DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
QU ES REDACTAR?
Consiste en expresar por escrito
informacin IMPORTANTE
que se desea hacer conocer para
lograr un objetivo:
Informar.
Solicitar.
Ordenar.
Disear.
Dirigir
Explicar
La redaccin de un texto,
requiere de un ordenamiento
lgico de las ideas que se
piensan plantear.
Para redactar se necesita tener
un Plan de Redaccin que
permita partir de la idea ms
general a la dea ms
especfica y luego priorizar
desde
la
de
mayor
trascendencia a la de menos
importancia.
TIPOS DE DOCUMENTOS
AVISO
Es un texto breve que informa
Estructura:
a.Ttulo: Aviso, Comunicado.
b.Cuerpo: Se expone la informacin
del hecho de manera concisa y
ordenada.
c.Datacin: Fechas.
Fraseologa:
Se comunica que ...
Se pone en conocimiento
Lamentamos comunicar/tener que
informar que ...
Con motivo de / a Causa de / Por /
Las personas interesadas pueden
dirigirse a ...
Para ms informacin ...
Disculpe las molestias ...
Solicitud
Es un documento que se utiliza tanto en las entidades pblicas
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Formato de Solicitud
Memorndum
Es un documento simple de calidad administrativa que se utiliza
MEMBRETE
(Nombre de la Empresa)
MEMORANDUM N
A
DE
REF.
FECHA:
______________________________________________
Formato de
Memorndum
VOCATIVO:
CUERPO_____________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
_________.
Saluda atentamente,
Firma
Nombre
Cargo
XXX/xxx
Adj.:
c.c.: - Xxxxxxx
- Archivo
Certificado
Es un documento utilizado para comprobar algn hecho o acreditar
Final; lleva el propsito ltimo del certificado, la firma, el cargo de l otorgante, la fecha y las iniciales de
responsabilidad.
En la elaboracin de este documento intervienen dos personas: El Otorgante, tambin llamado Suscrito que es la persona
inmediata del documento. La precisin nos indica que debemos expresar lo que sea pertinente (lo que corresponde), sin
divagar. La discrecin significa recomendar o ponderar con prudencia al favorecido, en el caso del certificado
recomendatorio.
Los certificados pueden redactarse en primera persona plural, en este caso comienzan de la siguiente manera: Certifico
que la seorita, o tambin en tercera persona gramatical: El jefe de personal , quien suscribe certifica que la seorita...;
Segn el emisor:
Pblico
Privado
Segn el contenido:
Informativo
Recomendatorio
Segn su finalidad:
Especial
General
Formato
de Certificado
Informe
Es un documento mediante el cual se da a conocer al al Jefe o
Partes:
1. Encabezamiento
1.1. Al centro en la parte superior INFORME.
1.2. Luego de dos espacios las siguientes palabras:
A o AL:
De o Del:
Asunto:
Fecha:
2. Introduccin: Se estila las siguientes oraciones:
Cumplo con informar a su Despacho
La comisin que suscribe
En cumplimiento a lo dispuesto por la .
De conformidad a lo solicitado .
Formato de Informe
CARTA
Es un medio de comunicacin escrito que un emisor (remitente) enva
a un receptor (destinatario).
Caractersticas de una carta
La carta debe ser:
Es breve y precisa.
Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud.
Busca dar informacin completa.
Recurre a un vocabulario exacto y corts.
Usa oraciones completas organizadas correctamente.
No abrevia las palabras.
Utiliza una puntuacin adecuada al sentido de lo que se quiere
expresar
Partes de la carta
Se compone de:
El encabezamiento (membrete, direccin del destinario y fecha).
El saludo
El cuerpo o texto
Despedida
Firma
Iniciales de la persona que la escribi
En el caso de una carta comercial puede incluir anotaciones
personales o postales especiales. Ejemplo: Adjunto, con copia. Etc.
Formatos de la carta
En la oficina se utilizan los siguientes estilos para la presentacin de
cartas: bloque, bloque modificado, semibloque (que es el bloque
modificado con prrafos sangrados).
Carta Estilo
Bloque Extremo
EL CORREO ELECTRNICO
El correo electrnico es una forma diferente y ms
rpida de escribir cartas.
Una de las grandes ventajas del correo electrnico es
la facilidad para enviar un mensaje a varias personas
simultneamente. Sin embargo esta ventaja no est
exenta de riesgos.
Si adoptamos la costumbre de enviar nicamente los
mensajes que son de inters, entonces estaremos
seguros de que los receptores los recibirn y los leran
con inters, de lo contrario pasarn a ser eliminados.
En estos mensajes es importante ser concretos.
Igualmente debemos dar respuesta para que el emisor
sepa que su informacin ha sido recibida.
El OFICIO
Es una correspondencia de carcter institucional. El intercambio se puede dar entre:
Una institucin pblica y una privada o viceversa.
Una institucin pblica o privada puede enviar un oficio a un individuo pero no
viceversa.
Partes:
*Membrete (en caso de qu exista.
1.Lugar y fecha
2.Nmero d Oficio
3.Destinatario
3.1
Nombre de la Institucin o persona
3.2
Ttulo del Funcionario (cargo)
3.3
Lugar de destino
4.Contenido o cuerpo (comienza ejemplos)
4.1
Cumplo con poner en su conocimiento
4.2
Me es grato manifestarle
4.3
Tengo a bien comunicarle
4.4
De mi mayor consideracin
4.5
Por el presente
5.Despedida (puede alternar)
5.1
Con deferencia
5.2
Atentamente
6.
Firma y sella de la Autoridad que representa