Anda di halaman 1dari 8

Peraturan umum tentang perapotekan yang terbaru dan berlaku saat ini

adalah Kepmenkes No.35/Menkes/Per/XI/2014, dengan ketentuan umum sebagai


berikut:
a. Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktik
kefarmasian oleh Apoteker.
b. Standar Pelayanan Kefarmasian adalah tolak ukur yang dipergunakan sebagai
pedoman bagi tenaga kefarmasian dalam menyelenggarakan pelayanan
kefarmasian.
c. Pelayanan Kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung
jawab kepada pasien yang berkaitan dengan

sediaan farmasi dengan

maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan


pasien.
d. Resep adalah

permintaan tertulis dari dokter atau

dokter gigi, kepada

apoteker, baik dalam bentuk paper maupun electronic untuk menyediakan


dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan yang berlaku.
e. Sediaan Farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika.
f. Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang
digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau
keadaan

patologi

dalam

rangka

penetapan

diagnosis,

pencegahan,

penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi untuk


manusia.
g. Alat Kesehatan adalah instrumen, aparatus, mesin dan/atau implan yang
tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis,
menyembuhkan

dan

meringankan

penyakit,

merawat

orang

sakit,

memulihkan kesehatan pada manusia, dan/atau membentuk struktur dan


memperbaiki fungsi tubuh.
h. Bahan Medis Habis Pakai adalah alat kesehatan yang ditujukan untuk
penggunaan sekali pakai (single use) yang daftar produknya diatur dalam
peraturan perundang-undangan.

i.

Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan telah

j.

mengucapkan sumpah jabatan apoteker.


Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam
menjalani Pekerjaan Kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli
Madya Farmasi, Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi/Asisten
Apoteker.

Permenkes No. 922 tahun 1993 pasal 5 menyebutkan bahwa Untuk menjadi
Apoteker Pengelola Apotek harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Ijazahnya telah terdaftar pada Departemen Kesehatan
2. Telah mengucapkan Sumpah atau Janji sebagai Apoteker
3. Memiliki Surat Ijin Kerja dari Menteri Kesehatan RI
4. Memenuhi syarat-syarat kesehatan fisik dan mental untuk melaksanakan
tugasnya sebagai Apoteker
5. Tidak bekerja di suatu perusahaan farmasi dan tidak menjadi Apoteker Pengelola
Apotek di apotek lain.

Kepala Unit
APOTEKER PENGELOLA APOTEK

Kasie Adm

Kasie Operasional
Struktur
Organisasi
Kaur Kepegawaian
Kaur Pembukuan
Kaur Pengadaan
Kaur Penjualan
Kaur Gudang

Gambar 3. Struktur Organisasi Apotek

Susunan struktur organisasi Perusda Baya Husada dapat dilihat di bawah ini

Kaur
Keuangann

Pengelolaan Sediaan Farmasi


a. Perencanaan item barang : Perencanaan item barang yang akan dipesan
sesuai dengan barang habis atau persediaan yang tinggal sedikit. Perencanaan item
barang yang akan dipesan dimulai dengan pengecekan buku defecta.
b. Pemesanan barang : Pemesanan dilakukan berdasarkan hasil pengecekan
pada buku defekta dengan membuat Surat Pesanan (SP) barang yang telah
ditandatangani oleh APA dan dibuat rangkap dua, satu untuk PBF dan yang lain
untuk arsip apotek. Barang-barang yang harganya mahal, cepat rusak dan jarang
ditulis dengan resep dokter disediakan dengan jumlah secukupnya. Barang-barang
yang harganya murah, essensial, sering ditulis dengan BG resep dokter disediakan
dalam jumlah besar.
Pemesanan narkotika dilakukan melalui PBF Kimia Farma sebagai distributor
tunggal. Pemesanan dilakukan menggunakan Surat Pesanan narkotika dimana Surat
Pesanan ini rangkap empat yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan
nomor SIK serta stempel Apotek. Setiap satu Surat Pesanan digunakan untuk satu
jenis narkotika dan satu lembar Surat Pesanan untuk arsip sedangkan yang tiga
lembar dikirimkan ke PBF. Format Surat Pesanan didapatkan dari PBF Kimia Farma.

Pemesanan psikotropika dilakukan melalui PBF khusus atau pabrik farmasi


secara langsung untuk menyalurkan obat-obat keras tetapi pemesanan psikotropika
dan narkotika secara khusus, hanya tiap satu lembar SP tidak boleh diisi lebih dari
satu item obat psikotopika/ narkotika.
c

Penerimaan : Penerimaan barang dilakukan oleh tenaga teknis kefarmasian yang


memiliki Surat Izin Kerja (SIK), barang yang datang dicek, meliputi jumlah item,
jenis, waktu kadaluarsa dan nomor batch. Apabila sesuai dengan faktur dan surat
pesanan yang asli lalu ditandatangani oleh tenaga teknis kefarmasian yang disertai
dengan nama terang, SIK, stempel apotek, tanggal penerimaan pada faktur asli dan
faktur copy. Faktur asli diserahkan ke distributor untuk penagihan jika pembelian
sistem kredit, sedang faktur copy untuk arsip apotek. Petugas memeriksa kembali
kesesuaian harga yang telah disepakati dari barang yang dipesan setelah sesuai
dicatat dalam buku pembelian barang dan buku hutang lalu masuk gudang dan
dicatat pada kartu stock barang digudang.
Obat-obat yang mempunyai waktu kadaluwarsa dalam pembelian biasanya
dilakukan perjanjian mengenai pengambilan obat kepada PBF yang bersangkutan
dengan batas waktu menurut perjanjian, biasanya 1 sampai 3 bulan sebelum ED
(Expired Date) obat dengan ED yang hampir mendekati batas yang ditentukan
dikelompokkan tersendiri dan biasanya dikembalikan/ditukar dengan obat yang EDnya lama, namun ada beberapa barang yang ED-nya tidak dapat dikembalikan dan
biasanya mendapat perhatian untuk dijual terlebih dahulu jika telah mendekati
waktu kadaluwarsa.

1.

Penerimaan Barang
Penerimaan barang dilakukan oleh TTK ataupun APA. Pada saat barang
datang, dilakukan pengecekan barang yang meliputi :

alamat apotek yang dituju

nama obat dan jumlahnya

nomor batch

waktu kadaluarsa

kondisi fisik barang

Bila sudah sesuai kemudian ditandatangani oleh TTK yang menerima disertai
nama terang, cap apotek dan tanggal penerimaan barang. Jika barang yang
datang tidak sesuai dengan pesanan maka barang direturn (dikembalikan).
Faktur asli diserahkan ke distributor untuk penagihan jika pembelian dengan
sistem kredit, sedangkan copy faktur untuk arsip apotek. Mahasiswa PKPA juga
diberi kesempatan untuk melakukan penerimaan barang datang dari PBF dengan
didampingi TTK. Faktur digunakan untuk mengecek harga dalam daftar harga
apakah ada perubahan atau tidak, kemudian dicatat dalam buku pembelian
barang.
Dalam

pembelian

obat-obat

yang

mempunyai

waktu

kadaluwarsa

biasanya dilakukan perjanjian mengenai pengembalian obat kepada PBF yang


bersangkutan sesuai batas waktu yang telah ditentukan, biasanya 1 sampai 3
bulan sebelum ED (Expired Date). Obat dengan ED yang hampir mendekati
batas yang ditentukan dikelompokkan tersendiri dan biasanya dikembalikan
atau ditukar dengan obat yang waktu kadaluarsanya masih lama. Barang yang
dapat ditukar harus mempunyai nomor batch yang sesuai dengan nomor batch
yang tertulis dalam faktur.

1.

Pemesanan Narkotika
Pemesanan narkotika dilakukan melalui PBF Kimia Farma sebagai
distributor. Pemesanan dilakukan dengan menggunakan surat pesanan narkotika
rangkap empat di tanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek dan dilengkapi
dengan nomor SIPA serta stempel apotek.
Aturan-aturan dalam pemesanan obat golongan narkotika adalah sebagai
berikut :
a. Dalam satu lembar surat pesanan hanya boleh ada satu jenis narkotika.

b. Harus mencantumkan nama dan alamat apotek, nama Apoteker Pengelola


Apotek (APA) dan Surat Ijin Profesi Apoteker (SIPA).
c. Harus ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek dan ada stempel
Apotek.
d. Dibuat rangkap empat, satu untuk arsip apotek, sedangkan yang tiga lembar
diserahkan ke PBF Kimia Farma yang bersangkutan
e. Jumlah pemesanan satu jenis narkotika dibatasi menurut aturan yang telah
ditetapkan oleh pemerintah.

2.

Pelaporan Narkotika
Apotek wajib membuat, menyampaikan dan menyimpan laporan berkala

mengenai

pemasukan

dan

pengeluaran

narkotika

yang

ada

dalam

penguasaan.Laporan narkotika dibuat setiap bulan. Pelaporan dibuat dengan


membuka website http://sipnap.kemkes.go.id. Laporan bulanan narkotika berisi
nama apotek, nama sediaan, satuan, pemasukan, pengeluaran, persediaan akhir
dan keterangan.

Sistem pelayanan resep


1. Pasien umum
Pasien umum adalah masyarakat umum yang datang untuk berobat ke Rumah
Sakit Dr Kariadi dan harus membayar pengobatannya sendiri karena tidak
mempunyai jaminan kesehatan apapun. Adapun prosedur pelayanannya adalah
sebagai berikut:

a. Pasien memberi resep kepada petugas farmasi.


b. Resep diberi harga dan diinformasikan kepada pasien.
c.

Jika pasien setuju maka obat segera disiapkan. Pasien harus membayar
terlebih dahulu kekasir dan akan mendapatkan kuitansi pembayaran.

Pasien

PetugasdepomenerimaResep

d. Resep yang sudah dibayar kemudian diskrining dan dibuat etiket dengan cara
Jaminan

komputerisasi.Umum

e. Dilakukan penyiapan obat sesuai dengan resep, untuk resep non racikan

PetugasDepo
PetugasDepo
Merinciharga&skrining
CekkelengkapanJaminan
dibutuhkan
waktu maksimal 30 menit dan untuk
resep racikan dibutuhkan
PasienUmumatauJaminan
waktu maksimal 60 menit.

f. Setelah dilakukan penyiapan obat resep perlu dievaluasi kembali (double


PetugasDepo

PetugasDepo
checking).

Skriningresep; administrasi, farmasetis, klinis

obat
g. Konfirmasidenganpasienharga
Obat diserahkan kepadadan
pasien
dengan memberikan konseling (informasi)

tentang

obat

yang

digunakan

dengan

sebelumnya

meminta

pasien

memperlihatkan bukti pembayaran (kuitansi).


Ya
2. BPJS

Pasiensetu
ju?

Resepsesuaistandarobat ?

setuju?

Tidak

Pasien harus menunjukkan persyaratan administrasi, yaitu:


Pasien
a) Buku Obat.
tidakkktidak
Membayarkekasir
Buku Obat ini berfungsi untuk melihat apakah pasien mendapatkan resep
Petugasdepo
Ya
Pasien sesuai dengan yang ia butuhkan dan sesuai dengan yang ditanggung oleh
kembalikanresep
BPJS, selain
itu juga bisa bermanfaat bagi pasien yaitu pasien dapat
Terimakuitansilunas
Doktersetuju?
mengetahui riwayat pengobatan dan aturan pakai obat yang diperoleh. Pada

TIDAK

Pasien dasarnya kartu obat ini berfungsi untuk mengendalikaan jumlah obat yang
diterima pasien dalam satu bulan.

yerahkankuitansilunaskepetugasdepo

b)

Surat Eligibilitas Peserta (SEP)

c)

Resep

d)

Lembar verifikasi

PetugasDepo
Penyiapanobat
Etiket
Entry data

Ya
PetugasDepo

Petugasdepo

Konfirmasidenganpasien, harga dan obatdi

Penyerahanobatdaninformasiobat

Ya
Petugasdepo
selesai
Melayaniobatsesuaijaminan

Tidak