Esta técnica no funciona si hay elementos repetidos en el área de las filas, como en este caso
Esta fórmula evalúa el total de cada grupo de valores para cada línea del grupo que totalice 0 da 0; en
caso contrario 1.
Para lograr que la tabla muestre los totales acumulados, abrimos el menú de configuración de campo,
apretamos el botón Opciones, en Mostrar datos como elegimos Total en y en Campo base elegimos Mes
La tabla dinámica muestra ahora el acumulado por mes
Para mostrar el acumulado por Sucursal tenemos que agregar este campo a la tabla. Volvamos al total
normal y agreguemos el campo Sucursal en el área de columnas
Ahora al definir Mostrar datos como Total en y Campo base Mes, veremos
Si cambiamos la base a Sucursal, veremos
También podemos arrastrar el campo Sucursal al área de filas, a la izquierda de Mes y poniendo la base a
Mes veremos el acumulado por mes de cada sucursal
Empezamos creando una lista donde en la primer columna ponemos los nombres de los clientes
El segundo paso consiste en definir dos nombres: clientes que contiene el rango A2:A15 y fechas que
contiene el rango B2:B15
=MAX((clientes=D2)*fechas)
En la primer columna auxiliar comparamos si el cliente de la fila coincide con el cliente que estamos buscando (en
nuestro caso Cliente 1).
En la segunda columna auxiliar simplemente multiplicamos la columna de las fechas por la primer columna
auxiliar. Dado que Excel interpreta VERDADERO como el valor 1 y FALSO como 0, obtenemos fechas sólo para
el cliente 1. Ahora es evidente que la fórmula =MAX(D2:D15) nos dará la última fecha del Cliente 1.
Al usar nuestra fórmula matricial hacemos lo mismo pero evaluando cada uno de los clientes de acuerdo a la fila
en la tabla de resultados.
Estos inconveniente se pueden superar usando tablas dinámicas en lugar de fórmulas matriciales.
Activamos el menú de configuración de campo para el área de datos y hacemos estos cambios:
Como podemos ver obtenemos el mismo resultado como con las fórmulas matriciales
Por supuesto, la fila Total General no tiene ningún sentido, por lo cual quitamos la señal de la opción Totales
generales de columnas en el menú Opciones de tabal dinámica.
Esta solución es más eficiente que la anterior. Podemos usar rangos dinámicos para que las nuevas entradas sean
procesadas automáticamente al actualizar la tabla dinámica.
Hasta ahora hemos visto como agrupar (y desagrupar) datos en una tabla dinámica en base a campos de
fechas o texto. Existe también la posibilidad de agrupar de acuerdo a valores numéricos.
Volviendo a al ejemplo de las tiendas, supongamos que queremos agruparlas por el monto de ventas en
intervalos de 150000, es decir, un grupo con tiendas con ventas de 0 a 149999, otro grupo de 150000 a
299999 y así sucesivamente.
Antes de agrupar nuestra tabla dinámica se ve así
Como sólo podemos agrupar y desagrupar por campos de filas o de columnas, agregamos el campo Ventas
(que ya aparece en el área de datos) al área de filas
Seleccionamos el campo Ventas del área de filas (en nuestro ejemplo la celda B2) y abrimos el menú
Agrupar y mostrar detalle-Agrupar
Como Excel ha detectado que el campo contiene números (y éstos no son fechas) abre automáticamente
el formulario Agrupar-Automático.
Excel detecta automáticamente los valores mínimo (Comenzar en) y máximo (Terminar en) del rango, los
cuales pueden ser cambiados de ser necesario. En nuestro caso ponemos 0 como mínimo y 500000 como
máximo; en la ventanilla Por del formulario ponemos 150000. Apretamos Aceptar
Ahora tenemos que arrastrar el campo Ventas del área de filas y ponerlo a la izquierda del campo Tienda.
Al hacerlo obtenemos este resultado
Podemos obtener el mismo resultado creando un campo adicional en la base de datos, pero este método
es más eficiente.
Ayer vimos como agrupar datos en tablas dinámicas de Excel basándonos en campos de
texto.
Ahora veremos como agregar o quitar líneas a los campos agrupados. Excel no tiene un
menú para editar campos agrupados. Podemos agrupar (como mostramos ayer) o desagrupar
Volvamos sobre nuestro ejemplo de ayer donde hemos creado el grupo Norte
Si queremos agregar la Tienda 12 a este grupo empezamos por seleccionar todos los
miembros del grupo y también Tienda 12 (apretando Ctrl mientras hacemos clic con el
mouse)
Abrimos el menú Agrupar y mostrar detalle del asistente de tablas dinámicas y apretamos
agrupar
Tienda 12 aparece ahora incluida en el grupo Norte
Nótese que el nombre del grupo ha cambiado al nombre por defecto, Grupo1.
Para quitar alguno de los miembros empezamos por seleccionar todos los miembros del
grupo, menos aquel que queremos quitar (en nuestro ejemplo Tienda 19)
Ahora volvemos a usar Agrupar y mostrar detalle-Agrupar, lo que hará que Tienda 10 quede
Podemos combinar ambas técnicas en una sola. Por ejemplo, si queremos quitar del grupo
las tiendas 13 y 16 y agregar la tienda 2, seleccionamos todas las tiendas del grupo excepto
En la nota Tablas Dinámicas en Excel – Agrupar datos vimos como agrupar datos en una tabla
Pero esta funcionalidad no se limita sólo a fechas. Podemos agrupar datos basándonos
Supongamos, una vez más, esta tabla que muestra las ventas de cada tienda de una cadena
Empezamos creando la tabla dinámica
Nuestro objetivo es agrupar las tiendas por zonas: Norte, Sur, Este y Oeste. El problema es
que la tabla de datos no incluye un campo que nos permita agrupar las tiendas por zonas.
necesario que el rango sea continuo de manera que después de seleccionar la primer tienda
En nuestro caso hemos seleccionado las tiendas 1, 13, 16, 19 y 3 que corresponden a la
detalle--Agrupar.
Excel crea un nuevo campo de filas (Tienda2) y agrupa las tiendas que hemos seleccionado
en Groupo1.
Un detalle a tomar en cuenta es que Excel crea el nuevo campo sin subtotales
Es recomendable cambiar la definición a Automático, de manera que cuando abrimos el
Después de realizar cambios en la base de datos de una tabla dinámica tenemos que apretar
separado. Además de la molestia de tener que hacer varios clics existe también el riesgo de
Aparentemente Excel no tiene ningún método para actualizar todas las tablas
simultáneamente, pero podemos usar el botón Actualizar Todo, que por defecto aparece en
la barra de herramientas de Datos Externos, para esta tarea. Para agregar el botón a la
Al apretar el botón se actualizarán todas las tablas dinámicas del cuaderno. Hay que tomar
en cuenta que si hay rangos externos en el cuaderno, éstos se actualizarán.
Hay situaciones en las cuales, a diferencia del ejemplo en esta nota, tenemos muchas líneas en nuestra tabla. Por
ejemplo, supongamos que en lugar de 5 departamentos de una tienda, tenemos 100 o 200 sucursales de una red.
En esos casos es conveniente mostrar el total de la tabla en la parte superior, en lugar de forzar al destinatario del
informe a moverse hasta el final de la tabla.
Excel no tiene un método integrado para hacer esto, pero podemos lograrlo con un pequeño truco.
Como en la nota sobre el cálculo de porcentaje para subtotales, lo que haremos es agregar una columna (campo)
auxiliar.
Siguiendo con nuestro ejemplo, insertamos una columna entre Mes y Ventas (Total)
Al insertar el nuevo campo entre dos existentes no tenemos que actualizar el rango de la tabla dinámica ya
existente.
Apretamos el icono de Actualización de datos para que el nuevo campo aparezca en la lista de campos. Lo
arrastramos al área de campos de fina asegurándonos que sea el primer campo del área (a la izquierda)
El próximo paso es abrir el menú de configuración del campo, apretamos el botón Diseño y marcamos las
opciones Mostrar elementos en formulario esquemático y Mostrar subtotales en la parte superior del grupo
Todo lo que nos queda por hacer es deshacernos de la línea de Total General al pie de la tabla. Para esto abrimos el
menú de Opciones de la tabla y quitamos la marca de la opción Totales generales de columnas
con lo cual logramos el resultado esperado
Luego podemos usar el menú de opciones de campo para mostrar los resultados como porcentaje del total
Todo esto con algunos clics del Mouse!
Pero qué pasa si queremos calcular el porcentaje de cada agente sobre el total de cada región? Para hacer
esto tendremos que dar un rodeo.
Empezamos por crear un campo auxiliar en nuestra lista de datos, que llamamos "% de Región"
=C2/SUMAR.SI($B$2:$B$13,B2,$C$2:$C$13)
que calcula el porcentaje de cada valor sobre el total de los valores de la región. Este nuevo campo lo
arrastramos al área de datos
Para evitar que Excel totalice los subtotales y muestre un total del 400%, cancelamos la opción Total
La vida (en Excel) es más sencilla con Tablas Dinámicas
Queremos manejar una serie de datos, para lo cual los vamos registrando en una hoja.
Luego en otra hoja del cuaderno montamos un resumen de los datos, lo que por lo general
Pero la vida en Excel puede ser mucho más sencilla si sabemos explotar las posibilidades de
tablas dinámicas.
Veamos el caso, tu quieres manejar un registro de tasas de cambios del dólar y del euro
frente al peso chileno. En una planilla se van registrando las tasas de cambio por día. El
Hola Sergio te comento mi problema…en otra planilla … tengo un cuadro [con] los
promedios de cada mes, entonces cuando están llenos los campos del mes de agosto por
ejemplo se llena la casilla con el valor promedio de agosto, y asi una serie de
indicadores…
Mi idea es que exista una casilla en la cual se pueda elegir año, mes y dia...y busque los
valores segun los datos proporcionados, o sea que si elijo en año 2006, me muestre en
2006 en su respectiva casilla etc. y si lo cambio a 2007 haga lo mismo y asi con con "n"
años mas
Esta tarea es sencilla si usamos tablas dinámicas y en esta nota mostraremos cómo hacerlo.
En una hoja de Excel ponemos los datos de tipo de cambio del peso chileno frente al euro y
al dólar por Ejemplo en los años 2006 y 2007. El nombre de la hoja será "BD" (base de
datos)
Hemos puesto los datos del dólar (USD) y del euro (EUR) en dos columnas contiguas para
evitar tener que duplicar las líneas con las fechas. Esto nos obligará a hacer una pequeña
Una vez que hemos completado nuestra base de datos, armamos la tabla dinámica con el
Arrastramos el campo Fechas al área de campos de filas y los campos USD y EUR al área de
datos
Ahora empezamos a hacer nuestras manipulaciones en la tabla. Primero hacemos clic sobre
total de las columnas abriendo el menú Opciones de Tabla y quitando la marca de las
Ahora agrupamos las filas por mes y por año con el menú Agrupar de las tablas dinámicas
y eligiendo las opciones "meses" y "años"
En este momento nuestra tabla nos muestra la suma de las tasas de cambio de cada mes
tenemos nuestra tabla con los promedios por año y por mes. Cinco minutos de trabajo y
éste es el resultado
"Fecha"
y marcamos "Subtotales"
Todo lo que nos queda por hacer es definir el rango de la tabla en forma dinámica, como
esta explicado en la nota del enlace. De esta manera podemos seguir agregando datos a
¿se puede aplicar autofiltro a varias hojas de una sola vez? Tengo 25 hojas y
quiero filtrar en todas desde una fecha determinada. ej: desde ej 01/06/2007.
La respuesta es no, no se puede. Pero podemos usar tablas dinámicas para lograr efectos parecidos a los de
Autofiltro. Para esto usaremos tablas dinámicas con la opción "rangos de consolidación múltiples".
Supongamos un cuaderno Excel con listas de datos compuestas de fechas e importes, en tres hojas. Nuestro
objetivo en consolidar los datos en una tabla y mostrar los datos de determinadas fechas.
Obtenemos
Ahora empezamos a mejorar el resultado. Eliminamos el elemento Columna arrastrándolo fuera de la tabla y
movemos el elemento Página1 a la zona de campos de columna
Para filtrar los datos según fechas abrimos el menú de ítems del campo
Y seleccionamos los elementos deseados
Este método es muy efectivo si queremos seleccionar sólo una fecha o un rango reducido. Si tenemos muchos
elementos (fechas) en nuestras listas el método puede ser muy trabajoso.
Como se puede construir con Excel un modelo sencillo pero efectivo para programar el
Los "ingredientes" de nuestro "plato" serán: tablas dinámicas, validación de datos y rangos
La tabla dinámica funciona como un generador de reportes que nos permitirá agrupar los
gastos según los distintos conceptos que hayamos definido (tipo de gastos como vuelos,
alojamiento, excursiones, etc.; o gastos por tramos).
Usaremos Validación de Datos para generar listas desplegables en los distintos campos de la
Empezamos por crear la lista, las base de datos que servirá a la tabla dinámica (en la hoja
BD en nuestro ejemplo). Aquí definimos que campos queremos que contenga la tabla. En
nuestro ejemplo definimos (empezando por la columna A): Tipo de Gasto, Fecha, Tramo,
Agregamos las últimas cuatro columnas bajo la suposición que tendremos gastos en distintas
realizamos el gasto (peso, dólar o euro); en las últimas tres convertimos cada suma a su
En esta hoja hemos agregado también un evento que abre un calendario cuando queremos
introducir una fecha en alguna celda de la columna B. Esta técnica la hemos mostrado en la
Ahora creamos una hoja que llamamos "Parámetros" donde tenemos los valores de tipo de
cambio =parametros!$C$2:$F$5
db_range =DESREF(BD!$A$1;0;0;CONTARA(BD!$A:$A);CONTARA(BD!$1:$1))
monedaH=parametros!$C$2:$F$2
monedaV=parametros!$C$2:$C$5
Tipo_de_Gasto=DESREF(parametros!$A$3;0;0;CONTARA(parametros!$A:$A)-1;1)
Antes de crear la hoja con el reporte, introducimos algunos datos en la hoja BD:
Ahora ya podemos crear nuestro reporte, usando una tabla dinámica que ponemos en la
hoja Reporte. Por ejemplo si queremos ver el presupuesto por tipo de gasto:
o por tramo
de acuerdo a los campos que arrastremos a la zona de campos de fila.
Excel nos permite crear un gráfico basado en una tabla dinámica con un solo clic. En
nuestro ejemplo
El gráfico esta ligado a la tabla dinámica de manera que todo cambio en la tabla afecta
los departamentos 1 y 2
al apretar Aceptar veremos los cambios también en la tabla dinámica
Los gráficos basados en tablas dinámicas son menos flexibles que los gráficos basados
ejemplo el color de una serie), al actualizar la tabla volverán a aparecer los formatos
originales. Otra limitación es que ciertos tipos de gráficos no son permitidos. Si intentan
Aún cuando seleccionemos sólo un rango de la tabla, Excel generará un gráfico basado en
quebrar el vínculo entre el gráfico y la tabla dinámica. Esto lo podemos hacer de varias
maneras:
formar estática en alguna otra ubicación. Luego a partir de estos datos generar el gráfico
deseado. Si copiamos sólo una parte de la tabla, no hace falta usar Pegado Especial—
3 – Copiar el dato seleccionado de una tabla dinámica a un gráfico sin datos creado
previamente.
IMPORTARDATOSDINAMICOS(campo_datos,tabla_dinámica,campo1,elemento1,campo2,elemento2,…)
Por lo general queremos crear la referencia a la celda sin el uso de esta función. Existen dos maneras de hacer esto:
1 - Crear la referencia manualmente, es decir seleccionar A12 y escribir "=B10" en la barra de las fórmulas
2 – Cancelar la opción "generar getpivotdata". Esta opción es poco conocida. Existe un icono en que nos permite
activar o desactivar la opción. Para instalar el icono hacemos lo siguiente:
c. Arrastramos el icono a alguna de las barras de herramientas (lo más lógico es instalarlo en la barra de Tablas
Dinámicas)
Este icono funciona como un interruptor. Con un clic desactivamos la opción y al crear una referencia veremos
sólo la dirección de la celda
Un detalle a notar es que referencias directas heredan el formato de la celda de referencia; referencias con
Getpivotdata reciben el formato "General".
En las datos anteriores vimos distintas funcionalidades de las tablas dinámicas en Excel:
- agrupar datos
para que los nuevos datos sean incluidos en la tabla dinámica. Para esto activamos el
Podemos ahorrarnos estas maniobras si definimos un rango dinámico para la lista de datos
desde el principio.
Para presentar una comparación, mes por mes, de los dos años, arrastramos el campo "Año"
Si queremos que los datos de Ventas y Unidades aparezcan unos al lado de los otros,
Alternativamente podemos arrastrar Mes por debajo de Datos y obtener esta tabla
Tablas Dinámicas en Excel – Cálculos sin fórmulas
Diferencia de
Al elegir esta opción se abre una ventanilla donde debemos elegir
el campo y el elemento para realizar la comparación. En nuestro
caso queremos comparar ventas de cada mes en relación a enero
notarán que ciertos elementos siguen apareciendo en las listas desplegables a pesar de que
los hemos borrado de la base de datos. Estos elementos persisten aún después de haber
actualizado la tabla.
datos.
Para que los elementos que han sido borrados de la lista de datos (los elementos "caducos")
1 - Eliminamos los elementos calculados que hubiéramos definido (en nuestro caso Bimestre
1, Bimestre 2 y Total). Para eso abrimos el menú Formulas del asistente de tablas
Eliminar.
2 - Quitamos el campo que contiene los elementos arrastrándolo fuera del rango de la tabla
dinámica
Cuando queremos hacer este tipo de modificaciones en una tabla dinámica tenemos dos posibilidades:
1 - seleccionar la tabla y copiarla a otra ubicación (ya sea en la misma hoja, en otra o en otro cuaderno)
usando Edición – Pegado Especial – Valores. Este método tiene la ventaja de dar mucha flexibilidad en el
manejo de los datos (formatos, fórmulas, etc); pero tiene la gran desventaja de romper el vínculo
dinámico entre la tabla y los datos originales.
2 – Crear campos y/o elementos calculados. De esto nos ocuparemos en esta nota.
Ahora digamos que queremos calcular el precio promedio de las unidades vendidas (ventas / unidades =
precio promedio) y también agrupar los meses por bimestres (enero + febrero = bimestre 1).
El precio promedio consiste en crear un nuevo campo, dividiendo los elementos de un campo por los de
otro. Esto es un campo calculado. Los pasos a dar son los siguientes:
Para demostrar el uso de elementos calculados, reorganizamos nuestra tabla dinámica poniendo los
meses como campos de fila y los departamentos en el área de Página
Para crear el elemento calculado "Bimestre 1" procedemos de la siguiente manera:
1 - Seleccionamos la celda A4 (donde aparece "Mes", el nombre del campo con cuyos elementos crearemos
un elemento calculado), en el asistente de Tablas Dinámicas activamos el menú Fórmulas – Elementos
Calculados
El problema del total general lo podemos tratar de dos maneras. Una es eliminar el total general para las
columnas en Opciones de Tablas.
La otra es crear un nuevo elemento, Total, que suma Bimestre 1 y Bimestre 2
Obteniendo
En resumen:
Un campo calculado es un nuevo campo creado realizando operaciones con campos existentes.
Un elemento calculado es un nuevo elemento en un campo, creado con los elementos existentes del campo.
Para eliminar los campos o elementos calculados tenemos que usar el asistente de Tablas Dinámicas. Por ejemplo,
para eliminar el campo Precio Promedio abrimos el diálogo de Fórmulas en Campos Calculados
En la ventanilla Nombre elegimos el campo que queremos eliminar y luego pulsamos el botón Eliminar.
Tablas Dinámicas en Excel – Agrupar datos
El manejo de pequeñas bases de datos en Excel usando tablas dinámicas (pivot tables). En
estas notas cubría aspectos funcionales de las tablas dinámicas como actualización de datos
y referencias dinámicas
En esta nota veremos otras funcionalidades de las tablas dinámicas que ayudan a hacer el
Nuestra tabla tiene 725 líneas (181 días * 4 departamentos + 1 línea para los
encabezamientos).
Con facilidad creamos un informe que nos muestra el total de ventas del medio año por
departamento
El campo Fechas lo hemos puesto en el área de páginas de manera que podemos elegir una
Excel puede reconocer como fechas. Para usar esta funcionalidad el campo de fechas debe
encontrarse en el área de las filas o de las columnas. Por lo tanto movemos el campo Fechas
al área de columnas
Al elegir esta opción se abre un diálogo donde podemos definir la forma de agrupar los
datos. Las opciones van desde segundos a años. También podemos definir las fechas de
comienzo y fin.
Por ejemplo, si elegimos "trimestres" obtenemos
También podemos elegir más de una opción simultáneamente, por ejemplo trimestre y mes
El resultado es
Nuestro ejemplo tiene una limitación potencial, ya que el número de columnas de una hoja
Es decir que si tuviéramos las ventas de todo el año, día por día, no podríamos poner el
Lo que podemos hacer en este caso, es poner el campo Fecha en el área de filas,
agrupar, por ejemplo por mes
Otro método de consolidar datos en Excel es usando tablas dinámicas (pivot tables).
Consideremos el siguiente. Tenemos un cuaderno Excel con una hoja por cada agente de ventas. En cada
una de estas hojas anotamos las ventas por mes y por producto de cada agente.
Para consolidar las ventas de todos los agentes (en nuestro caso habrá sólo dos) en una sola hoja de
cálculo usando tablas dinámicas, procedemos de la siguiente manera:
1 – Abrimos una hoja en blanco (en nuestro ejemplo será "consolidado") y activamos el menú Datos---
>Informe de Gráficos y Tablas Dinámicos. En el diálogo que se abre elegimos la opción "rangos de
consolidación múltiples"
2 – En el siguiente paso debemos instruir a Excel cuantos campos de página queremos. Para nuestro
ejemplo elegimos "crear un solo campo de página"
3 – En el tercer paso debemos informar a Excel dónde se encuentran los rangos que contienen los datos.
Hacemos esto apunto a los rangos en las hojas adecuadas (agente1 y agente2) y apretando el botón
"agregar"
4 – Finalmente debemos decirle a Excel dónde ubicar la tabla dinámica (que consolida los datos)- En
nuestro ejemplo la ubicamos en la celda A6
Esta tabla muestra los totales para cada producto y por cada mes de todos los agentes de ventas. Si
queremos ver los datos de un agente en particular apretamos el botón "Página 1" y elegimos entre
"elemento 1" (agente 1) y "elemento 2" (agente 2).
Dado que los encabezamientos de las columnas tienen un formato de fecha, podemos agrupar los datos en
trimestres en forma automática. Para hacer esto damos los siguientes pasos:
1 – Hacemos clic con el botón derecho del mouse en el encabezamiento del campo "columna", y
apretamos "agrupar"
2 – Seleccionamos "trimestres" y cancelamos la selección de "meses" (con un clic del mouse).