Ale REPUBLICA DE CHILE 1. MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA po ‘& vecreroncasiione 4492, TALCA, @SO7UN vIsSTOS El Oficio (0) N° 240, de fecha 01 de Julio del 2011, de Directora de Control, y conforme a las facultades que me confiere la Ley 18.695, refundida, DECRETO ‘Apruébase Manual de Procedimientos de la Direccién de Control que ‘acontinuacién se menciona: INDICE Pag. 1 INTRODUCCION.. l= OBJETIVO DEL MANUAL. ORGANIGRAMA..... Il] PROCEDIMIENTOS. = PROCEDIMIENTO DECRETOS DE PAGO... 2.- PROCEDIMIENTO DECRETOS ALCALDICIOS. 3.- PROCEDIMIENTO INFORMES DE AUDITORIA, SIMBOLOGIA FLUJOGRAMA... ANEXON? | ANEXON? 2..ces0REPUBLICA DE CHILE I, MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA 1 INTRODUCCION I departamento de auditoria, perteneeiente'a la Direecién de Control de la sire Municipalidad de Talca, ha elaborado el presente manual con el fin de mantener un registro actualizado de los procedimientos que ejecuta esta unidad, que permitaalcanzar los objetivos encomendados y contribu @ ovientar al personal adscrito a esta drea sobre la ejecucin de las actividades establecidas, constituyéndose asi, en una guia de la forma en que opera ¢ interviene, Cabe seftalar que el presente manual se mantendré actualizado dependiendo de las ‘modificaciones efectuadas a las leyes que lo rigen y/o estructura orginica. IL- OBJETIVOS DEL MANUAL. L.- Contar con un instrumento de trabajo que describa los procedimientos que desarrolla la Unidad de Control, como a su vez sea una herramienta préctica que permita inducir al nuevo personal sobre las actividades de los trabajos a desarrollar. 2. Controlar que los trabajos encomendados a esta unidad se ejecuten de acuerdo a los procesos establecidos en el Manual de Procedimientos de Control.REPUBLICA DE CHILE J. MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA ORGANIGRAMA DIRECCION DE CONTROL, ——>__—— DIRECCION DE CONTROL INTERNO JEFE DEPARTAMENTO DE AUDITORIA eee oc AUDITOR AUDITOR AUDITORREPUBLICA DE CHILE J. MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA PROCEDIMIENTOS 1. PROCEDIMIENTO DE DECRETOS DE PAGOS 1.1. Propésito del procedimiento: Establecer los pasos a seguir para dar curso a Ta cancelacién de un Decreto de Pago, controlando la fiscalizacién correspondiente, 1.2. Aleance: El proceso iniia con el ingreso del Decreto a Oficina de Parts y termina con Ia visacién de este por parte del Director de Control : del decreto es la responsable de ingresar, 1.3. Responsabilidades: La unidad que solicita la cancel mediante oficina de parts, el decreto. Le corresponde al Director de Control revsar, analizar y viser este pago de acuerdo a las normas legales establecidas. 1.4. Definiciones: - Deereto de Pago: Acto administrative mediante el cual se dispone o decretaefectuar un egreso, lo cual se materializa mediante este documento, que ordena 2 las unidades que correspondan el pagar @ un proveedordeterminado, ogra @ una determinada persona natural ojuridica,eiertacantdad de dinero por un motivo que se individualizaré en cada casoREPUBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ree: get a — ee = 2 Los decretos son ingresados a Control todos los dias a las 16 brs. Estos se registran en una planilla intema por servicio, sefalando N° de Deereto de pago, fecha y hora de ingreso, 3 Posteriormente los decretos ingresan a la oficina del Director de Ja unidad, para su examen y revisién de documentos y legalidad. F Directora de Control. | | examinar el decreto de pago se pueden dar las siguientes situaciones: i= Decreto aprobado: Aprobar el decreto sino existieran observaciones respecto de la documentacién soportante y procedencia del gasto. Es este caso, el Director firma el Decreto, se registra la salida en planilla interna y se envia a Finanzas para firmas posteriores, 2. Decreto observado: Da curso al decreto formulando alcance u cobservaciones en caso de detectar fellas de procedimientos, En ‘este caso, se firma el Decreto y se adjunta un oficio seftalando Ia observacién, quedando una copia en la unidad. Se registra la salida en planilla interna seftalando el N° de oficio con el que sale y se envia a Oficina de Partes para registro y posterior distibuetéon 3. Deereto de pago devuelto: Generalmente por falta de amecedentes (firma, documentos). El Decreto se dewuelve a Finanzas con una nota informando los antecedentes faltantes, registando su salida en la plana interna, Una vez subsanadas las observaciones vuelven a ingresar ala Direccién de Control. 4 Decreto rechazado y observado, se abstiene de dar curso al decreto, el cual se emite sin firma junto a un oficio al Sr. Alcalde cen el cual sefiala las causas que @ juicio del Director de la Unidad o quien subrogue el cargo, fundamenta la improcedencia el pago,REPUBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA Tina vez firmado el offelo por parte del Director se registra la del Deereto en planilla interna y se envia a Oficina de partes para su posterior tramitacién, NOTA: Los Decretos de pago respecto a la naturaleza de la ‘actividad deben adjuntar diferente tipo de documentacién, los aque se detallan en anexo N° |. NOTA: La Direceién de Control es responsable de revisar y -visar la legalidad de la documentacién adjunta de los deeretos de pago de Direccién de Obra que cancelan estados de page, sin ‘embargo el responsable de la supervisién técnica, calidad de la enirega de la obra, cumplimiento de plazos y supervision de certificacién de Inspeccién del Trabajo y/o cantidad de trabajadores, es responsebilidad de la Direecién de Obra.REPUBLICA DE CHILE J. MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA Decreto de Pago Of. De Partes Direccion de Controt ih mk wom » ae 116) Oneenascn ih Oteanesn ! Sy Finanzas. noe comREPUBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA 2 PROCEDIMIENTO DECRETOS ALCALDICIOS 2.1 Propésito del procedimiento: Establecer Ios pasos a seguir para dar curso ala tramitacion de un Decreto Alcaldicio, controlando la legalidad correspondiente. 2.2. Aleance: El proceso s¢ Municipal, unidad de personal ylo unidad que corresponda y termina con la visacion del Director de Control. cia con la elaboracién del Decreto Alealdicio por parte de Secretaria 23. Responsabilidades: El ingreso de los Decretos Alaldicios a la Unidad de Control es por des vias mediante oficina de partes y en forma directa, Le corresponde al Director de Control revisar, analizar y visar este documento de acuerdo a las normas legalesestablecidas. 2.4. Definiciones: ~Decreto Alealdicio: Resoluciones que versan sobre eaéos partculares (Art. 12° Ley 18.695)REPUBLICA DE CHILE J, MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SSS 1 Elaboracion del Decreto Alcaldicio por parte de Secretaria Municipal, Unidad de personal y/o unidad que corresponda. 2 El Decreto Alealdicio ingresa directamente al Director de Control para su revision y posterior visaciGn. 3 El Director de Control revisa los Decretos Alcaldicios basindose cen Ia legalidad y los antecedentes adjuntos en cada caso, para su posterior visacién, En este caso pueden ocurrir las siguientes situaciones: I= Decfeto Alcaldicio aprobado: Una vez firmado por el Director de Control se devuelve a oficina de parte para tramitacion de firma de Alcalde y Secretario Municipal. 2. Decreto Alcaldicio observado: Se aprueba con un oficio ordinario el que se adjunta al decreto Alealdicio firmado por el Director y se remite al Sr. Alcalde mediante Oficina de Partes, quedando una copia en la Unidad. 3 Decreto Alealdicio rechazado y observado: se rechaza a través de un Oficio Ordinario el que se adjunta al Decreto Alealdicio sin registrar firma del Director, remitiéndose al Sr. ‘Alcalde a través de la oficina de Partes, quedando una copia en 4a Unidad. NOTA: Los Decretos Alealdicios respecto ala naturaleza de la actividad deben adjuntar diferente tipo de documentacin, los que se detallan en anexo N° 2PROVINCIA DE TALCA an REPUBLICA DE CHILE q a I, MUNICIPALIDAD DE TALCA — my ALCALDIA [Decreto Alcaldicio Oficina de Partes Direcoion de Control Secretaria Municipal = e an 80 Ee SeeewestnREPUBLICA DE CHILE J. MUNICIPALIDAD DE TALCA q PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA 3 PROCEDIMIENTO INFORMES DE AUDITORIA 3.1- Propésito del procedimiento: Establecer la metodologia adecuada para la planificacion y realizacién de auditorias, permitiendo detectar las fortalezas y debilidades en el funcionamiento de las distintas dependencias y/o departamentos pertenecientes a la Municipalidad de Talea, con el fin de tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para la adecuada gestion interna. 3.2 Aleance: Inieia con la planificacin del programa de auditoriay termina con el informe entregado a ‘Alcalde, Administrador Municipal, Concejo y area aucitada, No obstante, se hace seguimiento a las observaciones realizadas en el informe. 3.3.- Responsabilidades: El departamento de auditoria informar sobre las posibles anomaltas que pudieran cexistir en las distintas dreas auditadas. Es de competencia de la Autoridad Municipal tomar las medidas ppertinentes respecto a los problemas detectados. 3.4. Definiciones: ~ Auditoria: Es un proceso critico y sistemético de evaluacién y control a servicio de la Insttucién que tiené por objeto emitir una opinién fundada respecto de las diversas materias sometidas @ su consideracién, apoyandose para tal efecto en disciplinas tales como: Contabilidad, finanzas, administracion, ec. ~ Auditoria Operativa: Examinar y dar una opinién acerca de la gestion administrativa de un ente 0 parte de ella, midiendo eficiencia y efieacia en el logro de los objetivos.REPUBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA DESCRIPCION DE ACTIVIDADES. Unidad de Auditoria. Elaboracion de plan de trabajo, realizado en Enero del aio respective, vonsiderando las reas deficientes y/o erticas quedaron pendientes de revision. Auditoria ‘= Determinar aleance de revisién, la que depende de las debilidades presentadas. 2» Evaluacién del control interno mediante aplicacién de ‘cuestionario, ‘Aplicacién de pruebas de validacién y obtencién de evidencias, 4 Traspaso de informacion a hojas de trabajo interpretacion eos resultados ‘5. Confeceién del informe con sus respectivas observaciones, conclusiones y recomendaciones. Emisi6n del informe a Director de Control. Una ver revisado y aprobado por el Director de Control se remite el informe, mediante oficio, a Alealde, Administrador Municipal, Concejo si procede y unidad auditada, a través de Oficina de Parte. En el oficio enviado @ unidad auditada se le otorga un plazo de 15 0 20 dias para dar respuesta a las observaciones relevantes seftaladas en el informe. ‘Ademés se puede solicitar auditoria a peticion de Alcalde, ‘Consejo u otra Unidad que lo requiera en el cual se sigue mismo procedimiento sefialado anteriormente.REPUBLICA DE CHILE I, MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA [informes de Auditora Direccién de Control Oficina de Parte ‘Alcalde, Consejo u otra ‘Unidad aREPUBLICA DE CHILE 1, MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA SIMBOLOGIA + Inicio 0 termino de un procedimiento : Documento Decisién Preparacion JOO VIO [ : Proceso | Us + Almacenamiento InternoREPUBLICA DE CHILE MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA ANEXO 1 ANTECEDENTES QUE DEBE TENER EL DECRETO DE PAGO = Numero de Decreto de Pago y fecha de creacién = Nombre y Rut del proveedor = Monto factura ~ Glosa = Imputacién del Gasto = Numero de factura y/o Decreto Alcaldicio segin corresponda. DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS DISTINTOS DECRETOS DE PAGO - Decret 1 conces scucién ‘ prestacion de servicios = Decreto Alcaldicio = Factura o monto de estado de pago a cancetar = Estado de pago = Certificado de inspeccién det trabajo. = Garantia si procediere = Firmas correspondientes. Decretos de. -concepto de adauis = Pactura Original > Copia factura firmada por responsable que recepciona la especie y/o jefe de unidad requirente ccon firma y timbre. = Firma y timbre de bodega con su respective comprobante de ingreso cuando corresponda. = Comprobante de ingreso a bodega. = Orden de Compra = Decreto cconcepto de trato directo: \ Decreto Alcaldicio = Factura Original > Copia factura firmada por responsable que recepeiona la especie y/o jefe de unidad requirente ‘con firma y timbre. = Firma y timbre de bodega con su respectivo comprobante de ingreso cuando corresponda. = Comprobante de ingreso a bodega. = Orden de Compra = Garantia si procediere. 4 Decreto-de pago por concepto de honoraria: = Decreto Alealdicio de contratacién = Boletas de honorarios firmadas por encargado de la unidad y por el prestador del servi = Informe de GestiénREPUBLICA DE CHILE I, MUNICIPALIDAD DE TALCA PROVINCIA DE TALCA ALCALDIA ANEXO N° 2 DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS DISTINTOS DECRETOS ALCALDICIOS, 1.+ Decreto Alealdicio por concepto de eie = Informacién estipuladas en las bases ALCALDE ‘Archivo Alcaldia Direcc, de Finanzas ‘Auditores Control ‘Administrador Municipal ‘Sub Direce. de Administracién Direce. Comunal de Salud Direce. Comunal Educacion SECPLAN Direce. de Obras Municipales Direce, Asesoria Juridica Secretaria Municipal Archivo Control 07/07/2011