Syarat-syarat kontrak
-Program
tapak dapat kerja
menentukan kaedah atau teknik perancangan yang sesuai
(Carta
-Spesifikasi
-Penjadualan
Sumber
-Lukisan
(Bahan
binaan,buruh
Gantt,Critical Path Method atau Line Of Balance)
-Senarai bahan
dan peralatan)
-Rajah Aliran
Kewangan
Akhirnya segala hasil atau output perancangan projek dalam
bentuk
-Histogram
laporan, penjadualan sumber (bahan binaan, loji/peralatan dan tenaga buruh) dan
lain-lain lagi dihasilkan bagi tujuan perlaksanaan dan kawalan projek.

2.13

Proses Kitaran Perancangan

20
Perlulah diingatkan di sini bahawa sesuatu proses perancangan (Perancangan
projek binaan,perancangan kewangan dan sebagainya) itu berbentuk kitaran
(Cyclical) seperti ditunjukkan dalam Rajah 3.2.
Ini bermaksud sesuatu kitaran perancangan bukanlah sesuatu berbentuk
Forward Movement (ke hadapan), kadangkala perlu juga reverse movement (ke
belakang) bergantung kepada keadaan.

1. MENGENALPASTI OBJEKTIF

5. PEMILIHAN TINDAKANTINDAKAN YANG SESUAI

2. PENYEDIAAN PROGRAM
& JADUAL

3. PEMANTAUAN KEMAJUAN
KERJA
4. SEMAKAN OBJEKTIF-OBJEKTIF
PERANCANGAN PROJEK

Rajah 3.2 : Proses Kitaran Perancangan

Walaupun sekali pandang agak mudah untuk mengiktiraf kepetingan
perancangan, masih terdapat faktor-faktor luaran dan dalaman yang boleh
mempengaruhi kelicinan proses perancangan ini, antaranya termasuklah:a)

Cuaca

b) Kehendak klien yang sentiasa berubah-ubah idea atau fikiran dari masa ke
semasa
c)

Ekonomi

d) Batasan masa (Time constraint)

e)

Faktor-faktor lain yang di luar jangkaan

21

2.14

Faktor-faktor penentuan kejayaan perancangan

Berdasarkan kepada pengalaman dan kajian-kajian yang telah dibuat, adalah

dikenalpasti bahawa faktor-faktor yang menentukan berjaya atau kegagalan
sesuatu perancangan projek banyak bergantung kepada :a) Perancangan yang dipersetujui secara consensus atau menyeluruhi oleh
semua pihak-pihak yang terlibat dalam projek tersebut.
b) Komitmen pengurusan pihak atasan.
c)

Dapat mengenalpasti terlebih dahulu bahagian-bahagian aktiviti kerja

berisiko tinggi.

d) Komitmen tinggi semua pihak-pihak yang terlibat.

e)

2.15

Kefahaman tentang objektif dan kepentingan secara menyeluruh.

Penjadualan

Dalam projek pembinaan, maksud penjadualan adalah berbeza dengan

maksud perancangan. Penjadualan di sini merupakan sebahagian daripada proses
dalam perancangan projek pembinaan. Penjadualan adalah salah satu cara atau teknik
untuk menentukan jangkamasa terhadap aktiviti-aktiviti perlaksanaan projek
pembinaan dan mengikut bentuk pergerakan urutan yang munasabah dalam proses
perancangan. Manakala maksud perancangan adalah seperti yang telah dibincangkan
sebelumnya iaitu bukan sahaja melibatkan penjadualan, malah juga memerlukan
pemikiran tentang kaedah pembinaan yang sesuai.

22

Sejak akhir-akhir ini, penggunaan perisian computer telah menjadi semakin

berleluasa dalam teknik penjadualan projek pembinaan.Tetapi,apa yang penting dan
perlu diketahui ialah kerja-kerja penjadualan yang sebenarnya adalah dilakukan oleh
tenaga manusia dan bukannya oleh perisian computer.Perisian komputer hanyalah
digunakan untuk membantu pihak perancang dalam langkah-langkah menyusun
aktiviti,menyimpan data, melaksanakan pengiraan temp masa, menganalisis
kemungkinan, menyeragamkan data dan aktiviti. Oleh itu, langkah-langkah untuk
mewujudkan aktiviti-aktiviti projek pembinaan, jangkamasa yang diperlukan untuk
menyiapkan sesuatu aktiviti, jenis urutan yang lojik dan tindakan-tindakan yang
perlu diambil sekiranya berlaku kelewatan terhadap aktiviti-aktiviti tersebut masih
merupakan bidang tugas yang perlu dlakukan oleh seorang perancang.

2.16

Proses perancangan dan penjadualan

Proses perancangan dan penjadualan boleh dibahgikan kepada tujuh (7)

peringkat iaitu :
a)

Menetapkan objektif : Penjadualan bermula dengan menetapkan objektif

yang spesifik dan boleh di sukat. Objektif boleh berupa yangkecil seperti
memasang kunci atau yang lebih besar (memasang kemudahan bangunan).

b) Mengenal pasti aktiviti projek serta melibatkan pembahagian kerja atau

aktiviti
c)

Menentukan urutan aktiviti : Aktiviti-aktiviti perlu disusun mengikut urutan

yang logic. Apakah aktiviti yang mendahului aktiviti A, atau apakah aktiviti
selepas aktiviti A. Lebih banyak kerja boleh dilakukan serentak, lebih
banyak masa dapat dikurangkan.

23
d) Menentukan tempoh bagi setiap aktiviti, setiap peringkat, tempoh bagi setiap
aktiviti perlu ditentukan.
e)

Pengiraan aktiviti-aktiviti yang kritikal

f)

Sekiranya terdapat masalah dalam 5, pengubahsuaian perlu dilakukan

kepada jadual. Sekiranya pemendekan perlu untuk mempercepatkan kerjakerja, ia perlu dibuat untuk mewujudkan penjadualan optima.

g) Pemantauan dan pengawalan, penjadualan yang optima akan menjadi asas

atau sasar projek sebaik sahaja ianya dimulakan sekiranya terdapat
perubahan sepanjang projek dijalankan perubahan perlu dibuat tetapi
amatlah perlu untuk memastikan sasar projek tidak akan terjejas.

2.17

Prinsip Penjadualan

Sesuatu Projek pembinaan adalah merupakan satu himpunan kerja atau

aktiviti yang perlu dilaksanakan untuk membentuk satu bentuk bangunan atau
struktur yang telah direka bentuk pada peringkat awal. Aktiviti ini boleh merangkumi
dari mulanya sesuatu ringkasan projek diterima sehinggalah ke peringkat penutupan
akaun projek tersebut atau aktiviti yang hanya tertumpu kepada peringkat pembinaan
sahaja. Walau bagaimanapun, setiap kativiti tersebut akan melibatkan pengawalan
ketiga-tiga komponen iaitu skop, kos dan masa, serta penggunaan formula 5M dan
formula 3W iaitu seperti berikut;
a) Formula 5M : Untuk merancang pelan rancangan
i.

Method

-Kaedah ataupun cara binaan

ii.

Manpower

-Tenaga manusia

iii.

Machinery

-Mesin, jentera dan loji

iv.

Material

-Bahan-bahan binaan

24
v.

Money

-Wang ataupun modal

b) Formula 3M : Untuk menolong dalam proses perancangan

i.

Who

-Siapa?

ii.

What

-Apa?

iii.

When

-Bila?

Oleh itu,sebarang teknik perancangan atau penjadualan adalah bertujuan untuk

menyusun semua aktiviti bagi dilaksanakan mengiku urutan samada :a) Sebelum yang lain
b) Selepas yang lain ; dan
c) Pada masa yang lain.
Apa yang penting adalah perlu memastikan bahawa susunan aktiviti tersebut
mencapai matlamat perancangan iaitu menyiapkan projek pada masa dan kos yang
telah ditetapkan. Penjadualan yang disediakan adalah perlu tepat, mudah difahami,
fleksibel, menjadi asas pengawasan dan menyeluruh. Sesuatu teknik penjadualan
yang baik tidak semestinya akan memberikan hasil yang tepat jikalau aspek-aspek
tersebut tidak dipatuhi. Oleh itu,aspek-aspek tersebut perlu diberikan perhatian yang
seimbang.
2.18

Teknik-teknik penjadualan

Teknik-teknik perancangan merupakan alat-alat atau kaedah yang digunakan

untuk melaksanakan perancangan. Terdapat beberapa kaedah yang digunakan.
Teknik-teknik penjadualan yang sering digunakan dalam pengurusan projek
pembinaan adalah seperti yang berikut:a) Teknik Penjadualan Utama
i. Carta Bar (Bar Chart/Gantt Chart)
ii. Carta Penanda Batu (milestone)

25

b) Teknik Analisa Rangkaian /Penjadualan Rangkaian

i. Kaedah Laluan Kritis/Genting,KLK (Critical Path Method : CPM)
ii. Gambarajah Duluan (Precedence Diagramming Method : PDM)
iii. Teknik Kaji Semula dan Penilaian Program (Program Evaluation &
Review Technique (PERT).
iv. Kaedah Garis Imbangan (Line Of Balance)

2.18.1 Pengenalan Carta Bar

Carta Bar direka oleh H.L Gantt, seorang warga Amerika.Carta Bar adalah
teknik yang biasa digunakan sebagai alat komunikasi mengenai program projek pada
semua peringkat di dalam organisasi. Walaupun dengan kaedah perancangan
komplek yang terdapat pada masa ini, Carta Bar selalunya digunakan sebagai format
terakhir kerja yang telah dirancang.
Carta mengandungi senarai aktiviti dengan permulaan, jangkamasa dan masa
tamat setiap aktiviti diplotkan pada skala masa.
Carta bar juga boleh digunakan untuk menunjukkan kuantiti kerja, kos, subkontraktor yang akan digunakan serta tarikh pesanan akan dibuat. Tidak ada format
yang tetap untuk Carta Bar. Carta Bar berubah dari firma ke firma dan daripada
pengurus ke pengurus.
Carta Bar boleh digunakan untuk memonitorkan kemajuan dengan shading
bahagian kerja yang talah siap di dalam sesuatu aktiviti. Dengan membandingkan
jumlah kerja yang sepatutnya telah siap pada sesuatu tarikh, skrin memberi tajuk
samada kerja tersebut adalah ahead or behind shedule.

26
Carta Bar tidak menunjukkan aktiviti-aktiviti yang bergantung di antara satu
dengan yang lain walaupun ini boleh dicapai (secara had) dengan menggunakan
linked activities melalui teknik Milestone.
Carta Bar adalah berguna untuk mengira sumber yang perlu untuk
menyiapkan sesuatu projek. Sumber boleh diagihkan pada setiap dan dijumlahkan
untuk menunjukkan keperluan bagi setiap jangka masa. Dengan cara yang sama nilai
kewangan boleh diagihkan untuk setiap aktiviti dan cost curves dihasilkan. Dari
cost curves, cash flow (aliran tunai) keseluruhan untuk projek boleh dihasilkan.
Keburukan yang sering dikaitkan dengan Carta Bar adalah ia tidak
menunjukkan aktiviti-aktiviti yang bergantung di antara satu sama lain Tetapi di
dalam keadaan projek tidak terlalu kompleks, program untuk menghasilkan Carta
Bar akan disediakan secara sistematik. Site Agent akan terlibat secara serius dalam
penyediaan program tersebut dan Site agent tersebut mestilah mempunyai
pengalaman yang luas.

2.18.2 Apa Yang Perlu Ditunjukkan Di Atas Carta Bar

Adalah perlu bahawa maklumat terpenting ditunjukkan di atas Carta Bar.

Walau bagaimana pun, tidak ada format yang standard untuk membuat sesuatu Carta
Bar. Berikut adalah senarai panduan dalam penyediaan carta bar iaitu :a) Jangka masa kontrak
b) Tarikh permulaan setiap operasi
c) Jangka masa setiap operasi
d) Tujuan operasi
e) Bilangan pekerja yang diperlukan untuk kerja utama
f) Loji mekanikal yang diperlukan

27
g) Tarikh penghantaran bahan-bahan
h) Tarikh lukisan dan maklumat diperlukan untuk melaksanakan kerja
i) Sub-kontraktor yang terlibat
j) Waktu cuti
k) Kuantiti Item kerja utama
l) Kemajuan kerja
m) Tarikh penting dan kehendak klien
Aktivti
A
B
C
D

Masa

Hari/Minggu/Bulan

Rajah 4.1 : Konvensional Carta Bar

2.18.3 Kebaikan Carta Bar

Kebaikan Carta Bar adalah seperti di bawah;

a)

Memberi gambaran yang jelas mengenai projek

b) Mudah untuk digunakan dan difahami

c)

Boleh digunakan untuk menunjukkan kemajuan.

d) Boleh digunakan untuk merancang sumber manusia,pesanan dan

penjadualan.
e)

Merupakan alat komunikasi yang baik

f)

Boleh digunakan untuk menghasilkan belanjawan

28

2.18.4 Keburukan Carta Bar

Keburukan Carta Bar adalah seperti berikut

a) Tidak boleh menunjukkan jika ada aktiviti-aktiviti yang bergantung di antara
satu dengan lain.
b) Ada had fizikal mengenai saiz carta.
c) Data adalah sukar untuk diolah (manipulasi) dan dikemaskini.
d) Sukar untuk menunjukkan critical paths dan floats.

2.19

Perisian Microsoft Project

Penggunaan perisian Microsoft Project dalam sistem perancangan pengurusan

projek akan menjadi efektif terutama dari segi kos, sumber dan masa yang
diperlukan. Perisian Microsoft Project merupakan satu perisian pengurusan projek
yang popular di pasaran masa kini dan telah digunakan secara meluas dalam apa jua
bidang pengurusan di seluruh dunia. Pembaharuan demi pembaharuan telah
dilakukan dari masa ke semasa dalam usaha mempertingkatkan keupayaan fungsi
dari versi yang terdahulu, dengan ini dapat menyediakan kelebihan kepada manamana pengurus projek meringankan beban diri dari mempelajari dan menggunakan
perisian yang lebih rumit. Microsoft Project membantu pengurus projek memfokus
serta merancang perancangan projek mereka dengan cepat dan mudah.

29
Microsoft Project memberikan kemudahan kepada pihak pengurusan dari segi
menguruskan penjadualan, sumber-sumber, memantau kemajuan projek dan juga
laporan maklumat projek. Microsoft Project dapat membantu pengurusan projek
untuk memaklumkan samada projek masih lagi mengikut perancangan dan
peruntukan kewangan.
Microsoft Project juga mesra pengguna samada pada peringkat awal perisian
ini diperkenalkan atau sehingga yang terkini iaitu Microsoft Project Standard 2002.
Oleh kerana penggunaan peralatannya yang mudah dan fleksibel, Microsoft Project
menolong pengurus projek dapat mengawasi projek dengan tenaga dan masa yang
minima. Pengurus projek yang menggunakan Microsoft Project dalam perancangan
dapat memahaminya dengan mudah dan juga dapat membentangkan atau
menerangkan kepada pihak pengurusan serta pemilik tentang perancangan, boleh
dalam bentuk rangkaian rajah (Network Diagrams) yang mudah difahami.

2.19.1 Paparan Skrin Microsoft Project 2003

Berikut menunjukkan beberapa paparan skrin operasi perisian Microsoft

Project 2003 yang perlu diketahui.

30

Rajah 4.2 : Paparan Carta Bar (Gantt Chart)

Rajah 4.3 : Paparan Gambarajah Duluan (Network Diagram)

Rajah 4.4 : Paparan Project Information Dialog Box

31
Indicator

default view;
Gantt Chart

entry
Bar

first task
name

default
duration

start and
finish date

Rajah 4.4 : Paparan Entering Task Name

2.19.2 Keistimewaan Microsoft Project

Microsoft Project dapat menolong seseorang pengurus projek merancangkan

pelbagai saiz projek, laluan kemajuan, masalah-masalah yang timbul dan memahami
maklumat-maklumat yang penting bagi sesuatu projek dengan cepat dan mudah.
Microsoft Project juga bertanggungjawab berkoordinasi dengan pelbagai
tugas yang spesifik yang mesti disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan dan nilai
projek yang telah ditetapkan.
Microsoft Project akan menolong merancang secara bersama, semasa
kemasukan data, pelan tindakan dan pengurusan segala data-data secara terperinci
bagi mencapai matlamat perancangan.
Microsoft Project melakukan segalanya dalam pembangunan projek baru dari
segi pembentangan, memantau kemajuan dan analisa projekdenga berkesan.
Microsoft Project 2003 adalah kejayaan kepada Microsoft Project 2000 dan
Microsoft Project 98. Microsoft Project 2003 telah membina semula features dari
versi terdahulu, mempertingkatkan keupayaan untuk lebih senang digunakan dan
memberikan integrasi dengan aplikasi Microsoft Project yang terkini.

32

Microsoft Project 2003 menyediakan peralatan pengurusan projek yang

terbaik untuk menolong pengurus projek, ketua sesuatu kumpulan atau mana-mana
individu yang bertanggungjawab untuk perancangan yang efisien dan menguruskan
projek dari komputer peribadi mereka. Selain daripada peralatan yang mudah dan
fleksibel, perisian ini juga dapat dihubungkan dengan perisian atau laman web
tertentu untuk memberikan kemudahan berkomunikasi.
Projek juga dapat disimpan di dalam internet korporat dan juga dalam
kumpulan e-mail untuk tujuan berinteraksi secara terus.

2.19.3 Faedah-Faedah Microsoft Project

Perisian Microsoft Project dapat memberi faedah kepada pengurus projek

pada peringkat perancangan, pengawalan dan penyiapan sesuatu projek.
Diantara kemudahan-kemudahan Microsoft Project ialah seperti di bawah:
a) Dapat mengira keseluruhan perincian penjadualan
b) Mengimbangi factor penjadualan yang kritikal dengan mudah
c) Mengenalpasti masalah-masalah: Sebelum ianya memberi kesan kepada
perancangan
d) Membina perancangan projek
e) Laluan perancangan projek
f) Penamatan projek

2.19.4 Mengira keseluruhan Perincian Penjadualan

33

Apabila dibina beberapa maklumat aktiviti, Microsoft Project akan

menguruskan langkah yang seterusnya. Sebagai contoh, apabila seseorang pengurus
projek menentukan tugas dan tempohnya, secara automatik Microsoft Project akan
mengira masa bermula dan siap bagi tugas tersebut. Atau jika dikenalpasti waktu
kerja sesuatu sumber adalah 8 jam, maka Microsoft Project boleh memberi cadangan
(alert) jika terdapat mana-mana sumber memerrlukan waktu (jam) tambahan.begitu
juga apabila kita mengubah mana-mana faktor, Microsoft Project akan membuat
pengiraan semula ke atas jadual tersebut dengan kadar segera.
Tetapi perlu diingatkan bahawa penjadualan Microsoft Project berkesan jika
maklumat yang diberikan adalah tepat. Oleh itu, pastikan maklumat yang diberikan
sempurna dan tepat.

2.19.5 Mengimbangi Faktor Penjadualan Yang Kritikal Dengan Mudah

Pada peringkat Pengurusan Projek, Microsoft Project boleh menolong

membaiki keseimbangan di antara tugas, sumber dan tempoh, seperti lebih banyak
tugas yang perlu ditambah ke atas sesuatu projek tetapi ketiadaan tambahan masa
diberikan. Pemerhatian segera dapat dilihat pada perisian Microsoft Project apabila
terdapat sumber-sumber sedia ada mempunyai masa yang cukup to accomplish
tugas baru tanpa melanjutkan tempoh siap projek.
Pada setiap tugas, Microsoft Project dapat mengekalkan keseimbangan di
antara tempoh yang diperlukan untuk menyiapkan tugas, sumber-sumber yang telah
dikenalpasti dan tempoh keseluruhan tugas.

34
Sebagai contoh, jika sesuatu aktiviti menggunakan seorang pekerja, bekerja
empat hari untuk menyiapkan kerja dalam dua hari, maka Microsoft Project akan
memudahkannnya dengan melantik seorang lagi pekerja.

2.19.6 Mengenalpasti Masalah-masalah

Berkebolehan mengesan terlebih dahulu dan mengelakkan timbulnya masalah

penjadualan yang akan membawa kepada perbezaan di antara kejayaan atau
kegagalan sesuatu perancangan.
Perisian Microsoft Project akan mengenalpasti dan membaiki masalahmasalah seperti lebihan sumber, tugas yang boleh melepasi anggaran kos dan konflik
penjadualan yang boleh melepasi jangkaan waktu siap projek.
Dengan lain perkataan, Microsoft Project menolong kita mengurus projek
dalam pelbagai tahap keberkesanannya yang kompleks bagi memastikan kita
menggunakan masa yang sedikit ke atas perincian pengurusan projek tetapi lebih
kepada kerja-kerja yang penting.
Sebaik sahaja kita siap membina perancangan projek, Microsoft Project akan
menjadikannya semua dalam satu sebagai pembantu pengurusan projek.

2.19.7 Membina Perancangan Projek

Semasa fasa kita memasuki tugas-tugas, anggarkan jumlah hari atau jam yang
diperlukan untuk menyiapkan setiap tugas, kenalpasti samada satu tugas yang mahu

35
bermula ada kaitan dengan tugas sebelum atau selepasnya, dan masukkan segala
sumber pada tugas tersebut, maka Microsoft Project akan:
a) Menjadualkan setiap tugas dan melakukan pengiraan tarikh siap tugas
projek.
b) Mengira masa yang diperlukan bagi setiap tugas.
c) Mengimbangi skop, sumber-sumber dan masa atau menunjukkan kepada
kita yang mana terkeluar dari pertimbangan.

2.19.8 Laluan Perancangan Projek

Apabila mengadakan laluan ke atas setiap tugas yang dirancang, kita akan
mengawasi kemajuan setiap tugas dan secara langsung akan membuat perbandingan
dengan apa yang dirancang.
Dengan cara ini, kita akan tahu samada perlu atau tidak dibuat pelarasan ke
atas laluan tertentu untuk mempastikan projek yang dirancang kekal dalam tempoh
yang telah ditentukan.
Microsoft Project akan:
a) Mempamerkan semua anggaran asal seperti tempoh tugas dan data
sebenar.
b) Mengira dan mempamerkan perbezaan antara anggaran asal dan data
sebenar
c) Mengemaskini proses secara ringkas proses perancangan beserta data
sebenar
d) Mengira kesan ke atas jadual yang telah dikemaskini

36
2.19.9 Penamatan Projek

Pada peringkat penamatan projek, kita akan menyelesaikan semua isu yang
tertangguh, mengenalpasti tugas yang sempurna, masalah-masalah, bidang yang
membawa kemajuan di masa depan dan dokumen-dokumen. Walaupun Microsoft
Project tidak menyediakan bantuan khusus kepada aktiviti ini, tapi ianya boleh :
a) Menyimpan satu salinan asal untuk membantu kita mengenalpasti bidang
masalah.
b) Menyimpan nota-nota berkenaan tugas-tugas dan sumber-sumber sebagai
rujukan semasa menganalisa peningkatan kemajuan dan masalah-masalahnya.
c) Menyediakan maklumat projek dan dokumen yang diperlukan.

2.19.10 Komponen-Komponen Microsoft Proiect

Tiga Komponen Utama Dalam Perisian Perancangan Microsoft Project adalah

seperti berikut;
a) Tugas ( Tasks )
b) Sumber ( Resources )
c) Tugasan ( Assignments )

2.19.11 Tugas ( tasks)

37
Kerja sebenar yang diperlukan untuk mencapai matlamat projek dapat
dipecahkan kepada tugas-tugas terperinci ke dalam ruangan tugas ini.

2.19.12 Sumber (Resources)

Sumber-sumber adalah tenaga kerja (pekerja), peralatan, bahan-bahan,

perkhidmatan dan sebagainya yang diperlukan bagi menyiapkan sesuatu tugas.
Jumlah sumber yang digunakan akan memberi kesan terhadap skop projek dan masa
yang dirancang untuk menyiapkan sesuatu projek.

2.19.13 Tugasan (Assignments)

Tugasan adalah salah satu sumber yang spesifik yang dikenalpasti bagi tugas
tertentu.
Microsoft Project boleh gunakan pelbagai sumber untuk tugas tertentu iaitu
satu tugas boleh mempunyai pelbagai tugasan. Tugasan secara langsung berkesan ke
atas jumlah masa projek. Apabila tarikh siap berubah dan projek perlu disiapkan
lebih cepat dari yang dirancang, sumber-sumber yang diperlukan boleh ditambah
untuk menyiapkan tugas tersebut.
Dengan memendekkan tempoh sesuatu tugas, secara keseluruhannnya kita
juga mempercepatkan tempoh penyiapan projek tersebut.

38

2.19.14 Helaian Rajah Perancangan Dalam Microsoft Project .

Berikut adalah helaian jadual yang boleh didapati dalam Microsoft Project ;
a) Gantt Chart
Helaian yang mempamerkan senarai tugas dan maklumat berkaitan
serta carta grafik bagi tugas dan tempoh cadangan setiap tugas.
Helaian ini juga digunakan oleh seseorang pengurus untuk
memasukkan dan menyenaraikan penjadualan kerja.
b) Network Diagram
Ini adalah satu persembahan grafik bagi aliran aktiviti dan
perhubungannya. Petak aktiviti akan bersambungan bersama dengan
diwakili oleh petunjuk panah satu hala. Aktiviti pertama diletakkan
pada sebelah kiri diagram dan aktiviti terakhir apda berada disebelah
kanan. Petak aktiviti biasanya dipamerkan pada aras atau baris yang
berbeza (tidak dalam baris yang sama) umtuk menunjukkan semua
aktiviti yang dirancang berkaitan antara satu sama lain.
c) Calender
Kalender bulanan menunjukkan tugas dan tempoh. Guna ruang ini
untuk mempamerkan tugas yang telah dirancang dalam minggu yang
tertentu. Kalender projek mempamerkan time intervals samada
aktiviti atau sumber boleh dijadualkan atau tidak.
d) Task Usage
Satu senarai tugas yang menunjukkan sekumpulan sumber yang telah
dikenalpasti di bawah sesuatu tugas. Paparan ini digunakan untuk
pindaan jumlah sumber-sumber kerja yang digunakan pada sesuatu
tugas.

39
e) Tracking Gantt
Satu senarai tugas dan meklumat berkaitan serta carta grafik
menunjukkan bar setiap kerja yang telah dirancang dan dijadualkan.
Paparan ini juga dapat mambanding jadual yang dikehendaki dengan
jadual sebenar.
f) Task Sheet
Satu senarai perkaitan antara tugas dan maklumat. Guna paparan ini
untuk memasukkan dan menjadualkan tugas-tugas dalam helaian
kerja.
g) Resource Graph
Graf yang menunjukkan penempatan sumber, kos atau kerja lebih
masa. Paparan ini juga mempamerkan tentang satu sumber atau
sekumpulan sumber lebih masa.

h) Resource Sheet
Satu senarai sumber-sumber dan maklumat berkaitan. Paparan ini juga
digunakan untuk memasukkan dan melakukan pindaan pada
maklumat.
i) Resource Usage
Satu senarai sumber menunjukkan sekumpulan tugas yang telah
dipilih dari setiap sumber. Guna paparan ini untuk menunjukkan
kedudukan maklumat kes atau kerja bagi setiap sumber. Paparan ini
juga digunakan untuk meminda jumlah sumber kerja digunakan pada
sesuatu tugas.

40

BAB III

METODOLOGI KAJIAN

3.1

Pengenalan

41

Bab ini akan mengkaji apakah faktor-faktor yang boleh meningkatkan

penggunaan perisian perancangan projek di kalangan kontraktor khasnya dan
perunding serta pegawai penguasa amnya. Kajian ini dibuat secara tinjauan dengan
menggunakan kaedah soal selidik terhadap responden-responden berkaitan di Pantai
Timur. Objektif kajian ini adalah untuk mengenal pasti jumlah penggunaan perisian
perancangan projek, faktor-faktor yang menyebabkan perisian perancangan tidak
digunakan oleh sebahagian kontraktor dan seterusnya untuk mendapat maklum balas
daripada kontraktor tentang langkah-langkah yang perlu diambil untuk
mempertingkatkan penggunaan perisian perancangan projek di kalangan kontraktor
di Pantai Timur. Kajian ini juga akan mengenalpasti peratusan tenaga mahir yang
mengendalikan perisian perancangan projek. Terdapat beberapa masalah yang timbul
semasa kajian ini dijalankan. Walaubagaimanapun masalah-masalah tersebut
terpaksalah dihadapi dan di atasi bagi memenuhi objektif kajian yang telah
dinyatakan pada awalnya.

3.2

Ringkasan Skop Kerja

Skop kerja di dalam kajian ini merangkumi beberapa fasa atau aktiviti :
i.

Mengenalpasti responden

ii.

Menyediakan borang kaji selidik

iii.

Mencari atau meninjau terhadap responden

iv.

Berjumpa atau menemubual responden

v.

Mengumpul data atau menganalisis data

vi.

Mengimpletasikan data ke dalam komputer

vii.

Menganalisis keputusan yang diperolehi

42
3.3

Metodologi

Dalam mencapai matlamat kajian, penyelidikan dan kajian akan dibuat

berdasarkan langkah yang terperinci terhadap aktiviti-aktiviti berikut :
a) Mendapatkan maklumat serta bahan-bahan rujukan bagi memudahkan
penelitian terhadap pencapaian Microsoft Project dalam industri pembinaan
bangunan bertetulang.
b) Mendapatkan data-data dengan menggunakan borang soal-selidik yang akan
diajukan kepada pihak kontraktor, perunding dan pemilik (Pegawai
Penguasa).
c) Menggunakan khidmat pos untuk tujuan pengedaran borang soal-selidik.
d) Berjumpa sendiri untuk sessi berdialog serta menemubual pihak pengurusan
syarikat dan pegawai penguasa.
e) Menggunakan computer peribadi, perisian Microsoft Excel dan Microsoft
Project untuk merekod serta menganalisa data-data yang akan diperolehi.
f) Kesimpulan akan dibuat hasil daripada perbandingan antara soal-selidik yang
dibuat terhadap pihak pengurusan kontraktor dan pihak pegawai penguasa.

3.4

Mengenalpasti Responden

Responden kajian adalah terdiri daripada kontraktor-kontraktor, Pegawai

Penguasa, Juru Perunding dan juga pemilik yang berdaftar atau beroperasi di Pantai
Timur.
Pencarian atau pemilihan responden adalah tertumpu kepada kontraktor yang
sedang menjalankan kerja atau yang masih aktif yang diakui samada oleh Pusat
Khidmat Kontraktor (PKK), Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia

43
(CIDB), Jabatan Kerja Raya dan sebagainya. Ini adalah supaya data yang diperolehi
mempunyai fakta yang kukuh dan tepat.

3.5

Borang Soal Selidik

Soal selidik dijadikan sebagai alat kajian utama dalam kajian ini. Soalannya
telah dibahagikan kepada dua bahagian utama, iaitu bahagian kajian am dan
bahagian kajian terperinci.
Bahagian kajian am terbahagi kepada dua bahagian iaitu Bahagian 1 dan 2.
Bahagian 1 mempersoalkan tentang latar belakang syarikat/responden iaitu yang
meliputi nama syarikat, jawatan dan peranan responden, pendaftaran dengan Pusat
Khidmat Kontraktor (PKK) atau Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan
Malaysia (CIDB) dan juga bidang pembinaan yang diceburi.
Manakala Bahagian 2 dalam kajian am pula hanya menekankan tentang
pengetahuan responden tentang kewujudan Perisian Microsoft Project dan
penglibatan responden menggunakan Microsoft Project semasa merancang,
menjalankan dan mengawasi sesuatu projek yang dijalankan.
Bahagian Kajian terperinci juga dibahagikan kepada dua bahagian iaitu
Bahagian A dan Bahagian B. Persoalan dalam Bahagian A menjurus kepada
responden yang mengetahui dan menggunakan Perisian Microsoft Project, iaitu sama
ada secara serius atau sebaliknya.
Bahagian A ini juga mendapatkan maklumbalas daripada responden tentang
faktor-faktor yang menyebabkan sesebuah syarikat menggunakan Perisian Microsoft
Project, kelebihan dan kekurangan dalam menggunakan perisian ini serta langkahlangkah yang perlu diambil oleh pihak berkuasa untuk meningkatkan penggunaannya
di masa hadapan.

44

Bahagian B pula merupakan bahagian persoalan terhadap responden yang

tidak menggunakan Perisian Microsoft Project atau yang langsung tidak mengetahui
tentang kewujudan serta keperluan semasa. Faktor-faktor yang menjadi halangan
kepada responden daripada menggunakan Perisian Microsoft Project dan langkahlangkah yang perlu diambil untuk meningkatkan kesedaran penggunaan Perisian
Microsoft Project.
Contoh borang soal selidik ada disertakan bersama disertasi di Lampiran A.

3.6

Berjumpa atau Menemubual Responden

Kaedah bagi menyoal pihak responden akan terdiri daripada :

a) Membuat temujanji dengan responden untuk berjumpa dan seterusnya
menemubual mereka.
b) Menghantar borang soal selidik melalui mesin fax dan seterusnya
menemubual mereka melalui telefon
c) Dengan hanya menghantar borang selidik melalui mesin fax.

3.7

Menemubual Pihak Klien

Bagi mengkukuhkan lagi kajian ini, maka temuduga kepada pihak klien telah
dijalankan. Ini bertujuan untuk memastikan adakah benar setiap projek yang
dijalankan memerlukan perancangan dan penjadualan projek serta adakah sesuatu

45
projek itu boleh berjaya tanpa perancangan yang betul. Pihak klien yang
dimaksudkan adalah seperti Jabatan Kerja Raya (JKR)

3.8

Mengumpul Data atau Menganalisa Data

Pengumpulan data dibuat setelah responden selesai ditemubual atau

menjawab borang soal selidik. Seterusnya data yang telah dikumpul menerusi soal
selidik dianalisis dan dihuraikan bagi mencapai objektif di dalam kajian ini.

3.9

Mengimpletasikan Data Ke Dalam Komputer

Setelah data dan maklumat dikumpul dan dianalisis maka ianya dimuatkan ke
dalam komputer supaya dapat dipersembahkan dengan lebih jelas dan dapat
dihuraikan dengan lebih teliti supaya hasil kajian dapat dicapai. Pengumpulan data
dan maklumat ke dalam komputer ini di buat dengan menggunakan Perisian
Microsoft Excel. Kaedah ini digunakan untuk mencari peratusan dan bilangan
jawapan daripada pihak responden melalui soalan-soalan yang diberikan.

3.10

Analisa Awal

46

Berdasarkan kekurangan masa bagi menganalisis data maka bilangan

responden yang dipilih hanyalah sebanyak 54 responden bagi keseluruhan
kontraktor-kontraktor, perunding dan pegawai penguasa yang berdaftar di sekitar
Pantai Timur. Jawapan daripada responden diharapkan akan dapat mengenalpasti
kaedah yang sesuai dan sering digunakan oleh responden dalam merancang dan
menjadual projek mereka. Responden yang dipilih adalah di kalangan kontraktor dan
syarikat yang berkaitan kerja-kerja pembinaan.

3.11

Masalah-masalah Yang Dihadapi Sepanjang Kajian

Kajian ini dibuat dengan kaedah utama iaitu menemubual secara langsung
dengan pihak responden dengan menebual temujanji dengan pegawai-pegawai
mereka. Kaedah ini menghadapi sedikit kesulitan kerana kebanyakan pegawaipegawai mereka samada sibuk dengan tugas harian mereka ataupun tiada masa
dengan tugas harian mereka ataupun tiada masa yang sesuai untuk mereka memenuhi
temujanji yang diaturkan. Ada juga berlaku apabila temujanji yang dibuat terpaksa
dibatalkan dengan alasan bahawa mereka terlalu sibuk dengan tugasan mereka.
Namun kebanyakan mereka dapat ditemubual setelah diulangi beberapa kali
atau terus ke pejabat-pejabat mereka tanpa dibuat temujanji. Maklumbalas dan
kerjasama yang diterima amatlah membanggakan dan dapat membantu kajian ini
dengan jayanya. Ini dapat disimpulkan bahawa temubual secara terus memberi kesan
yang baik dan terperinci dalam menjayakan kajian ini.
Kaedah kedua yang dilakukan untuk menjayakan kajian ini ialah dengan
menghantar borang kaji selidik melalui mesin fax dan khidmat penghantaran cepat.
Selepas pegawai atau kakitangan syarikat tersebut menerima borang kaji selidik ini
maka disusuli pula dengan panggilan telefon bagi menerangkan cara-cara untuk
menjawab soalan-soalan yang diberikan. Terdapat juga sebahagian daripada mereka

47
yang tidak mahu ditemu bual melalui telefon tetapi hanya menjawab soalan tersebut
dan menghantarnya kemudian. Alasan yang diberikan oleh mereka ialah tidak
mempunyai masa kerana terlalu sibuk atau memerlukan masa bagi menjawab soalan
kaji selidik tersebut. Secara keseluruhannya maka dapat disimpulkan bahawa kajian
yang dijalankan mempunyai masalah-masalah berikut :
a) Masa kajian yang terlalu singkat
b) Pegawai-pegawai syarikat yang terlalu sibuk dengan kerja harian mereka dan
ini membuatkan mereka tidak dapat ditemubual
c) Tiada tindakbalas daripada responden setelah kiriman soal selidik dilakukan.
d) Jawapan yang diberikan tidak lengkap dan tidak memuaskan
e) Alasan bahawa mereka tidak menerima borang kaji selidik yang telah dihantar
f) Temujanji yang dibuat terpaksa dibatalkan
Namun begitu, kebanyakan daripada mereka telah memberi kerjasama
terhadap kajian ini setelah penerangan diberikan bahawa pendapat-pendapat yang
diberikan oleh mereka membolehkan objektif kajian ini dicapai dan seterusnya dapat
menggambarkan bahawa perancangan dan penjadualan berperisian ini adalah sangat
penting dalam industri pembinaan serta penggunaan komputer merupakan suatu
kaedah yang sesuai dalam merancang dan menjadual sesuatu projek.

3.12

Ulasan Daripada Pihak Klien

Bagi mengukuhkan lagi kajian ini maka temuduga terhadap klien telah diadakan.
Pihak klien tersebut adalah wakil daripada Jabatan Kerja Raya Malaysia (JKR).
Persoalan telah ditimbulkan kepada beliau iaitu adakah perancangan dan penjadualan
projek itu penting dalam industri pembinaan serta adakah pihak klien iaitu JKR
sentiasa memerlukan perancangan dan penjadualan bagi setiap projek mereka. Hasil
daripada temuduga tersebut, maka di dapati bahawa perancangan dan penjadualan
projek adalah suatu kemestian dalam industri pembinaan kerana perancangan dan

48
penjadualan projek adalah suatu batu asas kepada system pengawalan projek bagi
mengenalpasti kuantiti, kos dan ukuran masa yang diperlukan untuk menjayakan
sesuatu projek. Beliau juga mengatakan bahawa perancangan dan penjadualan projek
ini adalah suatu kemestian dan pihak kontraktor perlulah menyediakan dan
menghantarnya kepada pihak JKR sebelum sesuatu projek itu dijalankan. Dan ini
adalah sangat penting kerana dengan perancangan dan penjadualan projek yang
dibuat dengan betul dan efektif maka masalah-masalah yang timbul semasa dan
selepas pembinaan seharusnya dapat dielakkan. Oleh yang demikian, itu tidak ada
pengecualian yang diberikan terhadap mana-mana kontraktor sekiranya ingin
menjalankan sesuatu projek di bawah kendalian JKR.

3.13

Rumusan

Daripada 150 responden yang dipilih untuk menjawab persoalan kajian

ini,didapati terdapat hanya 54 orang responden sahaja yang telah memberi
tindakbalas dalam menjayakan kajian ini.Ini dapatlah dirumuskan bahawa terdapat
pelbagai masalah yang dihadapi semasa kajian ini dijalankan iaitu seperti yang telah
dibincangkan sebelum ini.
Sungguh pun begitu, analisa awal telah mendapati bahawa kajian ini berjaya
menghuraikan beberapa soalan yang telah dikemukakan terhadap responden. Dengan
perancangan kerja yang teratur dalam membuat penyelidikan ini, maka keputusan
yang diharapkan telah berjaya dikupas dan dihuraikan.

49

BAB IV

ANALISIS DAN KEPUTUSAN KAJIAN

4.1

Pengenalan

50

Bahagian ini akan mempersembahkan, menjelaskan dan membincangkan huraian

data-data yang diperolehi dari kajian soal selidik. Analisis data telah menggunakan
perisian komputer iaitu Microsoft Excel. Kepentingan hasil kajian juga
dibincangkan. Perbincangan telah dibuat berdasarkan perkara-perkara berikut:a) Analisis tentang penglibatan syarikat atau agensi yang terlibat di dalam
industri pembinaan tentang penggunaan perancangan projek.
b) Analisa tentang bidang pembinaan yang diceburi oleh responden
c) Analisis tentang pengetahuan terhadap perisian perancangan
d) Analisis tentang responden yang menggunakan Microsoft Project

4.1.1

Analisis penglibatan syarikat atau agensi tentang penggunaan Perisian

Perancangan Pembinaan

Bahagian ini memberi keputusan analisis terhadap penglibatan syarikat yang

terdapat dalam industri pembinaan yang memberikan maklumbalas berhubung
dengan kajian ini. Taburan analisis ini digambarkan dalam di dalam Rajah 4.6 di
bawah :-

51
Rajah 4.6 : Peranan Responden
Rajah di atas menunjukkan 78% syarikat yang memberi maklumbalas adalah
daripada bilangan kontraktor pembinaan di Pantai Timur, diikuti oleh pemaju
sebanyak 9%, perunding juga mempengaruhi bilangan respon yang diterima di mana
sebanyak 7% dan 6 % pula adalah Pegawai Penguasa.
Secara tidak langsung kajian penggunaan perisian Microsoft Project
melibatkan sebahagian besar dari pihak kontraktor di Pantai Timur.

4.1.2

Bidang Pembinaan Yang Diceburi Oleh Responden

Rajah 4.7 di bawah menunjukkan maklumat tentang bidang utama yang

diceburi oleh responden dalam industri pembinaan.

Rajah 4.7 : Bidang Responden

Industri pembinaan bangunan merupakan bidang kerja utama responden dan
diikuti kerja-kerja dalam bidang infrastruktur yang melibatkan jambatan, empangan

52
dan sebagainya. Sebahagian responden juga menjalankan kerja-kerja pembinaan
jalan raya dan bekalan air. Hanya satu responden yang dapat ditemubual dalam
kajian ini yang hanya menjalankan kerja-kerja pengurusan iaitu Redicare Sdn.Bhd.
Sebagai kesimpulannya, kajian ini telah berjaya mendapatkan majoriti
maklumbalas daripada kontraktor pembinaan bangunan seperti mana yang
dikehendaki.

4.1.3

Tahap Pengetahuan Responden Terhadap Perisian Microsoft Project

Hasil daripada kajian yang dijalankan, sepertimana Rajah 4.8 di bawah,

didapati hampir keseluruhan responden iaitu sebanyak 91% mengetahui tentang
perisian perancangan di dalam industri pembinaan khasnya dan di dalam pasaran
amnya.
Jumlah respoden yang langsung tidak mengetahui tentang kewujudan serta
kepentingan Perisian Microsoft Project adalah amat sedikit iaitu hanya 9% sahaja.

53
60
50
40
30
20
10
0

Mengetahui MP

Tidak
Ya

Guna Mp

5 (9%)

22 (41%)

49 (91%)

32 (59%)

Rajah 4.8 : Pengetahuan Dan Penggunaan Perisian

Microsoft Project
Ini menggambarkan bahawa kesedaran tentang Perisian Microsoft Project
telah wujud di dalam industri pembinaan di Negeri Pantai Timur. Hanya tahap
penggunaannya perlulah dipertingkatkan.

4.1.4

Analisis Terhadap Syarikat/Agensi Yang Menggunakan Perisian

Microsoft Project.

Daripada kajian yang telah dijalankan, didapati sebahagian besar responden

mengetahui kewujudan Perisian Microsoft Project di pasaran, tetapi hanya
sebahagian daripada mereka menggunakannya sebagai pembantu dan juga pemandu
dalam menjalankan sesuatu projek yang mereka jalankan.

Keputusan yang diperolehi daripada kajian ini, dari Rajah 4.8 di atas didapati
hanya 32 responden iaitu sebanyak 59% sahaja yang menggunakan Perisian

54
Microsoft Project. Manakala 41% lagi hanya mengetahui tetapi tidak berminat untuk
menggunakan faedah yang terdapat di dalam Perisian Microsoft Project demi
meningkatkan tahap kecekapan syarikat dalam menguruskan sesuatu projek.
Pelbagai pihak perlu mencari penyelesaian terhadap kesedaran pihak
kontraktor khasnya dan pihak yang terllibat dalam industri pembinaan amnya agar
dapat mempertingkatkan lagi tahap kesedaran tentang kepentingan dan kemudahan
penggunaan perisian perancangan Microsoft Project dalam merancang, mengawasi
dan menyiapkan sesuatu projek yang dijalankan dengan jayanya.

4.2

Penggunaan Perisian Perancangan Microsoft Project

Setelah kajian dijalankan keatas responden-responden seperti mana yang

telah dinyatakan dalam perbincangan sebelumnya, di dapati sebahagian responden
mengunakan Perisian Microsoft Project dalam merancang dan mengawasi projek
masing-masing. Beberapa kepentingan kajian dibincangkan dan berdasarkan perkaraperkara berikut;
a) Pelantikan pegawai yang bertanggungjawab terhadap perancangan projek
pembinaan menggunakan Microsoft Project.
b) Faktor-Faktor yang menyebabkan responden menggunakan perisian
perancangan Microsoft Project.
c) Penggunaan perisian Microsoft Project; dalam perancangan projek.
d) Faktor-Faktor yang mendorong kepada penggunaan perisian Microsoft
Project.
e) Langkah-Langkah yang patut di ambil untuk meningkatkan penggunaannya.

55
4.2.1

Pelantikan Pegawai Yang Bertanggungjawab Terhadap Perancangan

Projek Pembinaan Menggunakan Microsoft Project.

Kajian mendapati individu atau pegawai yang mahir dalam menggunakan

Perisian Microsoft Project di Pantai Timur belum memuaskan seperti yang
ditunjukkan dalam Rajah 4.9 di bawah;

Rajah 4.9 : Perlantikan Pegawai Yang Bertanggungjawab

Merujuk kepada Rajah 4.9 di atas, analisis yang diperolehi hanya 56%
daripada syarikat yang menggunakan Perisian Microsoft Project mempunyai pegawai
yang diberi tanggungjawab penuh terhadap merancang dan mengawasi Perisian
Microsoft Project semasa menguruskan sesuatu projek.
Manakala bagi syarikat yang tidak mempunyai pegawai khusus, mereka telah
menggunakan khidmat individu bebas dalam merancang perancangan projek mereka
tetapi tidak dalam menguruskan perlaksanaan projek. Syarikat-syarikat ini
menggunakan Perisian Microsoft Project hanyalah semata-mata memenuhi kehendak
kontrak.

56
Daripada analisis di atas, maka dapat dihuraikan bahawa kebanyakan syarikat
pembinaan yang disoal selidik tidak mempunyai pegawai khusus yang diberi
tanggungjawab merancang dan mengawasi projek melalui Perisian Microsoft Project.
Sungguhpun tanpa mempunyai pegawai khusus, kontraktor masih lagi
mampu merancang pembinaan mereka tetapi tidak kepada pengurusan dan
pengawasan projek yang tepat. Oleh itu, pihak tertentu perlu menyelesaikan masalah
ini dengan lebih berkesan agar industri pembinaan di Pantai Timur dapat berjalan
dengan lebih efisien.

4.2.2

Faktor-Faktor Yang Menyebabkan Penggunaan Perisian Microsoft

Project

Bahagian ini membincang dan menghuraikan tentang faktor-faktor yang

menyebabkan responden menggunakan Perisian Microsoft Project dalam industri
pembinaan di Pantai Timur.

Rajah 4.10 : Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Penggunaan

57
Microsoft Project
Merujuk kepada Rajah 4.10, data-data yang diperolehi telah menunjukkan
bahawa faktor arahan Pegawai Penguasa telah memainkan peranan utama ke arah
penggunaan Perisian Perancangan iaitu sebanyak 28% daripada jumlah soal selidik
yang dijalankan. Ini disebabkan oleh penekanan atau syarat wajib yang dikenakan
kepada kontraktor sama ada semasa memasuki tender atau ketika menjalankan projek
yang dianugerahkan. Dengan syarat ini, kontraktor terpaksa mengadakan atau
mendapatkan peralatan dan tenaga mahir untuk memenuhi kehendak yang telah
ditetapkan.
Faktor kedua penting yang menyebabkan kontraktor menggunakan Perisian
Microsoft Project adalah faktor pengawasan projek iaitu untuk mengawasi kemajuan
projek yang sedang dijalankan. Pengawasan yang berterusan ke atas kemajuan
sesuatu projek melalui Perisian Perancangan akan dapat membantu pihak pengurusan
sama ada di pejabat atau di tapak bina mengawasi dengan lebih berkesan.
Kontraktor industri pembinaan juga bersetuju bahawa dengan menggunakan
Perisian Microsoft Project dapat melancarkan kemajuan sesuatu projek yang akan
dijalankan. Faktor menjimatkan perbelanjaan, faedah dan kepentingan dapat
mempercepatkan tempoh penyiapan sesuatu projek dan arahan pemilik juga
memainkan peranan yang penting ke arah kesedaran dan komitmen kontrak
menggunakan Perisian Microsoft Project di dalam pengurusan projek mereka di masa
hadapan.
Daripada kajian yang dijalankan, didapati bahawa peranan Pegawai Penguasa
amatlah penting untuk menyedarkan kontraktor terhadap kepentingan penggunaan
Perisian Microsoft Project semasa merancang, mengawasi dan menyiapkan sesuatu
projek di dalam industri pembinaan di masa kini.

4.2.3

Penggunaan Perisian Microsoft Project.

58

Bahagian ini membincang serta menghuraikan tentang penggunaan Perisian

Microsoft Project di Pantai Timur.
Daripada data-data yang diperolehi dan daripada analisis yang telah
dijalankan, didapati pendapat responden menyatakan Perisian Microsoft Project tidak
begitu mudah digunakan dan menghadapi kesukaran untuk mendapatkan perisian
Microsoft Project yang tulen di pasaran di Pantai Timur.

Rajah 4.11 : Penggunaan Perisian Perancangan Microsoft Project

Merujuk kepada Rajah 4.11, didapati majoriti maklumbalas daripada
kontraktor iaitu sebanyak 97% menyatakan bahawa pengguna Perisian Microsoft
Project memerlukan kursus khas dan terperinci bagi menggunakannya dengan
berkesan dan lancar.
Mereka juga berpendapat bahawa keperluan tenaga mahir amatlah diperlukan
untuk membolehkan mereka menggunakannya perisian perancangan Microsoft
Project secara berkesan. Mereka juga secara keseluruhannya bersetuju bahawa
Perisian Microsoft Project memberi faedah kepada mereka ketika merancang dan
mengawasi sesuatu projek.

59
Hasil daripada kajian ini juga menyatakan bahawa kesukaran untuk
mendapatkan tenaga mahir yang berkebolehan untuk mengoperasi Perisian Microsoft
Project di Pantai Timur turut mempengaruhi kadar penggunaannya.

4.2.4

Faktor-faktor Yang Mendorong Kepada Penggunaan Perisian Microsoft

Project.

Rajah 4.12 : Faktor-Faktor Pendorong Kepada Penggunaan

Perisian Microsoft Project
Menurut kajian yang telah dijalankan ke atas responden yang berkenaan terhadap
faktor-faktor dorongan yang membawa kepada penggunaan Perisian Microsoft
Project, adalah seperti berikut:
a) Arahan Pegawai Penguasa (P.P.)
Di dapati daripada analisis yang diperolehi daripada kajian yang dijalankan,
faktor ini menjadi pendorong yang sangat penting untuk merealisasikan
penggunaan Perisian Microsoft Project di kalangan kontraktor binaan di
Pantai Timur. Ini disebabkan adalah menjadi satu syarat utama semasa
memasuki tender, penyediaan jadual perancangan apabila ingin memulakan

60
sesuatu projek dan juga merupakan satu alat yang wajib digunakan semasa
membentangkan kemajuan kerja melalui S-Curve Microsoft Project.
b) Kesedaran Tentang Faedah Yang Penggunaannya
Setelah menggunakan Perisian Microsoft Project, pihak kontraktor mula
menyedari akan faedah-faedah yang boleh menolong memajukan sistem
pengawalan dan pengawasan projek yang dapat menjimatkan masa dan kos,
melancarkan kemajuan projek, ketepatan dalam perancangan dan sebagainya.
Faktor dorongan ini telah menjadi antara faktor terpenting kepada kontraktor
yang pernah mengetahui dan menggunakan Perisian Microsoft Project. Ini
secara tidak langsung akan memberikan galakan kepada kontraktorkontraktor lain menggunakan Perisian Microsoft Project.
c) Mempunyai pengetahuan dan kemahiran tentang Perisian Microsoft Project.
Daripada data-data yang diperolehi, faktor berpengetahuan dan berkemahiran
tentang faedah serta operasi Perisian Microsoft Project telah menjadi faktor
ketiga terpenting ke arah menggalakkan kontraktor binaan menggunakan
perisian perancangan ini. Tahap pengetahuan dan kemahiran dalam bidang ini
masih lagi rendah di Pantai Timur di mana hanya syarikat-syarikat yang besar
sahaja yang mampu menggaji pegawai yang mahir dalam bidang
perancangan berperisian ini.
d) Faktor mudah diperolehi
Perisian Microsoft Project tidaklah begitu senang diperolehi di Pantai Timur
dan dengan harga yang agak tinggi menjadikannya faktor yang tidak utama
sebagai penggalak kepada kontraktor untuk menggunakan Perisian Microsoft
Project semasa menguruskan sesuatu projek pembinaan.

61
4.2.5

Langkah-Langkah Peningkatan Penggunaan Perancangan Microsoft

Project Terhadap Pengguna Perisian Microsoft Project
Bahagian ini memberikan keputusan analisis terhadap langkah-langkah yang

perlu di ambil untuk mempertingkatkan penggunaan Perisian Microsoft Project di

kalangan kontraktor-kontraktor yang pernah menggunakannya.

Rajah 4.13 : Langkah-Langkah Peningkatan Penggunaan

Perisian Microsoft Project
Daripada Rajah 4.13, didapati sebanyak 40% responden menyatakan langkah
peningkatan penguatkuasaan penggunaannya oleh pihak tertentu seperti Pegawai
Penguasa, pemilik dan sebagainya telah menjadi langkah terpenting terhadap
kontraktor agar perisian ini digunakan dalam perancangan projek.
Sejumlah 33% responden berpendapat bahawa kursus kesedaran dapat
mempertingkatkan penggunaan perisian Microsoft Project dalam industri pembinaan
di Pantai Timur. Penyediaan insentif atau galakan terhadap mana-mana kontraktor
yang menggunakan perisian ini juga mendapat persetujuan daripada responden di
mana sebanyak 17% daripada mereka menyatakan hasrat tersebut. Sebanyak 10%
daripada mereka memilih hebahan dan publisiti pendorong kearah peningkatan
penggunaan perisian Microsoft Project.

62

4.3

Halangan Kepada Penggunaan Perisian Microsoft Project

Merujuk kepada Rajah 4.8, didapati sebanyak 41% responden yang disoal
selidik tidak menggunakan Perisian Microsoft Project semasa mengurus, merancang
dan mengawasi projek masing-masing. Beberapa kepentingan kajian dibincangkan
untuk mengenal pasti masalah-masalah yang menjadi halangan kepada penggunaan
Perisian Microsoft Project ini. Perbincangan tertumpu kepada beberapa perkara
berikut:
a) Faktor-faktor yang menjadi halangan kepada kontraktor dalam menggunakan
Perisian Microsoft Project
b) Bantuan khusus, peralatan dan perisian berkaitan
c) Langkah-langkah yang patut diambil oleh pihak berkuasa untuk
meningkatkan penggunaan Perisian Microsoft Project

4.3.1

Faktor-faktor yang menjadi halangan kepada kontraktor dalam

menggunakan Perisian Microsoft Project

Berdasarkan kepada rajah 4.14 dan analisis yang dapat dihuraikan daripada
kajian yang dijalankan, didapati faktor tiada arahan atau penekanan yang berterusan
daripada pihak pengurusan syarikat iaitu sebanyak 33% sebagai faktor utama
sesebuah syarikat tidak mengamalkan perisian Microsoft Project semasa
menguruskan sesuatu projek. Ini disebabkan pihak pengurusan tidak begitu
menekankan penggunaan perisian Microsoft Project sebagai alternatif utama sistem
perancangan projek bagi syarikat mereka.

63

Rajah 4.14 : Faktor-Faktor Halangan Penggunaan

Perisian Microsoft Project
Ketiadaan pegawai yang mahir dan tahu tentang penggunaan perisian
Microsoft Project menjadi faktor kedua terhadap sebab-sebab sesebuah syarikat tidak
menggunakan perisian Microsoft Project untuk kegunaan merancang dan mengawasi
projek.
Komitmen untuk mendapatkan perisian Microsoft Project dan kepercayaan
bahawa perisian ini tidak memberikan faedah yang berkesan juga mempengaruhi
kontraktor di Pantai Timur tidak memilih perisian Microsoft Project dalam sistem
perancangan projek.
Perkembangan teknologi yang perlahan ke Pantai Timur yang mengakibatkan
kelengkapan peralatan berteknologi tinggi rumit di dapati di pasaran juga menjadi
faktor halangan kepada kontraktor dari memilih Perisian Microsoft Project. Saingan
daripada perisian lain seperti Primavera juga memainkan peranan sebagai alternatif
kepada kontraktor tidak memilih Perisian Microsoft Project. Sesetengah pemilik
seperti Petronas yang lebih menekankan penggunaan perisian Primavera ke atas
mana-mana kontraktor yang mendapat kontrak mereka juga telah mempengaruhi
kontraktor dari memilih perisian Microsoft Project dengan lebih meluas. Secara
keseluruhannya, pihak pengurusan syarikat dan tenaga mahir boleh mempengaruhi

64
mana-mana kontraktor menggunakan Perisian Microsoft Project menjadi keutamaan
untuk merancang perancangan project.

4.3.2

Kursus, Peralatan dan Perisian Mempengaruhi Peningkatan

Penggunaan

Rajah 4.15 : Cadangan Bantuan Kursus, Peralatan Dan Perisian

Majoriti kontraktor bersetuju akan menggunakan Perisian Microsoft Project
sekiranya pihak berkenaan seperti Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga
Pembangunan Industri Binaan Malaysia (CIDB) memberi kursus kemahiran dan
kesedaran kepada mana-mana kakitangan kontraktor untuk menjadikan lebih ramai
pegawai yang tahu menggunakan Perisian Perancangan Microsoft Project. Bantuan
peralatan dan perisian juga perlu dikaji oleh pihak kerajaan kerana harga perisian di
pasaran di Pantai Timur masih lagi di tahap tinggi.
Oleh itu, dapat dirumuskan bahawa penglibatan pegawai atau kakitangan
sesebuah syarikat di dalam mana-mana kursus tentang Perisian Microsoft Project
amatlah penting dan perlu di pandang serius demi meningkatkan kualiti bidang
perancangan dan pengurusan projek di Pantai Timur.

65

4.3.3

Langkah-langkah Mempertingkatkan Penggunaan Perisian

Perancangan Microsoft Project Di Kalangan Responden Yang Masih
Belum Menggunakannya.

Daripada data kajian yang dipaparkan di dalam Rajah 4.8, pada perbincangan
sebelumnya, didapati masih lagi ramai responden iaitu kira-kira 44% tidak
menggunakan Perisian Microsoft Project sebagai alternatif utama kepada sistem
perancangan projek mereka.
Dalam rajah 4.16 di atas, analisis data mendapati iaitu sebanyak 42%
daripada responden yang disoal selidik berpendapat bahawa kursus kesedaran
amatlah penting dan berkesan untuk mempengaruhi responden menggunakan
Perisian Microsoft Project.

Insentif/Galak
an 20
%

Lainlain
0
%

Penguatkuasa
an
29
%

Publisi
ti 9
%
Kursus
Kesedaran
42
%

Rajah 4.16 : Langkah-Langkah Mempertingkatkan Penggunaan

Perisian Microsoft Project

66
Berdasarkan Rajah 4.16, penekanan dan penguatkuasaan oleh pihak pemilik
dan Pegawai Penguasa menjadi antara faktor yang terpenting ke arah
mempertingkatkan penggunaan Perisian Microsoft Project di kalangan kontraktor di
Pantai Timur. Ini kerana sebanyak 29% kontraktor berpendapat arahan atau
penguatkuasaan perlu dipertingkatkan.
Galakan dan intensif daripada pihak kerajaan juga boleh mempengaruhi
kontraktor untuk memilih dan menggunakan Perisian Micrososft Project secara
berterusan. Di dapati 20% responden bersetuju dengan pendapat ini.
Kontraktor atau responden berpendapat bahawa publisiti dan hebahan tidak
begitu mempengaruhi kontraktor dalam proses mempertingkatkan penggunaan
Perisian Microsoft Project. Ini kerana daripada pendapat awal dalam Bab 4.1.3,
sebanyak 96% responden mengetahui tentang kewujudan Perisian Microsoft Project
boleh menjadikan sistem perancangan lebih teratur.

BAB V

KESIMPULAN DAN CADANGAN

67
5.1

Ulasan

Daripada 150 responden yang dipilih untuk menjawab persoalan kajian ini,
didapati hanya 54 orang responden sahaja yang telah memberi tindakbalas dalam
menjayakan kajian ini. Ini dapatlah dirumuskan bahawa terdapat pelbagai masalah
yang dihadapi semasa kajian ini dijalankan iaitu seperti yang telah dibincangkan
sebelum ini.
Sungguh pun begitu, analisa awal telah mendapati bahawa kajian ini berjaya
menghuraikan beberapa soalan yang telah dikemukakan terhadap responden. Dengan
perancangan kerja yang teratur dalam membuat penyelidikan ini, maka keputusan
yang diharapkan telah berjaya dikupas dan dihuraikan.
Setelah diteliti dari kajian projek yang telah dijalankan maka keputusan yang
diperolehi adalah seperti berikut :
a)

Kajian soal selidik mendapati bilangan kontraktor yang mengetahui tentang

Perisian Perancangan berkomputer adalah amat membanggakan. Majoriti
pendapat menyatakan mereka mengetahui wujudnya perisian-perisian
perancangan berkomputer yang boleh menjadi alternatif kepada mereka
semasa merancang dan menjadual sesuatu projek yang hendak dijalankan.
Walau bagaimanapun didapati hanya 59% daripada kontraktor yang
mengetahui perisian berkomputer ini memilih dan menggunakan Perisian
Microsoft Project sebagai pilihan utama kepada sistem perancangan projek
mereka.

b)

Faktor utama yang mendorong kontraktor menggunakan perisian ini ialah

arahan daripada Pegawai Penguasa bukannya atas dasar kesedaran terhadap
kelebihan dan faedah yang diperolehi daripada penggunaannya. Selain dari
faktor ini, pihak kontraktor menggunakan Perisian Microsoft Project untuk
mengawasi dan melancarkan pengawalan kemajuan projek.

68
c)

Di Pantai Timur, Perisian Microsoft Project tidaklah digunakan secara

serius dan berterusan oleh kontraktor semasa merancang, menjadual dan
mengawasi projek mereka kerana tidak mendapat arahan dari pihak tertentu
seperti Pegawai Penguasa dan pengurusan syarikat. Oleh itu penekanan atau
arahan daripada pihak pengurusan sesebuah syarikat boleh mempengaruhi
penggunaan perisian ini. Kajian juga mendapati kesukaran mendapatkan
tenaga mahir yang mampu mengendalikan Perisian Microsoft Project di
Pantai Timur juga menyebabkan pihak kontraktor tidak menggunakan
perisian ini.

d)

Setelah menganalisa data-data dan maklumat yang diperolehi maka kajian

ini mendapati bahawa langkah utama atau tindakan perlu diambil untuk
mempertingkatkan Penggunaan Perisian Microsoft Project dengan lebih
meluas dengan mengadakan dan menghadiri kursus penggunaan Perisian
Microsoft Project. Oleh sebab itu, pihak berkuasa perlu mengadakan kursus
penggunaan perisian dan pihak kontraktor mestilah secara bersungguhsungguh menghantar pegawai menghadiri kursus-kursus berkenaan yang
dianjurkan bagi mempertingkatkan kemahiran dan kesedaran akan kelebihan
dan faedah-faedah yang terdapat dalam Perisian Microsoft Project. Kajian ini
juga mendapati bahawa penguatkuasaan dan insentif daripada pihak berkuasa
yang berkaitan akan menjadi pendorong untuk meningkatkan penggunaan
Perisian Microsoft Project di kalangan kontraktor.
Hasil kajian yang telah dijalankan ini, cadangan-cadangan di bawah boleh

dipertimbangkan untuk mempertingkatkan penggunaan perisian Microsoft Project

iaitu seperti berikut :
a) Pengetahuan tentang Perisian Microsoft Project perlu ditekankan lagi
terhadap bakal-bakal jurutera dan kontraktor melalui tenaga pengajar yang
berpengalaman.
b) Perlu mempertingkatkan lagi kemahiran berkomputer di kalangan jurutera
dan kontraktor melalui seminar dan kursus yang berkenaan.
c) Mewajibkan penggunaan Perisian Microsoft Project ke atas semua kelas/
gred projek pembinaan.

69
d) Mempertingkatkan hebahan tentang kelebihan Perisian Microsoft Project.
e) Mengadakan kursus kesedaran yang berterusan ke atas semua kelas/ gred
kontraktor.
f) Pihak berkuasa perlu mengawal harga atau memberi insentif terhadap
pembeli perisian original.

5.2

Kesimpulan

Daripada kajian dan analisis terhadap data-data yang diperolehi, kesimpulan

kajian terhadap penggunaan perisian Microsoft Project di kalangan kontraktor
pembinaan di Pantai Timur adalah seperti berikut ;
a)

Kesedaran tentang penggunaan perisian Microsoft Project adalah tinggi.

b) Penggunaan perisian Microsoft Project untuk kerja-kerja penjadualan belum

memuaskan.
c)

Faktor utama yang menghalang penggunaan perisian Microsoft Project ialah

faktor tiada arahan dari pihak pengurusan atau Pegawai Penguasa dan tidak
mahir menggunakan perisian tersebut.

d) Langkah-langkah untuk mempertingkatkan penggunaan perisian Microsoft

Project ialah dengan membanyakkan kursus kesedaran, melalui
penguatkuasaan dan menyediakan insentif oleh pihak kerajaan.

5.3

Cadangan Kajian Lanjutan

Berdasarkan data-data yang diperolehi, kajian lanjutan seperti di bawah boleh

dipertimbangkan, iaitu ;

70

a)

Kajian penggunaan perisian Microsoft Project untuk pemantauan dan

pemulihan projek yang terlewat.

b) Kajian penggunaan Microsoft Project untuk perancangan kewangan, sumber

tenaga, kerja, bahan dan loji.
c)

Kajian perbandingan penggunaan di antara perisian Microsoft Project dengan

perisian Primavera.

d) Kajian tentang penggunaan perisian Microsoft Project untuk perancangan

projek melalui internet.

RUJUKAN
M.Thilak (2003), Microsoft Project 2002 A Simplified Beginners Approach
Venton Publishing (M) Sdn Bhd.
Microsoft Project (1999), Microsoft Project Users Guide Microsoft Corporation
USA.
Cleland, David I. (1997), Field Guide to Project Management John Wiley & Sons,
Inc.
Cleland David I. (1994), Project Management: Strategic Design and
Implementation 2nd ed McGraw-Hill, Inc.

71
Clough, R.H., and G.A.Sears (1991). Construction Project Management John
Wiley & Sons, Inc.
Kerzner, Harold P. (1995), Project Management: A Syistems Approach to Planning,
Schedulling and Controlling. 5th ed. Van Nostrand Reinhold.
Kimmons, R.L., and J.H. Loweree (1989), Project Management: A Refference for
Professionals Marcel Dekker, Inc.
Lientz, Bennet P., and Kathryn P. Ross. (1995), Project management for the 21st
Century Academic Press.
Whitten, Neal. (1995). Managing Software Development Project, 2nd ed John
Wiley & Sons, Inc.
Abdul Hakim Mohammad, (1990), Perancangan Projek Binaan, Dewan Bahasa Dan
Pustaka, Kuala Lumpur.
0%

LAMPIRAN A

BORANG SOAL SELIDIK DAN DATA-DATA DARIPADA RESPONDEN

{ Nombor dalam ( ) menunjukkan bilangan maklumbalas dari responden }