Anda di halaman 1dari 70

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum
Pemakaian komputer dewasa ini telah dirasakan demikian pesatnya,di
Indonesia komputer mulai dimasyarakatkan sekitar pertengahan dekade enam
puluhan dan sejalan dengan kemajuan teknologi komputer dan informasi itu sendiri.
Usaha yang bergerak di organisasi,jasa,pemerintahan,perdagangan,pendidikan,ilmu
pengetahuan,baik eksata maupun sosial budaya dan lainnya telah memanfaatan
kegunaan dari keunggulan alat canggih yang disebut komputer.
Kebanyakan orang menggunakan komputer sebagai sarana pengumpulan dan
memproses data (mengoreksi,menghitung,menyimpan) dan membuat laporan dari
data-data tersebut atau kita juga sering menyebutnya dengan system informasi.
Sistem informasi yang digunakan pada HotdogBooth TB Simatupang masih
manual yaitu dengan nota penjualan serta dalam pembuatan laporan penjualan pun
masih manual dan belum dibuatkan komputerisasi dalam aplikasinya
Dari berbagai kemungkinan alternative pemecahannya,penulis berpendapat
bahwa pemanfaatan komputer akan lebih membantu pemecahan masalah yang
terjadi,computer jugadapat mengolah data aman dan memberikan informasi yang
diminta dengan cepat,lengkap dan sesuai dengan masalah yang ada.

Dengan itulah penulis memfokuskan analisa pada sistem penjualan sebagai


bahan pembuatan Tugas Akhir ini dengan judul Komputerisasi Sistem Penjualan
Barang Pada Koperasi PT. .........................

1.2. Maksud dan Tujuan


Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :
1.

Untuk menuangkan hasil-hasil yang dilihat atau dialami sendiri sewaktu


mengadakan obsevasi ke dalam bentuk laporan Tugas Ahkir .

2.

Untuk mengetahui sistem penjualan tunai pada Koperasi PT. .........................

3.

Untuk mengetahui permasalahan yang ada pada sistem penjualan tunai.

4.

Untuk mempelajari kemungkinan atau alternatif yang mungkin

didapat di

tempat,dalam rangka mengupayakan sistem yang lebih baik pada penjualan


tunai di koperasi PT.Panarub.
Sedangkan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi salah
satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III) pada ..........................

1.3. Metode Penelitian


Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis memerlukan data yang lengkap
mengenai objek yang menjadi bahasan.Metode yang digunakan sebagai berikut:
1. Pengamatan (observasi)
Agar memperoleh data dan objek penelitian,penulis melakukan peninjauan pada

objek penelitian,dalam hal ini pada Koperasi PT.Panarub.Dengan cara mengamati


langsung,data yang langsung mengenai perilaku dari objek dapat segera dicatat
dan tidak menggantungkan data dari ingatan penulis.
2. Wawancara (Interview)
Penulis juga melakukan wawancara untuk memperoleh data yang diperlukan
dengan cara tanya jawab dan bertatap muka dengan responden serta
menggunakan alat yakni panduan wawancara.
3. Kepustakaan (Library Research)
Penulis mencari data dengan melakukan penelitian yang berdasarkan bacaan
buku-buku maupun buku yang dianjurkan,selain itu juga literature,catatancatatan kuliah dan tulisan yang memuat hal-hal yang sesuai dan berkaitan dengan
materi Tugas Akhir ini.

1.4. Ruang Lingkup


Penelitian yang dilakukan penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini
memberikan batasan permasalahan penjualan tunai yang ada pada Koperasi
PT.Panarub yaitu mulai dari proses pemesanan barang, proses pembayaran, proses
pembuatan laporan penjualannya mengenai transaksi penjualan yang akan diberikan
kepada Ketua Koperasi.

1.5. Sistematika Penulisan


Sistematika didalam penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk
mempemudah pembahasan,sehingga akan diperoleh suatu kesimpulan yang jelas.
Adapun sistematika pembahasan setiap bab dapat diuraikan dibawah ini:
BAB I

PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis membahas mengenai latar belakang pemilihan
judul, maksud dan tujuan, metode penulisan, ruang lingkup dan
sistematika penulisan.

BAB II

LANDASAN TEORI
Dalam bab ini penulis membahas tentang konsep dasar sistem dan
peralatan pendukung (Tools System) yang terjadi dari Diagram Alir
Data (DAD), Normalisasi, Kamus Data (Data Dictonary) dan
pengkodean yang digunakan dalam Tugas Akhir (TA) ini.

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN


Dalam bab ini penulis menerangkan tentang tinjauan umum
mengenai sajarah singkat tentang penualan tunai pada Koperasi
PT.Panarub,tinjauan organisasi yang meliputi struktur organisasi
serta tugasnya,prosedur system berjalan,diagram alir data,spesifikasi
system berjalan berupa dokumen masukan dan keluaran,masalah
pokok dan alternatif pemecahannya.

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN


Dalam bab ini berisikan umum .prosedur sistem usulan,diagram
alir,data sistem usulan,kamus data sistem usulan spesifikasi

rancangan sistem usulan yang terdiri dari bentuk dokumaen


masukan,bentuk
file,spesifikasi

dokumen

keluaran,normalisasi

program dan

file,spesifikasi

struktur kode,spesifikasi

sistem

komputer yang terdiri dari umum,perangkat keras,perangkat


lunak,dan konfigurasi sistem komputer serta jadwal implementasi.
BAB V

PENUTUP
Terdiri dari kesimpulan mengenai hasil riset dan penelitian secara
keseluruhan yang telah di bahas pada bab-bab sebelumnya dan
saran-saranuntuk pengembangan selanjutnya.

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem


Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru, memang
ini tidak ada sama sekali yang baru, jika ada sesuatu yang baru sebenarnya itu sudah
lama apabila dinilai baru adalah ditemukan dan baru diungkapkan seta baru diketahui
oleh orang banyak.

2.1.1 Pengertian Sistem


Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau kesatuan
dari elemen.Unsur yang komponen yang terorganisir,salin berinteraksi,saling
ketergantungan satu sama lain dan terpadu.Berdasarkan hal tersebut, banyak para ahli
mengemukakan pendapat berbeda-beda mengenai definisi sistem.
Menurut Jogiyanto (2005:1) menjelaskan bahwa sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Suatu system mempunyai maksid tertentu,ada yang menyebukan maksud dari
suatu system adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) an ada yang menyebutkan
bahwa untuk mencapai suatu sasaran (objectives).Goal biasanya dihubungkan dengan
ruang lingkup yang lebih luas sasaran dalam ruanglingkup yang lebih .Selain
karakteristik sistem juga dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang.

2.1.2

Karakteristik Sistem
Modal utama sebuah sistem adalah input, proses dan output. Merupakan

sebuah sistem sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan
dan keluaran. Adapun karakteristik sistem yang dimaksud yaitu :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri

dari sejumlah

komponen-kompoenen

yang

saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.


2. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan
sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkaran Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebut, yang disebut dengan lingkungan luar
sistem ini bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya
disebut dengan penghubung sistem atau Interface.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang berupa
pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna
keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
7. Pengolahan Sistem (Proses)
Suatu sistem mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi
keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti bersifat deterministik.

2.1.3

Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen

lainnya, karena system memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang
terjadi.Adapun penjelasan lebih detail dan rincian akan dipaparkan di bawah ini, yaitu
sebagai berikut:
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara
fisik.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sedangkan sistem
buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan
sistem mesin.

3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu


Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang
dapat diprediksi. Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.
4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruhi
oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka sistem yang berhubungan dan
dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

2.1.4

Daur Hidup Sistem


Adapun yang melatarbelakangi dasar hidup pembangunan sistem adalah

terbentuknya pengendalian suatu proses yang kompleks yang melibatkan ribuan tugas
pekerjaan dan produk yang harus dipadukan ke dalam suatu kesatuan.
Adapun tahapan pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut :
1. Tahap Investigasi Sistem
a. Studi Awal
b. Studi Kelayakan
2. Tahap Analisa Sistem
a. Pembahasan sistem yang berjalan
b. Menentukan kebutuhan sistem baru
c. Membuat rancangan sistem baru
3. Tahap Rancangan Sistem
a. Rancangan dan spesifikasi pengetesan teknis

10

b. Pembuatan dan pengetesan program


c. Tranning user
4. Tahap Implementasi
a. Melakukan tes sistem
b. Pemasangan dan peralihan sistem
c. Review hasil implementasi
d. Laporan pembangunan sistem

2.1.5

Persediaan Sistem Informasi


Sistem informasi bukan merupakan hal yang baru, sebelum ada komputer,

teknik ini sudah ada sistem yang memberikan manajer informasi yang
memungkinkan mereka merencanakan serta mengendalikan operasi. Komputer
menambah satu atau dua dimensi, seperti kecepatan, ketelitian dan volume data yang
meningkat dan memungkinkan pertimbangan alternatif-alternatif yang lebih banyak
dalam suatu keputusan. Yang mana dalam suatu organisasi terdiri atas sejumlah
unsur-unsur, orang-orang yang mempunyai

bermacam-macam peran dalam

organisasi, kegiatan-kegiatan atau tugas yang harus diselesaikan, tempat bekerja,


wewenang pekerjaan serta hubungan komunikasi yang mengikat bersama organisasi
tersebut. Sistem informasi merupakan penerapan sistem di dalam organisasi untuk
mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen
di dalam pengambilan keputusan.

11

Manajemen

membutuhkan

informasi

untuk mendukung

pengambilan

keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi eksternal dan informasi


internal. Informasi internal dapat diperoleh dari sistem informasi berupa informasi
yang dihasilkan dari operasi pengolahan data elektronik. Sistem informasi
mempunyai peranan yang sangat penting di dalam menyediakan informasi bagi
manajemen semua tingkatan supaya semua informasi yang dihasilkan oleh sistem
informasi dapat mengena dan berguna bagi manajemen, maka analisis sistem haruslah
mengenai kebutuhan-kebutuhan informasi yang diinginkan oleh pihak manajemen.
Untuk maksud ini, maka analisis sistem haruslah mengerti terlebih dahulu apa
kegiatan dari manajemen untuk masing-masing tingkatannya dan bagaimana tipe
keputusan yang diambilnya. Selanjutnya bagaimana tipe informasi yang dibutuhkan
oleh manajemen juga harus diketahui. Akhirnya diharapkan informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi akan dapat mengena sesuai dengan yang dibutuhkan
oleh manajemen.

2.2

Peralatan Pendukung (Tools System)


Adapun peralatan pendukung yang akan dijelaskan sebagai model system yang

akan direncanakan adalah sebagai berikut.

2.2.1

Diagram Alir Data

Menurut Jogiyanto (2005:699) menjelaskan bahwa diagram alir data adalah


suatu network yang menggambarkan suatu sistem komputerisai, namun atau

12

gabungan dari keduanya dalam sususnan bebentuk komponen system yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
1. Simbol Diagram Alir Data
Simbol atau lambing yang digunakan dalam membuat diagram alir data yang
digunakan terdiri dari empat komponen dasar,yaitu:
a. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan symbol yang berbentuk bujur sangkar untuk menggambarkan asal
auau tujuan data.Kesatuan luar ini merupakan kesatuan (Entity)dilingkungan luar
system yang berupa orang,organisasi atau system lainnya yang berada
dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau meneria output dari
sisitem.
b. Alur Data (Data Flow)
Merupakan symbol berbentuk arah panah digunakan untuk menunjukn arus data
berupa masukan sisstem atau hasil dariproses system.
c. Proses (Process)
Merupakan

symbol

berbentuk

lingkaran

digunakan

untuk

memproses

pengolahan data yang dilakukan oleo orang,nesin,atau computer dari hasil suatu
arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan
dikeluarkan dari proses.
d. Simpan Data (Data Store)
Merupakan symbol berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk
menyimpan data.

13

2. Tahapan Diagram Alir Data


Langkah-langkah didalam membuat diagram alir data di bagi menjadi 3 tahap,
yaitu sebagai berikut:
a. Diagram Konteks
Fungsi dari diagram ini adalah untuk menggambarkan sumber data serta
tujuan data yang akan diproses dimana penggambaran sistemnya dilakukan secara
global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol (0)
Diagram nol dibuat untuk menggambarkan proses yang ada di dalam diagram
konteks.
c. Digaram Detail
Diagram yang lebih menjelaskan dari proses yang ada pada suatu system secara
lebih terperinci dari diagram nol.
3. Aturan Main
Bentuk aturan main yang baku dan berlaku penggunaan digram alir data untuk
membuat rancangan system adalah:
a. Didalam diagram alir data (DAD) tidak boleh menghuungkan external enity
dengan external enity secara langsung.
b. Didalam diagram alir data (DAD) tudak boleh menghubungkan data store
dengan data store secara langsung.
c. Didalam diagram alir data (DAD) tidak boleh menghubungkan data store dengan
external enity secara langsung atau sebaliknya.
d. Setiap proses harus ada data flow masukan dan ada juga data flow keluaran.

14

2.2.2

Kamus Data
Kamus data dalam struktur analisa dan desain sistem informasi juga

merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow
diagram yang mencakup proses, data flow dan data strore. Apabila didefinisikan,
kamus data adalah katalog fakta tentang data-data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis dapat
mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram.
Arus data yang ada di DFD sifatnya adalah global dan hanya ditunjukkan nama arus
datanya saja. Kamus data atau data dictonary harus dapat mencerminkan keterangan
yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus
data harus memuat hal-hal sebagai berikut:
1. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
2. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow
diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga
mereka membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus
data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di
kamus data.

15

3. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses lainnya.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan.
6. Volume
Volume perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan
volume puncak dari arus data.
7. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data.
Selain hal tersebut di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan dan dibagi menjadi dua
bagian yaitu sebagai berikut :
1. Notasi Tipe Data Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output
suatu data

16

Tabel II.1. Notasi Tipe Data


Notasi
X
9
A
Z
.
,
~
/
Sumber: Jogiyanto (2005:730)

Keterangan
Setiap karakter
Angka numeric
Karakter Alphabet
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
Titik, sebagai pemisah ribuan
Koma, sebagai pemisah pecahan
Hypen, sebagai tanda penghubung
Slash, sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur Data


Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data dimana notasi yang
umum digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
Notasi

Keterangan

Terdiri dari atau sama dengan

And (dan)

()

Pilihan optional (boleh ya atau tidak)


Iterasi atau pengulang proses mulai minimum dan

{}
maksimum
[]

Memilih salah satu pilihan

Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]

Keterangan atau Catatan

Petunjuk (Key Field)

Sumber: Jogiyanto (2005:730)

17

2.2.3

Normalisasi
Normalisasi adalah suatu teknik untuk menstrukturkan data dalam cara

tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang


berhubungan dengan pengolahan data dalam database. Proses normalisasi
menghasilkan struktur record yang konsisten secara logic yang mudah untuk
dimengerti dan sederhana dalam pemeliharaanya. Beberapa level pada normalisasi
adalah dalam bentuk normal (normal form). Proses normalisasi merupakan proses
pengelompokan dalam elemen yang menjadi table yang menunjukkan entity dan
relasinya, pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Setiap file
selalu terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set field yang dapat mewakili
record.
Field atribut terdiri dari :
1. Kunci Kandidat (Candidate Key)
Yaitu satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian
spesifik dari entity. Jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu atribut, maka
biasanya disebut sebagai composite key (kunci campuran atau gabungan).

2. Kunci Primer (Primary Key)


Kunci primer adalah satu set atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya
mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga
dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

18

3. Kunci Alternatif (Alternate Key)


Kunci alternate adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai Primary Key.
4. Kunci Tamu (Foreign Key)
Kunci tamu adalah satu atribut atau satu set atribut atau relationship (hubungan)
yang menunjuk ke induknya.
Teknik normalisasi ini juga merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data
dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah
yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database. Beberapa normalisasi
dapat dijelaskan dan kriteria yang mendefinisikan level pada normalisasi adalah
bentuk normal (Normalized Form). Pada normalisasi ini perlu dikenal terlebih dahulu
beberapa definisi dari tahap normalisasi.
Normalisasi ada beberapa tingkat, yaitu :
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keturunan
untuk mengikuti suatu format tertentu. Dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi.
Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan keberadaan data tersebut saat menginputnya.

2. Bentuk Normal Kesatu (1 NF/First Normal Form)


Bentuk normal kesatu mempunyai ciri-ciri yaitu data dibentuk dalam satu record
demi satu record, tidak ada atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda
(multivalue) dan setiap field hanya satu pengertian.

19

3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/Second Normal Form)


Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi
kriteria berupa normal kesatu. Atribut bukan kunci tetapi haruslah bergantung
secara fungsi pada kunci utama atau primary key. Sehingga untuk membentuk
normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik
dan dapat mewakili atribut yang menjadi anggotanya.
4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF/Third Normal Form)
Bentuk normal menjadi ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua
dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata
lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung pada primary key secara
menyeluruh.
5. BCNF (Boyce Codd Normal Form)
Boyce Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk
normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu
dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.

2.2.4

Pengkodean
Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam

computer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan


dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus.
Perancangan suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
1. Harus mudah diingat

20

Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan
kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus unik
Tidak ada kode yang keluar kembar untuk masing-masing item yang diwakilinya.
3. Harus fleksibel
Memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap
diwakili oleh kode.
4. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila
direkam dan disimpan di luar computer.
5. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan.
6. Harus distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi, untuk menghindari terjadinya kebingungan, salah pengertian dan
terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakannya.
7. Spasi dihindari
Menghindari kesalahan di dalam menggunakannya.
8. Hindari kemiripan karakter
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya,
sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
9. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama

Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan diantaranya :


a. Kode Mnemonik (Mneumonik Code)

21

Kode mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic
dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang
akan diwakili dengan kode ini.
b. Kode Urut (Sequential Code)
Kode urut disebut juga kode seri (serial kode) merupakan kode yang nilainya urut
satu dengan kode berikutnya.
c. Kode Blok (Block Code)
Kode blok mengklarifikasikan item ke dalam kelompok tertentu yang
mencerminkan satu klarifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang
diharapkan.
d. Kode Grup
Kode grup merupakan kode berdasarkan field-field kode yang mempunyai arti.
e. Kode Desimal
Mengklarifikasikan kode atas dasar 10 unit angka decimal dimulai dari angka 0
sampai dengan 9 atau 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.

22

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum
Bisnis makanan dipercaya merupakan salah satu dari sekaligus bagian dari
bisnis yang tidak terlalu terkena imbas pergantian tahun,sebabnya semua orang butuh
makanan,sehingga otomatis banyak dicari oleh orang-orang.Sekarang tinggal
bagaimana mengenal bisnis tersebut sehingga menjadi juara,yang jelas faktor yang
paling mendasar adalah rasa dari makanan yang dijual.Setelah itu umtuk dapat sukses
diperlukan strategi yang fokus dari komitmen yang penuh.
HotdogBooth adalah merek dagang yang telah dipatenkn dibawah hak
pengelola PT.Multi Karya Persada sebagai franchisor yang menjual produk makanan
cepat saji hotdog.Sejak beroperasi pada tanggal 5 Januari 2004,hotdog telah menjadi
salah satu produk brand favorit di kalangan masyarakat .Akan tetapi masih
menerapkan system manual dalam kegiatan menjual produknya.
Dengan

banyaknya

trnsaksi

yang

terjadi,

diperlukan

suatu

sistem

komputerisasi umtuk lebih mempermudah pelaksanaan penjualan di Franchise


HotdogBooth TB Simatupang secara tepat,cepat,dan akurat.

3.2. Tinjauan Perusahaan


Banyaknya aneka variasi menu yang dusajikan oleh HotDogBooth ini menjadi
cirri khas bagi Franchise HotdogBooth sendiri sehinnga begitu dinikmati oleh seluruh

23

kalangan.Selain menyajikan berbagai menu makanan, rage harganya bias dijangkau


oleh seluruh kalangan.

3.2.1

Sejarah Perusahaaan
Franchise HotdogBooth adalah merek dagang dibawah hak pengelola PT.

Multi Karya Persada yang beroperasi pada tanggal 5 Januari 2004.Memiliki Franchise
HotdogBooth di dalam SPBU Simatupang dan Petronas LA, pendirinya yaitu Beno
Pranata,yakin dengan keunggulan hotdognya.Ia mengklaim produk hotdogbooth
memiliki keunggulan yang tidak dimiliki oleh kompetitornya.
Kedepannya Beno berharap bisnisnya dapat berkembang dengan baik di
tahun-tahun mendatang.

3.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan dan Fungsi


Agar tidak terjadi kerangapan dalam menjalankan tugas dan fungsi dari
jabatan, serta agar terjadi suatu system pendelegasian wewenang yang efktif, maka
diberikan kewenangan sebagai berikut:
1. Manager
Fungsinya adalah pimpinan toko, yang mempunyai wewenang untuk mengambil
keputusan dan menentukan kebijakan toko serta bertangung jawab atas kegiatan
perusahaan.
2. Asissten Manager
Fungsinya adalah untuk membantu Manager dan mengambil alih semua tugastugas apabila Manager berhalangan hadir.

24

3. Sales SVP (Supervisor)


Fungsinya adalah bertanggung jawab terhadap stock barang dan pencapaian target
penjualan.
4. Chief (Pramusaji)
Fungsinya adalah melayani/membuat menu yang telah dipesan oleh konsumen.
5. Kasir
Fungsinya adalah melayani setiap konsumen yang akan melakukan pembayaran.
6. ADM (Administrator)
Fungsinya adalah bertanggung jawab terhadap akurasi data stok dan penjualan
perhari,perminggu, maupun perbulan.

25

Struktur Organisasi PT. TIKI JNE Tangerang

Komisaris

Direktur Utama

Direktur Pelaksana

HRD

Spv. Operasional

Kabag. Barang
Masuk

Ka. POD/CS

Spv. Keuangan

Kabag, Barang
Keluar

Spv. Kredit

Kredit

Spv. Marketing

Takiuhibin

Sales
Kurir/Umum

POD/Entri Data

Pick Up

CS

Kasir

Bag. Penerimaan Barang

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. TIKI JNE Tangera

26

3.3 Prosedur Sistem Berjalan


Langkah prosedur sistem berjalan yang ada pada Franchise HotdogBooth TB
Simatupang adalah sebagai berikut:
1. Proses Pemesanan Barang
Pada proses pemesanan barang, karyawan/ti menulis Nama, NIK, Bagian Tgl.
Bulan, banyaknya barang yang di pesan dan nama barang yang di pesan.dan
setelah karyawan/ti selesai menulis barang yang di pesan lalu di serahkan data
pesanan barang ke waitress koperasi.
2. Proses Pembayaran
Pada proses pembayaran, prosedurnya adalah bagian kasir memberikan nota/bon
penjualan terhadap menu yang dipesan oleh konsumen dan konsumen membayar
dengan tunai.
3. Proses Distribusi Pesan
Pada proses distribusi pesan, prosedurnya adalah bagian chief memberikan
pesanan makanan kepada konsumen sesuai dengan data pesan.
4. Proses Pembuatan Laporan
Pada proses pembuatan laporan, prosedurnya adalah bagian ADM merekap data
pesan,dan penjualan perhari untuk menghasilkan penjualan perbulan dan
diberikan kepada ketua koperasi.

27

Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan

28

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

29

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan


A.

Kamus Data Sistem Masukan

1.

Nama Data

: Dt_ Pesanan

Alias

: Daftar Pesanan Barang

Arus Data

: Kosumen-Proses 1.0
Proses 1.0 Arsip Dt_Pesan
Arsip Dt_pesan Proses 2.0
Proses2.0 waitress

Periode

: Setiap ada pesanan dari konsumen

Volume

: 1 Lembar

Penjelasan

: untuk permintaan pemesanan barang

Bentuk Data

: Dokumen Cetakan

Struktur Data

: Header + Isi

Header

= Nama+NIK+Bagian + Tgl

Isi

= 1{Banyaknya_pesanan + Nm_barang + Harga +


Jumlah_pesan}
Keterangan
NIK *Terdiri dari 11 digit*
Tgl *Terdiri dari tgl + bulan + tahun*

B. Kamus Data Sistem Keluaran


1. Nama Data

: Nota_Penjualan

30

Alias

: Nota Penjualan

Arua Data

: Pembayaran Proses 2.0


: Proses 2.0 Konsumen

Periode

: Setiap ada transaksi

Volume

: 2 Lembar

Penjelasan

: Sebagai bukti konsumen telah membayar kepada kasir

Bentuk Data

: Dokumen Tulisan

Struktur Data

= Header + Isi + Footer

Header

= Nama+NIK+Bagian + Tgl

Isi

= {No_urut_pesanan + banyaknya_pesanan +
Nm_barang + harga + jumlah}

Footer
2. Nama Data

= Tanda Tangan
: Laporan_Penjualan

Alias

: Summary Report

Arus Data

: Proses 4.0 Manager

Periode

: Setiap ada laporan penjualan harian

Volume

: 1 Lembar

Penjelasan

: Sebagai laporan ke Ketua

Bentuk Data

: Dokumen Tulisan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

Isi

= { Nm_Makanan + Qty + Sales + Average


+ Deviasi_Value}

31

3.6

Spesifikasi Sistem Berjalan


3.6.1

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Pada bentuk dokumen masukan dari sistem berjalan adalah:


1. Nama Dokumen
Fungsi

: Data_Pesanan
: Untuk mengetahui karyawan/ti memesan
barang

Sumber

: Karyawan/ti

Tujuan

: waitress

Frekuensi

: Setiap ada pesann

Jumlah

: 1 Lembar

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A.1

3.6.2

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Pada bentuk dokumen keluaran dari system berjalan adalah :


1. Nama Dokumen

: Nota Penjualan

Fungsi

: Sebagai bukti pembayaran

Sumber

: Kasir

Tujuan

:Konsumen

Frekuensi

: Setiap ada pembayaran

Jumlah

: 2 Lembar

32

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran B.1

2. Nama Dokumen
Fungsi

: Laporan Penjualan
: Untuk memberikan laporan penjualan ke
ketua

Sumber

: ADM (Administrator)

Tujuan

: Ketua Koperasi

Frekuensi

: Setiap bulan

Jumlah

: 1 Lembar

Media

: Kertas

Bentuk

:Lampiran B.2

3.7.Permasalahan
Setelah mengamati system penjualan yang berjalan di Koperasi PT.Panarub,
penulis menyimpulkan bahwa sistem yang berjalan pada pelaksanaannya sudah
bagus, hanya system saja belum terkomputerisasi sehingga banyak terjadi kesalahan
dan keterlambatan pada prosesnya.Permasalahan pokoknya yaitu:
1. Masalah penanganan data dalam proses pengolahan datanya masih sistem
manual sehingga sering menyebabkan kesulitan dalam proses mutu pelayanan.
2. Adanya tuntunan waktu yang cepat, seiring dengan semakin besarnya volume
transaksi yang harus dipenuhi, disamping itu karena pengerjaan masih manual
maka kecepatan kerja masih jauh dari tuntutan yang dikehendaki.

33

3. Seiring dengan banyaknya transaksi yang terjadi, diperlukan simpanan data yang
lebih besar.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah


Dengan melihat berbagai permasalaan yang ada pada permasalahan sistem
berjalan, guna mengatasi dan melakukan pembaharuan sistem maka penulis
mengajukan sistem pemecahan masalah yaitu berupa pembagunan komputerisasi
sistem penjualan.
Dengan dibangunnya sistem yang baru, maka akan diperoleh manfaat dan
keuntungan nyata bagi kelangsungan perusahaan.Adapun alternatif untuk masalahmasalah di atas yaitu:
1. Adanya penanganan data dengan menggunakan system basis data yang baik,
maka proses pengolahan datanya akan lebih cepat sehingga informasi dan
kebutuhan data yang digunakan lebih cepat pula.
2. Keakuratan dan kecepatan pelayanan lebih tinngi dan cermat, karena untuk semua
proses transaksi telah digunakan system aplikasi.
3. Faktor kesalahan

bisa ditekan

sebab dominasi

diseimbangkan dengan keperluan sistem.

manusia

atau

manual

34

BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1.

Umum
Dengan perkembangan teknologi komputer yang dapat mengolah data dengan

cepat, tepat dan tidak mengenal lelah, maka berkembanglah pulalah pemakai-pemakai
informasi tersebut.Pengolahan infomasi sebenarnya tidaklah harus dilandaskan pada
komputer, akan tetapi memang tidak dapat disangkal lagi bahwa teknologi computer
mempunyai dampak yang sangat besar didalam SIA.Dengan komputer, informasi
yang dihasilkan data tepat pada waktunya dan tepat pada nilainya.Apalagi dengan
dipergunakannya model-model kuantitatif yang berisi perhitungan-perhitungan
matematik yang rumit, penggunaan computer dirasa sangat tepat sekali.
Sistem yang baru akan diusulkan, merupakan komputerisasi bagi system yang
lama atau system yang berjalan, dimana cara kerja atau prosedur system yang baru
tidak jauh berbeda dengan prosedur system yang lama.Peralihan system yang lama ke
system baru yang terkomputerisasi diharapkan dapat membantu mengatasi
permasalahan yang timbul pada system yang lama serta membantu proses kegiatan
menjadi tepat waktu.
Dengan system akuntansi usulan ini penulis mengusulkan untuk memberikan
kode barang pada data pesanan.Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dan proses
pebuatan dokuma penjualan.Dan mempermudah proses-proses kegiatan pengolahan
data didalam perusahaan.

35

4.2.

Prosedur Sistem Usulan


Prosedur sistem akuntansi usulan yang penulis ajukan sebenarnyatidak jauh

berbeda dengan system berjalan yang telah ada, tetapi pada system usula penulis tidak
semata-mata memakai system lama, melainkan adabeberapa bagian yang ditambah
atau dirubah, dimana bagian tersebut mrupakan system usulan.Pada sub bab ini akan
diuraikan mengenai prosedur sistem akuntansi yang diusulkan, yaitu sebagai berikut
ini :
1. Prosedur Pemesanan Makanan
Pada proses pemesanan makanan, prosedurnya adalah pramusaji memberikan
daftar menu makanan serta harganya, kemudian diberikan kepada konsumen yang
ingin memesannya,apabila konsumen sudah selesai memesan pramusaji akan
menulis apa saja menu yang dipesan oleh konsumen dan kemudian diberikan
kepada chief untuk dibuatkan pesanannya dan disimpan dalam file pesanan.
2. Proses Pembayaran
Pada proses pembayaran, prosedurnya adalah bagian kasir memberikan nota/bon
penjualan terhadap menu yang dipesan oleh konsumen dan konsumen membayar
dengan tunai,kemudian nota penjualan disimpan didalam file nota penjualan.
3. Proses Distribusi Pesanan
Pada proses distribusi pesan, prosedurnya adalah bagian chief memberikan
pesanan makanan kepada konsumen sesuai dengan data pesan.
4. Proses Pembuatan Laporan
Berdasarkan file pesanan dan file nota penjualan, maka akan dibuatkan laporan
penjualan perbulan dan diberikan kepada Manager.

36

4.3.

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan


Untuk memberikan gambaran tentang system usulan yang penulis ajukan,

akan terlihat pada gambar diagram alir data system usulan.Diagram alir data terdiri
dari beberapa diagram yang dapat menggambarkan tingkat proses-proses ysng
terdapat dalam sistem yang digambarkan.Penjelasan tentang diagram alir data akan
dijelaska sebagai berikut :
1. Diagram Konteks Sistem Usulan

37

38

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan

39

Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.3 Diagram Detail 2.0 Diagram Detail Sistem Usulan

40

4.4 Kamus Data Sistem Berjalan


C.

Kamus Data Sistem Masukan

2. Nama Data

3.

: Dt_makanan

Alias

: Data Makanan

Arus

: Konsumen- Proses 1.0

Periode

: Setiap ada pesanan dari konsumen

Volume

: Rata-rata setiap hari

Penjelasan

: Daftar menu makanan

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Strukur Data

: Header + Isi

Header

: Judul

Isi

: 1{@Kd_makanan + Nm_makanan + Harga}

Nama Data

: Dt_ Pesanan

Alias

: Data Pesanan Makanan

Arus Data

: Kosumen-Proses 1.0
Proses 1.0 File Dt_Pesan
File Dt_pesan Proses 2.0
Proses2.0 Kitchen

Periode

: Setiap ada pesanan dari konsumen

Volume

: Rata-rata setiap hari

Penjelasan

: untuk permintaan pemesanan makanan

41

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Struktur Data

: Header + Isi

Header

= No_Pesan + Tgl

Isi

= 1{@ Kd_makanan+Nm_makanan + Harga


+ Jumlah_Pesan}
Keterangan
No_Pesan *Terdiri dari 3 digit*
Tgl *Terdiri dari tgl + bulan + tahun*

D. Kamus Data Sistem Keluaran


3. Nama Data

: Dt_bukti_pembayaran

Alias

: Bukti Pembayaran

Arua Data

: Pembayaran Proses 2.0


: Proses 2.0 Konsumen

Periode

: Setiap ada transaksi

Volume

: Rata-rata setiap hari

Penjelasan

: Sebagai bukti konsumen telah membayar kepada kasir

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Struktur Data

= Header + Isi + Footer

Header

= Judul + Tanggal

Isi

= {@No_bukti + Kd_makanan + Nm_makanan +


Jumlah_beli + Harga + Total}

Footer

= Tanda Tangan

42

4. Nama Data

: Laporan_Penjualan

Alias

: Laporan Penjualan

Arus Data

: Proses 4.0 Manager

Periode

: Setiap ada laporan penjualan harian

Volume

: Rata-rata 1 kali setiap bulan

Penjelasan

: Sebagai laporan ke Manager

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Judul + Tanggal

Isi

= {@No_bukti + Kd_makanan +Nm_Makanan + Qty


+ Harga+ Total}

Footer

4.5

= Tanda tangan

Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan


Pada bentuk dokumen masukan dari sistem usulan adalah:
4. Nama Dokumen

: Data_makanan

Fungsi

: Unuk mengetahui daftar makanan

Sumber

: Pramuniaga

Tujuan

: Konsumen

Frekuensi

: Seiap hari

Jumlah

: 1 Lembar

Media

: Kertas

43

Format
5. Nama Dokumen
Fungsi

: Lampiran C.1
: Data_Pesanan
: Untuk mengetahui konsumen memesan
Makanan

Sumber

: Konsumen

Tujuan

: Kitchen

Frekuensi

: Setiap hari

Jumlah

: 1 Lembar

Media

: Kertas

Format

: Lampiran C.2

4.5.2

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran


Pada bentuk dokumen keluaran dari sistem usulan adalah :

3. Nama Dokumen

: Data Bukti Pembayaran

Fungsi

: Sebagai bukti pembayaran

Sumber

: Kasir

Tujuan

:Konsumen

Frekuensi

: Setiap hari

Jumlah

: 2 Lembar

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran D.1

4. Nama Dokumen
Fungsi

: Laporan Penjualan
: Untuk memberikan laporan penjualan ke

44

Manager
Sumber

: ADM (Administrator)

Tujuan

: Manager

Frekuensi

: Setiap bulan

Jumlah

: 1 Lembar

Media

: Kertas

Bentuk

:Lampiran D.2

4.5.3. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabeltebel yang menunjukan entity dan relasinya.Penjelasan tentang proses
normalisasi file dalam rancangan system ini dapat dilihat pada tabel-tabel
normalisasi file berkut ini:
a. Bentuk Tidak Normal (UN-Normalize Form)

45

Gambar IV.4 Normalisasi Bentuk Tidak Normal

46

b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF / First Normal Form)

Keterangan :
*Candidate Key

Gambar IV.5 Normalisasi Bentuk Kesatu

47

c. Bentuk 2NF (Second Normal Form)

Keterangan :
*

: Primary Key (Kunci Utama)

**

: Foreign Key (Kunci Tami)


: Relasi One (Satu)
: Relasi Many (Banyak)

Gambar IV.6 Normalisasi Bentuk Kedua

48

d. Bentuk 3NF (Third Normal Form)

Keterangan :
*

: Primary Key (Kunci Utama)

**

: Foreign Key (Kunci Tami)


: Relasi One (Satu)
: Relasi Many (Banyak)
Gambar IV.7 Normalisasi Bentuk Ketiga

49

4.5.4.

Spesifikasi File
Spesifikasi file merupakan pengelompokan dari file-file yang dapat membantu

data pada saat pemprosesan.Dengan file-file yang dikelompokan ini, file data akan
lebih teratur dan terjaga keamanannya dari kerusakan.Spesifikasi file dalam
rancangan system usulan ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Spesifikasi File Makanan
Nama File

: File Makanan

Akronim File

: Makanan.mdb

Tipe File

: File Master

Organisasi File

: Indexed Sequential

Akses File

: Metode akses secara langsung

Panjang Record

: 38 Karakter

Kunci Field

: Kd_makanan (Kd_makanan)

Software

: Microsoft Acces

Tabel IV.1.Spesifikasi File Makanan


No
1.

Elemen Data
Kode Makanan

Akronim
Kd_makanan

2.
3.

Nama Makanan
Harga

Nm_makanan
Harga

Tipe
Text

Panjang
4

Keterngan
Primary
key

Text
Numberic

25
9

50

2. Spesifikasi File Pesanan


Nama File

: File Pesanan

Akronim File

: Pesanan.mdb

Tipe File

: File Transaksi

Organisasi File

: Indexed Sequential

Akses File

: Metode akses secara langsung

Panjang Record

: 66 Karakter

Kunci Field

: No_pesan (Nomor Pesan)

Software

: Microsoft Acces

Tabel IV.2. Speifikasi File Pesanan


No
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Elemen Data
Nomor Pesan
Tgl Pesan
Jumlah Pesan
Harga
Kode Makanan
Nama Makanan

Akronim
No_pesan
Tgl_pesan
Jumlah_pesan
Harga
Kd_makanan
Nm_makanan

Tipe
Text
Date
Text
Text
Text
Text

Panjang
9
8
10
10
4
25

3. Spesifikasi File Pembayaran


Nama File

: File Pembayaran

Akronim File

: Pembayaran.mdb

Tipe File

: File Transaksi

Keterangan
Primary Key

Foreign Key
Foreign Key

51

Organisasi File

: Indexed Sequential

Akses File

: Metode akses secara langsung

Panjang Record

: 74 Karakter

Kunci Field

: No_bukti (Nomor Bukti)

Software

: Microsoft Acces

Tabel IV.3. Spesifikasi File Pembayaran


No
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Elemen Data
Nomor Bukti
Tgl Bukti
Kode Makanan
Nama Makanan
Jumlah Pesan
Harga

Akronim
No_bukti
Tgl_bukti
Kd_makanan
Nm_makanan
Jumlah_pesan
Harga

Tipe
Text
Date
Text
Text
Text
Text

Panjang
9
8
4
25
10
9

7.

Total

Total

Text

Keterangan
Primary Key
Foreign Key
Foreign Key

4.5.5. Struktur Kode


Tujuan dari pembuatan struktur kode pada elemen data adalah sebagai berikut:
a. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data proses
penyajian maupun penulisan laporan.
b. Menghemat media penyimpanan dataseperti disket, hardisk atau lainnya atau
sebagainya.
c. Untuk mempercepat proses pemasukan, pencarian serta pengolahan data guna
memperoleh informasi yang akurat.

52

Didalam komputerisasi system penjualan makanan, yang diusulkan penulis


mempunyai struktur kode sebagai berikut:
1. Struktur kode makanan
X

9
No_urut kode makanan
Nama makanan

Panjang Kode

: 4 digit

Tipe

: Karakter

Contoh :
H

Keterangan :
HR

: Hotdog Reguler

: Menunjukan Nomor Urut

2. Struktur Kode Pesan


X

No_urut pesanan
Bulan
Tahun

53

Nama Kode
Panjang Kode

: 9 digit

Tipe

: Karakter

Contoh :
K

Keterangan :
KS

: Konsumen

09

: Tahun Transaksi

03

: Bulan Ke-

105

: No Urut Konsumen

3..

Struktur Kode Pembayaran

No_urut bukti
Bulan
Tahun
Nama Kode
Panjang Kode

: 9 digit

Tipe

: Karakter

Contoh :

54

Keterangan :
NB

: Nomor Bukti

10

: Tahun Transaksi

04

: Bulan Ke-

225

: No Urut Konsumen

4.5.6.

Spesifikasi Program
Spesifikasi program usulan ini menerangkan program-program yang akan

digunakan dalam sisitempenjualan tunai pada frinchise Hotdogbooth Simatupang ini


dapat penulis gambarkan melalui diagram HIPO, seperti pada gambar dihalaman
berkut ini :

55

Gambar IV.8. HIPO (Hirarki Input Output)

a. Spesifikasi Program Menu Utama


Nama Program

: Menu Utama

Akronim

: Utama.frm

Fungsi

: Menampilkan menu utama system penjualan

Bahasa Program

: Borland Delphi 7

Bentuk Program

: E.1

56

Proses Program

: Tampilan pertama kali pada jendela menu uta


ma terdapat menu-menu pilihan sbb:
1. Menu Master
2. Menu Transaksi
3. Menu Laporan
4. Menu Utility
5. Menu Exit

b. Spesifikasi Program Menu Master


Nama Program

: Menu Master

Akronim

: Master.frm

Fungsi

: Menampilkan menu utama system penjualan

Bahasa Program

: Borland Delphi 7

Bentuk Program

: E.2

Proses Program

: Tampilan pertama kali pada jendela menu


master dengan submenu pilihan sbb:
1. Menu Makanan

c. Spesifikasi Program Menu Makanan


Nama Program

: Form Menu Makanan

Akronim

: Makanan.frm

Fungsi

: Menampilkan menu makanan

Bahasa Program

: Borland Delphi 7

Bentuk Program

: E.3

57

Proses Program

: Pada menu master dilik aan tampilmenu


barang, didalam menu ini terdapat beberapa
pilihan command button yang terdiri dari
1. Tambah, digunakan unuk menambah dan
memasukan data makanan
2. Ubah, digunakan utuk mengubah dan
memutakhirkan data makanan
3. Simpan, digunakan untuk menyimpan data
makanan
4. Hapus, digunakan untuk menghapus data
makanan
5. Batal, digunakan untuk mengulang input
data makanan
6. Keluar, digunakan untuk keluar menu
makanan

d. Spesifikasi Program Menu Transaksi


Nama Program

: Menu Transaksi

Akronim

: Transaksi.frm

Fungsi

: Menampilkan menu transaksi

Bahasa Program

: Borland Delphi 7

Bentuk Program

: E.4

Proses Program

: Pada menu utama maka tampilkan menu


transaksi dengan submenu sbb:

58

1. Menu Pesanan
2. Menu Pembayaran
e. Spesifikasi Program Menu Data Pesanan
Nama Program

: Form Menu Data Pesanan

Akronim

: Pesanan.frm

Fungsi

: Menampilkan form menu makanan

Bahasa Program

: BorlandDelphi 7

Bentuk Program

: E.5

Proses Program

: Pada menu transaksi dilik akan tampil menu


transaksi, didalam menu ini terdapat beberapa
pilihan command button yang terdiri dari
1. Tambah, digunakan unuk menambah dan
memasukan data pesanan
2. Ubah, digunakan utuk mengubah dan
memutakhirkan data pesanan
3. Simpan, digunakan untuk menyimpan data
pesanan
4. Hapus, digunakan untuk menghapus data
pesanan
5. Batal, digunakan untuk mengulang input
data pesanan
6. Keluar, digunakan untuk keluar menu
pesanan

59

f. Spesifikasi Program Menu Pembayaran


Nama Program

: Form Menu Pembayaran

Akronim

: Pembayaran.frm

Fungsi

: Menampilkan form menu pembayaran

Bahasa Program

: Borland Delphi 7

Bentuk Program

: E.6

Proses Program

: Pada menu transaksi dilik akan tampil menu


transaksi, didalam menu ini terdapat beberapa
pilihan command button yang terdiri dari
1. Tambah, digunakan unuk menambah dan
memasukan data pembayaran
2. Ubah, digunakan utuk mengubah dan
memutakhirkan data pembayaran
3. Simpan, digunakan untuk menyimpan data
pembayaran
4. Hapus, digunakan untuk menghapus data
pembayaran
5. Batal, digunakan untuk mengulang input
data pembayaran
6. Keluar, digunakan untuk keluar menu
pembayaran

g. Spesifikasi Program Menu Laporan


Nama Program

: Form Menu Laporan

60

Akronim

: Laporan.frm

Fungsi

: Menampilkan menu laporan

Bahasa Program

: Borland Delphi 7

Bentuk Program

: E.7

Proses Program

: Didalam menu ini terdapat satu piihan yaitu:


laporan penjualan, digunakan untuk
menghasilkan cetakan laporan penjualan

h. Spesifikasi Program Menu Utility


Nama Program

: Form Menu Utility

Akronim

: Utility.frm

Fungsi

: Menampilkan menu utility

Bahasa Program

: Borland Delphi 7

Bentuk Program

: E.8

Proses Program

: Didalam menu utilitynterdapat duabuah sub


menu yaitu:
1. Password
2. Back Up

i. Spesifikasi Program Menu Password


Nama Program

:Form Menu Password

Akronim

: Password.frm

Fungsi

: Menampilkan menu password

Bahasa Program

: Borland Delphi 7

Bentuk Program

: E.9

61

Proses Program

: Pada menu ini terdapat sub menu,antara lain:


1. login, untuk memasukan kode password
2. password, untuk masuk ke password
3. keluar, untuk menutup

j. Spesifikasi Program Menu Back Up


Nama Program

: Form Menu Back Up

Akronim

: Backup.frm

Fungsi

: Menampilkan menu back up

Bahasa Program

: Borland Delphi 7

Bentuk Program

: E.10

Proses Program

: Pada menu back up klik menu back up dan exit

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer


Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data sisitem ini diperlukan
computer serta alat tambahannya yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software).

4.6.1. Umum
Suatu system yang baik, tidak akan berhasil diterapkan dengan baik jika tidak
didukug oleh sarana dan prasarana yang baik pula.Sarana yang baik disini tidak
dimaksudkan dengan memiih bentuk yang bagus, merk terkenal maupun harga yang
mahal melainkan sarana yang dapat dijalankan sesuai dengan spesifikasi system dan
pengembangan yang baik serta kecepatan yang memadai.

62

Sistem computer merupakan kombinasi terpadu dari perangkat keras,


perangkat lunak, komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi dan
prosedur-prosedur pemprosesan.
Perangkat lunak (software) merupakan program computer yang memuat
intruksi-instruksi yang dibutuhkan oleh computer untuk melengkapi tugas. Tanpa
adanya peragkat lunak tidak mungkin suatu computer dapat bekerja. Untuk
menghubungkan antara peragkat keras dengan pemakai maka diperlukan suatu
system operasi dimana terdiri dari kumpulan-kumpulan program computer.
Perangkat keras (Hardware) computer mencakup peralatan fisik secara
keseluruhan atau lebih dikenal computer itu sendiri. Peralatan-peralatan ini terdiri
dari unit processor, memory, floppy disk, monitor, keyboard, dan alat cetak.
Untuk mengetahui perangkat pendukung apa saja yang dipakai oleh penulis
dapat dilihat pada uraian sub bab berikutnya dan juga penggambaran dai bentuk
konfigurasi computer.
4.6.2. Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan dalam sisitem usulan ini adalah sebagai
berikut :
1. Microprocessor

: Pentium IV

2. Memory (RAM)

: 256 MB

3. Monitor

: SVGA (Super Video Grafik Array) 15

4. Hardisk

: 40 GB

5. Mouse

: Standar mouse

6. Keyboard

: 108 Keys

63

7. Printer

: Dot Matriks

8. Floppy Disk Drive

: 1.44 MB

4.6.3. Perangkat Lunak


Perangkat lunak merupakan program yang memberikan intruksi terhadap
perangkat keras untuk melakukan proses pengolahan data. Didalam system usulan
yang penulis ajukan, system operasi yang digunakan adalah Window XP, sedangkan
untuk

paket

programnya

adalah,

berpedoman

pada

keistimewaan

yang

dimilikiaplikasi tersebut adalah :


a. Mudah dalam menggunakan atau mengoperasikan.
b. Pembuatan program tidak terlalu sulit.
c. Delphi merupakan sebuah aplikasi program yang membantu dalam sebuah
aplikasi pembuatan program.

4.6.4. Konfigurasi Komputer


Adapun gambaran konfigurasi computer yang digunakan dalam system usulan
ini sebagai berikut :

Keyboard
Mouse
108 Keys

64

CPU
Pentium IV

Hardisk
40 GB

Monitor
SVGA 15

Floppy
1.44 MB

Printer

Gambar IV.9.Konfigurasi Komputer

4.7. Jadwal Implementasi


Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam jadwal implementasi yang diajukan
penulis pada Frinchise Hotdogbooth TB Simatupang adalah sebagai berikut :
1. Penyiapan Data Awal
Penyiapan data awal dimaksudkan untuk mengumpulkan data sesuai dengan
kebutuhan data yang akan diolah dan dipergunakan pada system tersebut. Hal-hal

65

yang harus diperhatikan mengenai database, yaitu record yang diperlukan,


panjang record, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan data yang akan
diolah tersebut.
2. Pembuatan Program
Dalam pembuatan program harus dilkukan secara baik dan benar, sehingga akan
menghasilkan program yang dapat dijalankan dengn mudah, terhindar dari
kesalahan-kesalahan, sesuai dengan masalah kebutuhan yang harus dijalankan.
3. Test Program
Test program dilakukan mulai dari test awal masing-masing program hingga
keseluruhan dari system program salin berhubungan.
4. Pembuatan Buku Petunjuk
Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan untuk membantu para pemakai untuk
memahami lebih lanjut sisem pengoperasian computer, pengisian data file dan
pemeliharaan system itu sendiri.

5. Pelatihan Atau Training


Pelatihan dilakukan unuk memberikan pengarahan kepada para personil dalam
bentuk latihan untuk pengoperasian program tersebut, agar dapat memahami
dengan baik dan dapat menangani kemungkinan kesalaan-kesalahan yang timbul.
6.

Test Sistem

66

Test system dilakukan untuk mengatasi optimasi penggunaan program baru, yang
dapat menangani masalah yang akan timbul dari system yang lama.Pelaksanaan
test program juga merupakan test system yang diusulkan.
7. Peralihan Sistem
Peralihan system penjualan tunai pada Frinchise Hotdogbooth TB Simatupang,
penulis mengusulkan agar peralihan system lama dilaksanakan bersamaan dengan
system baru sehingga pada batas tertentu system lama dapat mulai dihentikan dari
pengoperasiannya.
8. Operasi Dan Evaluasi
Operasi dan evaluasi dimaksudkan untuk mengoperasikan system baru secara
penuh setelah masa peralihan berakhir.Selama system baru berlangsung,
dilakukan evaluasi untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dari system
terseebut, sehingga pada pembangunan system selanjutnya dapat diperbaiki.

Adapun jadwal implementasi yang penulis usulkan, adalah sebagai berikut :

Tabel IV.4 Jadwal Implementasi

67

No

Keterangan
Bulan 1
1 2 3 4

1
2

Penyiapan Data Awal


Pembuatan Program & Test

3
4
5
6
7

Program
Pembuatan Buku Petunjuk
Pelatihan Atau Training
Test Sistem
Peralihan Sistem
Operasi Dan Evaluasi

Waktu
Bulan 2
Bulan 3
Bulan 4
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

BAB V
PENUTUP
5.1.

Kesimpulan
Dalam hal ini penulis menyimpulkan pokok bahasan Tugas Akhir, agar dapat

diketahui secara singkat gambaran umum tentang penyusunan Tugas Akhir yang
dibuat Penulis.Adapun kesimpulan-kesimpulan yang telah disusun penulis adalah
sebagai berikut :
a. Pengolahan sistem informasi yang terorganisir dengan baik sangat penting bagi
perekonomian perusahaan.Sistem penjualan secara tunai merupakan kegiatan

68

perusahaan yang perlu mendapatkan perhatian dan penanganan yang serius dan
terarah.
b. Kurangnya pengetahuan mengenai aplikasi komputer yang menjadikannya suatu
alat yang dapat mengolah data dalam jumlah besar dalam waktuyang singkat
akan berdampak buruk bagi kemajuan Frinchise HotdogBooth TB Simatupang
walaupun sudah berdiri selama beberapa tahun namun belum memanfaatkan
komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan datanya.Sistem manualisasi yang
digunakan menjadi penumpukan kertas kerja dan formulir-formulir yang
digunakan dalam kegiatan usaha, sehingga memerlukan tempat penyimpanan
yanng cukup banyak.
c. Dengan berkembangnya zaman dan teknologi informasi yang semakin pesat
membuat komputer menjadi pilihan utama sebagai media yang menyediakan
informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.Denagn system yang
terkomputerisasi selama data-data yang kita miliki cukup.disimpan dalam filefile pada hardisk atau disket.Denagan system yang terkomputerisasi tidak perlu
lagi membuka semakin banyak arsip untuk menyediakan laporan bagu pihak
manajemen, mempercepat proses penanganan distribusi makanan sehingga dapat
mengatasi keluhan makanan, memelihara keamanan data dari rusaknya atau
hilangnya dokumen-dokumen data penjualan.

5.2.

Saran-saran

69

Dari kesimpulan diatas maka penulis mencoba untuk memberikan saran yang
diharapkan dapat bermanfaat bagi Perusahaan. Adapun saran-saan yang ingin
disampaikan adalah sebagai berikut :
1. Pemeliharaan terhadap sistem yang telah terkomputerisasi harus dilakukan
sacara teratur, karena dengan pemeliharaan yang teratur dapat memperpanjang
usia pemakaian peralatan-peralatan system itu sendiri, baik itu perangkat
lunaknya maupun perangkat kerasnya.
2. Buatlah password pada sistem untuk menghindari adanya unsure yang tidak
berhak untuk mengakses data tersebut selain pegawai yang da pada bagian
penjualan.
3. Pelu ditingkatkan kerjasama antara masing-masing bagian atau unit kerja dalam
organisasi.
4. Mengingat pentingnya data yang tersimpan dalam file, maka sebaiknya perlu
dibuatkan (back up) untuk setiap file yang digunakan agar jik terjadi kerusakan
pada komputer, Perusahaan tidak akan kehilangan data tersebut dan kegiatan
perusahaaan tidak akan terhambat sehingga tidak menimbilkan kerugian pada
perusahaan.
5. Untuk menghasilkan laporan yang baik, maka pengolahan data harus dilakukan
dengan hati-hati dan teliti.
6. Semua staff atau bagian yang ada pada Frinchise HotdogBooth TB Simatupang
diharapkan mampu mengoperasikan computer dengan baik, maka diperlukan
atihan (Training) kepada seluruh staf.

70