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LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES Y

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL


Aprobado mediante el Acuerdo 001 de marzo 3 de 2010
UNIDAD DE
CONSERVACIN

CICLO VITAL
CDIGO

SERIES

CDIGO

01

01

SUBSERIES

ACTAS DE COMIT

ACTAS

02

03

UNIDAD DOCUMENTAL

A.G A.C CT S E M/D

PROCEDIMIENTO

Actas Comit de
Gerencia
Actas Comit
Administrativo
Actas Comit de
Calidad
Actas Comit de
Control Interno
Actas Comit de Salud
Ocupacional
Actas Comit de
Seguridad
Actas Comit de
Compras
Actas Comit de
Archivo

20

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, transferir al archivo histrico porque se
considera memoria para la Institucin.

ACTAS DE JUNTA
DIRECTIVA
ACTAS DE
ASAMBLEA
GENERAL DE
ACCIONISTAS
Junta de Socios

04

01
02
03
02

03

COMPROBANTES

ACTAS DE
REUNIONES
COMPROBANTES
DE AJUSTES
CONTABLES
COMPROBANTES
DE EGRESO
COMPROBANTES
DE INGRESO

Locales Comerciales y
Parqueaderos

Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,


seleccionar una muestra aleatoria del 2% por cada
ao y transferirla al archivo histrico como parte
de la memoria Institucional, los dems
documentos eliminarlos.

Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,


seleccionar una muestra aleatoria del 5% por cada
ao y transferirla al archivo histrico como parte
de la memoria Institucional, los dems
documentos eliminarlos.

Recibos de Caja

04

COMPROBANTES
DE NMINA

05

COMPROBANTES
DE VENTAS

Facturacin

06

COMPROBANTES
DE PRESUPUESTO

Compromiso
Presupuestal
Disponibilidad
Presupuestal

01

CIRCULARES

02

COMUNICADOS
DE PRENSA

COMUNICACIONES
OFICIALES

10

Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,


seleccionar una muestra aleatoria del 5% por cada
ao y transferirla al archivo histrico como parte
de la memoria Institucional, los dems
documentos eliminarlos.

100

10

Avisos
X

Boletines de Prensa

03

DERECHOS DE
PETICIN

04

MEMORANDOS

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central a los 11 aos se elimina.
Una vez cumplido el tiempo de retencin en el
archivo central, transferir al archivo histrico el
documento fsico y el soporte electrnico porque
se considera memoria institucional.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retencin en el archivo
central a los 7 aos se elimina.

CDIGO

04

05

SERIES

CONTRATOS

SUBSERIES

UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D

02

COMODATO

03

CONCESIN

04

CONSULTORA

05

PRESTACIN DE
SERVICIOS

06

OBRA

07

ASOCIACIN

08

COMPRAVENTA

09

SUMINISTROS

10

INTERADMINISTR
ATIVOS

01

TRANSFERENCIAS
A LA SEGURIDAD
SOCIAL

100

02

DECLARACIONES
TRIBUTARIAS

20

ESTUDIOS

20

07

HISTORIAS

INFORMES

01

HISTORIA
LABORAL

100

01

INFORMES A LA
JUNTA

20

02

INFORMES
CONTABLES
ANUALES

03

Informes del Revisor


Fiscal

PROCEDIMIENTO

Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,


seleccionar una muestra por polo de inters del
2% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra por polo de inters del
2% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos.

DECLARACIONES

06

08

CDIGO

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, transferir al archivo histrico porque se
considera memoria para la Institucin

20

INFORMES DE
GESTIN

20

04

INFORMES
ORGANISMOS DE
CONTROL

10

05

INFORMES
EVENTOS

10

06

INFORMES DE
AUDITORA

20

07

INFORMES DE
VENTAS

10

08

INFORMES DE
CARTERA

10

09

INFORMES A
ENTIDADES
OFICIALES

Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,


seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retencin en el archivo
central, transferir al archivo histrico porque se
considera memoria para la Institucin

Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,


seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria institucional, los de
ms documentos eliminarlos

Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,


seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria institucional, los de
ms documentos eliminarlos
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos.
X

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, a los 7 aos se elimina.

CDIGO

SERIES

CDIGO

SUBSERIES

UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D

PROCEDIMIENTO

Consecutivos de
Memorando Internos
1

10

Cumplido el tiempo en el archivo central, a los 12


aos eliminarlos.

10

Cumplido el tiempo en el archivo central, a los 12


aos eliminarlos.

Registro de Reservas
y/o cotizaciones

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, a los 7 aos se elimina.

Registro de Ingreso de
vehculos

10

20

20

20

20

20

20

Consecutivo de
Correspondencia
Enviada
Registro de
correspondencia
recibida
Registros de clientes y
Proveedores
02

03
01
10

INVENTARIOS

02
03

11

12

LIBROS CONTABLES

REGISTROS

TTULOS

Registro conciliaciones
bancarias

Ttulos de Propiedad
Ttulos Valores

INVENTARIO DE
BIENES MUEBLES
INVENTARIO
DOCUMENTAL
INVENTARIO DE
ELEMENTOS DE
CONSUMO

01

LIBRO MAYOR Y
BALANCES

02

LIBROS
AUXILIARLES

03

LIBRO DIARIO

01

DE FUNCIONES

Manual de Funciones

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, transferir al archivo histrico porque se
considera memoria para la Institucin.

02

DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

02
13

PLAN DE
EVALUACIN

PLANES

Una vez cumplido el tiempo de retencin en el


archivo central, seleccionar una muestra del 5%
por cada ao y transferir al archivo histrico.

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, transferir al archivo histrico, ya que se
constituye memoria Institucional y posee valores
secundarios para la Institucin.

Manual de Interventora
2

20

20

10

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, transferir al archivo histrico porque se
considera memoria para la Institucin.
Cumplido el tiempo de retencin en el archivo
central, transferir al archivo histrico, ya que se
constituye memoria Institucional y posee valores
secundarios para la Institucin.
Cumplido el tiempo de retencin en el archivo
central, transferir al archivo histrico porque se
considera memoria para la Institucin

Manual de Normas de
Seguridad

PLAN DE ACCIN

Cumplido el tiempo en el archivo central,


eliminarlos.

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, transferir al archivo histrico ya que se
constituye memoria institucional y posee valores
secundarios para la Institucin.

Manual de Calidad
01

Cumplido el tiempo en el archivo central,


eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retencin en el archivo
central, transferir al archivo histrico porque se
considera memoria para la Institucin.

Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,


transferir al archivo histrico fsico y el soporte
electrnico porque se considera memoria
Institucional.

Manual de Archivo
Manual de
Contratacin

MANUALES

Una vez cumplido el tiempo de retencin en el


archivo central, seleccionar una muestra del 10%
y transferirla al archivo histrico.

Evaluacin del
Desempeo Laboral
Evaluacin de
Proveedores

03

PLAN DE
MEJORAMIENTO

04

PLAN DE
MERCADEO

20

05

PLAN DE
EMERGENCIAS

20

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, eliminar dejando una muestra del 2%
anual y transferirla al archivo histrico como
memoria Institucional.

Cumplido el tiempo de retencin en


central, transferir al archivo histrico
considera memoria para la Institucin.
Cumplido el tiempo de retencin en
central, transferir al archivo histrico
considera memoria para la institucin.

el archivo
porque se
el archivo
porque se

CDIGO

SERIES

CDIGO

PROCESOS

20

01

SALUD
OCUPACIONAL

02

CAPACITACIN

03

EVENTOS

10

04

MANTENIMIENTO

20

10

20

02
03

15

06
07

01

PROYECTOS

O2

03

17

LICITACIONES

18

RESOLUCIONES

01

AUDITORAS
INTERNAS S.G.C.
BIENESTAR
LABORAL
RESPONSABILIDAD
SOCIAL
EMPRESARIAL
PROYECTOS DE
REESTRUCTURACI
N
PROYECTOS DE
PRESUPUEST0
PROYECTOS DE
RESPONSABILIDAD
SOCIAL
EMPRESARIAL

RESOLUCIONES DE
LA GERENCIA

20

20

Una vez cumplido el tiempo de retencin en el


archivo central, eliminar en su totalidad por haber
perdido sus valores y adems se encuentra
consolidado en los informes de gestin
Cumplido el tiempo de retencin en el archivo
central, eliminar dejando una muestra del 2%
anual y transferirla al archivo histrico como
memoria Institucional.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos.
Una vez cumplido el tiempo de retencin en el
archivo central. Seleccionar una muestra del 1%
por aos y transferirla al archivo histrico.
Una vez cumplido el tiempo de retencin en el
archivo central, seleccionar una muestra del 1%
por cada ao y transferirla al archivo histrico.
Una vez cumplido el tiempo de retencin en el
archivo central, eliminar en su totalidad por haber
perdido sus valores y adems se encuentra
consolidado en los informes de gestin.

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, transferir al archivo histrico porque se
considera memoria para la Institucin.

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo


central, transferir al archivo histrico porque se
considera memoria para la Institucin.

PROGRAMAS

05

16

UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D

PROCESOS
DISCIPLINARIOS
PROCESOS
JUDICIALES
PROCESOS DE
RESPONSABILIDAD
FISCAL

01
14

SUBSERIES

Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,


seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada ao y transferirla al archivo histrico
como parte de la memoria Institucional, los
dems documentos eliminarlos
Cumplido el tiempo de retencin en el archivo
central, transferir al archivo histrico porque se
considera memoria para la Institucin.

O2 JUNTA DE SOCIOS
ABREVIATURAS: A.G: Archivo de Gestin / A.C: Archivo Central / CT: Conservacin Total / S: Seleccin / E: Eliminacin / M/D: Microfilmacin
y/o Destruccin

FECHA DE EMISIN: 09/11/2009


REVISION: 1

FECHA DE REVISIN: 14/04/2010