Anda di halaman 1dari 7

Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan

KONSEP MANAJEMEN PERLENGKAPAN


a. Definisi Manajemen Perlengkapan

Serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan terhadap


kegiatan pengadaan, pencatatan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan
penggunaan logistik guna mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian
tujuan organisasi.
Berdasarkan uraian dari pengertian manajemen dan pengertian logistik, bahwa
manajemen lebih menitik beratkan pada cara untuk mengelola barang melalui tindakantindakan perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran,
pemeliharaan dan penghapusan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. A.
Hasyim Ali menterjemahkan pendapat P. Bowersox tentang pengertian logistik modern.
Dalam buku Manajemen Logistik, Bowersox mengemukakan definisi logistik sebagai
berikut : Logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan
penyimpanan strategis barang, suku cadang dan barang dari para suplier, diantara
fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.
Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang
dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional
yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau
seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat.
Sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai
tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan
secara efisien dan efektif .
b. Tujuan manajemen logistik
1) Tujuan umum
a) Tujuan operasional
Tujuan operasional agar tersedia barang / bahan dalam jumlah yang tepat dan
mutu yang memadai.
b) Tujuan keuangan
Tujuan keuangan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendahserendahnya.
c) Tujuan pengamanan
2) Tujuan khusus
Mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan
organisasi
1

c. Fungsi manajemen perlengkapan


1) Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan
langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan
kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user)
kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi.
Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok,
gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan
cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman
tindakan
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya
sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh
perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring,
evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk
tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan
akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar
dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara
pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas.
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan
pencapaian tujuan (Sasaran) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara
pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan
yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan
diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
a) Rencana jangka panjang (Long range)
b) Rencana jangka menengah (Mid range)
c) Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan
skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang
terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan
menghasilkan antara lain:
a)

Rencana Pembelian

b)

Rencana Rehabilitasi

c)

Rencana Dislokasi

d)

Rencana Sewa
2

e)

Rencana Pembuatan.
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan

menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:


a) Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
b) Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang
tepat
c) Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d) Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
e) Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan
orang atau unit yang tepat
f) Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
g) Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil
benar-benar tepat
2) Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk
merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar
yaitu skala mata uang dan jumlah biaya.
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan
dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya
dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan
keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan
anggaran yang reliable.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali
dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan,
maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan
terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat
membantu kegiatan.
Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan
antara lain adalah:
a) Peraturanperaturan terkait
b) Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c) Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
d) Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan
logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada
institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit
Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes,
3

Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. sedangkan pada rumah sakit swasta
sumber anggaran berasal dari

dana subsidi (yayasan dan donatur), penerimaan

rumah sakit dan dana dari pihak ketiga.


Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obatobatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan
makanan, alat kebersihan dan suku cadang.
3) Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan
memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan
menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk
dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas
efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan
merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah
direncanakan atau telah disetujui sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi
didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk
kepentingan organisasi. Caracara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi
pengadaan adalah melalui :
a)

Pembelian

b)

Penyewaan

c)

Peminjaman

d)

Pemberian ( hibah )

e)

Penukaran

f)

Pembuatan

g)

Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan

dengan tahapan sebagai berikut:


a) Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b) Penyususnan dokumen tender
c) Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d) Pemasukan dan pembukuan penawaran
e) Evaluasi penawaran
f) Pengusulan dan penentuan pemenang
g) Masa sanggah
h) Penunjukan pemenang
i) Pengaturan kontrak
j) Pelaksanaan kontrak

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak


luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian.
Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan.
Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No.
80 tahun 2003.
4) Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan
pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan.

Penyimpanan berfungsi

untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya


dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini
mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan
barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang
terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman
dari pencuri.
Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan
adalah:
a) Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang
disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
b) Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam barang biasa seperti
kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll; serta barang
khusus seperti obat-obatan, alat-alat medis dll.
c) Pengaturan ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang
secara efisien dan pengawasan ruangan.
d) Prosedur/sistem penyimpanan
Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara
pengambilan barang, pengawetan dll.
e) Penggunaan alat bantu
f) Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan,
gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.
5) Fungsi Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola
pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor
yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
a) Proses Administrasi
5

b) Proses penyampaian berita (data-data informasi)


c) Proses pengeluaran fisik barang
d) Proses angkutan
e) Proses pembongkaran dan pemuatan
f) Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran
merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
6) Fungsi Penghapusan
Penghapusan

adalah

kgiatan

atau

usaha

pembebasan

barang

dari

pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Alasan


penghapusan barang antara lain:
a) Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi
yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b) Teknis dan ekonomis: setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya.
Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat
diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu
suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang
ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap
atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak
dapat dipergunakan lagi.
c) Surplus dan ekses
d) Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e) Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:
a) Aspek yuridis, administrasi dan prosedur
Aspek yuridis mencakup hal-hal : pembentukan panitia penilai, identifikasi dan
inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan
terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.
b) Aspek rencana pelaksana tehnis
Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Caracara penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:
Pemanfaatan

langsung:

Usaha

merehabilitasi/merekondisi

komponen-

komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai


barang persediaan baru.
Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang
dihapus menjadi barang lain
Pemindahan: Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka
pemanfaatan langsung
6

Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau


pihak di luar instansi (Pemerintah)
Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang
Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan
7) Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,
pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang
sedang atau telah berlangsung. Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
a) Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi
dan prosedur lain
b) Melaksanakan

pengamatan

(Monitoring),

evaluasi

dan

laporan,

guna

mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya


pelaksanaan dari rencana
c) Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam
rangka pencapaian tujuan
d) Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan
sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:
a) Struktur organisasi yang baik
b) Sistem informasi yang memadai
c) Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d) Pendidikan dan pelatihan
e) Anggaran yang cukup memadai