GARIS PANDUAN BAGI

PENDAFTARAN ASET/INVENTORI
OLEH UNIT TEKNIKAL & PERKHIDMATAN
PUSAT BAHASA MODEN
&
SAINS KEMANUSIAAN

1.0 PENGENALAN
Garis panduan ini bertujuan untuk memaklumkan dan menjelaskan kepada semua staf Pusat
Bahasa Moden & Sains Kemanusiaan (PBMSK) berkaitan dengan pendaftaran aset/inventori
bagi setiap perolehan yang telah dibuat. Garis panduan ini juga bertujuan untuk memudahkan
semua pihak dan Unit Teknikal & Perkhidmatan (UTP) dapat mengesan lokasi aset/inventori
yang terlibat dengan mudah dan menjimatkan masa.
2.0 LATARBELAKANG
Pusat Bahasa Moden dan Sains Kemanusiaan (PBMSK) ditubuhkan adalah untuk
memperkasakan perkembangan ilmu pengetahuan pelajar di dalam bidang bahasa, sains
kemanusiaan dan kemahiran insaniah memandangkan ilmu dan kemahiran di dalam bidang
kejuruteraan sahaja adalah tidak mencukupi untuk melahirkan graduan yang berdaya saing.
Pusat ini terbahagi kepada tiga jabatan, iaitu Jabatan Sains dan Kemanusiaan, Jabatan Bahasa
Moden dan Jabatan Bahasa Asing. PBMSK menawarkan kursus-kursus subjek teras universiti
serta latihan kepada pelajar seperti MUET, Bengkel Kemahiran Belajar. PBMSK juga
menawarkan latihan dan perundingan kepada warga kerja dalam dan luar UMP seperti Kursus
IELTS dan kursus-kursus Bahasa Inggeris komunikasi yang lain.
Bagi pentadbiran PBMSK pula, segala urusan teknikal disokong kuat oleh Unit Teknikal &
Perkhidmatan. Di samping perkhidmatan dari segi teknikal, perkhidmatan lain yang disediakan
oleh Unit Teknikal & Perkhidmatan adalah untuk memastikan setiap aset dan inventori di
bawah jagaan PBMSK berada dalam keadaan baik.
3.0 OBJEKTIF
Objektif garis panduan ini adalah untuk :
3.1 Menjelaskan tentang prosedur pendaftaran terhadap aset/inventori yang perlu
dibuat apabila peralatan diterima dan sedia untuk digunakan.
3.2 Menjelaskan dengan lebih terperinci carta alir pendaftaran aset/inventori yang
perlu direkodkan oleh Unit Teknikal & Perkhidmatan.
4.0 BORANG YANG DIWUJUDKAN/TERLIBAT
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6

Rekod Peralatan Teknikal (Equipment Technical Record)

Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt Form)
Borang Penerimaan Peralatan - Penyelidikan (Equipment Receipt Form - Research)
Borang KEW PA 6 (Borang Daftar Pergerakan Harta Modal)
Borang Pinjaman
Borang KEW PA 7 (Borang Aset Alih Kerajaan)

5.0 TATACARA/GARIS PANDUAN PENDAFTARAN ASET/INVENTORI

5.1 Sebarang aset/inventori yang dibeli di PBMSK perlu didaftarkan di UTP.
5.2 Proses pertama adalah dengan merekodkan maklumat tentang aset/inventori
tersebut ke dalam Rekod Peralatan Teknikal (Equipment Technical Record) oleh
UTP.
5.3 Kemudian, aset/inventori tersebut perlu dikenalpasti mengikut kategori yang telah
ditetapkan iaitu:
i.

Hak milik kekal (Individu)

- Aset/inventori didaftarkan di atas nama individu.
- Borang KEW PA 6 dan Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt
Form) perlu diisi oleh pemilik.
- Jika aset/inventori tersebut bertukar milik, borang KEW PA 6 dan Borang
Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt Form) perlu diisi oleh pemilik
baru dan dikemaskini oleh UTP.
- Contoh: Laptop, External Hard Disk dan Printer

ii.

Hak milik kekal (Lokasi)

- Aset/inventori didaftarkan di atas nama person-in-charge sesuatu
tempat. (contoh person-in-charge bagi Pejabat Pentadbiran adalah
Penolong Pendaftar)
- Borang KEW PA 6 dan Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt
Form) perlu diisi oleh person-in-charge lokasi tersebut.
- Jika aset/inventori tersebut hendak diubah lokasi, borang KEW PA 6 dan
Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt Form) perlu diisi oleh
person-in-charge lokasi dan dikemaskini oleh UTP.
- Contoh: Peralatan AV di makmal 13 PBMSK, whiteboard

iii.

Gunamasa
- Aset/Inventori yang dibeli untuk kegunaan gunasama antara semua staf
PBMSK termasuk akademik dan bukan akademik.
- Borang pinjaman dan Borang KEW PA 6 perlu diisi oleh peminjam.
- Contoh: Voice Recorder, Laser pointer

iv.

Penyelidikan
- Aset/Inventori yang dibeli oleh penyelidik untuk kegunaan penyelidikan.
- Borang Penerimaan Peralatan - Penyelidikan (Equipment Receipt Form Research) dan Borang KEW PA 6 perlu diisi oleh penyelidik dan
menandatanganinya apabila peralatan dipulangkan.
- Apabila selesai penyelidikan, penyelidik perlu memulangkan
aset/inventori tersebut kepada UTP.

Sekiranya tamat masa penyelidikan, penyelidik masih ingin

menggunakan sebarang peralatan penyelidikan, mereka perlu mengisi
Borang Penerimaan Peralatan (Equipment Receipt Form)
Jika terdapat penangguhan, penyelidik perlu hadir ke UTP untuk mengisi
Borang Penerimaan Peralatan - Penyelidikan (Equipment Receipt Form Research) di ruangan penangguhan peralatan.

5.4 Apabila semua urusan merekod maklumat aset/inventori selesai, barulah

aset/inventori diserahkan kepada staf yang terlibat.
5.5 Bagi kategori yang melibatkan hak milik kekal (lokasi), peralatan tersebut akan
ditempatkan di lokasi yang terlibat selepas semua maklumat direkodkan.

CARTA ALIR PROSES PENDAFTARAN ASET/INVENTORI OLEH PIHAK

TEKNIKAL PUSAT BAHASA MODEN DAN SAINS KEMANUSIAAN

MULA

MEREKODKAN MAKLUMAT ASET/

INVENTORI KE DALAM BORANG
REKOD PERALATAN TEKNIKAL

KENALPASTI KATEGORI
PERALATAN

HAK MILIK KEKAL

(LOKASI)

HAK MILIK KEKAL

(INDIVIDU)

ISI BORANG PENERIMAAN

PERALATAN & KEW PA 6
OLEH PEMILIK

ISI BORANG PENERIMAAN

PERALATAN,
KEW PA 6 & 7
OLEH PIC LOKASI

PENYELIDIKAN

ISI BORANG PENERIMAAN

PERALATAN (PENYELIDIKAN)
DAN KEW PA 6
OLEH PENYELIDIK

GUNASAMA

ISI BORANG PINJAMAN &

KEW PA 6
OLEH PEMINJAM

PEMASANGAN PERALATAN
DI TEMPAT YANG TERLIBAT
OLEH VENDOR/UTP

PENYERAHAN ASET/INVENTORI
KEPADA PENGGUNA

TAMAT