BAB II

LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sistem Akuntansi ,Pengendalian Intern dan Dana Kas Kecil
Pengertian

sistem

akuntansi

menurut

Jerry

J.Weygandt,Donald

E.Kieso,Paul D.Kimmel (2007:395) adalah :

Sistem Akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan dan memproses transaksitransaksi data dan menyampaikan informasi keuangan kepada pihak-pihak
tertentu
Sedangkan pengertian Sistem Akuntansi menurut Soemarso (2004:234)
sebagai berikut :
Sistem Akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan
,mengklasifikasikan,mengikhtisarkan,dan melaporkan informasi operasi dan
keuangan sebuah perusahaan
Dari beberapa pengertian di atas ,dapat disimpulkan bahwa sistem
akuntansi (accounting system) adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan
,mengklasifikasikan,mengikhtisarkan ,dan melaporkan informasi operasi dan
keuangan sebuah perusahaan yang dibutuhkan manajemen dalam rangka
pengelolaan perusahaan.
dokumen-dokumen yang digunakan memberikan bukti atas terjadinya
transaksi-transaksi,peristiwa-peristiwa dan catatan-catatan ,sistem akuntansi juga
dapat berupa manual ataupun elektronik (terkomputerisasi).
Pengertian pengendalian intern dapat diartikan dalam dua pengertian yaitu
dalam pengertian sempit dan luas.Dalam arti sempit pengendalian intern sama

dengan pengertian internal cek yaitu berupa prosedur-prosedur mekanis untuk

memeriksa ketelitian data-data akuntansi seperti,mencocokan penjumlahan
mendatar (horizontal)dengan penjumlahan ke bawah (vertikal).
Pengertian pengendalian intern dalam arti luas adalah meliputi struktur
organisasi metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
kekayaan organisasi,mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi sehingga
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut tujuan pengendalian intern dapat dibagi dua macam yaitu
pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) yang meliputi struktur
organisasi ,metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk
menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi ,yang kedua adalah pengendalian intern administratif control yang
meliputi struktur organisasi metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengertian Pengendalian Intern menurut Jerry J.Weygandt,Donald
E.Kieso,Paul D.Kimmel (2007:484) adalah :
Perencanaan organisasi dan metode terkait yang diadopsikan dalam perusahan
untuk melindungi asetnya serta meningkatkan keakuratan dan kebenaran
pencatatan akutansi

sedangkan pengertian pengendalian intern menurut carl S.waren ,james

Mreeps ,Philip Efees (2005:235)
Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari penggunaan,
memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan
bahwa hukum serta peraturan telah diikuti
Dengan demikian pengendalian intern adalah cara melindungi akiva dari
pencurian , pengelapan , penyalahgunaan ,atau penempatan aktiva pada lokasi
yang tidak tepat.Salah satu pelanggaran paling serius terhadap pengendalian
internal adalah penggelapan oleh karyawan. Penggelapan oleh karyawan
(employee froud) adalah tindakan disengaja untuk menipu perusahaan demi
keuntungan pribadi .penipuan tersebut bisa mengambil bentuk mulai dari
pelaporan beban yang berlebihan untuk ongkos perjalanan agar mendapat
penggantian yang lebih besar dari kantor hingga penyelewengan jutaan dolar
melalui tipuan yang rumit .
Pengertian Dana

Kas

Kecil (Petty cash

fund) menurut Jerrry

J.Weygandt,Donald E.Kieso,Paul D. Kimmel (2007:485) adalah :

Dana kas yang digunakan untuk pengeluaran dalam jumlah kecil
Dana kas kecil ini biasanya berupa uang kas yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak
ekonomis apabila dibayar dengan check.

B. Unsur-Unsur dan Tujuan Sistem Akuntansi serta Pengendalian Intern

Untuk mencapai sistem akuntansi serta pengendalian intern yang baik
maka manajemen perlu merancang dan menerapkan unsur-unsur yang mampu
melindungi perusahaan seperti unsur-unsur di bawah ini :
1. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok

unsur yang

erat

berhubungan satu dengan yang lainnya ,yang berfungsi bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu ,dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian
umum mengenai sistem :
1) Setiap Sistem Terdiri dari Unsur-Unsur
Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang
terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.
(1) Unsur-unsur Tersebut Merupakan Bagian Terpadu Sistem yang
Bersangkutan.
(2) Unsur-unsur berhubungan erat satu dengan yang lainnya dan sifat
serta kerja sama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk
tertentu.
(3) Unsur

Sistem Tersebut Bekerja

Sama

untuk Mecapai Tujuan

Sistem.
(4) Suatu Sistem
Besar.

Merupakan Bagian

dari Sistem Lain yang

Lebih

Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir,catatan yang

terdiri dari jurnal,buku besar dan buku pembantu,serta laporan, berikut
ini pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi :
a Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi formulir sering disebut dengan istilah dokumen
,karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi
direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas formulir juga
sering disebut dengan istilah media ,karena formulir merupakan
media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke
dalam catatan .Dengan formulir ini,data yang bersangkutan dengan
transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam
catatan.Contoh formulir adalah : faktur penjualan ,bukti kas
keluar,dan cek.Dengan faktur penjualan misalnya direkam data
mengenai nama pembeli,alamat pembeli,jenis dan kuantitas barang
yang dijual ,harga barang,tanda tangan otorisasi dan seterusnya .
Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system) ,media
yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi
keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form)
.Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system)
digunakan berbagai macam media untuk memasukan data ke dalam
sistem pengolahan data .

b Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan
untuk mencatat,mengklasifikasikan ,dan meringkas data keuangan
dan data lainnya .Seperti telah disebutkan di atas ,sumber informasi
pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.Dalam jurnal ini data
keuangan

untuk

pertama

kalinya

diklasifikasikan

menurut

penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan

dalam laporan keuangan .Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan
peringkasan data ,yang hasil peringkasannya (berupa jumlah rupiah
transaksi tertentu) kemudian di-posting ke rekening yang
bersangkutan dalam buku besar .Contoh jurnal penerimaan
kas,jurnal pembelian ,jurnal penjualan,dan jurnal umum).
c Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang di
gunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
sebelumnya dalam jurnal .Rekening rekening dalam buku besar
ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan
disajikan dalam laporan keuangan .Rekening buku besar ini di satu
pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data
keuangan ,di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber
informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan .

d Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan
rinciannya lebih lanjut ,dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary
ledger ).Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening
pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam
rekening tertentu dalam buku besar .
e Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat
berupa neraca ,laporan laba rugi,laporan perubahan laba yang
ditahan ,laporan harga pokok produksi ,laporan biaya pemasaran
,laporan harga pokok penjualan ,daftar umur piutang ,daftar utang
yang akan dibayar ,daftar saldo persediaan yang lambat
penjualannya .Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran
sistem akuntansi .Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer
dan tayangan pada layar monitor komputer.

2. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Unsur pokok sistem pengendalian intern dapat diuraikan secara rinci
sebagai berikut :
1) Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional
secara Tegas.
Struktur organisasi adalah kerangka pembagian tanggung jawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan

10

kegiatan-kegiatan pokok perusahaan kemudian pembagian tanggungjawab

fungsional tersebut didasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :
(1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi ,fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
(2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap transaksi
(3) Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan
Perlindungan yang ukup Terhadap Kekayaan,Utang,Pendapatan dan
Biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi
dan pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut oleh karena itu ,dalam organisasi harus dibuat
sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas
terlaksananya setiap transaksi
2) Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit
Organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika
tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat di dalam
pelaksanaannya,adapun

cara-cara

yang

umumnya

ditempuh

perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :

oleh

11

(1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakainnya harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi
terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakainnya dengan
menggunakan

nomor

urut

tercetak

akan

dapat

menetapkan

pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.

(2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit)
Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih
dahulu kepada pihak yang akan diperiksa ,dengan jadwal yang tidak
teratur
(3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi ,tanpa ada campur tangan dari
orang atau unit organisasi lain
(4) Perputaran jabatan (job rotation)
Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga
independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya ,sehingga
persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
(5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi
haknya .Selama cuti ,jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan
untuk sementara oleh pejabat lain ,sehingga seandainya terjadi
kecurangan dalam departemen yang bersangkutan ,diharapkan dapat
diungkap.

12

(6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan

catatannya
Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan
keandalan catatan akuntansinya ,secara periodik harus diadakan
pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan
catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
(7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa
intern .
3) Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya.
Karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling
penting .Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur,
unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi
minimum

dan

perusahaan

tetap

sampai batas yang

mampu

menghasilkan

pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalakan .Karyawan yang

jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat
melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.

13

3. Tujuan Sistem Akuntansi

1) Untuk Menyediakan Informasi bagi Pengelolaan Kegiatan Usaha Baru.
Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru
didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda
dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.Perusahaan manufaktur
baru biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap,sejak
dari sistem akuntansi piutang ,sistem akuntansi utang ,sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan,sistem akuntansi biaya,sistem akuntansi
kas,sistem akuntansi persediaan,sistem akuntansi aktiva tetap,dan sistem
akuntansi pokok,sedangkan perusahaan yang membuka usaha baru yang
selama ini belum dijalankan biasanya memerlukan pengembangan sistem
akuntansi yang tidak selengkap yang diperlukan perusahaan baru.
2) Untuk Memperbaiki Informasi Yang Dihasilkan Oleh Sistem yang Sudah
Ada.
Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi
kebutuhan manajemen baik dalam hal mutu,ketepatan penyajian maupun
struktur informasi yang terdapat dalam laporan .Hal ini kemungkinan
disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan,sehingga menuntut
sistem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu
informasi yang lebih baik dan tepatnya penyajiannya dengan struktur
informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen

14

3) Untuk Memperbaiki Pengendalian Akuntansi dan Pengecekan Intern.

Akuntansi

merupakan

alat

pertanggungjawaban

kekayaan

suatu

organisasi.Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditunjukan untuk

memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga
pertanggungjawaban terhadap pengggunaan kekayaaan organisasi dapat
dilaksanakan dengan baik.Pengembangan sistem akuntansi dapat pula
ditunjukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang
dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.
4) Untuk Mengurangi Biaya Klerikal dalam Penyelenggaraan Catatan
Akuntansi.
Pengembangan sistem akuntansi sering kali ditunjukan untuk menghemat
biaya .Informasi merupakan barang ekonomi ,untuk memperolehnya
diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain oleh karena itu dalam
menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang
diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan .Jika pengorbanan untuk
memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding
dengan manfaat yang diperoleh ,sistem yang sudah ada perlu dirancang
kembali untuk mengurangi pengorbanaan sumber daya bagi penyediaan
informasi tersebut.

15

4. Tujuan Pengendalian Intern

Secara garis besar ,pendekatan untuk merancang pengendalian
intern akuntansi adalah bertitik tolak dari dua tujuan sistem : menjaga
kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan informasi
akuntansi .Tujuan pengendalian intern akuntansi tersebut kemudian dirinci
menjadi tujuan-tujuan umum dan tujuan khusus yang diterapkan pada
transaksi pokok .Dengan memperhatikan rincian tujuan tersebut disusun
unsur-unsur yang membentuk pengendalian intern akuntansi terhadap
transaksi pokok tertentu dengan cara merinci tiga unsur pokok sistem
pengendalian intern : struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tegas ,sistem otorisasi dan prosedur pencatatan ,dan praktek
yang sehat .Unsur karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak rinci
untuk setiap transaksi pokok karena unsur sistem pengendalian intern ini
bersifat umum ,yang berlaku untuk semua transaksi perusahaan.
Rincian tujuan pengendalian intern akuntansi adalah sebagai berikut :
1) Menjaga kekayaan perusahaan :
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang
telah ditetapkan .
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan
dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi :
a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan .
b. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi

16

Dan tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut :

a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang
telah ditetapkan :
a) Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan
b) Pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan
dengan kekayaan yang sesungguhnya ada :
a. Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada.
b. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan .
3) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan
seperti dibawah ini :
a.

Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang .

b.

Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh

pejabat yang berwenang .

c.

Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi :

a) Pencatatan semua transaksi yang terjadi.
b) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi
c) Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar
d) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya
e) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya
f) Transaksi dicatat dan diringkas dengan telit.

17

C. Sistem Akuntansi dan Pengendalian Intern Dana Kas Kecil

Dana kas kecil merupakan unsur dari kas yang cukup penting bagi
perusahaan karena dana kas kecil digunakan untuk pengeluaran rutin yang jumlah
rupiahnya relatif kecil dan biasanya terjadi setiap hari ,dana ini tersimpan di
sebuah brangkas yang disebut petty cash box karena itu perusahaan harus
mempunyai sistem dan pengendalian intern yang baik untuk menjaga dana kas
kecil dari penyalahgunaan uang yang tidak semestinya.
1. Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Dana Kas Kecil
Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah :
1) Fungsi Kas
Dalam sistem dana kas kecil ,fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi
cek ,memintakan otorisasi atas cek ,dan menyerahkan cek kepada
pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada
saat pengisian kembali dana kas kecil.
2) Fungsi Akuntansi
Dalam sistem dana kas kecil fungsi ini bertanggung jawab atas :
(1) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan
persediaan.
(2) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
(3) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek
(4) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana
kas kecil

18

(5) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi
kas dalam pengeluaran cek sebesar yang tercantum dalam dokumen
tersebut .Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan
verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang
dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil sesuai
dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk ,dan permintaan
pengisian kembali dana kas kecil.
4) Fungsi Pemeriksa Intern
Dalam sistem kas ,fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana
kas kecil

(cash count) secara periodik dan pencocokan hasil

penghitungannya dengan catatan kas .Fungsi ini juga bertanggung jawab

atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana
kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.

2. Dokumen yang Digunakan pada Sistem Dana Kas Kecil

Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah :
1) Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi
akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen
tersebut.Dalam sistem dana kas kecil ,dokumen ini diperlukan pada saat

19

pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas
kecil .
2) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta
uang kepada pemegang dana kas kecil.Bagi pemegang dana kas
kecil,dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil
olehnya.Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut
nama pemakai dana kas kecil.Seperti contoh dibawah ini
PERMINTAAN PENGELUARAAN KAS KECIL
Diminta

No.PPKK
456780

Tgl

Departement

Disetujui

Jumlah Rupiah dengan

Jumlah Rupiah
Dengan huruf

...
...

Penjelasan
..
.. .

3) Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen

ini

dibuat

oleh

pemakai

dana

kas

kecil

untuk

mempertanggungjwabkan pemakaian dana kas kecil.Dokumen ini

dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh
pemakai dana kas kecil .Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest
system ,bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen
pendukungnya disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas

20

kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil .Dalam imprest
system tidak dilakukan pencatatan bukti pengeluaran kas kecil dalam
catatan akuntansi .Dalam fluctuating-fund-balance system ,bukti
pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya
diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk
dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil ,dibawah ini adalah
contoh dokumen bukti pengeluaran kas kecil.

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

Jumlah yang diterima menurut
Jumlah yang ytelah dikeluarkan
Jumlah sisa lebih
Tgl

No.Rekening

Rp No.BPKK
35648
Rp No.PPKK .
Rp Tanggal
.

Keterangan

Jumlah

.
Disetujui
Diperiksa
Dibuat

4)

Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta
kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian
kembali dana kas kecil .Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest
system ,jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil
adalah sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang
tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam

21

arsip pemegang dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system,

pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang
tunai yang telah dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil
namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang telah
dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil ,namun sesuai
dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh
pemegang dana kas kecil dalam fluctuating fund-balance system dapat
lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah dana kas kecil yang telah
dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam bukti
pengeluaran kas kecil yang telah dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang
tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil .

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

1) Jurnal Pengeluaran Kas (cash disbursement journal)
Dalam sistem dana kas kecil ,catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam
pengisian kembali dana kas kecil .Dokumen sumber yang dipakai sebagai
dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar
yang telah dicap lunasoleh fungsi kas .
2) Register cek
Dalam sistem dana kas kecil ,catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat cek perusahaan yang akan dikeluarkan untuk pembentukan dan
pengisian kembali dana kas kecil .

22

3) Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil

Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal
khusus .Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan
yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil .

4. Pengelolaan Dana Kas Kecil

Ada dua metode yang digunakan untuk mengelola kas kecil yaitu metode
imprest dan metode fluktuasi :
1) Imprest Method
Pada metode atau sistem imprest,jumlah pada akun kas kecil selalu tetap,
yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kecil untuk membentuk
dana kas kecil ,kasir kas kecil selalu mencairkan cek ke bank yang
digunakan untuk membayar pengeluaran kecil dan setiap melakukan
pembayaran ,kasir kas kecil membuat bukti pengeluaran .Pencatatan
pengeluaran dilakukan pada saat pengisian kembali.Dengan ayat jurnal
sebagai berikut :

Saat Pembentukan Dana Kas Kecil
D. Kas Kecil
K. Kas/Bank

xx
xx

Saat Penggunaan Dana Kas Kecil

Tidak ada jurnal

23

Saat Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

D.Beban

xx
K.Kas/Bank

xx

2) Fluctuation Method
Metode fluktuasi (fluctuation method) tidak berbeda dengan metode
imprest dalam hal pembentukan dana .Namun pada dana metode
fluktuasi ,saldo uang yang dicatat pada akun kas kecil selalu berubah
(tidak tetap) .Fluktuasi tersebut sesuai dengan jumlah pengisian kembali
dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.Pencatatan dilakukan secara
langsung pada saat pengeluaran .Ayat jurnal yang dibuat untuk
transaksi-transaksi yang menggunakan metode fluctuating :

Saat Pembentukan Dana Kas Kecil
D.Kas Kecil

xx

K.Kas/Bank

xx

Saat Penggunaan Dana Kas Kecil

D.Beban

xx

K.Kas Kecil

xx

Saat Pengisian Kembali Dana kas Kecil

D.Kas Kecil
K.Kas/Bank

xx
xx

24

5. Sistem Dana Kas Kecil

Sistem dana ka kecil dibagi menjadi beberapa prosedur sebagai berikut :
1) Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest system tidak
berbeda dengan prosedur

pembentukan dana kas

kecil dengan

fluctuating-fund-balance system. Bukti kas keluar dilampiri dengan surat

keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh Bagian Utang ke
Bagian Kasa.Berdasarkan bukti kas keluar tersebut ,Bagian kasa
membuaat Cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas
Cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas
keluar diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar
diserahkan kepada Bagian Jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh Bagian
Kasa . Bagan

alir prosedur pembentukan dana kas

kecil system

imprest dilukiskan pada (Lampiran 1)

2) Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas
Kecil
Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana
kas kecil imprest system sedikit berbeda dengan fluctuating-fund balance
system.Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat
dalam catatan akuntansi sehingga tidak ada dokumen yang dikirimkan
oleh pemegang dana kas kecil ke Bagian Jurnal untuk kepentingan
pencatatan .Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen
permintaan pengeluaran kas kecil .Jika pengeluaran dana kas kecil telah

25

dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil yang dilampiri

dengan

permintaan

pengeluaran

kas

kecil

dan

dokumen

pendukungnya.Dokumen - dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai

sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar
jumlah dana yang telah dikeluarkan.
Sedangkan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund
balance system,saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar
dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian
dana kas kecil setelah pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai
kepada pemakai dana kas kecil (dilampiri permintaan pengeluaran kas
kecil lembar-2),pemegang dana kas kecil menyerahkan bukti pengeluaran
kas kecil beserta dokumen pendukungnya ke Bagian Jurnal.
Karena jumlah setiap transaksi pengeluaran melalui dana kas kecil
relatif kecil ,maka pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam
jurnal pengeluaran dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat
satu persatu bukti pengeluaran kas kecil,namun satu kelompok dokumen
tersebut selama jangka waktu tertentu (harian atau mingguan).Bukti
pengeluaran kas kecil dikumpulkan oleh bagian jurnal untuk jangka
waktu tertentu ,dibuatkan rekapitulasi ,dan dicatat hasil rekapitulasinya
dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil .
Bagian jurnal kemudian menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil
kepada kartu bagian kartu biaya .Atas dasar bukti pengeluaran kas kecil
Bagian kartu biaya mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana

26

kas kecil dalam kartu biaya.Prosedur penggunaan dana kas kecil dengan
system imprest dilukiskan pada (Lampiran 2)
3) Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system
sedikit berbeda dengan prosedur yang sama dalam fluctuating-fundbalance system.Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system
didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti
pengeluaran kas kecil ,sedangkan dalam fluctuataing-fund balance
system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh
pemegang dana kas kecil .Di samping itu ,pengisian kembali dana kas
kecil dalam imprest system dicatat dengan mendebit rekening biaya,
sedangakan fluctuating -fund-balance system dicatat dengan mendebit
rekening dana kas kecil .
Prosedur pengisian kembali

dana kas kecil dengan imprest

system, permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh

pemegang dana kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan
pengisi kembali kas kecil .dokumen ini dilampiri dengan bukti
pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh
pemegang dana kas kecil kepada bagian utang .bagian utang membuat
bukti kas keluar sebesar jumlah rupiah yang di cantumkan dalam
permintaan pengisian kembali kas kecil .bukti kas keluar dicatat di dalam
register bukti kas keluar oleh bagian utang Bagian kas keluar lembar ke2 diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kartu Biaya untuk

27

kepentingan pencatatan rincian biaya overhead pabrik ,biaya administrasi

dan

umum,dan

biaya

pemasaran

dalam

kartu

biaya

yang

bersangkutan.Bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukungnya

diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kasa .berdasarkan bukti kas
keluar tersebut ,bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan
tanda tangan otoriasi atas cek . Cek diserahkan kepada pemegang dana
kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal setelah
dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa.Bagan alir prosedur pengisi kembali
dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fundbalace system sedikit berbeda .
Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balace
system,permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh
pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir permintaan
pengisian kembali kas kecil .Namun ,dokumen ini tidak dilampiri denga
bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya karena dalam
fluctuating fund-balace system,dokumen pendukung (bukti pengeluaran
kas kecil dan dokumen pendukungnya )telah diserahkan oleh pemegang
dana kas kecil kepada Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan
pengeluaran kas kecil.
Dengan demikian dalam dana kas kecil denga fluctuating-fundbalance system,permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat oleh
pemegang dana kas kecl diserahkan kepada bagian utang tanpa dilampiri
dengan dokumen pendukung.aliran dokumen selanjutnya dalam sistem

28

dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance sistem tidak berbeda

dengan Imprest system ,dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuatingfund-balance system ,bagian utang mencatat bukti kas keluar di dalam
register bukti kas keluar.Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
imprest system dilukiskan pada (Lampiran 3)