Anda di halaman 1dari 34

MANUAL PENGGUNAAN

APLIKASI PENGELOLAAN ARSIP PEMERINTAH DESA


Program Arsip Masuk Desa

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA


2009
DAFTAR ISI
1

I.

PENDAHULUAN

II.

3
PENGGUNAAN APLIKASI
4
A. INSTALASI
B. PENGATURAN AWAL
9
C. MODUL INFORMASI DESA
D. MODUL PENGELOLAAN ARSIP

16

21
1. Registrasi (Pencatatan)
2. Pemberkasan, Pengklasifikasian, dan Penetapan Retensi Arsip
21
3. Penggunaan
25
a. Pencarian Arsip
28
b. Peminjaman/Pengembalian Arsip
30
c. Pembuatan Laporan

32

III. PENUTUP
34

MANUAL PENGGUNAAN APLIKASI PENGELOLAAN ARSIP


PEMERINTAH DESA

I.

PENDAHULUAN
Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan merupakan aplikasi
yang dibangun untuk memudahkan pemerintah desa ataupun kelurahan
dalam mengelola arsipnya dan memperoleh semua informasi yang berkaitan
dengan penyelenggaraan pemerintah desa atau kelurahan.
Aplikasi ini dibangun dengan prinsip kemudahan dalam penggunaan (user
friendliness) namun tetap mempertahankan prinsip-prinsip dan fungsionalitas
pengelolaan arsip sesuai dengan aturan yang berlaku. Aplikasi ini memiliki
dua fitur utama, yakni :
- Modul Informasi Desa; dan
- Modul Pengelolaan Arsip.
Modul Informasi Desa merupakan modul yang dapat membantu pengguna
dalam memperoleh informasi ataupun data yang berkaitan dengan desa atau
kelurahan yang bersangkutan secara cepat. Informasi ataupun data yang
disajikan pada dasarnya bersumber dari arsip yang dikelola oleh pemerintah
desa ataupun kelurahan yang bersangkutan.
Modul Pengelolaan Arsip merupakan modul yang dapat digunakan untuk
mengelola arsip-arsip yang diciptakan ataupun disimpan oleh pemerintah
desa ataupun kelurahan yang bersangkutan. Beberapa fungsi yang terdapat
dalam modul ini meliputi:
Registrasi
- Pencatatan Surat Masuk
- Pencatatan Surat Keluar
- Pencatatan Naskah Lainnya
Pemberkasan, pengklasifikasian arsip, dan penetapan retensi
Penggunaan
- Pencarian
- Peminjaman/pengembalian
- Pembuatan Laporan
Aplikasi

Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan merupakan aplikasi

yang dibangun berbasis desktop dengan bahasa pemrograman Visual FoxPro,

sehingga menjadi aplikasi yang ringan dan dapat dengan mudah diinstalasi
dan digunakan.

II.

PENGGUNAAN APLIKASI
A. INSTALASI
Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa merupakan aplikasi berbasis
desktop yang dirancang dengan bahasa pemrogramam Visual FoxPro.
Aplikasi dapat diinstal pada perangkat keras komputer dengan spesifikasi
minimal, sebagai berikut :
1. Perangkat Keras
Pentium IV atau setara
RAM 256 MB
Harddisk 60 GB
Alat Pemindai/Scanner (opsional)
2. Sistem Operasi
Windows Vista/Windows XP
MS-Office (atau aplikasi pengolah

kata

lainnya

yang

dapat

mengolah format .rtf)


Aplikasi Pemindaian (opsional)
Untuk menginstal aplikasi ini, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Masukkan CD Program Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa ke
dalam CD/DVD drive dari komputer yang akan diinstal.
2. Temukan ikon setup, seperti pada gambar di bawah ini.
4

3. Double click pada ikon tersebut, atau tekan Enter.


4. Setelah muncul tampilan berikut, tekan tombol, tekan tombol Next.

5. Setelah muncul tampilan berikut,


Selanjutnya tekan tombol Next.

isikan

identitas

organisasi.

6. Setelah muncul tampilan Destination Folder, sebaiknya pindahkan


lokasi folder aplikasi. Tekan tombol Change .... Pindahkan dari
direktori C:\Program Files\Arsip Nasional R.I\AMD\ ke direktori
C:\AMD\ (catatan: terlebih dahulu siapkan folder A MD pada direktori
C:\).

7. Setelah dilakukan perubahan direktori dari direktori C:\Program


Files\Arsip Nasional R.I\AMD\ ke direktori C:\AMD\, tekan tombol
Next.
8. Tunggu proses instalasi, hingga muncul pesan bahwa proses instalasi
selesai seperti pada tampilan berikut. Selanjutnya tekan tombol
Finish.

9. Jika proses instalasi telah selesai, pada tampilan desktop akan muncul
ikon Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa, seperti pada
tampilan berikut.

Ikon Aplikasi Pengelolaan Arsip


Pemerintah Desa. Double clik
pada ikon tersebut atau tekan
Enter, untuk membukanya.

B. PENGATURAN AWAL
Pengaturan Identitas Desa/Kelurahan
Sebelum memulai penggunaan aplikasi,

terlebih

dahulu

dilakukan

pengaturan awal, yakni menetapkan nama identitas Desa atau Kelurahan


yang akan muncul pada halaman muka aplikasi atau pada header setiap
halaman, serta menetapkan lokasi folder kopi digital.
Adapun cara pengaturan awal adalah sebagai berikut:
1. Untuk
mengaktifkan
Aplikasi
Pengelolaan

Arsip

Pemerintah

Desa/Kelurahan,
2. Tekan tombol Arsip pada halaman muka;
Identitas Desa/Kelurahan

3. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut.

Isi masing-masing kolom sesuai dengan identitas desa atau kelurahan.


Untuk mengubah identitas nomenklatur daerah tingkat II (Kota atau
Kabupaten), klik tombol

yang berada di sebelah kanan kolom yang

bersangkutan.

Tanda cek

Setelah muncul tampilan di atas, klik tanda cek sesuai dengan identitas
yang dipilih.
Untuk mengubah identitas lembaga, yakni Desa atau Kelurahan, klik
tombol

yang berada di sebelah kanan kolom yang bersangkutan.

Tanda cek

Setelah muncul tampilan di atas, klik tanda cek (checkmark) sesuai


dengan identitas yang dipilih.
4. Untuk mengubah direktori Kopi Digital atau Mengubah Gambar yang
tampil pada Halaman Pembuka, klik tombol yang terdapat pada bagian
bawah. Direktori Kopi Digital adalah direktori untuk menyimpan semua
file gambar, termasuk juga arsip-arsip yang telah dipindai (di-scan)
sehingga mudah diidentifikasi keberadaannya.

10

Direktori
Kopi Digital yang
belum diubah

Klik tombol ini untuk


mengubah direktori
Kopi Digital

Klik tombol ini


untuk mengubah
Gambar Pembuka

Direktori
Bila tombol Ubah Direktori diklik,

Kopi Digital baru

akan muncul tampilan jendela Pilih

Direktori Kopi Digital seperti pada di


sebelah

kanan.

Setelah

memilih

direktori yang dikehendaki, tekan


tombol OK.
Untuk mengubah tampilan
Gambar
tombol

Pembuka,
Ubah

Pembuka.
akan

klik

Gambar

Selanjutnya,

muncul

tampilan

Pilih

Gambar

jendela

Pembuka Aplikasi seperti


pada di bawah. Setelah
memilih file gambar yang
dikendaki,

tekan

tombol

Pilih.

11

Pengaturan Klasifikasi Arsip dan Password


1. Untuk melakukan pengaturan Klasifikasi Arsip dan Password, kita
harus membuka halaman utama Pengelolaan Arsip. Klik tombol Arsip
yang terdapat pada sisi kanan atas tampilan muka aplikasi.
2. Setelah muncul formulir Login isikan ID Pengguna dan Password.
ID Pengguna = user
Password = password

Catatan: ID Pengguna tidak dapat diubah-ubah (user), hanya


Password yang dapat diubah. Namun jika Anda lupa password baru,
Anda dapat menggunakan Password cadangan yakni : anri09.
3. Setelah Anda Login, akan muncul tampilan berikut, arahkan kursor ke
identitas desa/kelurahan yang berada di sudut kiri atas. Setelah

12

muncul

tool

tips,

klik

kiri

tetikus

(mouse)

Setelah muncul
tooltips, klik kiri
tetikus (mouse)

Arahkan mouse ke identitas


Desa/Kelurahan

4. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut :

5. Untuk melakukan pengaturan Klasifikasi Arsip, klik tombol Klasifikasi


Arsip.

13

Isikan masing-masing elemen data, berikut:


Kode

yakni kode klasifikasi arsip

Indeks

kata tunjuk untuk memudahkan pembuatan judul


(indeks) berkas

Uraian

uraian dari indeks

Retensi

periode waktu lamanya arsip disimpan dalam status

aktif dan inaktif, serta penentuan nasib akhirnya, apakah


musnah atau diserahkan ke lembaga kearsipan statis.
Setelah formulir diisi, tekan tombol Simpan. Selanjutnya klasifikasi
yang bersangkutan akan muncul pada daftar yang terdapat di
sebelah kanan tampilan.

Jika semua pengaturan dan pembuatan klasifikasi telah selesai, tekan


tombol Tutup yang terdapat di sisi kanan atas tampilan.

14

6. Untuk melakukan pengubahan Password, klik tombol Password pada

tampilan berikut
7. Berikutnya akan muncul tampilan
8. Selanjutnya akan muncul tampilan Ubah Password berikut:

9. Isikan ID Pengguna dan Password lama pada bagian atas, selanjutnya


tekan tombol OK. Setelah terdapat konfirmasi, isikan Password baru
yang dikehendaki pada kolom isian di bagian bawah. Setelah selesai
tekan tombol tekan tombol Ubah. Jika password baru diterima oleh
sistem akan muncul tampilan konfirmasi sebagai berikut.

10.Untuk kembali ke halaman awal tekan tombol Tutup.

15

C. MODUL INFORMASI DESA


Modul Informasi Desa (Info Desa) merupakan modul yang dapat membantu
pengguna dalam memperoleh informasi ataupun data yang berkaitan
dengan desa atau kelurahan yang bersangkutan secara cepat. Informasi
ataupun data yang disajikan pada dasarnya bersumber dari arsip yang
dikelola oleh pemerintah desa ataupun kelurahan yang bersangkutan.
Modul ini memiliki fungsi :
Menginput data/informasi;
Mencari data/informasi;
Menayangkan data/informasi hasil pencarian.
Untuk membuka modul ini, klik tombol Info Desa pada tampilan muka.
Klik tombol ini untuk
melihat Informasi Desa

Selanjutnya akan muncul tampilan berikut.

Tombol Judul
Bidang penayangan informasi
UntukSubjek
melihat informasi/data mengenai suatu subjek tertentu, klik salah
satu tombol subjek sesuai dengan subjek yang akan dilihat. Selanjutnya,

16

informasi mengenai subjek yang bersangkutan akan tampil pada bidang


penayangan yang terdapat di sebelah kanan tampilan.
Untuk mencari kata atau Informasi tertentu yang terdapat dalam subjek
yang bersangkutan, ketikkan kata kunci pada kolom pencarian yang telah
tersedia, kemudian klik Cari.
Kata kunci yang
diisikan

Klik tombol ini untuk


melihat Informasi Desa

Hasil pencarian dapat dilihat pada contoh di bawah, dengan memberi tanda
(highlight) untuk setiap kata kunci yang ditemukan, untuk melihat temuan
kata kunci selanjutnya klik kembali tombol Cari. (lihat contoh di bawah)

Kata kunci yang


ditemukan

Untuk melihat arsip yang menjadi sumber informasi tersebut

17

Untuk melakukan perubahan terhadap Label Tombol Profil, tombol yang


terdapat di sisi kanan atas tampilan, seperti pada gambar berikut.
Klik tombol berikut
untuk mengubah
Label Tombol Profil

Selanjutnya, akan muncul tampilan di bawah ini. Untuk mengubah atau


memperbaharui isi informasi yang terdapat di masing-masing subjek, tandai
(check mark) subjek yang bersangkutan, kemudian klik tombol Ubah Isi
Data Profil.

18

1. Klik tanda cek dari


subjek yang akan
diubah judulnya atau
isinya

2a. Klik tombol berikut


untuk mengubah isi
data profil

2. Ubah/Isikan nama
judul subjek baru

3. Klik tombol berikut


untuk mengubah atau
menambah judul subjek

Untuk mengubah/menambahkan judul subjek baru, beri tanda cek subjek


yang bersangkutan, kemudian klik tombol Ubah yang terdapat di bawah
tampilan (langkah 1,2,3) . Lihat contoh pada gambar di atas dan di bawah
ini.

19

Untuk mengubah atau menambahkan isi data/informasi dari setiap subjek


yang telah ada, lakukan langkah 1 dan 2a seperti terlihat pada contoh
gambar di atas. Selanjutnya akan aktif

program pengolah kata MS-Word

2007 (tampil pada latar belakang, minimalkan tampilan aplikasi AMD agar
Ms-Word tampil kedepan) yang telah memiliki nama file sendiri. Lakukan
pengetikan perubahan isi informasi pada Ms-Word tersebut. Setelah selesai
simpan dan tutup aplikasi tersebut. Untuk melihat hasil perubahan atau
penambahan informasi yang baru, maksimalkan kembali tampilan aplikasi
AMD, kemudian tekan tombol sesuai dengan subjek yang baru diubah.

20

D.MODUL PENGELOLAAN ARSIP


Modul

Pengelolaan

Arsip

merupakan

modul

yang

dapat

membantu

pengguna dalam mengelola arsip yang tercipta di pemerintah desa atau


kelurahan.

Modul

Pengelolaan

Arsip

merupakan

modul

yang

dapat

digunakan untuk mengelola arsip-arsip yang diciptakan ataupun disimpan


oleh pemerintah desa ataupun kelurahan yang bersangkutan. Beberapa
fungsi yang terdapat dalam modul ini meliputi:
Registrasi
- Pencatatan Surat Masuk
- Pencatatan Surat Keluar
- Pencatatan Naskah Lainnya
Pemberkasan, pengklasifikasian arsip, dan penetapan retensi
Penggunaan
- Pencarian
- Peminjaman/pengembalian
- Pembuatan Laporan
Untuk membuka modul ini, klik tombol Info Desa pada tampilan muka.
Klik tombol berikut untuk
membuka Modul Pengelolaan Arsip

1. Registrasi (Pencatatan)
a. Pencatatan Surat Masuk

Klik
tab Surat
Masuk
Klik
tab Surat

Masuk. Setelah muncul tampilan berikut, isikan

informasi pada kolom-kolom yang telah tersedia.

21

Nomor Surat, isikan nomor yang tertera dalam isi surat;


Tanggal Surat, isikan tanggal yang tertera dalam isi surat;
Dari, isikan nama orang atau jabatan pengirim surat;
Kepada, isikan nama orang atau jabatan penerima surat;
Hal, isikan perihal atau subjek dari surat yang diterima;
Isi Ringkas, isikan ringkasan isi dari surat yang diterima;
Pengolah, isikan nama unit kerja dari instansi pemerintah desa

atau kelurahan yang mengolah surat yang diterima;


- Keterangan, isikan informasi lainnya yang dianggap

perlu

diutarakan;
- Pencatat, isikan nama petugas yang melakukan pencatatan;
- Kopi Digital, isikan kopi digital atau hasil pemindaian (scan) dari
surat yang diterima, jika ada.
Untuk mengisi kopi digital,
tekan

tombol

terdapat
kolom

di

yang
sisi

Kopi

kanan
Digital.

Setelah muncul tampilan


di

bawah

ini,

pilih

elektronik

file
hasil

pemindaian
kemudian

tersebut,
tekan

tombol

Pilih. Ingat, selalu simpan


kopi

digital

pemindaian

pada

hasil
folder

kopi digital yang ada.

22

Setelah semua elemen data pencatatan Surat Masuk diisi, tekan


tombol Simpan. Surat tersebut selanjutnya akan dimasukkan pada
Daftar Surat Masuk Hari Ini yang terdapat di sisi bawah tampilan.
Tombol Kosongkan berguna untuk mengosongkan kolom-kolom yang
terlanjur diisi jika terdapat kesalahan pengisian.
b. Pencatatan Surat Keluar

KlikSurat
tab Surat
Keluar
Klik tab
Keluar,
selanjutnya setelah muncul tampilan berikut.

Isikan informasi pada kolom-kolom yang tersedia. Isian yang tersedia


sama seperti pencatatan Surat Masuk. Setelah selesai, tekan tombol
Simpan. Surat tersebut selanjutnya akan dimasukkan pada Daftar
Surat Keluar Hari Ini yang terdapat di sisi bawah tampilan.
c. Pencatatan Naskah Lainnya
Tab Pencatatan Naskah Lainnya adalah tab yang memunculkan menu
untuk mencatat arsip-arsip selain dari surat-surat yang diterima atau
dikirim (arsip korespondensi).

Klik tab Naskah Lainnya

Untuk melakukannya, klik tab Naskah Lainnya. Setelah muncul


tampilan berikut, isikan informasi pada kolom-kolom yang telah
tersedia.

23

- Jenis Naskah, pilih jenis naskah, misalnya peta, laporan, dan lainlain. Lakukan dengan mengklik tombol

(dropdown), selanjutnya

pilih yang sesuai.

Jika tidak ada pilihan yang sesuai, klik

Menu dropdown, pilih jenis


naskah yang sesuai,
kemudian klik kiri pada
tomboltetikus
. Selanjutnya mucul

tampilan seperti di bawah ini.


Isikan
kolom
Kode
dan
Uraian untuk jenis naskah
yang baru, kemudian tekan
tombol Simpan. Jenis naskah
yang baru selanjutnya akan
dimunculkan

pada

tampilah

pilihan (dropdown).
- Nomor Naskah, isikan nomor
-

yang tertera dalam naskah;


Tgl. Naskah, isikan tanggal yang tertera dalam naskah;
Judul, isikan judul dari naskah;
Isi Ringkas, isikan ringkasan isi dari naskah;
Keterangan, isikan jika terdapat informasi lainnya yang dianggap

perlu;
- Pencatat, isikan nama petugas yang melakukan pencatatan;
- Kopi Digital, isikan kopi digital atau hasil pemindaian (scan) dari
naskah, jika ada.

24

Setelah selesai, tekan tombol Simpan. Naskah tersebut selanjutnya


akan dimasukkan pada Daftar Naskah Hari Ini yang terdapat di sisi
bawah tampilan.
2. Pemberkasan, Pengklasifikasian, dan Penetapan Retensi Arsip
Menu Pemberkasan digunakan untuk memberkaskan arsip-arsip yang
telah dicatat. Untuk melakukannya, klik tab Pemberkasan.

Klik tab Pemberkasan

Selanjutnya muncul tampilan berikut.

Untuk melakukan pemberkasan suatu arsip, klik (pilih) arsip yang


bersangkutan yang terdapat dalam Daftar Arsip yang akan Diberkaskan.
Selanjutnya akan muncul pesan konfirmasi, misalnya seperti berikut:

Jika konfirmasi pemberkasan tersebut benar, tekan tombol Yes, jika


salah, tekan No. Jika ditekan Yes selanjutnya pada sisi bawah tampilan
akan dimuncul Daftar Berkas.

25

Pilih berkas yang akan menjadi


induk dari arsip yang akan
diberkaskan

Untuk memberkaskan,

Klik tombol ini untuk


memilih
Klik tombol ini untuk melihat
isi berkas yang
bersangkutan

Klik tombol ini untuk membuat berkas baru,


jika berkas yang akan dipilih tidak terdapat
dalam
Daftar Berkas
pilih berkas dari Daftar
Berkas
untuk

menjadi

induk dari arsip yang akan diberkaskan, selanjunya tekan tombol Pilih
Berkas.
Untuk melihat arsip-arsip apa saja yang terdapat dalam berkas yang
bersangkutan, tekan tombol Lihat Isi Berkas.
Jika, berkas yang akan menjadi induk dari arsip yang akan diberkaskan
tidak terdapat dalam Daftar Berkas klik tombol Buat Berkas Baru.
Selanjutnya akan muncul Formulir Pembuatan Berkas seperti pada
gambar di bawah.

26

Untuk membuat berkas baru, pertama-tama harus dipilih klasifikasinya.


Klik tombol Pilih Kelas. Selanjutnya akan muncul tampilan Daftar
Klasifikasi seperti berikut.

Pilih klasifikasi dari daftar untuk berkas yang baru akan dibuat, kemudian
tekan tombol Pilih. Lengkapi deskripsi judul/indeks berkas sesuai
dengan nama berkas yang akan dibuat, serta Lokasi Simpan tempat
27

penyimpan fisik arsipnya. Periode retensi arsip dapat diubah jika


diperlukan. Setelah selesai tekan tombol Simpan Data. Berkas yang
bersangkutan selanjutnya akan dimunculkan dalam Daftar Berkas.
Jika klasifikasi untuk pembuatan berkas baru belum ada, pada Daftar
Klasifikasi klik tombol Buat Kelas Baru. Selanjutnya akan muncul
tampilan berikut.

Klik menu dropdown untuk


memilih status akhir, apakah
Serah atau Musnah.

Isikan informasi berkaitan dengan klasifikasi yang baru, termasuk juga


periode retensinya, kemudian tekan tombol Simpan. Selanjutnya,
klasifikasi yang baru akan dimasukkan ke dalam Daftar Klasifikasi.
3. Penggunaan
Penggunaan arsip meliputi kegiatan pencarian arsip, peminjaman arsip
atau berkas, pemberkasan ulang jika terjadi kesalahan, serta pembuatan
laporan.
a. Pencarian Arsip
Untuk melakukan pencarian arsip atau berkas, klik tab Daftar Arsip.

Klik tab Daftar Arsip

Selanjutnya akan muncul tampilan Pencarian Data Arsip. Sebelum


melakukan pencarian terdapat dua pilihan, apakah akan mencari
Arsip atau akan mencari Berkas. Untuk memilih, tandai tanda cek
yang terdapat di bawah kolom pencarian.

Beri tanda cek, untuk memilih pencarian arsip


atau berkas

28

Selanjutnya, ketikan Kata Kunci pada kolom yang telah disiapkan.


Setelah kata kunci diisik, klik tombol Cari. Hasil pencarian akan
diperlihatkan dalam daftar Hasil Pencarian yang terdapat di bawah
tampilan.
Pada tampilan Pencarian Data Arsip ini, dapat dilakukan beberapa
kegiatan lainnya, termasuk juga menghapusnya, jika diperlukan.
Untuk melihat informasi rinci dari arsip hasil pencarian, klik tombol
Lihat Detil. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut.

Klik tombol ini untuk

Jika arsip yang bersangkutan memiliki kopi digital (hasil


pemindaian),
melihat
Kopi Digital
secara lebih jelas

untuk melihat kopi digital tersebut, klik tombol Lihat Kopi Digital.
Untuk mengubah data arsip yang ada, klik tombol Edit yang terdapat
di bawah tampilan.
Untuk melihat isi berkas dari arsip yang bersangkutan, klik tombol
Lihat Berkas. Selanjutnya muncil tampilan Daftar Arsip berikut.

29

Klik tombo ini untuk


melakukan pemberkasan
ulang terhadap arsip yang
Jika terdapat
telah kebutuhan
dipilih

untuk

melakukan

pemberkasan

ulang

terhadap arsip yang terdapat di dalam berkas yang bersangkutan,


maka pilih item arsip yang akan diberkaskan ulang, kemudian tekan
tombol Berkaskan Ulang. Arsip yang akan diberkaskan ulang akan
dipindahkan ke Daftar Arsip yang akan Diberkaskan pada tab
Pemberkasan.

Selanjutnya,

arsip

yang

bersangkutan

dapat

diberkaskan kembali ke berkas yang lebih sesuai.


b. Peminjaman/Pengembalian Arsip
Terhadap arsip atau berkas hasil pencarian dapat dilakukan proses
peminjaman atau pengembalian arsip/berkas yang dipinjam.
Untuk melakukan peminjaman, klik tombol Pinjam/Kembali.
Selanjutnya, jika arsip/berkas yang bersangkutan tersedia atau dapat
dipinjam, akan muncul tampilan Peminjaman Berkas. Selanjutnya
isikan informasi nama peminjam dan keterangan (jika ada) pada kolom
yang telah disediakan. Nama peminjam wajib diisikan. Selanjutnya,
klik tombol Pinjam diikuti tombol Tutup. Jika tidak jadi melakukan
peminjaman, klik tombol Tutup saja.

30

Tampilan formulir Peminjaman


Berkas dan Peminjaman Arsip
Jika arsip bersangkutan dalam status sedang dipinjam, maka yang
akan muncul jika

diklik tombol Pinjam/Kembali adalah tampilan

Pengembalian Arsip atau Pengembalian Berkas.

Tampilan formulir
Pengembalian Berkas dan
Jika arsip/berkas yang bersangkutan akan
dikembalikan,
klikyang
tombol
Pengembalian
Arsip
Kembali, diikuti dengan tombol Tutup. telah dipinjam
c. Pembuatan Laporan
Untuk membuat laporan, klik tab Laporan.

Klik tab Daftar Arsip

Selanjutnya akan muncul tampilan berikut.

31

Tentukan Jenis Laporan yang akan dicetak. Adapun jenis laporan yang
dapat dicetak adalah :
-

Daftar Surat Masuk


Daftar Surat Keluar
Daftar Naskah Dinas Lainnya
Daftar Berkas yang Dipinjam
Daftar Riwayat Peminjaman
Daftar Arsip Aktif
Daftar Arsip Inaktif
Daftar Arsip Usul Musnah
Daftar Arsip Usul Serah
Daftar Klasifikasi Arsip
Daftar Berkas.
Jadwal Retensi Arsi (JRA)

Terdapat dua pilihan media pencetak, yakni: Cetak Ke Layar dan Cetak
ke Printer.
Setelah Jenis Laporan dan Media Cetak ditetapkan, klik tombol Cetak.
Selanjutnya akan muncul tampilan hasil cetak seperti contoh berikut.

32

Jika tampilan Laporan diperluas akan terlihat seperti pada gambar di


bawah ini.

Untuk mencetak laporan tersebut klik ikon


yang terdapat dalam
tampilan Print Preview, sedangkan untuk keluar dari tampilan
laporan, klik ikon

Tampilan Print Preview jangan ditutup dengan mengklik tanda silang


yang terdapat di sudut kanan atas tampilan tersebut.

III. PENUTUP

33

Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan, merupakan aplikasi


yang terus ditingkatkan kesempurnaannya oleh Arsip Nasional RI. Untuk itu,
masukan dari para pengguna terhadap unjuk kerja dari aplikasi ini sangat
kami hargai.
Kami berharap bahwa aplikasi ini dapat memberi manfaat bagi para pengguna
dalam rangka memberikan layanan publik secara lebih baik.

34