Anda di halaman 1dari 3

HUBUNGAN SEKRETARIS DENGAN

TEKNOLOGI INFORMASI
Mei 21, 2008 at 6:07 am Meninggalkan komentar
SEKRETARIS MILENIUM
A.B. Susanto*

Diantara sekian banyak profesi yang berubah cepat memasuki milenium mendatang, salah
satu diantaranya adalah profesi sekretaris. Harap dimaklumi, karena sekretaris adalah
pengelola sumber daya perusahaan terpenting, yaitu para pimpinan perusahaan dan para
manajer.
Pada milenium mendatang para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan
sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagi
penyeimbang terhadap berbgai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Mereka
dituntut untuk menjadi penunggang kuda yang handal, agar dapat menaiki kuda yang
bernama teknologi dan menarik manfaat sebesar-besarnya.
Sekretaris, sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan, seakan harus berlomba
dengan kemampuan para pimpinan perusahaan. Sekretaris harus melengkapi diri dengan
berbagai senjata kemampuan dan ketrampilan agar dapat memenajemeni manajer dan
memimpin pemimpin
Era milenium mendatang yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi, berpengaruh
besar terhadap peran dan fungsi profesi sekretaris. Peran-peran sekretaris konvensional yang
bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh perangkat teknologi
informasi.

Pengelola Informasi
Dalam era informasi, kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk
memperoleh dan memproses informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan
akurat. Para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus
mampu menjadi information provider, yang mencari dan memilih informasi bagi atasannya
agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Hasil keputusan harus
disebarluaskan, sehingga sekretaris juga mempunyai peran penting sebagai information
disseminator.
Sementara itu globalisasi makin menampakkan sosoknya, yang menuntut sekretaris menjadi
sekretaris global. Kebutuhan perusahaan dalam berkomunikasi, berinteraksi dan membentuk
network dalam lingkup global menuntut seorang sekretaris berperan sebagai penyambung
lidah perusahaan dengan masyarakat global.

Peran penting yang berkaitan dengan pengelolaan informasi dan pengambilan keputusan,
serta tuntutan untuk menjadi komunikator dan membina relasi dengan pihak internal
perusahaan, serta pihak eksternal perusahaan dalam lingkup global membutuhkan kapasitas
intelektual yang memadai, kematangan emosi dan sikap yang tepat, serta kemampuan untuk
menampilkan citra profesional.

Queen of Time Kingdom


Seorang sekretaris sering disebut sebagai Queen of Time Kingdom, seorang yang berkuasa
atas pengaturan waktu kerja dan memiliki wewenang untuk secara cepat dan tepat
mengelola berbagai perubahan waktu atau jadwal kerja atasannya, yang harus dilakukan
dalam kaitannya dengan prioritas kerja dan dengan memperhatikan derajat urgency yang
terkandung didalamnya.
Seorang sekretaris tidak hanya dituntut untuk menguasai elemen-elemen utama dalam
pengaturan waktu kerja serta pola pengendaliannya saja, tetapi juga termasuk berbagai
strategi dan pedoman agar dapat menyusun suatu prioritas yang tepat dan disukai oleh
atasan maupun partner kerja lainnya, pihak eksternal maupun pihak internal.
Agar sekretaris dapat terus menerus meningkatkan kemampuan diri dalam mengelola waktu,
seorang sekretaris harus mengenal proses dan sarana yang dapat dimanfaatkan untuk
menganalisa pemanfaatan waktu serta cara pengembangan yang sebaiknya diikuti.

Public Relation Officer


Sementara itu posisi seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran tersendiri untuk
menjadi public relations officer karena seringnya seorang sekretaris menjadi contact person
dengan partner eksternal. Perannya yang strategis sebagai salah satu sumber informasi bagi
para pengambil keputusan.
Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra
perusahaan perlu terus menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan
ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam mengamankan perusahaan. Dalam hal ini,
selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk menerapkannya praktis
dan taktis, seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan
persuasi secara profesional dan strategis.

Etika Dan Pengembangan Diri


To be ethical is a must, not a choice. Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan
tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan,
bukan hanya pilihan. Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam
perusahaan, termasuk juga untuk seorang sekretaris.

Seorang sekretaris mesti memahami dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi


profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika akan
menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.
Agar benar-benar dapat tampil secara profesional dalam berbagai aktivitas organisasi, tidak
hanya etika yang perlu mendapat perhatian penting. Akan tetapi, masih banyak lagi aspek
pengembangan diri yang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan.
Untuk memantapkan langkah seorang sekretaris, diperlukan juga adanya kehandalan dalam
mengembangkan pola komunikasi yang efektif, dengan ditunjang oleh kemapuan membina
hubungan interpersonal yang memadai. Termasuk di dalamnya kemampuan dalam
menyiasati suatu situasi dengan fleksibilitas yang terkendali.

Menyongsong Era Baru


Perubahan ini harus dicermati secara seksama, agar dapat mengantisipasi tuntutan yang
muncul di masa depan terhadap profesi sekretaris. Dengan pemahaman yang baik terhadap
tuntutan lingkungan bisnis di masa depan, dapat ditentukan pola pengembangan diri dan pola
pengembangan profesi sebagai sarana mempersiapkan diri dan membekali diri dengan
kompentensi-kompetensi yang dituntut oleh dunia usaha.
Peran-peran yang berkaitan dengan fungsi-fungsi klerikal dan administrasi semakin
mengecil, dan tergantikan oleh peran-peran manajerial dalam bidang pemrosesan informasi,
pengelolaan waktu, komunikasi, dan human relation yang menuntut kemampuan berpikir,
kematangan emosi, dan interpersonal skill, yang di dukung oleh penampilan yang
profesional.
Dari sisi perusahaan, optimalisasi fungsi seorang sekretaris dan nilai-nilai strategis
profesi dapat memberikan dukungan positif bagi perusahaan secara konsisten dan
berkesinambungan. <BISNIS INDONESIA>

* Managing Partner The Jakarta Consulting Group


SUMBER : http://www.jakartaconsulting.com/art-15-10.htm