Tata Kelola Dokumen PDF
Tata Kelola Dokumen PDF
1. Pendahuluan
Kebutuhan akan informasi menjadi dasar bagi organisasi untuk melakukan
pengelolaan informasi dengan menggunakan teknologi informasi. Sistem pengelolaan
informasi dalam sebuah organisasi disebut dengan sistem informasi. Dengan alasan
efisiensi dan efektivitas, saat ini setiap organisasi membangun sistem informasi berbasis
teknologi informasi. Untuk mendapatkan sistem informasi yang dapat diandalkan
oleh organisasi, diperlukan dilakukan suatu pengembangan (development) sistem
informasi secara terus menerus. Demikian juga yang dilakukan oleh kantor Yayasan
perguruan Tinggi Kristen Satya Wacana (YPTKSW). Dalam rangka pelayanan
informasi kepada semua pemangku kepentingannya, kantor YPTKSW telah
46
2. Kajian Pustaka
Informasi diolah dari data-data yang terekan dan tersimpan dalam suatu
organisasi. Data-data direkam, disimpan dan diolah menjadi informasi yang bermanfaat
dalam pengambilan keputusan pimpinan organisasi. Data-data yang terekam dengan
berbagai media disebut dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
47
3. Metode Penelitian
Metode dalam penelitian ini adalah waterfall yang merupakan model proses
pengembangan perangkat lunak pertama kali dipublikasikan dari model lainnya.
Metode ini cocok untuk pembangunan atau pengembangan aplikasi sistem yang
tidak terlalu luas dan rumit. Kelebihan dari metode ini yaitu pada setiap tahap yang
dilewati dapat kembali ke tahap sebelumnya ataupun diteruskan ke tahap berikutnya
[10] .
Berikut ini hasil observasi dan wawancara yang dilakukan penelitian kepada
beberapa user di kantor YPTKSW:
a) Sistem diperlukan oleh kantor YTKSW dapat terintegrasi dengan sistem alur
surat masuk dan alur surat keluar. Hal ini diperlukan karena frekuensi transaksi
dokumen semakin meningkat dari waktu ke waktu. Pemilahan antara dokumen
masuk dan dokumen keluar harus dilakukan. Dokumen masuk adalah dokumen
dari pihak luar kantor YPTKSW. Sedangkan kategori dokumen keluar adalah
setiap dokumen yang diciptakan atau dibuat oleh kantor YPTKSW.
b) Untuk memberikan kemudahan pada semua user, maka diperlukan system yang
berbasis jaringan/ web/ Information and Communication Technology (ICT).
Hal ini sangat diperlukan agar semua staff kantor dapat mengakses atau
mengunakan system ini dari mana saja dengan mudah, sehingga pelayanan
transakasi dokumen kepada stakeholder semakin optimal. Keberadaan pra
sarana teknologi informasi sangat mendukung, sehingga sistem kearsipan
elektronik berbasis jaringan atau web sangat dimungkinkan.
c) Mengingat pengelolaan arsip secara konvensional masih tetap berjalan, maka
50
51
Beberapa menu atau fitur dari sistem yang telah dirancang dan dibangun adalah
Agenda, Document Management, User Management, Setting Retensi, Setting
Subject, dan Setting Sub Subject. Berikut uraian fitur utama dalam sistem yang
telah dirancang dan dibangun.
53
54
Untuk penemuan dokumen, akan tampil dalam bentuk tabel daftar dokumen,
yang berisi informasi tentang nomor, tanggal dokumen/input, indeks/nama, subjek,
lokasi/kota, no.ref, dan informasi dari dokumen yang ditemukan. Dalm daftar tesebut
akan muncul tombol AKSI. Apabila user sebagai administrator, akan muncul pilihan
aksi Detail dan Del (delete). Detail berarti melanjutkan pencarian lebih rinci yang
akan dilanjutkan dengan rincian informasi dokumen, kemudian tombol upload
dokumen, Daftar file yang tersimpan, view (untuk membuka dan membaca file),
dan Del untuk menghapus file yang tersimpan. Del (delete) merupakan tombol yang
55
User Management merupakan fitur yang mengelola siapa saja yang berhak
menggunakan atau mengakses sistem. Hal ini merupakan perwujudan dari manajemen
keamanan sistem yang telah di rancang dan dibangun. Manajemen keamanan sistem
merupakan aktivitas agar sumber daya informasi tetap aman, sedangkan salah satu
tujuan dari keamanan informasi adalah Kerahasiaan, yaitu melindungi data dan
informasinya dari pengungkapan dari orang-orang yang tidak berwenang [3].Untuk
mewujudkan manajemen keamanan sistem, telah dirancang manajemen pemakai.
Dalam hal ini, administrator dapat menentukan siapa saja yang berhak menggunakan
atau mengakses sistem serta kategori user-nya. Setiap pemakai yang akan mengakses
sistem, akan melakukan login terlebih dahulu, dengan memasukan username dan
password.
56
Tidak selamanya sebuah dokumen harus disimpan. Dengan kata lain, dalam
pengelolaan dokumen harus menyimpan dokumen yang benar-benar bermanfaat.
Dengan demikian dengan alasan efisiensi kapasitas penyimpanan, maka perlu
dilakukan penetapan usia penyimpanan (retensi) bagi setiap dokumen. Penetapan
kategori dan usia penyimpanan akan dilakukan administrator berdasarkan kebijakan
yang berlaku dalam sebuah lembaga atau organisasi. Arti secara harafiah retensi
bermakna penahanan. Dalam kearsipan, retensi artinya lama suatu arsip atau dokumen
disimpan (ditahan) pada file aktif atau di file in-aktif sebelumnya dipindahkan atau
dimusnahkan [11]. Melalui formulir setting retensi, administrator akan dapat
menentukan kategori sifat kepentingan sebuah dokumen beserta usianya dalam satuan
tahun. Khusus untuk kategori dokumen yang harus disimpan selamanya (abadi/vital)
diberi usia nol tahun. Sedangkan kategori yang lain dapat ditentukan dalam satuan
tahun sesuai dengan kebijakan lembaga yang sudah ditentukan.Dalam menu setting
retensi terdapat dua tombol yaitu add retensi untuk menentukan kategori dan usia
dokumen, serta daftar kategori retensi yang telah disetting sebelumya, seperti terlihat
pada Gambar 15.
57
Sub subject merupakan bagian dari sebuah subject yang telah ada. Sub subject
diperlukan apabila untuk mengkategorikan subject menjadi beberapa sub subject
agar lebih rinci.Setting sub subject dilakukan apabila subject tersebut sudah digunakan
oleh banyak dokumen.Dalam menu setting sub subject terdapat dua hal, yaitu add
sub subject, dan daftar sub subject yang telah ada. Untuk menentukan sub subject,
administrator meng-clik tombol add sub subject, kemudia mengisi formulir add sub
subject, dengan memilih subject yang telah ada, kemudian memasukan sub subject
baru.
58
No
Tahapan
Hasil
1
2
3
4
5
6
7
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
8
9
Berhasil
Berhasil
4. Simpulan
Sistem kearsipan yang telah dirancang dan dibangun serta diaplikasikan pada
kantor yayasan perguruan tinggi kristen Satya Wacana (YPTKSW), memiliki
beberapa fitur utama yang pada dasarnya mengadopsi dari sistem kearsipan secara
konvensional. Aspek kesederhanaan dalam pengoperasian, kemudahan dalam akses,
kapasitas penyimpanan yang memadai serta keamanan sistem menjadi hal yang penting
dalam pengembangan sistem kearsipan elektronik ini. Kesederhanan pengoperasian
sistem menjadikan para staf kantor YPTKSW dengan mudah menguasai teknik
pengoperasian sistem dalam waktu singkat. Kemudahan dalam akses terwujud
karena sistem ini dirancang dan dibangun berbasis client-server. Dengan demikan
sistem ini bisa diakses dari berbagai komputer melalui jaringan Local Area Network (LAN). Dengan multiuser memungkinkan para staf kantor dapat melakukan
transaksi dokumen (penyimpanan dan pencarian) secara bersamaan dari berbagai
komputer. Kapasitas penyimpanan yang memadai, dan bisa disesuaikan dengan
kebutuhan kantor. Aspek keamanan sistem dapat diwujudkan karena administrator
dapat mengendalikan user yang berhak mengakses atau menggunakan sistem ini.
Terdapat tiga lever user, yaitu administrator, manajer, dan staf. Administrator memiliki
wewenang untuk mengakses dan mengoperasikan semua fitur yang ada dalam sistem
59
6. Daftar Pustaka
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
60
61