Nuning Sikearsipan1
Nuning Sikearsipan1
Disusun Oleh :
Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum.
NIP. 132 282 187
Universitas Padjadjaran
Fakultas Ilmu Komunikasi
Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan
2007
Oleh :
Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum.
NIP. 132 282 187
Mengetahui
Dekan
Fikom Unpad
ABSTRAK
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
ABSTRAK
KATA PENGANTAR
ii
DAFTAR ISI
iii
I. PENDAHULUAN
1.3. Output
1.4. Value
2.2. Fitur
2.3. Aplikasi
11
2.4. Arsitektur
13
15
24
26
2.8. Training
27
29
29
29
29
III. PENUTUP
30
DAFTAR PUSTAKA
31
I. PENDAHULUAN
lembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk
dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti
transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Dan tujuan kearsipan
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Dalam pengertian ini pengolahan arsip ditujukan bagi pemanfaatan dan
pelestarian arsip bagi kegiatan administrasi dan memori kolektif bangsa.
Sementara itu menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi arsip yaitu
(1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai penyedia
data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), (3) sebagai
bahan pendukung proses pengadilan (lagition support), dan (4) penyusutan berkas
kerja (retention). Fungsi-fungsi ini akan dapat dicapai apabila arsip dikelola
dengan tepat antara lain melalui Sistem Informasi Kearsipan.
Sistem informasi kearsipan disusun berdasarkan analisa terhadap
kebutuhan
lembaga
yang
bersangkutan
sehingga
penggunaannya
dapat
sistem
teknologi
informasi
kearsipan
dan
sumber
daya
yang
mampu
mengoperasikan
sistem
Legal value
Fiscal value
Research value
e. Education value
b)
rencana-rencana
dan
strategi-strategi
Lembaga
dalam
d)
maupun rencana
2. Tahap Kedua
Tahap Kedua mencakup kegiatan dalam rangka pelaksanaan Pembangunan /
Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan, yang meliputi :
a) Mendampingi lembaga dalam manajemen proyek implementasi Sistem
Informasi serta melakukan penilaian terhadap kinerja vendor yang dipilih
oleh Lembaga.
b) Melakukan comissioning terhadap vendor pada akhir masa implementasi
serta memberikan opini-opini tentang prestasi vendor.
untuk
10
11
sangat diperlukan dukungan dari sistem aplikasi yang sanggup menstruktur data
dan mengelola dokumen secara elektronik. Perencanaan strategi harus dilakukan
sehingga sistem yang dipilih mampu mengintegrasikannya dalam satu platform
yang dapat mempermudah kegiatan dan interaksi antara lembaga dengan klien,
partner dan relasi kerja lainnya. Platform aplikasi / software yang dipilih harus
memperhatikan scalability, business continuity, security, dan globalization,
capabilities.
a.
Scalability
Aplikasi dokumen dibuat dengan ukuran yang dapat disesuaikan dengan
kemampuan penyimpanan dan pelayanan yang diberikan. Klien dapat
meningkatkan kapasitas skalabilitas, keseimbangan load, pengklausteran,
dan kapabilitas lain sesuai dengan aplikasi infrastruktur dari server yang
digunakan.
b.
Business Continuity
Kapasitas penyimpanan (repository) aplikasi memungkinkan klien untuk
mengkonsolidasi seluruh aplikasi dokumen yang umumnya dihasilkan oleh
infrastruktur lembaga yang bersangkutan sehingga menjamin kontinuitas
dan keberlangsungan aktivitas lembaga mereka.
c.
Security
Untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan data yang dihasilkan oleh suatu
perusahaan, aplikasi harus dapat mendesain tingkat pengamanan sesuai
keinginan konsumen. Sehingga masalah-masalah seperti: pengaksesan,
12
d.
Globalization
Dokumen perusahaan yang telah terintegrasi dalam aplikasi menggunakan
platform yang dipilih merupakan data yang dapat disebarluaskan secara
global. Sehingga akan menguntungkan pertumbuhan perusahaan untuk
memperoleh penghargaan internasional. Seperti publikasi yang dapat
dilakukan dalam multi bahasa.
e.
Ease of Use
Mudah dalam penggunakan aplikasi, sehingga dapat diterapkan dengan
cepat oleh berbagai tingkatan perkembanagan lembaga sejenis.
g.
Standards
Menggunakan berbagai alat teknologi informasi yang banyak digunakan
oleh lembaga sejenis, sehingga menjamin keseragaman pengelolaan data
lembaga.
Hal ini tentu tidak dapat dilakukan oleh aplikasi-aplikasi yang sederhana
nilai
dari
sumber
informasi
suatu
organisasi,
sehingga
13
a.
Document Capture
EDMS harus mendukung perpindahan isi dokumen digital dan konversi
dokumen tercetak ke dalam dokumen image.
b.
Document Management
Sistem harus mampu mengelola berbagai dokumen digital, termasuk
beragam format image, teks dan dokumen campuran, file elektronik dan
format digital audio / video. Pemakai harus dapat mengindeks dan
mengkatagorikan dokumen dan tempat penyimpanan dokumen harus
dirujuk. Selain itu sistem juga harus dapat melacak akses dokumen dan
aktivitas temu kembali dokumen.
c.
Document Storage
Sistem harus dapat mendukung pengarsipan dokumen ke dalam beragam
media storage : on-line, near-on-line dan off line, termasuk format digital
seperti optical disk, CD-ROM, tape dan magnetic disk sebagaimana dalam
format analog, seperti microfich dan kertas. Sistem harus menjamin
penggunaan media untuk dokumen storage, mendukung lokasi dokumen
storage baik secara tersendiri maupun bersama-sama, pemindahan dokumen
diantara media storage sebagaimana yang dibutuhkan dalam retensi daur
hidup dokumen dan menampilkan permintaan temu kembali dari sistem
pemakai.
d.
Document Access
Sistem harus menampilkan kesatuan paradigma penelusuran dan temu
kembali, dimana dokumen dapat diakses, ditemukan kembali dan dilihat
secara konsisten dengan menggunakan model tanpa memperhatikan isi data
dan lokasi penyimpanan.
14
e.
Document Retrieval
Sistem harus dapat memberikan dokumen tertentu pada desktop dan
mencakup fungsi untuk manipulasi dokumen secara personal, seperti
anotasi, penggandaan dan pencetakan.
f.
Document Exchange
Sistem harus menyediakan akses bagi aplikasi lainnya, agar dokumen dapat
diekstrak, diisi dengan format file standar dan dijalankan untuk mendukung
tujuan perusahaan.
g.
Document Output
Sistem harus mendukung kecepatan yang tinggi pada sejumlah dokumen
tercetak, publikasi koleksi dokumen ke dalam format CD dan mengekspor
dokumen untuk digunakan oleh aplikasi lainnya.
2.3. Aplikasi
Aplikasi yang diperlukan dapat dikelompokan ke dalam lima katagori, yaitu:
a.
15
Foldering
Pengelolaan dokumen yang dinamis diperlukan dalam aktivitas yang lebih
spesifik, seperti untuk customer service, contract management atau
dukungan legal. Fitur folder memungkinkan dokumen dikelompokkan ke
dalam sebuah folder. Aplikasi manajemen dokumen mengontrol distribusi
dan accessibility pada folder.
c.
Transaction Processing
Dokumen yang berfokus pada transaksi biasanya memiliki masa hidup
dokumen yang pendek dan intensif. Dokumen disimpan, diproses dan
dibuang, diarsipkan atau diteruskan ke departemen lainnya. Biasanya
volume dokumen tinggi dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan
kecepatan transaksi. Dalam hal ini, fungsi utama dari aplikasi manajemen
dokumen adalah optimalisasi kecepatan dan efisiensi.
d.
Dokumen Enabling
Ketika aplikasi manajemen dokumen berfokus pada kontrol dokumen vital,
kemudahan akses pada dokumen yang berhubungan ditingkatkan. Skenario
document-anabling, menampilkan aplikasi proses data dengan user
interface pada dokumen. Dokumen disimpan dalam repository yang
dihubungkan dengan saluran aplikasi bisnis.
e.
16
Display &
Manipulation
Communicati
on
Storage
Output
17
Document Capture
Capture merupakan solusi yang sangat penting bagi manajemen dokumen.
Subsistem capture merespon aplikasi manajemen pada data image. Bentuk
prosesnya, OCR/ICR dan raster-to-vector mengkonversi teknik gambar.
c.
Document Storage
Platform Sistem Informasi harus mencakup fasilitas untuk mengelola
arsitektur penyimpanan. Arsitektur penyimpanan dalam EDMS (Electronic
Document Management System) menggunakan beragam device, termasuk
WORM (write one read only) optical disk, optical jukeboxes, RAID
(redundant array of independent disk) dan / atau sistem penyimpanan tape
automatis.
d.
Communications
Sistem informasi memerlukan infrastruktur komunikasi untuk aktivitas kerja
sama seperti dalam workgroup maupun untuk kepentingan publikasi
elektronik.
18
e.
f.
19
a. Server
Server harus dipilih dari produk yang handal dari produsen yang baik dan
berkualitas (branded), karena akan dioperasikan selama 24 jam secara terus
menerus tanpa down time. Server yang dibutuhkan yaitu server dengan kapasitas
besar (Large Capacity Server).
skalabiliti maka dipilih platform yang terbuka, yaitu yang berbasiskan prosesor
Intel atau sejenisnya.
b. Workstation
PC workstation yang dibutuhkan dapat dipilih dari produk kelas menengah
maupun lokal dari produsen yang baik dan berkualitas. Untuk memudahkan
skalabiliti maka dipilih platform yang berbasiskan teknologi Intel dan Microsoft
Windows.
c. Printer
Printer yang dibutuhkan bergantung kepada aplikasi Sistem Informasi
yang fungsinya dapat diklasifikasi sebagai berikut:
-
High speed printer, minimal 750 cps (digunakan sebagai sistem atau shared
printer)
20
e. Peralatan Imaging
1. Scanner
Scanner merupakan hardware device yang dapat mengkonvert image analog
ke dalam image digital. Dokumen kertas ditangkap oleh sumber cahaya
secara refleks dan direkam secara refleks melalui charge coupled device
(CCDs). CCDs merupakan instrumen analog sinar yang sensitive yang
secara terus menerus membaca sinar secara intensif. Scanner akan
mengambil
sinyal
analog,
mengkonversi
analog
ke
digital,
dan
21
2. Audio-Video Capture
Teknologi ini harus dapat mengkonversi dokumen kertas ke dalam image
digital dan indeks data. Image disimpan sebagai file TIFF pada sistem
penyimpanan optikal dan diindeks serta disimpan di dalam database
relational.
3. OCR/ICR
Bagian kunci dari dokumen scanning adalah optical character recognition
(OCR). OCR merupakan teknologi tambahan pada scanner dokumen. OCR
berarti objek teks dalam dokumen dikonvert dari bit-mapped image ke
dalam representasi teks seperti ASCII. Scanner memisahkan dokumen ke
dalam elemen gambar yang disebut pixels. Kumpulan pixel dari karakter
alphanumeric dibaca oleh software OCR, dan diterjemahkan ke dalam
karakter ASCII dengan tepat (atau ke dalam kode lainnya yang dapat dibaca
oleh mesin).
Ada dua metodologi atau pendekatan untuk menangkap karapter / huruf,
yaitu : template-matching dan topological analysis.
1.
Template-Matching
Template-matching dikenal sebagai pencocok huruf atau pencocok matriks,
merupkan pendekatan yang sangat sederhana. Karakter teks secara individu
diproses dengan dicocokkan agar berada dalam sistem penyimpanan
template karakter. Hal ini membuat huruf dikenali oleh sistem. Produksi
dengan pendekatan ini dapat enyimpannya dimana saja dari satu huruf
(monofont
machines)
hinga
beberapa
huruf
(multifont
machines).
2.
Topological Analysis
Pattern Recognition atau Feature Extraction. Pattern recognition atau
disebut juga extraction tidak menggunakan tamplete. Ini menggunakan
22
23
24
memproses teks dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, sebelum kemudia
halam pindah ke kanan, untuk kolom teks berikutnya. Dengan cara ini teks
disimpan dalam urutan yang siap untuk dibaca. Apabila dokumen memiliki
kolom teks, tetapi kita tidak memiliki system scanner / OCR yang dapat
mengenali dan mendukung input formulir ini secara automatis, tutupi kolom
pada halaman dan scan dokumen per kolom, atau dokumen OCR dengan
satu per satu kemudian secara manual dibalik dan dikonfiguraikan lagi blok
teks berdasarkan urutan yang tepat.
25
26
f. Peralatan Jaringan
Sistem Jaringan komputer meliputi jaringan komputer secara LAN (local
area network). Peralatan jaringan utama untuk LAN terdiri switching hub untuk
jaringan yang besar dan hub untuk mendukung hubungan pada jaringan yang kecil
(kurang dari 12 node).
Jaringan Local Area Network (LAN) diharapkan dapat mengatasi
kebutuhan komunikasi data
27
pengaturan wewenang dan akses terhadap jaringan akan diatur sesuai dengan
fungsinya masing-masing.
28
b.
c.
d.
b. Backup System
a.
b.
c.
d.
e.
c. Office Automation
a.
Word Processing
b.
Spread Sheet
c.
Presentation Function
d. Anti Virus
a.
b.
c.
Virus Quarantine
d.
e.
e. E-Mail System
a.
b.
29
b.
Base on TCP/IP
c.
Security Protection
g. Fire Wall
a.
30
Dengan jaringan internet ini, maka proses pengolahan dan pengaksesan dan
pertukaran data dapat dilakukan lebih cepat sehingga mengurangi waktu proses
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan kinerja perusahaan
dapat ditingkatkan
2.8. Training
b.
31
b.
c.
d.
mempunyai
fungsionalitas
yang
lengkap
dalam
mendukung
32
Selain itu, sistem operasi harus bersifat sederhana tetapi lengkap dalam
fasilitas. Kemudahan dan kesederhanaan sistem operasi akan sangat membantu
pengguna untuk menguasai sistem aplikasi komputer secara sempurna.
33
III. Penutup
34
DAFTAR PUSTAKA
Buku :
Chowdury, G.G. 1999. Introduction modern information retrieval. London :
Library Association Pub.
Effendi, Onong Uchjana. 1993. Ilmu, teori dan filsafat komunikasi. Bandung :
Citra Aditya Bakti.
Kennedy, Jay dan Cherryl Schaude. 1998.
Melbourne, Longman.
Koulopoulos, Thomas M. dan Carl Flappaolo. 1995.
Electronic document
Unlimited Inc.
WebSite
http://www.aiim.org
http://bhinneka.com
http://documentum.com
http://filenet.com
http://www.rheinner.com
http://www.techinfocenter.com
35