Anda di halaman 1dari 16

Krakatau Steel Managed Services -1

SOP Webmail
18 Juni , 2010

Table of Contents
Memulai Webmail Krakatau Steel .................................................................................................... 3
Log on pada Webmail Krakatau Steel .............................................................................................. 4
Log off dari Webmail Krakatau Steel ................................................................................................ 5
Toolbar Webmail Krakatau Steel ...................................................................................................... 6
Mail pada Webmail Krakatau Steel .................................................................................................. 8
Calendar pada Webmail Krakatau Steel .......................................... Error! Bookmark not defined.

Page 2 of 16

Memulai Webmail Krakatau Steel


Cara memulai Webmail Krakatau Steel cukup mudah, ketikan
https://webmail.krakatausteel.com pada Internet browser Anda, seperti pada gambar 1.1.

Gambar 1.1. Webmail address Krakatau Steel

Browser akan memberikan tampilan Webmail Krakatau Steel seperti pada gambar 1.2.

Gambar 1.2. Tampilan Webmail Krakatau Steel

Ada 2 opsi pada Webmail Krakatau Steel:


Public or shared computer Apabila Anda menggunakan komputer publik atau shared, seperti
di WarNet misalnya, maka opsi ini yang akan Anda pilih.
Private computer Apabila Anda menggunakan komputer pribadi di kantor maupun di rumah,
maka opsi ini yang akan Anda pilih.

Page 3 of 16

Log on pada Webmail Krakatau Steel


Cara log on ke dalam Webmail Krakatau Steel adalah dengan memasukkan User name AD Anda
dan password di tampilan Webmail, kemudian klik Log On, seperti contoh pada gambar 2.1.

Gambar 2.1. Masukkan User name dan password untuk log in ke Webmail Krakatau Steel

Apabila log on Anda berhasil, maka Anda akan memperoleh tampilan seperti gambar 2.2.

Gambar 2.2. Contoh tampilan Webmail Krakatau Steel setelah logon

Page 4 of 16

Log off dari Webmail Krakatau Steel


Apabila Anda telah selesai menggunakan Webmail Krakatau Steel, pastikanlah untuk meng-klik
Log Off pada toolbar dan menutup semua tampilan browser.

Gambar 3.1. Klik Log Off untuk keluar dari Webmail Krakatau Steel

Sebagai catatan, Webmail Krakatau Steel akan log off secara otomatis setelah 10 menit tanpa
aktivitas.

Page 5 of 16

Toolbar Webmail Krakatau Steel


Webmail menyediakan beberapa tools untuk menolong Anda mencari dan me-manage konten
yang ada di dalam mailbox Anda.
Navigation Pane
Navigation Pane menyediakan akses-1-klik ke folder-folder yang ada di dalam mailbox Anda
termasuk:

Mail
Calendar
Contacts
Tasks
Documents
Public Folders

Toolbar
Setiap tipe folder di dalam mailbox Anda (mail, calendar, contacts, dan tasks) mempunyai
seperangkat toolbar. Berikut ini adalah beberapa contoh toolbar yang tersedia pada folder mail
(folder-folder lain juga mempunyai toolbar-toolbar yang mirip):

Meng-compose e-mail baru.


Merubah tampilan reading pane.
Menghapus e-mail message yang telah dipilih.
Me-refresh tampilan untuk melihat e-mail message baru di server.
Mem-reply e-mail message.
Mem-forward e-mail message.

Selain dengan toolbar, Anda bisa menggunakan klik-kanan pada e-mail message untuk memilih
action dari menu.
Mencari Informasi
Webmail menyediakan beberapa cara untuk mencari informasi di mailbox Anda. Kotak search
terletak tepat di atas kumpulan message seperti gambar 4.1.

Gambar 4.1. Kotak search terletak di atas kumpulan message

Page 6 of 16

Mencari Recipient
Anda bisa mencari recipient dengan menggunakan Find Someone pada global address list
seperti pada gambar 4.2.

Gambar 4.2. Find Someone pada global address list

Anda juga bisa meng-klik Address Book

untuk melihat dan mencari recipient.

Categories
Categories memudahkan Anda untuk menentukan kategori pada item di dalam mailbox Anda.
Categories dikelompokan berdasarkan warna: Biru, Hijau, Oranye, Ungu, Merah dan Kuning.
Anda dapat juga menambah categories sendiri dengan meng-klik Categories
pada toolbar di
message, calendar, contact, maupun task.

Page 7 of 16

Mail pada Webmail Krakatau Steel


Intro
E-mail message dikirim ke mailbox Anda dan disimpan ke Inbox. Jumlah message yang belum
Anda baca akan tampil di dalam tanda ( ) di sebelah Inbox. Inbox akan menampilkan message
yang belum dibaca dengan font bold. Perhatikan gambar 5.1.

Gambar 5.1. Jumlah message yang belum dibaca akan tampil di samping Inbox

Sebagai catatan, untuk membuat message yang sudah dibaca menjadi belum dibaca, klik-kanan
Mark as Unread.
pada message, dan pilih

Cara Meng-compose Message


1. Pada folder mail, klik

Page 8 of 16

New.

2. Masukkan recipient pada To dan Cc.


Ketikkan subject message.
Ketikkan message Anda pada message body.
Pilih untuk set message sebagai message sangat penting.

untuk melampirkan attachment ke dalam message.


3. Klik
Pada tampilan Attach Files, klik Browse untuk memilih attachment yang akan dilampirkan,
kemudian klik Attach.

Page 9 of 16

4. Apabila sudah selesai, klik

Send.

Cara Membaca Message


Untuk membaca message ada 2 cara:
View message melalui reading pane Webmail dengan memilih message, atau
Buka message di tampilan browser terpisah dengan klik-double message nya.
Contoh berikut menampilkan Anda mendapat 1 buah message:

Anda bisa membaca message ini dengan preview saja, tanpa membuka message.
Klik
dan pilih tipe buttom untuk mem-preview konten message seperti tampilan di bawah ini:

Page 10 of 16

Anda juga bisa membaca message ini dengan klik-double pada message, dan akan memberikan
tampilan seperti berikut:

Untuk menghapus message yang sudah Anda buka ini, cukup dengan klik toolbar

Page 11 of 16

Cara Membalas Message


Saat Anda membaca message, Anda boleh:

Me-reply message dengan menggunakan toolbar


.
Mem-forward message dengan menggunakan toolbar

Apabila Anda me-reply message, maka prefix Re: akan ditambahkan di depan Subject
sebelumnya, dan Anda bisa mengetik konten reply pada space yang telah ditentukan.

Cara Menghapus Message


Menghapus message, bisa Anda lakukan dengan klik
telah dipilih maupun message yang sedang dibuka.

pada toolbar, baik untuk message yang

Message yang telah dihapus akan muncul pada Deleted Items seperti tampilan berikut.

Page 12 of 16

Cara Membuat Draft Message


Apabila Anda berniat merancang sebuah message yang belum siap dikirim, maka Anda bisa
menyimpan dahulu rancangan message tadi ke dalam mailbox Anda dengan toolbar
.

Message yang Anda save akan disimpan ke dalam folder Drafts.

Cara Membalas Message dari Milist.


Apabila Anda mendapat message dari Milist dan hendak me-reply kembali message tersebut ke
Milist bersangkutan, maka Anda harus me-reply dengan toolbar
Reply to All, bukan dengan
Reply.

Page 13 of 16

Quota Mailbox
Quota mailbox Anda dibatasi oleh system dan policy IS Krakatau Steel. Untuk memastikan bahwa
mailbox Anda tidak penuh, sehingga aktivitas kirim dan terima e-mail message tetap lancar, Anda
dapat melakukan pengecekan status mailbox dengan meletakkan cursor Anda pada lokasi
mailbox Anda seperti pada gambar berikut.

Cara mem-filter dan mem-buat Rule terhadap E-mail Message di Mailbox Anda
Semua e-mail message yang ditujukan ke Anda akan dikirim ke mailbox Anda dan disimpan ke
Inbox. Kadangkala Anda akan mendapatkan message dalam jumlah besar dari berbagai pihak,
sehingga sulit untuk di-manage. Pada Webmail, Anda bisa membuat rule terhadap messagemessage yang baru masuk ke Inbox ini untuk diolah sesuai dengan kriteria filter Anda.
Page 14 of 16

1. Sebagai contoh, Anda siapkan dahulu 1 folder baru di dalam mailbox Anda. Klik-kanan pada
mailbox Anda, pilih Create New Folder dari menu:

2. Namakan folder Anda sebagai Help Desk:

3. Sebagai studi kasus, Anda hendak mem-filter semua email yang datang dari
HelpDesk@krakatausteel.com dan akan dipindahkan secara otomatis ke folder Help-Desk:

Page 15 of 16

Buka Inbox Anda, lalu pilih dan klik kanan pada salah satu message dari
HelpDesk@krakatausteel.com, pilih Create Rule pada menu.
4. Check pada From helpdesk@krakatausteel.com dan pada Move the item to a specified
folder, kemudian klik pada specified folder (yang ditunjukkan tanda panah pada gambar ini).

5. Pilih folder Help Desk dan klik OK, kemudian namakan rule Anda, dan klik Save.

6. Rule telah siap, dan semua message baru dari HelpDesk@krakatausteel.com akan di-filter
dan masuk ke folder Help Desk.

Page 16 of 16