PROSEDUR PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN

Nomor Dokumen
SOP-RM-001

Nomor Revisi

Ditetapkan oleh :
Direktur Rumah Sakit

PROSEDUR
TETAP
Pengertian

Tujuan

Halaman

Penerimaan pasien adalah kegiatan pada TP2RJ yang mempunyai fungsi

untuk melayani pendaftaran pasien Rawat Jalan yang belum atau sudah
pernah berobat di RS. Wijaya Kusumah Kuningan yang meliputi :
1.

Kunjungan Baru yaitu pasien yang pertama kali datang kepelayanan

rawat jalan pada tahun yang sedang berjalan.

2.

Kunjungan Lama yaitu kunjungan berikutnya dari suatu kunjungan baru

pada tahun yang berjalan.

3.

Pengunjung Baru adalah Pengunjung yang baru pertama kali datang ke

RS. Wijaya Kusumah Kuningan dan dapat melakukan kunjungan dibeberapa
Poliklinik sebagai kunjungan baru dengan kasus baru dan setiap pengunjung
baru diberikan nomor rekam medis dan nomor rekam medis diberikan hanya
satu kali seumur hidup.

4.

Pengunjung Lama adalah pengunjung yang datang untuk kedua kalinya

dan seterusnya, datang ke Poliklinik yang sama atau berbeda sebagai
kunjungan lama atau baru dengan kasus lama dan kasus baru, dan tidak
mendapat nomor rekam medis lagi.

5.

Pasien Rawat Jalan adalah pasien yang mendapatkan pelayanan medis di

poliklinik RS. Wijaya Kusumah Kuningan

6.

Pasien Umum adalah pasien yang mendapat pelayanan di RS. Wijaya

Kusumah Kuningan yang meliputi :

a.

Pasien Umum adalah pasien yang mendapat pelayanan kesehatan medis

di Poliklinik dengan membayar.

b.

Pasien Askes adalah pasien yang mendapat pelayanan kesehatan medis

dengan membawa Surat Rujukan dari PT Askes dan semua pembayaran
ditanggung oleh PT Askes sesuai dengan haknya.

c.

Pasien umum dengan kontrak pasien yang mendapat pelayanan

kesehatan medis di Poliklinik dengan menunjukkan Kartu dari perusahan
dan semua pembayaran ditanggung oleh perusahan yang bersangkutan
sesuai dengan haknya.

1.

Untuk mendapatkan hasil guna dan daya guna secara maksimal dalam
pelayanan pendaftaran pasien

2.

Melayani pasien yang berobat di RS Wijaya Kusumah Kuningan dengan

memberikan bentuk pelayanan yang prima

Kebijakan
Prosedur

3.

Dapat memberikan kesan baik pada kunjungan pertama pasien/

keluarganya terhadap pelayanan kesehatan RS Wijaya Kusumah Kuningan.

4.

Mengarahkan dan menyalurkan pasien secara efesien sesuai dengan

kasusnya untuk mendapatkan pelayanan medis yang tepat dan cepat.

Unit Rekam medis menyediakan SOP Penerimaan Pasien Rawat Jalan

Medical Record & Health Information RS. Wijaya Kusumah Kuningan
1.
Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi;
2.

Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru

(pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat
dan kehilangan kartu) atau pasien lama;

3.

Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran

mendaftar pasien sbb:

Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan

pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut;

Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) dan

IUP (Index Utama Pasien);

Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;

Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli /

unit pelayanan yang dituju;

Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

4.

Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi

pasien;

Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit

yang dituju;

Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat

di bagian farmasi;

Kemudian petugas mempersilahkan

administrasi pembayaran di kasir.

pasien

menyelesaikan

Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran

mendaftar pasien sebagai berikut:

Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;

Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang

akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;

Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;

Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai

dengan tracer tersebut;

5.

Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?

Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai

berkas terkumpul banyak di bagian admisi;

Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua

berkas rekam medis pasien ke poliklinik yang dituju;

Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

6.

Unit Terkait

Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi

pasien;

Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

Jika Ya, maka petugas membawa formulir ke unit yang dituju;

Jika tidak maka pasien dipersilahkan mengambil obat di bagian

farmasi;

Petugas mempersilahkan
pembayaran di kasir;

Petugas mempersilahkan pasien pulang;

pasien

menyelesaikan

administrasi

Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas admisi dan terkait,
maka, petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak
manajemen maupun direktur.
Prosedur ini berlaku di Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan dan
Poliklinik

RS Wijaya Kusumah
PROSEDUR PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP
Nomor Dokumen
SOP-RM-002
Nomor Revisi
002
Halaman
1 s/d 2
PROSEDUR TETAP
Tanggal Terbit :
Ditetapkan oleh :
Direktur Rumah Sakit
Pengertian
Penerimaan pasien adalah melakukan kegiatan pada TPPRI yang mempunyai fungsi untuk
melayani pendaftaran kepada seluruh pasien Rawat Inap yang akan mendapatkan pelayanan
medis dan tinggal diruangan, menempati tempat tidur, mendapatkan pemeriksaan serta perawatan
yang diberikan oleh petugas yang ada di RS. Wijaya Kusumah Kuningan
Tujuan

Dijadikan pedoman kerja dalam hal pendaftaran pasien rawat inap

Mengetahui jumlah pasien secara tepat dan sebagai cross check

Sebagai bahan untuk pembuatan laporan yang benar dan up todate yang membutuhkan
pencatatan yang rutin, tepat dan isinya sesuai dengan kebutuhan RS. Wijaya Kusumah Kuningan
Kebijakan
Unit Rekam medis menyediakan SOP Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap (TP2RI) Medical
Record & Health Information RS. Wijaya Kusumah Kuningan
Prosedur
1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi;
2.

Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD maupun
rujukan dari dokter swasta;

3.

Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien mengenai
tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;

4.

Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;

5.

Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;

6.

7.

8.

9.

Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai permintaan
pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;

Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien berdasarkan
identifikasi data social pasien;

Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan permintaan
pasien;

Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;

Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang lain
selama tempat yang diinginkan belum ada;

Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang diinginkan
pasien;

Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan
pasien;

Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;

Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;

Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan;

Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;

Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;

Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;

Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit

pemeriksaan yang dituju;

Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;

Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk
pulang;

Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada pihak

pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;

Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi pembayaran di bagian

kasir;

Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;

Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan
kesehatan rawat inap;

10. Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang bersangkutan
mendapatkan sangsi oleh pihakmanajemen maupun Direktur Rumah Sakit.
Unit Terkait

Prosedur ini berlaku di Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap (Kamar Terima Rawat Inap dan
Unit Gawat Darurat)

FORMAT SOP RUMAH SAKIT

2.1
Jenis dan Ruang Lingkup SOP Rumah Sakit
2.1.1
SOP pelayanan profesi : dalam hal ini terdapat dua kelompok.
a.
SOP untuk aspek keilmuan adalah SOP mengenai proses kerja untuk diagnostik dan
terapi,meliputi :1.
Pelayanan medis, meliputi : Komite medik / SMF, Rawat Inap, Rawat Jalan, Pelayanan
GawatDarurat, ICCU/ICU, Kamar Bedah dan sebagainya. Contoh : SOP untuk
Diagnostik/terapi2.
Pelayanan penunjang, meliputi : Laboratorium, Radiologi, Rehabilitasi
medis, Farmasi,dansebagainya. Contoh : SOP pemeriksaan (teknis) Laboratorium3.
Pelayanan keperawatan. Contoh : SOP/Standar asuhan Keperawatan, SOP persiapan
pasienOperasi b.
SOP untuk aspek manajerial adalah SOP mengenai proses kerja yang menunjang SOP
keilmuandan pelayanan pasien non-keilmuan.Contoh : Prosedur Dokter Jaga Ruangan, Prosedur
Konsultasi Medis
2.1.2
SOP administrasi mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubunganantar unit kerja dan
kegiatan

kegiatan non medis.

SOP administrasi mencakup:a.
Perencanaan program/kegiatan b.
Keuanganc.
Perlengkapand.
Kepegawaiane.

PelaporanContoh : Prosedur Pendaftaran Pasien

2.2
Pengaruh SOP Rumah Sakit
Dalam Kepmenkes No. 004 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi desentralisasi
bidangkesehatan disebutkan salah satu tujuan strategis adalah upaya penataan manajemen
kesehatan diera desentralisasi. Salah satu langkah kunci dalam tujuan tersebut adalah
mengembangkan subsistem pemeliharaan dan optimalisasi pemanfaatan sarana dan alat
kesehatan.
Dan dalam langkah kunci 28 Kepmenkes tersebut di atas dinyatakan bahwa
keberhasilan penyelenggaraan pelayanan kesehatan di rumah sakit atau fasilitas pelayanan dapat
tercapai bilatersedia biaya operasional dan pemeliharaan sarana dan alat kesehatan yang
memadai dan untukitu haruslah disusun petunjuk teknis dan standart operational procedure
(SOP) tentang pemeliharaan dan optimalisasi
pemanfaatan sarana rumah sakit dan alat kesehatan. (Depkes RI,2003)Peningkatan efisiensi dan
efektifitas tersebut dapat dilakukan dengan beberapa cara antaralain adanya suatu guideline atau
Standart Operational Procedure (SOP) misalnya, dalam
hal pemeliharan dan pemanfaatan sarana kesehatan dan alat kesehatan, kalibrasi dan pemeliharaa
nrutin, pelatihan tehnisi dan operator alat, sosialisasi SOP pada seluruh unit pemakai sarana
danalat kesehatan di rumah sakit yang bersangkutan serta tersedianya suku cadang.Perencanaan
pengadaan sarana dan alat kesehatan yang matang sesuai kebutuhan baik darisisi provider
maupun konsumen akan meningkatkan pemanfaatan secara optimal.
Sebaliknya, jika tata laksana rumah sakit tidak sesuai dengan standart yang telah ditetapkan, aka
nmengakibatkan kerugian yang besar pada pasien, pengunjung, bahkan pihak rumah sakit.
2.3
Tim Penyusun SOP
1.
Penulis SOP
(author)
2.
Pelaksana di lapangan
(employee)
3.
Pengawas lapangan
(supervisor)
4.
Atasan pengawas
(manager)
Cara Pengisian SOP

Berikut ini adalah Format SOP KARS. Lihat juga format SOP agar lebih paham, langkahlangkahnya pengisian SOP adalah sebagai berikut:1.
Kotak heading.a.
Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman b.
Kotak Rumah Sakit diberi nama dan logo Rumah Sakit (bila Rumah Sakit mempunyai logo)c.
Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya, misal : Konsultasi medis,
Biopsiginjal, Persiapan pasien operasi, konsultasi medis di UGD, rujukan dan pindah rawat,
danlainnya.
d.
No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di RS tersebut. Hal inidi
perlukan agar sisteatis dan keseragaman.e.
No. revisi : diisi dengan status revisi, bisa menggunakan huruf atau angka. Contoh
penggunaanhuruf : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi I diberi huruf B,dan
seterusnya; Contoh penggunaan angka : untuk dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi
pertama diberi angka01, dan seterusnya.f.
Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP
tersebut.Misal SOP dengan 5 halaman

halaman peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dan seterusnya.g.

Prosedur tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yang digunakan RS, misalnyaProsedur,
Prosedur tetap, Petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja,dan sebagainya.h.
Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dengan tanggal terbitnya yang harus sesuai dengan
tanggaldiberlakukannya SOP tersebuti.
Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelas j.
Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya memuat : kotak nama RS,
judulSOP, No dokumen, No revisi dan halaman2.
Isi SOPa.
Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami
ataumenyebabkan salah pengertian b.
Tujuan :
berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : Sebagai acuan penerapan

langkahlangkah untuk ..
c.
Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yang menjadi dasar dan
garis besar dibuatnya SOP tersebut. Dapat berisi (terkait dengan) beberapa kebijakan yang
mendasariSOP tersebut. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar beberapa SOP, sehingga
tercantum
dalam beberapa SOP yang dipayungi
d.
Prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah

langkah kegiatanuntuk menyelesaikan proses kerja tertentu, dan petugas yang berwenang.
Didalamnya dapatdicantumkan alat/formulir/fasilitas yanag digunakan, waktu, frekuensi dalam
proses kerja yangdigunakan. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkap unsur - unsura yang
menyangkut :siapa, dimana, kapan, dan bagaimana (
Who, what, where, when, how
)e.
Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut