BAB III

ANALISIS SISTEM

Dalam pelaksanaan sistem akan ditemukan masalah yang perlu dianalisa

kembali, itu sebabnya pengembangan sistem merupakan suatu siklus. Jadi analisa
sistem adalah tahap yang mula-mula dilakukan dalam pengembangan sistem
informasi.Analisa sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh

ke

dalam

bagian-bagian

komponennya

dengan

maksud

untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Dalam analisa sistem, ada beberapa langkah yang dilakukan. Langkah
pertama dimulai dari timbulnya kebutuhan akan sistem baru. Ada dua penyebab
utama sehingga timbul kebutuhan untuk pengembangan sistem yaitu:
1. Menyadari bahwa ada masalah yang terjadi dan dapat ditanggulangi
dengan memperbaiki sistem yang ada atau dengan membuat sistem
yang baru.
2. Diminta oleh user, kadang-kadang user sendiri yang meminta
pengembangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Walaupun user yang meminta tentu ada alasan dibalik itu dan alasan
itu merupakan suatu masalah yang perlu diketahui.
Keberhasilan

analisa

tergantung

pada

seberapa

masalah

yang

diidentifikasikan. Bedakan antara masalah dan gejala. Kadang-kadang apa yang

48

49

dilihat itu hanyalah gejala dari suatu masalah dan bukan pusat persoalannya.
Sebab jika bukan pusat persoalan yang di identifikasikan, analisa sistem tidak
akan berhasil. Lalu mempelajari sistem yang sedang digunakan untuk mengetahui
dimana letak masalahnya atau kelemahan yang membutuhkan perbaikan dan
merupakan dasar untuk membuat sistem baru yang tentu lebih baik dari sistem
sekarang dalam arti dapat menanggulangi permasalahannya.
Didalam analisa sistem ini dilakukan dengan cara bertahap karena analisa
sistem merupakan tugas yang amat penting, adapun sebagian tugas- tugas dalam
analisa adalah sebagai berikut :
1. Kegiatan-kegiatan dalam menganalisa sistem adalah :
a. Mengidenfikasikan

dan

mendefenisikan

masalah

atau

kebutuhan- kebutuhan yang timbul.

b. Pengumpulan dan analisa data.
c. Pembuatan rekomendasi untuk membuat desain sistem.
2. Alat yang digunakan untuk menganalisa sistem
Dalam menganalisa sistem, menggunakan bagan untuk
mewakili arus data dalam suatu sistem sangat membantu sekali
untuk

memahami

suatu

sistem

pada

semua

tingkat

komplesitasnya. Diagram arus data (DAD) sering digunakan

untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem
baru

yang

akan

dikembangkan

secara

logika

tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut

mengalir atau dimana data tersebut disimpan. Diagram arus data

50

merupakan alat yang digunakan pada meteologi pengembangan

sistem yang terstruktur. Lebih lanjut, diagram arus data
jugamerupakan media pendokumentasian dari sistem yang baik.
Tahap analisa system dilakukan setelah tahap perencanaan
sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system
design). Tahap analisa merupakan tahap yang kritis dan sangat
penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan
juga kesalahan ditahap selanjutnya.

3.1

Analisa Prosedur Penilaian Karyawan Berjalan

Sebagaimana yang telah dijelaskan pada latar belakang dan identifikasi

masalah, penilaian karyawan pada PT. Bank Rakyat Indonesia (persero) Tbk.
yang sekarang berjalan masih menggunakan sistem manual. Berikut gambaran
tentang penilaian karyawan yang sedang berjalan:
1. Supervisor mengisi form evaluasi, lalu diberikan ke kepala kantor.
2. Kepala kantor melakukan validasi penilaian, jika tidak cocok maka
form evaluasi akan dikembalikan ke supervisor untuk dilakukan
penilaian ulang.
3. Jika cocok, kepala kantor akan menandatangani form evaluasi lalu
dikembalikan ke supervisor.
4. Supervisor membuat laporan hasil penilaian untuk diarsipkan, dan
laporan hasil evaluasi diberikan ke karyawan.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar flowmap berikut :

51

Flowmap Berjalan Penilaian Karyawan

Karyawan

Supervisor

Kepala Kantor

Form Evaluasi

Mengisi
form
evaluasi

Form evaluasi

Form evaluasi

Validasi
Penilaian

Cocok?

Form evaluasi

Form evaluasi

Form evaluasi

Tandatangan
form evaluasi

Form hasil
evaluasi

Form hasil
evaluasi

Pembuatan
laporan
penilaian
Form hasil
evaluasi

Form hasil
evaluasi

Laporan penilaian

Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penilaian Karyawan

52

3.2

Analisa Kelemahan Sistem Berjalan

Dari analisa sistem berjalan yang telah dijelaskan sebelumnya penulis

mendapatkan beberapa hasil analisa berupa kelemahan sistem, diantaranya:

1. Perhitungan nilai masih manual dan kurang tepatnya nilai pada satu
kriteria dengan kriteria lain.
2. Proses pembuatan laporan dan pengarsipan masih manual, sehingga
sering terjadi kehilangan data.

3.3

Analisa Aspek Kriteria Penilaian

Sasaran penilaian yang digunakan dibagi menjadi dua jenis, yaitu Sasaran

Kinerja Obyektif (SKO) dan Sasaran Kompetensi (SK). Setiap sasaran memiliki
kriteria yang berbeda sesuai dengan kebutuhan jabatannya masing-masing.
Contohnya pada jabatan Dana Jasa, memiliki aspek penilaian sebagai berikut :
1. Sasaran Kinerja Obyektif
a.

Aspek Proses Bisnis Internal

1) Menata kerjaan PU keluar dengan OB hubungan kanca unit
2) Memberikan informasi produk dana dan jasa
3) Melayani permintaan khusus nasabah inti
4) Memberikan informasi transfer dan saldo simpanan dan
pinjaman
5) Menerima dan mengiventarisir keluhan nasabah
6) Menata kerjakan laporan pelimpahan pajak SSP ke KPPN
7) Melakukan pelimpahan pajak simpanan tiap tanggal 10

53

8) Pengolahan password
9) Maintenance password tepat waktu
b.

Aspek Pelanggan
1) Memastikan seluruh nasabah dilayani dengan baik
2) Kecepatan penyelesaian pengaduan nasabah
3) Kecepatan pengiriman laporan pengaduan nasabah

c.

Aspek Tugas Lain-lain

1) Melakukan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan
atasannya

2. Sasaran Kompetensi

3.4

a.

Dorongan berprestasi

b.

Inisiatif

c.

Integritas

d.

Kualitas dan keakuratan

e.

Komitmen terhadap organisasi

f.

Orientasi pelayanan pelanggan

g.

Percaya diri

Contoh kasus Penggunaan Algoritma MFEP

Pada Jabatan Dana Jasa memiliki kriteria dan bobot sebagai berikut :
1. Sasaran Kinerja Obyektif
Tabel 3.1 Tabel Nilai Bobot Untuk Sasaran Kinerja Obyektif

54

Subkriteria

Bobot(weight)

Menata kerjaan PU keluar dengan

0.03
OB hubungan kanca unit
Memberikan informasi produk
0.16
dana dan jasa
Melayani

permintaan

khusus
0.04

nasabah inti
Memberikan informasi transfer
0.1
dan saldo simpanan dan pinjaman
Menerima dan mengiventarisir
0.1
keluhan nasabah
Menata

kerjakan

laporan
0.03

pelimpahan pajak SSP ke KPPN

Melakukan

pelimpahan

pajak
0.12

simpanan tiap tanggal 10

Pengolahan password
Maintenance

password

0.01
tepat
0.13

waktu
Memastikan

seluruh

nasabah
0.03

dilayani dengan baik

Memastikan

seluruh

dilayani dengan baik

nasabah
0.02

55

Kecepatan pengiriman laporan

0.03
pengaduan nasabah
Melakukan tugas-tugas kedinasan
0.2
lainnya yang diberikan atasannya
Total Bobot

2. Sasaran Kompetensi
Tabel 3.2 Tabel Nilai Bobot Untuk Sasaran Kompetensi
Subkriteria

Bobot(weight)

Dorongan berprestasi

0.1

Inisiatif

0.1

Integritas

0.1

Kualitas dan keakuratan

0.3

Komitment terhadap organisasi

0.1

Orientasi pelayanan pelanggan

0.2

Percaya diri

0.1

Total bobot

Budi memiliki jabatan Dana Jasa dan golongan eselon 1 . Berikut hasil
perhitungan nilai karyawan tersebut :

1. Sasaran Kinerja Obyektif

Tabel 3.3 Tabel Nilai Evaluasi Sasaran Kinerja Obyektif

56

Bobot
Subkriteria

Nilai

Total

(weight)
Menata kerjaan PU keluar dengan OB
0.03

0.09

0.16

0.48

0.04

0.12

0.1

0.3

0.1

0.3

0.03

0.09

0.12

0.36

Pengolahan password

0.01

0.03

Maintenance password tepat waktu

0.13

0.39

0.03

0.09

0.02

0.06

hubungan kanca unit

Memberikan informasi produk dana
dan jasa
Melayani permintaan khusus nasabah
inti
Memberikan informasi transfer dan
saldo simpanan dan pinjaman
Menerima dan mengiventarisir keluhan
nasabah
Menata kerjakan laporan pelimpahan
pajak SSP ke KPPN
Melakukan

pelimpahan

pajak

simpanan tiap tanggal 10

Memastikan seluruh nasabah dilayani

dengan baik
Memastikan seluruh nasabah dilayani
dengan baik

57

Kecepatan

pengiriman

laporan
0.03

0.09

0.2

0.6

3.36

pengaduan nasabah
Melakukan

tugas-tugas

kedinasan

lainnya yang diberikan atasannya

Total Bobot

2. Sasaran Kompetensi
Tabel 3.4 Tabel Nilai Evaluasi Sasaran Kompetensi
Subkriteria

Bobot(weight)

Nilai

Total

Dorongan berprestasi

0.1

0.3

Inisiatif

0.1

0.3

Integritas

0.1

0.3

Kualitas dan keakuratan

0.3

0.9

Komitment terhadap
organisasi

0.1

0.3

Orientasi pelayanan
pelanggan

0.2

0.6

Percaya diri

0.1

0.3

Total bobot

3.20

58

3. Nilai Hukuman : Ringan ( 0.50 )

Untuk hasil perhitungan total nilai akhir, berdasarkan dari golongan
budi memiliki golongan eselon 1 sehingga total nilainya adalah :
Total Nilai = (beban golongan * SKO )+( beban golongan * SK) Nilai
Hukuman jadi total nilai budi adalah (80%*3.36)+(20%*3.20)-0.50
hasilnya yaitu 2.68 + 0.64 -0.50 = 2.82 budi memiliki nilai Baik.

3.5

Analisa Kebutuhan
Dalam kebutuhan sistem sangatlah dibutuhkan dalam tahapan pembangunan

sistem. Adapun kebutuhan sistem merupakan tolak ukur dari mana dan sejauh
mana suatu sistem akan dibangun. Dari hasil analisa kelemahan yang telah
dipaparkan oleh penulis sebelumnya, penulis mempunyai gagasan beberapa hal
yang dibutuhkan untuk menanggulangi masalah-masalah guna menutupi beberapa
kelemahan dari sistem yang sedang berjalan,diantaranya:
1. Kebutuhan Data
Data yang diperlukan untuk penggunaan sistem ini adalah :
a. Data master jabatan karyawan dan supervisor
Berupa data jabatan karyawan dan supervisor yang terdapat di
bank BRI.
b. Data karyawan dan supervisor
Berupa data karyawan dan supervisor yang bekerja di bank BRI.
c. Data kriteria dan subkriteria

59

Berupa data kriteria dan subkriteria per jabatan yang digunakan

untuk penilaian.
d. Data bobot
Berupa data bobot dari masing-masing kriteria yang akan
digunakan untuk perhitungan nilai akhir karyawan.
e. Data nilai karyawan
Berupa data nilai masing-masing karyawan per tahun.
2. Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk

menyelesaikan

permasalahan

yang ada, penulis

menyarankan perangkat lunak yang dapat menentukan no antrian

sesuai dengan kedatangan. Selain itu juga perangkat lunak yang
dapat menghitung kedatangan wajib pajak setiap harinya yang
nantinya berguna sebagai laporan pelayanan harian.
Perangkat lunak yang dibutuhkan diantaranya, Sistem operasi
Microsoft Windows 7 (seven), sedangkan aplikasi yang akan
dibangun menggunakan Borland Delphi 7 dan menggunakan
Database Mysql 5.
3. Kebutuhan Perangkat Keras
Sebagai penunjang perangkat lunak yang disarankan oleh
penulis, maka penulis juga mengharapkan pendukung perangkat
lunak tersebut salah satunya adalah perangkat keras, perangkat yang
tidak terlalu mahal namun dapat menyesuaikan dengan system kerja

60

dari perangkat lunak yang akan dibangun. Selain itu dibutuhkan juga
perangkat keras yang dapat menyimpan data dalam skala besar.
Perangkat keras yang dibutuhkan demi kelancaran aplikasi
yang dibangun minimal memiliki kebutuhan spesifikasi sebagai
berikut:
a. Proccesore Intel Pentium 4,1GHz
b. HDD 40GB
c. Memory 512MB
d. Monitor
e. Keyboard dan Mouse
f. Speaker Active
g. Printer
4. Kebutuhan Pengguna
Salah satu penunjang yang lain dari perangkat lunak adalah
pengguna (user). Dibawah ini akan dijelaskan mengenai pengguna
dari perangkat lunak ini, yaitu :
a. Admin
1) Mengelola data master supervisor dan jabatan.
2) Mengelola data kriteria dan bobot sasaran kinerja obyektif
(SKO) dan sasaran kompetensi (SK).
3) Mengelola data karyawan dan supervisor.
4) Mengelola data login supervisor.
5) Mencetak laporan hasil penilaian dan laporan data karyawan.

61

b. Supervisor
1) Melakukan proses penilaian karyawan.
2) Mencetak laporan hasil evaluasi dan laporan hasil penilaian.