Anda di halaman 1dari 4

LATIHAN UJIAN AKHIR SEMESTER

MATAKULIAH: PENGANTAR KEARSIPAN


KODE MK : PUST 2252
SKS
: 2 SKS
WAKTU
: 70 MENIT
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat
1. Sistem penyimpanan rekod sentralisasi sesuai untuk
a. Institusi swasta
b. institusi pemerintah
c. Organisasi besar
d. Organisasi kecil
2. Sistem penyimpanan desentralisasi memberikan kemudahan yaitu
a. Memudahkan dalam pengawasan
c. SDM harus terampil
b. Biayanya lebih murah
d. diperlukan pangkalan daya elektronis
3. Jenis-jenis pusat rekod diantaranya
a. Pusat rekod kombinasi
c. Pusat rekod sentralisasi
b. Pusat rekod desentralisasi
d. Pusat rekod komersial
4. Salah satu keuntungan sistem kombinasi dalam penyimpanan arsip adalah
a. Arsip vital mudah diidentifikasi
c. Sistem penyimpanan dan penelusuran seragam
b. Mudah diingat
d. Sesuai untuk pangkalan data elektronik
5. Central file atau pusat arsip adalah tempat
a. Penciptaan arsip
b. Penilaian arsip
c. Pengolahan arsip
d. Penyimpanan arsip
6. Berikut ini adalah sarana dalam pengendalian berkas/arsip dalam penemuan kembali arsip, kecuali:
a. Indeks
b. Cross reference
c. Lembar disposisi
d. Folder
7. Berikut ini termasuk dalam perangkat lunak/software dalam pemberkasan arsip berdasarkan subjek, kecuali:
a. Indeks
c. Tickler file
b. Klasifikasi arsip
d. Kode
8. Suatu arsip yang dipinjam satu berkas/satu folder, dalam proses peminjaman berkas yang demikian dipergunakan:
a. Tunjung silang
b. Out guide
c. Out side
d. Out folder
9. Setiap organisasi perlu memperhatikan faktor-faktor dalam proses temu kembali, yaitu:
a. Kriteria kecepatan, kelengkapan, efisiensi dan kecepatan serta prosedur yg dipergunakan
b. Prosedur yang akan dipergunakan, kecepatan dan kelengkapan
c. Efisiensi, kecepatan dan prosedur yang akan dipergunakan
d. Prosedur yang akan dipergunakan, kecepatan dan kelengkapan
10. Sistem temu kembali arsip dalam daur hidup arsip dilakukan pada tahap apa?
a. Penyimpanan arsip dokumen
c. Rencana melakukan penyusunan
b. Pengolahan rekod
d. Rencana melakukan penilaian
11. Yang termasuk arsip vital adalah
a. Dinamis
b. Statis
c. Marketing dan keuangan
d. Semua arsip
12. Salah satu program arsip vital adalah
a. Pemberian tempat khusus
b. Dispersal
c. Duplikasi
d. Semuanya benar
13. Pada tahap pemulihan bila kertas basah
a. Dikeringlan dengan cara dianginkan dan digantung
c.Tidak perlu diangkat
b. Distrika
d. Dijemur
14. Arsip vital adalah arsip
a. Penting dan berguna
c. Tidak diperlukan
b. Digunakan untuk menjalankan fungsi dan kegiatan operasional
d. Yang tercipta
15. Pada tahap preparadness dilakukan kegiatan
a. Perlindungan dari bencana
c. perbaikan arsip
b. Mengumpulkan informasi dan membuat perencanaan
d. pengaturan temperature ruang
16. Metadata adalah
a. Suatu cara penciptaan rekod
c. alat bantu dalam temu kembali rekod
b. Data tentang data
d. system penyimpanan rekod
17. Berikut ini adalah bagian dari metadata kecuali
a. Konteks
b. Isi
c.Struktur
d. software
18. Di bawah ini merupakan ruas dari konteks kecuali
a. Riwayat biografi
b. Riwayat Arsip
c. Nama pencipta
d. Kode klasifikasi.
19. Tujuan metadata adalah
a. Memudahkan entri data
c. mentransfer data mentah karena memberikan arti untuk data tersebut
b. Memudahkan penggunaan
d. memudahkan penciptaan arsip
20. Data karyawan termasuk rekod elektronik jenis
a. Citra
b. teks
c. data
d. grafis
21. Berikut kriteria yang harus dimiliki dalam system kearsipan elektronik kecuali
a. Rekod harys otentik
c. rekod harus mutakhir
b. Rekod harus komprehensif
d. rekod tidak dapat diubah

22. Tiga atribut dalam rekod elektronik adalah sebagai berikut


a. content, structure, isi
c. context, structure, konteks
b. Content, structure, context
d. content, isi, structure
23. Dalam rekod elektronik salah kriterianya adalah inviolate, yang artinya
a. Rekod harus komprehensif
c. rekod harus tidak dapat diubah
b. Rekod harus otentik
d. rekod harus terintegrasi
24. Kegiatan manajemen rekod mencakup
a. Inventarisasi, penjadwalan, penilaian, penerimaan dan pengolahanm pemeliharaan dan perawatan, pemberian akses
b. penjadwalan, penilaian, penerimaan dan pengolahanm pemeliharaan dan perawatan, pemberian akses
c. penilaian, penerimaan dan pengolahanm pemeliharaan dan perawatan, pemberian akses
d. Inventarisasi, penjadwalan, penilaian, penerimaan dan pengolahanm pemeliharaan dan perawatan
25. Bentuk rekod selain kertas kecuali
a. Pita kaset
b. video
c. microfilm
d. arsip bentuk cetak
26. Berikut ini adalah persyaratan system informasi anjemen rekod, kecuali
a. Persyaratan teknis
c. Persyaratan integritas
b. Persyaratan fungsional
d. persyaratan retensi rekod
27. Salah satu cakupan dalam persyaratan fungsi yaitu:
c. Spesifikasi hardware
b. spesifikasi software
c. Registrasi
d.user friendly
28. Aplikasi perangkat lunak untuk elektronik office adalah sebagai berikut kecuali
a. Word processing
b. e-mail
c. spreadsheet
d.tracking
29. Apa yang dimaksud dengan rekod elektronik
a. Pemrosesan rekod
b. Rekod dalam penyimpanan elektronik diciptakan, dikomunikasikan dan diakses menggunakan perangkat elektronik
c. Data tentang data
d. Penciptaan rekod
30. Email dikatakan sebagai rekod bila
a. Bila menyediakan bahan bukti traksaksi kegiatan
c.Harus ada attachmentnya
b. Harus ditandatangani
31. Formulir pinjam arsip berkas sebaiknya disimpan dalam
d. Folder arsip
c. tickler file
e. Filling cabinet
d. out sheet
32. Suatu proses kegiatan untuk mencari dan menemukan kembali fisik arsip melalui sistem dengan cara-cara tertentu disebut
a. Sistem
b. Alat temu balik
c.Sistem temu balik
d. Prosedur
33. Tujuan pengelolaan arsip adalah
a. Mengatur dan memberi kepada pengguna
c. agar tersimpan rapi
b. Mengatur dan mengorganisasi arsip agar mudah diketemukan kembali
d. arsip disimpan di almari
34. Skema tata kerja kearsipan merupakan
a. Tata kerja yang umum dalam manajemen kearsipan
c. pengelolaan arsip di unit kearsipan
b. Komponen seleksi
d. tata kerja kearsipan dan pengelolaan arsip
35. Tahap-tahap dalam system informasi meliputi..
a. Output dan input
c. input, proses
b. Proses dan output
d. input, proses, output
36. Penerimaan arsip dikenal dengan istilah
a. Survey rekod
c. Retensi arsip
b. Accessioning
d. in house archives
37. Proses dimana arsip ditambahkan ke koleksi dengan penerimaan bahan seperti sumbangan, transferm beli atau hibah disebut
a. Akuisisi
c. survey
b. Assessioning
d. Retensi
38. Dibawah ini merupakan kegiatan yang tercakup dalam penerimaan, kecuali
a. Persiapan kerja di lapangan
c. analisis rekod fisik dan isi
b. Pemindahan administrasif, legal dan fisik
d. Survey rekod
39. Formulir pinjam berakas/arsip sebaiknya disimpan pada
a. Out sheet
c. tickler file
b. Ung Folder
d. filling cabinet
40. Pengguna arsip yang langsung dapat mengakses ke fisik arsip diinginkan tanpa melalui petugas/staf disebut
a. System terbuka
c. system terbuka dan tertutup
b. System tertutup
d. system semi terbuka
41. Dalam melakukan pelayanan terhadap pengguna, setiap organisasi perlu membuat prosedur pelayanan yaitu
a. Adanya batas peminjaman, kelengkapan, tersedianya form peninjaman, adanya ketentuan akses
b. Adanya prosedur, cepat, tepat, efisien
c. Tersedianya lembar peminjaman, adanya prosedur
d. Adanya ketentuan akses, batas waktu
42. Di bawah ini adalah sarana pengendaian sebagai alat control peminjaman arsip, kecuali
a. Formulir, buku peminjamanan
c. filling kabinet
b. Out folder
d. Tickler file
43. Kartu / lembar peminjaman arsip biasanya terdiri dari berapa rangkap?
a. 3
b. 2
c. 4
e. 1

44. Landasan hokum dalam penyusutan arsip yaitu


a. PP No. 34 Tahun 1979
c. UU No. 7 Tahun 1971
b. UU no. 8 tahun 1997
d. UU no. 20 Prps taun 1961
45. Retensi rekod adalah
a. Penciptaan rekod
c. Nilai guna rekod
b. Jangka simpan rekod
d. penilaian rekod
46. Penyusutan rekod adalah
a. Pengurangan rekod
c. Penilaian kegunaan arsip
b. Proses perencanaan untuk mengurangi rekod
d. Proses seleksi arsip
47. Nilai guna primer adalah
a. Nilai kegunaan untuk institusi lain
c. Nilai kegunaan untuk lembaga lain
b. Nilai kegunaan untuk orang lain
d. nilai kegunaan untuk organisasi pencipta arsip
48. Nilai guna skunder meliputi
a. Nilai guna keuangan
c. Nilai guna hukum
b. Nilai informasional
b. nilai guna administrasi
49. Proses untuk memproleh arsip dari berbagai sumber dengan transfer, sumbangan, penggantian atau pembelian dari lembaga lain
disebut
a. Akuisisi rekod
c. Survey rekod
b. Seleksi rekod
d. Appraisal
50. Ada 3 cara penyusutan arsip, kecuali
a. Menyerahkan arsip statis ke ARNAS
b. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku
c. Memindahkan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan atau berkas aktif ke berkas inaktif
d. Menilai kegunaan arsip
51. Elemen penciptaan meliputi
a. Skema klasifikasi
c. Formulir, laporan, surat
b. System pemberkasan
d. Jadwal retensi rekod
52. Pembuatan jadwal retensi rekod merypakan daur hidup pada tahap
a. Penyimpanan
c. penggunaan dan pemeliharaan
b. Penciptaan
d. penyusutan
53. Lingkup manajemen rekod meliputi
a. Perencanaan dan pendelgasian wewenang
c. Tahap penciptaan rekod
b. Fungsi manjemen sejak rekod diciptakan sampai dimusnahkan
d. tahap penyusutan
54. Lima Karakteristik rekod adalah
a. Umum, teruji, keutuhan, asli, mudah digunakan
b. Umum, teruji, mudah digunakan, otentik, asli
c. Umum, teruji, dapat dipercaya, keutuhan, mudah digunakan
d. Mudah digunakan, mudah disajikan, umum, asli, teruji
55. Lima tahapan dalam manajemen rekod meliputi..
a. Penerimaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
b. Penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
c. Penciptaan, penerimaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
d. Penciptaan, penggunaan, penilian, pemeliharaan, penyusutan
56. Perlengkapan dalam penyimpanan arsip, kecuali
a. Guide/sekat
c. tab/label
b. Folder
d. Mobil shelvin
57. Rngkaian unit rak penyimapnan arsip yg dapat digerakkan pada jalur yang ada di lantai untuk dapat mengambil arsip yang ada di
dalamnya disebut
a. Mobil shelving
c. Lemari arsip lateral
b. Filling cabinet
d. rak arsip
58. System klasifikasi adalah
a. Penyimpanan rekod
c. Mengelompokkan rekod secara sistematis dan konsisten
b. Penciptaan rekod
d. Pemberkasan rekod berdasrkan abjad, numeric, dan kombinasi
59. Jenis system pemberkasan adalah
a. Abjad
c. kombinasi/alfanumerik
b. Numeric
d. folder
60. System penyusunan berkas rekod dalam penyimpanannya disebut
a. Klasifikasi
c. Seleksi
b. Pemberkasan
d. Akuisisi
61. Pemberkasan berdasarkan kronologis yaitu
a. Memberkaskan rekod berdasarkan kronologis waktu
c. berdasarkan urutan alfabetis
b. Berdasarkan klasifikasi rekod
d. berdasarkan penerimaan rekod
62. Berikut adalah karakteristik rekod adalah
a. Rekod bersifat tetap
c. Rekod memiliki wewenang
b. Rekod otentik
d. Rekod mudah digunakan
63. Rekod dikatakan sebagai rekod yang berkualitas bila
a. Komprehensif, tepat, akurat, lengkap dan berarti, dapat dipahami dan digunakan, otentik, tidak dapat diubah

64.

65.
66.
67.
68.
69.
70.
71.

72.
73.
74.
75.

b. Komprehensif, diciptakan untuk setiap kegiatan, tepat, akurat, lengkap dan berarti, dapat dipahami dan digunakan, otentik,
tidak dapat diubah
c. Komprehensif, tepat, akurat, lengkap dan berarti, dapat dipahami dan digunakan, otentik, tidak dapat diubah, tunduk
d. Komprehensif, akurat, lengkap dan berarti, dapat dipahami dan digunakan, otentik, tidak dapat diubah, tunduk
Proses untuk mengembangkan dan menerapkan istilah sebagai akses poin rekod atau member label agar dapat dicari dan
ditemukan kembali disebut
a. Tracking
c. appraisal
b. Indeksing
d. disposal
Undang-undang diterapkan di instiusi dalam bentuk
a. Petunjuk teknis
c. Surat keputusan
b. Peraturan pemerintah
d. perjanjian kerja sama
Menentukan nilai guna arsip ditentukan dalam SE Ka. ANRI
a. No. 8 Tahun 1980
c. No. 01 Tahun 1981
b. No. 02 Tahun 1981
d. UU No. 7 Tahun 1971
Sifat dan karakteristik arsip muncul akibat dari
a. Pekerjaan seorang arsip
c. Kegiatan organisasi
b. Pengelolaan rekod
d. Manajemen rekod
Perpustakaan kadang-kadang menyimpan bahan-bahan unik, misalnya
a. Buku fiksi
c. Novel
b. Komik
d. Buku langka
Pengertian dan istilah dokumen adalah.
a. Bentuk apa saja
c. apapun informasi rekam dalam bentuk apapun
b. Adanya informasi yg direkan dalam unit tertentu d. informasi yg didokumentasikan dg mesin pencetak
Jenis arsip dibedakan fungsinya yaitu
a. Arsip pendidikan
c. Arsip edukatif
b. Arsip informative
d. arsip aktif dan inaktif
Menurut arti pentingnya, arsip dibedakan menjadi
a. Arsip vital, arsip penting, arsip tidak penting
b. Arsip vital, arsip berguna, arsip tidak berguna
c. Arsip vital, arsip penting, arsip yang diperlukan, arsip non esensial
d. Arsip vital, arsip penting, arsip yang diperlukan, arsip berguna, arsip tidak berguna
Arsip vital dibagi menjadi 4 kelas yaitu
a. Arsip vital, penting, berguna, tidak mendasar
c. Arsip vital, penting, tidak penting, berguna,
b. Arsip vital, penting, berguna, tidak berguna
d. Arsip vital, penting, tidak penting, tidak mendasar
Informasi direkam karena alasan karakter social, yaitu yang berhubungan dengan
a. Informasi rekam yg dihasilkan dari kegiatan individu sebagai anggota social c. Social masyarakat
b. Indiviu yang bersangkutan
d. Keberadaan organisasi
Berikut ini adalah penggolongan arsip menurut subyek atau isinya, kecuali
a. Arsip dinamis
c. arsip keuangan
b. arsip pegawai
d. arsip penjualan
Arsip dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksaan, atau penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara disebut
c. Arsip statis
c. arsip vital
d. Arsip dinmais
d. arsip penting