PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI

ADMINISTRASI SISWA BERBASIS VISUAL BASIC 6.0

(Studi Kasus SMK Negeri 1 Jiwan)
Antok Wibowo (09211069)
Program Studi Teknik Informatika STT Dharma Iswara Madiun
Jl. Auri no 4, Madiun. Telp. 0351-469128

ABSTRAK
AntokWibowo.2014. Analisa Dan Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Administrasi
Siswa Berbasis Visual Basic 6.0 Studi kasus Di SMKN 1 Jiwan Pembimbing Budiyanto,
S.Kom.
Dalam perkembangan teknologi di bidang pendidikan, masing-masing pihak sekolah dituntut untuk
mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Tapi masih sedikit juga yang peduli dengan
perkembangan tekhnologi yang menguntungkan tersebut. Di SMKN 1 Jiwan cara penginputan
administrasi Siswa yang masih dilakukan secara manual. Dengan permasalahan tersebut, maka
penulis hendak mengadakan penelitian untuk mengembangkan sistem informasi administrasi yang
sistematis yang mengacu pada optimalisasi penggunaan komputer yang ada serta mampu
menghasilkan data dan informasi yang akurat serta cepat sehingga dapat mengurangi kesalahan
pengolahan. Pembuatan sistem aplikasi ini menggunakan software Visual Basic 6.0 dan Microsoft
Access 2003.
Kata Kunci: Informasi, Administrasi, Visual Basic 6.0, SMKN 1 Jiwan
.
1. PENDAHULUAN
pada suatu instansi pendidikan.
1.1. Latar belakang
Pengembangan Sistem Informasi
Dunia
pendidikan
merupakan
Berbasis Komputer sudah sering kita
sebuah bagian yang tidak bisa dipisahkan
jumpai di hampir disetiap perusahaan
dari kehidupan bermasyarakat pada
sebagai sarana pendukung yang tidak
umumnya. Pendidikan memang selalu
kalah pentingnya, yang bisa dipergunakan
identik dengan proses belajar mengajar,
untuk
pengolahan
data
mengenai
karena hal tersebut memang merupakan
ketepatan dan kecepatan di dalam
kegiatan utama dalam dunia pendidikan.
pelayanan informasi. Adanya Sistem
Namun disamping kegiatan belajar
Informasi Berbasis Komputer akan sangat
mengajar ada banyak
hal yang
membantu suatu instansi pendidikan untuk
mendukung untuk dapat berlangsungnya
mendapatkan informasi yang cepat, tepat
kegiatan belajar mengajar tersebut. Salah
dan akurat dalam memberikan laporan.
satunya adalah kegiatan pada bagian
Dalam tugas mengelola data administrasi
administrasi. Dapat di lihat bahwa tanpa
siswa, bagian administrasi menghadapi
dukungan kinerja bagian administrasi
beberapa kendala, diantaranya ada staf
pada kegiatan mengajar tentunya akan
guru
yang
membantu
menangani
bertambah sulit untuk menciptakan
administrasi siswa SMK dan alur
suasana akademik yang stabil. Bagian
penyimpanan
data
siswa
yang
administrasi merupakan bagian yang
mengharuskan dua kali penulisan pada
sehari harinya melakukan kegiatan rutin
buku induk yang seharusnya dapat ditulis
menulis, menghitung serta mengolah data
dengan cukup satu kali, sehingga
1

membutuhkan media penyimpanan data

transaksi siswa yang besar untuk seluruh
siswa.
Dengan pertimbangan diatas, maka
penulis hendak mengadakan penelitian
Tugas Akhir
untuk mengembangkan
sistem informasi administrasi yang
sistematis
yang
mengacu
pada
optimalisasi penggunaan komputer yang
ada serta mampu menghasilkan data dan
informasi yang akurat
serta
cepat
sehingga dapat mengurangi kesalahan
pengolahan. Untuk itu penulis mengambil
judul Perancangan dan Pembuatan
Sistem Informasi Administrasi Siswa
berbasis Visual Basic 6.0.

1.
2.
3.
4.

Kegiatan transaksi pembayaran siswa.

Kegiatan penginputan data siswa.
Kegiatan penginputan nilai raport.
Kegiatan penginputan data siswa yang
keluar / dikeluarkan.
5. Kegiatan merekap data siswa yang naik
kelas dan siswa yang tinggal kelas.
1.4.

Kegunaan Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah
untuk merancang sebuah sistem informasi
administrasi siswa yang berguna bagi SMK
Negeri 1 Jiwan dengan menggunakan
bahasa pemrograman Visual Basic 6.0.
Dan tujuan dari penelitian ini adalah untuk
menemukan suatu cara pemecahan
masalah yang tepat dalam pengolahan data
administrasi siswa pada SMK Negeri 1
Jiwan.

1.2.

Perumusan Masalah
Berdasarkan
latar
belakang
pemilihan judul yang telah diuraikan di
atas maka dapat dirumuskan masalahnya
sebagai berikut :
1. Bagaimana
perancangan
sistem
informasi administrasi siswa ini dapat
menyimpan data siswa yang telah
membayar dengan akurat, sehingga
tidak terjadinya kesalahan dalam
pembuatan laporan?
2. Bagaimana
perancangan
sistem
administrasi siswa ini mampu untuk
membantu bendahara agar lebih efektif
dan efisien dalam pencarian data siswa
yang telah membayar?
3. Bagaimana perancangan sistem ini
mampu membantu petugas untuk
menginputkan data nilai raport siswa?
4. Bagaimana perancangan sistem ini
mampu membantu petugas untuk
menginputkan data siswa yang keluar /
dikeluarkan dari sekolah?
5. Bagaimana perancangan sistem ini
mampu membantu petugas untuk
menentukan siswa yang naik kelas /
tinggal kelas secara otomatis?

1.3.

1.5.

Metode Penelitian
Penelitian
dilakukan
pada
Sekolah SMK Negeri 1 Jiwan, dan metode
pengumpulan data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah metode investigasi,
wawancara dan observasi langsung.
Investigasi dilakukan dengan cara
mengambil contoh-contoh form dan
bentuk laporan yang biasa digunakan
dalam pembayaran SPP. Selanjutnya
metode wawancara dilakukan terhadap
pihak yang akan menggunakan sistem
informasi ini, yang merupakan bagian
keuangan dan siswa. Langkah observasi
langsung dilakukan dengan mendatangi
langsung
sekolah,
melihat
proses
pembayaran
SPP
murid
secara
langsung,memantau pembuatan laporan
tunggakan dan pembayaran SPP. Metode
perancangan yang akan digunakan yaitu
menggunakan pendekatan terstruktur
dengan pembuatan Diagram Context, Data
Flow Diagram (DFD), Entity Relationship
Diagram (ERD), dan pembuatan program
aplikasi menggunakan aplikasi Visual
Basic 6 untuk membuat program,
pembuatan report dengan Crystal Report,
dan penyimpanan data menggunakan
format Access. Pemilihan DFD ini karena
secara terstruktur dapat memotret proses-

Batasan Masalah
Agar sebuah program yang
menyediakan
informasi
tidak
menyimpang dari tujuan sebenarnya,
maka penulis membatasi masalah pada
2

proses dan sub-proses pada pada masingmasing proses sampai kepada suatu
tingkat terdalam dari alur data dan proses
pada sistem yang akan dibuat nantinya.
Aplikasi Microsoft Visual Basic 6 dipilih
karena
kemudahan
dalam
mengembangkan aplikasi yang sesuai
dengan kebutuhan sistem yang ada

guna penunjang keberhasilan bagi

setiap organisasi dalam pencapaian
tujuan.
2.2. Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 adalah
bahasa pemprograman windows yang
berbasis grafis (GUI-Graphical User
Interface) yang lebih nyaman dan lebih
mudah digunakan untuk membuat
aplikasi, baik aplikasi kecil untuk
keperluan sendiri ataupun sistem
enterprise yang besar, serta aplikasi
terdistribusi yang dijalankan melalui
internet
(Busran
dan
Putri
Mandaran:2012).
Basic merupakan bahasa
pemrograman yang banyak digunakan
oleh programmer pemula. Bahasa ini
mudah digunakan dan tidak banyak
ketentuan
yang
mengikat,
dibandingkan bahasa prosedural seperti
Bahasa C atau Pascal. Pada Visual
Basic perancangan aplikasi dimulai
dari mendefinisikan tujuan program,
merancang keluaran sebagai media
komunikasi dengan pengguna, dan
menuliskan kode programnya (Roni
Setiawan dan Edhy Sutanta:2009).
Bahasa pemrograman Visual
Basic 6.0 dapat digunakan untuk
menyusun dan membuat program
aplikasi pada sistem operasi windows.
Program aplikasi dapat berupa program
database, program grafis dan lain
sebagainya. Didalam Visual Basic 6.0
terdapat komponen - komponen yang
sangat membantu dalam pembuatan
program. Dalam pembuatan program
aplikasi pada Visual Basic 6.0 dapat
didukung oleh software seperti
Microsoft Access, Microsoft Excel,
Seagate Crystal Report.
Untuk dapat menyusun dan
membuat suatu program aplikasi dari
VB 6.0, tentunya harus mengetahui
fasilitas fasilitas yang disediakan agar
proses penyusunan dan pembuatan
program tersebut berjalan dengan baik.

2. LANDASAN TEORI
2.1.
Sistem Informasi
Tata
Sutabri
(2012:5)
menyebutkan,
bahwa
terdapat
dua
kelompok
pendekatan
di
dalam
pendefinisian sistem, yaitu kelompok yang
menekankan pada prosedur dan kelompok
yang menekankan pada elemen atau
komponennya.
Pendekatan
yang
menekankan pada prosedur mendefinisikan
sistem sebagai suatu jaringan kerja
prosedur-prosedur
yang
saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih
menekankan pada elemen atau komponen
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan
elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok
definisi ini adalah benar dan tidak
bertentangan. Yang berbeda adalah cara
pendekatannya.
Dalam Jurnal Wardani, dkk
(2012)
Informasi
adalah
hasil
pemrosesan data yang diperoleh dari
setiap elemen sistem tersebut menjadi
bentuk yang mudah dipahami dan
merupakan pengetahuan yang relevan
yang dibutuhkan oleh orang untuk
menambah pemahamannya terhadap
fakta-fakta yang ada. (Budi Sutedjo
Dharma Oetomo, 2006:168).
Menurut Bonnie Soeherman
dan Marion Pinontoan dalam jurnal (
Wardani dkk:2012), sistem informasi
merupakan serangkaian komponen
berupa manusia, prosedur, data, dan
teknologi (seperti komputer) yang
digunakan untuk melakukan sebuah
proses untuk pengambilan keputusan
3

2.3. Basis Data

Hendra Jatnika (2012:10)
menyebutkan bahwaBasis data adalah
suatu kumpulan data terhubung yang
disimpan secara bersama-sama pada
suatu media, yang diorganisasikan
berdasarkan sebuah skema atau struktur
tertentu, dan dilengkapi dengan
software untuk melakukan manipulasi
untuk kegunaan tertentu.
Sedang pengertian database
menurut Bambang Hariyanto (2004)
dalam jurnal (Indra Warman dan
Wiliandri : 2011) adalah :kumpulan
data (elementer) yang secara logic
berkaitan dalam mempresentasikan
fenomena/fakta secara terstruktur dalam

2.5. ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram
(ERD)
digunakan
untuk
menggambarkan
hubungan
antar
penyimpanan atau data storage yang
terdapat pada Data Flow Diagram
(DFD) menggunakan sejumlah notasi
atau simbol untuk menggambarkan
struktur dan hubungan antar data
(Muhammad Syahrizal:2012).
Model data yang digunakan
dalam penelitian ini adalah Entity
Relationship Diagram (ERD), sarana
untuk menggambarkan hubungan antar
data di dalam sistem. Dimaksudkan
untuk komponen-komponen himpunan
suatu entitas dan himpunan relasi yang
menggambarkan fakta yang digunakan
sebagai kebutuhan pembuatan sistem.
(Rikhiana dan Abdul:2013)

domain tertentu untuk mendukung aplikasi

dalam sistem tertentu.

Komponen Sistem Basis Data :

a) Basis data sebagai inti dari sistem
basis data.
b) Perangkat
Keras
(hardware)
sebagai
pendukung
operasi
pengoalahan data
c) Perangkat Lunak (software) untuk
perancangan dan pengelolaan basis
data
d) Manusia
(brainware)
yang
mempunyai peran penting dalam
sistem tersebut, yaitu sebagai
pemakai atau para spesialis
informasi yang mempunyai fungsi
sebagai perancang atau pengelola.

Ada beberapa macam hubungan yang

terjadi antara 2 entity:
a. One
to
One
Relationship,
merupakan hubungan antara satu
entity dengan entity yang lain.
b. One to Many Relationship,
merupakan hubungan dimana satu
anggota
entity
mempunyai
hubungan
dengan
beberapa
anggota entity lain yang berbeda.
c. Many to One Relationship,
merupakan hubungan dimana satu
anggota
entity
mempunyai
hubungan dengan satu anggota
entity lain yang berbeda.
d. Many to Many Relationship,
merupakan hubungan dimana
beberapa
entity
mempunyai
hubungan
dengan
beberapa
anggota entity yang lain pada
entity yang berbeda.
e. Dengan menggunakan metode
hubungan
entity
dalam
perencanaan
database,
dapat
dilakukan beberapa langkah untuk
membedakan huubungan antara
file yang ada:

2.4. DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD)
disebut juga dengan Diagram Arus
Data (DAD). DFD adalah: suatu model
logika data atau proses yang dibuat
untuk menggambarkan: darimana asal
data, dan kemana tujuan data yang
keluar dari sistem,
dimana data
disimpan,
proses
apa
yang
menghasilkan data tersebut,
dan
interaksi antara data yang tersimpan,
dan proses yang dikenakan pada data
tersebut (Kristanto, 2008) dalam jurnal
(Rita Afyenni:2014).

f.

Menentukan entity yang ada dalam

database dengan masing-masing
attibute.
g. Menentukan semua hubungan
yang dapat terjadi antar entity yang
ada.
h. Menentukan hubungan yang ada,
termasuk one to one, one to many,
many to many, many to many juga
menentukan apakah hubungan
tersebut obligatory atau nonobligatory.
Setelah tahap ini selesai
dilaksanakan, maka telah tersedia suatu
database yang telah didesain dengan
baik dan siap digunakan dalam kondisi
yang seefisien mungkin dan dapat
memberikan informasi secara tepat dan
benar.

Flowchart menolong analis dan

programmer
untuk
memecahkan
masalah kedalam segmen-segmen yang
lebih kecil dan menolong dalam
menganalisis alternatif-alternatif lain
dalam pengoperasian.
3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian yang dilakukan dalam
Tugas Akhir ini adalah penelitian
kualitatif karena peneliti melakukan
pengumpulan data dengan cara bertatap
muka langsung dengan orang-orang di
tempat penelitian.
Penelitian ini mengambil tempat di
SMK Negeri 1 Jiwan Kabupaten Madiun.
Tempat penelitian dilakukan di Jl. KH.
Ahmad Dahlan, Desa Wayut Kec.Jiwan
Kab.Madiun. Dengan waktu penelitian
pada tanggal : 1 April 2014 sampai
dengan 31 Juli 2014. Sesuai dengan waktu
yang telah ditetapkan oleh Panitia
pelaksanaan Tugas Akhir STT Dharma
Iswara Madiun

2.6. Flowchart
Flowchart adalah penyajian
yang sistematis tentang proses dan
logika dari kegiatan penanganan
informasi atau penggambaran secara
grafik dari langkah-langkah dan uruturutan prosedur dari suatu program.

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian

No

Bulan

April

Mei

Juni

Juli

Minggu ke

Minggu ke

Minggu ke

Minggu ke

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Persiapan

Pengumpulan Data

Analisis Kebutuhan

Permodelan / Desain

Implementasi/coding

Pengujian

Penulisan Laporan TA

3.2 Sumber Data

Penulis melakukan berbagai jenis
pengumpulan data yang bertujuan untuk

mendapatkan data yang dibutuhkan dalam

penelitian ini. Data tersebut dibagi
menjadi dua jenis yaitu:
5

a. Data Primer, adalah data yang

diperoleh langsung dari subjek
penelitian dan objek yang diteliti. Data
ini terutama diperoleh dari Petugas
Administrasi di SMK Negeri 1 Jiwan.
b. Data Sekunder, adalah data yang
sudah ada dan penyusunannya tidak
dilakukan sendiri oleh Penulis. Data
ini diperoleh dari dokumen Instansi,
melalui pencarian referensi/bahanbahan, dan buku-buku literatur yang
berhubungan dengan masalah yang
diangkat. Hal ini dilakukan untuk
mendukung keseluruhan penelitian
yang dilakukan dengan memperkuat
dan melandasi data primer yang
didapat.
Alat pengumpul data yang digunakan
dalam penelitian ini adalah :
a. Investigasi
Investigasi dilakukan dengan cara
mengambil contoh-contoh form dan
bentuk laporan yang biasa digunakan
dalam pembayaran administrasi siswa
SMK Negeri 1 Jiwan.
b. Wawancara
Wawancara dilakukan terhadap pihak
SMK Negeri 1 Jiwan yang akan
menggunakan sistem informasi ini,
yang merupakan bagian keuangan
sekolah, pihak yayasan dan siswa.

proses pengolahan
siswa berlangsung.

administrasi

3.3.2 Tahap Perancangan

Dalam tahap ini merupakan
proses
menentukan,
mengembangkan,
memahami
permasalahan, pemberian solusi
serta menguji kelayakan solusi.
Yang termasuk dalam tahap
perancangan dalam penelitian ini
yaitu:
1. Analisa Permasalahan Sistem
Kegiatan ini dilakukan untuk
menganalisa data-data yang
telah diperoleh. Evaluasi yang
dilakukan dititik beratkan pada
hal-hal
yang
berhubungan
dengan aliran data sistem
administrasi siswa.
2. Identifikasi Kebutuhan Sistem
Pada tahap ini dilakukan
identifikasi kebutuhan sistem,
untuk mendukung perancangan
sistem informasi yang berkaitan
dengan kebutuhan data dan
informasi.
3. Perancangan Sistem
Setelah melakukan analisa
sistem yang ada dan melakukan
identifikasi kebutuhan sistem,
tahap
selanjutnya
yaitu
melakukan perancangan sistem.

c. Observasi
Observasi langsung dilakukan dengan
mendatangi langsung SMK Negeri 1
Jiwan, melihat proses pengolahan
administrasi siswa secara langsung,
memantau
pembuatan
laporan
tunggakan
dan
pembayaran
administrasi siswa.

3.3.3 Tahap Pelaksanaan

Dalam tahap ini kegiatan
yang dilakukan yaitu memberikan
sosialisasi
tentang
sistem
administrasi siswa yang baru. Serta
memberikan
contoh
cara
menggunakan sistem yang benar
kepada
siswa
dan
petugas
administrasi siswa. Sehingga pada
saat penggunaan aplikasi tidak
terjadi human error.

3.3 Rancangan Penelitian

3.3.1 Persiapan
Dalam tahap ini dilakukan
refleksi awal untuk mengetahui
bagaimana
proses
sistem
administrasi
siswa
terjadi,
mewawancarai langsung pada
petugas yang bersangkutan, setelah
itu melakukan pengamatan selama

3.3.4 Tahap Pengamatan

Pada tahap ini kegiatan
yang dilakukan adalah pengamatan
6

terhadap proses pengolahan data

administrasi. Bagaimana alur yang
terjadi, serta bagaimana pelayanan
yang diberikan petugas terhadap
siswa yang bersangkutan

Mengidentifikasi
masalah
merupakan langkah awal yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem. Dari hasil
penelitian yang dilaksanakan mengenai
sistem administrasi siswa pada SMKN 1
Jiwan penulis menemukan beberapa
masalah antara lain :
1. Bagaimana
perancangan
sistem
informasi administrasi siswa ini dapat
menyimpan data siswa yang telah
membayar dengan akurat, sehingga
tidak terjadinya kesalahan dalam
pembuatan laporan?
2. Bagaimana
perancangan
sistem
administrasi siswa ini mampu untuk
membantu bendahara agar lebih efektif
dan efisien dalam pencarian data siswa
yang telah membayar?
3. Bagaimana perancangan sistem ini
mampu membantu petugas untuk
menginputkan data nilai raport siswa?
4. Bagaimana perancangan sistem ini
mampu membantu petugas untuk
menginputkan data siswa yang keluar /
dikeluarkan dari sekolah?
5. Bagaimana perancangan sistem ini
mampu membantu petugas untuk
menentukan siswa yang naik kelas /
tinggal kelas secara otomatis?

3.3.5 Tahap Evaluasi

Dalam tahap evaluasi ini
dilakukan pengujian terhadap
sistem
untuk
memeriksa
komponen-komponen sistem yang
akan diimplementasikan sehingga
dapat
dipastikan
bahwa
komponen-komponen dari sistem
dapat
berfungsi
sebagaimana
mestinya. Kemudian melakukan
pengujian pada sistem yang telah
dirangkai, antara lain:
1. Melakukan pengujian bahasa
pemrograman, yaitu untuk
menghindari
adanya
kemungkinan kesalahan bahasa
(language
error)
ataupun
kesalahan penulisan (syntax
error).
2. Testing logika program yaitu
untuk menghindari adanya
kemungkinan kesalahan dalam
menerapkan logika yang tidak
dapat diterima oleh komputer
pada waktu proses terjadi.
Untuk menghindari
kemungkinan terjadinya
kesalahan, maka sistem yang
dibuat harus melalui proses
pengujian agar kesalahan yang
terjadi dapat diketahui dan
diperbaiki.

4.1.1. Analisis kelemahan sistem

Pada saat ini telah banyak
sekolah-sekolah negeri maupun swasta
yang bermunculan. Untuk mengatasi
persaingan tersebut, SMKN 1 Jiwan ini
harus bisa lebih di majukan dalam
sarana dan prasarananya, termasuk juga
sistem yang sudah ada di SMKN 1
Jiwan. Hal ini diharapkan dapat
membantu pihak sekolah untuk
mengimbangi sekolah lain yang
tentunya lebih maju

4. ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1.
Sistem yang sedang berjalan
Analisis sistem adalah penguraian
dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan diharapkan, sehingga dapat
diusulkan perbaikannya.

4.1.2. Analisis PIECES

Alat ukur yang digunakan untuk
menentukan
proses
penyelesaian
masalah yaitu dengan melakukan
peningkatan-peningkatan pada 6 aspek
yang dikenal dengan analisis PIECES ,
meliputi :
7

1. Performance ( kinerja )
Analisis
kinerja
adalah
kemampuan
atau
peningkatan
terhadap kinerja (hasil kerja) sistem
yang baru sehingga menjadi efektif .
Kinerja
dapat
diukur
dari
Throughput dan Response time.
Throughput adalah jumlah dari
pekerjaan yang dapat dilakukan oleh
suatu sistem tertentu. Response
time yaitu waktu yang dapat
dibutuhkan oleh sistem untuk
memberikan jawaban dan untuk
menyesuaikan
perpindahan
pekerjaan.
Melihat kondisi pada SKNN
1
Jiwan,
dalam
memproses
pengolahan data pembayaran masih
kurang efektif jika ditinjau dari
Throughput dan Response time.
Berikut beberapa hal yang terjadi
akibat kelemahan kinerja sistem :
Jumlah beban kerja yang harus
ditanggung oleh petugas lebih besar
karena transaksi pembayaran masih
manual.
Pencarian data dan proses transaksi
pembayaran
serta
pelaporan
memerlukan waktu lama.
Penerapan
system
baru
sangat
memungkinkan
dapat
meningkatkan
kinerja
petugas,
karena system yang baru dirancang
sedemikian rupa, sehingga mampu
meningkatkan kinerja dari petugas
dalam melakukan pengolahan data
pembayaran.

ditentukan oleh dua hal yaitu

manfaat
dan
biaya
untuk
mendapatkannya. Suatu informasi
dikatakan benilai bila manfaat lebih
besar dibanding biaya untuk
mendapatkannya.
Pada SMKN 1 Jiwan masih
banyak hal yang kurang efektif
dalam
penyajian
informasi
pembayaran. Misalkan penyajian
laporan pembayaran, hal ini sangat
mempengaruhi kualitas informasi.
Pada SMKN 1 Jiwan juga masih
menggunakan pengolahan data
secara manual, sehingga informasi
yang dihasilkan sering mengalami
keterlambatan dikarenakan jumlah
data yang cukup banyak. Dengan
menggunakan sistem yang baru
diharapkan akan mampu menyajikan
informasi yang relevan, akurat dan
tepat waktu.
3. Economy ( ekonomi )
Analisis ekonomi merupakan
analisis yang berhubungan dengan
masalah
keuangan
organisasi/perusahaan. Pada analisis
ekonomi dilakukan analisis terhadap
biaya-biaya
operasional
yang
dikeluarkan setiap tahunnya. Tujuan
dari analisis ini adalah untuk
meminimalkan
biaya
yang
dikeluarkan tetapi kegiatan tetap
berjalan.
Pada SMKN 1 Jiwan untuk
menghemat pengeluaran biaya,
maka
harus
mengoptimalkan
penggunaan sarana dan prasarana
yang ada. Pada sistem yang lama
yang masih menggunakan secara
manual
akan
meyebabkan
pembengkakan biaya, hal ini
dikarenakan banyak alat tulis yang
digunakan
untuk
pencatatan
pembayaran. Sedangkan pada sistem
baru akan mengurangi penggunaan
alat
tulis,
sehingga
dapat
meminimalis
biaya
yang
dikeluarkan

2. Information ( informasi )
Informasi merupakan suatu
hasil dari data yang diolah
sedemikian
rupa,
sehingga
mempunyai manfaat bagi yang
menerimanya. Informasi yang baik
adalah informasi yang dihasilkan
dapat memenuhi keinginan dari
pengguna. Beberapa
hal yang
menjadi standart kualitas informasi
adalah akurat, tepat waktu dan
relevan. Nilai dari informasi
8

meningkatkan
efisiensi
dalam
melakukan pengolahan data.

4. Control ( pengendalian )
Pengendalian dalam sebuah
sistem
sangat
diperlukan.
Keberadaannya diperlukan untuk
menghindari dan
mendeteksi
kesalahan pada sistem serta untuk
menjamin keamanan data dan
informasi.
Dengan
adanya
pengendalian, maka jika ada bagian
yang mengalami gangguan akan
segera diperbaiki.
Pada SMKN 1 jiwan
pengendalian terhadap sistem yang
ada belum dilakukan secara
maksimal, salah satunya kurangnya
pengendalian terhadap kesalahan
pencatatan dan keamanan data
administrasi.
Hal
tersebut
dikarenakan
pencatatan
data
pembayaran masih manual. Dengan
adanya perbaikan system diharapkan
dapat
dilakukan
pengendalian
terhadap kesalahan pencatatan data
administrasi siswa.

6. Service ( pelayanan )
Pada
sebuah
sekolah
pelayanan
siswa
sangatlah
penting. Karena dengan pelayanan
yang baik maka siswa merasa
nyaman,
sehingga
tidak akan
mengganggu proses kegiatan belajar
mengajar.
Pada SMKN 1 Jiwan
peningkatan pelayanan tersebut
dapat dilakukan melalui pengolahan
data pembayaran yang selama ini
terkesan lambat. Dengan sistem
baru
diharapkan
dapat
meningkatkan pelayanan menjadi
lebih cepat dan akurat dalam
penyajian
informasi
yang
dibutuhkan.
4.2.

5. Efficiency ( efisiensi )
Efisiensi
berhubungan
dengan bagaimana sumber daya
tersebut digunakan secara maksimal.
Efisiensi berbeda dengan ekonomis,
bila ekonomis berhubungan dengan
jumlah
sumber
daya
yang
digunakan. Efisiensi dapat diukur
dengan membandingkan antara
output dan input.
Pada SMKN 1 Jiwan masih
terlihat kurang efisien dalam
melakukan
pengolahan
data
pembayaran. Hal ini dikarenakan
system yang ada saat ini kurang
mengoptimalkan fasilitas yang ada,
pemanfaatan komputer sebagai
media pengolahan data belum
digunakan secara maksimal. Sistem
baru
yang
akan
diterapkan
merupakan perbaikan dari system
lama,
dengan
memanfaatkan
penggunaan
computer
secara
maksimal
akan
mampu

Fungsi dan Kegunaan Sistem Bagi

Perusahaan
4.2.1. Sistem Informasi bagi SMKN
1 Jiwan
Informasi merupakan data yang
telah diproses sehingga mempunyai arti
tertentu bagi penerimanya. Sumber dari
informasi adalah data, sedangkan data
itu sendiri adalah kenyataan yang
menggambarkan
suatu
kejadian,
sedangkan kejadian itu merupakan
suatu peristiwa yang terjadi pada waktu
tertentu, dalam hal ini informasi dan
data saling berkaitan.
Maka semua data yang tersaji
pada SMKN 1 Jiwan akan diolah dan
diproses sehingga menjadi suatu
informasi yang berguna dan bermanfaat
bagi semua pihak yang membutuhkan.
4.2.2. Kegunaan Sistem Informasi
bagi SMKN 1 Jiwan
Adapun kegunaan sistem ini
bagi SMKN 1 Jiwan adalah :
1. Meningkatkan
ilmu
pendidikan khususnya dalam
bidang IPTEK bagi pendidik.

2. Meningkatkan
kualitas
lembaga dari segi pelayanan
pembayaran biaya pendidikan.
3. Mengoptimalkan
perangkat
kerja
yang
ada
untuk
mencapai
hasil
yang
maksimal.

4.3.2. Perancangan
Diagram (DFD)

Flow

a. DFD Level 1
Informasi Nilai Siswa
Konfirmasi Login

Konfirmasi Login

Informasi Transaksi

Login

Proses Login

Informasi Data User

Admin

Informasi Data Siswa

+
Login

4.2.3. Cara Kerja Sistem

Gambaran umum sistem yang
baru, yaitu pada tahap pertama admin
melakukan login ke sistem dan
melakukan input data siswa yang
kemudian tersimpan dalam database,
dan nantinya akan di proses oleh
sistem jika dibutuhkan.
Ketika
terjadi
transaksi
pembayaran biaya pendidikan, admin
akan menginputkan data sesuai
dengan kebutahan. Setelah transaksi
pembayaran selesai, siswa akan
mendapatkan kwitansi sebagai bukti
pembayaran yang telah dilakukan,
dan
admin
dapat
langsung
menyimpan transaksi tersebut dalam
sebuah
laporan
tanpa
harus
mencatatnya kembali.
Ketika
terjadi
proses
penginputan Nilai raport, admin
menginputkan memanggil data siswa
kemudian menginputkan nilai siswa
dalam system dan kemudian disimpan
dalam database nilai.
4.3.

Data

Input Data Siswa

Proses Data
Siswa

Input Data Siswa

Operator

Input Data User

Input Data Transaksi

5
Proses
Tambah
User

Record
DT_Siswa

3
Proses
Transaksi

Record

Input Data Transaksi

+
DT_User

Record

DT_Transaksi
4

User

Proses Nilai
Raport
Input Nilai Siswa

Input Nilai Siswa

Record

Siswa
Transaksi

TB_Nilai

Nilai
Proses Pengolahan Laporan

Informasi Nilai Siswa

Informasi Transaksi

Informasi Data Siswa

Gambar 4.2 DFD Level 1

4.3.3. Perancangan Flowchart

Diagram Aliran Data

4.3.1. Perancangan Diagram Konteks
Informasi Nilai Siswa
Informasi Data User
Informasi Data Siswa

Admin

Konfirmasi Login

Informasi Transaksi

Input Data Siswa

Input Data Transaksi

Login
Login
Input Data Siswa

Sistem Administrasi Siswa

Input Nilai Siswa

Input Data User

Input Nilai Siswa

Input Data Transaksi

Informasi Transaksi

Informasi Nilai Siswa

Gambar 4.3 Flowchart Sistem

Administrasi Siswa

Operator

Informasi Data Siswa

Konfirmasi Login

Gambar 4.1 Diagram Konteks

4.4.
10

Perancangan Database

Basis data merupakan kumpulan dari

tabel-tabel yang saling berelasi, disusun secara
logis sehingga menghasilkan informasi yang
bernilai guna dalam proses pengambilan
keputusan.
Perancangan
basis
data
sangat
diperlukan dalam pembangunan sebuah sistem
yang efisien dalam penyimpanan data.
Perancangan basis data diperlukan untuk
mempermudah pengelompokan data di dalam
tabel serta digunakan untuk menghindari
pengulangan data dan untuk menormalisasikan
basis data.

Menu
utama
merupakan
tampilan awal setelah user berhasil
melakukan login. Pada menu utama
terdapat terdapat sub-sub menu yang
disediakan program.

4.5.

Implementasi dan Pembahasan

Implementasi
sistem
(system
implementation) merupakan tahap dimana
sistem informasi telah digunakan oleh
pengguna.
Sebelum
benar-benar
bisa
digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem
harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu
untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang
muncul pada saat penggunaan memanfaatkan
sistemnya. Petunjuk penggunaan

Gambar 4.5 Form Menu Utama

c. Form Input dan Edit Siswa
Form ini, merupakan data
siswa pada SMKN 1 Jiwan. Pada form
ini user dapat melakukan
penyimpanan, perubahan dan
penghapusan data siswa.

a. Form Login
Sistem ini dibuat disertai
dengan login user. Hal ini untuk
bertujuan
agar
pihak
yang
berkepentingan saja yang dapat
menjalankan program,
misalnya
bagian tata usaha pada SMKN 1 Jiwan.
Pada tampilan login dibawah ini user
harus mengimputkan nama dan
password terlebih dahulu.

Gambar 4.6 Form Input dan Edit Siswa

d. Form Transaksi Pembayaran SPP
Form ini disediakan untuk
memudahkan
dalam
pencatatan
transaksi pembayaran SPP siswa, dapat
dilakukan berdasarkan pada kode SPP
nis dan nama, kelas, semester, serta
total jumlah bayar.

Gambar 4.4 Form Login Pengguna

b. Form Menu Utama
11

Gambar 4.7 Form Transaksi Pembayaran

SPP

Gambar 4.8 Form Pencarian siswa

g. Form Laporan Siswa Berdasarkan
Tahun
Form ini berfungsi untuk
melakukan pencarian data siswa yang
akan dicetak berdasarkan tahun.

e. Form Nilai Siswa

Form ini disediakan untuk
memudahkan dalam pencatatan nilai
ujian siswa per semester. Yang
nantinya menentukan siswa tersebut
naik kelas atau tinggal kelas.

Gambar 4.9 Form Laporan Berdasarkan

Tahun

Gambar 4.8. Form Nilai Siswa

f. Form Pencarian Siswa
Form ini disediakan untuk
memudahkan dalam pencarian data
siswa yang suda melakukan transaksi
pembayaran SPP, kriteria pencarian
dapat dilakukan berdasarkan pada nis.

Setelah mengisi tahun yang akan dicari

klik tombol cetak, maka akan muncul
preview laporan data siswa berdasarkan
tahun.

12

Gambar 4.12 Form Laporan SPP Per

Bulan
Selanjutnya akan ditampilkan laporan
yang di inginkan, klik gambar
printer untuk melakukan pencetakan.

Gambar 4.10 Form Laporan Siswa

Berdasarkan Tahun
Selanjutnya akan ditampilkan laporan
yang di inginkan, klik gambar
printer untuk melakukan pencetakan.

i. Form Laporan Siswa

Form ini berfungsi untuk
memberikan tanda bukti kepada siswa
setelah melakukan pembayaran SPP
berupa kwitansi pembayaran.

h. Form Laporan Siswa Berdasarkan

Bulan
Form ini berfungsi untuk
melakukan pencarian data siswa yang
akan dicetak berdasarkan bulan

Gambar 4.13 Form Laporan SPP Per

Transaksi
Gambar 4.11 Form Laporan SPP Per
Bulan

Setelah mengisi form pembayaran,

selanjutnya dicari klik tombol cetak,
maka akan muncul preview laporan
data siswa berdasarkan transaksi
terakhir. Setelah form preview keluar
klik gambar printer untuk mencetak.

Setelah mengisi tahun yang akan dicari

klik tombol cetak, maka akan muncul
preview laporan data siswa berdasarkan
bulan.

13

sehingga tidak akan terjadi double

working seperti penggunaan pada
sistem lama.
2. Data yang berhubungan dengan
pembayaran SPP tersimpan secara
terkomputerisasi pada database
yang
dapat
melakukan
penyimpanan,
pengubahan,
penghapusan dan pencarian data
serta pembuatan laporan.
3. Penggunaan
sistem
ini
mempermudah
proses
pembayaran,
mendapatkan
informasi yang dibutuhkan dan
pencetakan laporan.
4. Sistem ini dapat menghasilkan
bukti pembayaran untuk siswa,
tetapi untuk menghemat waktu dan
biaya, kwitansi dapat diambil
kapan saja saat dibutuhkan siswa
sebagai laporan kepada wali
murid, jadi pencetakan kwitansi ini
hanya dilakukan sewaktu-waktu
bila diperlukan.

Gambar 4.14 Form Kwitansi Pembayaran

Per Transaksi
j. Form Pengguna
Form ini berfungsi untuk
menentukan pengguna system ini dan
hak akses dari pengguna sistem. Agar
penggunaan system dapat berjalan sesuai
dengan mestinya.

5.2. Saran
Dari beberapa kesimpulan yang
telah diambil, maka dapat dikemukakan
saran-saran yang akan sangat membantu
untuk pengembangan perangkat lunak ini
selanjutnya.
1. Dengan
berkembangnya
sistem informasi khususnya
basis data diharapkan SMKN
1 Jiwan memiliki keinginan
yang
besar
untuk
mengembangkan
sistem
informasi yang ada.
2. Adanya sistem baru, pemakai
disarankan
untuk
memperhatikan kekurangan dan
kelemahan sistem agar dapat
segera dicari
pemecahan
masalah dan segera diperbaiki
3. Pada sistem ini belum terdapat
validasi pembayaran tunggakan
untuk dapat memberikan sanksi
pada siswa yang melakukan
pembayaran tunggakan lebih
dari waktu yang ditentukan

Gambar 4.15 Gambar Form Pengguna

Dalam form ini, admin dapat menambahkan
pengguna baru untuk sistem ini, mengedit,
atau menghapus pengguna sistem yang telah
ada
5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan analisis yang
telah penyusun lakukan di SMKN 1 Jiwan
maka dapat diambil kesimpulan sebagai
berikut :
1. Sistem ini dapat menangani proses
pembayaran SPP sehingga lebih
membantu petugas pembayaran
SPP dalam menangani proses dan
pengolahan data pembayaran,
14

DAFTAR PUSTAKA
Afyenni, 2014, Perancangan Data Flow
Diagram Untuk
Sistem Informasi
Sekolah
(Studi Kasus Pada Sma
Pembangunan Laboratorium Unp).
Busran dan Mandarani P., 2012, Analisa
Komputasi Enkripsi dan Dekripsi Data
Gambar, Teks dan Audio Dengan
Menggunakan Algoritma rc4 Berbasis
Visual Basic 6.0.
Jatnika H., 2012, Pengantar Sistem Basis Data,
Yogyakarta:Andi.
Kristin T.W., Bambang E.P., Sukadi. 2012.
Pembangunan
Sistem
Informasi
Akademik Lembaga Bimbingan Belajar
Spectrum.
Maskur., Adang H.G., Sriyono, Gatot S, 2010,
Sistem
Perhitungan
Produksi
Radioisotop MO-99 Dan Generator
MO-99/TC-99m
Menggunakan
Microsoft Access.
Minarni dan Saputra F.H., 2011, Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web
Pada Politeknik Kesehatan Padang.
Rikhiana E.D. dan Fadlil A., 2013,
Implementasi Sistem Pakar Untuk
Mendiagnosa Penyakit Dalam Pada
Manusia
Menggunakan
Metode
Dempster Shafer.
Setiawan R. dan Sutanta E., 2009,
Membangun Aplikasi Chating Berbasis
Multiuser.
Sutabri T., 2012, Analisis Sistem Informasi,
Yogyakarta:Andi.
Syahrizal M., 2012, Perancangan Sistem
Aplikasi Pembuatan Roster Mata
Kuliah Pada Perguruan Tinggi.
Warman I. dan Wiliandri, 2011, Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan
Kota Padang (Studi Kasus :
Kecamatan Nanggalo).

15