Anda di halaman 1dari 53

Standar Operasional Prosedur (S.O.

P)1
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S.O.P)


IKATAN KELUARGA MAHASISWA INDRAMAYU
(IKA DARMA AYU) BANDUNG
PERIODE 2013-2015
BAB I
PENGERTIAN, TUJUAN, DAN FUNGSI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Pengertian Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur adalah suatu acuan dan pegangan
steakholder organisasi dalam melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan fungsi
dan alat penilaian kegiatan berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif,
dan prosedur sesuai dengan tata kerja yang bersangkutan dalam sebuah organisasi.
1.1

Tujuan
Standar Operasional Prosedur Ikatan Keluarga Mahasiswa Indramayu (Ika
Darma Ayu) Bandung bertujuan menyamakan komitmen kepengurusan sesuai
dengan tata kerja organisasi untuk mewujudkan Ika Darma Ayu yang bersinergi.
Adapun tujuan Standar Operasional Ika Darma Ayu, yaitu:
1. Mengetahui peran dan fungsi kinerja organisasi yang bersifat internal dan
eksternal secara jelas.
2. Menjelaskan alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab kepengurusan yang
bersifat internal dan eksternal.
3. Menjaga kepengurusan yang konsistensi dalam melaksanakan program
kerja.
4. Untuk menghindari kekeliruan dalam melaksanakan program kerja satu
periode kepengurusan.
1.2

Fungsi
Ika Darma Ayu Bandung memiliki fungsi perancangan Standar
Operasional Prosedur (SOP), yaitu:
1. Memperlancar berjalannya tugas program kerja kepengurusan dalam satu
periode.
2. Sebagai dasar hukum kedua setelah AD/ART Ika Darma Ayu Bandung.
3. Mengarahkan kepengurusan untuk memiliki disiplin tinggi dalam
melaksanakan program kerja.
4. Sebagai pedoman dalam melaksanakan program kerja dan alur
kepengurusan.
5. Menjelaskan secara terperinci pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh
Internal kepengurusan.
1.3

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)2


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

6. Sebagai alat ukur pengambilan keputusan terhadap konsep program kerja

yang jelas.
7. Sebagai alat ukur ketransparansian dan keakuntabilitasan sebuah organisasi.

BAB II
KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Sistem Koordinasi Internal Pengurus
2.1.1 Pengantar

2.1

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)3


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi, keselarasan, dan evaluasi


maka diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat, baik dilakukan dalam rapat
lengkap seluruh pengurus maupun exofisio kepengurusan (Ketua Umum,
Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan Ketua Departemen/bidang).
Dalam koordinasi internal pengurus menggunakan Idawan/Idawati, dan/
Kang/Yayu sebagai panggilan penghormatan.
2.1.2 Macam-macam Rapat

Rapat yang dilaksanakan Ika Darma Ayu dapat diklasifikasikan sebagai


berikut:
2.1.2.1
Rapat Kerja (Raker) Ika Darma Ayu Bandung (Pusat)
1) Pelaksanaan rapat kerja Ika Darma Ayu Bandung dilaksanakan
sebanyak 2 kali dalam satu periode (2 tahun), yaitu
dilaksanakan pada awal terbentuknya kepengurusan baru, dan
dilaksanakan setelah Sidang Pleno.
2) Raker dilaksanakan oleh exofisio dan seluruh pengurus Ika
Darma Ayu Bandung.
3) Agenda Rapat Kerja
a) Rapat Kerja tahun Pertama
i.
Mensosialisasikan Visi, Misi, dan Tujuan organisasi
oleh Ketua Umum Ika Darma Ayu Bandung.
ii.
Menyampaikan pola umum kebijakan organisasi
oleh ketua umum.
iii. Penjelasan AD, ART, GBHO, GBPK, dan SOP Ika
Darma Ayu Bandung oleh Ketua Umum dan
Sekretaris Umum.
iv.
Pembagian rekomendasi Sidang Umum (SU) kepada
departemen oleh ketua umum.
v.
Penyusunan, pembahasan, dan penetapan Program
Kerja (Proker) oleh masing-masing Departemen dan
Biro kepengurusan yang dipimpin oleh Ketua
Umum.
vi.
Pembahasan anggaran keuangan yang dipimpin oleh
ketua umum dan bendahara umum.
vii. Rapat Kerja dilaksanakan oleh pengurus Ika Darma
Ayu Bandung, dihadiri oleh pengurus inti
komisariat, dan Demisioner sebagai peninjau.
viii. Rapat kerja tahun pertama dilaksanakan setelah
pelantikan dan pembacaan Surat Keputusan (SK)
oleh Presidium I pada Sidang Umum (SU).
b) Agenda Rapat Kerja tahun Kedua
i. Laporan kinerja pengurus selama setengah periode
(1 tahun).
ii. Evaluasi kinerja kepengurusan.
iii. Revisi program kerja.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)4


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

iv. Analisis dan pembahasan program kerja.

Rekomitmen pengurus.
Rapat Kerja (Raker) Komisariat
1) Pelaksanaan rapat kerja komisariat dilaksanakan sebanyak 2
kali dalam satu periode (1 tahun), yaitu dilaksanakan pada
awal kepengurusan baru, dan dilaksanakan setelah sidang
pleno komisariat.
2) Raker dilaksanakan oleh exofisio dan seluruh pengurus.
3) Agenda Rapat Kerja :
a) Rapat Kerja Pertama
i. Mensosialisasikan Visi, Misi, dan Tujuan organisasi
oleh Ketua Umum.
ii. Menyampaikan pola umum kebijakan organisasi
oleh ketua umum.
iii. Penjelasan AD, ART, GBHO, GBPK, oleh Ketua
Umum.
iv. Pembagian rekomendasi Musyawarah Anggota
(Musyag) kepada bidang oleh ketua umum.
v. Penyusunan, pembahasan, dan penetapan Program
Kerja (Proker) oleh masing-masing bidang
kepengurusan yang dipimpin oleh Ketua Umum.
vi. Pembahasan anggaran keuangan yang dipimpin oleh
ketua umum dan bendahara umum.
vii. Rapat Kerja dilaksanakan oleh pengurus komisariat,
dihadiri oleh Demisioner, Exofisio Ika Darma Ayu
Bandung sebagai peninjau.
viii. Rapat kerja pertama dilaksanakan setelah pelantikan
dan pembacaan Surat Keputusan (SK) oleh
Sekretaris Umum Ika Darma Ayu Bandung.
v.

2.1.2.2

b)

2.1.2.3

Agenda Rapat Kedua


i. Laporan kinerja pengurus selama setengah periode
(6 bulan).
ii. Evaluasi kinerja.
iii. Revisi program kerja.
iv. Analisis dan pembahasan program kerja.
v. Rekomitmen pengurus.

Rapat Pimpinan (Rapim) Ika Darma Ayu Bandung (Pusat)


1) Rapim dilaksanakan 2 kali dalam satu bulan, yaitu pada
tanggal pertengahan bulan (15/16/17) dan tanggal akhir bulan
(25/26/27).
2) Tempat Rapim dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan
wewenang ketua umum Ika Darma Ayu Bandung.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)5


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

3)

4)

Agenda Rapim
a) Silaturahmi pengurus
b) Mengevaluasi program kerja yang telah dilaksanakan, dan
merencanakan program yang akan dilaksanakan.
c) Penjadwalan program kerja serta kegiatan bulan
berikutnya.
Rapim dilaksanakan oleh exofisio kepengurusan, yaitu ketua
umum, sekretaris umum, bendahara umum, dan kepala
departemen.

2.1.2.4

Rapat Pimpinan (Rapim) Komisariat


1) Rapim Komisariat dilaksanakan 2 kali dalam satu bulan, yaitu
pada tanggal awal bulan (3/4/5) dan tanggal pertengahan bulan
(13/14/15).
2) Tempat rapim dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan
wewenang ketua umum komisariat.
3) Agenda Rapim Komisariat
a) Silaturahmi pengurus
b) Evaluasi program kerja yang telah dilaksanakan, dan
merencanakan program yang akan dilaksanakan.
c) Penjadwalan program kerja serta kegiatan bulan
berikutnya.
4) Rapim dilaksanakan oleh exofisio kepengurusan komisariat,
yaitu ketua umum, sekretaris umum, bendahara umum, dan
ketua bidang.

2.1.2.5

Rapat Departemen
1) Rapat Depatemen dilaksanakan 1 kali dalam sepekan.
2) Tempat rapat departemen dilaksanakan di Sekretariat Ika
Darma Ayu Bandung (Jl. Salendro Timur X No. 17 Kel.
Gumuruh Kec. Batununggal - Kota Bandung)
3) Agenda Rapat Departemen
a) Silaturahmi departemen
b) Mengevaluasi program kerja yang telah dilaksanakan, dan
merencanakan program kerja yang akan dilaksanakan.
c) Penjadwalan aktivitas departemen dalam dua pekan
mendatang.
d) Membuat strategi dan metode pencapaian program.
4) Rapat departemen dilaksanakan oleh Kepala Departemen, dan
Biro.

2.1.2.6

Rapat Bidang
1) Rapat Bidang dilaksanakan 1 kali dalam sepekan.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)6


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

2)
3)

4)

Tempat rapat bidang dilaksanakan di Sekretariat komisariat.


Agenda Rapat Bidang
a) Silaturahmi anggota bidang
b) Mengevaluasi program kerja yang telah dilaksanakan, dan
merencanakan program kerja yang akan dilaksanakan.
c) Penjadwalan aktivitas bidang dalam dua pekan
mendatang.
d) Membuat strategi dan metode pencapaian program.
Rapat bidang dilaksanakan oleh ketua bidang, dan staf bidang.

2.1.2.7

Rapat Koordinasi (Rakor) Ika Darma Ayu Bandung


1) Rakor dilaksanakan 1 kali dalam satu bulan.
2) Tempat Rakor dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan
wewenang ketua umum Ika Darma Ayu Bandung.
3) Agenda Rakor
a) Silaturahmi seluruh pengurus Ika Darma Ayu Bandung.
b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap departemen.
c) Persiapan program kerja setiap departemen.
d) Penjadwalan aktivitas departemen dalam satu bulan
mendatang.
e) Membuat strategi dan metode pencapaian program kerja
departemen.
4) Rapat Koordinasi dilaksanakan oleh seluruh pengurus Ika
Darma Ayu Bandung.

2.1.2.8

Rapat Koordinasi (Rakor) Komisariat


1) Rakor dilaksanakan 1 kali dalam satu bulan.
2) Tempat Rakor dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan
wewenang ketua umum komisariat.
3) Agenda Rakor
a) Silaturahmi seluruh pengurus.
b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap bidang.
c) Persiapan program kerja setiap bidang.
d) Penjadwalan aktivitas bidang dalam satu bulan
mendatang.
e) Membuat strategi dan metode pencapaian program kerja
bidang.
4) Rapat Koordinasi dilaksanakan oleh seluruh pengurus masingmasing komisariat.

2.1.2.9

Rapat Kepanitiaan
1) Rapat Kepanitiaan dilaksanakan sebanyak 3 kali, yaitu evaluasi
Awal, evaluasi tengah, dan evaluasi akhir.
a) Evaluasi Awal.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)7


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

b)

c)

2)

2.1.2.10

2.2

Pembahasan evaluasi awal kepanitiaan menghasilkan


beberapa point, diantaranya:
i.
Struktur Kepanitiaan.
ii.
Tema Kegiatan yang dibuat oleh Steering Committe
(SC).
iii. Jobdes (pembagian tugas) oleh ketua panitia.
iv.
Tempat, dan waktu kegiatan.
v.
Perancangan Rincian Anggaran Biaya (RAB).
vi.
Sasaran kegiatan.
vii. Pembagian jobdes dana dan usaha/Danus (proposal).
viii. Perumusan surat menyurat.
Evaluasi tengah
Pembahasan evaluasi tengah kepanitiaan menghasilkan
beberapa point, diantaranya:
i.
Pematangan dari evaluasi awal.
ii.
Laporan surat dan proposal yang telah disebarkan.
iii. Follow up mengenai tempat kegiatan.
iv.
Konfirmasi tempat kegiatan, dan waktu kegiatan.
v.
Membuat agenda acara/kegiatan.
vi.
Laporan Rincian Anggaran Biaya (RAB) masingmasing seksi.

Evaluasi Akhir
Pembahasan evaluasi akhir kepanitiaan menghasilkan
beberapa point, diantaranya:
i.
Pematangan hasil dari evaluasi tengah.
ii.
Konfirmasi kendaraan pemberangkatan (disesuaikan
dengan kebutuhan).
iii. Membicarakan teknis pemberangkatan.
iv.
Konfirmasi petugas dalam agenda acara.

Rapat kepanitiaan dilaksanakan oleh struktur kepanitiaan,


pengurus, dan departemen/bidang yang bersangkutan.

Pertemuan Istimewa
1) Dilaksanakan secara Insidental.
2) Agenda Pertemuan Istimewa yaitu menetapkan keputusan dan
kebijakan organisasi.
3) Pertemuan Istimewa dilaksanakan oleh exofisio kepengurusan.

Alur Hirarki Kepengurusan

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)8


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

1)

2)
3)

4)

Alur hirarki kepengurusan ketua umum, sekretaris umum, bendahara


I dan bendahara II, Kepala Departemen, biro, komisariat dan anggota
adalah garis komando.
Alur hirarki pelindung, dewan Pembina, dan alumni adalah garis
koordinasi.
Alur hirarki sekretaris umum, bendahara I dan bendahara II, kepala
departemen dan biro, komisariat dan anggota adalah garis
koordinasi.
DPK, komisariat, dan anggota adalah garis koordinasi.

Mekanisme Kerja Ika Darma Ayu Bandung


Mekanisme kerja Ika Darma Ayu Bandung adalah suatu aturan yang
mencakup pola kerja dan tata tertib pengurus Ika Darma Ayu Bandung dan
komisariat dalam menjalankan aktivitas yang didasarkan oleh AD dan ART Ika
Darma Ayu Bandung.
2.3

Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam
jobdes (pembagian tugas) yang telah disusun oleh ketua umum Ika Darma Ayu
Bandung.
2.3.2 Pengajuan Kepengurusan
Untuk calon pengurus struktural Ika Darma Ayu Bandung menggunakan
beberapa alur pencapaian criteria, yaitu:
1) Calon pengurus Ika Darma Ayu Bandung adalah mahasiswa berasal
dari Indramayu.
2) Calon pengurus Ika Darma Ayu Bandung dinyatakan layak sebagai
calon pengurus baru jika telah melaksanakan pengkaderan pertama
komisariat.
3) Tercatat masih aktif sebagai mahasiswa dalam Strata Satu (S1) atau
D1, D2, D3, dan D4 di wilayah Bandung.
4) Calon pengurus Ika Darma Ayu Bandung minimal aktif dalam
kepengurusan komisariat selama satu tahun.
5) Sekretaris umum Ika Darma Ayu Bandung mengirimkan surat
Permohonan Menjadi Pengurus kepada masing-masing komisariat
untuk mendelegasikan beberapa anggotanya sebagai pengurus Ika
Darma Ayu Bandung selama satu periode (2 tahun).
6) Calon pengurus Ika Darma Ayu Bandung mengisi surat kesediaan
yang telah dilampirkan dalam surat permohonan menjadi pengurus
paling lambat 2 minggu setelah menerima surat tersebut.
7) Surat kesediaan yang telah diisi oleh calon pengurus, diserahkan
kepada sekretaris umum Ika Darma Ayu Bandung melalui sekretaris
umum komisariat.

2.3.1

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)9


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

8)

Calon pengurus Ika Darma Ayu Bandung harus mengikuti Pelantikan


dan Pembacaan Surat Keputusan (SK) dengan menggunakan pakaian
rapih dan sopan.

Personalia Pengurus Ika Darma Ayu Bandung

2.4

Ketua Umum
Ketua Umum adalah penanggungjawab dan koordinator umum
pelaksanaan tugas internal dan eksternal kepengurusan selama satu periode.

2.4.1

Sekretaris Umum
Administrasi dan kesekretariatan yang berhubungan dengan data,
ketatausahaan, dan sebagai pengganti ketua umum jika berhalangan hadir.

2.4.2

Bendahara I
Bendahara I adalah penanggungjawab
pengelolaan sirkulasi keuangan organisasi.

2.4.3

2.4.4

dan

koordinator

dalam

Bendahara II
Bendahara II adalah pembantu umum bendahara I

Kepala Departemen Internal


Kepala departemen internal adalah pengurus yang bertanggungjawab dan
sebagai koordinator berjalannya kelancaran komunikasi internal keorganisasian.

2.4.5

Biro Informasi dan Komunikasi (Infokom)


Biro Infokom adalah biro yang memberikan informasi mengenai
program kerja, dan hasil kegiatan secara umum kepada seluruh pengurus,
ketua umum komisariat, dan anggota dalam bentuk SMS, informasi dunia
maya (Facebook, twitter, instagram, dll.)

2.4.5.1

Biro Kekeluargaan
Biro kekeluargaan adalah biro yang bertanggungjawab dan
mengatur berjalannya rasa kekeluargaan diantara pengurus, alumni, dan
anggota

2.4.5.2

Biro Kesekretariatan
Biro kesekretariatan adalah biro yang bertanggungjawab atas
asrama yang digunakan oleh kepengurusan, dan sebagai pembantu umum
sekretaris umum dalam merincikan barang inventaris sekretariat.

2.4.5.3

2.4.6

Kepala Departemen Eksternal

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)10


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Kepala Departemen Eksternal adalah pengurus yang bertanggungjawab


dan sebagai koordinator eksistensi Ika Darma Ayu Bandung kepada seluruh
publik yang berhubungan dengan eksternal organisasi.
Biro Sosial dan Budaya
Biro sosial dan budaya adalah biro yang bertanggungjawab dalam
bidang sosial dan budaya.
2.4.6.1

Biro Suara Daerah


Biro suara daerah adalah biro yang bertanggungjawab dalam
pembinaan kemitraan dengan daerah asal, serta bertanggungjawab di dalam
berkomunikasi dengan instansi daerah yang terkait.
2.4.6.2

Kepala Departemen Pengembangan Sumber Daya Anggota (PSDA)


Adalah departemen yang mendidik anggota secara keilmuan, kematangan
potensi, dan kreatifitas yang dimiliki anggota.

2.4.7

Biro Kerohanian
Biro kerohanian adalah yang mengembangkan keilmuan ranah
ukhrowiyyah.
2.4.7.1

Biro Kaderisasi
Biro kaderisasi adalah biro yang bertanggungjawab atas regenerasi
kepengurusan yang akan datang.
2.4.7.2

Biro Minat dan Bakat


Biro minat dan bakat adalah biro yang memiliki tanggungjawab
menampung kemampuan anggota sesuai dengan kemampuan individu.
2.4.7.3

2.5

Mekanisme Laporan Kegiatan


1) Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada Ika Darma Ayu
Bandung paling lambat 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
2) Panitia kegiatan wajib melaporkan kegiatan kepada Ika Darma Ayu
Bandung paling lambat 1 bulan setelah kegiatan dilaksanakan.
3) Jika dalam waktu yang telah ditentukan tidak melaporkan laporan
pertanggungjawaban kegiatan yang telah dilaksanakan, maka Ika
Darma Ayu Bandung berhak mengajukan surat teguran.

2.6

Mekanisme Surat Teguran, Surat Panggilan, dan Pelaksanaan


Sidang

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)11


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

2.6.1

Mekanisme Surat Teguran


Surat teguran akan diberikan, jika:
1) Melanggar AD, ART Ika Darma Ayu Bandung.
2) Melakukan kesalahan yang merugikan Organisasi.
3) Melakukan kesalahan yang merugikan anggota Ika Darma Ayu
Bandung.

Surat Panggilan
Surat panggilan diberikan, jika pelanggaran tetap dilakukan dan
mengabaikan surat teguran.
2.6.1.1

Pelaksanaan Sidang
Pelaksanaan sidang dilakukan jika teguran dan panggilan diabaikan
dan hasil sidang akan diserahkan pada kebijakan dan wewenang ketua umum.
2.6.1.2

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)12


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

BAB III
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN
Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
Dalam merancang suatu kegiatan, pada pelaksanaan program kerja maka
dilakukan perencanaan dengan menentukan:
1) Dasar penyelenggaraan
Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan
kegiatan.
2) Kriteria keberhasilan kegiatan
Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama kegiatan
dan setelah dilaksanakan.
3) Tujuan kegiatan
Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat yaitu tujuan umum dan
tujuan khusus.
4) Peserta kegiatan
Bagian ini menjelaskan tentang uraian persyaratan, hak dan kewajiban
peserta, dan jumlah peserta (bisa berisi perkiraan/ target).
5) Narasumber kegiatan
Narasumber adalah orang yang menyampaikan materi kegiatan sesuai
dengan kegiatan yang dilaksanakan.
6) Kepanitiaan pelatihan
Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggungjawab
terhadap keberhasilan kegiatan.
7) Strategi dan proses teknis kegiatan
Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kegiatan yang akan
digunakan, prosedur, dan teknis yang akan digunakan untuk mencapai
tujuan kegiatan secara efektif dan efisien.
8) Materi kegiatan
Materi kegiatan atau acara bertujuan mempermudah sasaran kegiatan
memahami isi inti kegiatan.
9) Waktu dan tempat
Bagian ini menjelaskan waktu dan tempat yang dibutuhkan agar
terlaksananya kegiatan yang sesuai dengan tujuan.
10) Biaya
3.1

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)13


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Pada bagian ini dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber dana
yang diusulkan secara terperinci mengenai tentang RAB tersebut.

Persiapan Kegiatan
3.2.1 Penyusunan Proposal dan Pengajuannya
1) Proposal dibuat oleh Steering Comite (SC) yang berkoordinasi dengan
anggotanya yang terdiri dari 2 orang ahli dan pernah mengikuti
kegiatan tersebut.
2) Sistematika pembuatan proposal kegiatan
i.
Latar belakang
Latar belakang adalah alasan perlunya kegiatan dilaksanakan.
ii.
Dasar Pemikiran
Dasar pemikiran adalah rasionalisasi kegiatan dilaksanakan.
iii. Nama kegiatan
Bagian ini dijelaskan nama atau judul kegiatan yang akan
diselenggarakan
iv.
Waktu dan tempat kegiatan
Dibagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan
tempat yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan
merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya.
v.
Tema kegiatan
Tema kegiatan diputuskan oleh Steering Comite (SC) dan
dirumuskan secara esensial tematis kegiatan.
vi.
Tujuan kegiatan
Tujuan kegiatan dirumuskan dua jenis tujuan, yaitu tujuan
khusus dan umum kegiatan.
vii. Sasaran kegiatan
Pada bagian ini ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran
kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan secara
efektif dan efisien.
viii. Bentuk kegiatan
Bagian ini menjelaskan secara deskritif mengenai kegiatan
yang akan dilaksanakan secara singkat.
ix.
Landasan hukum kegiatan
Dibagian ini dicantumkan undang-undang dasar 1945,
AD/ART Ika Darma Ayu Bandung, dan kebijakan program
kerja yang melandasi kebijakan yang akan diselenggarakan.
x.
Peserta kegiatan
Dibagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan tersebut.
Karena menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau
instruktur, maka identitas komponen inipun harus dicantumkan
pula.

3.2

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)14


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

xi.

xii.

Materi kegiatan
Bagian ini menjelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang
digelar. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi
kegiatan.
Jadwal acara/ kegiatan
Pada bagian ini penyusunan agenda acara sebaiknya mencakup
urutan kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan
pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik dengan
susunan terdapat hari/tanggal, kegiatan, pelaksana/PJ,
keterangan.
Contoh format agenda acara sebagai berikut:
AGENDA ACARA
HALAL BI HALAL
IKATAN KELUARGA MAHASISWA INDRAMAYU
(IKA DARMA AYU) BANDUNG
No.
1
2

Hari/Tanggal
Sabtu, 16/8/2014

Kegiatan

Pelaksana

Check in peserta

Seksi Acara

Pembukaan: MC

Indra R.

Tabel 2.1

xiii. Rincian biaya masing-masing seksi

xiv.

Sumber dan besarnya dana harus dijelaskan secara terperinci


agar mudah diketahui dan mudah dipertanggungjawabkan.
Dalam proposal, rincian biaya seksi tertulis terlampir,
karena membutuhkan penjelasan yang lebih terperinci dan
terfokus.
Susunan kepanitiaan kegiatan
Bagian ini menjelaskan tentang susunan kepanitiaan yang
harus ada dalam sebuah kegiatan agar tercapai sesuai dengan
efektif dan efisien sesuai tugas masing-masing yang telah
diberikan tanggungjawab. Adapun susunan kepanitiaan
dibentuk sesuai dengan kebutuhan panitia dalam melaksanakan
program, namun hal yang tidak boleh dipisahkan, yaitu:

Keteran

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)15


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Contoh format susunan kepantiaan program komisariat.

Gambar 3.1
xv. Anggaran biaya masing-masing seksi
xvi. Penutup
xvii. Lampiran-lampiran:
a) Lembar pengesahan kepanitiaan (SK).
b) Bentuk kerjasama
c) Rincian biaya masing-masing seksi.
d) Grafik/bagan, dan keterangan yang dibutuhkan.
xviii. AD dan ART Ika Darma Ayu Bandung (jika kegiatan

eksternal).
3.

Setelah penutupan disampaikan, maka menggunakan titi mangsa


dengan menyertakan nama kota, dan tanggal pembuatan proposal,
kepanitiaan, dan organisasi yang bersangkutan ditulis dengan rata
sekretaris OC dan BOLD.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)16


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Contoh format titi mangsa penandatanganan kepanitiaan:

Gambar 3.2

Penandatanganan proposal jika berada di naungan program kerja


komisariat, maka ditanda tangani oleh Ketua OC, Sekretaris OC, dan
Ketua Umum Komisariat. Tetapi jika dilaksanakan Ika Darma Ayu
Bandung, maka penandatanganan dilakukan oleh Ketua OC,
Sekretaris OC, Koordinator (ketua umum Komisariat), Ketua Umum
Ika Darma Ayu Bandung.
5. Proposal dibuat semenarik mungkin serta menjaga keformilan.
6. Cover proposal menggunakan kertas foto, menyertakan logo Ika
Darma Ayu, logo kegiatan (jika ada), tema kegiatan, waktu kegiatan,
tempat kegiatan, nama kegiatan, dan sekretariat.
7. Proposal dibuat pada kertas ber-kop kepanitiaan dan logo Ika Darma
Ayu dengan header/ footer panitia.\
8. Proposal dibuat minimal 2 (dua) bundel, yaitu untuk arsip Ika Darma
Ayu Bandung/komisariat, dan keperluan panitia.
9. Sebelum ketua umum menandatangani proposal, maka proposal harus
diperiksa oleh sekretaris umum dan mendapatkan paraf oleh sekretaris
umum.
10. Setelah ditandatangan oleh ketua umum, proposal dicap oleh
Sekretaris OC (dibagian tengah antara sekretaris OC dan ketua OC)
4.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)17


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

dan cap Ika Darma Ayu Bandung/ komisariat (dibagian kiri ketua
Umum)
Contoh:
Bandung, 10 September 2014
PANITIA HALAL BI HALAL
IKATAN
KELUARGA
MAHASISWA INDRAMAYU
(IKA
DARMA
AYU
BANDUNG)
.
. (4 kali enter)
.
Arli Ashari Anumillah
Sekretaris OC

Cap Kegiatan

Farhan
Ketua OC

Mengetahui,
Pengurus Ikatan Keluarga Mahasiswa Indramayu
(Ika Darma Ayu) Bandung

Cap Ika Darma Ayu


Bandung/ Komisariat

Akhmad Zaelani
Ketua Umum

Paraf Sekum sebelum di Ttd


Ketua Umum

Gambar 3.3
11. Apabila Ketua Umum berhalangan memberikan tandatangan, maka

otomatis diwakili oleh sekretaris umum (atas nama (a.n)). Apabila


sekretaris umum berhalangan tandatangan, maka diwakilkan oleh
jajaran pengurus inti.

3.2.2

Persiapan Teknis
1) Rapat Panitia
2) Perencanaan waktu
3) Pembagian tugas
4) Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang
terlibat.
5) Papan tulis dan/ buku sebagai komunikasi koordinasi.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)18


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Demikian format laporan hasil rapat evaluasi awal, evaluasi


tengah, dan evaluasi akhir kegiatan:
LAPORAN HASIL EVALUASI (.)
HALAL BI HALAL
IKATAN KELUARGA MAHASISWA INDRAMAYU
(IKA DARMA AYU) BANDUNG
Hari, Tanggal : .
Tempat
: .
No

Kegiatan

Sarana

Pembahasan

Tabel 3.1
Format laporan hasil rapat evaluasi awal, evaluasi tengah, dan
evaluasi akhir kegiatan ditulis oleh sekretaris OC.
3.3

Pelaksanaan Kegiatan
1) Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana kegiatan
yang telah persiapkan dan sepakati.
2) Setiap kegiatan yang dilaksanakan, harus disediakan absensi dengan
formatan, yaitu:
i.
menuliskan cop surat rapat/ kegiatan;
ii.
ditulis dengan rata tengah;
iii. menuliskan tanggal rapat/ kegiatan;
iv.
menuliskan tempat rapat/ kegiatan;
v.
nomor;
vi.
nama;
vii. alamat asal (jika proker eksternal);
viii. komisariat (jika rapat/ kegiatan dilaksanakan oleh pengurus
Ika Darma Ayu Bandung;
ix.
no. kontak (hp);
x.
paraf.
Contoh formatan absensi rapat/ kegiatan:
IKATAN KELUARGA MAHASISWA
INDRAMAYU
(IKA DARMA AYU BANDUNG)
KOMISARIAT POLBAN

PERIODE 2013-2014
Samakan dengan Cop surat kegiatan

Pendukung

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)19


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

DAFTAR HADIR
PELATIHAN PERANGKAT LUNAK
Hari/ Tanggal
(jika perlu)
Tempat
No

Nara sumber:

:
Nama

Alamat

Komisariat No. Kontak

Paraf

Tabel 3.2
3) Kepala departemen/ ketua bidang yang bersangkutan harus memantau

jalannya acara dan mencatat hal-hal yang penting.


Demikian contoh format pelaksanaan kegiatan:
No

Kegiatan

Petunjuk Teknis Kegiatan


Waktu
Sarana
&Tempat
Pra Acara Pelaksanaan Pasca Acara

Tabel 3.3
NB : Ditulis pada evaluasi tengah dan dilaporkan hasilnya pada evaluasi akhir
sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh ketua OC dan susunan kepanitiaan.

3.4

Evaluasi Kegiatan
1) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan.
2) Membahas tentang kekurangan dan kesalahan yang terjadi selama
kegiatan berlangsung.

PJ.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)20


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

3) Menilai

pencapaian tujuan kegiatan dengan membandingkan


pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah
ditentukan sebelumnya.
4) Evaluasi kegiatan dilaksanakan setelah kegiatan berakhir, dengan
dihadiri oleh exofisio, seluruh panitia kegiatan, departemen/ bidang
yang bersangkutan, pengurus komisariat (jika berada di proker Ika
Darma Ayu Bandung), dan alumni sebagai peninjau (bila ada).
5) Memberikan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan yang serupa
sehingga dapat menimalisir kesalahan.
6) Format diisi saat evaluasi kegiatan berlangsung oleh sekretaris OC

Contoh format evaluasi kegiatan:


No

Kegiatan

Waktu & tempat

Sarana

Pembahasan rekomenda

Tabel 3.4

3.5

Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan


1) Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia harus menyusun laporan
pertanggungjawaban (LPJ).
2) Laporan pertanggungjawaban dilakukan setelah seminggu berjalannya
kegiatan.
3) LPJ ditulis dengan format:
a. Cover LPJ berisi judul LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
(LPJ) dengan logo Ika Darma Ayu, kota pembuatan LPJ, tahun
masehi, dan/ tahun hijriyah.

Contoh cover LPJ:


LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)
JATAYU (JALINAN TEMU ANGGOTA IKA DARMA AYU)

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)21


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

KOMISARIAT UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA


(UPI)
IKATAN KELUARGA MAHASISWA INDRAMAYU
(IKA DARMA AYU) BANDUNG

BANDUNG
2014 M/1434 H

Gambar 3.4
b. Kata pengantar
c. Daftar isi (sesuai dengan isi halaman LPJ)
d. Sistematika LPJ:
1) BAB I Pendahuluan
a) Latar belakang
b) Landasan kegiatan
c) Tujuan dan sasaran kegiatan
d) Susunan kepanitiaan dan Jobdes (pembagian tugas)
2) BAB II Laporan Kegiatan
a) Ekspedisi surat: surat masuk dan surat keluar
b) Laporan administrasi keuangan
c) Laporan kegiatan.
3) BAB III Evaluasi
a) Faktor Penunjang
b) Faktor penghambat
4) BAB IV Penutup
a) Kesimpulan
b) Saran/ Rekomendasi.

Lampiran-lampiran
Ekspedisi surat : surat masuk dan surat keluar
Siklus pengeluaran dana
Resi pembayaran
Daftar hadir seluruh evaluasi dan pelaksaaan kegiatan.
e. Laporan secara khusus disampaikan siklus pengeluaran dana
kepada bendahara umum Ika Darma Ayu Bandung.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)22


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Laporan tersebut harus sudah diserahkan kepada sekretaris paling


lambat 2 minggu setelah pelaksanaan kegiatan.
g. Laporan disusun dengan rapih dan dimasukan kedalam ampolop
berwarna coklat disertai tulisan nama kegiatan, yang dialamatkan
kepada ketua umum Ika Darma Ayu Bandung.
f.

BAB IV
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI

4.1

Pendahuluan

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)23


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Berkenaan dengan istilah kesekretariatan akan berhubungan dengan


sekretaris, baik itu sekretaris umum maupun sekretaris bidang. Kesekretariatan
merupakan unsur yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan
kegiatan mengatur organisasi. Kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak
ukur Ika Darma Ayu sebagai organisasi yang memiliki keunggulan dalam hal
administrasi.
Organisasi dikatakan lemah apabila administrasi yang dikelola tidak
profesional. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru
administrasi adalah hal yang penting untuk pembelajaran pengurus, dan regenerasi
organisasi. Terdapat beberapa hal yang diatur Ika Darma Ayu Bandung mengenai
adminitrasi, diantaranya yaitu: 1) Uraian tugas ketua umum, sekretaris umum,
bendahara, kepala departemen, ketua bidang, sekretaris bidang; 2) peralatan
kesekretariatan; 3) perlengkapan surat-menyurat; 4) pengelolaan surat (ekspedisi
surat).
Uraian Tugas
4.2.1 Ketua Umum
1) Penanggungjawab dan koordinator umum pelaksanaan administrasi
Ika Darma Ayu Bandung
2) Bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan mekanisme kerja
organisasi.
3) Memiliki kebijakan dan wewenang penuh atas organisasi.
4) Menjalankan koordinasi secara aktif dengan sekretaris umum,
bendahara I dan bendahara II dan jajaran kepengurusan.
5) Merumuskan kebijakan yang bersangkutan dengan kesekretariatan.

4.2

4.2.2 Sekretaris Umum


1) Menggantikan fungsi ketua umum apabila berhalangan hadir.
2) Melakukan fungsi koordinasi dengan ketua umum, bendahara I dan
3)
4)
5)
6)

7)
8)

bendahara II, departemen, dan komisariat.


Membantu tugas ketua umum dalam melaksanakan tugas dan
wewenang kerja.
Bersama ketua umum merumuskan kebijakan dan wewenang
organisasi.
Bertanggungjawab atas ekpedisi surat-menyurat Ika Darma Ayu
Bandung
Mengelola administrasi organisasi termasuk diantaranya adalah
pengelolaan surat masuk dan surat keluar baik dalam ranah internal
atau eksternal.
Menjalankan
kebijakan
yang
bersangkutan
mengenai
kesekretariatan.
Mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan administrasi
organisasi kepada ketua umum Ika Darma Ayu Bandung.

4.2.3 Bendahara Umum

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)24


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

1)
2)
3)

Menyusun laporan keuangan


Berkoordinasi dengan ketua umum membahas alokasi penganggaran
kegiatan
Mengelola keuangan organisasi dengan baik.

4.2.4 Kepala Departemen


1) Kepala departemen
2)
3)
4)
5)

bertanggungjawab sebagai koordinator


operasional program kerja biro dibawah naungannya.
Departemen membantu berjalannya program kerja
Membuat ekspedisi persuratan, surat keputusan terhadap program
yang akan dilaksanakan dibantu oleh biro.
Mempertanggungjawabkan tugas kepada ketua umum Ika Darma
Ayu Bandung
Berkoordinasi aktif dengan ketua umum, sekretaris umum,
bendahara I dan bendahara II, biro, dan komisariat.

4.2.5 Biro
1) Bertanggungjawab menjalankan program kerja yang telah dirancang
2) Berkoordinasi aktif dengan kepala departemen, komisariat dan biro
3)

lainnya.
Membuat laporan kegiatan yang dilaporkan kepada kepala
departemen.

4.2.6 Ketua Bidang


1)
Ketua bidang bertanggungjawab sebagai koordinator operasional
2)
3)
4)

program kerja bidang.


Ketua bidang membantu berjalannya koordinasi dengan ketua
umum, sekretaris umum, antar bidang, dan komisariat lain.
Berkoodinasi aktif dengan ketua umum, sekretaris umum, bendahara
umum, ketua bidang, dan staf.
Melaporkan setiap kegiatan kepada ketua umum, sekretaris umum,
dan bendahara umum.

4.2.7 Sekretaris Bidang


1)
Menggantikan fungsi ketua bidang apabila berhalangan hadir.
2)
Melakukan fungsi koordinasi dengan ketua bidang
3)
Membantu tugas ketua bidang dalam melaksanakan tugas dan
4)
5)
6)

7)

wewenang prokerja
Bersama ketua bidang merumuskan kebijakan dan wewenang proker.
Bertanggungjawab atas ekpedisi surat-menyurat kepada ketua bidang
Mengelola administrasi bidang termasuk diantaranya adalah
pengelolaan surat masuk dan surat keluar baik dalam ranah internal
atau eksternal.
Menjalankan kebijakan yang bersangkutan mengenai program kerja.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)25


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

8)

4.2.8 Staf
1)
2)
3)
4)

Mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan administrasi


proker kepada ketua bidang.

Melaksanakan program kerja yang telah direncanakan


Membantu bidang/ departemen menjalankan program kerja
Merumuskan dan merealisasikan kebijakan program kerja
Berkoordinasi aktif dengan sekretaris bidang, dan ketua bidang.

Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan


4.3.1 Sumber Daya Manusia
Personil yang terlibat dalam pengelolaan sekretariat terdiri dari ketua
umum, sekretaris umum, bendahara umum, kepala departemen/ bidang, dan
sekretaris bidang. Adapun syarat sumber daya sebagai pengelola kesekretariatan
adalah:
1) Berasal dari Indramayu
2) Siap berpartisipasi aktif dalam setiap kegiatan
3) Memiliki misi membangun Ika Darma Ayu yang lebih baik lagi
4) Mengikuti setiap kebijakan dan membantu jalannya program kerja di
kesekretariatan
5) Mengisi surat kesediaan yang disiapkan oleh ketua kesekretariatan.

4.3

4.3.2 Peralatan Kesekretariatan


1) Rak/ lemari untuk menyimpan file atau dokumen
2) Seperangkat komputer dan printer, internet
3) Alat tulis kantor (ATK)
4) Papan tulis, papan jadwal harian ketua umum, dan papan schedule
5)
6)
7)

time kegiatan dalam setengah periode


Meja/kursi/tikar/spanduk
Alat kebersihan
Perlengkapan dapur.

4.3.3 Perangkat Kesekretariatan

Barang Inventaris Organisasi


Barang inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki organisasi
yang penggunaannya dicatat dan didaftarkan dalam buku inventarisasi
organisasi. Dalam Ika Darma Ayu, barang inventaris diatur ke dalam beberapa
kategori, diantaranya:
A
: Inventaris dalam bentuk peralatan rumah tangga.
B
: Inventaris dalam bentuk peralatan bangunan.
C
: Inventaris dalam bentuk alat tulis kantor (ATK)
D
: Inventaris dalam bentuk lainnya.
4.3.3.1

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)26


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Contoh format penulisan No. barang inventaris organisasi Ika


Darma Ayu:
INV/A-001/IDA-BDG/2014
Penjelasan:
INV
A-001
berapa
IDA-BDG
2014

: Inventaris
: Kode/kategorisasi barang inventaris-barang ke
: Instansi yang memiliki barang organisasi
: Tahun pengadaan barang.
Format pelaporan Inventaris Ika Darma Ayu

No

No. Inventaris Barang

Jumlah

Kondisi
Ada

Rusak

Tabel 4.1

Perpustakaan Ika Darma Ayu


Perpustakaan Ika Darma Ayu diselenggarakan dengan dorongan,
menampung aspirasi keilmuan seluruh civitas Ika Darma Ayu, dan membantu
mahasiswa menambah wawasan akademik di bidang keilmuannya.
4.3.3.2

1)

Kategorisasi buku
Perpustakaan Ika Darma Ayu dikelola sedemikian rupa sehingga
civitas Ika Darma Ayu Bandung semakin mudah dan dekat dalam
menambah referensi wawasan keilmuannya. Adapun pengelolaan
perpustakaan
tersebut,
sekretaris
umum
mencoba
mengkategorisasikan jenis buku sehingga mudah untuk ditemukan
dan detail dalam pengadministrasian.
Kategorisasi tersebut diantaranya adalah :
1. 000
: Ilmu Pengetahuan Sosial
2. 010
: Karya civitas Ika Darma Ayu Bandung
3. 100
: Filsafat dan Psikologi
4. 300
: Ilmu Sosial
5. 400
: Bahasa
6. 500
: Sains
7. 600
: Teknologi

Ket.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)27


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

9. 800
10. 900

: Sastra
: Sejarah dan geografi
[Sumber DDC (Dewey Decimal Classification)]

Adapun contoh format penulisan kategorisasi buku perpustakaan


Ika Darma Ayu adalah sebagai berikut:
PERPUS/IDA-TAMANSARI/300.1/Yad/P
Penjelasan:
PERPUS
:
Menjelaskan
bahwa
milik
perpustakaan
IDA-TAMANSARI : Instansi yang memiliki koleksi
buku
perpustakaan
300.1
: Kategori buku ilmu social
Sah
: 3 huruf depan nama pengarang
buku

2)
3)

4)

(Sahal Mahfudz)
P
: Huruf pertama judul buku
(Pengantar Ilmu
Sosial).
Kategori buku dilakukan dengan penulisan font face Calibri font
size 12 dan ditebalkan (bold).
Syarat menjadi anggota perpustakaan Ika Darma Ayu Bandung
adalah sebagai berikut:
i. Membawa foto 3x4 sebanyak 2 lembar
ii. Menyertakan fotocopy KTA/KTP/KTM sebanyak 1 lembar
iii. Mengisi formulir pendaftaran sebagai anggota perpustakaan
Ika Darma Ayu.
Formulir anggota diisi dengan sebenar-benarnya dan diisi oleh
calon anggota.
Adapun format formulir yaitu:
i. Nomor

KTA/KTP/KTM;
ii. Nama;
iii. Tempat/tanggal

lahir;

v.
vi.
vii.
viii.
ix.

Alamat domisili;
No. kontak;
Agama;
No. anggota perpustakaan;
Berlaku s/d.

iv. Alamat asal;

Demikian contoh formatan formulir


perpustakaan Ika Darma Ayu Bandung:

pendaftaran

anggota

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)28


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Gambar 4.1
5)

Pengadministrasian buku perpustakaan dilakukan ke dalam buku


khusus administrasi perpustakaan dan dijaga oleh sekretaris umum/
kesekretariatan. Adapun format yang harus tersaji dalam buku
pengadministrasian perpustakaan Ika Darma Ayu adalah: 1) nomor;
2) nama peminjam; 3) Pekerjaan; 4) no. kontak; 5) komisariat; 6)
judul buku; 7) tanggal pemijaman; 8) tanggal pengembalian; 9)
keterangan.
Contoh bagan pengadministrasian perpustakaan Ika Darma Ayu.

Tabel 4.2
6)
7)
8)

Batas waktu peminjaman buku selama dua minggu.


Buku yang boleh dipinjam sebanyak 2 buah.
Peminjaman harus disertai dengan membawa KTA Ika Darma
Ayu/KTP/KTM.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)29


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

9)

4.4

Apabila peminjaman buku melebihi dari tanggal pengembalian,


maka peminjam (civitas Ika Darma Ayu) yang bersangkutan
dikenakan denda administrasi sebesar Rp. 500/hari.

Sistematika Perlengkapan Surat


1)
Kertas surat yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4/legal
(disesuaikan dengan kebutuhan).
2)
Kertas surat menggunakan kertas dengan berat 70 gram.
3)
Sampul surat (amplop surat)
i.
Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat
terutama untuk surat keluar. Ukuran, bentuk, dan warna
sampul yang digunakan untuk surat menyurat diatur sesuai
dengan kebutuhan dengan mempertimbangkan efisiensi.
ii.
Penulisan alamat pengirim dan tujuan dicetak sesuai dengan
kepala surat yaitu memuat logo/lambang organisasi, nama
organisasi, nama kegiatan, alamat organisasi, no. kontak
Ketua OC/Sekretaris OC, dan website.
4)
Cara melipat surat dan memasukan surat ke dalam amplop.
Surat yang telah diketik dan dicetak oleh sekretaris umum/kepala
departemen/ sekretaris bidang memiliki beberapa tata cara
memasukan surat tersebut ke dalam amplop yang telah dilengkapi
dengan kop surat dan tujuan surat.
Adapun tata caranya yaitu:
i.
Sebelum kertas surat dilipat, terlebih dahulu perlu
dipertimbangkan ukuran amplop yang akan digunakan.
ii.
Sudut-sudut surat yang sudah dilipat harus bertemu dan
lipatannya harus lurus dan tidak kusut/lecet.
iii. Kemudian, surat dimasukan ke dalam amplop dengan bagian
kop surat menghadap ke depan amplop.
5)
Kop Surat
i.
Kop surat menggunakan logo Ika Darma Ayu Bandung/
Komisariat standar, diletakkan disebelah kiri. Dan
logo/lambing kegiatan (jika ada) diletakkan disebelah kanan
menggunakan ukuran yang standar dan layak jika
melaksanakan kegiatan.
ii.
Kop surat kepengurusan mencantumkan nama organisasi,
periode, alamat sekretariat, no. kontak ketua umum dan
sekretaris umum, kode pos dan website kemudian digaris
bawahi dengan dua garis, yaitu garis atas kecil dan garis
bawah tebal dengan ketebalan 2 pt.
iii. Kop surat kepanitiaan mencantumkan logo/lambang Ika
Darma Ayu Bandung/komisariat di sebelah kiri dan logo
kegiatan disebelah kanan, nama kepanitiaan menggunakan
ukuran font 14, nama organisasi (Kalimat IKATAN
KELUARGA MAHASISWA INDRAMAYU) menggunakan

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)30


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

6)

7)

ukuran font 15, dan kalimat (IKA DARMA AYU)


menggunakan ukuran font 18, alamat sekretariat
menggunakan ukuran font 9, no. kontak ketua OC dan
Sekretaris OC menggunakan ukuran font 9,, kode pos
menggunakan ukuran font 9,, dan website (jika ada)
menggunakan ukuran font 9, kemudian digaris bawahi
dengan dua garis, yaitu garis atas kecil dan garis bawah tebal
dengan ketebalan 2 pt.
iv.
Untuk penulisan kop surat kepanitiaan menggunakan font
Times New Roman, ditulis dengan huruf KAPITAL, dan
ditulis dengan rata tengah center.
v.
Untuk penulisan kop kepengurusan Ika Darma Ayu
Bandung/Komisariat yaitu nama organisasi (Kalimat
IKATAN KELUARGA MAHASISWA INDRAMAYU)
menggunakan ukuran font 15, kalimat (IKA DARMA
AYU) menggunakan ukuran font 18, kalimat
KOMISARIAT menggunakan ukuran font 15 periode
menggunakan ukuran font 14 alamat sekretariat
menggunakan ukuran font 9, no. kontak ketua umum dan
Sekretaris umum/kepala departemen dan biro/ketua bidang
dan sekretaris bidang menggunakan ukuran font 9,, kode
pos menggunakan ukuran font 9,, dan website (jika ada)
menggunakan ukuran font 9, kemudian digaris bawahi
dengan dua garis, yaitu garis atas kecil dan garis bawah tebal
dengan ketebalan 2 pt.
vi.
Tipe font Kop surat harus konsisten dan ditulis dengan jenis
font Times New Roman.
Nama kota, dan tanggal pembuatan surat
i.
Nama kota ditulis dengan huruf kapital depannya saja.
ii.
Nama kota, dan tanggal pembuatan surat di letakkan di
sebelah kanan dengan menambahkan tanda baca koma (,) di
akhir kalimat.
iii. Tanggal ditulis dengan dua digit sesuai dengan pembuatan
tanggal surat.
iv.
Bulan ditulis dengan huruf, tidak menggunakan angka/huruf
romawi.
v.
Tahun ditulis dengan empat digit dan ditulis dengan angka,
bukan huruf.
Nomor surat
Penomoran surat yang digunakan adalah mengikuti ketetapan yang
dibuat setelah pembahasan AD dan ART Ika Darma Ayu Bandung,
yaitu dengan menggunakan:
Nomor
: 1../2.../3../4../5../6
Contoh: 02/SU/Pan-JATAYU/IDA-UPI/X/2014
Penjelasan:

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)31


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Kolom (1) menjelaskan tentang nomor keluar surat


keberapa dan ditulis dengan dua digit angka.
Contoh 02/SPh/Dep-Internal/IDA-BDG/X/2014

Kolom (2) menjelaskan tentang karakter surat.


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

Karakter SK
Karakter Mdt
Karakter SR
Karakter SPh
Karakter ST
Karakter SBA
Karakter SPr
Karakter SPm
Karakter SU
Karakter SPD
dana
Karakter SUs
Karakter SPhr
Karakter SKet
Karakter SPy
Karakter SKa
Karakter SUt
Karakter SB
Karakter SI
Karakter SPj
Karakter STr

untuk
untuk
untuk
untuk
untuk
untuk
untuk
untuk
untuk
untuk

surat keputusan
surat mandate
surat rekomendasi
surat permohonan
surat tugas
surat berita acara
surat perjanjian
surat pemberitahuan
surat undangan
surat
pengambilan

untuk
untuk
untuk
untuk
untuk
untuk
untuk
untuk
untuk
untuk

surat usulan
surat penghargaan
surat keterangan
surat pernyataan
surat kuasa
surat ucapan selamat
surat balasan
surat izin
surat peminjaman
surat teguran.

Contoh: 02/SPh/Dep-Internal/IDA-BDG/X/2014

Kolom (3) untuk nama departemen/bidang/kepanitiaan


Contoh:
02/SPh/Dep-Internal/IDA-BDG/X/2014
02/SU/Pan-JATAYU/IDA-UPI/X/2014
02/SPh/Bid-II/IDA-UIN/X/2014
Kolom (4) untuk lembaga atau instansi yang mengeluarkan
surat
Contoh:
02/SPh/Dep-Internal/IDA-BDG/X/2014
02/SU/Pan-JATAYU/IDA-UPI/X/2014
02/SPh/Bid-II/IDA-POLBAN/X/2014
Kolom (5) untuk bulan dikeluarkannya surat dan ditulis
menggunakan huruf romawi.
Contoh :
02/SU/Pan-JATAYU/IDA-UPI/VII/2014
02/SPh/Bid-II/IDA-TAMANSARI/XI/2014
Kolom (6) untuk menjelaskan tahun dikeluarkannya surat
dan ditulis dengan angka dan empat digit.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)32


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Contoh:

8)

9)

10)

11)

02/SU/Pan-JATAYU/IDA-UPI/X/2013
02/SPh/Bid-II/IDA-UIN/X/2014
Perlu diingat, untuk surat Istimewa, ditulis dengan
Italic/miring.
Lampiran
Lampiran ditulis dengan kebutuhan pengeluaran surat. Jika
lampiran yang tersedia di belakang surat tiga lembar, maka ditulis
dengan contoh di bawah ini:
Lampiran
: 3 (Tiga) Lembar
Kemudian jika menggunakan proposal dalam pengeluaran
suratnya, maka ditulis dengan kata Bundel, lihatlah contoh di
bawah ini:
Lampiran
: 1 (Satu) Bundel Proposal
Perlu diingat, seluruh lembar yang termasuk ke dalam lampiran,
ditulis dengan kalimat Lampiran I/II/III, dan seterusnya pada
kop header sebelah kiri dengan aturan:
i. Kalimat Lampiran ditulis dengan font Times New
Roman;
ii. Ukuran font 12;
iii. Ditulis dengan Italic/miring.
Perihal
i. Perihal berfungsi untuk menyampaikan maksud isi surat
ii. Perihal ditulis maksimal dengan empat suku kata.
Contoh:
Perihal
: Permohonan Menjadi
Materi
iii. Setiap suku kata ditulis dengan Kapital Awalnya Saja, di
garis bawahi, dan ditebalkan.
Alamat Surat
i. Alamat surat ditujukan kepada unit organisasi/seseorang
yang dituju
ii. Alamat surat ditulis lurus dengan isi nomor surat, lampiran,
dan perihal
iii. Alamat surat sekurang-kurangnya berisi jabatan/nama (jika
untuk anggota Ika Darma Ayu, ditulis dengan
Idawan/Idawati. Jika untuk alumni/seseorang yang dituju
ditulis dengan Bapak/Ibu/Saudara/I kemudian nama tujuan
surat di baris selanjutnya <enter>) dan alamat surat.
Isi Surat
i.
Isi dari isi surat dibuat oleh sekretaris umum
ii.
Menggunakan bahasa yang lugas, jelas, sopan, dan
menggunakan bahasa Indonesia baku.
iii. Salam pembuka menggunakan ucapan Assalamualaikum
Wr. Wb. dan salam pembuka ditulis lurus dengan isi nomor
surat, lampiran, dan perihal surat
iv.
Isi surat terdiri dengan tiga paragraf/alinea. Alinea tersebut
terdiri dari:

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)33


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

a) Alinea pertama, bertujuan memberikan salam dan doa.


b) Alinea kedua, bertujuan maksud isi surat/waktu

12)

kegiatan, tempat, dan tema,kegiatan yang akan


dilaksanakan.
c) Alinea ketiga, bertujuan menegaskan maksud surat,
merumuskan kesimpulan, mengemukakan harapan, atau
himbauan.
v.
Salam penutup menggunakan kalimat Wassalamualaikum
Wr. Wb. dan salam pembuka ditulis lurus dengan salam
pembuka.
vi.
Setiap paragraf alinea menjorok ke dalam dengan jarak 1
cm.
vii. Titi mangsa ditulis setelah salam penutup dengan satu klik
enter (baris baru) ditulis rata dengan nama kota dan tanggal
surat.
viii. Titi mangsa ditulis dengan HURUF KAPITAL SEMUA,
dan ditebalkan (Bold).
ix.
Titi mangsa berisikan nama kegiatan, dan instansi yang
mengeluarkan surat.
Penandatanganan Surat
i.
Penandatanganan surat dilakukan oleh individu yang
bersangkutan.
ii.
Penandatanganan
surat
adalah
orang
yang
bertanggungjawab
terhadap
kegiatan,
atau
pun
instansi/organisasi.
iii. Kolom penandatanganan surat terdiri dari nama, dan
jabatan.
iv.
Antara titi mangsa dan kolom penanda tanganan diberikan 4
kali enter.
v.
Sebelum ketua umum menandatangani surat, maka surat
terlebih dahulu diteliti dan ditandatangani oleh
kepengurusan/kepanitiaan (dalam hal ini adalah instansi
yang
membuat
surat,
apakah
dari
kepanitiaan/kepengurusan),
kemudian
surat
yang
ditandatangani oleh kepengurusan/kepanitiaan harus
diperiksa oleh sekretaris umum dan mendapatkan paraf oleh
sekretaris umum.
vi.
Setelah ditandatangan oleh ketua umum, proposal dicap
oleh Sekretaris OC (di bagian antara ketua OC dan
sekretaris OC) dan cap Ika Darma Ayu Bandung/komisariat
(di bagian kiri ketua Umum)
vii. Setiap
nama penandatangan tidak diperkenankan
menggunakan gelar yang telah didapat kecuali alumni.
viii. Penulisan nama penandatangan ditulis dengan Kapital
Depannya Saja, ditebalkan dan digaris bawah (Under line).

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)34


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

ix.
x.
xi.

xii.

xiii.

xiv.
xv.

xvi.

xvii.

xviii.

Jabatan penandatangan ditulis dengan Italic/miring dan


tidak ditebalkan.
Nama dan jabatan penandatangan menggunakan 0 spasi dan
menggunakan tinta berwarna hitam.
Di atas kolom tanda tangan Ketua Umum, harus
menggunakan kata Mengetahui, kemudian enter
Pengurus Ikatan Keluarga Mahasiswa Indramayu (Ika
Darma Ayu) Bandung Periode ../.. ditulis dengan 0
spasi.
Jika surat dibuat oleh kepanitiaan/sekretaris OC, maka
nama dan jabatan yang tersedia di sebelah kiri adalah Ketua
OC.
Jika surat dibuat oleh departemen/sekretaris bidang, maka
nama dan jabatan yang tersedia di sebelah kiri adalah Ketua
Departemen/bidang.
Jika surat dibuat oleh sekretaris umum, maka nama dan
jabatan yang tersedia di sebelah kiri adalah ketua umum.
Untuk kolom tanda tangan Sekretaris OC, Sekretaris
Umum, Biro, dan Sekretaris Bidang berada di bawah titi
mangsa (lurus dengan titi mangsa/nama kota dan tanggal
pembuatan surat).
Apabila orang yang bersangkutan berhalangan, maka
diberikan kepada secondline kepanitiaan/kepengurusan
dengan memberikan tanda a.n (Atas Nama) tulis tangan di
samping kiri nama.
Jika pada program kerja eksternal tanpa menyediakan
kolom tanda tangan Ketua Umum Ika Darma Ayu Bandung,
maka diharuskan menggunakan tembusan di bagian footer.
Di bagian footer (di bawah tembusan) ditulis inisal
pengonsep (ketua SC/ketua umum/kepala departemen/ketua
bidang)
dan
pengetik
(Sekretaris
OC/sekretaris
umum/biro/sekretaris bidang) dengan dua huruf inisal nama.
Contoh: AZ/FN (Akhmad Zaelani/Farhan).

Ekspedisi Surat-menyurat
Ekspedisi persuratan terdiri dari dua bagian, yaitu surat masuk, dan surat
keluar. Ika Darma Ayu Bandung dalam hal ini yang memiliki tanggungjawab
penuh mengenai ekspedisi surat-menyurat adalah sekretaris umum dibantu dengan
kesekretariatan.
Ekspedisi surat-menyurat harus dicatat dan diarsipkan sebagai bukti
otentik untuk melaporkan hasil kinerja dalam rapat Laporan Pertanggungjawaban
(LPJ) yang dibukukan secara sistematis.
1) Buku Agenda
4.5

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)35


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Buku agenda yang digunakan yaitu buku agenda tunggal. Penulisan dalam
buku agenda tunggal adalah bagian sebelah kiri untuk surat masuk, dan
sebelah kanan untuk surat keluar.
i.

Format buku agenda surat masuk.


a. Nomor urut
b. Tanggal diterima surat
c. Nomor surat
d. Tanggal surat
e. Lampiran
f. Perihal
g. Asal surat.
Contoh Format penulisan surat masuk:

Tabel 4.3
ii.

Format buku agenda surat keluar.


Nomor urut
Tanggal pengeluaran surat
Nomor surat
Tanggal pembuatan surat
Lampiran
Perihal
Tujuan surat.

i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.

Contoh formatan penulisan surat keluar:

Tabel 4.4
2) Box File

Box file digunakan untuk mengarsipkan ekspedisi surat. Sistematika


penyimpanan arsip menggunakan sistem tunggal (Chronogical filing
system) yaitu tanggal yang lama ditempatkan di bagian belakang dan baru
di tempatkan di depan.
3) Seluruh pengeluaran ekspedisi surat harus diketahui oleh sekretaris
umum/sekretaris bidang (tergantung instansi yang mengeluarkan).

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)36


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

BAB V
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ)

Pengertian Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)


Laporan pertanggung jawaban (LPJ) Ika Darma Ayu adalah laporan
tertulis secara otentik selama kinerja berlangsung dengan waktu tertentu, tempat
yang telah ditentukan, dan jenis kegiatan yang tersusun dalam agenda acara
dibantu dengan susunan kepanitiaan.
5.1

5.2

5.2.1

Jenis Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)


Ika Darma Ayu memiliki beberapa jenis LPJ yang harus dilaporkan,
yaitu:
1. LPJ Kepanitiaan
2. LPJ Kepengurusan
Laporan Pertanggung Jawaban Kepanitiaan
(Contoh formatan LPJ Kepanitiaan di bab sebelumnya).

5.2.2

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kepengurusan

5.2.2.1 Sistematika

Penyusunan

Laporan

Pertanggung

Jawaban

Kepengurusan
1) Cover
LPJ
berisi
judul
LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) PENGURUS dengan logo
Ika Darma Ayu, kota pembuatan LPJ, tahun masehi, dan/tahun
hijriyah.

Contoh cover LPJ kepengurusan:

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)37


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) PENGURUS


KOMISARIAT UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
(UPI)
IKATAN KELUARGA MAHASISWA INDRAMAYU
(IKA DARMA AYU) BANDUNG

BANDUNG
2014 434 H
Gambar 5.1
2)
3)
5.2.2.2
5.2.2.2.1

Kata Pengantar
Daftar isi (sesuai dengan isi halaman LPJ)
Isi Laporan Pertanggung Jawaban
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Ketua Umum
1) Pendahuluan
2) Kondisi Objektif
A. Kondisi internal organisasi
B. Kondisi daerah pada saat kepengurusan
3) Amanah hasil rapat kerja dan realisasi program
A. Amanah Hasil Rapat Kerja
B. Realisasi Program
4) Evaluasi
A. Faktor Pendukung
B. Faktor penghambat
5) Rekomendasi
6) Penutup
7) Lampiran-lampiran
Surat Keputusan
Visi, Misi dan Tujuan

5.2.2.2.2

Struktural kepengurusan

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Sekretaris Umum


1) Pendahuluan
2) Kondisi Objektif
A. Internal

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)38


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

3)

4)
5)
6)

5.2.2.2.3

B. Eksternal
Aktifitas dan Realisasi program kerja
A. Ekspedisi Surat
Surat Masuk
Surat Keluar
B. Inventarisasi Organisasi
C. Realisasi Program Kerja
D. Evaluasi
Faktor Pendukung
Faktor Penghambat
Rekomendasi
Penutup
Lampiran-lampiran
Arsip Ekspedisi Surat: surat masuk dan surat
keluar
Absensi kegiatan

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Bendahara Umum


1) Pendahuluan
2) Kondisi Objektif
A. Internal
B. Eksternal
3) Aktifitas dan Realisasi program
4) Laporan Keuangan
A. Laporan Aktifitas dan penjelasannya
B. Laporan arus kas dan penjelasannya
5) Evaluasi
Faktor Pendukung
Faktor Penghambat
6) Rekomendasi
7) Penutup
8) Lampiran-lampiran
Formulir transaksi harian
Sirklus Arus Kas Masuk dan Kas Keluar

5.2.2.2.4

Resi sirkulasi keuangan

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Departemen/Bidang


1) Pendahuluan
2) Kondisi Objektif
A. Internal
B. Eksternal
3) Amanah raker dan realisasi program
A. Amanah raker

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)39


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

4)

B. Realisasi program
Rekapitulasi pelaksanaan program kerja

No

Nama Kegiatan

Laporan program
Terlaksana

Tabel 5.1

Ekspedisi Surat
A. Surat Masuk
B. Surat Keluar
6) Sirkulasi Keuangan
7) Evaluasi
A. Faktor Pendukung
B. Faktor Penghambat
8) Rekomendasi
9) Penutup
10) Lampiran-lampiran
Surat Keputusan
Visi, Misi dan Tujuan
Struktural kepengurusan
Lembar Ekspedisi Surat:
A. Surat Masuk; dan
B. Surat Keluar
Absensi kegiatan
Resi sirkulasi keuangan
5)

Lampiran-Lampiran
Seluruh lampiran dikumulatifkan diakhir (LAMPIRANLAMPIRAN) sesuai dengan bagian-bagiannya.
5.2.2.2.5

BAB VI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEMBENDAHARAAN DAN SIKLUS KEUANGAN
ORGANISASI

6.1

Pengantar

Tidak terlaksana

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)40


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Pembukuan keuangan merupakan kegiatan yang penting guna


memenuhi aspek transparansi organisasi dan akuntabilitas sebuah organisasi.
Kegiatan pembukuan tidak lepas dari keuangan yang beredar di organisasi, maka
dari itu perlu adanya mekanisme pembuatan laporan pertanggungjawaban
khususnya di bidang kebendaharaan yang mengatur keluar-masuknya keuangan
organisasi.
Sesuai dengan ketentuan dan ketetapan Ikatan Akuntan Indonesia
melalui Draft Standar Akuntansi Keuangan, Ikatan Keluarga Mahasiswa
Indramayu (IKA DARMA AYU) Bandung termasuk ke dalam kriteria entitas
nirlaba, dan sangat jelas mempunyai karakteristik sebagai lembaga/entitas nirlaba,
sehingga berbagai macam peraturan pembukuannya diatur jelas di Standar
Akuntansi Keuangan (SAK) no. 45.
Sebagai gambaran bahwa karakteristik entitas nirlaba berbeda dengan
entitas bisnis (secara global bersifat material/profit oriented), perbedaannya sangat
jelas dari cara entitas nirlaba memperoleh sumber daya yang dibutuhkan untuk
melakukan berbagai aktivitas operasinya (atau program kerjanya), entitas nirlaba
memperoleh sumber daya dari sumbangan para anggota dan para penyumbang
lain yang tidak mengharapkan imbalan apapun dari entitas nirlaba tersebut.
Tujuan dari Standar Akuntansi Keuangan (SAK) no. 45 ini bertujuan
untuk mengatur pelaporan keuangan entitas nirlaba, dengan harapan laporan
keuangan entitas nirlaba memiliki relevansi, memiliki daya banding yang tingga,
dan mudah untuk dipahami.
6.2

Istilah-istilah Pembukuan Nirlaba


Berdasarkan IAI EDSAK no 45, Hal 45.3 45.4 :
1) Pembatasan Permanen
Pembatasan penggunaan sumber daya yang ditetapkan oleh
penyumbang agar sumber daya tersebut dipertahankan secara
permanen, tetapi entitas nirlaba diizinkan untuk menggunakan
sebagaian atau semua penghasilan atau manfaat ekonomi
lainnya yang berasal dari sumber daya tersebut.
2) Pembatasan Temporer
Pembatasan penggunaan sumber daya oleh penyumbang yang
menetapkan agar sumber daya tersebut dipertahankan sampai
dengan periode tertentu atau sampai dengan terpenuhinya
keadaan tertentu.
3) Sumbangan terikat
Sumber daya yang penggunaannya dibatasi untuk tujuan tertentu
oleh penyumbang. Pembatasan tersebut dapat bersifat permanen
atau temporer.
4) Sumbangan tidak terikat
Sumber daya yang penggunaannya tidak dibatasi untuk tujuan
tertentu oleh penyumbang.

6.3

Tujuan

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)41


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Tujuan laporan keuangan adalah menyediakan informasi yang relevan


untuk memenuhi kepentingan para penyumbang, anggota entitas nirlaba, kreditor,
dan pihak yang menyediakan sumber daya bagi entitas nirlaba.(IAI, ED PSAK no
45 tahun 2010).
Secara rinci tujuan laporan keuangan adalah untuk menyajikan informasi
mengenai:
1)
2)
3)
4)

5)

Jumlah dan sifat aset, liabilitas, dan aset neto entitas nirlaba;
Pengaruh transaksi, peristiwa, dan situasi lainnya yang mengubah nilai
dan sifat aset neto;
Jenis dan jumlah arus masuk dan arus keluar sumber daya dalam satu
periode dan hubungan antara keduanya;
Cara entitas nirlaba mendapatkan dan membelanjakan kas, memperoleh
pinjaman dan melunasi pinjaman, dan faktor lainnya yang berpengaruh
pada likuiditas entitas nirlaba;
Usaha jasa entitas.

Mekanisme penyusunan (*lihat bagan penyusunan laporan keuangan)


6.4.1
Pencatatan Transaksi (Keluar/masuknya kas)
Transaksi keuangan dicatat di buku kas (lihat formulir A, B, dan C)
dengan mencantumkan saldo kas awal periode pencatatan.
Contohnya: buku kas perbulan, maka kolom awal harus mencantumkan kas
akhir periode bulan sebelumnya yang menjadi saldo kas awal bulan.

6.4

Tabel 6.1

Penjelasan:
1)
2)

Saldo Kas Awal diperoleh dari Saldo Kas Akhir Bulan sebelumnya,
atau saldo kas akhir masa kepengurusan
Transaksi tanggal 21 cukup dicatat jenis transaksinya, mengenai
rincinya pasti ada di nota pembelian dan dilakukan/diwajibkan untuk
melakukan pencatatan di laporan ARUS KAS MASUK DAN KAS
KELUAR guna menjabarkan seluruh transaksi yang terjadi.
Catatan:
Jika lembaran buku kas sudah habis, dan sudah habis periode bulan
yang bersangkutan, maka lembaran tersebut harus ditandatangi oleh
ketua umum atau jajaran pengurus inti (terkecuali bendahara umum)
beserta membubuhi tanggal penandatangannya, guna mencapai
aspek akuntabilitas dan transparasi.
Tabel 6.2

Pengumpulan bukti-bukti transaksi


Transaksi keuangan yang telah dicatat, diharuskan mencatat nomor
nota/kwitansi transaksi keuangan tersebut. Penomoran nota/kwitansi disarankan
6.4.2

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)42


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

untuk diurutkan berdasarkan waktu dan jenis transaksinya, baik itu transaksi
pemasukan kas atau pengeluaran kas.
Contoh penomoran nota/kwitansi (ref):
KK001
artinya, KK memiliki makna Kas Keluar, sedangkan tiga digit angka
menandakan nomor urut transaksi mengenai kas keluar. Nota/kwitansi tersebut
harus dilampirkan pada saat pembuatan laporan pertanggungjawaban
kebendaharaan (dibuat klipping serapih dan seindah mungkin).
Tabel 6.3

NB : lihat dikolom REF/ NO NOTA


Jurnal Transaksi (debet dan kredit)
Penjurnalan dilakukan untuk mempermudah pembuatan laporan
keuangan, di dalam penjurnalan dilakukan pengkodingan berdasarkan nomor
kode akun yang telah ditentukan (*Nomor Kode Akun bisa dilihat di Lampiran).
6.4.3

Contoh penjurnalan transaksi:


1) Menerima Anggaran dari Pusat, dan
2) Transaksi Pembelian perlengkapan Komisariat, pembelian Alat
Tulis Kantor (ATK), diantaranya:
a. Pembelian Papan Tulis
b. Spidol
c. Kertas HVS
d. Bingkai foto (pigura)

Jurnal Transaksinya:
Tabel 6.4

Penjelasan :
1) Pemasukan uang yang berasal dari anggaran pusat pada transaksi
ini menimbulkan kas berada di posisi debet dan Anggaran Pusat
berada di posisi kredit.
Anggaran Pusat merupakan dana yang dialokasikan
berdasarkan peristiwa dari pencairan dana (termasuk
pemasukan dari pendapatan yang diperoleh) yang telah
dialokasikan oleh pengurus pusat lewat bendahara umum
pusat ke komisariat, dengan prosedur yang telah ditetapkan

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)43


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Kas yang berasal dari anggaran pusat akan diprosentasekan

(ketetapan pusat) guna mencegah pendistribusian dana yang


tidak sesuai.
Prosentase tersebut akan dikelompokkan ke dalam AN (aset
neto) terikat dan tidak terikat (berdasarkan kewenangan
bendahara umum pusat melalui rapat pengurus pusat).
2) Transaksi kedua merupakan transaksi yang akan dihadapi setiap
harinya, transaksi pembelian terjadi ketika kondisi perlengkapan &
peralatan (sebagai contoh transaksi) dinilai perlu ditambah.
Penambahan ATK menimbulkan Perlengkapan bertambah dan
berada di posisi debet, sedangkan penambahan ATK tersebut
menimbulkan Kas berkurang sehingga Kas di posisikan di kredit,
begitupun dengan peralatan.
ATK (spidol & Kertas) masuk ke dalam kelompok
Perlengkapan Organisasi
Papan tulis & Pigura merupakan peralatan organisasi

Posting Jenis Transaksi Ke Dalam Kode Akun


Mengelompokkan jenis transaksi yang terjadi ke buku besar akuntansi
atau buku besar pembantu berdasarkan karakteristik transaksi, dan memasukkan
(posting) transaksi tersebut ke akunnya masing-masing. Hal ini mempermudah
dalam pembuatan laporan keuangan secara umum, dan mempermudah track
recod transaksi keuangan organisasi dalam proses pengauditan/pemeriksaan
pada saat pelaporan pertanggungjawaban.
6.4.4

Contoh pemostingan transaksi ke dalam buku besar akuntansi/buku besar


pembantu:
Tabel 6.5

Penjelasan :
1) Kode Akun merupakan pengelompokkan transaksi berdasarkan jenis
dan karakteristiknya, berdasarkan contoh di atas dijelaskan bahwa kode
akunnya adalah Kas dengan nomor akun 100 (bisa dilihat di lampiran),
yaitu semua jenis pemasukkan yang sifatnya penerimaan uang, adapun
penerimaan uang diperoleh dari:
a.
Anggaran,
b.
Kontribusi
1. Sumbangan terikat
2. Sumbangan tidak terikat
c.
Pendapatan jasa,
d.
Dan lain sebagainya yang bersifat penerimaan uang.
2) Kode akun yang kedua yaitu Perlengkapan Organisasi
3) Kode akun yang ketiga yaitu Peralatan Organisasi

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)44


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Penyusunan Laporan Keuangan (Pembukuan)


Penyusunan laporan keuangan berdasarkan Standar Akuntansi
Keuangan yang ada, pada dasarnya terdapat 3 jenis laporan keuangan yang
seharusnya dibuat, yaitu :
1) Laporan Posisi Keuangan,
2) Laporan Aktivitas, dan
3) Laporan arus kas
6.4.5

hanya saja kemampuan Sumber Daya Manusia yang ada di Ika Darma Ayu ini
belum sepenuhnya memenuhi kualifikasi dan kompetensi di dalam penyusunan
laporan keuangan, maka dari itu Ika Darma Ayu di dalam pembuatan standarisasi
laporan keuangan guna mencapai unsur keakuntabilitasan dan ketransparansian,
mewajibkan untuk membuat laporan aktivitas (beserta penjelasannya) dan laporan
arus kas (beserta penjelasannya), disertai dengan sirkulasi keuangan (arus kas
masuk dan arus kas keluar).

6.4.5.1

Jenis-jenis Laporan Keuangan (IAI, ED PSAK no 45 tahun 2010)

6.4.5.1.1 Laporan Posisi Keuangan (Neraca) pada akhir periode laporan

Tujuan Neraca adalah untuk menyediakan informasi mengenai:


a. Aset,
b. Liabilitas, serta
c. Aset Neto
dan informasi mengenai hubungan diantara unsur-unsur tersebut pada waktu
tertentu. Informasi dalam laporan posisi keuangan yang digunakan bersama
pengungkapan, dan informasi dalam laporan keuangan lainnya dapat
membantu para penyumbang, anggota entitas nirlaba, kreditor, dan pihak-pihak
lain untuk menilai :
a. kemampuan entitas nirlaba (organisasi) untuk memberikan jasa
secara berkelanjutan, dan
b. Likuiditas, fleksibilitas keuangan, kemampuan untuk memenuhi
kewajibannya, dan kebutuhan pendanaan eksternal.
Laporan posisi keuangan mencakup entitas nirlaba secara keseluruhan dan
menyajikan total aset, liabilitas, dan aset neto.
Klarifikasi Aset Neto (yang selanjutnya disebut AN) Terikat atau Tidak
Terikat :
a. Laporan posisi keuangan menyajikan jumlah masing-masing
kelompok aset neto berdasarkan ada atau tidaknya pembatasan
oleh penyumbang, yaitu :
1. terikat secara permanen,
2. terikat secara temporer, dan

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)45


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

tidak terikat,
Informasi mengenai sifat dan jumlah dari pembatasan permanen
atau temporer diungkapkan dengan cara menyajikan jumlah
tersebut dalam laporan keuangan atau dalam catatan atas laporan
keuangan.
3.

b.

(Catatan : Jika mampu dan memahami silahkan dibuat)


6.4.5.1.2 Laporan Aktivitas

Tujuan utama laporan aktivitas adalah menyediakan informasi


mengenai
1)
Pengaruh transaksi dan peristiwa lain yang mengubah jumlah dan sifat
aset neto,
2)
Hubungan antar transaksi, dan peristiwa lain, dan
3)
Bagaimana penggunaan sumber daya dalam pelaksanaan berbagai
program atau jasa.
Informasi dalam laporan aktivitas, yang digunakan bersama dengan
pengungkapan informasi dalam laporan keuangan lainnya, dapat membantu
para penyumbang, anggota entitas nirlaba, kreditur dan pihak lainnya untuk
a. Mengevaluasi kinerja dalam suatu periode,
b. Menilai upaya, kemampuan, dan kesinambungan entitas nirlaba dan
memberikan jasa, dan
c. Menilai pelaksanaan tanggung jawab dan kinerja manajer.
Sumbangan disajikan sebagai penambahan aset neto (AN) tidak
terikat, terikat permanen, atau terikat temporer, bergantung pada ada tidaknya
pembatasan. Dalam hal ini sumbangan terikat yang pembatasannya tidak berlaku
lagi dalam periode yang sama, dapat disajikan sebagai sumbangan tidak terikat
sepanjang disajikan secara konsisten dan diungkapkan sebagai kebijakan
akuntansi.
Laporan aktivitas menyajikan jumlah pendapatan dan beban secara
bruto, kecuali diatur berbeda oleh SAK lain atau SAK ETAP.

6.4.5.1.3 Laporan Arus Kas

Tujuan utama laporan arus kas adalah menyajikan informasi mengenai


penerimaan dan pengeluaran kas dalam suatu periode. Klarifikasi Penerimaan
dan Pengeluaran Kas : Laporan Arus Kas disajikan sesuai PSAK 2 dengan
tambahan berikut ini ;
a. Aktivitas Pendanaan:

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)46


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

i. Penerimaan kas dari penyumbangan yang penggunaannya dibatasi

b.

6.4.5.2

untuk jangka panjang


ii. Penerimaan kas dari sumbangan dan penghasilan investasi yang
penggunaannya dibatasi untuk pemerolehan, pembangunan dan
pemeliharan aset tetap, atau peningkatan dana abadi
iii. Bunga dan dividen yang dibatasi penggunaannya untuk jangka
panjang
Pengungkapan informasi mengenai aktivitas investasi dan pendanaan
nonkas: sumbangan berupa bangunan atau aset investasi.

Mekanisme Penyusunan Laporan Keuangan Program Kerja

Pada dasarnya penyusunan laporan keuangannya sama seperti


biasanya, hanya saja di dalam penyusunan laporan keuangan suatu program
kerja ditekankan pada laporan arus kas program kerja saja dengan dilengkapi
Laporan Keuangan Secara Umum (*lihat Contoh).
*Contoh Laporan Keuangan Program Kerja

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)47


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Gambar 6.1

Untuk kelengkapan penyusunan laporan keuangan baik itu laporan


keuangan suatu program kerja atau pun laporan keuangan kebendaharaan, maka
dilengkapi dengan pencatatan sebagai berikut :

Tabel 6.6

Kelengkapan untuk melengkapi mekanisme penyusunan laporan keuangan


Terlampir:

Formulir A untuk mencatat transaksi harian organisasi

Formulir B untuk mencatat transaksi harian keasramaan (sekretariat)

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)48


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Formulir C untuk mendukung pencatatan transaksi program kerja

BAB VII
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KADERISASI
IKA DARMA AYU BANDUNG

7.1

Pendahuluan
Berdasarkan pola dasar perkaderan, maka tahapan dalam sistem perkaderan

yang dilakukan meliputi :


1) Rekrutmen,
2) Pembentukan, dan
3) Pengabdian kader.

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)49


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Dalam proses pembentukan kader, secara formal dibagi menjadi tiga fase, masing-masing
fase ini dimulai dengan suatu training formal. Training formal ini dilakukan secara
berjenjang, jenjang pertama merupakan prasyarat untuk mengikuti jenjang berikutnya,
sampai pada jenjang terakhir.
Jenjang training formal yang dapat dilalui dalam proses pembentukan kader:
1) Latihan Kader I (Basic Training)
Sebagai jenjang pertama yang biasa dilakukan ditataran komisariat-komisariat seperti
a. Tour dJawa di Komisariat UIN,
b. Jatayu (Jalinan Temu Anggota Ika Darma Ayu) di komisariat UPI ,
c. Kemayu (Kenalan Mahasiswa Indramayu) di Komisariat Tamansari, dan
d. Abimayu (Aktiftias Bimbingan Mahasiswa Indramayu) di Komisariat POLBAN.
2) Latihan Kader II (Intermediate Training)
Sebagai jenjang menengah sebagai jenjang terakhir yang dilakukan oleh Ika Darma
Ayu Bandung (Pusat) sebagai penyelenggara pelatihan. Masing-masing jenjang
memiliki tujuan tersendiri yang merupakan tahap dalam pembentukan kader
organisatoris yang profesional.
Jadi training kaderisasi merupakan upaya untuk memberikan kemampuan
standar anggota Ika Darma Ayu secara kualitatif. Oleh karena itu pada wilayah training
kaderisasi harus ada standar yang baku dan bersifat tetap dalam wilayah kurikulum,
kreatifitas hanya bisa dilakukan dalam wilayah metodologi. Sebagai upaya untuk
menjaga arah perkaderan agar sesuai dengan pedoman, maka sudah barang tentu
kebutuhan terhadap panduan yang menjelaskan secara teknis training kaderisasi
khususnya menjadi mutlak adanya.
7.2

Tujuan
Tujuan dilakukannya pengkaderan adalah :
Terbentuknya anggota Ika Darma Ayu yang konsisten, loyal, militan dan
berwawasan kebangsaan dengan menjunjung tinggi nilai-nilai kedaerahan dan
Nusantara

7.3

Target
Target yang diharapkan antara lain:
1) Mengembangkan minat dan bakat diantara anggota IKA DARMA AYU
BANDUNG

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)50


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

2) Menumbuhkan serta memperkokoh rasa cinta dan peduli terhadap daerah


3) Menambah wawasan Intelektual,Emosional (keakraban,keharmonisan),
serta spiritual idawan/wati Ika Darma Ayu Bandung.

7.4

Materi Trainning
Untuk materi yang dibuat dalam mendidik dan mengarahkan anggota harus

dibuat secara sistematis agar kemudian anggota Ika Darma Ayu Bandung mempunyai
dasar pemahan yang sejalan dengan Ika Darma Ayu Bandung serta Komisariatkomisariat, sehingga dapat meneruskan tongkat estapet Ika Darma Ayu Bandung yang
berkesinambungan.
Adapun setiap pelatihan ataupun pengkaderan disetiap komisariat-komisariat
haruslah sama dalam muatan materi pokok meskipun secara teknis penamaan acara
pengkaderan berbeda seperti Tour DJawa (TDJ) di Komisariat UIN, Kenalan Mahasiswa
Indramayu (KEMAYU) di Komisariat Tamansari, Jalinan Talisilaturahmi Mahasiswa
Indramayu (JATAYU) di Komisariat UPI serta Aktifitas Bimbingan Mahasiswa
Indramayu (ABIMAYU) di Komisariat POLBAN.
7.4.1 Latihan Kader-1
Nama Materi

Waktu

Keterangan

Keorganisasian & Kemahasiswaan

2 Jam

Materi disampaikan secara diskusi dan


komunikasi dua arah.

Ke-Ika Darama Ayu-an


Sejarah IDA Bandung
IDA kekinian

2 Jam

Materi disampaikan secara diskusi dan


komunikasi dua arah.

Kedaerahan (Indramayu)
Ekonomi
Pendidikan
Sosial
Budaya

2 Jam

Materi disampaikan secara diskusi dan


komunikasi dua arah.

Materi Muatan Lokal Komisariat

tentatif

Materi disampaikan secara diskusi dan


komunikasi dua arah.

Tabel 7.1
7.4.2 Intermediate Trainning

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)51


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

Nama Materi

Waktu

Keterangan

Keorganisasian & Ke-Ika Darma Ayuan

2jam

Materi disampaikan secara diskusi dan


komunikasi dua arah serta dapat
mempraktekan

Pelatihan Administrasi

2jam

Materi disampaikan secara diskusi dan


komunikasi dua arah serta dapat
mempraktekan

Azas, Ideologi dan Pola Gerakan Ika


Darma Ayu

2jam

Materi disampaikan secara diskusi dan


komunikasi dua arah

Kepemimpinan

2jam

Materi disampaikan secara diskusi dan


komunikasi dua arah

Komunikasi dan Jurnalistik

2jam

Materi disampaikan secara diskusi dan


komunikasi dua arah

Investigasi dan Advokasi

2jam

Materi disampaikan secara diskusi dan


komunikasi dua arah

DAFTAR PUSTAKA

Standar Operasional Prosedur (S.O.P) Ikatan Keluarga Mahasiswa Indramayu


(IKA DARMA AYU) Bandung Periode 2011 2013
Eksplosur Draft Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) Pernyataan Standar Akuntansi
Keuangan No. 45

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)52


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

DDC (Dewey Decimal Classification)

Standar Operasional Prosedur (S.O.P)53


IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015

LAMPIRAN - LAMPIRAN