ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI GUDANG FARMASI

RUMAH SAKIT MULYA TANGERANG TAHUN 2014

SKRIPSI
Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat

Oleh :
RETNO PALUPININGTYAS
NIM. 1110101000084

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1435 H / 2014 M

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
Skripsi, Juli 2014
Retno Palupiningtyas, NIM : 1110101000084
Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
Tangerang Tahun 2014
xix + 149 halaman + 7 tabel + 4 bagan + 10 lampiran
ABSTRAK
Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus revenue
center utama bagi Rumah Sakit. Instalasi Farmasi khususnya Gudang Farmasi
bertanggung jawab untuk menjaga persediaan obat-obatan agar terhindar dari
kerusakan dan kadaluarsa serta menjaga mutu obat-obatan yang disimpan di
gudang farmasi. Ditemukannya obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi RS
Mulya merupakan salah satu indikasi adanya masalah dalam penyimpanan obat
yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Untuk itu perlu dilakukan anilisis
mengenai sistem penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang
digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data skunder. Data primer
diperoleh dari observasi langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen.
Informan penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Gudang
Farmasi dan Petugas Keuangan Rumah Sakit Mulya Tangerang.
Sistem penyimpanan obat yang dilakukan di Gudang Farmasi RS Mulya
masih belum cukup efektif. Hal ini dikarenakan masih ada beberapa komponen 1)
input (SDM, anggaran, sarana/prasarana), 2) proses (penerimaan obat, pengaturan
penyimpanan obat, pengeluaran obat, stock opname obat) dan 3) kriteria efisiensi
sistem penyimpanan/output (kesesuaian jumlah stok obat, persentase obat
kadaluarsa/rusak, death stock & kesesuaian sistem pengeluaran obat) yang belum
sesuai dengan pedoman Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010.
Diharapkan manajemen RS lebih memperhatikan sistem penyimpanan
obat (mulai dari input, proses hingga output) di gudang farmasi. Meskipun
kegiatan penyimpanan obat tidak terhubung langsung dengan pelayanan kepada
konsumen rumah sakit namun jika kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi
diabaikan akan memberikan kerugian yang besar bagi rumah sakit.
Kata Kunci: Penyimpanan Obat, Gudang Farmasi, Rumah Sakit.
Daftar Bacaan: 41 (1990-2013)
iii

FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCE

PROGRAM STUDY OF PUBLIC HEALTH
SPECIALIZATION OF HEALTH CARE MANAGEMENT
Thesis, July 2014
Retno Palupiningtyas, NIM: 1110101000085
Drugs Storage System Analysis In Pharmaceutical Warehouse Of Mulya
Tangerang Hospital 2014
xix + 149 Pages + 7 Table + 4 Frame + 10 Appendix
ABSTRAK
Pharmaceutical service is a revenue center for hospital. Pharmacy,
specifically pharmaceutical warehouse responsible to keep drugs always available,
avoid stock form expired and maintain its quality. When an expired and rotten
drugs found in Pharmaceutical Warehouse of Mulya Tangerang Hospital, it is one
of many indications that shows a problem in drugs management method which
has been used by hospital. This problem needs to be analysed, especially the
hospital drugs management method.
This is a qualitative and descriptive research, using primary and secondary
data. Primary data obtained from observation, in-depth interview and document
review. Informants in this reaserch consists of Head of Pharmaceutical
Installation, Pharmaceutical Warehouse Officer and Finance Employee of Mulya
Hospital.
The result is found that Mulya hospital drugs storage system is still
ineffective. It is because there are some terms based on Dirjend Bina Kefarmasian
dan Alat Kesehatan 2010 that arent followed yet, which is 1) Input (human
resources, budget and facility), 2) Process (drugs supply, drugs storage, drugs
distribution and drugs stock opname) and 3) Efficiency of drugs storage system
criteria (compitability total of drugs, expired/rotten drugs percaentage, death stock
and compatibility of drugs output system).
In near future, the hospital management is expected to put more attention
in their drugs storage system (from input, process to output) in pharmaceutical
warehouse. Eventhough drug storage is not directly impact costumer, it will cost
much loss to the hospital if the system is not well managed.

Keyword : Drug Storage System, Pharmaceutical Warehouse, Hospital.

Bibliography : 41 (1990-2013)

iv

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama

: Retno Palupiningtyas

Jenis Kelamin

: Perempuan

Tempat / Tanggal Lahir

: Jakarta, 10 April 1992

: Taman Pinang Indah Blok O No. 2
Cipondoh Tangerang 15145

Agama

: Islam

No. Telp

: 085691271110

E-mail

: ennopalupiningtyass@hotmail.com

Riwayat Pendidikan

2010 - sekarang

: Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan

Masyarakat Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif
Hidayatullah Jakarta

2007 - 2010

: SMA Negeri 2 Tangerang

2004 - 2007

: SMP Negeri 4 Tangerang

1998 - 2004

: SD Negeri Cipondoh 08

1996 - 1998

: TK Bina Putra Cipondoh

Riwayat Organisasi

2008 2009

: Ketua Media Komunikasi Siswa SMA Negeri 2 Tangerang

2011 - 2012

: Ketua Divisi Kesenian dan Olahraga,

Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Kesehatan Masyarakat
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

2013 - sekarang

: Public Relation, Health Care Management Student Association

(HACAMSA) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang
atas rahmat dan karunia-Nya sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan
skripsi dengan judul Analisis Sistem penyimpanan Obat di Gudang Farmasi
Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014. Shalawat dan salam tidak lupa
penulis sampaikan pada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang membawa
umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.
Dalam proses penyusunan Skripsi ini, penulis mendapatkan banyak
bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu,
sudah sepatutnya penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Kedua orang tua penulis, Bapak Hariyanto (my number one super hero in
the world) dan Ibu Wiwit Sugiarti (my super Mom) juga Bimo (hello my
little brother) atas doa yang luar biasa, dukungan dan semangat yang luar
biasa yang diberikan kepada penulis.
2. Ibu Febrianti, M.Si sebagai Kepala Program Studi Kesehatan Masyarakat.
3. Ibu Riastuti Kusuma Wardani, MKM selaku penanggung jawab peminatan
Manajemen Pelayanan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat
4. Bapak dr. Yuli Praranca Satar, MARS dan Ibu Fase Badriah Ph.D selaku
Pembimbing yang selalu memberikan arahan dan bimbingannya dengan
sangat baik.
5. Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya, Ibu Verawati. M. Sumarsin, S.Si, Apt.
dan Ibu Susi, SKM yang membantu dalam perizinan dan semua informasi
yang dibutuhkan selama penelitian.
6. Rita, Icha, Maria, Indri, Fufu, Syarif serta staff instalasi farmasi dan staff
di RS Mulya lainnya yang sudah mau berbagi ilmu dan pengalamannya.

vi

7. Manda, Dewi, Nunu, Alans, Arie, Pepeng juga Pepeb yang selau dengerin
keluh kesah, ngasih masukan, semangat dan ngga berhenti ngehibur disaat
terpuruk apapun. Hahai Love you guys !
8. Permana Eka Satria, thanks buat dukungan, semangat dan doanya. Ini loh
hasil jungkir balik selama ini. Finally.. wisuda bareng yeaay wuhuuu !
9. Untuk temen-temen Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK) 2010 :
Bayti, Nia, Fika, Eliza, Bila, Nina, Anin, Mawar, Fitri, Ilma, Ucup,
Anggah, Uyung, Tata, Mas Furin dan Endah buat hari-hari yang ngga
pernah ada matinya, buat suasana kelas yang ngangenin. Makasih buat
kerjasama, doa dan motivasinya selama ini.
10. Seluruh teman-teman Kesehatan Masyarakat angkatan 2010 yang lainnya.
Kalian menyenangkan gais, senang menjadi bagian dari kalian.

Dan untuk pihak-pihak lain yang tidak bisa disebutkan namanya satu
persatu, penulis mengucapkan terimakasih. Dengan mengirimkan doa kepada
Allah SWT penulis berharap semua kebaikan yang telah diberikan mendapat
balasan dari Allah SWT. Amin. Terakhir, penulis berharap semoga skripsi ini
bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta mengharapkan kritik dan saran yang
membangun.
Wassalamualaikum Wr. Wb.

Tangerang, Juli 2014

Penulis

vii

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
LEMBAR PERNYATAAN ........................................................................... ii
ABSTRAK ...................................................................................................... iii
ABSTRACT .................................................................................................... iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN ............................................................... v
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................... vi
RIWAYAT HIDUP PENULIS...................................................................... vii
KATA PENGANTAR .................................................................................... viii
DAFTAR ISI................................................................................................... x
DAFTAR TABEL .......................................................................................... xvi
DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xvii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xviii
DAFTAR SINGKATAN ................................................................................ xix

BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 4
1.3 Pertanyaan Penelitian ..................................................................... 5
1.4 Tujuan Penelitian ........................................................................... 6
1.4.1 Tujuan Umum ....................................................................... 6

1.4.2 Tujuan Khusus ...................................................................... 6

1.5 Manfaat .......................................................................................... 6
1.5.1 Manfaat Bagi Peneliti............................................................ 6
1.5.2 Manfaat Bagi RS Mulya ....................................................... 7
1.5.3 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan ........................................ 7
1.6 Ruang Lingkup ............................................................................... 7

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 8

2.1 Manajemen Logistik ...................................................................... 8
2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik ................................................. 9
2.1.2 Fungsi Manajemen Logistik.................................................. 9
2.1.3 Jenis Logistik Rumah Sakit .................................................. 13
2.2 Penyimpanan Obat ......................................................................... 13
2.2.1 Tujuan Penyimpanan Obat .................................................... 13
2.2.2 Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan
Obat ....................................................................................... 15
2.2.3 Kegiatan Penyimpanan Obat ................................................. 21
2.2.4 Prosedur Penyimpanan Obat ................................................. 24
2.2.5 Indikator Mutu Penyimpanan Obat ....................................... 35
2.3 Gudang Obat .................................................................................. 37
2.3.1 Jenis Gudang ........................................................................ 37

xi

2.3.2 Persiapan Gudang Penyimpanan Obat .................................. 37

2.3.3 Keamanan Gudang ................................................................ 41
2.4 Rumah Sakit ................................................................................... 42
2.4.1 Pelaksana Penyimpanan Obat di Rumah Sakit ..................... 42
2.5 Kerangka Teori .............................................................................. 43
BAB III. KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH ............... 44
3.1 Kerangka Berpikir ............................................................................. 44
3.2 Definisi Istilah ................................................................................... 47
BAB IV. METODOLOGI PENELITIAN ................................................... 53
4.1 Desain Penelitian .............................................................................. 53
4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 53
4.3 Informan Penelitian ........................................................................... 54
4.4 Instrumen Penelitian ......................................................................... 55
4.5 Sumber Data ...................................................................................... 55
4.6 Pengumpulan Data ............................................................................ 56
4.7 Triangulasi Data ................................................................................ 58
4.8 Pengolahan Data ............................................................................... 59
4.9 Analisis Data ..................................................................................... 60
4.10 Penyajian Data ................................................................................ 61
BAB V. HASIL PENELITIAN ..................................................................... 62
5.1 Gambaran Rumah Sakit Mulya ......................................................... 62

xii

5.1.1 Visi Misi Rumah Sakit Mulya .............................................. 62

5.1.2 Prinsip Dasar Rumah Sakit Mulya ...................................... 63
5.1.3 Pelayanan Rumah Sakit Mulya ........................................... 64
5.2 Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya ...................................... 65
5.3 Input Penyimpanan Obat .................................................................. 67
5.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ............................................ 67
5.3.2 Anggaran ............................................................................... 74
5.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat ................................................. 75
5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat ............................................... 76
5.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat ............................. 85
5.4 Proses Penyimpanan Obat................................................................ 88
5.4.1 Penerimaan Obat ................................................................... 88
5.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan
Penyimpanan Obat ................................................................ 92
5.4.3 Pengeluaran Obat .................................................................. 95
5.4.4 Stock Opname ...................................................................... 98
5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ....................................... 101
5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat ......................................................... 103
5.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi .............................. 105
5.7 Stock Mati di Gudang Farmasi ......................................................... 106
5.8 Kesesuaian Pengeluaran .................................................................... 107

xiii

BAB VI. PEMBAHASAN ............................................................................. 109

6.1 Keterbatasan Penelitian ..................................................................... 109
6.2 Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya ........................... 110
6.3 Input Penyimpanan Obat ................................................................... 111
6.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ............................................. 112
6.3.2 Anggaran ................................................................................ 116
6.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat .................................................. 117
6.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat ................................................. 119
6.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat .............................. 121
6.4 Proses Penyimpanan Obat................................................................. 126
6.4.1 Penerimaan Obat .................................................................... 126
6.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan
Penyimpanan Obat................................................................... 128
6.4.3 Pengeluaran Obat.................................................................... 133
6.4.4 Stock Opname ....................................................................... 135
6.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan......................................... 136
6.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat ......................................................... 139
6.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi .............................. 140
6.7 Stock Mati di Gudang Farmasi ......................................................... 141
6.8 Kesesuaian Pengeluaran (FIFO/FEFO) ............................................ 142

xiv

BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN

7.1 Kesimpulan ....................................................................................... 144
7.2 Saran ................................................................................................. 147
7.2.1 Bagi Petugas Gudang ............................................................. 147
7.2.2 Bagi Manajemen Rumah Sakit ............................................... 148
7.2.3 Bagi Peneliti Selanjutnya ....................................................... 149

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

xv

DAFTAR TABEL
Nomor Tabel

Halaman

Tabel 3.1

Definisi Istilah Variabel Input ................................................... 47

Tabel 3.2

Definisi Istilah Variabel Proses ................................................. 50

Tabel 3.1

Definisi Istilah Variabel Output ................................................. 52

Tabel 4.1

Triangulasi Data ......................................................................... 60

Tabel 5.1

SDM di Gudang Farmasi di RS Mulya ...................................... 68

Tabel 5.2

Pelaporan Dokumen Penyimpanan ............................................ 102

Tabel 5.3

Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlahnya ................................ 104

xvi

DAFTAR BAGAN
Nomor Bagan

Halaman

Bagan 2.1

Fungsi Logistik .................................................................... 10

Bagan 2.2

Kerangka Teori ..................................................................... 43

Bagan 3.1

Kerangka Berpikir ................................................................ 46

Bagan 5.1

Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RS Mulya ............... 65

xvii

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1

Pedoman Telaah Dokumen

Lampiran 2

Lembar Observasi

Lampiran 3

Matriks Wawancara

Lampiran 4

Matriks Triangulasi Data

Lampiran 5

Daftar Obat Rusak dan Kadaluarsa

Lampiran 6

Daftar Jenis Obat Fast Moving dan Kesesuaian Jumlahnya

Lampiran 7

Daftar Jenis Obat Death Stock

Lampiran 8

Foto-Foto

xviii

DAFTAR SINGKATAN
APAR

Alat Pemadam Api Ringan

Depkes

Departemen Kesehatan

Dirjend

Direktorat Jendral

ED

Expired Date

FEFO

First Expired First Out

FIFO

First In First Out

KARS

Komite Akreditasi Rumah Sakit

Kemenkes

Kementerian Kesehatan

Permenkes

Peraturan Menteri Kesehatan

RI

Republik Indonesia

RS

Rumah Sakit

SMA

Sekolah Menengah Atas

SMF

Sekolah Menengah Farmasi

S1

Strata 1

SDM

Sumber Daya Manusia

SOP

Standard Operational Procedure

UU

Undang-undang

WHO

World Health Organization

xix

BAB I
PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang
Rumah sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan diharapkan dapat
memberikan pelayanan yang cepat, lengkap dan terjangkau oleh seluruh lapisan
masyarakat dengan memenuhi prinsip kemanusiaan dalam rangka mewujudkan
derajat kesehatan masyarakat yang optimal melalui pemberian pelayanan
kesehatan yang bermutu (Septi, 2008). Sikap kritis dan selektif masyarakat
serta tuntutan akan pelayanan kesehatan yang lebih baik dan bermutu menjadi
tantangan yang harus dihadapi oleh rumah sakit di Indonesia saat ini.
William Krowinski dan Steven Steiber dalam Rismayanti (2009)
menyebutkan bahwa kepuasan pasien merupakan evaluasi yang positif tentang
dimensi pelayanan yang spesifik yang didasari pada harapan pasien dan mutu
pelayanan yang diberikan oleh penyedia layanan kesehatan (provider).
Sehingga untuk memenuhi hal tersebut rumah sakit harus mampu
meningkatkan efisiensi dan efektivitas di semua bidang pelayanan, salah
satunya adalah pelayanan farmasi.
Dalam

Keputusan

Menteri

Kesehatan

(Kepmenkes)

RI

Nomor

1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah

Sakit, pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah
sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Pembangunan di
bidang pelayanan farmasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pelayanan
kesehatan.

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus menjadi

revenue center utama bagi rumah sakit karena hampir 90% pelayanan
kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan
kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik)
dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan
perbekalan farmasi (Suciati dkk., 2006).
Penelitian yang dilakukan oleh Lukmana (2006) yang dilakukan di
beberapa rumah sakit di Jabodetabek menunjukkan bahwa sistem penyimpanan
barang-barang logistik farmasi terutama obat masih ada yang belum sesuai
dengan ketentuan yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan,
seperti misalnya cara penyimpanan FIFO/FEFO yang tidak diterapkan,
pengaturan suhu dan kelembaban udara di gudang penyimpanan yang tidak
diperhatikan, pemisahan jenis obat dan peralatan yang perlu disediakan di
gudang penyimpanan juga masih diabaikan. Ini terlihat dari banyaknya obatobat kadaluarsa yang belum dipisah penempatannya dengan obat-obat yang
masih baru, obat yang memerlukan penyimpanan di suhu dingin tidak disimpan
di dalam tempat yang semestinya serta sarana dan prasarana penyimpanan yang
belum memadai.
Selain itu, menurut penelitian Puslitbang Biomedis dan Farmasi (2006)
diketahui bahwa masih banyak gudang penyimpanan obat di puskesmas dan
rumah sakit di Indonesia yang kurang memenuhi persyaratan seperti tidak
menggunakan sistem alfabetis dalam penataannya, tidak menggunakan sistem
FIFO atau FEFO dan penggunaan kartu stok yang belum memadai. Dalam
penelitian lain di salah satu rumah sakit swasta di daerah Jakarta diketahui
bahwa standar prosedur operasional tentang penyimpanan obat yang sudah

ditetapkan oleh rumah sakit, tidak dilaksanakan dengan baik oleh petugas
(Prihatiningsih, 2012).
Penyimpanan yang kurang baik seperti yang diungkapkan diatas tentunya
dapat membawa kerugian yang cukup besar bagi rumah sakit. Karena hampir
40-50% pengeluaran rumah sakit ditujukan untuk kebutuhan logistik terutama
obat-obatan dan alat kesehatan (Nabila, 2012). Artinya, jika terjadi kesalahan
dalam pengelolaan dan penyimpanan obat di rumah sakit, maka rumah sakit
tersebut akan mengalami kerugian. Untuk itu, sangat diperlukan pengelolaan
obat yang baik dan efisien untuk mencegah terjadinya kerugian akibat
kesalahan di penyimpanan obat. Komite Akreditasi Rumah Sakit dalam Standar
Akreditasi Rumah Sakit Tahun 2010 juga menyebutkan bahwa obat-obatan
yang ada di rumah sakit harus disimpan dengan baik dan aman. Ini dilakukan
untuk menjamin efisiensi penyimpanan obat dan termasuk kedalam salah satu
kriteria dalam penilaian akreditasi RS.
Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta yang
memiliki visi menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang
dikenal selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan
Empati). Rumah Sakit Mulya didukung oleh unit Instalasi Farmasi yang
bertanggung jawab dalam mengelola dan menyelenggarakan kegiatan yang
mendukung ketersediaan obat dan alat kesehatan di RS Mulya. Unit instalasi
farmasi bertanggung jawab melaksanakan fungsi-fungsi logistik obat dan alat
kesehatan, mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian
dan penghapusan obat dan alat kesehatan.
Penyimpanan obat-obatan yang dilakukan di Rumah Sakit Mulya
dilakukan di gudang farmasi rumah sakit. Penyimpanan obat di gudang farmasi

Rumah Sakit Mulya bersifat hanya sementara, sebelum obat-obatan di

distribusikan ke unit-unit lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. Di
gudang farmasi Rumah Sakit Mulya obat-obatan disimpan pada rak-rak obat
yang belum dilengkapi dengan label nama dan kartu stok obat, bahkan tidak
jarang obat yang baru datang dari suplier dibiarkan berada di dalam kardus dan
menumpuk dilantai tanpa diberi alas pada lantai/ pallet. Saat obat-obatan datang
dari supplier, petugas gudang meletakkan obat tersebut ditempat yang
dikehendaki oleh petugas gudang saja dan ini menyebabkan setiap obat akan
selalu berpindah tempat penyimpanan dan jika petugas lupa tempat menyimpan
obat, pencarian obat akan menjadi lebih lama.
Sebagai rumah sakit yang memiliki misi memberikan pelayanan
kesehatan yang berkualitas prima dan aman dengan berlandaskan prinsip dasar
CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien
dan keluarganya, rumah sakit Mulya harus mampu menjaga kualitas
pelayanannya, termasuk kualitas pelayanan farmasi. Penelitian ini diharapkan
bisa membantu dalam meningkatkan kualitas pelayanan farmasi khususnya
dalam kegiatan penyimpanan obat di rumah sakit Mulya.

1.2.

Rumusan Masalah
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti pada Februari
2014, ditemukan sebanyak 16 jenis obat yang sudah kadaluarsa dan 3 jenis obat
dalam keadaan rusak di gudang logistik farmasi Rumah Sakit Mulya. Obatobatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut, belum diletakkan terpisah dengan
obat-obatan jenis lain yang belum kadaluarsa. Menurut informan, kerusakan
obat dan alat kesehatan memang tidak jarang ditemui di gudang farmasi. Hal ini

dikarenakan minimnya tempat penyimpanan dan kondisi tempat penyimpanan

yang sedikit kurang memadai. Kerusakan obat yang dialami tersebut tentunya
membawa kerugian bagi rumah sakit. Tidak hanya kerugian dari sisi ekonomi
namun ini juga dapat menghambat kegiatan pelayanan farmasi di rumah sakit
tersebut.
Penyimpanan perbekalan farmasi (obat-obatan dan alat kesehatan)
memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu siklus manajemen logistik
obat.

Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam menghindari

kekosongan obat (out of stock). Selain itu juga membantu dalam menghemat
biaya serta mengantisipasi fluktuasi kenaikan harga obat dan untuk
mempercepat pendistribusian obat. Jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan
logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian bagi rumah sakit.
Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian lebih
lanjut mengenai Analisis Sistem Penyimpanan Obat Di Gudang Farmasi
Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014.

1.3.

Pertanyaan Penelitian
1. Bagaimana input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta sarana
dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang
Tahun 2014 ?
2. Bagaimana proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat,
stock opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan di Rumah
Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ?
3. Bagaimana output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan efisien) dari
sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ?

1.4.

Tujuan Penelitian
1.4.1

Tujuan Umum
Mengetahui sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit
Mulya Tangerang pada tahun 2014.

1.4.2

Tujuan Khusus
1. Mengetahui input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta
sarana dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit
Mulya Tangerang Tahun 2014
2. Mengetahui proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran
obat, stock opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan
di Rumah Sakit Mulya Tangerang tahun 2014.
3. Mengetahui output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan
efisien) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang
Tahun 2014.

1.5.

Manfaat Penelitian
1.5.1

Manfaat Bagi Peneliti

Dapat

memperoleh

pengetahuan,

wawasan,

pengalaman,

serta

keterampilan dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang

terjadi pada penyimpanan obat di rumah sakit.

1.5.2

Manfaat Bagi Rumah Sakit Mulya

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan oleh pengambil
keputusan

sebagai

masukan

untuk

menyempurnakan

sistem

penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya agar

pengelolaan

logistik

farmasi

menjadi

lebih

efektif,

sehingga

meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit.

1.5.3

Manfaat Bagi Institusi Pendidikan

a. Dapat dijadikan sebagai referensi terkait manajemen penyimpanan
obat di rumah sakit.
b. Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya
terkait manajemen penyimpanan obat di rumah sakit.

1.6.

Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat di
Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang pada tahun 2014. Penelitian
ini dilakukan oleh Mahasiswa semester VIII peminatan Manajemen Pelayanan
Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta pada bulan April hingga Mei 2014. Penelitian ini menggunakan metode
penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian
adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari observasi
langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen. Informan dalam
penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan
Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.

Manajemen Logistik
Manajemen merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang di
inginkan (Hasibuan,2001). Menurut Terry dalam Seto (2004) manajemen
adalah suatu proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengawasan dengan memadukan penggunaan ilmu dan seni
untuk mencapai tujuan organisasi. Konsep ini dikenal dengan POAC yaitu
Plainning

(perencanaan),

Organizing (pengorganisasian), Actuating

(pengarahan) dan Controling.

Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno yaitu logistikos yang artinya
pandai memperkirakan. Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan seni
serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran serta penghapusan material atau alat-alat (Aditama,
2007). Manajemen logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya adalah
menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional
instansi tersebut dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat (sesuai
kebutuhan) dengan harga serendah mungkin. Kegiatan logistik secara umum
mempunyai tiga tujuan yaitu tujuan operasional, tujuan keuangan dan tujuan
keamanan.

2.1.1

Tujuan Manajemen Logistik

Tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi
dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu
yang

dibutuhkan

dan

dengan
8

total

biaya

yang

terendah.

Penyelenggaraan logistik memberikan kegunaan (utility) waktu dan

tempat (Bowersox, 1996). Menurut Aditama (2007), ada 3 tujuan
logistik dalam sebuah organisasi/institusi yaitu :
a. Tujuan operasional adalah tersedianya barang material dalam
jumlah yang tepat dan kualitas yang baik pada saat dibutuhkan.
b. Tujuan keuangan yaitu tercapainya tujuan operasional dengan biaya
yang rendah
c. Tujuan keutuhan adalah tercapainya persediaan yang tidak
terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak,
pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai
persediaan yang tercermin dalam sistem akuntansi.

2.1.2

Fungsi Manajemen Logistik

Terdapat tujuh fungsi logistik dalam pemenuhan kegiatan
operasional bagi suatu institusi menurut Subgya (1995). Fungsi-fungsi
tersebut tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik, dimana
setiap fungsi dalam siklus tersebut saling berkaitan satu sama lain dan
sangat menentukan keberhasilan kegiatan logistik dalam organisasi
tersebut. Berikut adalah siklus manajemen logistik tersebut :

10

Perencanaan dan
Penentuan Kebutuhan
Penghapusan

Penganggaran

Pemeliharaan

Pengendalian/
Pengawasan

Pengadaan
Penyaluran
Penyimpanan

Bagan 2.1 Fungsi Logistik

Sumber : H. Subgya (1995)

Dalam siklus fungsi logistik diatas, setiap fungsi memiliki kaitan

yang erat satu sama lain. Setiap fungsi yang ada menentukan
keberlangsungan dan kelancaran dari fungsi-fungsi lainnya. Jika ada
salah satu fungsi yang terhambat atau tidak berjalan dengan baik, maka
pelaksanaan siklus logistik akan menjadi terhambat. Berikut adalah
penjelasan mengenai fungsi-fungsi logistik diatas.

1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas
dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan
bidang logistik. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat

11

Kesehatan Kemenkes RI (2010), pendekatan perencanaan kebutuhan

dapat dilakukan melalui beberapa metode, antara lain metode
konsumsi, metode epidemiologi dan metode kombinasi.
2. Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgeting) adalah semua jenis kegiatan dan
usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam
suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah
biaya, dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang
berlaku baginya.
3. Fungsi Pengadaan
Menurut

Kepmenkes

No

1197/MENKES/X/2004

tentang

Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan

kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan
dan disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbangan/hibah.
4. Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk
melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang
persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi
untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsifungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan
biaya serendah mungkin. Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan
Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), Tujuan penyimpanan adalah:
a. Memelihara mutu sediaan farmasi
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
c. Menjaga ketersediaan

12

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Adapun kegiatan penyimpanan meliputi :
a. Perencanaan/persiapan

dan

pengembangan

ruang-ruang

penyimpanan (storage space)

b. Penyelenggaraan

tata

laksanan

penyimpanan

(storage

pengoperasian

alat-alat

procedure)
c. Perencanaan/penyimpanan

dan

pembantu pengaturan barang (material handling equipment)

d. Tindakan-tindakan kemananan dan keselamatan
5. Penyaluran
Penyaluran

adalah

kegiatan

menyalurkan

barang

sesuai

permintaan, tepat waktu, tepat jumlah dan sesuai dengan spesifikasi

(Subagya, 1995)
6. Fungsi Pemeliharaan
Fungsi pemeliharaan merupakan usaha atau proses kegiatan
untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil
barang inventaris (Aditama, 2007).
7. Fungsi Penghapusan
Fungsi

penghapusan

yaitu

berupa

kegiatan

dan

usaha

pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau

perundang-undangan yang berlaku (Dwiantara, 2005).
8. Fungsi Pengendalian
Pengendalian persediaan adalah berhubungan dengan aktivitas
dalam pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin
kelancaran proses produksi atau persediaan obat di apotek dan

13

farmasi rumah sakit agar menjamin kelancaran pelayanan pasiennya

secara efektif dan efisien (Seto, 2004).

2.1.3

Jenis Logistik Rumah Sakit

Menurut Sabarguna (2005) logistik rumah sakit dibagi dalam 3
klasifikasi yaitu farmasi rumah sakit (Obat-obatan, alat-alat kesehatan
dan bahan non medis yang terkait langsung seperti kertas EKG, film
rongent dll), logistik nonn medis dan logistik dapur.

2.2.

Penyimpanan Obat
Menurut

Departemen

Kesehatan

Republik

Indonesia

(2004)

penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obat yang

diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia
dan mutunya tetap terjamin. Penyimpanan merupakan fungsi dalam
managemen

logistik

farmasi

yang

sangat

menentukan

kelancaran

pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari manajemen logistik farmasi

dalam mencapai tujuannya.

2.2.1

Tujuan Penyimpanan Obat

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk
melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang
persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk
menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi
sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya

14

serendah mungkin. Menurut Warman (2004) tujuan dari penyimpanan

antara lain :
a. Mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan
yang tidak baik
b. Mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan
c. Mencegah kehilangan dan mencegah bahaya
d. Mempermudah stock opname dan pengawasan

Secara lebih terperinci, Depkes RI (2004) menyatakan bahwa

tujuan penyimpanan antara lain :
1. Aman, yaitu setiap barang/obat yang disimpan tetap aman dari
kehilangan dan kerusakan.
a. Kehilangan karena dicuri orang lain, dicuri karyawan sendiri,
dimakan hama (tikus) atau hilang sendiri (tumpah, menguap)
b. Kerusakan, yaitu akibat barang itu sendiri rusak atau barang itu
merusak lingkungan (polusi)
2. Awet, yaitu barang tidak berubah warnanya, baunya, gunanya,
sifatnya, ukurannya, fungsinya dan lain-lain.
3. Cepat, yaitu cepat dalam penanganan barang berupa menaruh atau
menyimpan, mengambil, dan lain-lainnya.
4. Tepat, dimana bila ada permintaan barang, barang yang diserahkan
memenuhi lima tepat, yaitu tepat barang, kondisi, jumlah, waktu dan
harganya.
5. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.
6. Mudah, yaitu:

15

a. Mudah menangani barang dan mudah menempatkan barang di

tempatnya dan menemukan dan mengambilnya.
b. Mudah mengetahui jumlah persediaan
c. Mudah dalam pengawasan barang
d. Murah,

yaitu

biaya

yang

dikeluarkan

sedikit

untuk

menanganinya, yaitu murah dalam menghitung persediaan,

pengamanan dan pengawasannya.

2.2.2

Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan Obat

Unsur pengelola dan sarana yang harus tersedia di dalam
kegiatan manajemen penyimpanan obat menurut Depkes RI (2006)
terdiri dari :
1. Personil (Sumber Daya Manusia) Penyimpanan Obat
Dalam pelaksanaan penyimpanan obat di gudang, minimal terdapat
beberapa personil, yang terdiri dari :
a. Atasan Kepala Gudang/Kuasa Barang, tugasnya:
- Membuat perintah tertulis kepala Kepala Gudang untuk
menerima, menyimpan dan mengeluarkan obat
- Membentuk Panitia Pemeriksaan Penerimaan Obat, Panitia
Pencacahan

Obat,

Panitia

Pemeriksaan

Obat

untuk

dihapuskan, serta Panitia Penghapusan

- Menindaklanjuti laporan atas terjadinya kehilangan atau
bencana alam
- Melaporkan secara berkala pelaksanaan tugasnya kepada
atasannya.

16

b. Kepala Gudang, tugasnya:

- Bertanggung

jawab

atas

penerimaan,

penyimpanan,

pemeliharaan dan pengeluaran obat.

- Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Persediaan Obat
- Melaporkan hasil pencatatan barang/obat persediaan secara
berkala
- Melaporkan dalam bentuk Berita Acara, apabila terjadi hal
yang khusus (bencana alam, hilang, kebakaran, dll).
c. Pengurus Barang, tugasnya:
- Menyelenggarakan

pembukuan

dan

administrasi

pergudangan.
- Mengatur/menyusun obat dalam gudang penyimpanan.
- Mengumpulkan barang/obat yang akan dikeluarkan.
- Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Obat dan
mencatat jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan pada Surat
Perintah Mengeluarkan Barang.
- Memelihara dan merawat barang-barang dan obat dalam
gudang penyimpanan.
- Menyusun atau membuat laporan tentang hasil pencatatan
dan pembukuan obat persediaan.
d. Staf Pelaksana Gudang, tugasnya yaitu membantu pengurusan
obat dalam hal mengumpulkan, pengepakan, memelihara atau
merawat obat, dan lain-lain.

Adapun persyaratan personil

gudang farmasi, minimal :

1 orang Atasan Kepala Gudang (minimal S1 atau S.Far)

17

1 orang Kepala Gudang (minimal lulus SMA/ SMF)

1 orang Pengurus Barang (minimal lulus SMA/SMF)
1 orang Staf Pelaksana Barang (minimal lulus SMA/SMF)

2. Sarana Penyimpanan Obat

Sarana penyimanan obat di rumah sakit biasanya berupa gudang
penyimpanan. Gudang penyimpanan obat terbagi menjadi beberapa
jenis diantaranya :
a. Gudang Terbuka
- Gudang terbuka yang tidak diolah, yaitu berupa satu
lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa
perkerasan.
- Gudang terbuka diolah, yaitu lapangan terbuka yang sudah
diratakan

dan

diperkeras

atau

dipersiapkan

dengan

melapiskan bahan yang serasi, sehingga dapat dilaksanakan

pekerjaan-pekerjaan pengaturan barang-barang (material
handling) dengan efisien.
b. Gudang Semi Tertutup atau Lumbung
Merupakan suatu kombinasi antara penyimpanan terbuka dan
penyimpanan dalam gudang.
c. Gudang Tertutup
Gudang tertutup merupakan suatu ruang penyimpanan dalam
suatu bangunan yang beratap dan berdinding.

18

3. Prasarana (Peralatan atau Fasilitas) Penyimpanan Obat

Peralatan dan fasilitas yang biasa digunakan dalam penyimpanan
obat di gudang farmasi rumah sakit, antara lain :
a. Lemari/rak yang ukurannya disesuaikan dengan kebutuhan dan
besarnya gudang, gunanya untuk menyimpan obat.
b. Ganjal/pallet gunanya sebagai alas penumpuk barang, agar
barang mudah dipindahkan dan menghindari kerusakan barang
karena pengaruh kelembaban lantai.
c. Lori dorong yang berguna untuk mengangkut atau memindahkan
barang/obat dalam gudang.
d. Hand palet track yang fungsinya sama dengan lori dorong.
e. Forklift gunanya untuk mengangkut barang/box yang besar atau
berat yang tidak mungkin untuk diangkut oleh tenaga manusia.
f. Alat pembuka peti yang berguna untuk membuka peti kemas.
g. Alat eyzer gunanya untuk mengikat peti kemas.
h. Kendaraan

roda

empat

(box),

untuk

mengangkut

dan

mendistribusikan barang/obat.

4. Dokumen Penyimpanan Obat

a.

Buku Harian Penerimaan Obat

Buku harian penerimaan obat berisi semua catatan penerimaan
obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan
diterima. Buku harian tersebut diselenggarakan oleh pengurus
barang/obat dengan diketahui oleh kepala gudang.

b.

Buku Harian Pengeluaran Obat

19

Buku harian pengeluaran obat berisi semua catatan mengenai

obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan
dikeluarkan.
c.

Kartu Induk Persediaan Obat

Kartu induk persediaan obat berisi catatan penerimaan dan
pengeluaran obat berdasarkan dokumen penerimaandan/atau
dokumen pengeluaran. Kartu tersebut diselenggarakan oleh
Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat. Kartu induk
persediaan obat merupakan :
- Pencerminan obat yang ada di gudang
- Alat bantu bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa
Barang/obat untuk membuat persetujuan pengeluaran
barang/obat.
- Sebagai bahan atau data dalam menyusun rencana
kebutuhan berikutnya.
- Alat kontrol bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa
Barang/obat.

d.

Kartu Persediaan Obat

Kartu persediaan obat berisi catatanpenerimaan dan pengeluaran
obat sesuai dengan dokumen penerimaandan pengeluaran obat.
Kartu tersebut diselenggarakan oleh Kepala Gudang yang
berguna untuk:
- Pertanggung jawaban Kepala Gudang.
- Sebagai alat kontrol bagi Kepala Gudang.

20

- Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat dan

menentukan kebutuhan berikutnya.
e.

Kartu Obat
Kartu obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat
sesuai dokumen penerimaan dan pengeluaran obat. Kartu obat
diletakkan pada tempat dimana obat disimpan. Kegunaan kartu
obat antara lain:
- Mengetahui dengan cepat jumlah obat.
- Sebagai alat kontrol bagi pengurus barang/obat.
f. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)
Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang
telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan
oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala
Gudang.
g. Surat Bukti Barang/obat Keluar
Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang
telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan
oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala
Gudang.
h. Surat Kiriman Obat
Dokumen yang berisi daftar dan jumlah obat serta alamat tujuan
obat yang dikirim. Dokumen ini diselenggarakan oleh Pengurus
Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang.
i. Daftar Isi Kemasan/Packing List

21

Merupakan dokumen atau lembar yang berisi daftar dan jumlah

obat dalam setiap kemasan, diselenggrakan oleh Pengurus
Barang disaksikan oleh Pemilik/penerima obat.
j. Berita Acara Penerimaan Obat
Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah dan asal/sumber
obat yang diterima. Dokumen ini diterbitkan oleh Panitia
Pemeriksaan Penerimaan Obat.
k. Berita Acara Penyerahan Obat
Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah obat yang akan
diserahkan dan kepada siapa obat akan diserahkan. Dokumen ini
diterbitkan/dibuat oleh Kepala Gudang.

2.2.3

Kegiatan Penyimpanan Obat

Kegiatan penyimpanan obat menurut Dirjen Bina Kefarmasian
dan Alat Kesehatan yang dikutip oleh Henni (2013) terdiri dari :
1. Kegiatan Penerimaan Obat
Kegiatan penerimaan obat dari supplier dilakukan oleh petugas
gudang obat di gudang. Adapun hal-hal yang dilakukan dalam
kegiatan penerimaan obat dimulai dari periksa lembar permintaan
yang datang dengan kiriman, periksa jumlahnya sesuai atau tidak
antara barang yang datang dengan yang dipesan.
Kemudian melakukan periksaan kemasan obat. setlah obat
diperikas maka dibuat catatan penerimaan. Setelah itu petugas
gudang harus memeriksa jenis, bentuk, kondisi dan tanggal

22

kadaluarsa obat. Dan terakhir petugas kemudian membuat laporan

penerimaan obat.
2. Kegiatan Penyusunan Obat
Penyusunan obat dilakukan setelah kegiatan penerimaan obat
dilakukan. Penyusunan obat dilakukan sesuai dengan prosedur yang
sudah ditetapkan oleh Depkes dan Pedoman Dirjen Bina
Kefarmasian dan Alat Kesehatan.
3. Kegiatan Pengeluaran Obat
Pengeluaran obat dari gudang tempat penyimpanan dilakukan
saat terjadi permintaan dari unit atau bagian yang membutuhkan.
Kegiatan yang dilakukan saat pengeluaran obat dimulai dari
pemeriksaan surat permintaan obat dari unit atau bagian yang
membutuhkan. Kemudian dilakukan pemeriksaan terhadap stok obat
dan tanggal kadaluarsa obat yang dibutuhkan sebelum diserahkan ke
unit/bagian yang membutuhkan.
Setelah itu petugas membuat laporan penyerahan obat dan
mencatat jumlah obat yang dikeluarkan pada kartu stok. Dan
terakhir menyiapkan obat yang dibutuhkan dan menyerahkannya
kepada unit yang membutuhkan.
4. Kegiatan Stock Opname
Stock opname merupakan kegiatan pengecekkan terhadap obat
atau perbekalan farmasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui
jumlah dan jenis obat yang paling banyak digunakan untuk
kebutuhan pemesanan. Selain itu untuk mencocokkan antara jumlah
obat yang ada di gudang dengan yang ada pada catatatan.

23

5. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat merupakan rangkaian
kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang
diterima, disimpan, didistribusikan. Tujuannya adalah tersedianya
data

mengenai

jenis

dan

jumlah

penerimaan,

persediaan,

pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh

rangkaian kegiatan mutasi obat. Kegiatan pencatatan dan pelaporan
meliputi :
a. Pencatatan Penerimaan Obat
- Formulir rencana penerimaan
Merupakan dokumen pencatatan mengenai akan datangnya
obat berdasarkan pemberitahuan dari panitia pembelian.
- Buku harian penerimaan barang
Dokumen

yang

memuat

catatan

mengenai

data

obat/dokumen obat biasanya harian.

b. Pencatatan Penyimpanan
- Kartu persediaan obat/barang
c. Pencatatan Kartu Stok Induk
Kartu stok pertanggal yang diletakkan dekat stok fisik.
d. Pencatatan Pengeluaran
- Buku harian pengeluaran barang
Dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran baik
tentang data obat, maupun dokumen catatan obat.
- Buku laporan mutasi
Buku pengeluaran barang dari gudang ke unit/user.

24

e. Pelaporan
- Laporan mutasi barang
Laporan

berkala

menganai

mutasi

barang

dilakukan

triwulan, persemester ataupun pertahun.

- Monitoring dinamika inventory

2.2.4

Prosedur Penyimpanan Obat

2.2.4.1

Prosedur Penyimpanan Obat Menurut Kemenkes RI

Prosedur penyimpanan obat menurut Kemenkes RI antara lain

mencakup sarana penyimpanan, pengaturan persediaan, serta sistem

penyimpanan (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

1. Prosedur Sarana Penyimpanan

Obat harus selalu disimpan di ruang penyimpanan yang
layak. Bila obat rusak, maka mutu obat akan menurun dan akan
memberi pengaruh buruk bagi pengguna obat. Beberapa
ketentuan mengenai sarana penyimpanan obat menurut Dirjen
Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) antara lain:
a.

Gudang atau tempat penyimpanan

Gudang penyimpanan harus cukup luas (minimal 3 x 4
m2), kondisi ruangan harus kering tidak terlalu lembab. Pad
gudang harus terdapat ventilasi agar ada aliran udara dan
tidak lembab/panas dan harus terdapat cahaya.
Gudang harus dilengkapi pula dengan jendela yang
mempunyai pelindung (gorden atau kaca di cat) untuk

25

menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis.

Lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan
bertumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu seluruhnya
diberi alas papan (palet). Selain itu, dinding gudang dibuat
licin.
Sebaiknya menghindari pembuatan sudut lantai dan
dinding yang tajam. Fungsi gudang digunakan khusus untuk
penyimpanan obat. Gudang juga harus mempunyai pintu
yang dilengkapi kunci ganda. Perlu disediakan lemari/laci
khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu
terkunci dan dilengkapi dengan pengukur suhu ruangan.

b.

Kondisi Penyimpanan
Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan beberapa
faktor seperti kelembaban udara, sinar matahari dan
temperatur udara. Udara lembab dapat mempengaruhi obatobatan yang tidak tertutup sehingga mempercepat kerusakan.
Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu
dilakukan upaya-upaya sebagai berikut :
- terdapat ventilasi pada ruangan, jendela dibuka
- simpan obat ditempat yang kering
- wadah harus selalu tertutup rapat, jangan terbuka
- bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC.
Karena makin panas udara di dalam ruangan maka
udara semakin lembab

26

- biarkan pengering tetap dalam wadah tablet/kapsul

- kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki

Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak

karena pengaruh sinar matahari. Sebagai contoh : Injeksi
Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah
warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluarsa.
Obat seperti salep, krim dan supositoria sangat sensitif
terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu
hindarkan obat dari udara panas. Ruangan obat harus sejuk,
beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari
pendingin pada suhu 4-8 derajat celcius, sepert vaksin, sera
dan produk darah, antitoksin, insulin, injeksi antibiotika
yang sudah dipakai (sisa) dan injeksi oksitosin.

2. Prosedur Pengaturan Tata Ruang dan Penyusunan Obat

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,
penyusunan,

pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka

diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

Tata Ruang Penyimpanan Obat

a. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obatobatan, ruang gudang dapat ditata dengan sistem: arah garis
lurus, arus U, arus L.

27

b. Semua obat harus disimpan dalam ruangan, disusun menurut

bentuk

sediaan

dan

bentuk

abjad.

Apabila

tidak

memungkinkan, obat yang sejenis dikelompokkan menjadi

satu.
c. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan
langkah-langkah penyusunan stok sebagai berikut :
- Menyusun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau
diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur.
- Mencantumkan nama masing-masing obat pada rak
dengan rapi.

Penyusunan Obat
a. Obat-obatan dipisahkan dari bahan beracun.
b. Obat luar dipisahkan dari obat dalam.
c. Obat cairan dipisahkandari obat padatan.
d. Obat ditempatkan menurut kelompok, berat dan besarnya
- Untuk obat yang berat ditempatkan pada ketinggian yang
memungkinkan pengangkatannya dilakukan dengan
mudah.
- Untuk obat yang besar harus ditempatkan sedemikian
rupa, sehingga apabila barang tersebut dikeluarkan tidak
mengganggu barang yang lain.
- Untuk obat yang kecil sebaiknya dimasukkan dalam
kotak yang ukurannya agak besar dan ditempatkan

28

sedemikian rupa, sehingga mudah dilihat/ditemukan

apabila diperlukan.
e. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas
dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan namun
harus diberi keterangan obat.
f. Barang-barang seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar
dan obat-obatan dalam kaleng disimpan dalam dus kecil.
g. Apabila persediaan obat cukup banyak maka biarkan obat
tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya dan susun
dalam dus bersama obat lainnya
h. Narkotika dan psikotropika dipisahkan dari obat-obatan lain
dan disimpan di lemari khusus yang mempunyai kunci.
i. Menyusun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur,
udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang
sesuai.
j. Menyusun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan
obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.
k. Tablet, kapsul dan oralit disimpan dalam kemasan kedap
udara dan diletakkan di rak bagian atas.
l. Cairan, salep dan injeksi disimpan di rak bagian tengah.
m. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu
dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada di
belakang yang dapat menyebabkan kadaluarsa.
n. Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan dalam
kulkas.

29

o. Obat rusak atau kadaluarsa dipisahkan dari obat lain yang

masih baik dan disimpan di luar gudang atau di ruangan
khusus penyimpanan obat kadaluarsa.
p. Tumpukan obat tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya.
Untuk obat yang mudah pecah harus lebih rendah lagi

3. Prosedur Sistem Penyimpanan

a. Obat disusun berdasarkan abjad (alfabetis) atau nomor.
b. Obat disusun berdasarkan frekuensi penggunaan:
- FIFO (First In First Out), yang berarti obat yang datang
lebih awal harus dikeluarkan lebih dahulu. Obat lama
diletakan dan disusun paling depan, obat baru diletakkan
paling belakang. Tujuannya agar obat yang pertama
diterima harus pertama juga digunakan, sebab umumnya
obat yang datang pertama biasanya

akan kadaluarsa

lebih awal juga.

- FEFO (First Expired First Out) yang berarti obat yang
lebih awal kadaluarsa harus dikeluarkan lebih dahulu.
c. Obat disusun berdasarkan volume
- Barang yang jumlahnya banyak ditempatkan sedemikian
rupa agar tidak terpisah, sehingga mudah pengawasan
dan penanganannya.
- Barang yang jumlah sedikit harus diberi perhatian/tanda
khusus agar mudah ditemukan kembali.

30

4. Dokumen Pencatatan Penyimpanan Obat

a. LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat)
b. Kartu Stok
c. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Obat
d. Catatan obat rusak atau kadaluarsa
e. Laporan mutasi obat

2.2.4.2 Prosedur Penyimpanan Menurut WHO

Prosedur penyimpanan obat yang ditetapkan menurut WHO
dalam Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan
(2003) antara lain :
1. Sistem penyusunan obat
a. Sesuai urutan abjad generic name
Sering digunakan dalam fasilitas yang besar maupun kecil.
b. Therapeutic atau Pharmacologic
Sangat berguna untuk ruang penyimpanan yang kecil dan
apabila penjaga ruang penyimpanan memiliki pengetahuan
dalam pharmacology
c. Dosage form
Dalam sistem ini obat-obatan dikategorikan berdasarkan
bentuknya.
d. System level
Item yang digunakan dalam sistem pelayanan kesehatan
yang berbeda disimpan bersamaan.

31

e. Frequency of Use
Produk yang sering digunakan dan berpindah tempat dengan
cepat atau cepat diambil dari penyimpanan disimpan di
ruangan bagian depan atau lebih dekat dengan area
penggunaan.
f. Random bin
Dengan cara memberi kode ke tempat penyimpanan yang
menunjukkan posisi dan tempat obat tersebut disimpan.
Sistem ini membutuhkan komputerisasi
g. Commodity Coding
Setiap item memiliki artikel sendiri dan kode lokasi. Staff
penyimpanan tidak memerlukan pengetahuan teknis untuk
tahu bagaimana cara menggunakan atau menyimpan dan
karakteristik item tersebut.
2. Penyimpanan flammable liquids
Dilakukan dengan memperhatikan karakteristik bahan
yang

disimpan.

Lokasi

harus

terpisah

dengan

ruang

penyimpanan utama tapi tetap dalam pengawasan dan tidak

kurang dari 20 m dari bangunan lain. Alat pemadaman api harus
selalu tersedia dan mudah didapat disekitar lokasi ini. Tandai
lemari dengan tanda flammable. Sebagai tambahan, lemari harus
didesain khusus untuk mengisolasi kebocoran. Selalu simpan
flammables dalam container aslinya.

32

3. Penyimpanan bahan yang korosif dan bahan oksidator

Harus dipisah dengan flammable dan untuk kontak
dengan bahan memerlukan protective gloves dan protective eyeglasses. Setiap penyimpanan harus membuat list stok item
termasuk semua produk yang mereka tangani, dengan spesifikasi
masing-masing, termasuk bentuk, kekuatan dan kuantitas per
kemasan.
4. Mencegah kerusakan fisik dan kontaminasi
Tumpukan produk tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya.
Untuk barang yang mudah pecah harus lebih rendah lagi. Yang
paling pentin jangan sampai ada yang bisa mencederai pekerja
karena kejatuhan benda. Pastikan area dan media penyimpanan
tetap bersih dan harus secara rutin dibersihkan, gunakan tempat
sampah yang dapat ditutup untuk mencegah datangnya serangga.
5. Proteksi Kebakaran
Sediakan APAR sesuai dengan jenis potensi kebakaran
yang

ada.

Buat

aturan

larangan

merokok,

lakukan

pelatihan/simulasi kebakaran setiap 6 bulan, buat tanda

emergency exit dan lakukan pengecekan berkala, berikan tanda
mudah terjadi kebakaran ditempat yang mudah terlihat, bila
tidak ada APAR sediakan pasir yang disimpan di ember didekat
pintu penyimpanan.
6. Proteksi dari hama
Bersihkan secara teratur tempat penyimpanan, desain
tempat penyimpanan harus memudahkan dalam pembersihan

33

area dan media penyimpanan, gunakan tong sampah yang dapat

ditutup, jangan simpan dan meninggalkan makanan atau
minuman di fasilitas penyimpanan, jaga interior tetap kering
sebisa mungkin, cat atau pernis kayu, gunakan pallet dan
penyusunann diatas rak, cegah hama masuk ke area, lakukan
inspeksi berkala untuk mencegah hama.
7. Penyimpanan juga harus mengatur temperatur.
a. Ventilasi ruangan juga harus dijaga, buka jendela atau bila
perlu gunakan kipas untuk mendapatkan udara segar masuk
kedalam tempat penyimpanan.
b. Beberapa produk sensitif terhadap sinar matahari, gunakan
penutup kaca/kerai untuk melindungi produk dari sinar
matahari, atau jaga agar produk tetap di dalam dusnya,
jangan simpan atau buka produk dibawah sinar matahari,
gunakan plastik buram atau botol gelap untuk produk yang
membutuhkan itu, tanami pohon disekitar bangunan untuk
mencegah sinar matahari masuk.
c. Gunakan termometer ruangan untuk memonitor temperatur
ruangan penyimpanan. Lakukan monitoring secara berkala.
d. Bila menggunakan kulkas atau freezer, maka perlu
memperthatikan hal berikut :
- Kulkas dengan pintu dibagian atasnya lebih efisien
dibandingkan dengan kulkas yang memiliki pintu
dibagian depan, karena udara panas keatas saat udara
dingin terjatuh.

34

- Selalu sediakan bungkus es yang cukup untuk transport

item yang membutuhkan penyimpanan dingin dalam
cold boxes.
8. Perlindungan dari tindak kriminal
a. Di fasilitas penyimpanan
- Batasi akses hanya untuk staff
- Batasi kunci yang dibuat untuk fasilitas
- Amankan semua kunci dan pintu
- Buat spot pemeriksaan yang tidak diketahui semua orang
- Perhitungan inventory control yang independen
b. Di pusat kesehatan
- Kunci ruang penyimpanan/lemari
- Buat inventory control card untuk tiap produk
- Batasi penggunaan hanya untuk staff

Yang dapat dilakukan untuk mencegah tindak kriminal yaitu

dengan monitoring produk, ada dua tehnik dalam monitoring obat :
- Cek inventory record untuk stock on hand. Kemudian lakukan
physical inventory, lalu bandingkan hasilnya
- Cek inventory records untuk mengetahui konsumsi selama
beberapa periode, lalu cek medical charts dan hitung berapa
tindakan yang dilakukan selama periode tersebut.
- Bila didapatkan beberapa hal yang tidak benar, lakukan
investigasi secepatnya.

35

2.2.5

Indikator Efisiensi Penyimpanan Obat

Indikator efisiensi penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari :

1. Presentase ketidaksesuaian barang antara barang digudang dengan

barang yang ada dalam pencatatan.
Dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di
gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera
dalam

komputer.

Pemeriksaannya

dilakukan

dengan

cara

mengambil minimal 30 kartu stok obat sebagai sampel kemudian

dicocokkan dengan stok obat yang ada. Pemeriksaan dilakukan
dalam waktu yang sama. Pengambilan sampel obat juga bisa dipilih
berdasarkan jenis/kelompok obat misalnya jenis obat fast moving
atau jenis obat golongan A atau B (karena dianggap sebagai obat
yang paling sering digunakan). Persentase kesesuaiannya harus
sebesar 100%.

2. Stock Mati
Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di
gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3
bulan. Persentase death stock obat harus mencapai 0% agar rumah
sakit tidak merugi. Cara menghitungnya adalah sebagai berikut :

x 100 %

36

3. TOR (Turn Over Ratio)

Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun.
Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat.
Rumusnya adalah

TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan

HPP = Stok awal + pembelian stok akhir.

4. Persentase barang yang kadaluarsa dan rusak

Pemeriksaan obat yang kadaluarsa dan rusak harus dilakukan
dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan
penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman
penggunaannya sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu
gudang farmasi. Persentase nilai obat yang kadaluarsa/rusak masih
dapat diterima jika nilainya dibawah 1%. Cara menghitungnya :
/

x 100 %

5. Kesesuaian sistem pengeluaran obat (FIFO/FEFO)

Kesesuaian

sistem

pengeluaran

obat

FIFO

dan

FEFO

maksudnya adalah pengeluaran obat yang memiliki tanggal

kadaluarsa dilakukan lebih dulu dan obat yang pertama datang juga
dikeluarkan lebih dulu untuk menghindari kerugian akibat obat
rusak dan kadaluarsa.

37

2.3.

Gudang Obat
Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang sebelum
dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga menjamin
kelancaran permintaan dan keamanan persediaan (Direktorat Bina Marga,
1993). Fasilitas penyimpanan dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan
lain dalam sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan
pengadaan) ditetapkan secara tepat.

2.3.1

Jenis Gudang
Jenis gudang menurut Subagya (1994) terdiri dari :
a. Gudang transit: penyimpanan sesaat dalam proses distribusi
b. Gudang serba guna: penyimpanan semua jenis barang
c. Gudang pendingin: gudang yang terbagi dalam dua ruangan yaitu
kamar sejuk dengan suhu 6 sampai 10 derajat Celcius dan kamar
beku dengan suhu sampai -35 derajat Celcius.
d. Gudang penyimpanan tahan api : penyimpanan barang yang mudah
meledak/terbakar.

2.3.2

Persiapan Gudang Penyimpanan Obat

Rancangan

pembuatan

atau

pendayagunaan

gudang

dimaksudkan untuk mengoptimalkan fasilitas penyimpanan. Prinsip

utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian gudang adalah
adanya ketentuan parameter dan prasyarat untuk mencapai indeks
efisiensi dan efektifitas yang optimum, terjaminnya mutu dan jumlah

38

obat untuk pelayanan distribusi. Adapun faktor yang berpengaruh pada

pembuatan desain gudang antara lain :
1. Jenis layout gudang
Selain ditentukan oleh besarnya ruangan gudang, kapsitas
gudang juga ditentukan oleh layout (tata letak) ruangan. Gudang
dengan design layout yang tidak rapi dan tidak teratur menunjukkan
ketidak efisienan pengaturan.
Untuk itu diperlukan pengaturan barang yang di design sesuai
dengan arus masuk barang, apakah tergolong fast moving atau slow
moving. Menurut Rienna yang dikutip oleh Henni (2013) terdapat
beberapa bentuk layout gudang, diantaranya :
a. Arus garis lurus sederhana
Yaitu dimana proses keluar masuk barang tidak melalui lorong
atau gang yang berbelok sehingga proses penyimpanan dan
pengambilan barang relative cepat.
b. Arus U
Yaitu dimana proses keluar masuk barang melintasi lorong yang
berkelok-kelok, akibatnya pengambilan barang relative lebih
lama.
c. Arus L
Dimana proses keluar masuk barang melalui lorong/ruangan
yang tidak berbelok-belok, namun lorong membentuk huruf L
sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif
cepat.

39

2. Pertimbangan design gudang

a. Kemudahan mobilitas
Sebaiknya gudang hanya menggunakan satu lantai saja dan tidak
menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan
ruang.

Kemudahan dan kebebasan bergerak akan sangat

membantu dalam kenyamanan kerja petugas.

b. Sirkulasi udara
Sirkulasi yang tidak lancar menyebabkan kelembaban tinggi dan
cenderung meningkatkan suhu ruangan sehingga menyebabkan
persediaan obat tidak bisa disimpan dalam waktu yang lama
karena lebih mudah rusak. Idelanya adalah AC, alternatif lain
menggunakan kipas angin dan ventilasi lainya.
c. Suhu gudang
Suhu sangat berperan dalam menjaga umur simpanan sediaan
obat dan perbekalan obat.
d. Pengaturan cahaya/sinar yang masuk
Kendalikan jumlah cahaya yang masuk ke gudang melalui
jendela dengan menggunakan tirai sehingga cahaya tidak
berlebih. Namun, jangan biarkan gudang terlalu gelap.
e. Kelembaban/kebocoran
Atap gedung sebaiknya memiliki talang air untuk mencegah
merembesnya air hujan kedinding gudang. Genangan air dapat
menyebabkan kelembaban tinggi sehingga berpotensi menjadi
media pertumbuhan jamur dan kapang.
f. Pencegahan dari hama.

40

3. Pengaturan gudang
Gudang yang bersih dan teratur akan sangat memudahkan dalam
menemukan persediaan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam pengaturan gudang antara lain :
a. Kebersihan gudang
b. Simpan persediaan pada rak dan pallet
- Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir
- Peningkatan efisiensi penanganan stok
- Dapat menampung obat lebih banyak
- Pallet lebih murah dari rak
Aturan pallet :
- Tinggi atas pallet dari lantai minimal 10 cm
- Jarak antar pallet atau jarak antara pallet dengan dinding
tidak kurang dari 30 cm
- Tinggi tumpukan barang di pallet maksimal 2,5 m
c. Perhatikan kondisi penyimpanan khusus
- Vaksin memerlukan Cold Chain khususnya dan harus
dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
- Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari
khusus dan selalu terkunci
- Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus
disimpan dalam ruangan khusus terpisah dari gudang induk
- Peralatan

untuk

menyimpan

obat,

penanganan

dan

pembuangan limba sitotatika dan obat berbahaya lainnya

41

yang harus dibuat secara khusus untuk menjamin keamanan

petugas
- Alat pengatur kelembaban ruangan untuk perbekalan farmasi
yang harus disimpan ditempat yang kering.
d. Pencegahan Kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang
mudah terbakar seperti dus, karton, dll. Alat pemadam
kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau
dan dalam jumlah yang cukup. Tabungan pemadam kebakaran
harus diperiksa secara berkala, untuk memastikannya berfungsi.

2.3.3

Keamanan Gudang
Keamanan gudang meliputi kegiatan preventif atau pencegahan
terhadap pencurian dan kebakaran. Adapun hal-hal yang bisa dilakukan
untuk menjaga keamanan gudang antara lain :
a. Pencegahan pencurian
Untuk menghindari pencurian gudang dilengkapi dengan :
- Memastikan pintu gudang memiliki kunci bila perlu berlapis
dan menghindari pembuatan kunci ganda
- Pemasangan kamera remote control (CCTV)
- Sering melakukan pemeriksaan stok secara teratur

b. Pencegahan kebakaran
Untuk pencegahan kebakaran bisa dengan cara :
- Buat tempat penyimpanan khusus untuk bahan mudah terbakar

42

- Pemasangan alat pusat-pusat api pada tempat strategis di seluruh

gudang dengan jenis pemadam yang sesuai, papan instruksi bila
terjadi kebakaran dan alarm/detektor
- Penyediaan Alat Pemadam Api Ringan/APAR.

2.4.

Rumah Sakit
Berdasarkan Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah
Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan Kesehatan Paripurna
adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan
rehabilitatif. Sebagai Institusi publik rumah sakit memberikan pelayanan yang
ekstra efektif dan efisien.
Tugas rumah sakit sesuai Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No.983/Menkes/SK/XI/1992 tentang Pedoman Organisasi Rumah
Sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil
guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang
dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan
pencegahan serta melaksanakan rujukan.

2.4.1

Pelaksana Fungsi Penyimpanan Obat di Rumah Sakit

Pelaksanaan fungsi penyimpanan obat di rumah sakit menjadi
tanggung jawab bagian Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Sebagaimana
yang tercantum dalam UU Nomor 44 RI tahun 2009 tentang Rumah
Sakit bahwa instalasi farmasi adalah bagian dari Rumah Sakit yang

43

bertugas menyelenggarakan, mengelola, mengkoordinasikan, mengatur

dan mengawasi seluruh kegitan farmasi serta melaksanakan pembinaan
teknis kefarmasian di rumah sakit. Pengelolaan kegiatan farmasi yang
dilakukan mencangkup kegiatan pemilihan, perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan,
administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan (Keputusan
Menkes No.1197 tahun 2004 tentang standar pelayanan farmasi).
Kegiatan penyimpanan menjadi salah satu kegiatan pengelolaan
yang dilakukan oleh instalasi farmasi. Namun pada pelaksanaan
penyimpanan, biasanya terdapat unit dibawah instalasi farmasi yang
memiliki tugas untuk pelaksanaan penyimpanan. Unit tersebut biasa
disebut gudang farmasi atau gudang obat.

2.5.

Kerangka Teori
Bagan 2.2
Kerangka Teori

Penyimpanan Obat

Unsur dan Sarana

Penyimpanan Obat

Sistem Penyusunan
Penyimpanan Obat

Personil/SDM

Fix Location

Sarana

Fluid Location

Prosedur Pengaturan Tata Ruang

dan Penyusunan Obat

Peralatan/Fasilitas

Semi Fluid Location

Prosedur sistem penyimpanan

Dokumen

Prosedur Penyimpanan Obat

Prosedur Sarana Penyimpanan

Dokumen Penyimpanan

( Sumber : Dirjen Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010), Depkes RI (1996) )

44

BAB III
KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH

3.1

Kerangka Berpikir
Berdasarkan teori yang dijabarkan pada pembahasan sebelumnya,
penyimpanan perbekalan farmasi terutama obat-obatan menjadi hal yang sangat
penting untuk diperhatikan. Hal ini dikarenaka hampir 90% pelayanan kesehatan
di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia,
bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik) dan 50%
dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi
(Suciati dkk., 2006). Penyimpanan merupakan fungsi dalam managemen logistik
farmasi yang sangat menentukan kelancaran pendistribusian serta tingkat
keberhasilan dari manajemen logistik farmasi dalam mencapai tujuannya.
Tujuan penyimpanan obat menurut Warman (1997) antara lain untuk
mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik,
mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan, mencegah kehilangan,
mempermudah stock opname dan pengawasan dan mencegah bahaya
penyimpanan yang salah. Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam
menghindari kekosongan obat (out of stock). Jika terjadi kesalahan dalam
pengelolaan logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian yang
cukup besar bagi rumah sakit.
Dalam standar penilaian akreditasi rumah sakit yang dibuat oleh KARS
(Komite Akreditasi Rumah Sakit) pelayanan farmasi menjadi salah satu
persyaratan yang wajib dimiliki oleh rumah sakit. Dalam pelayanan farmasi
rumah sakit salah satu item yang dinilai adalah efisiensi penyimpanan obat yang

45

dimiliki rumah sakit. Sementara itu, penilaian efisiensi penyimpanan secara lebih
lanjut dijelaskan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan dalam
pedoman penyimpanan obat.
Penelitian ini menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 3 bagian
yaitu input, proses dan output. Dalam pendekatan sistem, setiap bagian menjadi
suatu rangkaian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya dan tidak dapat
dipisahkan. Input merupakan segala sesuatu yang harus disediakan yang
digunakan untuk berlangsungnya suatu kegiatan. Bila terdapat unsur input yang
Proses adalah setiap kegiatan yang dapat terjadi bila input tersedia atau kegiatan
mengolah input untuk mencapai tujuan. Sementara itu output adalah hasil akhir
dari proses pengolahan input yang sudah dilakukan (Winardi, 1999). Pendekatan
sistem ini juga dapat dilakukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja suatu
program atau penilaian terhadap suatu sistem.
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada pedoman penyimpanan yang
dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat tahun 2010, di dapatkan bahwa
input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat terdiri dari sumber
daya manusia, anggaran, prosedur, dokumen serta sarana dan prasarana.
Sementara itu, proses dalam penyimpanan obat terdiri dari penerimaan obat,
penyusunan tata letak dan penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat
serta pencatatan dan pelaporan. Hasil akhir yang diharapkan (output) adalah
tersimpannya obat di gudang farmasi secara efisien.
Bila terdapat bagian input yang tidak terpenuhi, maka dapat menghambat
kegiatan pada proses penyimpanan tersebut. Sehingga output yang diinginkan
tidak dapat tercapai dengan baik.

46

Bagan 3.1
Kerangka Berpikir

INPUT

PROSES

SDM

Penerimaan Obat

Anggaran

Penyusunan Obat

Prosedur

Pengeluaran Obat

Dokumen

Stock Opname

Sarana &
Prasarana

Pelaporan Dokumen

OUTPUT

Tersimpannya
obat di Gudang
Farmasi RS
Mulya

( Sumber : Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010)

47

3.2

Definisi Istilah
1. Variabel Input
Tabel 3.1
Definisi Istilah Variabel Input

Variabel
Input

Definisi Istilah

Cara
1. Observasi
2. Wawancara
mendalam
3. Telaah
Dokumen

SDM

Tenaga/personil di RS
Mulya yang terlibat
dalam
kegiatan
menyimpan obat.

Alat
1. Pedoman
1.
observasi
2. Pedoman
wawancara
3. Daftar tilik

Hasil Ukur
Informasi tentang :
Kesesuaian, yang meliputi:
- Kesesuaian jumlah
petugas gudang
- Kesesuaian pengetahuan
dan keterampilan
- Kesesuaian tugas yang
diberikan dengan
pendidikan dan
kemampuan petugas
gudang
SDM minimal menurut
Dirjen Bina Kefarmasian
dan Alat Kesehatan terdiri
dari :
1 orang Atasan Kepala
Gudang (minimal S1 atau
S1 Farmasi)
1 orang Kepala Gudang
(minimal lulus SMA/SMK
Farmasi)
1 orang Pengurus Barang
(minimal lulus SMA/SMK
Farmasi)
1 orang Staf Pelaksana
Barang (minimal lulus
SMA/SMK Far)
2. Kedisiplinan
Merupakan
ketaatan
menjalankan
tugasnya
sesuai deskripsi kerja,
datang dan pulang tepat
waktu serta bekerja sesuai
dengan
standar
operational prosedur yang

48

Variabel
Input

Definisi Istilah

Cara

Alat

Hasil Ukur
berlaku di unit gudang
farmasi RS Mulya

Anggaran

Prosedur

Dana
yang
disediakan oleh pihak
Wawancara
rumah sakit Mulya
Mendalam
untuk
menunjang
kegiatan
penyimpanan obat di
gudang
farmasi
rumah sakit.
Pedoman/instruksi
kerja
yang 1. Wawancara
digunakan
dalam
mendalam
pelaksanaan
2. Telaah
kegiatan
dokumen
penyimpanan obat di 3. Observasi
RS Mulya, seperti
SOP penyimpanan
obat di gudang
farmasi RS Mulya.
1. Wawancara
mendalam
2. Telaah
dokumen

Dokumen

Berkas-berkas yang
digunakan
untuk
membantu
proses
penyimpanan yang
dijadikan
sebagai
dokumen pencatatan
dan pelaporan.

Pedoman
Wawancara

Informasi tentang kesesuaian

penyediaan dana untuk
penyimpanan di RS Mulya
dengan ketetapan Dirjen Bina
Kefarmasian dan Alat
Kesehatan

1. Pedoman
wawancara
2. Daftar tilik
3. Pedoman
Observasi

Informasi tentang
kesesuaian prosedur
penyimpanan obat di RS
Mulya dengan ketetapan
Dirjen Bina Kefarmasian dan
Alat Kesehatan

1. Pedoman
wawancara
2. Daftar tilik

Informasi tentang kesesuaian

dokumen penyimpanan obat
yang tersedia di gudang
farmasi RS Mulya dengan
ketetapan Dirjen Bina
Kefarmasian dan Alat
Kesehatan, diantaranya :
- Buku harian penerimaan
obat
- Buku harian pengeluaran
obat
- Kartu induk persediaan
- Kartu persediaan obat
- Surat perintah
mengeluarkan barang
- Surat bukti pengeluaran
obat
- Berita acara pengeluaran
obat / laporan mutasi

49

Variabel
Input

Sarana
dan
Prasarana

Definisi Istilah

Cara

Ketersediaan
serta 1. Observasi
kondisi sarana dan 2. Wawancara
prasarana
mendalam
penyimpanan sesuai 3. Telaah
yang
dijabarkan
Dokumen
dalam
pedoman
penyimpanan
obat
yang dibuat oleh
Dirjend
Bina
Kefarmasian dan Alat
Kesehatan
yang
menunjang kegiatan
penyimpanan obat di
gudang RS Mulya.

Alat
1. Pedoman
observasi
2. Pedoman
Wawancara
3. Daftar Tilik

Hasil Ukur
Informasi mengenai
kesesuaian sarana &
prasarana penyimpanan obat
di RS Mulya dengan
ketetapan Dirjen Bina
Kefarmasian dan Alat
Kesehatan

50

2. Variabel Proses
Tabel 3.2
Definisi Istilah Variabel Proses
Variabel
Proses

Definisi Istilah

Cara
1. Observasi
2. Wawancara
mendalam
3. Telaah
Dokumen

Penerimaan
Obat

Kegiatan
menerima obat
dari supplier atau
distribusi obat
yang dilakukan
oleh petugas
gudang di
gudang farmasi
RS Mulya.

Penyusunan
Obat

Kegiatan
menyusun dan 1. Observasi
mengatur stok 2. Wawancara
obat di gudang
Mendalam
farmasi rumah
sakit Mulya
sesuai dengan
pedoman
penyimpanan
yang dibuat oleh
Dirjen Bina
Kefarmasian dan
Alat Kesehatan.

Alat
1. Pedoman
Observasi
2. Pedoman
Wawancara
3. Daftar Tilik

1. Pedoman
Observasi
2. Pedoman
Wawancara

Hasil Ukur
Informasi tentang
kesesuaian proses
penerimaan obat dari
supplier ke gudang farmasi
RS Mulya dengan ketetapan
Dirjen Bina Kefarmasian dan
Alat Kesehatan, terdiri dari :
- Memeriksa kesesuaian
(jenis, jumlah dan harga)
obat yang datang dengan
spesifikasi yang ada di
faktur dari supplier.
- Memeriksa kesesuaian
(jenis, jumlah dan harga)
obat yang datang dengan
spesifikasi yang ada di
surat pemesanan RS.
- Memeriksa tanggal
kadaluarsa obat
- Memeriksa kemasan obat
yang datang
- Membuat laporan
penerimaan
Informasi tentang
kesesuaian proses
penyusunan obat di RS
Mulya dengan ketetapan
Dirjen Bina Kefarmasian dan
Alat Kesehatan 2010

51

Variabel
Proses

Pengeluaran
Obat

Stock
Opname
Obat

Pencatatan
dan
Pelaporan

Definisi Istilah
Kegiatan
mengeluarkan
obat dari gudang
farmasi RS ke
unit-unit yang
ada di RS Mulya

Cara
1. Observasi
2. Wawancara
Mendalam
3. Telaah
Dokumen

Kegiatan
1. Observasi
memeriksa
2. Wawancara
kesesuaian stok
Mendalam
fisik obat-obat
3. Telaah
yang ada di
Dokumen
gudang farmasi
RS Mulya
dengan stok obatobatan yang
tertera pada data
komputer milik
petugas gudang
RS Mulya.
Kegiatan
mencatata dan
1. Observasi
melaporkan
2. Wawancara
informasi atau
mendalam
data-data terkait 3. Telaah
obat-obatan yang
Dokumen
ada di rumah
sakit Mulya
mulai dari obat
diterima,
disimpan hingga
didistribusikan
kepada bagian
yang
bertanggung
jawab terhadap
kegiatan
penyimpanan
obat di gudang
farmasi RS
Mulya.

Alat

Hasil Ukur

1. Pedoman
Observasi
2. Pedoman
wawancara
3. Daftar Tilik

Informasi tentang kesesuaian

proses pengeluaran obat
yang dilakukan oleh petugas
gudang farmasi RS Mulya
dengan ketetapan Dirjen
Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan 2010

1. Pedoman
Observasi
2. Pedoman
wawancara
3. Daftar tilik

Informasi tentang
Kesesuaian proses stok
opname obat dengan
ketetapan Dirjen Bina
Kefarmasian dan Alat
Kesehatan 2010

1. Pedoman
observasi
2. Pedoman
Wawancara
3. Daftar Tilik

Informasi tentang kesesuaian

proses pencatatan dan
pelaporan obat yang
dilakukan oleh petugas
gudang farmasi RS Mulya
dengan ketetapan Dirjen
Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan 2010

52

3. Variabel Output

Tabel 3.1
Definisi Istilah Variabel Output
Variabel
Output

Sistem
Penyimpanan
Obat
(Tersimpannya
obat di gudang
farmasi Rumah
Sakit Mulya)

Definisi Istilah

Obat-obatan
yang ada di
gudang
farmasi RS
Mulya dapat
memenuhi
seluruh kriteria
efisiensi
penyimpanan
yang
ditetapkan oleh
Dirjen Bina
Kefarmasian
dan Alat
Kesehatan.

Cara
1. Observasi
2. Wawancara
mendalam
3. Telaah
Dokumen

Hasil Ukur

Alat
1. Pedoman
Observasi
2. Pedoman
Wawancara
3. Daftar Tilik

Hasil penyimpanan sesuai

indikator efisiensi
penyimpanan obat yang
ditetepkan Depkes dan
Dirjen Bina Kefarmasian
dan Alat Kesehatan 2010,
terdiri dari :
-

Kesesuaian jumlah
stock obat (Pencatatan
dengan stock fisik)
TOR (Turn Over Ratio)
Obat kadaluarsa dan
rusak
Stok Mati/Death Stock
Kesesuaian pengeluaran
obat (FIFO/FEFO)

BAB IV
METODOLOGI PENELITIAN

4.1

Desain Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan
desain deskriptif. Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2000),
penelitian kualitatif merupakan posedur penelitian yang menghasilkan data
deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku
yang diamati. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan
kualitatif tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang lebih
mendalam tentang sistem penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit
Mulya Tangerang. Pengamatan yang dilakukan pada penelitian ini
merupakan pengamatan langsung pada sistem yang sedang berjalan disertai
wawancara mendalam dengan informan yang terlibat dalam pelaksanaan
penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya.

4.2

Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
Tangerang yang terletak di jalan KH. Hasyim Ashari No. 18 Sudimara,
Pinang Kota Tangerang. Penelitian dilaksanakan pada bulan April hingga
Mei 2014.

53

54

4.3

Informan Penelitian
Informan dalam penelitian ini ditetapkan dengan menggunakan
metode purposive sampling, dimana informan penelitian secara langsung
ditentukan oleh peneliti sesuai dengan kriteria pemilihan informan, yaitu :
a. Kesesuaian (appropriatness)
Informan dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki berkaitan
dengan sistem penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang.
b. Kecukupan (adequacy)
Hingga peneliti mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan
lengkap dan jelas.

Informasi yang terkait dengan pelaksanaan penyimpanan obat di

gudang farmasi RS Mulya diperoleh melalui beberapa informan yaitu :
1. Informan Kunci
Informan kunci dalam penelitian ini yaitu Petugas gudang farmasi
RS Mulya yang merupakan pelaksana harian dari kegiatan
penyimpanan di gudang farmasi RS Mulya.
2. Informan Pendukung
Informan pendukung pada penelitian ini terdiri dari :
a. Kepala Instalasi Farmasi
b. Petugas bagian keuangan RS Mulya

55

4.4

Instrumen Penelitian
Pada penelitian ini peneliti yang melakukan wawancara secara
langsung kepada informan, selain itu peneliti juga melakukan observasi
langsung pada kegiatan penyimpanan obat dan telaah dokumen. Instrumen
yang digunakan pada penelitian ini antara lain pedoman wawancara,
pedoman telaah dokumen, lembar observasi, alat tulis, laptop, kamera dan
alat perekam. Pedoman wawancara, lembar observasi dan telaah dokumen
mengacu kepada pedoman pengelolaan perbekalan farmasi dan alat
kesehatan yang disusun oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan
tahun 2010 dan beberapa referensi terkait manajemen farmasi dan logistik
obat di rumah sakit.

4.5

Sumber Data
a. Data Primer
Data primer diperoleh dari observasi langsung terhadap kegiatan
penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang, serta wawancara mendalam
dengan para pelaksana kegiatan yang terkait penyimpanan obat dengan
menggunakan pedoman wawancara mendalam dan lembar observasi
(check list). Selain itu, data primer juga didapat melalui telaah dokumen
dengan menggunakan pedoman telaah dokumen yang berhubungan
dengan kegiatan penyimpanan obat di Rumah Sakit Mulya Tangerang.
Adapun dokumen yang dimaksud tersebut antara lain :
- Formularium Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Edisi 2

56

- Dokumen Instruksi Kerja atau SOP Instalasi Farmasi

- Kartu Stock Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
- Kartu Induk Persediaan Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
- Buku Harian Penerimaan Obat
- Buku Harian Pengeluaran Obat/Buku Defecta
- Surat Bukti Barang Keluar/Laporan Mutasi
- Dokumen Stock Opname

b. Data Sekunder
Data sekunder pada penelitian ini diperoleh dari dokumen-dokumen
yang berkaitan dengan topik penelitian seperti alur penerimaan,
penyimpanan dan pengeluaran obat, standar operational prosedur (SOP),
daftar inventaris dan sarana di gudang farmasi serta data sekunder
lainnya

yang

berhubungan

dengan

pelaksanaan

manajemen

penyimpanan logistik farmasi di RS Mulya Tangerang. Adapun data

skunder lain yang diperlukan antara lain :
- Profil Rumah Sakit Mulya Tahun 2012
- Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Tahun 2012

4.6

Pengumpulan Data
Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan melalui beberapa cara
diantaraya :
a. Wawancara mendalam (indepth interview)
Wawancara dilakukan kepada Kepala Instalasi Farmasi, Petugas
Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang untuk
memperoleh data primer mengenai sistem penyimpanan obat di Gudang

57

Farmasi RS Mulya Tangerang dengan menggunakan pedoman

wawancara.
b. Observasi
Dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat yang dilakukan
di Gudang Farmasi RS Mulya Tangerang. Observasi terhadap input
yaitu berupa pengamatan terhadap kecukupan jumlah petugas pelaksana
penyimpanan di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan kesesuaian
tugas yang dilaksanakan sehari-hari dengan yang tertera pada dokumen
instruksi kerja, disiplin petugas (apakah petugas mengerjakan
pekerjaannya sesuai dengan SOP yang berlaku serta jam datang dan jam
pulang petugas), ketersediaan formulir/dokumen pencatatan dan
pelaporan, ketersediaan prosedur penyimpanan obat, serta pengamatan
terhadap ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang proses
penyimpanan obat. Observasi terhadap proses penyimpanan obat yaitu
berupa pengamatan terhadap penerimaan obat, penyusunan/pengaturan
obat di gudang obat, kegiatan pengeluaran obat, stock opname, serta
pencatatan dan pelaporan.
c. Telaah dokumen
Dilakukan terhadap pedoman atau prosedur penyimpanan obat atau
SOP pengelolaan obat di gudang farmasi RS Mulya untuk mengetahui
kesesuaian pelaksanaan penyimpanan di gudang farmasi. Buku
penerimaan obat, buku pengeluaran obat, laporan stock opname dan
surat bukti barang keluar/surat mutasi barang.

58

4.7

Triangulasi Data
Triangulasi data yang dilakukan pada penelitian ini terdiri dari :
A. Triangulasi Sumber
Melakukan pemeriksaan terhadap beberapa hasil wawancara mendalam
dengan beberapa informan yang berbeda yaitu Kepala Instalasi Farmasi,
Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang
terkait topik penelitian yang diangkat yaitu sistem penyimpanan obat.
Pemeriksaan dilakukan dengan mencocokkan antara informasi yang
didapat dari satu informan kepada informan yang lainnya.
B. Triangulasi Metode
Pada penelitian ini, metode yang digunakan selain wawancara
mendalam, juga dilakukan dengan metode observasi dan telaah
dokumen. Observasi dan telaah dokumen dilakukan untuk mendukung
hasil wawancara yang dibandingkan dengan struktur organisasi, uraian
tugas dan Standard Operational Procedure (SOP).

Dengan dilakukannya triangulasi data pada penelitian ini diharapkan

peneliti dapat melakukan analisis secara tepat, akurat dan terpercaya.
Sehingga didapatkan analisis data yang tepat, akurat dan terpercaya.
Adapun tabel triangulasi data pada penelitian ini dapat dilihat pada tabel 4.1.

59

Tabel 4.1
Triangulasi Data
Triangulasi Data
Triangulasi Sumber
Variabel Penelitian

Kepala

Petugas

Instalasi

Gudang

Farmasi

Farmasi

Sumber Daya Manusia

Anggaran

Triangulasi Metode

Petugas

Wawancara

Keuangan

Mendalam

Dokumen

Prosedur

Sarana dan Prasarana

Penerimaan Obat

Penyusunan Obat

Pengeluaran Obat

Stock Opname

Pelaporan

Sistem Penyimpanan Obat

4.8

Observasi

Pengolahan Data
Pada penelitian ini variabel penelitian dikelompokkan menjadi 3
yaitu variabel input (SDM, anggaran, dokumen, prosedur dan

sarana

prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran

obat, stock opname dan pelaporan) dan variabel output (obat tersimpan di
gudang farmai Rumah Sakit Mulya secara efektif).
Data-data yang didapat dari hasil observasi, wawancara dan telaah
dokumen

kemudian

diolah

dengan

cara

membandingkan

dan

menyesuaikannya dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina

Telaah
Dokumen

60

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Kemudian hasilnya akan

dibuat kedalam bentuk uraian singkat dan tabel, dan dilakukan analisis data.

4.9

Analisis Data
Analisis data yang dilakukan pada penelitian ini menggunakan
pendekatan analisis kualitatif seperti yang diungkapkan oleh oleh Milles and
Huberman dalam Tjetjep (1992) terdiri dari :
1) Reduksi Data
Data-data pada variabel input (data SDM, anggaran, prosedur, dokumen
serta sarana dan prasarana), variabel proses (penerimaan obat,
penyusunan obat, pngeluaran obat, stock opname serta pencatatan dan
pelaporan) dan variabel output kemudian dipilih sesuai dengan
kebutuhan penelitian. Data-data yang tidak penting dan tidak berkaitan
dengan kebutuhan penelitian kemudian dihilangkan dan tidak dilakukan
analisis lebih lanjut. Sementara data-data yang penting kemudian diolah
dan dianalisis lebih lanjut.
2) Penyajian Data
Data-data pada variabel input ( SDM, anggaran, prosedur, dokumen serta
sarana dan prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan
obat, pengeluaran obat, stock opname serta pencatatan dan pelaporan)
dan variabel output yang sudah direduksi kemudian dibuat dalam bentuk
uraian singkat.

61

3) Analisis Data
Analisis data pada penelitian ini menggunakan domain analysis. Dengan
teknik analisis ini peneliti mendeskripsikan berbagai unsur pada variabel
penyimpanan (mulai dari input, proses hingga output) secara umum
kemudian memaknai hasil penelitian yang didapat. Pemaknaan hasil
penelitian didasari pada kesesuaiannya dengan pedoman yang dibuat
oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tentang penyimpanan
obat tahun 2010.
4) Penarikan Kesimpulan
Kesimpulan dalam penelitian ini didapatkan setelah peneliti melakukan
analisis data. Yaitu dengan mengaitkan antara hasil yang didapat dari
penelitian yang dilakukan peneliti dengan teori atau pedoman yang
dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan.

4.10 Penyajian Data

Hasil analisa data disajikan dalam bentuk kutipan wawancara, tabel
hasil observasi dan dalam bentuk narasi tentang sistem penyimpanan obat di
gudang farmasi RS Mulya. Hasil analisis input (SDM, anggaran, prosedur,
sarana & prasaran), proses (penerimaan, penyusunan, pengeluaran, stock
opname dan pelaporan) hingga output digabungkan untuk menggambarkan
sistem penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang.

BAB V
HASIL PENELITIAN
5.1

Gambaran Rumah Sakit Mulya

Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta tipe C
yang ada di wilayah Kota Tangerang. Rumah Sakit Mulya beralamat di Jl. KH.
Hasyim Ashari No. 18 Sudimara, Pinang Kota Tangerang. Sebelumnya RS
Mulya berstatus sebagai Rumah Bersalin yang beroperasi sejak 2 Juli 1997
kemudian berdasarkan SK Kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang No.
455.1483.DINKES.07.RSU.03.VII tanggal 30 Mei 2005 rumah sakit ini
berubah menjadi Rumah Sakit Mulya (Rumah Sakit Umum). Dengan motto
We Care (Cepat, Andal, Ramah, Empati) Rumah Sakit Mulya berkomitmen
untuk memberikan pelayanan kesehatan yang baik dan berkualitas dengan
harga yang relatif terjangkau oleh masyarakat.

5.1.1

Visi Misi Rumah Sakit Mulya

Visi Rumah Sakit Mulya
Menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang dikenal
selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan
Empati).

Misi Rumah Sakit Mulya

a) Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan aman
dengan berlandaskan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah
dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien dan keluarganya.
62

63

b) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui pendidikan

dan pelatihan.
c) Mengelola Rumah Sakit Mulya dengan manajemen profesional yang
inovatif, efektif dan efisien.
d) Menjadikan Rumah Sakit Mulya sebagai tempat kerja pilihan bagi
karyawan dan tenaga medis.
e) Membangun budaya kerja dan lingkungan kerja yang sehat dan
harmonis.

5.1.2

Prinsip Dasar Rumah Sakit Mulya

a. CARE
Seluruh elemen RS Mulya mengutamakan Cepat-Andal-RamahEmpati dalam memberikan pelayanan serta dalam kehidupan
berorganisasi terhadap seluruh pihak yang berkepentingan.
b. Communication
Seluruh elemen RS Mulya membangun pola komunikasi dan
information sharing yang efektif dan jelas di semua tingkat jabatan
dan selalu terbuka untuk ide, saran dan feedback untuk perbaikan
dan inovasi.
c. Commitment
Seluruh elemen RS Mulya memahami dan memiliki visi, misi yang
sama dan berkomitmen memberikan yang terbaik bagi RS Mulya,
pasien, masyarakat sekitar, mitra usaha, pemerintah dan pihak-pihak
berkepentingan lainnya.

64

d. Collaboration
Seluruh elemen RS Mulya harus menjunjung semangat kebersamaan
dan kerjasama berdasarkan rasa saling percaya dan saling
menghargai untuk mencapai tujuan bersama.
e. Competence
Seluruh elemen RS Mulya memiliki kompetensi di bidangnya
masing-masing dan akan selalu berusaha mempertahankan dan
meningkatkan kualitas kerja dan kemampuannya dengan senantiasa
belajar, berbagi ilmu, mengadopsi inovasi dan perubahan.

5.1.3

Pelayanan Rumah Sakit Mulya

Pelayanan yang terdapat di Rumah Sakit Mulya terdiri dari :
1. Rawat Jalan
- UGD

- Poli Bedah Orthopedi

- Poli Anak

- Poli Kulit dan Kelamin

- Poli Penyakit Dalam

- Poli Paru

- Poli Kebidanan Kandungan

- Poli Syaraf

- Poli Bedah Umum

- Poli Gigi dan Mulut

- Poli THT

2. Rawat Inap
- Perawatan Umum
- Maternitas

3. Rawat Inap Khusus

- Perinatologi
- Kamar Operasi
- ICU

65

4. Penunjang Medik
- Farmasi
- Radiologi
- Laboratorium
- Fisioterapi

5.2

Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya

Penyimpanan obat yang dilakukan di rumah sakit Mulya dilakukan oleh
unit gudang farmasi rumah sakit Mulya. Pelaksanaan kegiatan penyimpanan
yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas
gudang farmasi rumah sakit Mulya. Gudang farmasi rumah sakit Mulya berada
di bawah tanggung jawab Apoteker Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya.
Meskipun berapa dibawah tanggung jawab Apoteker, namun letak gudang
farmasi rumah sakit Mulya terpisah dengan Apotek rumah sakit Mulya. Adapun
letak gudang farmasi dalam struktur organisasi rumah sakit Mulya adalah
sebagai berikut.
Bagan 5.1
Letak Gudang Farmasi dalam Struktur Rumah Sakit Mulya

Unit Instalasi Farmasi

Gudang Farmasi

Apotik

(Sumber : Profil RS Mulya Tahun 2012)

66

Gudang farmasi RS Mulya bersama apotek RS Mulya berada dibawah

unit instalasi farmasi RS Mulya. oleh karena itu, gudang farmasi RS Mulya
masih merupakan tanggung jawab dari Kepala Instalasi RS Mulya. Kegiatan
manajemen logistik barang farmasi di Rumah Sakit Mulya dilakukan oleh unit
Instalasi Farmasi dan Gudang Farmasi. Dalam pelaksanaannya unit instalasi
farmasi dan gudang farmasi juga berkoordinasi dengan unit keuangan.
Barang-barang farmasi yang ada di rumah sakit Mulya terdiri dari obat,
peralatan laboratorium dan alat-alat kesehatan. Obat-obatan dan alat kesehatan
yang terdapat disana digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :
a. Kelompok Fast Moving
Kelompok fast moving adalah kelompok obat-obatan dan alat kesehatan
yang penggunaannya sering atau perputarannya cepat. Sehingga selalu
disediakan dalam jumlah yang lebih banyak dan pemesanannya sering
dilakukan.
b. Kelompok Slow Moving
Kelompok slow moving adalah kelompok obat-obatan dan alat kesehatan
yang penggunaannya jarang atau perputarannya lambat. Sehingga
persediaan akan obat-obatan ini tidak terlalu banyak dan pemesanannya pun
dilakukan berkala.
c. Kelompok Barang Habis Pakai (BHP)
Kelompok barang habis pakai (BHP) adalah kelompok barang yang
termasuk dalam obat/alat kesehatan yang sering digunakan oleh unit-unit
yang ada di rumah sakit yang tidak dapat digunakan berulang dan
digunakan setiap saat. Seperti betadin, alkohol, handscoon, masker, Gel
USG, kapas dan kassa.

67

Gudang Farmasi merupakan salah satu unit yang terdapat di Rumah

Sakit Mulya. Bentuk gudang farmasi rumah sakit Mulya merupakan bentuk
gudang tertutup yang terdiri dari satu ruangan yang memiliki atap dan dinding.
Gudang farmasi Rumah Sakit Mulya berfungsi sebagai tempat penyimpanan
sementara obat-obatan dan alat kesehatan sebelum didistribusikan ke unit-unit
lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. oleh karena itu, gudang
farmasi rumah sakit Mulya disebut sebagai gudang transit, karena penyimpanan
yang dilakukan digudang tersebut bersifat sementara.

5.3

Input Penyimpanan Obat

Input dari sistem penyimpanan obat terdiri dari sumber daya manusia,
anggaran, prosedur penyimpanan obat, dokumen penyimpanan obat dan sarana
dan prasarana penyimpanan obat.

5.3.1

Sumber Daya Manusia / Personil

Sumber daya manusia merupakan salah satu input terpenting
dalam suatu manajemen. Kelancaran penyimpanan obat digudang
farmasi akan dapat berjalan dengan lancar apabila didukung dengan
sumber daya manusia yang memiliki kualitas dan kapasitas yang
memadai. Sumber daya manusia yang terdapat di gudang farmasi rumah
sakit Mulya hanya berjumlah satu orang yang biasa disebut sebagai
petugas gudang farmasi. Adapun penanggung jawab gudang farmasi di
rumah sakit Mulya dipegang oleh Apoteker yang juga merupakan
kepala instalasi di rumah sakit Mulya.

68

Tabel 5.1
Sumber Daya Manusia di Gudang Farmasi RS Mulya
Kode

SDM Gudang Farmasi

Pendidikan

GF-1

Kepala Instalasi Farmasi

Apoteker

GF-2

Petugas Gudang Farmasi

GF-3

Petugas Bagian Keuangan

Informan

SMF
(Sekolah Menengah Farmasi)
Sarjana Ekonomi (SE)

( Sumber : Observasi dan Wawancara Peneliti )

Berdasarkan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Direktur

RS Mulya No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/2012 tentang standar
operasional prosedur pelayanan unit farmasi, seorang Kepala Instalasi
selain bertanggung jawab terhadap pelayanan di Instalasi Farmasi RS
Mulya juga bertanggung jawab dalam kegiatan pelaksanaan di gudang
farmasi, adapaun tugas seorang Kepala Instalasi Farmasi yaitu membuat
usulan perencanaan kebutuhan obat dan alat kesehatan, melaksanakan
penyediaan obat berdasarkan ketentuan, mengajukan permintaan
pembelian, memeriksa kebenaran laporan pemasukan, pendistribusian
dan pemakaian obat dan alat kesehatan di setiap unit terkait,
mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi kebutuhan obat dan alkes
serta bertanggung jawab untuk memastikan kesesuaian rencana dan
kebutuhan obat di Instalasi Farmasi.
Sementara itu petugas bagian keuangan hanya bertanggung
jawab melakukan stock opname gudang farmasi secara berkala.
Sedangkan petugas gudang farmasi berdasarkan standar prosedur

69

operasional yang berlaku di RS Mulya memiliki tugas dan wewenang

antara lain sebagai berikut :
a. Menerima barang yang datang dari supplier dan menata barang di
gudang farmasi
b. Menghitung jumlah persediaan stock barang farmasi di gudang
c. Menginput data obat yang ada di gudang
d. Melakukan mutasi barang farmasi ke unit instalasi farmasi
e. Membuat laporan mutasi barang
f. Melakukan pengecekan terhadap obat kadaluarsa
g. Membuat laporannya serta membuat arsip faktur penerimaan obat.

Hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh peneliti

menunjukkan bahwa dengan jumlah SDM gudang farmasi RS Mulya
yang ada saat ini belum dapat mencukupi untuk pelaksanaan kegiatan
penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. Ini terlihat dari kurang
idealnya jam kerja petugas gudang yang bekerja hanya 1 shift kerja dan
hampir 11 jam setiap harinya. Ditambah lagi saat petugas gudang
sedang libur, tidak ada petugas lain yang menggantikan tugasnya
digudang farmasi. Sehingga jika ada permintaan obat atau obat yang
datang tidak ada yang bertanggung jawab atas obat tersebut. Penjelasan
ini sesuai dengan pernyataan di bawah ini :

Kalo dari segi jumlah emang yang sekarang masih kurang ya, kan
idealnya mereka 2 shift yang digudang itu pagi sama sore. (GF-2)

70

Petugas gudang farmasi RS Mulya bekerja hari Senin hingga

Jumat mulai pukul 09.00 hingga pukul 18.00. Namun jadwal kerja
tersebut tidak mutlak dan bisa berubah sesuai dengan kebutuhan
pelayanan gudang atau sesuai dengan kebutuhan petugas gudang. Hal
ini dikarenakan petugas gudang farmasi yang saat ini sedang
melanjutkan kuliahnya, sehingga jam kerjanya disesuaikan dengan
waktu kuliah petugas. Jam kerja ini dinilai masih kurang ideal karena
menurut informan idealnya jam kerja petugas gudang dibagi menjadi 2
shift, yaitu shift pagi (07.00-14.00) dan shift siang (14.00-08.00).
Sebagaimana yang diungkapkan informan sebagai berikut.

Karena harusnya 2 shift dijadiin satu shift ya jadi sebenernya jam

kerjanya juga kurang idel ya dari jam 9 sampai jam 6 tapikan kita
menyesuaikan sama kebutuhan pelayanannya jadi dia dimasukan dijam
middle. (GF-2)

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti, petugas

gudang sering keluar ruangan dan menunda pekerjaannya di gudang. Ini
biasanya terjadi saat petugas mendapatkan panggilan tugas tambahan
dari unit apotek untuk membantu pelayanan di unit tersebut, atau
biasanya karena petugas merasa lelah sehingga malas melanjutkan
pekerjaan tambahan yang terlalu banyak diberikan padanya. Petugas
gudang farmasi memang sering diberikan tugas tambahan oleh Kepala
Instalasi Farmasi untuk membantu tugasnya atau membantu tugas
pelayanan farmasi di Instalasi Farmasi, sebagaimana pernyataan berikut.

71

..memang kebutuhannya dan memang belum ada personil yang betulbetul bisa bekerja untuk tidak double job.. (GF-2)

Akibatnya, tugas-tugas di gudang farmasi yang seharusnya bisa

diselesaikan dengan segera menjadi tertunda. Misalnya penerimaan obat
dan penyusunan barang ke lemari penyimpanan. Selain tugas petugas
gudang yang tidak dapat selesai dengan segera, tugas tambahan yang
diberikan kepada petugas gudang farmasi juga tidak terselesaikan secara
tepat waktu.
Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan petugas
gudang dalam melaksanakan tugas penyimpanan obat juga sudah cukup
sesuai meskipun terkadang masih perlu dibantu oleh kepala instalasi
farmasi dalam melaksanakan penyimpanan obat. Ini sesuai dengan
pernyataan berikut.

Emm udah standart sih sebenernya karena dia lulusan farmasi jadi
pengetahuan sama keterampilannya lumayan tapi ya gitu tetep aja
masih belajar sambil berjalannya pekerjaan (GF-2)

Meskipun SDM yang ada saat ini sudah dianggap memiliki

pengetahuan dan keterampilan yang cukup baik dalam menunjang
pekerjaannya yaitu dalam hal penyimpanan obat, namun kedua
informan masih merasa perlu diadakan pelatihan untuk meningkatkan
kemampuan dan keterampilan petugas. Seperti pelatihan mengenai alur
penyimpanan obat di gudang dan cara pencegahan obat kadaluarsa di
gudang farmasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut.

72

Iya harusnya sih iya, soalnya belum pernah juga diadain pelatihan
kaya gitu. kaya pelatihan tentang alur digudang gitu kali ya,
harusnya gimana dan seperti apa. Terus tentang job deskripsinya tu kan
kalo aku yah sekarang masih simpang siur juga gitu kan (GF-1)

Ya saya sih maunya juga gitu ya, diadakan pelatihan. tentang sistem
penyimpanan itu yang paling dibutuhin banget. Sama terus kalo
digudang tuh pengecekan expired gitu ya sama cara penyimpanan obat
yang baik itu seperti apa. Kalo ada cara itu lebih bagus ya perlu untuk
diterangin (GF-2).

Berdasarkan penjabaran diatas diketahui bahwa jumlah SDM

gudang farmasi yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya saat
ini jika dibandingkan dengan pedoman pengelolaan gudang farmasi
yang dibuat oleh Departemen Kesehatan (1996) jumlahnya masih belum
sesuai dengan ketentuan. Hal ini dikarenakan menurut pedoman
penyimpanan Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010
SDM yang harus tersedia di gudang farmasi rumah sakit minimal terdiri
dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu
orang pengurus barang dan satu orang pelaksana. Hal ini juga dirasakan
oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya
manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan
penyimpanan di gudang farmasi.
Kedisiplinan petugas gudang dalam melaksanakan tugasnya juga
masih belum sesuai dengan ketentuan dalam pedoman penyimpanan
obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan
tahun 2010, karena petugas gudang masih belum melaksanakan

73

tugasnya sesuai dengan SOP yang berlaku. Sementara itu, dalam

pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan disebutkan bahwa petugas gudang harus melaksanakan setiap
kegiatan penyimpanan sesuai dengan SOP yang berlaku. Namun
demikian, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki petugas gudang
sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam pedoman
penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan
tahun 2010, karena latar belakang pendidikan yang dimiliki petugas
gudang farmasi adalah SMF atau sekolah menengah farmasi.

5.3.2

Anggaran
Anggaran merupakan salah satu input yang perlu disediakan
dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi. Namun,
berdasarkan hasil wawancara dengan informan diketahui bahwa belum
ada penganggaran khusus untuk kegiatan penyimpanan obat dan
penganggaran dianggap masih belum dibutuhkan untuk saat ini. Oleh
karena itu, informasi mengenai ketersediaan anggaran yang berkaitan
dengan penyimpanan pun hanya bisa didapat oleh peneliti melalui
wawancara. Hal ini dikarenakan tidak tersedianya dokumen terkait
anggaran penyimpanan obat di gudang farmasi. Hal ini didukung
dengan pernyataan informan sebagai berikut.

Anggaran sih ngga ya, kita ngga kasih itu anggaran rutin tiap bulan
atau pertahunnya ya karena memang menurut kami belum perlu itu
buat diberikan anggaran jadi tidak ada sejauh ini. (GF-3)

74

Ini juga terlihat dari adanya noda di dinding akibat aliran air AC
yang bocor, dan adanya genangan air yang dibiarkan di atas lemari
penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu untuk keperluan ATK dan
buku-buku pencatatan petugas gudang hanya tinggal mengajukan
permintaan kepada bagian logistik umum dan di bagian logistik umum
sudah

tersedia

sehingga

penganggarannya

masuk

kedalam

penganggaran bagian umum bukan ke anggaran penyimpanan.

Sebagaimana pernyataan informan berikut.

ya tinggal minta saja ke bagian logistik umum, semua sudah tersdia

di sana jadi itu masuk ke anggaran logistik umum tidak ke anggaran
gudang farmasi (GF-3)

Dari

pernyataan

tersebut

diketahui

bahwa

anggaran

penyimpananan obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum sesuai

dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut dijelaskan bahwa
dalam kegiatan penyimpanan unsur anggaran menjadi penting untuk
disediakan minimal anggaran pemeliharaan dan perbaikan sarana atau
prasarana, tujuannya adalah agar sarana dan prasarana yang ada di
gudang farmasi menjadi lebih tahan lama.

5.3.3

Prosedur Penyimpanan Obat

Hasil observasi dan telaah dokumen yang dilakukan oleh
peneliti menunjukkan bahwa sudah terdapat prosedur penyimpanan obat

75

di gudang farmasi RS Mulya. Prosedur penyimpanan tersebut sudah di

dokumentasikan dalam bentuk buku standar prosedur operasional
pelayanan instalasi farmasi RS Mulya yang sudah disahkan berdasarkan
Surat

Keputusan

yang dikeluarkan oleh

Direktur RS

Mulya

No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/2012 tentang standar operasional

prosedur pelayanan unit farmasi RS Mulya. Standar operasional
prosedur tersebut juga sudah disosialisasikan kepada petugas gudang
dan selurug SDM di instalasi farmasi. Sebagaimana pernyataan
informan sebagai berikut.

Kalau prosedur kita sudah buat bukunya itu buku standar prosedur
operasional ya ada bukunya juga sih ya, udah ada mulai penerimaan
sama penyimpanannya gitu. ...sosialisasi prosedur kita ada rapat setiap
bulannya nah disitu kita sosialisasiin ke semua petugas farmasi
termasuk petugas gudang. (GF-2)

Standar operasional prosedur penyimpanan obat di rumah sakit

Mulya dibuat oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya kemudian atas
persetujuan Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya dan Direktur RS Mulya.
Prosedur penyimpanan obat dibagi kedalam empat bagian, antara lain :
a. Prosedur penerimaan perbekalan farmasi
b. Prosedur pendistribusian/pengeluaran obat-obatan gudang farmasi
c. Prosedur penyimpanan dan pengaturan obat-obatan di gudang
farmasi
d. Prosedur pelaksanaan stock opname gudang farmasi

76

Dari hasil observasi pada pelaksanaan standar operasional

prosedur yang berlaku diketahui bahwa masih terdapat beberapa point
yang belum dilaksanakan secara maksimal oleh petugas gudang farmasi,
hal ini dikarenakan petugas gudang tidak mengingat semua poin yang
terdapat

didalam

stadar

operasional

prosedur.

Meskipun

pendokumentasian dan sosialisasi terhadap standar operasional prosedur

ini sudah pernah dilakukan sebelumnya. dan SOP yang dibuat sudah
sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend
Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Ini juga didukung oleh
pernyataan informan sebagai berikut.

Udah mulai aku lakuin sih tapi yang aku inget aja hahaha (GF-1)

Namun, sejauh ini Kepala Instalasi Farmasi hanya mengetahui

bahwa semua kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang sudah
sesuai dengan SOP yang ada. Padahal kenyataannya petugas tidak
menghafal semua poin dalam SOP.

Kalau sejauh ini dan setau saya sih ya sudah sesuai dengan prosedur
yang ditetapkan itu yah pelaksanaan penyimpanannya tapi kendalanya
itu karena dianya (petugas gudang) hanya sendiri jadi kadang ada aja
yang ga dilakuin sesuai SPO karena dia juga ribet ya harus handle
kerjaan sendiri. (GF-2)

5.3.4

Dokumen Penyimpanan Obat

Dokumen penyimpanan obat merupakan salah satu hal yang
mejadi penting untuk pelaksanaan penyimpanan digudang farmasi.

77

Karena dengan adanya dokumen dapat membantu petugas dalam

meminimalisir kesalahan dan kehilangan. Adapun dokumen yang
terdapat di gudang farmasi RS Mulya berdasarkan hasil observasi,
wawancara dan telaah dokumen antara lain sebagai berikut.

1. Buku harian penerimaan obat

Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh manajemen
rumah sakit Mulya. buku harian penerimaan obat merupakan
dokumen berbetuk buku yang dibuat tabel-tabel didalamnya. Tabeltabel tersebut terdiri dari dari kolom hari dan tanggal, kolom nama
distributor, kolom no. faktur dan kolom total harga fartur. Namun
pada pelaksanaannya buku ini hampir tidak pernah diisi oleh
petugas gudang. Hal ini dikarenakan petugas merasa kesulitan dan
tidak memiliki cukup waktu jika harus mencatat di buku harian
penerimaan obat, karena selain itu petugas gudang juga harus
membuat laporan pembelian obat setiap harinya.
Laporan pembelian obat merupakan kumpulan hasil print out
data obat yang masuk dan faktur pembelian obat pada hari tersebut.
Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketahui bahwa
dokumen ini dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya.
Kemudian dilaporkan kepada kepala Instalasi Farmasi RS Mulya
setiap harinya untuk mengetahui jumlah pembelian dan barang yang
datang setiap harinya. Laporan pembelian berisi :
a. Tanggal obat di pesan
b. Tanggal obat datang

78

c. Penerima obat
d. Nama distributor obat
e. Nama obat
f. Jumlah obat
g. Harga satuan obat
h. Total harga obat (per-jenis)
i. Total keseluruhan harga obat

Menurut petugas gudang laporan pembelian ini sudah dapat

mewakili semua poin yang dicatat dalam buku penerimaan obat.
Meskipun manajemen rumah sakit menginginkan tetap adanya buku
penerimaan obat untuk arsip gudang, karena laporan pembelian akan
dilaporkan ke bagian keuangan. Ini didukung dengan pernyataan
informan berikut.

aku ngga pernah ngisi buku penerimaan obat soalnya kan isinya
hampir sama kaya laporan pembelian obat yang tiap hari aku bikin,
..ngga sempet kalo bikin dua-duanya (GF-1)
kalo manajemen maunya buku penerimaan itu tetep kita isi ya
buat arsip gudang, karena laporan ini kan nantinya dikasih ke
keuangan jadi gudang ngga megang (GF-2)

2. Buku harian pengeluaran atau biasa disebut sebagai buku defecta

Buku harian pengeluaran obat di gudang farmasi RS Mulya
disamakan dengan buku defecta atau buku permintaan. Buku
pengeluaran obat pertama akan diisi oleh masing-masing unit yang

79

akan melakukan permintaan obat. Di buku ini setiap unit yang akan
melakukan permintaan obat harus mengisi nama obat yang
diperlukan, jumlah obat yang dibutuhkan dan dari unit mana serta
melampirkan SP atau surat permintaan unit.
Setelah itu petugas gudang akan menuliskan jumlah obat yang
akan dikeluarkan ke unit setelah memeriksa persediaan di gudang
farmasi. Terkadang jumlah obat yang diminta tidak sesuai dengan
jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan oleh unit gudang farmasi.
Ini dikarenakan petugas gudang menyesuaikan dengan jumlah
persediaan yang ada di gudang farmasi RS Mulya. Ini sebagaimana
pernyataan informan berikut.

kadang obat yang dikeluarin ngga sesuai sama yang diminta. Bisa
lebih banyak atau malah kurang, liat persediaannya dulu kan harus
diimbangin. Tapi tetep ditulis berapa yang dikeluarin kalo ngga
sama (GF-1)

3. Kartu induk persediaan

Kartu induk persediaan yang terdapat di gudang farmasi RS
Mulya hanya terdapat pada sistem komputer. Berdasarkan hasil
observasi dan telaah dokumen diketaui bahwa kartu induk
persediaan obat akan terisi secara otomatis saat petugas melakukan
input pada data penerimaan obat. kartu induk persediaan ini akan
diperikasa dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi setiap
satu minggu sekali dan pada saat akan dilaksanakannya stock
opname gudang farmasi. sebagaimana pernyataan informan berikut.

80

ini kartu induk persediaan adanya di sistem aja sih paling dan
langsung connect ke komputer bu vera jadi bisa langsung dicek
(GF-1)

4. Kartu stok obat

Kartu stok obat untuk obat-obatan yang ada di gudang farmasi
RS Mulya sudah disediakan oleh pihak RS Mulya. Namun,
berdasarkan hasil wawancara dan observasi kartu stok tersebut tidak
pernah diisi oleh petugas gudang. Kartu stok gudang farmasi hanya
disimpan dalam satu map. Berdasarkan hasil telaah dokumen datadata yang harus diisi pada kartu stok antara lain data nama instalasi,
nama obat, satuan, distributor, tanggal masuk/keluar barang,
no.faktur (jika barang masuk), tanggal kadaluarsa, jumlah obat
masuk, jumlah obat keluar, sisa dan keterangan.
Kartu stok gudang farmasi ini tidak diisi karena petugas gudang
merasa kesulitan dan merasa tidak memiliki cukup waktu untuk
mengisi kartu stok tersebut. Sebagaimana pernyataan berikut.

iya ya ada sih tapi tuh di map aja ngga pernah diisi soalnya aku
ga ada waktu buat ngisinya ketumpuk kerjaan yang lain soalnya
(GF-1)

5. Surat bukti barang keluar

Surat bukti barang keluar atau di gudang farmasi RS Mulya
biasa disebut dengan laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang
farmasi RS Mulya. Surat bukti barang keluar dibuat setiap hari oleh

81

petugas gudang farmasi setelah adanya permintaan dari unit yang

membutuhkan obat.

surat bukti barang keluar biasanya isinya nama obat, jumlah yang
dikeluarin sama harga. Itu kan uda ada sistemnya jadi aku tinggal
input terus diprint rangkap 2. Satu buat aku satu buat unit, namanya
mutasi. Diperiksanya harian kalo mutasi gitu sama Kepala Instalasi
Farmasi (GF-1)

Penginputan data pada surat bukti pengeluaran dilakukan dengan

sistem komputer yang juga langsung teintegrasi dengan sistem
induk persediaan obat. Berdasarkan hasil observasi cara mengisi
surat barang keluar atau laporan mutasi adalah sebagai berikut.
a. Petugas mengisi tanggal barang akan keluar
b. Mengisi kolom gudang tujuan
c. Mengisi nama petugas gudang
d. Mengisi kolom penerima barang
e. Menuliskan nama obat yang dikeluarkan pada kolom productID
f. Mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada kolom quantity
g. Secara otomatis akan tercantum harga satuan pada kolom unit
price dan total harga pada kolom harga
h. Kemudian petugas menncetak data tadi menjadi lembar
rangkap2
i. 1 lembar berwarna putih untuk petugas gudang dan 1 lembar
berwarna merah untuk unit tujuan.

82

j. Kemudian laporan tersebut ditanda tangani oleh petugas gudang

dan penerima barang di tiap unit

6. Dokumen hasil stock opname

Dokumen hasil stock opname terdiri dari laporan hasil stock
opname gudang farmasi RS Mulya didalamnya juga terdapat data
obat kadaluarsa obat hasil stock opname. Laporan stock opname
hanya terdiri dari nama-nama obat yang mengalami selisih pada saat
stock opname. Laporan tersebut terdiri dari beberapa lampiran yaitu
lampiran hasil stock opname (terdiri dari nama obat, total inventory,
jumlah fisik dan selisih), lampiran data obat kadaluarsa (nama obat,
jumlah obat, tanggal kadaluarsa dan harga obat yang kadaluarsa)
dan hasil stock opname (terdiri dari jumlah obat selisih dan total
harga

obat

yang

mengalami

selisih).

Dokumen

tersebut

ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya. Hal ini

didukung oleh pernyataan berikut.

laporan ini yang buat aku, biasanya liat dari hasil stok opname
yah, nanti aku liat dulu berapa tuh selisihnya sama obat apa aja
yang selisih diliat berapa harganya. Itu ditulis gitu terus aku ketik
ulang. data obat yang kadaluarsa jumlah sama jenis sama harga
obat dilampirin jadi satu (GF-2)

Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen, diketahui

bahwa hanya kartu induk persediaan obat dan buku pengeluaran obat
yang diisin secara rutin oleh petugas. Untuk dokumen hasil laporan stok

83

opnam dibuat secara berkala oleh penanggung jawab gudang farmasi

dalam hal ini adalah kepala instalsi farmasi. Sementara itu untuk buku
harian penerimaan obat, kartu stok obat dan surat bukti barang keluar
tidak diisi secara rutin oleh petugas. Hal ini didukung oleh pernyataan
informan sebagai berikut.

dokumen penerimaan obat itu ngga pernah ya paling setiap hari aku
cuma input aja ke sistem yang otomatis langsung ke kartu induk
persediaan, buku defcta sama surat bukti barang keluar juga pasti
setiap hari diisi tapi kalo stock opname sama laporan faktur bu vera
(Kepala Instalasi Farmasi) yang buat ga tiap hari juga. (GF-1)

Dokumen-dokumen penyimpanan yang ada dan tersedia saat ini

dirasakan oleh salah satu informan masih belum cukup dalam
menunjang pelaksanaan penyimpanan obat digudang farmasi RS Mulya.
Menurutnya, tetap dibutuhkan kartu stok obat untuk memudahkan dan
menertibkan pencatatan obat. Namun, hambatannya adalah minimnya
jumlah SDM pelaksana gudang dan tidak terbiasanya petugas
menggunakan kartu stok obat menyebabkan petugas merasa kesulitan
dan keberatan jika harus mengisi kartu stok obat. Sementara itu,
informan lainnya menganggap bahwa dokumen yang tersedia saat ini
sudah cukup. Ini sesuai dengan pernyataan informan berikut.
udah cukup sih yang ini aja, kalo lebih dari ini aku bisa lebih
keteteran yah mungkin hahaha (GF-1)

84

ya belum cukup ya menurut aku tetep perlu kartu stock lah karena
biar bisa lebih ketahuan berapa yang masuk sama yang keluar setiap
harinya (GF-2)

Dalam pelaksanaannya pengisian dokumen-dokumen penyimpanan obat

ini sering mengalami hambatan. Hambatan yang sering terjadi yaitu petugas
terkadang kurang teliti karena terburu-buru dalam mengisi dokumen. Hal
ini dikarenakan petugas gudang memiliki tugas yang cukup banyak dan
tidak hanya bertugas mengurusi penyimpanan obat digudang melainkan
harus membantu pelayanan di instalasi farmasi juga. Ini sebagaimana yang
diungkapkan informan berikut.

Aku juga kadang suka buru-buru yang ngisi dokumen-dokumen begituan

karena aku harus handle kerjaan aku yang lain di instalasi farmasi. itu juga
kenapa kalo diminta laporan suka telat telat gitu ya karena kadang aku
suka lama ngerjain dokumennya (GF-1)

Berdasarkan hasil tersebut diketahui bahwa dokumen penyimpanan obat

yang disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya belum sesuai dengan
pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan
tahun 2010, dan pada pelaksanaannya masih ada dokumen yang tidak diisi
dengan baik oleh petugas gudang farmasi dan dokumen yang ada saat ini
masih dianggap kurang cukup lengkap oleh Kepala Instalasi Farmasi.
Karena seharusnya petugas gudang mengisi dokumen kartu stok dan
dokumen lainnya dengan baik dan benar.

85

5.3.5

Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

Sarana dan prasarana penyimpanan juga merupkan salah satu
input yang mendukung kelancaran kegiatan penyimpanan obat di
gudang faramasi. Sarana penyimpanan obat yang disediakan oleh
manajemen RS Mulya berdasarkan observasi terdiri dari satu ruangan
gudang yang berukuran 3,49 x 2,47 m2 dengan kelengkapan sebagai
berikut.
a. Gudang memiliki pintu dan jendela, meskipun jendela pada
gudang sama sekali tidak dapat terbuka dan belum dilengkapi
dengan teralis. Namun, lantai gudang juga sudah diberi keramik.
Gudang jenis ini termasuk kedalam jenis gudang tertutup.
b. Pintu yang memiliki kunci ganda
c. Meja kerja petugas disertai kursinya (diatasnya terdapat
komputer, telpon, printer dan ATK)
d. Pendingin ruangan/AC untuk mengatur suhu ruangan, meskipun
demikian AC yang terdapat digudang farmasi saat itu dalam
keadaan bocor sehingga membasahi lemari obat hingga
mengenai obat-obatannya.
e. Tidak ada pemisahan antara ruang penyimpanan obat dengan
ruang penyimpanan alat kesehatan. Petugas gudang sering
memeriksa suhu udara di ruangan tersebut sesuai dengan suhu
udara penyimpanan yang dibutuhkan oleh setiap jenis obat.
sarana yang terdapat di gudang ini seperti yang diungkapkan
informan berikut.

86

Sarana penyimpanan paling hanya ada gudang farmasi, tapi ya belum

ada ruangan petugas gudangnya semuanya masih menyatu. udah ada
AC nya juga dilengkapi sama kunci. Tapi buat jendela emang kita ngga
pernah buka dan ga bisa dibuka juga yah (GF-1)

Selain sarana penyimpanan obat juga terdapat prasarana

penyimpanan obat yang disediakan oleh RS Mulya untuk menunjang
kegiatan penyimpanan obat. terdapat pula sarana dan prasarana
keamanan gudang yang dimiliki dan disediakan oleh RS Mulya.
Prasarana yang disediakan untuk penyimpanan obat di gudang
farmasi RS Mulya terdiri dari empat buah lemari penyimpanan yaitu
dua buah lemari kayu dan dua buah lemari/rak besi serta lemari
penyimpanan obat psikotropika dan narkotika. Selain rak/lemari
penyimpanan juga sudah disediakan kartu stok obat, namun kartu stok
obat ini tidak pernah diisi oleh petugas gudang farmasi. Untuk prasarana
tambahan seperti pallet, alat bantu untuk mengambil obat yang letaknya
tinggi, trolley, termometer ruangan dan alat pemadam ringan belum
tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini. Namun, menurut salah satu
informan pallet sudah tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini, tetapi
pada saat observasi peneliti sama sekali tidak menemukan pallet.
Berikut adalah pernyataan informan berkaitan dengan ketersediaan
prasarana penyimpanan obat.
..terdiri dari lemari sama kulkas yang hanya segitu yah tapi kita ada
pallet ya kan itu harus punya buat dilantai (GF-2)

87

Sejauh ini sarana dan prasarana penyimpanan obat yang

disediakan oleh RS Mulya dianggap masih belum mencukupi kebutuhan
penyimpanan. Sarana dan prasarana yang disediakan masih minim
sehingga menghambat petugas dalam melakukan penyimpanan obat. Ini
sebagaimana pendapat yang diungkapkan informan berikut.

Kurang yah ya meskipun masih bagus lemarinya, kalo aku sih maunya
per-lemari gitu. Kalo di sini kan yah meskipun aku udah urutin udah aku
pisahin gitu ya tetep aja ujung-ujungnya jadi satu lagi (GF-1)

Hambatan yang terjadi misalnya adalah sulitnya petugas melakukan

pengelompokkan jenis obat, hal ini dikarenakan jumlah lemari obat yang
disediakan masih kurang. Ini menyebabkan petugas seringkali kebingungan
mencari obat di lemari jika ada permintaan obat dari unit lain. Sebagaimana
pernyataan informan sebagai berikut.

Karena sarana dan prasarananya yang hanya terdiri dari lemari yang
hanya segitu yah jadi penyimpanan dan pengaturan obatnya itu loh jadi ga
bisa diatur dan dipisahkan jenisnya, jangankan jenis dinamain aja susah ya
hahaha ya jadi satu lemari buat berbagai macam item deh. kemudian
keadaan gudangnya juga yang sangat minimalis sekali juga membuat
barang yang disimpan itu jadi tidak bisa banyak (GF-2)

Sarana dan prasarana yang tersedia di gudang farmasi masih belum

sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Pedoman penyimpanan milik
Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Sarana dan
prasarana yang tersedia masih sangat minim dan membuat petugas

88

mengalami beberapa masalah dalam melakukan penyimpanan obat, seperti

sulitnya meletakkan obat dengan sistem FIFO/FEFO dan sulitnya
melakukan pemisahan obat berdasarkan sediaannya.

5.4

Proses Penyimpanan Obat

Proses penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari beberapa
tahapan mulai dari proses penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat,
stock opname obat dan pencatatan dan pelaporan.

5.4.1

Penerimaan Obat
Di rumah sakit Mulya proses penerimaan dan pemeriksaan obat
yang baru datang dari distributor obat dilakukan di gudang farmasi RS
Mulya. Berdasarkan standar prosedur operasional penerimaan obat RS
Mulya, penerimaan dan pemeriksaan obat-obatan yang baru datang dari
distributor merupakan tugas petugas gudang farmasi. Jika petugas
gudang farmasi tersebut tidak dapat menerima atau tidak hadir maka
penerimaan obat seharusnya dilakukan oleh bagian Purchasing RS
Mulya. Namun kenyataannya bila petugas gudang tidak ada yang
menerima dan memeriksa obat adalah petugas instalasi farmasi. Hal ini
sesuai dengan pernyataan berikut.

Itu petugas gudang farmasinya aja yah, kalo petugas gudang ngga
ada harusnya sih bagian purchasing yang terima karena mereka yang
tau obat apa aja yang mereka pesen dan yang datang. (GF-2)

89

Adapun kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas

gudang berdasarkan hasil observasi peneliti sebagai berikut.
1. Penerimaan barang dari supplier perusahaan farmasi dilakukan
melalui unit gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan hanya boleh
diterima oleh petugas gudang farmasi.
2. Supplier perusahaan farmasi datang ke gudang farmasi RS Mulya
dengan membawa faktur pembelian atau Purchase Order.
3. Petugas gudang akan menyesuaikan dan melakukan pemeriksaan
terhadap Faktur yang dibawa oleh supplier kemudian disesuaikan
antara daftar barang di fatur dengan barang yang datang.
4. Setelah itu petugas gudang mecocokkan antara barang yang datang,
faktur dengan barang yang ditulis pada Surat Pemesanan.
Pemeriksaan dilakukan terhadap banyaknya obat pesanan (kuantiti)
dan jenis obat yang dipesan.
5. Jika semua sudah sesuai, petugas gudang akan menandatangi dan
memberikan cap pada faktur.
6. Petugas gudang akan memberikan surat pesanan berwarna putih
kepada petugas ditributor dan petugas distributor akan memberikan
copy-an kertas faktur berwana kuning dan merah kepada petugas
gudang.
7. Petugas menginput data obat yang datang pada sistem komputer
yang bernama purcahse order. Data yang diinput antara lain :
a. Nama distributor obat
b. Nama penerima obat di gudang farmasi
c. Tanggal pemesanan obat (tercantum pada surat pemesanan)

90

d. Tanggal penerimaan obat

e. Nama obat yang datang
f. Jumlah obat yang datang
g. Harga obat yang datang
h. Discount/potongan harga (jika ada)
i. Total harga per obat
j. Total harga keseluruhan obat
8. Petugas gudang farmasi kemudian akan melakukan memperbarui
data obat yang datang pada kartu induk persediaan (inventory stok)
pada sistem komputer gudang farmasi dengan cara menceklis kotak
add inventory. Secara otomatis akan bertambah data persediaan di
kartu induk persediaan.
9. Terakhir petugas akan mencetak data yang diinput tadi dalam
bentuk selembar kertas rangkap 2 dan disatukan dengan faktur
pembelian serta surat pemesanan warna kuning dan merah milik
petugas gudang farmasi.

Setelah petugas melakukan kegiatan diatas, seharusnya petugas

melakukan pencatatan obat dan faktur yang datang tersebut pada buku
penerimaan obat, namun petugas tidak melakukannya. Hal ini terjadi
karena petugas gudang merasa tidak memiliki cukup waktu untuk
melakukan pengisian pada buku penerimaan tersebut akibat banyaknya
pekerjaan lain yang harus dikerjakan oleh petugas.

91

harusnya setelah itu isi buku penerimaan obat gitu, nyatet tanggal
datang obat, distributor, nomor faktur sama total fakturnya tapi akunya
ga sempet hehe (GF-1)

Selain itu, terdapat hambatan yang mengganggu pekerjaan

petugas gudang farmasi yaitu jam datang distributor obat yang
terkadang tidak sesuai dengan jam yang sudah ditentukan oleh petugas
gudang farmasi. Jadi terkadang saat distributor datang tidak jelas siapa
yang bertanggung jawab menerima obat. Ini didukung oleh pernyataan
salah satu informan sebagai berikut.

Hambatannya ya paling sih kalo akunya ngga ada, suka bingung

siapa yang harus nerima barangnya, aku kan maunya jelas misalnya
aku ngga ada siapa gitu yang nerima jadi kalo ada apa-apa gampang
aku nyari taunya. (GF-1)

Dari sini terlihat bahwa kegitan penerimaan obat yang dilakukan

oleh petugas gudang farmasi masih belum sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina
Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut
disebutkan bahwa salah satu kegiatan yang harus dilakukan saat
menerima obat adalah memeriksa tanggal kadaluarsa obat dan segera
melakukan pencatatan, tujuannya adalah agar obat terhindar dari
kadaluarsa dan kerugian akibat kesalahan pencatatan obat datang oleh
petugas gudang.

92

5.4.2

Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat

Rak-rak dan lemari penyimpanan di gudang farmasi rumah sakit
Mulya disusun membentuk satu garis lurus dan tidak terdapat banyak
sekat di ruangan tersebut. Namun, di lorong antara satu rak dengan rak
lainnya terdapat banyak obat-obatan dan alat kesehatan yang diletakkan
didalam kardus dan bertumpuk dilantai. Suhu udara di dalam gudang
farmasi pun sudah selalu diatur meskipun terkadang tidak stabil, akibat
AC yang rusak. Pada saat observasi peneliti menemukan serangga yang
berasal dari selokan yang berada tepat dibawah lantai gudang farmasi.
Obat-obatan yang disusun di dalam lemari penyimpanan obat
pun belum diberikan label nama dan di susun berdasarkan alfabetis.
Selain belum dilakukan penyusunan secara alfabetis penyusunan obat
yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum
menggunakan sistem FIFO dan FEFO.

Pemisahan jenis sediaan

obatnya pun belum dilakukan. Namun ini bertolak belakang dengan

pernyataan informan yang menyebutkan bahwa petugas sudanh
melakukan penyimpanan menggunakan sistem FIFO dan FEFO.
Sebagaimana pernyataan informan berikut.

semua aku yang lakuin.. kaya yang biasanya aja palingan FIFO
sama FEFO aja sih. terus yang tablet ya ditaruh dilemari yang itu
bareng sama tablet yang lain, ya bareng sama injeksi juga sih hahaha
terus yang sirup di lemari itu khusus sirup sama infusan deh. Kalo yang
kaya salep, obat mata gitu-gitu aku taruhnya didepan sini aja. (GF-1)

93

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti

diketahui bahwa proses penyusunan obat yang dilakukan oleh petugas
obat adalah sebagai berikut.
a. Setelah obat datang petugas gudang farmasi tidak langsung
menyusun obat-obat tersebut di rak penyimpanan. Terkadang
penyusunan tertunda hingga petugas menyelesaikan pekerjaannya.
b. Pada saat penyusunan obat, petugas gudang farmasi menyusun obatobat pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada
penamaan pada rak-rak obatnya. Jika masih ada obat yang tersisa
sebelumnya, petugas meletakan obat tersebut bersamaan dengan
obat yang tersisa. Obat yang baru datang diletakkan didepan obat
yang sudah ada sebelumnya.
c. Obat-obatan jenis sirup dan infus diletakkan bersamaan pada satu
rak yang berisi sirup dan botol infus.
d. Obat-obatan tablet dan injeksi diletakkan bersamaan dalam satu rak
penyimpanan
e. Sementara untuk obat jenis salep/cream, obat tetes, bedak, obat
berbentuk supp diletakkan dalam satu lemari yang sama

Untuk

obat-obatan

jenis

narkotika

dan

psikotropika

penyimpanan dilakukan dilemari terpisah, yaitu lemari khusus obat

narkotik dan psikotropika yang dilengkapi dengan kunci. Obat-obatan
narkotik dan psikotropik yang baru datang diletakkan didepan obat yang
sudah ada kemudian dicatatan jumlah obat yang masuk di kartu stok.

94

Pada lemari penyimpanannya juga belum dilengkapi dengan penamaan

dan pemisahan sesuai dengan jenis obatnya.

kalau untuk psikotropika dan narkotika sudah mulai dibiasakan

untuk ditulis dikartu stock karena kita banyak kecolongan dan memang
karena tidak terlalu banyak jenisnya dan lemarinya terpisah jadi lebih
mudah (GF-2)

Namun untuk obat-obatan selain jenis psikotropika dan

narkotika petugas tidak melakukan pencatatan pada kartu stok,
meskipun ternyata kartu stok sudah disediakan oleh pihak rumah sakit
Mulya. Kartu stok yang sudah disediakan tersebut hanya disimpan
dalam satu map oleh petugas gudang dan belum diisi sama sekali. Hal
ini terjadi karena petugas gudang farmasi merasa kesulitan jika harus
mengisi kartu stok obat. Ini didukung oleh pernyataan sebagai berikut.

kita juga sebenernya udah ada kartu stok obat buat gudang ya tapi
ngga berjalan karena memang petugasnya juga tidak terbiasa untuk
mengisi kartu stok seperti itu jadi yang sejauh ini berjalan hanya kartu
stok narkotika dan psikotropika saja (GF-2)

Minimnya jumlah lemari dan rak penyimpanan yang disediakan

di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga menjadi hambatan bagi
petugas gudang dalam penyusunan obat-obatan di gudang farmasi. Ini
sebagaimana pendapat yang diungkapkan oleh informan berikut.

95

Masalahnya lemarinya juga cuma segitu aja jadinya ya susah kalo

mau disusun dipisahin gitu. Ya jadi aku susun semuatnya aja deh
(GF-1)

Pengaturan penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit ini

juga masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang
ditetapkan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun
2010 yang menyebutkan

bahwa pengaturan penyimpanan obat di

gudang farmasi harus menggunakan sistem FIFO/FEFO, dipisahkan

berdasarkan jenis sediaan dan disusun berdasarkan abjad. Tujuannya
adalah menjaga mutu dari obat-obatan yang disimpan di gudang dan
menghindari kerugian akibat obat kadaluarsa.

5.4.3

Pengeluaran Obat
Pengeluaran obat dari gudang farmasi akan dilakukan oleh
petugas gudang farmasi apabila ada permintaan dari unit-unit lain yang
membutuhkan obat tersebut. Seperti pernyataan berikut.

yang keluarin tetep petugas gudang karena semua harus melalui

pendataan petugas gudang (GF-2)

Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang

farmasi rumah sakit Mulya berdasarkan hasil observasi dan wawancara
adalah sebagai berikut.
1. Unit mengajukan permintaan obat ke Gudang Farmasi dengan mengisi
Surat Pemesanan (SP) Unit atau buku defecta (bagi unit Apotek)

96

2. Surat pesanan dari unit akan diterima dan diperiksa oleh petugas gudang
farmasi. Petugas gudang akan memeriksa nama petugas yang melakukan
permintaan, unit yang melakukan permintaan, jenis/nama obat yang
diminta dan jumlah permintaannya kemudian petugas gudang mencatat
permintaan tersebut pada buku permintaan unit. Namun, untuk unit Apotik
karena permintaannya tidak menggunakan surat pesanan unit maka
petugas tidak lagi melakukan pencatatan pada buku permintaan, hanya
memeriksa jenis obat yang diminta dan jumlah obat yang diminta saja.

3. Setelah memeriksa permintaan unit, petugas gudang farmasi akan

memeriksa jumlah stok obat di komputer dan stok fisik di gudang farmasi.

4. Jika jumlah stok fisik obat mencukupi permintaan, petugas gudang

akan mempersiapkan obat yang diminta oleh unit. Kemudian
mengemasnya dalam kardus atau plastik. Namun, jika stok obat
tidak ada atau tidak mencukupi, petugas gudang akan melakukan
konfirmasi kepada unit yang meminta barang.
5. Petugas akan menginput permintaan unit tersebut ke dalam laporan
mutasi obat pada sistem komputer. Adapun data yang diisi pada
laporan mutasi antara lain :
a. Tanggal permintaan
b. Unit yang melakukan permintaan
c. Nama petugas gudang
d. Nama obat yang diminta
e. Jumlah obat yang diminta
6. Petugas mencetak laporan mutasi tersebut sebanyak 2 rangkap
(kertas putih untuk petugas dan merah untuk unit) kemudian di
tanda tangani oleh petugas gudang.

97

7. Petugas akan menghubungi unit yang melakukan permintaan untuk

mengambil barang. Pada saat pengambilan petugas unit harus tanda
tangan pada laporan mutasi dan surat permintaan. Kemudian
petugas gudang menyerahkan surat permintaan berwarna merah dan
laporan mutasi berwana merah ke unit tersebut.
Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi RS Mulya
seringkali mengalami hambatan. Hambatan yang dialami tersebut
misalnya adalah ketika petugas gudang farmasi sedang tidak bekerja
atau tidak diruangan sementara ada unit yang sangat membutuhkan obat
dari gudang farmasi. Biasanya petugas unit akan masuk ke gudang
farmasi dengan kunci cadangan dan mengambil obat dari gudang
farmasi tanpa mencatat di buku permintaan atau tanpa melakukan
konfirmasi kepada petugas gudang. Ini seringkali membuat petugas
gudang kebingungan ketika mengetahui stok di komputer tidak sama
dengan stok fisik obat di gudang farmasi. Hal ini sebagaimana
pernyataan informan sebagai berikut.

Hambatannya waktu aku libur atau aku udah pulang kan suka tuh ya
ada permintaan obat. karena ada kunci ganda yang ditinggal di apotek
jadi petugas apotek suka ada yang ambil obat langsung ke gudang
tanpa laporan ke aku dan tanpa mencatat apapun jadi aku bingung pas
pendataannya suka ada yang lebih atau kurang gitu (GF-1)

Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang

farmasi rumah sakit Mulya masih belum sesuai dengan pedoman
penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

98

Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut disebutkan bahwa

pengeluaran obat harus memperhatikan sistem FIFO/FEFO. Selain itu,
pencatatan saat pengeluaran juga harus dilakukan dengan baik untuk
menghindari terjadinya kerugian dan kehilangan akibat orang yang
tidak bertanggung jawab.

5.4.4

Stock Opname
Stock opname merupakan kegiatan pemeriksaan jumlah obat
yang ada di gudang (fisik) dengan pendataan di komputer dilakukan
untuk menjamin kualitas, kuantitas dan terhindar dari kerusakan dan
kadaluarsa. Berdasarkan hasil telaah dokumen diketahui bahwa stock
opname yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dibagi
menjadi 2 yaitu Stock opname random dan stock opname secara
keseluruhan. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai
berikut.

Kalau stock opname itu kan kita mencocokkan ya antara jumlah fisik
obat nih yang ada digudang tu berapa jumlahnya sama yang ada di
sistem atau datanya petugas gudang itu. Kita lihat tu yah sesuai atau
enggak. Kalo sampai ada yang ngga sama ya kita suruh analisis tu
sama mereka kenapa bisa ngga sama begitu kan seharusnya sama
dong (GF-3)

Kegiatan yang dilakukan pada saat stock opname berdasarkan

hasil observasi dan wawancara serta telaah dokumen terdiri dari :

99

1. Pencetakan data jumlah persediaan obat dari sistem komputer

menjadi bentuk print out. Print out terdiri dari beberapa kolom
antara lain :
a. Kolom nama obat
b. Kolom jumlah obat
c. Kolom jumlah fisik (diisi oleh bagian keuangan saat
pemeriksaan)
d. Kolom selisih
e. Kolom harga satuan
f. Kolom total harga ( jumlah selisih x harga satuan obat )
2. Print out jumlah persediaan obat tersebut kemudian diserahkan
ke petugas bagian keuangan yang bertugas melakukan stock
opname pada saat itu.
3. Petugas keuangan akan melakukan pengecekan pada setiap item
obat yang tertera pada print out data dan mencocokan jumlah
fisiknya. Petugas keuangan akan didampingi oleh Kepala
Instalasi Farmasi dan Petugas Gudang Farmasi RS Mulya.
4. Apabila jumlahnya sesuai maka akan diberikan tanda ceklis ().
Bila tidak sesuai maka pada kolom jumlah fisik di print out data
akan ditulis jumlah fisik yang ada saat itu di gudang.
5. Setelah selesai mencocokkan seluruh jenis obat yang ada,
petugas keuangan akan memberikan kertas print out data tadi ke
petugas gudang farmasi.

100

6. Selanjutnya, petugas gudang akan menghitung selisih obat yang

tidak sesuai jumlahnya dan menuliskannya pada kolom selisih
obat.
7. Setelah itu, petugas gudang mengisi harga masing-masing obat
yang mengalami selisih tersebut dan menjumlahkan total
kerugian akibat selisih.
8. Kemudian petugas gudang bersama dengan Kepala Instalasi
Farmasi melakukan analisis penyebab selisihnya.
9. Jika sudah diketahui penyebab selisihnya petugas gudang akan
membuat laporan stock opname tersebut dan menyerahkan
kepada Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya untuk diperiksa dan
di tanda tangani.
10. Laporan stok opname dibuat rangkap 2. Satu rangkap untuk
arsip instalasi farmasi dan satu rangkap untuk diberikan kepada
bagian keuangan.

Kegiatan stock opname random dilakukan secara berkala oleh

petugas keuangan, di dampingi oleh Kepala Instalasi Farmasi dan
petugas gudang farmasi. Stock opname random biasanya dilakukan
setiap satu bulan sekali. Sedangkan stock opname keseluruhan
dijadwalkan setiap 2 bulan sekali. Namun, pada pelaksanaannya
seringkali lebih dari 2 bulan atau menunggu surat edaran dari direktur
RS Mulya. Sebagaimana pernyataan informan berikut.

101

..biasanya bagian keuangan tapi nanti kita juga rolling siapa yang
harus stock opname disana terus juga harus ada kepala instalsi
farmasinya sama petugas gudangnya itu. Kalo kita 3 bulan sekali untuk
keseluruhan gudang tapi untuk yang sampel random itu sebulan sekali
(GF-3)

Hal tersebut tidak sesuai dengan pedoman penyimpanan obat

yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun
2010, yang menyebutkan bahwa stock opname minimal perlu dilakukan
untuk menjaga kesesuaian antara jumlah obat dengan pencatatan setiap
3 bulan sekali secara rutin. Stock opname ini dilakukan tanpa perlu
menunggu perintah siapapun dan harus rutin dilaksanakan oleh
penanggung jawab stock opname gudang farmasi.

5.4.5

Pelaporan Dokumen Penyimpanan

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan untuk
mengetahui sejauhmana pelaksanaan penyimpanan obat yang dilakukan
di gudang farmasi. Pelaporan setiap dokumen penyimpanan dilakukan
secara berkala sesuai dengan jenis dokumen penyimpanan, seperti pada
tabel berikut.

102

Tabel 5.2
Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat Gudang Farmasi RS Mulya
NO.
1.

Dokumen

Dibuat oleh

Dokumen Harian

Petugas

Penerimaan Obat

Gudang

Buku Harian
2.

Pengeluaran Obat /
Buku Defecta

3.

5.

Setiap Hari

Kepala Instalasi Farmasi

Setiap Hari

Kepala Instalasi Farmasi

Setiap Minggu

Kepala Instalasi Farmasi

Setiap Hari

Kepala Instalasi Farmasi

Kepala

Setelah

Kepala Divisi Pelayanan RS

Instalasi

Pelaksanaan

Bagian Keuangan

Farmasi

Stock Opname

Direktur RS Mulya

Petugas
Gudang
Petugas

Persediaan

Gudang

Keluar / Laporan
Mutasi

Dilaporkan Kepada

Kartu Induk

Surat Bukti Barang

4.

Pelaporan

Laporan Hasil Stock

Opnam

Petugas
Gudang

Sumber : observasi, telaah dokumen dan wawancara peneliti )

Pada pelaksanaannya pelaporan terhadap dokumen-dokumen

tersebut terkadang dilakukan petugas secara tidak tepat waktu. Ini
disebabkan petugas pembuat laporan terkadang tidak memiliki waktu
yang cukup untuk membuat laporan karena harus menyelesaikan
pekerjaannya yang menumpuk. terlambatnya pelaporan dokumen
menyebabkan pendataan terhambat. Ini sebagaimana pernyataan yang
disebutkan informan berikut.

Untuk dokumen penerimaan yang sama faktur, laporan mutasi sama

buku defecta atau buku-buku permintaan itu aku (petugas gudang)
harus laporin setiap hari ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi kalo kartu
stok induk diperiksanya per minggu aja. Nah kalo stock opname sama

103

laporan faktur yang buat kepala instalasi farmasi. Laporan stok

opnamenya itu dilaporin abis stok opname Cuma aku ngga tau ke siapa,
yang faktur sebulan sekali pas akhir bulan (GF-1)

yang aku buat kan laporan stok opname itu setiap abis kegiatan stok
opname biasanya seminggu sampai sebulan setelah stok opname
dilaporin ke kadiv pelayanan sama ke bagian keuangan terus ke
direktur RS (GF-2)

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan obat yang dilakukan oleh

petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah sesuai dengan pedoman
penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan tahun 2010. Pelaporan semua dokumen sudah dilakukan secara
berkala, meskipun pada pelaksanaannya terkadang masih ada pelaporan
dokumen yang tidak tepat waktu.

5.5

Kesesuaian Jumlah Stock Obat (Pencatatan dengan Stock Fisik)

Hasil observasi dan telaah dokumen mendapati bahwa dari 52 jenis obat
fast moving terdapat 12 jenis obat atau sebesar 23% yang tidak sesuai jumlah
fisiknya di gudang farmasi dengan pencatatannya. Sebagaimana yang dapat
dilihat pada tabel 5.3 berikut.

104

Tabel 5.3
Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlah dengan Pencatatan
Jumlah Stok

Jumlah Stok

Gudang

Komputer

Benutrion Ev. Infus

12 Botol

16 Botol

2.

Sanmol Infus

28 Botol

29 Botol

3.

Sanmol Tablet

0 Botol

100 Botol

4.

Imboost Force Tablet

30 Tablet

0 Tablet

5.

Omeprazole

0 Tablet

150 Tablet

6.

Lansoprazole

0 Tablet

-150 Tablet

7.

Provital

0 Tablet

-50 Tablet

8.

Acran 300 Tablet

60 Tablet

90 Tablet

9.

Lameson 8 Tablet

0 Tablet

100 Tablet

10.

Lameson 16 Tablet

0 Tablet

100 Tablet

11.

Ondansetron Injeksi

90 Ampul

0 Ampul

12.

L-Zinc Sirup

0 Botol

-1 Botol

No.

Nama Obat

1.

(Sumber : Observasi Peneliti)

Ketidaksesuaian antara jumlah obat yang ada pada gudang dengan

jumlah obat pada pencatatan biasanya disebabkan karena terkadang pada saat
pengeluaran obat ada obat-obatan yang tidak tercatat saat keluar atau pada saat
penerimaan obat petugas tidak langsung menginput data pemasukan obat pada
sistem komputer dan kemudian obat tersebut sudah langsung diambil atau
digunakan sehingga obat masuk dan keluar tidak tercatat. Ini sesuai dengan
pernyataan berikut.

itu biasanya kalo ngga sama tu ya apa si petugas tu ngga nyatetin tu apa aja
yang keluar obatnya, atau pas ada obat dateng nih si petugas kesibukan jadi
lupa inputin datanya atau bisa juga adabarang yang bukan milik gudang

105

barang contoh misalnya eh masuk di taruh dilemari bareng sama barang

gudang ya jadi rancu pencatatannya. Harusnya petugasnya kan bisa lebih teliti
dan tidak ceroboh kalau bekerja seperti itu jadi kita juga bisa dapet hasil nya
pasti. (GF-3)

Hasil kesesuaian antara stok fisik obat dengan pencatatan obat fast
moving masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Depkes dan
pedoman penyimpanan obat Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan,
yang menyebutkan bahwa standar kesesuaian obat haruslah berjumlah 100 %.
Sementara itu, di rumah sakit Mulya nilai kesesuaian antara stok fisik obat
dengan pencatatan hanya berjumlah 77%

karena 23%

obat fast moving

masih belum sesuai antara pencatatan dan stok fisiknya.

5.6

Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Pendataan pada obat-obatan yang sudah kadaluarsa dan rusak belum
dilakukan dengan baik oleh petugas gudang. Obat-obatan yang kadaluarsa
hanya akan didata setelah kegiatan stock opname gudang berlangsung.
Pendataan akan dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya dan akan
dilaporkan bersama laporan stock opname gudang farmasi. Sebagaimana
pernyataan informan berikut.

aku juga males meriksa obat yang ED gitu karena letak obatnya ga
beraturan kan kalo ngecek satu-satu lama (GF-1)

Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa total keseluruhan obat yang
terdapat di gudang farmasi adalah sebanyak 1032 jenis obat. Dari 1032 jenis
obat tersebut ditemukan sebanyak 23 jenis obat-obatan yang sudah kadaluarsa

106

digudang farmasi dan 2 obat dalam keadaan rusak. Atau sebanyak 2,2 % obat
dalam keadaan kadaluarsa dan rusak. Kerugian yang diterima rumah sakit
Mulya akibat obat-obatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut adalah sebesar
5.651.633 rupiah.
Jumlah ini masih belum sesuai dengan standar yang dibuat oleh Depkes
RI dan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian
dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa jumlah obat
kadaluarsa dan rusak di gudang penyimpanan haruslah berjumlah 0% atau tidak
ada sama sekali. Hal ini dikarenakan bahwa adanya obat kadaluarsa dan rusak
di suatu tempat penyimpanan merupakan indikasi

dari permasalahan

penyimpanan obat dan kerugian akibat penyimpanan obat yang salah.

5.7

Stock Mati (Death Stock) Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
Hasil observasi dan wawancara peneliti menunjukkan bahwa stock mati
atau persediaan obat yang tidak mengalami transaksi selama 3 bulan atau lebih
yang ada di gudang farmasi rumah sakit Mulya terdiri dari 14 jenis obat dari
1032 jenis obat yang ada di gudang farmasi rumah sakit tersebut. Persentase
death stock adalah sebesar 1,36 %. Jenis obat yang mengalami death stock
kebanyakan adalah jenis obat infus.
Death stock atau persediaan obat mati terjadi di gudang farmaasi rumah
sakit Mulya biasanya disebabkan oleh trend penyakit yang sedang terjadi pada
saat itu yang menyebabkan pemakaian terhadap obat tersebut menjadi
menurun. Atau disebabkan oleh dokter yang sudah tidak menggunakan obat
tersebut lagi karena kontrak dengan perusahaan obat sudah habis atau dokter

107

sudah mengganti jenis obat yang digunakan. Ini didukung oleh pernyataan
informan sebagai berikut.

biasanya kalo ngga dipake lagi itu karena bermasalah, ya sama dokter atau
perusahaan obat. misalnya kontrak dokter sama perusahaannya udah ngga
diperpanjang. Atau ya karena trend penyakitnya aja jadi obatnya belum
dipake-pake lagi (GF-1)

Angka obat death stock yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit
Mulya juga masih belum sesuai dengan standar death stock yang diperbolehkan
oleh Depkes RI dalam pedoman penyimpanan obat Dirjend Bina Kefarmasian
dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa standar obat death
stock yang diperbolehkan adalah 0% atau 1% saja. Namun di gudang farmasi
rumah sakit ini jumlah obat death stock mencapai 1,36%.

5.8

Kesesuaian Pengeluaran Obat ( FIFO dan FEFO)

Pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah
sakit Mulya masih belum memperhatikan sistem FIFO (First In First Out) dan
juga FEFO (First Expierd First Out). Penyusunan obatnya pun belum
menggunaan sistem FIFO ataupun FEFO. Berdasarkan hasil observasi
diketahui bahwa setiap melakukan pengeluaran obat, petugas gudang tidak
memperhatikan obat mana yang mendekati tanggal kadaluarsa dan obat yang
lebih dulu disimpan. Petugas gudang hanya langsung mengambil obat yang
paling atas atau paling depan.
Meskipun dalam standar prosedur operasional sudah dijelaskan bahwa
sistem penyimpanan obat harus memperhatikan sistem FIFO dan FEFO namun

108

petugas tidak melaksanakannya. Hal ini dikarenakan petugas menganggap

semua obat yang datang dari distributor memiliki tanggal kadaluarsa yang sama
karena jarak pemesanan obat dan obat yang datang tidak terlalu lama. Ini
didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut.

semuanya kan sama aja, kita mesen obatnya juga ga lama jaraknya.
Datengnya juga ga beda lama sih jadi pasti tanggal ED nya sama aja. Jadi
mau pake FIFO FEFO atau ngga ya sama aja (GF-1)

Sistem pengeluaran ini masih belum sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan tahun 2010 yang menyebutkan bahwa dalam proses pengeluaran
obat dari gudang farmasi atau gudang obat harus memperhatikan sistem
FIFO/FEFO. Tujuannya adalah untuk mencegah adanya obat kadaluarsa dan
rusak serta menghindari kerugian akibat obat rusak dan kadaluarsa.

BAB VI
PEMBAHASAN

6.1

Keterbatasan Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif
deskriptif. Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan
wawancara, observasi dan telaah dokumen. Adapun keterbatasan dalam
penelitian yang dilakukan tentang sistem penyimpanan di rumah sakit Mulya
tahun 2014 antara lain :
1. Pada kegiatan observasi terhadap stock opname obat di gudang farmasi,
peneliti hanya melakukan observasi pada kegiatan stock opname obat secara
random di gudang farmasi bukan stock opname obat secara keseluruhan di
ruang gudang farmasi. Hal ini dikarenakan mundurnya jadwal stock opname
di gudang farmasi yang dilakukan oleh petugas rumah sakit Mulya tersebut.
Ini menyebabkan peneliti tidak dapat melihat secara mendetil bagaimana
kegiatan stock opname obat di gudang farmasi secara keseluruhan.
2. Perhitungan nilai TOR (turn over ratio) atau perputaran modal selama satu
tahun sebagai salah satu cara menilai sistem penyimpanan obat tidak dapat
dilakukan oleh peneliti. Hal ini dikarenakan peneliti tidak mendapatkan izin
untuk mengakses data dari manajemen rumah sakit Mulya. Sehingga
penilaian efisiensi dan mutu dari sistem penyimpanan dilakukan hanya
dengan melihat kesesuaian jumlah stock obat, stock mati, jumlah barang
kadaluarsa dan rusak dan kesesuaian sistem pengeluaran (FIFO dan FEFO).

109

110

6.2

Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Penyimpanan merupakan salah satu kegiatan yang terdapat dalam siklus
manajemen logistik. Penyimpanan dianggap sebagai jantung dari siklus
manajemen logistik, hal ini dikarenakan penyimpanan yang menentukan
keberhasilan dan kelancaran distribusi atau penyaluran barang dari satu unit ke
unit lainnya (Istinganah, 2006). Di rumah sakit, penyimpanan obat merupakan
salah satu bagian dari siklus manajemen farmasi. Kegiatan penyimpanan obat di
rumah sakit menjadi tanggung jawab instalasi farmasi rumah sakit (Kepmenkes,
2004).
Di rumah sakit Mulya penyimpanan obat dilakukan di gudang farmasi
rumah sakit Mulya, yang merupakan sub-unit dari Instalasi Farmasi Rumah
Sakit Mulya. Kegiatan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi
rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya.
Penanggung jawab gudang farmasi rumah sakit Mulya adalah Kepala Instalasi
Farmasi rumah sakit Mulya.
Penyimpanan obat merupakan suatu usaha pengamanan terhadap obatobatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik
dan kimia serta menjaga agar mutunya tetap terjamin (Depkes, 1996). Dalam
standar operasional prosedur penyimpanan obat yang dibuat oleh RS Mulya,
diketahui bahwa tujuan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi
adalah untuk menjaga kualitas obat yang terdapat di gudang farmasi dan
mempermudah pendistribusian obatnya.
Penyimpanan obat sangat erat kaitannya dengan pengelolaan gudang.
Penyimpanan yang baik tentunya memerlukan pengelolaan gudang yang baik
pula. Namun tidak hanya pengelolaan gudang yang perlu diperhatikan, faktor-

111

faktor input penyimpanan dan proses penyimpanan obatnya juga harus

diperhatikan. Sebagaimana disebutkan dalam pedoman penyimpanan obat yang
dibuat oleh Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) bahwa untuk
melihat efektifitas dari penyimpanan obat di gudang obat perlu memperhatikan
faktor-faktor input dan proses penyimpanan itu sendiri. Faktor input terdiri dari
sumber daya manusia/personil, ketersediaan anggaran, standar operasional
prosedur, sarana dan prasarana serta kelengkapan dokumen penyimpanan.
Sementara, itu proses penyimpanan yang perlu diperhatikan mulai dari
penerimaan obat, pengaturan tata ruang dan penyusunan obat, pengeluaran obat
dan stock opname obat. Sehingga bisa melihat sejauh mana sistem
penyimpanan obat yang dilaksanakan di gudang farmasi rumah sakit
(Kepmenkes, 2004).

6.3

Input Penyimpanan Obat

Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia
untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. Input memegang peranan yang
penting dalam suatu sistem. Jika input tidak tersedia dengan baik, maka dapat
menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses pada suatu sistem. Bahkan
tidak tersedianya input dapat menghambat suatu sistem dalam mencapai
tujuannya.
Begitu juga dalam penelitian ini. Dalam kegiatan penyimpanan obat,
suatu rumah sakit harus dapat menyediakan input sesuai dengan pedoman yang
sudah ada, salah satunya adalah pedoman yang dibuat oleh

Dirjend Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Menurut pedoman tersebut,

terdapat beberapa hal yang perlu tersedia untuk mencapai suatu sistem

112

penyimpanan obat yang efektif, diantaranya adalah sumber daya manusia,

anggaran, dokumen, prosedur serta sarana dan prasarana. Hal-hal yang harus
tersedia itulah yang disebut sebagai input. Apabila input tidak dipenuhi dengan
baik, maka akan sangat mungkin timbul hambatan dalam proses penyimpanan
obat dan bahkan bisa menyebabkan sistem penyimpanan yang dilakukan
terganggu. Adapun input penyimpanan obat yang tersedia di gudang farmasi RS
Mulya adalah sebagai berikut.

6.3.1

Sumber Daya Manusia / Personil Gudang

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting yang
berperan dalam pelaksanaan penyimpanan obat. Berdasarkan hasil
observasi, wawancara dan telaah dokumen diketahui bahwa jumlah
sumber daya manusia yang berada di gudang farmasi yang berkaitan
dengan kegiatan penyimpanan hanya satu orang. Satu orang petugas
gudang bertanggung jawab mengurusi seluruh rangkaian penyimpanan
obat, mulai dari penerimaan, penyusunan obat, pengeluaran obat hingga
pelaporan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penyimpanan.
Apalagi, menurut pedoman pengelolaan gudang farmasi yang
dibuat oleh Departemen Kesehatan (1996) diketahui bahwa sumber
daya manusia minimal yang harus tersedia di gudang farmasi terdiri dari
satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu orang
pengurus barang dan satu orang pelaksana. Jika dibandingkan dengan
pedoman Departemen Kesehatan tersebut memang sumber daya
manusia yang berperan dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang
farmasi masih kurang mencukupi. Hal ini juga seperti yang dirasakan

113

oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya

manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan
penyimpanan di gudang farmasi.
Kurang mencukupinya SDM yang ada di gudang penyimpanan
menyebabkan petugas farmasi sering merasa kelelahan dan merasa
pusing

untuk

menyelesaikan

pekerjaannya.

Beban

kerja

yang

dimilikinya menjadi lebih banyak dan itu harus ia tanggung sendiri.

Selain tugas yang diemban pun menjadi sangat banyak, waktu
kerja petugasnya pun menjadi kurang ideal. Pada pelaksanaannya,
pembagian deskripsi kerja petugas gudang farmasi juga masih simpang
siur. Meskipun sudah dituliskan dalam standar operasional prosedur
namun seringkali petugas gudang farmasi mendapatkan tugas tambahan
diluar tugas yang tertera dalam SPO Instalasi Farmasi RS Mulya.
Mathis

dan

Jackson

(2002)

menyebutkan

bahwa

deskripsi kerja adalah penjelasan karakteristik pekerjaan (baik tugas dan

tanggung jawab dari suatu pekerjaan) yang harus dilakukan oleh
karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Setiap karyawan
harus mengetahui deskripsi kerjanya seperti apa sehingga ia dapat
bertanggung jawab terhadap tugasnya dan tidak melakukan kesalahan
yang dapat merugikan institusi.
Selain itu, minimnya jumlah petugas gudang farmasi RS Mulya
juga menyebabkan terhambatnya kegiatan pelayanan yang dilakukan di
gudang farmasi tersebut. Ketika terjadi kekosongan stok pada unit RS
dan petugas farmasi sedang libur kerja atau berganti jadwal kerja
sementara tidak ada petugas yang menjaga gudang farmasi, maka

114

petugas unit akan mengambil obat yang dibutuhkan sendiri ke gudang

farmasi. Dan terkadang petugas unit tidak mencatat obat apa saja yang
diambil. Hal ini menyulitkan petugas gudang saat pencatatan sehingga,
menyebabkan data obat tidak sesuai jumlahnya. Padahal, menurut
standar prosedur operasional yang sudah dibuat oleh RS Mulya
disebutkan bahwa seluruh obat yang keluar dari gudang farmasi harus
dengan sepengetahuan dan pencatatan petugas gudang farmasi.
Sejauh ini kedisiplinan SDM gudang farmasi dalam pelaksanaan
tugasnya diliniai masih kurang. Meskipun petugas gudang selalu datang
tepat waktu namun petugas gudang masih suka menunda pekerjaannya,
sehingga pada beberapa tugas ada yang tidak terselesaikan tepat waktu.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara hal ini terjadi karena
pekerjaan yang harus dilakukan oleh petugas gudang sangat banyak
sementara waktu kerja petugas tidak cukup jika harus mengerjakan
semua tugas-tugas tersebut. Sehingga tidak jarang petugas harus pulang
melewati jam pulang yang seharusnya atau bahkan petugas gudang
melakukan jam kerja tambahan/lembur.
Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki
petugas gudang farmasi dengan pelaksanaan tugas penyimpanan yang
dilakukannya dinilai sudah cukup sesuai, meskipun memang masih
perlu diberikan pelatihan terkait

alur penyimpanan dan cara

penyimpanan obat yang baik. Dalam pelaksanannya pun petugas gudang

tidak merasa kesulitan untuk melaksanakan tugasnya digudang farmasi
dan tidak memerlukan waktu yang lama untuk belajar mengenai
pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi karena memang dasar

115

pendidikannya adalah sekolah farmasi. Sebagaimana disebutkan dalam

pedoman pengelolaan gudang farmasi yang dibuat oleh Depkes (1996)
bahwa petugas gudang farmasi harus memiliki pendidikan minimal
SMF (Sekolah Menengah Farmasi) atau sederajat.
Hasibuan (2006) juga menyebutkan bahwa faktor penting yang
perlu diperhatikan dalam penempatan jabatan adalah kesesuaian
pengetahuan dan keterampilan petugas, kemudian dari situ akan muncul
disiplin kerja. Penelitian Oskar (2005) menunjukkan bahwa kesesuaian
pengetahuan dan keterampilan dalam penempatan jabatan kerja
memiliki pengaruh sebesar 63,9% dalam menentukan prestasi kerja
seorang pegawai.
Terjadinya permasalahan pada sumber daya manusia yang
terdapat digudang farmasi rumah sakit, dapat menghambat kegiatan
penyimpanan obat yang dilakukan. Minimnya sumber daya manusia
yang tersedia di gudang farmasi dapat membuat kegiatan dalam proses
penyimpanan tidak dapat berjalan dengan baik. Ditambah lagi jika tugas
yang dibebankan kepada petugas sangat banyak dan melebihi deskripsi
kerjanya, tentunya ini dapat membuat petugas mengalami stress kerja.
Sebagaimana yang disebutkan oleh Hurrel dalam Dian (2008)
bahwa beban kerja petugas yang terlalu berat dapat menimbulkan stress
kerja pada petugas. Apabila petugas mengalami stress kerja tentunya
petugas tidak dapat melaksanakan kegiatan penyimpanan obat dengan
baik sehingga tujuan penyimpanan obat yang diharapkan pun tidak
dapat tercapai.

116

6.3.2

Anggaran
Anggaran merupakan salah satu input yang menunjang
pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi. Berdasarkan hasil
wawancara diketahui bahwa tidak terdapat anggaran yang khusus
disediakan oleh Rumah Sakit yang berkaitan dengan penyimpanan obat.
Rumah sakit hanya menyediakan anggaran rutin untuk pengadaan obatobatan saja. Karena sejauh ini rumah sakit belum merasa perlu untuk
menyediakan anggaran terkait penyimpanan.
Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina
Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) disebutkan bahwa salah satu input
yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat adalah
anggaran. Anggaran rutin penyimpanan yang perlu disediakan antara
lain anggaran untuk pemeliharan gudang dan prasarana lainnya yang
terdapat digudang farmasi seperti perawatan AC, printer dan komputer.
Selain itu, anggaran untuk penyediaan ATK, penyediaan kartu stock dan
buku-buku untuk pencatatan dan pelaporan.
Dalam pelaksanaannya AC, printer dan komputer memang
belum dilakukan pemeriksaan secara berkala, pemeliharaan gudang pun
belum dilakukan dengan baik. Ini terlihat dari adanya noda di dinding
akibat aliran air AC yang bocor, dan adanya genangan air yang
dibiarkan di atas lemari penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu
untuk keperluan ATK dan buku-buku pencatatan petugas gudang hanya
tinggal mengajukan permintaan kepada bagian umum dan di bagian
umum

semua

kebutuhan

ATK

sudah

tersedia

sehingga

117

penganggarannya masuk kedalam penganggaran bagian umum bukan ke

anggaran penyimpanan obat.
Pemeliharaan gudang farmasi dan seluruh peralatannya dengan
baik merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan oleh pihak
manajemen rumah sakit. Paling tidak manajemen perlu menyisihkan
biaya untuk pemeliharaan sebesar 1% dari biaya peralatan yang ada.
Kurang baiknya pemeliharaan terhadap gudang farmasi dan peralatan
yang terdapat didalamnya sering kali berakibat pada pendeknya masa
pakai peralatan tersebut, dan berdampak pada meningkatnya tambahan
biaya yang diperlukan untuk pemeliharaan mencapai 20% - 40%
(Damanik, 2003). Jika hal ini terjadi, tentunya ini menjadi sangat
bertentangan dengan tujuan penyimpanan obat yang diharapkan,
sebagaimana yang disebutkan dalam Depkes (1996) yaitu penyimpanan
obat dilakukan dengan tujuan agar murah (biaya yang dikeluarkan tidak
besar).
Tidak tersedianya anggaran tentunya dapat mempengaruhi
dalam proses penyimpanan obat. Jika terdapat barang gudang yang
rusak, dapat menghambat pekerjaan petugas dan petugas menjadi tidak
bisa menyelesaikan pekerjaannya. Belum lagi manajemen harus
memperbaiki barang yang rusak dan mengeluarkan biaya yang cukup
besar. Ini tentunya akan menimbulkan kerugian ganda bagi rumah sakit.

6.3.3

Prosedur Penyimpanan Obat

Prosedur yang berkaitan dengan penyimpanan obat sudah dibuat
dan sudah disosialisasikan kepada petugas gudang farmasi RS Mulya

118

meskipun petugas gudang tidak mengingat seluruh prosedurnya secara

mendetail. Pembuatan prosedur penyimpanan obat di Rumah Sakit
Mulya sudah disesuaikan dengan aturan yang ditetapkan oleh KARS
tahun 2009 dan dengan mempertimbangkan aturan yang ada pada UU
No. 23 tahun 1992 dan UU Kesehatan No. 36 Tahun 2009.
Prosedur penyimpanan obat terdiri dari prosedur penerimaan
obat, prosedur penyusunan obat, prosedur pengeluaran obat dan
prosedur pelaksanaan stock opname obat. Prosedur penyimpanan yang
dibuat tersebut sudah cukup baik namun masih kurang lengkap. Karena
dalam salah satu prosedur yaitu prosedur penyusunan obat hanya
disebutkan bahwa penyusunan menggunakan sistem FIFO dan FEFO.
Tapi tidak dijelaskan tentang bagaimana pengklasifikasian penyimpanan
obatnya serta bagaimana pengaturan suhu dan kelembaban ruangan.
Sehingga petugas gudang juga mengabaikan hal tersebut.
Pada pelaksanaannya prosedur yang dibuat ini sudah mulai
dijalankan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya, meskipun masih ada
point

yang

terlewat

dan

tidak

untuk

dilaksanakan.

Tidak

dilaksanakannya point dalam SOP menyebabkan kegiatan penyimpanan

menjadi terganggu. Standar operasional prosedur merupakan tatacara
atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu (KARS, 2000).
SOP dapat dijadikan sebagai panduan yang digunakan dalam
proses pelaksanaan penyimpanan obat, sehingga tujuan penyimpanan
dapat tercapai. Dengan adanya SOP setiap petugas dapat mengetahui
tugas, wewenang dan tanggung jawab pekerjaan yang harus dilakukan,

119

sehingga petugas dapat terhindar dari kesalahan, keraguan, duplikasi

atau

pemborosan

pekerjaannya

dalam

menjadi

pelaksanaan

lebih

efisien

kerjanya
(Depkes,

dan
1996).

membuat
Dengan

dilaksanakannya SOP setiap kegiatan dapat berjalan secara teratur

sesuai dengan alur yang sudah direncanakan.

6.3.4

Dokumen Penyimpanan Obat

Dokumen penyimpanan obat dibutuhkan dalam kegiatan
penyimpanan obat guna menghindari terjadinya kesalahan dalam
kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan. Dokumen juga berfungsi
sebagai alat bukti dan sebagai laporan pertanggung jawaban tugas
seorang pegawai (Prihatiningsih, 2012). Dokumen penyimpanan obat
yang tersedia di RS Mulya terdiri dari kartu induk persediaan obat, kartu
stok obat, buku harian penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat,
laporan pengeluaran obat dan laporan stock opname.
Ini sesuai dengan yang terdapat dalam pedoman pengelolaan
obat milik Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) bahwa
terdapat beberapa dokumen yang perlu disediakan dalam kegiatan
penyimpanan obat di rumah sakit antara lain adalah kartu induk
persediaan obat, kartu stok obat, buku harian penerimaan obat, surat izin
pengeluaran obat, buku harian pengeluaran obat, laporan pengeluaran
obat, laporan stock opname dan data obat kadaluarsa.
Pada pelaksanaannya ternyata tidak semua dokumen yang
tersedia diisi secara teratur oleh petugas gudang farmasi. Seperti kartu
stok obat dan buku harian penerimaan barang. Berdasarkan hasil

120

wawancara diketahui bahwa kartu stok obat dan buku harian

penerimaan barang jarang sekali diisi oleh petugas gudang, hal ini
dikarenakan petugas gudang merasa keberatan dan merasa tidak
memiliki cukup waktu untuk melakukan pengisian dokumen tersebut.
Tidak diisinya kartu stok menyebabkan terkadang petugas
merasa kebingungan jika ada perbedaan antara data jumlah obat pada
kartu persediaan induk dengan jumlah fisik obat di gudang. Petugas pun
menjadi kesulitan dalam melakukan analisis atau penelusuran terkait hal
ini karena tidak ada bantuan data dari kartu stok tersebut. Padahal kartu
stock obat sangat bermanfaat untuk mengetahui jumlah persediaan obat,
sebagai alan pengendali persediaan, sebagai sumber masukkan untuk
pembuatan rencana pengadaan dan sebagai alat kontrol instalasi farmasi
(Febriawati, 2013).
Tidak terisinya buku harian penerimaan obat juga terkadang
menghambat pekerjaan petugas, hal ini terjadi saat ada obat datang yang
bermasalah, untuk melakukan pengecekan petugas harus mencari faktur
dan surat penerimaan yang sudah diserahkan kepada Kepala Instalasi
Farmasi dan ini sangat memakan waktu lama. Pengisian buku
penerimaan obat yang baik dapat menampilkan data tentang tanggal
kedatangan obat, nama dan jumlah obat serta total pembelian dalam satu
hari. Ini tentunya sangat membantu petugas gudang dalam pendataan
(Febriawati, 2013).
Kelengkapan dokumen penyimpanan ini akan memudahkan
petugas dalam memantau kegiatan penyimpanan dan mendeteksi
kesalahan serta kerugian dalam kegiatan penyimpanan obat (Depkes,

121

1996). Tujuan dibuatnya dokumen penyimpanan yaitu agar tersedia data

yang akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat,
arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat
data atau laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan dan
agar

anggaran

farmasi

dapat

yang

tersedia

dikelola

secara

untuk pelayanan

dan

perbekalan

efisien dan efektif (Pudjaningsih,

1996). Sehingga, kelengkapan dokumen sangat membantu dalam proses

penyimpanan obat.

6.3.5

Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

Sarana penyimpanan obat yang tersedia di rumah sakit Mulya
berupa gudang penyimpanan yang memiliki luas 3,49 x 2,47 m2,
sedangkan Depkes RI dalam pedoman pengelolaan gudang (1996)
menyebutkan bahwa luas gudang penyimpanan obat minimal adalah 3 x
4 m2. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui bahwa luas
gudang penyimpanan ini dinilai masih kurang mencukupi untuk
kegiatan penyimpanan obat di RS Mulya. Gudang penyimpanan ini
tidak hanya dibuat untuk menyimpan persediaan obat-obatan, namun
juga digunakan untuk menyimpan persediaan alat kesehatan dan sebagai
ruang kantor petugas gudang farmasi. Tidak ada pemisah antara gudang
penyimpanan dengan ruangan gudang farmasi rumah sakit Mulya.
Luas

gudang

yang

kurang

memadai

tentunya

sangat

menghambat petugas gudang dalam melakukan tugas penyimpanan obat

di gudang tersebut. Petugas gudang menjadi tidak leluasa bergerak pada
saat akan menyusun obat-obatan yang baru diterimanya. Minimnya

122

gudang farmasi juga menyebabkan petugas gudang terpaksa harus

menumpuk obat-obatan dan alat kesehatan yang disimpan didalamnya.
Ini tentunya akan sangat menyulitkan petugas saat akan melakukan
pengambilan obat.
Selain luas gudang yang masih kurang memadai, keadaan
gudang farmasi juga dinilai masih sangat kurang, kelembaban udara dan
temperatur udara di ruangan terkadang tidak stabil, adanya bau selokan
yang menyengat dan adanya serangga di gudang juga dapat
mengganggu mutu dari obat-obatan yang disimpan diruangan tersebut.
Padahal menurut pedoman pengelolaan gudang yang dibuat oleh
Depkes RI (1996) diketahui bahwa gudang farmasi harus memiliki suhu
ruangan yang stabil, terbebas dari hama dan terjamin keamanannya.
Pengaturan suhu ruangan dan pencegahan terhadap hama
tentunya sangat penting dilakukan. Suhu udara yang sesuai dapat
menjaga mutu obat yang disimpan di gudag tersebut. Jika mutu obat
tidak dapat terjaga dengan baik, maka obat akan menjadi cepat rusak
dan kadaluarsa. Padahal adanya obat rusak dan kadaluarsa menjadi
indikasi bahwa adanya permasalahan dalam sistem penyimpanan di
suatu gudang farmasi dan menjadi indikator penilaian efisiensi
penyimpanan obat.
Menurut Seto (2004) persyaratan ruang penyimpanan obat-obat
minimal terdiri dari :
1. Utilities, ruang penyimpanan memiliki listrik, air dan AC.
Gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah dilengkapi dengan
sumber listrik, air dan AC untuk mengatur suhu ruangan.

123

2. Communication, ruang penyimpanan harus memiliki alat

komunikasi misalnya telepon.
Gudang farmasi rumah sakit Mulya juga sudah dilengakapi
dengan alat komunikasi berupa telepon.
3. Security, ruang penyimpanan harus aman dari resiko pencurian
dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.
Gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah cukup aman dari
pencurian dan penyalahgunaan hal ini dikarenakan kunci
ruangan gudang farmasi hanya dipegang oleh petugas gudang
farmasi dan Kepala Instalasi Farmasi dan yang diperbolehkan
masuk ke gudang farmasi untuk mengambil obat hanyalah
petugas gudang, Kepala Instalasi Farmasi dan petugas Instalasi
Farmasi RS Mulya.
Namun, di ruangan gudang farmasi belum sepenuhnya terbebas
dari serangga pengganggu. Di gudang farmasi rumah sakit Mulya
tidak jarang ditemui kecoa. Hal ini terjadi karena letak gudang
farmasi rumah sakit Mulya yang letaknya tepat diatas selokan
pembuangan RS Mulya. Kecoa ini dikhawatirkan dapat merusak
obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi tersebut dan
menimbulkan kerugian.
Gudang farmasi rumah sakit Mulya juga belum dilengkapi
dengan sistem keamanan kebakaran. Di ruangan gudang tersebut
belum terdapat alat detektor panas atau api dan alat pemadam
ringan. Padahal, dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat
oleh

Dirjend

Binakefarmasian

dan

Alat

Kesehatan

(2010)

124

disebutkan bahwa sarana penyimpanan obat harus dilengkapi juga

dengan sarana pengamanan gudang seperti kunci ganda, pintu
berlapis, jendela berteralis, tersedia alat pemadam ringan (APAR),
alat detektor panas/api serta terbebas dari hama/serangga.
Ketersediaan prasarana yang menunjang penyimpanan obat di
gudang farmasi RS Mulya juga dinilai masih kurang memadai. Dari
hasil penelitian diketahui bahwa dengan ketersediaan prasarana
penyimpanan yang ada saat ini petugas masih kebingungan untuk
mengatur persediaan obat-obatan yang ada, karena lemari dan rakrak penyimpanan masih sangat kurang. Sehingga tidak jarang
petugas gudang hanya menumpuk obat-obatan yang baru datang di
dalam kardus dan tidak ditata di lemari atau rak penyimpanan
gudang farmasi.
Beberapa tumpukan kardus bahkan ada yang hampir menyentuh
atap gudang. Ini tidak hanya menghambat petugas untuk bergerak,
namun juga dapat membahayakan petugas jika tumpukkan kardus
tersebut ada yang jatuh dan mengenai petugas. Padahal dalam
Febriawati (2013) disebutkan bahwa salah satu hal yang perlu
diperhatikan dalam persiapan gudang penyimpanan obat haruslah
memperhatikan kemudahan mobilitas, yaitu bagaimana agar petugas
gudang memiliki kemudahan dalam bergerak, sehingga memberikan
kenyaman petugas dalam bekerja.
Obat-obatan dalam kardus pun tidak diletakkan diatas pallet
terlebih dahulu dan hanya tergeletak langsung dilantai. Penggunaan
pallet dapat memberikan beberapa keuntungan diantaranya adalah

125

untuk melindungi obat dari genangan air/banjir dan membantu

mengatur sirkulasi udara dari bawah/lantai (Febriawati, 2013).
Selain itu, ini juga dapat membantu petugas dalam menemukan obat
yang disimpan saat akan melakukan pengeluaran obat.
Dalam pedoman pengelolaan gudang yang dibuat oleh Depkes
RI (1996) disebutkan bahwa prasarana yang terdapat digudang
farmasi minimal terdiri dari rak-rak atau lemari yang jumlahnya
harus disesuaikan dengan banyaknya obat yang terdapat di rumah
sakit, lemari pendingin untuk obat-obatan yang memerlukan suhu
penyimpanan dingin dan alat bantu penyimpanan (seperti tangga dan
trolley). Sementara itu di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum
melakukan penyesuaian antara banyaknya obat yang terdapat
dirumah sakit tersebut dengan sarana dan prasarana penyimpanan
yang akan disediakan. Sehingga dikhawatirkan keadaan ini dapat
menghambat proses penyimpanan obat yang dilakukan dan tidak
dapat mencapai tujuan penyimpanan obat.

Keterbatasan input yang tersedia di gudang farmasi rumah sakit Mulya

tersebut,

dikhawatirkan

dapat

memberikan

hambatan

bagi

kegiatan

penyimpanan obat yang dilakukan di gudang tersebut. Proses penyimpanan

obat menjadi tidak dapat berjalan dengan lancar apaila input yang tersedia
tidak sesuai dengan kebutuhan penyimpanan obat yang diperlukan rumah sakit
tersebut.

126

6.4

Proses Penyimpanan Obat

Proses penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan menyimpan
obat yang dilakukan dengan menggunakan input sudah disediakan.

6.4.1

Penerimaan Obat
Kegiatan penerimaan obat merupakan tahapan awal dari
rangkaian proses penyimpanan obat di gudang farmasi. Kegiatan
penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya
masih kurang sesuai dengan standar prosedur operasional yang dibuat
oleh RS Mulya. Dalam standar operasional prosedur penerimaan obat
yang dibuat RS Mulya disebutkan bahwa dalam kegiatan penerimaan
obat petugas gudang tidak hanya memeriksa kesesuaian jumlah dan
jenis obat yang dipesan dengan yang datang saja, namun juga harus
memeriksa tanggal kadaluarsa obat yang datang.
Sementara itu, pada pelaksanaannya petugas gudang tidak
melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat. Hal ini
menyebabkan seringkali obat yang kadaluarsa terlambat terdeteksi oleh
petugas gudang, sehingga tidak dapat dilakukan pereturan dan
menyebabkan kerugian bagi rumah sakit. Padahal seharusnya dengan
tersedianya SOP petugas lebih bisa menjalankan tugasnya dengan baik
dan meminimalisir terjadinya kesalahan yang merugikan.
Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat dimaksudkan agar
apabila ada obat yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa obat tersebut
dapat segera terdeteksi dan bisa dilakukan pereturan atau pengembalian
kepada distributor secepatnya (Prihatiningsih, 2012). Selain itu,

127

pemeriksaan terhadap kesesuaian obat dan tanggal kadaluarsa obat pada

saat penerimaan obat juga dapat menghindari terjadinya kesalahan yang
menyebabkan kerugian bagi rumah sakit (Istinganah, 2006). Obat yang
kadaluarsa yang ditemukan di gudang farmasi menjadi indikasi bahwa
penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi tidak cukup efisien
(Depkes, 1996).
Berdasarkan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh
Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) diketahui bahwa hal-hal
yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan obat terdiri dari
pemeriksaan terhadap kesesuaian obat yang datang (jumlah dan jenis)
dengan barang yang dipesan, pemeriksaan faktur, pemeriksaan surat
jalan dan pemeriksaan tanggal kadaluarsa obat. Semua kegiatan tersebut
harus dilakukan oleh satu orang yang sama. kegiatan penerimaan obat
yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya sudah sesuai
dengan apa yang disebutkan dalam pedoman penyimpanan obat yang
dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tersebut. Hanya
pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat yang tidak dilakukan.
Selain kegiatan yang disebutkan diatas, pada saat penerimaan
obat petugas gudang juga harus melakukan pencatatan. Berdasarkan
pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan
(2010) pencatatan yang harus dilakukan pada saat penerimaan obat
adalah pencatatan pada buku harian penerimaan obat. Namun, pada
pelaksanaan penerimaan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS
Mulya, petugas gudang farmasi tidak melakukan pencatatan pada buku
tersebut. Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh

128

manajemen RS Mulya hanya saja petugas gudang tidak mengisi buku

tersebut.
Hal ini dikarenakan petugas gudang merasa tidak memiliki
waktu yang cukup untuk melakukan pencatatan pada buku tersebut.
Sehingga terkadang petugas merasa kebingungan jika ada obat yang
tidak sesuai jumlahnya. Padahal, buku harian penerimaan obat dapat
memudahkan petugas untuk melakukan pemeriksaan apakah obat yang
dipesan semua sudah datang dan membantu dalam pembuatan laporan
faktur (Febriawati, 2013). Dari sini dapat terlihat dengan terbatasnya
input sumber daya yang dimiliki gudang dapat mengganggu proses
penyimpanan obat yang seharusnya berjalan dengan baik dan sesuai
prosedur.

6.4.2

Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat

a. Pengaturan Tata Letak Ruang
Rak penyimpanan dan lemari penyimpanan yang terdapat di
gudang farmasi rumah sakit Mulya disusun membentuk satu garis
lurus, tidak terdapat lorong-lorong di gudang farmasi rumah sakit
Mulya. Meskipun rak dan lemari penyimpanan disusun secara
sederhana namun, petugas gudang terkadang masih merasa kesulitan
dalam bergerak pada saat akan mengambil obat. Hal ini dikarenakan
luas gudang farmasi yang kurang memadai dan banyaknya
tumpukan barang yang terdapat di lantai
Rak dan lemari penyimpanan yang terdapat di gudang farmasi
tidak diletakkan menyentuh dinding dan tidak langsung menempel

129

pada lantai. Pemberian jarak antara rak/lemari dengan dinding dan

dengan lantai penyimpanan yang seperti ini dapat menghidari obat
dari kerusakan akibat suhu dinding/lantai (Depkes, 1996). Selain itu,
jarak yang dibuat antara lantai dengan lemari dapat membatu
menghindari kerusakan obat jika terjadi genangan air pada lantai
(Yahmin, 2012).
Letak ruang kerja petugas juga menyatu dengan ruang
penyimpanan obat. Tidak jarang tumpukkan obat yang tidak muat
diletakkan dilemari/rak mengganggu pekerjaan petugas gudang.
Sebaiknya ruang kerja petugas gudang juga diperhatikan untuk
menjaga agar petugas gudang merasa nyaman dalam melaksanakan
tugasnya (Baby, 2010). Karena kenyamanan kerja petugas sangat
berpengaruh terhadap hasil kerja petugas (Febriawati, 2013).
Gudang farmasi sudah dilengkapi dengan jendela, namun
jendela yang ada tidak pernah dibuka sekalipun. Suhu ruangan
gudang farmasi RS Mulya selalu diatur setiap harinya, pengaturan
suhu berdasarkan pertimbangan jenis dan cara penyimpanan obat
yang terdapat digudang farmasi tersebut. Meskipun demikian suhu
dan kelembaban udara ruangan pun terkadang tidak stabil, terkadang
penyebabnya adalah dari AC yang rusak atau bocor. Kebocoran AC
juga membuat beberapa jenis obat menjadi basah kemasannya rusak.
Pencegahan terhadap hama juga masih minim dilakukan di gudang
farmasi, padahal gudang farmasi rumah sakit Mulya terletak tepat
dibawah saluran pembuangan air rumah sakit.

130

Sebagaimana diungkapkan oleh Febriawati (2013) bahwa

pengaturan tata letak barang di gudang atau disebut sebagai layout
gudang yang baik dapat memudahkan petugas gudang dalam
melakukan tugasnya digudang dan dapat membantu menjaga mutu
obat yang disimpan digudang farmasi tersebut. Sementara itu, halhal yang perlu dipertimbangkan dalam pengaturan tata letak tersebut
antara lain kemudahan bergerak, sirkulasi udara, suhu ruangan,
kelembaban udara, pengaturan rak dan pencegahan hama (Dirjend
Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

b. Pengaturan Penyimpanan Obat

Obat-obatan yang disimpan pada rak dan lemari penyimpanan
digudang farmasi juga belum disusun berdasarkan nama, jenis atau
volumenya. Penyusunan obat-obatan di gudang farmasi hanya baru
dipisahkan berdasarkan jenis sediaan obatnya (tablet, sirup, infus dan
injeksi). Itupun peletakannya tidak terpisah antara satu jenis sediaan
dengan sediaan jenis yang lainnya. Hal ini terjadi karena jumlah lemari
dan rak penyimpanan yang tersedia masih sangat minim dan belum
mencukupi untuk melakukan pemisahan atau pengelompokan obatobatan. Pengaturan penyusunan obat berdasarkan alfabet, jenis ataupun
ukuran tujuannya adalah untuk memudahkan petugas dalam melakukan
pendataan obat digudang dan pencarian obat saat dibutuhkan (Dirjend
Bina Farmasi dan Alat Kesehatan, 2010).
Selain itu kartu stok penyimpanan pun belum digunakan
meskipun sudah disediakan. Ini menyebabkan petugas mengalami

131

kesulitan dalam pencarian obat saat dibutuhkan dan saat terjadi selisih
jumlah obat petugas mengalami kesulitan dalam mendeteksi selisih
tersebut. Padahal, penggunaan kartu stok dapat memudahkan petugas
dalam melakukan pencatatan terhadap obat-obatan yang masuk dan
keluar. Penggunaan kartu stok juga dapat meminimalisir kesalahan
dalam pencatatan stok obat gudang (Depkes, 1996).
Obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika sudah disimpan
dan diletakkan di tempat terpisah dengan jenis obat lainnya.
Penyimpanan obat narkotik dan psikotropik dilakukan di lemari khusus
penyimpanan obat. Seharusnya, lemari penyimpanan narkotik dan
psikotropika dikunci setiap saat, meskipun sudah dilakukan di lemari
penyimpanan khusus. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya
penyalah gunaan penerimaan obat dan pelaporan ke dinas kesehatan
kota Tangerang (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010).
Untuk obat-obatan yang tidak muat diletakkan di rak atau lemari
penyimpanan, petugas gudang membiarkan obat disimpan didalam
kardus tanpa dilengkapi dengan keterangan obat (nama, jenis, jumlah
dan tanggal kadaluarsa) dan diletakkan langsung pada lantai. Padahal
dalam pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan tahun 2010, disebutkan bahwa penggunaaan pallet sangat
dianjurkan sebelum barang diletakkan pada lantai, tujuannya adalah
agar obat terhindar dari kerusakan.
Sistem penyimpanan obat yang dilakukan digudang farmasi
berdasarkan standar operasional prosedur yang berlaku di RS Mulya
menggunakan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO. Namun, pada saat

132

pelaksanaannya petugas gudang farmasi belum menerapkan sistem

penyimpanan FIFO dan FEFO. Petugas gudang menyusun obat yang
baru datang ditempat yang mereka sukai. Hal ini terjadi karena petugas
gudang farmasi menganggap bahwa antara barang yang baru datang
dengan barang yang masih tersisa digudang farmasi tanggal
kadaluarsanya sama jadi tidak perlu lagi disusun berdasarkan FIFO atau
FEFO. Dan ini juga yang menyebabkan obat kadaluarsa terlambat
dideteksi sehingga tidak dapat dialakukan pereturan ke distributor dan
akhirnya menyebabkan kerugian. Padahal jika penyimpanan obat
menerapkan sistem FIFO dan FEFO obat-obatan yang disimpan dapat
terhidar dari kadaluarsa yang menyebabkan kerugian bagi rumah sakit
(Wirdah, 2013).
Penyusunan obat yang dilakukan di rak-rak dan lemari
penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga belum
dilakukan pemberian nama dan kode. Semua obat disusun dengan
melihat jarak lemari yang tersisa. Namun, untuk obat-obatan yang
memerlukan kondisi penyimpanan khusus seperti vaksin sudah
diletakkan di lemari es/kulkas dengan suhu yang sudah diatur
sebelumnya.

Pengaturan

obat

yang

dilakukan

di

rak/lemari

penyimpanan dapat memberikan kemudahan bagi petugas gudang dalam

mencari barang saat dibutuhkan dan dapat membuat penyimpanan
menjadi lebih efisien (Dina, 2012).
Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh dirjen bina
farmasi dan alat kesehatan (2010) pun sudah diatur tentang bagaimana
cara atau sistem penyimpanan obat-obatan yang baik dan benar.

133

Tujuannya adalah untuk mempertahankan mutu obat dan menghindari

kerugian akibat kesalahan penyimpanan obat.
Dari penjelasan-penjelasan diatas diketahui bahwa minimnya
input penyimpanan obat seperti sarana dan prasarana serta prosedur
penyimpanan obat

yang disediakan oleh

rumah sakit

Mulya

menyebabkan proses penyusunan obat dan pengaturan tata letak tidak

dapat berjalan dengan baik. Sehingga menyebabkan terhambatnya
sistem penyusunan obat dan tata letak obat di gudang tersebut. Sistem
penyusunan obat FIFO/FEFO tidak dapat dilaksanakan karena tidak
semua obat dapat disusun dirak penyimpanan obat, pemisahan terhadap
jenis dan penyusunan berdasarkan abjad pun tidak dapat dilakukan
karena sarana dan prasarana serta prosedur terkait tata caranya yang
tersedia pun sangat terbatas.

6.4.3

Pengeluaran Obat
Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi rumah sakit
Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi. Pengeluaran obat dari
gudang farmasi dilakukaan setelah adanya permintaan dari unit yang
membutuhkan

obat.

Berdasarkan

standar

prosedur

operasional

pengeluaran obat yang berlaku di RS Mulya disebutkan bahwa

pengeluaran obat harus dilakukan melalui gudang farmasi sebelum
digunakan ke unit-unit yang membutuhkan.
Sistem pengeluaran seperti ini merupakan jenis sistem
pengeluaraan satu pintu. Sistem satu pintu yaitu suatu sistem
pengeluaran barang yang dilakukan hanya melalui satu unit saja, satu

134

sistem dan satu pengawasan (Depkes, 1996). Keuntungan menggunakan

sistem ini yaitu memudahkan petugas dalam melakukan monitoring obat
dan menjamin mutu obat yang dikeluarkan. Namun, seringkali pada
pelaksanaannya untuk obat-obatan yang dibeli terutama oleh unit apotik
secara cito biasanya obat akan langsung dikeluarkan kembali tanpa
melalui pendataan gudang farmasi terlebih dulu. Ini membuat
pencatatan terkadang mencadi kacau.
Sistem
memperhatikan

pengeluaran
sistem

obat

yang

FIFO/FEFO.

dilakukan

juga

Pengeluaran

tidak
dengan

memperhatikan sistem FIFO/FEFO dimaksudkan agar setiap persediaan

obat yang terdapat digudang farmasi terhindar dari kadaluarsa.
Sebagaimana tujuan dari penyimpanan obat yang dilakukan yaitu
menjaga mutu persediaan obat dan meminimalisir terjadinya kerugian
akibat obat rusak/kadaluarsa. Selain itu, sistem pengeluaran obat juga
menjadi salah satu indikator penilaian efisiensi atau output yang
diharapkan dari sistem penyimpanan obat. Semakin diperhatikannya
sistem FIFO/FEFO dalam pengeluaran obat, maka semakin efisien juga
sistem penyimpanan yang dilakukan (Depkes, 1996).
Pencatatan yang dilakukan pada saat pengeluaran obat dimulai
dari pencatatan pada buku pengeluaran obat/buku defecta oleh unit yang
membutuhkan. Pada buku itu pula petugas gudang akan menuliskan
jumlah obat yang akan dikeluarkan. Selanjutnya, petugas membuat surat
bukti barang keluar atau surat mutasi. Kedua dokumen ini dapat
menampilkan data mengenai tanggal pengeluaran, unit penerima, nama

135

dan jenis obat yang dikeluarkan sehingga bisa mendeteksi jika terjadi
ketidaksesuaian jumlah obat (Febriawati, 2013).
Hal ini sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend
Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) yang menyebutkan bahwa
pada proses pengeluaran terdapat beberapa dokumen pencatatan yang
harus dibuat antara lain buku harian pengeluaran obat dan surat bukti
pengeluaran obat.

6.4.4

Stock Opname Obat

Stock opname gudang farmasi minimal dilakukan setiap 6 bulan
sekali (Kemenkes, 2010). Di Rumah Sakit Mulya berdasarkan SOP
yang ditetapkan kegiatan stock opname dilakukan setiap 2 bulan sekali.
Namun, berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa stock opname
digudang farmasi dilakukan setiap 3 bulan sekali. Ternyata pada
pelaksanaannya kegiatan stock opname dilakukan setelah adanya surat
edaran dari direktur untuk melakukan stock opname gudang.
Tidak pastinya kegiatan stock opname membuat kegiatan
perencanaan obat yang dilakukan instalasi farmasi pun menjadi
terhambat. Obat-obatan yang kadaluarsa pun terlambat terdeteksi, selain
itu laporan kerugian akibat obat kadaluarsa pun terlambat diketahui.
Karena melalui kegiatan stock opname tersebut bisa diketahui obatobatan yang sudah mendekati kadaluarsa sehingga obat-obatan tersebut
bisa segera ditukar atau dikembalikan ke distributor dan tidak
merugikan rumah sakit.

136

Menurut

Dirjend

Binakefarmasian

dan

Alat

Kesehatan

Kemenkes RI (2010), stock opname diperlukan untuk kebutuhan audit

dan perencanaan yang wajib dilaksanakan. Sementara itu menurut
Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010)
tujuan dari penyimpanan adalah untuk menghindari penggunaan yang
tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan dan memudahkan
pencarian dan pengawasan. Ini tentunya sesuai dengan tujuan
penyimpanan yang dijabarkan oleh Depkes (1996) yaitu agar obat
terhindar dari penggunaan yang tidak bertanggung jawab dan mudah
menemukannya saat dibutuhkan.
Stock opname merupakan salah satu cara menilai kelancaran
kegiatan penyimpanan dan pencatatannya. Oleh karena itu hasil stock
opname harus sesuai antara data pencatatan dengan jumlah stok fisik
digudang farmasi. Jika terdapat ketidaksesuaian harus segera dilakukan
analisis untuk mengetahui kerugiannya (Febriawati, 2013). Tentunya ini
dilakukan untuk menilai sejauh mana efisiensi dari penyimpanan obat
yang dilakukan oleh rumah sakit.

6.4.5

Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat

Pelaporan dokumen atau data-data yang berkaitan dengan
penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan pengelolaan obat
secara tertib mulai dari saat obat diterima, disimpan hingga
didistribusikan. Tujuannya adalah agar tersedia data mengenai jenis dan
jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran atau penggunaan dan data

137

mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat (Dirjen

Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).
Adapun dokumen-dokumen penyimpanan obat yang perlu untuk
dilaporkan terdiri dari laporan penerimaan obat, laporan pengeluaran
obat dan laporan hasil stock opname obat. laporan penerimaan obat
dibuat tujuannya untuk mengetahui jumlah pembelian obat di suatu
rumah sakit dalam satu periode waktu tertentu minimal 1 bulan sekali
(Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). Sedangkan laporan
mutasi atau pengeluaran obat dibuat untuk mengetahui jumlah
penerimaan dan pengeluaran obat dalam satu periode waktu, minimal
setiap 6 bulan sekali (Febriawati, 2013). Sementara itu laporan hasil
stock opname dibuat untuk mengetahui sisa persediaan, obat-obatan
yang kadaluarsa dan kesesuaian pencatatan obat di gudang farmasi
(Kemenkes RI, 2007). Sehingga dari pelaporan dokumen-dokumen ini
suatu instansi bisa melakukan evaluasi pada setiap rangkaian kegiatan
penyimpanan obat (Sarmini, 2008).
Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan secara
rutin baik oleh petugas gudang farmasi maupun Kepala Instalasi
Farmasi.

Kegiatan

pencatatan

dan

pelaporan

dokumen

terkait

penyimpanan obat digudang farmasi sudah mulai berjalan meskipun

terkadang masih suka mengalami keterlamabatan dalam pelaporannya.
Terlambatnya pelaporan dokumen terkait penyimpanan obat disebabkan
oleh banyaknya tugas dan tanggung jawab lain yang harus dilakukan
oleh petugas gudang dan Kepala Instalasi Farmasi yang menyebabkan
tertundanya pencatatan hingga berdampak pada terlambatnya pelaporan

138

dokumen penyimpanan obat tersebut. Padahal beberapa dokumen

seperti buku pengeluaran dan surat bukti barang keluar sangat
diperlukan untuk perencanaan pembelian obat Instalasi farmasi.
Laporan terkait penyimpanan obat yang dibuat dan dilaporkan
oleh petugas gudang dan kepala instalasi farmasi terdiri dari laporan
faktor pembelian, laporan mutasi obat da laporan hasil stock opname
obat. Laporan faktor pembelian adalah laporan sejenis laporan
penerimaan obat yang dibuat oleh kepala instalasi farmasi dan kemudian
akan dilaporkan kepada bagian keuangan dan kepada kepala divisi
pelayanan RS Mulya, sama seperti laporan stock opname obat.
Sementara itu laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang dan
pelaporannya hanya sampai ke kepala instalasi farmasi RS Mulya.
Namun sejauh ini belum ada kegiatan evaluasi yang dilakukan dari
pihak manajemen rumah sakit Mulya yang berkaitan dengan
penyimpanan obat. Hal ini ketahui berdasarkan hasil wawancara kepada
informan.
Dengan dilakukannya pelaporan diharapkan bisa menjadi bahan
evaluasi dan memberikan informasi yang akurat mengenai kegiatan
penyimpanan obat sehingga dapat memudahkan penelusuran
dan

laporan,

mendapat

data atau laporan

yang

surat

lengkap untuk

membuat perencanaan dan agar anggaran yang tersedia untuk

pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien
dan efektif (Pudjaningsih, 1996).

139

6.5

Kesesuaian Jumlah Stock Obat (Pencatatan dengan Stock Fisik)

Salah satu cara untuk menilai efisiensi penyimpanan obat yang
dilakukan digudang farmasi adalah dengan cara melihat kesesuaian antara
jumlah obat yang terdapat pada pencatatan obat (pada kartu stock/ kartu induk
persediaan) dengan jumlah obat yang terdapat di gudang farmasi tersebut
(Depkes, 1996). Kecocokan antara stok gudang dengan kondisi fisik haruslah
100% karena ini menandakan bahwa administrasi penyimpanan di gudang
farmasi sudah dikerjakan dengan baik dan optimal (WHO, 1993).
Sementara itu hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti di gudang
farmasi rumah sakit Mulya menunjukkan bahwa kesesuaian jumlah stock obat
fast moving yang terdapat di gudang farmasi tersebut adalah sebesar 76,9%.
Artinya masih terdapat ketidaksesuian pencatatan yang dilakukan petugas
gudang farmasi sebesar 23,1%. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa
terkadang ada kegiatan pencatatan yang terlewat oleh petugas gudang farmasi
RS Mulya. Ketidaksesuaian ini menyebabkan petugas gudang kebingungan
dalam pelaporan untuk perencanaan pembelian dan untuk mempertanggung
jawabkan selisihnya tersebut. Sehingga bila terjadi selisih jumlah tidak jarang
petugas langsung mengganti jumlahnya dan menyesuaikan saja dengan stok
fisik yang ada tanpa mencari tahu penyebab selisih tersebut.
Padahal, kesesuaian jumlah merupakan indikator yang digunakan untuk
mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan
obat, membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat-batan di rumah sakit
sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi obat dan kekosongan (Baby,
2010). Dari sini juga terlihat bahwa proses pencatatan yang tidak baik akan

140

menyebabkan hasil atau output yang didapat menjadi tidak maksimal dan
menimbulkan permasalahan atau kerugian bagi rumah sakit.

6.6

Obat Kadaluarsa dan Rusak

Jumlah obat kadaluarsa dan rusak juga merupakan salah satu indikator
utama efisiensi penyimpanan obat di gudang farmasi. Jumlah obat yang
kadaluarsa dalam gudang farmasi rumah sakit menunjukkan pula besarnya
kerugian yang dialami oleh suatu rumah sakit (Kemenkes RI, 2007). Sehingga
seharusnya persentase obat kadaluarsa dan rusak di suatu gudang farmasi
adalah 0%, namun ada batas toleransi yang masih diperbolehkan untuk
persentase obat rusak dan kadaluarsa yaitu 1% (Pudjaningsih, 1996).
Hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan bahwa
persentase obat kadaluarsa dan rusak yang ada di gudang farmasi rumah sakit
Mulya pada bulan Mei tahun 2014 adalah sebesar 2,2%. Dengan persentase
obat kadaluarsa dan rusak yang sebesar itu, diperkirakan nilai kerugian rumah
sakit mencapai 5.651.633 rupiah dalam periode tersebut.
Dari hasil penelitian diketahui bahwa banyaknya obat kadaluarsa dan
rusak terjadi akibat belum adanya pemeriksaan dan pendataan obat yang
mendekati kadaluarsa secara rutin yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi.
Selain itu, obat kadaluarsa yang terjadi juga akibat obat tidak lagi digunakan
oleh dokter sehingga obat menumpuk dan kadaluarsa. Padahal jika hal ini
dibiarkan terus menerus tanpa ada evaluasi dari pihak manajemen, rumah sakit
akan terus mengalami kerugian. Semakin banyak obat yang mengalami
kadaluarsa dan rusak di suatu rumah sakit, maka akan semakin besar pula

141

kerugian yang diterimanya dan dapat mengurangi pendapatan rumah sakit

tersebut (Pudjaningsih, 1996).
Adanya obat kadaluarsa dan rusak ini menjadi indikasi bahwa terdapat
permasalahan dalam sistem penyimpanan yang dilakukan di gudang farmasi.
terdapatnya

obat

kadaluarsa

dan

rusak

menunjukkan

bahwa

sistem

penyimpanan yang dilakukan belum efisien, karena masih ada nilai kerugian
yang didapat oleh rumah sakit. Seharusnya, hal ini dapat dihindari dengan
memperbaiki dan mengevaluasi setiap proses penyimpanan yang dilakukan.
Sehingga output sistem penyimpanan yang efisien dapat tercapai.

6.7

Stock Mati / Death Stock

Cara menilai efisiensi penyimpanan obat yang selanjutnya adalah
dengan melihat persediaan stock mati atau death stock. Stock mati atau death
stock adalah jumlah obat yang belum atau tidak digunakan selama 3 bulan
terakhir atau lebih (Kemenkes, 2007). Stock mati atau death stock bisa terjadi
karena beberapa hal misalnya karena pola penyakit tertentu pada satu periode
yang menyebabkan obat tidak terpakai.
Standar persentase stock mati obat menurut Pudjaningsih (1996) yaitu
0%. Sementara itu, digudang farmasi rumah sakit Mulya persentase stock mati
nya yaitu 1,36%. Stock mati ini menyebabkan gangguan tersendiri bagi rumah
sakit. Stok mati menyebabkan obat menumpuk digudang farmasi dalam waktu
yang lama dan dikhawatirkan akan menjadi kadaluarsa, terlebih di gudang
farmasi rumah sakit ini belum ada pemeriksaan obat kadaluarsa secara berkala.
Selain itu kerugian yang disebabkan akibat stok mati adalah perputaran uang
yang tidak lancar, kerusakan obat akibat terlalu lama disimpan sehingga dapat

142

menyebabkan obat tersebut kadaluarsa (Pudjaningsih, 1996). Jika dibiarkan

terus terjadi rumah sakit akan mengalami kerugian secara terus menerus.
Keadaan stok mati ini menunjukkan bahwa terdapat kesalahan dalam
proses penyimpanan yang dilakukan. Seperti pada proses pengeluaran
misalnya, seharusnya pengeluaran obat dilakukan terhadap obat yang lebih
dahulu masuk bukan obat yang terakhir masuk. Sehingga obat-obat yang lebih
dulu masuk akan habis lebih dahulu juga dan tidak menimbulkan death stock.
Tentunya ini harus dihindari agar kerugian tidak semakin besar dan
penyimpanan obat yang dilakukan semakin efisien.

6.8

Kesesuaian Sistem Pengeluaran Obat (FIFO dan FEFO)

Sistem pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi
RS Mulya masih belum memperhatikan sistem FIFO dan FEFO. Petugas
gudang tidak menggunakan sistem tersebut karena petugas menganggap bahwa
semua obat memiliki tanggal kadaluarsa yang sama. Padahal, meskipun obat
yang diterima oleh petugas gudang berasal dari distribuor yang sama dan
dengan jarang yang tidak terlalu lama, namun tidak menutup kemungkinan
bahwa obat memiliki tanggal kadaluarsa yang berbeda. Oleh karena itu, petugas
harus tetap melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat dan tetap
memperhatikan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO.
Dalam penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekalan farmasi yang
masa kadaluarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan
lebih awal, sebab umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal
biasanya juga diproduksi lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa
kadaluarsanya lebih awal (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

143

Tujuan pengeluaran obat dengan sistem FIFO dan FEFO adalah untuk
menghindari kerugian akibat obat yang kadaluarsa karena disimpan terlalu lama
dan tidak terdeteksi (Pudjaningsih, 1996). Sehingga tujuan dari penyimpanan
obat pun dapat tercapai dengan baik dan sistem penyimpanan obat yang efisien
dapat tercapai.

BAB VII
KESIMPULAN DAN SARAN

7.1

Kesimpulan
1. Input Penyimpanan Obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya
a) Sumber daya manusia gudang yang tersedia di gudang farmasi masih
belum sesuai dengan ketentuan minimal yang dibuat dalam pedoman
penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun
2010, karena hanya terdiri dari petugas gudang dan penanggung jawab
gudang yang merangkap sebagai kepala Instalasi Farmasi. Sementara
itu, kesesuaian antara keterampilan dan pengetahuan petugas gudang
farmasi dengan kegiatan penyimpanan yang dilakukan sudah sesuai
dengan pedoman Penyimpanan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan tahun 2010 namun masih dibutuhkan pelatihan.
b) Anggaran penyimpanan obat masih belum sesuai dengan pedoman
penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun
2010, karena seharusnya rumah sakit menyediakan anggaran perbaikan
dan perawatan gudang serta perlatan yang ada di gudang minimal 1%
dari biaya peralatan yang ada.
c) Prosedur penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya sudah sesuai
dengan pedoman penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan tahun 2010 meskipun prosedur penerimaan, penyusunan obat
dan stock opname ada yang belum dilaksanakan oleh petugas.
d) Dokumen Penyimpanan Obat masih belum sesuai dengan pedoman
penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat
144

145

Kesehatan tahun 2010 karena dokumennya hanya terdiri dari buku

harian penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat/buku defecta,
laporan pengeluaran obat, laporan stock opname, kartu induk persediaan
obat dan kartu stock obat.
e) Sarana dan prasarana penyimpanan yang tersedia di gudang farmasi
rumah sakit masih belum sesuai luas dan jumlahnya berdasarkan
ketentuan minimal yang dibuat oleh pedoman penyimpanan obat yang
di buat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010.

2. Proses Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

a) Kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi
masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang
ditetapkan oleh Dirjend Bina kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun
2010, karena pada saat penerimaan belum memperhatikan tanggal
kadaluarsa obat.
b) Pengaturan tata letak ruang penyimpanan obat dan sistem penyimpanan
obat belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh
Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Karena belum
menggunakan sistem FIFO/FEFO, belum diurutkan sesuai abjad,
peletakkannya masih belum dipisahkan antara satu jenis obat dengan
jenis obat lainnya dan belum memberikan label nama/keterangan obat
termasuk kartu stok obat.
c) Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan belum sesuai dengan
pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian

146

dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena belum memperhatikan FIFO

dan FEFO.
d) Kegiatan stock opname gudang farmasi belum sesuai dengan pedoman
penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan tahun 2010, karena seharusnya dilakukan setiap minimal 3
bulan sekali secara rutin.
e) Pelaporan dokumen penyimpanan obat sudah sesuai dengan pedoman
yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun
2010.

3. Output Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Penyimpanan obat di gudang farmasi masih belum efisien, hal ini
dikarenakan banyaknya komponen penyimpanan yang belum sesuai dengan
pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan
Alat Kesehatan tahun 2010, dan berdasarkan indikator efisiensi
penyimpanan berikut :
a) Kesesuaian jumlah stok obat fast moving antara pencatatan dengan stok
fisik di gudang farmasi pada bulan Mei 2014 sebesar 76,9%, ini masih
belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman
penyimpanan obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan
tahun 2010 yang seharusnya kesesuaian sebesar 100%.
b) Persentase obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi pada bulan Mei
2014 sebesar 2,2%. masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan
dalam pedoman penyimpanan obat obat milik Dirjen Bina Kefarmasian
dan Alat Kesehatan tahun 2010 karena seharusnya sebesar 0%.

147

c) Stock Mati (Death Stock) obat yang ada di gudang farmasi pada bulan
Mei 2014 sebesar 1,36%, ini masih belum sesuai dengan standar yang
ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjen Bina
Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 karena seharusnya 0% atau
dibawah 1%.
d) Kesesuaian pengeluaran obat (FIFO dan FEFO) juga masih belum
sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan
obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010
yang seharusnya memperhatikan FIFO/FEFO.

7.2

Saran
7.2.1

Bagi Petuga Gudang Farmasi

1. Petugas gudang farmasi diharapkan bisa mulai memanfaatkan kartu
stock obat yang sudah disediakan oleh manajemen rumah sakit,
untuk meminimalisir kesalahan dalam pencatatan jumlah obat.
2. Petugas gudang diharapkan mulai melakukan pengaturan obat di
rak-rak penyimpanan yang disediakan. Dengan cara memisahkan
obat berdasarkan jenis sediaan obat. Kemudian mengurutkan obatobat tersebut berdasarkan abjad untuk memudahkan penyimpanan.
Jika obat tidak muat untuk diletakkan di rak penyimpanan, maka
obat bisa dimasukkan ke dalam satu kardus dan diberi keterangan
(nama obat, jumlah dan tanggal kadaluarsa).
3. Diharapkan petugas gudang bisa memulai menyusun persediaan
obat dan melakukan pengeluaran obat dengan sistem FIFO dan

148

FEFO untuk mencegah terjadinya kerugian akibat barang yang

kadaluarsa atau rusak.
4. Dalam proses penerimaan sebaiknya petugas gudang melakukan
pengecekan terhadap tanggal kadaluarsa obat.
5. Petugas gudang diharapkan dapat melakukan pemeriksaan terhaadap
obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi secara berkala untuk
membantu mendeteksi adanya obat kadaluarsa dan obat rusak.
6. Diharapkan

petugas

gudang

melakukan

perbaikan

terhadap

pencatatan dokumen-dokumen penyimpanan, untuk menghindari

terjadinya kerugian akibat kesalahan atau ketidak lengkapan
pencatatan.

7.2.2

Bagi Manajemen Rumah Sakit

1. Diharapkan manajemen rumah sakit dapat melakukan pelatihan bagi
petugas gudang mengenai alur dan sistem penyimpanan obat di
gudang farmasi.
2. Diharapkan manajemen RS bisa melakukan perhitungan terhadap
beban kerja petugas gudang farmasi, sebagai pertimbangan dalam
membuat deskripsi kerja petugas gudang dan pertimbangan
penambahan jumlah petugas gudang.
3. Diharapkan

manajemen

RS

bisa

melakukan

pengendalian,

pengawasan dan evaluasi dalam pelaksanaan kegiatan penyimpanan

obat (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran dan stock
opname) di gudang farmasi, selanjutnya manajemen melakukan
tindak lanjut dari hasil evaluasi yang dilakukan.

149

4. Diharapkan manajemen atau Kepala Instalasi Farmasi dapat

menunjuk minimal 1 orang petugas dari Apotek untuk menjadi
penanggung jawab atau PIC obat-obatan yang masuk ke Apotek
dari gudang farmasi, terutama saat petugas gudang sedang tidak ada.
Untuk menghindari ketidakcocokkan jumlah obat dan sebagai cara
untuk mengontrol distribusi obat.
5. Diharapkan manajemen rumah sakit dapat membuat flow chart atau
alur dari kegiatan penyimpanan obat sebagai pedoman pelaksanaan
penyimpanan obat bagi petugas gudang farmasi.

7.2.3

Bagi Peneliti Selanjutnya

1. Diharapkan peneliti selanjutnya melakukan perhitungan terhadap
beban kerja petugas gudang farmasi, sehingga bisa diketahui sejauh
mana beban kerja yang dimiliki petugas gudang farmasi.
2. Diharapkan peneliti selanjutnya melakukan perhitungan terhadap
TOR (turn over ratio) untuk mengetahui perputaran obat di rumah
sakit.

Daftar Pustaka
_____, 1996. Buku Petunjuk dan Pedoman Pengelolaan Gudang Penyimpanan :
Direktorat Bina Kefarmasian dan Alat. Jakarta
Aditama, Tjandra Yoga. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2.
Jakarta: UI-Press.
Bowersox, D.J. 1996. Manajemen Logistik ; Integrasi sisem-sisem manajemen
distribusi fisik dan material. Jakarta : Bumi Aksara
Bowersox, D.J. 2002. Manajemen Logistik. Jakarta: PT. Bumi Aksara.
Damanik. C, 2003. Tesis : Analisis Fungsi-Fungsi Pengelolaan Obat Rumah Sakit
Umum di Propinsi Bali. Yogyakarta: Pasca Sarjana Universitas Gajah Mada
diakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com pada 28 April 2014
Dedik, Oskar. 2005. Pengaruh Faktor Ketepatan Penempatan Dalam Jabatan
terhadap Prestasi Kerja di Kantor Sekretariat Pemerintah Kabupaten
Gresik Tahun 2005. diakses dari www.subscribe.com pada 2 Mei 2014
Depkes RI. 1999. Standar Pelayanan Rumah Sakit, edisi Ke-2. Jakarta
Depkes RI. 2004. Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan.
Jakarta: Departemen Kesehatan RI
Dian Prihatini, Lilis. 2008. Tesis : Analisis Hubungan Beban Kerja Dengan Stress
Kerja Perawat di Tiap Ruang Rawat Inap RSUD Sidkalang. diakses dari
www.respiratory.usu.ac.id pada 10 Juli 2014
Direktorat Bina Marga Departemen Pekerjaan Umum RI. 1993. Pedoman
Manajemen Gudang.
Dirjen POM, 1990. Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Obat. Jakarta:
Depkes RI

Dwiantara, L dan Sumarto. 2005. Manajemen Logistik: Pedoman Praktis bagi

Sekretis dan Staff Administrasi. Jakarta: Grasindo
Febriawati, Henni. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Yogyakarta:
Gosyen Publishing
Hasibuan, Malayu S.P. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi
Aksara
Istinganah, dkk. 2006. Evaluasi Sistem Pengadaan Obat dari Dana

APBD

Tahun 2001-2003 Terhadap Kesediaan dan Efisiensi Obat: Jurnal

Manajemen Pelayanan Kesehatan Vol. 09/No. 01/Maret 2006. diakses dari
www.jmpk-online.net pada 4 April 2010
Kementrian Kesehatan RI, Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik - Komite
Akreditasi Rumah Sakit. 2011. Standar Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta
Kepmenkes RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan
Farmasi di Rumah Sakit
Kepmenkes RI Nomor 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan
Rumah Sakit
Lukmana. 2006. Penyimpanan Obat-Obatan di Rumah Sakit, Studi Kasus :
Rumah Sakit Daerah Jabodetabek. Jakarta
Mathis, Robert dan John. H. Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia.
Jakarta : Salemba Empat
Moleong, Lexy J. 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: PT Remaja
Rosdakarya.
Miles, Mathew B., and huberman A. Maichel. 1992. Analisis Data Kualitatif ;
Buku Sumber Tentang Metode-metode Baru (Penerjemah Tjetjep Rohendi
Rohidi), Jakarta: UI-Press.

Muharomah, Septi. 2008. Skripsi : Manajemen penyimpanan obat di puskesmas

Jagakarsa Tahun 2008. FKM UI.
Pudjaningsih. 1996. Tesis : Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat
di Farmasi Rumah Sakit, Yogyakarta: Magister Manjemen RS UGM
daiakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com pada 28 April 2014.
Puslitbang Biomedis. 2006. Evaluasi Manajemen Sistem Penyimpanan Obat di
Puskesmas dan Rumah Sakit Daerah Jabodetabek
Prihatiningsih, Dina. 2012. Skripsi: Gambaran Sistem Penyimpanan Obat di
Gudang Farmasi RS Asri Tahun 2011. Depok: UI
Rismayanti, 2009 : Skripsi: Analisis Perencanaan Obat dan Alat Kesehatan di RS
X Jakarta Tahun 2009. Jakarta: UI
Sabarguna, BS. 2005. Logistik Rumah Sakit dan Teknik Efisiensi Cetakan 1.
Yogyakarta: Konsorsium RSI Jateng DIY.
Sabarguna, BS. 2009. Buku Pegangan Mahasiswa Manajemen Rumah Sakit Jilid
2. Jakarta: Sagung Seto.
Sarmini. 2008. Tesis: Analisis Terhadap Faktor Keberhasilan Manajemen Obat di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pandan Arang Boyolali. Yogyakarta: Pasca
Sarjana UGM diakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com April 2014
Sheina, Baby. Jurnal : Penyimpanan Obat di Gudang Instalasi Farmasi RSU
Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1, Vol.4, No.1 Januari 2010 diakses dari
www.academia.edu pada 6 Februari 2014
Setiawan, Yahmin. 2012. Modul Kuliah Penyimpanan Logistik di Rumah Sakit.
Seto, S., Nita. Yunita., Triana, Lily. 2004. Manajemen Farmasi. Surabaya:
Airlangga University Press.
Siagian, Y.M. 2005. Aplikasi Supply Chain Management dalam Dunia Bisnis.
Jakarta: Grasindo

Subagya M S. 1995. Manajemen Logistik : Cetakan Keempat. Jakarta : PT

Gunung Agung.
Suci Suciati, Wiku B, B. Adisasmito. 2006. Jurnal Manajemen Pelayanan
Kesehatan, Vol 9, No. 01 Maret 2006 diakses dari www.jmpk-online.net
pada 3 November 2013
Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
Warman, J. 2004. Manajemen Pergudangan, Terj. Begdjomujo. Jakarta: Pustaka
Sinar Harapan
WHO, 2003. Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan
Wati, Wirdah. dkk. 2012. Jurnal ISSN 2339-2529 Prosiding Seminar Nasional
Perkembangan Terkini Sains Farmasi dan Klinik III 2013 Tentang :
Evaluasi Pengelolaan Obat dan Starategi Perbaikan Dengan Metode
Hanlon di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Karel Sadsuitubun
Kabupaten

Maluku

Tenggara

Tahun

2012.

diakses

dari

http://semnasffua.com/ pada 21 Mei 2014

Winardi. J, 1999. Pengantar Teori Sistem dan Pendekatan Sistem. Cetakan ke-4.
Bandung: Mandar Maju

Lampiran 1

Pedoman Telaah Dokumen

Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
Tangerang Tahun 2014

1. Profil Rumah Sakit Mulya Tahun 2012

2. Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Tahun 2012
3. Formularium Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Edisi 2
4. Dokumen Instruksi Kerja atau SOP Instalasi Farmasi
5. Kartu Stock Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
6. Kartu Induk Persediaan Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
7. Buku Harian Penerimaan Obat
8. Buku Harian Pengeluaran Obat/Buku Defecta
9. Laporan Mutasi/Surat Bukti Barang Keluar
10. Dokumen Hasil Stock Opname

Lampiran 2

Lembar Observasi
Instrumen Penelitian Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Rumah Sakit
Mulya Tangerang Tahun 2014

Hari / Tanggal Observasi :

Senin, 12-14 Mei 2014

Bagian I
Komponen Input Penyimpanan

1. Sumber Daya Manusia

Ketersediaan SDM
No.
1.
2.
3.
4.

Variabel Observasi
Terdapat Atasan Kepala Gudang Farmasi
Terdapat Kepala Gudang
Terdapat Pengurus Barang
Terdapat Staf Pelaksana Gudang

Hasil
Ya
Tidak

Keterangan
Tanggung jawab
gudang dipegang oleh
Apoteker RS Mulya

SDM Gudang Farmasi

Umur

Pendidikan

Lama
Kerja

Kepala Instalasi Farmasi

28 Tahun

Apoteker

4 Tahun

Petugas Gudang Farmasi

22 Tahun

Petugas Bagian Keuangan RS

Mulya

45 Tahun

SMF
(Sekolah Menengah Farmasi)

Sarjana Ekonomi (SE)

4 Tahun
6 Tahun

a. Kedisiplinan Petugas Gudang Farmasi

Pelaksanaan
Kegiatan SDM

Keterangan
Ya

Petugas gudang farmasi datang tepat waktu

Petugas gudang farmasi memulai pekerjaannya

sesuai dengan jam yang sudah ditentukan yaitu jam
09.00 WIB

Tidak
Biasa petugas datang 10 atau 5
menit sebelum jam kerjanya.

Petugas gudang farmasi melaksanakan kegiatannya

sesuai denga SPO yang berlaku

Petugas gudang farmasi tidak menunda

pekerjaannya

Petugas gudang farmasi pulang tepat waktu yaitu

jam 18.00 WIB

Ada beberapa poin dalam SPO

penerimaan obat dan
penyusunan obat yang tidak
dilakukan sesuai dengan SPO
yang ada.
Ada beberapa tugas seperti
penyusunan obat ke rak
penyimpanan setelah diterima
yang terkadang ditunda-tunda.
Kecuali petugas melakukan
lembur kerja

2. Dokumen
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Variabel Observasi
Buku Harian Penerimaan Obat
Buku Harian Pengeluaran Obat
Kartu Induk Persediaan Obat
Kartu Stok Obat
Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)
Surat Bukti Barang/obat Keluar
Surat Kiriman Obat
Daftar Isi Kemasan/Packing List
Berita Acara Penerimaan Obat
Dokumen Obat Kadaluarsa
Dokumen hasil Stok Opnam Obat
Dokumen Laporan Faktur Pembelian Obat

Ya

Hasil
Tidak

Keterangan

3. Standar Operasional Prosedur

No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Variabel Observasi
Deskripsi Kerja Petugas Gudang
Deskripsi Kerja Penanggung Jawab Gudang
Prosedur Penerimaan Obat
Prosedur Penyusunan dan penyimpanan Obat
Prosedur Pengeluaran Obat
Prosedur Permintaan Obat
Prosedur Stock Opname Obat

Hasil
Ya
Tidak

Keterangan

4. Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

No.

Variabel Observasi

1.

Gudang penyimpanan obat terpisah dari ruang

pelayanan atau apotek RS
Luas gudang cukup luas (minimal 3 x 4 m2)
Terpisahkan antara fasilitas penyelenggaraan
manajemen dengan pelayanan langsung pada pasien
Terpisahkan antara fasilitas penyelenggaraan
manajemen dengan tempat pembuangan limbah
Terdapat ruang kantor petugas gudang
Terdapat ruang penyimpanan obat yang terpisah
dengan alat kesehatan
Atap gudang dalam keadaan baik dan tidak bocor
Lantai dibuat dari segel/semen
Dinding gudang dibuat licin
Gudang memilki ventilasi
Gudang memiliki jendela yang berteralis
Jendela dilengkapi dengan gorden
Penerangan gudang yang cukup
Adanya pengaturan suhu ruangan
Adanya pengaturan sinar/cahaya ruangan
Adanya pengaturan kelembaban
Terdapat ruang/lemari terpisah untuk obat mudah
terbakar
Terdapat ruang/lemari untuk obat berbahaya
Terdapat ruang/lemari arsip dokumen
Gudang mempunyai kunci pengaman
Gudang dilengkapi dengan kunci ganda

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.

Ya

Hasil
Tidak

Keterangan

L = 3,49 x 2,47 m2

Suhu : 16o C

Peralatan Penyimpanan Obat

No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Variabel Observasi

Ya

Tersedia rak/lemari penyimpanan obat

Tersedia lemari khusus yang terkunci untuk

penyimpanan Narkotik dan Psikotropik
Tersedia lemari pendingin untuk menyimpan
jenis obat tertentu yang memerlukan suhu
dingin
Tersedia rak atau lemari khusus untuk obat
rusak dan kadaluarsa
Rak/lemari penyimpanan tidak langsung menempel
dengan lantai
Rak/lemari penyimpanan tidak menempel pada dinding
gudang
Tersedia alat bantu pemindahan obat dalam
Gudang
Tersedia kartu stok obat untuk memberi keterangan di
rak/lemari penyimpanan
Tersedia ketentuan dilarang masuk ke tempat
penyimpanan obat selain petugas
Tersedia Pallet/papan alas untuk barang
Jarak Pallet dengan lantai (min. 10 cm)
Jarak Pallet dengan dinding (max. 30 cm)
Tersedia pendingin ruangan/AC
Tersedia keterangan untuk obat berbahaya
Tersedia keterangan untuk obat yang mudah terbakar

Hasil
Tidak

Keterangan
2 lemari kayu
2 lemari besi

Jarak dari lantai 10 cm

Jarak dengan dinding

3,5 cm

Sarana dan Prasarana Keamanan Gudang

Hasil
Variabel Observasi
Ya Tidak
Pintu ruangan dibuat berlapis (tidak hanya 1 pintu)

Tersedia kunci ruangan dibuat ganda

Tersedia teralis pada jendela

Tersedia kunci pada lemari obat narkotika dan

psikotropika
Tersedia termometer ruangan

Tersedia alat pemadam kebakaran ringan

Tersedia detektor panas/api

Kunci gudang di pegang oleh kepala gudang

Gudang bebas dari tikus, kecoa dan hama lain

Keterangan

Terdapat Kecoa

Bagian II
Komponen Proses Penyimpanan Obat
1. Pengaturan Penyimpanan Obat
Pengaturan Penyimpanan Obat
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.

Variabel Observasi
Obat disimpan dalam gudang/ruangan khusus untuk
obat, tidak dicampur dengan peralatan lain.
Obat diletakkan di atas rak/lemari penyimpanan
Obat tidak diletakkan langsung dilantai
Obat tidak diletakkan menempel pada dinding
Obat di letakkan sesuai dengan metode FIFO
Obat di letakkan sesuai dengan metode FEFO
Penggolongan obat berdasarkan jenis
Penggolongan obat berdasarkan sediaan
Penggolongan obat berdasarkan abjad
Penggolongan obat berdasarkan kelas terapi atau
khasiat
Tablet, kapsul dan obat kering lainnya disimpan
dalam wadah kedap udara di rak bagian atas.
Obat dengan sediaan cair dan padat (tablet)
diletakkan terpisah
Obat cair, salep dan obat suntik disimpan di rak
bagian tengah.
Obat yang rusak diletakkan di lemari terpisah
dengan obat yang masih baik
Obat yang kadaluarsa diletakkan di lemari terpisah
dengan obat yang masih baik
Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan
dalam kulkas.
Obat-obatan narkotika dan psikotropika diletakkan
di lemari terpisah
Lemari obat-obatan narkotika dan psikotropika
selalu dikunci
Obat-obatan yang bentuknya besar dan berat tidak
diletakkan ditempat yang tinggi
Obat-obatan yang bentuknya kecil tidak diletakkan
ditempat yang tersembunyi
Diberikan pelabelan (nama obat) pada rak
penyimpanan
Tinggi tumpukkan barang max. 2,5 m

Hasil
Ya
Tidak

Keterangan

Pengaturan Tata Letak Ruang Penyimpanan

Pelaksanaan Penyimpanan Obat
No.

Variabel Observasi

1.
2.
3.

Rak/Lemari disusun membetuk garis lurus

Rak/Lemari disusun membetuk huruf U
Terdapat banyak lorong di ruang penyimpanan
Terdapat tumpukan barang disepanjang lorong ruang
penyimpanan

4.

Hasil
Ya Tidak

Keterangan

2. Pelaksanaan Penyimpanan
Pelaksanaan Penyimpanan Obat
No.

Variabel Observasi

Petugas menyusun obat dengan memperhatikan

metode FIFO
Petugas menyusun obat dengan memperhatikan
2.
metode FEFO
Petugas melakukan pencatatan secara teratur terhadap
3.
obat yang masuk pada kartu stok barang
Petugas melakukan pencatatan secara teratur
4.
terhadap obat yang keluar pada kartu stok
Pengecekan terhadap mutu obat dilakukan secara
5.
periodik.
Pencatatan terhadap mutu obat dilakukan secara
6.
periodik.
7. Melakukan kegiatan pengelompokkan obat
8. Pengaturan suhu udara di gudang penyimpanan
9. Menjaga kebersihan gudang penyimpanan
10. Pemeriksaan tanggal kadaluarsa obat

Ya

Hasil
Tidak

Keterangan

1.

3. Penerimaan Obat
Penerimaan Obat
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Variabel Observasi
Pemeriksaan terhadap surat jalan obat
Pemeriksaan terhadap faktur pembelian
Pemeriksaan terhadap surat pemesanan
Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat
Pemeriksaan terhadap kondisi obat
Pembuatan laporan penerimaan obat
Mencatat pada buku penerimaan obat harian

Hasil
Ya
Tidak

Keterangan

No.

Variabel Observasi

Ya

Hasil
Tidak

1.
2.
3.

Pemeriksaan terhadap surat jalan obat

Pemeriksaan terhadap faktur pembelian
Pemeriksaan terhadap surat pemesanan

4.

Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat

5.

Pemeriksaan terhadap kondisi obat

Mencatat jumlah obat yang masuk pada kartu
stok

6.
7.

Mencatat jumlah obat yang masuk kartu induk

persediaan obat

8.

Pembuatan laporan penerimaan obat

9.

Keterangan

Mencatat pada buku penerimaan obat harian

Tanggal kadaluarsa tidak

diperiksa
Kondisi obat tidak diperiksa
Tidak terdapat kartu stok
obat
Pencatatan dilakukan pada
kartu induk persediaan obat
pada sistem komputer

Tidak dilakukan meskipun

tersedia buku penerimaan
obat

4. Pengeluaran Obat
Pengeluaran Obat
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Variabel Observasi
Pemeriksaan terhadap surat permintaan
Mencatat pada buku pengeluaran Obat
Pemeriksaan terhadap jumlah obat
Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat
Pencatatan pada kartu stok obat
Pembuatan laporan pengeluaran obat

Ya

Hasil
Tidak

Keterangan

5. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan Pelaporan
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Variabel Observasi
Melakukan pencatatan pada saat penerimaan obat
pada buku harian penerimaan
Melakukan pencatatan kartu stok pada kegiatan
penyimpanan
Melakukan pencatatan pada kartu induk persediaan
Melakukan pencatatatan barang keluar pada buku
harian pengeluaran barang
Membuat laporan mutasi
Melaporkan dokumen penerimaan obat
Melaporkan dokumen mutasi/pengeluaran obat

Ya

Hasil
Tidak

Keterangan

Bagian III
Data untuk Penilaian Mutu dan Efisiensi Penyimpanan
Mutu dan Efektifitas Penyimpanan Obat
No.
1.
2.
3.

Variabel Observasi
Panjang gudang farmasi (m)
Lebar gudang farmasi (m)
Luas gudang farmasi (m2)

4.

Jumlah wadah/lemari penyimpanan

5.
6.

Jumlah wadah/lemari penyimpanan yang digunakan

Total jenis obat
Jenis obat yang tidak mengalami transaksi
(3bulan terakhir) / death stock
Jumlah obat kadaluarsa dan rusak

7.
8.

Hasil

Keterangan

3,49 m
2,47 m
8,6203 m2
4 buah

2 lemari besi
(2,02m x 0,5m x 1,945m)
2 lemari kayu
(1,22m x 0,4 m x 2m)

4 buah
1032 jenis

Formularium Obat

14 jenis

(data terlampir)

23 jenis

(data terlampir)

Lampiran 3
Matriks Wawancara
No.
1.
2.
3.

Pertanyaan
Apakah posisi atau jabatan anda saat
ini?
Berapa usia anda saat ini?
Sudah berapa lama anda bekerja di
bagian anda ini?

4.

Apakah pendidikan terakhir anda?

5.

Bagaimanakah menurut pendapat ibu

mengenai jumlah SDM gudang
farmasi ?

6.

Bagaimana disiplin kerja SDM dalam

melaksanakan tugasnya?

Jawaban
Informan 1 (GF-1)

Informan 2 (GF-2)

Informan 3 (GF-3)

Petugas Gudang Farmasi

Kepala Insalasi Farmasi

Keuangan dan Purchasing

22 Tahun

28 Tahun

45 Tahun

4 Tahun

4 Tahun

6 Tahun

SMF
(Sekolah Menengah Farmasi)

Heemm.. masih setengah kacau,

kalau aku sih maunya ditambah
gitu, ya satu aja sih kalau untuk
saat ini mah

Sarjana Farmasi (S.Far)

dan Apoteker
Kalo dari segi jumlah emang yang
sekarang masih kurang ya, kan
idealnya mereka 2 shift ya yang
digudang itu pagi sama sore.

Karena harusnya 2 shift dijadiin

satu shift ya jadi sebenernya jam
kerjanya juga kurang idel ya dari
jam 9 sampai jam 6 tapikan kita
menyesuaikan sama kebutuhan
pelayanannya jadi dia dimasukan
dijam middle
Kalau aku agak susah ya kalo
Ini yang masih masalah, karena
harus ngikutin jam kerja yang uda diakan juga masih kuliah ya itu
ditetapin karena aku juga kan
ngga sesuai sama jadwal yg

Sajana Ekonomi (S.E)

Jawaban

No.

Pertanyaan

7.

Bagaimanakah kesesuaian antara

pengetahuan dan keterampilan yang
dimiliki oleh SDM di gudang farmasi
dengan pekerjaannya ?

.udah cukup sih, aku ngga

terlalu sulit buat ngelakuin
kerjaan aku karena udah lumayan
ngerti harus gimana

8.

Bagaimana pendapat Ibu/Bapak

mengenai sumber daya manusia pada
pelaksana penyimpanan obat di
gudang farmasi ?

Ya gimana ya sudah cukup bisa

ngejalanin tugas-tugasnya sih,
tapi kadang keteteran gitu
akunya.

9.

Apakah pernah diadakan pelatihan

tentang penyimpanan obat di RS ini ?

Belum pernah sih ya,

Informan 1 (GF-1)
masih kuliah. Jadi sejauh ini jam
kerja aku fleksible gitu
dibikinnya.

Informan 2 (GF-2)
ditetapkan
..memang kebutuhannya dan
memang belum ada personil yang
betul-betul bisa bekerja untuk tidak
double job jadi sekarang kita coba
ngertiin kalo terkadang ada
pekerjaan dia yang ngga selesai
tepat waktu
Emm udah standart sih
sebenernya karena dia lulusan
farmasi jadi pengetahuan sama
keterampilannya lumayan tapi ya
gitu tetep aja masih belajar sambil
berjalannya pekerjaan
Kalo yang sekarang, menurut aku
sih udah sesuai ya, emm kayak
sistem penyimpanan gitu kan ada
FIFO sama FEFO, ya tapi kadang
ada yang terlewat. Karna tergolong
slow moving jadi ngga dicek kalo
untuk yang fast moving dia udh
mulai pake sistem FIFO sama
FEFO.
Belum ada

Informan 3 (GF-3)

No.

Pertanyaan

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
Iya harusnya sih iya, soalnya
belum pernah juga diadain
pelatihan kaya gitu. kaya
pelatihan tentang alur digudang
gitu kali ya, harusnya gimana dan
seperti apa. Terus tentang job
deskripsinya tu juga yah kan kalo
aku yah sekarang masih simpang
siur juga gitu kan

10.

Jika belum, menurut Ibu/Bapak

bagaimana jika diadakan pelatihan
mengenai penyimpanan obat dan
materi apa yang diperlukan untuk
SDM yang ada saat ini ?

11.

Pertama karena jumlah

petugasnya cuma satu, jadi aku
harus handle semua tugas gudang
Menurut Ibu/ Bapak masalah SDM apa sendiri ditambah harus ngerjain
yang paling sering terjadi dalam
tugas farmasi lainnya. Kedua
kegiatan penyimpanan obat?
karena waktunya aku ga bisa
nungguin distributor dateng
sampe malem gitu karena jam
kerja aku yang cuma sampe jam 6

12.

Bagaimanakah anggaran yang

disediakan untuk penyimpanan obat ?

Kalo itu sih aku ngga tau soalnya

kan keuangan yang nyediain atau
ngga nya, paling kalo aku mah
kalo butuh apa-apa gitu aku

Informan 2 (GF-2)
Ya saya sih maunya juga gitu ya,
diadakan pelatihan. tentang
sistem penyimpanan itu yang paling
dibutuhin bangetemm sama terus
kalo digudang tuh pengecekan
expired gitu ya sama cara
penyimpanan obat yang baik itu
seperti apa. Kalo ada cara itu lebih
bagus ya perlu untuk diterangin
Palingan terkendala itu tadi saat ini
pengurus gudang tugasnya tidak
hanya mengurusi gudang dia masih
juga mengurusi stok obat yang ada
ditempat lain juga karena
seharusnya memang ada orang
yang khusus mengurusi gudang dan
fokus digudang serta mengatur
gudang termasuk mengenai
penyimpanan obat itu kan jadinya
dia ngga fokus ya sama
pekerjaannya.
Ngga ada sih ya, kalo anggaran
kan memang lebih banyakan
mengarah ke pengadaan obatnya
yah, nah paling kalo buat

Informan 3 (GF-3)

Anggaran sih ngga ya, kita

ngga kasih itu anggaran rutin
tiap bulan atau pertahunnya
ya karena memang menurut

No.

Pertanyaan

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
bilang aja ke Kepala Instalasi
Farmasinya

Informan 2 (GF-2)
penyimpanan penganggarannya tu
untuk kaya penyediaan fasilitas
sama tempat penyimpanan yang
layak aja sih. Kalo untuk anggaran
secara rutin tiap bulan nya gitu
kayanya sih ngga deh

13.

Bagaimanakah prosedur kerja untuk

proses penyimpanan obat di gudang
farmasi RS Mulya ?

Iya, itu udah ada tentang

penyimpanan obatnya harus
gimana aja. Terima obat,
nyimpennya, pas keluarin sampe
stock opname juga ada sih. Ada
bukunya gitu.

14.

Bagaimanakah pendokumentasian
prosedur tersebut?

Ada bukunya gitu ko SPO

Kita sudah buat bukunya juga ko

untuk prosedur semuanya

15.

Siapa sajakah yang menetapkan

prosedur kerja tersebut ?

yang buat kan dokter Annisa

(Kepala Divisi Pelayanan) sama
Bu Vera (Kepala Instalasi
Farmasi) yah tapi mereka juga
nanya juga ke aku gimana
pelaksanaannya gitu jadi di
sesuaiin biar aku gamapang juga
kali ya

Kalau yang buat memang saya ya

standar operasional prosedurnya,
tetapi kan atas persetujuan dan
setelah diperiksa sama direktur dan
kadiv pelayanan itu dokter Annisa

16.

Bagaimana sosialisasi prosedur

penyimpanan obat kepada SDM
terkait?

Udah dikasih tau juga kok ke kita

seperti apa

.sosialisasi prosedur kita ada

rapat setiap bulannya nah disitu kita
sosialisasiin ke semua petugas

Kalau prosedur kita sudah buat

bukunya itu buku standar prosedur
operasional ya ada bukunya juga
sih ya, udah ada mulai penerimaan
sama penyimpanannya gitu.

Informan 3 (GF-3)
kami belum perlu itu buat
diberikan anggaran jadi tidak
ada sejauh ini

No.

Pertanyaan

17.

Menurut Ibu/Bapak bagaimana

pelaksanaan prosedur penyimpanan
obat tersebut?

18.

Dokumen apa saja yang tersedia yang

berkaitan dengan penyimpanan obat?

19.

Bagaimana kecukupan dokumen

tersebut menurut anda?

20.

Sarana dan prasarana apa saja yang

tersedia untuk pelaksanaan
penyimpanan obat ?

Jawaban
Informan 1 (GF-1)

Informan 2 (GF-2)
farmasi termasuk petugas gudang
Kalau sejauh ini dan setau saya sih
ya sudah sesuai dengan prosedur
yang ditetapkan itu yah
pelaksanaan penyimpanannya tapi
Udah mulai aku lakuin sih yang
kendalanya itu karena dianya
aku inget hahaha
(petugas gudang) hanya sendiri jadi
kadang ada aja yang ga dilakuin
sesuai SPO karena dia juga ribet ya
harus handle kerjaan sendiri
Ada buku permintaan dan
Buku pengeluaran atau defcta
pengeluaran, laporan mutasi,
biasanya sebutnya, buku
laporan penerimaan, laporan
penerimaan harian, kartu induk
stock opname, kartu induk
persediaan, surat keluar obat atau
persediaan
mutasi, lapran stock opname
ya belum cukup ya menurut aku
udah cukup sih yang ini aja, kalo tetep perlu kartu stock lah karena
lebih dari ini aku bisa lebih
biar bisa lebih ketahuan berapa
keteteran yah mungkin hahaha
yang masuk sama yang keluar
setiap harinya
Sarana penyimpanan paling
sarananya juga paling ya cuma
hanya ada gudang farmasi, tapi ya gudang yang minimalis ini aja haha
belum ada ruangan petugas
gudangnya semuanya masih
..terdiri dari lemari sama kulkas
menyatu. udah ada AC nya
yang hanya segitu yah tapi kita ada

Informan 3 (GF-3)

No.

21.

22.

Pertanyaan

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
juga dilengkapi sama kunci. Tapi
buat jendela emang kita ngga
pernah buka dan ga bisa dibuka
juga yah

cuma ada lemari aja yah sama

rak-rak. tu lemari kayunya aja 2
biji sama rak begitu 2 biji udah
sih
Kurang yah ya meskipun masih
bagus lemarinya, kalo aku sih
Bagaimanakah keadaan dan
maunya per-lemari gitu. Kalo di
kecukupan sarana dan prasarana
sini kan yah meskipun aku udah
tersebut dalam menunjang pelaksanaan
urutin udah aku pisahin gitu ya
penyimpanan obat?
tetep aja ujung-ujungnya jadi satu
lagi
Ya gitu, obatnya jadi numpuk kan
naro nya ini dimana itu dimana
jadi ya kadang kalo mau ngambil
Apakah ada permasalahan berkaitan
mau nyari juga susah kan akunya.
dengan sarana dan prasarana yang
Mesti liatin satu-satu kan kadang
menghambat kegiatan penyimpanan
juga kita naro suka lupa dimana
obat di gudang farmasi RS Mulya ?
dimananya kalo raknya banyak
obat-obatnya rapih teraturnya kan
nyarinya mah jadi gampang

Informan 2 (GF-2)
pallet ya kan itu harus punya buat
dilantai

Keadaan dan kecukupannya saat ini

sih menurut aku ya belum ideal ya,
karena kan idealnya memang sudah
ada aturannya apa saja yang harus
disediakan
Karena sarana dan prasarananya
yang hanya terdiri dari lemari yang
hanya segitu yah jadi penyimpanan
dan pengaturan obatnya itu loh jadi
ga bisa diatur dan dipisahkan
jenisnya, jangankan jenis dinamain
aja susah ya hahaha ya jadi satu
lemari buat berbagai macam item
deh. kemudian keadaan gudangnya

Informan 3 (GF-3)

No.

Pertanyaan

23.

Siapa sajakah pelaksana harian dalam

kegiatan penerimaan dan pemeriksaan
obat di gudang farmasi RS Mulya
tahun 2014?

24.

Bagaimana proses penerimaan dan

pemeriksaan obat (dari supplier obat)
yang dilaksanakan di gudang farmasi
RS Mulya tahun 2014?

25.
26.

Bagaimana jika obat yang datang tidak

sesuai dengan spesifikasi yang dipesan
rumah sakit ?
Bagaimana proses pencatatan dan
pelaporan buku penerimaan obat dan

Jawaban
Informan 1 (GF-1)

Informan 2 (GF-2)
juga yang sangat minimalis sekali
juga membuat barang yang
disimpan itu jadi tidak bisa banyak
Cuma aku aja sih petugas gudang. Itu petugas gudang farmasinya aja
Kalo aku ngga ada harusnya yang yah, kalo petugas gudang ngga ada
nerima bagian itu aset aset gitu
harusnya sih bagian purchasing
tapi kalo sekarang mah ya
yang terima karena mereka yang
petugas di instalasi farmasi aja
tau obat apa aja yang mereka pesen
yang ada.
dan yang datang
Paling kalo abangnya dateng aku
nyari SP (surat pesanan) dulu,
terus aku liat faktur abangnya,
Pertama dicatet kesesuaiannya
samain gitu, ceklis yang ada terus
sama faktor kemudian dicek lagi
input datanya kalo udah diprint.
kualitas barangnya itu seperti apa,
lebih keisi, kesesuaian faktor
harusnya setelah itu isi buku
dengan SP, kalo udh sesuai semua
penerimaan obat gitu, nyatet
ya diterima
tanggal datang obat, distributor,
nomor faktur sama total fakturnya
tapi akunya ga sempet hehe
Biasanya diretur, dituker ke
Kalo belum sesuai kita ada proses
abangnya sama barang yang
retur yaitu barangnya dikembalikan
sesuai kita pesen
kepada distributor obat itu
aku ngga pernah ngisi buku
Udah lama ngga di isi yah, kalo
penerimaan obat soalnya kan
manajemen maunya buku

Informan 3 (GF-3)

No.

Pertanyaan
pelaporannya?

27.

Bagaimana pembuatan laporan

pembelian?

28.

Apa sajakah hambatan selama proses

penerimaan obat ?

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
isinya hampir sama kaya laporan
pembelian obat yang tiap hari aku
bikin, ..ngga sempet kalo bikin
dua-duanya

Informan 2 (GF-2)
penerimaan itu tetep kita isi ya buat
arsip gudang, karena laporan ini
kan nantinya dikasih ke keuangan
jadi gudang ngga megang

Aku sih palingan nyatetnya cuma

nama obat jumlah sama harganya
aja di komputer udah nanti abis
itu ak print terus dikasih ke bu
vera.

Diinput gitu di sistem nomer faktur,

tanggal faktur, item obatnya, sama
nominalnya.

Nanti kalo dokumen ini dikasih ke

aku sama ke bagian keuangan
karena nanti dibuat laporan faktur.
dokumen pembelian itu biasanya oh kalo itu sih tiap hari ya dilaporin
sih aku inputnya dari sistem gitu
ke aku yang dari sistem ini bisa
udah ada sistemnya nanti aku
kamu liat, jadi petugas gudang
tinggal input nama obatnya,
bikin print out data obat masuk itu
tanggal, distributor, jumlah sama dulu kan uda ada tu di komputernya
harga obat. nanti tinggal print.
tinggal input aja pertabel kaya
Dari hasil print tersebut kemudian nama obat, harganya berapa banyak
disatukan dengan faktur
dibelinya sama harga keseluruhan
pembelian dan itu disatuin gitu itu itu di input terus di print nanti sama
nanti dilaporin ke kepala instalasi faktur fakturnya dikasih ke saya
farmasi
tiap hari
Hambatannya ya paling sih kalo
sejauh ini sih setau aku ngga ada ya
akunya ngga ada, suka bingung

Informan 3 (GF-3)

No.

29.

30.

31.

Pertanyaan

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
siapa yang harus nerima
barangnya, aku kan maunya jelas
misalnya aku ngga ada siapa gitu
yang nerima jadi kalo ada apa-apa
gampang aku nyari taunya.

Siapakah petugas yang

bertanggungjawab mengatur tata ruang semua aku (petugas gudang) yang
dan menyusun stok obat di gudang
lakuin
farmasi RS Mulya setiap harinya ?
kaya yang biasanya aja palingan
FIFO sama FEFO aja sih.
terus yang tablet ya ditaruh
dilemari yang itu bareng sama
tablet yang lain, ya bareng sama
Bagaimana sistem penyusunan obat
injeksi juga sih hahaha terus yang
yang dilakukan di gudang farmasi RS
sirup di lemari itu khusus sirup
Mulya?
sama infusan deh. Kalo yang kaya
salep, obat mata gitu-gitu aku
taruhnya didepan sini aja.

Bagaimana dengan penggunaan kartu

stock pada saat penataan obat?

Ruangan sih gini aja ya, emang

harus gimana? Haha
oh iya ya emang ada ya aku lupa
haha. Yaa ngga keburu lah
akunya kalo disuruh ngisi kartu

Informan 2 (GF-2)

penyusunannya oleh petugas

gudang farmasi ya

penyusunannya oleh petugas

gudang farmasi ya. .sistem
penyusunannya kita pake FIFO
sama FEFO, untuk FIFO yang
masuk duluan dikeluarin duluan,
kalo FEFO diliatnya dari yang
expired
untuk ruangan ya kita terima gitu
aja ga ada pengaturan apa-apa
kita juga sebenernya udah ada kartu
stok obat buat gudang ya tapi ngga
berjalan karena memang

Informan 3 (GF-3)

No.

Pertanyaan

32.

Bagaimana hambatan yang terjadi

selama proses penyusunan obat di
gudang farmasi RS Mulya ?

33.

Siapa yang bertugas melakukan

pengeluaran obat dari gudang farmasi
RS Mulya?

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
stok gitu juga ini aja uda numpuk

Informan 2 (GF-2)
petugasnya juga tidak terbiasa
untuk mengisi kartu stok seperti itu
jadi yang sejauh ini berjalan hanya
kartu stok narkotika dan
psikotropika saja

narkotik sama psikotropik yang

ada kartu stocknya jadi habis
masuk obatnya aku catet berapa
yang masuk, tanggal masuk sama
nama distributornya di kartu stock kalau untuk psikotropika dan
narkotika sudah mulai dibiasakan
untuk ditulis dikartu stock karena
kita banyak kecolongan dan
memang karena tidak terlalu
banyak jenisnya dan lemarinya
terpisah jadi lebih mudah
Karena pengorderannya setiap hari
Masalahnya lemarinya juga cuma dan ordernya juga sedikit2,
segitu aja jadinya ya susah kalo
hambatannya itu, barang baru
mau disusun dipisahin gitu. Ya
disusun sudah harus dikeluarkan
jadi aku susun semuatnya aja deh lagi atau bahkan barang yang belum
disusun sudah harus keluar lagi.
Pengeluaran juga tugas aku
(petugas gudang farmasi) tapi
yang keluarin tetep petugas gudang
abis ada permintaan dari unit
karena semua harus melalui
biasanya permintaan pake surat
pendataan petugas gudang
permintaan gitu atau di buku
defecta

Informan 3 (GF-3)

No.

Pertanyaan

34.

Bagaimana alur distribusi/pengeluaran

obat dari gudang obat sampai ke unitunit lain di RS Mulya ?

35.

Bagaimana hambatan yang terjadi saat

proses pengeluaran obat?

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
Mutasi itu paling sih pertamanya
tuh semua unit termasuk apotik
bikin permintaan ke aku. Kalo
dari unit palingan tu mintanya
pake surat permintaan unit tapi
kalo dari apotik karena banyak
kan pasti permintaannya makanya
pake buku defecta namanya. Nah
nanti permintaan mereka tu ak liat
apa aja, terus aku bikin dulu
daftarnya buat laporan juga sih
semacam print out gitu print out
mutasi abis itu baru deh siapin
barangnya terus dikasih ke apotik
atau ke unit itu. Eh mereka sih
yang aku suruh ambil soalnya
agak ribet kalo aku yang ngater
Hambatannya tu kalo waktu aku
libur atau aku udah pulang kan
suka tuh ya ada permintaan obat.
karena ada kunci ganda yang
ditinggal di apotik jadi petugas
apotik suka ada yang ambil obat
langsung ke gudang tanpa laporan
ke aku dan tanpa mencatat

Informan 2 (GF-2)
Pengeluaran obat itu memang
seharusnya melalui gudang ya
karena memang kita menggunakan
sistem satu pintu, maupun itu obat
langsung kepasien, pengeluarannya
juga harus melalui gudang, terus
baru itu dimutasi kesini atau ke unit
lain. Jadi digudang ada pencatatan
barang masuk. Meskipun pada saat
itu orang gudangnya tidak ada, kalo
ada barang masuk dan keluar harus
tetap melalui gudang terlebih
dahulu jadi nanti rita (petugas
gudang) mencatatnya setelah
barang datang atau keluar itu tadi
atau kepending pencatatannya

Hambatan sih sepertinya ada di

pencatatan pengeluaran ya jadi suka
pengaruh ke jumlah stok gitu aja
sih

Informan 3 (GF-3)

No.

36.

37.

Pertanyaan

Bagaimana proses pencatatan buku

pengeluaran obat dan pelaporan dalam
pelaksanaan distribusi/pengeluaran
obat?

Bagaimana proses pencatatan surat

bukti pengeluaran obat dan pelaporan
dalam pelaksanaan
distribusi/pengeluaran obat?

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
apapun jadi aku bingung pas
pendataannya suka ada yang lebih
atau kurang gitu
defecta mungkin di buku defecta
juga tercantum tu obat yang
dikeluarin sama aku apa aja tapi
ada juga permintaan unitnya
gimana dan biasa kita minta
lampirin surat permintaan dari
situ juga kan buat data obat
keluarnya jadi gampang input
dikomputer. .nanti inputnya liat
ditabel jumlah keluar.
Kadang obat yang dikeluarin
ngga sesuai sama yang diminta.
Bisa lebih banyak atau malah
kurang, liat persediaannya dulu
kan harus diimbangin. Tapi tetep
ditulis berapa yang dikeluarin
kalo ngga sama.
surat bukti barang keluar biasanya
isinya nama obat, jumlah yang
dikeluarin sama harga. Itu kan
uda ada sistemnya jadi aku

Informan 2 (GF-2)

buku itu kita bilangnya defecta

jadi emang sih seharusnya ada itu
buku pengeluaran lagi tapi sama aja
kaya buku defecta isinya. Disitu
nanti ada nama obat, jumlah yang
diminta, jumlah yang dikeluarkan
sama orang gudang sama ada nama
unit yang dituju. Buku itu setiap
hari diisi sama yang minta dan
sama petugas gudangnya

Kita nyebutnya mutasi, jadi itu

tinggal print aja dari sistem
komputer enak tinggal input
datanya aja. Data obat nya, yang

Informan 3 (GF-3)

No.

Pertanyaan

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
Informan 2 (GF-2)
tinggal input terus diprint rangkap mau dikeluarin nanti harga muncul
2. Satu buat aku satu buat unit,
otomatis itu diprint buat laporan ke
namanya mutasi. Diperiksanya
aku sama arsip unit
harian kalo mutasi gitu sama
Kepala Instalasi Farmasi

Informan 3 (GF-3)

harusnya satu dipegang unit buat

arsip kalau ada missing tapi
sepertinya unit masih
mengabaikan ituhaha

38.

Siapa yang bertanggung jawab

bareng-bareng sih mulai dari
Bagian keuangan didampingi saya
melaksanakan stock opname di gudang aku, kepala instalasi farmasi sama (Kepala Instalasi Farmasi) sama
farmasi RS Mulya?
bagian keuangan.
petugas gudang

39.

Kapan pelaksanaan stock opname di

gudang farmasi dilakukan?

Biasanya sih 3 bulan sekali, tapi

ngga tentu juga sih

3 bulan sekali atau sesuai edaran

direktur RS

40.

Bagaimana proses stock opname obat

yang dilakukan di gudang farmasi RS
Mulya?

Stock opname tu kaya nyamain

barang gitu sih, yang fisiknya ada
digudang sama yang ada di data
komputer nah biasanya bisa

Stok opname itu sebenernya kita

kaya diaudit ya. Orang keuangan
akan memeriksa kecocokan
dikomputer jumlahnya ada berapa

..biasanya bagian
keuangan tapi nanti kita juga
rolling siapa yang harus
stock opname disana terus
juga harus ada kepala instalsi
farmasinya sama petugas
gudangnya itu.
Kalo kita 3 bulan sekali
untuk keseluruhan gudang
tapi untuk yang sampel
random itu sebulan sekali
Kalau stock opname itu kan
kita mencocokkan ya antara
jumlah fisik obat nih yang
ada digudang tu berapa

No.

41.

42.

Pertanyaan

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
seharian kalo stock opname
soalnya kan obatnya banyak
banget yah. Disamain deh tu ya
satu-satu sama si orang yang
stock opnamenya, biasanya
keuangan tu

Untuk dokumen penerimaan yang

sama faktur, laporan mutasi sama
buku defecta atau buku-buku
permintaan itu aku (petugas
gudang) harus laporin setiap hari
ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi
Bagaimana untuk pelaporan dokumen kalo kartu stok induk
yang berkaitan dengan penyimpanan
diperiksanya per minggu aja. Nah
obat?
kalo stock opname sama laporan
faktur yang buat kepala instalasi
farmasi. Laporan stok opnamenya
itu dilaporin abis stok opname
Cuma aku ngga tau ke siapa, yang
faktur sebulan sekali pas akhir
bulan
Menurut anda, mengapa ada perbedaan ada aja ya pasti yang beda kadang

Informan 2 (GF-2)
dan stok obat fisiknya ada berapa
dan harus sesuai jumlahnya kalo
sampe ada selisih dicari tau
selisihnya itu kemana sampe
ketemu jawabannya nanti kita lihat
berapa persen selisihnya apakah
masih bisa ditoleransi dari berapa
item yang kita cek selisihnya
berapa

Informan 3 (GF-3)
jumlahnya sama yang ada di
sistem atau datanya petugas
gudang itu. Kita lihat tu yah
sesuai atau enggak. Kalo
sampai ada yang ngga sama
ya kita suruh analisis tu sama
mereka kenapa bisa ngga
sama begitu kan seharusnya
sama dong

yang aku buat kan laporan stok

opname itu setiap abis kegiatan stok
opname biasanya seminggu sampai
sebulan setelah stok opname
dilaporin ke kadiv pelayanan sama
ke bagian keuangan terus ke
direktur RS. Buat laporan faktur
cuma dilaporin ke bagian keuangan
setiap akhir bulan. Terus aku
ngecek persediaan tiap seminggu
sekali sisanya setiap hari aku minta
laporannya buat permintaan sama
mutasi

untuk laporan mutasi ya itu

dilaporin pasti ke direktur
setelah laporan saya terima
habis stock opname itu

.biasanya suka beda hasilnya tu

itu biasanya kalo ngga sama

No.

Pertanyaan
antara jumlah stock obat di pencatatan
dengan stock fisik obat di gudang
farmasi?

43.

Bagaimana pencatatan hasil stock

opname yang dilakukan di gudang
farmasi RS Mulya ?

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
karena ada yang ga kecatet kaya
yang tadi aku bilang misalnya
ngambil ga ada aku suka pada
seenaknya aja nyatet dimana
dimana malah kadang ga nyatet
jadi aku juga ribet

Informan 2 (GF-2)
suka pada saat obat keluar gitu
misalnya ada yang kelupaan dicatet
jadi gitu missing datanya

Yang mencatat itu bagian

Itu ditulis jumlah fisiknya sama
keuangan kita cuma ditanya tanya
selisihnya sama bagian keuangan
aja sama ngasih print out data dari
nanti abis itu kita analisis
sistem komputer

Informan 3 (GF-3)
tu ya apa si petugas tu ngga
nyatetin tu apa aja yang
keluar obatnya, atau pas ada
obat dateng nih si petugas
kesibukan jadi lupa inputin
datanya atau bisa juga
adabarang yang bukan milik
gudang barang contoh
misalnya eh masuk di taruh
dilemari bareng sama barang
gudang ya jadi rancu
pencatatannya. Harusnya
petugasnya kan bisa lebih
teliti dan tidak ceroboh kalau
bekerja seperti itu jadi kita
juga bisa dapet hasli nya
pasti
Stok opname kita yang
nulisin tu jumlahnya ya.
Nanti kita ngisi jumlah fisik
nya berapa karena kan yang
kartu stock itu uda keisi
otomatis ya pas di print.
Sama bagian selisih

No.

44.

45.

46.

Pertanyaan

Jawaban
Informan 1 (GF-1)

Informan 2 (GF-2)

Laporannya nanti kayanya sih

dilaporinnya ke dokter anisa kan
dia kadiv pelayanannya kayanya
sih gitu hahaha soalnya aku ngga
tau no kalo laporannya gimana.

Laporannya nanti abis aku buat

dikasih ke dr. anisa, terus ke bagian
keuangan sama ke direktur

Menurut anda, mengapa ditemukan

banyak obat kadaluarsa di gudang
farmasi RS Mulya?

aku juga males meriksa obat

yang ED gitu karena letak
obatnya ga beraturan kan kalo
ngecek satu-satu lama

hanya kalau ditemukan

disingkirkan saja nanti setealah
stock opname baru kita data. Ya
memang belum ada pendataan yang
rutinnya jadi kamu tadi kan data
sendiri haha

Mengapa bisa terjadi death stock atau

stock mati di gudang farmasi RS
Mulya?

biasanya kalo ngga dipake lagi itu

karena bermasalah, ya sama
dokter atau perusahaan obat.
misalnya kontrak dokter sama
perusahaannya udah ngga

itu kebiasaan dokter jadi diliat

juga kan dari penyakitnya gimana
yang lagi sering sakit apa ya
obatnya yang keluar nyesuain aja

Bagaimana pelaporan hasil stock

opname yang dilakukan di gudang
farmasi RS Mulya ?

Informan 3 (GF-3)
barangnya itu kita isi nanti
kalau harganya itu setelah
kita selesai kita kasih form
ini ke petugas gudangnya
nanti dia sama kepala
instalsinya itu bu vera yang
mengisi tu ini harga
harganya buat nanti laporin
lagi ke kitanya.
Dilaporin ke kita yah
nantinya itu tu dari
apotekernya terus nanti kita
kasih ke direktur.

No.

Pertanyaan

Jawaban
Informan 1 (GF-1)
diperpanjang. Atau ya karena
trend penyakitnya aja jadi
obatnya belum dipake-pake lagi
semuanya kan sama aja, kita
mesen obatnya juga ga lama
jaraknya. Datengnya juga ga beda
lama sih jadi pasti tanggal ED nya
sama aja. Jadi mau pake FIFO
FEFO atau ngga ya sama aja

47.

Mengapa dalam kegiatan pengeluaran

obat petugas tidak menggunakan
sistem FIFO atau FEFO?

48.

Bagaimana pengisian kartu induk obat

gudang farmasi?

ini kartu induk persediaan adanya

disistem aja sih paling dan
langsung connect ke komputer bu
vera jadi bisa langsung dicek

Bagaimana pengisian kartu stok obat?

iya ya ada sih tapi tuh di map aja

ngga pernah diisi soalnya aku ga
ada waktu buat ngisinya
ketumpuk kerjaan yang lain
soalnya

49.

Informan 2 (GF-2)

ya mungkin karena petugas

gudangnya merasa tanggal ED nya
sama ya karena tiap obat dateng
waktu nya juga paling selang 3 hari
kan, ya harusnya sih tetep dilakuin
FIFO sama FEFO ya
ada di komputer kalo stock opname
nanti kita print oh sama pas laporan
ke aku diprint nanti di satuin dalam
map gitu datanya itu. Isinya nama
obat jumlah obat harga satuan sama
harga total
kita juga ada kartu stock obat tapi
ga berjalan sih ya pencatatannya.
Di kartu stock tu ada data nama
obat, jumlah obat masuk, keluar
sama sisanya dan harusnya itu diisi
semua ya kalo ada obat masuk atau
keluar

Informan 3 (GF-3)

Lampiran 4
MATRIKS TRIANGULASI DATA
Sumber Data
No.

Data

1.

Sumber Daya Manusia

a. Jumlah SDM

b. Kedisiplinan SDM

Observasi

Wawancara

Telaah Dokumen

Hanya terdapat 1 orang

petugas gudang farmasi
dan seorang apoteker
yang bertanggung jawab
terhadap gudang farmasi

1 orang petugas gudang

yang mengurusi semua
kegiatan penyimpanan
dan ini dirasa informan
masih kurang cukup dan
kurang ideal.

Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi

disebutkan bahwa petugas gudang
farmasi terdiri dari 1 orang petugas
gudang yang harus bertanggung jawab
kepada Kepala Instalasi Farmasi sebagai
pemegang tanggung jawab gudang
farmasi

- Biasa petugas datang

10 atau 5 menit
sebelum jam
kerjanya.
- Ada beberapa poin
dalam SOP
penerimaan obat dan
penyusunan obat
yang tidak dilakukan
sesuai dengan SOP
yang ada.
- Ada beberapa tugas
seperti penyusunan
obat ke rak

- Petugasgudang
merasa tidak sanggup
jika harus bekerja
mengikuti jam yang
ditetapkan pihak
manajemen RS karena
petugas gudang masih
melanjutkan
pendidikannya,
sehingga jadwal kerja
disesuaikan dengan
jadwal petugas.
- Terkadang petugas
lupa poin dalam SOP

Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi

Bagian Pelaksana Tugas Gudang Farmasi
RS Mulya disebutkan bahwa:
- Petugas gudang farmasi bekerja mulai
dari pukul 09.00-18.00
- Petugas gudang harus bekerja sesuai
dengan SOP yang berlaku

Hasil

Jumlah SDM gudang farmasi :

- 1 orang petugas gudang
- 1 orang penanggung
jawab gudang yang
merangkap sebagai Kepala
Instalasi Farmasi
Jumlah ini dirasa masih
kurang cukup ideal untuk
melaksanakan seluruh
kegiatan penyimpanandi
gudang farmasi RS Mulya.
Dilihat dari jam kedatangan
petugas, petugas gudang sudah
datang selalu tepat waktu,
namun jam kerja petugas tidak
bisa mengikuti aturan yang
sudah ditetapkan pihak
manajemen RS Mulya.
Deskripsi kerja petugas hingga
saat ini masih simpang siur
dan petugas sering mendapat
tugas tambahan diluar tugas
yang tertera dalam deskripsi
kerjanya sehingga petugas

Sumber Data
No.

Data

Observasi
penyimpanan setelah
diterima yang
terkadang ditundatunda

c. Kesesuaian
Keterampilan dan
Pengetahuan SDM
terkait pekerjaannya

- Petugas tidak
mengalami kesulitan
dalam melaksanakan
tugasnya.

Wawancara

Telaah Dokumen

yang sudah ditetapkan

sehingga petugas tidak
melaksanakan poin
dalam SOP tersebut.
- Banyaknya pekerjaan
yang tertunda
diakibatkan deskripsi
kerja yang simpang
siur dan banyaknya
tugas yang harus di
handle oleh petugas.
- Pendidikan terakhir
petugas gudang adalah
SMF (Sekolah
Menengah Farmasi)
- Petugas tidak merasa
kesulitan dalam
melaksanakan tugas
yang diberikan
padanya
- Keterampilan dan
pengetahuan petugas
masih dinilai standar
sehingga masih
dibutuhkan pelatihan
tentang cara
penyimpanan obat
yang baik bagi
petugas.

Hasil
sering menunda pekerjaannya
untuk mengerjakan tugas lain
yang diberikan padanya.

Petugas gudang farmasi sudah

memiliki keterampilan dan
pengetahuan yang cukup
berkaitan dengan kegiatan
penyimpanan obat, meskipun
masih membutuhkan pelatihan
terkait cara penyimpanan obat
yang baik.

Sumber Data
No.

2.

3.

4.

Data

Anggaran

Prosedur

Dokumen

Hasil

Observasi

Wawancara

Telaah Dokumen

Tidak dapat diobservasi

Tidak tersedia anggaran

untuk penyimpanan obat

Tidak terdapat dokumen berkaitan

dengan anggaran penyimpanan obat

Tidak ada anggaran khusus

yang disediakan pihak
manajemen RS Mulya untuk
penyimpanan obat.

SOP sudah dibuat dan

disosialisasikan kepada
petugas gudang farmasi
dan seluruh petugas di
unit instalasi farmasi saat
rapat bulanan.
Pembuatan SOP
berkaitan dengan
penyimpanan gudang
sudah disesuaikan
dengan keadaan
digudang farmasi.

SOP yang berkaitan dengan penyimpanan

di gudang farmasi berdasarkan Surat
Keputusan Direktur RS Mulya tentang
Pelayanan Instalasi Farmasi
No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/II/2012
terdiri dari :
- SOP tugas petugas gudang farmasi
- SOP Penerimaan Obat
- SOP Pengaturan Penyusunan Obat
- SOP Pengeluaran Obat
- SOP Stock Opname Obat

Sudah terdapat SOP yang

berkaitan dengan
penyimpanan obat di gudang
farmasi namun belum
sepenuhnya dilaksanakan oleh
petugas gudang farmasi.

Dokumen SOP sudah

tersedia dan disimpan di
unit Instalasi Farmasi
RS Mulya, SOP
penyimpanan menyatu
dengan SOP Pelayanan
Instalasi Farmasi.
Namun, belum
sepenuhnya
dilaksanakan oleh
petugas gudang farmasi.
SOP terdiri dari :
- SOP tugas petugas
gudang farmasi
- SOP Penerimaan
Obat
- SOP Pengaturan
Penyusunan Obat
- SOP Pengeluaran
Obat
- SOP Stock Opname
Obat
Dokumen penyimpanan
yang tersedia di gudang
farmasi terdiri dari :
- Buku Harian
Penerimaan Obat

Dokumen yang tersedia

terdiri dari :
- Buku Harian
Penerimaan Obat
- Buku Harian

Buku Harian Penerimaan Obat

Berisi: nomor faktur, nama
distributor, hari/tanggal barang
diterima dan total pembelian.
Buku Harian Pengeluaran Obat/

Dokumen yang tersedia masih

ada yang belum diisi secara
rutin oleh petugas gudang
farmasi RS Mulya.

Sumber Data
No.

Data

Observasi
-

Buku Harian
Pengeluaran Obat/
Buku Defecta
Kartu Induk
Persediaan
Kartu Stock Obat
Surat Bukti Barang
Keluar
Dokumen Hasil
Stock Opname

Namun untuk buku

harian penerimaan dan
kartu stok obat
seringkali tidak diisi
oleh petugas.

5.

Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasana yang

terdapat digudang
farmasi masih belum
cukup dan belum sesuai
dengan pedoman
penyimpanan obat yang
dibuat oleh Dirjend Bina
Farmasi dan Alat
Kesehatan tahun 2010.

Wawancara

Pengeluaran Obat/
Buku Defecta
Kartu Induk
Persediaan
Kartu Stock Obat
Surat Bukti Barang
Keluar
Dokumen Hasil
Stock Opname

Semua dokumen
penyimpan yang tersedia
sudah mencukupi untuk
kegiatan penyimpanan,
namun masih tetap
membutuhkan kartu stok
untuk melengkapi
pencatatan.

Sarana dan prasarana

penyimpanan masih
dinilai informan kurang
cukup, dengan sarana dan
prasarana penyimpanan
yang ada sekarang
petugas masih merasa
kesulitan dalam
melakukan penyimpanan

Telaah Dokumen

Hasil

Buku Defecta, berisi :

Nomor, nama obat yang diminta oleh
unit, jumlah yang tersisa di unit,
jumlah yang diminta dan ttd petugas
yang meminta serta petugas gudang.
Kartu Induk Persediaan
Berisi : nama obat, distributor dan
jumlah persediaan obat di gudang
Kartu Stock Obat
Berisi : tanggal keluar obat, tanggal
masuk obat, jumlah obat masuk,
jumlah obat keluar.
Surat Bukti Barang Keluar
Berisi : unit yang dituju, tanggal obat
keluar, nama petugas, nama obat,
jumlah obat yang dikeluarkan, harga
obat dan total harga obat yang keluar.
Dokumen Hasil Stock Opname
Berisi : tanggal stock opname, jumlah
obat kadaluarsa/rusak, jumlah dan
nama obat yang tidak sesuai
jumlahnya serta tanda tangan kepala
instalasi farmasi

Sarana dan prasarana

penyimpanan masih kurang
memadai dan kurang sesuai
dengan pedoman
penyimpanan obat yang dibuat
oleh Dirjend Bina Farmasi dan
Alat Kesehatan tahun 2010.
Keterbatasan ini menghambat
kegiatan penyimpanan di

Sumber Data
No.

6.

7.

Data

Penerimaan Obat

Penyusunan Obat

Observasi
Pada kegiatan peneriaan
obat petugas hanya
memeriksa kesesuaian
jumlah obat yang
datang, pada faktur dan
jumlah obat yang
dipesan saja petugas
tidak melakukan
pemeriksaan terhadap
tanggal kadaluarsa dan
keadaan obat yang baru
datang. Seharusnya
petugas juga melakukan
pencatatan pada buku
penerimaan obat namun
petugas tidak
melakukannya.
Kegiatan penyusunan
obat yang dilakukan di
gudang farmasi belum
memperhatikan urutan
abjad obat dan belum
memperhatikan jenis.
Penyusunannya hanya
dipisahkan berdasarkan
sediaan obat (sirup,
tablet dan injeksi)
namun peletakknya
masih belum terpisah.
Obat yang diletakkan di
lantai belum

Wawancara

Telaah Dokumen

Hasil

obat di gudang farmasi.

gudang farmasi.

Kegiatan penerimaan
yang dilakukan terdiri
dari :
- Pemeriksaan
kesesuaian jumlah
barang yang datang
dengan faktur
- Pemeriksaan
kesesuaian jumlah
barang yang datang
dengan surat
pemesanan
- Kemudian diinput ke
sistem kartu stok
induk

Tidak ada pengisian terhadap buku harian

penerimaan obat.
Hanya melakukan input pada sistem kartu
induk persediaan obat.

Penerimaan obat yang

dilakukan di gudang farmasi
belum sesuai dengan SOP
yang ditetapkan RS Mulya,
petugas tidak melakukan
pemeriksaan terhadap tanggal
kadaluarsa dan keadaan obat
yang baru datang. Seharusnya
petugas juga melakukan
pencatatan pada buku
penerimaan obat namun
petugas tidak melakukannya.

Penyusunan obat belum sesuai

dengan sistem yang dibuat
oleh pedoman dirjend Bina
Kefarmasian dan Alat
Kesehatan tahun 2010.

Obat-obatan belum
disusun berdaskan abjad
ataupun jenis
dikarenakan jumlah
lemari obat yang belum
mencukupi. Selain itu
dikarenakan petugas
tidak memiliki banyak
waktu untuk melakukan
penyusunan obat di
lemari.

Sumber Data
No.

Data

Observasi

Wawancara

Telaah Dokumen

Hasil

menggunakan pallet.
Lemarinya disusun
membentuk satu garis
lurus tanpa sekat dan
berlorong.

8.

9.

Pengeluaran Obat

Kegiatan pengeluaran
obat yang dilakukan
oleh petugas gudang
yaitu pemeriksaan
jumlah obat yang
diminta pada buku
defecta/pengeluaran,
memeriksa jumlah stok
obat di gudang,
menyiapkan obat yang
diminta, menghubungi
petugas gudang dan
mencetak surat
pengeluaran obat.

Stock Opname Obat

Kegiatan stock opname

merupakan kegiatan
pemeriksaan kesesuaian
jumlah obat dengan
pencatatan yang ada.
Dilakukan oleh bagian
keuangan RS.
Kegiatannya terdiri dari:
- Mencetak data

Pengeluaran obat
dilakukan oleh petugas
gudang farmasi atas
permintaan dari unit yang
membutuhkan dengan
menggunakan sistem 1
pintu. kegiatan
pengeluaran terdiri dari :
yaitu pemeriksaan jumlah
obat yang diminta pada
buku defecta/
pengeluaran, memeriksa
jumlah stok obat di
gudang, menyiapkan obat
yang diminta,
menghubungi petugas
gudang dan mencetak
surat pengeluaran obat.
Merupakan audit
terhadap kesesuaian
jumlah obat di gudang.
dilakukan setiap 3 bulan
sekali atau berdasarkan
keputusan direktur RS.
Kegiatannya terdiri dari :
-

Mencetak data

Dokumen pengeluaran terdiri dari buku

harian pengeluaran obat dan surat
pengeluaran obat yang biasa disebut
mutasi obat. kedua dokumen ini selalu
diisi secara rutin setiap kali obat
dikeluarkan.

Meskipun kegiatan
pengeluaran obat yang
dilakukan di gudang farmasi
menggunakan sistem 1 pintu
dan pencatatannya dilakukan
secara ruti, namun terkadang
masih ada pencatatan yang
salah terutama pada obatobatan yang dibeli secara cito
sehingga menyebabkan
terkadang jumlah obat tidak
sesuai.

Berdasarkan SOP stock opname gudang

seharusnya dilakukan setiap 2 bulan
sekali tanpa harus menunggu perintah
dari Direktur RS. Kegiatannya terdiri
dari:
- Menyamakan jumlah stok di
gudang dengan data
- Mengecek dan mencatat obat
rusak/kadaluarsa

Pelaksanaan stock opname

belum sesuai dengan SOP
yang sudah ditetapkan dan
pembuatan laporan stock
opname pun terkadang
terlambat.

Sumber Data
No.

10.

11.

Data

Pelaporan Dokumen
Obat

Obat Kadaluarsa/Rusak

Observasi

Wawancara

jumlah obat dari

jumlah obat dari
kartu persediaan
kartu persediaan
induk
induk
- Menyamakan
- Menyamakan jumlah
jumlah stok di
stok di gudang
gudang dengan data
dengan data yang
yang dicetak
dicetak
- Mengecek dan
- Mengecek dan
mencatat obat
mencatat obat
rusak/kadaluarsa
rusak/kadaluarsa
- Memberikan hasil
- Membuat laporan
tersebut ke kepala
stok opname.
instalasi farmasi
untuk selanjutnya
dibuat laporan.
Pelaporan dokumen
yang berkaitan dengan
Pelaporan-pelaporan
penyimpanan dilakukan
tersebut dilakukan secara
secara berkala meskipun
berkala dan selalu
pada pelaksanaanya
dilakukan secara rutin
masih belum tepat waktu
oleh petugas gudang
(dapat dilihat pada
farmasi.
lampiran tabel
observasi)
Jumlah obat kadaluarsa
Terdapat obat yang
yang ditemukan di
kadaluarsa dan rusak di
gudang farmasi selama
gudang farmasi namun
bulan Mei 2014 adalah
untuk jumlahnya tidak
23 jenis dan 2 jenis obat
diketahui karena belum
yang dalam keadaan
ada stock opname
rusak. Sementara itu
gudang farmasi di bulan
total jenis obat
ini. obat kadaluarsa

Telaah Dokumen

Hasil

Pelaporan dokumen yang

berkaitan dengan
penyimpanan dilakukan secara
berkala dan pada
pelaksanaanya masih belum
dilakukan secara tepat waktu.

Belum ada data obat kadaluarsa dan

rusak untuk periode bulan Mei 2014.
Total obat di gudang farmasi berdasarkan
formularium obat adalah 1032 jenis obat.

Jumlah obat kadaluarsa dan

rusak adalah sebanyak 25 jenis
obat dari 1032 obat yang
terdapat digudang farmasi RS
Mulya dan besarnya kerugian
mencapai 5.651.633 rupiah.

Sumber Data
No.

Data

Observasi

Wawancara

Hasil

seluruhnya yang terdapat

di gudang farmasi
adalah 1032 jenis obat.

12.

13.

menurut informan terjadi

karena tidak pernah
dilakukan pemeriksaan
oleh petugas gudang
secara berkala sehingga
jika ada obat kadaluarsa/
rusak baru dapat
diketahui saat stok
opname obat.
Tidak pernah ada
pemeriksaan terhadap
Jumlah obat death stock
obat death stock dan
yang ditemukan di
tidak pernah ada
gudang farmasi selama
penyelidikan terhadap
bulan Mei 2014 adalah
obat death stock. Namun
Obat Death Stock
14 jenis obat. Sementara
biasanya death stok
itu total jenis obat
terjadi karena dokter/unit
seluruhnya yang terdapat menghentikan pemakaian
di gudang farmasi
obat tersebut dan
adalah 1032 jenis obat.
menggantinya dengan
obat jenis lain atau
karena trend penyakit.
Jumlah obat fast moving Pemeriksaan kesesuaian
yang tidak sesuai
jumlah hanya dilakukan
pencatatan dengan
saat stok opname.
jumlahnya adalah 12
Menurut informan
Kesesuaian Jumlah Stok
jenis obat. Sementara itu biasanya ketidak sesuaian
Obat (Catatan dan
total jenis obat fast
ini terjadi karena petugas
Fisik)
moving seluruhnya yang gudang lupa melakukan
terdapat di gudang
pencatatan saat obat
farmasi adalah 52 jenis
keluar atau ada obat
obat.
sampel yang masuk

Telaah Dokumen

Dari resep yang dikeluarkan selama 3

bulan terakhir diketahui sebanyak 14
jenis obat tidak mengalami transaksi.
Total obat di gudang farmasi berdasarkan
formularium obat adalah 1032 jenis obat.

Jumlah obat death stock yang

ditemukan di gudang farmasi
selama bulan Mei 2014 adalah
14 jenis obat atau sebesar
1,36%. Hal ini dikarenakan
dokter/unit menghentikan
pemakaian obat tersebut dan
menggantinya dengan obat
jenis lain atau karena trend
penyakit

Berdasarkan hasil telaah pada surat

pemesanan obat instalasi farmasi terdapat
52 jenis obat yang sering dipesan dan
masuk dalam kategori obat fast moving.
Dari hasil telaah dokumen kartu stock
induk diketahui terdapat 12 jenis obat
yang tidak sesuai jumlahnya antara
pencatatan dengan stock fisik di gudang.

Jumlah obat fast moving yang

tidak sesuai pencatatan dengan
jumlahnya di gudang farmasi
adalah sebanyak 12 jenis obat
atau nilai ketidaksesuaiannya
sebesar 23,1%. Hal ini
dikarenakan terkadang karena
petugas gudang lupa
melakukan pencatatan saat
obat keluar atau ada obat

Sumber Data
No.

14.

Data

Sistem Pengeluaran
FIFO/FEFO

Observasi

Wawancara

Belum menerapkan
sistem FIFO/FEFO saat
melakukaan pengeluaran
obat. petugas hanya
mengambil obat yang
berdasarkan urutan yang
paling depan. Sementara
itu, penyusunan obat di
lemari penyimpanan
juga belum berdasarkan
sistem FIFO/FEFO

kedalam pencatatan dan

karena tidak
diberlakukannya sistem
kartu stock obat.
Pengeluaran obat
dilakukan berdasarkan
urutan obatnya saja yang
paling depan keluarin
duluan atau sesukanya
saja. Hal ini dilakukan
karena menurut informan
tanggal kadaluarsa obat
sama saja karena tanggal
pemesanannya tidak
berbeda jauh.

Telaah Dokumen

Hasil
sampel yang masuk kedalam
pencatatan dan karena tidak
diberlakukannya sistem kartu
stock obat.

Belum menggunakan sistem

FIFO/FEFO hal ini
dikarenakan petugas
menganggap tanggal
kadaluuarsa obat semuanya
sama saja.

Lampiran 5
Daftar Jenis Obat Rusak dan Kadaluarsa
di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

No.

Nama Obat

Lanmer Meropenem
Injeksi 1 gr
Ceftizoxime Injeksi
Danocrine 200 mg
Cholespar 20 mg tab
Thrumbo Aspilets
Ceteron 4 Injeksi
Dumin 250 mg/4ml
Mikaject 500 Injeksi
Adona (AC-17) Injeksi
Catapres 150 mcg/ml
Fargoxin Digoxin
Morfina Injeksi
Epinehrine Injeksi
Herbesser Powder
Injeksi
Kalmetasone
Pectocil
Ewmoa
Medi-Klin TR Sacet
Buscotica Injeksi
Vomerin Domperidon
Novosta 20
Prenamia
Ostelox 7,5 Tablet

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
22

Tanggal
Expired
Juni 2013

box

Februari 2013
Maret 2013
Maret 2013
April 2013
Februari 2013
Juli 2013
Mei 2013
Juli 2013
Juli 2013
September 2013
September 2013
Januari 2013
Januari 2013

2
100
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
1

Juni 2013
Februari 2014
Mei 2014
Maret 2014
Juli 2013
Juli 2013
Januari 2014
Juni 2013
April 2014

1
1
10
1
1
2
1
1
1

Jumlah

Harga Beli

Total

Rp 506,000

Rp

1,012,000

box
Caps
box
box
box
tube
vial
vial
vial
vial
vial
vial
vial

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

275,000
11,447
632,500
86,625
121,733
18,700
178,750
26,732
48,146
41,100
10,498
3,022
297,000

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

550,000
1,144,700
632,500
86,625
121,733
18,700
178,750
26,732
48,146
41,100
10,498
27,198
297,000

vial
Stripe
Caps
box
box
box
box
box
box

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

5,830
32,083
39,800
38,700
165,000
132,000
316,250
112,063
124,025

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

5,830
32,083
398,000
38,700
165,000
264,000
316,250
112,063
124,025

Total

Rp 5,651,633

Perhitungan Persentase Obat Rusak dan Kadaluarsa

/

22
1032

x 100 % = 2,2 %

x 100 %

Lampiran 6
Daftar Jumlah Obat Fast Moving dan Kesesuaian Jumlahnya
di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34

Nama Obat
Imunos Plus
Imunos
Orezinc sirup
Elkana
L-Zinc
Zamel
Apialys sirup
Benutrion Ev. Infus
Sanmol Infus
Dehidralyte
Sanmol drop
Lapicef 250
Lapicef 125
Amoxan forte
Amoxan sirup
Sanmol tablet
Cefila drop
Promavit
Imunos tablet
Imunos Plus tablet
Provital tablet
Imboost Force tablet
Elkana CL sirup
Amoxan sirup
Amoxan forte
Asam Mefenamat
Mefinal 250 mg tablet
Mefinal 500 mg tablet
Omeprazole tablet
Lansoprazole tablet
Trilac
Ataroc
Alegi tablet
Tramenza tablet

Stok Fisik di
Gudang
4
2
0
2
0
4
0
12
28
36
0
0
0
0
0
0
0
120
0
0
0
30
2
0
0
0
0
0
0
0
0
200
0
0

botol
botol
botol
botol
botol
botol
botol

tablet
Capsul

tablet
botol
botol

tablet

Data Stok di
Komputer
4
2
0
2
-1
4
0
16
29
36
0
0
0
0
0
100
0
120
0
0
0
0
2
0
0
0
0
0
150
-150
0
200
0
0

botol
botol
botol
botol
botol
botol
botol
botol

tablet
Capsul

tablet
botol

tablet
tablet
tablet

Selisih
0
0
0
0
-1
0
0
-4
-1
0
0
0
0
0
0
-100
0
0
0
0
0
30
0
0
0
0
0
0
-150
-150
0
0
0
0

35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53

Provital plus
Sumagesic tablet
Lameson 4mg Injeksi
Metvell tablet
Acran 300 tablet
Gastrolan tablet
Clindamycin 300 tablet
Cefixime 100
Cefixime 200
Vomistop FT
L-Bio
Lameson 8 tablet
Lameson 16 tablet
Ondansetron 8 ml Injeksi
Ketopain injeksi
Gracef Injeksi
Topazol Injeksi
Oxyla Injeksi
Pantoprazole Injeksi

0
200
0
90
60
40
0
0
0
30
30
0
0
90
25
10
4
40
0

tablet
tablet
tablet
tablet

tablet
tablet
tablet
tablet
ampul
ampul
box
ampul
ampul
ampul

-50
200
0
90
90
40
0
0
0
30
30
100
100
0
25
10
4
40
28

tablet
tablet
tablet
tablet

tablet
tablet
tablet
tablet
ampul
ampul
box
ampul
ampul
ampul

-50
0
0
0
-30
0
0
0
0
0
0
-100
-100
90
0
0
0
0
-28

Perhitungan Ketidaksesuaian Jumlah Obat di Gudang Farmasi RS Mulya

12
52

x 100 %

x 100 % = 23,1 %

Perhitungan Kesesuaian Pencatatan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya

40
52

x 100 % = 76,9 %

x 100 %

Lampiran 7
Daftar Obat Death Stock di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Nama Obat
Meropenom Injeksi
Fluconazole
Cabiven
Manitol Infus
Albuman Infus
Triofusin
Kidmin 7,2 Infus
Nimotop Infus
Pan-Amin Infus
Becomzer Capsule
Nutrimama 1
Nutrimama 2
Nutrimama 3
Vitamin A 6000 SI

Jumlah
Stock
4
6
6
20
100
5
3
1
6
3
2
3
2
2

Vial
Dus
Vial
Botol
Botol
Vial
Vial
Vial
Vial
Box
Box
Box
Box
Botol

Perhitungan Obat Death Stock di Gudang Farmasi RS Mulya

14
1032

x 100 %

x 100 % = 1,36 %

Lampiran 8

Ruang Gudang Farmasi RS Mulya

Meja Kerja Petugas Gudang Farmasi

Lemari Penyimpanan Obat &

Dokumen

Pintu Ruang Gudang Farmasi

Rak Penyimpanan Obat Gudang

Ventilasi/Jendela Ruang Gudang

Kondisi Pendingin Ruangan Gudang

Farmasi

Pengatur Suhu Ruangan

Dokumen Penyimpanan Obat

Kartu Stok Obat Gudang Farmasi

Surat Obat Keluar/ Mutasi Obat

Buku Pengeluaran Obat

Laporan Stok Opname

Buku Harian Penerimaan Obat

Kartu Stok Induk Gudang Farmasi

Obat Rusak/Kadaluarsa