Aspek Penilaian dalam Penyusutan Arsip

Ir. Anon Mirmani, SS, MIM-Arc/Rec.

Staf Pengajar DIPI
Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya UI

Disampaikan pada
Sosialisasi Penyusutan Arsip Keuangan
Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral
18-20 November 2008

Pendahuluan
Sebuah organisasi yang dinamis seperti Departemen Energi dan
Sumber Daya Mineral sudah pasti menghasilkan arsip seiring dengan jenis
kegiatan pada organisasinya. Dalam perjalanannya arsip yang dihasilkan
karena sengaja diciptakan dan dipelihara oleh sebuah organisasi untuk
memberikan bukti hukum, administrasi dan keuangan. Tetapi organisasi juga
harus

sudah

mulai

merencanakan

bila

arsip

tersebut

sudah

jarang

digunakan, khususnya arsip keuangan dan administrasi yang tercipta sangat

voluminous untuk segera dinilai kembali dan mengambil keputusan untuk
dimusnahkan.
Paparan dalam tulisan ini adalah tentang aspek penilaian dalam rangka
penyusutan arsip keuangan di lingkungan Departemen Energi dan Sumber
Daya Mineral. Tulisan meliputi pembahasan tentang perlunya penilaian dan
pemusnahan arsip dalam sebuah organisasi, proses dan prosedur penilaian,
menggunakan jadwal retensi sebagai dasar penyusutan arsip dan proses
penyusutan arsip.
Penulis

menggunakan

beberapa

pendekatan

untuk

melakukan

penilaian dan pemusnahan diantaranya adalah pendekatan makro dan

pendekatan pemusnahan informasi sensitif.
Appraisal and disposal planning needs to
identify the records needed to capture sufficient evidence of business
activities
determine the length of time the records need to be kept
decide and document the format and location in which the records
need to be kept

 determine the ultimate disposal of the records (destruction or

preservation as archives).
Beberapa istilah yang berhubungan dalam proses penyusutan
Penilaian Arsip = Appraisal adalah :
Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan
kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan
nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal;nilaiguna informasional
dan hubungannya dengan arsip lainnya.
Appraisal adalah
Proses evaluasi aktual atau potensial akuisisi untuk menentukan, bila arsiparsipnya memiliki nilaiguna jangka panjang untuk menjamin kebutuhan
preservasi oleh lembaga kearsipan.
Appraisal adalah
Proses evaluasi kegiatan-kegiatan bisnis untuk menentukan rekod/arsip
yang mana akan dipertahankan dan berapa lama akan disimpan, untuk
memenuhi kegiatan bisnis, pertanggungjawaban organisasi dan harapan
masayarakat karena nilai guna kelanjutan.
Seleksi adalah
Proses

yang

dilakukan

oleh

seorang

petugas

kearsipan

meliputi

mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan

untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga/institusi dan atau
tujuan akuisisi yang lain.

 Akuisisi adalah
Proses

untuk

memperoleh

dari

berbagai

sumber

dengan

transfer,

sumbangan, atau penggantian pembelian oleh satu badan arsip yang

diadakan.
Accession adalah
Transfer fisik dan secara hukum dari kegiatan-kegiatan bahan-bahan yang
sudah didokumentasi. Atau proses transfer bahan-bahan kepada repositori
dalam kegiatan penambahan tunggal.
Teori penilaian
Berkembang : dari pendekatan tradisional ke pendekatan makro
Pendekatan tradisional memperhatikan Nilai guna arsip yang
berkelanjutan

berdasarkan :

Nilai guna primer dan sekunder

Nilai guna fungsi fasilitatif dan substantif
Nilai guna kebuktian dan informasional

Juga akan terlihat hubungan 3 entitas yaitu :

1. Pencipta rekod/arsip
2. Fungsi dan proses dokumentasi oleh rekod/arsip
3. Pengguna yang bersentuhan dengan fungsi dan yang pada gilirannya
akan mempengaruhi keduanya.
Kekuatan macro-appraisal adalah pada visi dan berkaitan.
Pendekatan penilaian makro adalah berdasarkan fungsi organisasi
yaitu dengan

mengidentifikasi, melihat dokumen arsip yang ada dalam

fungsi bersangkutan. Hal ini berarti kita melihat analisis fungsi dan kegiatan
sebuah organisasi, maka ada perbedaan dengan pendekatan tradisional
yaitu :
Macro-appraisal dan functional analysis
Berbeda dengan pendekatan tradisional berbasiskan rekod,
pendekatan bottom-up dan top-down.
Macro-appraisal menilai guna rekod/arsip pada level organisasi pemerintah, busines, departemen atau unit-dibandingkan pada
dokumen level berkas individu.
Strategi pendekatannya : analisis fungsi organisasi dan
mengidentifikasi yang sangat berbeda: rekod yang mendukung fungsi
akan disimpan
Proses penilaian makro adalah proses menganalisa/mengkaji apa yang
tengah berlangsung dalam unit terpilih untuk mengenali fungsi dan kegiatan,
serta menyajikannya dalam skema menyeluruh yang logis. Oleh karena itu,
Suatu analisis fungsi akan menghasilkan :
1. Pernyataan luas fungsi yang berkaitan dengan tujuan unit
2. Kegiatan-kegiatan yang menggambarkan fungsi-fungsi tersebut
3. Kegiatan berulang atau transaksi yang menjelaskan kegiatan turun ke
yang kecil, tindakan yang dapat dibedakan.
Hal-hal tersebut diatas dapat digunakan melakukan analisis fungsi bisnis
ditambah tujuan dan strategi organisasi, analisis kegiatan bisnis untuk

mengenali seluruh langkah pokok yang membuat kegiatan dan pengenalan

seluruh transaksi yang terdiri dari setiap langkah dalam kegiatam bisnis.
Appraisal proses meliputi :
Regulatory environment
Organisational needs
Ability to conduct business
Societies expectations
Future research
Landasan Hukum
PP No. 34/1979 Tentang penyusutan arsip
SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan
ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip.
SE/02/1983 Tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip
Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.

Kriteria Penilaian arsip

Nilai guna arsip/rekod adalah nilai guna rekod yang didasarkan pada
kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip.
A. Nilai guna Primer (Primary values)
Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan

dan kepentingan

instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan
dalam

menunjang

pelaksanaan

kegiatan

organisasi

yang

sedang

berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang.

Nilai guna administrasi

Nilai guna

yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas

fungsi lembaga pencipta arsip.

Contoh; undangan, dst

Nilai guna keuangan/fiskal

Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan

pertanggungjawaban keuangan.
Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan
pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

Nilai guna hukum

Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum

atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

Contoh; Undang-undang, peraturan, suratkeputusan,
instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst

Nilai guna ilmiah dan teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau

hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

Contoh; laporan hasil penelitian
B. Nilai guna Sekunder (Secondary Values)
Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau
kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna kebuktian

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan

untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan,

diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari
kegiatan yang dilakukan.
Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata
kerja, sertifikat perusahaan dst.

Nilai guna informasional

Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip

itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan

organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada
Arsip Nasional.
Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst
Faktor lain sebagai pertimbangan untuk menilai arsip
Duplikasi
Accesibility
Reliability dan completenes
Cost of retention
Scarcity
Age
Privasi
Keuntungan penilaian
1. Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan dilindungi sejak tercipta
sampai di accesion oleh organisasi.
2. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal, sehingga dapat
mengurangi biaya perservasi.
Prosedur Penilaian
Membuat klas disposal
Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen
Melengkapi dokumentasi appraisal
Diterapkan pada daerah lain

 Laporan untuk review

Alat penilaian arsip

Survey arsip adalah kegiatan untuk engumpulan data melalui survai
untuk mengetahui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi,
jenis, kuantitas, kurun waktu,jalan masuk dan sistem penataannya.
Inventory rekod/arsip
Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip
sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan .
Contoh Rekod inventory (lampiran)
Jadwal retensi arsip
Jadwal retensi arsip (records disposal schedule) merupakan daftar series
satu organisasi dengan penunjukkan bagaimana rekod akan dimusnahkan
sesudah penciptaannya atau sesudah selesai penggunaannya. Yaitu satu
daftar tentang yang memuat deskripsi ringkas series dokumen-rekod
(berdasarkan fungsi dan kegiatan

organisasi),

lama masa simpan

dokumen-rekod aktif/inaktif, serta tindakan atau rekomendasi terhadap

series arsip yang habis masa simpannya.
Tujuan pengembangan jra :
Merupakan dasar atau pegangan dalam program pengurangan atau
pemusnahan rekod organisasi untuk mencapai efisiensi dan ekonomi
organisasi karena :
1. Memusnahkan rekod yang tidak berguna lagi
2. Memungkinkan bahwa rekod-rekod mungkin dibutuhkan oleh
organisasi untuk tujuan operasional atau hukum disimpan dalam
jangka waktu tertentu yang sesuai
3. Memenuhi kebutuhan hukum dalam retensi

4. Mengidentifikasi dan memlihara rekod yang kemungkinan untuk

kepentingan masyrakat atau sejarah
5. Mensahkan pemusnahan rekod
6. Mendukung pemeliharaan perlindungan rekod vital
Jadwal Retensi Arsip membantu organisasi dalam perencanaan ruangan,
alur kerja dan peralatan secara efektif
1. Membuang

rekod

in-aktif

dengan

biaya

rendah

untuk

fasilitas

penyimpanan
2. Meningkatkan dan memberdayakan penyimpanan serta penelusuran
rekod aktif yaitu informasi terbaru mudah dan cepat diakses kembali
bila tidak bercampur dengan rekod yang sudah tidak terpakai
3. Memberikan peluang media komputer penyimpanan untuk digunakan
kembali
4. Perencanaan efektif untuk pertumbuhan masa yang akan datang
5. Perencanaan grup rekod yang cocok untuk memfasilitasi proses
pemusnahan.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan

(PP

34/1979 Pasal 2)
Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah
masing-masing.
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.

Proses penyusutan
Penyiangan
Penyiangan/identifikasi
Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan rekod/arsip berdasarkan isi
informasi dan kondisi fisik. Isi informasi identifikasi arsip asli dilakukan
berdasarkan prioritas pertama dan prioritas kedua, yaitu nilai guna
penelitian dan historis permanen tanpa memperhatikanbentuk arsip.
Kondisi fisik; dipisahkan berdasarkan media, arsip bebas dari jamur,
arsip dalam kondisi buruk, rapuh ataurusak harus diperbaiki atau dibuat
copy lebih dahulu, staple dan penjepit harus dibuang, dokumen yang
terlipat harus diluruskan
Pembuatan daftar
Berita Acara
Dokumen pengantar pemindahan arsip yang memuat unsur-unsur
sebagai berikut:
Hari/tanggal/bulan/tahun
Nama yang menyerahkan
Jabatan yang menyerahkan
Nama jabatan yang menerima
Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan
Tanda tangan kedua belah pihak.

Pelaksanaan Pemusnahan
Prinsip-prinsip pemusnahan
Adanya wewenang/otoritas: ada berita acara yang menyertainya
dan pernyataan wewenang dari pimpinan organisasi.
Timely : tepat waktu sesuai dengan JRAnya.

 Aman/rahasia : dilakukan secara aman

Terdokumentasi

harus

dicatat

bahwa

telah

dilakukan

penyusutan arsip di lingkungan organisasi yang bersangkutan.

Kesesuaian/ramah lingkungan : memilihi dengan tepat cara
pemusnahan

dan

sesuai

dengan

lingkungan

sekitar. Misal

pembakaran arsip tidak dianjurkan.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara :
1. Peracikan atau pembuburan kertas untuk dijadikan kertas daur
ulang. Umumnya organisasi akan bekerjasama dengan pihak ketiga yang
memiliki kegiatan pembuatan daur ulang kertas.
2. Secara Kimiawi, cara hampir sama dengan cara pertama.
3. Dibakar, sangat tidak dianjurkan karena akan menjadikan polusi
udara di lingkungan sekitar.
Penghancuran informasi sensitif
Dalam

penghancuran

arsip

harus

mempertimbangkan

informasi sensitive yang berkaitan dengan :

Informasi personal
Informasi keuangan/finansial/komersial
Informasi rahasia
Informasi tentang penyelidikan
Informasi tentang kemungkinan adanya resiko

tentang

Kesimpulan tulisan
Bahwa kegiatan penyusutan sangat perlu direncanakan oleh sebuah
organisasi. Kegiatan penyusutan dilakukan dengan survey arsip yang
memiliki nilai kegunaan bagi organisasi dan lingkungannya dan dituangkan
dalam jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip menjadi pedoman untuk
melakukan kegiatan penyusutan secara tepat waktu dan mempertimbangkan
fungsi dan kegiatan organisasi. Pemilihan cara penghancuran arsip juga
harus direncanakan dengan memperhatikan isi informasi yang sensitif.

Sumber bacaan
Ham, Gerald F. 1193. Selecting and appraising archives and
manuscripts. (Archival Fundamentals Series). Chicago : ASA. hal. 2537.
ISO/TR 15489-2. Information and Documentation-Records
Management 2001.
Kennedy, Jay. 1998. Records Management : a guide to corporate
record keeping. 2nd.ed. Melbourne :Addison Wesley Longman.
Saffady, William. 2004. Records and Information Management :
Fundamentals Practice. Kansas : ARMA International