Anda di halaman 1dari 14

PENGAWASAN INTERNAL /PENGENDALIAN INTERNAL

Journal of Microfinance
ISSUE 01/II/2013

BY: IFDOL MAHYUDIN

Apa Itu Pengendalian Internal?


Kegagalan-kegagalan lembaga keuangan dan kerugian yang
meluas selama dua dekade terakhir telah mengangkat arti
pentingnya manajemen risiko yang efektif dan pengawasan internal dalam sektor keuangan formal di seluruh dunia. Dari analisis
masalah yang berhubungan dengan kerugian-kerugian ini disimpulkan bahwa kerugian-kerugian ini seharusnya dapat dihindari
jika bank-bank/lembaga keuangan mempertahankan sistem
pengawasan internal yang efektif. Selain itu, sebuah tinjauan
bank-bank tradisional menyatakan bahwa implementasi sistem
pengawasan internal yang efektif memainkan peran penting dalam mengurangi kegagalan bank/lembaga keuangan.

Pengawasan internal dan audit internal memainkan peran penting


dalam bagan umpan-balik manajemen risiko, di mana informasi yang
dihasilkan
dalam
proses
pengawasan internal dilaporkan
kembali kepada dewan dan manajemen. Mekanisme pengawasan
internal berfungsi untuk meningkatkan proses pembuatan keputusan
dengan menjamin bahwa informasi
itu akurat, lengkap dan tepat waktu
sehingga dewan dan manajemen
dapat memberikan respon terhadap
isu-isu kontrol segera setelah informasi tersebut muncul. Selain itu, jika
LKM menghubungkan mekanisme
pengawasan internalnya dengan
manajemen risiko, pengawasan internal dapat mengidentifikasi risiko
dan memberitahu kepada manajemen.

Hubungan antara Manajemen Risiko dan


Pengawasan internal
Tanpa memihak pada sektor-sektor finansial formal dan informal, industri keuangan mikro juga
mengakui pentingnya pengawasan internal yang efektif. Ketika Lembaga Keuangan Mikro (LKM)
tumbuh dan beroperasi sebagai perantara keuangan yang diregulasi, pengawasan internal menjadi penting bagi kelangsungan hidup LKM untuk jangka panjang. Jumlah dan jenis pihak-pihak
terkait (stakeholders) yang memberikan perhatiannya terhadap finansial LKM kian meningkat. para donor ingin mendukung proyek keuangan mikro yang berkesinambungan; para anggota dewan
ingin melindungi reputasi mereka dan memenuhi kewajiban-kewajiban mereka; para investor tertarik untuk melestarikan modal; para peminjam peduli terhadap akses berkesinambungan atas
pinjaman-pinjaman; para pemilik simpanan berharap terjaminnya keamanan uang mereka; dan
para pembuat peraturan ingin melindungi lingkungan finansial dan kepentingan pemilik uang
(deposan). Untuk tetap kompetitif, maka LKM sekarang tengah melakukan ekspansi produk dan
pasar baik pasar baru maupun pasar tersedia saat ini, yang memasukkan risiko-risiko dan tantangan-tantangan baru yang disebabkan oleh pertumbuhan yang pesat. Sistem yang efektif dari
pengawasan internal memungkinkan LKM untuk memitigasi risiko dengan cara yang sistematis
sehingga mampu mengurangi kerugian-kerugian finansial dan melindungi dirinya sendiri dari kebangkrutan. Jadi, pengawasan internal merupakan sebuah komponen integral dari manajemen
risiko.
Para praktisi seringkali mengacaukan pengawasan internal dengan audit internal, yang merupakan
bagian integral dari pengawasan internal. Audit internal berfokus hanya pada pengevaluasian manajemen risiko ex-post (setelah operasi), sedangkan pengawasan internal yang terdiri dari baik
ex-ante maupun ex-post (sebelum dan sesudah operasi) mengukur risiko-risiko kontrol.

Hubungan antara Manajemen Risiko dan


Pengawasan internal
Manajemen Risiko adalah sebuah pendekatan sistematis pada pengidentifikasian, pengukuran,
pemantauan dan pengelolaan risiko bisnis dalam sebuah lembaga.

Pengawasan internal adalah mekanisme lembaga untuk memantau risiko-risiko sebelum dan
sesudah operasi.
Audit Internal adalah sebuah penilaian ex-post yang sistematis dari suatu operasi lembaga dan
laporan-laporan finansial.
Pengawasan internal dan audit internal memainkan peran penting dalam bagan umpan-balik manajemen risiko, di mana informasi yang dihasilkan dalam proses pengawasan internal dilaporkan
kembali kepada dewan dan manajemen. Mekanisme pengawasan internal berfungsi untuk
meningkatkan proses pembuatan keputusan dengan menjamin bahwa informasi itu akurat,
lengkap dan tepat waktu sehingga dewan dan manajemen dapat memberikan respon terhadap isu
-isu kontrol segera setelah informasi tersebut muncul. Selain itu, jika LKM menghubungkan
mekanisme pengawasan internalnya dengan manajemen risiko, pengawasan internal dapat mengidentifikasi risiko dan memberitahu kepada manajemen.

Hubungan antara Manajemen Risiko dan


Pengawasan internal
Pengertian Pengawasan internal: Susunan organisasi dan semua cara-cara serta peraturanperaturan yang ditetapkan oleh manajemen Bank/LKM dengan tujuan mengamankan harta
kekayaan, memeriksa kecermatan dan kebenaran data administrasi, mengefisienkan tata cara kerja
dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan manajemen. Pengawasan internal terdiri dari dua yaitu: Accounting Control dan Administrative Control.
Dari pengertian diatas disimpulkan bahwa langkah awal pelaksanaan Pengawasan internal adalah
adanya susunan organisasi atau pembentukan Struktur Organisasi. Pengawasan internal akan dapat
dilaksanakan dengan efetif jika telah disusun struktur organisasi yang jelas mengenai fungsi dan
tanggung jawab masing-masing bagian pada susunan organisasi. Struktur organisasi juga menggambarkan hirarki dalam organisasi dan garis pertanggung jawaban serta rentang kendali yang
jelas.

Accounting control: meliputi semua cara dan prosedur yang berhubungan dengan pengamanan
harta kekayaan bank dan berhubungan langsung dengan data administrasi keuangan.
Pengawasan internal disini meliputi sistem pemberian wewenang dan persetujuan, atau yang
berhubungan dengan tugas-tugas penyimpanan, tugas pencatatan, pengawasan fisik atas
kekayaan LKM.

Administrative control: meliputi semua cara dan prosedur menyangkut efisiensi perusahaan dan
ketaatan terhadap kebijaksanaan manajemen, dan pada umumnya tidak terkait langsung
dengan catatan keuangan, misalnya: rencana cuti- mutasi karyawan, dll.

Sejauh mana suatu organsisasi LKM dan metode pengawasan yang digunakan dapat digolongkan
sebagai sebagai accounting control dan sebagai administrative control tergantung kepada kondisi
dan situasi masing-masing lembaga.

Hubungan antara Manajemen Risiko dan


Pengawasan internal
Pengawasan internal dapat bersifat:

Preventif dirancang dan diterapkan untuk mencegah hasil-hasil yang tidak diinginkan sebelum hal itu terjadi.

Detektif dirancang untuk mengidentifikasi hasil-hasil yang tidak diinginkan ketika hal itu terjadi. Kontrol ini mengidentifikasi kesalahan setelah kesalahan tersebut terjadi.

Korektif dirancang untuk memastikan bahwa tindakan korektif telah diambil untuk mengubah hasil-hasil yang tidak diinginkan tersebut atau untuk memastikan bahwa hal tersebut tidak
terulang kembali. Kontrol ini dilaksanakan untuk mengoreksi kesalahan yang telah teridentifikasi.

Kesemua ini secara bersama-sama berfungsi untuk memastikan bahwa tujuan atau sasaran manajemen akan tercapai.

Prinsip-Prinsip Pelaksanaan Pengawasan internal


Agar suatu pengawasan internal dapat dilaksanakan dengan baik diperlukan prinsip-prinsip sebagai berikut ini:
1. Karyawan yang kapabel dan dapat dipercaya untuk melaksanakan tanggung jawab.
2. Adanya pemisahan wewenang dari berbagai fungsi tanggung jawab.
3. Adanya uraian tugas dan tanggung jawab yang jelas pada setiap pekerjaan.
4. Pengawasan yang kontinu dari atasan.
5. Sistem yang menunjang terlaksananya pengawasan internal
6. Terdapat mekanisme pemeriksaan yang otomatis dari sistem itu sendiri
7. Pencatatan sistematis untuk setiap transaksi yang mempunyai nilai ekonomis (finansial).
8. Pemeriksaan oleh pihak yang independen dan dilakukan secara obyektif.

Pelaksanaan Pengawasan internal


Pelaksanaan pengawasan internal dalam dunia lembaga keuangan adalah sebagai berikut:

Pemisahan: adanya pemisahan fungsi administratif, operasional dan penyimpanan. Misalnya


pemisahan fungsi bagian teller, bagian pembukuan dan bagian deposito. Disamping itu, juga
adanya tingkatan wewenang untuk melakukan transaksi.

Pengawasan ganda, yaitu adanya pengecekan ulang oleh petugas yang berbeda. Hal ini diperlukan untuk meyakinkan bahwa petugas pertama telah melaksanakan fungsinya sesuai
dengan sistem & prosedur yang berlaku.

Pelaksanaan Pengawasan internal

Joint custody, yaitu satu pekerjaan dilakukan oleh dua petugas, misalnya pembukaan ruang
khasanah, dimana khasanah tersebut terdiri dari nomor kombinasi dan kunci. Nomor kombinasi dan kunci dipegang oleh petugas yang berbeda, hal ini dilakukan karena ruang
khasanah adalah tempat menyimpan barang berharga milik lembaga (uang tunai, jaminan
dan surat-surat berharga).

Cuti, cuti disamping hak juga merupakan kewajiban karyawan dan harus dilaksanakan oleh
setiap karyawan agar kesegaran jasmani dan mentalnya dapat pulih kembali. Disamping itu
selama cuti, tugas-tugasnya dilakukan oleh karyawan lain sehingga apabila terdapat
kecurangan ataupun ketidak beresan dapat diketahui selama karyawan tersebut cuti.

Rotasi/mutasi, mutasi ataupun rotasi kebagian lain diperlukan bagi setiap karyawan untuk
menghilangkan kejenuhan dan menambah kemampuannya untuk bekerja pada bagian lain.
Disamping itu akan dapat diketahui juga apabila terdapat ketidak beresan yang dilakukan
oleh karyawan tersebut.

Formulir bernomor urut, dalam kegiatan sehari-hari bank/lembaga keuangan mikro memerlukan banyak formulir, sehingga diperlukan formulir yang bernomor urut. Kegunaannya apabila terdapat nomor tidak berurutan akan segera diketahui, adanya transaksi yang batal dan
segera dapat ditelusuri.

Independence balancing, pelaksanaan sistem akuntansi yang benar akan secara otomatis diperoleh hasil saldo yang seimbang antar rekening. Jumlah saldo perincian-perincian tersebut
perlu dilakukan rechecking, penelusuran maupun footing untuk memastikan tidak terdapat
manipulasi pencatatan dalam sistem pembukuan.

Hubungan Sistem & Prosedur dengan Pengawasan internal


Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai
dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan. Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi.
Pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian 3 golongan tujuan,
yaitu:
(a) keandalan pelaporan keuangan,
(b) efektivitas dan efesiensi operasi, dan
(c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Dari definisi diatas dapatlah disimpulkan bahwa penyusunan sistem & prosedur menjadi tanggung jawab
manajemen, demikian juga halnya dengan kegiatan pengawasan intern menjadi tanggung jawab manajemen. Berikut ini adalah beberapa pertimbangan dalam penyusunan sistem & prosedur:

Sistem & prosedur yang disusun harus memenuhi prinsip cepat dan mampu menyediakan informasi
yang diperlukan, dapat memenuhi kebutuhan dan kualitasnya memadai.

Harus memenuhi prinsip aman dalam artian dapat membantu menjaga keamanan harta perusahaan.
Dengan demikian maka suatu sistem & prosedur harus disusun dengan mempertimbangkan prinsipprinsip pengawasan internal.

Sistem & prosedur harus disusun dengan prinsip biaya pelaksanaannya harus dapat ditekan sehingga
relatif tidak mahal, atau dengan kata laian harus mempertimbangkan faktor biaya & manfaat.

Ketiga faktor tersebut harus dipertimbangkan sebelum menyusun sistem & prosedur, dan sangat dianjurkan salah satu faktor tersebut tidak ditinggalkan. Dalam penyusunan system & prosedur harus memenuhi
prinsip-prinsip pengawasan internal. Pengawasan internal yang baik berdasarkan hasil dari mitigasi resiko,
hal ini dapat diperoleh jika LKM telah memahami dan mengimplementasikan Siklus Manajemen Resiko

Bagaimana Bagian-Bagian Melakukan Pengawasan Internalnya ?


Untuk meningkatkan efektifitas pengawasan internal di LKM, maka setiap bagian/unit harus melakukan
pengawasan internal di bagiannya masing-masing. Berikut adalah bagaimana seharusnya masing-masing
bagian melaksanakan pengawasan melekat (waskat):

Melalui sistem yang telah ada, misalnya dalam pembuatan voucher dimana telah diatur harus ada
maker, checker dan pemberi persetujuan (masing-masing dilakukan oleh orang yang berbeda).
Kemudian setelah transaksi dibukukan, maka hasil pembukuan yang berupa hasil validasi harus diperiksa ulang oleh petugas pengawasan intern.

Melalui kreativitas atau insiatif bagian yang bersangkutan menciptakan alat kontrol/monitoring terhadap segala sesuatu yang perlu dimonitor (apabila memang belum ada pengaturannya), misalnya :bagaimana bagian tabungan dapat memastikan bahwa semua transaksi tabungan pada hari itu
memang benar-benar telah dibukukan sesuai dengan voucher.

Pengawasan langsung oleh atasan kepada bawahan dengan cara antara lain:

Melakukan peninjauan/pemeriksaan on the spot secara berkala dan melakukan random sampling.

Pada saat membubuhkan persetujuan di voucher, harus melakukan pencocokan terlebih dahulu terhadap dokumen pendukungnya.

Melalui "Departmental Proofing" (Proof Sheet = Daftar Bukti Pencocokan).

Melalui media yang dinamakan Sistem Monitoring Temuan Pemeriksaan

Tiga kategori utama sasaran pengawasan internal menurut COSO


(Comitte of Sponsoring Organization of treadway Commision), yaitu:

Efektivitas dan efisiensi operasional (Effectiveness and efficiency of operations)

Kehandalan laporan keuangan (Reliability of financial reporting)

Kepatuhan terhadap hukum dan ketentuan (Compliance with laws and regulations).

Untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut, pengendalian intern menurut COSO harus disusun oleh pilarpilar yang merupakan komponen pengendalian intern, yaitu:

Lingkungan Pengendalian (Control Environment) dimana di dalamnya termasuk integritas kolektif perusahaan/organisasi, tata-nilai dan etika, serta filosofi manajemen.

Pengukuran risiko (Risk Assessment) termasuk identifikasi risiko-risiko terkait, probabilitas risiko dan
penentuan besarnya risiko.

Kegiatan pengendalian (Control Activities) termasuk kebijakan dan prosedur untuk pengamanan, seperti otorisasi, pembagian tugas yang jelas, pengamanan fisik dan kegiatan pengamanan lainnya.

Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) termasuk identifikasi, menangkap serta
mengkomunikasikan informasi yag diperlukan oleh seluruh/setiap karyawan untuk melaksanakan
tanggung jawabnya.

Monitoring, yang merupakan kegiatan evaluasi untuk menilai kecukupan dan pengaruh pengendalian
intern yang berjalan terhadap risiko perusahaan.

Kendala-Kendala Didalam Pengelolaan Dan Pelaksanaan Fungsi


Pengawasan:

Pola berpikir lingkungan yang berbeda atau belum seragam, demikian pula halnya dengan kultur/
budaya.

Tidak jelasnya pembagian wewenang dan tanggung jawab.

The right man not in the right place

Bagian marketing yang merasa lebih superior daripada bagian operasional/back office.

Ruang lingkup/kawasan yang terlalu luas, baik yang menyangkut segi materi yang harus diperiksa
maupun wilayah cabang yang berjauhan, sehingga dibutuhkan sistem informasi/komunikasi yang
canggih.

Tingkat kemampuan yang belum memadai/merata, misalnya yang menyangkut pengetahuan dasar
perbankan mengenai jasa/service/produk-produk bank, organisasi LKM, sama sekali tidak atau kurang
memahami ketentuan-ketentuan atau prosedur yang berlaku.

Prosedur/sistem/organisasi intern itu sendiri yang kurang baik/jelas/tegas.

Keadaan/situasi, misalnya lay-out yang kurang memadai, peak periods, emosinal dll.

Force majeure, misalnya kondisi yang tidak aman (peperangan), gempa bumi, kebakaran dan bencana
alam lainnya

Kecerobohan/kelalaian karyawan LKM

Tidak adanya rasa "waskat" pada masing-masing individu.

Tidak dilengkapi dengan alat/sarana yang memadai dan selalu berfungsi dengan baik.

Kendala-Kendala Didalam Pengelolaan Dan Pelaksanaan Fungsi


Pengawasan:

Top management yang kurang mendukung terlaksananya fungsi pengawasan internal yang murni,
misalnya: "one man show" atau top management sendiri yang melanggar ketentuan yang ada atau
yang dibuat sendiri, dll.

Kurang berperannya bagian pengawasan (audit internal) didalam melaksanakan fungsinya.

Adanya unsur kerjasama yang bersifat negatif/merugikan LKM, yang terjadi antara karyawan maupun
antara karyawan dengan pihak luar, sehingga meskipun suatu LKM dilengkapi dengan suatu sistem
pengawasan yang bagaimanapun canggih, maka akan menjadi tidak ada gunanya.

Fraud dilakukan dengan memanfaatkan titik lemah dari sistem pengawasan yang sudah ada.

Pihak LKM yang tidak meng-up grade diri dengan melakukan tindak lanjut pencegahan terhadap
kemungkinan terjadinya kejahatan pada lembaganya.

Pihak LKM yang sama sekali melakukan review terhadap tindak kejahatan termasuk modus operandinya yang telah/pernah terjadi.

Hal-hal yang harus dilakukan LKM untuk mencapai Pengawasan internal yang efektif:

Mengkaji pengawasan internal untuk mengetahui kekuatan & kelemahannya.

Mengindentifikasi potensi kecurangan berdasarkan kelemahan yang ada pada sistem pengendalian
internal.

Mengindentifikasi hal-hal yang tidak wajar termasuk diantaraanya transaksi-transaksi istimewa antar
pihak terkait

Membedakan faktor kelemahan & kelalaian manusia dari kesalahan yang bersifat kecurangan

Meneliti dokumen pendukung transaksi yang menimbulkan tanda tanya.

Kesimpulan:
Bagaimanapun baiknya suatu sistem pengawasan, tetap tergantung
terhadap Sumber Daya Manusia atau pihak yang menjalankan sistem tersebut dikarenakan sistem pengawasan selalu memiliki
kelemahan yang dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab , dengan kata lain karakter baik tetap menjadi hal
yang utama dalam hal pencegahan tindakan kecurangan dalam suatu sistem.

Upcoming Issue
Pengalaman PPi Di KOMIDA
Progress out of Poverty Index (PPI), yaitu sebuah alat yang dapat digunakan untuk
mengukur kinerja sosial sebuah institusi (Social Performance Management SPM).
Pada edisi berikutnya, kami akan mengangkat topic mengenai penerapan PPI di
KOMIDA

MICRA INDONESIA
Plaza Bisnis Kemang
2nd Floor, Suite 207
Jl. Kemang Raya No: 2 Jakarta Selatan 12730
021. 7192320 ph
021. 71793885 fax
www.micra-indo.org